guia indicadores

Formulacin, Seguimiento y anlisis a los indicadores de S&SO1

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DIVISIN DE CALIDAD 30/12/2004

PLANTILLA DE DOCUMENTACIN OPCIN 4 F2001-DCAL VERSIN 05 PG. 1/ 11

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Introduccin Los programas de salud y seguridad en el trabajo han sido implementados en la industria con el propsito de que produzcan resultados que se reflejen en la disminucin de los accidentes de trabajo, de las enfermedades de origen profesional y en general en el mejoramiento de las condiciones de vida de la poblacin trabajadora. Para alcanzar este propsito, la evaluacin de la intervencin es especialmente importante ya que permite identificar las reas con mayor problemtica a las cuales se de be llevar la accin y a su vez permite evidenciar si el esfuerzo invertido, los recursos y los programas mismos producen los resultados esperados. La informacin tiene sentido si se util iza como herramienta para la definicin de prioridades para la gestin del riesgo, el control de las intervenciones, la medicin del rendimiento en seguridad y el logro de los objetivos. Por lo tanto una adecuada administracin de la seguridad debe contar con sistemas de informacin para la recoleccin, anlisis y evaluacin de las acciones, tendientes a la disminucin de los accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y el mejoramiento de la calidad de vida en el Trabajo. Propsitos: Establecer los criterios de seguimiento y evaluacin del proceso y resultados de la intervencin en S&SO, de tal manera que les permita medir las acciones realizadas en un perodo definido respecto a lo planeado y analizar los factores que determinaron el logro total o parcial de las metas propuestas.

Buscar mediante un proceso simple, el establecimiento de los indicadores fundamentales de la accin en S&SO y cada uno de sus componentes.

Garantizar los medios para que dichas metas se logren en todos los niveles de la organizacin 1. Objetivos:

1Ricardo Matamala, Jess Antonio Muoz, Administracin por Polticas Hoshin Kanri. McGrawHill 1997.


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Definir los indicadores del programa de S&SO que servirn de gua para la evaluacin de la implementacin de la gestin del riesgo en la empresa.

Interpretar los diferentes indicadores de la S&SO de manera que se pueda evaluar la gestin integral.

La S&SO ha enfocado sus indicadores en mediciones de resultado, por ejemplo: ndice de frecuencia de accidentalidad, tasa de accidental idad, incidencia de enfermedad profesional, costos de la accidental idad etc. Estos indicadores presentan algunas limitaciones para la evaluacin de los programas, por que una vez ocurrido un accidente ya es poco lo que se puede hacer al respecto, salvo tomar medidas para evitar que ocurra nuevamente. Existen otros indicadores relacionados con las actividades en materia de gestin del riesgo que realizan las empresas, que se enfocan en el xito de sus acciones y que se describen como indicadores positivos de desempeo. Ejemplos de estos pueden ser nmero de auditorias, acciones correctivas, reporte de incidentes, porcentaje de comportamientos seguros etc. Estos indicadores pueden predecir el resultado f inal y adicionalmente permiten que la informacin sea administrada en el tiempo para la identificacin de las estrategias y su eficacia frente a la gestin de los riesgos. Terminologa Indicador: Un indicador es una medida cuantitativa o cualitativa asociada a la efectividad o eficiencia de una estrategia, proyecto u organizacin. Un indicador debe: Ser medible cualitativa o cuantitativamente, debe relacionarse con la metas que se proponen, debe ser verificable y debe ser comprendido por las personas de la empresa.

Indicador de impacto: Mide los resultados de esfuerzos pasados. Algunos ejemplos de estos indicadores son la tasa de accidental idad, ndice de frecuencia, ndice de severidad, ndice de lesin incapacitante, ausentismo, costos del accidente. Para el clculo de estos indicadores, se tienen en cuenta las siguientes formulaciones estadsticas:

Tasa = No de accidentes de trabajo en el perodo * K

Promedio de trabajadores de la empresa


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La tasa de accidentalidad usualmente se presenta en casos / 100 trabajadores expuestos. La tasa de fatalidad se presenta en casos / 100000 trabajadores expuestos, en este ltimo se reemplaza el numerador por accidentes de trabajo fatales.

Los ndices son muy utilizados como indicador de resultado, permiten adems la comparacin entre empresas de diferente tamao al utilizar una constante de horas trabajadas en su frmula. La interpretacin siempre se har en relacin a la constante K utilizada. Para Colombia la constante es de 240000 horas lo que representa el tiempo trabajado por 100 trabajadores de tiempo completo en un ao.

ndice de

Frecuencia =

No total de accidentes de trabajo en el periodo *

K

No de horas hombre trabajadas en el perodo

ndice de

Severidad =

No de das perdidos y cargados por AT en el

perodo * K

No de horas hombre trabajadas en el perodo

ndice de lesin

incapacitante

(ILI) =

ndice de frecuencia x ndice de severidad

1000

El ILI es una medida global de las lesiones incapacitantes, se usa con fines comparativos y para el establecimiento de metas corporativas de S&SO. Indicador de insumo : Estos proveen una medida de los recursos que se util izan. Por ejemplo: nmero de equipos requeridos, presupuesto de gastos, horas de capacitacin requeridas. Para medirlo se requiere que el insumo est disponible. Indicador de proceso: Estos indicadores miden la cantidad de servicios o tareas real izadas de acuerdo con un plan establecido. Por ejemplo: porcentaje de horas de capacitacin cumplidas, porcentaje de exmenes realizados, porcentaje de accidentes investigados. Para medirlo se requiere que los resultados de la medicin estn disponibles con la frecuencia necesaria.


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Indicador de eficiencia : Estos indicadores establecen una relacin entre insumos y productos, mediante la provisin de una medida sobre la cantidad de insumo que ha sido necesaria para lograr el producto obtenido. Por ejemplo ejecucin del presupuesto frente al cumplimiento de las actividades, presupuesto de capacitacin vs. cumplimiento del plan de accin. Indicador de eficacia : Estos indicadores expresan hasta que punto se cumplieron los objetivos al l levar a cabo un programa o actividad. Los indicadores de eficacia apuntan hacia el logro de objetivos de calidad, seguridad, comportamiento, exactitud y satisfaccin propuestos en algn tipo de plan. Por ejemplo porcentaje de comportamientos seguros, porcentaje de mejoras implementadas con relacin a las mejoras propuestas que generaron una gestin del riesgo. Los indicadores de insumo, proceso, eficiencia y eficacia se conocen como inductores de la accin. Permiten revisar la puesta en marcha de la estrategia, permiten hacer seguimiento al proceso sin perder de vista los resultados. Tambin son el insumo para la toma de decisiones frente a la estrategia. Evaluacin: Revisin de la efectividad, eficiencia aceptabil idad y aceptacin de los sistemas de seguridad y salud en el trabajo y sus programas en alcanzar sus objetivos. Auditoria: Viene del latin audire que quiere decir escuchar. Es la revisin sistemtica de unos criterios pre -establecidos y su relacin con la situacin actual. Es Juzgar el valor de lo que la gente est haciendo comparndolo con lo que tienen que hacer. Describe la intervencin comparndola con los objetivos, procedimientos, estndares o normas. Cuadro de mando integral(Balanced Scorecard): Es el conjunto de mediciones que permite hace seguimiento a la actuacin de la organizacin para tomar decisiones que la l leven al xito . Mide la accin desde cuatro perspectivas equilibradas: Las finanzas , Los clientes, los procesos internos , la formacin y el crecimiento . El Cuadro de mando integral traduce la estrategia y la misin de una organizacin en un amplio conjunto de medidas de la actuacin, que proporcionan la estructura necesaria para un sistema de medicin y gestin estratgica. 2 En el caso de la S&SO, la perspectiva financiera est asociada a los resultados de la disminucin de accidentes, enfermedades

2 Robert S. Kaplan, David P Norton Cuadro de Mando integral (The Balanced Scorecard


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profesionales, das de ausentismo y el control de las prdidas derivadas de estos eventos. La perspectiva del cl iente incluye las diferentes reas y personas que deben comprometerse con la implementacin de la S&SO en el da a da y el valor agregado que estas perciban para su trabajo a travs de la implementacin de la nueva estrategia. La perspectiva del control interno incluye el seguimiento a los procesos y en la identificacin de nuevos procesos para satisfacer los objetivos. Finalmente la perspectiva de formacin y crecimiento, en la capacitacin y desarrollo de las competencias necesarias en todos los niveles para que la implementacin de la S&SO sea una sea una real idad. Figura 1: Propuesta de estructura para el cuadro de Mando Integral de S&SO. El proceso de planeacin y desarrollo de indicadores Para lograr el desarrol lo de indicadores de S&SO, es necesario contar con informacin sobre la planificacin o planeacin

Visin: cero accidentes, cero

enfermedades Estrategia: Implementacin

de la S&SO

CLIENTES

En el cliente interno

cmo contribuye la S&SO al bienestar,

satisfaccin, cul es el valor agregado en el da a da?

FINANCIERA Como contribuye la

disminucin de

accidentes al xito financiero?

(ausentismo, prdidas de proceso etc.)

PROCESOS INTERNOS

Que procesos deben

revisarse, como generar nuevas formas

de hacer las cosas, que seguimiento se

requiere?

FORMACIN Y

CRECIMIENTO

Cmo mejorar, qu habilidades y

competencias se requieren para

implementar la

S&SO con xito?


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estratgica a nivel de la empresa. Esta informacin indica la pol t ica, diagnstico, objetivos, metas y estrategias corporativas diseadas en la bsqueda de la excelencia organizacional a largo plazo. El equipo de trabajo debe construir los objetivos propios de S&SO a la luz de los objetivos corporativos. En este caso la intencin de disminuir los accidentes de trabajo y mejorar la cal idad de vida de la poblacin debe vincularse a un objetivo corporativo como puede ser el de la productividad. Todo administrador necesita conocer y evaluar hasta que punto se han alcanzado los objetivos trazados. Los indicadores constituirn la base para la documentacin del progreso alcanzado frente al logro de objetivos de S&SO en la empresa dado un perodo de tiempo particular. Las empresas estn familiarizadas con los sistemas de med icin y control enfocados en la operacin, la produccin, la calidad y poco en el desarrollo de indicadores para medir los procesos internos relacionados con las personas como es el desempeo en seguridad y salud en el trabajo. Confiamos que en la medida en que el tema de la prevencin de riesgos ocupacionales cobre inters en las empresas, estas desarrol len sistemas sencil los de seguimiento y evaluacin que permitan guiar el esfuerzo. La pregunta sera: Cmo entonces vincular los objetivos S&SO disminucin del accidente de trabajo, de la enfermedad profesional, el ausentismo y mejoramiento de la calidad de vida en el trabajo con los objetivos estratgicos de la organizacin? Una manera sencil la de lograrlo es construyendo un cuadro de mando integral orientado a medir los indicadores de impacto tradicionales como son el ndice de frecuencia, tasa de accidental idad, ndice de severidad, incidencia y prevalencia de enfermedad profesional y a desarrollar sistemas de medicin que apunten a las perspectivas claves del negocio, como son la financiera, de procesos, del cliente y de formacin y aprendizaje. Los objetivos de seguridad y salud en el trabajo tocan directa o indirectamente cada una de estas perspectivas resultando evidente su vnculo con los objet ivos estratgicos. Excelencia en las operaciones y la reduccin de costos de los procesos de fabricacin son dos ejemplos de objetivos importantes vinculados a la perspectiva de proceso interno 3. La reduccin de costos derivados

3 La medida de los procesos internos se centra en aquellos que tendrn mayor impacto en la satisfaccin del cliente y en la consecucin de los objetivos financieros de la Organizacin.


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de las prdidas por accidente de trabajo contribuye al logro de ambos objetivos. Una propuesta interesante: El cuadro de mando Integral o Balaced Scorecard para la S&SO. De acuerdo con lo expresado al comienzo de este documento, podemos definir un objetivo propio para la S&SO: Controlar las prdidas derivadas del accidente de trabajo, la enfermedad profesional y mejorar la calidad de vida de los trabajadores. Estos objetivos contribuyen directamente a la productividad y a mejorar el ambiente de las empresas y podemos vincularlos especf icamente a estrategias como control de costos de operacin, mejoramiento de la calidad etc. En paso siguiente tendremos entonces que formular objetivos estrategias, indicadores y metas para cada una de las acciones dentro de la S&SO. Existen algunos elementos indispensables para que este proceso se cumpla en las empresas:

Asegurar el soporte de la alta gerencia. Definir una visin clara. Construir herramientas de intervencin basadas en el

diagnstico de riesgo y en la participacin. Construir las herramientas de medicin o indicadores. Construir un sistema de informacin. Establecer vnculos entre los diferentes procesos. Medir y recompensar.

El cuadro de mando a continuacin, mide la actuacin de S&SO bajo las 4 perspectivas: financiero, el cliente, procesos internos, formacin y crecimiento. Cada uno de los componentes de S&SO ser una estrategia para alcanzar los objetivos planteados.

PROCESOS INTERNOS

Anlisis de

Seguridad

Estandarizacin

de procesos

-Permisos para

Tareas de alto Riesgo

Investigacin de

accidentes/incidentes


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Fig. 2 Cuadro de mando de S&SO Cada perspectiva necesita ser traducida en acciones que cada rea puede realizar para contribuir a los objetivos de la S&SO y por lo tanto a los objetivos de la organizacin. El programa debe real izarse paso a paso identificando responsables, fechas y metas que deban alcanzarse. Debe elaborase en conjunto con las reas, debe ser concreto pero suficientemente claro para que las personas puedan involucrar sus responsabilidades dentro del da a da. Algunos ejemplos del cuadro de mando para cada objetivo de S&SO se presentan a continuacin:

1

CULTURA DE SEGURIDAD Y COMPORTAMIENTO

Objetivo Estrategia o Plan de accin

Indicador

S&SO

(productividad, calidad, bienestar).

FORMACIN Y

CRECIMIENTO

Formacin de

lderes

Capacitacin

Desarrollo de

competencias para la gestin del

riesgo

CLIENTES

Cultura de seguridad y

comportamiento

Motivacin para

la autogestin

Satisfaccin FINANCIERA

Disminucin de costos

derivados del

accidente de trabajo

Disminucin

del ausentismo


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C L I E N T E 2 P R O C E S O S I N T E R N O S

Suministrar una herramienta para gestionar la seguridad a part ir de valores y comportamiento

Alinear al personal con el valor seguridad estableciendo un proceso de cambio de comportamiento hacia la S&SO.

Proceso

La metodologa se real iza segn el

proceso

documentado. # observaciones

real izadas/ # de observaciones

planeadas Eficacia

Tendencia al cambio

de comportamientos. # de

comportamientos seguros / # de

comportamientos

observados = porcentaje de

comportamientos seguros.

VERIFICACIN DE LAS CONDICIONES DE SEGURIDAD

Objetivo Estrategia o Plan de accin

Indicador

Aplicar las herramientas que permiten en forma sistemtica y continuada verif icar las condiciones de seguridad en las reas, procesos, oficios y actividades desarrol ladas en la empresa, con alta potencial idad de riesgos

Sistemas de permisos (altura, soldadura, espacio confinado, sistemas peligrosos.)

Proceso:

# permisos di l igenciados/# de

trabajos real izados

Eficacia: # de t rabajos

seguros / # de condiciones

observadas

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MOTIVACIN CAPACITACION Y FORMACIN DE LIDERES Objetivo Estrategia o

Plan de accin Indicador


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O R M A C I O N Y C R E C I M I E N T O F I N A N C I E R A

Facil itar a cada uno de los niveles de la organizacin las herramientas para l levar a cabo la gestin S&SO, en las reas de trabajo bajo su responsabil idad.

Seleccin del equipo de l deres y plan de entrenamiento

Elaboracin y ejecucin del plan de motivacin y capacitacin para las personas de las reas crt icas

Proceso:

Cumpl imiento al plan de formacin

# de l deres

formados / # l ideres propuestos

# de t rabajadores formados / #

trabajadores Eficacia :

Est imacin del

aprendiza je % de cal i f icaciones

super ior a 80%

EVALUCION DE RESULTADOS Objetivo Estrategia o

Plan de accin Indicador

Establecer los criter ios de seguimiento y evaluacin de resultados de la S&SO, de tal manera que les permita medir las acciones realizadas en un perodo definido, y el logro total o parcial de las metas propuestas

Anl isis de los indicadores de impacto concertados con la alta gerencia

Anl isis de los costos derivados de las prdidas por accidente de trabajo

Proceso:

Informe mensual a la Gerencia

Eficacia Tasa de

accidental idad ndice

de frecuencia, sever idad, ILI .

Porcentaje de al tas inmediatas.

Costos del accidente

de t rabajo


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Los indicadores son relevantes dependiendo del foco de accin y pueden cambiar en el tiempo de acuerdo con las prioridades. La seleccin de estos tambin depende del grado de madurez de la organizacin. Por ejemplo en etapas tempranas de implementacin del programa de S&SO los indicadores pueden formularse solo para el proceso, en la medida en que el proceso madura pueden enfocarse en la calidad, eficiencia y eficacia de las acciones. Bibliografa:

1. STOP. E.I. du Pont de Nomours & Co. (inc.) Wilmington, Delaware 19898

2. Briner Wendy, Hastings Colin, Geddes Michael. Project Leadership. Geddes 2nd Edition.

1996 3. Matamala Ricardo, MuoZ Jesus Antonio. Administracin por Polticas Hoshin Kanri.

McGRAW HILL Interamericana S.A. 1997. 4. Kaplan S. Robert, Norton David P. Cuadro de Mando Integral (The Balanced

Socorecard). Harvard Business School Press. 2000 5. Menckel Ewa, Westerholm Peter. Evaluation in Occupational Health Practice.

BUTTERWORTH HEINEMAN . 1999.

6. Machida Seiji. Guidelines on Occupational Safety and Health Managagement Systems (ILO-OSH 2001) Safe Work, ILO Geneve. 2002.

7. Betancur Gomez Fabiola Maria. Planeacin Estratgica. DIVISIN DE CAPACITACIN-02/06/98-VERSIN 2-D0044/09-091005/C

8. Antonio Davila. Nuevas Herramientas de Control. El Cuadro de Mando Integral. IESE

Revista de Antiguos Alumnos, septiembre de 1999.

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