guÍa para elaborar manual de...

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

GUÍA PARA ELABORAR MANUAL DE

USUARIO (DESARROLLO DE SO LUC IO NES INFO RMÁ TIC A S)

Código: 114 –GTI – GUI 04 V.02

Elaborado por: Angela Romero, Eduardo Hernandez Rev isado: Hector Chaparro Aprobado por:

Dr. Gabriel Lozano Diaz

Control documental:

Planeación y Sistemas Grupo SIG

MANUAL DE USUARIO

SIVIGILA D.C. – MÓDULO SISVEA

Actualizado el 8 de Enero 2015

________________________________________________________________________

Secretaría Distrital de Salud

Dirección de Salud Pública

Vigilancia en Salud Pública

Fanny Higuera

Alejandro Rivera

Ferney Beltrán

Omar Guzmán

Sandra Rodríguez

Manual del Usuario

Sivigila D.C – Módulo Sisvea versión 1.0

Sistema de Vigilancia Epidemiológica Ambiental y Sanitario

Bogotá, Enero de 2015







Control documental:


Tabla de contenido

1.CAPITULO 1 ........................................................................................................................... 8

1.1 GENERALIDADES. ............................................................................................................. 8

1.1.1 Sistema de Información SIVIGILA D.C............................................................................. 8

1.1.2 Arquitectura SIVIGILA D.C. ............................................................................................ 8

1.1.3 Plataforma tecnológica. ................................................................................................ 8

1.1.4 Requerimientos Mínimos SIVIGILA D.C. ......................................................................... 8

1.2 OBJETO............................................................................................................................ 9

1.3 ALCANCE. ........................................................................................................................ 9

1.4 RECOMENDACIONES DE TIPO GENERAL. ..........................................................................10

1.5 GENERALIDADES PARA EL INGRESO AL MÓDULO DEL COMPONENTE DE SALUD

AMBIENTAL..........................................................................................................................12

1.5.1 Recomendaciones de tipo general para ingresar al módulo ...........................................12

a) Configuración de pantalla .........................................................................................12 b) Configuración de separadores de miles y decimales ..................................................12 c) Nivel de ZOOM del explorador Web (internet Explorer).............................................12 d) Configuración de ingreso del explorador Web (internet Explorer)..............................12

1.6 Ingreso a inspección vigilancia y control IVC. ...................................................................14

1.6.1 Entrar al módulo ..........................................................................................................14

1.6.2 Menú...........................................................................................................................14

1.6.3 Cerrar Sesión ...............................................................................................................15

1.6.4 Menú IVC.....................................................................................................................15

2.CAPITULO 2 ..........................................................................................................................16

2.1 Creación de establecimientos..........................................................................................17

2.1.1 Cédula del establecimiento ..........................................................................................18







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a) Línea de intervención ...............................................................................................18 b) Tipo establecimiento................................................................................................18 c) Matricula establecimiento ........................................................................................19 d) Razón social .............................................................................................................20 e) Nombre comercial....................................................................................................20 f) NIT ...........................................................................................................................20 g) Tipo sede .................................................................................................................20

h) E-mail ......................................................................................................................21 i) Área rural .................................................................................................................21 j) Dirección comercial ...................................................................................................22 k) Territorio .................................................................................................................22 l) Microterritorio..........................................................................................................22

m) Teléfono 1 – Teléfono 2 ...........................................................................................22 n) Nombre del propietario............................................................................................22

o) Tipo documento propietario.....................................................................................22 p) Número de documento ............................................................................................23 q) Representante legal .................................................................................................23 r) Persona que atiende la visita ....................................................................................23

s) Cargo........................................................................................................................23 t) Tipo documento .......................................................................................................23 u) Número de documento ............................................................................................23 v) Dirección de notificación ..........................................................................................24

w) Coincidencia actividad principal vs CIIU ....................................................................24 x) Asistente para buscar CIIU ........................................................................................25

2.2 Creación de nueva acta de IVC. .......................................................................................25

2.2.1 Información requerida para agregar el acta de IVC........................................................27

2.2.2 Información del acta ....................................................................................................27

2.2.3 Establecimientos..........................................................................................................28

2.2.4 Aspectos ......................................................................................................................29

2.2.5 Concepto visita ............................................................................................................38

2.3 Anexos. Espacios Libres de Humo ....................................................................................40

2.3.1 Estructura ....................................................................................................................40

2.4 Terminación. Ingreso Establecimiento Terminado............................................................42







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2.4.1 Estructura establecimientos terminados.......................................................................43

3.CAPITULO 3. Reportes Módulo Sisvea ...................................................................................45

3.1 Tipos de reportes ............................................................................................................48

4.CAPITULO 4. Anexos .............................................................................................................54

4.1 Manejo de archivos y censo de establecimientos, casos de uso ........................................54







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Tabla de Imágenes

Imagen 1 Resolución de la pantalla............................................................................................12

Imagen 2 Escritorio Sivigila DC (1)..............................................................................................13



Imagen 5 Ingreso al módulo Sivigila DC ......................................................................................14

Imagen 6 Opciones de Menu.....................................................................................................15

Imagen 7 Salir del sistema Sivigila DC.........................................................................................15

Imagen 8 Ingreso a IVC .............................................................................................................16

Imagen 9 Establecimientos vigilados y controlados.....................................................................17

Imagen 10 Creación de establecimientos – datos del establecimiento (cédula). ...........................17

Imagen 11 Ventana de búsqueda tipo establecimiento ...............................................................19

Imagen 12 Ingreso tipo sede .....................................................................................................21

Imagen 13 Ingreso tipo documento propietario .........................................................................23

Imagen 14 Selección de CIIU (SI)................................................................................................24

Imagen 15 Selección de CIIU (NO)..............................................................................................25

Imagen 16 Vista del asistente para CIIU .....................................................................................25

Imagen 17 Formulario por nueva acta IVC..................................................................................26

Imagen 18 Formulario por editar establecimiento ......................................................................26

Imagen 19 Formulario editar establecimiento / Actas IVC ...........................................................27

Imagen 20 Pantalla ingreso a Actas de IVC .................................................................................27







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Imagen 21 Formulario atributos generales del riesgo establecimiento / Establecimiento / Actas de

IVC ..........................................................................................................................................29

Imagen 22 Aspectos a verificar (datos A) / Actas IVC...................................................................30

Imagen 23 Aspectos a verificar (datos B) / Actas IVC ...................................................................30

Imagen 24 Aspectos tipo institución educativa (A)......................................................................31

Imagen 25 Aspectos tipo institución educativa (B) ......................................................................31

Imagen 26 Aspectos administración jardín (A) ............................................................................32

Imagen 27 Aspectos administración jardín (B) ............................................................................32

Imagen 28 Administración comedor comunitario (A) ..................................................................33

Imagen 29 Administración comedor comunitario (B) ..................................................................33

Imagen 30 Medico veterinario (A) .............................................................................................34

Imagen 31 Medico veterinario (B) .............................................................................................34

Imagen 32 Aspectos: MECE - Inyectologia - Droguería 24 horas - Potenciador Homeopático .........35

Imagen 33 Plan de gestión de residuos - Medicamentos Sanos ...................................................36

Imagen 34 Plan de gestión de residuos ETOZ (A) ........................................................................36

Imagen 35 Plan de gestión de residuos ETOZ (B).........................................................................36

Imagen 36 Plan de gestión de residuos – Calidad del agua (A) .....................................................37

Imagen 37 Plan de gestión de residuos – Calidad del agua (B) .....................................................37

Imagen 38 Ingreso concepto de la visita.....................................................................................38

Imagen 39 Ingreso a espacios libres de humo.............................................................................40

Imagen 40 Aspectos a verificar - Espacios libres de humo ...........................................................41

Imagen 41 Observaciones y concepto técnico - Espacios libres de humo......................................41

Imagen 42 Pantalla de inicio para el ingreso del establecimiento terminado ................................42







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Imagen 43 Pestaña terminación - Establecimiento terminado ....................................................42

Imagen 44 Cedula - Establecimiento terminado..........................................................................43

Imagen 45 Observaciones - Establecimiento terminado ..............................................................43

Imagen 46 Campos de ingreso obligatorio - Establecimiento terminado ......................................44

Imagen 47 Ingreso al módulo de reportes ..................................................................................45

Imagen 48 Categoría módulo de reportes ..................................................................................46

Imagen 49 Consulta módulo de reportes ...................................................................................46

Imagen 50 Filtro de búsqueda módulo de reportes.....................................................................47

Imagen 51 Interfaz del reporte - Módulo de reportes .................................................................47

Imagen 52 Interfaz para exportar el reporte - Módulo de reportes ..............................................48

Imagen 53 Reporte establecimiento terminado..........................................................................52

Imagen 54 Rango de fecha y consulta del establecimiento terminado .........................................53

Imagen 55 Interfaz final de los establecimientos terminados ......................................................53







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1. CAPITULO 1

1.1 GENERALIDADES

1.1.1 Sistema de Información SIVIGILA D.C.

Es una herramienta de tipo modular, orientada a apoyar procesos de gestión de la vigilancia en salud pública, permite seguimiento a la gestión, administración, análisis y divulgación de la NOTIFICACIÓN y las INTERVENCIONES que se producen en relación

con la vigilancia en salud pública realizada en el Distrito Capital. Este aplicativo esta desarrollado para permitir registro de eventos objeto de vigilancia en salud pública en el momento en que se presenten, registro logrado a través de las unidades notificadoras vía web en tiempo real, almacena y proporciona el acumulado para el periodo en reporte discriminado por categorías de interés. 1.1.2 Arquitectura SIVIGILA D.C.

La construcción del SIVIGILA D.C. responde a una distribución modular donde cada uno de los módulos funcionales del sistema corresponde a un subsistema de vigilancia del Sistema de Vigilancia de la Salud Pública del Distrito; adicionalmente, existen módulos de funcionalidad general cuyas características son compartidas en general por todos los demás módulos del sistema. Dicha distribución permite que se puedan desarrollar e integrar nuevos módulos al sistema de acuerdo a las necesidades de los usuarios. 1.1.3 Plataforma tecnológica

Actualmente, el Sivigila D.C. funciona con las siguientes características técnicas en cuanto a su plataforma tecnológica:

Motor de Base de Datos: Microsoft Sql Server 2008 Servidor Web: Microsoft Internet Information Services 7 Motor de aplicación: Microsoft Asp.Net con Microsoft Frame Work 2.0 Lenguajes de programación utilizados: VisualBasic.Net, JavaScript, XML, HTML y

CSS. Componente para interfaz de Usuario: TELERIK RADCONTROLS para ASP.NET

AJAX. 1.1.4 Requerimientos Mínimos SIVIGILA D.C.

La dirección de Planeación y Sistemas y el componente de Sistemas de Información de la Secretaría Distrital de Salud, establecieron los requerimientos mínimos necesarios para el buen funcionamiento y acceso al sistema de información de Vigilancia de la Salud Pública SIVIGILA DC en sus especificaciones de hardware, software y canal de Internet dedicado los cuales se mencionan a continuación:







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HARDWARE

Procesador Procesador de Doble Núcleo de 1.7 GHz

Memoria RAM 2 Giga Bytes

Disco Duro 120 Giga Bytes

Dispositivos Convencionales Monitor, teclado, Mouse y unidad CD-RW

SOFTWARE

Sistema Operativo Windows 7 o superior

Ofimática1 MS Office 2007

Explorador Internet Internet Explorer versión 8 o superior

CANAL DE INTERNET DEDICADO

Conexión LAN 1 Megas Bytes exclusivo para SIVIGILA DC

Tabla 1. Requerimientos mínimos de Infraestructura tecnológica SIVIGILA DC

1.2 OBJETO

El sistema Sivigila D.C – Módulo Sisvea es una plataforma tecnológica orientada a optimizar la captación de la información resultante de las acciones de la vigilancia sanitaria y ambiental en el distrito, que favorezca el seguimiento continuo y sistemático de la salud ambiental, de acuerdo con procesos establecidos para la notificación, recolección, procesamiento y análisis de los datos sanitarios y ambientales, e igualmente del comportamiento de eventos de salud relacionados con las líneas de acción, con el fin de generar información oportuna, válida y confiable para orientar medidas de prevención, vigilancia y control a nivel territorial.

1.3 ALCANCE

El presente manual se diseñó para efectos de orientar a las Empresas Sociales del Estado (ESE), en lo referente al correcto diligenciamiento de las variables que componen el sistema Sivigila D.C – Módulo Sisvea, con esto se busca optimizar la captación de datos de los establecimientos intervenidos a través de la inspección, vigilancia y control

Ofimática: Conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar,

automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.







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(IVC) y de todas las acciones derivadas de la salud ambiental, favoreciendo la posterior consolidación y análisis de información.

1.4 RECOMENDACIONES DE TIPO GENERAL Ingreso al sistema Para ingresar al sistema se requiere un usuario y una clave, que será asignada por el Administrador del Sistema Sivigila D.C – Módulo Sisvea de la Secretaria Distrital de Salud. El sistema cuenta con varios tipos de usuarios, los usuarios que se asignarán a las ESE será: uno de consulta y otro de digitación, el primero solo podrá revisar la información ingresada dentro del sistema rol asignado generalmente a los referentes de Ambiente y referentes de línea, el segundo tendrá el rol de digitador y administrador de la información, éste último tiene la propiedad de ingresar y modificar información. Cada usuario deberá contar con una clave, la cual es de uso exclusivo e intransferible dado que cada usuario se hace responsable del mal uso que se pueda dar a la contraseña. El referente de ambiente de la ESE será el encargado de informar a través del correo [email protected], en caso de cambio de un referente o funcionario para anular el acceso y de solicitar una nueva clave con el nuevo nombre.

Ingreso de información al módulo del sisvea

La herramienta deberá ser diligenciada siguiendo el presente manual, así mismo los datos deberán ser ingresados periódica y oportunamente por los funcionarios designados en las Empresas Sociales del Estado (ESE) y cumpliendo con los tiempos de reporte, establecidos para cada uno de los procesos; lo anterior permitirá entre otros contar con datos más aproximados ejemplo del número de establecimientos intervenidos en el distrito por parte de la Secretaría Distrital de Salud (SDS). Todas las variables que conforman la cédula del establecimiento de los formatos de IVC son de obligatorio diligenciamiento, en los casos específicos que por la dinámica de la vigilancia sanitaria no se cuente con la información, se deben seguir las instrucciones del presente manual. El o los funcionarios autorizados para el diligenciamiento de la información y administración del sistema, serán los que recibieron inducción de conceptos básicos de la vigilancia sanitaria y ambiental por parte del referente de ambiente e inducción sobre el manejo y administración de la herramienta por parte del técnico SISVEA de nivel central. El o los funcionarios autorizados deberán cumplir igualmente con el perfil descrito en los lineamientos. Los referentes de ambiente de las ESE deberán implementar estrategias efectivas de inducción y reinducción, dirigidas a los funcionarios que se encuentran realizando las actividades en campo, debido a que se ha evidenciado que no hay unidad de criterio al







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diligenciar las variables de la cédula del establecimiento de los instrumentos establecidos para adelantar las visitas de IVC, situación que se refleja en la baja calidad del dato especialmente en la variable dirección. La SDS estableció el instructivo para el diligenciamiento de la cédula del establecimiento, dicho instructivo es de consulta obligatoria por parte de los funcionarios que adelantan las visitas de IVC, el instrumento se encuentra publicado en el link de documentos del aplicativo SISA. Verificación de la información ingresada al módulo Es responsabilidad del referente de ambiente o de quien designe el mismo, la verificación del correcto ingreso de la totalidad de información en el sistema, esta verificación deberá realizarse previo al cierre del sistema o fecha establecida para el reporte. Para la verificación se deben seguir las pautas dada por la SDS en las capacitaciones sobre el manejo de las herramientas del Sisvea a los referentes de ambiente y referentes de línea de las diferentes ESE, así como las directrices proporcionadas en el presente manual. Instrucciones para el ajuste de la información reportada Cada reporte de visita de IVC, aplicación de medida, toma de muestra o reporte de dispensación de medicamento de control especial, está ligado a la creación de un establecimiento en el sistema. El sistema permite crear nuevos registros y modificar solamente los registros ingresados en el mes inmediatamente anterior, y en el caso de las visitas de IVC, podrán ser ajustados solamente los datos consignados en las variables de la última visita del establecimiento reportada en el sistema. Solo se recibirán modificaciones dentro de la fecha establecida en los lineamientos (máximo tres días hábiles posteriores a la recepción por parte de las ESE del reporte de inconsistencias notificado por la SDS), si posterior a este plazo persisten las inconsistencias se procederá a generar la glosa o glosas definitivas a que haya lugar y que se establecen en la matriz de aspectos a auditar. No se podrán ingresar visitas de IVC en el sistema posterior a la fecha de cierre del reporte del mes que se debía informar sin haber hecho la solicitud a través de oficio, ni cuando se estén ajustando inconsistencias reportadas por la SDS, es decir que no se deben ingresar registros nuevos del mes ya reportado cuando se estén adelantando las modificaciones sobre la información ya digitada. Se avalarán los ingresos posteriores de información con justificación detallada en el oficio y solo en los casos que estén relacionados con alguna falla de ingreso en el sistema.







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1.5 Generalidades para el ingreso al módulo del componente de salud ambiental

1.5.1 Recomendaciones de tipo general para ingresar al módulo

a) Configuración de Pantalla

Se recomienda utilizar para equipos de escritorio la configuración de 1024 * 768 pixeles, (Ver imagen 1).

Imagen 1 Resolución de la pantalla

b) Configuración de separadores de miles y decimales

Se recomienda utilizar la configuración de separadores así:

- SEPARADOR DE DECIMALES (.) PUNTO - SEPARADOR DE MILES (,) COMA

c) Nivel de ZOOM del explorador WEB (Internet Explorer)

Se recomienda utilizar Nivel de ZOOM DE 100%.

d) Configuración de ingreso por el explorador WEB (Internet Explorer)







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En el momento de ingresar al SIVIGILA DC tener en cuenta: Abrir SIVIGILA DC con el explorador WEB (Internet Explorer) Si la pantalla del navegador despues de ingresar su usuario y contraseña se muestra en color azul celeste (Ver imagen 2) se debe proceder:

Imagen 2 Escritorio Sivigila DC (1)

Se da click en el botón en ese momento se refresca el explorador y debe quedar en interfaz

tipo Windows Vista. (Ver imagen 3 - 4)









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1.6 Ingreso a inspección vigilancia y control - IVC -

A continuación encontrará las instrucciones para ingresar a IVC, menú de opciones, cerrar cesión, y en el capítulo 2 el detalle para el ingreso de establecimientos al aplicativo a través de formularios. 1.6.1 Entrar al módulo.

Imagen 5 Ingreso al módulo Sivigila DC

1.6.2 Menú

Una vez se ingresa al sistema, el Usuario puede observar las diferentes opciones del Menú; para esto se posiciona el puntero del mouse en el botón Menú ubicado en la parte

inferior izquierda de la pantalla, aquí encontrara las opciones de: cerrar sesión, cambio de contraseña, asistencia técnica, solicitar formatos, quejas, formato de captura, nodo boletines, vulnerabilidades, reportes, webservices, agendamiento de tareas entre otras (Ver imagen 6).







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Imagen 6 Opciones de Menu

1.6.3 Cerrar Sesión

Para salir del sistema el usuario debe dar clic en la primera opción de Menú “Cerrar Sesión” de la imagen anterior. Una vez se da clic en esta opción aparece una ventana que pregunta si está seguro que desea salir de la aplicación, se debe dar clic en si o no según se desee. (Ver imagen7).

Imagen 7 Salir del sistema Sivigila DC

1.6.4 Menú IVC

Para ingresar al menú de inspección, vigilancia y control, se da clic en IVC de la opción de Menú, donde se encuentran las siguientes opciones:

Establecimientos vigilados y controlados Donación de productos Inspección a vehículos Registro de otras actividades de ambiente Consultas (Salidas de información)







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Imagen 8 Ingreso a IVC

2. CAPÍTULO 2. Establecimiento Vigilado y Controlado

Al ingresar por Menú/ IVC/ Establecimientos vigilados y controlados/ se despliega una

pantalla que se compone de la siguiente información (ver imagen 9):

Listado de los establecimientos creados Opción de filtro por cada columna del establecimiento Localidad Validador de Proyecto de vigilancia intensificada Opción de creación de establecimientos Opción de Ingreso de actas IVC Opción de Actualización de establecimientos Opción de Activar o inactivar establecimientos Opción de Eliminar establecimientos

Vea la siguiente imagen. Recomendación: Antes de dar clic en cualquier control, amplié la pantalla dando doble clic en la barra superior o utilizando el botón (Maximizar)







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Imagen 9 Establecimientos vigilados y controlados

2.1 Creación de establecimientos

Dentro del formulario de “Establecimientos vigilados y controlados” se tiene la opción de crear nuevos establecimientos, al dar clic al botón Nuevo establecimiento. Esta se compone de la estructura general de la cedula del establecimiento (Ver imagen 10).

Imagen 10 Creación de establecimientos – datos del establecimiento (cédula).







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2.1.1 Cédula del establecimiento

Esta zona contiene los datos básicos del establecimiento, donde cada una de las variables corresponde al estándar definido para el diligenciamiento de las actas de Inspección Vigilancia y Control. Para un adecuado diligenciamiento de las variables en el sistema, es importante tener en cuenta los siguientes casos:

CASO

CONDICIÓN

PARA EL

ANÁLISIS

CÓDIGO QUE

EL DIGITADOR

DEBE

INGRESAR EN

EL SISTEMA

En el acta de IVC el espacio está en blanco o se trazó una

línea Sin dato 9999

En el acta de IVC en el espacio se diligenció “NO TIENE” No tiene 8888

En el acta de IVC en el espacio se diligenció “No presenta”,

aplica solo para los casos en los que el funcionario indica que

la persona que atiende la visita se niega a presentar los

documentos o suministrar información.

No presenta 7777

En el acta de IVC en el espacio se diligenció “No requiere”

este caso solo aplica para las entidades que no están

obligadas a registrarse ante la Cámara de Comercio, se

podrán consultar en el link

http://camara.ccb.org.co/documentos/326_guia2esal.pdf,

especialmente variable matrícula establecimiento.

No requiere 6666

Cuando no se levanta acta de IVC (aplica para operativo de

carnes, operativo de temporada y aplicación de medida sin

visita de IVC)

Operativos y

medidas sin

visita de IVC

5555

a) El primer dato que debe escoger es la línea de intervención, a la cual pertenece el

establecimiento. Usted encontrara en el formulario las líneas con el siguiente orden:

1. Aire, ruido y radiación electromagnética 2. Alimentos sanos y seguros 3. Calidad del agua y saneamiento básico 4. Eventos transmisibles de origen zoonótico 5. Medicamentos seguros 6. Seguridad química

http://camara.ccb.org.co/documentos/326_guia2esal.pdf







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b) Continúe con la opción Tipo Establecimiento, para buscar se da clic en el botón

de búsqueda el cual abre una ventana en la que se realiza la búsqueda (Ver imagen 9). La opción de búsqueda del tipo de establecimiento, muestra 5 columnas con algunas filas, las cuales contienen 10 tipos de establecimientos (aproximadamente) en orden alfabético y distribuidas de izquierda a derecha por Id tipo de establecimiento, Tipo Establecimiento, Código CIIU, Id punto crítico y Nombre de punto crítico. Si alguna de las opciones que le muestra la pantalla es la indicada según lo plasmado en el numeral 2.1 del acta de IVC, usted deberá seleccionarla ubicando el puntero del mouse en cualquiera de las filas y/o columnas y dar clic izquierdo. Al realizar esta acción la fila pasara a un color naranja el cual le indicara el tipo de establecimiento seleccionado, seguidamente debe dar clic en aceptar.

Imagen 11 Ventana de búsqueda tipo establecimiento

Dado que la pantalla de búsqueda no brinda todas las opciones, se hace necesario realizar la búsqueda por filtros, para esta acción usted dispondrá de 5 casillas en las cuales deberá colocar nombres o números relacionados con la búsqueda en particular. Ver imagen 11 (recuadro en rojo).

Nota: Para la búsqueda o filtro de cualquier registro se tiene que colocar exactamente el nombre y tildes en caso de que las tenga, o parte del nombre sin la primera letra. Ejemplo: Si se busca Restaurante se escribe para buscar “resta” ya que el sistema es muy exigente en su escritura.

Después de haber realizado el proceso del tipo de establecimiento, se debe continuar diligenciando los datos de la cédula del establecimiento de la siguiente manera: c) Matrícula del establecimiento: Digitar el número de la matrícula mercantil del

establecimiento, esto es en caso de ser formal. Recuerde que hay entidades que son







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formales pero no están obligadas a registrarse ante Cámara y comercio, es decir no reportan un número de matrícula del establecimiento (mayor información consulte el “Instructivo para el diligenciamiento de la cédula del establecimiento de los instrumentos de IVC – componente vigilancia sanitaria y ambiental). Para estos casos especiales “digite un código establecido para el caso”

d) Razón social: Digitar en mayúsculas sostenidas el nombre completo de la razón

social tal como está inscrito en el acta. Cuando el acta indique: no presenta, no tiene, o sin razón social, debe digitar en el aplicativo el código establecido para el caso.

e) Nombre comercial: Digitar en mayúsculas sostenidas el nombre comercial del

establecimiento tal como está en el acta. Cuando el acta indique que no presenta, no tiene, o sin nombre comercial, debe digitar el código establecido para el caso.

f) NIT: Digitar el NIT del establecimiento, tal como aparece en el acta. Este debe

contener entre 6 y 10 dígitos. Cuando el acta indique que no presenta o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso.

g) Tipo Sede: Despliegue las opciones correspondientes a este campo, según sea el

caso (ver imagen 12). Por favor lea cuidadosamente las siguientes indicaciones, para seleccionar el nombre o número de la sede del establecimiento según corresponda:







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Imagen 12 Ingreso tipo sede

Plaza de mercado: Seleccione esta opción si el establecimiento inspeccionado

está ubicado dentro de una plaza de mercado. Seguido aparecerá una lista desplegable con las plazas de mercado del distrito, seleccione la que corresponda según sea informado en el acta. Finalice ingresando el nombre de la sede del establecimiento, según lo indique el acta; en caso que no presente sede, no tenga o sea sede única digite el código establecido para el caso. Valide siempre con el profesional que diligenció el acta la homologación de la respuesta “sede única” a “NO TIENE” (mayor información consulte el instructivo de diligenciamiento de la cédula del establecimiento). Recuerde que las respuestas en esta variable pueden determinar registros duplicados.

Conglomerado: Seleccione esta opción si el establecimiento inspeccionado

está ubicado dentro de un conglomerado (centro comercial, pasaje comercial u otras instalaciones que agrupen establecimientos de comercio). Seguido aparecerá una lista desplegable con los conglomerados inscritos en el distrito, seleccione la que corresponda según sea informado en el acta; en caso de no encontrar el conglomerado en la lista desplegable, encontrara la opción “otro” dentro de este mismo listado, de clic sobre este y aparecerá el campo para inscribir el conglomerado al que pertenece el establecimiento. Finalice ingresando el nombre de la sede del establecimiento, según lo indique el acta;







Control documental:


en caso que no presente sede, no tenga o sea sede única digite el código establecido para el caso “NO TIENE”. Valide siempre con el profesional que diligenció el acta la homologación de la respuesta “sede única” a “NO TIENE” (mayor información consulte el instructivo de diligenciamiento de la cédula del establecimiento). Recuerde que las respuestas en esta variable pueden determinar registros duplicados.

Otro: En el caso que el establecimiento se encuentre fuera de las anteriores

opciones (aplica por ejemplo para instituciones educativas que tengan varias sedes), se selecciona esta opción; una vez seleccionada se habilita el campo “cual sede” para que ingrese el nombre de la sede. Recuerde que las respuestas en esta variable pueden determinar registros duplicados.

No tiene: Seleccione esta opción cuando el establecimiento sea de única sede

y no se encuentre dentro de plaza de mercado o conglomerado. Valide siempre con el profesional que diligenció el acta la homologación de la respuesta “sede única” a “NO TIENE” (mayor información consulte el instructivo de diligenciamiento de la cédula del establecimiento). Recuerde que las respuestas en esta variable pueden determinar registros duplicados.

h) E-mail: Digitar el correo electrónico que aparece en el acta, siguiendo el formato

estándar. i) Área rural: Dar clic en la casilla si el establecimiento se encuentra fuera de los límites

urbanos de la ciudad de Bogotá. j) Dirección comercial: Digite según los parámetros del manual de nomenclatura

distrital. El correcto diligenciamiento de esta información permite que el sistema ubique la localidad, la UPZ y el barrio correspondiente a la dirección digitada. En los casos que la dirección digitada no sea ubicada por el geocodificador, se debe ingresar la localidad, la UPZ y el barrio; para los casos en que el barrio indicado en el acta no esté incluido en la lista desplegable, seleccione la opción “otro” y complete la información en el campo que se habilita. Los datos aquí ingresados deben ser totalmente correctos, ya que esta información es geocodificada para la entrega de informes distritales y procesos sancionatorios. Vea aquí presentación manual de nomenclatura.

k) Territorio: Digite en mayúscula sostenida el nombre del territorio donde se ubica el

establecimiento intervenido. En caso que la localidad no tenga definidos los nombres de los territorios, escribir en mayúscula sostenida “NO DEFINIDO”; si la intervención fue adelantada en un estrato superior al 3, debe escribir “FUERA DEL MODELO”.

l) Microterritorio: Digitar en mayúscula sostenida el nombre del microterritorio donde

se ubica el establecimiento intervenido. En caso que la localidad no tenga definidos los nombres de los microterritorios, escribir en mayúscula sostenida “NO DEFINIDO”; si

http://www.saludcapital.gov.co/DocumentosTallerCalidadDelDato/Anexos%20estandares/Manual%20nomenclatura%202003%20v.2%2029-01-04%28Bogota%29.pdf

http://www.saludcapital.gov.co/DocumentosTallerCalidadDelDato/Anexos%20estandares/Manual%20nomenclatura%202003%20v.2%2029-01-04%28Bogota%29.pdf







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la intervención fue adelantada en un estrato superior al 3, debe escribir “FUERA DEL MODELO”.

m) Teléfono 1 - Teléfono 2 - Fax: Digitar los datos numéricos de 7 o 10 dígitos según

sea el caso (teléfono fijo o celular). En caso de número telefónico con extensión indique la extensión separada de un guion “número telefónico–extensión” para los casos de más de una extensión, sepárelos con diagonal “número telefónico/extensión/extensión”

n) Nombre del propietario: Digite en mayúscula sostenida el nombre completo del

propietario siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, sin información o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso.

o) Tipo documento propietario: Seleccione una de las siguientes opciones: Cédula de

ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte. (Ver imagen 13).

Imagen 13 Ingreso tipo documento propietario

p) Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni

espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que corresponde al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número de documento, sin información o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso.

Recuerde: este campo requiere un mínimo de 6 dígitos para continuar con la digitación, por lo tanto cuando los números del documento sean menores a 6 dígitos, deberá incluir antes del número los ceros que sean necesarios. Ejemplo:







Control documental:


001234 – para documentos de cuatro dígitos, incluya dos ceros antes del número 012345 – para documentos de cinco dígitos, incluya un cero antes del número

q) Representante legal: Los datos se deben ingresar con los mismos criterios utilizados

para propietario (nombre, tipo de documento, número de documento). Cuando el acta indique que no presenta, sin información, no tiene, no requiere debe digitar el código establecido para el caso.

r) Persona que atiende la visita: Digite en mayúscula sostenida el nombre completo

siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”.

s) Cargo: Digitar el cargo que ocupa la persona que atiende la visita. t) Tipo documento: Seleccione una de las siguientes opciones Cédula de ciudadanía,

Cédula de extranjería, NIT y Pasaporte. u) Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni

espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que identifica al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número de documento, sin información o no tiene, el código establecido para el caso.

v) Dirección de notificación: Digite la dirección registrada en el acta teniendo en cuenta

los parámetros del manual de nomenclatura.

w) Coincidencia actividad principal vs CIIU: Se debe seleccionar entre las opciones Si

o No. En caso de seleccionar Si, el código correspondiente al CIIU evidenciado será cargado automáticamente (Ver imagen 14). Si la selección es No, es necesario abrir el asistente para CIIU, el cual se habilita dando click en enlace (ver imagen 15).

Imagen 14 Selección de CIIU (SI)







Control documental:


Imagen 15 Selección de CIIU (NO)

x) Asistente para buscar CIIU: Para utilizar este módulo se ingresa una palabra clave

que debe tener algún tipo de relación con el criterio deseado. Por ejemplo, la palabra “madera” trae todos los CIIU relacionados con dicha actividad (ver imagen 16).

Imagen 16 Vista del asistente para CIIU

Tenga en cuenta que todos los datos anteriormente mencionados corresponden a la Cédula del establecimiento que encontrara siempre en las actas de IVC, por lo

que si usted evidencia inconsistencias en las mismas, deberá diligenciar una bitácora, registrando las actas que no se pueden diligenciar en el aplicativo y

realizar la realimentación correspondiente al referente de ambiente, con el fin de que el referente verifique que se realicen los ajustes pertinentes y de esta manera garantizar la calidad del dato.

2.2. Creación de nueva acta IVC







Control documental:


Dentro del formulario de “Establecimientos vigilados y controlados” se tienen 2

opciones para la creación de un acta IVC.

La primera es por el botón Nueva Acta IVC la cual crea el establecimiento desde

la cédula, aspectos a verificar, concepto de la visita y anexos (imagen 17)

La segunda opción es desde el botón que aparece cuando se tiene un establecimiento ya creado, y se le quiere digitar un acta de visita de IVC (imagen 18)

Imagen 17 Formulario por nueva acta IVC

Imagen 18 Formulario por editar establecimiento







Control documental:


Dentro de la creación de actas IVC se debe tener en cuenta que:

La captación de la información es la misma para los 2 tipos de acceso. Cuando se ingresa por la opción 2 en la etiqueta Actas IVC al dar clic en el

botón se abre la ventana Nueva Acta IVC Para Establecimiento que

es la misma pantalla de la opción 1.

Imagen 19 Formulario editar establecimiento / Actas IVC

2.2.1 Información requerida para agregar el acta de IVC

La pantalla del ingreso del acta de IVC se compone de 5 pestañas básicas:

1. Información del acta 2. Establecimientos 3. Aspectos: corresponde al ingreso de aspectos a verificar definidos por cada

una de las líneas de intervención, para el caso de la línea de seguridad química se digita la totalidad de los aspectos del acta general de IVC.

4. Concepto visita 5. Anexos

Imagen 20 Pantalla ingreso a Actas de IVC







Control documental:


2.2.2 Información del acta

En este punto se encuentran los metadatos del acta. La mayoría de los datos que se encuentran en esta pantalla ya están por defecto, como la fecha de diligenciamiento o la entidad responsable, sin embargo existen dos campos que son obligatorios para continuar con el proceso: Número del acta y Número de carpeta, los cuales se deben diligenciar

de acuerdo a los datos de las actas físicas.

2.2.3 Establecimientos

Cédula establecimiento. Muestra los datos de la Cédula del establecimiento que

anteriormente se registraron (segunda opción).

Atributos generales del riesgo. Dentro de esta pestaña se tiene en cuenta el

objeto y el motivo de la vista discriminados de la siguiente manera:

Objeto de la visita Visita 1 Visita 2 Visita 3 Visita 4

Motivo visita Asociada a brote Notificación comunitaria Solicitud del interesado, en este caso se activa una casilla

donde el usuario deberá ingresar el número de radicado de la solicitud.

Solicitud oficial, en este caso se activa una casilla donde el usuario deberá ingresar el número de radicado de la solicitud.

Visita de oficio







Control documental:


Imagen 21 Formulario atributos generales del riesgo establecimiento / Establecimiento / Actas de IVC

Estos datos van asociados a la fecha de visita, la fecha de la última visita, el radicado y un

cuadro donde se muestra la trazabilidad de las actas de IVC creadas al establecimiento.

Todos los datos deben quedar correctamente escritos y con las longitudes establecidas como en el caso de los teléfonos o los números de documentos de identificación. Recuerde que deberá guardar el acta para poder ingresar a los

aspectos.

2.2.4 Aspectos: Para la línea de seguridad química se capta la totalidad de los

aspectos del acta general de IVC. Para las demás líneas se ingresan los datos dependiendo de la definición y requerimientos de los referentes de línea del nivel central.

e) Línea Seguridad Química

En este punto se diligencian los aspectos a verificar del acta, los cuales cuentan con una calificación y cumplimiento (se seleccionará cada aspecto tal como aparezca en el acta), así mismo se diligenciarán los hallazgos encontrados en cada uno de los puntos. Ver

imagen 22 - 23

Para el diligenciamiento de los aspectos en campo los funcionarios deberán seguir el

instructivo establecido por la referencia de la línea para propender por la calidad del dato.







Control documental:


Imagen 22 Aspectos a verificar (datos A) / Actas IVC

Imagen 23 Aspectos a verificar (datos B) / Actas IVC

f) Línea Calidad de Agua y Saneamiento Básico

Tipo Institución Educativa (aplica para la línea Calidad de agua y saneamiento básico):

Cuando el tipo de establecimiento seleccionado corresponde a una institución educativa,

excepto educación preescolar, debe elegir según la información del acta una de las

siguientes opciones (ver imagen 24 y 25):

IED (Institución educativa distrital) Privado Concesión (Convenio público – privado)







Control documental:


Imagen 24 Aspectos tipo institución educativa (A)

Imagen 25 Aspectos tipo institución educativa (B)

Administración Jardín (aplica para la línea Calidad de agua y saneamiento básico):

Cuando el tipo de establecimiento seleccionado corresponde a una institución educativa de educación preescolar, debe elegir según la información del acta una de las siguientes

opciones (ver imagen 26 y 27):

Privado Concesión (Convenio público – privado) SDIS (Secretaría Distrital de Integración Social) CDI (Centro de Desarrollo Infantil, pertenece a Secretaría Distrital de Integración

Social) Jardín ICBF (No se debe seleccionar por esta opción los HOBIS) SED (Instituciones administradas directamente por Secretaria de Educación

Distrital)







Control documental:


Imagen 26 Aspectos administración jardín (A)

Imagen 27 Aspectos administración jardín (B)

g) Línea Alimentos Sanos y Seguros

Administración Comedor Comunitario (aplica para la línea Alimentos sanos y seguros):

Cuando el tipo de establecimiento seleccionado corresponde a comedores o cocinas comunitarias, debe elegir según la información del acta una de las siguientes opciones (ver imagen 28 y 29):

Particular SDIS (Secretaría Distrital de Integración Social) ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar) Fondo de Desarrollo Local IDIPROM







Control documental:


Imagen 28 Administración comedor comunitario (A)

Imagen 29 Administración comedor comunitario (B)

h) Línea Eventos Transmisibles de Origen Zoonótico

Nombre médico veterinario (aplica para la línea ETOZ): Se encuentra con el nombre

Información de los trabajadores (ver imagen 23). Para su diligenciamiento digite en mayúscula sostenida el nombre del médico veterinario siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, no se encuentra o no tiene, debe digitar “NO TIENE” en mayúscula sostenida. Este campo se encuentra habilitado según la intervención y cuando lo exige la norma (ver

imagen 30 - 31).







Control documental:


Imagen 30 Medico veterinario (A)

Imagen 31 Medico veterinario (B)

i) Línea Medicamentos Seguros

Matricula profesional: Digite el número del documento tal como se registró en el acta

Nombre director técnico (aplica para la línea Medicamentos seguros): Digite en

mayúscula sostenida el nombre del director técnico siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, no se encuentra o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso. Este

campo se encuentra habilitado según la intervención y cuando lo exige la norma.

Tipo del documento: Digite el número del documento tal como se registró en el acta.

Título DT: Digite el título del director técnico tal como se registró en el acta.

Inyectología (aplica para la línea Medicamentos seguros): Se encuentran en el Sivigila en

los aspectos de la visita / actividades farmacéuticas (ver imagen 32), para su ingreso

seleccione SI / NO







Control documental:


Droguería 24 horas (aplica para la línea Medicamentos seguros): Se encuentran en el

Sivigila en los aspectos de la visita / actividades farmacéuticas (ver imagen 32), para su

ingreso seleccione SI / NO.

Potencializador homeopático (aplica para la línea Medicamentos seguros): Se

encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / actividades farmacéuticas (ver imagen 32), para su ingreso digite en este campo SI/NO según informe el funcionario en el campo “Observaciones” del acta IVC. Recuerde que esta información es un dato oficial que debe ser reportado al INVIMA mensualmente y en todos los casos de encontrar SI,

debe estar asociado un muestreo o una medida a producto.

Imagen 32 Aspectos: MECE - Inyectologia - Droguería 24 horas - Potenciador Homeopático

MECE: (aplica para la línea Medicamentos seguros): Se encuentran en el Sivigila en los

aspectos de la visita / actividades farmacéuticas (ver imagen 32), para su ingreso digite en

este campo SI/NO según como se encuentre en el acta.

j) Línea Medicamentos Seguros, Calidad del Agua y Saneamiento Básico y ETOZ

Plan de gestión de residuos: Esta variable se habilita únicamente para cuatro líneas de

intervención y para puntos críticos específicos; constituye una exigencia reglamentada por

norma sanitaria y las opciones de selección corresponden a las indicadas en el acta.

Medicamentos Seguros: Tiendas naturistas, Droguerías y Farmacias-droguerías, las opciones de selección corresponden a: SI o NO







Control documental:


Imagen 33 Plan de gestión de residuos - Medicamentos Sanos

Eventos transmisibles de origen zoonótico ETOZ: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / condiciones de saneamiento (ver imagen 34), asociados a los siguientes tipos de establecimientos: Consultorios, Clínicas, Laboratorios y Droguerías veterinarias. Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado (ver imagen 35)

Imagen 34 Plan de gestión de residuos ETOZ (A)

Imagen 35 Plan de gestión de residuos ETOZ (B)







Control documental:


Calidad de Agua y Saneamiento Básico: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la visita / condiciones de saneamiento (ver imagen 36) asociados a los siguientes tipos de establecimientos: Cementerios, Funerarias, Salas de velación y actividades similares. Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado (ver imagen 37)

Imagen 36 Plan de gestión de residuos – Calidad del agua (A)

Imagen 37 Plan de gestión de residuos – Calidad del agua (B)

Seguridad Química: Se encuentran en el Sivigila en los aspectos de la

visita / condiciones de saneamiento (ver imagen 36) asociados a los siguientes tipos de establecimientos: Centros de Estética, escuelas de formación de estilistas y manicuristas, peluquerías y actividades y similares (PGIRP). Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple,







Control documental:


No aplica, No observado (ver imagen 37).

2.2.5 Concepto visita

Corresponde a la parte final del acta, la cual se encuentra distribuida de la siguiente

manera (ver imagen 38):

Imagen 38 Ingreso concepto de la visita

Información de la visita:

Exigencias: Se debe selecciona Si – NO – N/A.

Observaciones de las exigencias: De las visitas realizadas a los

establecimientos en la Línea de Seguridad Química a partir del 1 de julio de 2014, no se requiere el diligenciamiento de las exigencias en este campo, independientemente que la selección del validador anterior haya sido afirmativa.

Concepto de la visita: Encontrará una lista desplegable asociada a la línea de

intervención y deberá seleccionar una de las siguientes opciones:

Concepto Favorable







Control documental:


Concepto Pendiente Se aplaza la emisión del concepto No se emite concepto Concepto Desfavorable

Nota: Solo en los casos de sitios de encuentro sexual fuera de la zona de tolerancia, los

expendios de gas propano en viviendas, viviendas visitadas y sea por algún tipo de riesgo

o por presencia de vectores, no se emite concepto, solo en estas intervenciones deberá

ser seleccionada esta opción.

Días de plazo: Digitar los días de plazo dados por el funcionario que realiza la

vista. Recuerde cuando el plazo se otorga en días corrientes, este iniciara a contarse a partir del siguiente día de la visita, y si son días hábiles el plazo iniciara a contarse del siguiente día hábil posterior a la visita. Si en el instrumento de visita no se aclara que el plazo corresponde a días hábiles, se entenderá que el plazo será contado como días corrientes.

Plazo inicial: Seleccionar la fecha en la que inicia el plazo inicial. Plazo termina: Seleccionar la fecha en la que termina el plazo. Aplicación de medida sanitaria: Seleccionar si se aplica medida al

establecimiento, al producto o si es una medida preventiva. Recuerde que dependiendo de la opción que sea seleccionada, se habilitaran los diferentes tipos de medidas que aplican para cada uno de los casos. Al seleccionar alguna de las opciones al terminar de diligenciar la información de la visita, usted deberá ingresar a través de la ventana “medidas sanitarias” y diligenciar el formulario correspondiente a la medida que se haya aplicado, este diligenciamiento se debe iniciar a partir de las medidas que se apliquen el 1 de enero de 2015, en el caso que se deba iniciar antes este reporte, la Secretaría informará oportunamente a los referentes de ambiente. En caso de no aplicar ninguna medida, se debe dejar el campo en blanco.

Observaciones de quien atiende: De las visitas realizadas a los establecimientos

en la Línea de Seguridad Química a partir del 1 de julio de 2014, no se requiere el diligenciamiento de las observaciones de quien atiende la visita en este campo.

Evento de Salud Pública: Seleccionar la opción de la lista desplegable según sea el caso, si no se reporta ningún evento en el acta, se debe seleccionar la opción no aplica.

Funcionario que realiza la visita: Digitar el nombre del funcionario que realizó la

intervención. Persona que atiende la visita: El sistema trae automáticamente estos datos,

teniendo en cuenta los ingresados en la Cédula del establecimiento (pueden ser modificados).

Testigo visita: Digitar el nombre completo del testigo de la vista. Digite en mayúscula sostenida el nombre siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no







Control documental:


presenta, no se encuentra o no tiene, debe digitar el código establecido para el caso.

Tipo de documento: Seleccione una de las siguientes opciones Cédula de

ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte. Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni

espacios. Cargo: Digite el cargo según corresponda.

2.3 Anexos. Espacios Libres de Humo

A fin de llevar el control del cumplimiento de la ley 1335 de 2009 por parte de los

establecimientos, y siguiendo el lineamiento establecido por la línea de Aire, Ruido y REM

y lo establecido en la guía operativa del Sisvea, en los casos en los que los funcionarios

haya diligenciado el anexo de espacios libres de humo, se deberán diligenciar en el

aplicativo las opciones de selección de dicho anexo (ver imagen 39).

Imagen 39 Ingreso a espacios libres de humo

2.3.1 Estructura

Información general: Los datos correspondientes a este punto, se cargan de manera automática en cada uno de los campos, según lo ingresado anteriormente en la cedula del establecimiento. Aspectos a verificar: Se ingresa en la plataforma tecnológica por medio de una lista desplegable, la cual contiene los siguientes datos: Cumple – No cumple – No aplica y No observado (ver imagen 40)







Control documental:


Imagen 40 Aspectos a verificar - Espacios libres de humo

Información de los propietarios y los administradores: El sistema lo carga de manera automática de la cedula del establecimiento. Observaciones: Se ingresan tal y como se encuentra en el acta. Concepto técnico: Se debe seleccionar de la lista desplegable, si cumple o no con las exigencias de los artículos 19 y 20 de la Ley 1335 de 2009.

Imagen 41 Observaciones y concepto técnico - Espacios libres de humo







Control documental:


2.4 Terminación. Ingreso Establecimiento Terminado

Para ingresar un establecimiento terminado, se debe realizar la creación de la cedula del establecimiento y luego dar click en el lápiz para ir a la interfaz de la cedula del establecimiento (ver imagen 42). Ya en la interfaz de la cedula del establecimiento se debe seleccionar la casilla terminación (ver imagen 43).

Imagen 42 Pantalla de inicio para el ingreso del establecimiento terminado

Imagen 43 Pestaña terminación - Establecimiento terminado







Control documental:


2.4.1 Estructura establecimientos terminados

Los primeros datos que deben ser ingresado son el Acta mes No y el Radicado SDS (en

caso de tenerlo), los demás registros se digitan según la siguiente estructura:

Cedula del establecimiento: Todos los campos de este ítem, se cargan de manera

automática (ver imagen 44).

Atributos generales de riesgo: Se cargan de manera automática, según lo digitado en la

creación de la cedula del establecimiento (ver imagen 44).

Imagen 44 Cedula - Establecimiento terminado

Observaciones: Se ingresan a la plataforma, teniendo en cuenta los datos del acta.

Algunos de los datos se cargaran de manera automática, dependiendo del histórico de

visitas del establecimiento, estos campos son: Última visita, Concepto sanitario y Medida

Sanitaria (ver imagen 45)

Imagen 45 Observaciones - Establecimiento terminado







Control documental:


Los siguientes son los campos que se deben ingresar (ver imagen 46):

Motivo de la visita: Se debe seleccionar una de las siguientes opciones:

1. Asociada a brote 2. Notificación comunitaria 3. Solicitud del interesado 4. Solicitud oficial 5. Visita de oficio

Fecha de la visita: Seleccionar del calendario la fecha en la que se realizo la visita. Establecimiento terminado por: Se debe seleccionar una de las siguientes opciones:

1. Cambio de actividad 2. Cesación de actividad

Funcionario de salud 1 y 2: Ingresar cada uno de los campos solicitados, sin omitir ninguno.

Imagen 46 Campos de ingreso obligatorio - Establecimiento terminado

Testigo: Ingresar cada uno de los campos solicitados, sin omitir ninguno.







Control documental:


3 Capitulo 3. Reportes Módulo Sisvea

Como todo sistema, el Sistema Sivigila DC – módulo Sisvea dispone de salidas de información que podrán ser empleadas para la respuesta a requerimientos internos y externos, para la generación de consolidados, analisis, boletines y para la toma de decisiones entre otros. El sistema Sivigila DC dispone de un módulo exclusivo para esto, en el que se encuentran reportes estandarizados acorde a los requerimientos del componente de Vigilancia Sanitaria, para acceder a estos reportes se ingresa por el escritorio principal de SIVIGILA DC le damos click en Menú/’Alerta/Reportes’/ Reportes (ver imagen 47).

Imagen 47 Ingreso al módulo de reportes

Al Ingresar al módulo se encuentran 125 reportes, de los cuales 43 pertenecen al módulo del Sisvea, para la ubicación rápida del reporte se muestra una ficha categórica con las variables que se listan a continuación:

Nombre del reporte

Descripción: Indica el objeto del reporte, orienta en la búsqueda.

Categoría: Las categorías establecidas para el módulo. Fecha de Creación

Ver Reporte : Se da click sobre el icono, en ese momento se genera el reporte.







Control documental:


Imagen 48 Categoría módulo de reportes

En la ficha categoría se puede filtrar por el tipo de reporte que se va a consultar, ejemplo visitas, establecimientos y la verificación / inconsistencias. En el momento de haber digitado la categoría se debe hacer filtro y seleccionar la opción contiene (ver imagen 48)

Imagen 49 Consulta módulo de reportes

La siguiente pantalla muestra todos los reportes que se encontraron con el validador escogido, así como la descripción del mismo. Cuando ya se tiene definido el reporte que se quiere consultar, se debe hacer click sobre la lupa (ver imagen 49). El siguiente paso es seleccionar la línea (se puede una o todas), la Localidad vinculada(s) a la ESE y el periodo requerido (ver imagen 50), el cual corresponde a la fecha en la que se realizo en este caso la visita.







Control documental:


Imagen 50 Filtro de búsqueda módulo de reportes

Después de haber realizado los anteriores pasos, se puede ver la interfaz final del reporte,

la cual se encuentra estructurada de la siguiente manera (ver imagen 51):

Sección de filtrado de búsqueda: Muestra los datos correspondientes a la ESE, Localidad,

rango de fecha (año – mes dependiendo del reporte requerido).

Zona de interacción: Permite ver el número de páginas que compone el reporte, el zoom dependiendo el grado de visualización que se requiera y la lista de exportación del informe a diferentes tipos de formatos.

Imagen 51 Interfaz del reporte - Módulo de reportes







Control documental:


El reporte final se puede exportar a diferentes tipos de formatos, los cuales dependen de la necesidad de la ESE (generalmente se exporta a Excel para facilitar el manejo de datos), para realizar este proceso se debe seleccionar de la lista desplegable la opción deseada y luego dar click en el botón export (ver imagen 52).

Imagen 52 Interfaz para exportar el reporte - Módulo de reportes

3.1 Tipos de reportes

A continuación se relacionan los tipos de reportes por su categoría, ID y descripción:

Visitas

ID 283: Reporte con el consolidado total de las visitas IVC ingresadas al

Sivigila DC – Módulo Sisvea.







Control documental:


Establecimientos

ID 229: Presenta el total de Establecimientos intervenidos por Punto crítico

en el Distrito Capital, en el mes seleccionado y acumulado año. Con el concepto sanitario emitido en la última visita.

ID 242: Presenta el total de Establecimientos intervenidos por Punto crítico

y periodo seleccionado en una UPZ determinada. ID 244: Presenta el resumen de establecimientos intervenidos en un

periodo por línea de acción, punto crítico, localidad y UPZ. ID 245: Presenta el resumen de establecimientos intervenidos en un

periodo por tipo de establecimiento. ID 246: Presenta el resumen de establecimientos intervenidos por línea de

acción, localidad, tipo de establecimiento y UPZ en el periodo requerido. ID 284: Reporte con el consolidado total de los establecimientos vigilados y

controlados digitados al SIVIGILA DC - Módulo SISVEA. ID 286: Reporte con el consolidado total de establecimientos terminados

por rango de fecha.

Verificación / Inconsistencias

ID 257: Presenta la relación de actas IVC con medida sanitaria

(Establecimiento, congelación, decomiso) que no tiene registrado el acta medida sanitaria respectiva.

ID 281: Imprime el reporte de los establecimientos que no tienen registrado

actas de visita o actas de terminado de establecimiento. ID 282: Reporte que presenta los establecimientos con los campos de

dirección comercial y dirección de notificación como erradas. Esto para la realización del seguimiento por parte de las ESE.

ID 291: Reporte de Actas de visitas IVC sin diligenciamiento en los

aspectos a verificar.

Línea Seguridad Química

ID 258: Con la base de datos de los establecimientos visitados durante el

semestre o el año se depuran los nombres genéricos de las sustancias

químicas teniendo en cuenta el nombre comercial y con los datos del

establecimiento corroborar en el MIA si de acuerdo a la actividad

económica son consecuentes los nombres registrados en el acta.

ID 259: Se generan diferentes consultas: una general, en donde en el

campo de OBSERVACIONES se encuentre la palabra "Incidentes" y cinco

(5) específicas en donde los eventos involucrados en las

OBSERVACIONES pueden ser "Incendio", "Explosión", "Derrame", "Fuga"







Control documental:


e "Intoxicación". Se consolida la información y se reporta por localidad y

tipo de Incidente.

ID 260: Con la consulta generada se eliminan los establecimientos que

tengan concepto "Cerrado" y se realiza el conteo de los que reporten

concepto "Favorable" y "Desfavorable", así se determinan porcentajes de

cumplimiento de la normatividad teniendo en cuenta el total de

establecimientos vigilados durante el periodo de análisis.

ID 261: Con la consulta generada se eliminan los establecimientos que

tengan concepto "Cerrado" y se realiza el conteo de los que reporten

Cumplimiento "Cumple". Se ordenan los datos por Localidad y Actividad

económica para obtener el reporte del número de establecimientos que por

localidad cumplen con este criterio y establecer qué actividades

económicas predominan porque gestionan las acciones pertinentes.

ID 267: La consulta se genera para las visitas realizadas mes a mes por

cada uno de los hospitales y se realizan los ajustes correspondientes de

acuerdo a los campos en donde se debe reemplazar texto por números.

ID 268: La consulta se genera para los establecimientos que son visitados

mes a mes por cada uno de los hospitales y se realizan los ajustes

correspondientes de acuerdo a los campos en donde se debe reemplazar

texto por números. Se remite a la Alcaldía Mayor de Bogotá para

consolidación distrital.

ID 269: Se establece un tiempo límite de digitación de actas (hasta el

séptimo día hábil del mes siguiente al período de análisis), vencido el plazo

se hace la consulta para cada una de las localidades. Se incluyen los

proyectos de vigilancia intensificada "Plaguicidas" (Pablo VI Bosa) y

"Terminales portuarios" (Fontibón).

ID 270: Retorna el número de actas IVC que se han ingresado en un

periodo de tiempo sin importar la fecha de visita.

ID 288: Reporte que muestra los Aspectos a Verificar de las acta de

inspección vigilancia y control higiénico sanitaria de la Línea de Seguridad Química en un periodo de tiempo.

ID 292: Reporte que muestra las sustancias químicas de los Aspectos a

Verificar de los numerales 9.1-Sustancias químicas utilizadas y almacenadas, 9.2-producto terminado, 9.3-producto terminado (residuos).







Control documental:


Línea de Eventos Transmisibles de Origen Zoonótico

ID 277: Reporte con el total enfermedades zoonóticas ingresadas de los

establecimientos veterinarios. ID 278: Reporte con la información del biológico antirrábico. ID 279: Reporte de las esterilizaciones realizadas por los establecimientos

veterinarios. ID 280: Reporte de los paracitos reportados por los establecimientos

veterinarios. Medidas sanitarias

ID 231: Presenta el consolidado de medidas sanitas por línea de Acción,

tipo de establecimiento, localidad, UPZ en un periodo determinado. ID 232: Presenta el número de establecimientos con aplicación de medidas

sanitarias por línea de acción, localidad y UPZ en un periodo determinado. ID 233: Presenta el número de establecimientos con aplicación de medidas

sanitarias en un periodo de tiempo. ID 234: Presenta el número de establecimientos con aplicación de medidas

sanitarias por tipo de medida y localidad. ID 235: Presenta el número de medidas sanitarias de clausura o

suspensión parcial o total por línea de acción. ID 236: Presenta el número de medidas sanitarias aplicadas a

establecimientos por tipo de medida y localidad. ID 237: Presenta el número de medidas sanitarias de clausura o

suspensión parcial o total por Intervención (Punto crítico). ID 254: Presenta consolidado de productos implicados en medidas

sanitarias de congelación por unidad de medida para una o todas las entidades, una o todas las localidades.

ID 255: Presenta el consolidado de productos implicados en medidas

sanitarias de decomiso en el distrito por unidad de medida para una o todas las entidades, una o todas las localidades.

ID 256: Presenta la relación de establecimiento que se le aplicaron

medidas sanitarias en un periodo solicitado para una o todas las entidades, para una o todas las localidades.

Vehículos

ID 250: Presentar el consolidado de vehículos inspeccionados en el Distrito por producto para una o todas las E.S.E., una o todas la Localidades en un periodo dado.







Control documental:


ID 251: Presentar el consolidado de vehículos inspeccionados en el Distrito

por clasificación del producto para una o todas las E.S.E., una o todas la Localidades en un periodo dado.

ID 252: Presentar el consolidado de vehículos inspeccionados en el Distrito

por concepto de inspección para una o todas las E.S.E., una o todas la Localidades en un periodo dado.

ID 253: Presentar relación de vehículos inspeccionados en el Distrito para

una o todas las E.S.E., una o todas la Localidades en un periodo dado. ID 287: Reporte para consultar a nivel distrital los de vehículos

inspeccionados por placa ID 290: Presenta el consolidado total de los Vehículos Inspeccionados por

entidad y en un periodo de tiempo

MECE

ID 289: Presenta el consolidado por año y mes de reporte de

medicamentos de control especial MECE

Utilidades

ID 285: Reporte con el consolidado correspondiente a Línea, Punto Critico

(Intervención), Tipo de Establecimiento, Actividad Económica y CIIU.

Reporte Establecimientos terminados

La consulta correspondiente a los establecimientos terminados se

encuentra en el módulo de reportes/establecimientos, con el ID 286 (ver

imagen 53).

Imagen 53 Reporte establecimiento terminado







Control documental:


Para poder ver el reporte se da click sobre la lupa, lo cual llevara al usuario a una nueva interfaz en donde únicamente se selecciona la fecha del reporte (desde / hasta), según el requerimiento (ver imagen 54).

Imagen 54 Rango de fecha y consulta del establecimiento terminado

Después de seleccionar el periodo, se da click en View Report, para poder ver la

cantidad de establecimientos intervenidos en el rango de fecha indicada y a partir de este punto, se deben seguir las indicaciones del reporte final (ver imagen 55)

Imagen 55 Interfaz final de los establecimientos terminados







Control documental:


4. Capitulo 4. Anexos

4.1 Manejo de archivo y censo de establecimientos, casos de uso:

- El establecimiento no cambia de razón social, ni de propietario, ni de dirección ni de actividad económica, pero adiciona o retira servicios: en este caso se debe continuar manejando el mismo archivo físico y el mismo registro dentro del censo, el tipo de establecimiento corresponde al servicio predominante o de mayor riesgo. - El establecimiento cambia de razón social y continua con la actividad económica y mismo propietario, en la misma dirección: en este caso se debe continuar manejando el mismo archivo físico y el mismo registro dentro del censo cambiando razón social y digitando en el campo de observaciones de la visita la razón social anterior. - El establecimiento cambia de razón social y de propietario y continua con la actividad económica, en la misma dirección: se debe continuar manejando el mismo archivo físico y el mismo registro dentro del censo cambiando el nombre del propietario y razón social, e indicando en el campo de observaciones de la visita los datos anteriores de razón social y propietario. - El establecimiento cambia de razón social, actividad económica y propietario, se debe abrir una nueva carpeta en físico, al registro dentro del censo dar establecimiento terminado y para la nueva actividad económica crear un nuevo registro. - El establecimiento no cambia de razón social, ni de actividad económica, ni de propietario, pero se traslada de sede; se debe abrir una nueva carpeta en físico, al registro dentro del censo dar establecimiento terminado y abrir un nuevo registro. - El establecimiento fue terminado, y tiempo después reabre con la misma razón social, actividad económica, propietario y dirección, en ese caso se debe seguir manejando la misma carpeta en físico y digitar una nueva vista en el registro histórico del establecimiento ya creado en censo magnético (no se debe abrir un nuevo registro).







Control documental:


CAPÍTULO 5

Inspección de vehículos transportadores de alimentos

Para realizar el ingreso de la información de los vehículos inspeccionados, se debe dar

clic en el botón Menú de la pantalla de inicio, dar clic en el modulo IVC y luego dar clic en

la opción inspección de vehículos. (Ver imagen 56)

Imagen 56 Ingreso al modulo de inspección a vehículos

El sistema nos lleva a la pantalla inspección vehículos, la cual cuenta con las siguientes

opciones para escoger el acta dependiendo el caso (Ver imagen 57).

Carritos y triciclos expendedores y transportadores de leche cruda Vehículos transportadores de alimentos Vehículos transportadores de alimentos y materias primas para alimentos







Control documental:


Imagen 57 Selección de acta inspección de vehículos

Seleccionar el tipo de acta para ingresar al formulario correspondiente en el cual esta

compuesto por las pestañas Datos Vehículo, Aspectos a verificar e Info. Concepto visita

en las que se encuentran las variables que se describen a continuación:

5.1. Datos del Vehículo

a) Número acta de inspección: Diligencie el número de acta tal como aparece en el

documento físico.

b) Nombre ESE: Este campo lo diligencia automáticamente el sistema según la ESE

a la cual corresponde el usuario que esté registrando la información.

c) Línea de Acción: Este campo se diligencia automáticamente según el acta

seleccionada.

d) Tipo de Establecimiento: Dar clic en la lupa que se encuentra en seguida del

campo donde se va registrar el dato para que se despliegue un formulario llamado Buscar tipo de establecimiento (Ver imagen 58) en el cual haciendo uso de los filtros hacemos la búsqueda por el Id del tipo de establecimiento si de antemano lo conocemos o por cualquiera de las demás opciones que brinda éste formulario. Después de ubicar y seleccionar el tipo de establecimiento se debe dar clic en el botón aceptar para captar el dato en el campo mencionado del formulario Datos del vehículo.







Control documental:


Imagen 58 Selección del Tipo de Establecimiento

e) Fecha de intervención: Haciendo uso del icono , seleccionar el día, mes y año

en el calendario ubicado en la parte derecha de este campo.

f) Dirección inspección: Dar clic en el hipervínculo Clic aquí para Ingresar la

dirección, y el sistema activara el formulario Ingresar dirección estandarizada (Ver imagen 59), digite según los parámetros del manual de nomenclatura distrital, la dirección consignada en el instrumento donde se realiza la inspección. Esto hace que el sistema ubique la localidad, la UPZ y el barrio correspondiente a la dirección digitada. En caso de que la dirección digitada este errada o el sistema no logre geocodificarla, deberá inscribir manualmente la localidad, la UPZ y el barrio; cuando en la lista desplegable no encuentre el barrio indicado en el acta, debe seleccionar la opción 178-otro barrio y deberá digitar en el campo “cual” el nombre del barrio registrado en el instrumento. Recuerde: Tiene que estar 100%

seguro de los datos digitados, ya que esta información es geocodificada para la entrega de informes distritales.







Control documental:


Imagen 59 Formulario para ingresar dirección estandarizada

g) Territorio: Digite en mayúscula sostenida el nombre del territorio donde se ubica

la dirección de inspección. En caso que la localidad no tenga definidos los nombres de los territorios, escribir en mayúscula sostenida “NO DEFINIDO”; si la intervención fue adelantada en un estrato superior al 3, debe escribir “FUERA DEL MODELO”.

h) Microterritorio: Digitar en mayúscula sostenida el nombre del microterritorio

donde se ubica la dirección de inspección. En caso que la localidad no tenga definidos los nombres de los microterritorios, escribir en mayúscula sostenida “NO DEFINIDO”; si la intervención fue adelantada en un estrato superior al 3, debe escribir “FUERA DEL MODELO”.

i) Nombre Propietario Vehículo: Digite en mayúscula sostenida el nombre

completo del propietario del vehículo siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, sin propietario, sin información o no tiene, debe digitar una de las convenciones indicadas en el cuadro del numeral “2.1.1 Cédula del establecimiento”.

j) Teléfono: Digitar los datos numéricos de 7 o 10 dígitos según sea el caso. En

caso de número telefónico con extensión indique la extensión separada de un guion “número telefónico–extensión” para los casos de más de una extensión, sepárelos con diagonal “número telefónico/extensión/extensión”

k) Tipo Documento: Seleccione una de las siguientes opciones: Cédula de

ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte.







Control documental:


I) Número de Documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni

espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que identifica al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número de documento, sin información o no tiene, debe digitar una de las convenciones indicadas en el cuadro del numeral “2.1.1 Cédula del establecimiento”. m) E-mail: Digite el correo electrónico que aparece en el acta.

l) Nombre Conductor: Digite en mayúscula sostenida el nombre completo del conductor del vehículo siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”.

m) Teléfono: Digitar los datos numéricos de 7 o 10 dígitos según sea el caso. En

caso de número telefónico con extensión indique la extensión separada de un guion “número telefónico–extensión” para los casos de más de una extensión, sepárelos con diagonal “número telefónico/extensión/extensión”

n) Tipo Documento: Seleccione una de las siguientes opciones: Cédula de


o) Número Documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que identifica al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número de documento, sin información o no tiene, debe digitar una de las convenciones indicadas en el cuadro del numeral “2.1.1 Cédula del establecimiento”.

p) Nombre Propietario Producto: Digite en mayúscula sostenida el nombre

completo del propietario del producto transportado siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, sin propietario, sin información o no tiene, debe digitar una de las convenciones indicadas en el cuadro del numeral “2.1.1 Cédula del establecimiento”.

q) Teléfono: Digitar los datos numéricos de 7 o 10 dígitos según sea el caso. En

caso de número telefónico con extensión indique la extensión separada de un guion “número telefónico–extensión” para los casos de más de una extensión, sepárelos con diagonal “número telefónico/extensión/extensión”.







Control documental:


r) Tipo Documento: Seleccione una de las siguientes opciones: Cédula de


s) Número Documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni espacios. Para el caso de NIT ingrese el número con el guion correspondiente, que identifica al dígito de verificación. Cuando el acta indique que no presenta, sin número de documento, sin información o no tiene, debe digitar una de las convenciones indicadas en el cuadro del numeral “2.1.1 Cédula del establecimiento”.

t) E-mail: Digite el correo electrónico que aparece en el acta.

u) Área Rural: Marque el cuadro para ingresar una dirección que esta fuera del

perímetro del distrito y digite el texto en el campo que se encuentra en seguida.

v) Dirección de notificación: Digite en este espacio la dirección en la cual se puede ubicar el responsable del vehículo o del producto / materia prima que se transporta, haciendo uso del formulario para ingreso de dirección estandarizada.

Nota: La dirección de notificación se capta únicamente cuando hay toma de medida al vehículo o a los productos transportados y se copia del acta de medida.

w) Tipo de vehículo: Seleccione entre las opciones camión, camioneta o motocarro.

x) Placa: Digite el número de placa del vehículo .

y) Modelo: Digite el modelo del vehículo (año).

z) Marca: Digite la marca del vehículo.

aa) Tipo de carrocería: Seleccione entre las opciones botellero, cabinado, furgón;

panel o van.

bb) Fecha última inspección: Escoger el día mes y año del calendario ubicado

en la parte derecha de este campo si hubo una inspección realizada







Control documental:


anteriormente, en caso de que sea la primera inspección que se le hace al vehículo, dejar este espacio sin diligenciar.

cc) Condición sanitaria de la última inspección: Seleccione entre las opciones cumple o no cumple si hubo una visita anterior, de lo contrario deje esta espacio sin diligenciar.

El proceso finalizara en el momento de dar clic en el botón insertar

Recuerde: que el sistema le indicara si el proceso se finalizó correctamente o si algún

campo quedo mal diligenciado.

5.2. Aspectos a verificar

a) Aspectos Generales: En este numeral encontrara los ítems 2.1 y 2.2 (Ver imagen

60).

Imagen 60 Formulario preguntas Aspectos Generales

2.1 Tipo de alimento que transporta: Este campo está vinculado al

campo producto de la pestaña “Info. Concepto Visita” y en él se capta los nombres de los productos que se autorizan a transportar cuando se da concepto favorable a un vehículo.

2.2 Tipo de materias primas que transporta: Diligencie tal como se

indica en el acta los nombres de las materias primas que se le autoriza a transportar al vehículo.

Hallazgos: Digite en estos campos lo registrado en el acta según

corresponda para el numeral 2.1 ó 2.2, si no hay información para estos campos déjelos sin diligenciar.







Control documental:


Grabar la información registrada en Aspectos Generales: Para salir del formulario de

Aspectos Generales debe dar clic en el botón con lo cual se grabaran los datos registrados y lo remitira nuevamente a la pestaña “Aspectos a Verificar”.

b) Condiciones físicas y sanitarias generales del vehículo: En este numeral

encontrara los ítems del 3.1 al 3.10 (Ver imagen 61), cada una de ellas permite seleccionar entre las opciones No, Si y No Aplica, de no seleccionar ninguna de las opciones, por defecto se captará el valor “Si”. Seleccione en estos campos lo registrado en el acta según corresponda.

Hallazgos: Frente a cada uno de los ítems del 3.1 al 3.10 hay un campo

llamado hallazgos en los cuales se debe registrar lo reportado en el acta referente a cada uno de los ítems.

Imagen 61 Formulario preguntas Condiciones físicas y sanitarias generales del

vehículo

Grabar la información registrada en Condiciones física y sanitarias generales del

vehículo: Para salir del formulario debe dar clic en el botón con lo cual se grabaran los datos registrados y lo remitirá nuevamente a la pestaña “Aspectos a Verificar”.

c) Personal manipulador de alimentos: En este numeral encontrará los ítems del

4.1 al 4.6 cada una de ellas permite seleccionar entre las opciones No, Si y No Aplica,







Control documental:


de no seleccionar ninguna de las opciones, por defecto se captará el valor “Si”. Seleccione en estos campos lo registrado en el acta según corresponda. (Ver imagen 62)

Hallazgos: Frente a cada uno de los ítems del 4.1 al 4.6 hay un campo

llamado hallazgos en los cuales se debe registrar lo reportado en el acta referente a cada uno de los ítems.

Imagen 62 Formulario Personal manipulador de alimentos

Grabar la información registrada en Personal manipulador de alimentos: Para salir

del formulario debe dar clic en el botón con lo cual se grabaran los datos registrados y lo remitirá nuevamente a la pestaña “Aspectos a Verificar”. 5.3 Info. Concepto Visita:

b) Tipo de materias primas que transporta: Diligencie tal como se indica en el acta







Control documental:


A continuación encontrara los aspectos a verificar incluidos en el acta de inspección;

diligencie la información tal como se encuentra en el instrumento físico, seleccionando las

opciones SI/NO.

6. Concepto visita 6.1 Exigencias: Seleccione en este espacio la opción NO debido a que

actualmente se conceptúa si el vehículo cumple o no cumple, lo cual no da posibilidad de dejar exigencias.

6.2 Condición Sanitaria: Seleccione si Cumple o No Cumple de acuerdo a lo

registrado en el acta. 6.3 Clasificación producto: Seleccione una clasificación del producto de la lista

desplegable que muestra el aplicativo 6.4 Producto: De acuerdo a la clasificación seleccionada en el paso anterior el

aplicativo le muestra el listado de productos que pertenecen a esa clasificación y le permite seleccionar uno o varios productos.

Corresponde a la parte final del acta, la cual se encuentra distribuida de la siguiente

manera:

a. Condiciones sanitarias del vehículo: Seleccione una de las siguientes opciones:

Cumple No Cumple

b. Para el transporte de: Complete el campo tal como indique el acta

c. Aplicación de medida sanitaria: Seleccione alguna de las siguientes opciones, según sea indicado en el acta:

Congelación Decomiso Destrucción o desnaturalización

En caso de no aplicar ninguna medida, dejar el campo en blanco.







Control documental:


d. Funcionario que realiza la inspección: Dando clic en “buscar usuario” se abrirá

una pantalla con los usuarios asignados a la ESE.

e. Tipo de documento: Seleccione una de las siguientes opciones Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT o Pasaporte.

f. Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni

espacios.

g. Persona que atiende la inspección: Digite en mayúscula sostenida el nombre

siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”.

h. Tipo de documento: Seleccione una de las siguientes opciones Cédula de


i. Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni

espacios.

j. Testigo visita: Digitar el nombre completo del testigo de la vista. Digite en

mayúscula sostenida el nombre siguiendo el orden “primer nombre segundo nombre primer apellido segundo apellido”. Cuando el acta indique que no presenta, no se encuentra o no tiene, debe digitar “NO TIENE” en mayúscula sostenida.

k. Tipo de documento: Seleccione una de las siguientes opciones Cédula de


l. Número de documento: Digite el número de documento sin puntos, comas, ni

espacios.







Control documental:


CAPÍTULO 6

MEDIDAS SANITARIAS A ESTABLECIMIENTO Y/O PRODUCTOS

Para realizar el ingreso de medidas sanitarias a establecimientos y/o a productos se debe

ubicar el establecimiento siguiendo la ruta: Inicio / IVC / Establecimientos vigilados y

controlados. Para ubicar el establecimiento en el cual se va reportar la medida se hace

uso de filtros por lo menos por dos variables para evitar duplicar establecimientos, las

variables mas recomendadas son: Razón social, NIT Establecimiento, Matricula o

Dirección (Ver Imagen 63)

Imagen 63 Establecimientos Vigilados y Controlados

Una vez ubicado el establecimiento dar clic en el icono para activar la edición de datos

del establecimiento y creación de eventos. (Ver Imagen 64), si no se encuentra el

establecimiento y se tiene la certeza de que no ha sido creado, se procede a la creación

del establecimiento de acuerdo a lo indicado en el numeral 2.1 de este documento.







Control documental:


Imagen 64 Datos del Establecimiento

En esta ventana están organizadas por pestañas todas las opciones de eventos que se

pueden seleccionar al establecimiento como son Actas de IVC, Medidas sanitarias,

Operativos, Terminación, Toma de muestras y Donaciones.

Al ingresar a la pestaña Medidas sanitarias en la lista de opciones Agregar Acta están

disponibles todos los formularios empleados para la tomada de medida a establecimientos

o a productos.

6.1 Acta de Aplicación medida sanitaria a establecimiento: Se deben diligenciar todos

los campos activos del formulario iniciando por el numero del acta con la que se tomo la

medida al establecimiento, en el espacio IVC N° se coloca en VoBo cuando se va asociar

la medida al establecimiento con un numero de acta de IVC y dando clic en el icono , el

aplicativo muestra todas las actas de IVC que se han creado en el establecimiento para

que se seleccione con cuál de ellas está relacionada la medida que va a reportar (Ver

imagen 66), el aplicativo carga automáticamente la mayoría de los campos del formulario

Acta de Aplicación medida sanitaria a establecimiento, y solo deja activos para digitar los

siguientes campos: Fecha de la medida, Tipo de persona, seleccionar si es el dueño o el

representante legal, nombre , tipo de documento, numero de documento, dirección de

notificación, correo electrónico, se debe seleccionar el tipo de medida aplicada, sitio de

aplicación de la medida y seleccionar una o varias causales de aplicación de la medida;

porque son los datos que pueden llegar a variar acorde a la fecha en que se haga la

actuación. Luego se debe diligenciar el campo normas que soportan la aplicación de la

medida (Ver imagen 65). Todas las variables son de obligatorio diligenciamiento y el

aplicativo no graba el acta de otra forma.







Control documental:


Imagen 65 Acta de Aplicación medida sanitaria a establecimiento

Los datos de los responsables de la realización de la visita y nombre del propietario del

producto los trae del acta de IVC pero el sistema permite cambiarlos si es necesario

según lo consignado en el acta que se está digitando.

Imagen 66 Formulario Buscar Acta visita IVC

6.2 Acta de levantamiento medida sanitaria a establecimiento: Se deben diligenciar

todos los campos activos del formulario iniciando por el numero del acta con la que se

levanto la medida al establecimiento, numero de radicado , fecha de levantamiento de la

medida (por defecto el sistema asigna la fecha en la que se realizo la visita de IVC, pero

permite cambiarla cuando el levantamiento de la medida se hace en una fecha posterior a







Control documental:


la visita), Medidas Aplicadas: Se debe seleccionar la medida que se levanta relacionada

en el acta que se está digitando (la medida que se levanta debe ser igual a la reportada

en el acta de aplicación de medida a establecimiento).

Acta Medida Sanitaria Nº: El aplicativo permite digitar el número del acta con la cual se

tomo la medida sanitaria, sin embargo se recomienda emplear el icono de búsqueda

para que el sistema cargue las actas de medidas aplicadas al establecimiento y se pueda

seleccionar la que corresponda para que cargue automáticamente los datos. (Ver imagen

67)

Imagen 67 Formulario Buscar Acta aplicación medida a establecimiento

El aplicativo diligencia la mayoría de los campos de este formulario y solo deja activos

para digitar los siguientes campos: fecha acta medida sanitaria, seleccionar el tipo de

persona, el cargo (si es representante legal o dueño), nombre, seleccionar el tipo

documento, digitar el número documento, dirección notificación, correo electrónico y

finalmente se debe diligenciar el campo: “Teniendo en cuenta que fueron subsanadas las

siguientes causas que originaron la medida o hechos subsanados”. Los demás campos se

cargan automáticamente con los datos de la cedula del establecimiento previamente

diligenciados. (Ver imagen 68)







Control documental:


Imagen 68 Formulario Acta de levantamiento medida sanitaria a establecimiento

6.3 Acta medida de levantamiento medida sanitaria a producto: Se deben diligenciar

todos los campos activos del formulario iniciando por el numero del acta mes, radicado

SDS, fecha de levantamiento de la medida, tipo de persona, seleccionar el acta de

congelación a la que se le va a levantar la medida dando clic en el asistente para

búsqueda de actas . Luego de seleccionar el acta en la tabla del formulario, se

visualizan todos los productos congelados en el acta seleccionada de donde se deben

eliminar los productos a los que NO se les levanta la medida dando clic en el icono y

se deben dejar los productos a los que SI se les levanta la medida; a estos se les debe

diligenciar los campos causal de levantamiento de la medida fue, reglamentación

especialmente (especificar norma), documentos que se anexan, folios. (Ver imagen 69)

Si en el campo folios se requieren adicionar varios ítems referentes a anexos y folios, se

debe dar clic en el icono para insertar un nuevo espacio para más datos. Finalmente se

deben diligenciar los datos del funcionario de salud que realiza la visita y responsable o

propietario del producto.







Control documental:


Imagen 69 Acta medida de levantamiento medida sanitaria a producto

6.4 Acta medida de destrucción o desnaturalización: Digitar los campos Acta mes,

radicado SDS, acta decomiso Nº, para este ultimo campo se recomienda hacer uso del

icono de búsqueda , se debe seleccionar el acta correspondiente con lo cual se cargan

los productos en la tabla de productos destruidos (Ver imagen 70). De los datos

cargados, se deben eliminar los productos que NO se destruyeron dando clic en el icono

y se deben dejar los productos que SI se destruyeron.

Posteriormente se diligencian los campos fecha medida y las observaciones

correspondiente a los campos: La aplicación de la(s) medida(s) se toma de conformidad

con lo previsto por la ley 09/79 y Forma de desnaturalización o destrucción.

Imagen 70 Tabla productos destruidos

Si la cantidad de producto destruido es inferior a la cantidad de producto decomisado se

debe seleccionar el producto en la tabla (Ver imagen 70) y digitar la cantidad de productos

destruido según lo consignado en el acta de destrucción. (Ver imagen 71)







Control documental:


Imagen 71 Formulario productos destruidos o desnaturalizados

6.5 Acta medida de seguridad de congelación: Seleccionar si la medida se tomo

durante un operativo, en caso que sea así, seleccionar el tipo de operativo; seleccionar si

está relacionado con un acta de IVC o no, en el caso que si tenga relacionada un acta se

debe seleccionar el acta haciendo uso del icono de búsqueda , para que el aplicativo

muestre los números de acta de IVC relacionadas con el establecimiento que se está

digitando. Cuando la medida se tomo durante un operativo es probable que no exista un

acta de IVC, en estos casos se debe seleccionar la opción Sin Acta IVC.

El aplicativo asigna por defecto la fecha de la IVC seleccionada pero también permite

escribir una nueva fecha medida la cual no debe ser menor a la fecha del acta de IVC.

Luego se debe seleccionar el tipo de persona entre representante legal o dueño del

establecimiento. Los campo dirección de notificación y correo electrónico se pueden

actualizar según lo consignado en el acta, el sistema asigna por defecto los consignados

en el acta de IVC, los demás campos del formulario no se pueden modificar; en caso de

ser necesario ajustar algún campo se debe ingresar por la pestaña cédula del

establecimiento.(Ver imagen 72)







Control documental:


Imagen 72 Formulario Acta medida de seguridad de congelación

Para adicionar los productos a los cuales se les aplico la medida se da clic en

(Ver imagen 72), para que se active el formulario “Productos congelados”

(ver imagen 73)

Imagen 73 Formulario productos congelados







Control documental:


Diligenciar cada uno de los campos del formulario productos congelados de acuerdo a lo

consignado en el acta y oprimir el botón Insertar para grabar el producto digitado, este

procedimiento se debe realizar para cada uno de los productos congelados.

Finalmente diligenciar los campos; Normas aplicadas, OBSERVACIONES, nombre de la

persona que queda encargada del producto, Tipo de documento y Documento.

Nota: Los registros ingresados en la tabla de productos decomisados se guardan

únicamente cuando se oprima el botón aceptar del formulario Acta medida de seguridad

de congelación y el aplicativo le confirme que el acta se actualizo exitosamente.

6.6 Acta medida de seguridad de decomiso: Seleccionar si la medida se tomo durante

un operativo, en caso que sea así, seleccionar el tipo de operativo. Ingresar el número de

acta de decomiso, el número de radicado de la medida y seleccionar si el decomiso está

relacionado con: acta de congelación, de IVC o sin acta, este último caso se presenta

cuando no se ha realizado una congelación previamente (normalmente sucede en

operativos).

En el caso que esté relacionado con un acta de congelación, se debe ubicar el acta y

relacionarla por medio del buscador , posteriormente se da clic en el botón

y en la tabla de productos decomisados se visualizan los mismos productos

que se digitaron en el acta de congelación seleccionada. Dejar en la tabla únicamente los

productos a los cuales se les aplico la medida de decomiso y oprimir el icono para

editarlos indicando el destino final y la cantidad decomisada de cada uno de los

productos; sí es diferente a la cantidad congelada (Ver imagen74). Los demás productos

se deben eliminar de la tabla. Si los productos decomisados no se encuentran en el acta

de congelación, se pueden adicionar dando clic en “Agregar Producto” donde se activa el

formulario de “Productos decomisados” (Ver imagen 74)

http://dev.saludcapital.gov.co/sivigiladcpruebas/ComponenteIvc/FrmActaMesDecomiso.aspx?opcion=New&IdEstablecimiento=204815&EsProyectoVI=0&n=0.7741788789303656







Control documental:


Imagen 74 Formulario productos decomisados

Si los productos fueron decomisados durante operativo de temporada y/o de operativo de carnes,

deben ingresar uno a uno en la tabla de decomisos dando clic en . Finalmente

diligenciar los campos; Normas aplicadas y Observaciones, los demás campos del formulario los

diligencia el sistema asignando los datos consignados en el acta de IVC.

6.7 Operativos: El reporte se hace ubicando el establecimiento, si este no existe deben seguir las

instrucciones del numeral 2.1 de este documento para crearlo y luego se ingresa a la cedula del

establecimiento, desde donde se tiene acceso a la pestaña Operativos (Ver imagen 75).

Imagen 75 Ingreso al reporte de operativos

Una vez ubicado en el establecimiento, dar clic en y diligencie los

campos Tipo de operativo, N°. Acta de operativo, radicado SDS, fecha de operativo y







Control documental:


seleccione el tipo de persona, los demás datos los asigna el aplicativo de acuerdo a la

cedula del establecimiento.

Imagen 76 Formulario operativo de inspección de alimentos y bebidas alcohólicas

Para cargar los productos se debe dar clic en de la tabla “Inspección a los

siguientes productos” (Ver imagen 76) y diligencie el formulario de productos

inspeccionados para cada uno de los productos a reportar (Ver imagen 77).

Imagen 77 Formulario productos inspeccionados







Control documental:


Luego de ingresar la totalidad de productos inspeccionados se debe diligenciar los

campos observaciones y funcionario de salud 1 y oprima el botón Insertar para grabar la

información digitada correspondiente al operativo.

Nota: Debido a que los datos del establecimiento captados en el acta de operativo no

incluye la totalidad de variables que se captan en el formulario de la cedula del

establecimiento se debe emplear el código 5555 (ver tabla numeral 2.1.1) para que el

aplicativo permita grabar el registro, sin embargo debe existir al menos los datos de quien

atiende la inspección. El código 5555 estará habilitado en el aplicativo a partir del 19 de

enero de 2015.

guÍa para elaborar manual de...

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