GUIA RAPIDA & CASOS DE USO

Abastecimiento - Compras

Hospital Quillota

PeopleSoft Finanzas 9.2

2 / 18

INDICE

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 3 1 DESCRIPCION DE LOS CASO DE USO ............................................................................. 4

1.1 INGRESO DE SOLICITUDES DE COMPRA- con Stock en Bodega .................................... 4 1.2 INGRESO DE SOLICITUDES DE COMPRA- sin Stock en Bodega ..................................... 8 1.3 ORDENES DE COMPRA DIRECTAS .................................................................................... 12 1.4 CONSULTAS DE COMPRAS .................................................................................................. 17

3 / 18

INTRODUCCIÓN

El siguiente documento contiene guías de ayuda para llevar adelante los procesos de Compras

Los sectores de Abastecimiento de los hospitales de la red se encargan de la adquisición de bienes y servicios siguiendo los

procedimientos regulados en la Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios (Ley N°

19.886).

En el artículo N° 18 de dicha ley se expone que “Los organismos públicos regidos por esta ley deberán cotizar, licitar, contratar,

adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y

obras a que alude la presente ley, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la

Dirección de Compras y Contratación Pública. Dicha utilización podrá ser directa o intermediada a través de redes abiertas o

cerradas, operando en plataformas de comercio electrónico o mercados digitales de transacciones, sea individualmente o

acogiéndose a los beneficios de los contratos marco que celebre la señalada Dirección.”

La plataforma establecida como método obligatorio para la adquisición de bienes y servicios es el portal de Mercado Público

(www.mercadopublico.cl), salvo las excepciones contempladas en la mencionada ley.

El objetivo de este proyecto es poder brindar dentro de PeopleSoft aquellas herramientas a las que los sistemas que

actualmente utilizan

En este contexto, los Casos de Uso describen diferentes escenarios de una actividad o tarea, mediante una secuencia de

acciones vinculadas a su ejecución.

4 / 18

1 DESCRIPCION DE LOS CASO DE USO

1.1 INGRESO DE SOLICITUDES DE COMPRA- con Stock en Bodega

Se definirá una única Unidad de Negocios de Compras para todo el hospital, bajo la cual transaccionarán los

distintos centros de costos solicitantes.

Los usuarios que necesiten ingresar solicitudes dentro del módulo de ecompras necesitan ser definidos como

“Solicitantes”. A su vez, cada usuario solicitante tendrá asociado un “Solicitante” que representará el centro de costo

al cual el usuario pertenece

Para determinar cuáles son los servicios/artículos autorizados para los distintos centros de costos, se creará un

catálogo por centro de costos.

Cada catálogo incluirá artículos y servicios de todos los items presupuestarios que tiene autorizados el centro de

costo. Dichos catálogos se alimentarán de árboles que a su vez se alimentarán de la definición de los artículos y su

categoría de artículos asociada.

Cada categoría de artículos representará un item presupuestario, que será asignada a cada artículo según

corresponda. El rango de artículos pertenecientes al árbol será dinámico. De esta manera, un nuevo artículo será

incluido en el catálogo automáticamente siempre que se le asocie una categoría de artículos incluida en el árbol.

Todos los bienes y servicios que el hospital pueda necesitar adquirir potencialmente deben ser definidos como

artículos dentro de PeopleSoft. En caso de que algún artículo no se encuentre codificado al momento de realizar la

solicitud, se debe proceder con el alta del mismo

5 / 18

CASOS DE USO & GUIAS

Proceso Abastecimiento – Compras

Descripción Caso Ingreso de Solicitud de Compra – Con Stock en Bodega

Módulo ERP Compras (PO).

Descripción Caso: Solicitud de Compra – Con Stock

Paso Detalle Set Datos

1 – Ingrese Usuario 2 - Contraseña 3 - Pulse Conectar

ID Usuario:SOLICITANTE Contraseña: SOLICITANTE

4 - Seleccione “Ingreso Solicitud eCompras”.

Accederá a las opciones de menú correspondientes al usuario.

5 – Pantalla Solicitud eCompras 6 – Seleccione Catálogo HGF

Se mostraran las opciones para crear una nueva Solicitud

6 / 18

7 – Seleccionar el/los artículos a adquirir 8 – Comprobar la disponibilidad del mismo 9 – Introduzca la cantidad deseada 10 – Añadir a la Solicitud 11 – Confirmar el pedido.

Se mostraran los artículos que pueden agregarse a la Solicitud por el catalogo asignado al usuario.

ID Articulo:2250109 Bata Desechable Cantidad: 20

12 – Seleccione “Control Presupuestos”

Se muestra el detalle de el/los artículos añadidos a la Solicitud para revisarlos, confirmarlos y presentarlos para aprobación

13 - Aceptar

14 – ID Solicitud generado

En la parte superior de la pantalla podrá ver el ID Solicitud generado para poder identificarla

7 / 18

15 - Pulsar Guardar y Enviar

Luego de Guardar y Enviar podrá visualizar el resumen de la Solicitud.

Resúmen de la Solicitud

8 / 18

1.2 INGRESO DE SOLICITUDES DE COMPRA- sin Stock en Bodega

Si se solicita algo fuera de las categorías de artículos autorizadas para el centro de costo, la solicitud debe ser

distribuida para su aprobación.

Según el tipo de requerimiento serán la cantidad de niveles de aprobación necesarios. Como aprobaciones mínimas,

se requieren la del Jefe de Servicio o del sector y el Subdirector de la Subdirección de la que el centro de costo

solicitante dependa.

En ocasiones, puede necesitar aprobación del Director del hospital e incluso la intervención de los Comité de

Farmacia e Insumos. Cada aprobador recibirá un mensaje de correo electrónico notificándole que existe una

solicitud que requiere su aprobación

NOTA: Se definirá el Worfklow de aprobación con las notificaciones via Mail según las necesidades del Hospital.

9 / 18

CASOS DE USO & GUIAS

Proceso Abastecimiento – Compras

Descripción Caso Ingreso de Solicitud de Compra – Sin Stock en Bodega

Módulo ERP Compras (PO)

Descripción Caso: Ingreso Solicitud de Compra sin Stock en Bodega

Paso Detalle Set Datos

1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Conectar

ID Usuario:SOLICITANTE Contraseña: SOLICITANTE

4 – Seleccione “Ingreso Solicitudes Especiales”

5 – Presione la pestaña “Añadir un Valor” 6 – Elija la Unidad de Negocio 7 – Presione el botón “Añadir”

Unidad de Negocio: HGFA1 ID Solicitud: NEXT

10 / 18

8 – Menú Introd/Actz de Solicitudes 9 – Ingrese el Nombre de la Solicitud 10 – Seleccione el artículo 11 – Ingrese la Cantidad 12 – Ingrese el Precio 13 – Presione el icono Línea Envío

Se visualizará la pantalla Introducción/Actualización de Solicitudes

Datos a ingresar en la línea: Art: 0002433 Cantidad: 1 Precio: 200

14 – Seleccione Envío 15 – Seleccione una Fecha de Vencimiento 16 – Presione el icono Líneas de Distribución

Pantalla Línea Envío

Datos a ingresar en la línea envío: Envío: ALYSUM

17 – Información relacionada a las Claves Contables 18 – Presione el botón “Aceptar”

Detalle de las Lineas de Distribución contable

La información contable viene definida en el artículo.

11 / 18

19 – Presione el botón “Guardar” 20 – Estado: Aprobada

Luego de Guardar la Solicitud se generará el ID Solicitud

12 / 18

1.3 ORDENES DE COMPRA DIRECTAS

El requerimiento es asignado a un comprador o licitador, según corresponda. Si existe convenio vigente para la adquisición del bien y servicio requerido, el comprador/licitador deberá emitir una orden de compra contra dicho convenio. Si no existe convenio vigente, la primera modalidad de compra a considerar es la de Convenio Marco. Los bienes/servicios bajo convenio marco se encuentran disponibles en la Tienda Mercado Público o Catálogo express (portal Mercado Público) En caso de que el bien/servicio esté disponible en el Catálogo Express, se procede con la modalidad de Convenio Marco. El proveedor puede aceptar o rechazar la orden de compra recibida. En caso de que el bien/servicio no esté disponible en el Catálogo Express, se procede con la modalidad de Licitación Pública. Si la misma se declara desierta, se procede con la modalidad de Licitación Privada, manteniendo las bases originales. El proveedor puede aceptar o rechazar la orden de compra recibida. Si las licitaciones pública y privada son declaradas desiertas, se pasa a la modalidad de Trato Directo. Hay situaciones en las que se puede llegar a Trato Directo sin haber pasado por licitaciones según algunas cláusulas dentro de la ley de compras y contrataciones públicas que permiten saltar este paso (urgencia, proveedor único en el mercado, compra de bajo monto, etc)

Trato Directo : Si el Proveedor esta en mercado publico, se emiten las oc en la plataforma para trato directo. Si el proveedor no se encuentra en Mercado Publico, se efectuara la OC Directa (Ejemplo del caso de uso)

13 / 18

Descripción Caso : Creacion de Orden de Compra Directa

Paso Detalle Set Datos

1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Conectar

ID Usuario:COMPRADOR Contraseña: COMPRADOR

4 – Seleccionar “Mantenimiento de Pedidos”

5 – Elegir la Unidad de Negocio 6 – ID Pedido: NEXT 7 – Presione el botón “Añadir”

Unidad de Negocio: HGFA1 ID Pedido: NEXT

14 / 18

8 – Elija un Proveedor 9 – Elija los artículos 10 – El icono “Búsqueda Art” le dará más detalles del artículo seleccionado. 11 – Indique el precio 12 – Con los iconos “+” y “-“ podrá agregar o quitar artículos 13 – Línea Envío

Proveedor: ZAMORA-001 Articulos: 9638522 2257619 9638521 Cantidad: 10 100 1 Precio: A definir

14 – Ingrese una Fecha de Vencimiento 15 – Ingrese el destino del envío 16 – Distribución/Claves Contables

Detalles de la Línea Envío del Pedido

Envío: ALYSUM

17 – Ingrese la información contable 18 – Presione el botón “Aceptar”

Detalles de la distribución contable del Pedido

La información contable viene definida en el artículo.

15 / 18

Seleccione volver a Página Principal

19 – Presione el botón “Guardar” 20 – Se genera el ID Pedido 21 – Presione la tilde verde para Aprobar el Pedido. 22 – Control del Estado Presupuesto

En la Página Principal del Pedido

23 – Estados del Pedido, debe estar Aprobado y Valido. 24 – Seleccione el Método Despacho: Impresión 25 – Presione el botón “Despachar”

16 / 18

26 – Seleccione el nombre del servidor: PSNT 27 – Presione el botón “Aceptar” 28 – Presione el botón “Sí”

Se abrirá un cuadro para ejecutar el proceso de Despacho

29 – El Estado Pedido cambió a Despachado

Nuevo estado del Pedido

17 / 18

1.4 CONSULTAS DE COMPRAS

Descripción Caso: Consultas de Compras

Paso Detalle Set Datos

1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Conectar

ID Usuario:COMPRADOR Contraseña: COMPRADOR

4 – Seleccionar “Consultas Abastecimiento”

5 – Seleccionar “Pedidos – Estado de Documento” 6 – Elegir la Unidad de Negocio 7 – elegir el Número Pedido

Unidad de Negocio: HGFA1

8 – Seleccione el ID Doc para ir al documento asociado.

Podrá visualizar el Estado del Pedido y las lineas que contienen los documentos asociados

Pantalla que contiene los detalles del Documento de Recepción

18 / 18