herramientas para la planificacion ii.pdf

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2.4.3 Herramientas para la planificación de proyectos (II)

Breve guía de MS Project ®

Ejemplo prácticoEjemplo práctico

Breve guía de MS Project ®

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¿Qué es y para qué sirve el MS Project?

Microsoft Project es una herramienta informática destinada a la gestiónMicrosoft Project es una herramienta informática destinada a la gestiónde proyectos. En el mercado de software informático existen otrasherramientas que permiten también gestionar proyectos: Primavera,CA-SuperProject, TCQ 2000 (Artemis), PRESTO, etc.

Toda herramienta para gestionar proyectos debe permitir:

Realizar seguimientos de toda la información que conlleva los requerimientosde trabajo, duración y recursos para el proyecto

Visualizar el plan del proyecto en un formato estándar y con un diseñoapropiado

274 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14

apropiado

Programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente

Intercambiar información con otras aplicaciones

Actuar como herramienta de comunicación de la información entre losparticipantes en un proyecto.

Abriendo el programa (I). Página de inicio

CerrarAyudaAyuda

Ocultar columna

VerBarra de


vistas

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Abriendo el programa (II). Página de inicio adaptada

MenúsMenús

Barras deherramientas


Diagrama de GanttTabla de

tareas

La barra de menús

V. Permite utilizar proyectos simultáneamente

P. Datos básicos del proyecto

H. Personalización del proyecto: Opciones...

F. Modificación del aspecto de la presentación

? Ayuda

277 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13

I. Insertar tareas, proyectos, objetos, ...

V. Diferentes vistas de nuestra planificación

E. Trabajos con tareas, cortar, pegar, borrar, eliminar, vincular, dividir, ...

A. Manejo de archivos: crear, abrir, cerrar y guardar. Impresión: configurar página, vista preliminar, imprimir

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Comandos más usualesd l ú A hi

Contenido de los menús (I): Archivo

del menú Archivo:

Nuevo...

Abrir...

Cerrar

Guardar

Guardar como...

Configurar página...

Vista preliminar

Imprimir


Imprimir...

Salir.

Comandos más usualesd l ú Edi ió

Contenido de los menús (II): Edición

del menú Edición:

Deshacer

Cortar celda

Copiar celda

Copiar imagen...

Pegar

Pegado especial...

Eliminar tarea

Vincular tareas


Vincular tareas

Desvincular tareas.

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Comandos más usualesdel menú Ve

Contenido de los menús (III): Ver

del menú Ver:CalendarioDiagrama de GanttDiagrama de redUso de tareasHoja de recursosMás vistas...Tabla: EntradaInformes...


Barra de herramientasBarra de vistasEncabezado y pie de páginaZoom...

Comandos más usualesd l ú I t

Contenido de los menús (IV): Insertar

del menú Insertar:Nueva tareaTarea repetitivaProyecto...Columna...Salto de páginaDibujoObjetoHipervínculo.


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Comandos más usualesdel menú Fo mato

Contenido de los menús (V): Formato

del menú Formato:Fuente...Barra...Escala temporal...CuadrículaEstilos de texto...Estilos de barra...DetallesDiseño...


Comandos más usuales delú H i t

Contenido de los menús (VI): Herramientas

menú Herramientas:OrtografíaCambiar calendario laboral...PersonalizarOpciones...


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Comandos más usualesdel menú Proyecto:

Contenido de los menús (VII): Proyecto

del menú Proyecto:OrdenarInformación de la tarea...Información del proyecto...


Comandos más usualesdel menú Ventana:

Contenido de los menús (VIII): Ventana

del menú Ventana:Nueva ventana...Organizar todoDividir.


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Comandos más usualesdel menú ? (a da)

Contenido de los menús (IX): ? (ayuda)

del menú ? (ayuda):Ayuda de Microsoft Project.


La barras de herramientas

L Permite ligar tareas con FC

A

F

Oculta / muestra tareas secundarias dejando las principales

Permite acceder a las fichas de tarea


R

A Oculta / muestra tareas secundarias dejando las principales

Introduce / elimina tareas de resumen

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Operaciones básicas con MS Project

Introducción de los datos básicos del proyecto

Configuración del calendario

Ajuste de la escala temporal (laborables y no laborables)

Estilos de barras (barras y texto)

Ajuste de la cuadrícula

Introducción de las tareas (hitos y actividades)

Creación de tareas de resumen


Formación de la red de precedencias

Diagrama de Gantt

Diagrama de red. Camino crítico

Asignación de recursos.

Introducción de los datos básicos del proyecto


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Configuración del calendario


Ajuste de la escala temporal (I): días laborables


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Ajuste de la escala temporal (II): períodos no laborables


Ajuste de la cuadrícula


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Ajustes de la escala temporal y de la cuadrícula


Estilos de barras (I)


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Estilos de barras (II)


Introducción de las tareas (hitos y actividades)


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Creación de tareas de resumen

Desplazamos las actividades

secundarias respecto de la principal


Seleccionamos lasactividades secundarias

Formación de la red de precedencias (I)


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Formación de la red de precedencias (II)


Formación de la red de precedencias (III)


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Diagrama de Gantt


Diagrama de red: camino crítico


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Asignación de recursos …


… y ¡muchas cosas más!


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Ejercicio 11: El acto secreto (I)

Ha llegado a nuestras manos un informe cifrado y confidencial sobre laió d l i i l l di ió d lpreparación de un acto en el que participara la alta dirección de la

empresa

Sabemos por una fuente bien documentada que el proceso de preparaciónse iniciara el 08 de Noviembre de 2005

Nos interesaría asistir pero para poder reaccionar y conseguir que nosinviten necesitamos conocer la fecha en que se realiza en evento

En el documento aparece una tabla que parece ser la planificación de la


preparación del acto pero no es inmediato averiguar la fecha en que seproducirá.

¿QUÉ DÍA TENDRÁ LUGAR EL ACTO??

Ejercicio 11: El acto secreto (II)

Nombre de la tarea Duracion Predecesoras1 INICIO 0 dí1 INICIO 0 días2 Tarea 01 6 días 13 Tarea 02 3 días 24 Tarea 10 3 días 15 Tarea 11 5 días 4CC+2 días6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;57 Tarea A01 3 días 68 Tarea B01 4 días 6FC+1 día9 T AB02 3 dí 7FF 8


9 Tarea AB02 3 días 7FF;810 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días12 Lista de terminacion 1 día 11;1013 Ejecucion de flecos 3 días 1214 Ensayo general 1 día 1315 FINAL 0 días 14

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Ejercicio 11: El acto secreto (III)

Dad de alta las actividades del cuadro de tareas en la columna “Nombre de tareas”;comprobaremos que al dar de alta a cada tarea el programa le da una duración de un díacomprobaremos que al dar de alta a cada tarea el programa le da una duración de un día(”1 día?”) y le asigna una barra de color azul

Corregid la fecha de inicio del proyecto y poned la fecha correcta. Ir al menú “Proyecto”e introducir en el menú “Información del proyecto” la fecha de inicio de 8 denoviembre de 2005

Introducid las ligaduras entre las tareas:

Ir a la ficha de información de la tarea y, una vez allí, en el apartado “Precedentes”introducid los datos del cuadro

o Cuando sólo aparece el numero de la línea de la tarea precedente significa que


o Cuando sólo aparece el numero de la línea de la tarea precedente significa quetenemos una ligadura FC (final–comienzo) con una posposición de 0 días

o Cuando aparece la codificación 4CC+2 días significa que la actividad de la línea 4es precedente con la ligadura comienzo–comienzo y una posposición de 2 días

¡Y ya tenemos el diagrama de flujo del proyecto!.

Ejercicio 11: El acto secreto (IV)

Id Nombre de tarea Duración

1 INICIO 1 día?2 Tarea 01 1 día?3 Tarea 02 1 día?4 Tarea 10 1 día?5 Tarea 11 1 día?6 PLAZO PARCIAL 1 día?7 Tarea A01 1 día?8 Tarea B01 1 día?9 Tarea AB02 1 día?10 Tarea AB03 1 día?

M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X Jnov '05 14 nov '05 21 nov '05 28 nov '05 05 dic '05 12 dic '05 19 dic '05

Diagrama de flujo


10 Tarea AB03 1 día?11 Tarea AB04 1 día?12 Lista de terminacion 1 día?13 Ejecucion de flecos 1 día?14 Ensayo general 1 día?15 FINAL 1 día?

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Introducid la duración de cada tarea en la columna “Duración”:

Ejercicio 11: El acto secreto (V)

Cuando la tarea dura 0 días (hito), el programa convierte la barra en unrombo negro y pone la correspondiente flecha

Cuando la tarea tiene una duración diferente de 0, la barra se alarga enfunción de la duración

Una vez introducido el factor tiempo nuestro diagrama de flujo se haconvertido en un cronograma. Debería terminar el 9 de diciembre.


Ejercicio 11: El acto secreto (VI)

Id Nombre de tarea Duración Predecesoras

1 INICIO 0 días2 Tarea 01 6 días 13 Tarea 02 3 días 24 Tarea 10 3 días 15 Tarea 11 5 días 4CC+2 días6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;57 Tarea A01 3 días 68 Tarea B01 4 días 6FC+1 día9 Tarea AB02 3 días 7FF;810 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días12 Li t d t i i 1 dí 11 10

08/11

18/11

M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M Xnov '05 14 nov '05 21 nov '05 28 nov '05 05 dic '05 12 dic '05 19 dic '05 26 dic '05

Cronograma


12 Lista de terminacion 1 día 11;1013 Ejecucion de flecos 3 días 1214 Ensayo general 1 día 1315 FINAL 0 días 14 09/12

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¿Cuál es el camino crítico?

Ejercicio 11: El acto secreto (VII)

Id al menú “Formato” y al submenú “Estilos de barra…” ;dad de alta una nueva barra

En el campo “Nombre” escribiremos “Camino Crítico”

En el campo “Aspecto” definiremos el color rojo

En el campo “Mostrar para tareas” elegiremos que lo haga para las“tareas críticas”

Finalmente aceptaremos.


Ejercicio 11: El acto secreto (VIII)


1 INICIO 0 días2 Tarea 01 6 días 13 Tarea 02 3 días 24 Tarea 10 3 días 15 Tarea 11 5 días 4CC+2 días6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;57 Tarea A01 3 días 68 Tarea B01 4 días 6FC+1 día9 Tarea AB02 3 días 7FF;810 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días12 Li t d t i i 1 dí 11 10

08/11

18/11


Camino crítico



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¿Estamos seguros que el acto se celebrará el 9 de diciembre?

Ejercicio 11: El acto secreto (IX)

Id al menú “Herramientas” y al submenú “Cambiar el calendario laboral”

Situémonos en el mes de Diciembre

Recordemos que el 6 y el 8 de diciembre son festivos

Marquemos los dos días como “Periodo no laborable”

Finalmente aceptaremos.


¿Todo sigue igual?

Ejercicio 11: El acto secreto (X)


1 INICIO 0 días2 Tarea 01 6 días 13 Tarea 02 3 días 24 Tarea 10 3 días 15 Tarea 11 5 días 4CC+2 días6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;57 Tarea A01 3 días 68 Tarea B01 4 días 6FC+1 día9 Tarea AB02 3 días 7FF;810 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días

08/11

18/11


Cronograma con la fecha correcta



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Ahora vamos a dar un nuevo look a nuestro diagrama

Ejercicio 11: El acto secreto (XI)

Como no nos gusta que aparezca en la escala principal la semana con lafecha de los lunes y la escala secundaria con los días de la semana,iremos al menú “Formato” y al submenú “Escala temporal”

Cambiaremos el nivel intermedio de semanas a meses

Cambiaremos la etiqueta del nivel inferior de letras (L,M,X,…) a números(1,2,3,…)

El diagrama es un poco pobre y nos resulta difícil identificar la


El diagrama es un poco pobre y nos resulta difícil identificar lacorrespondencia entre las tareas y las barra. Iremos al menú “Formato”y al submenú “Cuadrícula”

Añadiremos líneas a las “Filas de Gantt”

Añadiremos líneas punteadas a las “Líneas de nivel inferior”.

¿Está mejor?

Ejercicio 11: El acto secreto (XII)


1 INICIO 0 días2 Tarea 01 6 días 13 Tarea 02 3 días 24 Tarea 10 3 días 15 Tarea 11 5 días 4CC+2 días6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;57 Tarea A01 3 días 68 Tarea B01 4 días 6FC+1 día9 Tarea AB02 3 días 7FF;810 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días

08/11

18/11

08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15diciembre

Imagen final



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Como en todo proyecto (que se precie) han surgidos imprevistos; así, nos llegal i f ió l T 11 ll t d 2 dí

Ejercicio 11: El acto secreto (XIII)

la información que la Tarea 11 lleva un retraso de 2 días

¿Cómo afecta eso a nuestro cronograma?

¿Qué retraso nos ha provocado el alargar la Tarea 11 2 días?

¿Que pasará si en esta tarea se produce otro retraso?

¿Qué tareas nos podemos permitir que se retrasen?


¿Cuánta holgura podemos permitir en la Tarea A01?.

EL CASO ÁLVARO

Cronograma de trabajos


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