Gua Fcil Destruccin e Inutilizacin de facturas y otros documentos

Intendencia Nacional de Tributos Internos Noviembre 2008

Objetivo El presente documento tiene como objetivo principal indicar los pasos a seguir por los interesados, a los fines de proceder a la realizacin de la solicitud para la destruccin de facturas y otros documentos.

Entrada a la Aplicacin 1) El interesado para efectuar su solicitud deber estar previamente inscrito en el Portal Fiscal. A tales fines, es imperativo consultar las instrucciones que aparecen en la casilla Asistencia al Contribuyente / Orientacin General sobre Trmites / Trmites Electrnicos, y seleccionar los documentos Registro P. Naturales o Registro P. Jurdica, segn sea el caso:

2) Una vez haya efectuado su Registro en el Portal Fiscal, deber ubicarse en la casilla SENIAT en Lnea, que aparece en el lado superior izquierdo del Portal Fiscal, y seleccionar la opcin Persona Natural o Persona Jurdica, segn sea el caso, e ingresar su Usuario y Clave.

3) Al ingresar al Portal Fiscal, aparecer habilitada la opcin Imprentas / Inutilizacin de Documentos, tal como se muestra a continuacin:

4) Al presionar la opcin Imprentas / Inutilizacin de Documentos, el interesado habr ingresado al Sistema de Destruccin e Inutilizacin de Documentos de Imprentas. En primer lugar, deber indicar si los documentos fueron elaborados en virtud de lo establecido en la Resolucin N 320 del 28/12/1999 o, por el contrario se trata de nuevas facturas y documentos elaborados conforme a lo dispuesto en las Providencias 0591 y 0257, de fechas 28/08/2007 y 19/08/2008, respectivamente.

Para reconocer con facilidad si el documento fue elaborado durante la vigencia de la Resolucin N 320, basta con observar la composicin del Nmero de Control. Cuando el Nmero de Control est compuesto por un identificador numrico de dos (2) dgitos y un secuencial numrico de hasta ocho (8) dgitos, estaremos en presencia de una factura elaborada conforme a lo dispuesto en las Providencias 0591 y 0257. Ejemplo:Identificador Nmerico de (2) dgitos. Se inicia con el 00 hasta llegar al 99

00

99999999Secuencial Numrico de hasta 8 dgitos

En caso contrario, es decir cuando el Nmero de Control carezca del identificador numrico, se entender que se trata de documentos elaborados en virtud de lo dispuesto en la Resolucin N 320. 5) Posteriormente, deber proceder a colocar el Nmero de Registro nico de Informacin Fiscal (RIF) de la imprenta que elabor los documentos y seleccionar el tipo de documento cuya destruccin o inutilizacin se solicita. El RIF de la imprenta es el que aparece al Pie de las facturas y documentos, debiendo transcribirse sin guiones ni espacios. Ejemplos V000000000 J000000000.

6) Seguidamente deber colocar el rango de los Nmeros de Control de los documentos a destruir o inutilizar, es decir el Nmero de control inicial y el Nmero de control final. En la misma solicitud podrn agregarse tantas facturas y documentos como deban destruirse o inutilizarse.

7) Finalmente, deber indicarse la razn por la cual se solicita la destruccin o inutilizacin de las facturas y documentos.

En el caso de destruccin de facturas y documentos elaborados conforme a lo dispuesto en la Resolucin N 320, la opcin que deber utilizarse es la denominada DISPOSICIN DEL SENIAT, ya que conforme a lo dispuesto en la Providencia dictada por este Servicio tales documentos podan utilizarse hasta el 31/08/2008. 8) Una vez indicada toda la informacin deber presionar el botn Agregar. Podr agregar tanto documentos como deban destruirse o inutilizarse, con independencia de las razones que motivan la destruccin o inutilizacin. Si comete errores antes de presionar el botn Agregar podr eliminar la informacin presionando el botn Borrar, pudiendo ingresar nuevamente la informacin. Si se percata del error despus de haber presionado el botn agregar, podr presionar la letra X ubicada debajo de la palabra Eliminar, pudiendo ingresar nuevamente la informacin. Cuando est seguro que la informacin suministrada es correcta, presione el botn Guardar. Una vez almacenada la informacin en nuestra base de datos la informacin no podr ser modificada por usted, debiendo acudir a la Gerencia Regional de Tributos Internos o al Sector o Unidad ms cercana a su domicilio fiscal, a los fines de proceder a la anulacin de la misma y la generacin de una nueva solicitud.

9) Al presionar la opcin Guardar, aparecer la siguiente pantalla, la cual indica la fecha de la cita y el nmero de solicitud asignado por el Sistema:

Seguidamente, usted deber proceder Imprimir la constancia de solicitud que generar el sistema la cual es imprescindible a los fines de continuar el procedimiento de destruccin e inutilizacin de documentos.

10) El da de la cita el solicitante deber acudir ante la Gerencia Regional de Tributos Internos o ante el Sector o Unidad ms cercana a su domicilio fiscal, presentado la constancia de solicitud de destruccin o inutilizacin. En los casos de extravo o prdida de la factura y documentos por causa no imputable al interesado (robo, incendio, inundacin), deber adicionalmente, de ser el caso, consignar los documentos que demuestren tal situacin (Acta Policial, Acta de Bomberos, etc.). En los dems casos, debern consignarse adicionalmente las facturas y dems documentos cuya destruccin se solicita. El solicitante podr autorizar, por escrito, a cualquier persona mayor de edad, a los fines de presenciar la destruccin. 11) Una vez comprobado que las facturas y dems documentos indicados en la solicitud de destruccin, se corresponden exactamente con los presentados, los ANALISTAS procedern a destruir los documentos y levantarn Acta de Destruccin en las que se deje constancia de la destruccin. El Acta deber ser levantada y firmada por al menos dos (2) ANALISTAS. En los casos de inutilizacin, una vez revisados los soportes que demuestran la causa de inutilizacin, de ser el caso, el ANALISTA proceder a levantar el Acta de Inutilizacin. 12) En caso que existan facturas y documentos presentados a su destruccin, que estn fuera del rango de nmeros de control de documentos a destruir, los mismos sern devueltos al solicitante a los fines de incluirlos en una nueva solicitud. No obstante, en caso de errores cometidos por el interesado al momento de efectuarse la solicitud, la misma podr ser anulada, pudiendo el interesado generar de manera inmediata una nueva solicitud.