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Sistema De Facturación Electrónica

Manual De Usuario pág. 1

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

ACCESO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema de Facturación Electrónica deberá especificar el nombre de usuario y contraseña que

le fue asignado.

Existen 4 menús principales, los cuales tienen una seríe de opciones que se deben configurar previamente

para poder emitir un Comprobante Fiscal Digital Por Internet (CFDI). A continuación se explica el

funcionamiento de cada una de las opciones del sistema.

MENU: ADMINISTRACIÓN

SUBMENU: EMPRESA



En esta pantalla se deben capturar los datos fiscales como son el RFC, Razón Social, Régimen Fiscal, domicilio

fiscal, etc. De nuestra empresa o Persóna Física de quien se va a emitir un comprobante fiscal.

En la parte inferior en el encabezado Comprobante Ingreso se debe seleccionar el tipo de comprobante que

se requiere emitir, por ejemplo Factura, Recibo de Honorarios, Recibo de Arrendamiento, etc.

En el encabezado Comprobante Egreso, se deberán seleccionar si se requiere hacer uso de la Nóta de Crédito

o Nóta de Cargo para su emisión posterior.

Así mismo en el encabezado Comprobante Traslado, se deberá seleccionar si se requiere hacer uso de la Carta

Porte para su emisión posterior.

Una vez llenado los datos solicitados de manera correcta, presionar el boton para que queden

registrados los datos de la empresa, al momento saldra una ventana con el mensaje “Guardado

Correctamente”, al presionar nuevamente el boton se cerraran las ventanas mostradas.

Nota: Si se presiona el boton se cerrará la ventana “Datos de Empresa” y no se guardarán los datos

capturados o los cambios que se quieran realizar.




SUBMENU: CONFIGURAR CORREO

Ésta opción es para dar de alta los datos de nuestro correo, el cual porteriormente utilizaremos para

enviar los comprobantes emitidos a nuestros clientes.

La configuración se realiza de la siguiente manera:

-Seleccionar el servidor de nuestra cuenta de correo (Hotmail, Live, Gmail, Yahoo).

-En el campo “Cuenta”, capturar nuestra cuenta de correo electrónico.

-En el campo “Pass”, ingresar la contraseña del correo capturado.

Finalmente dar click en el boton “Validar Conección” y de manera automática en el recuadro “Activo”

aparecera el mensaje “SI” (Siempre y cuando se haya ingresado el correo y la contraseña correcta).

En el recuadro “Mensaje”, se puede ingresar el texto que aparecerá a la cuenta de correo que se le

enviará el comprobante. (Por ejemplo: Adjunto archivos de Comprobantes Fiscales.. ).

Finalmente presionamos el botón .

El boton cerrará el programa de Facturación Electrónica.




SUBMENU: CARGA DE CERTIFICADOS.

Esta opción es para realizar la carga del certificado y la llave privada al servidor los cuales son

indispensables para generar el comprobante fiscal.

Al dar click en el botón “Examinar”.. se presenta una ventana de archivos para buscar la carpeta en

donde se encuentran los archivos del sello digital y de la llave privada para cargarlos al sistema.

Posteriormente ingresamos la contraseña del Certíficado (CSD) y presionamos el boton .



MENÚ: CATÁLOGOS

SUBMENÚ: PRODUCTOS

La pestaña de “Productos” es para dar del alta los conceptos sobre los cuales se va a facturar o emitir

el comprobante fiscal, para dar de alta un producto presionamos el botón al instante abrirá la

siguiente ventana.. y se deverá llenar los datos correspondientes.

Nota:En el caso de los comprobantes de Arrendamiento se debe capturar en el campo “Unidad” la

leyenda “No Aplica” (Este campo es obligatorio,si su concepto no tiene unidad de igual modo colocar

“No Aplica”) y en el campo “Cta. Predial” se debe ingresar la cuenta de predial.



Despues de haber ingresado los datos de nuestro producto, Precio Unitario, porcentaje de IVA, IEPS,

etc.. (ingresar porcentajes correspondientes). Se actualiza el campo “Total”, con el importe Total de

nuestro producto con impuestos.

Finalmente presionamos el botón y aparecerá el siguiente mensaje…

Al presionar Aceptar se cerrará la ventana y mostrará el concepto agregado de la siguiente manera..

Si se requiere modificar el producto, se selecciona y se presiona el botón

Si queremos eliminar un producto, se selecciona y se presiona el botón

Para exportar los productos en un archivo de Excel se presiona el botón



Si se necesita buscar un producto se pueden utilizar los campos “Referencia” o “Descripción”, en el

cual al poner una palabra del producto aparecerán todos aquellos que contengan la palabra escrita.

Para cerrar la ventana del catálogo de productos presione el boton

MENU: CATÁLOGOS

SUBMENU: SERIES



Está opción se maneja para dar de alta los número de folios que se van a utilizar para el control de los

comprobantes fiscales, el registro es opcional debido a que con la factura electrónica el SAT es quien

genera el Fólio Fiscal en cada uno de los comprobantes y practicamente serviría para llevar un control

interno.

La ventana que aparece al seleccionar ésta opcion es la siguiente:

Para dar de alta una nueva serie se presiona el botón al momento aparece una ventana en la

parte superior derecha para agregar la nueva serie y el folio inicial, si no se quiere agregar una serie y

solo se desea dar de alta un número de folio se debe activar la casilla “Sin Serie”.



Posteriormente se presiona el botón y al instante quedará registrado la seríe y el folio inicial.

El boton es usado para activar una serie, se usa selecionado de la lista la serie y oprimiedo activar,

lo cual se vera reflejado con la palabra “SI” en la columna Activo.

El boton se usa para desactivar una serie, lo que ocasionaría que esta serie no este disponible

para sus comprobantes, puede activar la serie oprimiendo el boton del candado abierto.

El boton tiene la funcion de eliminar definitivamente la serie de la base de datos.

MENU: CATÁLOGOS

SUBMENU: CLIENTES

Esta opción es para dar de alta los clientes a quienes les facturamos o emitimos comprobantes fiscales,

la ventana principal que muestra en ésta opción es la siguiente:



Para registrar un nuevo cliente presionamos el botón al instante abre una nueva ventana para

capturar los datos, como es el Nombre, RFC, Estado, Municipio, etc..

Una vez capturado los datos solicitados presionamos el botón y quedará registrado nuestro

cliente.

Si se requiere modificar algún dato del cliente, lo seleccionamos y presionamos el botón



Si queremos dar de baja un cliente o eliminarlo, se selecciona y se presiona el botón

Para exportar la lista de los clientes en un archivo de Excel se presiona el botón

Para realizar una busqueda dentro de nuestro panel de clientes, se puede realizar por RFC o Domilicio.

MENU: CATÁLOGOS

SUBMENU: PROVEEDORES

De manera similar que el catálogo de clientes se puede dar de alta un catálogo de proveedores, el

panel de proveedores presenta la siguiente forma..

Para registrar un nuevo proveedor presionamos el botón al instante abre una nueva ventana para

capturar los datos, como es el Nombre, RFC, Estado, Municipio, Localidad, Colonia, Calle, etc..



Para finalizar con el registro del proveedor presionamos el botón y mostrará el mensaje que el

proveedor fue dado de alta correctamente.

Para modificar algún dato del proveedor, lo seleccionamos y presionamos el botón

Para eliminar un proveedor, se selecciona y se presiona el botón

Para exportar la lista de proveedores existentes en un archivo de Excel se presiona el botón

Para realizar una busqueda dentro de nuestro panel de proveedores, se puede realizar por RFC o

Domilicio capturando una palabra que contenga el dato a buscar.



MENU:CATÁLOGOS

SUBMENU: USUARIOS

El programa tiene un panel de administración de usuarios, en el cual se puede dar de alta o registrar

aquellas personas que utilizarán el programa de facturación electrónica, la pantalla principal donde se

visualiza la lista de usuarios es la siguiente..

Para dar de alta un nuevo usuario se debe seleccionar la pestaña y mostrará el panel con los

datos a capturar (Nombre, Usuario y Contraseña).



Posteriormente una vez capturado los nuevos datos del usuario se presiona el botón y mostrará

un mensaje confirmando que el usuario ha sido agregado correctamenre, al darle click en “Aceptar” al

mensaje abrirá el panel de mostrando el nuevo usuario creado.

Una vez realizado este proceso el nuevo usuario podrá accesar al programa de facturación electrónica.

En el panel principal de usuarios se tienen cuatro opciones para poder manejar las configuraciones de

cada uno, por ejemplo se puede presionar el botón para activar el usuario, el botón bloquea el

usuario seleccionado, al hacer no podrá accesar al sistema, también se puede editar un usuario

presionando el botón por si se quiere cambiar la contraseña o el nombre, y finalmente se puede

exportar en un archivo de Excel todos los usuarios dados de alta presionando el botón

También se tiene un filtro de busqueda de usuarios por el nombre del empleado, en caso de que se

tengan registrados varios usuarios y se desee identificar uno, se puede realizar de manera rápida

escribiendo el nombre o una palabra en el encanezado .

Para cerrar el panel de usuarios solo debemos hacer click en el botón



MENU: CATÁLOGOS

SUBMENU: SUCURSALES

En este panel se debe dar de alta por lo menos una sucursal, porque es un dato obligatorio para el

comprobante fiscal, debido a que es el lugar en donde se expide la factura elctrónica.

De no contar con una sucursal o un negocio, (como lo puede ser en el caso de los Recibos de

Arrendamiento), se pueden agregar los datos del Domicilio Fiscal.

Para agregar una nueva sucursal presionamos el botón e inmediatamente abrirá la ventana para

capturar los datos necesarios.

Para finalizar con el registro de la sucursal presionamos el botón y mostrará el mensaje que la

sucursal fue dado de alta correctamente.

Para modificar algún dato de la Sucursal, lo seleccionamos y presionamos el botón

Para eliminar un Sucursal, se selecciona y se presiona el botón

Para exportar la lista de Sucursales existentes en un archivo de Excel se presiona el botón



MENU: Emision

SUBMENU: Nuevo CFDI

Esta opcion será la que utilizaremos cada vez que generemos nuestra factura electronica (CFDI).

Nota: Para Poder generar su factura devio rellenar los datos fiscales de su Empresa y Sucursal.

Esta es la pantalla para generar su comprobante donde agregaremos los datos requeridos para la

generacion de su comprobante CFDI.

Lo primero que asignaremos es Sucursal, donde usted elegira la sucursal donde esta generando este

comprobante, si usted solo cuenta con una sucursal en automatico aparecera seleccionada.

Tambien seleccionaremos el Documento de la lista desplegable, nos apareceran los que activamos en

la pantalla Empresa. Si el comprobante que usted quiere emitir no se encuantra activelo en el Menu:

Administración—SubMenu: Empresa.



Sección: Encabezado.

En este apartado daremos los datos del encabezado de nuestra factura, si tenemos serie

seleccionaremos de la lista serie la que usaremos para identificar este comprobante, el folio se

agregara automaticamente al seleccionar la serie. Si no has asignado series, este campo puede ir vacio.

Fecha: Es solo informativa ya que la fecha es asignada al momento que se genera el comprobante.

Forma de Pago: se agrega la forma de pago.

Condiciones de Pago: Se selecciona de la lista la condicion de pago Puede ser : Contado o Credito.

Moneda: representa la moneda con la que el cliente realizo el pago, (MXN=Peso

Mexicano,USD=Dolares,Euros). Seleccione de la lista la moneda correcta.

Tipo de Cambio: En caso de seleccionar una moneda diferente a MXN(Peso Mexicano), es necesario

colocar el tipo de cambio actual de la moneda seleccionada. Para MXN el tipo de cambio es 1.

Metodo De Pago: Selecione el metodo de pago de la lista desplegable.

No. Cuenta: si selecciona tarjeta de Credito, Tarjeta de Debito debe colocar los ultimos 4 digitos de la

tarjeta, en caso de no contar con este dato colocar “NO IDENTIFICADO”, es un campo abligatorio.

Seccion : Adicionales.

En esta seccion se puede colocar información adicional a su comprobante, puede colocar el numero de

pedido, o de venta, etc, y observaciones que necesite.

Esta seccion es opcional se puede dejar vacio.



Sección: Receptor.

En esta seccion agregaremos los datos de nuestro cliente o comprador, si nuestro cliente esta

registrado en nuestro sistema podemos seleccionar de la lista Nombre y en automatico se llenaran

sus datos, de lo contrario tendriamos que rellenar los campos.

Nota: En el caso que algun cliente no cuente con RFC o se requiera facturar las Ventas diarias usaremos

el RFC (XAXX010101000) de publico en general (incluido en el sistema).

Los datos de nombre, calle,colonia, etc. Se pueden asignar libremente y colocar la informacion del

cliente.

Seccion: Detalle

En esta seccion veremos los conceptos a facturar y podremos observar los datos mas

importantes de nuestro concepto.

Para agregar conceptos usaremos el boton o el boton al precionarlos nos

mostrara la pantalla para agregar el concepto.

Para elminar un concepto es necesario seleccionar el concepto y oprimir el boton con esto el

concepto se elimina de la sección detalles.



Al precionar el Boton para agregar un concepto nos abrira una pantalla donde podremos

seleccionar de la lista descripcion el concepto que deseamos agregar (este debe estar registrado en el

catalogo Productos).

Cuando selecionamos el concepto nos muestra su precio unitario, unidad, impuestos, y el campo

cantidad donde agregaremos la cantidad

Importe: Al colocar la cantidad calcula el Importe, que es el resultado de multiplicar el precio unitario

por la cantidad. (elemplo: 1,000 x 3= 3,0000)

Precio de Venta (P.Unitario+Impuesto): Representa el Precio del Articulo ya con impuestos. (en este

ejemplo el impuesto es de 16% del Precio Unitario).

Total Venta: Representa el Total Con Impuestos, que es el resultado de multiplicar el Precio Venta x

Cantidad(1,160 X 3= 3,480.00)

Si desea agregar un descuento asigne el porcentaje en el cuadro Descuento.

Para agregar se oprime el boton y se mostrara en la grilla el concepto agregado.



Para cancelar y cerrar la ventana “Agregar Concepto” se oprime el boton

De esta forma se mostrara el concepto agregado a la tabla detalle.

Como podemos observar se muesta el concepto con sus datos principales, los impuestos delgosados y

el total importe.

En esta seccion se muestran los totales y las imágenes y muestran que

operación se esta haciendo si es suma o resta, para formar el Total Importe del

comprobante.

Agregar un Concepto no Registrado.

Esta opcion permite agregar un concepto que no este registrado en el catalogo “Productos”, sera de

gran ayuda para aquellos conceptos que no tiene precio fijo por ejemplo venta de Animales, Consumo

en Restaurantes, Etc. para agregar oprimimos el boton .

En esta pantalla rellenaremos los dato del

concepto a agregerar, asignaremos

descripcion(hasta 900 caracteres.),

unidad,cantidad, etc, y los impuestos asignados

a este.

Para el ejemplo se uso el iva al 16%.

Para agregar oprimimos Aceptar.

Para cerrar Cancelar.

Nota: identificador puede ser vacio.



Hasta este paso nuestra factura estaria de la Siguiente Forma

Para realizar generar el comprobante CFDI solo oprimimos el boton “Generar CFDI” el cual

realizara el proceso de generacion ante el SAT. Se mostrara la siguiente ventana del proceso, espera y

en unos segundos obtendras tus comprobantes CFDI.

Nota: si tu coneccion a internet es lenta, es posible que te marque algun error deveras intentar de

nuevo.



Una ves que te muestre el proceso terminado veras esta pantalla donde se indica que tu comprobante

fue generado con éxito.

para visualizar el comprobante das clic en el boton visualizar que te abrira el archivo PDF

generado.



Esta pantalla cuenta con la opcion de enviar por correo electronico nuestros comprobantes, para

realizar el envio se oprime el boton “enviar por Email” se mostrara las siguiente ventana.

Se asignara el correo al cual se enviaran

los archivos del comprobante CFDI

(archivo XML y PDF).

Para completar el envío se oprime el

botón Enviar

Y espere el mensaje de confirmación y

cierra la ventana.

De esta pantalla puedes descargar los

comprobantes (Archivo XML y Archivo PDF)

Para descargar el XML o PDF Hacemos Clic en

el alguno de los botones o según sea

el caso.

Se mostrara una pantalla donde seleccionaremos la capeta donde se almacenara nuestro

comprobante y oprime Aceptar.

Una vez guardado nos enviara un mensaje indicando que el archivo se

guardó en la carpeta indicada.

Nota: Todos los comprobantes están almacenados en su equipo.

En la carpeta C:\EscuderoCFDI\timbrados.



MENU: Emision

SUBMENU: Consulta Y Cancelacion CFDI

Esta opción nos servirá para consultar y cancelar los comprobantes emitidos podemos realizar

búsquedas con diferentes criterios.

Como podemos observar esta pantalla cuenta con dos tablas la superior muestra los encabezados de

cada comprobante y la inferior muestra el detalle, es decir la parte superior muestra a quien se emitió

el comprobante, impuestos, retenciones, descuento y el importe.

En la inferior veremos el detalle es decir los conceptos que forman el comprobante.

En este caso vemos la factura que generamos y sus conceptos, que para este ejemplo son 2 conceptos,

y observamos a detalle que impuestos, retenciones, descuentos tiene nuestros conceptos.



En esta pantalla podemos buscar los comprobantes de acuerdo a diferentes criterios.

Si queremos ver los comprobantes de algún cliente en especial podemos seleccionar de la lista R.S el

cliente y automáticamente nos mostrara en el cuadro RFC el RFC de este cliente.

Para ejecutar la consulta oprimimos el botón para visualizar los datos en las tablas.

Como se puede ver podemos filtrar por serie, folio, estatus (Emitido o Cancelado), comprobante

(Factura, Nota de crédito, Donativo, etc.) o Folio Fiscal para ejecutar la consulta se oprime .

Para buscar por fechas es necesario marcar fecha y seleccionar el periodo que se desea consultar.

Nota: Para ejecutar las consultas se Oprime .



Este conjunto de botones nos ofrecen diferentes funcionalidades a continuación veremos cada una de

ellas.

Para visualizar un comprobante seleccionaremos el registro y oprimiremos se abrirá el archivo

PDF.

Si se desea descargar el archivo PDF o XML del Comprobante se selecciona el registro y se oprime el

botón o según sea el archivo que se desea descargar.

Se mostrara la siguiente ventana donde seleccionaremos la carpeta

donde descargaremos nuestro archivo.

Una vez seleccionada la carpeta oprimimos aceptar y esperamos el

mensaje de confirmación indicando que el archivo fue descargado.

F



También contamos con la opción de enviar por correo nuestros Comprobante para esto oprimimos el

botón “Enviar por Email” el cual nos mostrara la ventana para enviar nuestros comprobantes a

un correo electrónico.

Se asignara el correo al cual se enviaran

los archivos del comprobante CFDI

(archivo XML y PDF).

Para completar el envío se oprime el

botón Enviar

Y espere el mensaje de confirmación.

Para la Cancelación de un comprobante CFDI, seleccione el comprobante a cancelar de la lista y oprima

el botón “Cancelar comprobante” y se mostrara una ventana con los datos del comprobante a

cancelar.

En esta debemos capturar el motivo por el cual estamos cancelando este comprobante (obligatorio),

para efectuar la cancelación oprime aceptar.



Al instante solicitara una confirmación, preguntado “Esta seguro de cancelar este comprobante: folio

fiscal del comprobante”, para proceder a cancelar el comprobante oprime aceptar, si no desea

cancelarlo oprime cancelar.

Si la cancelación fue exitosa vera el menaje de confirmación.

Al presionar aceptar se cerrara la ventana y podrá ver que el estatus del comprobante cambio a

Cancelado.

Nota: Si su conexión a internet es lenta es posible que tarde en cancelar el comprobante y recibir un

mensaje de error. Si se muestra un mensaje de error intente de nuevo.



Los datos consultados los podemos exportar a Excel para generar nuestros reportes al SAT. Para

exportar los datos de nuestra consulta se oprime nos abrirá una ventana para elegir la carpeta y

el nombre de nuestro archivo.

Presionamos guardar para generar el reporte.

Al terminar la exportación se mostrara el siguiente mensaje, donde podrá abrir el archivo si lo desea.

El archivo se vera de esta manera.

Si la versión de su Excel

es 2003 o inferior, deberá

seleccionar de la lista

“Excel 2013”.



También podemos exportar el detalle de los comprobantes para ver a nivel detalle los conceptos que

contiene nuestros comprobantes emitidos.

Para hacerlo usamos el botón “detalle facturas” nos mostrara la venta para guardar el archivo.

Asignamos nombre y oprime guardar.

El archivo se vera de la siguiente manera.



MENU: Emision

SUBMENU: Logs de Timbrado.

En esta opción se muestra un registro de las conexiones que realizamos y de los errores que puedan

existir, para que de ser necesario se envié a soporte técnico para su análisis.

Esta ventana solo la usara para exportar a Excel los datos y enviarlos cuando solicite soporte.

Folio Fiscal de

nuestro

Comprobante

Importe Total del

comprobante

Identificamos los conceptos de

cada comprobante



MENU: Recepcion

SUBMENU: Recepcion de Comprobantes.

Esta opción está pensada para que usted pueda almacenar los comprobantes que sus proveedores

envíen y tenerlos de manera ordenada, para poder generar un reporte en Excel o consultarlos de

manera rápida y sencilla.

De los comprobantes almacenados se puede realizar la búsqueda por RFC, serie, Folio, Comprobante,

Folio Fiscal o entre un periodo de tiempo.

Para ejecutar la consulta se oprime el botón

Para registrar un comprobante recibido se oprime el botón nuevo y nos mostrara la ventana

donde capturaremos los datos de nuestro comprobante a registrar.

Si lo tiene registrado en el

sistema como proveedor,

seleccione de la lista, de lo

contrario rellene todos los

campos.



Debemos cargar los archivos PDF y XML oprimiendo , de no contar con los dos, se debe incluir

mínimo uno.

Para registrar oprimimos y esperamos el mensaje de confirmación “Registrado

Correctamente”.

Estos registros los podemos editar con el siguiente botón el cual nos mostrara la ventana con los

datos del registro seleccionado.

Donde podemos modificar los datos que necesitamos, de ser necesario también podemos cambiar los

archivos PDF y XML almacenados, para guardar la modificación oprime .

Para visualizar un comprobante seleccionaremos el registro y oprimiremos se abrirá el archivo

PDF.



Si se desea descargar el archivo PDF o XML del Comprobante se selecciona el registro y se oprime el

botón o según sea el archivo que se desea descargar.

Se mostrara la siguiente ventana donde

seleccionaremos la carpeta y el nombre del

archivo.

Una vez seleccionada la carpeta oprimimos

Guardar y esperamos el mensaje de

confirmación indicando que el archivo fue

descargado.

Los datos consultados los podemos exportar a Excel para generar nuestros reportes al SAT. Para

exportar los datos de nuestra consulta se oprime nos abrirá una ventana para elegir la carpeta y

el nombre de nuestro archivo.

Para eliminar un registro del sistema oprime el botón “Eliminar registro Seleccionado” con esto se

eliminara del sistema el registro seleccionado.

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