guia para la elaboracion de los manuales de procesos y procedimientos

8/6/2019 Guia Para La Elaboracion de Los Manuales de Procesos y Procedimientos

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ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA-CUNDINAMARCA

GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES

DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

JUAN CARLOS BELTRÁN MORENO

JIMMY RICARDO MUNEVAR RICO

SOACHA, CUNDINAMARCA – MARZO DE 2010



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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 3

1.OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 4

2. ALCANCE 4

3. RESPONSABILIDADES 4

4. DEFINICIONES 5

5. ASPECTOS GENERALES 7

5.1. MATRIZ DE OPCIONES PRIORITARIAS 7

5.2. IMPORTANCIA DEL DESPLIEGUE DE PROCESOS EN LAELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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5.3. ASPECTOS RELATIVOS A LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DEPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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5.4. RECOMENDACIONES RELATIVAS A LA ELEBORACIÓN DE LOSMANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 18



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INTRODUCCIÓN

La Alcaldía Municipal de Soacha-Cundinamarca, viene desarrollando un proyecto cuyoobjetivo es la implementación del Sistema Integrado MECI: CALIDAD, en el marco delcual, la implementación del Modelo de Gestión por Procesos, constituye el soporteestructural, dado que para ambas normas MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2009, estees un requisito.

En la dinámica de la implementación del Modelo de Gestión por procesos, ladocumentación de los mismos juega un importante papel, teniendo en cuenta que lamemoria institucional es vital para orientar a los servidores públicos sobre la manera de

hacer las cosas al interior de la administración.

El modelo de gestión por procesos se encuentra contemplado en el MECI 1000:2005 enel Subsistema de Control Estratégico y los procedimientos en el Subsistema de Controlde Gestión. Recordemos que uno de los objetivos de este Modelo es que los procesosse ejecuten de manera controlada, de manera que las diferentes actividades debenestandarizarse para el logro de este fin y esto se logra a través de la documentación delos procesos y procedimientos.

En la norma NTCG 1000:2009 en el numeral 4 menciona el modelo de gestión porprocesos y los requisitos de la documentación, en clara alusión a la importancia que

tiene para el Sistema de Gestión de la Calidad la documentación y los manuales, comoinstrumentos que orientan la manera de hacer las cosas para satisfacer lasnecesidades y expectativas de los clientes.

Bajo el escenario que se ha planteado, se elaboró la Guia para la elaboración de losManuales de Procesos y Procedimientos. Lo que se espera de ella y tras habersuperado las etapas de identificación de los procesos y el despliegue de los mismos, esque sirva como referente para la elaboración de estos instrumentos de gestión en laAlcaldia Municipal de Soacha.



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1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

La presente guía describe la metodología para la elaboración de los Manuales deprocesos y Procedimientos en la Alcaldía Municipal de Soacha.

2. ALCANCE

La guía de elaboración de los Manuales de Procesos y Procedimientos, aplica para losprocesos del mapa de procesos de segundo nivel identificados para la administracióncentral de la Alcaldía Municipal de Soacha.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL

La Secretaría de Planeación y Desarrollo Territorial tendrá la responsabilidad de liderarla aplicación de la metodología.

3.2. OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

La Oficina Asesora de Control Interno, tiene la responsabilidad de verificar que lasdiferentes dependencias apliquen la Guía y releven la información de los procesos quese requieran y que están bajo su responsabilidad.

3.3. DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARIAS, OFICINAS Y DIRECCIONES

Estas instancias tienen la responsabilidad de aplicar la Guia y documentar sus procesosy procedimientos.

3.4. COMITES O GRUPOS MECI: CALIDAD

Los Comités o Grupos MECI:CALIDAD, tienen la responsabilidad de orientar laaplicación de la Guía y de implementar acciones preventivas, acciones correctivas y de



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mejora para lograr documentar la totalidad de los procesos y procedimientos registradosen el formato de despliegue de procesos.

4. DEFINICIONES

4.1. Despliegue de Procesos: División o segmentación que se hace de un procesopara entenderlo y para facilitar su ejecución. Un proceso puede segmentarse enmacroproceso, procesos, subprocesos y procedmientos.

4.2. Documento. Información y su medio de soporte.EJEMPLO Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.

NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o unacombinación de éstos.

NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan"documentación".

NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos dedocumentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estarcontrolado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).

4.3. Control: Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar eldesempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultadoesperado para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan unmodelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.

4.4. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita uobligatoria.

NOTA 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otraspartes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita.

NOTA 2 La palabra obligatoria , se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal.

NOTA 3 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de unproducto y/o servicio, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente.

NOTA 4 Los requisitos para la realización de un producto o la prestación de un servicio se refieren, peronecesariamente no se limitan, a aquellos que una entidad debe cumplir para satisfacer al cliente o cumplir unadisposición legal.



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NOTA 5 Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un documento.

NOTA 6 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas.

4.5. Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la interacción e interrelaciónentre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

4.6. Estructura de la entidad. Distribución de las diferentes unidades o dependenciascon sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de laentidad dentro del marco de la Constitución y la Ley.

NOTA La estructura organizacional implica establecer responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personalde manera coherente con los procesos y las estrategias de la entidad.

4.7. Gestión. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar unaentidad.

4.8. Manual. Es una publicación en la cual se describen la manera de hacer las cosas yque sirve para orientar a quien debe hacerlas.

4.9. Mejora continua. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar lacapacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

4.10. Política: Conjunto de criterios generales, lineamientos, directrices u orientacionesque establecen el marco de referencia para la ejecución de los procesos oprocedimientos y que son establecidas por el responsable del proceso o por la altadirección. Las políticas no irán en contra de la normatividad legal vigente.

EJEMPLO. Horarios de atención, tiempos de respuesta, uso de formatos, solicitud de requisitos, revisiones etc.

4.11. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o unproceso.

NOTA Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué ycómo.

4.12. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúanpara generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.



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4.13. Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidenciade actividades ejecutadas.

NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidenciade verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas.

NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

4.14. Responsabilidad. Derecho natural u otorgado a un individuo en función de sucompetencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.

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5. ASPECTOS GENERALES

5.1. MATRIZ DE OPCIONES PRIORITARIAS

Como se estableció en la Guía de Implementación del Modelo de Gestión por Procesos,el primer escaño en el camino de la implementación del Modelo en la Alcaldía Municipalde Soacha, está enfocado en el reconocimiento de lo que normativamente estáestablecido que debemos hacer. Como sabemos en la administración pública las leyes,acuerdos, decretos, resoluciones y otros actos administrativos, determinan cuales sonlas competencias asignadas a cada una de las dependencias de la Alcaldía.

La metodología de opciones prioritarias se aplicó a través de una matriz, mediante lacual cada dependencia identificó ¿Qué se hace?,¿Qué se hace y se debehacer?,¿Qué se hace y no se debe hacer? y ¿Qué no se hace y se debe hacer?

La matriz de opciones prioritarias, tenía como propósito principal ubicar a lasdependencias en su deber ser en el contexto de la administración buscando que seconcentrarán en torno a sus competencias y responsabilidades, dado que se encontróque en algunas Secretarias y Oficinas o estaban dedicadas a asuntos que no lescorrespondían o no estaban haciendo todo lo que era de su competencia ejecutar.

El primer acercamiento entonces, no sólo a la metodología de gestión por procesos;sino a la elaboración de los Manuales de Procesos y Procedimientos, fue eldiligenciamiento de la matriz de opciones prioritarias ( Ver gráfico xx). Recordemos quecomo se ha venido insistiendo en desarrollo del proyecto de implementación delSistema Integrado MECI:CALIDAD, en los Manuales debe registrarse el deber ser decada uno de los procesos y no necesariamente lo que se ha venido haciendo.



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COLUMNA 1 COLUMNA 2 COLUMNA 3 COLUMNA 4

¿ Qué se hace? ¿ Qué se y se debe hacer? ¿ Qué se hace y no se debe hacer? ¿ Qué no se hace y se debería

hacer?PLAN DE DESARROLLO Y PLAN DE ACCION TURISMO PLAN DE DESARROLLO Preparar, analizar y evaluar los diferentes indicadores

socio- económicos del municipio, en aspectos de

producción, consumo, comercio, servicios, ingresos e

in ve rsió n y pr ep ar ar e stu dios e infor me s so br e la

tendencia de la economía municipal.

Consolidación del Plan de Desarrollo Organización de actividades del programa Consolidación del Plan de Desarrollo Identificar, cuantificar y caracterizar los grupos

poblacionales en situación de marginalidad, pobreza y

vulnerabilidad; proponer programas y proyectos quepermitan mejorar su calidad de vida.

Consolidación de Plan de Ación realización de visitas de verificación Consolidación de Plan de Ación

Coordinar la r ealización de planes y p rogramas de

vivienda de interés social, de conformidad con las normas

y políticas establecidas por el gobierno nacional y

conforme a las prioridades establecidas a nivel municipal.

C on so lid ació n P la n in dic ati vo r ea lizació n d e fer ias: co nv oca to ri as, o rg an izaci ón C onso lid ac ió n Plan i nd icati vo

seguimien to y avances p lan de desar rollo Par ticipación en la mesa de Cu ltu ra y Tu rismo segu imiento y avances p lan de desa rrol lo

seguimiento y avances plan de acción Participación en alianzas estratégicas regionales para el

desarrollo del turismo

seguimiento y avances plan de acción

5.2. IMPORTANCIA DEL DESPLIEGUE DE PROCESOS EN LA ELABORACIÓN DELMANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

El despliegue de procesos como se explicó en la Guía de Implementación del Modelode Gestión por procesos, representa unos de los principales insumos en la elaboraciónde los Manuales de Procesos y Procedimientos, teniendo en cuenta que en ella está el

registro de cómo se comporta el proceso a nivel de macroproceso, procesos,subprocesos y procedimientos.

Esta información será utilizada en la primera parte del Manual de Procesos yProcedimientos, en la cual se describe de manera general el contexto del proceso y susinterrelaciones con los demás procesos de la Alcaldía Municipal.

Recordemos en el siguiente gráfico, como se da el despliegue de los procesos, con elfin de ubicarnos sobre la información que proporciona el uso de esta metodología:



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MACROPROCESO

PROCESOS

SUBPROCESOS

PROCEDIMIENTOS

TAREAS/ MÉTODOS DE TRABAJO

Veamos a continuación la información que contiene el formato de despliegue deprocesos, el cual como se ha mencionado constituye el punto de partida para laelaboración de los Manuales de Procesos y Procedimientos:

Macroproceso

Proceso x

7. ELABORÓ: 8. REVISÓ: 9. APROBÓ

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos

Cargo Cargo CargoProfesional Especializado Jefe de Control Interno. Jefe de Control Interno.

HENRY JIMÉNEZ CUBILLOS ENRIQUE LOPEZ LUNA ENRIQUE LOPEZ LUNA

Formulación y Seguimiento de Planes de MejoramientoFomento de Cultura de Autocontrol. Diseño de estrategias y herramientas de autoevaluación y

Relación con entes Externos.

Difusión de información a teceras partes

Elaboración y presentación de informe de Control Interno

Rendición de Informe sobre Austeridad del gasto y eficiencia

Rendición de Informe Ejecutivo Anual del Sitema de Control

Control Interno.

Administración del riesgo

Revisión y evaluación del manejo de riesgos institucionales

Consolidación y Evaluación de reportes de riesgos

Desarrollo de Estrategias de administración del riesgo para

Acompañamiento y Asesoria.El desarrollo de este subproceso no requiere del desarrollo de

procedimientos estandarizados

Evaluación y Seguimiento.Evaluación del Sistema de Control Interno

Auditoria

2.OBJETIVO:

Proporcionar al Alcalde y a todos los funcionarios de la Alcaldía Municipal, el conocimiento del estado en que se encuentra la organización

en tiempo real, de tal forma que les permita reorientar oportunamente las estrategias y acciones hacia el cumplimiento de los objetivos

institucionales.

3. ALCANCE:

El proceso de control interno comprende el cumplimie nto de los siguiente s roles en la administración central de la Alcaldía

Municipal:Valoración de los Riesgos, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura de autocontrol y

relación con entes externos.4. PROCESOS ASOCIADOS 5. SUBPROCESOS 6. PROCEDIMIENTOS

FORMATO DE DESPLIEGUE DE LOS PROCESOS

FECHA ELABORACIÓN:

SEPTIEMBRE 22 DE 20 10

1.NOMBRE:CONTROL INTERNO



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5.3. ASPECTOS RELATIVOS A LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOSY PROCEDIMIENTOS

5.3.1. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Para estandarizar su elaboración, los Manuales de Procesos y Procedimientos de laAlcaldía Municipal de Soacha, tendrán la siguiente estructura:

Portada

Tabla de Contenido

Introducción

Planilla de actualizaciones

CAPÍTULO I: Generalidades del manual

1.1 Objetivos del manual.1.2 Destinatarios del manual.1.3 Alcances del manual.1.4 Manejo y conservación del manual.

1.5 Actualización y mejoramiento del manual.1.6 Distribución del manual y control de copias.1.7 Simbología utilizada en los flujogramas.

CAPÍTULO II: Generalidades del Proceso.

2.1 Plataforma Estratégica.2.2 Organigrama.2.3 Mapa de Procesos.2.4 Matriz de Procesos2.5 Caracterización del Proceso

2.6 Despliegue del Proceso2.7 Definiciones conceptuales del proceso

CAPÍTULO III: Procedimientos.

3.1. Identificación y Descripción del Procedimiento “A”3.2. Identificación y Descripción del Procedimiento “B”3.3. Identificación y Descripción del Procedimiento “C”



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5.3.2. FORMA Y CONTENIDO DE CADA UNO DE LOS COMPONENTES DE LAESTRUTURA DEL MANUAL

5.3.2.1 Márgenes y Espacios Interlineales

Para facilitar la encuadernación y la reproducción del documento, se deben conservarlos siguientes márgenes:

Superior, de 3 cm;

Izquierdo, de 4 cmDerecho, de 2 cm

Inferior, de 3 cm

Si el documento se va a imprimir por ambas caras, sus márgenes deben ser simétricasa 3 cm.

El título de cada capítulo debe comenzar en una hoja independiente, a 3 cm del bordesuperior.

El texto debe llegar hasta el margen inferior establecido. Se debe evitar títulos osubtitulos solos al final de la página o renglones sueltos.

5.3.2.2 Tipo de letra

El tipo de letra que se utilizará para los textos del Manual es Arial 12. Para los cuadrosen excell de identificación y descripción de procedimientos, se utilizará Arial 9. Seutilizará negrilla para los títulos y subtitulos.

5.3.2.3 Numeración

La numeración de los capítulos I y II se hará de manera independiente para facilitar loscambios. La numeración de los procedimientos en el capítulo III se hará también demanera independiente.



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5.3.2.4 Encabezados y pies de página

El encabezado que se utilizará para el Manual será el siguiente:

MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS

Código:

Versión:

PROCESO: XYZ Página:

El píe de página que se utilizará, será el siguiente:

Elaboró: Revisó: No resolución adopción:Aprobó:

Fecha: Fecha: Fecha:

La Secretaría de Planeación y Ordenamiento Territorial suministrará a todas lasdependencias el formato con el encabezado y el píe de página respectivo.

5.3.2.5 Puntuación y redacción

Para el uso de la puntuación, se deben seguir las reglas ortográficas de la lenguaespañola.

Con respecto a la redacción del manual de procesos y procedimientos, se recomiendalo siguiente:

• Para lograr un buen estilo se recomienda respetar rigurosamente la sintaxis, laortografía y las reglas gramaticales pertinentes.

• Se debe redactar en forma impersonal ( la forma impersonal corresponde a latercera persona del singular, por ejemplo se hace, se definió, se contrastó)

5.3.2.6. Impresión y empaste

La impresión del Manual se hará por ambas caras en papel tamaño carta y el empasteen carpetas de hojas intercambiables

5.3.2.7. Número de Manuales de Procesos y Procedimientos

Se hará un manual por cada proceso identificado o relacionado en el mapa de primernivel.

5.3.2.8. Descripción de cada una de las partes del Manual



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En el siguiente gráfico se presenta el diseño de la tabla de contenido:

La Secretaria de Planeación y Ordenamiento Territorial facilitará a las diferentesdependencias el formato de la tabla de contenido del Manual.

5.3.2.8.3. Introducción

El contenido de la introducción será estándar para todos los Manuales. La Secretaría de

Planeación y Ordenamiento Territorial se encargará de proporcionar a las diferentesSecretarias y Oficinas el texto de la introducción.

5.3.2.8.4. Capítulo I del Manual de Procesos y Procedimientos

El capítulo I, en el cual se desarrollan los temas que se relacionan a continuación,tendrá un contenido estándar para todos los Manuales. La Secretaría de Planeación yDesarrollo Territorial suministrará a todas las dependencias este contenido.



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CAPÍTULO I: Generalidades del manual

1.1 Objetivos del manual.1.2 Destinatarios del manual.1.3 Alcances del manual.1.4 Manejo y conservación del manual.1.5 Actualización y mejoramiento del manual.1.6 Distribución del manual y control de copias.1.7 Simbología utilizada en los flujogramas.

5.3.2.8.5. Capítulo II del Manual de Procesos y Procedimientos

En el Capítulo II, Generalidades del Proceso, se desarrollarán los temas que se citan acontinuación:

CAPÍTULO II: Generalidades del Proceso.

2.1 Plataforma Estratégica.2.2 Organigrama.2.3 Mapa de Procesos.2.4 Matriz de Procesos2.5 Caracterización del Proceso

2.6 Despliegue del Proceso2.7 Definiciones conceptuales del proceso

Los numerales 2.1, 2.2, 2.3. y 2.4. contendrán información estándar para todos losmanuales, que será suministrada por la Secretaria de Planeación y OrdenamientoTerritorial. Los numerales siguientes serán desarrollados por las Secretarias y Oficinasconforme a la información que se ha venido trabajando en el marco del proyectoMECI:CALIDAD.

5.3.2.8.6 Capítulo III del Manual de Procesos y Procedimientos

El Capítulo III contiene la información de la Identificación y Descripción de losprocedimentos.

CAPÍTULO III: Procedimientos.

3.1. Identificación y Descripción del Procedimiento “A”3.2. Identificación y Descripción del Procedimiento “B”3.3. Identificación y Descripción del Procedimiento “C”



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Para el desarrollo de este Capítulo, fueron diseñados 2 formatos en excell, los cualesdeben ser diligenciados y luego deberán ser copiados al archivo en Word del manual,como imagen.

5.3.2.8.6.1 Formato de Identificación

El formato de identificación diseñado y cuyo propósito es que allí se registre lainformación básica del procedimiento, es el siguiente:

En la solic itud se debe identificar con claridad el rubro del cual se solic itan los recursos.

Número de Solicitudes de CDP recibidas

Número de CDP expedidos

Monto de los CDP

Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, tendrán a partir de su expedición una vigencia de 30 dias, si no son util izados en este

término, se anularán y si se requieren deberán ser solicitados nuevamente.

6. VARIABLES PARA MEDICIÓN ( Para construir indicadore s de Gestión)

Formato Certificado de Disponibil idad Presupuestal

Guia Manual del Usuario del Sistema

4. GENERALIDADES ( POLITICAS Y SEÑALAMIENTOS ESPECIALES)

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS5.1 TIPO 5.3 NOMBREFormato Solicitud expedición CDP

Sólo se dará trámite a las solicitudes de CDP que vengan firmadas por los Secretarios y Jefes de Oficina

Las solicitudes de CDP relacionadas con proyectos de inversión deben ir acompañadas de la certificación de inscripción del Banco de

Proyectos respectivo, expedida por la Secretaria de Planeación y Ordenamiento Territorial.

Acuerdo Municipal dePresupuesto

3. NORMAS REGULATORIAS

Ley 819 de 2003

Decreto 111 de 1996

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOExpedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

2.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOExpedir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que sean requeridos por las dependencias

para la ejecución del presupuesto que les ha sido asignado.

2.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTOEl procedimiento inicia con la recepción de la solicitud con los respectivos soportes, hasta que el CDP es

expedido y remitido a la dependencia solicitante.

1. INFORMACIÓN DE INTERRELACIÓN

1.1.Macroproceso 1.2.Proceso 1.3. SubprocesoNo aplica Gestión Financiera Presupuesto

ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHAVERSION 1.0PROYECTO MECI:CALIDAD

FORMATO DE IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTOS FECHA: NOVIEMBRE 17DE 2010



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El formato será entregado por la Secretaría de Planeación y Ordenamiento Territorial atodas las dependencias, con su respectivo instructivo de diligenciamiento.

5.3.2.8.6.2 Formato de Descripción

El formato de Descripción diseñado y cuyo propósito es que allí se registren los pasos,responsables, documentos o registros y puntos de control, es el siguiente:

Etapa

0

1

2

3

4

5

6

7

8 Fin del procedimiento

Remitir CDP a dependencia solicitante AuxiliarDirección de

Presupuesto

Constancia de

recibido del

CDP

Firmar CDP DirectorDirección de

Presupuesto

Verificación

requisitos e

información

Imprimir CDP y entregarlo para firma ProfesionalDirección de

PresupuestoCDP

Devolver la solic itud indicando la razón Profes ionalDirección de

Presupuesto

¿ Esisten recursos en el rubro para expedir el CDP? ProfesionalDirección de

Presupuesto

Ingresar información al sistema para verificar rubro y saldo Profesional

Dirección de

Presupuesto

Verificación

saldo

Recibir sol icitud de CDP y verificar requisitos ProfesionalDirección de

Presupuesto

Verificación

requisitos

solicitud

Proceso de aprobación del presupuestoDirector de

Presupuesto

Secretaria de

Hacienda

Acuerdo de

aprobación del

presupuesto

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Flujograma Descripción Responsable Dependencia Documento oRegistro

Punto de Control

1. DATOS DE INTERRELACIÓN1.1.Macroproceso 1.2.Proceso 1.3. Subproceso

No aplica Gestión Financiera Presupuesto

ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHAVERSION 1.0PROYECTO MECI:CALIDAD

FORMATO DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS FECHA:

NO

SI

El formato será entregado por la Secretaría de Planeación y Ordenamiento Territorial atodas las dependencias, con su respectivo instructivo de diligenciamiento.



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5.4. RECOMENDACIONES RELATIVAS A LA ELEBORACIÓN DE LOS MANUALESDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5.4.1. PARTICIPACIÓN DE QUIENES EJECUTAN LOS PROCEDIMIENTOS

La identificación y descripción de los procedimientos, es una actividad en la cual debenparticipar todos los servidores públicos de la Alcaldía Municipal. No es responsabilidadexclusiva de los delegados del Comité Operativo realizar esta tarea, ni de los miembrosdel Grupo MECI:CALIDAD de cada dependencia.

En la dinámica de desarrollo de los procedimientos; se debe, a partir de los formatos dedespliegue, asignar a uno o varios servidores públicos la responsabilidad de entregar la

información de uno o varios procedimientos. De esta manera se hará un trabajoconjunto y eficaz.

5.4.2. LOS MANUALES DEBEN REFLEJAR EL DEBER SER

Los Manuales de Procesos y Procedimientos deben reflejar el deber ser; es decir,deben obedecer a la normatividad legal vigente como primera medida; a los criterios deeficacia, eficiencia y efectividad, además a los estándares de la Gerencia Moderna. ElManual de Procesos y Procedimientos, debe convertirse en la oportunidad de

reinstitucionalizar la manera de hacer las cosas, en búsqueda de la satisfacción de lasnecesidades y expectativas de los clientes internos y externos.

5.4.3. TAMIZAJE DE LAS ACTIVIDADES

Las actividades que sean reportadas en el formato de descripción de procedimientos,debe ser tamizada, de manera que allí sólo queden registrados los pasos principales

del procedimiento y de aquellos, sólo los que agreguen valor.



Autor:

Página personal:

Página del libro:

MECISOACHA

http://MECI-SOACHA.bubok.com

http://www.bubok.com/libros/195256/GUIA-PARA-LA-ELABORACION-DE-LOS-MANUALES-DE-PROCESOS-Y-PROC

guia para la elaboracion de los manuales de procesos y procedimientos

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