cartilla declaracion de informacion distribuidor … · 2017-10-02 · se debe tener en cuenta que...
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CARTILLA DECLARACION DE INFORMACION DISTRIBUIDOR
MINORISTA COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL
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Tabla de Contenido
DECLARACION DE INFORMACION DISTRIBUIDOR MINORISTA COMERCIALIZADOR
INDUSTRIAL ......................................................................................................... 2
1. INGRESO ....................................................................................................... 2
2. MOVIMIENTO PRODUCTOS - INVENTARIO ................................................... 7
3. MOVIMIENTO PRODUCTOS - RECIBOS ........................................................ 10
4. MOVIMIENTO PRODUCTOS - DESPACHOS ................................................... 12
5. DECLARACION POR EXCEL COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL .................... 12
6. VALIDACIONES ........................................................................................... 15
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DECLARACION DE INFORMACION DISTRIBUIDOR MINORISTA COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL
El presente documento tiene la finalidad de guiar en el proceso de registro y validación de la declaración de información del Distribuidor Minorista Comercializador Industrial.
1. INGRESO
1. Se debe ingresar al sistema SICOM por medio del siguiente link
http://www.sicom.gov.co/index.shtml opción ingrese al sistema – combustible
Diligenciar usuario y contraseña correspondiente al comercializador y el número mostrado en la imagen.
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El sistema muestra una ventana con las opciones de menú. Seleccionar la opción: Declaración de información - Reportes de ley - Comercializador
A continuación el sistema muestra una ventana en forma de matriz clasificada por meses y años en la cual se informa si el Agente tiene la declaración ingresada en SICOM.
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Cada ícono que se muestra para la Declaración de Información indica:
El sistema no requiere el registro de la declaración de información, aplica para el caso de un agente nuevo registrado en SICOM.
El sistema informa que la Declaración de Información se encuentra registrada y validada.
El sistema informa que está pendiente el registro y la validación de la Declaración de Información.
El proceso de declaracion se empieza haciendo click sobre la imagen del mes a declarar.
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La siguiente imagen muestra dos pestañas Datos Generales y Movimiento Productos.
La pestaña Datos Generales muestra la información de almacenamiento del Agente y el número de carro tanques del Agente comercializador. Finalizar pulsando el botón Actualizar Datos Generales
La siguiente pestaña corresponde a Movimiento Productos la cual está compuesta de tres bloques o módulos.
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El primer bloque corresponde a Inventario. Aquí se registra el balance volumétrico mensual final de cada producto
El segundo bloque corresponde a Recibos, aquí se registra los volúmenes recibidos de los proveedores autorizados.
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El tercer bloque corresponde a Despachos. Aquí se registra los volúmenes despachados a los clientes del comercializador.
2. MOVIMIENTO PRODUCTOS - INVENTARIO
En este módulo se declara el balance mensual de cada producto. Las casillas a diligenciar son:
Producto(*): Seleccionar de la lista desplegable el producto a declarar
Inventario Inicial (gls): Es el volumen inicial con el cual cuenta el Agente iniciando mes. Este volumen debe ser igual al Inventario Final del mes anterior a declarar
Inventario Transito (gls): Corresponde al volumen despachado el mes anterior el cual ingresó a la instalación del agente el mes actual.
Cantidad Recibida (gls): Es el volumen recibido de un Agente vendedor durante el mes
Cantidad Despachada: Es el volumen despachado o entregado durante el mes
Ganancias o Pérdidas (gls): Corresponde a los volúmenes perdidos o identificados como ganancias durante el mes.
Evaporación: Se registra el volumen identificado como evaporación durante el mes
Inventario Final (gls): Es el volumen final con el cual cuenta el Agente finalizando mes. Este volumen debe ser igual al Inventario Inicial del mes siguiente a declarar
Para registrar los productos en la declaración se debe hacer click en la lista desplegable de Producto (*) y seleccionar el producto a declarar. Todos los volúmenes se deben ingresar en galones.
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Inventario Inicial (gls): El sistema arrastra por defecto:
Inventario inicial, el cual arrastra el volumen del inventario final del mes anterior.
Inventario Final, el cual es calculado mediante la suma de las entradas – salidas.
Inventario Transito (gls):
Corresponde al volumen despachado el mes anterior el cual ingresó a la instalación
del agente el mes actual.
Cantidad Recibida (gls):
Digitar el volumen recibido de un Agente Vendedor
Cantidad Despachada (gls):
Ingresar volumen total de galones despachados durante el mes.
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Ganancias o Pérdidas (gls):
Ingresar el volumen identificado en ganancias o pérdidas. En caso de registrar
pérdidas se debe ingresar el volumen junto con el símbolo menos (-)
Evaporación (gls):
Ingresar el volumen identificado por evaporación, si no hubo evaporación de
productos dejar la casilla en ceros
Inventario Final (gls):
El inventario final es calculado e ingresado automáticamente por SICOM; de tal
manera que el siguiente mes el inventario inicial empieza con el final del mes actual
Finalizar el registro haciendo click al botón Adicionar Productos
Repetir el mismo procedimiento para todos los productos que se deban ingresar a
la declaración, finalizando cada registro pulsando el botón Adicionar Productos
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En caso que se requiera eliminar un producto o editar volúmenes se debe hacer
click al ícono de la opción Eliminar e ingresar nuevamente toda la información del
producto y finalizar pulsando el botón Adicionar Productos
3. MOVIMIENTO PRODUCTOS - RECIBOS
En este módulo se declaran los volúmenes recibidos de cada producto durante el mes. Las casillas a diligenciar son:
Producto (*): Seleccionar de la lista desplegable el producto a declarar
Tipo de Proveedor (*): Seleccionar de la lista desplegable el tipo de proveedor que suministra el producto
Proveedor (*): Seleccionar de la lista desplegable el nombre del proveedor
Planta Proveedor (*): seleccionar la planta del proveedor desde la cual el producto fue suministrado
Volumen Recibido (*): Volumen recibido en el comercializador
Productos (*): Seleccionar el producto recibido desde la lista desplegable
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Tipo de Proveedor (*): Seleccionar de la lista que tipo de proveedor suministra el producto
Proveedor (*): Seleccionar de la lista el nombre del proveedor
Planta Proveedor: Seleccionar la planta del proveedor desde la cual el producto fue suministrado
Volumen Recibido (gls) Ingresar el volumen recibido correspondiente
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Finalizar el registro haciendo click al botón Agregar
Repetir el mismo procedimiento para todos los productos que se deban ingresar a
la declaración, finalizando cada registro pulsando el botón Agregar
En caso que se requiera eliminar un producto o editar información se debe hacer
click al ícono de la opción Eliminar e ingresar nuevamente toda la información del
producto y finalizar pulsando el botón Agregar
Se debe tener en cuenta que la sumatoria de los volúmenes recibidos de cada producto del bloque Recibos, tiene que ser igual al valor declarado en la casilla Cantidad Recibida (gls) del módulo Inventario
4. MOVIMIENTO PRODUCTOS - DESPACHOS
En este módulo se declaran los volúmenes despachados de cada producto durante el mes a los clientes. Las casillas a diligenciar son:
Producto (*): Seleccionar de la lista desplegable el producto a declarar
Tipo de Cliente (*): Seleccionar de la lista desplegable el tipo de cliente, pueden ser: Cliente final, Gran consumidor – sin instalación fija, Fuerzas militares
Cliente (*): Seleccionar de la lista desplegable el nombre del cliente
Punto de Entrega (*): seleccionar el punto de entrega del cliente donde se despachó el producto
Volumen Despachado (*): Volumen despachado en el punto de entrega
5. DECLARACION POR EXCEL COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL
El sistema permite generar y cargar un formato tipo Excel con el cual se pueden hacer cargues masivos. Seleccionar la opción: Declaración de información - Reportes de ley – Generar Excel Comercializador Industrial
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Se debe seleccionar el botón Generar Excel Comercializador
La herramienta descarga el Excel y se debe abrir desde la carpeta de la máquina.
La primera página del Excel que se llama , se diligencia exactamente de la misma forma en que se ingresan los datos de la declaración de información de la sección inventarios que se detalla más arriba.
En la segunda página que se llama vamos a ingresar los datos los proveedores a los cuales realizamos todas las compras del mes, para ellos solo es necesario ingresar el código SICOM, el código SICOM de la planta del proveedor y el volumen recibido.
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En la tercera página de vamos a diligenciar los clientes finales a los cuales se despachó producto durante el mes, para lo cual solo vamos a diligenciar el código del producto vendido, el código interno de SICOM de cada uno de los puntos de entrega de los clientes del comercializador y finalmente el volumen despachado a cada punto de entrega durante el mes
Nota importante: si no conoce los códigos internos de SICOM de cada punto de
entrega de sus clientes, los puede consultar en el Excel en la página , columna A. En caso de no conocer el código de los productos, los puede consultar en el Excel
en la página . Y por último en caso de no conocer los códigos SICOM de los proveedores y plantas
los puede consultar en el Excel en la página . Cargue del Excel Comercializador Industrial: Ingresar por la siguiente ruta: Declaración de información - Reportes de ley – Cargar Excel Comercializador Industrial
Seleccionar año y mes a declarar, finalizar seleccionando el botón Seleccionar archivo
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Si se presentan errores el sistema indica en que página y campos se presentaron los errores, los cuales se deben corregir, para cargar nuevamente el Excel.
El mensaje de confirmación es el siguiente:
6. VALIDACIONES
Una vez finalizada la declaración se debe proceder a validarla pulsando el botón Validar Declaración de Información, si la declaración tiene errores el sistema muestra mensajes donde se presente el error. Los siguientes son los errores presentados en las validaciones
Inventario final mayor a cero: Corresponde al bloque Movimiento Productos – Inventario, el inventario final no puede ser menor a cero, en caso de presentarse este error proceder a editar la información ingresada
Volumen ingresado en Inventario Inicial 5396.33 gls
Volumen ingresado en Cantidad Recibida 78253 gls
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El sistema calcula un Inventario Final de 83644.33
Por lo tanto la Cantidad Despachada no puede ser mayor a 83.644,33, ya que el Inventario Final tendría un valor negativo
Mensaje de advertencia:
Falta declaración de productos: Cuando no se declara un producto en la parte de inventario o en bloque de Recibos, el sistema muestra mensaje de error
El mensaje anterior indica que se declaró tres productos en el bloque de Recibos; pero solo dos en el bloque Inventario.
Inventario Final vs Inventario Inicial: En este caso el inventario final de un producto del mes actual, debe ser igual al inventario inicial del siguiente mes
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En el caso anterior el producto Gasolina Corriente Oxigenada, tiene inventario final por 5396 gls; pero el inventario inicial fue declarado por 0 gls, para evitar este error los inventarios final e inicial deber ser iguales
Ordenes de pedido vs Cantidad Recibida: El total recibido en ordenes de pedido del mes deber ser igual al volumen declarado en la casilla Cantidad Recibida (gls) del bloque Inventario
En el caso anterior fueron recibidos 56642 gls en órdenes de pedido, mientras que en el bloque Inventario se declaró 85697 gls. Estos dos volúmenes deber ser iguales para la declaración
Movimiento Productos - Cantidad Recibida vs Movimiento Productos Recibos - Volumen Recibido:
El anterior error indica que se declaró 11277 gls en la casilla Cantidad Recibida del bloque Inventario, mientras que en el bloque de Recibos se declaró 9277 gls. Estos dos volúmenes deben ser iguales ya que corresponden a las cantidades recibidas durante el mes.