HERRAMIENTAS PARA EL TRABAJO COLABORATIVO

Andrés Sepúlveda Ceferino Jerónimo Vélez Gutiérrez Sebastián Giraldo Giraldo

Daniela Stefania Alvarez Hincapie

Evolución De Las Redes

Desde el inicio del internet en 1983 los avances hansido tantos que nos hemos sumergido en una eratecnológica. Todo ha cambiado, desde las formas detrabajar hasta las relaciones personales y eso confirmaque vivimos en una revolución digital marcada con lallegada de la web 2.0 y la web 3.0. Los internautas sonahora los protagonistas, los que participan activamenteintercambiando información, formado redes sociales enlas que generan ellos mismos los contenidos, enviandofotos, vídeos, comentarios de noticias, foros, etc.

Herramientas Para El Trabajo Colaborativo

Estas se han agrupado según el ámbito de aplicación, por lo que encontramos las siguientes:

- Herramientas para la gestión de la comunicación interna.

- Herramientas para la gestión del conocimiento.

- Herramientas para la planificación y gestión de proyectos.

- Herramientas para la gestión administrativa y de atención al cliente.

- Herramientas para la innovación (Crowdsourcing)

- Herramientas para el trabajo colaborativo en la web (Networking)

Herramientas para el trabajo colaborativo

Herramientas Para El Trabajo Colaborativo

Ejemplo de herramienta para la comunicación interna.

Foro“Un Foro es una herramienta que favorece las discusiones, las opiniones y la compartición de ideas en línea. Permite proponer un tema dedebate concreto, para que los usuarios puedan compartir información relevante,discutir y opinar sobre el asunto tratado.”

Apreciación:En la actualidad el foro, en su modalidad web, está siendo desplazado por la novedad, versatilidad y facilidad, que plantea la conexión dediferentes usuarios, a través de la creación de un grupo social en la red móvil. Concretamente, al observar el modo de trabajo colaborativo, lasdiscusiones y en general la práctica del debate, ha ido migrando a plataformas móviles como Whatsapp mediante su funcionalidad de “CHAT ENGRUPO”.

Funcionamiento:Whatsapp como plataforma de foro, un Chat de grupo te permite conversar con hasta 256 personas a la vez. Es una excelente manera demantenerse en contacto con familiares, amigos y colegas. Mediante esta herramienta es posible crear tantos grupos de chat, como temáticassean posibles.

2012. Junta de Castilla y León (www.jcyl.es) y Consejo Regional de Cámaras de Comercio e Industria de Castilla y León (www.camarascyl.es)

Ejemplo de herramienta para la gestión del conocimiento.

Reuniones Online“La videoconferencia es un sistema muy útil para comunicarse con personas que se encuentran en diferentes lugares. Al permitir la transmisiónbidireccional de imágenes y sonido, este tipo de comunicación resulta más completo que la telefonía tradicional.”

Apreciación:Mediante la implementación de herramientas como Skype o las videollamadas, la forma de hacer negocios, la forma de ir al trabajo y en generallas relaciones comerciales, están siendo reinventadas. Hace algunos años el concepto de “teletrabajo” hubiese sonado a película de cienciaficción, hoy, se trata de una realidad empresarial que beneficia tanto la concreción de los negocios, como la vinculación de personal.

Ejemplo:Hangouts es una herramienta creada por google, se asemeja en funcionamiento a aplicaciones como skype, pero añade otros componentes queenriquecen la experiencia y potencializan nuevos usos. Entre sus novedades se encuentra el uso de pantalla compartida y la posibilidad detrabajar de manera dinámica con 25 personas al tiempo. Adicional a ello, se puede transmitir en vivo la reunión a tantos espectadores como sequiera. En modelos de negocio, facilita la reunión de pequeños grupos colaborativos en torno a la gestión de proyectos.

Julián Pérez Porto y Ana Gardey. (2015). DEFINICIÓN DE VIDEOCONFERENCIA. septiembre de 2016, de Definicion.de Sitio web: http://definicion.de/videoconferencia/

Ejemplo de herramientas para la Planificación y Gestión de Proyectos

Planificación y Gestión de ProyectosCada proyecto contiene una serie de actividades programadas, organizadas en un cronograma con inicio y final, para acordar compromisos deplazos, costes y recursos, para esto tenemos algunas herramientas que facilitan la gestión colaborativa de tareas y proyectos.

Apreciación:Google Calendar da la posibilidad de organizar los eventos junto con sus horarios y notificaciones, dando la ventaja de que deja tener conectadolos diferentes dispositivos, además tiene la posibilidad de hacer calendarios colectivos como grupo u organización.

Funcionamiento:Es un calendario de google que permite asignar tareas en un día y hora específica donde se puede tener un calendario para cada subgrupo (unopor dependencia que solo será accesible a sus miembros) o para toda la organización, las agendas quedan compartidas y vinculadas a través delcorreo electrónico.

Ejemplo de herramientas para la Gestión Administrativa y Atención al Cliente

Gestión Administrativa y Atención al ClienteSon herramientas diseñadas para la gestión y el manejo de negocios y atención al cliente.

DocOn You:Esta herramienta como red social de facturación permite intercambiar, archivar, validar y conectar las facturas y documentos de trabajo. Puedenexistir archivos con diferentes niveles de acceso y en tiempo real; se puede usar como herramienta de comunicación a través del chat y muroprivado o público.

Alegra:Es un sistema de contabilidad para la empresas, principalmente para pymes, que permite tener control de inventario, gastos, facturación, bancose informes de la empresa; tiene la facilidad de ser usada no solo en computadores sino también en dispositivos móviles y todo conectado por lanube en tiempo real.

Ejemplo de herramienta para el trabajo colaborativo (networking)

NetworkingSon herramientas sociales cuyo fin no es el ocio sino la obtención y la comunicación de contactos profesionales como lo son los colegas detrabajo, proveedores, e incluso los clientes, esto con el fin de facilitar y hacer más eficaz el compartir la información necesaria.

Apreciación:Las herramientas de networking son muy eficaces y prácticas en el sentido de que facilita la comunicación siendo redes destinadas únicamentepara personas con quien se tiene alguna clase de relación laboral, por lo que evita distracciones y permite una gestión de los contactos mejorelaborada.

Funcionamiento:Son como redes sociales, con la excepción de que estás están diseñadas para agregar únicamente a aquellos con quien se tiene una relaciónlaboral de cualquier tipo. Los beneficios que estas tienen es que permiten organizar reuniones, trabajos, ideas, por su enfoque específico en elámbito del trabajo.

Principales páginas de networking:

Ejemplo de herramienta para el trabajo colaborativo (networking)

GestoresPor todo ello, hay un auge de herramientas para trabajar online de forma colaborativa, que aportan comunicación instantánea y permiten trabajar en un entorno de información compartida y actualizada. Estas aplicaciones se pueden agrupar en dos grandes bloques: las que ayudan a gestionar tareas (to-do list) y las que permiten gestionar proyectos.

Apreciación:En resumidas cuentas, un gestor de proyectos permite trabajar, organizar y estructurar toda clase de proyectos por medio del trabajo colaborativo y que facilitan un desarrollo mucho más rápido para la gestión y finalización de temas.

Funcionamiento:Por medio de una plataforma se vinculan todas las personas que van a participar dentro del proyecto, posteriormente se usan las distintas herramientas de las que disponen esta aplicaciones, como: checklists, chats, lluvias de ideas, agendas, entre otros.

Uno de los mejores gestores de proyectos gratuitos es Basecamp 3

Ejemplo de herramienta para la innovación

CrowdsourcingEstás herramientas tienen como principal función la externalización de tareas que se hacen de forma interna a una gran cantidad de personas. Su objetivo como tal es el aprovechamiento del conocimiento externo que puede ser útil para incorporarlo al proceso que se desarrolla. Esto se logra por medio de convocatorias esencialmente aprovechando las posibilidades que la red ofrece como herramienta para comunicar, difundir, y trabajar. Los beneficios que tiene en el ámbito empresarial son el hecho de que los problemas que se presentan logran ser evaluado por un costo menor, además de que la empresa puede aprovechar para descubrir talentos, escuchar las masas dejando que sus clientes participen y de igual forma que la empresa se fortalezca gracias al acercamiento que logra con la sociedad.

Apreciación:

El crowdsourcing es una herramienta muy práctica para que una empresa obtenga ideas frescas de una forma mucho más práctica y másrentable, ya que al hacer la participación de forma masiva se obtienen muchos resultados de muchos tipos rápidamente y con una inversiónmuchísimo menor al costo convencional del desarrollo de una nueva idea por medio de los profesionales.

Funcionamiento:

Una empresa con una problemática la difunde a modo de convocatoria para que todos quienes tengan relación con la marca puedan participar enla búsqueda de la solución más apropiada, luego de cerrada la convocatoria se seleccionan las mejores soluciones y quienes dieron las ideasson recompensados.

Crowdfunding“Cooperación colectiva, llevada a cabo por personas que realizan una red para conseguir dinero u otros recursos, se suele utilizar Internet parafinanciar esfuerzos e iniciativas de otras personas u organizaciones”.

Apreciación:En otras palabras, el crowdfunding es un nuevo método por medio del cual se busca brindar el apoyo a una idea que se pretenda desarrollar pormedio de la financiación para realizar y cumplir los objetivos para posteriormente obtener beneficios una vez se haya terminado el proyecto.

Funcionamiento:El crowdfunding funciona con un mecanismo muy sencillo, práctico y eficaz donde primero se debe de tener una idea clara que se quieradesarrollar, posteriormente en una de las tantas plataformas disponibles se expone el trabajo, junto con el monto que considera necesario para larealización del proyecto, el tiempo que durará la recaudación y las recompensas que se obtendrán por haber aportado al mismo. Posterior a estoel proyecto es publicado en la web, se promociona de la mejor manera posible buscando obtener la mayor cantidad de personas dispuestas aaportar, se termina el plazo y comienza la realización del proyecto si fue conseguido el monto objetivo.

Las principales páginas de Crowdfunding son:

Ejemplo de herramienta para la innovación

Cibergrafía • http://www.universocrowdfunding.com/que-es-el-crowdfunding/

• http://www.crowdfunding.com/

• https://es.wikipedia.org/wiki/Crowdsourcing

• http://www.youngmarketing.co/proyectos-de-marcas-via-crowdsourcing/

• http://www.seremprendedor.com.mx/que-es-networking/

• http://es.ccm.net/faq/8170-basecamp-una-herramienta-colaborativa-muy-eficaz

• https://reportjob.wordpress.com/2015/03/25/redes-sociales-webs-y-apps-mas-eficaces-para-encontrar-ofertas-de-empleo/

• https://www.lancetalent.com/blog/las-10-mejores-herramientas-para-la-gestion-de-proyectos-online/

Cibergrafía