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ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO OFICINA DEL INSPECTOR DE COOPERATIVAS DE PUERTO RICO

GUÍAS PARA LA REVISIÓN DE CONTROLES INTERNOS

ESTAOO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO OFICINA DEL INSPECTOR DE COOPERATIVAS DE PUERTO RICO

~ e v i s i d n d e l Control Interno:

D e f i n h i b n de l control interno C1

Propbeito y ueo de l Cuestionario de Control Interno C 3-2

Estudio del aistema C 2

Revisibn del sistema C 2-4

Pruebas de ctrmplimiento C4-5

~valuacidn d e l sf st ema C5-6

Retencibn del Cuestionario C6

Cuesti on& o de Control Interno i standard) C7-40

Cuestionario de Control Interno para cooperativas pequeiias ~ 4 1 - 5 4

REVISION DEL CONTROL INTEIWO

~ e f i n i c i d n del control interno

E l control interno se d iv ide en doa elementas:

1) Control aaministrativo - ea l a orgaaizacibn y 10s procedimientoa concernientes a l a toma de decisiones que conducen a l a autorizacidn de transaccionea por parte da l a gerencia,

2) Control contable - ea la organizacidn y 10s procedimientos y registros concernbates a l a proteccidn de 10s activos y a la confiabilidad de 10s l ibros de contabilidad, Estos eat& disesados para proveer ma base razonable sobre l o siguiente:

a) L a s transacciones son ejecutadas de acuerdo con l a autoriza- cibn general o especifica de l a gerencia.

b) Las transaccionea ae registran en Is medida necesax5a (1) p w a penaitir l a preparacidn de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados y cualquier otro c r i t e r io aplicable a dichos estados (2) para mantener responsabilidad por 10s activos,

c) El acceso a los activos se gemite Mcamente con l a autorizacidn de l a geremf a,

d) L a respollsabilidad de 10s activos registrados ae compara con 10s activos eas t en te a intervalos razondbles, y Be t m a una acci6n apropiada respecto a cualquier diferbncia,

~n su auditorfa, aS: auditor le concferne solamente e l estudio y evaluacibn del sistema de conlxrol contable.

~ ropds i to y us0 del Cuestionario de Control Inferno (CCIL

E l Cuestionasio de Control Interno ha s ido desarrollado como un medio de mistencia para identificar 10s t i p o ~ ds errores y/o irregularidades que pueden o c m i r como resultado de debilidades en e l sistema de control interno contabb, y en determi- 10s ,

procedimientos de control contable que pueden prevenir o detectar t a l e s errores o irregularidades.

Para ayudax al auditor a determinar si exi8te una adecuada separacidn de funcisnes para efectsa dei control contable, se ha provisto una columna para indZcar e l nombre y t f tu lo d e l empleado de l a coogerativa que ejecuta ciertas funciones que son consideradas significativas en l a mayorfa de sistemas. S i Is flrncidn es ejecutada por un w p o de personas, por ejemplo, vendedores, indique e l grupo, Cuando se trate con una "operacibn de una sola personat*, indfquelo asf aZ pfincipio de l a secoidn particular del CCI y de je en blanco l a columna del nombre, a menos que otros empleados ejecuten alguna de las funciones indicadas,

h'opbsito y uso del Cuestionario de Control Interno (CCI) (cont.1

E l cuestionario debe utilizarse en todos 10s compromises de auditorfa. Sin embargo, cuando a juic io del Inspector A w r i l i a r o Auditor-Director, e l ndmero de empleados es l imitado, o existen o t r a s condiciones que no permjlten la separacidn de funciones u o t ros controlas y/o procedimientos contemplado8 por e l Cuestionarlo, debe ent onces utilizarse el tVuestionario de Control Int erno para Cooperativas Pequefiasv$ (que se encuentra en otra p w t e de esta seccidn del manual),

Durante l a revisidn podrfan hacerse muchas preguntas a una cooperat;iva. Las diferencias en sistemas y l a naturaleza de las operaciones en t re coopera%ivas, e l tamail0 r e l a t ivo de l a cooperativa y su personal de contabilidad, Za efectividad del personal de auditorfa interma ae l a cooperativa, 10s requerimientos de organismos reguladores y o t ros factores, requieren que cualquier reviaidn de cont ro l interno sea hecha especfficamente a l a medida de cada c ooperativa individuaJ..

Estudio d e l sistema

E l estudio del sistema sirve como base para l a evaluacidn de 10s controles contables y debe ser Ilevado a cabo en dos fases, como sigue:

1) Revisibn de l sistema.

2) Ejecucibn de las pruebas de cumplirniento,

Estas dos f ases se encuentran estrechamente relacionadas, en f oma t a l de que algu#a parte de cada una puede ser ejecutada conjuntamente, a h cuando cada m a es discutida .separadamente m& abajo,

1) ~ e v i s i d n del sistema: E l proceso de revisi6n empieza obeexliendo de l a cooperativa l a descripcibn del sistema, Esta se l l e v a a cabo obteniendo infomacidn acerca de l a organizacibn y de sus procedimientos, prescri tos, completando e l Cuestionario de Control Interno (CCI).

Si posteriormente el Cuestionario es actualizado, cualquier cambio a las respuestas obtenidas en af3os anter iores debe ser distinguido en o t ro color y referenciado en l a fonna que se indica en la primera p@na del Cuestionario, Bajo ningma circwnstancia deben borrarse las respuestas obtenidas en &os anteriores, Cuando 10s cembios s ignif icat ivos en e l sistema resu l ten numerosos, se recomienda la preparacidn de un nuevo Cuestionario.

REVISION DFZ CONTROL INTEZINO (CONT, )

Estudio del sistema (cont,)

E l Cuestionario ha sido disefiado en forma tal que una contestacidn I I S P indica l a oxistencia de un control particular. Una. contestacidn W o w indica l a ausencia de un control particular y por ello, una debilidad potential. Las contestacionas ftBow pmde que tengan o no significacidn para el auditor,

a) Una respuesta gtNoll puede indicar una debilidad signiffcativa del sf st ema que se obvia con una fortaleza que l a compensa en otro lugar del mismo,

b) Una respuesta V o w puede denotar una debilidad significativa del sistema que no se cornpensa en otro lugar del mismo y, por consiguiente, requiere su reconocimiento en el propama de auditorfa.

Una debilidad significativa del sistema es aquella que puede traducirse en una perdida material o en una presentacidn falsa,

L a s debilidades signif icativas que t engan controles compensa- t o r i o s deben explicarse con un comentario breve, y referenciar en forma cruzada l a debilidad con e l control gue l a compensa,

La8 debilidades significativas que no son eliminadas pox contro- l e s compensatorios, deben considerarse en e l programa de auditorfa. Las respuestas *@Noo deben acompafiarse con un comentario indicando, en t4rminos generales, en qu6 foma fue afectado e l programa de audi torfa.

Al completar e l Cuestionario e l auditor debe wit- 10s si d e n t es abusoe :

a) Copiar respuestas del Cuesti onario anterior cuando prepare un nuevo Cuestionario,

b) Llenar mecihicamente las respuestas "Sitf y !#Now s i n m a comprensidn rea l o estudio del problema,

c) f ra ta r e l Cuestionario como un f in, en vez de un medio.

En e l nuevo Cuestionario o en l a actuaLizaci6n del Cuestiomrio anterior, cada pregunta debe ser contestada por un miembro del cuerpo de auditorfa y no por e l personal de l a cooperativa. Las preguntas del auditor deben dir igirse al personal apropiado de l a cooperativa, se encuentre o no en posiciones de gerencia, y que est6 en l a me j o r posicidn para contestar la pregunta en foma precisa, En l a p r h t i c a , e l l lenar inicialmente e l Cuestionario, o actualizarlo, puede conseguirse preguntando al personal de gerencia que debe estar en posicidn de f a c i l i t a r cont estaciones satisf act orias a las preguntas relat ivas al sist ma. Las discusiones con e l personal de operaciones dentro del sistema, deben servirles para cor~oborar l a s respuestas recibidas de 1- preg~llltas in ic ia les .

Estudio del sistema (cant.)

Otras fuentes de infornacidn para estudiar e l sistema y completar cuestionario incluyen:

Hojas de trabajo, incluyendo l a c a r t a de gerencia y carpetas de informacidn pemanente de las auditorfa anteriores. E l auditor debe reconocer que 10s controles contables que fueron adecuados en 10s aflos anteriores pudieran ahora ser inadecuados para su presente propdsito,

Orgdgramas que muestren l a s l fneas de autoridad y separacidn de funciones.

M6todos y manuales de procedirnientos que describau 10s procedimientos prescritos en todas l a s fases significativas de l a operacibn.

Descripci6n de funciones de l a s posiciones si@ficativas, por ejemplo: contralor, awdliares de cuentas a cobrar/pa.gar, cajero, etc,

Infomes, hojas de trabajo y programas de auditorfa del personal de auditorfa interna.

Visitaa a las oficinas y planta para ayudar al auditor a familiarizarse con las facilidades ffsicas, e l f lu jo de operaciones, etc.

~espuds de completar l a revisidn del sistema y asmiendo wl cumplimiento satisfactorio de 10s sistemas prescritos, debe' hacerse urza evaluacidn preliminar del sistema en generel, En base a esta evaluacidn preliminar, debe prepararse un programa de auditorfa tentativo, para &a adiciond,en esta Area, refidrase a l a seccidn ttRelaci6n del Cuestionario de Control Interno con e l Progrma de Auditorfaat localizada en l a seccidn del Pro$rama de Auditorfa en otra parte de este m a n u a l .

2) Pruebas de czrmplimiento: E l prbxbo paso es llevar a cabo 1a.s "Pruebas de cum~limiento'~ para obt ener una razonable s e w i d a d de que 10s proc&imientos de control contable, sobre 10s cuales intentarnos confiar para determinar l a extensibn de las pruebas sustantivas, se encuentran en uso y operando en l a fonna plaaificada. Cuando se hagan las pruebas de cumplimiento deben aplicarse 10s apropiados proc edimi ent o s de auditorfa, Vmebas de cumplimiento y transaccionest', sefialadas en l a seccibn del Programa de Auditorfa de este m a n u a l , Los t ipos de proce&imientos de control contable que e s t b mjetos a las pruebas de cwnglimiento son 10s siguientes:

REVISION DELL CONTROL INTERNO (CONT. )

Estudio del sistema (cont.)

a) Procedimientos que dejan una huella de auditorfa, requiriendo aprobaciones in t emas o l a i d c i a l i zaci6n de 10s document o s que soportan transacciones. Las pruebas de cumplimiento para este t ipo de procedimiento requieren l a inspeccidn de 10s cosrespondient es document o s para sustanciar que ta les firmas, iniciales, sel los de auditorfa, etc., se e s t h aplicando en l a forma prescrita.

b) Procedimientos que no dejan huellas Be auditorfa, en cuanto a que fueron e jecutados, y dependen primordidmente de una separacibn de tareas, por empleados que no t ienen fuxlciones incompatibles. Las pruebas de cumplimiento de esta clase de procedimientos deben diseEarse con vistas a determinar si 10s empleados ejecutan o no fw~cianes incompatibles. Eh v i s t a de que 10s procedhientos descrito no dejsn huella de auditorf a en foma de documentacibn de evidencia, las pruebas de cumplimiento se limitan a preguntas aZ diferente persona, y a l a observacLbn del personal ejecutivo y sus mtinas, para corso- borar l a infomacidn obtenida durante l a "Revisibn del Sisterna?' LaS indagaciones deben relacionarse 8l perfodo completo de l a auditorfa; Jas observaciones, POT supuesto, se limitan a 10s perfodos durante 10s cuales e l auditor se encuentra presente en l a s oficinas de l a Cooperativa.

Lo6 resultadas de l a s "Pruebas de Cumplimiento y Transaccionesil deben ser cuidadosamente considerados, para det erminar que e l si st ma vigente se describe en forma precisa en e l Cuestionario de Control Interno. S i no es as& estas formas de documentacidn deben cambiarse en consecuencia. Cuwdo se encuentre satisfecho de que las respues- tag al Cuestionario de Control Interno reflejan en foma precisa e l sf sterna t a l como se encuentra operando, e l miernbro (s) del cuerpo de l a auditorfa que ejecuta ess fase particular del cornpromiso, debe indicar su satisfaccidn fimando y fechando l a afimacidn que para estos efectos se fncluyen al fin de cada seccidn del Cuestiollario.

maluaci6n del sistema

E l segundo e s t h d w d del trabajo requiere.una evaluacidn del control interno como base para determinar l a extensidn de l a s pruebas de auditorfa. E l clrmplimiento con este esthdard debe hacerse en dos fases, en l a forma siguiente:

a) maluacidn del sisterna general, y b) Relacionar l a extensidn de l a s pruebas con l a evaluacibn.

Evaluacidn de l si stema ( cont ,)

E l proceso de evaluacidvl debe reconocer e l hecho de que e l estable- cimiento y mantenimiento de l sistema de control interno constituye una responsabilidad de l a gerencia, y que l a mayorfa de 10s procedimientos de control e s t h sujetoa a las siguientes inherentes l i m i t aci ones:

a) L a posibilidad de errores surgidos de l a mala interpretacibn de iastrucciones, equivocaciones en juicio, descuido del personal y distraccidn o fatiga.

b) La efiminacibn, por media de colusibn, de controles que dependen de l a separacidn de funciones.

c) La inefectlividad resul tante de 10s procedimientos disezados para asegurarse l a ejecucidn y reg is t ro de transacciones de acuerdo con las autorizaciones de l a gerencia, causada por errores no intencionales o distorsionados intencionales de 10s estados finaslci eros y desf alcoa hechos por l a gerencia m i ma.

d) L a s l imitaciones de cudqu ie r proyeccibn de l a presente evaluacidn de l sistema a futuros perfodos resultantes de que hechos subsiguient e s conviertan 10s prooedimientos en imdecuados debido a cambios en las condici ones d e l negocio y/o deter ioro en e l grado de cumplimiento de t a l e s procedimientos.

E l auditor debe tambidn reconocer que los procedimientos de control con* able pueden s e r e j ecut ados por cualqui er persona en cualqui e r parte apropiada de l a organizacibn. En organizaciones pequeiias t a l e s procedimientos pueden sex e j ecutados par e l gerente.

L a evaluacf dn &el auditor puede requerir que e l programa de auditorf a tentative sea modificado con ob jet0 de reconocer desviaciones en e l sf stema de control interno, deficiencias, etc., que surgieron en las Vruebas de Cmplimientott . L a evaluacidn del sistema no contempla que e l auditor deberd c o l o c ~ una completa confianza sobre e l control i n t e r n o al extremo de excluir ot ros procedidentos de auditorfa con respecto a 10s importes materiales de 10s estados f inancieros

Retencidn d e l Cuestionario

E l Cuestionario de Control Interno completado o actualizado, Cuestionario de Control Interno de FED, memoranda y flujopamas, deben s e r colocados en l a carpeta de infomacidn pemanente.

CUESTIONARIO Dl3 CONTROL INTERNO

Revisado por Preparado o Inpector Awriliar o

Persodo actualizado* A u d i t o ~ d i r e c t o r terminado , por y fecha y Fecha

original del sistema

Bevisiones subsiguiente s del sistema

*Si es actualizado, indicar referencia del color uti l izado para cuaquier cambio a las contestaciones del &o( s) anterior( es) .

Hombre Fecha

Personal de la Cooperativs

consultado en relaci6n

a la preparaci6n

de e s t e

cuestionario

Nombre y po sic i6n

de l =pleado ('1 Continuaci6n que rea l iza e l procedimiento Si No N/A --

I ) ~ E x i s t e un organigrama actualizado que indique las l i n e a s individuales, -departamentaLes y extensi6n de autoridad y re+ ponsabilidad en l a Cooperativa? iSe mantiene e l Nayor General a3 d f a y se cuadra por l o menos m a vez al mes?

&Son 10s asientos de diario: a) Satifactoriament e explicados? b ) Documentado s adecuadament e? c) Preparados o apmbados por

un fbnc iona r io o ernpleado r e sponsable?

iSe provee la consistencia en l a clas i f icaci6n de cuentas mediant e e l uso de un cbdigo de cuentas? iE&& limitado e l acceso a 10s l ibros de contabilidad a aquellos empleados a quienes l e a fu6 designada l a responsabilidad de t a l e s Jibros? &Exist en adecuadas seguridades fi- sicas para l a proteccidn de 10s l i b r o s de contabilidad? iSe recfuiere que todos 10s empleados t omen vacacionea muales, durante las cuales sus t a reas son realizadas por o t ros empleados? i E ~ t h adecuadamente asegurdos todos 10s empleados en posiciones de confianza? &Son 10s estados f i n m c i e m s internos, es tadfa t icas y o t ros reportes de operaciones: a) Preparados oportunanente por l a

gerencia? b) Preparados en un formato que des-

taca las anomdidades u o t r a s discrepancias?

ASUNTOS GELqERALES Y NNTOS VARIOS (COMT. )

10) &Se controlan 10s ingresos y costos por rnedio de un presupuesto? a) Si es asf, i S e cornparan perib-

dicamente con 10s resultados real e s? ---

b) A S ~ investigan las desvi- ciones significativas del presupuesto, por personas dis t in tas a . las responsables directas de l a operacibn? ---

1 I ) A S ~ revisa periddicanente l a cubierta de 10s seguros en cuanto a su suficiencia? -

12) iSe e jercen control es contables adecuado s sobxe las operaciones de l a s sucursales? ---

13) &Existen controles adecuadas de contabilldad y de administ raci6n sobre 10s planes de beneficios de Xos empleados [EJ. pensiones) incluyendo e l cumplimiento del plan de retiro, cuando sea aplicable?

14) &Existen politicas y procedimientos escritos para l a identificacidn de y control sobre:

a) Conflicto de intereses de funcionarios y empleados, incluyendo su relaci6n con otras empresas con las m a l e s la cooperativa hace negocios?

b) Negocios con £hc ionar ios y empleados'que se traducen en transacciones con parlies relacionadas?

c) LiberaJidades, beneficios y otras formas de remuneraciones no monetarias a 10s ftmciona- r i o s y otros miembros de l a gerencia?

15) &Se han establec ido adecuados procedimient o s y contro le s sobre: a) E l pago de honorarios a 10s

agente s o consult ores , t anto e x t ~ a n jeroa como dom6sticos?

b) Las atenciones u o tros bene- f i c i o s dados a funcionarios pfiblico s?

c) El aceptar o hacer regalos o atenciones excesivamente costosos?

16) ~ E x i s t e uns funci6n de auditorfa interna que informe directamente a un nivel gerencid. que es independient e de l a funcibn de contabi- l i d a d interna?

L a correcidn de las respuestas de b t a seccidn han sido ver i f i cada por pruebas da cmplimiento y/o o t r o s pmcedinientos.

Fecha

RENCOCILIACIONES BANCARIAS Y FONDOS DE CAJA

Reconciliaciones bancarias

I ) ,$on autorizadas las cuentas de bancos por l a Junta Directfva u otro f'uncionario apropiado? ---

2 ) ~ E s t b registradas en 10s l ibros todas l a s cuentas bancarias a

- nombre de l a Cooperativa? 3) A S ~ preparan mensualmente recon-

ciliaciones bancarias de t o d a s las cuentas banc arias? ---

4) &El empleado que reconcilia las cuent as bancariaa, e s independient e del quet

a) Fima cheques? --- c) Realiza fmciones de pagos en

efectivo? 5) &Son t o d o s 10s estados bancarios:

a) Recibidos directamente del banco, sin abrir, par l a persona que hace las reconciliaciones?

b) Controlados por la persona que reconcilia hasta que l a reconciliacidn es completada?

6) 6Provee e l pmcedimiento de reconciliacidn: a) Una comparacibn de 10s detalles

de 10s cheques pagados con 10s registros del l i b r o de egresos?

b) Examen de las firmas? c) Examen de 10s endosos? d) La. consideraci6n de l a secuencia

numerica de 10s cheques? e) L a c o m p ~ c i b n de las fechas e

importes de 10s depbsitos, con las fechas e importes de 10s ingresos registrados?

RECONCILIACIONES BANCARIAS Y FONDOS DE CAJA ( CONT . ) Nombre y po sicidn

del empleado (s) que rea l i za el

Reconciliaciones bancarias ( Cont, ) procedimient o

f) El seguimiento de 10s cheques pendientes y avisos de aspen- sidn de pago?

g) L a ver i f icacidn de o t ra s partidas de l a reconcfliaci6n con 10s documentos de sopoxt e?

h) L a revisidn de l a propiedad de Las t ransferencias bancarias de fin de mes?

7) &Se encuentran bajo control contable efectivo las t smsferenc ias entre cuentas bamar ias ( t a l e s como e l uso de cuentas de compensacidn u o t ros r e g i s t m s ) ?

8) ison revisadas y aprobadas las reconciliaciones bancarias por un empleado responsable, una vez terminadas?

Fondos de c a j a

iSe mantienen todos 10s fondos de caja en base a importe fi jo? &Se confla l a responsabilidad de cada fondo a una persona solament e? iSe le prohibe a 10s tenedores de fondos e l acceso a ingresos en efectivo o diner0 de cuafquier otra fuente? Se requiere que 10s beneficiaries fimen comprobmtes por todos 10s gast o s? iSe requiere que l a reposici6n de 10s fondos: a) Se acompde can e l soporte de

10s desembolsos? b) Sea aprobada por persona

distinta a la que t iene e l fondo?

RECONCILIACIONES BANCARIAS Y FONDOS DE CAJA (CONT. )

Nombre y ~ o s i c i d n

d e l empleado (s) que rea3iza e l

. pondos de c a j a . ( ~ o n t . ) procedimiento

15) jSe utilizm 10s documentos de mapaldo a1 hacer l a reposicidn de 10s fondas?

16) &Son hechos 10s cheques de reposicidn a nombre d e l tenedor del f ondo?

17) Si de 10s fondos se cambian cheques, &Son estos:

a) Aprobados por una persona responsabl e?

b) Protegidos contra irregularidades?

L a correccidn de las respuestas de e s t a seccidn ha sido var i f icada por pruebas de cumplimiento y/o otros procedimientos.

Piembm (s) d e l cuerpa de suditorfa Fecha

Nombre y posici6n

del e a ~ l e d o ( contestacidn que r e a i z a e l

Compras procedimiento -- S i No N/A

I ) *Realiza l a funci6n de compras tincluyendo l a prepsracidn de las brdenes de compra) persond independient e de: a) Ias f h c i o n e s de recibo y

despacho? /b) Las Funciones de cornpra y

de pagos? c) Otras funciones contables,

incluyendo 10s reg i s t ros de invent a r i o permanent e?

2) iSe requieren cotizaciones y se document an mediante l a retencibn de copias?

3) iSe revisam periddicanente l o s precios y o t ra s condiciones de compra p o r una persona responsable e independiente del depart amento de compras, para determinar que 10s precios pagados o 10s bienes y senric ios a recibir no exceden 10s precio~ corr ientes del mercado o las necesidades nomd.es? ---

4) A S ~ requieren 6rdenes o compro- misos firmes de compra para todas eXlas, o por 10 menos para todas l a a compras que excedw de un monto p r e d e t e m a d o ?

5) ,$on todas las drdenes de compra, contratos u ot ros compromises fimes incluyendo sus modif ic acione st

a) Prenumerados o bajo control nume'rico?

b) Revisados secuencidhnente o verif icados por una persona independiente del que i n i c i a las com~ras? ---

c ) Frmitidas dnicamente en base a requisiciones firmadas por personas antori zadas?

d) Aprobadas por un fmcionario responsable ?

Recibo

Norn'ore y posicidn

de l empleado IS) que r e a l i z a e l procedimient o

6 Existe un departamento de recibo ~ndependiente de las fmciones de compras, cuent as a pagar, de sembol so s de e f e c t i v o y custodia deX inventario? iSe preparan ~ e p o r t e s de recibos, o relaciones equivaent es, para todas las entradas de mercancfas, incluy endo devoluciones de vent as? 4 E s t h estos reportes de recibos o ref acione s, ~renwzerados, o bajo control nam4rico? $xiste un seguimiento que nos asegure que todos 10s reporbes de recibos se cornparan con las facturas de 10s vendedores o verificados subsiguient ement e? AS^ toman medidas para cumyrobar las c mtidades, especificaciones, y c a l i d a d de l a mercancfa recibida?

Cuentas a m g a r proveedores

i 5 e u t i l i z a un s i s t ena d e con- probantes? &Est&n l o a comprobsntes prenumerados o contmlados numericamente y verificados? &Se encuentra su elaborac i6n sujeta a l a recepcidn de materiales, suministro s y servicios? iSe compmeba l a infomaci6n de l a factura y/o documentos relativos, tal corn0 descripci6n, cantidades, precios y condiciones, con la copia anrobada de:

L a orden de compra o su equivaente, por alguien independiente de l a funcidn de conpras?

E l reporte de recibo o su equivalente, por alguien independiente de l a funcidn de recibo?

Nombre y po s i c i6n

del empleado ( 8 ) que r ea l i za e l

Cuent as a pagar aroveedore s ( Cont . ) procedimient o

&Se v e r i f i c a l a exactitud del contenido de l a s facturas de l o s proveedores y/o documentos refativos, en cumto a:

c ) Descuentos? d) Fletes? ~ I n d i c a l a factura o el comprobante correspondiente? a) La a robacidn de l a codi f i - B caci n de la cuenta? b) La aprobacidn de la factura

para el pago? iSe reconcilian peri6dicamente 10s estados de 10s acreedores con 10s pasivos registrados, por un empleado independiente d e l que prepma 10s comprobante s? i S e cuadra e l auxlliar de comprobantes a .pagar (cuentas a pagar) con l a comespondiente cuenta de control del Majyor, por l o menos mensualmente? &Se encuentran bajo control contame las notas de debit0 pox devoluciones de compras, reclamos de ajustes y otros cargos contra 10s proveedore s? i E ~ t b anexadas y archivadas con 10s comprobantes las facturas y documentos de soporte? iSe i n u t i l i e a n 10s comprobantes pagados, facturas y documentos de soporte, para ?jrevenir su nuevo

Contest aci6n S i No N/A --

COKPRAS, RECIBO, CUENTAS A PAGAR Y DESEMBOLSO Dl3 EFECTIVO ( CDNT. )

Nombre y posici6n

del empleado ( s ) ~ontestacidn que rea3iza e l

Desembolso s de efectivo procedimient o Si Ho N/A

22) ASO~ hechos todos 10s desembolsos por medic, de cheques?

23) i S e protegen las cantidadas de 10s cheques m e d i a t e e l uso de m a

-m&quina protectora de cheques u otro medio?

24) A S ~ controla adecuadamente l a existencia f i s i ca de? y l a uti l i - zacibn sin autorizaclbn de, cheques en blanco? - -

29) &Se encuentran t o d o s 10s cheques prenumerado s y son utilizadus en secuencia?

26) Preparacidn de cheques: a) ,$s asignada la preparaci6n de

cheques a empleados que no: - 1) reconcilian las cuentas

bancarias? 2) aprueban comprobantes para

e l pago? b) iSe prepwan 10s cheques solamente

por facturas aprobadas o por solicitudes de cheques?

c) iSe emiten t o d o s 10s cheques en forma nominativa y nunca a5 portador?

d) - S e anulan o inutilizavl 10s checpes aaf~adoa para prevenir su uso indebido, y se guasdaul?

27) Fima de cheques:

a) Las personaa que finnan 10s cheques, ~ e s t h a tor i sadas por l a Junta Directiva o por o t r o funcionasio apropiado?

b) L a s personaa autorizadas a finnar LSOII independientes de l a s siguientes fbnciones:

COMPRAS, RECIBO, CU3NTAS A PAGAR Y D E S ~ ~ O L S O S DE EFl3CTIVO (COHT. )

Desembol saa de efectivo [Cont.)

1) Preparacibn de las reconcil iaciones bancarias?

Nombre y DO sicidn

2) Preparacibn de comprobantes? 3) ~reparacidn de cheques? 4) Compras o recibos?

procedimiento ~i NO N/A --

5) Preparacidn de 10s registros de egresos?

c) ~Cuando se utiliza m a m&quina para f innan I ) LEE~& contralado e l uso de la

mhquina y la placa de la f ima? -

arrtiene la persona a u t a r i z a ~ a para u t i l i z a r la placa de r

firmar la custodia de 6ata cuando no eat& en uso?

3) A S ~ utiliza la placa 6nica- ment e en presencia de la persona que l a custodia?

d) &Son revieados 10s documentos de soporte y 1a.a aprobaciones de 50s comprobantes por e l firmante de 10s cheques en el momento de l a fima?

I -

e) i E ~ t & prohibido e l firmar cheques en blanco? ---

28) *Son 10s cheques f imados resguarda- 80s contra intercepci6n antes de se r envi ado s? ---

La correcidn de las respuestas de es ta seccidn ha sido verificada por pmebas de cumplimiento y/o otros proc edimientos.

Miembro ( s ) d e l cuerpo de auditorfa Fecha

Nombse y po sicidn

del empleado ( a ) que retiliza el

Facturas de venta y notas de crBdito procedimiento

1) Son las facturas de ventas u otros kocmento s ut i l i zados para el regiatro de ventaa, verificados independien- temente en cumto a: J

a) Precios ( ta r i fae)? b) Cantidades?

2) i S e encueatran bajo control namd- rico las facturas de venta y not- de credito?

3) i S e ver i f i c s o controla Is secuen- c i a numdrica de las facturas de venta y notas de c d d i t o por una persona independiente de la que las prepara?

4) Ea l a actividad de facturaoi6n fndqendiente de t a ) La Aulci6n de cuentaa a cobrar? b) La Funcidn de despacho? c) La fhci6n de recepcidn de

efectivo? 5) ~ E x i s t e un departamento de crgdi to

independiente de l a a funciones de venta, faoturacibn y cuentas a cobrar?

6) - E s t & todas las notas de credit0 $ocumentadsa cons a) La evidencia de recibo de las

mercancia devueltaa? b) L a adecuada explicacidn de ajustes

en precio (reclamo por mercancia ddada o descuentos especiaJ.es, etc,?

7) *Son revisadas y aprobadas l a s notaa 8, crkdito por un hcionario responsable?

Cuentas a cobrar comerciales

8) son enviados periddicamente estados de cuenta a 10s client e s?

9) i30n llevados 10s d l i a r e s de las cuentas a cobrar por una persona independiente de l a s flmciones de caja?

10) Bn las cuentas a cobrar:

nm

Si No N/A procedimient o

a ) A S ~ cuadran regulamente 10s sa.ldos de 10s libros auxiliares con e l de l a cuent a control ?

b) @ace este cuadre una persona independiente de l a que registra las operaciones en 10s ~uxxi.Iiares?

c ) &Se establece regulamente l a antiguedad de 10s saldos y es revisada por m a persona re sponserble?

1 1 :Son adecuadamente controlados - U

por m a fantura o aJ.& otro medio apropiado, 10s despachos en consig- nacidn o los sujetos a aprobacih?

12) L S ~ ~equiere l a aprobacibn de un Arnci onario responsable para: a) L a eliminacidn de cuentas

incobrable s? b) EL pago de saldos creditos de

clientes? c) Consideradas en l a aprobacidn de

nuevo s cr&ditos? 13) ~ E s t h las cuentas a cobrar que h m

s i d o eliminadass a) Controladas adecuadamente? b) Su jetas a un s e m i e n t o peri6-

dico para su cobro? c ) Consideradas en l a aprobacidn de

nuevos creditos?

Nombre y po sicidn

d@l empleado (s) ~ontestacibn que r e a l i z a e l

Cuentas a cobrar comerciales ( cont. ) procedimient o -- S i No N/A

14) f i e establecen y comunican al personal de ventss 10s lfmites de credit0 para nuevos clientes, o 10s ' l imites ad ic iona les a clientes actua- l e s , despu6s de ma adecuada invest i g a c i d n y aprobacih por parte del departamento de cred i to?

Ingresos de efectivo

B) LES abierba par alguien d i s t i n t o a l a cajera o e l tmedor de 10s l ibrbs de cuentas a cobrar? ---

b) E s relacionada por una persona que no t i m e acceso al e fec t ivo o a3 reg i s tro de cuent as a cobrar, o cont m l d a para prevenir su sustraccidn antes de su asiento en 10s r e g i s t r o s de ingresos de ef ectivo? p

c L . -

16) $s comparada luego l a relacidn con 10s regist m s de ingresos de efectivo, o con las c o p i a s de l o g comprobantes de depdsitos bancarios, por m a persona que no t i e n e acceso al efectivo? ---

17) ~Bxiste un adecuado control fssico sobre 10s ingresos de efectivo desde el mamento en que e s abierta l a correspondencia hasta gue son depositados en el banco?

18) &Se deposit* diarimenta e intsc- t o s , 10s ingresos-de efectivo? ---

19) ~ E s e l empleado responsable del registro de 10s i n p e s o s de e f e c t i v o indepeondiente de: a) Las U c i o n e s de abrir l a comes-

pondencia y relacionar 10s cobms? --- b) Del cajero, o encargado de l regis-

t r o de Zas cuentas a cobrar? - -

20) iSe Te niega acceso a l a persona que prepara lo8 depdsitos bancarios (cajero) w a) E l libro regis tm de

cuentas a cobras? b) El di-50 de ingresoa

de efectivo?

Nombre y ~osicidn

21) ~Exis te I.UI procedimiento aprobado para cambiar cheques? - -

22) Si 10s cheques son cambiados con e l dinem de 10s irgresos, &son pmt egido s contra irregulandade sf ---

23) *Son registmdos y ~ev isados 10s aesouentos en s f e c t i ~ ~ par cpe no tiene acceso a l o s ingresos de efectivo? ---

24) A S ~ proveen contralea sobre l a s vent as 8J. contado y otrss trana- acciones de mostrador pox U t e - medio de l a utilizacidn det a) Caje registradora con lletve de

seguridad para e l t o t a l o cintas? b) Emisi6n de cornprobantee prenume-

rados cuyos duplicados son rete- nido a y oont mlados num6ricament e

c ) Tickets preslumerados de 10s cajems o de 10s que cobran?

d) Reconciliaci6n peribdics independiente del efectivo recibido de, mercaacia provista a, e bventario f i s i c o mmt enido por vendedores? ---

25) iSe proveen controles adecuados sobre 10s ingresos miscelheas, t a l e s como intereses, dividendos, rentas, ventas de residues? ---

26) =Son 10s dep6sitos o partidas $6 10s cobma devueltos por e l banco, recibidos directamente e investigados por alguien independiente del que prepara 10s depb- e i t o s y postea las cuentas a cobrar al l ibro auxiliar? ---

Nornbre y aosici6n

'el 'empleado ( s) cante sue realiza el

Ingresos de efectivo (cunt,) - proc edtjniento S i No N/A

I-

27) jEnvla directmente el banco e l comprobante del depbsito de persona que no tenga acceso a 10s ingresos efectivo, qpien 10s cornpara cons a) Los ingresos de efectivo

registrados en 10s l ibros? --- b) Los controles iniciales esta-

bleciaos sobre lo8 inpesos de dinem? ---

c) Los controles iniciales est* blecidos sobre 10s ingresos recibidos por correo?

La correcibn de l a s respuestas de esta secci6n ha s ido verificada por pruebas de cumplhiento y/o otros procedimientos,

Hiembro (s) del cuerpo de a u d i t a d s Fecha

Nombre y posicidn

del empleado (s) que r e a l i z a e l

Autoriaaciones de empleo y de sueldo procedimiento

1) j E ~ i ~ t e un departamento de personal, independiente del departamen- t o de nbmina, quien mantiene las infomaciones sobre f os ernpleados, inchyendo 10s sueldos y sdar ios?

2) Se incluyen norobre en l a ndmina h a m a n t e en base a autorim- ciones e sc r i t a s por una persona responsable, a j ena del depart a- mento de n6minas?

3) iSOn debiaamente aut orizadas las remuneraciones i n i c i a l e s y cud- quier cambio subsiguient e por m a persona responsable, aj ena del departamento de nbmina?

4) iSe requierea notif icaciones e sc r i t a s de despido, aprobadas por m a persona a ena del d depdamento de n mina, para todos 10s despidos?

preparacibn de l a ndmina

5) 4Es e l reg is t ro del tiiempo, uti- l izado como base para l a prep* racidn de l a ndmjlna, controlado mediante el uso de t a r j e t a s de r e l o j , tarj etas de produccidn u ot ro medio de control de asistencia?

6) iSe requiere l a aprobacidn de 10s reg is t ros de asistencia por una persona que no tenga o t ra s relaciones con l a nbrnina ( t a l como e l Jefe del departamento) antes de l a elaboracibn de la misma?

7) i E X i ~ t e n controles adecuados para prevenir que una persona marque mbs de una t a r j e t a , o D a r a revisar 10s registros de - &stencia en uso?

Nombre y posicidn

d e l empleado (s) que r e a i z a e l

Preparacidn de la ndmina (cont.) proc edimient o

8) &Son revissdos 10s totales de l a ndmina con t r a 10s t o t a l e s de disc tribucibn de mano de obra, que son - -

iadependi ent ement e rec opilados en otros departamentos de 10s registros o r i b n a l e s de tienpo?

9) A S O ~ elaboradas las ndminas por personas quo no son resporrsables de la recopilacidn de t ienpo, dfstribucidn de cheques u o t r a s t a r e a s incompatibles?

10) &Son revisados independi ente- mente 10s c&lculos de la ndmina en cuanto a su exactitud m a t e d - t i c a , antes de hacer e l pago?

1 1 ) &ES~& sujeta l a n 6 d n a a revisidn y aprobacibn final antes de ser pagada, por algui en independient e de su prepmacidn?

12) iSe paga a 10s empleados con cheques?

13) iSe mantiene m a cuenta banc'aria exclusivmente para el pago de l a nbmina?

14) ison f imados 10s cheques de ndmina por empleados que no: a) Participan en l a preparacidn

de l a ndmina o registro de pagos?

b) Tenga a su cargo f ondos de caja?

c) Lleven registros contables? 15) Cuando 10s cheques son firmados

por medios mecbi.cos, jexisten controles adecuados sobre la placa de l a firma?

16 $on 10s cheques de ndmina:

- r - secuencia rmm&ica?

Nombre y aosicidn

pago de l a ndmina ( cant, )

del k ~ ~ ~ ~ d o ( '1 ~ ~ ~ t ~ ~ t ~ ~ i b ~ aue real izs e l

b) Controlados y reconciliados con e l r e a s t r o de cheques de ndmina o su equivalente? ---

c) Amlados debidsmente o mutilados para prevenir una nueva utilizacibn y retenidos m a vez pagados? ---

~ S o n dis tr ibuidos 10s cheques de ndmina por alguna persona independiente de l a que 10s prepara o de cuyos r e g i s t r o s o autoridad se basan? --- ~ S o n controlados 10s cheques no reclamados pox un empleado independiente d e l que ejerce las fmciones de nbnina? $Is l a reconciliacidn de l a cuenta bavlcaria de nbmina: a) Realizada pox empleados cuyas

tareas no est& relacionadas con e l departamento de nbmina? ---

b) Sujeta a 10s mimos procedirnientos de reconciliacibn utilizados en l a s cuentas de egresos comercides normales?

20) iSe hacen comparaciones entre perfodos de ndmina del t o t a l por departamentos, trabaj os u o t r a clasificacibn significativa, y se obtiene explicaciones de las variaciones mat e r ides? ---

21) ~ E s t k sujetos 10s sueldos espe- c i d e s a 10s mimos controles y revisiones que l a s ndminas nomales?

C C I

Nombre y posici6n

Generales (cont.) procedimiento -- Si No R/A

~ s e mantienen controles y aprobaciones adecuados sobre las co d - s iones y l o s bonos de produccidn gagados a 10s empleados? --- jE;ld st en controles adecuados sobre 10s adelantos hechos a empleado s?

-7-

&Son reconciliadas peribdicament e las cantidades reportadas en l a s planillas de impuesto sobre l a ndmina con e l t o t a l de lamisma en 10s r e g i s t r o s de ndmina y en e l mayor general?

1 1 1

i S e hacen oportunamerrte 10s pagos de 10s impuestos sobre l a xldmina (retemiaos u otros)? ---

La correccidn de las respuestas de e s t a seccidn ha s ido verificada por pntebas de cumplimi ento y/o otros proc e d i m i entos

Hiembro (8) del cuerpo de auditorfa Fecha

VALORES, INVERSIONES, INTANGIBLES Y OTROS ACTIVOS

Noxtbre y ~ o s i c i b n

- procedimiento Si No N/A --

I ) -Son debidamente autor izadas l a s (Eranssccionea da v d o r e s e M e - siones sirnilares ( incluyendo 10s bienes rdces para l a reventa, franquicias, l icencias , seguros de vida etc,) ---

2) - S e encuentran 10s valores hsicament e re sguardado s pars prevenir m uso no autorizado, extravh, hurko u otra p6rdida? ---

3) @st& limitado e l acceso a 10s valores en f o m a que se recpiera aiempre l a presencia de dos o m&s person= responsables? - I

4) &Son inspeccionados 10s valores peribdicamente, o canfirmallos, si se encuentrarr en custodia de terceros, y reconciliados con lo@ registros tietalladas y/o otro s controles? ---

5) A S ~ encuentran registrados 10s valores a nombre de la compafffa? ---

6) ~ S o n 10s registros de contabi- l idad relacionados con l o s vallores, mantenidos por m a persona gue no t i e n e acceso a 10s valores y quien no puede autorizar transacciones con 10s mismos? ---

7) ~ S o n 10s valores en depdsito a nombre de terceros, o 10s recibidos como c o l a t e r a * debidamente registrados, segregados y controlado s? ---

8) ~ S O B verificados 10s i n g r e ~ o s recibidos de valores e invesc siones con infomaciones publi- cadaa u o t r a s fientes, por m a persona distinta al tenedor de l ibro s? -

--7

lie correccibn de las respuestas de bsta seccibn ha sido verificada por pruebas de cwnplimiento y/o o t ~ o s procedimientos.

Miembm (s) del cuerpo de audi to r fa Fecha

EFECTOS A COBRAR

d e l empleado ( 8) Contestaci bn aue r e a l i z a e l -A

proc edimi ent o Si No N/A -- 1) ~ S o n aprobados p o r un individuo

responsable las aceptaciones y renovaciones de 10s ef ectos? ---

2) f ie encuentran debidamente res- guardados 10s efec tos y las cola- t e r a l e s tangibles?

3) iSe l l e v a un r e a s t r o de 10s e f e c t o s que r e f l e j a 10s detalles adecuados de 10s mismos?

_ _ L -

4) &Son 10s ef ec toa a cobrar ffsi- . cament e inspeccionados y sus d e t a l l e s conc i l i ados periddicamente con la cuentz control d e l mayor general, por dguien independiente de las f m c i o n e s de cus tod ia y r e g i s t r o ? ---

5) ~ E s l a custodia de 10s efectos a c o b r a r y/o c o l a t erales, independiente de las fwlciones de caja o de t enedur fa de l i b r o s ?

- 1 I C

6) Si 10s efec tos son descontados con recurso, j s e mantiene un r e g i s t r o de l o s efectos descontados vigent es? ---

7) iSe hace wr seguimiento con respecto al cobro de i n t e r e s e s vencidos y del p r i n c i p a l de 10s ef e c t o s morosos?

I

8) iSon autorizadas por un funcionar io responsable las eliminaciones por incobrables y liberacidn de 10s co la te rd les? ---

9) ,$e mantienen r e g i s t r o s de 10s e fec tos a c o b r w previamente eliminados pox incobrables y son periddicamente r ev i sados por un funcionario responsable con miras a su cobro gotencial?

EFECTOS A COBRAR (CONII, )

La correccidn de las respuestas de esta seccidn ha sido verificada por pmebas de cmplimiento y/o otros procedimi entos.

Miembro (s) del cuerpo de auditorfa Fecha

Inventario ffsico

Nombre y posicidn

del m~leado ( ') Confestaci6n que realiza e l proc edimi ent o Si No N/A

$3 hace un conteo ffsico de todos 10s renglones del inventario por l o menos una vez al &o? --- ~ S o n supenri sados 10s inventarios ffsicos por un empleado responsable? --- &Existen procedimientos e s c r i t o s para l a toma del i n v e n t d o , aprobados por un frmcionario responsable?

ison c ontrolados adecuadament e 10s conteoe del iwentario y verificados pox medio del uso de t ickets prenwerados, t a r j etas, etc.? &Son tornados 10s inventarios ffsicos por empleados d i s t i ~ t o s el jefe de a lmack y de personas responsebles del mantenimlento de 10s registros de invent arios permanent es? iconsideran 10s proc edimient o s del inventario ffsico e l debido t r a t d e n t o : a) ~ercancf as de terceros? b) ~ercancfa daAada u obsoleta? c) #firnos recibos y despachos

(corte de documentos)? iSe encuentran 10s invantarios almacenados en fonna ordenada y s i s t e d t i c a para f a c i l i t a r su manejo y conteo y para prevenir su deterioro?

Inventario permanent e

8) ~ s e mantienen invantarios permanentes para:

a) l a t e r i s prima?

Hombre y posicidn

del empleado (s) que r e a l i z a e l

~nventar io permanent e ( cont , ) proc edimi ent o

b) Trabajo en proceso? c) Trabaj o terminado? d) . Swninistros?

9 ) $$&&I 10s asientos en 10s reg i s tros permanentes: a) Basados ibicamente sobre copias

dsbidamente agrobadas de 10s repodes de recepcibn, requisiciones de materiales, drdenes de venta, notas de despacho o docwnentacibn similar?

b) Llevados pos persona distdnta a la que resguarda las mercanc fas?

10) jEx is te la aprobacidn escrita de wla persona responsable para a j u s t a r 10s registrds pemanentes a1 resultado del conteo ffsico?

3 3 ) iSe conc i l i a periddicamente el valor t o t a l del inventario pemanente con e l de l a cuenta control del Mayor?

Sistema de costos

1 2) ~ P r o v e e el si st ma una adecuada acuwilaci6n de, y control sobre 10s costos, tanto en t o t a l comu en base a d d a d e s u drdenes de trabajo?

13) &Se encuentra integrado e l sistema de costos, y reconcil i ado con e l Mayor, mensuabent e?

14) i E S revisada la propiedad de l a va lorac ibn &e l irwentario por un f u n c i o w i o responsable?

1 5 ) &Son periddicamente revisados 10s znventarios con el propdsito de deteminar l a extensidn de, y la apropiada valoracidn de 18s mercancfas de poco movimiento, obsoletas y de existencias excesivas?

Cont estacibn

Sistema de costos (cont.)

1 6) jExis ten c o n t r o l e s adecuados sobre l a venta de desperdicf os? ---

Almacenaj e y mane j o

Son ejercidas las funciones del manejo y r e g i s t r o del i n v e n t a r i o por personas que no e j ecutan trabaj os r e l ac iomdoa con f acturacidn o c o n t a b i l i z a c i 8 n de compras? --- A S ~ requieren requisiciones al almacen, drdenes de venta, notas de despacho, u otrm autorizaciones equivalentes para todas las salidas de merceulcias? L E S ~ ~ e l flujo de 10s documentos de todos 10s a r t f c u l o s del inven- t d o sincromieado con e l movimi- en to f f s i c o de Pas mercarncias? Es e l diseflo de l a p lanta , aha- cenes, etc. e l adecuado para minimizar las posibilidades de rob0 y hurt0 por parte de empleados y o t ros? ~E;lxiste un c o n t r o l contable adecuado en r e l a c i d n con l a n a t u r a l e z a y l o c a l i z a c i d n de l a mercancia: a) En poder de proveedores o

f a b r i c a n t es? --- b) Enviadas en consigaacidn a

c l i e n t e s u o t r o s lugares? - c) Abacenada en depds i tos

externos o pt!fblicos? - &Son 10s r e g i s t r o s contables de las mercmcf as m a c e n a d a s en lugares e x t e m o s (No. 21 arriba) : a) iReconci l iados con 108 es tados

o reportes r e c i b i d o s de 10s te rceros?

Hombre y aoaicidn

A h a ~ ena j e y mane j o ( c ont . ) +

m~leado ( s) Contestacidn aue rea l iza el * proc edimi ento Si No N/A

L I I

b) -Verificados por conteos kf sicos o pruebas selectivas cuamdo se considere p r h t i c o y razonable?

_ I -

23) jmisten controles contables adecuadas sobre las mercancf as recibi das en consignacibn?

24) iSe hacen confeos ffsicos periddicos de las mercancfas en consignacibn para eatablecer su existenci a y conformidad con 10s registros internos?

La correccidn de las respuestas de esta seccidn ha sido verificada por pntebas de cumplimiento y/o o t ros pxoc edirni entos.

Miembro (s) del cuerpo 'a@ auditorfa Fecha

GASTOS PREPAGADOS Y CARGOS DIFERIDOS

Nombre y po sicidn

del empleado (s) que realiza e l procedlimiento

1 ) * S e mantienen registros contables be l oa g a s t o s prepagaos y cargos difer ido s y son cuadrados peribdicamente con las cuentas de control del Mayor?

2) *Se hacen mensu-ente asiento de bario estbaard cumdo e s apropiada?

3) dSe hacen revisiones per ibd icas acellca de l a propiedad de 10s cargos a hacer a pedodos futuros?

4) &Son revisadas y aprobadas por un funcionario responsable todas las Etdiciones s ignif icat ivss y crhditos ( d i s t i n t o s de 18s amortizaciones recurrentes)?

La correcci6n de las respuestas de e a t a seccidn ha sido verificada por pmebas de cumplimiento y/o o t r o s procedimiento s.

Miembro (a ) del ouerpo de auditorfa Fecha

SROPfEDAD, PLANTA Y EQUIPO

I ) ;-Se mantienen registroa

EJombre y po si cidn

del enpleado (s) que realiea el prac edimi

Cont estacidn

Si NO fl/A - - aetallados de l o ~ activos fijos y su depreciacidn y se cuadran mensualmente con laa corm spondient e s cuent as Be control? . --- -Se hacen verificaciones peri6- &as de l a existencia f f s i c a de foa activas cornpar4ndola con l o registrado en lo8 libros? - - ~ S o n autorizadas por un ejecutivo responsable 1- adquisiciones, ventas, retiros y abandon0 de lo8 mtivos f i jos? - - 50s responsables .de 10s activos, u otro personal de operaciones, j r e ~ r t m aL departmento de contabilidad cmbios en la con- dici6n de 10s activos (movimiento, venta, ret iro, etc. ) ? Personal aut orizado s a) ~Distingue entre gastos de

c a p i t a y de operacianes? b) ~Deternrina y revirsa 10s

porcientos de depreciacibn? c) ~Prueba l a mficiexlcis de l a

8epreciaci6n aclmallada? d) i D e t e m h a que e l costo de

partidas retiradas es eliminado?.. -

$xist& controlas adecuados sobre 10s activos completamente depre- c iados pero que se encuentran todavia en uso, y sobre la dis - posicidn d e aquellos que ya no se utilizan d s ?

&Existen medidas flsicas 'de seguridad contra robo o pgrdida de herramientas y otros equipos movible s?

La correc~idn de las respuestas de esta seccidn ha sido verificada por pruebas de cumplimiento y/o otros procedimientos,

Miembro (s) del cuerpo de audi tor fa Fecha

Dl!3llDAS CORRIENTES Y A LARGO PLAZO

&Son todos 10s pr6-t ,, ~mos aut orizados por la junta directiva? f i e mencionan especificamente en las actas 10s funcionarios a u t o r i z ~ ~ d o s para conseguir prestamos y 10s bancos en 10s c u a e s pueden obtenerse? *Se llevan registros detsl lados %e 10s prestrrmos, contratos, efectos e hipotecae a pagar, y otms prestamos a largo plazo y se concilian periddicaraente con las cuentas de control d e l Mayor? ;-Son lmantenidos 10s registros

del empleado ($1 que realiza e l C o & m t a procedimiento S i No N/A --

aetallados por ma persona qlue no est& mtorizada a firmar cheques o instnunentos de deudas? --- Son adecuados 10s controles sobre:

&Act ivo s pignorado s? --- ~Fechas de pago (tanto el prin- cipal corn 10s intereses)? --- ~Cancelaci6n y retencidn de 10s efectos pagados? --- ~Cumplimiento con las limita- ciones del convenio? ---

correccidn de las respuestas de esta seccidn ha sido verificada por pnrebars de cumplimiento y/o otros procedimientos.

Miembm (s) del cuerpo de auditorfa Fecha

f i e encuentran 10s cer t i f i - cados de acciones en blanco, ta lonarios , y l i b r o s de certi- f icadosr

si NO N/A procedimiento

a) Prenumerados? 'b) Bajo l a custodia de un empleado

re sponsable ? c) Periddicamante examinados y

controlados? i S e cuadran periddicamente 10s l i b r o s . de a c c i o n i s t a s y/o de c e r t i f i c a d o s de acciones, con e l Payor, por alguien lndependiente de la persona que 10s lleva? &Son loa c e r t i f i c a d o s entregadost a) Debidament e endosadoa? b) Cancelados oportuna y efectiva-

mente? c ) Anexados nuevamente a su res-

pectivo tallonario? iSe requieren dos fimas auto- rizadaa en todos loe cest i f i - c ado a?

~ A u t o r i z a n las Asambleas de S o c i o s todos 10s dividendos? &Se v e r i f i c a n todos 10s pagos de dividendoe concil iando e l t o t a l de cheques por dividend08 con la8 acciones en circulacidn se& l a cuenta control 0. contra la cuenta de acciones si & s t o s son capita- li zado s? ---

H*************

correccidn de las respuestas de es ta seccidn ha sido verificada por pmebas de cumplimiento y/o o tros procedimientos,

Yiembro ( a ) de l cuerpo de auditorfa Fecha

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA COOPERATIVAS PEQUZ~AS

Cooperativa:

Revisado por f reparado o Inspector A w c i l i a r

Perfodo Actua l i zado* o Auditor-Director T erminado por y Fecha y Fecha

~ e v i si bn orig-inal

d e l sist em8

R e v i si ones Subsi & ent es del sistema

*Si ha s i d o ac tuaf izado, indicar e l cbdigo del c o l o r u t i l i z a d o para cualquier cmbio a las r e spues tas de aiio (s) anter ior (es) .

Nombr e - Fecha

Personal de l a Cooperativa

consul tado en r e l a c i d n

e s t e c u e s t i o n a r i o

Este cuestionario condensado de c o n t r o l i n t e r n o debe s e r u t i l i z a d o .en l u g e d e l c u e s t i o n a r i o e s t h d a r d en 10s compromises de a u d i t o r i a de cooperativas pequefias cuanao, a j u j c i o d e l I n s p e c t o r A u x i l i a r o e l Auditor-Director, e l n t b e r o limitado de empleados u o t r a s condiciones, no permitan l a separacidn de funciones u otros c o n t r o l e s y procedimien- t o s comtemplados por e l formato e s t h d a r d . Sin embargo, abn en seme- jante s i t u a c i b n , c i e r t o s aspectos de 10s proceaimientos de control int erno pueden ser suficientemente c m p l e j o s para que meriten e l dadir o bien al- paginas de c u e s t i o n a r i o e s t h d a r d o preparar e s p e c i a h e n t e preguntas suplementarias,

El c o n t r o l in te rno de las cooperativas pequeiias ea a mermdo m&s ddbil y menos confiable we e l de las g r a d e s , y e l audit- tales coopera t i - vas r e q u i e r e frecuentemente ampliar 10s procedimientos de auditorla y hacer m a superv i s idn m&s es t recha d e l pe r sona l asignado al trabajo.

Nombre y posicibn

del empleado (s) que r e a l i z a el proc edimi ent o

1) $e mantiene e l Nayor al dfa y se cuadra por lo menos m a vez alms.

2) ~ES%& 10s asientos de diario: a) Explic ado s sati sf ac t oriament e? b) Document ados adecuadament e?

c) Preparados y aprobados pur un funci o w i o responsable?

3) iSe provee l a consistencia en l a c l a s i f i c a c i 6 n de las cuentas mediante el uso de un cddigo t ie cuentas?

4 ) A E S ~ ~ l imi tado e l acceso a 10s libros de contabilidad a aquellos empleados a quienes l e s fue designada l a responsabilidad de f a l e s l ibros?

5 ) jExisten adecuadas s e m d a d e s f i s i c a s para la proteccidn de l o a libros de c ontabi lidad?

6) iSe requiere que todos 10s empleados tomen sus vacaciones amales , durante 10s cuales sus tareas son realizadas pox otros empleados?

7) jse encuentran adecuadamente asegurados todos 10s empleados relacionadoa con l a tenedurfa de l ibros o custodia de activos o en alguna o t r a posicidn de c onfianza

8) &Son 10s est ados financieros internos: a) Preparados oporhmanent e? b) Revisados por un

funcionario?

9) ips revisada periddicamente la cobertma de 10s s e w o s m a t e - nidos por la cooperativa gars determinar si es adecuada?

10) ~ E x i s t e m a debida identificscibn y separacibn entre: a) L a s transacciones y fondos

personales de l a gerencia? b) Los conflictos de intereses

del gerente y empleados, incluyendo relaciones con otras empsesas con las cuales hace negocios?

La correccidn de las respuestas de esta seccidn ha sido verificada por pruebas da clrmplimiento y/o otros procadimientos.

Piembro (s) del cueroo de w d i t o r i s Fecha

RECONCILIACIONES BANCARIAS Y FONDOS DE CAJA

Nombre y posici6n

de l empleado (s) que rea l i za el

Reconciliaciones baacarias proc e d i n i ent o

1) @ s t b regjstradas en 10s l i b r o s todas las cuentas barrcarias a nornbre de la Cooperativa?

2) iSe hacen mensualmente las reconciliaciones de todas las cuentas bancarias?

3) &Son hechas l a s r e c o m i l f aciones bancarias por a l g u i en independiente de todas las dem& fwlciones de tenedwlfa de libros?

Fondos de caja

AS@ mantienen todos 10s foados de caja en base a un fondo f i j o ? ~ E s t h soportados 10s pagos de ca ja menor por comprobant es?

& E S ~ & estos comprobmtes de soport e aprobados? iSon cancelados o inut i l izados 10s documentos de soporte una vez se ha reembolsado el fondo de caja? L S O ~ 10s cheques carnbiados con ef ect ivo d e l f onao, aprobados por una persona respoasable?

correccidn de las reswestas de e s t a seccibn ha aido verificada por pruebas de cmplimiento i / o otros procedimi entos

Miembro (s) d e l cuerpo de auditorfa Pecha

tUENTAS A PAGAR PROVEEDORES Y EGRESOS DE EFECTIVO

1) i S e requ ie ren drdenes de compra para todas la3 compras o compro- misos en firme, o por l o menos para ' todas las que exceden de una suma predet emnada?

2) E s t k todas l a s drdenes de compra u otros compronisos en firme incluyendo sus modificaciones: a) Prenumeradas o bajo control

num6rico?

procedimi ento -- Si No N/A

b) Revisadas secuenciaknente o cont ro ladas por m a persona independiente de la que i n i c i a fas compras? ---

c ) Aprobadas por wl e j ecutivo responsable? ---

~ S o n 10s precios y otras condiciones de compra r ev i sados peribdicamente por un funcionario r e sponsable, ind ep endi ent e de la3 compras, para determinar que 10s prec ios pagados y 10s bienes y servicios a r e c i b i r no exceden f o s p r e c i o s d e l mercado o las necesidades nomales? ---

Recibo

4) & E s ~ & preparados 10s repodes de recibo o r e l a c i o n e s equivalent es en base a can-tidades ve f i f i c adas de todas l a s mercancfas entradas, incluyendo devoluciones de vent as? ---

5 ) ~ ~ s t & e s t o s reportes de r ec ibo o r e l a c i o n e s equivalent es prenme- rados o bajo c o n t r o l numlkico? ---

CONl?RAS, RECIBO DE NZRCANCIAS, CUEIPTAS A PAGAR PROVEEDORES Y EGRESOS DE EFECTIVO (CONT.)

Nombre y posicidn

Cuent as a pagar proveedores proc edimi ent o

6) iSe cornpara la informacidn de las facturas de 10s proveedores, tales como descripcibn, cantidades, precios y condiciones con su c orrespondient e:

a) Orden de compra o su equivalent e?

b) Reporte de recibo o su equivalent e?

7) &Se verifica la exactitud mated- tica de las facturas de 10s proveedores? -

8) $on- 10s estados mensuales de 10s proveedores comparados y reconciliados con las facturas

9) t E s el detalle de las facturas pendientes de pago (cuentas a pagar) : a) Cuadrado con su cuenta control

del Mayor por lo menos mensualm ent e?

b) Revisado por un fwcionario responsabl e?

10) L S O ~ inutilizadas las facturas pagadas y documentos de soporte para prevenir su nuevo uso?

f 1 ) AS@ encuentran bajo control contable las notas de d4bito por devoluciones en compras, ajust es por reclamos y otros cargos a proveedores?

Egresos de efectivo

12) ~ S o n hechos todos 10s pagos por medio de cheques?

COHFRAS, RECIBO DE KERCANCZ AS,

CUEETAS A PAGAR PROVEEDORES Y EGmSOS DE EFECTIVO (CON?. )

- del em~leado ( ') contestacidn que rea l iza el *

proc edimi ent o -- ~i NO N/A

13) ~ E s t d n las cantidades de 10s cheques protegidas contra a t e r a - ciones mediate el uso de un protector de cheques?

14) i E s t & la existencia ffsica de cheques en blanco adecuadzunent e controlada, asf como su utilizacidn no autorizada? -

15) ~ E S ~ & I todos 10s cheques prenumerados y u-bilizados en secuenci a?

1 6) Son 10s cheques preparados &camente en base a facturas o solicitudes de pago aprobadas? ---

17) ~Son las personas autorizadas de f i r m a r cheques independient es de todas l a s o t r a s funciones de tenedurfa de libros?

--_I_

18) L S U ~ revisadob loa documentos de soporte por la persona que firma 10s cheques, en dicho momento? ---

19) &~st& prohibido el finnar cheques en blanco? ---

20) *Son todos 10s cheques hechos en hma nominativa y lllznca al port ador?

21 ) ~ ~ s t h 10s cheques muhdados o d a a d o s , debidamente inutilizados para prevedr su m a l uso, y son retenidos?

La correccidn de las respueatas de esta seccidn ha sido verificada por pruebaa de cumplirniento y/o otroa procedimientos.

1YIiembro ( s) del cuerpo de auditoria Fecha

VENTAS, CUENTAS A COBRAR C0T:IERCIALES E INGRESOS DE EFECTIVO

Vent as

'el empleado ( '1 Con* st ac i dn que realiza e l

1) iSe emiten las factwas de ventas y las n o t a s de c r e d i t 0 en orden num6ric o?

proc edimiento -- Si No N[A

2) A S O ~ revisados periddicamente y en forma independiente 10s precios , c6 lcu los y sumas de las facturas de venta?

3) i E s t & t o d a s 1 notas de credit0 soportadas por:

a) La evidencia de rec ibo de l a mercancia devuelta?

b) TJna explicacidn adecuada de 10s ajustes en precios (reclamos de dafios o descuentos esgecia les , etc.)?

4) $on revisadas y apsrobadas las n o t a s de c r e d i t 0 por un funcionario responsable?

Ingresos en e f e c t i v o

5) jSe d e p o s i t a diariamente e l ef e c t i v o rec ib ido?

6) iSe proveen controles sobre las ventas en e f e c t i v o y o t r a s ventas de mostrador a traves de:

a) Cajas registradoras con c e r r e c d u r a para el t o t a l o ointas, las cuales son conc i l i adas con 10s asientos en e l l i b r o d i a r i o de 10s ingresoa de ef ectivo?

b) L a emisidn de t i c k e t s premrme- rados para las vent= de nos- t r ador , cuyos duplicados son retemidos, controlndos numdri- camente y reconc i l i ados con 10s a s i e n t o s en e l d i a r i o de ingresos de ef ectivo?

VENTAS, CLENTAS A COBRAR CCMERCIAL3S E INGRESOS DE EFBCTIVO (COW. )

Nombre y pos ic idn

''1 m~le'd' ( s) ~ ~ ~ t ~ ~ t ~ ~ i d ~ que r e a i z a el

Ingresos en efectivo (cont.) procedimiento -- Si No N/A

&Se reciben del banco copias de 10s comprobantes de 10s depdsitos y son comparados independiente- m a t e bien con 10s ingresos de efectivo registrados o con el control preliminar establecido sobre estos ingresos?

~ExAste un procedimiento aprobado para cambiar cheques por ef ectivo?

&Son revisados pos un funcionario responsable 10s descuentos en efectivo y concesiones?

La correccidn de las respuestas de esta seccidn ha sido verificada por pruebas de c m p l b i e n t o y/o otros procedimientos.

Miembro (s) del cuerpo de auditorfa Fecha

del empleado ( '1 Contestacidn que r e a l i z a e l - proc edimi ent o ~i NO N/A --

iSe hacen las inclusiones en la nbmina en base a au to r i zac iones escri tas por un funcionar io responsable?

ison debidamente autorizados por un funcionar io responsable 10s sueldos iniciales y cua lqu ie r cambio poster ior? t S e requiem en 10s despidos m a carta de notificacibn aprobada por un funcionario responsable? El registro & e l tiempo, utilizado como base para la preparacibn de

e l uso de-rglojes rnarcadores, u o t r o metodo de c o n t r o l de asi st e m f a?

iSe requiere l a aprobacibn de un funcionario responsable para el pago de sobretiempo?

iES preparada la ndmina por, o s u j e t a a l a revisidn de un funcionario responsable, antes de su pago? iSe paga a 10s empleados con cheques?

iSe mastiene m a cuenta bancaria exclusivamente para el pago de ndminas? ison firmados 10s cheques de n6mina por un funcionario responsable?

i s o n controlados 10s cheques no reclamados por alguien independiente d e l que e j e r c e las f m c i o n e s de nbmina?

Euenta bancaria de ndmina:

Nombre y posicidn

del empleado (s) que realiza el proc edimi ento

a) Hecha por una persona independiente de todas las otras fwlciones de teneduria ae libroa o nbmina?

b) Sujeta a 10s mismos procedimientos de reconciliacidn ut i l i zados en Zas cuentas de desembolsos comerciales normales?

@xist en controles adecuados y aprobaciones sobre Jos adel antos hechos a 10s empleados?

Cont estacidn

Si No N/A --

- L _

La correccidn de las respuestas de esta seccidn ha sido verificada por pmebas de cumplimiento y/o otros procedimi entos,

Hieznbro (s) de l cuerpo de auditorfa Fecha

Nombre y poslcidn

''1 p l e a d ' ('1 contestacidn que r e d i z a el proc edizrti ento si NO N/A --

1 ) iSe h e n conteos ffsicos perid- dicmente de todos 10s renglones del inventwi o? L S O ~ tamados 10s inventarios pox empleados distintorj de 10s &ma- cenistas y de l a s personas responsables de mantener 10s registros de 10s inventwios permanent es?

&Son controlados adecuadamente 10s conteos de inventarios y controls- dos por medio del uso de t i cke t s prenumerados, tar jetas, u o t r o s medios? iSe requieren requisiciones al almacbn, drdenes de venta, notas de despacho u otras autori za- ciones equivalen-be, para t odas las salidas de mercancfas? *Si se mantienen registros de L e n t ari o s permanent e s:

a) * E s t & basados 10s asientos an 8s to s rsgistros dPicamente sobre copias debidamente &pro- badas por 10s reportes de recibo, requisiciones de materialee, 6rdenes de venta, notas de despacho, o documentacidn s i m i l a r ?

b) ~Exis t e l a aprobacidn escri ta de u . funcionario responsable para ajustar 10s registros d e l inventario pemanente al resultado del conteo ffsico?

c) iSe concilia peribdicamente e l valor total del invexltario per- manente con e l de l a cuenta control de l Payor?

i E S revisada l a propiedad de l a valoracidn del inventario por un funcionario responsable?

INVrnTARIO ( CONT * )

Nombre y posicidn

&el empleado (s) que realiza e l proc edimi ent o

7) ~ S O I I periddicamente revisados 10s inventarios con e l propdsito de deteminar l a extensidn de, y l a apropiada vdorac idn de, las m e r - cancias de poco rnovjmiento, obsoletaa y de existencias exc esivas?

8) &Existen contrales adecuadoa aobre l a venta de desperdicios?

9) ~ E x i s t e un control contable adecuado en relacibn con l a naturaleza, cantidades y localizacidn de mercancias: a) Alraacenada en o t ros lugares

(proveedores y fabricantes, d m a c enes ext emos, en consignacibn a cl ientes , etc,)

b) Mant enidos por l a Cooperativa en c onsi gmci bn?

L a correcci6n de las respuestas de e s t a seccidn ha s i d o verificada por pruebas de cumplimiento y/o of ros procedimientos.

Miembro (s) del cuerpo de auditorf a Fecha

EFECTOS A COBRAR Y VALORES Y PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIP0

Nombre y DO sicibn

Efectos a cobrar y valores

1) iSe requiere la aprobacibn de un funcionario responsable, para: a) La aceptacidxl y renovacidn

de efectos?

proc edimi ent o -- S i No N/A

b) L a compra o venta de valores? 2) iSe encuentra adecuadament e

protegida l a custodia de 10s ef e c t o s y valores?

3) i E s e l responsable por l a custodia ds 10s efectos y 10s cert i f icados de inversidn independiente de l a funcidn de t enedwia de l ibros?

- -

4) $3st&n a nombre de l a cooperativa 10s efectos y valores?

5) i S i e l volumen de 10s ef ectos y valores 'lo aconseja, j s e concil ian periddicamente 10s detal les con l a correspondiente cuenta de control d e l Mayor?

Propiedad, planta y equipo

6) ison debidamente autorizados por un funcionario responsable las adquisiciones, ventas, r e t i r o s y abandonos de activos f i j o s ?

7) &Existen medidas f f s i c a s de seguridad contra robo, pgrdida de herramientas y otros equipos rnovibles?

La correccidn de las respuestas de e s t a seccidn ha sido verificada por pruebas de cumplimiento y/o otros procedimientos.

Miembro (s) del cuerpo ae auditorfa Fecha

guÍas para la revisiÓn de controles …€¦ · si posteriormente el cuestionario ... m6todos y...

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