guÍa para la verificaciÓn en campo de...

22
EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES

Upload: dinhdieu

Post on 22-Sep-2018

239 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

EN UN SISTEMAINTERNO DE GESTIÓN

GUÍA PARA LAVERIFICACIÓN EN

CAMPO DEMULTICERTIFICACIONES

Page 2: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

El presente documento fue elaborado en el marco del Proyecto “Creación de Capacidades en Asistencia Técnica a Productores de Café en Guatemala”, ejecutado por la Plataforma Nacional de Café Sostenible–SCAN Guatemala y financiado con fondos de:

Y el apoyo de todos los socios de la Plataforma Nacional de Café Sostenible – SCAN Guatemala:

Este trabajo está licenciado bajo una Licencia Creative Commons Atribución-CompartirIgual 3.0 Unported. Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo las mismas condiciones.Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/ o envíe una carta a Creative Commons, 444 Castro Street, Suite 900, Mountain View, California, 94041, USA.

Asociación Nacional del Café

Asociación Crecer

FAIR TRADE USA

FEDECOCAGUA, R.L.-

FAIRTRADE International

Proyecto Cambio del Banco Centroamericano de Integración Económico

Rainforest Alliance

SCAN – Sustainable Commodity Assistance Network

Solidaridad Network

UTZ Certified

McDonald’s Canadá

Su elaboración no habría sido posible sin la coordinación de:

Mejor cultivoMejor futuro

McDonald’s USA

GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES.Junio, 2015

Page 3: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

GUÍA PARA LAVERIFICACIÓN EN

CAMPO DEMULTICERTIFICACIONESEN UN SISTEMA INTERNO

DE GESTIÓN PROCESOS Y GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE

MULTICERTIFICACIONES SUSTENTABLES EN UNSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

Esta guía de campo está desarrollada para que los técnicos responsables de los programas de certificación RA, UTZ y FLO puedan verificar a través de una serie de listados, los puntos que deben ser verificados a nivel del Sistema Interno de Gestión, en cooperativas en primer y segundo grado, así como la estructura administrativa de los grupos pertenecientes a exportadoras dentro de la cadena de custodia.

Adicionalmente, se hace énfasis en aquellos requerimientos críticos, mayores y puntos obligatorios que pueden representar una suspensión automática e inmediata durante las auditorias de certificación a nivel de productores.

Esta guía de campo es un complemento de la guía para la implementación de un Sistema Interno de Gestión en multicertificaciones, por lo que no sustituye al documento anterior, sino que lo complementa.

1

Page 4: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

A continuación se establecen listas de verifi-cación (color verde) de los documentos de evidencia que aplican directa y exclusivamente al SIG, durante los procesos de auditoria de certificación para Rainforest, UTZ Certified y FAIRTRADE.

Existen documentos que aplican para los tres programas de certificación, para dos de ellos o únicamente para un solo programa, por lo que dependiendo de los requerimientos, se debe escogerse el que aplica según cada situación.

Los cuadros de color celeste son los puntos o criterios mayores, críticos u obligatorios que no necesariamente aplican directamente al SIG durante la auditoria, pero que si deben de ser controlados para evitar una suspensión o pérdi-da del sello.

Las listas permitirán al técnico establecer si la cooperativa o grupo cumple (C), no cumple (NC) o no aplica (NA) en cada una de las eviden-cias requeridas, y facilitar el establecimiento de estrategias puntuales para establecer un plan y seguimiento.

AReglamento

Interno

BPersonal e

Infraestructura

EInspecciones

Internas

DDocumentación

Básica

CCapacitacióne Información

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.

ESTRUCTURA MÍNIMA REQUERIDA PARA UN SIG

ReglamentoInternoA

Áreas yCriteriosA1

Capacitación eInformaciónC

ProductoresC1

InspectorInternoC2

OtroPersonalC3

Personal eInfraestructuraB

AdministradorSIGB1

InspectorB2

RequisitosB. 11ResponsabilidadesB 12

RequisitosB 21ResponsabilidadesB 22

Comité deevaluaciónB3

RequisitosB 31ResponsabilidadesB 32

TemasD11DocumentosD12

ContenidoD13

Tipo dedocumento

D21

DocumentaciónBásicaD

Procedimientosy programasD1

ControlDocumentalD2

CodificaciónD3

InspeccionesInternasE

AutoinspecciónE1

Inspección decampoE2

Criterios Críticos,Mayores y

obligatoriosF

2

Page 5: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

ASPECTOS AUDITABLES DE RESPONSABILIDAD DIRECTA DEL SIG PARA UTZ, RA Y FLO

Trazabilidad

Control Productivo

Auto inspecciones/ inspecciones internas

C NC NA

C NC NA

Comentario

Comentario

C NC NA Comentario

Registros de:- las compras de producto UTZ Certified de cada miembro del grupo- las ventas de producto UTZ Certified- las ventas de producto con otras certificaciones o verificados- las ventas de producto convencional (no certificado o verificado) y - cualquier volumen sobrante de años anteriores de productos UTZ Certified, de otras certificaciones o verificados y convencional (no certificado o verificado).

Registros de las transacciones: Notas de peso describiendo estado del producto, inventario de almacenamiento, bitácoras de limpieza de equipo de procesamien-to, registro de rendimientos, bitácoras de vehículos de transporte, remisiones del producto.

Registros del proceso.Facturación y documentos comerciales con identificación del producto certificado y el número de identificación otorgado por el órgano certificador.- Recibo de ingreso de producto certificado- Documentos de acopio y comercialización de producto certificado- Documentos de ventas

Aplica las evidencias anteriores. El SIG proporcionara un listado actualizado de la lista de productores certificados RA, FLO y UTZ. La lista deberá estar actualizada y contener información como área de finca, área con café, producción por manzana, café acopiado las últimas cosechas.

Mapa general con ubicación de los lotes de los miembros del grupoLista de miembros actualizada.Información general de cada finca (Ver registro de inspecciones internas)Mapa geográfico donde se ubican las fincas y ecosistemas.Volúmenes de fincas y total del grupo. Registros de reclamos y sanciones.Mapa geográfico donde se ubican las fincas y ecosistemas.Volúmenes de fincas y total del grupo. Registros de reclamos y sanciones. Registros de rendimientos de volumen, en las etapas del proceso para cada partida de producto.Registros de posibles productos secundarios.Históricos de precio NYSE para el periodo

Mapa general con ubicación de los lotes de los miembros del grupo

Resultados de las inspecciones internas.

Documentos de trazabilidad / Evidencia documental en el Sistema. Incluye: Recibos al productor durante para entregas de producto, con indicación si se es miembro o no (en caso de realizar compras a no socios), incluyendo nombre del productor, fecha, producto, volumen y precio.- Notas de transporte e ingreso a planta de proceso.- Notas de identificación durante el proceso en planta de proceso.Documentos de exportación, incluyendo factura comercial, packing list, declaración de embarque o billing of lading, documentos de pago.

Identificación del producto físico y documental en todas las etapas de procesa-miento, almacenamiento y transporte. Copia documentada del sistema de trazabilidad / Verificación en el Sistema electrónico (si este existe).

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.3

Page 6: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

1.1 ASPECTOS AUDITABLES MAYORES, CRÍTICOS Y OBLIGATORIOSA SER CONTROLADOS POR EL SIG PARA FLO, RA Y UTZ

2. Aspectos auditables críticos y obligatorios a ser controlados por el SIG para UTZ RA

Registros de capacitación a los productores en temas de discriminación, género y legislación laboral.Planillas, vacaciones y contratos de trabajadores permanentes.Planillas de trabajadores temporales

El SIG debe llevar un control de inventarios de los productos usados y almace-nados en cada finca.

Listado de capacitación a productores sobre sustancias prohibidas y produc-tos alternativos

Listado actualizado y en poder del SIG de las listas prohibidas

Carta o declaración de compromiso en donde la organización y su grupo de productores están en contra de cualquier práctica discriminatoria, trabajos forzosos y contratación de trabajadores y de menores de edad que vaya en contra de la legislación laboral. La nota puede ser firmada por la gerencia de la organización y/o por el coordinador del SIG.

Sociales /laborales

Ambientales/productivos

C NC NA

C NC NA

Ambientales/productivos

Sociales / laborales

C NC NA

C NC NA

Declaración del no uso de transgénicosComprobantes de la procedencia de la semilla o certificación de la misma.

Rotulación a nivel de finca

Listado de especies animales y vegetales en extinción

Listado de especies animales y vegetales existentes en la finca

Estudio técnico sobre uso de suelo para café

Ubicación de la finca dentro de las zonas cafetaleras definidas por ANACAFE

Hojas de seguridad de los productos disponibles a nivel de finca.

Legislación nacional sobre protección a especies animales y vegetales en peligro de extinción

Listado de capacitación sobre el uso de equipos de protección y situaciones de intoxicaciones.

Equipos de protección conformado por guantes, mascarilla, anteojos y capas/delantal

Comentario

Comentario

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.4

Page 7: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

Ambientales/productivos C NC NARegistros y documentos sobre flujo del producto

Registros de aplicación (validación del SIG)

Listas de productos fitosanitarios prohibidos (USA, JAPON, UE)

Análisis de riesgos en prácticas de higiene durante la post cosecha

Uso de agua en el río

Riegos en condiciones laborales

Evaluaciones a la diversidad animal y vegetal

Las instalaciones cuentan con áreas de almacenamiento, manipulación y procesamiento, como bodegas y puntos de acopio.

Análisis de riesgos en prácticas de higiene durante la cosecha (OTA y contami-nación química)

Resultados del análisis de riesgos anual.

Identificación de la persona a nivel grupal y es responsable de Adminis-tración, Prácticas agrícolas, Condiciones laborales, Ambiente

Evaluaciones y planes de acción por parte del SIG para los temas de:• Fertilidad de suelo• Programa de fertilización• Métodos, análisis y riesgos del agua para la irrigación (cuando aplique)

Comentario

Análisis de riesgos C NC NA Comentario

Fertilización, agroquímicos, social y ambiental C NC NA Comentario

2. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para UTZ

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.5

Page 8: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

3. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para RA

Organigrama y sus funciones, puestos y responsabilidades.

Documentación del ingreso y aprobación de nuevos miembros al grupo.

Registros de cada productor.

Capacitaciones C NC NA Comentario

C NC NA Comentario

C NC NA Comentario

El alcance de la capacitación de este principio es sobre las normas de la Red de Agricultura Sostenible y las políticas de certificación.Registros de capacitaciones dirigidas al personal que trabaja con el adminis-trador del grupo que contenga: fecha y ubicación, resumen de los conteni-dos, nombre y calificación del capacitador, así como nombres y firmas de los participantes.

Evaluación de riesgos de cada una de las fincas que participan en el proce-so de certificación. Plan de acción para minimizar o eliminar los riesgos que pueden influir de manera negativa en la certificación.

Protocolo de procedimientos para sancionar a los miembros individuales del grupo.

Registro de sanciones.

Registro sobre información de sanciones individuales.

Registro de reclamos para los sancionados.

Formato de solicitud de ingreso de un nuevo operador.

Lista actualizada de los productores certificados, en proceso de certificación y no certificados si aplica.

Registros por cada productor que contengan: ubicación, área total, área total

de producción, volumen anual de producción, mapas o bosquejos indicando

la ubicación de ecosistemas naturales.

Mapas de cada lote de la finca.

Volúmenes a nivel de fincas y productores en todas las etapas de producción.

Registro de auditorías internas y externas.

Registros de no conformidades detectadas en las auditorías internas y externas.

Registro de medidas correctivas.

Registro de reclamos por productor.

Registros de sanciones derivadas de los incumplimientos críticos o intencionados.

Resultados de inspecciones internas y planes de acción correctiva.

Registros de sanciones y reclamos.

Acuerdo firmado por cada productor participante en el proceso de certificación.

Registro de miembros participantes en el proceso de certificación.

Firma de acuerdo de conflicto de interés por inspectores internos.

Análisis de riesgos

Sistema Interno de Gestión

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.6

Page 9: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

3.1 Aspectos auditables críticos a ser controlados por el SIG para RA

Sociales / laborales C NC NA Comentario

Ambientales/productivos C NC NA Comentario

Buzón de sugerencias de la finca hacia la comunidad en lugares de acceso

común de las personas de la comunidad, por ejemplo, cerca de escuelas,

iglesias, etc.

Establecer por percepción propia y a través de las sugerencias recibidas un análisis que identifica las necesidades de la comunidad.

Establecer un programa de mantenimiento y protección de los ecosistemas con programa de reforestación con especies nativas de la zona.

Ejecutar un análisis de la destrucción causada para documentar el alcance e impacto ecológico de la destrucción.

Formular un plan de mitigación que compensa los impactos negativos, asesorado por un profesional competente y consistente con la legislación aplicable.

Implementar las actividades de este plan de mitigación, incluyendo por ejemplo el apartar de un porcentaje significativo del área de la finca para propósitos de conservación.

Acciones de protección de ecosistemas acuáticos, tales como rotulaciones y barreras

Sistema de tratamiento de aguas.

Análisis químicos de las aguas en el efluente del sistema.

Sistema de recolección de basura para desechos orgánicos e inorgánicos.

Croquis o mapa de la finca identificando los ecosistemas naturales.

Rotulación en la finca identificando los ecosistemas naturales.

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.7

Page 10: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

4. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para FLO

Copia de constitución legal. De cada afiliada que participa en el programa.

Copia de envío al ente certificador.

Copias de documentos de afiliación a estructura central. Cuando se requiera

Copia de envío al órgano certificador. Cuando se requiera.

Copia controlada del SIG aprobada enviada a afiliadas.

Copia de acta de asamblea con presentación de la afiliación y aprobación de la afiliación

Copia de acta de asamblea con acuerdo de certificación de las afiliadas incluidas en el proyecto de certificación.

Documentos de revisión con medidas sugeridas, evidencias y plazos indicados. Anual o cuando se requiera.

Documentos de revisión con medidas sugeridas, evidencias y plazos indicados. Anual o cuando se requiera.

Registro en el sistema. Anual o cuando se requiera.

SIG aprobado. Incluye:- Reglamento del SIG firmado.- Nombramientos de inspectores internos aprobados.- Registros de capacitación firmados.- Protocolo aprobado.- Guía de auditoría interna.- Copias de documentos de auditoría interna.

Copia de última versión de criterios y Estándar FT. Cuando se requiera

Nota de envío a responsables en afiliadas.

Copia de contrato con operador Fairtrade.

Copia de certificado

Documento con nombramiento enviado, firmado por quien lo emite.

No conformidades

Informe de auditoría.

Reporte de auditoría. Anual.

Estructuras de Segundo y Tercer grado C NC NA Comentario

Estructuras de primero, segundo y tercer grado C NC NA Comentario

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.8

Page 11: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

Verificación de Pequeño Productor / Estructuras de primero, segundo y tercer grado C NC NA Comentario

Condiciones laborales C NC NA Comentario

Listado de membrecía anual.

En caso de compras a no socios, se posee un listado preciso e independiente de productores

Contratos de con el operador deben incluir:

- Volúmenes acordados- Calidad y descripción del producto certificado.- Precio- Condiciones de entrega- Premio- Deducciones aplicadas.- Mecanismos de reclamo- Mecanismos de arbitraje- Declaración de bróker (si aplica)

- No hay prácticas discriminatorias en la contratación de trabajadores:

- Política laboral

- Contrato laboral

- Expediente personal de cada trabajador, con documentos de contratación,

valoraciones, ascensos, sanciones y notas de despido.

- Documentos de procesos judiciales

- Política de acoso sexual y documentos implementados.

No hay prácticas discriminatorias en la contratación de trabajadores:

- Política laboral

- Contrato laboral

- Expediente personal de cada trabajador, con documentos de contratación,

valoraciones, ascensos, sanciones y notas de despido.

- Documentos de procesos judiciales

- Política de acoso sexual y documentos implementados.

- Declaratoria sobre Mano de Obra Infantil: Declaratoria sobre uso de mano de obra infantil.- Planilla o nómina de empleados con indicación de fecha de contratación, puesto ocupado y fecha de nacimiento de la organización de los productores que contratan personal.

Informe de producción, compras y ventas.

No hay prácticas discriminatorias en la contratación de trabajadores

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.9

Page 12: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

Declaratoria de reconociendo del derecho a la Libre Asociación por parte de los trabajadores (si se posee un número significativo de ellos): Declaratoria firmada por la autoridad que la emite donde se reconoce el derecho a los trabajadores a la Libre Asociación, Documento de información o acta de asistencia donde se comunica al grupo de trabajadores sobre este derecho laboral.Acta de Asamblea de trabajadores donde se constituye el ente de representación de los trabajadores y sus representantes.Actas de sesiones de encuentro de los representantes laborales Expediente de dirigentes laborales, incluyendo razones de despido, si esto ha ocurrido.Lista de asistencia de capacitaciones recibidas por los dirigentes laborales.

Los salarios cumplen o superan el salario mínimo nacional o regional, o el salario del sector (si este existe) o el acuerdo de negociación colectiva, el que se mayor:- Planilla o nómina de trabajadores.- Copia de recibos fechados y firmados por los trabajadores- Comprobantes de pago.- Listado de salarios por función, incluyendo pago por rendimiento o producción (si éstos existen).- Para pagos basados en rendimientos, incluir mediciones de rendimientos realizadas.

Documento con identificación de riesgos laborales.

Boleta de monitoreo en Temas de seguridad y salud ocupacional.

Boletas de sanciones aplicadas por temas de seguridad y salud ocupacional

Facturas de insumos para el botiquín

Listado de asistencia a capacitaciones de Primeros Auxilios.

La organización y los productores que poseen trabajadores contratados han identificado los riesgos para la seguridad y salud en cada uno de los sitios de trabajo /este punto no está en la norma para Pequeños Productores, pero es el punto de partida para diseñar un plan de seguridad en cualquier empresa.

Listado con trabajadores con enfermedad o discapacidad y descripción histórica de tareas asignadas

Se cumple con lo establecido en materia de seguridad social de los traba-jadores:- Documento de pago a la seguridad social.- Documentos de verificación de derechos laborales, como vacaciones, fondo de pensión, décimo tercer mes, permisos de maternidad, pago de prestaciones- Expedientes de trabajadores

––

Condiciones laborales C NC NA Comentario

Seguridad y Salud Ocupacional C NC NA Comentario

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.10

Page 13: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

Documento con identificación de riesgos laborales.

Boleta de monitoreo en Temas de seguridad y salud ocupacional.

Facturas de insumos para el botiquín

Listado de asistencia a capacitaciones de Primeros Auxilios.

Documento con nombramiento del representante, firmado por quien lo emite

Documento firmado por los trabajadores, donde se comunica el nombramiento

Materiales con contenido.

Copias de certificados de participación

Documentos de compra de agua (si aplica).

Documento con análisis de pureza del agua.

Listado de asistencia a capacitaciones

Materiales con contenido

Facturas de compra de equipo de protección

Inventario de equipo de protección

Boletas de entrega de equipo, firmadas

Se ha impartido capacitación sobre prácticas ambientales y laborales a los productores miembros :- Lista de asistencia.- Material de la capacitación

- Documento de identificación de riesgos ambientales. - Boletas de MONITOREO, incluyendo todos los aspectos de la identificación de riesgos. - Registros de origen de semilla- Registros de compra de insumos- Registros de aplicaciones.

Boletas de sanciones aplicadas por temas de seguridad y salud ocupacional

La organización y los productores que poseen trabajadores contratados han identificado los riesgos para la seguridad y salud en cada uno de los sitios de trabajo /este punto no está en la norma para Pequeños Produc-tores, pero es el punto de partida para diseñar un plan de seguridad en cualquier empresa.

Listado con trabajadores con enfermedad o discapacidad y descripción histórica de tareas asignadas

Seguridad y Salud Ocupacional C NC NA Comentario

Ambiental C NC NA Comentario

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.11

Page 14: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

Plan de Acción Ambiental

Registro de uso de energía

La organización ha identificado y cuantificado todos los usos de energía.

Documento con nombramiento, descripción de las responsabilidades, firmado por quien lo emite

Se imparte capacitaciones a los miembros, según lo requerido por los criterios ambientales.

Se han identificado fuentes de agua utilizadas por la organización y los productores

Ambiental C NC NA Comentario

Plan detallado del uso del premio

Informe de uso de Premio

Verificación de movimientos contables en el sistema

Informe contable del uso del premio para el periodo, presentado y aprobado por Asamblea General.

Documentos de control contable (facturas) de uso específico del

premio, trazables en el plan aprobado por la Asamblea General.

Informe de premio acumulado (si aplica)

Los estatutos de la organización establecen claramente los sistemas de

representación de cada organización afiliada en la Asamblea General.

Evidencia documental de informes de delegados sobre acuerdos de

uso de premio a los primeros grados, incluyendo lista de asistencia.

Premio C NC NA Comentario

Acta de elección y nombramiento

Documentos de comprobación del estatus legal de la organización, incluyendo los respectivos Estatutos

Estatutos aprobados con artículo que establece a la Asamblea General como órgano Superior decisorio

Libro de actas de Asamblea General y extraordinarias, debidamente foliado, firmada y detalladamente consignada cada Asamblea, sin errores que hagan dudar de la legitimidad de los acuerdos

Libro de actas de Asamblea con detalle de los informes.

Documento con datos de la cuenta bancaria.

Estados proporcionados por el banco

Democracia, participación y transparencia C NC NA Comentario

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.12

Page 15: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

Estatutos de la organización, con detalle sobre conformación, vigencia, funciones y elección de sus órganos internos.

Libro de actas de Asamblea General y extraordinarias, debidamente foliado, firmada y detalladamente consignada cada Asamblea, sin errores que hagan dudar de la legitimidad de los acuerdos. El Libro detalla cada proceso eleccionario efectuado.

Democracia, participación y transparencia C NC NA Comentario

Lista de asistencia a las asambleas.

Estatutos de la organización de segundo y tercer grado.

Organizacional / Aplica para primeros, segundos y terceros grados C NC NA Comentario

Sistema de elección de delegados y respectiva aprobación, en los primeros grados.

No discriminación C NC NA Comentario

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.13

Page 16: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES RECOMENDADASPARA VERIFICAR POR EL SIG1

ACTIVIDADES

Análisis de resultadosanteriores

Últimas cosechasy auditorías

InspeccionesInternas

Trazabilidad/cadenade custodia

Contante hasta terminarexportaciones

Planes, programas,registros

Capacitaciones aproductores

Reuniones conauditores internos

Reuniones con elcomité de evaluación

Monitoreo de laaplicación de BPA

y su controldocumental(registros)2

Capacitacionesy monitoreo

Verificar que losproductores las ejecuten

Control de malezas

Análisis de suelosFertilizaciones

Protección y manejo del aguaProtección de vida silvestre

y micro

Manejo de plagasBroca, Hormiga)3

Aplicaciones de enmiendasy abonos orgánicos

Manejo de aguas grisesy mieles de café

Se evalúa el SIG incluyendoel trabajo de los

auditores internos

Preferiblemente fuera decosecha.

Incluye temas de BPA y lasnormas específicas para

UTZ, RA y FLO

Revisión, actualizacióny elaboración

Deben ser constantes ydándole énfasis a los

puntos críticos, mayoresy obligatorios

COMENTARIOS ENE FEB ABR AGOJUN JUL SEP OCT NOV DICMAR MAY

1 Esto puede variar dependiendo de muchas circunstancias fuera y dentro de la organización. Sin embargo es una guía de los puntos más importantes que deben ser verificados en el tiempo por el SIG. Se considera un periodo de cosecha de café desde Septiembre a Marzo.

2 Para cafetales en producción

3 El uso de trampas para la broca es contante a lo largo de la cosecha y los meses posteriores a la misma

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.14

Page 17: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

ANEXO 1. Ejemplo de un registro para establecer y actualizar en campola información de las fincas durante las inspecciones internas

REGISTRO DE INSPECCIONES INTERNAS

1. Calidades del café

2. Variedades de café

Nombre del productor: DPI:

Dirección de la casa: Teléfono:

Dirección de la finca:

Número de trabajadores permanentes: tiempo parcial:

Familiares: Temporales: Área de café en hectáreas:

Producción total en quintales pergamino seco en las últimas cosechas: ,,

Parcela(nombre o número)

LocalizadaÁreatotal

Áreade

café

La calidad del café que se produce

Altura de la finca sobre nivel del mar:

de a (SHB-GHB)

Las variedades de café en % dentro de la finca son:

Caturra / %Catuaí / %Typica / %Resistentes / %Otros: / %

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.15

Page 18: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

FLORA (árboles) FAUNA (animales)

INVENTARIO DE ESPECIES EN LA FINCA

DEMOGRAFÍA DE LA FINCA (sólo trabajadores contratados, si hay, que viven en la finca)

Cantidad de plantas de café por hectárea:

Cantidad de árboles por hectárea:

Población total

Total de familias permanentes

Promedio de personas extras durante la cosecha

De la población permanente: Adultos (mayores de 14 años)

Niños (menores de 14 años)

Viviendas ocupadas

Viviendas no-ocupadas

Mayores de 14 años que saben leer y escribir

Mayores de 14 años que no saben leer y escribir

Niños y niñas que estudian

Niños y niñas menores a la edad escolar que no estudian

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.16

Page 19: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

CROQUIS DE LA FINCA

Incluir áreas con % de riesgo de erosión (pendientes), caminos, casas, fuentes de agua y zonas de basura, áreas protegidas, bodegas, otros cultivos y lotes.

N

Nombre del inspector: DPI: Teléfono:

GUIA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.17

Page 20: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en
Page 21: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

UTZ Certified y la Plataforma Nacional de Café Sostenible-SCAN Guatemala mantienen el derecho de propiedad intelectual y autorizan la reproducción total del documento solamente con fines educativos y siempre que se conserve la integridad del mismo y se citen a las organizaciones participantes.Cualquier otro uso de dicho documento requiere autorización escrita de UTZ Certified y la Plataforma-SCAN Guatemala.

Page 22: GUÍA PARA LA VERIFICACIÓN EN CAMPO DE …scanprogram.org/wp-content/uploads/2012/08/20150915-Guia-Multicert... · guÍa para la verificaciÓn en campo de multicertificaciones en

EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

GUÍA PARA LAVERIFICACIÓN EN

CAMPO DEMULTICERTIFICACIONES

Mejor cultivoMejor futuro

McDonald’s CanadáMcDonald’s USA

Financiado por:

Con el apoyo de:

Plataforma Nacional de Café Sostenible – SCAN Guatemala

Ejecutado por:

Material de Capacitación desarrollado en el marco del Proyecto“Creación de Capacidades en Asistencia Técnica a

Productores de Café en Guatemala”