guía para la contratación municipal

Corporación Transparencia por ColombiaAutopista Norte No. 114-78 · Oficina 101PBX: + 57-1-2146870

www.transparenciacolombia.org.co

Deutsche Gesellschaft fürTechnische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH

Cooperación Técnica Alemana al Desarrollo

Programa CERCAPAZ“Cooperación entre el Estado y la Sociedad Civilpara el Desarrollo de la Paz”

Carrera 13 No. 97 - 51 · Oficina 302A.A. 89836Bogotá D.C., ColombiaTeléfono: + 57-1-6361114Fax: + 57-1-6351552E-mail: [email protected]

Guía para la ContrataciónMunicipal

Guías para una Gestión Municipal Transparente

Junta DirectivaGustavo Bell LemusGuillermo Carvajalino SánchezAndrés Echavarría OlanoRodrigo Gutiérrez DuqueFernando Jaramillo GiraldoAlejandro Linares CantilloRosa Inés Ospina RobledoDaniel PereaRamiro Santa García

Consejo RectorGustavo Bell LemusAndrés Echavarría OlanoRodrigo Gutiérrez DuqueAlejandro Linares CantilloRosa Inés Ospina Robledo

DirectoraElisabeth Ungar Bleier ELABORACIÓN DE LA GUIA VERSIÓN No 2 -2009:

DirecciónMarcela Restrepo Hung

CoordinaciónFernando Augusto Segura Restrepo

Elaboración de contenidosHatsblade Gallo MejíaFernando Augusto Segura RestrepoHardy LeónGloria Maldonado Guerrero, con el aporte de Andrés García Montes en las recomendaciones para prevenir y tramitar los conflictos de intereses.

Primeros borradores de los listados de riesgos de corrupción en contratación y recomendaciones para prevenir y tramitar los conflictos de intereses:María Inés Granados Urrea

Desarrollo de la multimedia: Santiago García Devis y Juan Pablo Torres

Asistente del proyecto: Jaime Betancourt

Revisión y recomendacionesfuncionarios de las alcaldías de El Zulia, Mosquera, Cartagena, Envigado y Pasto.

Agradecimiento Especial:Dr. Guillermo Granados – Alcaldía de MosqueraDr. Roberto Laguado Giraldo – Comisión Intersectorial de Contratación Pública – CINCO-

Primera Versión elaborada por:Marta Tamayo Rincón y Gloria Maldonado

© Corporación Transparencia por Colombia Guías para una Gestión Municipal TransparenteGuía para la Contratación MunicipalISBN: 978-958-97535-8-3 Bogotá, Colombia – Octubre de 2009

EdiciónJosé Miguel Hernández

IlustraciónXimena Cañizares

Diseño y DiagramaciónaZoma - Criterio Editorial Ltda.

ImpresiónGente Nueva Editorial Ltda.

Corporación Transparencia por ColombiaAutopista Norte No. 114-78 · Oficina 101PBX: (571) 2146870

transparencia@transparenciacolombia.org.cowww.transparenciacolombia.org.co

�

ContenidoPRESENTACIÓN

Alternativas para alcanzar una Contratación municipal eficiente y transparente 5

[1] PARTE

Diagrama 1 Instructivo de consulta de la Guía para la Contratación Municipal: en CD y guía impresa 10

Diagrama 2 Qué contiene la Guía para la Contratación Municipal 12

Diagrama 3 Pasos de la gestión contractual 14

Diagrama 4 Sobre los formatos de procedimiento y sus documentos de soporte 16

Diagrama 5 Ejemplos de formatos 18

Diagrama 6 Notas previas 20

[2] PARTE

1º Capítulo Errores y vacíos en la gestión contractual 23

2º Capítulo Acciones preventivas y correctivas 29

3º Capítulo Manual de contratación 33

4º Capítulo La interventoría en los contratos del Estado 37

5º Capítulo El control social 45

6º Capítulo Los conflictos de intereses 49

[3] PARTE

7º Capítulo Estudios y documentos previos 57

8º Capítulo Subasta inversa 67

9º Capítulo Concurso de méritos 75

ANEXOS

Anexo 1 Definición de diversos tipos de contratación y casos en los que se aplican 87

Anexo 2 Algunas normas relativas al conflicto de intereses 92

CONTENIDO

GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN MUNICIPAL�

ADVERTENCIA

La Corporacion Transparencia por Colombia informa a los usuarios de la Guia para la contratacion municipal que al momento de la publicación de la presente herramienta se encuentran en curso varias demandas ante el Consejo de Estado con auto de suspension provisional en firme, respecto del articulado del decreto 2474 de 2008, a saber:

Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo – Sección Ter-cera, Consejero Ponente: Ruth Stella Correa Palacio, Expediente: 36.476. Acción de nulidad, auto de fecha mayo 27 de 2009.

Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo – Sección Ter-cera, Consejero Ponente: Enrique Gil Botero, Expediente: 36.054. Acción de nulidad, auto de fecha mayo 27 de 2009.

Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo – Sección Ter-cera, Consejero Ponente: Mauricio Fajardo Gómez, Expediente: 36.601. Acción de nulidad, auto de fecha mayo 27 de 2009.

Se recomienda a los usuarios estar pendientes de los pronunciamientos definiti-vos del Consejo de Estado, asi como de otro tipo de pronunciamientos por parte de la misma Corporación o de la Corte Constitucional, respecto de normas que impacten la contratacion estatal.

INVITACIÓN

La Corporación Transparencia por Colombia invita a todos los usuarios de esta Guía a registrarse como usuarios ingresando a la siguiente dirección electrónica:

www.transparenciacolombia.org.co/formularioguiacontratacion

De esta forma, podrá recibir actualizaciones de la guía vía correo electrónico, así como invitaciones a eventos relacionados con esta temática.

�ALTERNATIvAs PARA ALCANzAR UNA CONTRATACIÓN MUNICIPAL EfICIENTE y TRANsPARENTE

Alternativas para alcanzar unaContratación municipal eficiente y transparente

Como parte del compromiso de la Corporación Transparencia por Colom-bia de apoyar a los gobiernos municipales en distintos ámbitos de su gestión, tenemos mucho agrado en hacer entrega de la Segunda Versión de la Guía Para la Contratación Municipal, herramienta elaborada en el marco del proyecto Au-mento de la Transparencia en la Gestión de Entidades del Estado a través de la Ren-dición de Cuentas y la Disponibilidad de Información Pública – Fase II, desarrollado entre 2008 y 2009 por la Corporación con el apoyo financiero del Programa CER-CAPAZ de la Agencia de Cooperación Técnica Alemana GTZ.

Los recientes cambios normativos en materia de contratación pública en Colombia han apuntado, principalmente, al fortalecimiento del principio de la transparencia, fundamental a la hora de gestionar recursos públicos. No obs-tante, estos cambios representan nuevos retos para las entidades del Estado, en especial para las entidades municipales, centrales en la gestión del desarrollo del país y responsables de un porcentaje muy importante de la ejecución de los recursos de inversión. Ante éste escenario, la presente Guía tiene como objeto apoyar a los municipios colombianos en la gestión de su contratación y contri-buir a que los procesos de adquisiciones públicas se desarrollen de forma trans-parente, eficiente y ajustada a las normas vigentes (Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008 y Decreto 2025 de 2009).

Transparencia por Colombia es consciente que la contratación es esencial para el funcionamiento de los gobiernos locales, para el desarrollo de sus pla-nes y programas, y para la satisfacción de las necesidades de la población en materia de salud, educación, servicios públicos, entre otros. En este sentido, es de particular interés para la Corporación contribuir al correcto desarrollo de los procesos y procedimientos contractuales, como mecanismo fundamental para la prevención de los riesgos de corrupción en la Gestión Pública.

LA GuíA EN DISCO COMPACTO –CD- y EN CuADERNO COMPLEMENTARIO La guía ofrece dos instrumentos informativos complementarios: un CD inte-

ractivo y esta publicación. Este cuaderno ofrece, en tres partes, un conjunto de claves para que la ad-

ministración del municipio evalúe el funcionamiento de sus procesos y procedi-mientos, verifique la forma en que está ejecutando la contratación y conozca los desarrollos normativos de cada tema.

GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN MUNICIPAL�

En la primera parte de esta publicación, se encuentra un instructivo para la consulta de la cartilla y del CD, el cual contiene:

• Un paso a paso de la contratación municipal, a través del cual se pueden consultar los aspectos más relevantes del proceso de contratación,

• Más de 150 formatos que buscan apoyar a los responsables de la contra-tación en la construcción de los documentos necesarios para el desarrollo de los procesos contractuales.

• La Ruta Transparente de la Contratación, herramienta interactiva que tie-ne como propósito recordarles a los usuarios de la Guía la importancia de la planeación en los procesos de contratación.

Segunda Parte: Lecciones para el proceso de contratación En la segunda parte, se señalan algunos elementos a tener en cuenta en el

transcurso del proceso de contratación desde la planeación del contrato hasta su liquidación, así:

• Posibles errores y vacíos que se constituyen en factores de riesgo que pueden generar corrupción y/o ineficiencias y/o ineficacias en el manejo del proceso contractual;

• acciones alternativas de carácter preventivo y correctivo para disminuir dichos riesgos y optimizar la institucionalización de los procesos;

• explicación de la importancia del manual de contratación, de la interven-toría, del control social y de las declaraciones de conflictos de interés por parte de los servidores públicos.

Tercera Parte: Tres temas novedosos para tener en cuentaEn la tercera parte, se explican las novedades de la Ley 1150 de 2007 en

cuanto a la selección de contratistas, y se ofrecen las explicaciones necesarias para su implementación en los procesos de la contratación municipal. En parti-cular se trabajan los siguientes asuntos:

• Los estudios y documentos previos, su importancia, contenidos –desde la justificación para la celebración del contrato, del valor, del mecanismo de selección, hasta las garantías exigibles al contratista- y los beneficios que reportan al municipio;

• la subasta inversa, los mecanismos de operación –presencial y electróni-ca-, el por qué se debe privilegiar el menor precio, y los casos en que se aplica, la compra de bienes de características técnicas uniformes y servi-cios de común utilización;

• el concurso de méritos, los casos en que se aplica, en particular para la se-lección de consultores o proyectos, y las características de esta modalidad de selección, en la que debe primar la calidad para garantizar la eficacia del proceso.

�ALTERNATIvAs PARA ALCANzAR UNA CONTRATACIÓN MUNICIPAL EfICIENTE y TRANsPARENTE

ACLARACIONES PERTINENTES:Es pertinente recordar que estas herramientas (el CD y esta cartilla) son de

carácter indicativo y, por tanto, su sola utilización no garantiza la probidad y ausencia de corrupción en los procesos contractuales. Se recomienda a sus usuarios estudiarla, aplicarla conforme a sus necesidades y de acuerdo con los procesos y procedimientos que en ésta se explican. Así mismo es conveniente aclarar que la Guía no contiene la totalidad de los procedimientos contempla-dos por las normas contractuales vigentes, sino sólo aquellos que se consideran de mayor utilidad para los municipios por ser de aplicación más frecuente.

Adicionalmente, la investigación Jurídica que soporta el trabajo entregado, por razones de tiempo y metodología, tiene como fecha de corte el 30 de Junio de 2009, razón por la cual se invita a los usuarios a estar atentos a los diferentes pronunciamientos de las altas corporaciones, sobre la vigencia y legalidad de algunas normas del régimen contractual que han sido demandadas y que se encuentran pendientes de fallo.

AGRADECIMIENTOS y NuESTRA INVITACIÓNQueremos agradecer de manera especial a las alcaldías de El Zulia, -Norte de

Santander- Mosquera -Cundinamarca-, Pasto- Nariño-, Envigado –Antioquia- y Cartagena – Bolívar- y a los Doctores Guillermo Granados y Roberto Laguado, por su participación en los talleres de revisión de los borradores de la Guía y las recomendaciones para su mejoramiento. Este ejercicio de validación de la herra-mienta con los equipos de contratación de estos municipios mostró la utilidad de la misma y las facilidades de su uso para cualquier municipio del país.

Para finalizar, reiteramos nuestra invitación a todos los alcaldes y alcaldesas del país, en especial a los de los municipios medianos y pequeños, para que utilicen las orientaciones que se ofrecen en esta guía práctica y de esta forma puedan optimizar su gestión, garantizar que la contratación sea eficiente y trans-parente, y alcanzar los resultados que su plan de desarrollo se propone para el municipio.

Con un cordial saludo,

ELISABETH uNGAR BLEIRDirectora Ejecutiva Corporación Transparencia por ColombiaBogotá, Colombia. Septiembre de 2009

GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN MUNICIPAL10

DIAGRAMA

[1]

NOTA 1Transparencia por Colombia quiere advertir que la sola utilización de la Guía no garantiza la probidad y ausencia de corrupción en los procesos contractuales, puesto que es tan solo un instrumento de orientación.

Link con: Paso a paso de la contratación municipal

En todos los enlaces / links encontrará: Los formatos (en pdf y en Word) de los procedimientos más frecuentes del proceso de contratación

En cada link Ud. encontrará un menú con varias opciones para consultar.

Link con: Novedades y recomendaciones prácticas

Link con: Acciones para prevenir riesgos de corrupción en la contratación.

Link con: La Ruta transparente de la contratación

El mApA dE NAvEgAcióN

dEl cd cONTiENE

Instructivo de consulta de la Guía para la Contratación

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NOTA 2Es conveniente aclarar que la Guía no contiene la totalidad de los procedimientos contemplados por las normas contractuales vigentes, sino sólo aquellos que se consideran de mayor utilidad para los municipios por ser de aplicación más frecuente.

Parte I

Parte II

Parte III

Anexos

1º Capítulo: Errores y vacíos 2º Capítulo: Acciones preventivas y correctivas 3º Capítulo: Manual de contratación 4º Capítulo: Interventoría 5º Capítulo: Control social 6º Capítulo: Conflicto de interés

Anexo # 1: Conflicto de intereses (facsímil) Anexo # 2: Definiciones de las modalidades de contratación Anexo # 3: Actualización normativa: Decreto 2025 de 2009 (Comparativo Decreto 2474 de 2007)

7º Capítulo: Estudios previos 8º capítulo: Subasta inversa 9º capítulo: Concurso de méritos

Conjunto de diagramas con las instrucciones para el uso de esta Guía

EN lA guíA imprEsA

usTEd puEdE cONsulTAr

[DIAGRAMA 1] INsTRUCTIvO de CONsULTA de LA GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN MUNICIPAL: eN Cd y GUÍA IMPResA

Municipal: en CD y guía impresa


En el CD adjunto se presenta completa la Guía para la contratación munici-pal. Al iniciar la navegación en el CD el usuario encontrará esta interfase en su pantalla del computador que le permite avanzar hacia cada tema con sólo hacer clic sobre cada uno de estos nueve elementos disponibles.

1. Presentación2. SobreelSecop3. Instructivodeuso4. Normatividad5. Documentosdeltema6. Pasoapasodelacontrataciónmunicipal7. Accionesparaprevenirlosriesgosdecorrupciónenlacontratación–Nuevo8. Novedadesyrecomendacionesprácticas–Nuevo9. Larutatransparentedelacontratación-Nuevo

Qué contiene la Guía para la Contratación Municipal

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[2]Cómo navegar en el CD de la Guía

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[DIAGRAMA 2] QUé CONTIeNe LA GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN MUNICIPAL

1. prEsENTAcióNEnesteenlaceUstedencontraráunapresentacióngeneralsobrelaGuíaparalaContratación

Municipal,endondesedetallaelobjetivoquebuscaestaherramienta,sualcance,lasentidadesparticipantesyelequipodetrabajoqueladesarrolló.

2. sObrE El sEcOp EnesteenlaceencontraráunapresentaciónsobreelSistemaElectrónicoparalaContrata-

ciónPública–SECOP-desarrolladoporelprogramaGobiernoenLíneadelMinisteriodeTecno-logíasdeInformaciónyComunicaciones.

3. iNsTrucTivO dE usOEnesteenlaceseencuentraelpresenteinstructivodeuso,quedetallaloscomponentesde

laGuíaparalaContrataciónMunicipalylasrecomendacionesdeuso.

4. NOrmATividAdEnesteenlaceencontraráunrepositoriodenormasrelacionadasconlacontrataciónpública.

5. dOcumENTOs pOr TEmAEsuníndicedetodoslosdocumentoscontenidosenlaGuíaorganizadosportema.

6. pAsO A pAsO dE lA cONTrATAcióN muNicipAlEsteeselelementocentraldelaGuíaparalaContrataciónMunicipal.Aquísedesarrollanla

mayorpartedeloscontenidosyseofrecenlosformatosdetrabajo.

7. AcciONEs pArA prEvENir lOs riEsgOs dE cOrrupcióN EN lA cONTrATAcióN - ¡NuEvO!

Estaesunanuevasecciónquecontienecuatrodocumentosdestinadosaofrecerinsumosadicionalesparablindarlacontrataciónmunicipalcontralacorrupción:

•Algunosriesgosdecorrupción,ineficiencia,ineficaciayotros–¡Reeditado! •ElpapeldelInterventor- ¡Nuevo! •Lasveeduríasciudadanas-¡Nuevo!•Herramientasparaprevenirytramitarconflictosdeintereses-¡Reeditado!

8. NOvEdAdEs y rEcOmENdAciONEs prácTicAs - ¡Nuevo!Enestaseccióncontienedocumentosdesarrolladosespecialmenteparalaversión2009de

laGuíaparalaContrataciónMunicipal.Sucontenidosederivadelasactualizacionesnormativasypresentaalgunasdelasmásimportantesnovedadesenmateriadelprocesocontractual.Losdocumentosrelacionadosenestasecciónson:

•Losestudiosprevios•Lasubastainversa•Elconcursodeméritos•Elmanualdecontratación

9. lA ruTA TrANspArENTE dE lA cONTrATAcióN - ¡Nuevo!Atravésdeesteenlace,UstedpodráacompañaraVíctor,alcaldedelmunicipiodeLaProbi-

dad,enunrecorridointeractivoporlarutatransparentedelacontratación.Aquítendrálaoportunidaddeviajarenelbusdelacontrataciónconlosdiferentesactores

involucradosyconocersuspuntosdevista.


En el CD adjunto usted encontrará en la pantalla de su computador las inter-fases -como la que se observa en el diagrama- para cada paso de la gestión contractual. En cada una están los hipervínculos (los enlaces) en los que se ofrecen los documentos y formatos necesarios para el desarrollo eficiente y transparente de la gestión contractual.

Pasos de la gestión contractual

DIAGRAMA

[3]

Paso 0Selección de la modalidad de contratación

Paso 1Programación y segui-miento

Paso 2Programación y estudios

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[DIAGRAMA 3] PAsOs de LA GesTIÓN CONTRACTUAL

Paso 3Selección del contratista

Paso 4Celebración e iniciación del contrato

Paso 5Eventos en la ejecución del contrato

Paso 6Liquidación del contrato

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2]


LosformatosdeProcedimientosonlosencargadosdeilustrarcadaetapadeprincipioafin.Porejemplo,siestamosenelpaso 3 de selección de contratista,trabajandosobreunacon-tratacióndirecta,elformatodeProcedimientosolicitainformaciónen7secciones:

i) ElaboracióndePliegosii) Expedicióndelactojustificativoparalacontratacióndirectaiii) Publicacióndelactoiv) Identificacióneinvitacióndelapersonaidóneav) Recepcióndelaofertavi) Evaluacióndelaofertavii) Adjudicación.

EncadaunadelasseccionesUstedencontrarácampos para diligenciar y/o enlaces que lo llevan a un documento de soporte.Porejemplo,enlaseccióndeAdjudicaciónencontrarálossiguientescamposyenlaceaundocumentodesoporte:

Sobre los formatos de procedimiento y sus

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[4]El CD adjunto incluye todos los documentos –formatos y documentos de soporte- que le ayudan a desarrollar cada paso de acuerdo con los requisi-tos legales.

Campo

enlace

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[DIAGRAMA 4] sObRe LOs fORMATOs de PROCedIMIeNTO y sUs dOCUMeNTOs de sOPORTe

ElsiguienteesquemailustracómoestánestructuradoslosProcedimientos y sus Documentos de Soporte:

TantolosformatosdeProcedimientocomolosDocumentos de Soportesehandiseñadodeformatalquesecomprendenlosrequisitosdeley.PorlocualUsteddeberádiligenciardeformaintegrallosdostiposdedocumentoparacontarconelsoporteadecuadodelproceso.Noobs-tanteUstedpuedellegararequerirmásespaciosparadiligenciarenciertoscasos,porlocualpodráadaptarelformatoodocumentoparasuplirsunecesidad.

LosformatosdeProcedimientoylosDocumentos de Soportetienenunaseriedeayudasparafacilitarsuuso.Éstassehaninsertadoennotasdepágina,deformatalquesiUstedseubicaencimadeunanota,leapareceráuntextodeayuda.Ustedpodráverquedichasnotasseen-cuentranalfinaldecadaarchivo;nolasborrenilasmodifiqueantesdelarevisiónfinalparaimpresióndesuformato.

Ayuda

Formato de Procedimiento Sección 1Campo para diligenciar Campo para diligenciar Sección 2Campo para diligenciar Campo para diligenciar Sección …

Documento de soporte Campo para diligenciar Campo para diligenciar Campo para diligenciar

Documento de soporte

Documento de soporte

...

documentos de soporte


Ejemplos de formatos

DIAGRAMA

[5]En el CD adjunto usted encontrará modelos de los formatos de trabajo ne-cesarios para los distintos pasos de la contratación, los cuales se pueden diligenciar en el archivo digital y luego imprimirlos.

(dependencia)

cOnTRaTO de cOMpRaVenTa de BieneS muebles no.

OBJETO: CONTRATISTA: VALOR:

Los aquí firmantes (el ordenador de gasto o su delegado) _______________________ ___________________, mayor de edad, vecino y domiciliado en ___________________, identificado con la cédula de ciudadanía Nº ________________ expedida en __________, en su calidad de (cargo que desempeña) ______________________ de ________ (entidad), elegido legalmente de acuerdo con la credencial ex-pedida por el Consejo Nacional Electoral el día _____ de _____________ de 200___, según consta en el acta de posesión N° ______ de fecha ____ de ______________ de 200__ 11, autorizado para celebrar el presente contrato por ________ (ley, ordenanza, acuerdo) No. ____ del _____, en ejercicio de la com-petencia otorgada por el art. 11, literal ___) de la Ley 80 de 1993, y quien en adelante se denominará EL CONTRATANTE; y por la otra ___________________________, también mayor de edad, identificado (a) con la cédula de ciudadanía Nº____________ de _____________, actuando a nombre propio (o como propietario del establecimiento de comercio inscrito en el registro mercantil con el No. _____ de la Cá-mara de Comercio de _______, según documento anexo), o como representante legal de _________ (persona jurídica), sociedad constituida mediante escritura pública Nº ________ del ____ de _______________ de 200___, elevada en la Notaría _______ del Círculo de _____________, como consta en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de _______________________ el _____ de _________ de 200__, con NIT No. ____, o como representante del consorcio (o unión temporal) _______, según documento de constitución anexo) y quién en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente cOnTRaTO de cOMpRaVenTa de BieneSMUeBLeS, consignado en las siguientes cláusulas, previo el procedimiento de _________________22

cLÁUSULa pRiMeRa.- OBJeTO: EL CONTRATANTE se compromete a comprar al CONTRATISTA, quien a su vez se compromete a venderle los bienes que se describen a continuación, a los precios contenidos en la propuesta presentada el ________, la cual hace parte integrante de este contrato33:

CANT. DETALLE. VR.UNIT. VR.TOTAL

SUB-TOTAL

IVA

TOTAL

Los bienes objeto de este contrato deben: a) Ser de primera calidad y cumplir las normas técnicas fijadas por las autoridades competentes; b) Ser producto colombiano y en caso de no ser producto nacional, haber sido legalmente importado al país. cLaUSULa SeGUnda: LUGaR de enTReGa: EL CONTRAT-ISTA se compromete a entregar al CONTRATANTE los bienes objeto del presente contrato en _________

Espacio para el escudo del

municipio

Espacio para información adicional si la requiere (ej: fecha). Si no lo requiere deje en

blanco

Espacio para el escudo del municipio

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[DIAGRAMA 5] eJeMPLOs de fORMATOs

__________________ (DEPENDENCIA)

PROGRAMACIÓN Y PREPARACIÓN DEL CONTRATOY DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCION11 – ELABORACION DE ESTUDIOS PREVIOS

CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS CON ENTIDADES ESTATALES

1. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD22

Fecha de la orden: ______Medio33: _________Nombre del funcionario designado: __________Cargo del funcionario designado: __________

2. REALIZACION DE ESTUDIOS PREVIOS Y CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NECESARIOS PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN44

2.1 Estudio de conveniencia y oportunidad (estudios previos)

2.1.1 Necesidad que pretende satisfacerse con la contratación5:

El Municipio de ________ (descripción breve del problema o la necesidad).

2.1.2 Identificación y condiciones del contrato:

Clase del contrato66: ______________ DOCUMENTO DE SOPORTE: Clases de Contratos

Objeto77: _______Ítems detallados del objeto (o alcance): ______

Descripción(Características tecinas del bien, servicio u obra)

Unidad de medida(ejemplo: unidad, galón,

metro cuadrado, hora, etc.)Cantidad

Obligaciones del Municipio: _______________Obligaciones de la entidad co-contratante: ____________Lugar de ejecución del contrato: __________Plazo total de ejecución: _______Plazos parciales88_________

Espacio parael escudo del

municipio

Espacio parainformación adicional sila requiere (ej: fecha). Sino lo requiere deje en

blanco

Espacio para el escudo del municipio


Notas previas

DIAGRAMA

[6]NOTAs prEviAs

Documentos para diligenciar. LosdocumentosqueseencuentranenelCDdelaGuíasonparaqueustedlosdiligencie.Es-tándiseñadosparaquelesirvantantodemetodologíadeorganizacióncomodedocumentosoportedelprocesodecontratación.

Abra una carpeta. Al iniciar cree siempre una carpeta en su computador por cada proceso de contratación yguardeallítodoslosdocumentosquevayadiligenciando.

Cuando la información solicitada no aplica. Losformatosestándiseñadosparaqueseandiligenciadosensutotalidad,deformatalqueseaseguraelcumplimientodelosrequisitosbásicosparadesarrollarelprocesodecontratación.Noobstanteexistenalgunoscasosenlosqueciertainformaciónsolicitadaporlosformatosnoaplica:portantonoesnecesariodiligenciardichoscampos.

Personalice sus formatos.Pongaelnombreyelescudodesumunicipioencadaformato.Completetambiénelnombredeladependenciaenloscasosenqueserequiera.

Cuando el proceso ya va adelantado. Sisuprocesodecontrataciónyaseencuentraadelantado,puedesaltarlospasosqueyahanculminadoyllegaralpasoenelqueseencuentra.

PARTE

Riesgos de coRRupción. Análisis y coRRectivos

1º Capítulo Erroresyvacíosenlagestióncontractual2º Capítulo Accionespreventivasycorrectivas3º Capítulo Manualdecontratación4º Capítulo LainterventoríaenloscontratosdelEstado5º Capítulo Controlsocial6º Capítulo Losconflictosdeintereses

[CAPITULO 1] ERRORES Y VACÍOS 23

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En este capítulo se presenta una lista de posibles errores y vacíos que se pueden presentar en los procesos y procedi-mientos en las distintas fases de la contratación municipal. Es-tos errores y vacíos se constituyen en riesgos de corrupción, ineficiencia e ineficacia en la contratación.

Errores y vacíosen la gestión contractual

cApÍtulo

[1]ErrorEs o vaCíos En CualquiEr fasE dE la ContrataCión

Dificultades asociadas al recurso humano: Nohayseleccióndepersonalidóneoparamanejarelprocesodecontratación,elpersonalesinsuficienteparaelcumplimientodelasfuncionesqueexigeelprocesodecontratación.

Ausencia de mecanismos de rendición de cuentas a los ciudadanos: i) Nosehacenaudienciaspúblicasderendicióndecuentas;ii) noseconvocadeformadirectaalasveeduríasinteresadasenlosprocesosdecontratación;iii) no se sensibiliza a la comunidad beneficiaria de los proyectos sobre la importancia del seguimiento a las

obras;iv) laalcaldíanocapacitanihacepromociónalcontrolsocial.

Ausencia o deficiencia de mecanismos de atención a quejas y reclamos:i) Nosecuentaconcanalesquepermitantramitardemaneraoportunayeficientelasquejas,denunciasoirregu-

laridadesidentificadasyreportadasporlosinteresadosduranteelprocesodeselección;ii) noexisteclaridadenlaentidadsobrelainstanciaencargadadetramitarlasdenunciasespecificassobreirregu-

laridadesencontratación;iii) noestáestablecidaunamismayúnicaautoridadquealinteriordecadaentidadsealaencargadadedetener

losprocesosdecontrataciónquepresentanirregularidades,asímismonoesposibledeterminarsilasprotestasoquejasenmateriacontractualsonrevisadasdirectamenteporlaautoridadencargadadedetenerlosprocesoscuandolascircunstanciasloameriten;

iv) lasirregularidadesnosonnotificadasdeformaoportunaalosorganismosdecontrol.

Violacióndelrégimendeinhabilidadeseincompatibilidadesenlanormatividadnacional.

Deficienciasdesistemasdecontrolinternoalinteriordelosmunicipiosparasupervisarlaactividadcontractual.

Desconocimientoporpartedelosfuncionariosydeloscontratistasdelasobligacionesjurídicasderivadasdelcon-trato,ydelasfallasdisciplinariasycontenidosenlanormatividadnacional.

LassancionesoinhabilidadesderivadasdelagestióncontractualnosonreportadasalaProcuraduríaGeneraldelaNaciónparasuinscripciónenelSistemadeInformacióndeRegistrodeSancionesyCausasdeInhabilidades-SIRI.


inforMaCión CdEn el CD adjunto se presenta una tabla para verificar en qué fases se pueden estar presentando problemas en su municipio.

Loscontratosporcelebrarnorespondenalasnecesidadesdelmunicipioy/onosiguenlaslíneasprogramáticasdelplandedesarrollomunicipal.

Elmunicipioy/olaalcaldíanocuentanconrecursossuficientesparaasumirloscompromisosquesederivandelcontratoacelebrar.

Noexistenplanesdeinversióny/odecompra,osonincompletosoreservados.

Noexistecertificadodedisponibilidadpresupuestal(CDP)paralacelebracióndelcontrato.

Noexisteclaridadsobrelanaturalezadelcontrato,osobrelamodalidaddese-lecciónautilizar.

Seeludenlosprocedimientospúblicosdeseleccióny/osereemplazandemane-rairregularmodalidadesdirectasdeescogenciadecontratistas,talescomo:

ContratacióndeurgenciamanifiestaContratosinteradministrativos

Inadecuadaescogenciadelamodalidaddeselección.

Losprocedimientosnosonclaros,osonmáscomplejosdelorequerido.

Seomiteelanálisisde los riesgosquepuedenpresentarseen laejecucióndelcontrato,osehaceunanálisisdeficienteoincompletodedichosriesgos.

Nosedeterminancorrectamentelasgarantíasacargodelcontratista

Nopublicación,opublicacióntardíadelplandecomprasenelportaldelSistemadeInformacióndelaContrataciónEstatal-SICE.

Nosedesignaoportunamentealosresponsablesdelprocesodelagestióncon-tractual.

fasE 1planEaCión,

prograMaCión y prEparaCión dEl

Contrato


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Losestudiosdenecesidadesy la justificacióndelprocesoson inadecuadosoinsuficientes.

Laelaboracióndelosestudiospreviosestáacargodeunequipoopersonasinlosconocimientostécnicossuficientes.

Faltadeestudiospreviosrequeridos,talescomo:estudiosambientales,defacti-bilidad,odepertinencia,loqueafectaunaóptimatomadedecisionessobrelapertinenciaolasespecificacionesdeunacontratación.Ólosestudiospreviosnoincluyeneldiseñodedetalledelaactividadacontratar(factibilidad).

Paralacompradebienesysuministrosnoseverificalaexistenciadeinventariosquepermitatomardecisionesadecuadassobrelanecesidadypertinenciadelacontratación.

Losestudiosdemercadonosonrealizadostomandofuentesdereferencianoconfiables,noexistenprocedimientosparasolicitarcotizacionescuandonosecuentaconregistrodeproveedores.Lospreciospuedenser“inflados”,ysonlosfuturosoferenteslosquecotizanyestablecenlospreciosmínimos.

Losanálisisfinancierossonincompletos,secorreelriesgodenoidentificarpre-ciosartificialmentebajosomuyaltos.Lascotizacionespuedenllegaraserficti-cias,elaboradasúnicamenteparacumplirrequisitosloquegenerasobrecostosycorrupción.

Faltadepublicidadde losplanesdecomprasde losmunicipios,comoherra-mientaquepermitaalosproveedoresointeresadosconoceranticipadamentelasnecesidadesdelmunicipioyprepararsuparticipaciónenlosprocesoscon-tractuales.

Aprobacióndeproyectosydecisióndecontrataciónsinautorizacióndelcon-cejomunicipal.

Nosecuentaconunplandegestióncontractual,queseconsiderayrecomien-dacomounaherramientanecesariaparalaorganizacióndelacontrataciónydelaejecucióndelosrecursosdelmunicipio.

fasE dE Estudios prEvios

fasE 2


Lospliegosdecondicionessonelaboradosdeformaincompleta,deficiente,con-fusaoambigua.

Definicióndeplazosodelaformadeejecucióndeuncontratoquesólounpro-ponentepuedecumplir.

Modificacióndelospliegosdecondicionessinlasuficientepublicidadosinincor-porardichasmodificacionesalpliegooriginal.

Inadecuadaeinsuficientedefinicióndelosriesgosdelcontratoydelosamparoscorrespondientes.

Laentidadcarecedereglasyprocedimientosparalarecepción,registroyguardadeofertas.

Utilizacióndelacontrataciónconfineselectorales:i)loscontratosseasignanparapresionar favores políticos. ii) los contratos se direccionan para favorecer a losfinanciadoresdelascampañaspolíticas.

Tráficodeinfluencias,sobornosopresiónindebidaporpartedeagentesexter-nos,tantolegalescomoilegales,parainducirdecisionesdeadquisicióny/oparaobtenereldireccionamientodecontratos.

Omisióndelasexigenciasnormativasenmateriadepublicidaddecualquieradelosdocumentospre-contractuales,contractualesypost-contractuales.

Publicacióndeinformacióndemanerainoportuna,insuficienteopococlaraparaconsultadelaciudadanía.

Cambioenlasreglasdeljuegomediantelasaclaracionesoprecisionesdelpliegodecondicionessinotorgarunplazosuficienteparaquelosinteresadosajustenlaspropuestas.

Nodarrespuestaalasobservaciones,odarrespuestasnosustentadasalasob-servaciones o inquietudes manifestadas por los interesados en un proceso decontratación.

Enloscasosdeconcursopúblicosólosepresentaunoferente,loquelimitalasposibilidadesde“concurso”y limitalasposibilidadesdeescogenciadelaenti-dad.

Ausenciadeuncomitédeevaluaciones,odesignaciónincorrectadelosmiem-brosdelgrupodeevaluación:i)carecendelaformacióny/oexperiencianecesariaparaevaluar,oii)incurrenenconflictodeinteres.

Durantelaevaluaciónseincluyennuevosfactoresdeselecciónoponderaciónnoseñaladosenelpliegodecondiciones.

Rechazodeofertasporcausalesnoprevistasenlaleyoenelpliegodecondi-ciones.

Faltadeconocimientodelospliegosdecondicionesporpartedelequipores-ponsableenlaevaluación.

El responsable de la actividad (alcalde o su delegado) aplica criterios de adju-dicaciónodedeclaracióndesierta,quenohansidoprovistosenlospliegosdecondicionesoenlaley.

fasE 3pliEgos dE

CondiCionEs y sElECCión dEl Contratista


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Despuésdeadjudicadoelcontratosevencenlostérminosparalacontratación.

Lasmodificacionesalcontratonosonacordealospliegosdecondicionesconloscualesseconvocóelprocesodecontratación.

Serealizanmodificacionesalcontratosinjustificaciónyafavordelcontratista.

Faltadecriteriosclarosparalaselecciónyasignacióndeinterventores.

Losinterventoresnocumplenconelperfilylaexperiencianecesariapararealizaridóneamentesufuncióndevigilanciaycontrolalaejecucióndecontratos.

Elfuncionariodesignadoparaejercerlainterventoría/supervisiónsehallasobre-cargadodefuncionesotareasqueleimpidenejerceradecuadamenteelcontroldelaejecucióndelcontrato.

Noexistenprocedimientosclarosenelprocesodesupervisióny/o intervento-ría,loquegeneraunagestióninadecuadaenelseguimientoalaejecucióndelcontrato.

Eltextodelcontratotieneestipulacionesconfusas,vagas,imprecisasocontradic-toriasquepuedanserutilizadasporelcontratistaasufavor.

Enloscontratoshayomisióndelaexigenciadelaconstitucióndegarantíasexi-gidasporley.

Elinterventororesponsabledelaactividad(alcaldeosudelegado)autorizanopermitenleejecucióndeobras,entregadebienesoprestacióndeserviciossinqueelcontratoexista,sinquesehayaperfeccionado,osinquesehayancumpli-dolosrequisitosparacomenzaraejecutarlo.

Emisióndeórdenesdepagoporpartedelaentidadcontratante,sincumplimien-todelosrequisitosconvenidos.

Moraenpagosparapresionarretribucionesdepartedelcontratista.

Laentidadliquidayreconocepagossobreobras,bienesoserviciosnoejecuta-dosporelcontratista.

Laentidadnoliquidaloscontratosnihaceseguimientoaloscobrospendientesporpartedeloscontratistas.

Elárearesponsabledelacontrataciónnoinformaoportunamentesobrelosin-cumplimientosdelcontratoaláreajurídicadelaalcaldía.


fasE 4CElEbraCión,

iniCiaCión, EjECuCión y

liquidaCión dEl Contrato


sanCionEs prEvistas En El Estatuto dE ContrataCiónEs importantequelosfuncionariosdelaalcaldía,enespecialaquellosres-

ponsablesdelprocesocontractual,tenganpresentequeelestatutodecontra-tacióncontemplaunaseriedesancionesparaaquellosqueincurranenalgunasdelasconductastipificadasenloscódigosdisciplinarioypenal.DeacuerdoconelArtículo58delaLey80de1993,laspersonasqueporaccionesuomisionesseles imputeenrelaciónconsuactuacióncontractual,seharánacreedorasasancionestalescomo:

• pagodeindemnizaciones,• destitución,• inhabilidadesparaejercercargospúblicos,• einclusoprisión.

tipifiCaCión pEnalCaberesaltarquelanormatividadcolombianaabordademaneraparticular

losdelitosenmateriacontractual;deacuerdoelCódigoPenalColombiano–Ley599 de 2000- son tres las conductas sancionables derivadas de la celebración indebida de contratosporpartedelosservidorespúblicos,lascualesestándes-critasenelcapítuloNo.IVdelmencionadocódigo:

artículo 408.Violación del régimen legal o constitucional de inhabili-

dades e incompatibilidades.Elservidorpúblicoqueenejerciciodesusfuncio-nesintervengaenlatramitación,aprobaciónocelebracióndeuncontratoconviolaciónal régimen legaloa lodispuestoennormasconstitucionales, sobreinhabilidadesoincompatibilidades.

artículo 409. Interés indebido en la celebración de contratos. Elservidorpúblicoqueseintereseenprovechopropioodeuntercero,encualquierclasedecontratouoperaciónenquedebaintervenirporrazóndesucargoodesusfunciones.

artículo 410. Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. El ser-vidorpúblicoqueporrazóndelejerciciodesusfuncionestramitecontratosinobservanciadelosrequisitoslegalesesencialesolocelebreoliquidesinverificarelcumplimientodelosmismos.

En ejercicio de sus funciones el servidor público puede incurrir en tres clases de irregularida-des que son sujetas de acción penal:

Violación del régimen le-gal o constitucional de in- habilidades e incompatibi-lidades;Interés indebido en la cele-bración de contratos;Contrato sin cumplimiento de requisitos legales.

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[CAPITULO 2] ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

En este capítulo se presenta una guía con propuestas de ac-ciones correctivas y preventivas que puede adoptar la admi-nistración municipal para la enfrentar y reducir los riesgos de corrupción, ineficiencia e ineficacia en la contratación.

Acciones preventivas y correctivas

cApÍtulo

[2]

aCCionEs prEvEntivas y CorrECtivas para rEduCCión dEl riEsgo

• Elaborarypublicarlosplanesdeinversiónycomprasdelavigencia,segúninstructivosdelaContraloríaGeneraldelaRepública.

• Supervisarelcumplimientodelasnormaspertinentesporpartedecontrolinterno.

• Elaborarunlistadodelosestudiosrequeridosparacelebrarloscontratosmásusualesyexpedicióndeindicacio-nessobresucontenido.

• Contratarestudiosconpersonalexternocuandonohaypersonalsuficienteolacomplejidaddelcontratoloexige.• SupervisióndelcumplimientodelasnormasporcontrolInterno.• OptimizarelempleodelRegistroÚnicodePreciosdeReferencia–RUPR-delSICE(ContraloríaGeneraldelaRepú-

blica)• Conformaryactualizarlistadosdepreciosdelosbienesyserviciosqueusualmenteadquierelaentidad.• Capacitarelpersonalresponsabledelaactividad,sobrelaformadeelaborarelanálisistécnicoyeconómicoque

soportaelvalorestimadodelcontrato.• Supervisióndelcontrolinternosobreelcumplimientodelasreglas.

• Reforzaryactualizarlaformacióndelpersonalresponsabledeestaactividad• Asesoríadeláreajurídicaalpersonaltécnicoencargadodelanálisis.

• Reforzaryactualizarlaformacióndelpersonalresponsabledeestaactividad.

inforMaCión CdEn el CD adjunto se presentan pautas para prevenir riesgos de corrupción e inefi-ciencia en la contratación municipal.



• Perfeccionarycapacitarelpersonalresponsabledeestaactividad• ElaborarunManualdeContrataciónquecontempleclaramentelosprocedimientosestablecidosporlaley• Fortalecimientodelcontrolinternoparavigilarelcumplimientodelasnormas

• Estandarizarlospliegosdecondicionesteniendoencuentaloscontratosmásusuales• Revisaryadoptarelpliegodecondicionesporelresponsabledelaactividadcontractual(Alcaldeosudelegado)

• Estandarizarlospliegosdecondicionesteniendoencuentaloscontratosmásusualesylosfactoresdeselecciónapropiadosparaescogerelcontratista

• Revisaryadoptarelpliegodecondicionesporelresponsabledelaactividadcontractual(Alcaldeosudelegado)

• Elaborarcronogramasqueincluyanlapublicacióndedocumentos• Supervisióndelcontrolinternoparavigilarelcumplimientodelasnormassobrepublicidad

• Acompañamientoyasesoríadeláreajurídicaparaaclarar,precisaromodificarelpliegodecondiciones• Revisaryaprobarlasmodificacionesdelospliegosporelresponsabledelaactividadcontractual(Alcaldeosu

delegado)

• ElaborarunManualdeContrataciónquecontempleprocedimientosadministrativosacordesconunplandegestióncontractualqueadoptelaalcaldía.

• Supervisióndelcontrolinternoparavigilarelcumplimientodelasnormasdecontratación

• Expedicióndereglasyprocedimientosporelalcalde• ElaboracióndeunManualdeContrataciónquecontengalasreglasnecesarias

• Establecerlosrequisitosparaserevaluadordependiendodelaclasedecontratoylosfactoresdeselección• Aplicarlasreglassobreprevenciónytrámitedeconflictosdeinterésysupervisarsuaplicación• Separacióninmediatadeevaluadoresincursosenconflictosdeinterés

• Vincularaquienesseránevaluadoresenlafasedelaprogramaciónypreparacióndelcontratoydeelaboracióndepliegosdecondiciones,enloposible

• Remisiónoportunadelospliegosysusanexosalosevaluadores• Organizacióndesesionescolectivasdeestudioyanálisisdelospliegos.

• Revisiónyaprobacióndelinformedeevaluaciónporelresponsabledelaadjudicación(alcaldeosudelegado)• Rechazoporelfuncionarioresponsabledelaadjudicacióndelosinformesdeevaluaciónnoajustadosalosplie-

gosdecondiciones

• Estandarizarlosmodelosdeactosdeadjudicaciónqueincluyanenlosconsiderandoslasreferenciasnecesarias-dependiendodelosfactoresdeselecciónyloscriteriosdeadjudicaciónincorporadosenlospliegosdecondicio-nesestandarizados

• Estandarizarlosmodelosdeactosdedeclaratoriadeprocedimientodesiertodependiendodeloscriteriosseña-ladosenlospliegosestandarizados

• Estandarizarlasminutasdeloscontratosqueusualmentecelebralaentidad• Supervisarlaelaboracióndelborradordelcontratoporeláreajurídica• Asignaraláreajurídicalafunciónderevisaryaprobarelborradordeltextodelcontrato

• Establecerlosperfilesrequeridosporlosinterventores/supervisores,dependiendodelaclaseymontodelcontrato• Supervisióndelcontrolinternoparavigilarlaaplicacióndelasreglassobrelosperfilesdelosinterventores

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[CAPITULO 2] ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS


• Aplicarlasreglassobreprevenciónytrámitedeconflictosdeinterés• Supervisióndelcontrolinternoparavigilarlaaplicacióndereglamentossobrelaprevenciónytrámitedeloscon-

flictosdeinterés• Remocióninmediatadelinterventor/supervisorencuantosetengaconocimientodelasituacióndeconflicto

• Examinaryredistribuirlascargasdetrabajoentrelosfuncionariosdelaentidad• Contratarpersonalexternoparaejercerlasinterventorías/supervisiones

• Designarfuncionariosocontratarparticularesparaejercerlavigilanciaycontroldetodosloscontratosquesecelebren

• ElaborarunManualdeProcedimientosdeInterventoríaquecontemplelosprocedimientosposiblesdelaejecu-cióndelcontrato

• Designarsupervisoresparavigilarycontrolarelejerciciodelasinterventoríascontratadas

• Supervisiónporcontrolinternosobreelcumplimientodelascláusulascontractualesylasreglasdeinterventoría• Revisiónyaprobaciónporelresponsable(alcaldeosudelegado)delosdocumentosenqueconstalamodifica-

cióndelcontrato

• Supervisiónporcontrolinternosobreelcumplimientodelascláusulascontractualesylasreglasdeinterventoría

• Expedicióndelosinstructivosnecesariossobrelosrequisitosdeperfeccionamientoyejecucióndeloscontratos• ElaborarunManualdeContrataciónydeprocedimientosquecontemplenelconjuntoderequisitosparacele-

brar,perfeccionareiniciarelcontrato• Supervisióndelcontrolinternoparavigilarlaaplicacióndereglamentossobrelosrequisitos• Ordenarlasuspensióninmediatadelaejecuciónindebidadelcontrato

• Supervisióndelcontrolinternosobreelcumplimientodelosreglamentosoinstructivosexpedidospararegularlospagoscontractuales

• Señalarenloscontratoslosrequisitosyplazosparaefectuarlospagos• Expedirreglamentospararegularlosrequisitosyplazosdentrodeloscualesdebenefectuarselospagos.

• ElaborarelManualdeInterventoríaodereglamentosgeneralesqueregulenloscasos,laformaylaoportunidaddeliquidarcorrectamenteloscontratos

• Estandarizarlasactasdeliquidacióndeloscontratosmásusuales• Asesoríadeláreajurídicaalpersonaltécnicoduranteelprocedimientodeliquidación

• Fortalecimientodelafunciónodependenciaencargadadelcontrolinterno

• Definircomoresponsabilidaddecontrolinternolavigilanciaycontrolsobreelcronogramadepublicidaddeactosydocumentosenlosprocesoscontractuales.

inforMaCión CdEn el CD adjunto se presentan pautas para prevenir riesgos de corrupción e inefi-ciencia en la contratación municipal.

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[CAPITULO 3] MANUAL DE CONTRATACIÓN

Contexto.LaLey80de1993,modificadaporlaLey1150de2007ylosde-cretos reglamentarios 2474 de 2008 y 2025 de 2009 contienen importantescambiosalrégimendecontrataciónestatal.

Elpropósitofundamentaldellegisladorydelejecutivoensureglamentacióneseldeestablecernormasyprincipiosquegaranticenlaeficienciaylatranspa-renciaenlautilizacióndelosrecursospúblicosporlavíacontractual.

Seactualizanprocedimientos,sedesarrollannormasgarantistasdelosprin-cipiosconstitucionalesylegalesparalapublicidad,laeconomía,laceleridadylatransparencia,permitiendoactuacionesreguladasperomáságilesyseestablecelaobligatoriedadparalasentidadesdecontarconunmanualdecontrataciónqueseconviertaenherramientaindicativaypedagógicadelaorganizacióndelosdiferentesprocesoscontractuales,suspasos,actoresqueintervienen,siste-masdeseguimientoycontrol,entreotrosaspectos.

El artículo 89 del decreto 2474 de 2.008 dispone:Manual de Contratación. Las entidades estatales sometidas al Estatuto

GeneraldeContratacióndeberáncontarconunmanualdecontratación,enelqueseseñalenlosprocedimientosadministrativosdelagestióncontractual,losfuncionariosintervinientes,asícomolosasuntosdelavigilanciaycontroldelaejecucióncontractual.

Elmanualdecontratacióndebeconstruirseteniendoencuentalasparticu-laridadesdecadamunicipioencuantoasuorganización,recursoshumanosytécnicosdisponibles, loslineamientos,políticas,principiosyreglamentacionespropiasdelosprocesoscontractuales.

¿qué dEbE ContEnEr El Manual dE ContrataCión?Elmanualdecontratacióntienecomomarconormativoobligatorio:losprin-

cipiosgeneralesdelacontrataciónydelafunciónpública,lasnormasgenerales

Una herramienta básica para la administración municipal para or-ganizar sus procesos y procedimientos contractuales es el ma-nual de contratación. En este capítulo se presenta una guía con lo que debe contener el manual, su importancia y, como orientación para los municpios, se advierte sobre lo que no debe contener.

Manual de contratación

cApÍtulo

[3]

El manual de contratación debe construirse teniendo en cuenta las particularidades de cada municipio en cuanto a su orga-nización, recursos humanos y técnicos disponibles, los linea-mientos, políticas, principios y reglamentaciones propias de los procesos contractuales.


sobrecontrataciónpública;Ley80de1993;Ley1150de2.007;Decreto2474de2008,Decreto2025de2009ysuscomplementariosvigentesyaplicablesacadatipodecontratoymodalidaddeseleccióndelcontratista.Loanterior implicaqueesasnormasqueloinspirannonecesariamentetenganquetranscribirseensuintegridad,sinoenlopertinente,peroentodocasonopodránniinterpretar-seniadicionarsecambiandosuespírituosusmandatos.

los manuales contendrán: • ladefinicióndeprincipiosgenerales;• lasmodalidadesdecontrataciónydeseleccióndeloscontratistasconape-

gototalalodispuestoporlanormasuperior(Ley1150de2007,Artículo2);• ladescripcióndeactividadesquedebenseguirseendesarrollodelagestión

contractual,elplandecontratacióndelaalcaldía,laparticipacióndelasdi-ferentesáreas,susnivelesdeparticipaciónymomentosdelamisma,estoessiseestáenlaetapaprecontractualodeplaneacióndelcontrato;enladeejecución,controlyseguimiento;o,enla liquidacióndelcontrato;elroloactividadquedebecumplirse,deacuerdoconlosprocedimientosexigiblesparacadacaso.

Al elaborarse el manual, debe tenerse en cuenta que este documento seocuparábásicamentedetemasadministrativosenelmanejodelacontrataciónynosepodránexcederestasfacultadesparacrearocomplementarprocesosdeseleccióndecontratistasomodalidadesdecontratación.

Elmanualdescribirálosprocesosdeseguimientoycontrol,losformularios,reportese informesqueapoyaránalagestióndelasautoridadeslocalesyenparticularalalcaldeenlagestióncontractual.

Elmanualdebecontenerdefiniciones,procesosyformulariosdefácilcom-prensiónymanejoyenparticularindicacionesquegaranticenlainformación,publicidad y transparencia en los diferentes procesos contractuales indepen-dientedelacuantíadelosmismos.

¿qué no dEbE ContEnEr El Manual dE ContrataCión?Noleesdablealaadministración,enelmanual“legislar”ointerpretarlasnor-

masoprocedimientosaplicablesalosprocesoscontractuales,niadicionarlasomodificarlas.

Elmandatoenesteaspectose refierebásicamentea laexistenciadeunacartilla,documentooinstrumentoquesirvadeguíaalosservidorespúblicos,particularesoautoridadesparaconocerelmarcoconceptualyprocedimentaldelascontratacionesenlaadministraciónlocal(deacuerdoalasnormasapli-cablesparacadacaso)yparalograrlaorganizacióndelagestióncontractualalinteriordelaorganizaciónmunicipal.

El manual debe contener defi-niciones, procesos y formularios de fácil comprensión y manejo y en particular indicaciones que garanticen la información, publicidad y transparencia en los diferentes procesos con-tractuales independiente de la cuantía de los mismos.

inforMaCión CdEn el CD adjunto se puede consultar el marco normativo para el manual de contratación.

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[CAPITULO 3] MANUAL DE CONTRATACIÓN

Nopuedencrearse requisitosocondicionesadicionalesa lasexigidasporlasnormasparalaparticipaciónenlosdiferentesprocesoscontractuales,paralalegalizaciónyformalizacióndeloscontratos,paralaejecuciónyliquidacióndelosmismos.

la CoMuniCaCión pErManEntE EntrE todos los aCtorEs dE la ContrataCión MiniMiza riEsgos

Laparticipaciónenlosprocesosdecontrataciónsibienespuntual,encuan-toalosaportesdecadafuncionario,porejemplojefedeplaneación,asesorjurí-dico,responsabledeláreainteresada(queharequeridoelbien,serviciouobra),supervisorointerventor,responsabledepresupuesto,responsabledesistemas,pormencionarsoloalgunos,esindispensabletenerencuentalanecesidaddeunacomunicaciónpermanenteentretodosycadaunodeestosactores,paraqueteniendoelconocimientooportunodelestadoactualdecadacontratoydeldesarrollonormaldelmismo,olaexistenciadedificultades(jurídicas,técni-cas,económicas),puedantomarselasdecisionescorrespondientese informarpermanentemente al alcalde sobre las previsiones necesarias, garantizandoconelloeficiencia,oportunidad,vigilanciaycontrolen lagestióncontractualyevitandoriesgosydemandasoreclamacionesposterioresquepuedancom-prometer laresponsabilidaddelalcaldeodequieneshayanintervenidoenlacontratación.

Enconsecuencia,serecomiendaqueelmanualcontengauncapítulosobreespaciosyformasdecomunicaciónentrelosdiferentesactores,seanestosfun-cionariosdelaalcaldíaoexternos(reunionesdeseguimientoycontrol,reportes,periodicidad de los reportes… como se explica en el tema de supervisión einterventoría).


El Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 10 del Decreto 2474 de 2008 impiden el imponer cargas adicionales a los oferentes o contratistas y establecen la prioridad y atención a los requisitos de fondo, toda vez que se permite a los oferentes subsanar los errores que tienen que ver con formalidades en la presentación de las pro-puestas, sin que se pueda por esta razones excluirlos.

No pueden crearse requisitos o condiciones adicionales a las exigidas por las normas para la participación en los diferentes procesos contractuales, para la legalización y formalización de los contratos, para la ejecución y liquidación de los mismos.



iMportanCia dEl Manual dE ContrataCión

1. Permitedisponerdeuninstrumentopedagógicodeaplicacióngeneralparatodoslosintervinientesenlosprocesoscontractualesdelaenti-dad.

2. Poderestructurarycomprenderenelcitadomanual,lasdiferentesnor-masyprocedimientosparasugestióncontractual,atendiendoalasca-racterísticaspropiasdelmunicipio,asusnecesidadesyrecursosorgani-zacionalesyfuncionales,sincrearnormasoprocedimientosdiferentesaloseñaladoporlaley.

3. Contarconladefinicióndeprocesosenlagestióncontractualyadicio-narlosmismosalsistemadecontrolinternodelaalcaldía.

4. Generarherramientasdecontrolderiesgosdecorrupciónenlosproce-sosdecontratación,aldisponerenelmanualdeprocesosclaros,rolesdeparticipaciónidentificablesyseguimientopermanenteenlasdife-rentesfasesdelacontratación.

5. Lograridentificarlagestióncontractualcomounafunciónconjuntaencuantoexigelaparticipacióninterdisciplinariadefuncionariosydepen-denciasycomprometelaresponsabilidaddediferentesinstanciasdelaorganización.

6. Precisarrolesyactuacióndecadaunodelosresponsablesdelprocesocontractual.

7. Contarconelmanualcomoherramientadeformacióneinformaciónclarayoportunasobrelosdiferentesaspectoslegalesyadministrativosdelacontratación,garantizandoconelloorganización,difusión,trans-parenciaypublicidad.

8. Disponerdeunrecursoágil,comprensible,indicativoydepermanenteactualizaciónparaelcumplimientodelagestióncontractual.

Se recomienda que el manual contenga un capítulo sobre espacios y formas de comuni-cación entre los diferentes ac-tores, sean estos funcionarios de la alcaldía o externos

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[CAPITULO 4] LA INTERVENTORÍA EN LOS CONTRATOS DE ESTADO

introduCCión Lagestióncontractualformaparteesencialdelasactividadesdesarrolladas

porlosalcaldesyautoridadesmunicipalesparaeldesarrollodesusplanesypro-gramasypararesponderporlasatisfaccióndelasnecesidadesdelapoblaciónenmateriadesalud,educación,serviciospúblicos,entreotros,ylaorganizaciónyfuncionamientodesusdependencias.

Enestesentido,esdeparticular interés lograrunamiradaintegralaltemade la contratación y orientarlo en su concepción, como actividad de gestióncontractual.

Puestoquelosalcaldessonlosresponsablesdelaordenacióndelgastoen

susmunicipiosyportanto,garantesdequelaejecucióndelosrecursospúblicossehagaenatenciónalosprincipiosdesupremacíadelinterésgeneralsobreelparticular,delatransparencia,economíayresponsabilidadentodaslasetapasdelprocesocontractual,debentenerclaroquelasleyesyreglamentosvigenteshancreadolosinstrumentosylasfigurasjurídicasnecesariasparaqueselogrenlosfinesdelacontratacióndemaneraexitosa.Eselcasodelafiguradelosinter-ventoresosupervisoresdeloscontratos.

inforMaCión CdEn el CD adjunto se pueden consultar las leyes y decretosque regulan y orientan la contratación del municipio.

Para generar confianza en la ciudadanía es de suma importan-cia para la administración municipal desarrollar control y vigi-lancia sobre la contratación, mediante la interventoría. En este capítulo se ofrecen recomendaciones prácticas para garantizar una interventoría eficiente y se señalan las responsabilidades del alcalde y del interventor encargado.

La interventoría en los contratos del Estado

cApÍtulo

[4]


Losinterventoresosupervisoresdeloscontratostienenbajosuresponsabi-lidadlaobligaciónycompromisodecumplirlaboresdevigilancia,seguimientoy control respecto del contrato vigilado. Sus obligaciones legales y éticas loscomprometenfrentealaadministración,elcontratistaylacomunidad.1

Noimportaelvalornilanaturalezajurídicadeloscontratos,todogastoefec-tuadoconrecursospúblicosdebeserobjetodevigilanciaycontrolporpartede la administración, para que pueda cumplirse el contrato con arreglo a lasnormasyparaque losbienes, serviciosyobrascumplanconsuobjetoen laoportunidaddebida,consujeciónalasnormascontractualesquelorigenybajolosparámetrosdeeficiencia,eficacia,calidadyresponsabilidadquegobiernanlafunciónpública.

Elalcaldepodráentonces,segúnelcaso,decidirquelainterventoríaosuper-visióndeuncontrato,debacumplirseporpartedeunoovariosfuncionariosdelaadministraciónoque,dadasucomplejidadtengaqueprestarseporunparti-cular,casoenelcualseadelantaráelprocesodeseleccióncorrespondiente.2

¿por qué Es iMportantE dEsignar supErvisor o intErvEntor dE los Contratos En El MuniCipio?

Elalcaldetienebajosuresponsabilidadladireccióngeneraldelaactividadcontractualyestaobligadoaejercerelcontrolyvigilanciadelaejecucióndelcontrato.3

Esecontrolyvigilanciaseejercerádemaneradirecta,cuandoelloseapo-sibleodemaneraindirecta,atravésdelossupervisoresointerventores,detalmaneraqueseaclaroyrealqueelalcaldeestávigilantedeloscontratosdesuadministraciónyquepodrádarcuentadelosmismostantoalasautoridadescomoalacomunidad.

Sibienlaleypermitequeelalcaldepuedadelegartotaloparcialmentelacompetenciaparacelebrarcontratosydesconcentrarlarealizacióndelicitacio-

IntErvEntoríA o supErvIsIónEs el conjunto de actividades desarrolladas por una o varias per-sonas, para llevar a cabo el seguimiento y control en el desarrollo de un contrato, verificando los aspectos técnicos, jurídicos, admi-nistrativos y financieros y coadyuvando a la realización oportuna y eficiente del mismo, teniendo como base las obligaciones contrac-tuales y del marco jurídico aplicable para cada caso.

1 Ley 80/93 Art 53. Responsabilidadcivil y penal. Los consultores, in-terventores y asesores externosresponderán civil y penalmentetanto por el cumplimiento de lasobligaciones derivadas del con-trato de consultoría, interventoríao asesoría, como por los hechosu omisiones que les fueren im-putables y que causen daño operjuicioalasentidades,derivadosdelacelebraciónyejecucióndeloscontratos respecto de los cualeshayanejercidooejerzanlasfuncio-nesdeconsultoría, interventoríaoasesoría. Concordancia Art 32 -2,56

2 Concursodemeritos-Ley1150de2.007,Decreto2474de2.008

3 Ley80de1993Art.14


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nesoconcursos,ylaactividadcontractualenlosservidorespúblicosquedes-empeñencargosdeniveldirectivooejecutivooensusequivalentes4,elmanda-tolegalsobresuresponsabilidadesincontrovertible.

El alcalde como responsable de la actividad contractual en su municipiodebeentenderqueelsupervisorointerventordelcontrato,segúnelcaso,sonpersonasnaturalesojurídicasqueconcurrenalcumplimientoderesponsabili-dadesrelacionadasconlavigilanciaycontrolenlaejecuciónderecursospúbli-cosentregadosatercerosporlavíadelacontrataciónestatal.

Elinterventoryelsupervisorson,entonces,personasqueporsuformación,experticia,organizaciónygraciasaunencargoomandatoexpresodelalcaldedeben responder por el seguimiento técnico, jurídico, administrativo y finan-cierodelcontratooloscontratosqueleshayanencomendado,ejerciendoestalabordemaneracalificada,oportuna,técnica,seriayresponsable.

Dadalaimportanciaysignificacióndeestaactividaddecontrolydelares-ponsabilidadqueleasistealalcaldeenlamateria,serecomiendaqueelalcaldemantengabajosudecisióntodolorelacionadoconlasinterventoríasysupervi-sióndeloscontratos,nointeresasutamañoenrecursosoduración.Todocon-tratoesimportanteytodorecursoinvertidodebeserconocidoporelordenadordelgasto.

¿Cuál Es la difErEnCia EntrE un supErvisor y un intErvEntor dE un Contrato?

Noexistenormaqueestablezcaladiferenciaenlosconceptosque,encuan-toasuresponsabilidadyalcancedelalaborencomendada,sonlasmismas.Sinembargo,hasidolaprácticalaquehacreadoladistinción,calificandogeneral-mentecomosupervisiónel trabajodeseguimientoycontrolcontractualquerealizanfuncionariospertenecientesalaentidadestatal,comolaborinherenteasusfunciones,o,asignadascomoactividaddelegadaporpartedelalcalde,enseguimientoacontratosdesuministro,transporte,vigilanciaetc.mientrasqueseaplicaelconceptodeinterventoríaalalabordevigilanciaycontrolcontrata-daconunexterno,regidaporlasdisposicionesdelrégimencontractualsobreinterventoríayaplicadaenlamayoríadeloscasosaloscontratosdeobra.5

Entodocaso,seráelalcaldequienteniendoencuenta lacomplejidaddelaactividadcontractualobjetodecontrol,laexistenciaderecursos,elperfildelpersonaldisponibleenlaalcaldía,elimpactodelacontratación,(porejemploenmateriadeserviciosdesalud,educación,vías)yotrasvariablesaplicables,quiendefinacualserálamaneraenqueserealizaráelcontrolyvigilanciadelcontrato

LEy 1150 DE 2007 En su ArtícuLo 21.En ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedaran exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.

4 Ley80de1993Art.12

5 Engeneralelconceptoaplicableeseldeinterventor.

Todo gasto efectuado con re-cursos públicos debe ser objeto de vigilancia y control por parte de la administración.


ytomaráladecisióndesdeelmomentomismodelaplaneaciondelcontratoprincipal,llamadoasíparaestecaso,elcontratoavigilar.

intErvEntoría y supErvisión individual o ColECtivaLacomplejidaddelcontratoavigilarserálaqueexijaquelavigilanciaycon-

trolseejerzaporunapersonaoporungrupodepersonas,interna(s)oexterna(s),ypersonanaturalojurídica.

Unavezadoptadaporelalcaldeladecisióndeunavigilanciaycontrolplural,debenestablecerseclaramentelosrolesyresponsabilidadesdecadaquien,laformadecomunicación,losespaciosparaladiscusiónyanálisisdelasdiferentessituacionespresentadasconocasióndelcontrato, los informes requeridos, sualcanceyperiodicidad.

Lossupervisoresointerventoresdebentenerfacultadesprecisasparaactuarycumplirsulaborenelmarcodeloordenado,yaseaatravésdelascláusulasdecontratodeinterventoríaodelactoescritoqueledelegafuncionesdeinter-ventoría,supervisiónocontrol,comoquieraquehayasidodefinido.Elmandatosegúnelcualseasignaunainterventoriaosupervisión,debeconstarsiempreporescrito,demaneraprecisa,conidentificacióndelcontratoocontratosres-pectodeloscualessecumpleesafunción.Debenprecisarselasobligacionesyresponsabilidadesdequiencumplalafunción,losreportes,instanciasycomu-nicacionesquedebanproducirse.

utilidad dE la intErvEntoría

Lainterventoríaysupervisióndeloscontratospermitemantenerporpartedelaadministraciónmunicipalelseguimientopermanenteyoportunodeto-dosycadayunodeloscontratos,ensusaspectostécnicos,jurídicos,adminis-trativosyfinancieros.

Estaactividaddebidamentecontroladayorganizadaharáposible lacons-truccióndeindicadoressobrelaformadeejecucióndeloscontratos,medirre-sultados,identificarcorrectivosyconsecuentemente,contarconlainformaciónnecesariapara lapresentaciónde informesrequeridos, tantopor losentesdecontrolcomoporlaciudadanía.

Elconocimientooportunodeldesarrollodelosdiferentesproyectosyportantodeloscontratos,permitiráasímismo,adoptarloscorrectivosnecesariosy la tomadedecisionesqueeviten incumplimientosde laspartes, facilite losacuerdosnecesariosylosajustesanormasypresupuestosparagarantizareléxi-toenlagestióncontractual.Deestamanera,seminimizanriesgosdedemandasyreclamacionesposterioresalaadministración.


Si bien la ley permite que el al-calde pueda delegar total o par-cialmente la competencia para celebrar contratos y desconcen-trar la realización de licitaciones o concursos, y la actividad con-tractual en los servidores públi-cos que desempeñen cargos de nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes, el mandato legal sobre su responsabilidad es incontrovertible.

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Elalcaldequeadoptecomoprácticaelseguimientoregularycontinuodelaactividadcontractualensumunicipio,medianteinstrumentosdegestióncon-tractualqueseapliquendemanerasistemática,estáasímismominimizandolosriesgosdecorrupciónenmateriacontractualyportantoganandoconfianzaycredibilidad.Estaactitudyorganizaciónreal,legarantizatranquilidadrespectodesuactuaréticoyresponsableylocolocaenelpapeldecumplimientoenelejerciciodesuscompetenciasyfuncionesenmateriacontractual.

HErraMiEntas E instruMEntos para El CuMpliMiEnto dE la intErvEntoría

Lainterventoríaosupervisiónesunaactividadqueexigequequienlacum-pledejeevidencias,pruebas,rastrosdesusactuacionesydelasactuacionesdelasdiferentespartesqueintervienen,todavezqueestadocumentaciónsiempreservirácomosoportealcumplimientoserioyoportunodelamismay,consti-tuirápruebadeelloparaloscasosdecontroversiaoreclamacionesbienseaenprocedimientosconciliatoriosodereclamaciónantelostribunalesolajurisdic-cióncontenciosa.

Losinterventoresosupervisoresdebencrearlosformatos,papelesdetraba-jo,reporteseinformes,actasdevisitaqueconsiderennecesariasparaelcumpli-mientooportunodesulabor

Eneldiligenciamientodelospapelesdetrabajoysoporteenelejerciciodelainterventoría,debencumplirselasformalidadesexigidaspornormasodispo-sicionesinternasdelsistemadegestióndelacalidad,lasdirectricessobresegui-mientoalagestióncontractual,ysersuscritasporlaspartesinteresadas.

Elmunicipioentregaráalosinterventoresy/osupervisorestodalainforma-ciónrelacionadaconelcontrato,documentosanexos,pólizas,clasedeprocesocontractualrealizado,trámitesdecontrolinternoestablecidoparaelseguimien-todeloscontratos,manualdecontratacióndelaentidad,instructivosydirectri-cesparaelcumplimientodelalabordevigilanciaycontrol.

Elalcaldedeberevisarperiódicamenteelcumplimientodelasobligacionesdelossupervisoreseinterventoresdeloscontratos,exigirlosinformeseindica-doressobreeldesarrollodelagestióncontractualylasáreasinterrelacionadasdebenretroalimentarlaaltadirecciónparalatomadedecisionesoportunas.

vEntAjAs DE LA vIgILAncIA contrActuALActuar responsablemente en la función de vigilancia contractual minimiza para el alcalde los riesgos jurídicos originados en incum-plimiento en los contratos, le da mayor seguridad y tranquilidad jurídica en relación con su gestión y con los aspectos de respon-sabilidad.La seguridad y confianza de la ciudadanía en la gestión contractual por parte de la administración municipal es un lineamiento impor-tante de gobernabilidad y credibilidad.

Esta actividad debidamente con- trolada y organizada hará posi-ble la construcción de indicado-res sobre la forma de ejecución de los contratos, medir resulta-dos, identificar correctivos.


dE la rEsponsabilidad En la EsCogEnCia dEl intErvEntor o supErvisor

Elalcaldedebedesignaralapersonaopersonasquetécnicamentetenganelperfiladecuadoparalavigilanciadelcontrato.

Encasoderequerirselacelebracióndecontratodeinterventoría,seránece-sariodarcumplimientoaltrámitedeconcursodeméritosenlostérminosdelasnormasdelestatutogeneraldecontratación.6

rECoMEndaCionEs práCtiCasElalcaldedebeconsiderarlaactividaddecontrolyvigilanciadeloscontratos

comounaresponsabilidadqueatenderádirectamenteyportantodefiniráloslineamientosyorganizaciónqueconsiderenecesariasparasuejercicio.

Lainterventoríapuedetomarsecomounaherramientadegestión.Controlinternoyplaneacióndebencumplirunalaboresencialenelasesoramientoalalcaldeparadefinirestrategiasyherramientasqueseñalenelaccionardelaad-ministraciónrespectoalavigilanciadesuscontratos,bienseaatravésdesusfuncionariosodecontratistasinterventores.

Lasáreasinterrelacionadasconelbienoservicioobjetodelcontrato,debenigualmenterealizartrabajotécnicoydeapoyoparalaconstruccióndelasherra-mientasmencionadasyparaelcumplimientomismodelaboresdesupervisiónyvigilanciasegúnelcaso.

Cuandoelalcaldedesigneinterventoresosupervisoresentresusfunciona-rios,debeseleccionarala(s)persona(s)quetenganconocimientorelacionadoconelbienoservicioobjetodelcontrato.

Aldesignado(s)debengarantizárselelosmediosnecesariosparaqueejecutesutrabajoadecuadamente:permitirleequipos,autorizarledesplazamientosdesernecesario,recursohumanoyespecialmente,equilibrarlascargasdetrabajoquelepermitanllevaracabolainterventoríademaneraintegralyresponsable.

Paraelcasomencionado,serecomiendaestarvigilanteenlasoportunida-desenqueserequierareemplazaralsupervisory/ointerventorporrazonesdeenfermedad,calamidaddomésticaocualquierotromotivoporelcualéstedebesuspenderelejerciciodesufunción.Elreemplazodeberecaerenunapersonadeigualosuperiorcalidadtécnicaparagarantizarlacontinuidadyeficienciadelavigilanciadelcontrato.Laprácticademuestraque,enmuchoscasoslacon-centracióndelaactividaddesupervisiónenunsolofuncionariogeneraobviasdificultadespudiéndosellegarhastalaimposibilidaddelcumplimientoeficientedelamisión.


6 Art32Ley80de1993

El alcalde que adopte como práctica el seguimiento regular y continuo de la actividad con-tractual en su municipio, me-diante instrumentos de gestión contractual que se apliquen de manera sistemática, está así mismo minimizando los ries-gos de corrupción en materia contractual y por tanto ganan-do confianza y credibilidad.

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para un buEn dEsEMpEño dE la intErvEntoría tEnga En CuEnta:

• Establezcaenlaagendadeldespachosesionesderevisiónyseguimien-todelagestióncontractualyenparticulardelosdesarrollosyasuntospendientesenmateriadeauditoría.

• Mantengalabitácoradeactuacionescontractualesdelosinterventoresysupervisorespararegistrodenovedadesyaccioneseneldesarrollodeloscontratos.

• De respuesta oportuna a los requerimientos o peticiones de los su-pervisores,interventoresocontratistas.Tengasiemprepresentequelafinalidaddelacontratacióneslograrelcumplimientodelobjetocon-tractualenlaformaycondicionespactadasygarantizarlacontinuidadyeficienciadelosservicios.

• Hagausoadecuadoyoportunodelasfacultadesycompetenciasquele otorga el legislador en materia contractual para propender por elcumplimientodelcontratoentérminosdeequidadyeficiencia.Evitelasuspensióndelosplazoscuandoconellasecausenperjuiciosenlacontinuidaddelservicio.

• Exijaelcumplimientodelasobligacionesdelosinterventoresyreporteoportunamentealasautoridadesdevigilanciaycontrollasirregularida-des,conflictodeinteresesoactuacionesqueperturbenelbuendesa-rrollodelcontrato.

• Promuevaprocesosdecapacitaciónqueincentivenlaactividaddesu-pervisiónycontroldecontratosyconveniosalinteriordesuadminis-tración.


La interventoría o supervisión es una actividad que exige que quien la cumple deje eviden-cias, pruebas, rastros de sus actuaciones y de las actuacio-nes de las diferentes partes que intervienen

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[CAPITULO 5] EL CONTROL SOCIAL

DeacuerdoconlaConstituciónNacional,unodelosprincipiosdelEstadoes facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en lavidapolítica,económicayadministrativayculturaldelanación.Deloanteriorsedesprendeelderechodetodoslosciudadanosdeparticiparenprocesosdevigilanciaycontrolalasaccionesdesusgobernantes,ylaobligacióndelasen-tidadesqueadministranrecursospúblicosdegenerarespaciospropiciosparadichatarea.

En concordancia con lo dispuesto por la Constitución, la Ley 80 de 1993,señalaensuArtículoNo.66que“todo contrato que celebren las entidades esta-tales, estará sujeto a la vigilancia y control ciudadano”; yestableceque “las auto-ridades brindarán especial apoyo y colaboración a las personas y asociaciones que emprendan campañas de control y vigilancia de la gestión pública contractual y oportunamente suministrarán la documentación e información que requieran para el cumplimiento de tales tareas”.

Las veedurías y el control social significan un gran aporte a la vida municipal y a la gestión de la administración. En este capí-tulo se ofrecen guías y criterios para vincular a la ciudadanía en los procesos de desarrollo municipal invitándola a participar de las veedurías a los contratos.

El control social

cApÍtulo

[5]Mecanismo para proteger la contratación públicade corrupción y garantizar la transparencia


Enelnivelmunicipal,laveeduríayelcontrolsocialcontribuyenalaejecu-cióneficienteytransparentedelasobrasyaccionesdelgobernante;sumanojosalosórganosdecontrolinternoyexternodelaalcaldía,ylomásimportante:involucranalaciudadaníaconlosprocesosdedesarrollodelmunicipio,brindanconfianzaalosdiferentesactoresparticipantesyayudanalegitimarlasaccionesdelaadministración.

Propuestas a los alcades y alcadesas

¿Qué hacer para que se den las veeduríasalrededor de los aspectos contractuales?

Como máxima autoridad del municipio, y con base en su compromiso ético con la transparencia y con su comuni-dad, el alcalde debe liderar acciones para estimular la par-ticipación de la comunidad en los ejercicios de vigilancia y control a los actos de la alcaldía y de todos aquellos que administran recursos públicos en el municipio. Para alcanzar dicho objetivo se sugiere a los alcaldes seguir las siguientes recomendaciones:

1. Invite a la ciudadanía al control social. Recuérdele permanentemente a la comunidad que puede hacer control social, además de ser un derecho, es un deber en el marco de la corresponsabilidad sociedad – Esta-do en la construcción de desarrollo. Para esto puede hacer campañas comunicativas a través de diversos medios tales como: el sitio web del municipio, car-teles, radio, perifoneo, etc. Procure utilizar el mayor número de medios posible para ilustrar e invitar a la población a que participe en estos procesos.

2. Ofrezca toda la información. Brinde toda la informa-ción sobre las obras y los procesos contractuales que

se van a adelantar en el municipio, llevándolo al deta-lle de barrio y/o vereda. Procure contarle a la comuni-dad sobre los procesos de contratación de todo tipo de bienes o servicios, incluso sobre las contrataciones para aspectos administrativos (compra de papel, ve-hículos, correo etc.).

3. Invite a los posibles interesados. Identifique las organi-zaciones sociales, grupos de ciudadanos, veedores y a la población beneficiaria de las obras del municipio e invítelos directamente a vigilar los procesos de contra-tación. Adicionalmente, brinde información y asesoría sobre cómo se conforma una veeduría y qué entidades u ONG puede capacitar y acompañar los procesos.

4. Busque apoyo y coordine. Apóyese en otras entida-des públicas que desarrollan acciones de promoción del control social, tales como: las contralorías te-rritoriales, la Contraloría General de la República, el Departamento Administrativo de la Función Pública, y programas como las Redes Departamentales del Control Social.

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[CAPITULO 5] EL CONTROL SOCIAL

Cuatro compromisos de la alcaldía para que la veeduría funcione

El éxito de los ejercicios de veeduría y control social de-pende, en gran medida, de la cooperación y voluntad de la administración municipal de entregar información completa, oportuna y veraz. No obstante es necesario que la entidad pública no incida en las posiciones de las organizaciones y/o veedores.

Teniendo en cuenta lo anterior se recomienda al alcalde municipal apoyar los procesos:

1. Autonomía. Respetar la autonomía de estas instancias, no incidir en su conformación, ni en sus decisiones.

2. Información completa y gratuita. Publicar y entregar toda la información del proceso contractual que las organizaciones y/o veedores requieran, es necesario

procurar prestar este servicio de manera gratuita y no omitir la entrega de datos esenciales para el proceso de monitoreo como lo son: pliegos de condiciones, valores, cronogramas, minutas de los contratos.

3. Diligencia. Facilitar las reuniones y entrevistas que el proceso veedor exija, designar directamente a los fun-cionarios responsables de los procesos, o a delegados con conocimientos completos y con facultades para incidir en el desarrollo de las contrataciones.

4. Atención a las recomendaciones de las veedurías. Estudiar las recomendaciones y alertas que la veedu-ría produzca, tomar medidas correctivas frente a las irregularidades identificadas, y remitir los hallazgos disciplinarios y fiscales a los órganos de control res-ponsables.

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[CAPITULO 6] LOS CONFLICTOS DE INTERESES

AlolargodelprocesodecontrataciónsepuedenpresentarconflictosentrelosinteresesdelEstado–públicososociales-ylosinteresesdequienespartici-panotomanlasdecisionesenlacontratación.Tantodesdeelpuntodevistaéti-cocomodesdeelpuntodevistalegal,laalcaldíadebeestaratentaparapreveniryafrontar,enelcasodequesepresentenconflictosdeinterés,yseveaafectadalaconfianzaciudadanayellogrodelosobjetivosdelEstado.

El intErés públiCo En la ContrataCiónDeacuerdoconlaLey80de1993,alcelebraruncontratoestatal,ydurante

suejecución,losservidorespúblicosdebentenerencuentaquelasentidadesbuscan:

1. Elcumplimientodelosfinesestatales,esdecir,serviralacomunidad,pro-mover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios,derechosydeberesconsagradosenlaConstitución;facilitarlaparticipacióndetodosenlasdecisionesquelosafectanyenlavidaeconómica,política,administrativayculturaldelaNación;defenderlaindependencianacional,mantener la integridadterritorialyasegurar laconvivenciapacíficay lavi-genciadeunordenjusto.

2. Lacontinuayeficienteprestacióndelosserviciospúblicos,y

3. Laefectividaddelosderechoseinteresesdelaspersonasquecolaboranconellasenlaconsecucióndedichosfines.

Entalsentido,laCorteConstitucional(C449/92)haratificadoqueelobjetodeloscontratosestatales“no es otro que la adquisición de bienes y servicios ten-dientes a lograr los fines del Estado en forma legal, armónica y eficaz.”

El ConfliCto dE intErEsEs, prEvEnCión y tráMitEElinteréspúblicodelasentidadesalcontratarpuedeverseafectadoporlos

interesesparticularesoprivadosdelosoperadoresotomadoresdelasdecisio-

En este capítulo y en la guía del CD adjunto se presentan los fundamentos conceptuales, así como la relación de normas y formatos diseñados para apoyar a la alcaldía en la prevención de dichos conflictos y para enfrentarlos o darles trámite, cuan-do ya estos se han presentado.

Los conflictos de intereses

cApÍtulo

[6]

El cumplimiento de los fines estatales, es decir, servir a la co-munidad, promover la prosperidad general y garantizar la efec-tividad de los principios, dere-chos y deberes consagrados en la Constitución.


nes en los procesos de contratación. Los funcionarios públicos o contratistaspuedentenerinteresesparticularesenlaregulación,gestión,controlodecisióndeunasuntopúblico,configurándoseelconflictodeintereses.

“Losconflictosdeintereses…consistenensituacionesdecaráctermoraloeconómicoqueimpidenalosservidorespúblicosparticipardelosasuntosso-metidosasuconsideración,porqueelresultadodedichostrámites,proporcionaunbeneficiopersonalparaél,parasucónyugeoparaalgunodelosparientesenelgradoquelaleytaxativamenteseñale...Setrata,evidentementedeunarazónsubjetivaquetornaparcialalfuncionarioyqueloinhabilitaparaaproximarsealprocesodetomadedecisionesconlaecuanimidad,laponderaciónyeldesin-terésquelanormamoralylanormalegalexigen.”(ConsejodeEstado.SaladeConsultayS.C..Sentenciade19demarzo/96-PonenteJoaquínBarretoRuiz).

Procurandoelcontrolylareduccióndelosriesgosinherentesatodoconflic-todeintereses,laConstituciónylasleyeshanconsagradounrégimendeprohi-biciones,inhabilidadeseincompatibilidadesalcualestánsujetoslosfunciona-riospúblicos.Deigualforma,laleydisciplinariaestablece,entrelasobligacionesdelservidorpúblico,ladedeclararseimpedidoparaactuarenunasuntocuandotengainterésparticularydirectoensuregulación,gestión,controlodecisión,o lotuvieresucónyuge,compañeroocompañerapermanente,oalgunosdesusparientesdentrodelcuartogradodeconsanguinidad,segundodeafinidadoprimerocivil,osusocioosociosdehechoodederecho.El trámitepara lasolución de los conflictos de interés distingue, por lo tanto, entre la solucióntomadaporiniciativadelfuncionarioafectadoporelconflicto(impedimento)ylaseparacióndelasuntocuandonoobedeceasuiniciativa(recusación).

Lasherramientasprácticasprevistas–disponiblesenelCDadjunto-tienen

comopropósitoapoyaralosmunicipiosparaqueprevenganlaocurrenciadelosconflictosdeinteresesenmateriadecontratación,yencasodequesepre-senten,orientareneltrámiteparasusolución.Sonapenasalgunasdelasme-didasquelosmunicipiospuedentomar.Existenotrasherramientasquenosedesarrollanaquí,comoelformatoúnicodehojadevida(Artículo1delaLey190de1995),cuyainformacióndeberíapermitiracadamunicipiodetectarposiblesconflictosdeintereses,siempreycuandoseaactualizadaperiódicamente.

De igual forma,enelCDseencuentranapartesdeltextode la“MisióndeContratación”1,relativosala“Participación y Control Social”,enelcualseanalizanlostemasdelasinhabilidadeseincompatibilidadesysehaceunarelaciónyex-plicacióndelasmismas,asícomosusignificadoenmateriacontractual.

inforMaCión CdEn el CD adjunto encontrará herramientas para prevenir y tramitar los conflictos de intereses y el marco normativo correspondiente.

El trámite para la solución de los conflictos de interés dis-tingue, por lo tanto, entre la solución tomada por iniciativa del funcionario afectado por el conflicto (impedimento) y la separación del asunto cuando no obedece a su iniciativa (re-cusación).

1 “MisióndeContratación-Haciaunapolíticaparalaeficienciaylatrans-parenciaenlacontrataciónpublica”,publicadoporelDepartamentoNa-cionaldePlaneaciónen2002.

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HERRAMIENTAS PARA PREVENIR EL CONFLICTO DE INTERESES

A. MODELO DE DECLARACIÓN PARA PREVENIR CONFLICTOS DE INTERESES EN MATERIA CONTRACTUAL

Nota: Esta declaración será suscrita por cada uno de los funcionario(a) del municipio que intervienen en los proceso de contratación, al momento de asumir dicha función o responsabilidad.

Municipio __________________________________________________________

Nombre del funcionario _______________________________________________

Cargo _____________________________________________________________

Teniendo en cuenta que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, el municipio busca el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de las personas que colaboran en la consecución de dichos fines, manifiesto:

1. Conocer que, de acuerdo con el artículo 40 de la ley 734 de 2002, debo declararme impedido cuando el interés general del municipio entre en conflicto con mi interés particular y directo.

2. Conocer que, de acuerdo con el artículo 40 de la ley 734 de 2002, debo declararme impedido para actuar en un proceso contractual cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tenga mi cónyuge, compañero o compañera permanente, o alguno(s) de mis parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o mi socio o socios de hecho o de derecho.

3. Conocer que, de acuerdo con el artículo 40, numeral 30 de la ley 734 de 2002, es falta gravísima intervenir en la tramitación, aprobación, celebración o ejecución de un contrato estatal con persona que esté incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitución o en la ley.

4. Conocer que, de acuerdo con el artículo 35, numeral 22 de la ley 734 de 2002, me está prohibido prestar, a título particular, servicios de asistencia, representación o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, hasta por un término de un año después de la dejación del cargo

En mérito de lo anterior, se firma, a los __ días del mes de ______________ de__ ____, en el municipio de ______________________________________________.

______________________________________________________________Firma de funcionarioCédula de Ciudadanía Nro _____________________


B. MODELO DE DECLARACIÓN PARA PREVENIR CONFLICTOS DE INTERESES EN MATERIA CONTRACTUAL, PARA FUNCIONARIOS DEL NIVEL DIRECTIVO, ASESOR Y EJECUTIVO

Nota: Esta declaración será suscrita por cada uno de los funcionario(a) del nivel directivo, asesor y ejecutivo y de los miembros de junta o consejo directivo (y de las personas que ejercen el control interno o fiscal) que intervengan en un proceso de contratación, en el momento de asumir ésta intervención.

Municipio __________________________________________________________

Nombre del funcionario _______________________________________________

Cargo _____________________________________________________________

Teniendo en cuenta que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, el municipio busca el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de las personas que colaboran en la consecución de dichos fines, manifiesto:

1. Conocer que, de acuerdo con el artículo 40 de la ley 734 de 2002, debo declararme impedido cuando el interés general del municipio entre en conflicto con mi interés particular y directo.

2. Conocer que, de acuerdo con el artículo 40 de la ley 734 de 2002, debo declararme impedido para actuar en un proceso contractual cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tenga mi cónyuge, compañero o compañera permanente, o alguno(s) de mis parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o mi socio o socios de hecho o de derecho.

3. Conocer que, de acuerdo con el artículo 40, numeral 30 de la ley 734 de 2002, es falta gravísima intervenir en la tramitación, aprobación, celebración o ejecución de un contrato estatal con persona que esté incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitución o en la ley.

5. Conocer que, de acuerdo con el artículo 35, numeral 22 de la ley 734 de 2002, me está prohibido prestar, a título particular, servicios de asistencia, representación o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, hasta por un término de un año después de la dejación del cargo.

6. Conocer que, de acuerdo con el artículo 8 de la ley 80 de 1993, están impedidas para participar en licitaciones o concursos con el municipio o celebrar contratos con este, mis familiares hasta el segundo grado de consan-guinidad, segundo de afinidad o primero civil.

7. Conocer que, de acuerdo con el artículo 8 de la ley 80 de 1993, mi cónyuge, compañero o compañera per-manente, no podrá participar en licitaciones o concursos del municipio ni celebrar contratos con este.

8. Conocer que, de acuerdo con el artículo 8 de la ley 80 de 1993, están impedidas para participar en licitaciones o concursos las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carác-ter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas de las cuales haga parte yo, mi cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de nosotros.

En mérito de lo anterior, se firma, a los __ días del mes de ______________ de__ ____, en el municipio de ________________________________________________.

______________________________________________________________Firma de funcionarioCédula de Ciudadanía Nro _____________________

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C. CUADRO MODELO PARA DIVULGAR INFORMACIÓN SOBRE EL PERSONAL QUE INTERVIENE EN UN PROCESO DE CONTRATACIÓN

Nota: Para publicar en cartelera, web o en otro medio de comunicación

Municipio_________________

Proceso de contratación No. ____________

Objeto a contratar _______________________________________

Nombre (s)(del funcionario/s o contratista/s)

Cargo(que ocupa/n el funcionario o calidad de contratista)

Dependencia(a la que está/n vinculado/s)

Función/ tarea a realizar

Realización de estudios previos

Elaboración de los pliegos de condiciones (o de la invitación a presentar oferta) y modificaciones

Evaluación y calificación de las ofertas

Elaboración de proyectos de respuesta a las observa-ciones sobre el informe de evaluación

Adjudicación del contrato

inforMaCión CdEn el CD adjunto encontrará herramientas para prevenir y tramitar los conflictos de intereses y el marco normativo correspondiente.

PARTE

Novedades

7º Capítulo Estudiosydocumentosprevios8º Capítulo Subastainversa9º Capítulo Concursodeméritos

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[CAPITULO 7] Estudios y documEntos prEvios

Este capítulo parte del principio de que cada contrato es único y diferente a los demás. De allí la importancia de la planeación de cada contrato y de los estudios y documentos previos que deben elaborarse en cada caso.

Estudios y documentos previos

CaPÍTULo

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Losestudiosydocumentospreviosenlosprocesoscontractualesconstitu-yenelsoportebásicoparalatomadedecisionesporpartedelaadministraciónenlaejecuciónderecursosycelebracióndecontratos,atendiendoaparámetrosdesatisfaccióndenecesidades,dedisponibilidadpresupuestal,delcumplimien-todenormasyprocedimientosexigiblesparacadacasoydandocumplimientoalosfinesyprincipiosquerigenlacontrataciónestatal.

Debenhacersedemaneraprecisaparacadaproceso,bajolaconsideracióndeoptimizarlosrecursos,cumplirconlasnormasyprocedimientos,desarrollarlosplanesyprogramasylogrardecisioneseficacesyeficientes.

Losdocumentosyestudiospreviosestánconformadosporlosdocumentosdefinitivosquesirvendesoporteparalaelaboracióndelproyectodepliegodecondiciones,demaneraquelosproponentespuedanvaloraradecuadamenteelalcancedelorequeridoporlaalcaldía,asícomoeldeladistribuciónderiesgospropuesta.

Elcontenidodelosestudiosydocumentospreviospodráserajustadoporlaalcaldíaconposterioridadalaaperturadelprocesodeselección.Cuandolamodificaciónde loselementosmínimos impliquecambios fundamentalesdelosmismos,laalcaldíapodrárevocarelactoadministrativodeapertura,decon-

INFORMACIÓN CDEn el CD adjunto usted puede consultar el texto completo de la Ley 1150 de 2007 así como el conjunto de normas que orientan la elaboración de los estudios previos. No lo olvide: el éxito de la contratación estatal comienza en los estudios y documentos previos.

GuÍA pArA LA contrAtAciÓn municipAL58

formidadconloexpuestoporelNumeral2delArtículo69delCódigoConten-ciosoAdministrativo.Estaactuación,-desernecesaria-tendrácomopropósitoprotegerelinteréspúblicoosocial.

¿Qué DebeN CONteNeR lOs estuDIOs pRevIOs?

1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación

Acordecon losplanes,programasyproyectosde laalcaldía,ycon los re-querimientos para su desarrollo y cumplimiento, cada contrato debe tenercomopropósitoelsatisfacerunanecesidadexistenteypendientederesolver-seporpartedelaadministración.Porejemplo,enmateriadefuncionamiento,losprocesosdefortalecimientoinstitucionalexigenlaadquisicióndeequiposy tecnología que permita cualificar el trabajo en las diferentes dependenciasdelaalcaldía,sustituirlosequiposdecomputoqueporsuobsolescenciayanoprestanelserviciorequerido,consecuentementehabránecesidaddeadquirircomputadoresounconmutador,oequiposdecomunicaciónetc.Setratadenecesidadesobjetivas,clarasyprevisibles.

¿Quién describe la necesidad a satisfacer? El área interrelacionada conjuntamente con el responsable de planeación

seránlaspersonasquetienenlamayorinformaciónyconocimientoyporelloserecomiendalaparticipacióndeestosfuncionarios.Sinembargo,laorganizacióndeestetrabajoylaparticipacióndeunosyotros,dependeráparacadacasodelacomplejidaddelcontratoarealizar.

Contenidos mínimos

1. Ladescripcióndelanecesidad2. Ladescripcióndelobjetoacontratar,especificacioneseidentifi-

cacióndelcontrato3. Fundamentosjurídicosquesoportanlamodalidaddeselección4. Elanálisisquesoportaelvalorestimadodelcontrato5. Lajustificacióndelosfactoresdeselecciónquepermitaniden-

tificar laofertadeconformidadconelArtículo12delDecreto2474de2.008

6. Elsoportequepermitalatipificación,estimaciónyasignacióndelosriesgosprevisibles

7. Elanálisisquesustentalaexigenciadegarantías

Los estudios previos reflejan el proceso de análisis y planeacióndelgastoydelosprocesoscontractualesporpartedelaadminis-tración.Esunaherramientadegestiónexitosaquegeneratrabajoenequipo,previsión,transparenciayorganización.

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2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar

Unavezestablecidalanecesidadlapreguntasiguienteenelprocesodepla-neaciónserá:¿Quéserequiereentoncesparasatisfacerlanecesidadqueyaestáplanteada?

Adquirirequiposdecómputo,ounconmutador,oequiposdecomunicaciónenelejemplo.¿Quéequipos?Debehacerseladescripciónyespecificacionesdelobjeto,serviciouobraacontratar,cuidándosedenohacerreferenciaamarcasquepuedandarlugaradudasoseñalamientossobreunsesgoenelprocesocontractual.Sóloencasosdeexigenciatécnicaimprescindible,semencionaránmarcasydeestehechoseharáexplícitareferencia,conelseñalamientodelosdocumentosysoportesqueasíloexigen.

Enestetrabajointervendráneláreainterrelacionada,entendiéndoseportallaquetienelanecesidad,porejemplosistemasoplaneación,otalentohumano,olasecretaríageneral.Elexpertootécnicoqueconozcalarealidadoelestadodelosdesarrollosensistemasenlaalcaldía,losrequerimientosdecompatibili-dad,avancesenelmercadosobreelobjetodelanegociación,costos,ventajascomparativas,enfinlapersonaquepermitalaidentificaciónadecuadayviable,respectodelbienoserviciorequeridos.Laviabilidadobligatenerencuentafac-torestécnicos,capacidadydisponibilidadpresupuestal,entreotros.

Unavez respondidos los interrogantes sobre lanecesidada satisfacery lamejormaneradesatisfacerla,estoeslascaracterísticasdelbien,serviciouobraacontratar,laotrapreguntaaresponderseserá:¿Quétipodecontratosedebecelebrar?Hayenesteanálisisaspectosdecarácternetamentejurídico,enelque,seráel responsabledelárea jurídicaquiendebeaportar la informaciónyele-mentosdejuicionecesariosy lasautoridadesquienesresuelvan.Porejemplo,elcasodelosequiposnosplanteaposibilidades:compra,arriendo,suministro,préstamodeusoocomodato.

Deacuerdoconladecisiónadoptadasobreeltipodecontratoqueseapli-carásurgenparaelresponsabledeláreajurídicacompromisosdeconstruccióndelmodelodecontratoóptimoparalasatisfaccióndelanecesidad,manteni-


Nuncadoscontratossoniguales.Portantosehacenecesariovisua-lizartécnicayjurídicamenteelcontratodemaneraintegralyhacerelestudioparticularparacadacaso.Todacontratacióndebeserunaoportunidadparaobtenersiemprelosmejoresbienes,serviciosuobrasparaelmunicipio.

Debe hacerse la descripción y especificaciones del objeto, ser-vicio u obra a contratar, cuidán-dose de no hacer referencia a marcas que puedan dar lugar a dudas o señalamientos sobre un sesgo en el proceso contractual.


mientos, capacitación, reposición de equipos, actualizaciones. (Esta actividadseráposterioralaetapadeplaneacióndelcontrato).

3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selecciónLaactividadcontractualenelEstadoesreglada.Ellosignificaqueladecisión

decontratar,unavezresueltoslosinterrogantesantescitados,debecompren-derunaexplicaciónjurídicadecuálserálamodalidaddeseleccióndelcontratis-taqueparaelcasoseaplicará.ElArtículo2delaLey1150de2007yelArtículo2delDecreto2474de2008prevénlasmodalidadesdeseleccióndeloscontra-tistasyconsecuentementetodacontratacióndebeajustarseenuntodoaestasmodalidades,ampliamentereglamentadaseneldecretocitado.

Así,teniendoencuentalacuantía,lanaturalezadelcontrato,delosbienes,serviciosuobraacontratar,sedefinirálamodalidaddeseleccióndelcontratista:

• licitaciónpública,• selecciónabreviada,• concursodemeritos,• contratacióndirecta.

transparenciaToda contratación con recursos públicos debe garantizar la imparcialidad y la igualdad de oportunidades, construir pliegos de condiciones que garanticen y reflejen una se-lección objetiva del contratista, en donde, por ninguna razón se apliquen criterios subjetivos o de discrecionalidad, cumplir paso a paso con los procesos de selección y con las publicaciones que garanticen el accionar público de la administración y la oportunidad de información, partici-pación y controversia por parte de los posibles oferentes, de la ciudadanía y de los entes de control.

Difundir la información contractual permite la controversia y la publicidad de los actos contractuales de la alcaldía.

Así mismo, debe darse respuesta oportuna a las inquietudes y observaciones de participantes o veedores, y explicitar las razones de las decisiones contractuales, dando publicidad a las mismas de acuerdo con las normas aplicables y las directrices previstas en el manual de contratación.

economíaDesde la Ley 80 de 1993 en su Artículo 25, este principio impone a los responsables de la gestión contractual la ob-ligación de suprimir en los procesos de contratación los trámites o cargas que exijan a los oferentes o contratistas el cumplimiento de pasos, requisitos, documentaciones dife-rentes a lo exigido por las normas .

Así mismo, el Artículo 10 del Decreto 2474 de 2.008 formuló las reglas de subsanabi-lidad en el propósito de permitir la mayor participación en cada proceso contrac-tual e impedir la exclusión de oferentes por requisitos de forma y no de fondo.

El principio de economía que rige la contratación estatal no solo está relacio-nado con este aspecto de trámites, sino

principios Además de aplicar rigurosamente las reglas previstas en las normas citadas para definir la modalidad de selección del contratista, deben atenderse los postulados y propósitos de los principios de economía, transparencia y responsabilidad que rigen la contratación estatal.

Lasdecisionesenmateriacontractualresponderánsiemprearazonesymotivosprecisos;ajustadosaderecho,alcum-plimientodelinterésgeneralquerigetodacontrataciónyalaresponsabilidaddelasautoridadespúblicas.

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Sobreelparticularlosestudiosprevioscomprenderán:• Normasobrelicitaciónpública,selecciónabreviada,concursodeméritos

ocontratacióndirecta. Laprecisióndelanormaquecontieneelprocesoomodalidaddeselec-

ciónaaplicar,porejemploselecciónabreviada,paraadquisicióndebie-nesyserviciosdecaracterísticastécnicasuniformesatravésdelasubastainversapresencial,ajustadaaloordenadoporelDecreto2474de2008ensusartículos16ysiguientes,altratarsedelacompradeequiposdecom-puto,consideradoscomobienesdecaracterísticastécnicasuniformesydecomúnutilización.

• Enladefinicióndelamodalidaddeseleccióndelcontratistadebentener-seencuentanfactoresdevalordelacontrataciónparadefinirelrangoenelqueseubica:demayor,menoromínimacuantía,yconsecuentementeajustarsealasprescripcioneslegalesyreglamentariassobreelparticular.

4. El análisis que soporta el valor estimado del contratoEnlaplaneacióndelcontratoyenlosestudiospreviosesnecesarioindicar

que también hace expresa referencia a la obligación de las autoridades de planear y prever los procesos contrac-tuales de manera rigurosa y ajustada a las prescripciones jurídicas, presupuestales y de viabilidad. Esto permite que la administración actué con certeza de llegar al fin de cada proceso contractual con éxito y que se eviten por tanto, riesgos como las declaraciones de desiertas las licitaciones, imposibilidad de adjudicación de contratos, entre otros.

Deben las autoridades garantizar el cumplimiento de to-dos los requisitos previos, licencias, autorizaciones, legal-izaciones de predios, permisos, en fin todos los pasos que le den solidez y garantía de eficacia al proceso contractual a emprenderse.

ResponsabilidadLos servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución de los contratos y a proteger los dere-chos de la entidad, de los contratistas y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

... los servidores públicos responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razones de ellas...

... la responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual y la de los procesos de selección será del jefe o representante de la entidad estatal quien no podrá trasladar-la a las juntas o concejos directivos de la entidad, ni a las cor-poraciones de elección popular, a los comités asesores, ni a los

organismos de control y vigilancia de la misma1...

La norma citada nos indica la gran importancia de los es-tudios previos y documentos soporte como base de las decisiones de la administración en materia contractual. Su concepto y contenido son válidos para todos los procesos, en cuanto toda decisión contractual debe tener un soporte o fundamentación objetivas y ajustadas a derecho.

Responsabilidad de los servidores públicos

ElNumeral3delArtículo26delaLey80de1993 establece claramente la responsabili-daddelosservidorespúblicos:Lasentidadesylosservidorespúblicos,res-ponderán cuando hubieren abierto licita-ciones,sinhaberelaboradopreviamenteloscorrespondientes pliegos de condiciones,diseños,estudios,planosyevaluacionesquefueren necesarios, o cuando los pliegos decondiciones) hayan sido elaborados en for-maincompleta,ambiguaoconfusaquecon-duzcan a interpretaciones o decisiones decaráctersubjetivoporpartedeaquellos…

1 Art.26Ley80de1.993

Teniendo en cuenta la cuantía, la naturaleza del contrato, de los bienes, servicios u obra a contratar, se definirá la modali-dad de selección del contratis-ta: licitación pública, selección abreviada, concurso de meri-tos, contratación directa.


lasvariablesutilizadasparacalcularelpresupuestodelarespectivacontratación,asícomosumontoyeldeposiblescostosasociadosalmismo.

• Eneleventoenquelacontrataciónseaapreciosunitarios,laentidadcon-tratantedeberásoportarsuscálculosdepresupuestoenlaestimacióndeaquellos.

• Enelcasodelconcursodeméritosnosepublicaráeldetalledelanálisisquesehayarealizadoenmateriadecostos.

• Paraelcontratodeconcesiónnosepublicaránirevelaráelmodelofinan-cieroutilizadoensuestructuración.

Enelanálisisquesoportaelvalorestimadodelcontrato,serequierelapar-ticipaciónactivadelresponsabledeplaneación,deláreafinancieraydepresu-puesto,afindeconsignarlainformaciónrealquepermitalamayoreficienciaenlaplaneacióndecostosdelcontratoylasdisponibilidadespresupuestales

5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el Artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.

“Qué es ofrecimiento más favorable a la entidad2.1. Enlaselecciónabreviadaparalaadquisicióndebienesyserviciosdeca-

racterísticastécnicasuniformesydecomúnutilizaciónlaofertamásfavo-rablealaentidadseráaquellaconelmenorprecio.

2. Enelconcursodeméritoslaofertamásfavorablealaentidadseráaquellaquepresentelamejorcalidad,deacuerdoconloscriteriosseñaladoseneldecreto2474de2.008yenelpliegodecondiciones,conindependenciadelprecio,quenoseráfactordecalificaciónoevaluación.

3. Enlosprocesosdeselecciónporlicitación,deselecciónabreviadaparalacontratacióndemenorcuantía,yparalosdemásqueserealicenaplican-doesteúltimoprocedimiento,laofertamásventajosaserálaqueresultedeaplicar loscriteriosconsagradosen lanormacitada (Art.12Decreto2474/2008literalB)ydeconformidadconladecisiónquesobreelpar-ticularadopteelConsejodeEstadoensentenciasobre lademandadenulidadalcitadoartículo.

Paraefectosdecomparaciónde lasofertas laentidadcalculará la relacióncostobeneficiodecadaunadeellas,restandodelpreciototalofrecidolosva-lores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adi-cionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo señalado en el artículo 12 deldecreto2474de2008.Lamejorrelacióncosto-beneficioparalaentidadestarárepresentadaporaquellaofertaque,aplicadalametodologíaanterior,obtengalaciframásbaja.Laadjudicaciónrecaeráenelproponentequehayapresentadolaofertacon lamejor relacióncosto-beneficio.Elcontratosesuscribiráporelpreciototalofrecido

presentación de ofertas en varias monedas:cuandoelpliegodecon-dicionespermitalapresentacióndeofertasenvariasmonedas,paraefectosde

2 Artículo5°delaLey1150de2007

En la planeación del contra-to y en los estudios previos es necesario indicar las variables utilizadas para calcular el pre-supuesto de la respectiva con-tratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo.

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evaluaciónycomparacióndelasmismas,laentidadconvertirátodoslospreciosa lamonedaúnica indicadaenelpliego,utilizando losparámetrosseñaladosparatalefectoenlosmismos.

En esta actividad de definición de factores de evaluación para obtener laofertamásfavorablealmunicipio,serecomiendaeltrabajointerdisciplinarioen-tretécnicos,áreainterrelacionada,financierayelapoyodeláreajurídicadesernecesario.

6. El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles

Estaactividadpreparatoriadelosprocesoscontractualespresentatresacti-vidadesdiversas:laidentificación,latipificaciónylaasignacióndelosriesgosdelcontratoacelebrar.

En este aparte es necesario que se realice el ejercicio de previsión de losriesgossusceptiblesdeocurrirendesarrollodelcontratoyquepuedanafec-tar el equilibrio económico del mismo. En consecuencia esta actividad debecumplirse con completo conocimiento del objeto del contrato, la naturaleza,lascircunstanciasqueeneltiempo,condicionesylugardecumplimientodelaobligacióndehaceronohacerpuedanafectareldesarrollodelasobligacionesdelaspartes.(Riesgosdelmercado,incrementosencostos,abastecimiento,ries-goscambiarios,normativos,etc.)

Seentiendencomoriegos3 involucradosenlacontratacióntodasaquellascircunstanciasquedepresentarseduranteeldesarrolloyejecucióndelcontrato,puedenalterarelequilibriofinancierodelmismo.Elriesgoseráprevisibleenlamedidaqueelmismoseaidentificableycuantificable.

Paraidentificarlosriesgosesnecesarioanalizarelobjetodelcontratoasuscri-bir,reconocerlasaccionesuomisionesqueobliganalaspartesylascircunstan-ciasdeposibleocurrenciaquepuedanalterarelvalordelcontrato,porejemplolamodificacióndearancelesencasodeadquisicióndebienesimportados,lasmodificacioneseneltipodecambio,laescasezenelsuministrodematerialesparaunaobra,entreotrossonriesgosquedebenidentificarseytipificarse.

Losriesgosdebenreferirsealaaparicióndehechosocircunstanciasajenasalaspartes,quetienenunorigenexterno,estoesquenocomprometeparanadalavoluntaddelaspartesyquedellegarapresentarsecausaríanunaalteracióneconómicaafectandolosvaloresinicialmentepactados.

Esta actividad preparatoria de los procesos contractuales pre-senta tres actividades diversas: la identificación, la tipificación y la asignación de los riesgos del contrato a celebrar.



3 Artículo4°delaLey1150de2007yArtículo88delDecreto2474de2.008


Estimación de los riesgosUnavez identificadosy tipificados los riesgos (comerciales,financieros,de

cambiosnormativos,deseriedadycumplimientodelaofertaetc.)sehacene-cesaria laestimaciónovaloracióndelefectoeconómico,quepodríacausaralocurrirelmismo.

Estavaloraciónprocedeconlaaplicacióndematricesdecuantificaciónderiesgosquecomprendavariableseconómicas,técnicasomixtasyquedeberánconstruirseparacadacaso,conlaasesoríayapoyodeexpertos.

Asignación de los riesgosMedianteestaactividadoejerciciolaalcaldíadeterminarácualdelaspartes

delcontrato(laadministraciónoelcontratista)debenasumirlosefectoseconó-micosencasodequesecumplalacircunstanciageneradoradeldesequilibrioeconómicodelcontrato.

La determinación de quién asume los riesgos debe tomarse teniendo enconsideraciónlapartedelcontratoqueestéenmayorposibilidaddepreverlos,controlarlosyadministrarlos.

Igualmentedebevalorarsecuáldelaspartestienemayorposibilidaddemi-tigaciónodiversificacióndelosriegosprevisibles.

Laalcaldíaenelproyectodepliegodecondicionesdeberátipificarlosries-gosquepuedanpresentarseeneldesarrollodelcontrato,conelfindecuantifi-carlaposibleafectacióndelaecuaciónfinancieradelmismo,yseñalaráelsujetocontractualquesoportará,totaloparcialmente,laocurrenciadelacircunstanciaprevistaencasodepresentarse.

Losinteresadosenpresentarofertasdeberánpronunciarsesobreloanteriorenlasobservacionesalpliego,oenlaaudienciaconvocadaparaelefectoden-trodelprocedimientodelicitaciónpública,casoenelcualselevantaráunactaqueevidencieendetalleladiscusiónacontecida.

Latipificación,estimaciónyasignacióndelosriesgosdebeconstarenelplie-godefinitivo.Lapresentacióndelasofertasimplicalaaceptaciónporpartedelproponentedeladistribuciónderiesgosprevisiblesefectuadaporlaentidadendichopliego.

Debetenerseencuentaquelaidentificaciónderiesgosylaasignacióndelosmismos,estoes,silosasumelaadministraciónoelcontratista,podráenal-gunoscasostenerincidenciadirectaenelmayoromenorvalordelaoferta.

Estaactividaddetipificación,estimaciónyasignaciónderiesgosdelcontratoacelebrarexigeuntrabajointerdisciplinarioentretécnicos,áreainterrelaciona-da,financierayelapoyodeláreajurídicadeexpertosentemasdevaloraciónderiesgos(puedeacudirsealintermediariodeseguros)encasodequelaalcaldíacuenteconuncontratosuscritoparaelmanejodesuprogramadeseguros.

Los riesgos deben referirse a la aparición de hechos o circuns-tancias ajenas a las partes, que tienen un origen externo, esto es que no compromete para nada la voluntad de las partes y que de llegar a presentarse causarían una alteración eco-nómica afectando los valores inicialmente pactados.

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7. El análisis que sustenta la exigencia de garantíasEl análisis de las garantías exigibles comporta la obligación por parte del

alcaldeydelosservidoresqueparticipanenlosprocesosdecontratación,deasegurarquelaalcaldíaquedecubiertademaneraarazonable,ampliaysufi-ciente,enlaejecucióndelosdiferentescontratos.

Debeactuarseconlamayorresponsabilidadycuidadoenelmanejodelosrecursospúblicosy lasprevisiones respectoalcumplimientode loscontratosyelprecavereventualidadeso litigios futurosporrazonesde incumplimientocontractual.

Eslanaturalezadelcontratolaquepermiteidentificarlasgarantíasexigibles,advirtiéndosequesedebenincluiraquellasqueamparenlosriesgosinherentesalcontrato,porejemplo,elamparodebuenmanejoycorrectainversióndelan-ticipoypagoanticipadoparaloscasosenloscualessehayapactadoestaforma

depago,elamparodesalarios,prestacionessocialeseindemnizacioneslabora-lesparaloscasosenqueelcontratistadirectamenteotravésdesubcontratistastengapersonalacargoparaelcumplimientodelobjetocontractual,lagarantíadecalidadycorrectofuncionamientodelosbienesyequipossuministrados,ca-lidaddelservicio,estabilidaddelaobra,garantíadecumplimiento,entreotras.

Estaactividaddeanálisissobrelasgarantíasexigiblesdelcontratoacelebrarexigeuntrabajointerdisciplinarioentretécnicos,áreajurídicayfinanciera.

La determinación de quién asu-me los riesgos debe tomarse teniendo en consideración la-parte del contrato que esté en mayor posibilidad de preverlos, controlarlos y administrarlos.Igualmente debe valorarse cuál de las partes tiene mayor posi-bilidad de mitigación o diversifi-cación de los riegos previsibles.


Es obligatorio para la autoridad contratante definir las garantíasexigiblesparacadacasoyrealizarlavaloraciónsobrelasuficienciadelosvaloresamparadosrespectoalosriesgosexistentes.

A modo de conclusiónEl contenido mínimo de los estudios previos se complementará con los requisitos y ele-mentos exigidos para cada tipo de contrato o modalidad de selección de contratistas exi-gidos y documentos o elementos previstos por el manual de contratación en cuanto a procedimientos de control de la gestión contractual.

Como se advierte, la importancia de la planeación contractual es relevante para todo tipo de contratos y los estudios y documentos previos sólo están exceptuados por las normas para los casos de la urgencia manifiesta, que por su ocurrencia imprevista no lo permiten, imponiéndose en este caso, la motivación del acto administrativo que la declare.

Lo anterior significa que todo contrato con recursos públicos debe contar con una planea-ción y justificación que la soporte. En esta actividad debe el alcalde propiciar el trabajo de grupo coordinado e interdisciplinario y de las diferentes actuaciones deben consignarse los registros o evidencias.

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En este capítulo se presentan y explican las características de la modalidad de selección abreviada de subasta inversa pre-sencial, así como los principios y las pautas básicas que garan-tizan la transparencia y publicidad del proceso para beneficio del municipio y de los eventuales proponentes.

Subasta inversa

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INFORMACIÓN CDCD Consulte en el CD adjunto la reglamentación para la subasta inversa.En el CD usted encuentra también formatos y ejemplos para mejorar los procesos de contratación.

Definición.Lasubastainversaeselprocedimientoatravésdelcual,me-dianteunapujadinámica,quepuedeserefectuadademanerapresencialoelectrónicamente,seseleccionaelcontratistaparalaadquisiciónosu-ministrodebienesyserviciosdecaracterísticastécnicasuniformesydecomúnutilización.

Enlasubastainversasóloseaplicarácomocriteriodeadjudicaciónelmenorprecio.Enconsecuencia,loquesebuscaespotenciarlacapacidadnegociadoradel municipio, a partir de estudios previos serios y de la optimización de losrecursos,para la satisfacciónde lanecesidadquesepretendeatendercon lacontrataciónarealizar.

Comoreglageneralparalarealizacióndelasubastaseexigelapluralidaddeproponentes.Porlomenos(2)proponentes.

Comoseanotó,eldesarrollodelasubastainversapuedehacerseelectróni-camente,estoes,atravésdelautilizaciónderecursostecnológicos.Cuandolaentidadnocuenteconlosmediospararealizarlasedejaráconstanciaexpresadeestehechomedianteexpedicióndecertificaciónsobreelmismo.Noobstante,comoalternativalaentidadpuedeacudiralautilizacióndelaplataformatecno-lógicaquehapuestoenfuncionamientoelSECOP1ocontratarcontercerossurealización.Enestecaso,laadministracióndebeexigirycontrolarquequienestéactuandocomooperadortecnológicodelasubasta,garanticelaautenticidadylaintegridaddelosmensajesdedatos2/3.

1 SECOP:Sistemadeelectrónicoparalacontrataciónpública.

[CAPITULO 8] subAstA invErsA


lA subAstA INveRsA ReQuIeRe ClARAs ReglAs Del juegOLasubastainversaesunprocedimientoreglado,enelcuallaadministración,

deconformidadconloprevistoenelmarconormativoqueleesaplicable,es-tableceenlospliegosdecondicioneslasnormasoreglasdeljuegoparagaran-tizarlatransparencia,publicidadeigualdaddelosproponentesenelprocesoylascondicionesobjetivasquepermitancerrarunanegociaciónequitativaparalaspartesasícomounaadecuadautilizacióndelosrecursospúblicos,lograndoobtenerbienesdecalidadalmenorprecio.

Lasreglasprevistasparaesteprocesocontractualobligantantoalaadmi-nistración como a los posibles oferentes que de manera voluntaria acuden aparticiparenelmismo.La importanciadeunabuenaplaneacióndelprocesocontractualylaclaridaddelascondicionesyrequisitosexigidos,haránmáságilytransparentelacontratación.

2 Art.26Decreto2474de2008

3 ProcedimientodelaSubastainver-saelectrónica:Art.27Decreto2474de2008

Porrazonesprácticasyenatenciónalosrequerimientosexplícitosdelosmunicipios,hare-mosénfasisenlorelacionadoconsubastainversapresencialyserecomiendaestaratentosalosdesarrollosquesobresubastaelectrónicavieneefectuandoelSECOP.

Como regla general para la rea-lización de la subasta se exige la pluralidad de proponentes.

beNeFICIOs De lA subAstA INveRsA

• Optimizalostiemposenelprocesodeadquisicióndebienesyservicios

• Racionalizaelgastodelmunicipio

• Generacompetenciaylograelmejorprecioposible

• Desarrollamecanismosdenegociojurídicoelectrónico

• Amplíalaparticipacióndelasfuerzasdelmercado

• Lograprocesosmástransparentes

• Cualificalacapacidadnegociadoradelmunicipio

Modalidades de subasta inversa

• A través del uso de recursos tecnológicos

• En línea

Subasta inversa electrónica

• Presencia física de los proponentes

• Lances por escrito

Subasta inversa presencial

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INFORMACIÓN CDCD Consulte en el CD adjunto la reglamentación para la subasta inversa.En el CD usted encuentra también formatos y ejemplos para mejorar los procesos de contratación.

MARCO NORMAtIvOElmarconormativodelasubastainversaloconstituyenelEstatutoGeneral

deContrataciónPública(Ley80de1993;Ley1150de2007;elDecreto2474de2008Art.16a28);normasposterioresqueloregulen,elmanualdecontratacióndelaentidadcontratanteylospliegosdecondicionesdelrespectivoproceso.

bIeNes RespeCtO De lOs CuAles pROCeDe lA subAstA INveRsALasubastainversaprocederáenloscasosdeadquisicióndebienesoservi-

ciosdecaracterísticastécnicasuniformesydecomúnutilizaciónqueseanre-queridosparaelcumplimientodelosplanesyprogramasdelaentidad.

Se entiende como bienes de características técnicas uniformes, aquellosrespectodeloscualessepuededefinirobjetivamentequeposeenlasmismasespecificacionestécnicasque,independientementedesudiseñoodelosele-mentosquelosdescriben,soncomparables,yquesirvenalmismofinrespectoaldesempeñoycalidadrequeridos.

Lascaracterísticastécnicas,eldesempeñoycalidaddebenserpreviayob-jetivamentedefinidasporlaentidadcontratanteenlasfichastécnicasqueso-portanelprocesodecontrataciónyhacenpartedelosestudiospreviosypliegodecondiciones.

Seentiendeporbienesyserviciosdecomúnutilizaciónlosqueseofrecendemaneramasivaenelmercado,encondicionesde igualdadoequivalenciarespectodequienlosrequierayaptosparasatisfacerlanecesidadquesepre-tendesuplirconlacontrataciónarealizar.

exCepCIÓN eN RelACIÓN CON lA CuANtíAParalaadquisicióndebienesyserviciosdecaracterísticastécnicasuniformes

ydebienesyserviciosdecomúnutilizaciónaquenoshemosreferido,elDecreto2474de2008definióensuarticulo17,quesinimportarlacuantíaestosbienesyservicios,seadquirieranporlaentidadpública,atravésdelasubastainversa.(Tambiénporcompradeconformidadconacuerdomarcodeprecios,omediantebolsasdeproductoscuandoaellohayalugar).Sinembargo,dispusoquecuan-doestosbienesoservicios,ensumontonosuperenel10%delamenorcuantía,podráelmunicipiotomarladecisióndecontratar,teniendocomoúnicareferen-cialascondicionesdelmercado,dejandoconstanciaescritadelanálisisquehagalaentidadsobreesteaspecto,enelexpedientedelacontrataciónrespectiva4.

Entodocasoparaestaexcepciónaplicaránigualmentelosprincipiosgene-ralesdelacontrataciónpública,lajustificaciónylaaplicacióndelasnormasdecontratacióndelmanualdecontratacióndelmunicipio,enlasqueseprecisedemaneraobjetivacómollegaraobtenerlaofertamásfavorable.

4 Artículo 3 del Decreto 2025 de2009.

La administración establece en los pliegos de condiciones las normas o reglas del juego para garantizar la transparencia, publicidad e igualdad de los pro-ponentes en el proceso y las condiciones objetivas



DIsCReCIONAlIDAD De lA ADMINIstRACIÓN

Bienes o servicios sometidos a regulación de precios mínimos Cuandolosbienesoserviciosdecaracterísticastécnicasuniformesodeco-

múnutilización,estánsometidosa regulacióndepreciosmínimos, laentidaddebevalorarlaprocedenciaderealizarlasubastainversa,oaplicarlamodalidaddeselecciónquecorresponda5.

Serecomiendaqueloslineamientosgeneralesaplicablesaestavaloraciónseconsignenenelmanualdecontratacióndelmunicipio.

ObseRvACIONes

Fichas técnicasSerecomiendaconsultarelSECOPcomounmediodeayudaparaidentificar

losdiferenteselementosqueconformanunafichatécnicayenparticular,parafamiliarizarseconloscriteriosaplicablesalosconceptosdecaracterísticastécni-casuniformesybienesyserviciosdecomúnutilización.5 Artículo.19Decreto2474de2008.

• La administración debe garantizar información amplia y oportuna sobre el certamen.

• Organice un espacio amplio y adecuado para que los proponentes puedan participar autónomamente y dis-pongan de la información básica para hacer los lances en cada ronda, así como facilitar la comodidad e indi-vidualidad en la configuración de su oferta

• Disponga de un tablero manual o electrónico con in-formación básica y general sobre el proceso objeto de la contratación, el presupuesto oficial estimado y para cada ronda el menor precio al final de la misma.

• Defina claramente la forma de registrar a los partici-pantes habilitados para hacer parte del certamen.

• Indique como se procederá para el caso de personas naturales y de personas jurídicas.

• Disponga al ingreso del recinto, un registro y control para que los asistentes entreguen para ser guardados provisionalmente los aparatos celulares u otros medios de comunicación y así evitar interrupciones o comuni-caciones que puedan perturbar el proceso.

• Los funcionarios que participan en el certamen como parte de la administración deben tener roles precisos y claros y cumplir los mismos con la oportunidad y dili-gencia debidos.

• Cada certamen tendrá un relator o coordinador quien será identificado antes de iniciarse y se clarificarán su papel y responsabilidades

• Tenga un orden del día para realizar el certamen, in-fórmelo a los oferentes y de cumplimiento al mismo.

• En las reglas del certamen defina cómo procede el re-tiro momentáneo de oferentes. En todo caso, se procu-rará que, de ser necesario, quien se retire lo haga una vez depositado el sobre o formulario con su lance o con la manifestación inequívoca de que no hará lances. Se evitará que salgan varios proponentes a la vez.

• Defina las posibles causales de suspensión de la audi-encia y en todo caso en el acta que contenga el desar-rollo de lo actuado, dispóngase el momento de reanu-dación de la misma.

Recomendaciones prácticas sobre la audiencia pública o certamen de la subasta

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Noexisteunlistadotaxativodebienesyserviciossubastablesporlaadmi-nistraciónpública.Sinembargo,laconsultaalSECOPbajoestaperspectivadaráunainformacióncompletayserádegranutilidad.

Prohibición de utilizar marcasSalvoquelanecesidadasatisfacerseporpartedelmunicipioasíloexija,no

estápermitidoelhacerreferenciaamarcaalgunarespectodelosbienesoservi-ciosobjetodelacontratación.

Sólo cuando sea técnica y estrictamente indispensable hacer referencia aunamarcaseactuarádeconformidadysedejaráconstanciaexpresadeestehe-choenlosestudiosprevios.Obviamenteseráelejerciciodelderechodediscu-siónycontradiccióndelosposiblesoferentes,elqueavalaydagarantíadequeseestánpreservandolosprincipiosdeigualdadytransparenciaenelproceso

Del CeRtAMeN O ACtO públICO De lA subAstA pReseNCIAlEsdesumaimportanciaorganizarparacadaprocesotodolorelacionado

conaspectosdefondoydeformadeleventoocertamendelasubastainversapresencial.

• El buen trato será requisito convenido y aceptado como regla que rige el certamen. No se aceptarán desórdenes, irrespetos o irregularidades que alteren el desarrollo del mismo. De ocurrir eventos como los mencionados, podrá establecerse como causal de sus-pensión de la audiencia y así se hará constar en el acta respectiva.

• Se recomienda no limitar el número de rondas.

• Defina el procedimiento para presentar los lances.

• En lugar visible para todos, registre lo que se ha defini-do como lance no valido, como una regla presente y de especial interés para todos.

• Los formatos para presentar los lances deben ser preci-sos, uniformes, sin lugar a equívocos y diligenciarse por los proponentes, sin tachones ni enmendaduras.

• En el evento que haya alguna equivocación se deberá diligenciar el espacio del formulario “ratificación de oferta en caso de enmendadura” o podrán solicitar un nuevo formularlo al grupo de apoyo sin que ello impli-que suspensión del cronómetro.

• Defina el tiempo máximo para diligenciar el formulario de cada lance, introducirlo en el sobre y entregarlo. Si pasado el tiempo fijado, no se entrega el sobre, se en-tenderá como lance no válido.

• Los proponentes que no presentaron un lance valido no podrán seguir presentándolos durante la subasta.

• Procure que los lances se den en precios unitarios, ello facilitará el proceso.

• En caso de existir empate se adjudicará el contrato al proponente que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate se realizará un sorteo.

• Cuando el comité evaluador, considere que el precio final ofertado es artificiosamente bajo, al finalizar el certamen requerirá al proponente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oí-das las explicaciones, el comité evaluara los argumen-tos y pruebas presentadas si es el caso y recomendara al ordenador del gasto la adjudicación o rechazo de la propuesta y declaratoria de desierta. Se considera procedente suscribir un documento que consigne los análisis y discusiones adelantadas.

• El comité evaluador recomendará al ordenador del gasto la adjudicación del contrato a quien haya pre-sentado la propuesta de menor valor o la declaratoria de desierta si es el caso.

• Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

La subasta inversa procederá en los casos de adquisición de bienes o servicios de caracte-rísticas técnicas uniformes y de común utilización que sean re-queridos para el cumplimiento de los planes y programas de la entidad.


Certamen:Seentiendeporcertamenelmomentoenelquelospropo-nenteshabilitadosparaparticiparenelprocesoy laadministración,enaudienciapública,bajolasnormasyreglamentacionesconvenidascomoreglasdelcertamen,danlugaralapujaqueconducealareducciónsuce-sivadelpreciodelosbienesoserviciosobjetodelacontratación.

Lapujaeslaquepermiteeldinamismopropiodelasubastaalabaja,comoesllamadalasubastainversa,todavezquesebuscaelmenorpreciorespectodelosmismosbienesyserviciosrequeridosporlaentidad.

Elcertamendelasubastaesunactodecompetenciaentrelosoferentesdelbienoservicio.Estacaracterísticadecompetenciaentrelosoferentesesconsi-deradacomolaesenciamismadelasubasta,yeslaqueexigequesepreveanprincipiosyreglasquerigenestemomentodelproceso.

pRINCIpIOs

Confidencialidad Elsecretorespectodelprecioofertadoporloscontrincantesenelproceso

yenparticularencadapuja,esreglabásicadesudesarrolloigualitarioytrans-parente.

Enconsecuenciadebenmantenerselossobrescerradosdelaofertainicial,abrirseenelactopúblicodelcertamenyordenarenordendemayoramenorlasofertasrecibidas,registrándolasenlugarvisible,demaneraclarayresaltandoparacadarondaelmenorvalorobtenidoenlamisma.

Esunabuenaprácticaquelaentidaddistribuyalossobresyformulariosen

loscualescadaproponentedemanerainequívocaplasmesuoferta.

Elpropósitoesobtenerencadalanceunabajarespectodelmenorprecioofertadoenlarondaprecedenteymantenerlareservadelpostoroproponente.

Esindispensabletomartodaslasprevisionesenlaorganizaciónparagaranti-zarigualitariamentelaconfidencialidad.

IncomunicabilidadLadinámicadeesteprocesocompetitivode la subastaestá regidaporel

principiodeincomunicabilidad,segúnelcual,sepretendepreservarlatranspa-renciadelprocesoylaigualdad,portanto,noseránpermitidosactosdecomu-nicaciónocoordinaciónentrelosparticipantesquepuedandarlugaraconcer-tacionesoacuerdospreviosquepodríandesnaturalizanlapujalimpia.

Sehacenecesarioquelaadministracióndemanerapreviayestablecidaenlospliegosdecondiciones,definaaspectosdeorganizaciónylogísticaquega-ranticenelcumplimientodeesteprincipio.

Responsabilidad y respetoLaparticipaciónenelprocesocontractualimponeresponsabilidadesycom-

promisosalaspartesqueintervienenenelmismo.Consecuentemente,lospar-

La puja es la que permite el di-namismo propio de la subasta a la baja, como es llamada la su-basta inversa, toda vez que se busca el menor precio respecto de los mismos bienes y servi-cios requeridos por la entidad

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ticipantesenelcertamenenrepresentacióndelaentidadylosoferentesdebentenerclaroelcódigodeconductaquelesobligaenestaactividad.

Lospliegosdecondicionesdebenconsagraruncapítuloenelquesecon-vengauncódigodeconductadelosparticipantesenelprocesodecontrata-ciónyenparticularenelcertamenoactodelasubasta.

No serán permitidos actos de comunicación o coordinación entre los participantes que puedan dar lugar a concerta-ciones o acuerdos previos que podrían desnaturalizan la puja limpia.

INFORMACIÓN CDConsulte en el CD adjunto la reglamentación para la subasta inversa.En el CD usted encuentra también formatos y ejemplos para mejorar los procesos de contratación.

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[CAPITULO 9] concurso dE mÉritos

En este capítulo se ofrecen las normas y pautas pertinentes para aplicar el concurso de méritos, que se utiliza en aquellos casos en que el municipio necesita contratar consultores o pro-yectos, dado que, a diferencia de los contratos de compras o procesos materiales, en estos casos priman los conocimien-tos, las técnicas o formas de organización especiales.

Concurso de méritos

CaPÍTULo

[9]

INFORMACIÓN CDEn el CD adjunto se pueden consultar las leyes y decretos que regulan y orientan la contratación del municipio.

Definición.Elconcursodeméritoseslamodalidadprevistaparalase-leccióndeconsultoresoproyectos,enlaquepodránutilizarsesistemasdeconcursoabiertoodeprecalificación.Enesteúltimocaso,laconfor-macióndelalistadeprecalificadosseharámedianteconvocatoriapúbli-ca,enlaqueseinvitaráalosposiblesoferentesaexpresarsuinterésdeparticiparenelprocesodeselecciónyasometersuspropuestasycalida-desprofesionalesytécnicasalestudioyvaloraciónquehagalaentidad,atravésdeuncomitédeevaluaciónydeconformidadconlasnormasydisposicionesaplicablesycontenidasenelpliegodecondiciones.

Elconcursodeméritos-reglamentadoenextensoporelDecreto2474de2008enlosartículos54al76yartículos6y7delDecreto2025de2009comomodalidad específica de selección de contratistas, para aquellos casos en losqueelobjetoesencialdelacontratacióneseldesarrollodeactividadesenlasqueprimanlosconocimientos,técnicasyorganizaciónespeciales(seaplicaosegeneraconocimientoenrelaciónconlaactividadcontractualadesarrollar);ysusceptiblesdeenmarcarseenlasfuncióndeconsultoríaydesarrollodepro-yectos,portanto,diferenciablesdelasactividadesnetamentemateriales.


Esenestesentidoqueellegisladordispusocomocriteriodeterminanteparalaseleccióndelcontratista,lacalidaddelapropuesta.Enelconcursodeméritoselprecionoseráfactordeselección.

Laintencióndellegisladorfuelademarcarlaobviadiferenciaentreunpro-cesodeadquisicióndeunosmueblesovehículosodeprestacióndeunserviciodepinturadeunedificio,porsolocitardosejemplos,y,elde laseleccióndeconsultoresyproyectosrespectodeloscualeslainformación,formación,cono-cimiento, experiencia, innovaciones, organización y utilización de tecnologíasadquierenunvalorrelevanteydefinitorio.

Debeentonces, tenerseclaroporpartede laautoridadmunicipal respon-sabledelagestióncontractualenelmunicipio,estoeselalcaldeydetodoelequipo interdisciplinarioqueparticipaen lasdiferentesetapasde lacontrata-ción,queparaestecasolaplaneacióndelcontrato,suformalización,ejecuciónycontrolexigenlógicasyanálisisqueapuntanaqueelmunicipiocuenteconlosmejoresconsultoresylosmejoresproyectos.

beNeFICIOs Del CONCuRsO De MéRItOs

• Racionalizaelgastoycualificalaseleccióndeconsultoresyproyectos.

• Genera procedimientos propios de contratación en la que priman losconocimientosyactividadesintelectualesytécnicas.

• Imponelaparticipacióninterdisciplinariaalinteriordelaadministraciónparalaplaneación,ejecuciónycontroldelcontrato.

• Proporcionaelementosdejuicioparaunaselecciónobjetivaplural,con-trovertidaycalificada.

• Permitecontarconbasesolistadosdeconsultoresyexpertosparaatenderlasnecesidadesdelaentidad.

Prevalece la calidad sobre el precio en el servicio ofertado, lo que busca laexcelenciaenlosestudiosyproyectosdelaadministraciónpública

tIpOs De pROpuestAsEnelconcursodeméritoslapropuestatécnicatieneunvalorimportante.La

leyhaprevistolaexistenciadedostiposdepropuestas.

Propuesta Técnica Simplificada (PTS):exigibleenloscasosenquelaen-tidaddefinaporsucuentalametodologíaparalaejecucióndelaconsultoríaytraceloslineamientossobreplandetrabajo,cargas,tiempos,métodosaplicables.

Paraestoscasoslaselecciónseharáobienporelsistemadeprecalificaciónconlistacortaoconlistamultiusoso,porelsistemadeconcursoabierto.

Enelconcursodeméritoslaadministraciónestáenlaobligacióndeprivilegiarlacalidad.Elprecionosecalifica.

El concurso de méritos para aquellos casos en los que el objeto esencial de la contra-tación es el desarrollo de ac-tividades en las que priman los conocimientos, técnicas y organización especiales (se aplica o se genera conocimien-to en relación con la actividad contractual a desarrollar); y susceptibles de enmarcarse en las función de consultoría y de-sarrollo de proyectos, por tanto, diferenciables de las activida-des netamente materiales.

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Propuesta Técnica Detallada (PTD): cuandolaentidaddefinaqueparaeldesarrollodelobjetocontractual,puedenválidamenteaplicarsemetodologíasdiferentesyconsecuentementeplanesycargasdetrabajodiferentes.

Enestoscasoslaselecciónseharáporelsistemadeprecalificaciónconlistacorta.

Propuesta económica: La propuesta económica si bien no es factor deselección como se ha expuesto reiteradamente, si debe contener la relacióndetalladayprecisasobre loscostosunitariosyglobalesparaeldesarrollodelcontrato.Estedesagregadopermitiráalcomitéasesor laverificacióndecon-sistenciaentrelosserviciosofrecidosyelcosto.Enconsecuenciasedetallaránentreotros:

• Laremuneracióndelpersonaldelconsultor lacualpodrá incluir,segúnelcaso,sueldos,cargasporconceptodeseguridadsocial,viáticos,entreotros.

• Gastosreembolsablesindicadosenlospliegosdecondiciones.• Gastosgeneradosporlaadquisicióndeherramientasoinsumosnecesa-

riosparalarealizacióndelalabor.• Gastosdeadministración.• Utilidadesdelconsultor.• Gastoscontingentes.

Lospreciosdeberánserdesglosadosporactividadydesernecesario,porgastosenmonedanacionalyextranjera.Lasactividadesyproductosdescritosenlapropuestatécnicaperonocosteadasenlapropuestaeconómica,seconsi-deranincluidasenlospreciosdelasactividadesoproductoscosteados.

¿CuáNDO pROCeDe el CONCuRsO De MéRItOs?Esteesuntemacrucialpuestoqueelhechodereferirseelconcursodemé-

ritosalaseleccióndeconsultoresydeproyectos,enconceptoaparentementeamplio,hapermitidoqueenmuchoscasosseobvieelprocedimientoyseacu-daalacontrataciónporlavíadeprestacióndeserviciosprofesionales.Sinem-bargolasnormasquedelimitanloscasosdelconcursodeméritossonprecisasyloaconsejableesquesehagaporpartedelaadministraciónelestudioprevioylatipificacióndelcontratoacelebrar,paraevitarresponsabilidadesposterioresqueencasodeconfigurarcelebraciónindebidadecontratos,podríacomportaraccionesadministrativas,disciplinarias,fiscalesypenales.

Elmunicipiodefiniráenelpliegodecondicionesquétipodepropu-estaseráexigibleparaelrespectivoprocesocontractual.

A través del concurso de méritos se escogerán los mejores, paraqueigualmentelosproductosoresultadosdesuactividadseanlosmejoresygenerendesarrollo.

La propuesta económica si bien no es factor de selección como se ha expuesto reiteradamente, si debe contener la relación de-tallada y precisa sobre los cos-tos unitarios y globales para el desarrollo del contrato.


Adicionalmenteesdeparticularinterésparalosmunicipiosqueendesarro-llodelaestrategiadegestióncontractualquedefinaelalcaldeparasuperiododegobierno,impulseeldesarrollodeprocesosdeconcursosdeméritos,cuan-doaellohayalugaryquesegenerendiscusionesyreflexionesalinteriordelaadministraciónsobrelasventajasdecontarenlosdiferentesproyectosyenlasconsultoríasconpersonalcalificadoyreconocidoporsusrealesejecutorias,queasuvezaportencredibilidadysolidezalosproyectos.

el concurso de méritos se aplica:

Proyectos

Proyectos de arquitectura por medio de jurados (decreto 2326 de 1995)

Numeral 2 art. 32 de la Ley 80 de 1993• Estudios necesarios para la

ejecución de proyectos de inversión

• Estudios de diagnostico, pre factibilidad para programas o proyectos específicos

• Asesorías técnicas de coordinación, control y supervición

• Interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos

• Dirección, programación y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Art. 75 decreto 2473 de 2008

Criterios de evaluación:• Experiencia específica• Valoración de formación y

experiencia del equipo de trabajo

• Oferta de soporte técnico

Consursoabierto

Intermediarosde seguros

Consultorías

Consursoprecalicación

Lista multiusos

Lista corta

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Concurso de méritos para servicios de consultoría referidos expresamente por el Numeral 2 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993

Seconsideranserviciosdeconsultoríayportantolaselecciónseharáporconcursodeméritos,lossiguientes:

• Loscontratosquerequieraelmunicipiopararealizarlosestudiosnecesa-riosparalaejecucióndeproyectosdeinversión.

• Losestudiosdediagnóstico,prefactibilidadofactibilidadparaprogramasoproyectosespecíficos.

• Lasasesoríastécnicas,decoordinación,controlysupervisión.• Lainterventoría,asesoría,gerenciadeobraodeproyectos.• Ladirección,programaciónylaejecucióndediseños,planos,anteproyec-

tosyproyectos.

Concurso de méritos para selección de proyectos de arquitecturaEnlaseleccióndeproyectosdearquitectura,siempreseutilizaraelsistema

deconcursoabiertopormediodejurados1/2.

Concurso de méritos para la escogencia de intermediarios de segurosElalcaldedentrodesuplandegestióncontractualdebepreverlacelebra-

cióndecontrato(s)deintermediacióndeseguros,paraquesielloesnecesario,puedacontarseconlaasesoríaenelmanejodelprogramadeseguros.Estapre-visióntendráencuentalasfechasdevigenciadelosprogramasdesegurosencursoy laselecciónporconcursodeméritosdelintermediariodesegurosseharáconanticipaciónsuficientealaseleccióndelaentidadaseguradora.Sóloencasosdebidamentejustificadosconmotivaciónsuficienteydebidamentedocu-mentadaspodrándesarrollardemaneraparalelalosprocesosdeselección.

Porlaboresdeasesoría,ydeasesoríatécnicadecoordinación,con-trol y supervisión debe entenderse las que se llevan a cabo conocasióndelaconstrucción,elmantenimientoylaadministracióndeconstruccióndeedificiosyviviendasdetodaíndole,depuen-tes,presas,muelles,canales,puertos,carreteras,víasurbanasyru-rales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcanta-rillados,riegos,drenajesypavimentos,oleoductos,gaseoductos,poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos;líneasdetransmisióneléctrica,yengeneraltodaslasactividadesrelacionadasconlaingenieríaaqueserefiereelArt.2delaLey842de2.003“porlacualsemodificalareglamentacióndelejerciciodelaingeniería,desusprofesionesafinesydesusprofesionesauxi-liares, se adopta el código de Ética Profesional y se dictan otrasdisposiciones”(ParágrafodelArt.54Decreto2474de2.008)

1 Selección por concurso abierto:Numeral3delArtículo2delaLey1150de2.007yArtículo61Decre-to2474de2008.|

2 Concursoabiertopormediodeju-rados- debedarseaplicacióna loordenado por el Decreto 2326 de1.995ylasnormasquelocomple-mentenomodifiquen.Estedecre-toserefiereaconcursoparalase-lección de consultores de diseño,planos,anteproyectosyproyectosarquitectónicos.

Es de particular interés para los municipios que en desarro-llo de la estrategia de gestión contractual que defina el al-calde impulse el desarrollo de procesos de concursos de mé-ritos, cuando a ello haya lugar y que se generen discusiones y reflexiones al interior de la ad-ministración sobre las ventajas de contar en los diferentes pro-yectos y en las consultorías con personal calificado y reconoci-do por sus reales ejecutorias.



ReglAs pARA el pROCesO De seleCCIÓN

En particular la estructuración del proceso para la selección atenderá lassiguientesreglas:

• Experienciaespecíficadelproponente,• Propuestametodológicayplanycargasdetrabajo,• Propuestadecoberturaycondiciones,• Programadeprevencióndepérdidas,• Formaciónyexperienciadeltalentohumanoogrupodetrabajo,• Soportetécnico.

exCepCIONes Al CONCuRsO De MéRItOs• Cuandolaconsultoríainvolucraotrasobligacionesprincipales,comopor

ejemplo, en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño yconstruccióndelaobra,laescogenciadelcontratistadeberáadelantarsemediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa,segúncorrespondadeconformidadconloseñaladoenlaleyyenelde-creto2474de2008.Entodocaso,elequipodeprofesionalesyexpertospropuestosdeberáseraprobadoporlaentidad.

• Cuandoelpresupuestooficialestimadoparalaconsultoríaseainferioral10%delvalorcorrespondientealamenorcuantíadelmunicipio.Seapli-caraelprocedimientoseñaladoenelArtículo6delDecreto2025de2009.Laseleccióndelconsultorodelproyectoseharádeconformidadconloscriteriosquelaalcaldíahayaestablecidoenlainvitaciónrespectiva,conbaseenlaexperienciadelproponenteoenelequipodetrabajo,segúnsesatisfaganlascondicionesrequeridasenlaejecucióndelaconsultoríadequesetrate.Lainvitaciónsedeberáformularaunmínimode3personas,eincluiráloscriteriosdehabilitaciónyselecciónquelaalcaldíaconsiderenecesarios.

• Elmunicipiopodrárealizarcontratosdeprestacióndeserviciosprofesio-nales,paraapoyarlalabordesupervisióndeloscontratosqueleespro-pia,siempreycuandolasactividadesnopuedanrealizarseconpersonaldeplantayquelacontrataciónseajustealoprevistoenelNumeral3delArtículo32delaLey80de1.993.

Del COMIté evAluADOR-AsesORElalcaldedesignaráuncomitéasesor3paralaevaluacióndepropuestasen

elconcursodeméritos.Laconformacióndelcomitépodráhacerseconelper-sonaldeplantasiempreycuandosecuenteconladisponibilidaddeltalentohumano,ysecumplanlosperfilesrequeridos.Ensudefecto,laentidadpodrácelebrarcontratosdeprestacióndeserviciosprofesionalesdeconformidadconlodispuestoenelArt.82delDecreto2474de2.008.

El comité actuará de manera objetiva, ciñéndose en un todo a las reglasquerijanelprocesocontractualyenparticularalodispuestoenlospliegosdecondicioneselcomitétendrácarácterasesor,noobstanteestacondiciónnoloeximedeloscompromisosyresponsabilidadesenelcumplimientodelamisiónquelehasidoencomendada.

3 Parágrafo 2 Art. 12, Art. 58 y Pará-grafo único Art 59 Decreto 2474de2008

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ACtIvIDADes Del COMIté AsesOR

Lasactividadesquedebecumplirelcomitéasesorsonentreotras,laasesoríaalalcaldeen:

• Elprocesodeprecalificaciónyselección

• Lavalidacióndelcontenidodelosrequerimientostécnicos

• Laconformacióndelalistacortaodelaslistasmultiusos

• Laevaluaciónycalificacióndelasofertastécnicaspresentadasdeconfor-midadconloscriteriosestablecidosenelpliegodecondiciones

• La verificación de la propuesta económica del proponente ubicado enprimerlugarenelordendecalificación.

• Laefectividaddelasgarantíasalosparticipantesencuantoainformación,igualdaddeoportunidades,ejerciciodelderechoalacontradicción.

• Cumplirconelregistroydocumentacióndelprocesodeselecciónenloquelescorresponda(documentos,actas,formulariosdeevaluación)

Losinformesdeevaluaciónseránsuscritosporcadaevaluador,soportandosusdecisionesenlosargumentosyvaloracionescorrespondientes.

Losinformesdeevaluaciónconstituyenelsoportequepermitirálatomadeladecisiónporpartedelalcaldelacualentodosloscasosdebetenerrazonessuficientes.Losinformessepublicarán,sedaránaconoceralosinteresadosyes-tospodránejercerelderechoacontrovertirsucontenidoenlaformaytérminosprevistosenlasnormasylospliegosdecondiciones.

lA pReCAlIFICACIÓN eN el CONCuRsO De MéRItOsEselprocedimientoanterioreindependientedelosprocesosdeconcurso

deméritos,yserealizamediantelaconformacióndelistaslimitadasdeoferen-tes;dependiendodeparacuantosprocesossequiera realizar, seclasificanendosgrupos:

1. Lista corta:Seaplicaparaunsoloproceso.• Esobligatoria para lapropuestatécnicadetallada(PTD).Esopcional

paralapropuestatécnicasimplificada(PTS)2. Lista multiusos:Seconformaparaaplicarseenvariosconcursosdeméri-

tosdeterminadosodeterminables,loscualestienenquetenerunobjetocomúnosimilar.Esobligatoriosolicitarlapropuestatécnicasimplificada(PTS).

Laconformacióndela listamultiusosdebecumplirconlosrequisitosycondicionesprevistasporelArtículo7delDecreto2025de2009.

El alcalde designará un comité asesor para la evaluación de pro-puestas en el concurso de méri-tos. La conformación del comité podrá hacerse con el personal de planta siempre y cuando se cuente con la disponibilidad del talento humano, y se cum-plan los perfiles requeridos.


Se recomienda de manera especial el mayor cuidado y diligencia en la preparación y planeación de los con-tratos y de los procesos contractuales de concurso de méritos, dada la particularidad de los mismos, el alto componente de intangibles en la estructuración del negocio a realizarse y que debe procurar la mayor ob-jetividad a fin de garantizar igualdad de oportunidades a los oferentes, una selección objetiva y ante todo una selección del mejor para el propósito buscado por la alcaldía con el contrato a celebrar.

Los estudios y documentos previos deben ser preci-sos en la descripción y pertinencia de la consultoría a contratar, el proyecto de inversión o proyectos que la hacen exigible, las actividades propias del consultor, interventor y/o asesor. La información básica de que se dispone y con la que podrán contar los posibles ofe-rentes y la información y documentación o productos

complementarios que se esperan recibir del trabajo del consultor o asesor según el caso.

La precisión sobre la necesidad que la alcaldía va a satisfacer con la contratación que se propone realizar.

En relación con el objeto de la contratación se de-ben responder las preguntas: qué se necesita, cómo se necesita, cuáles son las características técnicas, de organización y metodología aplicables y exigibles.

Es importante que para el trabajo de preparación, el alcalde conforme un comité o grupo de trabajo que permita recoger la información, experiencia y co-nocimiento de quienes aporten elementos técnicos, jurídicos, financieros y de control en la estructuración del contrato a celebrar, para garantizar el éxito en la gestión y la vigilancia de la ejecución del mismo y por ende que los proyectos cumplan de manera óptima y

Recomendaciones prácticas

pRINCIpIO De publICIDADParalaintegracióndecualquieradelasdoslistasenunciadasserequiererea-

lizarun aviso de convocatoria4 conelpropósito dequequienestenganinterésdeparticiparenelprocesodeselección puedanhacerlo bajolascondicionesyoportunidadesprevistasyen igualdaddecondiciones. Elcontenidomínimodelavisoserá:

• Lafechalímiteparapresentarlaexpresióndeinterés.• Loscriteriosquesetendránencuentaparaconformarlalistalimitadade

oferentes.• Laindicacióndesisetratadeunalistacortaodeunalistamultiusos.• Laindicacióndelosrequisitoshabilitantesmínimosyproporcionalesque

seexigenalosintegrantesdelalistalimitadadeoferentes.

Losinteresadosenconformarlalistaexpresaránsuinterésporescrito,den-trodeltérminoseñaladoparaelloenelavisodeconvocatoria,yacompañarándichamanifestaciónconladocumentaciónquesoporteelcumplimientodelosrequisitoshabilitantesdelinteresado.

CONFORMACIÓN De lA lIstA CORtADependiendoparaquetipodepropuestaseexigeunnúmeropluraldepre-

calificados.• ParalaPropuestaTécnicaDetallada(PTD):lalistacortanopodráexceder

deseis(6)precalificados

4 Esdeanotarqueesteavisoesdife-rente y adicional al aviso de con-vocatoria pública en los procesosde selección abreviada de menorcuantía, licitación y concurso deméritos, señalado en el Artículo 4delDecreto2474de2008.

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con sujeción a las normas técnicas y a los mandatos contractuales.

Precise el tipo de propuesta requerida (PTS ) o (PTD).

Tenga en cuenta que los requerimientos técnicos que elabore la alcaldía deben reflejar con precisión y claridad lo que se requiere y lo que se exigirá al con-tratista, las ambigüedades o generalidades para estos casos generan el riesgo de poner a la administración “en manos del contratista” en aspectos técnicos que bien pudieron ser previstos, con probabilidad de que surjan actividades que alteren los costos, los plazos o los desarrollos del contrato.

Defina en los requerimientos técnicos los objetivos, metas y resultados esperados. Estudios, diseños, infor-mes, diagnósticos, según el caso.

Advierta sobre los requerimientos o exigencias de calificación del equipo de trabajo, la disponibilidad y dedicación al proyecto, la facultad de la administración de verificar permanentemente este elemento y la dis-posición de que el equipo de trabajo sólo se cambiará por razones justificadas, con prueba de las razones para

el cambio, previa autorización de la administración y sólo de manera excepcional.

No olvide que en esta clase de contratos el talento humano y los conocimientos son inherentes a la valo-ración para la toma de la decisión de la administración en la adjudicación, por tanto debe procurarse la per-manencia del equipo del contratista. Obviamente si los resultados son satisfactorios.

En relación con la experiencia específica del propo-nente y de la formación y experiencia del equipo de trabajo, precise el tope de condiciones máximas exi-gibles y que sean objeto de puntuación. Este aspecto es importante para que la administración, con criterios razonables, pueda definir qué formación o experiencia que supere ese máximo se tenga en cuenta.

Precise el puntaje mínimo exigido para que una ofer-ta califique como elegible.

Desarrolle la cultura de proyectos en su municipio.

Consulte y siga el paso a paso de la guía de contrata-ción y la cartilla para el desarrollo de los procesos apli-cables a la selección por concurso de méritos.

• ParalaPropuestaTécnicaSimplificada(PTS).lalistacortanopodráexce-derdediez(10)precalificados.

Enelavisodeconvocatoriaparalaconformacióndelalistacortaseespe-cificarálaformadevalorarlainformaciónallegada,conbaseenlossiguientescriterios:

• Experienciageneral, relevantey suficienteen lasáreas requeridasenelobjetoacontratarqueasegurelaidoneidaddelfuturoproponenteparasuejecución

• Estructurayorganizacióndel interesadoencuantoalosrecursostécni-cos,humanosyfísicosdequedispone.

• Adicionalmente,laentidadpodrátenerencuentaotroscriterios,comolacapacidadintelectual,elcumplimientodecontratosanterioresysimilares,lasbuenasprácticas,reconocimientos,ocualquierotroelementodejui-cioquelepermitaalaentidadcontratanteidentificarprecalificadosquepuedanejecutarexitosamentelosserviciosdeconsultoríadequesetrate.

Si se presenta un solo interesado: la entidad revisará las condiciones establecidas y hará los ajustes que considere necesarios en los criterios para su conformación para dar lugar a una nueva convocatoria.

En el evento en el que en la segunda oportunidad no se logre la conformación de la lista y se presente un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso y adjudicar-

Para la integración de cualqui-era de las dos listas enunciadas se requiere realizar un aviso de convocatoria con el propósito de que quienes tengan interés de participar en el proceso de selección puedan hacerlo bajo las condiciones y oportuni-dades previstas y en igualdad de condiciones.


se, siempre que la oferta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y satisfaga los requerimientos contenidos en el pliego de condiciones.

CONFORMACIÓN De lA lIstA MultIusOsLa alcaldía procederá de igual manera mediante convocatoria pública a

travésdelSECOP,para loscasosenloscuales,seexija lapresentacióndepro-puesta técnica simplificada (PTS)porcuanto laadministración suministrará lametodología aplicable a la realización del contrato de consultoría. Para estoscasos,debetratarsedeldesarrollodecontratosdeobjetosimilardeterminadosodeterminables.

En consecuencia, la lista multiusos es la que resulta del proceso de valo-raciónyprecalificaciónporpartedelaalcaldíadeungrupodeoferentesquehancumplidolosrequisitosparasertenidosencuentaenordenpreferenteyobligatorioenlosconcursosdeméritosparaloscualesaplicaronyobtuvieronlaclasificacióncorrespondiente

Laconformaciónde listamultiusosfuereglamentadaporelArtículo7delDecreto2025de2009,definiendoreglasprecisasparaevitar laconcentracióndeadjudicacionesenalgunooalgunosdesusintegrantes.

Laslistasmultiusosseconformaránconmínimo25integrantesysuvigenciaserádeseismesescontadosapartirdelafechaenquequedeenfirmeelactoquelascontieneyquedebesercomunicadoalosinteresados.SepublicaráenelSECOP.Quienconsiderequesehanlesionadoderechosconlalistaotengareclamacionessobre lamisma,podrá interponer recursode reposiciónen lostérminosdelaley.

prevalencia de los intereses de la entidad contratante, previsión del riesgo de conflicto de intereses

Losconsultoresestánobligadosadarasesoramientocompetente,objetivoe imparcial,otorgandoentodomomentolamáximaim-portanciaalosinteresesdelaentidad,asegurándosedenoincurrirenconflictosdeinterés.Enconsecuencia,losproponentesevitarándarlugarasituacionesenqueseponganenconflictoconsusobli-gaciones previas o vigentes con respecto a otros contratantes, oconsufuturaoactualparticipaciónenprocesosdeselección,oenlaejecucióndeotroscontratos.Enconsecuencia,almomentodepresentarsuexpresióndeinterésen precalificar para ser incluido en la lista corta y al presentar supropuesta,elproponentedeberádeclararqueél,susdirectivosyelequipodetrabajoconqueseejecutaránlosservicioscontratados,noseencuentranincursosenconflictodeinterés.Parágrafo.Estanormaseaplicarátambiénaquienesseancontrata-dosparaintegraroacompañarlaslaboresdelcomitéasesor.Art.59Decreto2474de2008

La conformación de lista mul-tiusos fue reglamentada por el Artículo 7 del Decreto 2025 de 2009, definiendo reglas preci-sas para evitar la concentración de adjudicaciones en alguno o algunos de sus integrantes.

ANEXOS

Anexo 1 Definicióndediversostiposdecontratación ycasosenlosqueseaplican

Anexo 2 Algunasnormasrelativasalconflictodeintereses

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[ANEXO 1] Definición De Diversos tipos De contratación y casos en los que se aplican

Definición de diversos tipos de contratación y casos en los que se aplican

ANEXO

[1]Definición cAusAles

Contratación directa

Lacontratacióndirectaeselprocedimientomedianteelcualsecelebranloscontratosautorizadosporelnu-meral4ºdelartículo2ºdelaley1150de2007,sinqueseanecesarialaobtenciónpreviadevariasofertas.Porestarazónesteprocedimientohasidodenominadode“libreseleccióndelcontratista”.Elcitadoprocedimien-toseempleaenloscasosde:i) urgenciamanifiesta;ii) empréstito;iii) contratosinteradministrativos;iv) contratación reservada del sector defensa y el

DAS;v) contratosparaeldesarrollodeactividadescientífi-

casytecnológicasdefinidasporeldecreto591de1991;

vi) contratosdeencargofiduciario(leyes550de1999y617de2000);

vii) cuando no exista pluralidad de oferentes en elmercado;

viii)prestacióndeserviciosprofesionalesydeapoyoalagestión,asícomoparalaejecucióndetrabajosartísticosquesólopuedenencomendarseadeter-minadaspersonasnaturales;

ix) arrendamientooadquisicióndeinmuebles.

Todosloseventoscontempladosenelnumeral4ºdelart.2ºdelaley1150/07,seempleaenloscasosde:i) urgenciamanifiesta;ii) empréstito;iii) contratosinteradministrativos;iv) contratación reservada del sector defensa y el

DAS;v) contratosparaeldesarrollodeactividadescientífi-

casytecnológicasdefinidasporeldecreto591de1991;

vi) contratosdeencargofiduciario(leyes550de1999y617de2000);

vii) cuando no exista pluralidad de oferentes en elmercado;

viii)prestacióndeserviciosprofesionalesydeapoyoalagestión,asícomoparalaejecucióndetrabajosartísticosquesólopuedenencomendarseadeter-minadaspersonasnaturales;

ix) arrendamientooadquisicióndeinmuebles.

GuÍa para la contratación Municipal88

Definición cAusAles

Selección abreviada

La Selección abreviada corresponde a la modalidaddeselecciónobjetivaprevistaparaaquelloscasosenque por las características del objeto a contratar, lascircunstanciasdelacontrataciónolacuantíaodesti-nación del bien, obra o servicio, puedan adelantarseprocesossimplificadosparagarantizarlaeficienciadelagestióncontractual.

Nota:Debetenerseencuentaque,enlugardeseñalarunprocedimientoúnicoparalaadquisicióndeobras,bienesoserviciosmedianteestamodalidaddeselec-ción, el decreto 2474 de 2008 y el Decreto 2025 de2009,losqueestablecieronunprocedimientodecon-trataciónespecíficoparacadaunadelascausales.Deestaforma,enlamodalidaddeselección abreviadasereúnenvariosprocedimientos deselecciónyseesta-blecenreglasparticularesparacadaunodeellos.Noobstante,elúltimoincisodelart.54deldecreto2474de2008,remitealprocedimientodelicitación,selecciónabreviadaocontratacióndirecta,“segúncorrespondadeconformidadconloseñaladoenlaleyyenelpre-sentedecreto”cuandoelobjetocontractualinvolucraserviciosdeconsultoríayotrasobligacionesprincipa-les,comoporejemploenelcasodeejecucióndepro-yectosqueincluyendiseñoyconstruccióndelaobra.

Adquisición bienes uniformesEstacategoríacomprendelasmodalidadesde:• SubastaInversa,• Adquisiciónenbolsasdeproductosy• Comprasporacuerdomarcodeprecio.

Subasta inversa

La subasta inversa es uno de los procedimientos es-tablecidos por la ley para seleccionar el contratistacuando se trata de adquirir bienes y servicios de ca-racterísticastécnicasuniformesydecomúnutilización.Lasubasta inversapuedeser efectuadapresencialoelectrónicamente,segúnlodisponeelart.18delde-creto 2474 de 2008, consiste en una puja dinámica,quebuscalareducciónsucesivadepreciosduranteuntiempodeterminadoydeconformidadconlasreglasestablecidasenelmismodecretoyenlospliegosdecondiciones(basesdelacontratación).Elúnicocrite-riodeevaluacióndelasofertasseráelprecio;para larealizacióndelasubastadeberánexistirporlomenos2proponentes.Para emplear este procedimiento en su modalidadelectrónicasepodráutilizarelSECOPocontratarconterceros,denocontarconplataformapropia;entodocaso,segarantizará laautenticidady la integridaddelosmensajesdedatosdeconformidadconlaley527de1999ydemásnormasconcordantes.Mediante la resolución No. 1007 del 24 de enero de2002de laSuperintendenciade Industriaycomercioautorizó a la sociedad CAMERAL DE CERTIFICACION–CERTICAMARAcomoentidaddecertificaciónabier-ta; siendoa la fecha laúnicaentidadautorizadaparaprestarelserviciodefirmadigitalenColombia.

• Cuando para adelantar una licitación la entidaddecidequelaofertasepresenteoseconformeenformadinámica,segúnlodisponeelart.14delde-creto2474/08(sedesarrollanlostrámitesestable-cidosporelmismoartículo)

• Cuandoenunacontratacióndemenorcuantíalaentidaddecidequelaofertasepresenteoconfor-meenformadinámica,segúnloautorizaelpará-grafo1delart.9deldecreto2025/09(sedesarro-llanlostrámitesseñaladosporelart.14delmismodecreto).

• Cuandosetratadelaadquisicióndebienesyser-vicios de características técnicas uniformes y decomúnutilización,segúnlodisponeelart.17deldecreto 2474/08, salvo los contratos de obra pú-blicaylosserviciosintelectuales(sedesarrollanlostrámites establecidos en los arts. 19 a 28 del de-creto 2474/08, según se trate de subasta inversaelectrónicaopresencial).

• Cuandosetratedelaadquisicióndebienesyservi-ciosparaladefensayseguridadnacionalqueseandecaracterísticas técnicasuniformesydecomúnutilización(parágrafo1,art.53decreto2474/08)

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Debe tenerse en cuenta, que según el parágrafo se-gundodelart.23deldecreto2474de2008,lasolucióndebegenerarreportessobreeldesarrollodelcertamenenlosformatosyparámetrostecnológicosseñaladospor el administrador del SECOP, así como realizar enésteúltimolatotalidaddelaspublicacionesaqueserefierelaregulacióndelassubastas.SubastainversaelectrónicaEn todos los casos en que debe realizarse la subastainversaelectrónica(sedesarrollanenlopertinentelostrámitesseñaladosen losarts.23,24,26,27y28deldecreto2474/08)SubastainversapresencialCuandodeberealizarse lasubasta inversaelectrónicapero la entidad no cuenta con la infraestructura tec-nológicanecesariaylaentidadasílocertifica(sedesa-rrollanlostrámitesprevistosenlosarts.23,24y25deldecreto2474/08)

Adquisición en bolsas de productos

Esotrodelosprocedimientosatravésdeloscualeslasentidadesestatalespuedenadquirirbienesdecarac-terísticastécnicasuniformesydecomúnutilización.Elrégimenaplicableparaestasadquisicioneseselcon-tenidoenlasdisposicionesdelcapítuloII,subsecciónIIdeldecreto2474de2008.Paralonoprevistoenestasubsección,elrégimenaplicableseráelcontenidoenlasdisposiciones legales sobre losmercadosde talesbolsasyenlosreglamentosdeéstas.

• Cuandosetratadelaadquisicióndebienesyser-vicios de características técnicas uniformes y decomúnutilización,segúnlodisponeelart.17deldecreto2474/08


• Laadquisiciónenbolsadeproductossedesarrollasegúnlodispuestoenlosarts.29a43deldecreto2474/08,respectodelosbienesyservicios inclui-dosenloslistadosdelabolsarespectiva.

Compras por acuerdo marco de precios

Esunodelosprocedimientosatravésdeloscualeslasentidadesestatalespuedenadquirirbienesdecarac-terísticas técnicas uniformes y de común utilización,independientemente de la cuantía del contrato. Noobstante,sielvalordelcontratonoexcedeel10%delamenorcuantía,laentidadpuedeadquirirlosmedian-teelprocedimientoestablecidoenelart.3deldecreto2025de2009quemodificóelart.46deldecreto2474de2008paralacontratacióndemínimacuantía.

• Cuandosetratadelaadquisicióndebienesyser-vicios de características técnicas uniformes y decomúnutilización,segúnlodisponeelart.17deldecreto2474/08


• Lacompraporacuerdomarcodepreciosestásu-jetaalaexistenciarealyformaldelacuerdomarcoaplicable.LasdemásentidadespuedencelebrarlosoadheriralosacuerdosconvenidosporlaNación(parágrafotransitorioart.17decreto2474/08)



Menor cuantía

Esteprocedimientodeselección,queentrañalacon-vocatoria pública como en la casi totalidad de loseventosprevistosenlamodalidaddeselecciónabre-viada,seaplicaparalaadquisicióndebienes,obrasyserviciosquenohansidocontempladosenlosrestan-tes literalesdelartículo2º,numeral2º,de la ley1150de2007.Deconformidadconelart.2numeral2literald)delaley1150de2007,esteprocedimientotambiénseaplicaenloscasosenqueunalicitaciónhasidode-claradadesierta.

• Cuandoporelmontodelcontratoacelebrar, se-gún lodispuestoporelart.2,num.2, lit.b)de laley1150/07,noserequierelarealizacióndelicita-ción(sedesarrollanlostrámitesdelart.9deldecre-to2025de2009,art. 45deldecreto2474/08,asícomolosdelosarts.8y9deesteúltimodecreto)

• En los casos de declaratoria de desierta de la li-citación, sipersiste lanecesidaddecontratary laentidaddecidenoadelantarunnuevoprocesodelicitación(art.2numeral2literalddelaley1150de2007)

• Laadquisicióndebienesyserviciosparalaseguri-dadydefensanacional(parágrafo1art.53decreto2474/08)

• Cuandoelobjetocontractualinvolucraserviciosdeconsultoríayotrasobligacionesprincipales,comoporejemploenelcasodeejecucióndeproyectosqueincluyendiseñoyconstruccióndelaobraysuvalorsehallaenlosrangosdelamenorcuantía,laescogenciadelcontratistadeberáadelantarseme-dianteselecciónabreviada(Art54decreto2474de2008)

Mínima cuantía

Esteprocedimientoseaplicacuandoelvalordelcon-tratoacelebrar sea igualo inferioraldiezporciento(10%)delamenorcuantía.Enestecaso,laentidadpo-drácontratartomandocomoúnicaconsideraciónlascondicionesdelmercado,sinqueserequieraobtenerpreviamente varias ofertas. Del análisis que realice laentidadaefectodeestablecerlascondicionesdemer-cado,sedejaráconstanciaescritaenelrespectivoex-pedientedelacontratación.

Nota aclaratoria:“Articulo46deldecreto2474de2008seencuentra suspendido provisionalmente mediante autodelautodefechamayo27de2009confirmadomedian-teautodefecha6deagostode2009,porelConsejodeEstado,Salade loContenciosoAdministrativo–SecciónTercera,ConsejeroPonente:EnriqueGilBotero,Expedien-te:36.054.Accióndenulidad)”

-Cuandoelmontodelcontratoacelebrarseaigualoinferioral10%delamenorcuantía(sedesarrollanlostrámitesdelart.3deldecreto2025de2009quemodi-ficóelart.46decreto2474de2008ydemásnormasconcordantes)

Servicios de salud

Seentiendeporserviciodesaludelqueenformadi-rectarecaesobrelapersonahumanaconlafinalidadúnicadeprocurarsurecuperaciónfísicaomental.Eneste contexto, no hacen parte del concepto las ase-soríassobrelosdistintosaspectosdelservicio,lavigi-lanciaycontroldelmismo,losserviciosdeformación,perfeccionamiento y, en general, la capacitación defuncionariosocomunidadesparadesarrollasactivida-desrelacionadasconelservicio.

-Cuandosetratedelaprestacióndeserviciosdesalud(art.4deldecreto2025de2009quemodificóelart.47decreto2474/08).Nota:Lasentidadesestatalesquerequieranlapresta-cióndeserviciosdesalud,seleccionaránasucontra-tistahaciendousodelprocedimientoprevistoparalaselección abreviada de menor cuantía. Las personas

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Lasentidadesestatalesquerequieranlaprestacióndeserviciosdesalud, seleccionaránasucontratistaha-ciendo uso del procedimiento previsto para la selec-ciónabreviadademenorcuantía.Laspersonasnatura-lesojurídicasqueprestendichosserviciosdebenestarinscritasenelregistroespecialnacionaldelMinisteriodelaProtecciónSocialoquienhagasusveces,decon-formidadconlaLey10de1990(art.4deldecreto2025de2009quemodificóelart.47del2474de2008).

naturaleso jurídicasqueprestendichosserviciosde-benestarinscritasenelregistroespecialnacionaldelMinisteriodelaProtecciónSocialoquienhagasusve-ces,deconformidadconlaLey10de1990(art.4deldecreto2025de2009quemodificóelart.47del2474de2008).

Licitación pública

La licitación, según el parágrafo del art. 30 de la ley80 de 1993, es el procedimiento mediante el cual laentidadformulapúblicamenteunaconvocatoriaparaque, en igualdad de oportunidades, los interesadospresenten sus ofertas y seleccione entre ellas la másfavorable.Segúnlodispuestoenelnumeral1delartículo2delaley1150de2007,laescogenciadelcontratistaseefec-tuará por regla general a través de licitación pública,conlasexcepcionesqueseseñalanenlosnumerales2,3y4delmismoartículo.

Todosloscasosdeadquisicióndebienes,obrasoser-viciosporlasentidadesestatales,exceptoloseventosseñalados en los numerales 2, 3 y 4 del art. 2º de laley1150de2007,esdecir,cuandolasadquisicionesseencuadranenloseventosdeselecciónabreviada,con-cursodeméritosocontratacióndirecta(num.1º,art.2ºdelaley1150/07).• Cuandoelobjetocontractualinvolucraserviciosde

consultoríayotrasobligacionesprincipales,comoporejemploenelcasodeejecucióndeproyectosqueincluyendiseñoyconstruccióndelaobraysuvalorsehallaenlosrangosdeestamodalidad,laes-cogenciadelcontratistadeberáadelantarsemedian-telicitaciónpública(Art54decreto2474de2008).

Concurso de méritos

Eslamodalidadprevistaparalaseleccióndeconsulto-resylosproyectosdearquitectura.Los servicios de consultoría que se contrataran me-dianteelconcursodemeritos,sonlosreferidosalosestudiosnecesariosparalaejecucióndeproyectosdeinversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad ofactibilidadparaprogramasoproyectosespecíficos,asícomoalasasesoríastécnicasdecoordinación,controlysupervisión.Sontambiéncontratosdeconsultoría losquetienenporobjetolainterventoría,asesoría,gerenciadeobraodeproyectos,dirección,programaciónylaejecucióndediseños,planos,anteproyectosyproyectos.(nume-ral2articulo32delaley80de1993)En esta modalidad pueden emplearse sistemas deconcursoabiertoodeprecalificación;enesteúltimocaso,previaconvocatoriapública.Estosconcursosserigenporlasreglasdelnumeral3ºdelart.2ºdelaley1150de2007ylascontenidasenelcapítuloIIIdelde-creto2474de2008.

ConcursodeméritosconprecalificaciónLaseleccióndeconsultoresoproyectos(num.3º,art.2ºley1150/07),salvoproyectosdearquitecturaServiciosdeconsultoríaaqueserefiereelnumeral2delart.32delaley80/93(art.54decreto2474/08)Contratosinteradministrativosdeconsultoríaaqueserefiereellit.c)delnum.4ºdelart.2ºdelaley1150/07ConcursoabiertopormediodejuradosProyectos de arquitectura (inciso 2º, art. 54, decreto2474/08)


Algunas normas relativas al conflicto de intereses

ANEXO

[2]Art. 127 C.P.

Losservidorespúblicosnopodráncelebrar,porsioporinterpuestapersona,oenrepresentacióndeotro,contratoalgunoconentidadespúblicasoconpersonaspri-vadasquemanejenoadministrenrecursospúblicos,salvolasexcepcioneslegales.

Art. 30 dec. 01 de 1984 (causales de recusación de funcionarios administrativos)

Alosfuncionariosquedebanrealizarinvestigaciones,practicarpruebasopronun-ciardecisionesdefinitivas,seaplicaránademásdelascausalesderecusaciónprevis-tasenelart.150delCdePCparalosjueces,lassiguientes:1. Haberhechopartedelistasdecandidatosinscritasointegradastambiénporel

interesado2. Habersidorecomendadoporélparallegaralcargoqueocupaelfuncionarioo

habersidodesignadoporéstecomoreferenciaconelmismofin

Art. 30 dec. 01 de 1984 (procedimiento para el impedimento)

Dentrodelos5díassiguientesaaquelenquecomenzóaconocerdelasuntooenquesobrevinolacausal,manifestaráelimpedimentoporescritomotivadoyentre-garáelexpedienteasuinmediatosuperior,oalprocuradorregional,sinolotuvie-re.Laautoridadantequiensemanifiesteelimpedimentodecidiráen10díasenformamotivada,sinquequeparecursocontraladecisión.Aldecidir,señalaráquiendebecontinuareltrámite,pudiendodesignarfuncionarioadhoc.Enelmismoactoorde-naentregarelexpedientealdesignado.Eltrámitedelimpedimentosuspendelosplazosparadecidir.

Art. 30 dec. 01 de 1984 (procedimiento para la recusación)

Lascausalesderecusaciónpodrándeclararseprobadasporelinmediatosuperioroporelprocuradorregional; losinteresadostambiénpodránalegarlasencualquiertiempo.Enestoseventosseaplicaráenlopertinenteelprocedimientoestablecidoparaelimpedimento.

Art. 30 dec. 01 de 1984 (procedimiento de separación del conocimiento)

Elsuperioroelprocuradorregionalpodrántambiénseparardelconocimientoaunfuncionariocuando,asu juicio,envirtuddedenunciaspuestasporel interesadoaquelnogaranticelaimparcialidaddebida.

Art. 76-9 dec. 01 de 1984 (sanción)

Soncausalesdemalaconductaquemotivaránmultashastadeunmillóndepesosoladestitucióndelresponsable:9. Nodeclararseimpedidocuandoexistadeberdehacerlo

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[ANEXO 2] alGunas norMas relativas al conflicto De intereses

Art. 301 dec. 1333 de 1986 (incompatibilidad de funcionarios)

Ningúnexempleadodeentidadesoficialeso semioficialesde todoordenpodráintervenir,porningúnmotivoyenningúntiempo,ennegociosquehayansidoco-nocidosoadelantadosporélduranteeldesempeñodesusfuncionesyporrazóndesucargo

Art. 8 ley 80 de 1993 (incompatibilidades contractuales)

1. Soninhábilesparaparticiparenlicitacionesyconcursosyparacelebrarcontra-tosconlasentidadesestatales:

f ) losservidorespúblicos2-a)quienesfueronmiembrosdejuntasoconsejosdirectivososervidorespúbli-

cosydesempeñaronfuncionesenlosnivelesdirectivo,asesoroejecutivofrlaentidadcontratante,paraparticiparenprocedimientosselectivosocelebrarcontratosconésta;

2-e)losmiembrosdelasjuntasoconsejosdirectivosrespectodelaentidadalaqueprestanlosserviciosylasdelsectoralaquesehallaadscritaovinculada

Art. 96 ley 136 de 1994

1. Celebrarensuinterésparticularporsíoporinterpuestapersonaoenrepresen-tacióndeotro,contratoalgunoconentidadespúblicasoconpersonasprivadasquemanejenoadministrenrecursospúblicos.

8. Duranteelañosiguientealaseparacióndefinitivadelcargonopodráncelebrarensu interésparticular,porsíopor interpuestapersona,oenrepresentacióndeotro,contratoalgunoconelmunicipiodelcualfueAlcaldeniconpersonasprivadasopúblicasquemanejenoadministrenrecursospúblicosdeesemuni-cipio,nitampocoocuparcargosdelordenmunicipalenlamismaentidadterri-torial.Loanteriornoderogalasinhabilidadeseincompatibilidadesestablecidasenotrasdisposiciones.

Art. 6 ley 190 de 1995 (procedimiento en inhabilidad o incompatibilidad sobreviviente)

Encasodeinhabilidadoincompatibilidadsobreviniente,elservidorpúblicodebeadvertirloalaentidadalaqueprestaelservicio.Sidentrodelos3mesessiguienteselservidornohapuestofinalasituaciónquedioorigenalainhabilidadoincom-patibilidad,procederásuretiroinmediato,sonperjuiciodelassancionesaquehayalugar.LaCorteConstitucionaldeclaróinexequiblecondicionalmenteelartículomediantesentenciaC-038de febrero5de1996,bajoelentendidodeque la inhabilidadoincompatibilidadnosegeneranpordolooculpadelservidor.

Art. 38 ley 617 de 2000 (incompatibilidades de alcaldes)

Incompatibilidadesdelosalcaldes:1. Celebracióndecontratos,ensuinterés,conelmunicipio,consusentidadespú-

blicasoprivadasquemanejenoadministrenrecursospúblicosprovenientesdelmismo

3. Intervenirencualquierforma,fueradelejerciciodesusfunciones,enlacelebra-cióndecontratosconlaadministraciónpública.

Art. 75-15 dec. 262 de 2000 (funciones de los Procuradores Regionales)

Conoceryresolverlosimpedimentosmanifestadosporlosservidorespúblicosquedesempeñenfuncionesdentrodesucircunscripciónterritorialycarezcandesupe-riorjerárquico,asícomolasrecusacionesquecontraellosseformulen,deconformi-dadconloprevistoenelartículo30delCódigoContenciosoAdministrativo.

Art. 35-33 ley 734 de 2002 (prohibición que comporta conflicto de interés)

33.Adquirir,porsíoporinterpuestapersona,bienesquesevendanporsugestiónoinfluirparaqueotroslosadquieran,salvolasexcepcioneslegales

Art. 39-1-a ley 734 de 2002 (otras incompatibilidades de los alcaldes)

a) Intervenir en nombre propio o ajeno en asuntos, actuaciones administrativasoactuacióncontractualenloscualestengainteréseldepartamento,distritoomunicipiocorrespondiente,osusorganismos;


Art. 39-2 ley 734 de 2002 (otras incompatibilidades de servidores públicos)

2. Paratodoservidorpúblico,adquirirointervenirdirectaoindirectamente,enre-mateoventadebienesqueseefectúenenlaentidaddondelaboreoencual-quierotrasobrelacualseejerzacontroljerárquicoodetutelaofuncionesdeinspección,controlyvigilancia.Estaprohibiciónseextiendeaunencontrándoseenusodelicencia

Art. 40 ley 734 de 2002 (concepto de conflicto de interés)

Artículo40.Conflicto de intereses.Todoservidorpúblicodeberádeclararseimpedidoparaactuarenunasuntocuandotengainterésparticularydirectoensuregulación,gestión,controlodecisión,olotuvieresucónyuge,compañeroocompañeraper-manente,oalgunosdesusparientesdentrodelcuartogradodeconsanguinidad,segundodeafinidadoprimerocivil,osusocioosociosdehechoodederecho.Cuandoelinterésgeneral,propiodelafunciónpública,entreenconflictoconuninterésparticularydirectodelservidorpúblicodeberádeclararseimpedido.

Art. 48-17 ley 734 de 2002 (faltas gravísimas de los servidores públicos)

Prohibiciones:17.Actuaruomitir,apesardelaexistenciadecausalesdeincompatibilidad,inhabi-

lidadyconflictodeintereses,deacuerdoconlasprevisionesconstitucionalesylegales


Prohibiciones:18.Contraerobligacionesconpersonasnaturalesojurídicasconlascualesseten-

ganrelacionesoficialesenrazóndelcargoquedesempeñaviolandoelrégimendeinhabilidadeseincompatibilidadesseñaladosenlasnormasvigentes.


Prohibiciones:46.Nodeclararseimpedidooportunamente,cuandoexistalaobligacióndehacerlo,

demorareltrámitedelasrecusaciones,oactuardespuésdeseparadodelasunto.


Prohibiciones:51.Adquirirdirectamenteoporinterpuestapersonabienesquedebanserenajena-

dosenrazóndelasfuncionesdesucargo,ohacergestionesparaqueotroslosadquieran

Corporación Transparencia por ColombiaAutopista Norte No. 114-78 · Oficina 101PBX: + 57-1-2146870

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Cooperación Técnica Alemana al Desarrollo

Programa CERCAPAZ“Cooperación entre el Estado y la Sociedad Civilpara el Desarrollo de la Paz”

Carrera 13 No. 97 - 51 · Oficina 302A.A. 89836Bogotá D.C., ColombiaTeléfono: + 57-1-6361114Fax: + 57-1-6351552E-mail: [email protected]

guía para la contratación municipal

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