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Herramientas para preparar documentos en Microsoft Word 2003

I. Introducción

Este documento se preparó con el propósito de repasar las funciones

de las herramientas básicas del programa Microsoft Word 2003. Las

herramientas son iguales a las de Microsoft Word 2007 (Vista). Lo

único en que varían es en la forma en que se presentan, por lo que

puedes utilizar este manual para ambas versiones.

II. Cómo buscar la aplicación de Microsoft Word

Hay dos maneras de entrar a la aplicación:

a. Si el ícono aparece en el Desktop del monitor, le das dos clicks

(double click) al ícono de Word.

b. Si el ícono no aparece en el Desktop, puedes it a Start y buscar el

programa. A veces el ícono aparece entre las aplicaciones más

utilizadas. Si no aparece, buscas en “All Programs” el programa de

Microsoft Office y le das click a Word.

Una vez le das click, la aplicación sube al Desktop y puedes comenzar

a redactar el documento.

III. Herramientas de Word

Una vez tienes la página arriba vas a notar que aparecen unas barras

de herramientas arriba y abajo de la página. Esas son las

herramientas o funciones que vas a necesitar para preparar tu

documento.

Hay varias maneras de llegar a la función que necesitas. Puedes

buscarlas bajo las categorías de:

1. File – agrupa los comandos para grabar, imprimir y

cerrar el documento;

2. Edit – encierra las funciones que te ayudan a editar el

documento;

Herramientas para redactar el documento. Usualmente se encuentran arriba de la página.

Herramientas de dibujo y gráficas. Usualmente aparecen en la parte de abajo de la página.

Aquí también puedes ver cuantas páginas tiene el documento a medida que los vas preparando.

3. View – funciones que te da alternativas de cómo ver

el documento y los íconos de las herramientas;

4. Insert – agrupa las funciones de añadir acentos

imágenes, número de páginas, entre otras cosas;

5. Format – encierra las funciones que se utilizan para

darle estructura al documento;

6. Tools – aquí vas a encontrar herramientas para

verificar la ortografía y gramática entre otras cosas;

7. Table – agrupa las funciones necesarias para hacer

una tabla;

8. Window - agrupa funciones para trabajar el

documento en dos ventanas;

9. Help – aquí puedes utilizar el manual de Word para

aclarar cualquier duda o dificultad que tengas.

A continuación se describirá brevemente las funciones que más se

utilizan.

A. Grabar, imprimir y cerrar

Las funciones que tienen que ver con salvar el documento se

encuentran bajo “File”. Bajo esta categoría también puedes verificar

como se verá el documento y establecer en que ángulo quieres el

papel (horizontal o vertical). Algunas de estás funciones las

encuentras en la barra de herramietas pero para poder activar otras

funciones tienenes que entrar por “File”.

Abrir un nuevo documento. Se puede encontrar el ícono en la barra de herramientas.

Esta función te ayuda a buscar un documento guardado en un folder.

Cierra el documento y si no lo grabas, se pierde.Utilizalo cuando vayas a grabar

cambios a un documento que ya a sido grabado.

Grabas el documento por 1ra vez.

Aquí puedes establecer si quieres el documento horizontal o vertical. Puedes ver la página completa en

el monitor y ver cómo está quedando el documento.Aquí envias el documento a

imprimir.

Aquí aparecen los títulos de documentos con los que has trabajado recientement.

Salir del documento. Si no lo habías grabo, te da la opción de grabarlo antes de salir.

1. “Save As...” (Grabar cómo)

Cuando vas a grabar el documento por primera vez siempre recuerda

útilizar esta función porque te da las opciones de escribirle un título y

de enviarlo al folder o dispositivo donde vas a guardar el documento

(ya sea un USB, CD, DVD o My Documents).

Sólo utiliza “Save” cuando vayas a grabar algún cambio porque si

lo utilizas para grabar el documento por primera vez te lo va a enviar

a My Documents automaticamente y el título que va a tener serán las

primeras palabras con las que comiencia el contenido. Se te va a

hacer más difícil encontrarlo.

Aquí vas a buscar el lugar donde vas a guardar el documento.

Aquí escribes el título del documento.

Das un click a “Save” para guardar el documento.

2. “Page Setup”

Esta función te ayuda a poner el papel del ángulo deseado y a poner

los márgenes que quieres que el papel tenga.

3. “Print” (Imprimir)

Una vez el documento ha sido revisado y corregido lo puedes

imprimir. Le puedes dar un click al ícono para que lo imprima o

puedes ir a “File” y luego ir a “Print” para establecer como quieres

que se imprima.

Aquí puedes establecer los márgenes del papel.

Orientación del papel: vertical (Portrait) & Horizontal (Landscape)

Si el documento requiere que algunas hojas estén verticales y otras horizontales, puedes especificarlo utilizando esta área.

Una vez hayas terminado dale un click a “OK” para que aplique las funciones que escogistes.

B. “Edit” (Editar)

Una vez has terminado de escribir el borrador del trabajo puedes

utilizar las herramientas bajo esta categoría para corregir y hacer los

cambios necesarios para pulir el trabajo.

Escoges en que impresora quieres imprimir el trabajo.

Escoge cuales son las páginas que vas a imprimir: a) todas, b) la página que estás viendo; c) las páginas que escribas en el espacio.

Establece la cantidad de copias que vas a imprimir.

Le das “OK” para imprimir.

Si cambiastes algo y luego decides dejarlo como estaba originalmente, usa esta función para volver al contenido original.

Usa esta función cuando quieres regresar a los cambios que habías borrado.

Uso: corta secciones que ya no quieres.Uso: copia la sección que queires mover.

Uso: coloca la sección que copiastes en donde quieres que aparezca.

Herramientas que utilizas para encontrar terminos mal escritos que quieres reemplazar por la correcta.

Nota: Las funciones de copy / paste no se deben utilizar para copiar

material de otra persona (que encuentran por Internet) para ponerla

en tu trabajo sin citar correctamente y sin preparar una referencia

completa. El hacer esto constituye cometer plagio y es una violación

a la Ley del Derecho de Autor.

1. “Find” (Encontrar)

Utiliza esta función para buscar una palabra o frase en todo el

documento.

En el espacio escribes lo que estas buscando.

Una vez escribes el termino, le das Click para que la busque.

2. “Replace” (Sustituir)

La función es útil cuando necesitas sustituir una palabra que se repite

varias veces en el documento. La función las sustituye en su

totalidad.

C. “View” (Ver)

En “View” podemos escoger cómo queremos ver las páginas.

Escribe el termino que vas a cambiar.

Escribe la palabra que quieres que la sustituya.

Dar click a esta opción si sólo quiere que se haga la sustitución una vez.

Dar click a esta opción si quieres que el cambio se haga en todas las ocaciones donde la palabra aparece.

Utilizalo para establecer que funciones quieres que aparezcan en la barra de herramientas.

Utilizalo para aumentar el tamaño de la página para poder ver mejor.

Opciones de como ver la página en el monitor.

1. Como ver la página

Puedes utilizar “Normal” para ver la página grande.

Puedes ver el documento como se verá cuando lo imprimas usando la

opción “Print Layout”.

Las líneas entre conrtadas separan las páginas.

D. “Insert” (Añadir)

Bajo esta categoría podrás añadir números a las páginas, poner

dibujos, los carácteres espciales (acentos y signos de punctuación del

español), entre otras cosas.

1. “Page Numbers” (Numeración de páginas)

Aquí estableces cómo quieres que aparezcan los números y desde

donde.

Uso: Poner la numeración de las páginas.

Uso: Añadir encabezamientos (Headers/Footers).

Uso: Poner acentos y añadir signos de puntuación que no aparecen en el teclado.

Herramientas para añadir imágenes, diagramas y texto.

Establece si quieres que el número aparezca arriba o abajo de la página.

Establece si quieres el número a la derecha, izquierda o el centro.

Si no quieres que el primer número aparezca en la primera página quietale el check mark verde.

Una vez termines, dale OK para salvar las indicaciones.

2. “Header/Footer” (Encabezamientos)

Utiliza esta herramienta para ponerle un encabezamiento a todas las

hojas del documento. Este encabezamiento se puede colocar en el

margen de arriba o de abajo.

Aquí tienes las opciones de que información puedes poner en el encabezamiento del documento.

E. “Format” (Formato)

Las funciones en esta categoría se utilizan antes de comenzar a

redactar o una vez hayas terminado. Aquí puedes establecer los

espacios que quieres entre líneas, el tamaño y el estilo de las letras

entre otras cosas.

1. “Paragraph” (Párrafo)

Muchas de estas funciones las puedes encontrar en la barra de

herramientas arriba de la página. Estas son herramientas que se

utilizan mucho y es más conveniente accesarlas desde la barra de

herramientas. Sin embargo, el comando de establecer las líneas a

doble espacio no aparece en la barra de herramientas. Para poder

hacer esto debes de ir a “Paragraph”.

Uso: Escoge el estilo, tamaño de las letras, si vas a subrayar, usar Italics, enegrecer, ext.

Usar para escoger los espacios entre líneas, entre otras cosas.

Para redactar en forma de bosquejo.

Usalo para ponerle bordes a las páginas.

Utiliza esta función para dividir la páginas en columnas.

Usalo para poner color de fondo a la página.

2. “Columns” (Columnas)

Cuando el documento debe tener columnas puedes ir a “Insert” o

puedes ir a la barra de herramientas para establecer cuantas

columnas necesitas.

Aquí puedes escoger el espacio entre líneas.

Darle click a OK para salvar el comando.

Ejemplo de columnas:

F. “Tools” (Herramientas)

Bajo esta categoría encuentras las herramientas para cambiar el

idioma y corregir la ortografía y la sintaxis del contenido.

Uso: Corregir ortografía y la sintaxis gramatical de las oraciones.

Usa esta función para escoger el idioma en que vas a redactar el documento.

Aquí puedes ver cuantas palabras tiene el documento. Útil cuando el documento tiene un límite de palabras.

Vas al ícono de “Columns” y escoge cuantas columnas necesitas.

G. “Table” (Tabla)

Esta categoría encierra todas las herramientas necesarias para hacer

una tabla. Las puedes encontrar también en la barra de

herramientas.

También puedes accesar las herramientas para hacer la tabla iendo a los íconos

en la barra de herramientas.

Usala si quieres dibujar la tabla. Ella te dará una barra de herramientas para ello.

Usala cuando quieres que el programa haga la tabla. Aquí puedes específicar cómo la quieres.

Usala para borrar la tabla, una columna y/o filas.

Se utiliza para organizar la información por orden alfabético.

Lo usas para tu dibujar la tabla. Te da la barra de herramientas que necesitas.

Este ícono lo usas cuando quieres que el programa haga la tabla con tus específicaciones.

IV. Conclusión

Las herramientas descritas en este documento te ayudán a preparar tus

trabajo. Hay otras herramientas, recuerda que las que mencionamos aquí

son las que se usan a diario.

V. Reference de las gráficas

Microsoft Office Windows 2003

Preparado por: Vilmarie Torres Lamboy

Revisado: 28 de julio del 2010.