Microsoft Word - Procedimiento para auditar escaneado.doc

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENASISTEMA INTEGRADO DE GESTIN GUA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE CERTIFICACIN DE COMPETENCIAS LABORALESVersin:

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CONTENIDO51. OBJETIVO

52. ALCANCE

53. NORMATIVIDAD

64. REFERENTE TERICO Y DEFINICIONES

64.1 REFERENTE TERICO

84.2. DEFINICIONES

125. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO GENERAL PARA AUDITAR

155.1 PLANIFICACIN DE LA AUDITORA

155.1.1 Solicitud de Auditoras

155.1.2 Plan de Auditora.

165.1.3 Lista de verificacin.

165.2 EJECUCIN DE LA AUDITORA

175.2.1. Reunin de apertura

175.2.2 Recoleccin de evidencias

185.2.2.1 Entrevistas

195.2.2.2 Anlisis de los Documentos

195.2.2.3 Observacin de actitudes y condiciones de las reas de inters

195.2.2.4 Verificacin en sitio de la recoleccin de evidencias actuales

205.2.2.5 Muestra a Examinar

205.2.2.6 Reuniones durante la auditora.

215.2.3 Reunin de Cierre

215.3 INFORME DE LA AUDITORA Y SU SEGUIMIENTO

215.4 PLAN DE ACCIN CORRECTIVA

235.5 REQUISITOS FUNDAMENTALES PARA REALIZAR UNA AUDITORA EFECTIVA

256. REVISIN, ACTUALIZACIN Y APROBACIN

257. LISTA DE FORMATOS Y ANEXO

268. REFERENCIAS DOCUMENTALES

PRESENTACINEl sistema nacional de formacin para el trabajo se concibe como ...la estructura que deber articular la oferta de formacin para el trabajo, conformada por gremios, empresas, organizaciones de trabajadores, entidades de formacin para el trabajo o de educacin no formal, cajas de compensacin familiar, entidades de educacin media, tcnica profesional, tecnolgica, universidades y entidades gubernamentales, siempre y cuando desarrollen programas de formacin para el trabajo y/o de formacin continua debidamente acreditados en el marco del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo, tomando como referente las normas de competencia laboral colombianas, con el fin de definir e implementar polticas y estrategias para el desarrollo y calificacin de los recursoshumanos del pas.1El sistema se fundamenta en procesos de normalizacin, evaluacin y certificacin de la competencia laboral, formacin con base en competencias laborales, acreditacin y pertinencia. Para garantizar la calidad y transparencia de estos componentes se establecen procesos de auditoras.La competencia laboral es descrita como la capacidad de una persona para desempear funciones productivas en diferentes contextos, con base en los estndares de calidad establecidos por el sector productivo.En virtud del Decreto 933 de 2003, Artculo 19, el SENA regular, disear, normalizar y certificar las competencias laborales; como quiera que los auditores pertenecen al organismo certificador, ste documento est dirigido a quienes verifican por parte del SENA el sistema de certificacin de competencias laborales que l desarrolla, teniendo en cuenta que la auditora debe ser un proceso sistemtico, independiente y documentado, para determinar si las actividades y los resultados de este sistema cumplen con las disposiciones establecidas.Esta gua corresponde al Procedimiento para auditar el Sistema de Certificacin de Competencias Laborales, versin 02 del ao 2006. 1 Documento CONPES Social 8, del 26 de Julio de 20041. OBJETIVODefinir las actividades de planificacin, preparacin, ejecucin y seguimiento de las auditoras al sistema de certificacin de competencias laborales, para asegurar que cada proceso se realiza en forma eficiente, eficaz y efectiva.2. ALCANCEEste procedimiento est dirigido a las personas responsables de realizar la auditora al sistema de certificacin de competencias laborales que se desarrolla en los Centros de Formacin del SENA y en las empresas que adelanten alianzas con la entidad.3. NORMATIVIDADLos lineamientos para desarrollar auditoras al sistema de certificacin de competencias laborales, tienen como fundamento la siguiente normatividad:Decreto 249 de 2004, Numeral 10 del Artculo 12 Gestionar las auditoras de calidad a los procesos de normalizacin, y evaluacin y certificacin de competencias laborales realizadas por los Centros de Formacin Profesional Integral o empresas evaluadoras, de acuerdo con los procedimientos establecidos, asegurando la formacin y actualizacin de metodlogos, evaluadores y auditores para los procesosDecreto 933 de 2003, Artculo 19 Certificacin de Competencias Laborales. El Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA regular, disear, normalizar y certificar las competencias laborales Decreto 4110 de 2004, por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta laNorma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004.4. REFERENTE TERICO Y DEFINICIONES4.1 REFERENTE TERICOLa auditora al sistema de certificacin de competencias laborales, se fundamenta en la norma ISO 19011:2002, que proporciona orientacin sobre los principios de auditora, la gestin de programas de auditoras, la realizacin de auditoras, as como la competencia de los auditores.La auditora verifica lo que se hace y los resultados de lo que se hace. Para ello tiene en cuenta tres elementos: Lo que se debe hacer (criterios) Lo que se hace (real), y Lo que se quiere auditar (objetivo / alcance de la auditora)La discrepancia entre lo que se debe hacer y lo que se hace, constituye los hallazgos de auditora, stos comparados con el objetivo/alcance de la auditora constituyen las conclusiones de auditora.A. PRINCIPIOS DE LA AUDITORALos principios de la auditora son universales, es decir, se aplican a los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental, as como al sistema de certificacin de competencias laborales. Los principios se toman literalmente de la NTC - ISO 19011:2002:La auditora se caracteriza por depender de varios principios. stos hacen de la auditora una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las polticas y controles de gestin, proporcionando informacin sobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar su desempeo. La adhesin a estos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditora que sean pertinentes y suficientes, y para permitir a los auditores trabajar independientemente entre s para alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.Los principios siguientes se refieren a los auditores:a) Conducta tica: el fundamento de la profesionalidadLa confianza, integridad, confidencialidad y discrecin son esenciales para auditar.b) Presentacin ecunime: la obligacin de informar con veracidad y exactitudLos hallazgos, conclusiones e informes de la auditora reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditora. Se informa de los obstculos significativos encontrados durante la auditora y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.c) Debido cuidado profesional: la aplicacin de diligencia y juicio al auditarLos auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempean y la confianza depositada en ello por el cliente de la auditora y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria.Los principios que siguen se refieren a la auditora, la cual es por definicin independiente y sistemtica.d) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditoraLos auditores son independientes de la actividad que es auditada y estn libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditora para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditora estarn basados slo en la evidencia de la auditora.e) Enfoque basado en la evidencia: el mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemticoLa evidencia de la auditora es verificable. Est basada en muestras de la informacin disponible, ya que una auditora se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo est estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditora.B. TIPOS DE AUDITORAAUDITORA DE PRIMERA PARTE: Las realizadas por o en nombre de la propia organizacin, para la revisin por la direccin y con otros fines internos, es la autodeclaracin de conformidad.AUDITORA DE SEGUNDA PARTE: Las realizadas por partes que tienen un inters en la organizacin, como clientes o por otras partes en su nombre.AUDITORA DE TERCERA PARTE: Las realizadas por organizaciones auditoras independientes externas, como aquellas que proporcionan el registro o la certificacin de conformidad de acuerdo con los requisitos establecidos en las normas de competencia laboral. Las auditoras realizadas por el SENA al sistema de certificacin de competencias laborales, son de tercera parte.4.2. DEFINICIONESLas siguientes definiciones se encuentran en la NTC-ISO 9000:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario, y la NTC-ISO 19011:2002 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental y son aplicables al sistema de certificacin de competencias laborales.AUDITORA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.AUDITADO: Organizacin que es auditada. En este contexto se auditar el sistema de certificacin de competencias laborales.ALCANCE DE LA AUDITORA: Extensin y lmites de una auditora.CRITERIOS DE AUDITORA: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.CONCLUSIONES DE LA AUDITORA: Resultado de una auditora, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora.CLIENTE DE LA AUDITORA: Organizacin o persona que solicita una auditora. Los Centros de Formacin del SENA y las empresas que estn implementando el sistema de certificacin de competencias laborales, se consideran los clientes.DSNFT: Direccin del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo, del ServicioNacional de Aprendizaje SENA.EQUIPO AUDITOR: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos.EXPERTO TCNICO: Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor.EVIDENCIAS DE LA AUDITORA: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.EFICACIA: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultadosplanificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.HALLAZGOS DE LA AUDITORA: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.LISTA DE VERIFICACIN: Herramienta que contribuye a estructurar la auditora a realizar, el auditor la utiliza para corroborar el cumplimiento de lo establecido.MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.NO CONFORMIDAD MAYOR (NCM): Falla total en el sistema de certificacin de competencias laborales o cuando se suman rompimientos pequeos en los procedimientos ocasionando un rompimiento total o importante.NO CONFORMIDAD MENOR (NCm): Identificacin de una o ms deficiencias en el sistema de certificacin que admiten correccin a la mayor brevedad.OBSERVACIN: Identificacin de una o mas deficiencias potenciales o reales en el sistema de certificacin, que no se cataloga como una no conformidad pero que seala oportunidad de mejoramiento.ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones.PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.PRODUCTO: Resultado de un proceso.PROGRAMA DE AUDITORA: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico, registrados en el formato No. 12 Consolidado Solicitudes de Auditora.PLAN DE AUDITORA: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO GENERAL PARA AUDITAR

MACRO PROCESO: NORMALIZACIN, EVALUACIN, CERTIFICACIN PROCESO: EVALUACIN Y CERTIFICACIN DE COMPETENCIAS LABORALES PROCEDIMIENTO: AUDITAR EL SISTEMA DE CERTIFICACIN DE COMPETENCIAS LABORALESCENTRO DE FORMACIN SOLICITANTE

CENTRO DE FORMACIN (PAR) SI APLICA

EQUIPO AUDITOR

CENTRO DE FORMACIN / EMPRESANoINICIOHACE SOLICITUD DE AUDITORIAS

DESIGNA LOS AUDITORES DEL PROCESO Y ELABORA CARTA DE PRESENTACIN

PLAN DE AUDITORIA APROBADO?SiELABORA PLAN DE AUDITORAELABORA LISTA DE VERIFICACIONHACE REUNIN DE APERTURAEJECUTA LA AUDITORIAHACE REUNIN CON EQUIPO AUDITORELABORA INFORME DE AUDITORIAHACE REUNIN DE CIERREHACE SEGUIMIENTO Y CIERRE A LAS NC`sFINPara desarrollar la auditora al sistema de certificacin de competencias laborales se deben tener en cuenta tres (3) pasos fundamentales:Planificar la auditoraEjecutar la auditoraHacer informe de la auditora y de su seguimientoPara llevar a cabo una auditora efectiva se debe tener en cuenta la respuesta a los tems Qu, Por Qu, Para Qu, Quin, Dnde, Cundo, Cmo y Con Qu, lo cual orienta al auditor para:Formular el objetivoDelimitar la auditoraElaborar el cronogramaEstablecer las tcnicas e instrumentos necesarios a aplicar, yEstablecer los recursos necesarios.Se sugiere tener en cuenta el cuadro siguiente tems a tener en cuenta para planificar una auditora efectiva.ITEMS A TENER EN CUENTA PARA PLANEAR UNA AUDITORIA EFECTIVAQu

Por qu

Para qu

Quin

Dnde

Cundo

Cmo

Con quPropsito Justificacin Responsable Cronograma

Procedimiento Tcnicas Instrumentos

Recursos5.1 PLANIFICACIN DE LA AUDITORALa auditora debe garantizar la verificacin del sistema de certificacin, en cuanto a su conformidad (documentacin), implementacin (desarrollo), mantenimiento (sostenibilidad en el tiempo), eficacia (cumplimiento de objetivos y metas) y mejoramiento continuo.5.1.1 Solicitud de AuditorasEl responsable del proceso de certificacin en cada Centro de Formacin solicitante, con base en los cronogramas de los evaluadores consolida las necesidades de auditoras y las presenta al responsable del proceso en el Centro par, para que ste designe a los auditores La auditora se inicia con la carta de presentacin del equipo auditor.El auditor debe tener como criterios de auditora, la norma de competencia laboral colombiana (NCLC), el Procedimiento para evaluar y certificar competencias laborales, la Gua para seleccionar tcnicas y elaborar instrumentos de evaluacin de competencias laborales.5.1.2 Plan de Auditora.El auditor lder y su equipo auditor diligencian el Formato N 7 Plan de Auditora, el cual debe ser aprobado por el cliente de auditora.El plan de auditora define fundamentalmente el objetivo, alcance y los criterios de auditora. Los momentos clave de la auditora al proceso metodolgico:Primer momento: AUDITORA DE EVIDENCIAS PREVIAS. Cuando estn valoradas las evidencias previas y est concertado el plan de evaluacin.Segundo momento: AUDITORA DE LA EMISIN DE JUICIO. Cuando el evaluador ha emitido el juicio sobre la competencia laboral del candidato.El auditor debe ampliar el alcance de las auditoras, en cualquiera de los dos momentos, para verificar el cumplimiento del direccionamiento estratgico, plan operativo especfico de certificacin, cumplimiento de metas e indicadores y revisin de acciones de mejoramiento (Artculo 12, numeral 10 del Decreto 249 de 2004).5.1.3 Lista de verificacin.Las listas de verificacin Formato N 8 Lista de Verificacin, son registros de auditora, se elaboran a partir del Plan de Auditora y deben: Asegurar que se cubre todo lo planificado Asegurar continuidad y profundidad de la auditora Controlar el tiempo planificado Organizar la toma de notas Planificar las auditoras posteriores Utilizar la documentacin de referenciaEl equipo auditor debe elaborar las listas de verificacin.5.2 EJECUCIN DE LA AUDITORALa ejecucin de la auditora tiene tres etapas: Reunin de apertura Recoleccin de evidencias Reunin de cierreDESARROLLO DE LA AUDITORAPLANIFICACINEJECUCININFORME Y SEGUIMIENTO

REUNIN APERTURARECOLECCIN DE EVIDENCIASREUNIN CIERRE

ENTREVISTAANLISIS DE DOCUMENTOSOBSERVACIN DE ACTITUDES Y CONDICIONES DE LAS REAS DE INTERSVERIFICACIN EN SITIO DE LA RECOLECCIN DE EVIDENCIAS ACTUALES (a criterio del equipo auditor)5.2.1. Reunin de aperturaLa reunin de apertura es una etapa o momento decisivo, en ella se debe establecer una atmsfera de confianza y en su defecto hay que buscarla y consolidarla.En la reunin de apertura se debe explicar el concepto de auditora y que sta se realiza a procesos y no a personas.En la reunin de apertura, se deben realizar las actividades definidas en la Gua para elDesarrollo de Reuniones y dejar evidencia a travs del formato No. 9 Lista de Participantes en las Reuniones de Apertura y Cierre.5.2.2 Recoleccin de evidenciasConsiste en obtener evidencias de auditora para verificar que el sistema de certificacin de competencias laborales cumple con las disposiciones establecidas.La recoleccin de evidencias se hace a travs de: EntrevistasAnlisis de documentosObservacin de actitudes y condiciones de las reas de intersVerificacin en sitio de la recoleccin de evidencias actuales (a criterio del equipo auditor)5.2.2.1 EntrevistasLas entrevistas son unos de los medios importantes para recopilar informacin, se realizan por muestreo y permiten al auditor procesar datos de entrada en datos de salida, buscando siempre el mejoramiento continuo del sistema. La informacin suministrada son los datos de entrada por la parte auditada, durante el proceso se debe preguntar, escuchar, reformular, escribir y agradecer, y los hallazgos son los datos de salida.Elementos para desarrollar una entrevista efectiva:En las entrevistas el lenguaje debe ser claro, sencillo y concreto.En las entrevistas la escucha debe mostrar inters en entender y debe estar atenta para reformular preguntas.En las entrevistas las preguntas deben ser cortas y se formulan una a una, no son cuestionarios, no incluyen mentiras, no deben ser cerradas ni utilizarlas para interrumpir al auditado y adicionalmente, se debe evitar formularlas al primer contacto con el auditado.En las entrevistas los silencios deben sealar inters, atencin y expresar actitud de escucha a la vez que se toman notas.En las entrevistas se debe tener en cuenta la Regla de los 3 D: Dominio de s Mismo, Dominio del Tema y Dominio del Auditorio o entrevistado(s).5.2.2.2 Anlisis de los DocumentosEl anlisis de los documentos se practica por muestreo teniendo en cuenta que sobre ellos se debe examinar: El Fondo La Forma La AplicacinEl Fondo: Se debe examinar que est registrado el desarrollo de todo el proceso.La Forma: Se examina la utilizacin de los formatos estandarizados para el proceso de evaluacin.La Aplicacin: La efectiva implementacin del proceso y uso de la documentacin.5.2.2.3 Observacin de actitudes y condiciones de las reas de intersEl auditor debe observar actitudes de las personas auditadas para que ello le permita indagar ms o reformular reflejando lo que no se comprendi o bien para sintetizar.La observacin de las condiciones de las reas de inters le permite al auditor conocer cmo se realiza el proceso de evaluacin y cmo se salvaguarda la documentacin o Portafolios de Evidencias.5.2.2.4 Verificacin en sitio de la recoleccin de evidencias actualesEl equipo auditor puede verificar el desarrollo del Plan de Evaluacin, para obtener evidencias del desarrollo de estas actividades y as evaluar la transparencia del plan concertado.5.2.2.5 Muestra a ExaminarEl auditor debe seleccionar directamente del universo de candidatos en proceso de evaluacin, una muestra de candidatos para entrevistar con sus portafolios, una muestra de portafolios (documental) diferente a la de los candidatos entrevistados, y a criterio del auditor una muestra diferente para la verificacin en sitio de recoleccin de evidencias actuales. Para la seleccin de las muestras se debe tener en cuenta los siguientes parmetros:Nmero deCandidatosNmero de Candidatos a Entrevistar y Verificacin de sus PortafoliosNmero dePortafolios a auditarPorcentaje Mnimo

Portafolios deEvidenciasEntrevistas aCandidatos

Hasta 205340%25%

Entre 21 y 507422%14%

Entre 51 y 10015823%15%

A criterio del equipo auditor se puede incrementar la muestra a examinar.5.2.2.6 Reuniones durante la auditora.Durante la auditora se pueden realizar reuniones del equipo auditor para hacer control del avance del plan de auditora; si el auditor lder considera que hay atraso, reasigna responsabilidades.Otra reunin que debe realizarse es aquella previa a la reunin de cierre de la auditora, necesaria para discutir los hallazgos y preparar el informe; esta reunin presidida por el auditor lder permite asegurar que: El plan de auditora se ha desarrollado completamente Las no conformidades se han clasificado correctamente El auditor lder es el responsable de redactar el informe y de citar a reunin de cierre.5.2.3 Reunin de CierreEn la reunin de cierre se debe presentar los resultados obtenidos de la auditoria y se realizan las actividades definidas en la Gua para el Desarrollo de Reuniones (Anexo 1.)5.3 INFORME DE LA AUDITORA Y SU SEGUIMIENTOEn el Informe de Auditora Formato N10 Informe de Auditora se describen las fortalezas y debilidades encontradas, clasificando y cuantificando los hallazgos en NCM, NCm y Observaciones, para definir las conclusiones y preparar el informe de auditora.5.4 PLAN DE ACCIN CORRECTIVAFrente a una no-conformidad el auditor solicita un plan de accin, Formato N 11 Plan de Accin Correctiva. En l, el auditor escribe el consecutivo de las auditorias que se hagan al mismo Centro y/o a las empresas que ste acompaa.El total de las no conformidades se debe escribir sealando 1 de , marcando con una (X) si es mayor o menor, as mismo para las observaciones. Teniendo en cuenta lo anterior la descripcin de cada no conformidad y/o observacin, debe escribirse en hoja separada.La parte auditada debe consignar la propuesta de accin correctiva definiendo la fecha de su implementacin, las cuales deben ser corregidas y revisadas en las auditoras de seguimiento que se acuerden entre las partes.El Centro de Formacin no podr certificar la totalidad de los candidatos del proceso, hasta tanto las No Conformidades Mayores hayan sido cerradas.La gerencia de la organizacin auditada debe: Identificar, investigar y apropiar claramente la deficiencia encontradaProponer un plan de accin correctiva que precise las actividades, responsables y fechas previstas de implementacin Acordar la fecha lmite para verificacin de la eficacia del plan de accin Hacer los cambios correspondientesEl auditor debe: Tener acceso a los niveles gerenciales.Hacer una reunin formal explicando en forma detallada y de manera constructiva los hallazgos encontradas, justificando con evidencia objetiva.Tener acceso concertado a las oficinas, documentos (Portafolios de Evidencias), talleres, laboratorios (sitio real de trabajo), y al personal requerido oportunamente (entrevistas).Verificar la eficacia de las acciones correctivas propuestas, realizando siempre la auditora de seguimiento. Obtener de los responsables la aprobacin de la solicitud de Plan de AccinCorrectiva, en caso de que se requiera. Verificacin de la ejecucin de la accin correctivaSe denomina seguimiento de la auditora o verificacin de la ejecucin de la accin correctiva, al proceso que determina que sta se ha implementado.Se denomina cierre de la auditora al proceso de aceptacin de la eficacia de la accin correctiva, este cierre incluye una segunda auditora, la cual tiene la misma metodologa de la auditora inicial, e incluye observacin de evidencia objetiva, y/o revisin de documentacin nueva o usada.Los resultados de la auditora de seguimiento podran ser:Cierre de la(s) no conformidad(es) si hay suficiente evidencia de que las acciones implementadas han sido eficaces.Cierre de las no conformidades con seguimiento a la eficacia: Esto se da en el caso de que el equipo auditor considere que las acciones implementadas tienen gran posibilidad de ser eficaces pero que al momento de la auditora no es posible verificar su eficacia. En esta situacin el equipo auditor debe dejar evidencia en el informe y si fuese estrictamente necesario se debe fijar nueva fecha de seguimiento.Quedar abierta la no conformidad, si el equipo auditor no encuentra la evidencia suficiente de que se haya ejecutado el plan de accin (accin correctiva propuesta), o que sta no asegura que la causa de la no conformidad haya sido eliminada de raz.5.5 REQUISITOS FUNDAMENTALES PARA REALIZAR UNA AUDITORA EFECTIVAPara realizar una auditora efectiva se debe tener en cuenta los siguientes requisitos fundamentales:Contar con el soporte de la gerenciaTener auditores formados y entrenadosEl equipo auditor debe tener independencia de los aspectos auditados.El equipo auditor debe tener acceso concertado a las oficinas, documentos, Portafolios de Evidencias y al personal requerido a tiempo.El equipo auditor debe tener acceso a los niveles gerenciales.Un equipo auditor debe contar con procedimientos de auditora definidos: Para la planificacin, preparacin y ejecucin de la auditora.Un equipo auditor para llevar a cabo la auditora debe garantizar que conocen las acciones clave, como son:Ofrecer SeguridadExplicar el objetivo de la auditoraExplicar el mtodoTomar notas ReformularOfrecer EfectividadMostrar cordialidadSaber escucharDedicar tiempoEstar a disposicinSaber agradecerGenerar ActividadAyudar a hablarPermitir hablarAyudar a explicarAyudar a resumirGenerar ConsideracinSaber presentarsePermitir hablar al auditado de su trabajo, de lo que hace No juzgar al auditado Mostrar respeto por el auditado6. REVISIN, ACTUALIZACIN Y APROBACINSer responsabilidad de la Direccin del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo, a travs de la Coordinacin del Grupo de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales, revisar y actualizar el procedimiento, con el apoyo del equipo nacional de auditores, el cual ser aprobado por el Director del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo del SENA.7. LISTA DE FORMATOS Y ANEXOANEXOCDIGONOMBRE DE LOS FORMATOS Y ANEXO

Formato N 7 Plan de Auditora

Formato N 8 Lista de Verificacin

Formato N 9 Lista de Participantes en las Reuniones deApertura y Cierre

Formato N 10 Informe de Auditora

Formato N 11 Plan de Accin Correctiva

Formato N 12 Consolidado Solicitudes de Auditora

1Gua para el desarrollo de reuniones

8. REFERENCIAS DOCUMENTALESINSTITUTO NACIONAL DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. ICONTEC, NTC- ISO 19011:2002 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental, Bogot, Colombia.INSTITUTO NACIONAL DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. ICONTEC, NTC- ISO 9000:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Bogot, Colombia.INSTITUTO NACIONAL DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. ICONTEC, NTC- GP 1000:2004 Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica Bogot, Colombia.ZGAIB ABURAD, Mariam y RIAO BARN, William. Metodologa para auditar el sistema de evaluacin y certificacin de competencias laborales. SENA Direccin General, Direccin Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo General, Bogot, Octubre de2003ZGAIB ABURAD, Mariam. Metodologa para evaluar y certificar competencias laborales. SENA Direccin General, Direccin Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo General, Bogot, Octubre de 2003.LEIVA, Luis Carlos. HINCAPI, Luz Marina. RINCN, Mario. Gua para seleccionar tcnicas y elaborar instrumentos de evaluacin de competencias laborales. SENA Direccin General, Direccin Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo General, Bogot, Octubre de 2003.