HABILIDADES DE ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA

BIENVENIDASFACILITADOR: ALMA RUTH ALBARRÁN ORTEGA

OBJETIVO GENERAL

Identificar cómo priorizar las actividades designadas , con el fin de lograr una adecuada

motivación para desempeñar actividades encaminadas al propio desarrollo profesional y

el de la institución.

CONTENIDO TEMÁTICO

1. LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO COMO PROCESO.

2. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

3. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN.

4. LOGÍSTICA.

INTRODUCCIÓNPARA MUCHOS EL TIEMPO, SE HA CONVERTIDO EN UN ENEMIGO, UN ADVERSARIO PODEROSO QUE APARECE COMO EL ORIGEN DE GRAN PARTE DE LOS PROBLEMAS A LOS QUE DEBE HACERSE FRENTE. ESTE MAL , SE MANIFIESTA COMO LA EXPERIENCIA DE ESTAR AGOBIADOS Y CONFUNDIDOS POR LA DESPROPORCIÓN QUE HAY ENTRE LAS MUCHAS TAREAS Y “POCO” EL TIEMPO PARA REALIZARLAS.

INTRODUCCIÓNCOMPROMISOS, PRISAS, INTERRUPCIONES, MARCHAS Y DISTANCIAS QUE HAY QUE RECORRER CON COTIDIANA FRUSTRACIÓN.ESTO PUEDE PROVOCAR SENTIMIENTOS DE IMPOTENCIA, ENOJO, ESTRÉS O INCLUSO, LA INCAPACIDAD PARA DISFRUTAR Y RELAJARSE.

¿¿SOLUCIONES???

¿DALAY?

¿CONTAR CON UN HELICÓPTERO?

¿SOLUCIONES?

¿VIVIR EN UNA ISLA LEJANA?

O BIEN QUIZÁS…

COMENZAR ADMINISTRANDO EL TIEMPO

1. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

ES EL ARTE DE HACER QUE ÉSTE SIRVA PARA EL BENEFICIO DE LAS PERSONAS Y DE LAS SOCIEDADES. LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO IMPLICA ENTONCES, HABILIDADES DE AUTO-GESTIÓN.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO COMO PROCESO

PLANEACIÓN: PERMITE ESTRUCTURAR, CON BASE EN LOS OBJETIVOS Y/O METAS, LAS ACCIONES POR REALIZAR PARA ALCANZARLOS.

ORGANIZACIÓN: PERMITE ESTABLECER LOS RECURSOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS Y LAS METAS .

EJECUCIÓN: PERMITE VALUAR LA FORMA EN QUE SE ESTÁ HACIENDO USO DEL TIEMPO ACTUALMENTE.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO COMO PROCESO

CONTROL: PERMITE COMPARAR LOS RESULTADOS CONTRA LO PLANEADO Y AJUSTAR O REORIENTAR LAS ACCIONES DE ACUERDO CON LAS CONDICIONES Y SITUACIONES EXISTENTES.

ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

EFICIENCIA: HACER MÁS EN MENOS TIEMPO. CANTIDAD Y VELOCIDAD IGUAL A MEJOR.

KRONOS: TIEMPO CRONOLÓGICO, LINEAL Y SECUENCIAL.MÉTODO: CÓMO HACER LAS COSAS.

Tradicional

ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

EFECTIVIDAD: CAPACIDAD Y HABILIDAD PARA LOGRAR OBJETIVOS.KAIROS: TIEMPO APROPIADO O DE CALIDAD. ES DECIR EL VALOR QUE SE OBTIENE DE ÉL, NO LA CANTIDAD DE TIEMPO KRONOS INVERTIDO.

MÉTODO: INNOVACIÓN, VISIÓN.

Contemporáneo

TIEMPO

UN DIA TIENE 24 HORAS.UNA SEMANA 168 HORAS.

UN MES TIENE 672 HORAS……

• ENTONCES PORQUÉ SI TODOS TENEMOS LA MISMA CANTIDAD DE HORAS, NO A TODOS NOS “RINDE” IGUAL???

DESPERDICIADORES DEL TIEMPOLLUVIA DE IDEAS

¿CUÁLES SON TUS DESPERDICIADORES DE TIEMPO?

CAUSAS DE DESPERDICIADORES•FALTA DE PLANEACIÓN.

•ASUSENCIA DE PRIORIDADES (A,B,C)

•HIPERDEDICACIÓN.

•VISITANTES/TELÉFONO.

•REUNIONES INNECESARIAS.

SUGERENCIAS PARA DISMINUIR LOS DESPERDICIADORES DEL TIEMPO

•APRENDE A DECIR NO.•DISEÑA UNA ESTRATEGIA PARA LAS INTERRUPCIONES.•PLANTEA METAS ALCANZABLES Y MONITOREA SU AVANCE.•MANTÉN EL ORDEN Y LA LIMPIEZA EN TU ÁREA DE TRABAJO.

•Conjunto de principios o aspectos esenciales que determinan el reparto del trabajo a realizar por un grupo de personas, que conjuntamente tienen asignadas determinadas funciones que deben realizar en un lugar de trabajo.

2. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

MODELO TRADICIONAL

• Existe una escasa o nula división del trabajo.

• La cualificación se adquiere trabajando.

• En este tipo de modelo no existe la jerarquización.

• Se trabaja para obtener productos individuales.

• El producto tiene un alto costo de producción.

MODELO TAYLORIANO

• Separación tajante entre planeación y división del trabajo (diferencia entre trabajo manual e intelectual).

• Se simplifican las tareas y se normaliza el trabajo (crea puestos individuales).

• El trabajador recibe órdenes de distintas personas.

• Controla al trabajador y lo que realiza, recibe órdenes de un “capataz”.

• Establece medidas individuales para la productividad de los empleados.

MODELO NEOCLÁSICO

• Mayor automatización de los procesos productivos.

• Menor utilización de la mano de obra en trabajos de producción.

• Mayor cantidad de miembros, por el crecimiento de las organizaciones.

• Mayor cantidad de objetivos por alcanzar en cada organización, derivado de su crecimiento horizontal.

MODELO CONTEMPORÁNEO

• Existe la participación de los trabajadores en decisiones relativas a la organización del trabajo y de la producción.

• Los trabajadores poseen todo un cúmulo de experiencia y de conocimientos, que no debe desaprovecharse.

• El trabajador debe participar en el análisis de los problemas y de sus posibles soluciones.

¿Y EN TU ORGANIZACIÓN CUÁL ES EL MODELO QUE SE UTILIZA?

3. GESTIÓN• Del latín gestio, el concepto de gestión hace referencia a la acción y al efecto de administrar.

• Gestionar es realizar diligencias conducentes al logro de los objetivos de un negocio, por lo tanto implica dirigir, ordenar, disponer u organizar.

•El término gestión, también refiere al conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto.

•Planeación de actividades.•Administración de la agenda.•Plan de acción.

•HABILIDADES UTILIZADAS EN LA GESTIÓN •Comunicación organizacional.•Inteligencia emocional.•Integración de equipos de trabajo.

HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN

LO URGENTE

• Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la generación de resultados cotidianos de una organización.

LO IMPORTANTE

• Lo Importante, refiere a las actividades que se ocupan de atender lo que le da sentido a la existencia de una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual que en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro.

Aquí es donde administramos, producimos

y recurrimos a nuestra experiencia y juicio para responder a necesidades

críticas y retos que se nos presentan.

Es precisamente donde usted planifica, prepara, evita las crisis, clarifica sus valores,

construye relaciones, se cuida de sí mismo mediante

ejercicio, educación, descanso, etc

La connotación de urgencia crea la ilusión de la

importancia. Pero en realidad las actividades que

componen este cuadrante, si tienen algo de importante,

son importantes para otros.

Por supuesto, no deberíamos estar aquí, y la mayoría de

los profesionales tienen poco tiempo para dedicar a este

cuadrante . Sin embargo, con frecuencia sucumbimos a

estas actividades sin pararnos a pensar cual es su

verdadero valor.

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

URGENTE NO URGENTE

PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES

•Realizar una lista de tareas por realizar. En aquellas actividades complejas, dividirlas en tareas mas pequeñas.•Clasificarlas según la prioridad o importancia.•Planificar el tiempo que requieres para cada una, considerando siempre un margen.

PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES

•Identificar la hora del día en la que más produce y haga las labores más importantes.•Dejar para el final las labores más sencillas.•No dejar todo para último momento, porque retrasa lo programado.•Conocer el propio ritmo biológico y laboral.

ESTABLECER PRIORIDADES

• Establecer prioridades: elaborar lista de cosas por hacer y determinarlas por orden de importancia. Usa el método ABC.

• Prioridad “A”= DEBE HACERSE: Estas son las actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes de importancia, tiempo límite significativo, oportunidades de éxito o desarrollo.

• Prioridad “B”= DEBERÍA HACERSE� . Estas son actividades de valor �medio, pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son esenciales o no requieren de un tiempo límite.

• Prioridad “C”= AGRADABLE DE HACER: Comprende las actividades �interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.

• Dependiendo de la fecha en que elabores tu lista, tus A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy � �pueden convertirse en las A de mañana, al acercarse alguna fecha � �importante, asimismo, las A de hoy pueden ser las C de mañana si las � � � �circunstancias cambian.�

ADMINISTRACIÓN DE LA AGENDA

• La palabra agenda es originalmente una palabra plural, un término latino para denotar las “acciones a ser acometidas”. Lo que hoy se conoce por una agenda es: una lista de actividades cronológicas diarias a realizar.

CRITERIOS PARA ESTABLECER PRIORIDADES

• Juicio: Tú debes establecer el mejor momento para lo que tiene que hacer tu jefe o tú mismo, haz un juicio certero. �

• Relatividad: Al comparar las tareas o actividades debería quedar bien claro que algunas tienen una prioridad más alta que otras. Siempre debes guiarte con la pregunta �¿cuál es la mejor forma de utilizar el tiempo en este momento?

• Tiempo: Establecer un límite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Precisa el tiempo para cada una de las actividades que se tienen que realizar, en el caso de tu jefe, primero consúltalo con el.

• Una hoja de Milestone expone la relación entre los pasos a seguir en un proyecto. Para hacer una, enumera las actividades que necesitas para terminar un proyecto y calcula el tiempo que requiera cada una.

• Después, enuméralas verticalmente en el lado izquierdo de la página y pon las fechas en forma horizontal, a lo largo del final de la misma. Dibuja una línea horizontal para cada actividad, empezando a la altura del día en que comienzas y finalizando el día en que debes terminar de hacer dicha actividad. Una vez terminada la gráfica, podrás observar el curso de cada acción y su secuencia (incluyendo las que se estén realizando al mismo tiempo). �

PLAN DE ACCIÓN

•El término "logística" (del inglés: Logistics) ha sido tomado del ámbito militar para ser utilizado en el mundo empresarial como el término que, en un sentido general, se refiere al posible flujo de los recursos que una empresa va a necesitar para la realización de sus actividades; y al conjunto de operaciones y tareas relacionadas con el envío de productos al punto de consumo o de uso.

4. LOGÍSTICA

•PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O JUNTAS.

•ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.

LOGÍSTICA APLICADA A LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O JUNTAS

•ELEMENTOS:•Tema.•Asistentes.•Entorno o ambiente físico.

•ANTES DE LA REUNIÓN:•Tema y objetivo.•Asistentes: número, internos o externos a la organización, convocatoria o invitación, confirmación (asegurarse de contar con toda la información para su localización).•Horario y duración de la reunión.•Lugar de la reunión o junta.•Disposición física del lugar. En la cabecera deberá estar ubicado el responsable de la reunión.•Recursos que se utilizará para la reunión o junta (equipo audiovisual, coffee break, carpetas con información, fotocopias, internet, sonido).•Diseño o en su caso revisión de la orden del día.

PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O JUNTAS

• DURANTE LA REUNIÓN:• Atender cualquier requerimiento.

• Entrega de material a los asistentes.• Tomar nota de la minuta de la reunión.

PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O JUNTAS

•DESPUES DE LA REUNIÓN:•Solicitud de acuerdos.•Agendar fecha próxima reunión.•Verificar si es necesario enviar información adicional o la minuta a los asistentes.•Realización de minuta y entrega al jefe.

PREPARACIÓN DE REUNIONES Y/O JUNTAS

ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

ENTRADA PROCESO SALIDA

TIPO DE EVENTOS

• CONGRESO, SEMINARIO, CONFERENCIA.

• CONVENCIÓN.

• CEREMONIAS.

• CELEBRACIONES.

ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Gestión de los recursos necesarios.

Recursos materiales: lugar, mobiliario, materiales didácticos.Recursos financieros: presupuesto, cotizaciones, costos, viáticos.Recursos humanos: invitados, proveedores, expositores, staff.