GUIA PARA LA DECLARACION DE INFORMACION DEL DISTRIBUIDOR MAYORISTA.

El presente documento tiene la finalidad de guiar en el proceso de la declaracion de informacion del distribuidor mayorista.

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1. INGRESO Para ingresar a la Declaración de Información se debe ir a la opción “Declaración de Información” – “Reportes de Ley” – “a.3. Distribuidor Mayorista” y se debe seleccionar el ciclo que se desea declarar “año y mes”. Como se muestra a continuación:

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Posteriormente, clic en la pestaña de “Movimiento de Productos y seleccionar la planta correspondiente en la que se hará la declaración de información en la opción “llenar reporte” donde observamos que existen tres tipos de movimientos: INVENTARIO –RECIBOS – DESPACHOS.

2. OBSERVACION Se adición un campo de observación para el ingreso por parte del Distribuidor Mayorista sobre la información que crea conveniente aclarar o precisar en la declaración de información.

3. INVENTARIO La Sección de registro de Inventario presenta los siguientes campos:

Inv. Inicial (gls): Volumen Inicial en galones (Volumen Neto).

Inv. Tránsito (gls): Volumen en Tránsito en galones (Volumen Neto).

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Cantidad Recibida (gls): Volumen Recibido en galones (Volumen Neto).

ReciboxBache (gls): Volumen Recibo por Bache posterior a la medianoche el cual se factura en el tiquete del mes siguiente (Volumen Neto).

Vol. Ingreso por Contaminación (gls): Volumen Ingresado por Contaminación en galones (Volumen Bruto).

Vol. de Mezcla - Despacho (gls): Volumen usado para Mezclar y obtener otro producto en galones para su posterior Despacho (Volumen Bruto).

Cantidad Despachada (gls): Volumen Despachado en galones (Volumen Bruto).

Volumen Remarca (gls): Volumen de Remarca que pasa de un producto a otro. Por ejemplo: Jet a Kerosene, Gasolina Corriente Oxigenada al 8% a Gasolina Corriente (en caso de cambio de mezcla o producto) (Volumen Neto).

Ganancias o Pérdidas (gls): Volumen de Ganancia (valor Positivo) o Pérdida (valor Negativo) en galones (Volumen Neto).

Evaporación: Volumen de Evaporación en galones (Valor Positivo) (Volumen Neto).

Inv. Final (gls): Volumen Final en galones (Volumen Neto).

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Se declararan SOLO los productos básicos independiente si se tiene o no almacenamiento. Se consideran productos básicos los productos despachados por los Refinadores como por ejemplo: Gasolina Corriente

Gasolina Extra

ACPM – Diesel Corriente

ACEM – Diesel Ecológico

Biodiesel al 2 %

Bioacem al 2 %

Alcohol

B 100 (Biocombustible)

Es decir: Si para obtener un producto para la venta se requiere una premezcla. Se debe descomponer en productos básicos para declarar.

Ejemplo: Para vender el BIOACEM AL X% se hace previamente una premezcla del B50% “ACEM – DIESEL ECOLOGICO” + “B100” = B50 Luego para despachar se agrega el ACEM de modo que se obtiene el porcentaje

Requerido: B50 + “ACEM – DIESEL ECOLOGICO” = BIOACEM AL X% En el registro del Inventario se debe declarar solo los productos básicos como son “ACEM – DIESEL ECOLOGICO” y “B100”. En caso de haber recibido Bioacem al 2%, se debe declarar en termino de del Bioacem al 2 %.

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Si se compra BODIESEL AL 3% para mezclar y obtener el BIODIESEL AL X% Y BIOACEM AL X%, se debe descomponer en productos básicos para declarar.

Luego de llenar el reporte con los datos requeridos para el producto seleccionado se presiona el botón “Adicionar Producto” y continúa con el siguiente producto.

Inventario Inicial, El valor del Inventario Inicial será el valor del Inventario Final del mes anterior a la declaración de información.

Cantidad Recibida: El valor de la Cantidad Recibida será la suma de los siguientes conceptos siempre y cuando apliquen: Las transferencias entre plantas (Recibos de Transferencias entre plantas del mismo agente).

Los prestamos de productos - Las compras de los productos (volúmenes que se recibió en la planta).

CASO1: Para el caso de compras al REFINADOR ECOPETROL ingresar en la cantidad despachada el volumen que el tiquete marca al momento de la entrega del producto en la planta del Distribuidor Mayorista.

Ejemplo: Si el proveedor ECOPETROL vendió (volumen que el tiquete emite) 4000 galones de ACPM-DIESEL al cliente el 30/06/2010, sin embargo el volumen que realmente recibió el

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Distribuidor Mayorista fue de 3990 galones (volumen obtenido mediante la medición del combustible en la planta del Distribuidor Mayorista). CLIENTE (DISTRIBUIDOR MAYORISTA) MES JULIO Producto Cantidad Recibida GANANCIA O PÉRDIDA ACPM-DIESEL 4000 -10 CASO2: Para el caso de compras al PRODUCTOR U OTROS REFINADORES. CASO A: Se factura en el momento del recibo en la planta del Distribuidor Mayorista. El PROVEEDOR es responsable del producto (declara el inventario en tránsito). La diferencia entre los volúmenes de despacho y de recibo debe encontrarse dentro del margen de tolerancia.

Ejemplo: Si el proveedor despacha 4000 galones (4 carros de 1000 galones) el 30/04/2010 y el Distribuidor Mayorista (Cliente) recibe 2970 galones (3 carros de 990 galones) el 30/04/2010 y 1000 galones (1 carro de 1000 galones) el 03/05/2010.

CLIENTE (DISTRIBUIDOR MAYORISTA)

MES ABRIL OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Ganancias/Perdida Producto 1 2970 0

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OPCION: RECIBOS

Volumen Recibido Producto 1 2970 MES MAYO OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Producto 1 1000 OPCION: RECIBOS Volumen Recibido Producto 1 1000

PROVEEDOR (PRODUCTOR) MES ABRIL OPCION: INVENTARIO Cantidad Despachada Inv. Transito Producto 1 3000 1000 OPCION: VENTAS Volumen Despachado Producto 1 3000 MES MAYO OPCION: INVENTARIO Cantidad Despachada Producto 1 1000 OPCION: VENTAS Volumen Despachado Producto 1 1000

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CASOB: Se factura en el momento del despacho de la planta del Proveedor. El

DISTRIBUIDOR MAYORISTA es responsable del producto (declara el inventario en tránsito). Ejemplo: Si el proveedor despacha 4000 galones (4 carros de 1000 galones) el producto el 30/04/2010 y el Distribuidor Mayorista (Cliente) recibe 2970 galones (3 carros de 990 galones) el 30/04/2010 y 1000 galones (1 carro de 1000 galones) el 03/05/2010.

CLIENTE (DISTRIBUIDOR MAYORISTA)

MES ABRIL OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Inv. Transito Producto 1 2970 1000 OPCION: RECIBOS Volumen Recibido Producto 1 2970 MES MAYO OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Producto 1 1000 OPCION: RECIBOS Volumen Recibido Producto 1 1000

PROVEEDOR (PRODUCTOR) MES ABRIL

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OPCION: INVENTARIO Cantidad Despachada Inv. Transito Producto 1 3000 0 OPCION: VENTAS Volumen Despachado Producto 1 3000 MES MAYO OPCION: INVENTARIO Cantidad Despachada Producto 1 1000 OPCION: VENTAS Producto 1 1000 Cantidad Despachada: El valor de la Cantidad Despachada será la suma de los siguientes conceptos siempre y cuando apliquen:

Las ventas de los productos (Volúmenes que se despacharon en la planta).

Las transferencias entre plantas (Despachos de Transferencias entre plantas del mismo agente).

Los traslados a las EDS (Propias). El Agente debe de declarar los despachos realizados a sus EDS propias.

Los prestamos de productos.

Las ventas por muelle a las embarcaciones, aplica solo para Plantas que cuenten con muelle.

Volumen en Transito: Si el Proveedor del Distribuidor Mayorista realizó el despacho del producto pero dicho producto no ha sido recibido por el Distribuidor Mayorista entonces debe de ingresar dicho valor en este campo. Sin embargo dicho volumen solo es informativo no formara parte del cálculo del inventario final (SICOM usara dicho Información para cuadrar los volúmenes con los proveedores).

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CASO1: Se factura en el momento del recibo en la planta del Distribuidor Mayorista. El PROVEEDOR es responsable del producto (declara el inventario en tránsito).

La diferencia entre los volúmenes de despacho y de recibo debe encontrarse dentro del margen de tolerancia.

Ejemplo: Si el proveedor despacha 4000 galones (4 carros

de 1000 galones) el 30/04/2010 y el Distribuidor Mayorista (Cliente) recibe 2970 galones (3 carros de 990 galones) el 30/04/2010 y 1000 galones (1 carro de 1000 galones) el 03/05/2010.

CLIENTE (DISTRIBUIDOR MAYORISTA)

MES ABRIL OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Ganancias/Perdida Producto 1 2970 0 MES MAYO OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Producto 1 1000 PROVEEDOR MES ABRIL OPCION: INVENTARIO Cantidad Despachada Inv. Transito Producto 1 3000 1000 MES MAYO OPCION: INVENTARIO

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Cantidad Despachada Producto 1 1000 CASO2: Se factura en el momento del despacho de la planta del Proveedor. El DISTRIBUIDOR MAYORISTA es responsable del producto (declara el inventario en tránsito). La diferencia entre los volúmenes de despacho y de recibo debe encontrarse dentro del margen de tolerancia. Ejemplo: Si el proveedor despacha 4000 galones (4 carros de 1000 galones) el producto el 30/04/2010 y el Distribuidor Mayorista (Cliente) recibe 2970 galones (3 carros de 990 galones) el 30/04/2010 y 1000 galones (1 carro de 1000 galones) el 03/05/2010. CLIENTE (DISTRIBUIDOR MAYORISTA) MES ABRIL OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Inv. Transito Producto 1 2970 1000 MES MAYO OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Producto 1 1000 PROVEEDOR MES ABRIL OPCION: INVENTARIO Cantidad Despachada Inv. Transito Producto 1 4000 0 MES MAYO

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OPCION: INVENTARIO Cantidad Despachada Producto 1 0

Ganancia o Pérdida: El valor de la Ganancia (Valor Positivo) o Perdida (Valor Negativo) será lo siguiente: Tipos de Fluctuación:

-Variación o Fluctuación por recibo, diferencia entre el volumen recibido versus el volumen despachado (En el caso que el Cliente declara el volumen en base a la factura o tiquete y no en base al volumen que se recibió en planta, la cual puede variar). -Variación o Fluctuación Almacenamiento, perdido de combustible en tanque por diferentes circunstancias Evaporación, fuga, des calibración. Consumos del producto) -Variación o Fluctuación por Expansión Volumétrica, variación del volumen de acuerdo a temperatura (60F a mas de esa temperatura aumenta el volumen menos de esa temperatura se pierde) Diferencia entre el volumen bruto y el volumen neto - Consumos del producto, si el proveedor tiene consumo interno de producto. - Perdida de combustible, en caso de robo, accidente, etc.

Volumen Ingreso x Contaminación: Si se tiene ingreso de combustible por contaminación de producto seguir el siguiente proceso (se presenta un ejemplo):

Ejemplo: Si el proveedor despacha 50 galones del producto de ACPM- DIESEL, el cliente por error descarga dicho producto en el

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tanque de la GASOLINA (la cual tenía un inventario de 100 galones antes de la descarga) El cliente hace la devolución de los 150 galones de producto contaminado. El Distribuidor Mayorista debe de tener en consideración lo siguiente:

En el mes que el cliente hace la devolución del producto contaminado, ingresar en el inventario dicho volumen como Producto Contaminado.

Producto Inv. Inicial Vol. Recibido Vol. Despachado “Producto Contaminado” X 150 X b. Una vez procesado (el producto contaminado), declarar en el campo Volumen Ingreso x Contaminación para el producto en el cual se Convirtió. Producto Volumen Ingreso x Contaminación “ACPM – DIESEL” 150 El producto contaminado, una vez procesado o tratado se convierte en “ACPMDIESEL” para el ejemplo.

Volumen de Mezcla: Es el valor del Volumen utilizado para mezclar y obtener un biocombustible o una gasolina oxigenada.

Ejemplo: - Si se mezcla “ACPM – DIESEL”: “BIODIESEL AL 3%” con “ACPM – DIESEL” para obtener el “BIODIESEL AL 8%”. Se debe declarar el volumen del “ACPM – DIESEL” utilizado para realizar dicha mezcla. - Si se mezcla “ACEM – DIESEL ECOLOGICO”:

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“ACEM – DIESEL ECOLOGICO” + “B100” para obtener el “B50”, luego se mezcla “B50” con “ACEM – DIESEL ECOLOGICO” para obtener el “BIOACEM AL 8%”.Se debe declarar el volumen del “ACEM – DIESEL ECOLOGICO” utilizado para realizar dicha mezcla (tanto el “B50” como el “BIOACEM AL 8%”)

Aditivo: Es el valor del volumen de Aditivo que se le adiciona al producto. Los volúmenes a declarar como volúmenes NETOS son: NETOS: - Inventario Inicial - Inventario en Transito - Cantidad Recibida - Volumen de Mezcla - Volumen de Ajuste - Cantidad Despachada - Ganancia o Pérdida - Evaporación - Aditivo - Inventario Final Los volúmenes a declarar como volúmenes BRUTOS son:

BRUTOS: - Cantidad Despachada - Volumen Ingreso por Contaminación 4. RECIBOS La Sección de Recibos presenta los siguientes campos:

Producto: Lista de productos de la Planta de Abastecimiento

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Tipo de Recibo: Lista el Origen del recibo de combustible el cual puede ser:

AGENTE: Indica que se recibió de un agente de la cadena (proveedor)

TRANSFERENCIA: Indica que se recibió de una planta del mismo agente

Tipo de Proveedor: Lista los tipos de proveedores con los cuales se tiene acuerdo de compra

Proveedor: Lista los nombres de los Proveedores, en caso de transferencia será el mismo agente.

Planta del Proveedor: Lista las plantas del proveedor seleccionado, en caso de transferencia no listará la planta de la cual se está declarando.

Volumen Recibido (gls): Volumen recibido del producto seleccionado.

En este ítem se debe declarar todo combustible que ingresa a la planta de abastecimiento, tales como: La suma total ingresada en el campo de “Volumen Recibido” (por cliente y planta de cliente) declarado en la sección de RECIBOS debe corresponder al total de recibos de las Ordenes de Pedido para dicho Cliente y Planta.

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Las transferencias entre plantas. La planta que recibe el producto debe declarar en este punto (la cual debe estar sustentada por las transferencias realizadas en el modulo de Ordenes de Pedido).

Los prestamos de productos (la cual debe estar sustentada por las órdenes de pedido)

Las compras de los productos. Si los recibos del Proveedor se dan en cierre de mes (fin de mes), considerar las siguientes sugerencias:

CASO1: Se factura en el momento del recibo en la planta del Distribuidor Mayorista. El PROVEEDOR es responsable del producto (declara el inventario en tránsito).

La diferencia entre los volúmenes de despacho y de recibo debe encontrarse dentro del margen de tolerancia. Ejemplo: Si el proveedor despacha 4000 galones (4 carros de 1000 galones) el 30/04/2010 y el Distribuidor Mayorista (Cliente) recibe 2970 galones (3 carros de 990 galones) el 30/04/2010 y 1000 galones (1 carro de 1000 galones) el 03/05/2010. CLIENTE (DISTRIBUIDOR MAYORISTA) MES ABRIL OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Ganancias/Perdida Producto 1 2970 0 OPCION: RECIBOS Volumen Recibido Producto 1 2970

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MES MAYO OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Producto 1 1000 OPCION: RECIBOS Volumen Recibido Producto 1 1000

PROVEEDOR

MES ABRIL OPCION: INVENTARIO Cantidad Despachada Inv. Transito Producto 1 3000 1000 OPCION: VENTAS Volumen Despachado Producto 1 3000 MES MAYO OPCION: INVENTARIO Cantidad Despachada Producto 1 1000 OPCION: VENTAS Volumen Despachado Producto 1 1000 CASO2: Se factura en el momento del despacho de la planta del Proveedor. El DISTRIBUIDOR MAYORISTA es responsable del producto (declara el inventario en tránsito). La diferencia entre los volúmenes de despacho y de recibo debe encontrarse dentro del margen de tolerancia.

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Ejemplo: Si el proveedor despacha 4000 galones (4 carros de 1000 galones) el producto el 30/04/2010 y el Distribuidor Mayorista (Cliente) recibe 2970 galones (3 carros de 990 galones) el 30/04/2010 y 1000 galones (1 carro de 1000 galones) el 03/05/2010.

CLIENTE (DISTRIBUIDOR MAYORISTA) MES ABRIL OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Inv. Transito Producto 1 2970 1000 OPCION: RECIBOS Volumen Recibido Producto 1 2970 OPCION: RECIBOS Volumen Recibido Producto 1 2970 MES MAYO OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Producto 1 1000 OPCION: RECIBOS Volumen Recibido Producto 1 1000 MES ABRIL OPCION: INVENTARIO Cantidad Despachada Inv. Transito Producto 1 4000 0

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OPCION: VENTAS Volumen Despachado Producto 1 4000 MES MAYO OPCION: INVENTARIO Cantidad Despachada Producto 1 0 OPCION: VENTAS Volumen Despachado Producto 1 0 Si los recibos del Proveedor se dan en cierre de mes (fin de mes), considerar el ingreso de la declaración en base a la fecha en el que se recibe el producto. Ejemplo: Si el Proveedor despacha el producto el 30/04/2010 y el Distribuidor Mayorista la recibe el 02/05/2010 el Distribuidor Mayorista, debe declarar en el mes de abril el inventario en tránsito. En el mes de mayo debe de ingresar el volumen recibido (el volumen que realmente se recibió en la planta) el Proveedor, debe de declarar como volumen de despacho en el mes de abril.

Producto Contaminado, si se tiene ingreso de combustible por contaminación. En el registro de Recibos se deben ingresar todos los campos requeridos como se muestra a continuación:

Producto: Seleccionar el producto a declarar

Tipo de Proveedor: Lista los tipos de proveedores y se adicionó el tipo TRANSFERENCIA para el registro de los recibos de transferencia entre plantas de abastecimiento.

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Proveedor: Seleccionar el nombre del proveedor, en caso que se haya seleccionado TRANSFERENCIA en tipo de Proveedor deberá seleccionar el Distribuidor Mayorista su nombre.

Planta del Proveedor: Seleccionar el nombre de la planta de abastecimiento.

Volumen Recibido: Ingresar el Valor del Recibo. 5. DESPACHOS. La Sección de Despachos presenta los siguientes campos:

Producto: Lista de productos de la Planta de Abastecimiento

Tipo de Despacho: Lista los diferentes conceptos de Despacho el cual puede ser:

AGENTE: Despacho a un agente de la Cadena

NACIONAL: Despacho a una empresa no considerado Agente

EXPORTACION: Despacho a una empresa extranjera no considerado Agente

MUELLE: Despacho a un cliente final no considerado Agente

DONACION – AGENTE: Despacho a un agente de la Cadena

DONACION – INSTITUCION: Despacho a una empresa no considerado Agente.

TRANSFERENCIA: Despacho a una planta del mismo agente.

País: Si el tipo de despacho es Exportación listará los países

Tipo de Cliente: Si el tipo de despacho es Agente, Donación – Agente o Transferencia listará los tipos de agente, en el resto de casos no se mostrará este campo (no se solicitará).

Cliente: Si el tipo de despacho es Agente, Donación – Agente o Transferencia listará los agentes de acuerdo al tipo de cliente, en el resto de casos se tendrá que ingresar el dato.

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Planta del Cliente: Si el tipo de despacho es Agente, Donación – Agente o Transferencia listará las plantas del agente seleccionado, en el resto de casos no se mostrará este campo (no se solicitará).

Volumen Despacho: Volumen Despachado del producto seleccionado.

En este ítem se debe declarar todo producto que sale de la planta, tales como: La suma total ingresada en el campo de “Volumen Despachado” (por cliente y planta de cliente) declarado en la sección de DESPACHOS debe corresponder al total de despachos de las Ordenes de Pedido para dicho Cliente y Planta (excepto Ventas por Muelle, Donaciones). Las ventas de los productos.

Las transferencias entre plantas. La planta que despacha el producto debe de declarar en este punto (la cual debe estar sustentada por las transferencias realizadas en el modulo de Ordenes de Pedido).

Los traslados a las EDS (Propias). El proveedor debe de declarar los despachos de los productos a las EDS.

Los prestamos de productos (La cual debe de estar sustentada por las órdenes de pedido).

Las ventas de productos por muelle.

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Las donaciones de productos. Se presentan los siguientes casos:

- Si la donación a la entidad se hace a través de las EDS

- Si la donación se hace a la misma entidad.

Las ventas del ELECTROCOMBUSTIBLE se manejara como ventas de ACPM en SICOM.

Termoeléctricas, las ventas a este tipo de agentes se realizara a través del producto ACPM - DIESEL (500 a 4500 PPM).

Electrificadoras, las ventas a este tipo de agentes se realizara a través del producto tal y como se vende. Por ejemplo si se vende el producto BIODIESEL AL 8% a este cliente (declarar la venta como el BIODIESEL AL 8%).

En el registro de Despachos se deben ingresar todos los campos requeridos como se muestra a continuación:

Producto: Seleccionar el producto a declarar.

Tipo de Despacho: El tipo de despacho muestra la siguiente lista.

TRANSFERENCIA: Debe seleccionar el cliente DONACION A UN AGENTE: Debe seleccionar el cliente AGENTE: Debe seleccionar el cliente DONACION A INSTITUCION: Debe ingresar el nombre del

cliente MUELLE: Debe ingresar el nombre del cliente VENTA NACIONAL: Debe ingresar el nombre del cliente

EXPORTACIÓN: Debe ingresar el nombre del cliente

País: Debe seleccionar el país.

Tipo de Cliente: Lista los tipos de Cliente y se adicionó el tipo TRANSFERENCIA para el registro de los despachos de transferencia entre plantas de abastecimiento.

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Cliente: Nombre del Cliente

Planta del Cliente: Nombre de la planta de abastecimiento

Volumen de Despacho: Ingresar el valor del volumen despachado.