historial de revisiones - … · pasos para llenar un formulario electrónico por primera vez ......

Calle Estadio s/n, entre Manuela Cañizares y Lola Quintana, Sector La Armenia, Conocoto

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Departamento: DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Documento:

MANUAL DE USUARIO PARA SOLICITUD DE CUANTÍA DOMÉSTICA, ES DECIR, AUTORIZACIÓN PARA COMPRA DE COMBUSTIBLE MÁXIMO 2000 GALONES AL MES POR PRODUCTO.

N° Documento 004-ARCH-ISW-M-2015

Revisión: Fecha: Próxima Revisión:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

0 01/03/2015 Dayhana Calderón Soraya Matute Diego Madrid

1 06/08/2015 Esteban Sanchez Soraya Matute Diego Madrid

2 14/09/2015 Soraya Matute Soraya Matute Soraya Matute

3 05/10/2015 Claudio Jiménez Soraya Matute Soraya Matute

HISTORIAL DE REVISIONES

No. Revisión:

Fecha: Páginas

Revisadas: Motivo de la revisión:

1 01/03/2015 26 Mejoras en la interfaz de usuario.

2 14/09/2015 1 Actualización de requerimientos mínimos.

3 05/10/16 6 Actualización página web de la ARCH

Control de Distribución

Ubicación del Documento: Controlada No Controlada

Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones.

X


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INTRODUCCIÓN La cuantía doméstica es el proceso mediante el cual la Agencia de Regulación y Control

Hidrocarburífero emite una autorización, para que el consumidor final y otros, puedan comprar

combustible en bidones (canecas, tanques pequeños, galones) y transportarlo cumpliendo con

las debidas normas de seguridad, hacia el lugar donde se encuentra la maquinaria y/o equipos,

que por tener ciertas características no pueden trasladarse hacia las estaciones de servicio para

su abastecimiento. La actividad económica que realiza esta maquinaria debe ser lícita.


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MANUAL DE USUARIO

REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL USO DEL SISTEMA

Para el uso eficiente del sistema se recomienda cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

1. Internet con una velocidad de bajada 512Mbps o superior y de subida 512Mbps o superior.

2. Tener instalado en el computador uno de los siguientes navegadores de internet:

- Mozilla 39 o superior - Google Chrome 44 o superior - Opera 31 o superior - Internet Explorer 11 o superior

IMPORTANTE Este sistema pretende reducir el tiempo en la asignación de una cuantía doméstica al consumidor final que lo requiera a nivel nacional. Es importante aclarar que el sistema dispone de mensajes y comentarios que deben ser cuidadosamente leídos por el usuario a fin de tomar la acción más conveniente.

Los mensajes que se muestran en color “rojo” muestran información crítica o de relevancia.

Los mensajes que se muestran en color “azul” son informativos.

Los mensajes que se muestran en pantalla en color “verde” son advertencias o guías para el

usuario durante el uso del sistema.


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ÍNDICE

HISTORIAL DE REVISIONES ........................................................................... 1

INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 2

OBTENCIÓN DE USUARIO Y CLAVE .............................................................. 5

INGRESO AL SISTEMA DE CUANTÍAS DOMÉSTICAS - SISCOH ................. 9

Pasos para llenar un formulario electrónico por primera vez ................................... 9

Anular un formulario electrónico .......................................................................................... 20

Verificar si el formulario de solicitud fue calificado como NO VÁLIDO .................. 21

Verificar si el formulario de solicitud fue APROBADO o RECHAZADO ................... 22

Verificar fechas de Retiro Combustible ............................................................................... 24

Documentos habilitantes para comprar el combustible en la estación de servicio ............................................................................................................................................. 25

Documentos habilitantes para transportar el combustible a la ubicación de destino .............................................................................................................................................. 25

Períodos de fechas en las que debo realizar las compras ..................................... 27

Compras realizadas ................................................................................................................... 27

Cuando usar las notificaciones electrónicas ................................................................. 28

Mi cuenta ........................................................................................................................................ 29

Actualizar Datos ................................................................................................................... 29

Cambiar Clave ....................................................................................................................... 29

Cerrar sesión ................................................................................................................................ 30

RECUPERAR CLAVE ..................................................................................... 30


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OBTENCIÓN DE USUARIO Y CLAVE

PASO 1 Digitar en el navegador de su preferencia (Mozilla Firefox, Google Chrome u Opera) www.controlhidrocarburos.gob.ec para ingresar a la página web de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero.

PASO 2 En la parte superior de la dar clic en MENÚ donde aparecerá las opciones de menú en la parte izquierda:

http://www.controlhidrocarburos.gob.ec/


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PASO 3 Seleccionar Programas / Servicios nos mostrara todos los Sistemas de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero. A continuación elegimos Sistema de Cuantías Domésticas (Solicitante / Funcionario).

NOTA IMPORTANTE: Para ingresar directamente al sistema ubicarse en la sección de “Enlaces de interés” y dar clic en el ícono de Cuantías Domésticas (Solicitante / Funcionario)


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PASO 4 Si usted no cuenta con un usuario y clave para ingresar al sistema, dar clic en “Registrarse”.

PASO 5 Seleccione si desea registrarse con número de cédula o pasaporte, ingrese el número de identificación y presione el botón “Buscar” para obtener sus datos.

Clic aquí para registrarse

Buscar su identificación para

registrarse

Clic aquí volver al inicio del sistema


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PASO 6 Complete la información, ingrese un correo electrónico, y finalmente dar clic en “Registrarse”. Si usted no tiene una cuenta de correo use los siguientes servicios de correo que existen: yahoo, hotmail, gmail, etc.

PASO 7 El sistema le enviará un mensaje a su correo electrónico con su usuario y clave. Si el correo electrónico no le llega a su bandeja de entrada por favor revíselo en correos no deseados o SPAM.


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INGRESO AL SISTEMA DE CUANTÍAS DOMÉSTICAS - SISCOH

Ingrese su usuario y clave enviados a su correo electrónico para ingresar al sistema y presione el botón “Aceptar”

Una vez dentro del sistema ubicar en la parte derecha el menú de opciones o en la parte inicial. Si no lo visualiza disminuya el zoom de su navegador presionando la tecla “Ctrl” y la

tecla “-” al mismo tiempo varias veces hasta visualizar el menú. Donde indica la normativa y el

concepto técnico que se aplica para las Cuantías Domesticas. A continuación seleccionar el tipo de requerimiento:

Nueva Autorización: Cuando solicita por primera vez una autorización de cuantía doméstica

para su actividad de trabajo o un nuevo proyecto.

Renovación: Cuando tiene una cuantía doméstica que se encuentra caducada o próxima a

caducarse y requiere renovarla para el mismo volumen.

Reformar: Cuando una requiere una cuantía doméstica para un mayor volumen de combustible.

Pasos para llenar un formulario electrónico por primera vez PASO 1. Seleccionar Nueva Autorización Al solicitar su cuantía doméstica con RUC, el sistema permite el ingreso de varios formularios con un mismo número de establecimiento únicamente para las siguientes actividades, por la naturaleza de las condiciones en las que se desarrollan:

- Mantenimiento Móvil de Maquinaria - Construcción/ Vialidad / Obra Civil y - Alquiler Maquinaria / Maquinaria Pesada

Cédula de Identidad

Clave


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Para el resto de actividades el sistema permite ingresar un formulario por establecimiento.

PASO 2. Completar información previa para la búsqueda del solicitante y aceptar términos del servicio. PASO 2.1 Seleccionar un solicitante, para ello dar clic en el botón “Buscar”.

Nos mostrara la información del RUC del solicitante

Menú de opciones.

Clic aquí para buscar un solicitante.


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IMPORTANTE: El sistema solo le permite solicitar una cuantía con RUC que tengan establecimientos activos. Para poder continuar debe completar los campos obligatorios que tienen el “*”

PASO 2.2 Para poder continuar debe completar los campos obligatorios que tienen el “*”,

Completar información (teléfonos)

Clic aquí para continuar


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PASO 3. Llenar el formulario de solicitud de cuantía doméstica. A continuación nos aparecerá el formulario con varias secciones de información las cuales tenemos que completar para obtener la Autorización de la Cuantía Domestica

Seleccione la actividad en la que

usará el combustible

Clic aquí para continuar


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Tipo de Requerimiento

Información obtenida del Servicio de Rentas Internas


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Al seleccionar que era una NUEVA AUTORIZACION, y si era o no era Abastecimiento a comunidades ya sale precargada la información de Tipo de requerimiento. La sección de Datos del Formulario se completara automáticamente al completar el proceso.

La siguiente parte del formulario son los datos de identificación que los obtiene del Servicio de Rentas Internas (SRI).

PASO 3.1. Llenar la Actividad y Ubicación de destino del combustible.

Según la Actividad que se haya elegido nos aparece la siguiente sección donde se tiene que llenar los campos obligatorios que tienen el asterisco (*) que se refieren a la actividad, ubicación y destino del combustible

Tipo de Requerimiento

Se completa al finalizar

Información obtenida del Servicio de Rentas Internas

Ingrese el lugar exacto en donde

se utilizará el combustible

Digite la actividad en la que usará

el combustible


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PASO 3.2. Ingresar las personas autorizadas. La siguiente sección son las personas encargas de retirar el combustible, Se pueden agregar un máximo dos personas que serán autorizadas para comprar el combustible, para ello debe dar clic en “Agregar persona”.

Para buscar una persona, debe seleccionar el tipo de identificación cédula o pasaporte y dar un clic en el botón “buscar”, luego completar toda la información solicitada (teléfono celular) y finalmente dar clic en el botón “Aceptar”.

En el caso que se equivoque digitando la cedula de la persona que va a retirar el sistema le permite eliminar a la persona para poder registrar la correcta de ser el caso.

Clic aquí para agregar una persona

Complete toda la información


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En el caso de que dese poner más de dos personas para retirar el combustible el sistema le indica que no es posible:

PASO 3.3. Ingresar los Centros de Distribución.

La siguiente sección es de los Centros de Distribución, donde pueden agregar máximo dos centros de distribución para el abastecimiento del combustible para ello dar clic en el botón “Agregar Centro de Distribución”.

El sistema carga por defecto en la tabla de RESULTADOS DE LA BÚSQUEDA los centros de distribución de acuerdo a la dirección de destino del combustible. Ubicar en el listado la estación de servicio en la cual desea comprar el combustible y dar clic en “Seleccionar” para agregarla. Si en el listado no logra ubicar la estación de servicio deseada, usted puede hacer uso de otros métodos de búsqueda para localizar la estación de servicio:

- Buscar por provincia, cantón, parroquia. - Buscar por nombre o comercializadora. - Buscar por Agencia Regional ARCH

Dar clic si desea eliminar a la persona

Clic aquí para buscar y agregar un centro de distribución


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Si desea cambiar la estación de servicio por otra dar clic en el botón “Eliminar Centro de Distribución” y volver a agregar otro centro de distribución dando clic en “Agregar Centro de Distribución”.

Dar clic si desea eliminar a la persona

Clic en aquí para agregar la Estación

de Servicio al formulario

Utilice uno de estos métodos para buscar el

centro de distribución.

Una vez aplicado un método de búsqueda, utilice estos filtros para localizar el centro

de distribución. .


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PASO 3.4 Sección consumo promedio de combustible de la maquinaria y/o equipos con los que cuenta para realizar su actividad Clic en el botón “Agregar maquinaria” para ingresar la información de cada una de las maquinarias con las que cuenta para realizar su actividad.

Ingresar la siguiente información para cada una de las maquinarias y/o equipos:

- Placa / Serie. - Maquinaria. - Marca. - Modelo. - Estado (propio o arrendado).

- El producto que consume la maquinaria.

- Horas al día: Número de horas al día que utiliza la maquinaria.

- Días al Mes: Número de días al mes que utiliza la maquinaria.

- Galones por Hora: Cantidad de galones de combustible que consume la maquinaria

por hora. -

IMPORTANTE: El sistema automáticamente calcula la cantidad de galones que su

maquinaria consume al mes.

Clic aquí para agregar maquinaria

Si su maquinaria está registrada en la ANT

(Agencia Nacional de Tránsito), ingrese la placa y dar clic en “Buscar”

Clic aquí para eliminar la maquinaria del formulario


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Si su formulario es para abastecimiento a comunidades en esta sección usted debe ingresar el nombre y cédula de los solicitantes de la comunidad y el volumen que cada uno solicita.

PASO 3.5 Sección frecuencia de retiro del combustible En la columna “Frecuencia de Retiro (EN DÍAS)”, seleccionar cada cuantos días desea realizar los retiros.(1,2,3,5,6,10 y 15 días).

PASO 3.6 Guardar formulario Una vez que el formulario se encuentre completamente lleno dar clic en el botón “Aceptar” para guardar el formulario o dar clic en el botón “Cancelar” para empezar a llenar nuevamente el formulario.

El sistema le solicitará que confirme que desea guardar el formulario, ya que una vez guardado no se podrán realizar cambios. Dar clic en el botón “Aceptar” para continuar y guardar el formulario o dar clic en el botón “Cancelar” para revisar una vez más el formulario antes de guardarlo.

PASO 3.7 Verificar el formulario ingresado Si el formulario fue guardado exitosamente el sistema lo agregará a su lista de formularios de solicitud y su trámite en la ARCH ha iniciado con éxito. Su formulario inicialmente se encuentra en estado INGRESADO, cuando un técnico de la ARCH se encuentre evaluando su formulario este cambiará al estado EN EVALUACIÓN y finalmente si su trámite fue atendido cambiará al estado PROCESADO.


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Si usted desea visualizar nuevamente su formulario en el sistema ir al menú CUANTÍAS DOMÉSTICAS y seleccionar MIS FORMULARIOS, ubicar el formulario de solicitud y dar clic en “VER FORMULARIO”.

Anular un formulario electrónico Si desea anular un formulario para ingresar otro en lugar de este seguir los siguientes pasos:

- En el menú CUANTÍAS DOMÉSTICAS seleccionar la opción MIS FORMULARIOS. - Ubicar el formulario que deseo anular y dar clic en el botón “Ver Formulario”. - Dar clic en el botón “Anular”, para poder realizarlo el formulario debe estar en estado

INGRESADO, caso contrario no se lo puede anular.

Dar clic aquí para visualizar nuevamente el

formulario

Cuando la ARCH genere un Nº de Autorización en estado

AUTORIZADA, dar clic en “Ver Autorización” para verificar la

fecha a partir de la cual puede comprar el combustible.


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Verificar si el formulario de solicitud fue calificado como NO VÁLIDO Si el formulario se encuentra en estado ANULADO y no tiene Nº de Autorización quiere decir que su formulario fue calificado como NO VÁLIDO, dar clic en el botón “Ver Formulario” para visualizar las razones por las que fue calificado como NO VÁLIDO.

Ubicarse al final del formulario en la pestaña VALIDACIÓN DE LA SOLICITUD, en esta sección se muestra los motivos por los cuales la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero anula el formulario de solicitud. Lea las observaciones y recomendaciones que se le indican en la tabla y si desea volver a intentar obtener una cuantía doméstica, debe ingresar un nuevo formulario tomando en cuenta las recomendaciones detalladas en esta sección.

ANULADO


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En la pestaña INSPECCIONES se muestra todas las inspecciones realizadas por la ARCH para verificar y validar los datos proporcionados a través del formulario de solicitud. De encontrar inconformidad con lo declarado en el formulario electrónico la ARCH está en la potestad de tomar las acciones pertinentes sobre la cuantía doméstica.

Verificar si el formulario de solicitud fue APROBADO o RECHAZADO Seleccione en el menú CUANTÍAS DOMÉSTICAS la opción MIS FORMULARIOS

En esta página se muestra el listado de todos los formularios ingresados, el sistema le permite visualizar el formulario dando clic en “Ver Formulario” y su respectiva autorización dando clic en “Ver Autorización”. En caso de existir un Nº de Autorización verificar el Estado Autorización, si se encuentra en estado AUTORIZADA fue aprobado el formulario y si se encuentra en estado NEGADA fue rechazado el formulario. Cuando la ARCH genere un Nº de Autorización en estado AUTORIZADA, dar clic en “Ver Autorización” para verificar la fecha a partir de la cual puede comprar el combustible.

Dar clic aquí para visualizar la autorización


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IMPORTANTE: La autorización puede cambiar a estado SUSPENDIDA o EXTINGUIDA a

petición del solicitante o por decisión de la ARCH tomada durante los seguimientos a las cuantías domésticas a causa de irregularidades detectadas en las inspecciones periódicas que los técnicos realizan en la ubicación destino del combustible.

Volumen máximo por

retiro

Cada cuántos días va a

realizar un retiro

Fecha a partir de la cuál puede ir a comprar

combustible

Nº de autorización para poder realizar

la compra


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Verificar fechas de Retiro Combustible

Seleccione en el menú CUANTÍAS DOMÉSTICAS la opción FECHAS RETIRO COMBUSTIBLE

Al dar clic nos mostrara las Autorizaciones vigentes:

Al dar clic nos muestra fechas de retiro y fechas de compra

Nos muestra información de la Autorización


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Detalles de Fechas de Retiro y combustible.

Documentos habilitantes para comprar el combustible en la estación de servicio Si usted ya tiene una autorización vigente emitida por la ARCH únicamente debe acercarse a la estación de servicio con su cédula de identidad, documento de refugiado o pasaporte y proporcionarle a la estación de servicio la siguiente información:

- Número de cédula, RUC o pasaporte del solicitante de la autorización de cuantía doméstica.

- Número de autorización de cuantía doméstica emitida por la ARCH.

Documentos habilitantes para transportar el combustible a la ubicación de destino La estación de servicio debe emitirle una AUTORIZACIÓN DE TRANSPORTE impresa en cualquiera de sus dos formatos, para que pueda transportar el combustible con seguridad. Esta autorización de transporte junto con la factura o nota de crédito son los documentos habilitantes que debe presentar a cualquier entidad de control mientras transporta el combustible a su destino.


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FORMATO 1 FORMATO 2


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Períodos de fechas en las que debo realizar las compras Para visualizar los períodos de fechas en los cuales debe realizar el retiro siga los siguientes pasos:

- Seleccione en el menú CUANTÍAS DOMÉSTICAS la opción MIS FORMULARIOS. - Ubicar el formulario aprobado, dar clic en el botón “Ver Autorización” - Ubicarse al final de la autorización y dar clic en la pestaña RANGOS DE FECHAS PARA

RETIRAR - En este ejercicio por ejemplo debo realizar mi primer retiro de 252 galones del 23 de julio

de 2015 al 29 de julio de 2015.

IMPORTANTE: El volumen no es acumulable para el siguiente retiro.

Compras realizadas Para a futuro realizar un incremento o renovación es necesario que la estación de servicio haya registrado todas las compras en nuestro sistema de cuantías domésticas, exija a la estación de servicio que registre la venta y le emita la autorización de transporte, caso contrario usted no podrá transportar de manera segura su combustible al destino.


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Cuando usar las notificaciones electrónicas Una vez que la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero evalúa su formulario de solicitud; a su correo electrónico le llegará una notificación electrónica de la cuantía doméstica negada o autorizada, conforme se muestra en la imagen:

Uso de la notificación electrónica en el plan de Contingencia Las estaciones de servicio pueden hacer uso del siguiente plan de contingencia para vender el combustible, únicamente cuando el Sistema de cuantías domésticas no se encuentre disponible en la página web de la ARCH.

PLAN DE CONTINGENCIA PARA VENDER COMBUSTIBLE PASO 1. El solicitante debe imprimir el correo que la ARCH le envía cuando le emite la autorización. Si el solicitante ya no dispone de este correo, solicitar el reenvió del mismo a cualquiera de nuestras oficinas o escríbanos a: [email protected] PASO 2. Este correo impreso es un documento habilitante para que el solicitante realice la compra del combustible y pueda transportarlo a su destino. PASO 3. La estación de servicio posterior a la venta tiene hasta la media noche 0h00 para registrar la venta.

IMPORTANTE: Este plan de contingencia será usado aproximadamente 2 veces al año por un

determinado número de horas por mantenimiento del sistema de cuantías domésticas y las estaciones serán notificadas a través de correo electrónico para que hagan uso del plan, caso contrario no es necesario que el Solicitante presente este documento para comprar combustible.

mailto:[email protected]


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Mi cuenta Actualizar Datos En el menú dar clic en la opción MI CUENTA y seleccionar ACTUALIZAR DATOS

Actualizar el correo electrónico y presione el botón “Aceptar” para guardar los cambios.

Cambiar Clave En el menú dar clic en la opción MI CUENTA y seleccionar CAMBIAR CLAVE

Es recomendable actualizar o modificar su clave con frecuencia, la clave debe contener mínimo 5 caracteres, números, mayúsculas y minúsculas.

Esta información es confidencial, por lo que se recomienda tomar las precauciones del caso y toda operación realizada con dicha clave es bajo su responsabilidad.

Actualice los correos electrónicos Ejemplo: [email protected]

Ingrese su nueva clave


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Cerrar sesión Para cerrar la sesión actual del sistema de cuantías domésticas dar clic en SALIR.

RECUPERAR CLAVE Dar clic en el link “Olvidó su clave”

Luego buscar la identificación con la que se registró cédula, pasaporte u otro.


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Y finalmente dar clic en el botón “Recuperar Clave” para que el sistema le envíe a su correo electrónico una nueva clave.

IMPORTANTE: Si su correo electrónico es incorrecto escríbanos un correo a

[email protected] solicitándonos cambiar su correo electrónico, favor adjuntar la siguiente información:

- Identificación (cédula, pasaporte u otro). - Nombres completos. - Correo electrónico correcto. - Lugar y fecha de expedición de la identificación (cédula, pasaporte u otro). - Fecha de expiración de la identificación (cédula, pasaporte u otro).

Verificar que los correos electrónicos estén

correctos

mailto:[email protected]

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