Ofimática Básica 2011

Herramientas Informáticas

Escuela Tecnológica Superior

Universidad de Piura

1

2

Mi primer documento

Arrancar Word 2007 Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2007 es arrancar el programa. Vaya al menú inicio. Al menú Inicio se accede desde el botón situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botón se despliega un menú con varias alternativas, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegará una lista con los

programas que hay instalados en la computadora u ordenador. En la imagen al lado es un ejemplo de una lista con programas, localice el grupo Microsoft Office, dentro busque el elemento Microsoft Office Word 2007 y haga clic sobre él para que inicie.

El primer texto Al ejecutar Word 2007 aparece una pantalla inicial como ésta.

En la parte superior esta, en color celeste, la barra del título, en la que aparece el nombre del documento actual. Cuando ejecuta Word 2007 sin abrir ningún documento, por defecto abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Al guardar el documento le cambiará el nombre. Ahora vamos a explicar cómo escribir el primer documento, y aprenderá cómo corregir los errores y cómo desplazarse por el documento. Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegue al final de la línea, observará cómo salta automáticamente de línea. (La tecla INTRO también se llama ENTER o retorno de carro; en el teclado de la imagen se llama "ent").

3

Observará que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según va escribiendo, se llama punto de inserción o cursor, y sirve para indicar dónde se va a escribir la siguiente letra que

presione. No confunda el punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta forma cuando

se encuentra en el área de texto y esta otra cuando está encima de los menús. También puedes ver una raya horizontal como ésta que indica dónde acaba el documento. Cuando mueve el ratón, lo que está moviendo es el puntero; cuando pulsa las teclas de dirección, mueve el punto de inserción. Cuando cometa un error, pulse la tecla Retroceso o Backspace que vuelve una posición borrando la última letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda). Cuando advierte un error después de haber escrito unas letras, debe pulsar la tecla con la flecha pequeña hacia la izquierda, que no borra, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulse Retroceso para eliminar la letra incorrecta. Por último, descubre una equivocación cuando tiene el punto de inserción lejos de donde está el error, mueva el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del ratón; verá cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puede presionar Retroceso. La tecla suprimir (DEL o SUPR) también elimina una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción.

Elementos de Word2007 Veremos varias formas de iniciar Word 2007 y cuáles son los elementos básicos de Word2007, la pantalla, las barras, etc. Aprenderá cómo se llaman, donde están y cuál es su función. También conocerá cómo obtener ayuda. Distintas formas de arrancar Word2007

Desde el botón Inicio situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Desde el icono que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el menú Inicio.

Arranque automático al iniciar Windows.

Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows.

Para cerrar Word hacer clic en el botón cerrar o mediante la combinación de teclas ALT+F4.

Elementos de la pantalla inicial Al arrancar Word aparece una pantalla, para que conozca los nombres de los diferentes elementos están señalados con líneas y texto en color rojo. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que observa en su computador, ya que cada usuario puede personalizar su apariencia.

4

La banda de opciones. Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.

La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

En Word2007 la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 grupos o secciones que contienen las operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.), Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.), Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.). Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido a la tarea que se desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas. La barra de herramientas de acceso rápido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer.

5

En la imagen ve la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office, aparece como un botón redondo de color naranja con el logo de office. Personalizar. Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuáles no en la barra de acceso rápido, es lo que se suele llamar "personalizar".

Edición básica Desplazarse por un documento Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificación. Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitará moverse por el documento para colocarse en la parte que interese. Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word es el punto de

inserción , que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se escribirá la próxima letra que tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla: Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y presione el botón izquierdo del mouse, el punto de inserción se colocará en ese lugar. Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla Fin lleva al final de la línea y la tecla Inicio al principio de la línea.

Combinación de teclas.

Para desplazarse Presione las teclas

Una palabra a la izquierda

Crtl + flecha izquierda

Una palabra a la derecha

Crtl + flecha derecha

Un párrafo arriba Crtl + flecha arriba

Un párrafo abajo Crtl + flecha abajo

Desplazamientos a lo largo de todo el documento: Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observe que no es lo mismo una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la página la define el usuario.

Combinación de teclas.

Para desplazarse Presione las teclas

Una página adelante Crtl + AvPág.

Una página atrás Crtl + RePág.

Al principio del documento

Crtl + Inicio

Al final del documento Crtl + Fin

Nota: En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPág=Pup, RePág=Pdn

6

Mediante las Barras de desplazamiento. Las barras de desplazamiento permiten moverse a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción. Puede desplazarse de las siguientes formas:

- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro se desplazará una pantalla hacia arriba/debajo del documento.

- Arrastrando el cuadro se desplazará proporcionalmente a la posición en la que lo mueva, por ejemplo, en un documento de 20 páginas si arrastra el cuadro hacia la mitad de la barra se ubicará en la página 10 aproximadamente.

- Mediante las flechas. Si hace clic en la fecha o triángulo de la parte superior/inferior

se desplaza una línea hacia arriba/abajo. Si mantiene pulsada la flecha se desplazará línea a línea de forma rápida hasta que la suelte.

- Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento permiten desplazarse de acuerdo con el objeto que haya seleccionado, este

objeto por defecto es la página, de forma que al hacer clic en la doble flecha

superior/inferior nos desplazaremos una página arriba/abajo.

Haciendo clic en el botón central del círculo cambiará el objeto página por otro, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

Mapa del documento. En el menú Vista tiene la opción Mapa del documento que muestra una especie de índice en la parte izquierda de la página. Haciendo clic en las líneas de ese índice se desplazará a la parte del documento que contiene dicha línea.

Las barras de desplazamiento horizontal. Permiten moverse, de forma similar, a la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.

Guardar y abrir documentos Guardar. Guardar como

Puede utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del Botón Office (o el icono de la barra de acceso rápido) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo que le permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. Al utilizar el comando Guardar no se abrirá ningún cuadro de dialogo, se almacenará en su actual ubicación los cambios que haya efectuado en el documento. Sin embargo, si utiliza el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado previamente, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como.

7

En la parte central de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos. Para guardar un archivo debe tener en cuenta estos tres campos del cuadro de diálogo:

- Guardar en - Nombre del archivo - Guardar como tipo

o Guardar en, aquí debe indicar la carpeta o directorio dentro del cual guardará el documento. Por defecto aparecerá la carpeta predeterminada Mis documentos, si desea guardar el archivo en otra carpeta debe buscarla y hacer doble clic sobre ella para cambiar el campo Guardar en.

Si la carpeta que busca no es una de las que se muestran en

el cuadro de diálogo puede buscarla mediante el icono que le lleva a la carpeta de nivel inmediatamente superior. Para bajar al nivel inferior basta con hacer doble clic en una carpeta. Pinchando en el botón con el triángulo (o dentro del campo Guardar en) puede visualizar la estructura de carpetas, como se ve en esta imagen, desde el nivel en que nos encontramos hacia arriba. Para ir a una carpeta de esta estructura u otra unidad de disco, haga clic sobre ella.

Mediante el icono volvemos a la carpeta anterior.

También puede crear una nueva carpeta o folder con este icono , la carpeta se creará dentro del folder que figure en el campo Guardar en. Para facilitarnos la búsqueda de nuestra carpeta Word dispone de seis carpetas (Plantillas de Confianza, Documentos recientes, Mis documentos, Escritorio, Mi PC, Mis sitios de red) a las que se puede acceder haciendo clic en uno de los seis iconos de la izquierda.

o Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.

Cuando guarda un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento. Si no quiere utilizar este nombre empiece a escribir otro nombre, sin hacer clic, y automáticamente se borrará.

8

o Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente será Documento de Word, pero tiene un menú despegable (haciendo clic en el triángulo de la derecha) con otros tipos.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que quiere guardar, aparece un cuadro de diálogo en el que tenemos que elegir una de las tres opciones:

1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será sustituido por el nuevo que estamos guardando.

2. Guardar cambios con un nombre diferente. Nos mostrará de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como, para que le asigne otro nombre al archivo que está guardando.

3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estamos guardando al que ya existía, es decir, tendrá los dos archivos combinados en un solo archivo.

Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.

Formatos Formato de un texto Al hablar del formato de un texto se refiriere a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto. En Word se clasifican las acciones relacionadas con el formato, en tres grandes grupos.

1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc.

2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías.

3. Otros formatos. Aquí incluye el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc.

Existen otras posibilidades para dar formato al texto: los estilos y las plantillas. Los estilos y plantillas son adecuados para dar un formato definido previamente. Por ejemplo, en una empresa suele existir una plantilla para escribir cartas, de esa forma todas las cartas tienen un aspecto característico de esa empresa. Los estilos y plantillas no son más que una agrupación de formatos básicos.

Formato carácter. Fuentes Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar. Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la pestaña Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente.

9

También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar una palabra o frase para poder modificar, fuente, tamaño y estilo de fuente, etc. Fuente Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tiene que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que quiere realizar el cambio. A continuación haga clic sobre el pequeño

triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Observe que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El menú despegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, en la parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Puede hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que aparecen todos los tipos de letra disponibles, también puede desplazar el botón central para moverse rápidamente. Una vez encontrada la fuente adecuada haga clic sobre ella para

aplicarla. En lugar de buscar la fuente puede, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y escríbalo directamente. Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual en la pantalla que en la impresora. Tamaño De forma parecida puede cambiar el tamaño de la fuente. Seleccione el texto y haga clic en el triángulo para buscar el tamaño deseado, o escríbalo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos. Estilo Una vez fijada la fuente y el tamaño puede cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita,

cursiva y subrayado. Observe como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve en un tono

anaranjado). Para quitar un estilo que haya aplicado previamente, seleccione el texto y vuelva a hacer clic sobre el estilo.

10

También se puede aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

Ortografía y gramática En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la corrección, en este caso, el Español. En la zona titulada No se encontró: aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo existe una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (Bastaron). El error era el cambio de la B por la V. En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así haga clic en la sugerencia correcta para seleccionarla. Llegados a esta situación debe decidir qué botón de la derecha pulsar, la opción más adecuada sería "Cambiar todas". Ahora observe las opciones detalladas:

Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento.

Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continúa revisando el documento.

Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando considere que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no quiere que la vuelva a detectar como no encontrada.

Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que considere acertada puede escribir directamente sobre la palabra no encontrada la corrección que crea oportuna y pulsar este botón.

Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.

Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorrección.

En el cuadro Idioma del diccionario tiene el botón del triángulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma. Asegurarse de que el diccionario elegido esté disponible en nuestro ordenador. Si desea que realice la revisión gramatical junto con la revisión ortográfica, marque la casilla Revisar gramática. El botón Opciones nos lleva al cuadro de diálogo que hemos visto al principio de esta página. Si quieres ver con detalle las diferentes opciones. El botón Deshacer, deshace los últimos cambios realizados por la revisión ortográfica, uno a uno, pidiéndonos la confirmación. Revisar mientras se escribe.

11

Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión debe ir al Botón Office

, hacer clic en el botón Opciones de Word y allí seleccionar Revisión. En la nueva ventana, marque la casilla Revisar ortografía mientras escribe y pulsar Aceptar. A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de modo permanente, de forma que mostrará los errores que ya existan en el texto y aquellos que va introduciendo en un nuevo texto. Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error no mostrará el cuadro de diálogo que vio anteriormente, sino que marcará la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo, como observa en la imagen de la derecha. Para corregir el error debe colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana, como la que aprecia en la imagen. Las opciones de esta ventana son:

Sugerencias. En la parte superior muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si considera que alguna sugerencia es correcta seleccione con el cursor y haga clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen la sugerencia es: establecer.

Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la volverá a mostrar subrayada.

Si considera que la palabra subrayada no es un error no hace falta abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimirá en ningún caso.

Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.

Autocorrección. Si hace clic en Autocorrección se abrirá la lista con las sugerencias para que elija cuál de ellas añade a la lista de autocorrección.

Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para seleccionar el nuevo idioma.

Ortografía... Si hace clic aquí aparecerá la misma ventana para corregir los errores que haya visto en el apartado Revisar al finalizar.

Si utiliza el método revisar la ortografía mientras se escribe debe considerar el tiempo de proceso que conlleva. Si abre un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de analizar todo el documento no podrá comenzar a trabajar. Ese tiempo dependerá de la longitud del documento y de la potencia del procesador del computador. Si no modificará el documento es mejor desactivar esta opción antes de abrirlo. Si está creando un nuevo documento, no notará ningún retraso por tener activada esta opción.

Diseño de página Configurar página Cuando escribe en un documento es como si lo hiciera en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual puede escribir y unos márgenes los cuales no puede sobrepasar.

12

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, se muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones. Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que está realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados.

También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

Tablas Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos. Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.

Creación de tablas Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar: seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando

13

números para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro. Para insertar una tabla debe hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres opciones.

1. Una de las formas es utilizar un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.

3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el mouse

Estilos Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que al hacer un clic aplica varias características de formato a la vez. Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2007, por ejemplo, el estilo Titulo 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y párrafo alineado a la izquierda. Pero, además, se pueden crear estilos personales, con las características de formato que desea. Por ejemplo, puede definir un estilo para aplicar a los títulos de sus documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a los documentos tengan un diseño propio y permitan trabajar más eficientemente.

Aplicar estilos Para acceder a los Estilos puede hacerlo desde la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Estilo. Desde allí también se puede acceder al cuadro de diálogo Estilo. Para acceder al cuadro de diálogo Estilo, haga clic en el

botón inicializador del cuadro de diálogo Estilo , que se encuentra en la parte inferior del grupo

de herramientas Estilo (pestaña Inicio). En el grupo de herramientas, aparecen Estilos predeterminados que facilitan la tarea, seleccione el texto

que desea modificar y luego haga clic en el Estilo deseado. Al hacer clic en el botón , puede ver la totalidad de estilos predefinidos.

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de diálogo Estilos sólo debe seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel Estilos. Si hace clic en Borrar todo, el texto seleccionado volverá al estado original, es decir, sin ningún tipo de formato. Si antes de aplicar un estilo no selecciona un texto, se aplicará el estilo al texto que inserte a partir de ese punto hasta que vuelva a cambiar el estilo. Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic en el cuadro de verificación Mostrar vista previa.

14

El botón Inspector de Estilos abre un cuadro de diálogo que permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto.

Debajo puede observarse el botón Mostrar Formato , En este panel se ven todos los elementos que componen el estilo, como el tipo de alineación, el tamaño de la fuente, etc. También podemos ver los atributos referentes al Párrafo, como la alineación, nivel de esquema, etc.

Plantillas Introducción Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página. Una plantilla puede ser útil cuando utiliza muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para hacer memorándum, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá un título, el destino del documento, el remitente, el tema o asunto, la fecha, etc. Una plantilla es un documento de Word 2007 con la característica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dotx) La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces quiera. Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abre un documento nuevo está utilizando la plantilla Normal.dotx.

15

Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automáticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos. En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el menú Formato de Fuente, hay un botón llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dotx. Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero debe abrirla, hacer los cambios que desea y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo ha realizado demasiados cambios y no recuerda cómo estaba en su estado original puede volver a tener la plantilla original borrándola, es decir eliminar el archivo Normal.dotx del disco duro. La próxima vez que inicie Word con un documento nuevo se creará automáticamente. Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. También se puede crear plantillas basadas en formularios de introducción de datos con controles más complejos.

Utilización de las plantillas de Word

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento Nuevo desde el botón Office , como puedes ver en esta imagen. Si lo hace de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que puede ver en esta imagen.

El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a continuación.

Como puede observar en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla: Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opción accede al sitio web de Microsoft dónde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta página Web puede descargar las plantillas que desea. Plantillas instaladas, es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador.

16

Destacado permite elegir entre las plantillas más usadas en el ordenador. Mis plantillas, donde aparecerán las que haya creado. Este cuadro de diálogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla elegida. Asegúrese que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puesto que ahora desea crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no desea modificar la plantilla.

Imágenes y gráficos Introducción Hoy en día un documento para que sea considerado como un buen escrito debe incluir, siempre que sea necesario, gráficos o imágenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet. En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar los diferentes tipos. Se puede clasificar los elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y gráficos: Imágenes.

Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podría considerar estas imágenes como un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las herramientas de Word para dibujar también son imágenes vectoriales.

Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo, pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reduce y posteriormente intenta ampliarlas de nuevo puede perder resolución. Cuando hable de imágenes, en general, se estará refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales.

Gráficos.

Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc.

WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.

SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.

Gráficos. Representación de datos en forma gráfica. Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello dispone de varias pestañas que veremos a continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los gráficos.

17

Tipos de archivos gráficos Existen multitud de formatos gráficos, se explican brevemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado myImagen.jpg tiene extensión o tipo jpg. Imágenes no vectoriales o de mapa de bits.

JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.

GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados.

BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.

PNG. Moderno formato que permite compresión. Imágenes vectoriales o prediseñadas.

WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word. Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vídeo digital. WAV y MP3 para los de sonido.

Impresión Se puede imprimir de dos formas:

a) Desde la opción de menú Impresión rápida que se encuentra dentro del menú Imprimir del Botón Office. Se utiliza cuando no desea cambiar ninguna característica de impresión.

b) Desde la opción de menú Imprimir (CTRL+P) que se

encuentra en el Botón Office. Cuando cambiará alguna característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir sólo alguna página del documento, etc.

Desde la opción de menú Impresión rápida

Se pincha en el Botón Office , se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando Imprimir y se selecciona la opción Impresión rápida. Los documentos se imprimen directamente. En este caso se imprimen todas las páginas del documento, con las opciones definidas en ese momento. Antes de enviar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello utilice el comando Imprimir.

Desde el comando Imprimir Desde el Botón Office, seleccione Imprimir o bien directamente (CTRL+P), aparecerá el cuadro de diálogo que ves a continuación.

18

Rellene las opciones deseadas y pulse el botón Aceptar. Haciendo clic en el botón Opciones, se abre otra ventana en la que puede seleccionar varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e imágenes de fondo muy útil cuando espera que los temas que vienen acompañados de soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla.

Descripción de la ventana Imprimir

Analicemos las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de diálogo:

Impresora. En el recuadro Impresora, puede elegir la impresora por la que espera salga la impresión. Se utiliza cuando tiene más de una impresora conectadas al computador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botón Propiedades puede cambiar algunos parámetros como el tipo de papel, la orientación del papel, si desea impresión en color o blanco/negro, etc.

Intervalo de páginas. En este recuadro indica las páginas a imprimir, basta con pinchar en la opción deseada: Todo. Imprime todo el documento. Página actual. Imprime la página en la que se encuentra situado el punto de inserción en ese momento. Selección. Si tiene seleccionada alguna parte del documento, puede pinchar en esta opción para imprimir únicamente el texto seleccionado. Páginas. Permite indicar qué páginas imprimir. Si desea páginas salteadas, ponga los números de página separados por coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimiría las páginas 2, 8 y 10. Para indicar

19

un intervalo, poner la página inicial y la página final separadas por un guión, por ejemplo: 4-7 imprimiría las páginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin página inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimiría las páginas 1,2 y 3 (hasta la página 3); o bien sin página final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimiría las páginas desde la página 12 hasta la última. También podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2, 3,10- imprimiría las páginas 2,3,10,11...hasta la última.

Copias. En el recuadro Copias se indica el número de copias esperadas, es decir imprime lo indicado en el recuadro Intervalo de páginas, tantas veces como indica en Número de copias. Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.

Zoom. En el recuadro Zoom tiene dos opciones. Páginas por hoja. Permite elegir cuántas páginas por hoja desea, por ejemplo 4 imprimiría 4 páginas en una sola hoja de papel. De este modo ahorrará papel si desea tener impresas las versiones provisionales de los documentos. Escalar al tamaño del papel. Permite indicar el papel que tiene la impresora, por ejemplo A4. Valores recomendables. Puede elegir desde 1 a 16 Páginas por hoja, en Escalar al tamaño del papel el menú despegable ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y también el valor Sin escala. Este último valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamaño del papel utilizado, usualmente A4, para este tamaño se puede imprimir de forma legible hasta 4 Páginas por hoja.

Páginas Web con Word2007 Dado el auge que experimenta Internet es comprensible que Word incorpore un editor de páginas Web. Por supuesto no se puede comparar con FrontPage, la herramienta específica de Microsoft en este campo, o con otros programas como Dreamweaver de Macromedia, pero es muy útil para empezar a realizar nuestras primeras páginas Web. Sobre todo dada la posibilidad de convertir directamente un documento Word en una página Web. En cuanto a las características de Word respecto de la edición de páginas Web cabe resaltar que el lenguaje de construcción de las páginas web, el HTML, ha sido integrado completamente dentro de Word2007. El trabajar en una página Web desde Word será completamente transparente, y se hará como con cualquier documento, sin preocuparse por el HTML.

Trabajar con una página Web. Si trabajará en crear una nueva página, lo hará como un documento normal, y al guardarlo se

hará como una página Web.

Para editar una página existente... Si la página está en el disco duro, puede buscarla y abrirla como un documento normal, a través del diálogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic derecho sobre él, y en el menú contextual, elegir Microsoft Office Word en el menú Abrir con.

Otra opción es abrir una página directamente desde su servidor. Para ello, pulse en el Botón Office y elija Abrir. En la barra de exploración, donde aparece la carpeta actual, escriba la dirección Web completa (puede copiarla del navegador) y pulse Abrir.

Para trabajar con una página web, se dispone de la vista Diseño Web, en la barra de vistas o en la pestaña Vistas. A partir de este punto, trabajará con la página de la forma que estamos acostumbrados para el resto de documentos.

Luego verá que por las características del HTML, una página Web no soporta todo los formatos de Word, y al guardarla, se modificarán.

20

Esquemas Introducción Para comenzar se explica el significado, un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar un esquema el documento debe estar organizado en niveles, es decir que el documento se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos puntos existan puntos secundarios, terciarios, etc. Cuanto más extenso sea un documento más interesante es utilizar los esquemas. En un documento corto no es necesario crear un esquema pero un documento largo sin un esquema puede resultar difícil de manejar. Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.

Y este es el mismo documento en vista de esquema.

Conceptos previos Nivel de esquema. El nivel de esquema es una característica de formato que se puede asignar a

un párrafo. De forma similar cuando asigna una alineación a un párrafo, también puede asignar un nivel de esquema. Hay nueve niveles disponibles (Nivel 1 al Nivel 9). La creación de esquemas se basa en los niveles de esquema, es decir, para crear un esquema previamente debe asignar los niveles de esquema en las partes adecuadas del documento. Los niveles de esquema se pueden asignar directamente o por medio de los Estilos de Título.

Estilo de título. Un estilo de título es un formato predefinido que se aplica normalmente a un título. Word tiene nueve estilos de título diferentes: Título 1, Título 2, ... , Título 9. Cada estilo tiene sus propias características de formato (fuente, tamaño de letra, etc.) y también tiene un nivel de esquema definido. El estilo Título 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Título 2 tiene el nivel de esquema 2, y así sucesivamente. De esta forma, al aplicar un estilo de título estará asignando el nivel de esquema correspondiente.

Mapa de documento. Word dispone de otra forma de crear algo similar a un Esquema. Se trata del Mapa del documento que es un esquema más rudimentario creado por Word según unos criterios internos que no pueden modificarse. Si el documento está bien estructurado Word creará un Mapa de documento bastante definido.

21

Tabla de contenidos. Una tabla de contenido también puede tener ciertas similitudes con un esquema. Una tabla de contenidos sería un índice. Una tabla de contenidos es una lista de los puntos de un documento con el número de página donde se encuentra dicho punto. Además tiene la funcionalidad de poder acceder directamente a un punto específico presionando la tecla CTRL y haciendo clic sobre él. También tiene la capacidad de actualizarse de forma automática.

Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie. Introducción En esta unidad se describen algunas de las técnicas que dispone Word para relacionar información en el documento, como los marcadores y las referencias cruzadas, y para hacer aclaraciones con la utilización de las notas al pie y las notas al final. Con estas técnicas nuestros documentos adquirirán un toque más profesional y serán más fáciles de utilizar. Al redactar un documento, ¿Cuántas veces hemos encontrado que al hablar de algo ya explicado anteriormente y se desearía que el lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Por ejemplo, "... como vimos en el gráfico del tema anterior..." un enlace a la página dónde está ese gráfico vendría muy bien. Pero si coloca el número de la página corre el riesgo que, más adelante, modifique el documento y cambie el número de página y no lo rectificamos. Pues bien, esto ya está solucionado de forma automática con las referencias cruzadas.

Conceptos básicos. Marcadores. Un marcador identifica una posición o selección de texto a la que se asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando lee un libro y sobre todo si es un documento técnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el libro para una posterior consulta. Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de manera rápida y sencilla. Además son la base para crear referencias cruzadas en un documento. Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto hasta modificar algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando hace visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen. Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algún elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando hace referencia a algún concepto ya explicado en algún tema anterior suele hacer referencia a ese capítulo, o también puede utilizar las referencias cruzadas para indicar a alguna imagen, tabla o gráfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse automáticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no está en la página 3 sino en la página 4, la referencia se actualiza sola.

En la imagen observa una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. La pista que aparece en la imagen es porque al situar el ratón encima de una referencia cruzada informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accede a la posición donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador

"ratón"). Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para añadir información o dejar constancia de alguna aclaración con respecto al texto desarrollado en la página. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algún autor, en la nota al pie se pondrá quien es el autor de esa cita.

En las imágenes de la izquierda aprecia una palabra que tiene un superíndice con el número 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie

referente al superíndice 1.

22

Las notas al pie pueden ser al pie de página como en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPág. Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la página para aclarar algún punto y la nota al final se suele poner al final de un capítulo o bien al final del documento.

Insertar marcadores. Para crear un marcador se debe seguir los siguientes pasos:

- Posicionarnos donde quiere incluir una marca o también seleccionar el texto.

- Acceder a la pestaña Insertar y seleccione la opción Marcador o presionar Ctrl + Mayús + F5.

Aparece el diálogo que observa en la imagen de la derecha. Aquí escribirá el nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener números. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres. Puede ordenar los marcadores por Nombre o por Posición. Cuando haya escrito el nombre, pulse sobre Agregar. Si desea quitar un marcador debe seleccionarlo y pulsar Eliminar. El botón Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir se dirige a la posición del documento a la que está asociado el marcador.

Para observar los marcadores de nuestro documento Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que active la opción Mostrar marcadores. Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento debemos acceder al botón Office y hacer clic en el botón Opciones de Word. Una vez abierto el cuadro de diálogo deberá seleccionar la categoría Avanzadas, en la lista de opciones de la derecha deberá bajar hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de documento, allí marcará la opción Mostrar marcadores. Cuando pulse Aceptar y se cierre el diálogo Opciones de Word, apreciará en el documento aquellos marcadores que incluyó.

Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la pestaña Inicio, desplegando la opción Buscar y seleccionando Ir a, o presionando Ctrl + I. En la pestaña Ir a debe seleccionar Marcador dentro de la lista Ir a y en la lista despegable puede seleccionar el marcador que desea, posteriormente pulse sobre el botón Ir a.

23

Referencias cruzadas. Lo primero que tendrá que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados del documento. Seguidamente tendría que colocarse en el punto del documento en el que desea insertar la referencia cruzada e ir a la pestaña Insertar y hacer clic en el botón Referencia cruzada. Aparecería el cuadro de diálogo Referencia cruzada, similar al de esta imagen. En el desplegable Tipo elegirá Marcador y en la parte inferior del diálogo aparecerán los marcadores que hayamos creado previamente. Posteriormente seleccione un marcador y haga clic en el botón Insertar.

Puede seleccionar que la referencia cruzada se inserte como un hipervínculo. Pero además de marcadores existen otros tipos de elementos en el documento a los que puede hacer referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los títulos, ilustraciones, tablas, notas al pie, ... En el cuadro despegable Tipo puede seleccionar el tipo de referencia que empleará. El cuadro despegable Referencia a indica que texto va a aparecer en el documento cuando cree la referencia cruzada. Si, por ejemplo, selecciona Texto del marcador, aparecerá el nombre asignado al marcador cuando lo creó.

Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican adaptándose al Tipo seleccionado. Tipo Título. Para hacer referencia a títulos debe crearlos utilizando los Estilos de título predefinidos (Título 1, Título 2, ... Titulo 9). Para crear un título basta seleccionar el texto, acceder a la barra de formato y en estilo escoger el título que corresponda. Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Título son: Texto del título. Texto actual de título. Número de página. Número de página donde se encuentra el marcador del título. Número de título. Muestra el número relativo al título. Número de título (sin contexto). Muestra el número del subtítulo. Número de título (en contexto). Muestra el número del título de cabecera. Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde haya situado la referencia mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posición actual o mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra en una posición anterior. Tipo Marcadores. Puede hacer referencia a marcadores creados previamente de la misma forma que en el punto "Insertar Marcadores". Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son: Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador. Número de página. Inserta la página donde está el marcador. Número de párrafo. Muestra el número del párrafo relativo al marcador. Número de párrafo (sin contexto). Muestra el número de párrafo. Número de párrafo (en contexto). Muestra el número de párrafo. Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde haya situado la referencia mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posición actual o mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra en una posición anterior.

24

Tipo Notas al pie o Notas al final. Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas al final son: Número de nota al pie. Número de nota al pie o número de nota al final. Número de página. Número de página donde se encuentra la nota al pie o la nota al final. Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde haya situado la referencia mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posición actual o mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra en una posición anterior. Número de nota al pie (con formato). Muestra el número del subíndice del número de página con el mismo formato que la indicación de la nota al pie.

Tipos Ecuación, Ilustración y Tabla. Para crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero debe crear la Ecuación, Ilustración o Tabla y luego debe colocar el cursor al lado del elemento e ir al menú Insertar, Referencia, Título... y aparecerá un cuadro de diálogo como el mostrado a la derecha. En primer lugar, en el desplegable Rótulo debe seleccionar entre Ecuación, Ilustración o Tabla. En el campo Título aparecerá, por ejemplo, Ilustración 1, si es la primera ilustración creada, Ilustración 2, si es la segunda, etc. Si quiere cambiarlo debe hacer clic en el botón Nuevo rótulo. Lo que pongamos en el campo Título luego podrá aparecer en la referencia cruzada según el campo Referencia a. Una vez completado este cuadro de diálogo pulse en Aceptar y tendrá un elemento al que asignar la referencia cruzada. Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de diálogo Referencia Cruzada, para los tipos Ecuación, Ilustración y Tabla son: Todo el epígrafe. Muestra todo, el rótulo, el número y el texto de la ilustración. Sólo rótulo y número. Muestra el rótulo y el número. Sólo texto del epígrafe. Únicamente muestra el texto. Número de página. El número de página donde se encuentra la ilustración. Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde haya situado la referencia mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posición actual o mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra en una posición anterior. Tipo Elemento numerado. También se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados (creados utilizando las opciones de Numeración y Viñetas).

Notas al pie y notas al final. Crear una nota al pie. Para crear una nota al pie debe seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota. - Accedemos a la pestaña Referencias. - Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará

automáticamente, pero si configurará las notas deberá abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie.

- Aparece el diálogo como la imagen de la derecha. - Puede seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.

25

- Si selecciona Notas al pie puede elegir entre: o Incluir la nota al final de la página o Debajo de la

selección. - Si selecciona Notas al final puede elegir entre:

o Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.

Además en el diálogo puede seleccionar el formato del número como desea que se muestre el superíndice. Puede incluir una marca personal pulsando en Símbolo... Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie. Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o se reinicia en cada nueva página. Puede intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios después, seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento. Cuando tiene la nota al pie/nota al final creada y se sitúa con el ratón encima, aparece una "pista" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final; y si realiza doble clic sobre el superíndice se dirige a esa nota al pie/nota al final.

Organigramas y diagramas.

Introducción Al igual que en Word puede insertar imágenes, dibujos y otros tipos de elementos gráficos. Un organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un reproductor DVD.

26

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

Organigramas. Crear organigramas. Para insertar un organigrama debemos:

- Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt. - Se abrirá este cuadro de diálogo, seleccione el tipo de diagrama que

quiere insertar y pulse el botón Aceptar.

Se dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros haga clic en su interior y escriba el texto deseado.

Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.

Agregar formas.

Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el triángulo negro de la derecha puede seleccionar el tipo de forma a insertar, dependiendo en qué nivel se ubica puede insertar un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es único, no puede tener compañero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A. Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y viceversa. Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A. Modificar el diseño.

Este botón ayuda a modificar el diseño del organigrama. Puede seleccionar entre diversos diseños que modifican la estructura de colocación de los

recuadros.

- Estándar. Es el diseño que por defecto se crea para los

organigramas.

27

- Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitúan o bien a la izquierda o bien a la derecha.

- Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la izquierda.

- Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la derecha salvo los ayudantes.

- Autodiseño. También puede seleccionar el recuadro que desea y moverlo dentro del recuadro

del organigrama. Cambiar el orden de los elementos.

Permite invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha a izquierda. Utilizando esta función, cambia el aspecto del organigrama.

Cambiar el diseño. Como Word organiza los diagramas en categorías, puede intercambiar el diseño del diagrama por uno de su misma categoría con un clic. Para ello, en la pestaña Diseño haga clic en el desplegable Diseños para ver la lista de posibles cambios: El cambio se efectuará automáticamente. También puede seleccionar la opción Más diseños para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un gráfico SmartArt. Ten en cuenta que al cambiar la categoría del diagrama, la estructura puede que no sea la misma. Lo que se tomará en cuenta a la hora de convertir un diagrama en otro será su estructura en el Panel de texto. El Panel de texto.

Con este botón puede mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro diagrama.

Además de añadir las formas, también puede editarlo utilizando este panel.

28

Para modificar el texto de un elemento puede seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus propiedades desde la pestaña Inicio. Para añadir nuevos elementos sitúese en el lugar adecuado y pulse Enter. Se creará un nuevo elemento, utilice la tecla Tabulador para subordinarlo, o las teclas Shift + Tabulador para moverlo a un nivel superior.

Modificar el aspecto del diagrama

SmartArt ofrece, además de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de diferentes estilos y colores para cada una de ellas.

Para modificar esto se empleará las opciones que se encuentran en la sección Estilos SmartArt:

Puede escoger una combinación de colores preestablecida para el gráfico, para ello, simplemente despliegue el menú Cambiar colores y seleccione el más adecuado. Verá que a medida que va pasando el ratón por cada una de las opciones, el gráfico mostrará la pre visualización de cómo quedaría si aceptase esa opción. Estos colores están clasificados por diferentes categorías, es recomendable que todo los gráficos en el documento sigan la misma línea para conseguir un aspecto homogéneo.

La segunda opción que será útil es la de estilos de gráfico predefinido. Estos no cambian los colores del gráfico, sino que modifican la forma en que se visualizan. Para seleccionar un tipo de visualización despliegue la lista y mientras vaya pasando con el ratón verá la pre visualización en el gráfico. En cualquier momento puede hacer clic en la opción Restablecer gráfico de la pestaña Diseño para devolver el diagrama a su configuración inicial. Todo los cambios de estructura y estilo que haya hecho se descartarán y el gráfico se reiniciará. Esta acción no borra los diferentes elementos que haya introducido, solamente la forma en que se visualizan. Luego nos encontraremos con las opciones de la pestaña Formato.

Desde aquí podrá configurar las opciones de formato del diagrama. Podrá modificar todavía más su aspecto y además decidir cómo interactuará con el resto de elementos del documento.

29

En los casos que haya seleccionado una visualización en 3D podrá seleccionar el modo Editar en 2D para pasar el gráfico temporalmente a 2 dimensiones y trabajar con más comodidad. Cuando haya terminado vuelva a hacer clic sobre ese botón y el gráfico tomará de nuevo la apariencia en tres dimensiones. Los otros tres botones que se encuentran en la sección Formas son:

Mayor. Este botón aumenta el tamaño de la forma en el organigrama. Cuantas más veces lo pulse más grande se hará.

Menor. Disminuye el tamaño de la forma en el organigrama. Cuantas más veces lo pulse más pequeño se hará.

Cambiar forma. Este botón despliega un menú donde podrá cambiar la forma de un elemento cualquiera del diagrama, selecciónelo, desplegar este menú y seleccionar la forma deseada. Podrá escoger entre todas las autoformas disponibles en Word. Más a la derecha encontrará los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar sobre cualquier elemento del gráfico o si está seleccionado en su totalidad sobre el objeto entero. Desde aquí podrá establecer rápidamente el relleno, color, bordes y efectos de nuestros diagramas. Para ello, podrá emplear uno de los estilos preestablecidos por Word desplegando los estilos de forma. Igual que antes cada vez que pase el ratón por cada uno de ellos verá la pre visualización en el diagrama. Este tipo de estilos sólo puede aplicarse sobre los elementos del gráfico, para modificar aspectos relativos al gráfico completo utilizará otra alternativa. Esta segunda opción es utilizar directamente los desplegables de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas. Con estas opciones podrá modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos diferentes a los que Word ofrece en los estilos predefinidos. Observe que en Relleno de forma, además de escoger un color, puede hacer que el fondo sea una imagen, un degradado o una textura. Al seleccionar la opción Sin relleno, el elemento quedará sin ningún tipo de color de relleno, y en el caso tenga algún elemento detrás (texto, imágenes, tablas....) serían visibles a través de él. Desde el desplegable Contornos de forma puede seleccionar el tipo de borde que tendrá nuestro elemento (o el gráfico entero). Además de poder elegir su color también puede modificar su grosor y el tipo de línea (solida, a rayas, punteada...) Observe que hay un desplegable dedicado a las flechas que unen los elementos de nuestro diagrama. Dentro del desplegable Efectos de formas encontrará las opciones para la visualización del diagrama. Al final de los desplegables que forman este menú, encontrará una opción para abrir el siguiente cuadro de diálogo:

30

Desde aquí podrá modificar las características avanzadas del formato del gráfico. Este cuadro de diálogo es accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el gráfico y seleccionando Formato de forma.

El resto de opciones que se encuentran en esta pestaña: Como puede ver, las opciones de la sección Tamaño pueden establecer el alto y ancho del gráfico.

El desplegable Posición permite seleccionar la ubicación exacta del gráfico dentro de la página. Para ello, seleccione el gráfico y despliegue el menú. Haga clic sobre la opción que parezca correcta y el gráfico se situará en esa posición. Existe Más opciones de diseño que abre el cuadro de diálogo Diseño avanzado desde donde podrá colocar el gráfico en la posición exacta que desee.

Desde este cuadro podrá establecer la posición vertical y horizontal del objeto respecto a otros objetos (hoja, párrafos, caracteres, etc...).

Observe que en la opción Horizontal tiene un apartado para establecer la posición en el caso que el destino del documento sea encuadernado (Diseño de libro), por lo que tendrá que tomar en cuenta los márgenes de la paginación. Otra opción que permitirá decidir el comportamiento de su posición en la hoja es

31

el menú desplegable Ajuste del texto. El valor que aquí escoja decidirá cómo se comportará el objeto gráfico con respecto al resto del texto. Los valores a escoger son:

- En línea con el texto: coloca el gráfico a la altura del texto, como si fuese un carácter más. - Cuadrado: separa el resto de elementos de sí creando un cuadrado invisible de bordes amplios. - Estrecho: separa el resto de elementos de sí creando un cuadrado invisible de bordes estrechos,

con esta opción estará más cerca del texto que si utilizase la opción Cuadrado. - Detrás del texto: No ocupa ninguna posición relativa en la hoja, simplemente se limita a estar

en el fondo. - Delante del texto: Igual que la anterior, sólo que en este caso el objeto flota sobre la hoja

tapando lo que queda detrás. - Arriba y abajo: ocupa todo el espacio vertical de donde se encuentre, el resto de objetos o texto

se encontrarán en su parte superior e inferior. - Transparente: el texto y los objetos se adaptan a la forma del gráfico. Por ejemplo, si tiene

forma de triángulo, el texto seguirá hasta que llegue a su borde, en este caso el vacío de texto que se creará tendrá también forma de triángulo.

- Del mismo modo que con la opción anterior, puede escoger Más opciones de diseño para abrir el cuadro de diálogo.

32

33

LECCIÓN No. 1 Inicio del programa Para inicar el uso del programa Excel 2007 y poder realizar las tareas que deseamos hacer. 1. Primero nos ubicamos en el botón Inicio, de la parte inferior izquierda de la pantalla

2. Pulsamos la opción Todos los Programas

3. Y luego buscamos el directorio Microsoft Office, donde seleccionamos Microsoft Excel 2007

4. Ya aparecerá nuestra pantalla de Excel lista para trabajar.

Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas; donde realizaremos nuestro trabajo.

LECCIÓN No. 2 El Botón Office Excel presenta un Botón Office que contiene las funciones principales de abrir, guardar, imprimir y otros. 1. Nos posicionamos en la parte superior izquierda de la pantalla, en el símbolo de Microsoft

2. Para visualizar las opciones que tiene este botón, pulsamos el botón e inmediatamente se abrirá un menú

34

Como puede verse se tienen diferentes funciones, entre las que se utilizan más son:

- Nuevo, para la creación de un nuevo documento - Abrir, para el acceso a un archivo existente de excel - Guardar y Guardar como, que realizan las funciones que su nombre indica - Imprimir, que permite tener una vista preliminar del documento y los controles encargados de

la impresión del documento. A la derecha de este submenú que se despliega donde se encuentran todas estas funciones principales de Excel, se puede ver también que se muestra un listado de los documentos recientes que se han trabajado.

LECCIÓN No. 3 BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ACCESO RÁPIDO Barra de Herramientas Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de formato, vista, diseño, fórmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo. Conozcamos la Barra de Herramientas:

Como podemos ver en ella se encuentran ocho secciones claves para el funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Y si pulsamos cada una de estas pestañitas, podremos visualiza en pantalla las opciones que cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio, veremos todas sus funciones.

35

Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineación e interlineado; formato de números; insertar, eliminar o dar formato de celdas; y otros estilos y aplicaciones rápidas que ayudan a realizar nuestro trabajo. Barra de Acceso Rápido Esta barra la encontramos en la parte izquierda de la pantalla, arriba de la barra de herramientas o abajo; y permite accederr a funciones seleccionadas de una forma rápida. En el ejemplo se encuentra sobre la barra de herramientas.

Como se puede ver, la barra se ha configurado con cuatro botones de acceso rápido (sin necesidad de ingresar a funciones o más viñetas), los cuales son: guardar, deshacer, rehacer y abrir. Si queremos añadir más botones de acceso rápido, podemos hacerlo. Para ello, posicionados en esta barrita, pulsamos el botón derecho del ratón y se abrirá un pequeño menú.

Seleccionamos Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y se abrirá un cuadro de opciones donde podemos elegir que botones deseamos accesar de forma rápida. Por ejemplo, si deseamos agregar el botón Vista preliminar, lo seleccionamos

y luego pulsamos la palabra Agregar ubicada a la derecha de toda esta lista de opciones

ya aparecerá en nuestra configuración de la barra de acceso rápido esta función

LECCIÓN No. 4 LA HOJA DE TRABAJO La hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, de ahí que para nombrar a una celda determinada se haga una combinación de ambos parámetros. En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las columnas están ordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por números.

36

Columnas

Filas

Por ejemplo, A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila

Si nos fijamos la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que muestra la ubicación de la celda. Claro que para trabajar en una determinada celda debemos de ubicarnos en ella con el cursor y ya podremos proceder a escribir en ella. Podemos también identificar en la pantalla principal, una barrita que muestra el cuadro de nombre de la celda y la barra de fórmulas que se encuentra sobre la cuadrícula de trabajo

Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de la celda A4; y la función o fórmula que se encuentra en ella, en este caso no se ha escrito nada, así que se encuentra vacío.

LECCIÓN No. 5 ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO Como hemos mencionado anteriormente para escribir en la hoja de trabajo, nos posicionamos en la celda que lo deseamos hacer. Para ello movemos el curso en dirección a donde queremos escribir, a través de las flechas de movimiento del tablero o bien con el ratón. Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos posicionamos en ella y escribimos: Nombre del Empleado

En la celda D4 escribimos Departamento,

Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamaño de la columna no es suficiente para mostra esta información. Sin embargo podermos ampliar el tamaño, para ello nos posicionamos en el límite entre las dos columnas C y D y nos aparecerá una especie de crucita con la

37

cual podemos incrementar el tamaño. Cuando nos aparece esta especie de cruz, manteniendo el botón izquierdo del ratón presionado comenzamos a mover el ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño deseado de la columna. Si vemos a medida que vamos ampliando la columna aparecerá un recuadro que mostrará la medida del ancho de la columna.

Al tener el ancho deseado soltamos el botón del ratón y dejamos de movernos hacia la derecha. Ya se tendrá la columna con un tamaño suficiente para mostrar la información.

Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamaño de la columna. Repetimos el mismo procedimiento para ampliar; nos ubicamos en el límite entre la columna D y E, pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia la derecha hasta alcanzar el ancho deseado.

LECCIÓN No. 6 CAMBIOS DE TAMAÑO DE FILA Y HOJA DE TRABAJO Ya en la lección anterior al digitar Nombre del Empleado en una columna, tuvo que aumentarse su tamaño para presentar esta información. De igual manera, puede ser realizado con una fila, ya que su ancho también puede variarse y dársele el que se desee. Para ello nos posicionamos en el límite entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente. Por ejemplo, si se quiere ampliar el ancho de la fila 3, nos posicionamos entre la 3 y la 4.

Luego pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila. Si nos fijamos, hay un recuadro que muestra el tamaño (Alto) que se le va dando a la fila.

Finalmente se tendrá la fila del tamaño que se quiere.

También podemos cambiar el tamaño de la visualización de la pantalla de trabajo. Hay personas que les gusta tener una vista amplia de la página, es decir ver más columnas y filas pero en la que la letra se ve

38

más pequeña; y otros usuarios que prefieren tener una panorámica más limitada pero que la letra y números se ven más grande. 1. Nos posicionamos en el botón Vista de la barra de herramientas

2. Buscamos la opción Zoom, que se utiliza para ajustar el tamaño de visualización de la hoja de trabajo

3. Se abrirá un recuadro en el que se selecciona este tamaño, por ejemplo podemos seleccionar el 75%

ya podremos visualizar muchas más filas y columnas en la hoja de trabajo, pero la letra y los números que escribamos se verán más pequeños.

LECCIÓN No. 7 LA HOJA DE TRABAJO La hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas. Ya hemos aprendido a movilizarnos en toda esta cuadrícula, a través del movimiento que le damos a las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda). O también podemos avanzar con mayor rapidez a posicionarnos en una celda específica, moviendo las barras de desplazamiento.

Nos podremos mover hacia abajo al pulsar la de este sentido, o bien hacia la derecha. También hay otras dos flechitas en los contornos de la hoja de trabajo que nos permite movilizarnos.

Nos movemos hacia arriba al pulsar esta flechita

Nos movemos hacia la izquierda al pulsar esta flechita Dependiendo de la configuración que se le da a Excel, al presionar enter en una celda determinada podremos movilizarnos hacia otra. Generalmente se tiene configurado que al dar enter salta a la celda de abajo. Por ejemplo si estamos en la celda A4 y escribimos en ella, al presionar enter, el cursor se ubicará en la celda A5 donde podremos seguir escribiendo. Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o documento, las cuales pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades

39

Si se quiere incrementar una hoja más de trabajo, nos posicionamos en el útlimo botón que aparece en el menú de hojas y se creará una nueva

Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opción de crear una nueva

LECCIÓN No. 8 UNA NOMINA SENCILLA CON EXCEL En esta lección vamos a hacer una nómina sencilla y poner en práctica lo que llevamos aprendido hasta el momento. En este ejemplo utilizaremos una nómina compuesta por 10 empleados para quienes identificaremos el departamento en el que trabajan y el cargo. En las columnas pondremos los atributos: Nombre del Empleado; Departamento; y Cargo. En las filas listaremos los empleados por orden alfabético en sus apellidos. Tomemos como ejemplo la siguiente información.

1. Nos ubicamos en la celda a partir de la cual comenzaremos a hacer nuestra planilla. Para el ejemplo iniciaremos en la celda C2; en esta podremos Nombre del Empleado. En la D2, Departamento y en la E2, Cargo.

Como podemos observar, los atributos no caben en el ancho de la columna. Por tanto, podemos practicar aumentar el tamaño de la columna, como lo hemos aprendido. Recordemos... nos posicionamos en el límite entre las columnas C y D, manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos movemos hacia la derecha hasta darle a la columna C el ancho deseado. Hagamos lo mismo con la columna D, para que nos quede suficiente espacio para escribir la información. 2. Ya una vez ampliadas las columnas podremos comenzar a escribir la información de los empleados

En la imagen anterior podemos ver que se están escribiendo los datos de una de las empleadas, específicamente muestra la escritura de su Cargo, Secretaria. En una lección anterior vimos que en la parte superior de la hoja de trabajo se encuentra una barra de fórmulas, que muestra la información o función que se está escribiendo. Veamos lo que muestra esta barra:

40

, si estamos ubicados en la celda E5 y estamos escribiendo Secretaria 3. Terminamos de listar los empleados, su departamento y el cargo. Veamos como estaría quedando nuestra tabla

LECCIÓN No. 9 CONTINUACIÓN DE LA ELABORACIÓN DE NÓMINA Tenemos nuestra nómina de empleados de la siguiente manera:

Arreglemos un poco nuestra nómina, para presentarla como una tabla. 1. Centremos los atributos principales. Para ello nos posicionamos en la celda que queremos centrar, en este caso la primera celda a centrar sería Nombre del Empleado

2. Buscamos en el botón Incio de la barra de herramientas la opción Centrar de Alineación

3. Repetimos los pasos 1 y 2 para centrar las celdas D2 y E2. 4. Ya tenemos nuestros atributos centrados

5. Para poner la fuente de los atributos marcados en negrita, nos ubicamos en primer lugar en Nombre del Empleado y buscamos la opción Negrita (N) de la sección Fuente del botón Inicio de la barra de herramientas.

41

6. Repetimos el paso 5 para las celdas D2 y E2. 5. Ya tendremos nuestras celdas marcadas en negrita y centradas

LECCIÓN No. 10 DIBUJAR TABLA Ya tenemos nuestra información de la nómina, con los atributos centrados y marcados en negrita. Ahora aprenderemos como dibujar la tabla alrededor de los datos que tenemos. Sombreamos el área en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la información que hemos escrito. Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos sombrear. En este caso la celda C2 y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, comenzamos a mover el ratón para captar toda la información.

En la imagen anterior vemos como poco a poco se va sombreando toda el área deseada. Una vez sombreada la información hasta la celda E12, buscamos un botón ubicado para dibujar bordes en la opción Fuente del botón Inicio de la barra de herramientas.

Botón Inicio:

Opción Dibujar Bordes: Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y veremos cuáles son todas las alternativas que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibujar Todos los bordes.

Ya quedará nuestra nómina en forma de tabla con todos sus bordes debidamente dibujados.

42

LECCIÓN No. 11 INSERTAR FILAS En Excel resulta útil la función de insertar filas y columnas, así por ejemplo si estamos haciendo un presupuesto, una planilla o un informe de ventas; y se nos ha olvidado información importante que necesitamos visualizar a través de una fila o columna, podemos recurrir a la función insertar. Insertar Fila Por ejemplo, si tomamos la pequeña nómina de personal que se ha trabajado en lecciones anteriores, podría darse el caso que se nos haya olvidado ingresar los datos de una empleada más. Como se encuentran listados por orden alfabético, será necesario insertar una fila para poder introducir los datos faltantes. El nombre de la persona es: Carmen Chicas Diaz. Veamos nuestra tabla para visualizar donde tendría que insertarse una fila.

Debería de insertarse la fila entre las dos personas indicadas en la imagen. Sigamos los pasos siguientes para insertar la fila: 1. Nos ubicamos en la fila 5, que es en la que quisiéramos tener un nuevo espacio para escribir los datos restantes.

2. Buscamos la opción Insertar en la barra de herramientas del botón Inicio

3. Seleccionamos Insertar filas de hoja

4. Ya tendremos una nueva fila insertada, en la cual podremos ingresar la información que falta.

5. Escribamos la información:

LECCIÓN No. 12 INSERTAR COLUMNAS Así como insertamos filas, también en Excel puedan insertarse columnas. Si en la planilla que hemos venido trabajando se nos ha olvidado incluir un nuevo parámetro de información sobre los empleados.

43

Siento este la edad, por ejemplo, habrá que incluir una columna para poder ingresar estos datos. Los pasos a seguir para insertar una columna son sencillos: 1. Nos posicionamos en el lugar donde queremos una nueva columna. En este caso, la edad la pondremos al lado derecho del nombre del empleado, es decir la columna D.

2. Buscamos la opción Insertar de la barra de herramientas del botón Inicio

3. Desplegamos el menú y seleccionamos Insertar columnas de hoja

4. En nuestra hoja de trabajo se habrá insertado una nueva columna

5. Escribimos el parámetro Edad y los datos correspondientes a cada empleado Nuestra nómina quedaría de la siguiente forma:

LECCIÓN No. 13 DAR FORMATO A LOS DATOS En esta lección aprenderemos a darle formato a los datos con los que estamos trabajando en Excel. Para cambiar el tipo de fuente 1. Sombreamos el área a la que queremos cambiar formato. Para sombrear recordemos que manteniendo apretado el botón izquierdo del ratón nos movemos de tal forma de ir sombreando los datos que queremos cambiar.

44

2. En este caso cambiaremos el tipo de fuente, así que buscamos esta opción en la barra de herramientas del botón Inicio

3. Desplegamos el menú y seleccionamos el tipo de fuente que deseemos. En este caso Arial Narrow

4. También podemos cambiar el tamaño de la fuente en el número que aparece contiguo. Desplegamos el menú de opciones para seleccionar el nuevo tamaño deseado, por ejemplo en este caso cambiaremos de un tamaño 11 a un 14

5. Ya nuestros datos tendrán el nuevo formato. Veamos un par de ellos en la siguiente imagen

Si también queremos cambiar el color de la fuente: a) Sombreamos los datos a los que se les quiere cambiar el color de fuente. Nos ubicamos en la celda Nombre del Empleado y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos movemos para sombrear Edad, Departamento y Cargo

b) Buscamos en la barra de herramientas del botón de Inicio, Color de fuente

45

c) Desplegamos el menú de opciones y seleccionamos el color deseado. En este caso optaremos por un color Rojo

d) Ya nuestros parámetros estarán marcados con este color. Veamos

LECCIÓN No. 14 ELABORACION DE UN PRESUPUESTO En esta lección vamos a preparar un presupuesto sencillo, con el que trabajaremos en las siguientes lecciones. Vamos a tomar un presupuesto pequeño, en el que solo se establecerán los datos para 5 rubros. Y se mostrará la información para los primeros cuatro meses del año 1. Comenzamos por escribir el nombre de Presupuesto y los 5 rubros o partidas que trabajaremos

2. Escribimos las cantidades presupuestadas en cada uno de los rubros por estos cuatro meses

3. Ahora pongamos en negrita la pálabra Rubro y los meses. Para ello sombreamos estas cinco celdas, que queremos cambiar formato

4. Buscamos la opción negrita de la barra de herramientas y la pulsamos 5. Ya tendremos estas celdas marcadas en color negrito

46

6. Vamos a cambiar el color del fondo. Ahora démosle un toque especial, si nos fijamos el fondo de estas celdas es de color blanco, el cual podemos cambiar. Para ello sombreamos estas celdas, y buscamos en nuestra barra de herramientas el botón Color de relleno, (que es el botón en forma de cubeta)

7. Desplegamos el menú y seleccionamos el color deseado de relleno, en este caso será el verde

8. Ya tendremos nuestras celdas seleccionadas con relleno de color verde

LECCIÓN No. 15 FORMATO DE CELDAS DEL PRESUPUESTO Si observamos nuestro presupuesto, hay cuatro rubros que no pueden leerse completamente en la columna que se encuentran porque el espacio no es suficiente. Veamos cuales son:

, si observamos están cortados cuando introducimos información en la columna a su derecha. Tendríamos dos opciones para que la información se vea: ampliar el ancho de la columna hasta visualizar todo el detalle, que ya hemos visto en una lección anterior; y la otra forma, es ampliar el alto de la fila de tal manera que se muestre la información en forma de párrafo. 1. Nos posicionamos en la celda que queremos aumentar el alto de su fila. Por ejemplo, tomemos primero Papelería y suministros de oficina.

2. Posicionados en esta celda, pulsamos el botón derecho del ratón y se nos desplegará un menú

3. Seleccionamos la opción Formatos de celdas

4. Se abrirá otro menú de opciones

47

y seleccionamos Ajustar texto

5. Además seleccionamos en la misma pantalla de menú la Alineación del texto Vertical, en este ejemplo escogeremos Superior

6. Nuestra celda quedará ajustada al tamaño de la columna, con el alto de la fila requerido para que toda la información sea visualizada

7. Repetimos los pasos anteriores para ajustar las demás celdas cortadas al tamaño de la columna.

LECCIÓN No. 16 FORMATO DE TABLA Y CANTIDADES DEL PRESUPUESTO Ya hemos realizado más cambios a nuestro presupuesto, ahora ya podemos ver toda la información escrita en cada una de las celdas. Formato de Tabla Daremos formato de tabla a nuestro presupuesto, para mejorar su presentación. 1. Sombreamos las celdas que conformarán la tabla.

48

2. Ahora seleccionamos el botón de la barra de herramientas que se utiliza para dibujar los Bordes de las celdas.

3. En las opciones que se desplegan seleccionamos Todos los bordes, esto cuadriculará todas las celdas.

Formato de Cantidades Si nos fijamos en nuestra tabla, las cantidades se encuentran sin separador de miles ni decimales. Pero podemos dar este formato a las celdas. a) Seleccionamos el área a la que queremos dar formato. En este caso las cantidades

b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botón Inicio, la opción para dar el estilo de miles.

c) Ya nuestra tabla quedará con las cantidades en miles con punto decimal y la información visualizada. Veamos nuestro presupuesto:

Combinar Celdas Si observamos el Título es Presupuesto, el cual podemos centrarlo en la presentación del mismo. 1. Sombreamos la celda donde se encuentra la palabra Presupuesto y las demás celdas a continuación, en este caso desde la celda B2 hasta la celda F2. Que son las celdas que queremos combinar para centrar la información.

2. Buscamos y seleccionamos el botón Combinar y centrar la alineación de la barra de herramientas.

49

3. Ahora veamos como quedo finalmente nuestro presupuesto

LECCIÓN No. 17 GUARDAR UN ARCHIVO DE EXCEL Una hoja trabajada en Excel puede guardarse como un archivo, al cual podemos darle el nombre que más convenga. Pasos para guardar un archivo: 1. Una vez hemos terminado nuestro Presupuesto y lo queremos guardar, nos posicionamos en el Botón Office

2. Pulsamos el botón Office y se desplegarán las opciones principales

3. Seleccionamos Guardar como

4. Se nos abrirá la pantalla de controles de Guardar

50

5. Le damos nombre al archivo en el espacio correspondiente

6. Pulsamos el botón Guardar

LECCIÓN No. 18 ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE En Excel podemos tener acceso a un archivo que previamente ha sido guardado. Una hoja de cálculo que hemos realizado anteriormente o alguien realizó. Para ello seguimos los siguientes pasos: 1. Nos posicionamos en el Botón Office

2. Desplegamos el Botón Office y seleccionamos la opción Abrir

3. Aparecerá un nuevo cuadro de controles para acceso a directorios y archivos.

Buscamos el directorio o carpeta donde se encuentra el archivo que se quiere abrir, desplegando la flechita de acceso 4. Una vez encontrada la carpeta o directorio, seleccionamos el archivo que se desea abrir.

5. Pulsamos el botón Abrir

51

LECCIÓN No. 19 SUMA EN EXCEL Excel primordialmente en una gran hoja de cálculo, que es utilizada para realizar diferentes operaciones matemáticas y financieras. Por tanto, como hoja de cálculo comprenden diferentes funciones que poco a poco iremos aprendiendo. OPERACION SUMA EN EXCEL Son dos formas en las que puede realizarse la operación suma en Excel, una utilizada principalmente cuando son rangos numéricos continuos, y la otra en cualquier situación que se desee calcular una suma. Suma Cualquiera: Tomemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. Si por ejemplo quisiéramos sumar lo presupuestado en los cuatro meses para el Rubro Salarios, haríamos lo siguiente: 1. Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la suma de estas cantidades.

2. Para que Excel reconozca una operación cualquiera, es utilizado el signo igual. Este indica que un cálculo numérico se realizará en dicha celda.

3. Veamos también como nuestra barra de fórmulas identifica en esta celda el signo igual.

4. Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y abril, marcaremos estas cuatro celdas. Luego de haber escrito el signo igual con el ratón nos ubicamos en la primera cantidad (correspondiente a enero) la marcamos y escribimos luego el signo más, marcamos la segunda cantidad (posicionándonos nuevamente con el ratón) y escribimos otro signo más, marcamos la tercera cantidad

hasta el momento esta sería la suma 5. Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo más, seguido de la cuarta cantidad.

Veamos también la barra de fórmulas, como va mostrando todo lo que se está realizando en la celda seleccionada:

6. Cuando se haya marcado la última celda a sumar, pulsamos enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma.

52

Importante: recordemos que para marcar cada una de estas cantidades, debemos posicionarnos con el ratón en cada una de las celdas a sumar. Podremos ver como cada una de estas celdas se marca, formándose un borde de color alrededor de ella.

, en este caso el borde de la celda de la cantidad 10,000 es punteado. Señal que está siendo seleccionado.

LECCIÓN No. 20 SUMA DE VARIAS CELDAS Suma de rangos numéricos o suma de varias celdas. Ya vimos una de las formas en las que se suma en Excel, marcando las celdas que se quieren sumar. En esta lección veremos cómo se suman rangos numéricos, principalmente rangos continuos. 1. Nos posesionamos en la celda donde queremos presentar la suma de varias cantidades.

2. Buscamos y seleccionamos la función Autosuma de la barra de herramientas del botón Inicio.

3. Una vez pulsada la función Autosuma, sombreamos el rango que se desea sumar. Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos vamos moviendo hacia la izquierda hasta marcar todas las celdas a sumar

Si vemos la imagen, podremos ver cual es el rango de datos que está sumando, desde la celda C5 hasta la celda F5. También podemos ver nuestra barra de fórmulas, y mostrará la operación de la celda.

4. Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma.

Así podemos ir totalizando para cada rubro, aplicando los pasos anteriores. También si queremos saber cuánto es lo que tenemos que presupuestar para estos cuatro meses, considerando los cinco rubros lo podemos hacer. a) Nos posicionamos en la celda que queremos el resultado

53

b) Buscamos y seleccionamos la opción Autosuma de la barra de herramientas.

c) Sombreamos el área que queremos totalizar o sumar

Veamos la barra de fórmulas:

d) Pulsamos Enter al teclado luego de haber sombreado el área. Ya tendremos la cantidad totalizada

LECCIÓN No. 21 OPERACIONES MATEMATICAS Ya vimos como se suma un rango de datos en Excel, o cantidades específicas ubicadas en celdas determinadas. También en Excel podemos hacer las operaciones matemáticas básicas: sumar, restar, multiplicar y dividir. Y así como lo es en cálculo, deben de cuidarse las reglas o leyes de cada una de estas operaciones. Sumar 1) Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma

2) Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar operaciones

3) Y comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar.

54

Veamos la barra de fórmulas, que rastrea la información en la celda

4) Pulsamos Enter en el teclado, y ya estará totalizada nuestra suma

Vemos como la celda contiene la suma total, y la barra de fórmulas muestra en detalle cada uno de los pasos. Multiplicación a) Nos posicionamos en la celda donde queremos hacer la operación

b) Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar

Recordemos que el símbolo de multiplicar es el asterisco (*) Veamos la barra de fórmulas

c) Pulsamos Enter en el teclado y la operación estará realizada

Dividir 1) En la celda donde realizaremos la operación escribimos igual (=), y las cifras a dividir

La barra de fórmulas rastrea las operaciones en la celda

2) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nuestro resultado

55

Recordemos que si queremos hacer operaciones combinadas, las leyes de cálculo deberán cumplirse siempre en Excel. Por ejemplo si se desea realizar la siguiente operación: 4*5*(20/4). Tenemos primero que realizar la operación entre paréntesis para luego terminar con el resto de las operaciones. Al final tendríamos: 4*5*5 Elevar a una Potencia Para elevar a una potencia seguimos los pasos de igual manera que en el resto de las operaciones presentadas ahora, recordando que el símbolo para elevar a una potencia es "^". Por ejemplo si queremos elevar 3 a una potencia de 4, se hará lo siguiente: = 3^4, lo que dará un resultado es 81.

LECCIÓN No. 22 LISTAR DATOS Excel presenta una función importante que facilita manejar y trabajar cuando tenemos muchos datos, que podemos repetir en otra celda. Esta es la función de generación de lista. A medida que escribimos datos, Excel va generando una lista a la cual se puede acceder y seleccionar en cualquier momento. Veamos un ejemplo. 1) Hagamos una lista de nombres cualquiera hacia abajo

2) Nos ubicamos en la celda donde queremos colocar otro nombre

3) Pulsamos el botón derecho del ratón y se desplegará un menú de opciones

4) Seleccionamos la opción Elegir de la lista desplegable

56

5) Y se despliega la lista de nombres que ya se han introducido

6) Seleccionamos el nombre María

Al crear esta lista de datos Excel, cuando escribimos en una celda una palabra que tiene las primeras letras iguales a una palabra de la lista. Automáticamente aparecerá la palabra ya listada sombreada, para seleccionarla o bien escribir otra nueva. Por ejemplo, si estamos en una celda y queremos escribir el nombre Marta. Como ya hemos escrito el nombre María, que tiene las tres primeras letras iguales, automáticamente aparecerá este nombre sombreado.

Pero como no es este nombre el que queremos escribir, terminamos de digitar Marta.

Si fuera María el nombre a digitar, y ya es un datos listado. Cuando aparezca el nombre sombreado, damos Enter en el teclado y no necesitaremos terminar de digitar todas las letras.

LECCIÓN No. 23 FUNCIONES EN EXCEL Excel presenta muchas funciones pre-establecidas que son de utilidad no solo para el cálculo sencillo de operaciones matemáticas, sino también para operaciones estadísticas y financieras, entre otras. Ya hemos visto una de las funciones, que es la Suma. En sus diferentes opciones: - listando los datos: = 4+5+6+7 - marcando las celdas: = A2+B2+C2+D2

- utilizando la función Autosuma: Excel presenta otras funciones, veamos donde accedemos: 1) Pulsamos el botón Fórmulas de la barra de herramientas

2) Visualicemos donde se encuentran todas estas funciones

57

3) Si por ejemplo necesitamos utilizar una función de matemáticas y trigonométricas, desplegamos las opciones

Tomemos el presupuesto que hemos trabajado en lecciones anteriores:

Si queremos saber cuál es la cantidad presupuestada promedio mensual por rubro, hacemos lo siguiente: 1) Nos ubicamos en la celda que queremos el resultado

2) Escribimos la función Promedio y sombreamos el área de cálculo

3) Veamos la barra de fórmulas, que rastrea lo que se estamos realizando

4) Pulsamos Enter y el resultado es el siguiente:

58

LECCIÓN No. 24 UTILIZAR O INSERTAR FUNCIONES Aprendamos en esta lección como insertar una función de las pre-establecidas en Excel. El primer caso que tomaremos como ejemplo será la función Contar, útil cuando son muchas las celdas y necesitamos saber el número de elementos que tenemos en un listado o en una tabla. Tenemos dos formas de hacerlo: la primera es buscando esta opción entre algunas selectas que tiene el ícono Insertar Funciones de la barra de herramientas, y la otra es desplegando el tipo de funciones que contiene esta en específico. Veamos con detenimiento cuales son estas dos formas. Primera forma Trabajaremos con el siguiente ejemplo de serie de números

1) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y pulsamos el ícono Insertar función de la barra de herramientas.

2) Se desplegarán algunas opciones que se encuentran cargadas y son de fácil acceso (no significa que solo sean estas las que posee Excel)

Si vemos la imagen anterior, se presentan las Funciones Usadas recientemente. Sin embargo, podríamos seleccionar otra categoría. Sino también podemos escribir lo que queremos hacer en el espacio Buscar una función, de esta forma Excel automáticamente busca la función que se adapte a la necesidad. 3) Seleccionamos la función Contar.

4) Se abrirá el cuadro de controles de esta función Contar

59

5) Sombreamos las celdas que deseamos contar, es decir el rango A2 a E2

6) Pulsamos Enter en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado.

Ciertamente son cinco elementos los que se tienen listados. En esta lista es muy fácil contar los elementos, sin embargo la función Contar es muy útil cuando son muchas las celdas en un cuadro y necesitamos saber con exactitud el número de elementos. Segunda Forma 1) Buscamos el ícono que contiene esta función Contar, de las opciones que se tienen en el inventario de funciones de la barra de herramientas

2) Seleccionamos la función Contar del paquete de funciones Estadísticas.

3) Y nuevamente aparecerá el cuadro de controles de la función Contar. De ahí para adelante realizamos el mismo procedimiento: Sombreamos el área que queremos contar y pulsamos Enter. El segundo caso de ejemplo, es la función Mínimo. Utilizada cuando necesitamos saber de un conjunto de elementos numéricos, cual es el valor mínimo. a) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y buscamos en el inventario la función Mínimo dentro del paquete de funciones Estadísticas

60

b) Seleccionamos la función MIN, de mínimo

c) Se abrirá nuestro cuadro de controles de esta función y sombreamos el área de la que queremos saber el valor mínimo

d) Pulsamos Enter en el teclado para conocer el resultado

Ciertamente el número cuatro es el valor mínimo de la serie de cinco números que tenemos

LECCIÓN No. 25 CREAR SERIES Excel al ser utilizado como una hoja de cálculo, su mecanismo es lógico y ordenado. Por lo que facilita la creación de series alfanuméricas lógicas. Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del año escribiendo solamente los dos primeros (enero y febrero). Veamos cómo se hace: 1) Escribimos en primer lugar los dos primeros meses de la serie

b) Sombreamos estos dos meses y manteniendo ambas celdas, pulsamos el botón izquierdo del ratón y nos movemos hacia la derecha hasta crear el mes de mayo

c) Soltamos el ratón y ya estarán nuestros meses creados: marzo, abril y mayo

De igual manera, con solo escribir ene y feb, también podemos crear una serie de datos: a) Sombreamos ene y feb

61

b) Manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, nos movemos hacia la derecha hasta poder crear el mes de mayo, representado por may

c) Soltamos el ratón y ya se encontraran el resto de datos creados hasta may

Series Numéricas 1) Seleccionamos los dos primeros números de la serie

2) Manteniendo el botón izquierdo del ratón nos movemos hacia la derecha hasta crear el número deseado de la serie

3) Soltamos el ratón y ya se encontrarán los números: 3, 4 y 5 creados como parte de esta pequeña serie

LECCIÓN No. 26 NOMBRE DE RANGOS. DAR NOMBRE A UN GRUPO DE DATOS Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy útil a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos. Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de nombrar a las celdas. Nombrar Rangos Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre de cuatro productos

1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero

62

2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de fórmulas, escribimos el nombre que pondremos al rango. Escribimos Febrero.

3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos Hagamos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Martillos y Clavos a) Sombreamos todos los datos relacionados a Martillos

b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamos Enter en el teclado

Para los Clavos: 1) Sombreamos datos de ventas de los clavos

2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter en el teclado

Otra forma de realizar esta función de una manera más fácil, es a partir de la barra de herramientas. Nos ubicamos en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas

Seleccionamos el ícono Asignar nombre a un rango

Se abrirá un cuadro de controles donde nombramos el Rango y establecemos el conjunto de datos que lo formarán

63

Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del rango, esto lo realizamos sombreando en la hoja de trabajo las celdas correspondientes

Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango

LECCIÓN No. 27 FUNCIONES DE RANGOS. OPERACIONES CON GRUPOS DE CELDAS En la lección anterior aprendimos como nombrar los rangos de datos, en esta revisaremos como se realizan las funciones entre los rangos de una forma fácil una vez han sido creados. Caso 1. Total de Ventas en Febrero 1) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado de la suma total de ventas de Febrero. 2) Escribimos en la celda el signo igual (=) para dar inicio a la operación, seguidamente de la pálabra Suma y el nombre del rango Febrero

3) Pulsamos Enter en el teclado y ya encontraremos el total de la suma de febrero, sin necesidad de haber sombreado cada una de las celdas nuevamente

Caso 2. Ventas Totales Semestrales de Martillos y Clavos a) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado b) Escribimos el signo igual (=) que muestra operación en la celda, seguido de la palabra Suma y escribimos dentro de los paréntesis, las palabras Martillos y Clavos separados por un punto y coma.

Notemos que las palabras Clavos y Martillos, se encuentran colocados como el rango de datos o celdas a sumar a partir de la fórmula común: =Suma(nombre1;nombre2) c) Damos Enter en el teclado y ya estará calculado el total de la suma de Clavos y Martillos, sin necesidad de haber sombreado las celdas o escribir las cifras

Como vemos ya una vez creado los rangos de datos y nombrados, resulta fácil insertar funciones sin necesidad de realizar una selección de celdas. Además que puede ser realizada en cualquier parte de la hoja de trabajo, lo único que debemos recordar es como nombramos nuestro rango.

64

LECCIÓN No. 28 COPIAR Y PEGAR Estas dos funciones generalmente son utilizadas conjuntamente, y facilitan el trabajo de digitación cuando son datos a repetirse. Hay dos formas de acceder a la función copiar: Desde la barra de herramientas 1) Sombreamos los datos que deseamos copiar

2) Buscamos en la barra de herramientas la función Copiar

3) Las celdas sombreadas para ser copiadas aparecerán punteadas como muestra de que han sido seleccionadas

4) Nos ubicamos en la celda donde a partir de ella se copiaran los datos previamente seleccionados y pulsamos Enter en el teclado

Botón derecho del ratón a) Sombreamos los datos que deseamos copiar

b) Pulsamos el botón derecho del ratón y aparecerá un menú de opciones

c) Seleccionamos la opción Copiar

65

d) Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos copiar los datos y pulsamos Enter en el teclado

Para pegar valores previamente seleccionados con copiar: 1) Sombreamos los datos 2) Seleccionamos copiar 3) Nos ubicamos donde queremos pegar los datos 4) Seleccionamos la función Pegar de la barra de herramientas

5) Y ya estarán pegados los valores que hemos seleccionado. Por ejemplo si quisiéramos pegar los datos dos veces, tendríamos que volver a pulsar pegar en la nueva ubicación donde deseamos los datos. Y nos quedarían tres filas de datos: una con los originales y dos con los que hemos pegado. Muy importante: Luego de haber pegado los datos por última vez, presionar Esc (escape) del teclado, para borrar la selección de datos.

LECCIÓN No. 29 COPIAR DATOS Y FÓRMULAS En Excel también pueden copiarse los datos de otra forma, en la que no solamente copiamos los datos sino también el formato, fórmula y lo que estuviera ligado a la celda a copiar. Para Copiar datos en bloques realizamos lo siguiente: 1) Por ejemplo si deseamos copiar un par de palabras, dos veces más. Primero sombreamos las palabras

2) Manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, ponemos el curso en la esquina inferior derecha de las dos palabras y arrastramos el ratón hacia la derecha

3) Una vez sombreada el área donde queremos copiar nuestros datos, soltamos el ratón y aparecerán los datos que hemos copiado

66

Si quisiéramos copiar el bloque de estas dos palabras hacia abajo, realizamos los mismos pasos: a) Sombreamos las palabras b) Manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, ponemos el cursor en la esquina inferior derecha de las dos palabras y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos copiar

c) Soltamos el ratón y aparecerán los datos que hemos copiado

Copiar Fórmulas Tenemos dos columnas de números, y deseamos tener en la tercera columna la multiplicación de las dos cifras de las columnas contiguas. En vez de realizar la multiplicación las veces que sea requerido, podemos copiar a partir de la fórmula escrita una sola vez. Para copiar fórmulas seguimos los siguientes pasos: 1) Nos ubicamos en la celda donde queremos el resultado de la multiplicación 2) Escribimos la fórmula de las cifras que queremos multiplicar

3) Una vez tenemos el resultado ubicado en la columna C2 para este ejemplo. Con el cursor nos ubicamos en la parte inferior derecha de la celda que vamos a copiar y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos calcular la multiplicación

, ya tenemos los resultados de la multiplicación 4) Si por ejemplo nos ubicamos en la celda C4, podemos ver que se encuentra la fórmula que se ha copiado

y el resultado es:

LECCIÓN No. 30 OTROS EJEMPLOS DE COPIAR FÓRMULAS Ahora deseamos multiplicar las cifras de la columna A con la columna B y el resultado sumarlo con la columna C: 1) Escribimos la operación total que realizaremos en la columna D

67

2) Una vez teniendo el resultado, para copiar la fórmula, con el cursor en la parte inferior derecha de la celda comenzamos a arrastrar el ratón hacia abajo hasta donde deseamos tener la operación

3) Soltamos el ratón y tendremos los valores ya calculados.

Si deseamos comprobar que nuestra fórmula ha sido copiada nos ubicamos en una de estas celdas y visualizamos la barra de fórmulas

Si vemos en el ejemplo estamos copiando una fórmula que realiza una operación con las cifras de las columnas y filas correspondientes a donde nos ubicamos. Pero si por ejemplo, deseáramos multiplicar columna A por la columna B y a este resultado sumarle el valor de la celda C2, es decir el número 4. Deberíamos de poner fija esta celda en la operación. a) Escribimos la operación en la primera celda donde queremos el resultado, y para fijar la ceda C2, utilizamos el signo de $ para fijar cada uno de los atributos. Es decir para fijar columna y fila. la fórmula la escribiríamos: = (A2*B2)+$C$2

b) Luego arrastramos la fórmula hacia abajo, hasta donde queremos la operación

c) Soltamos el ratón y tendremos los resultados de la operación. Manteniendo fija la cifra de la celda C2.

c) Si nos ubicamos en una de las celdas, por ejemplo D4, veremos la fórmula que está detrás

donde efectivamente la celda C2 es fija.

68

LECCIÓN No. 31 MOVER DATOS Para mover datos de un lugar hacia otro, en Excel como en otras aplicaciones, se toma como que si se fuera a cortar la información para pegarse en otro lado. Es por ello que utilizamos ambas funciones, Cortar y Pegar Si tenemos las siguientes palabras

Deseamos mover las palabras Seguro e Interés, hacia la columna C, manteniendo las filas 2 y 3 para los datos 1) Sombreamos ambas palabras

2) Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas la función Cortar (representado por una tejerita)

3) Nos ubicamos en las celdas donde queremos ahora los datos y pulsamos la función Pegar de la barra de herramientas

4) Ya aparecerán los datos movidos desde la columna A hasta la columna C

Otra forma de cortar y pegar: a) Una vez sombreados los datos que queremos mover, pulsamos el botón derecho del ratón y seleccionamos del menú que se desplegará la función Cortar

b) Nos ubicamos en la celda hasta donde queremos mover los datos cortados, y pulsamos el botón derecho del ratón. Seleccionando la función Pegar

69

c) Ya tendremos nuestros datos cortados y pegados en otro lugar

LECCIÓN No. 32 GRÁFICOS EN EXCEL Excel 2007 presenta una herramienta útil a la hora de realizar gráficos para mejorar la presentación de la información. Demos un vistazo a la barra de herramientas, para conocer como accedemos a la función de elaboración de gráficos. La opción de Gráficos se encuentra en la pestaña correspondiente a Insertar, de la barra de herramientas

Y presenta una amplia ganma de gráficos por realizar, de acuerdo a la siguiente imagen:

1) Sombreamos los datos que deseamos graficar

2) Seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos Columna

3) Pulsamos y se abrirán las opciones correspondientes al tipo de gráfico Columna. Seleccionamos el gráfico específico que deseamos

4) Ya estará creado en nuestra hoja de trabajo, el gráfico de la información que hemos seleccionado

70

Como vemos es un gráfico en el que se presentan los meses en el eje de las abscisas y en el eje de las ordenadas se presentan las ventas en valores monetarios. Las columnas representan los dos productos de interés. Hasta acá hemos creado un gráfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentación, colocándole un título y nombre a los ejes coordenados. Excel una vez habiendo creado un gráfico, abre en la barra de herramientas tres pestañas que comprenden las funciones específicas para edición y formato de un gráfico. Veamos cuales son estas tres nuevas pestañas, se denomina Herramientas de gráficos.

Escribanos el título del gráfico. a) Buscamos en la barra de herramientas de gráficos, la sección correspondiente a Etiquetas.

b) Seleccionamos y pulsamos Título de gráfico

c) En el gráfico de la hoja de trabajo aparecerá un rectángulo denominado Título del gráfico, donde escribiremos el nombre

d) Escribamos el Título del gráfico, siendo para el ejemplo Ventas

71

LECCIÓN No. 33 MÁS SOBRE GRÁFICOS EN EXCEL Hemos creado en la lección anterior un gráfico de columnas de la información de las ventas de martillos y clavos en los meses de enero a abril. Aprendimos como también escribir el título del gráfico. En esta lección aprenderemos unas cosas más. Nombre de los ejes. 1) Nos posicionamos sobre el gráfico y seleccionamos de la barra de herramientas de gráfico Rótulos del eje

2) Se desplegarán las opciones. Primero seleccionamos Título del eje horizontal primario, y luego donde queremos visualizar el título del eje, para este caso Título bajo el eje

3) Aparecerá en el gráfico un rectángulo que muestra la lectura Título del eje

4) Escribamos en el rectángulo el nombre del eje, que en este caso representa los Meses

5) Luego pulsamos nuevamente Rótulos del eje y seleccionamos Título de eje vertical primario, específicamente Título girado en este caso

6) En el gráfico aparecerá un rectángulo en el eje de las ordenadas que dirá Título del eje.

7) Escribiremos en este rectángulo el signo de dólar "$", que es lo que está representando el eje

72

8) Veamos como ha quedado nuestro gráfico.

Para modificar el tipo de gráfico, nos posicionamos sobre él y buscamos en la barra de herramientas de gráfico el ícono Cambiar tipo de gráfico.

Seleccionamos el nuevo tipo de gráfico, en este caso cambiaremos a uno de Línea

Ya se habrá cambiado en nuestra hoja de trabajo el gráfico

LECCIÓN No. 34 ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS Excel también presenta funciones que facilitan la opción de borrar o eliminar celdas, filas y columnas. Si deseamos eliminar una fila completa de nuestra hoja de trabajo, podemos realizarlo de dos formas. Primera forma 1) Nos ubicamos en una de las celdas que pertenecen a la fila que deseamos eliminar. Por ejemplo si queremos borrar la fila 10, nos posicionamos en la celda A10

73

2) Buscamos en la barra de herramientas el botón Eliminar

3) Se abrirá un menú desplegable de las opciones que podemos eliminar: celdas, filas, columnas, hoja

4) En este caso del ejemplo seleccionamos Eliminar filas de hoja y ya se habrá borrado de nuestra hoja de trabajo el contenido de la fila 10

Segunda Forma a) Seleccionamos de una sola vez toda la fila. Cómo hacemos esto? nos posicionamos con el ratón sobre el número de la fila y pulsamos el botón derecho del ratón.

Si nos fijamos toda la fila 10 en el ejemplo ha sido seleccionada, no solo una celda en particular. b) Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas el botón Eliminar

Ya habrá sido borrada la fila 10 de la hoja de trabajo. Para borrar las columnas, seguimos el mismo procedimiento en cualquiera de las dos formas. Sin embargo tengamos presente que para seleccionar que eliminaremos escogeremos la opción Eliminar columnas de hoja.

74

LECCIÓN No. 35 AÑADIR DIBUJOS EN LA HOJA DE TRABAJO En ocasiones es necesario desde la hoja de Excel que estamos trabajando, no solamente realizar operaciones sino también trabajar con dibujos y formas predeterminadas. Excel presenta la facilidad de insertar formas o dibujos pre-diseñados o determinados y que contiene en su galería. La función para incluir dibujos o formas se encuentra en el botón Insertar de la barra de herramientas

Siendo el ícono correspondiente

Por ejemplo si deseamos insertar una línea con punta de lanza. a) Seleccionamos del botón Formas, la opción de línea con punta de flecha

b) Dibujamos en la hoja de trabajo nuestra línea con punta de lanza

c) Si observamos la barra de herramientas, se abre una nueva pestaña denominada Herramientas de dibujo, útil si queremos cambiar el formato y estilo de la forma que hemos creado

d) Por ejemplo, la siguiente imagen presenta las opciones para cambiar el estilo de la forma de la figura que hemos creado. En este caso la línea con punta de lanza

De igual manera, podemos crear una flecha con la punta hacia la derecha, en forma de bloque. 1) Para ello pulsamos el ícono Formas de la barra de herramientas

2) Seleccionamos la flecha de bloque con la punta hacia la derecha (que es la que deseamos dibujar)

75

3) Dibujamos la flecha del tamaño que deseamos en la hoja de trabajo

4) Podemos acceder nuevamente a la pestaña que se abre con la creación de la forma Herramientas de dibujo; y podemos cambiar su formato y estilo.

LECCIÓN No. 36 CREAR ORGANIGRAMAS Desde Excel podemos crear organigramas sin salir de esta aplicación. Para ello llevamos a cabo el siguiente proceso: 1) Nos ubicamos en la pestaña Insertar de la barra de herramientas

2) Buscamos el ícono SmartArt

3) Una vez pulsado el botón SmartArt, se despliega un menú de opciones de todas las formas que acá se encuentran

4) Seleccionamos Jerarquía que corresponde a la elaboración de organigramas

5) Luego seleccionamos el tipo de gráfico de jerarquía que queremos

76

6) Ya una vez seleccionado, se habrá creado en la hoja de trabajo el tipo de organigrama que hemos escogido

7) Para cambiar el formato de la letra, y seleccionar una mucho más pequeña que la que presenta la plantilla. Seleccionamos cambiar tamaño de fuente de la barra de herramientas

8) Escribimos el organigrama que deseamos presentar, en el caso del ejemplo es uno sencillo que muestra los niveles más importantes

LECCIÓN No. 37 MODIFICAR ORGANIGRAMAS Podemos modificar el organigrama que ya hemos aprendido a crear en la lección anterior. Por ejemplo si queremos aumentar un cuadro más que depende del gerente general, realizamos lo siguiente: 1) Nos ubicamos en el rectángulo de la posición de Gerente General y pulsamos el botón derecho del ratón, para desplegar el menú de opciones

77

2) Seleccionamos Agregar forma, seguido de la alternativa Agregar forma debajo, pues es el nivel que deseamos crear

3) Se habrá creado en nuestro organigrama un rectángulo más bajo el Gerente General

4) Escribimos la nueva posición, Gerente de Compras

Si deseamos incrementar un nivel más, indicando los vendedores que dependen del Gerente de Ventas, seguimos los pasos a continuación: a) Nos ubicamos en la casilla Gerente de ventas y apretamos el botón derecho del ratón para desplegar el menú de opciones

78

b) Seleccionamos Agregar forma, y más concretamente Agregar forma debajo

c) Se habrá creado en el Organigrama de nuestra hoja de trabajo un rectángulo más, donde podremos escribir los datos deseados

d) Como son tres vendedores los que dependen del Gerente de Ventas, escribimos esta información y ya tendremos nuestro Organigrama ya modificado

LECCIÓN No. 38 ORTOGRAFIA Excel permite realizar una revisión ortográfica del contenido de nuestra hoja de trabajo. Para ello seguimos los siguientes pasos: 1) Accedemos en primer lugar a la pestaña Revisar de la barra de herramientas

2) Seleccionamos el ícono Ortografía de la barra de herramientas

3) Se abrirá un cuadro de controles que va mostrando el proceso de la revisión de la Ortografía. Por ejemplo el de la imagen siguiente indica que la palabra "papelería" no está en el diccionario y da sugerencias de su escritura: Papelería, Papelera, Papelerita, Papelerío

79

4) La forma correcta de escribir esta palabra de acuerdo a lo que deseamos expresar, es Papelería, por lo que la seleccionamos y pulsamos Cambiar del cuadro de controles

5) Al finalizar la revisión ortográfica, aparecerá en nuestra hoja de trabajo el siguiente recuadro:

Al cual deberemos de dar Aceptar para continuar trabajando en la hoja

LECCIÓN No. 39 IMPRIMIR Sigamos los siguientes pasos para imprimir el trabajo que hemos realizado. 1) Buscamos y pulsamos el Botón Office

2) Se desplegará un menú de las opciones principales de Excel y seleccionamos Imprimir

3) Habiendo seleccionado Imprimir, aparecerán tres opciones más, seleccionamos nuevamente Imprimir

80

4) Se abrirá nuestro cuadro de controles de la función. Recordatorio: debemos de tener un impresor pre instalado en la computadora para poder imprimir lo que deseamos

5) Para poder visualizar la zona que vamos a imprimir, pulsamos Vista previa

6) Se abrirá una nueva sección y pestaña que se llama Vista preliminar, que posee funciones específicas. Como lo es Zoom, utilizado para aumentar la vista sobre las hojas de trabajo y configuración de la página

En la hoja de trabajo que aparece en esta sección, podremos visualizar la hoja completa del presupuesto que hemos preparado.

7) Cerramos Vista previa y en el cuadro de controles, pulsamos Aceptar. Ya estará en marcha nuestro documento a imprimir

81

LECCIÓN No. 40 AYUDA DE EXCEL Excel a pesar de ser una aplicación muy amigable para trabajar con ella, pueden darse situaciones en las que es necesaria una ayuda para la realización de algunas funciones. El acceso a la Ayuda de Excel la realizamos por medio de un ícono con signo de interrogación que encontramos en nuestra barra de herramientas, generalmente en la esquina derecha.

Una vez pulsando este botón de Ayuda, se despliega el cuadro de controles

Acá podremos encontrar el detalle de la información de la cual necesitamos una manito de esta útil herramienta. Por ejemplo, si pulsamos Obtener ayuda

Se abrirá una cuadro de controles que tiene un orden por categorías sobre lo que nos interesa revisar. Además otros temas de importancia, como lo es una Guía de referencia de comandos de Excel 2003 a Excel 2007

82

83

LECCIÓN No. 1 ABRIR EL PROGRAMA Como primer paso para comenzar a trabajar, es abrir el programa de PowerPoint, el cual se encuentra en el directorio de Programas dentro de la carpeta Microsoft Office. De tal forma que para abrirlo, se procedería como se muestra en las imágenes siguientes: 1. Pulsamos en la esquina inferior izquierda "Inicio" y seleccionamos "Programas"

2. Buscamos la carpeta denominada "Microsoft Office" y seleccionamos "Microsoft Office PowerPoint 2007"

Una vez se selecciona Microsoft Office PowerPoint 2007, se abrirá inmediatamente el programa, presentándonos la pantalla siguiente:

84

LECCIÓN No. 2 EXPLORACIÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS Una vez abierto el Programa, se encontrará la barra de herramientas con sus diferentes opciones. 1. Botón de la barra de herramientas: Inicio.

En este botón se encuentran las funciones asociadas con: copiar, pegar, cortar y copiar formato; agregar o eliminar diapositiva y su diseño; aplicar formato de la fuente y de párrafos; dibujar formas y organizarlas; buscar, reemplazar y seleccionar texto u objetos. 2. Botón de la barra de herramientas: Insertar.

En este botón se encuentran las funciones asociadas con: insertar o dibujar tablas; insertar imágenes, formas y gráficos prediseñados; vínculos con páginas web, imágenes, direccione de correo electrónico o programas; insertar cuadros de texto, encabezado y pie de página, fecha y hora, numeración de diapositiva, símbolo u objetos; funciones multimedia con las que se pueden insertar imágenes prediseñadas con animación y sonido o música. 3. Botón de la barra de herramientas: Diseño.

En este botón se encuentran las funciones de configuración de páginas y orientación de diapositivas; diseño de temas con el que se puede cambiar formato, colores, fuente y efectos; y, selección de estilos de fondo de diapositiva. 4. Botón de barra de herramientas: Animaciones.

En este botón se encuentran las funciones con las que se crean y personalizan las animaciones de las diapositivas, y los efectos con los que se da la transición a una determinada diapositiva. 5. Botón de barra de herramientas: Presentación de Diapositivas

Acá se encuentran las funciones asociadas con la configuración y personalización de las presentaciones.

85

6. Botón de barra de herramientas: Revisar

Con las funciones de esta barra se puede revisar ortografía, incluir referencias, traducir, sugerir sinónimos, insertar comentarios y proteger la presentación restringiendo su modo de acceso. 7. Botón de barra de herramientas: Vista

Con esta barra se manejan los diferentes tipos de vista de la presentación o diapositiva, la regla o cuadrícula, se controla el zoom para acercar o alejar el documento, se puede mostrar a color o escala de grises la presentación, organizar y moverse entre las ventanas utilizadas, y manejo de los macros.

LECCIÓN No. 3 BARRA DE ACCESO RÁPIDO Y BOTÓN OFFICE PowerPoint 2007 presenta una barra de acceso rápido y el botón Office, en los cuales se encuentran los comandos importantes que permiten desde abrir y crear un nuevo documento, hasta imprimirlo. La barra de acceso rápido de PowerPoint permite tener acceso a funciones consideradas claves por el usuario, sin tener que abrir el menú de la barra de herramientas donde se encuentre. Esta barra como su nombre lo indica permite el acceso rápido a estas funciones y puede personalizarse de acuerdo al gusto del usuario.

Por ejemplo en la barra de acceso rápido mostrada en la figura anterior, se han colocado cuatro funciones: guardar, deshacer, repetir y abrir. Si se posiciona en la flechita del extremo derecho, se abrirá el menú para poder personalizar esta barra de acceso rápido como el usuario guste. Por otra parte, en la parte superior izquierda de la pantalla se encuentra el botón Office, al ubicarse sobre él se abrirá el menú principal.

86

Como puede verse al posicionarse en este botón se crea un nuevo documento, se abre uno existente, se guarda un archivo, se prepara el documento para su distribución y envío a otras personas, así como la opción de cerrar el documento que se encuentre trabajando en el momento de dar la orden.

LECCIÓN No. 4 CREAR UNA PRESENTACIÓN NUEVA En primer lugar para iniciar una nueva presentación con PowerPoint 2007, se posiciona en el Botón de Office y se hace clic en la opción Nuevo. Inmediatamente se abrirá el menú correspondiente, el cual muestra las diferentes alternativas de plantilla para basar una presentación nueva, entre las cuales se encuentra:

- Plantilla en presentación en blanco, que es la más básica; - Una serie de plantillas que se encuentran creadas e instaladas en PowerPoint; - Plantillas existentes y de acceso a través de Office Online, que comprenden diseños

predeterminados

Si por ejemplo se selecciona una plantilla en blanco y reciente, se creará un documento con estas características, y ya se podrá comenzar a trabajar en el documento.

LECCIÓN No. 5 DIAPOSITIVA SENCILLA CON TEXTO La primera diapositiva que se visualiza una vez creado el documento contiene dos rectángulos de texto que son utilizados para escribir en ellos el tema de la presentación.

87

Como se observa, puede agregarse el título y subtítulo de la presentación. Siempre y cuando se quiera utilizar una diapositiva como tema de la presentación. Sin embargo si quiere escribirse un texto cualquiera en una diapositiva, la forma más sencilla de realizarlo es la siguiente: 1er paso: en la barra de herramientas, se sitúa en Inicio

2o paso: se busca la sección denominada "dibujo" 3er paso: se cliquea la función "Cuadro de texto"

4o paso: se cliquea dentro de la transparencia o diapositiva, e inmediatamente aparecera el cuadro de texto que se ha creado para comenzar a escribir. Tal como se muestar en la figura a continuación:

Y Finalmente, si escribe el texto que se quiera introducir. Por ejemplo: Revisión de la Organización

LECCIÓN No. 6 GUARDAR LA DIAPOSITIVA Una vez se ha introducido el texto a la diapositiva sencilla que se quiere realizar, y se ha terminado de digitar la información. Resulta en este momento importante, guardar lo que se ha trabajado. Para que resulte más fácil la ubicación del archivo, se debería de dar un nombre relacionado con lo que se ha escrito o a la misma presentación. Y si se quiere ser más ordenado, podría crearse una carpeta en la que se guarde este archivo realizado en PowerPoint y los demás archivos relacionados al tema. La forma para crear una carpeta desde PowerPoint, es la siguiente: - En el botón office se cliquea "Abrir"

- Se abre un cuadro de búsqueda de archivos, y se selecciona "crear nueva carpeta"

88

- Aparecerá un cuadro de texto donde nombrar la carpeta. Para este ejamplo, se llamará a la carpeta "Organización"

Se selecciona Aceptar y ya estará creada la carpeta, donde se desea guardar la diapositiva que se ha creado previamente. Para archivar la diapositiva, se busca en el botón de Office la opción "Guardar como"

Se buscar la carpeta "Organización", se le asigna nombre al archivo y se le dar guardar.

LECCIÓN No. 7 EDICIÓN DE CUADROS DE TEXTO El texto que se introduce en las diapositivas que se trabajan, puede ser editado en su formato conforme a se requiera. En primer lugar se posiciona en el cuadro de texto que se desea cambiar su formato:

En el botón de office, se sitúa en "Inicio" y se busca el cuadro de funciones correspondiente a "Fuente". Una vez en esta sección, se posiciona en el tipo y se selecciona, por ejemplo "Arial Black"

89

Si también se quiere cambiar tamaño, color o estilo de la fuente del cuadro de texto, acá es donde puede realizarse. Así por ejemplo, si se desea la fuente con un tamaño de 14, color azul y subrayada. La secuencia de selección que se debe realizar es la siguiente: - tamaño fuente:

- estilo:

- color:

El resultado del formato que se ha dado, es

LECCIÓN No. 8 MÁS SOBRE EDICIÓN DEL TEXTO Hay otras elementos importantes que saber para la edición y formato de los cuadros de texto en PowerPoint. En el caso de la lección anterior, el formato se le cambiaba a todo el cuadro de texto. Sin embargo, se puede editar solo una palabra o frase del cuadro. Por ejemplo, si dentro de la leyenda "Revisión de la organización" solamente se quiere cambiar el formato de la palabra "organización". Se sombrea la palabra organización,

Y se le da el formato que se requiere. - tipo de fuente: Berlin Sans FB, tamaño: 18 , estilo: cursivo

90

- color de la fuente: rojo

al hacer la selección anterior, el cuadro de texto que se verá es

Y si se prefiere dar el formato al cuadro de texto antes de iniciar a escribir también se puede. - se crea el cuadro de texto y se posiciona en él

- y se le da el formato requerido para poder iniciar a escribir. Por ejemplo si se quiere un tipo de letra arial black, tamaño 14 y subrayada, se realiza toda esta selección;

Y lo que obtenemos es

LECCIÓN No. 9 MÁS FUNCIONES DE FUENTE Ya en las lecciones anteriores se han visto algunas funciones que presenta la sección "Fuente", de la barra de herramienta para dar formato a los cuadros de texto. A continuación se visualizan todas las funciones. - Tipo de fuente. Ya se ha utilizado en una lección anterior y presenta una lista variada de tipos de letra.

91

- tamaño de fuente.

- controles rápidos para aumentar o disminuir tamaño:

El de la izquierda aumenta el tamaño del texto y el de la derecha lo disminuye. - estílo del texto:

Negrita, cursiva, subrayada, delineada a la mitad, sombreada - espaciado entre caracteres, que ajuste el espacio entre cada caracter

- cambiar mayúsculas a minúsculas

- selección de color de fuente

LECCIÓN No. 10 FORMATOS DE UN PARRAFO Para trabajar un cuadro de texto en el que se este trabajando un párrafo, las opciones de formato de fuente son las que anteriormente se mostraron en lecciones pasadas. Como repaso, si se quiere una fuente tipo arial, tamaño 14 y color negro. Se realiza esta selección

y queda este párrafo

92

Como puede verse, el anterior es un párrafo solamente con formato de texto, pero podría tener otro formato y mejorar la presentación para dar a conocer mejor las ideas. Si el tamaño de todo el cuadro de formato de texto parece bien, se deja así, sino se puede modificar. Se posiciona en la esquina o en la señal del medio del cuadro del párrafo que se desea ampliar, y sin soltar el botón izquierdo del "ratón" o controlador se barre uno de los puntos indicados hacia la derecha.

quedando así

LECCIÓN No. 11 MÁS SOBRE FORMATO DE PÁRRAFO Una vez ampliado el cuadro de texto que contiene el párrafo, se puede dar una nueva alineación que permita una mejor presentación. Se posiciona sobre el cuadro de texto.

En el botón de office "Inicio", buscar la sección "Párrafo", si se quiere tener el texto justificado, se realiza lo siguiente:

Y quedara así:

93

observe, el cuadro está mejor rellenado. Si ahora se le quiere insertar viñetas para resaltar el párrafo en los puntos que sean relevantes. Se sombrea la sección del párrafo deseado y se posiciona en la sección "Párrafo", y se cliquea "viñetas"

Quedando el cuadro de texto de la siguiente forma:

LECCIÓN No. 12 OTRAS OPCIONES DE FORMATO En las lecciones anteriores se han trabajado algunas opciones de formato para un párrafo, ahora se explorarán el resto para poder ser utilizadas cuando se requiera. Si en lugar de colocar viñetas, se desea colocar numeración. Se ubica en el cuadro de texto, se sombrea la sección del texto que interesa

y se selecciona "Numeración" del menú de "Párrafo"

quedando el cuadro de la siguiente manera:

Puede también cambiarse el interlineado del párrafo, para ello se posiciona el cuadro de texto y se selecciona la opción "Interlineado" de la sección "Párrafo de la barra de herramientas.

94

Para cambiar la dirección del cuadro de texto, se cliquea "Dirección del Texto" de la sección Párrafo.

y para alinear el texto verticalmente, se posiciona en "Alinear Texto".

LECCIÓN No.13 FUNCIONES DE COPIAR, PEGAR, CORTAR EN POWERPOINT En PowerPoint como en el resto de aplicaciones de Microsoft Office, pueden ser realizadas las funciones de cortar, copiar, pegar y copiar formato. Si se quiere cortar una sección del texto que se ha escrito, se deberá realizar lo siguiente: a) se sombrea la sección de texto que se quiera cortar.

b) se ubica en la barra de herramientas de "Inicio", se busca la sección destinada para las funciones de "Portapapeles", y se cliquea "Cortar" (representado por una tijerita)

c) quedando un cuadro de texto como se muestra a continuación.

95

Para copiar una frase, palabra o sección de texto específica en PowerPoint. Para este ejemplo se hará con la frase " la generación de idea" 1) se sombrea la sección que es requerida del párrafo

2) se ubica en la barra de herramientas de "Inicio", en las funciones de la sección "Portapapeles", y se cliquea "Copiar" (representado con un par de hojas superpuestas)

Ya se encuentra listo el segmento que se requiere copiar. Es importante mencionar a este nivel del curso, que estas funciones no solo sirven para cuadros de texto, sino también para imágenes u objetos, que más adelante se repasarán. Para pegar una frase, palabra, sección de un párrafo u otro tipo de objeto, que previamente ha sido seleccionado con la función copiar o cortar. Se siguen los siguientes pasos: a) se ubica donde se desea pegar el objeto

se puede observar que el cursor está seguidamente a los dos puntos en el cuadro de texto b) se ubica en la opción Pegar de la sección Portapapeles de la barra de herramientas de Inicio y se da click

ya aparecerá en el cuadro de texto la frase que antes habíamos copiado

LECCIÓN No. 14 USO DE BARRA DIBUJO En la barra de herramientas correspondiente a el botón Inicio, se encuentra la barra Dibujo, con la cual se podrán insertar formas pre-establecidas o crear otras a partir de plantillas básicas. Esta barra se puede ver en la parte superior de la pantalla.

A primera vista se observan las diferentes opciones que presenta, entre las que se encuentra el cuadro de texto con el que se ha trabajado en lección es anteriores.

96

Por ejemplo, puede ser observada una de las secciones donde se encuentran una gran cantidad de figuras. Como lo son flechas en varias direcciones, líneas, rectángulos, corchetes, llaves, etc., que ayudarán a crear diferentes esquemas, flujos o dibujos. Para insertar una forma sencilla en la diapositiva, como por ejemplo una elipse. 1. se ubica en la figurita dentro del recuadro que representa esta forma y se le da click.

2. luego se ubica en la diapositiva, se marca y comienza a dibujar la figura, quedando así:

la figura queda del tamaño que se le ha querido dar, pero luego también se puede ampliar o disminuir. Para ello se posiciona en una de las esquinas, se apreta el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo se realiza el desplazamiento con el mismo ratón.

LECCIÓN No. 15 USO DE OTRAS FORMAS En PowerPoint pueden ser utilizadas otras formas de acuerdo a lo que se quiera insertar en la diapositiva que se quiera preparar. Así por ejemplo, se puede crear una flecha con doble punta de lanza, hacia la derecha e izquierda. Se busca dentro del cuadrito donde aparecen las figuras la flecha que se desea crear

para buscar esta forma, sino se visualiza de inmediato, se puede bajar en esta sección moviendo las flechitas del lado derecho y así podemos identificar la figura que se desea

97

una vez seleccionada la flecha con doble punta de lanza, se posiciona en la diapositiva y manteniendo el botón iquierdo del ratón apretado, se desplaza hasta dibujar la forma

Rectángulos o Cuadrados También en PowerPoint pueden insertarse cuadros o rentángulos, el procedimiento es el mismo y como en la lección anterior se aprendió, también pueden cambiarse su tamaño una vez han sido dibujados Se ubican en el dibujito que presenta un rectángulo y dependera del tamaño que quieran la figura y el tipo. Si se mueve más hacia la derecha o hacia abajo, se podrá ir creando un cuadrado o un rectángulo.

Recordar que mientras se dibuja la figura, el botón izquierdo del ratón permanece apretado y una vez se llegue al tamaño requerido se suelta y la forma queda hecha.

Rectángulo

Cuadrado

LECCIÓN No. 16 EFECTOS BÁSICOS DE UNA FORMA Las figuras que se han aprendido a crear en las lecciones anteriores pueden sufrir cambios, tanto en su color del relleno y línea de contorno. Si se quiere cambiar el color de relleno de un forma, por ejemplo la flecha de doble punta de lanza. 1. se selecciona la figura, en este caso la flecha

2. buscamos en el botón de Dibujo, el icono denominado "Relleno de Forma"

3. y se posiciona en la flechita pequeñita que tiene para poder la paleta de colores y seleccionar el color deseado. En este ejemplo cambiaremos el color a uno morado

y se obtendrá la flecha en color morado

98

Para cambiar la línea del contorno de la flecha, que en este caso es azúl oscuro. Se realizan los pasos siguientes: a) se ubica en el icono "Contorno de Forma" de las herramientas de Dibujo, una vez se ha seleccionado la figura que se desea cambiar

b) se posiciona en la flechita que comprende este botón para seleccionar el color que se requiere en el contorno de la figura que se esta trabajando. En este ejemplo se cambiara de un color azul a un naranja.

y se obtendrá la siguiente forma, con el color del relleno y línea de contorno cambiado.

LECCIÓN No. 17 INSERTAR TEXTO EN FIGURAS Las figuras como los rectángulos, elipses u otros tipos de formas pueden ser utilizadas en esquemas o diagramas de flujo de información. Por tanto se puede insertar en ellos cuadros de texto. Hay dos formas de insertar texto, una más sencilla que otra, depende del usuario. Primera forma: 1. se ubica en la forma donde quiere insertar el texto

2. sobre ella se pulsa el botón derecho del ratón y aparecerá una serie de opciones.

3. para introducir el texto se ubica en Modificar Texto, aparecerá el curso dentro de la figura y ya se podrá escribir. Por ejemplo, se escribe vida

99

Segunda Forma a) una vez posicionado en la figura, se pulsa insertar cuadro de texto de la sección Dibujo de la barra de herramientas

b) se dibuja el cuadro de texto dentro del rectángulo morado

c) y se escribe la palabra vida

luego puede cambiarse la línea de contorno de esta figura, como se explicó en la lección anterior. Así se selecciona un color morado del contorno para que no se visualice en recuadro de la palabra.

LECCIÓN No. 18 INSERTAR IMÁGENES PREDISEÑADAS En PowerPoint también pueden insertarse imágenes prediseñadas como fotografías, esquemas y diagramas que se hayan hecho anteriormente y se hayan guardado. Para insertar una imágen prediseñada que se quiera incluir en una diapositiva, se realizan los siguientes pasos: 1. en la barra de herramientas, se ubica en el botón que contiene las funciones de "Insertar".

2. se ubica en la sección correspondiente a "Ilustraciones", específicamente en Imágenes Prediseñadas.

100

3. se pulsa y se abrirá a la par de la diapositiva un cuadro conteniendo una serie de imágenes

4. se busca la imagen que se requiera. Por ejemplo, un ordenador.

y aparecerá el ordenador en la diapositiva

LECCIÓN No. 19 MODIFICAR IMÁGENES Para modificar la imagen prediseñada que se ha introducido en la diapositiva, se realizan los siguientes pasos: 1. se posiciona en la imagen, en el ejemplo será el ordenador de la lección anterior. 2. se pulsa el botón derecho del ratón y se abrirá el cuadro de funciones para editar la imagen

101

3. se pulsa Formato de imagen y se abrirá un nuevo cuadro de controles

4. si deseamos cambiar el color de la imagen, se ubican en el botón Cambiar color y se selecciona el deseado. Para este ejemplo, se cambiara la imagen a una escala de grises

quedando el ordenador de la siguiente forma

LECCIÓN No. 20 AÑADIR TABLAS En la diapositiva se puede también inserta una tabla creada a partir de PowerPoint. Para añadir una tabla sencilla, se siguen los siguientes pasos: 1. en la barra de herramientas del botón Insertar, se ubica en la sección de Tablas

102

2. se pulsa la tablita y se abre la cuadrícula donde se selecciona el número de columnas y de filas de la tabla que se quiere crear. 3. por ejemplo si se quiere una tabla de tres filas por dos columnas, se sombrean los cuadritos correspondientes.

ya la tabla ha sido creada con igual número de filas y columnas

Para cambiar las propiedades de la tabla se ubica en la tabla, se pulsa el botón derecho del ratón y aparecerá un cuadro de controles para modificar propiedades de la tabla

Si por ejemplo se quiere cambiar el tipo de relleno de las celdas. a) se selecciona Relleno y se abrirá un nuevo cuadro de controles

b) se selecciona Relleno sólido y se cambia el Color de línea a uno verde

103

quedando las celdas de la tabla en color verde

LECCIÓN No. 21 CREAR UN GRÁFICO A veces es necesario en una presentación dar a conocer gráficos que muestren tendencia de comportamiento en el tiempo, volúmenes de ventas o ingresos, u otro tipo de comportamientos. Para crear gráficos en PowerPoint se siguen los siguientes pasos: 1. se posiciona en el menú de Insertar, se busca el ícono de Gráfico dentro de Ilustraciones

2. se pulsa Gráfico y se abrirá un menú conteniendo las opciones de esta aplicación

3. por ejemplo si se escoge un gráfico por Columna, aparecerá uno por defecto, conteniendo series predeterminadas en una hoja de excel

4. para realizar el gráfico que interesa, se podrán cambiar las cifras de la hoja de excel y se tendrá actualizado con la información que se necesita Por ejemplo si se quieren graficar la ventas de tres países en los últimos años en miles de euros. Se colocan las cifras correctas en la hoja base de Excel y se delimita la nueva información. Inmediatamente se actualizará el gráfico de columnas en PowerPoint

104

LECCIÓN No. 22 FONDO DE LAS DIAPOSITIVAS Para que la diapositiva se vea mejor, se puede utilizar un fondo que destaque la transparencia. Se le aplica el fondo de la siguiente manera: 1. se ubica en la barra de herramientas "Diseño", luego en la sección referente a "Fondo"

2. se pulsa Estilos de fondo y se abrirá un menú con las opciones

3. si se observa el fondo que está señalado es el blanco, sin embargo se puede cambiar para darle mayor luminosidad a la diapositiva. Por ejemplo se puede seleccionar una de las azules y el fondo de la transparencia será de este color.

Los primeros que se visualizan son como predeterminados, pero también puede seleccionarse entre una amplia gama. Para ello se entra en la parte de abajito del recuadro de opciones de fondo, donde dice Formato del fondo

105

Se abrirá un menú que permite cambiar a otro fondo. Por ejemplo, Relleno con imagen o textura y se selecciona una textura determinada, en este caso salmoncito.

Quedaría la transparencia con este fondo

LECCIÓN No. 23 DISEÑO DE LA DIAPOSITIVA Para dar el diseño a la diapositiva debe de buscarse la que más se adapta al trabajo que se quiere realizar. En el diseño mostrado en una lección anterior, era uno sencillo en el que se tenía el título y subtítulo de una determinada presentación. Puede cambiarse el diseño de acuerdo a la estructura que se quiera de la diapositiva. a) para ello se ubica en Inicio, luego en la sección denominada Diapositivas y se busca el ícono Diseño.

b) se pulsa y aparecerá desplegado el menú de opciones para diseño

106

c) por ejemplo si se selecciona el diseño "Título y objetos", aparecerá esta estructura

y se podrá escribir la información deseada

LECCIÓN No. 24 MÁS SOBRE DISEÑO Ya en la lección anterior se aprendió una forma de dar diseño a la diapositiva, sin embargo hay otra forma más rápida. Con la cual se tiene la oportunidad de montar un tema pre-establecido de las opciones que PowerPoint presenta. 1. se posiciona en el botón Diseño de la barra de herramientas, y se busca el segmento que presenta las opciones de Tema

2. todas estas plantillas pueden servir para dar un nuevo diseño a la diapositiva. Seleccionamos una que tenga varios colorcitos para ver el cambio

107

tal como se ve no tiene muchos colorcitos, pero se pueden cambiar. Para ello se pulsa el ícono colores

por ejemplo se puede escoger de los estilos predeterminados la nombrada Office

y así quedara la diapositiva con todos los cambios que se han realizado

pero como el color de la letra del tema no se visualiza bien, se puede cambiar el color de la fuente. Sombreando el texto y buscando en el botón Inicio el comando para cambiar color de fuente (que ya se ha aprendido en una lección anterior)

108

LECCIÓN No. 25 IMPRESIÓN DE LA DIAPOSITIVA Algo muy importante que saber es la impresión de la diapositiva, para ello previamente se deberá tener instalado un impresor. a) se ubica en el botón de Office, se pulsa y se abre el menú

b) se selecciona imprimir, con lo que se abrirá un nuevo juego de opciones

c) como se quiere imprimir, se escoge la primera opción y se abre el cuadro de control

ya en este cuadro: 1. se selecciona la impresora que se va utilizar

2. se pueden imprimir todas las transparencias que se han trabajado o bien se pueden seleccionar las que se deseen impresas

109

3. también si se quieren a colores o escala de grises las impresiones

LECCIÓN No. 26 INTEGRAR UN DOCUMENTO Hasta ahora todo lo que se ha hecho ha sido en base a una diapositiva. En esta lección se verá como crear un documentito o presentación que tenga más de una transparencia. Se va a crear un documento de tres diapositivas: la portada y dos más transparencias de contenido. 1. se crea una diapositiva nueva. (hay que recordar de lecciones anteriores.. bueno hagamos un repaso). En el Botón de Office, se pulsa Nuevo y se crea la primera diapositiva con un diseño de título y subtitulo. Se escribe en los cuadros de texto la información que se quiere presentar. Para todo este ejemplo se utilizarán conceptos tomados del libro Mercadotecnia de Philip Kotler.

2. para crear una nueva diapositiva seguida a la anterior en el mismo documento. Se pulsa Nueva Diapositiva que está dentro de la barra de herramientas del botón Inicio

3. se escribe la información en la nueva transparencia que se ha creado.

110

4. se crea la siguiente diapositiva tal como se explicó en el punto 2 de esta misma lección. Y se introduce la información deseada

LECCIÓN No. 27 CONTINUACIÓN CREACIÓN DE DOCUMENTO En la lección anterior se han creado tres diapositivas a ser utilizadas en el documento que interesa presentar. Para darle un fondo mejor que de una presentación más dinámica, se puede seleccionar un estilo de tema pre-diseñado de los que se muestran en el botón de la barra Diseño. Para este ejemplo se seleccionara la llamada "Concurrencia"

quedando el fondo de las transparencias de la siguiente forma

Generalmente en la pantalla de PowerPoint a la izquierda se encuentran todas las diapositivas que se van creando en un documento en el orden secuencial en el que se han hecho. Sin embargo, se puede cambiar esta forma de visualización, muy útil cuando son más de tres diapositivas y se quiere tener una panorámica de todas las transparencias de una determinada presentación. Para ello se deberá posicionar en el botón Vista de la barra de herramientas, en el ícono denominado Clasificador de diapositivas.

111

con esta opción se podrán visualizar todas las transparencias en forma secuencial

desde acá es posible cambiar el orden, añadir una transparencia, eliminar o aplicar otro formato.

LECCIÓN No. 28 CAMBIOS DESDE CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS Se parte del final de la lección anterior, donde se tenían las tres transparencias que se han trabajado en el Clasificador de diapositivas

como se mencionó, desde acá puede añadirse una diapositiva. Por ejemplo, si se quiere incluir una transparencia entre la 2 y 3, se cliquea en este espacio (como se puede ver en la siguiente gráfica el curso ha sido ubicado entre las transparencias mencionadas)

y se pulsa el botón Nueva diapositiva que se encuetra en el menú de Inicio.

ya la nueva transparencia se creará, como se visualiza a continuación

112

Para eliminar una diapositiva se ubican en la que se desea borrar y se pulsa la tecla "Borrar". Para cambiar el formato de todas las diapositivas, se seleccionan las transparencias pulsando el botón derecho en la primera diapositiva y manteniéndolo apretado mientras se mueve hacia las demás. Luego se va al ícono Temas del botón Diseño y escogemos el nuevo formato que se quiere.

quedando las transparencias con el nuevo fondo

LECCIÓN No. 29 VISUALIZACIÓN DE LA PRESENTACIÓN Es un buen momento para ver la presentación que se ha venido preparando y revisar si todo esta bien antes de la exposición que vamos a dar del tema o de simplemente compartir la información que se ha plasmado. Para ello se va al botón de barra herramientas "Vista" y se busca el ícono denominado "Presentación con diapositivas"

inmediatamente la pantalla principal se amplía y comienza la presentación una por una las transparencias elaboradas. Otra forma de activar la presentación, es a través de un botón pequeñito que se encuentra en la parte inferior de la pantalla de PowerPoint, generalmente en alguno de los extremos. Esta es una forma muy rápida de hacerlo.

Al revisar la presentación se ve si se quiere ampliar el tamaño de la fuente, el color o alinear la información para que se vea mejor. En este caso como se cambió el formato del fondo, los títulos de cada diapositiva no están centrados. Si parece que puede verse mejor en el centro, se cambia su ubicación, moviendo los cuadros de texto. Para ello se ubica en el cuadro de texto y manteniendo pulsado el botón derecho del ratón se comienza a mover hasta donde se desea

113

Ahora a revisar como han quedado las diapositivas con estos cambios

si se está conforme con el trabajo se guarda la presentación, como se ha explicado anteriormente.

LECCIÓN No. 30 ANIMACIÓN DE DIAPOSITIVAS Para una mejor presentación de vuestro trabajo, podrán incluirse animaciones a las diapositivas. Se puede aplicar a una o todas, igual animación o diferente para cada una. Los pasos a seguir para dar una animación sencilla de transición de una a otra son los siguientes. 1. para que se haga más fácil la visualización de todas las diapositivas, ubicarse en Clasificador de diapositivas dentro del botón Vista de la barra de herramientas. 2. escogemos una diapositiva para aplicarle la animación. Por ejemplo, la primera, así que se posiciona en esta. Y se busca dentro del botón Animaciones, el ícono Transición a esta diapositiva.

3. se selecciona el efecto que se desea de las alternativas. Por ejemplo, el efecto Disolver

4. si se observa nuevamente el Clasificador de diapositivas, se verá en la parte inferior de la transparencia uno que hay un dibujito que muestra que ha sido aplicada una animación (es la estrellita)

Así se pueden aplicar animaciones a cada una de las diapositivas. Finalmente hacer funcionar la presentación y se verá el efecto de esta animación que se ha creado

114

LECCIÓN No. 31 SUGERENCIAS PARA HACER UNA BUENA PRESENTACIÓN Luego de haber aprendido a realizar una presentación sencilla, con formato, diseño y animación determinada. Es importante sugerir a este nivel algunas recomendaciones que cuidar para hacer una buena presentación 1. Tener en consideración el grupo al que se hará la presentación, de esto dependerá si es una presentación sobria o divertida. 2. Combinar imágenes y gráficos con el texto en el contenido de la presentación. 3. La fuente debe tener un tamaño justo para leerla desde cualquier parte del salón donde se hará la presentación y en un formato legible. 4. Ser concreto a la hora de plasmar una idea 5. No sobrecargar de texto una transparencia. 6. No abusar de las animaciones con mucho sónido o efectos, pues puede distraer la atención de los participantes. 7. Utilizar de preferencia viñetas o numeración para presentar ideas relacionadas 8. No sobrecargar de colores la presentación. 9. Seguir un mismo patrón de colores en el contenido. Por ejemplo, subtitulos de un mismo color en todos las transparencias. 10. Evitar hacer una presentación muy cargada de diapositivas. De tal forma de transmitir las ideas a través de una presentación clara, precisa y ordenada.

LECCIÓN No. 32 AGRUPAR OBJETOS Ya se ha aprendido a dibujar objetos o formas preestablecidas, como flechas, rectángulos o elipses. Con lo que puede irse construyendo un diagrama de flujo o esquema que combien uno o más de estas formas. En esta lección se aprenderá a agrupar dos o más objetos 1. crear un rectángulo, una flecha con punta de lanza hacia la derecha y una elipse. Hagamos la práctica de una lección ya aprendida. Una pista, se deben de seleccionar de las alternativas de formas que presenta la opción Dibujo

2. ya se han dibujado las tres figuras, ahora si se posicionan en cada una de ellas, podrán moverla hacia donde se desee. Por ejemplo si se toma la flechita, y con el botón izquierdo del ratón apretado se desplaza hacia la derecha, la flecha se ira moviendo hacia otra posición

3. muchas veces en ciertos esquemas es necesario mover las figuras para dar espacio a texto u otras imágenes. Y resulta mucho más comodo mover de una sola vez las formas relacionadas y no una a una. Para ello se van a agrupar estas tres figuritas para moverlas, copiarlas, pegarlas o eliminarlas juntas. a) seleccionar las tres figuras

115

Para hacer esto, posicionarse en la primera forma y manteniendo apretado el botón del teclado principal que sirve para cambiar de mayúscula a minúscula; se pulsa la segunda y la tercera figura.

b) una vez seleccionados los tres elementos, se pulsa el botón derecho del ratón sobre cualquiera de estas figuras y se abrirá un menú

c) en este menú escoger la opción Agrupar. Y del submenú que se abre seleccionar tamibién la alternativa Agrupar

y ya se tendrán las tres formas agrupadas, en un solo objeto

LECCIÓN No. 33 DESAGRUPAR OBJETOS Ya en la lección anterior se han agrupado tres elementos: una flecha con punta de lanza hacia la derecha, un rectángulo y una elipse. Si se quiere desagrupar para cambiar alguno de los atributos de una de las formas que se nos haya escapado. También se puede realizar. 1. se posicionan en el objeto que ha sido previamente agrupado y se pulsa botón derecho del ratón. Se abre el menú de opciones

2. se selecciona Agrupar y luego Desagrupar

116

3. ya las fíguras se encontrarán desagrupadas y se podrá trabajar en cada una de ellas.

Reagrupar Esta es otra función que puede ser utilizada, luego de desagrupar. Es suficiente en ubicarse en una sola de las fíguras, y con el botón derecho del ratón se abrirá un menú en el que se escogerá Agrupar y luego Reagrupar. Ya estarán las tres formas agrupadas nuevamente.

LECCIÓN No. 34 MOVIMIENTO DE FORMAS Cuando se dibuja y se tiene una figura específica. Si se presta atención, se pueden observar los puntos donde se le puede dar movimiento. Tomaremos la flecha de punta de lanza hacia la derecha para este ejemplo.

Si se observa la figura, tiene 11 puntos de movimiento: cuatro esquinas, cuatro contornos, dos rombos amarillos y un punto verde. Los movimientos en las esquinas. Estos puntos se utilizan cuando se le quiere cambiar tamaño a la figura tanto a lo ancho como a lo largo. Se posiciona en una de las esquinas y manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado se mueve hacia afuera de la forma para agrandar o hacia adentro para acortar tamaño.

figura agrandada

figura acortada Movimientos de los contornos. Los puntos de los contornos de la derecha e izquierda de la figura son utilizados para alargar o achatar la figura. Si se mueve el punto de la derecha hacia ese mismo sentido, la figura se alargará. Y viceversa, si se mueve hacia la izquierda la achatará

figura alargada porque se mueve hacia la derecha

Si se mueve el punto de la izquierda hacia la derecha, la figura se achatará. Y viceversa, si se mueve hacia la izquierda se alargará

117

figura achatada porque se mueve hacia la derecha Los puntos de los contornos de arriba y abajo de la figura, son utilizados para aumentar o disminuir el ancho de la forma. Si se mueve el punto de arriba hacia abajo la flecha disminuye su ancho; y si se mueve hacia arriba aumenta el ancho.

figura que va disminuyendo su ancho porque se mueve hacia abajo

Si se mueve el punto del contorno de abajo hacia abajo la figura se ensancha. Y si se mueve este punto hacia arriba se disminuye el ancho.

figura que va aumentando su ancho porque se mueve hacia abajo Movimiento de los Rombos amarillos El punto en forma de rombo de color amarillo de la parte superior de la figura es utilizado para disminuir o aumentar el tamaño del punto de lanza de la flecha.

movimiento del rombo superior hacia la derecha

El punto en forma de rombo de color amarillo de la izquierda de la figura es usado para disminuir o aumentar el ancho del eje de la flecha.

movimiento del rombo hacia abajo, va disminuyendo el ancho Punto Verde. Este es uno de los puntos más importantes, porque es utilizado para girar la figura. Para ello se ubican en el punto verde y se gira hacia la derecha o izquierda; de esta forma se le dará el mismo movimiento a la forma. Por ejemplo si se gira hacia la derecha, la figura comenzará a moverse hacia este sentido

Si se gira a la izquierda sobre este punto, la figura se moverá hacia ese sentido

118

LECCIÓN No. 35 ANIMACIÓN DE UN ELEMENTO DE DIAPOSITIVA Se ha aprendido en una lección anterior como aplicar una determinada animación a una transparencia, específicamente en la transición entre una y otra. Sin embargo, también puede aplicarse una animación a uno de los elementos u objetos de una diapositiva. En la segunda transparencia del grupo de tres sobre conceptos de marketing que se han venido trabajando, escojan la segunda e incluyan una imagen sencilla de las predeterminadas. De las alternativas, se escoge una imagen, mejor si se relaciona con el tema.

Ahora ya se tiene una transparencia con texto e imagen, momento para aprender a ver como se aplica animación a uno de los elementos. 1) posicionarse sobre el objeto al que se quiere darle animación. Para este ejemplo, utilizar la imagen e irse a Animaciones en la barra de herramientas.

2) luego buscar dentro de las funciones que se presentan, Animaciones

3) si se observa en este momento dice Sin animación, se pulsa este submenú y se abren las opciones de animación. Por ejemplo, escoger Desplazar hacia arriba

ya la animación se habrá aplicado a esta única imagen. Si se quiere aplicar a los demás elementos una animación determinada, realizar el mismo procedimiento Si se observa bien el efecto, la imagen aparece desde abajo de la diapositiva y comienza a subir hasta la posición en la que se encuentra. En la figura de abajo, se esquematiza como se vería el movimiento, partiendo de abajo hacia arriba.

119

LECCIÓN No. 36 CREAR FLUJO DE DATOS SENCILLO Se ha aprendido a hacer cuadros, rectángulos y elipses que pueden ser utilizados para la creación de diagramas de flujo de datos sencillo. Sin embargo, PowerPoint 2007 contiene una función con la que facilmente podrán ser realizados estos diagramas utilizando formas preestablecidas. Para ello ingresar en el botón Diseño, y pulsar la opción SmartArt

aparecerá un cuadro con alternativas de formas preestablecidas. Si por ejemplo, se quiere hacer un proceso sencillo, se selecciona Proceso y luego el gráfico que mejor se adapte a lo que se quiere hacer

ya en la diapositiva aparecerá este proceso que se quiere esquematizar y se podrá escribir la información a presentar

Otro ejemplo. Si se quiere hacer un diagrama de ciclo. Posicionarse siempre en SmarArt y abir el submenú

seleccionar la opción Ciclo

y finalmente ver que gráfico se adapta a la información que quiere presentarse.Por ejemplo si se desea uno básico en forma de esferas, el diagrama quedaría de la siguiente forma

120

y ya se podra escribir la información que se desea ser representada en este formato

LECCIÓN No. 37 CREAR ORGANIGRAMAS PowerPoint puede ser utilizado para realizar una presentación de la estructura de una empresa o entidad en general, a través de la creación de Organigramas. Se va a utilizar el siguiente organigrama y poco a poco se irá creando en PowerPoint.

1) se busca en el botón Insertar de la barra de herramientas el ícono SmartArt

se pulsa y aparecerá un menú de opciones

2) de todas las alternativas presentadas, escoger Jerarquía y aparecerá otro cuadrito con opciones

seleccionar Organigrama, que es la primera gráfica mostrada

121

3) al pulsar esta opción, aparecerá en la transparencia un organigrama pre-establecido

4) como el organigrama que se quiere hacer tiene solo cuatro elementos, se puede eliminar el que está sobrando de este prediseñado. Para ello ubicarse en el rectángulo que se quiere eliminar y pulsar la tecla borrar. 5) ahora sí ya se podrá escribir en cada rectángulo, y si parece muy grande la letra puede disminuirse, ajustando el tamaño del texto como se ha aprendido antes

6) se llenan todos los elementos con la información que se quiere mostrar

y finalmente se tendrá hecho el organigrama

LECCIÓN No. 38 MODIFICACIÓN DE ORGANIGRAMAS Pueden modificarse los organigramas en cualquier momento que se desee, por ejemplo si se quiere agregar una posición en cualquiera de sus ramas. Por ejemplo, agregar una subdivisión en la Gerencia de Operaciones, identificando como compras y logística dos nuevos componentes. 1) ubicarse en Gerente de Operaciones y pulsar el botón derecho del ratón, se abrirá un menú

122

2) identificar la opción Agregar forma, y escoger Agregar forma debajo

3) aparecerá el organigrama un nuevo elemento y ya se podrá escribir esta nueva posición, Compras

4) para agregar el otro elemento, ubicarse nuevamente en Gerente de Operaciones y repetir el paso 1 y 2. Escribir la información en el nuevo rectángulo

5) ya se tendrá el Organigrama ya modificado

LECCIÓN No. 39 PERSONALIZACIÓN DE LA PRESENTACIÓN Ya se ha aprendido como dar animación a la transición entre diapositivas y a un elemento de la transparencia. Así también se puede personalizar toda la presentación, no solo aplicando animaciones sino también controlando que objeto se presenta primero en una determinada transparencia. Son varias cosas las que pueden aplicarse. Por ejemplo, usemos la diapositiva en la que se ha creado el Organigrama. Acá hay dos elementos el título Organización de la Empresa y el Organigrama.

1) se pulsa el ícono Personalizar animación del botón Animaciones de la barra de herramientas.

123

2) se abre el menú de opciones a la iquierda de la pantalla que muestra los efectos a cada uno de los elementos

3) en este ejemplo, el elemento número uno será el título. Se ubican en el titulo posicionándose con el botón derecho del ratón y se pulsa Agregar efecto.

4) se selecciona Entrada y Cuadros bicolores. Esto significa que el efecto de entrada de este elemento será de Cuadros bicolores.

5) ya el control de efectos, mostrará que el elemento 1 es el título y un símbolo que muestra la animación

6) se ubican en el Organigrama que será el elemento 2. Y se pulsa Agregar efecto, se abrirá el menú de opciones, seleccionando para el ejemplo Entrada y Rombo.

7) el control de efectos, mostrará que el elemento 2, el Organigrama, tiene animación

124

La diapositiva contiene la animación en sus dos elementos, que pueden ser visualizados en la Presentación de Diapositivas.

LECCIÓN No. 40 AUTOEJECUCIÓN DE LA PRESENTACIÓN Ya en este nivel lo que falta por aprender es como personalizar la animación de una presentación, hasta finalizar su exposición ante el público al que se expone. Para ello se ubica en el botón de la barra de herramientas Presentación con diapositivas, y se busca el ícono Configuración de la presentación con diapositivas.

Se abren las opciones que se tienen para la configuración:

Para mostrar este ejemplo, en Tipo de presentación; se pulsara Examinada en exposición En Mostrar diapositivas. Desde: 1, Hasta: 3. En Avance de diapositivas, seleccionamos Usar los intervalos de diapositiva guardados, para poner a funcionar las animaciones y efectos que se han dado a ciertos elementos También a la presentación se le puede dar una duración entre transparencias, y con ello la opción Usar los intervalos de diapositiva guardados podrá hacer funcionar este efecto. Recordar que esta opción es válida e importante cuando se tiene ensayada la presentación y se dispone de un tiempo establecido; pues ayuda a manejar el tiempo del orador con la exposición de los conceptos en cada unas de las transparencias. Para establecer los intervalos de tiempo entre diapositivas, se hace lo siguiente

125

Pulsar el ícono Ensayar intervalos que se encuentra en el botón Presentación con diapositivas de la barra de herramientas

y comenzará a rodar cada una de las diapositivas mostrando unos controles de tiempo en la parte superior izquierda de la pantalla.

por ejemplo si en el la primera transparencia se estima se hablará un aproximado de 7 segundos, se espera a que sean marcados y pulsamos inmediatamente la flechita para pasar a la siguiente diapositiva

así se hace con la segunda y tercera diapositiva, se calcula el tiempo que se llevará en la exposición de cada una de ellas y se marca el tiempo. Al terminar y pulsar cerrar la ventana, la aplicación preguntará sobre si se desean guardar el nuevo intervalo

En este caso, son 54 segundos en total de la presentación. A la primera se le han dado 7 segundos, a la segunda 15 segundos y la tercera 32 segundos. Acá ya se encuentra personalizada la presentación. Fuente: Portales Aulaclic, Aulafacil y Microsoft Office Online