herramientas digitales: una necesidad de nuestro tiempo, una compañía necesaria en el siglo xxi

HERRAMIENTAS DIGITALES

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

DEFINICIONLas herramientas digitales se definen como la capacidad de usar el conocimiento y las destrezas relacionadas al desarrollo de elementos y procesos, haciendo uso de las destrezas, conocimientos, habilidades y aptitudes que permiten utilizar de manera eficaz y eficiente los instrumentos y recursos tecnológicos.

CARACTERISTICASLas herramientas y conocimientos para desarrollar las competencias digitales son:

Uso de la PC y de su sistema operativo.

Búsqueda, recopilación, reelaboración y reconstrucción de información en diversos formatos.

Uso de programas tales como procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones digitales, e-correo, mensajería, etc.

Difusión de trabajos en diversos formatos digitales tales como: texto, audio, vídeo, etc.

Comunicación efectiva y fluida por medio de e-correo, chats ,y foros.

Orientación a compartir y colaborar: Wiki, Blog, Podcast, etc.

VENTAJASAyudan a acceder a información, a trabajar en la red, y a comunicarse. Ejemplos: dispositivos portátiles, teléfonos móviles, servicios de correo electrónico web y de mensajería instantánea, etc.

Ayudan a mostrar en lugar de decir. Ejemplos: Mapas y más, Cámaras Web de vídeo, mapas mentales, etc.

Ayudan a expresar y compartir ideas y a construir comunidad en torno a intereses compartidos. Ejemplos sitios web y blogs, etc.

Ayudan a planear, escribir, y aprender con otros.

Ayudan a organizar y a tomar conciencia sobre necesidades de información.

Ayudan a administrar tiempo, labores, fuentes, retroalimentación de otros, borradores de trabajos, y productos finales.

DESVENTAJASMuchas de estas herramientas transmiten información poco segura.

Puede crearse adicción al utilizar estos recursos y herramientas.

En la red puede haber información perturbadora para el desarrollo humano.

Puede haber una perdida de privacidad por ejemplo al usar redes sociales.

CARACTERISTICASSE REITERA: Las herramientas y conocimientos para desarrollar las competencias digitales son:

Uso del PC y de su sistema operativo.

Búsqueda, recopilación, reelaboración y reconstrucción de información en diversos formatos.

Uso de programas tales como procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones digitales, e-correo, mensajería instantánea, etc.

Difusión de trabajos en diversos formatos digitales tales como: texto, audio, vídeo, etc.

Comunicación efectiva y corriente a través de e-correo, chats, y foros.

Orientación a compartir y colaborar: Wiki, Blog, Podcast, etc.

COMUNICACIÓN DIGITAL

Los medios digitales son un canal cada vez más importante para la comunicación de las empresas. Dadas las diferencias con los medios tradicionales, es necesario elaborar una estrategia específica. Las notas de prensa sociales, el marketing virtual, y las comunidades sociales son algunas de las herramientas que se pueden usar en este nuevo entorno.

¿Por qué es importante?

Internet es la herramienta más común, por lo que se ha convertido en un medio de comunicación con mayor penetración que la prensa, por ejemplo, los más jóvenes incluso dedican más horas a Internet que a la propia televisión.

Así que, si se quiere llegar al público más joven y a los periodistas, se debe comunicar en Internet. Además, resulta más asequible que hacerlo en los medios tradicionales.

HERRAMIENTAS DIGITALES DE COMUNICACION

Notas de prensa sociales: comunicados que se distribuyen en Internet y tienen un formato adecuado para que sean recogidos y comentados en los medios en línea. Son breves y contienen enlaces de vídeo, audio e imágenes, palabras clave, etc.

Marketing virtual: contenidos diseñados para que los usuarios se los envíen unos a otros. Deben ser llamativos y ligeros, para poder descargarlos o mandarlos fácilmente. Pueden ser vídeos, archivos de audio, flash, presentaciones digitales, etc.

Micrositios: páginas web de campaña creadas para captar muchas visitas en poco tiempo. Son más sencillas que las webs corporativas, predomina la imagen, e incluyen secciones para recomendarlas a los amigos, con posibilidades de registrarse, de hacer seguimiento, etc.

HERRAMIENTAS DIGITALES DE COMUNICACION

Blogs: páginas personales en las que el autor comenta temas que le interesan, o expresa sus opiniones. Los blogs más visitados pueden llegar a ser tan influyentes como un medio de comunicación tradicional.

Chats, foros, Twitter: utilidades para charlar con otros usuarios. Son estupendas para recoger opiniones y sugerencias, aunque los usuarios suelen huir de las páginas controladas. También resulta difícil evitar las opiniones negativas.

Comunidades sociales: son portales en los que cualquiera puede crear un perfil, colgar información, y compartirla con sus contactos. Muchas empresas empiezan a tener presencia en estos medios, aunque la comunicación suele ser muy informal.

Sitios de contenidos: existen páginas donde publicar vídeos (Youtube), archivos de audio (Podcast.com), presentaciones (Slideshare), opiniones (Ciao), documentos (Whitepapers.org), información de producto (wikis)...

HERRAMIENTAS BÁSICAS PARA LA COMUNICACIÓN

Están divididas en tres grandes grupos:

1. Herramientas de Comunicación Personal: son las herramientas digitales básicas para comenzar a experimentar.

2. Herramientas de Comunicación Colectiva: algunas aplicaciones para trabajar en conjunto, compartir y difundir.

3. Herramientas para trabajo en grupo: interactuar estando lejos.

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN PERSONAL

1. Correo electrónico

El correo electrónico es probablemente la herramienta digital más usada para comunicarnos con los colaboradores y los agentes implicados en un proyecto u organización, consideremos que se estima que existen casi tres billones de cuentas de correo electrónico.

En los últimos años las posibilidades y las funcionalidades asociadas a este servicio han crecido sensiblemente. Hoy disponemos de servicios gratuitos de nivel profesional que nos permiten ordenar y organizar nuestros correos de una forma intuitiva y eficiente.

El correo electrónico nos puede ayudar a ser más eficientes en la gestión de la comunicación interna relacionada con un proyecto o una organización.


Nuestra bandeja del correo se puede considerar una base de datos en el que se almacenan todas nuestras comunicaciones, consultables en cualquier momento, siendo por una parte una garantía de que no sea posible cambiar el sentido de lo que ya se comunicó según los intereses de cada persona, y por otra parte de funcionar como una ayuda a la memoria, ya que actualmente los servicios de correo ofrecen muchísimo espacio para poder almacenar todos nuestros correos de forma gratuita, llegando a superar los 7 gigas, y ofreciendo herramientas dentro del mismo correo para buscar conversaciones.

EJEMPLO:

Gmail: Sin duda uno de los mejores servicios es Gmail, desarrollado por la empresa Google.


2. Audioconferencias, videoconferencias y mensajería instantánea

Hacer llamadas y vídeo-conferencias por Internet está al alcance de cualquier persona con acceso a Internet. Existen diferentes servicios (incluso gratuitos) que nos permiten romper las barreras físicas y económicas que dificultaban la comunicación entre personas físicamente muy distantes. Entre los servicios más usados encontramos Google Talk, Skype ,y Windows Live Messenger.

EJEMPLO:

Skype: Skype es probablemente el sistema de telefonía por Internet más extendido. Entre sus opciones, incluye la llamada totalmente gratuita desde computadora a otra computadora, mensajería instantánea y vídeo-llamadas, además de otras prestaciones. Permite tener un número personal para recibir llamadas desde cualquier lugar del mundo, desde cualquier teléfono móvil, de línea, o desde el mismo Skype. Además permite llamar, hacer vídeo-llamadas y chatear con más usuarios al mismo tiempo.


Google Talk: Google Talk es un servicio sencillo y gratuito que permite realizar llamadas de voz y enviar mensajes instantáneos. Cuando se haya instalado Google Talk en el equipo, debe registrase con un nombre de usuario y contraseña de Gmail. Los contactos de Gmail se incluirán automáticamente en la Lista de amigos de Google Talk, de modo que se podrá llamar y chatear con ellos cuando ellos instalen Google Talk.

Lo único que se necesita para realizar llamadas con Google Talk, es una dirección de Gmail, una conexión a Internet, un micrófono, y unos altavoces. Eso es todo. Da igual que los amigos se encuentren en la otra punta del mundo, igual se podrá interactuar con ellos durante el tiempo que quiera. Todas las llamadas son gratuitas y la calidad de voz es excelente.

Windows Live Messenger: Es probablemente el servicio más usado en Latino América.

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN COLECTIVA

1. Blogs:

Los blogs representan posiblemente el formato de auto-publicación en internet que más éxito ha tenidos hasta la fecha. El diccionario colaborativo Wikipedia, define como “…término inglés blog o weblog proviene de la unión de las palabras web y log (‘log’ en inglés = diario)”, la popularidad de este servicio ha sido precisamente su utilidad como “diario en línea”, extendiendo así, la posibilidad de publicar por cuenta propia.

EJEMPLO: WordPress: Permite crear un blog de forma gratuita con nombre de dominio del tipo tunombre.wordpress.com. Se recomienda leer el manual que explica cómo funciona. Por otro lado, Wordpress cuenta con su gestor de contenidos que permite descargar e instalar en sencillos pasos, sin embargo para hacerlo se necesitan algunos conocimientos más además de comprar un dominio y un hosting.


Blogger: Es un servicio de Google que permite crear un blog de forma gratuita. Cuenta con una gran comunidad de usuarios. Para usarlo se necesita utilizar una cuenta de correo de Gmail. Al crear el blog, el dominio será por ejemplo: tunombre.blogspot.com.

Posterous: Es un servicio muy fácil de utilizar, para crear un blog se requiere llenar tres campos: correo electrónico, usuario, y contraseña. Es un servicio que está en crecimiento y con características que permiten una integración con redes sociales.

Tumblr: Se caracteriza por ser un servicio muy fácil de usar y que al igual que los anteriores, permite crear un blog e integrarlo con redes sociales.


1. Multimedia:

Nuestras posibilidades para la comunicación on-line no se limitan al uso de contenidos de texto, sino que disponemos de diferentes plataformas que nos permiten publicar contenidos multimedia. Las más importantes son: Youtube, slideshare, flickr, soundcloud, prezi ,y scribd.

EJEMPLO:

YouTube: Si se quiere usar el audiovisual, esta plataforma permite crear y difundir contenido a través de un canal personalizado, donde se puede subir todos los vídeos que se quiera.

Flickr: Si lo que se necesita es comunicar a través de fotografías, esta plataforma permite armar un portafolio de trabajos o fotoreportajes.


Picasa: Es el servicio de Google para almacenar y publicar imágenes, permite trabajar álbumes, y configurar la privacidad para que se pueda decidir con quién se quiere compartir contenidos.

Slideshare: Esta plataforma nos permite publicar documentos de diferentes formatos como ser PDF, ODT, Powerpoint, etc.

Prezi: Prezi permite que cualquier persona pueda crear y realizar presentaciones espectaculares no lineales, con conexiones entre diferentes presentaciones, zoom en los detalles, y un ajuste del tiempo sin la necesidad de omitir diapositivas.

Scribd: Es un servicio que permite publicar documentos pdf, word, excel, ppt, postscript o txt. La plataforma lo convierte y lo coloca en un visor Flash Paper, que también se puede colocar en cualquier blog o sitio web.


Soundcloud: SoundCloud es una aplicación web que ha nacido para facilitarle el proceso de alojar canciones y archivos de sonido en la web. Además de una atractiva interfaz, ofrece diferentes maneras de compartir y recibir archivos.

HERRAMIENTAS PARA TRABAJO EN GRUPO

En muchos casos no es suficiente con comunicar y compartir información con uno o más personas, lo que necesitamos son verdaderas herramientas que nos permitan y nos simplifiquen el trabajo en equipo. Existen numerosas herramientas que nos simplifican nuestras tareas, cada una especializada en algo muy concreto. Aquí se presentan dos categorías de herramientas, para organizar la información producida por un grupo de personas, y para organización y ordenamiento.

1. Herramientas para crear grupos de trabajo

Google Groups: Google Groups permite (con una cuenta de usuario en Google) crear nuestros propios grupos personalizados referentes a cualquier tema, inscribirnos en otros que creen otros usuarios, o hacer un seguimiento de los contenidos de los grupos. Además permite realizar búsquedas dentro de toda esta información almacenada, y además ofrece la posibilidad de postear (publicar) cuestiones dentro de los grupos.


Facebook groups: Los Grupos cerrados de Facebook permiten que un pequeño número de personas dispongan de un espacio privado para poder comunicarse, compartir material, y enviarse actualizaciones y mensajes entre sí. Lo más importante de estos Grupos es que la existencia de los mismos puede quedar totalmente secreta, y de esta manera, ser usados como una especie de Intranet privada, sin que otros usuarios puedan acceder o ver la información que se publica.

Yahoo! Groups: Yahoo! Groups es un servicio gratuito que permite comunicarse fácilmente con otros usuarios que comparten sus mismos intereses e ideas, participando directamente desde el sitio web de su grupo o sólo mediante correo electrónico. No es necesario ser usuario registrado de Yahoo! para poder acceder y utilizar este servicio. Para poder crear un grupo, sin embargo, debe ser usuario registrado de Yahoo! Asimismo, sólo los usuarios registrados pueden acceder a las herramientas restringidas del grupo en el sitio web.


2. Herramientas para la organización de tareas

Cada día es más común hacer uso de herramientas web para trabajar con otros colegas que pueden encontrarse en la misma oficina o a muchos kilómetros de distancia. Las principales ventajas de utilizar algunas de las herramientas que les proponemos es que pueden ser consultadas simultáneamente (dos personas pueden trabajar un mismo documento al mismo tiempo), no necesitan adjuntarse en correos electrónicos, ahorrando espacio en disco duro y manteniendo online la última versión, para evitar confusiones.

Google Calendar: Google Calendar proporciona un lugar donde anotar los eventos más importantes. Se podrá añadir eventos y enviar invitaciones fácilmente, compartir agenda con la familia y amigos, y realizar búsquedas de eventos que podrían interesar.


Google Docs: Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un procesador de textos, una hoja de cálculo, programa de presentación básico, y un editor de formularios destinados a encuestas.

Dropbox: Dropbox es una herramienta de sincronización de archivos a través de un disco duro o directorio virtual. Permite disponer de un directorio de archivos (de cualquier tipo) de forma remota y accesible desde cualquier ordenador. Es decir, crea una carpeta en nuestra Pc y realiza una copia a través de Internet de todos los archivos que depositemos en ella.

Se ocupa de mantener la copia de nuestros archivos siempre sincronizada, es decir, cada vez que hagamos un cambio en nuestros documentos, por pequeño que sea, lo detectará y volverá a copiarlo al instante, conservando la versión antigua por si la necesitamos en el futuro.

Se agradece la visita

Nos sentimos honrados que se hayan interesado en esta presentación digital: Muchísimas gracias.

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