GUIA PARA LA OPERACION DEL SISTEMA DE Código:GESTION Y MEJORA DE LOS PROCESOS DE LAUNIDAD DE TECNOLOGíAS DE LA INFORMACION Y Revisión:COMUNICACION 1

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1. OBJETIVO:

General:Establecer y operar un sistema de gestión y mejora de los procesos dela UTIC, en el que se verifiquen,monitoreen y evalúen los procesos del Manual Administrativo de Aplicación General en Materia deTecnologías de la Información y Comunicación y se consideren las acciones de mejora necesarias para unaoperación eficiente de la UTIC.

Específicos:1.Establecer la mejora continua para la operación de los procesos del Manual Administrativo de Aplicación

General en materia de TIC.2.Ejecutar las acciones de mejora determinada para la adecuada operación de los procesos.

2. ALCANCE:

El proceso es aplicable a:

- Establecer los repositorios de activos y de métricas de los procesos;- Establecer Reglas de adaptación respecto de factores críticos o actividades de un proceso, cuando

se justifique que resulten necesarias conforme a las características particulares de la Entidad;- Ejecutar las acciones requeridas para la adecuada operación de los procesos de la UTIC;- Elaborar los documentos para la implementación de mejoras y aplicarlas;- Dar seguimiento y evaluar la operación del sistema de gestión y mejora de los procesos de la UTIC;- Aplicar las acciones de la mejora seleccionadas.

Aplica(Roles): al Responsable del proceso Operación del sistema de gestión y mejora de los procesos de laUTIC, al Grupo de trabajo de procesos y mejora continua de la UTIC, y al Grupo de trabajo deaseguramiento de calidad.

Tiene relación con todos los procesos derivados de los sistemas de: Organización y estrategia, Ejecución yentrega, y soporte, encuadrados en los grupos del marco rector en materia de TIC: Administración deproyectos, Administración de recursos, Administración de servicios, Administración para el desarrollo desoluciones tecnológicas, Transición y entrega, Operación de servicios, Administración de activos, y con losdel grupo de Operaciones.

Responsable: Administrador del proyecto.

3. REGLAS:

• El Titular de la UTIC, con apoyo del Grupo de trabajo estratégico de TIC y el Responsable de esteproceso, deberá en cada proceso de este Manual, revisar y aprobar el Documento deadministración del proceso.

• El Responsable de este proceso, con apoyo del Grupo de trabajo estratégico de TIC, revisará, almenos una vez al año, que la operación de cada proceso del Manual corresponda con lo señaladoen su respectivo Documento de administración del proceso. La revisión que se efectúe deberádocumentarse.

\• Las Reglas de adaptación se podrán aplicar a partir de la fecha en que se efectúe su registro en la "

Unidad de Gobierno Digital de la Secretaría de la Función Pública.• Los Responsables de los procesos de este Manual, deberán realizar las acciones necesarias para

que en su respectivo proceso, se observen los controles de seguridad de la información, así comolas acciones en materia de seguridad informática previstos en el SGSI.

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ANEXO I

INDICADORES DEL PROCESO

Nombre Objetivo Descripción Clasificación Fórmula Responsable ~:~~fcnu~~Resultados Medir los Conocer la Dimensión: % de El Semestral.del proceso resultados eficiencia del Eficiencia. eficiencia= ResponsableOSGP- de las proceso Tipo: (Total del procesoOperación acciones de mediante las D tió mejoras OSGP-d I . t . . d e ges I n. O" d Ie SIS ema mejora que acciones e implementa peracion ede gestión y se operan mejora das I Total sistema demejora de los en este implementadas. de mejoras gestión yprocesos de proceso. planeadas) mejora de losla UTIC. X 100 procesos de la

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