DGES / CENEDIC

Primera Etapa

Guía del Usuario del Sistema de AcademiasProfesional Asociado y Licenciatura

1 Ponemos a su disposición la Guía del Usuario del Sistema de Academias en su primera etapa.

Esta es una herramienta diseñada con el propósito de facilitar las actividades de las academias de los planteles de educación superior.

DGES - CENEDIC

Presentación

Estimado Usuario:

1. El Sistema de Control de Academias es una herramienta informática que permite operar de manera ágil los Lineamientos para la conformación y funcionamiento de las Academias, emitidos por la Dirección General de Estudios de Pregrado y autorizados por la Secretaría Académica el 30 de noviembre de 2012.

2. Este sistema fue diseñado en el CENEDIC, en colaboración con la Dirección General de Servicios Telemáticos y la supervisión de la Coordinación General de Servicios y Tecnologías de la Información.

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De acuerdo con los Lineamientos para la conformación y funcionamiento de las Academias, éstas se definen como “órganos colegiados constituidos por el cuerpo de profesores en activo, cuya finalidad es reflexionar, analizar, evaluar y generar propuestas que permitan mejorar el proceso educativo de los programas de profesional asociado y licenciatura” y su integración considera las modalidades de:

• Academia por área de formación o eje curricular del plan de estudios.

• Academia por semestre o módulo.

• Academia por campo disciplinario.

El Sistema de Control de Academias, en su primera etapa, contempla los módulos del Administrador, Director de Plantel y Presidente de Academia y permite la generación de actas constitutivas, de sesión ordinaria y extraordinaria, citatorios y la relación de asistentes.

Para facilitar el uso del Sistema de Control de Academias se ha elaborado la presente guía y para su correcto uso le sugerimos revisar, como primer paso, los “Lineamientos...” arriba señalados, de igual manera le recomendamos el análisis del documento Academia, colegialidad y docencia, ambos elaborados por la Dirección General de Estudios de Pregrado y que están a su disposición en el sitio web del sistema.

Secretaría AcadémicaDirección General de Estudios de Pregrado

CENEDICDIGESET

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Presentación

2 El Sistema de Control de Academias se encuentra alojado en el sitio http://www.ucol.mx/academiassuperior/ y permite el acceso a tres tipos de usuarios:1. Administrador

2. Director del plantel

3. Presidente de Academia

Ingreso al Sistema de Control de Academias

Los usuarios del sistema son:

1. Administrador: Función restringida a la Dirección General de Estudios de Pregrado (Educación Superior), la cual es responsable de dar de alta a los directores de los planteles.

2. Director: Acceso exclusivo para los titulares de los planteles de educación superior, quienes son los encargados de dar de alta a los presidentes de academia y generar las actas constitutivas correspondientes.

3. Presidente: Acceso habilitado para el profesor que haya sido elegido como tal y quien de acuerdo con los lineamientos será su representante y el responsable de coordinar sus actividades.

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Página de inicioEl Sistema de Control de Academias se encuentra ubicado en el sitio http://www.ucol.mx/academiassuperior/ y su pantalla de inicio aparece como se muestra en la siguiente imagen.

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Independientemente del tipo de usuario de que se trate, incluyendo al resto de los integrantes de la academia se deberá tener presente:

• El número de trabajador (asignado oficialmente por la Dirección General de Recursos Humanos, mismo que es fácilmente identificable en el talón de la nómina).

• La contraseña del correo electrónico institucional (UCOL).

Tal como se señala en los lineamientos, en su apartado de “Ámbito de aplicación”, la Dirección General de Estudios de Pregrado

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Ingreso al Sistema de Control de Academias

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(Dirección General de Educación Superior) es la dependencia responsable de la aplicación y seguimiento de las disposiciones establecidas en el mismo, es por ello que en el Sistema de Control de Academias tiene acceso a la relación de academias, presidentes y actas constitutivas y de sesiones, ordinaria y extraordinaria, generadas en los planteles de educación superior, tal como se muestra en las siguientes imágenes.

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3 De acuerdo con los lineamientos, en su apartado de “Disposiciones generales” (p. 6), se señala que:

• La totalidad de las escuelas y facultades del nivel superior deberán establecer las academias que correspondan a los programas educativos de pregrado (inciso 2) y

• Los directores deberán proporcionar los recursos, apoyos logísticos y espacios físicos necesarios para el funcionamiento de las academias conformadas en su dependencia (inciso 3).

Funciones del Director

Los lineamientos establecen que:

1. Para la integración de una academia, el Director del plantel convocará a los profesores correspondientes (inciso 20, p. 12).

2. El Director, el Subdirector o el Coordinador Académico, no podrán ser Presidente o Secretario de Academia (inciso 22 p. 12).

3. En la primera sesión que realice la academia, a partir de la designación del Presidente, el Director del plantel, o a quién éste designe, dará posesión al nuevo Presidente de Academia y al Secretario (inciso 28, p.13).

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Del Director como usuario del sistemaPara ingresar al sistema, el Director del plantel deberá ser dado de alta por la Dirección General de Estudios de Pregrado (Dirección General de Educación Superior) y el aviso de que esta acción se ha realizado le llegará de manera automática a su correo electrónico institucional (UCOL).

Al ingresar al sistema, la pantalla de inicio que se desplegará se muestra en la siguiente imagen.

Para acceder al sistema:

1. Anote su número de trabajador en la sección de Usuario.

2. Ingrese su contraseña, la cual deberá ser la misma que la de su correo electrónico institucional (UCOL).

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Funciones del Director

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3. Seleccione el Tipo de usuario desplegando la pestaña y dando click a la opción de Director de plantel.

4. Al tener todos los datos presione Entrar y con ello podrá visualizar las actividades que puede realizar en el sistema.

5. Entre sus opciones y, de acuerdo con las funciones establecidas en los lineamientos, se encuentran las de elaborar las actas constitutivas de:

a. Academia por área de Formación o eje curricular del plan de estudios (inciso 5, fracción “a”, p. 6).

b. Academia por semestre o módulo (inciso 5, fracción “b”. p. 6).

c. Academia por campo disciplinario (inciso 5 fracción “c”, p. 7).

SUGERENCIA:

Se recomienda capturar el Acta constitutiva al finalizar la sesión convocada para la conformación de la Academia, pues entre los datos requeridos está el nombre del Presidente elegido por el pleno, así como el del Secretario; demás se deberá realizar el pase de lista.

Como actividad previa, en su calidad de Director del plantel, es necesario convocar a todos los profesores que deberán integrar la Academia (Profesores por horas y PTC), de preferencia en un espacio con acceso a internet.

Recuerde, que según los lineamientos: “Las academias se integrarán por lo profesores titulares de las materias que conforman un área de formación o eje curricular y las materias afines de la misma especialidad, así como el asesor pedagógico (en las academias por área de formación o eje curricular)” (Sección H. Organización y funciones de los integrantes de las academias, inciso 18, p. 11).

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Para elaborar un acta constitutiva:

Para iniciar la captura del Acta constitutiva, presione la opción que corresponda a la modalidad de academia que desea formalizar y en el sistema se desplegará la pantalla que se muestra en la siguiente imagen.

Los datos solicitados para la elaboración del acta constitutiva son similares para todas las modalidades, por ello, le sugerimos que revise cuidadosamente si el acta corresponde al tipo de academia en cuestión y tenga a la mano los datos de los profesores que la conforman, así como sus números de trabajador y las materias de las cuales son titulares, siempre y cuando éstas correspondan a este cuerpo colegiado.

Para elaborar el acta:

1. Presione la opción Nueva acta.

2. Al desplegarse la pantalla verifique que su nombre y el del plantel sean los correctos. Recuerde que usted podrá acceder al sistema una vez que haya sido dado de alta por la DGEP (DGES).

3. Seleccione la fecha (día, mes año), recuerde que esa fecha será considerada como fecha de conformación formal de la academia.

4. Anote el nombre de la academia, el cual deberá ser consistente con la modalidad de que se trate (área de formación, semestres o nombres de los módulos o bien, campo disciplinario).

5. Capture el nombre completo del programa educativo que corresponda, tal y como ha sido registrado oficialmente.

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6. Consigne el número de trabajador del Presidente de Academia (el cual debe ser elegido por el pleno de la misma). De manera automática se cargará el nombre del profesor.

7. Anote el nombre completo del Secretario elegido por la academia.

8. Seleccione el mes y año de inicio, así como el término del ciclo escolar, considerando en ambos casos el periodo oficial marcado en el calendario escolar.

9. Para incorporar a los integrantes de la academia:

a. Registre el número de trabajador del profesor. En automático deberá aparecer el nombre del catedrático pues el dato está vinculado a la base de datos proporcionada por la Dirección General de Recursos Humanos; de no ser así, le pedimos comunicarse a Pregrado (Educación Superior) para verificar y, en caso de que proceda, corregir el sistema.

10. Para incorporar más catedráticos, presione la opción Agregar integrante y repita los pasos anteriores. Cada nuevo integrante será visualizado en forma de lista, como se aprecia en la siguiente imagen.

Observación:

En el caso de las academias por semestre o módulo y de campo disciplinario, se deberá anotar, además, el nombre de la o las materias asignadas al profesor que correspondan a la academia en cuestión.

El ejemplo corresponde a una academia por semestre o módulo

11. Una vez incorporado el total de profesores integrantes de la academia presione la opción de Guardar.

12. Ya guardada el acta constitutiva aparecerá en la pantalla el registro de la misma, tal como se aprecia en la siguiente

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imagen, incluyendo: fecha de constitución, nombre de la academia y nombre del Presidente, así como las opciones para visualizar e imprimir el acta correspondiente (archivo en PDF) y la toma de asistencia.

Toma de asistencia Archivo en PDF

13. Realice la Toma de asistencia, para dar validez formal al acto de constitución de la academia; para ello, presione el ícono señalado, lo que le permitirá desplegar el listado de integrantes de la academia.

14. Para llevar a cabo la toma de asistencia existen dos opciones, las cuales requieren de conexión a la red universitaria:

a. Cada profesor ingresa su contraseña de correo electrónico institucional (UCOL).

b. La segunda alternativa es presionar la opción Toma de asistencia, con lo cual se registrará la asistencia del profesor.

Nota: ambas opciones son válidas y tienen la intención de crear un registro de asistencias a las sesiones de academia, el cual será la base para la emisión de la constancia correspondiente.

15. Concluida la elaboración del acta y realizada la toma de asistencia, se recomienda imprimir el Acta constitutiva y recabar las firmas de los profesores que asistieron a la reunión. Un ejemplo del acta se presenta a continuación.

Recordatorio:

Es necesario elaborar las actas constitutivas de las academias para dar de alta a los presidentes y secretarios de las mismas, esta actividad representa la autorización de acceso al sistema del Presidente y con ello, el registro de los citatorios y de las sesiones correspondientes.

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4 Las academias elegirán un representante designado por votación directa, para cada una de ellas, al que se denominará Presidente de Academia, así como al Secretario, quienes desempeñarán las funciones señaladas.

Funciones del Presidente de Academia

De acuerdo con los lineamientos, las funciones del Presidente de Academia (sección H. Organización y funciones de los

integrantes de las academias, inciso 25, p. 12), entre otras son:

1. Representar a la academia en el comité curricular y todos los asuntos de carácter académico que le competan.

2. Coordinar y verificar el cumplimiento de las tareas académicas de los integrantes de la academia.

3. Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, en coordinación con la Dirección del plantel.

4. Conducir el desarrollo de las reuniones, de acuerdo con la agenda de trabajo respectiva y moderar las intervenciones de los integrantes de la academia.

5. Presidir con voto de calidad las sesiones de la academia.

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Del Presidente como usuario del sistemaPara ingresar al sistema, el Presidente de Academia deberá ser dado de alta por el Director del plantel, al elaborar el acta constitutiva.

Al ingresar al sistema, la pantalla de inicio que se desplegará se muestra en la siguiente imagen.

Para acceder al sistema:

1. Anote su número de trabajador en la sección de Usuario.

2. Ingrese su contraseña, la cual deberá ser la misma que la de su correo electrónico institucional (UCOL).

Sección 1

Funciones del Presidente de Academia

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3. Seleccione el Tipo de usuario desplegando la pestaña y dando click a la opción de Presidente de Academia.

4. Presione Entrar y con ello el sistema desplegará las acciones que le permite realizar, las cuales son:

a. Elaborar el Citatorio a sesión.

b. Elaborar las acta de Sesión de academia.

c. Elaborar las actas de Sesión extraordinaria de academia.

d. Revisar la relación de Integrantes de la academia.

Para emitir un citatorio a sesión:

1. Seleccione la pestaña Citatorio a sesión, con ello se despliega la ventana en la que se presenta el listado de los citatorios realizados (en caso de existir) y la opción de Nuevo formato de citatorio, tal como se aprecia en la imagen siguiente.

2. Presione Nuevo formato de citatorio.

Nuevo formato Archivo PDF

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3. Seleccione a los integrantes de la academia a quienes se enviará el citatorio (registrados previamente en el acta constitutiva elaborada por el Director). Esta actividad puede realizarse marcando a cada uno o mediante la opción de Todos los integrantes.

4. Registre los datos que se solicitan, tales como:

a. Tipo de sesión, para ello seleccione si es ordinaria asuntos de carácter habitual) o extraordinaria (asuntos especiales o urgentes).

b. El número de sesión es automático y se contabiliza a partir de la primera sesión citada después de haber sido constituida formalmente la academia.

c. Fecha de la sesión, seleccionando las opciones correspondientes (día, mes año).

d. Hora de inicio (anote la hora establecida para el inicio de sesión).

e. Lugar de la sesión (anote el lugar elegido para llevar a cabo la reunión, de preferencia con acceso a internet).

5. Establezca el orden del día, incorporando los puntos a tratar, para ello podrá agregar todos los que considere necesarios. En este caso le sugerimos incluir siempre el pase de lista como primer punto. En caso de que requiera eliminar alguno de ellos,

presione el ícono X que se encuentra al final de la fila antes de guardar.

6. Presione Guardar, para generar el citatorio en archivo PDF. Esta acción envía de manera automática el citatorio vía correo electrónico (cuenta UCOL) a todos y cada uno de los integrantes.

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Recomendación:

Si bien el sistema envía el citatorio vía correo electrónico de manera automática (cuenta UCOL), se recomienda imprimir el archivo que se genera en PDF, mismo que contiene el citatorio personalizado para todos y cada uno de los integrantes de la academia, con ello asegura que estarán informados oportunamente de la reunión programada y los puntos a tratar.

Advertencia:

Una vez emitido un citatorio deberá realizarse la reunión de trabajo y con ella, el acta de sesión correspondiente, asentando detalladamente cada uno de los asuntos tratados. En caso de NO haberse realizado la sesión, será necesario consignarlo en el acta. Recuerde que para ser válida la sesión deberá estar presente la mitad más uno de los integrantes de la academia.

Para levantar un acta de sesión:

1. Seleccione la pestaña Sesión de Academia (o Sesión Extraordinaria de Academia, según lo que corresponda) y, con ello se despliega la ventana en la que se presenta el listado de sesiones realizadas (en caso de existir) y la opción de Nueva acta de sesión, tal como se aprecia en la imagen siguiente.

2. Presione Nueva acta de sesión de academia, para desplegar el formato de captura. En dicho formato observa, de manera automática, los datos básicos registrados en el citatorio (nombre de la academia, programa educativo, plantel, hora de inicio de la sesión, fecha de la sesión y la orden del día).

3. Consigne la hora en que se levanta la sesión.

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4. Anote de manera detallada los acuerdos alcanzados por la academia. Es sistema permite agregar tantos acuerdos como sea necesario, presionando el ícono correspondiente.

5. Realice la toma de asistencia, seleccionando el espacio al final de cada fila. Por favor verifique que la asistencia se registra correctamente.

6. Presione la opción de Guardar, para asegurar que el acta de sesión de academia se registre correctamente. Es posible dar cancelar en caso de que se desee eliminar el acta y volverla a capturar (ver pantalla del acta de sesión de academia completa y la imagen del archivo en PDF, en las siguientes páginas).

Advertencia:

El acta de sesión de academia sólo podrá ser creada si existe el citatorio correspondiente y sólo podrá guardarse e imprimirse cuando se registre al menos un acuerdo.

Recomendación:

Una vez concluida la captura del acta de sesión de academia, le sugerimos imprimirla (archivo en PDF), para recabar las firmas de los integrantes que asistieron a la reunión.

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Para agregar un nuevo integrante de la academia:

En caso de ser necesario incluir un nuevo integrante de la academia, ya sea por ser de reciente incorporación o por omisión al llenar el acta constitutiva:

1. Seleccione la pestaña Integrantes de la Academia, ubicada en la parte superior de la pantalla, con ello el sistema desplegará el listado de la totalidad de profesores registrados inicialmente por el Director como miembros de la academia (ver siguiente página).

2. Presione la opción de Agregar integrantes de academia, para ello deberá:

a. Introducir el número de trabajador del profesor al que desea agregar y presionar Buscar, de manera automática el sistema cargará el nombre del catedrático, tal como se encuentra registrado en la base de datos del DIGESET, proporcionada por Recursos Humanos.

b. Incorpore el nombre de las materias de las que es responsable el profesor, que estén directamente relacionadas con la academia.

c. Presione Agregar, para guardar el registro del nuevo integrante, o bien, cancelar para eliminar dicho registro.

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A modo de conclusión:

En su calidad de Presidente de la Academia, usted podrá revisar los documentos generados en el sistema, facilitando con ello, el seguimiento de las actividades y el grado de participación de los integrantes.

Además, le informamos que al concluir la segunda etapa del sistema, se podrá:

• Elaborar el plan de trabajo de la academia.

• Generar el reporte de actividades.

• Registrar los programas de curso actualizados y aprobados por la academia.

• Emitir las constancias de participación de sus integrantes con el 80% o más de asistencia a las sesiones.

Mientras tanto, estamos a su disposición en la Dirección General de Educación Superior (Estudios de Pregrado) para cualquier aclaración, comentarios y sugerencias relacionadas con el Sistema de Control de Academias.

Para finalizar, le reiteramos la recomendación sobre la revisión y análisis de los documentos:

A. Lineamientos para la conformación y funcionamiento de las Academias. Profesional Asociado y Licenciatura, vigente a partir del 30 de noviembre del 2012.

B. Academia, colegialidad y docencia. Ideas para la reflexión, de la autoría de la Dirección General de Estudios de Pregrado (2012).

C. Formato básico del Programa de Curso (DGEP, 2012).

D. Anexo “A” del Formato básico del Programa de Curso (DGEP, 2012).

Dichos documentos se encuentran disponibles en la página web del sistema, en su pantalla de inicio y son de acceso libre.

Atentamente

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