Concepto de Word

RTA: Word es uno de los procesadores de texto, más utilizados para trabajar con documentos. Microsoft Word. Es un procesador de testo creado por Microsoft forma parte del paquete Microsoft office

Reconocimiento del entorno de Word

La función principal de Microsoft Word es servir como procesador de texto: permite crear documentos de (texto, gráficos, tablas, cartas…) a sus usuarios de forma sencilla, utilizando múltiples herramientas, a imágenes predefinidas.

Elementos de Word

Ayuda a los usuarios a crear documentos de aspecto profesional con un conjunto completo de herramientas de escritura en una nueva interfaz de usuarios.

Las completas funciones de revisión, comentarios le ayudan a recopilar y administrar rápidamente los comentarios de sus compañeros.

La integración avanzada de datos ayuda a garantizar que los documentos están conectados a fuentes importantes de información

Edición básica

Aprenderemos lo necesario para editar documentos. Desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. También veremos cómo buscar y reemplazar palabras; y diferentes formas de ver un mismo documento.Desplazarse por un documentoUna de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificación. Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese. Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y así poder elegir la más útil en cada momento. Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word es el punto de inserción, que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos.Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción se colocarán ese lugar. Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla Finos lleva al final de la línea y la tecla Inicio al principio de la línea. Combinación de teclas.

Guardar y abrir documentos

Trabajo o se cierra, deberá "Guardar" o el trabajo se perderá. Cuando guarda un documento, éste se guarda como un "archivo" en el equipo, que después podrá abrir, modificar e imprimir. Guarde un documento creado y editado en Word. En Word, cuando se interrumpe el

Como guardar

Donde se desea guardar

Donde desea guardar el documento en el cuadro Guardar en. Se muestra la carpeta seleccionada anteriormente, Mis documentos.

Como abrir un documento

Pasos para guardar un archivo

1) Clic en archivo2) Clic en guardar como 3) Selecciona la ubicación en la que deseas guardar un archivo4) Escriba el nombre con el que deseas guardar el archivo 5) Clic en botón guardar

Pasos a seguir para guardar un archivo

1. Clic en el botón de archivo 2. Clic en botón abrir3. Seleccione la unidad en la que desee buscar el archivo 4. Selecciona un nombre del archivo que desea abrir5. Dar clip en el botón de abrir

Formato de carácter y párrafos

Estilo de caracteres

Son aquellos estilos que pueden afectar a un único carácter dentro de un párrafo, no puede contener estilos de párrafos pero si puede ir dentro de uno de ellos

Permite automatizar con sutileza dentro de un párrafo. Una vez hemos aplicado estilos de párrafo, podemos retocar algunas de sus interioridades con las hojas de carácter

Formas de párrafos

Son aquellos estilos que se aplican a párrafos y que cuando se aplican cambia todo el párrafo pueden contener estilos de carácter aunque hay ciertas limitaciones e incompatibilidades

Si hubiera que elegir entre uno de los dos tipos de hoja de estilo, las hojas e párrafos son más básicas, potentes y, al mismo tiempo, brutales no tiene puntos medio afectan a todo un párrafo sin perdonar un solo carácter

Párrafo justificado

Por último está la opción Justificar, esta opción permite distribuir el texto de una forma uniforme en el documento, es más utilizada dejar una presentación formal o una presentación más cuidada. Si deseas realizar esta misma acción con el teclado pr...

Fuente: mil como www.milcomos.com/justificar-textos-en-word/

Ortografía y gramática

Word es excelente para cuidar nuestra escritura, para corregir nuestras faltas de ortografía y también para cuando cometamos errores en la redacción de nuestro texto. Subraya en rojo las faltas de ortografía, y en verde las de gramática cuando corrige ortografía, Word se basa en un diccionario que trae incluido, por lo tanto además de corregir los errores de escritura, también nos subraya en rojo las palabras que incluya dicho diccionario tales como (nombres de lugares no muy conocidos, de empresas, marcas, apellidos no muy comunes etc.) también subrayara aquellas palabras que estén en un idiomas diferente el resto del texto para cada una de estas opciones hay una corrección disponible.

Corrección de ortografía

Errores - faltas de ortografía.

1. clic con el botón derecho sobre la palabra subrayada 2. del menú emergente demos clic en la palabra correcta

Nombres que desconoce

(Marcas, empresas, apellidos, lugares, etc.)

1. clip derecho sobre la palabra2. del menú emergente daremos clip en omitir o en omitir todas en el caso

de dicha palabra se repite en el texto del archivo con esto lo que le estamos “diciendo” a Word es que omita la corrección de dicha palabra porque está bien escrita aunque no esté incluida en el diccionario

Tomando en cuenta: si nos está corrigiendo una palabra que asiduamente en nuestro trabajo, tales como nuestros apellidos, podemos dar clip en la opción agregar al diccionario, para que de aquí en más ya no nos vuelva a corregir dicha palabra usaremos

Palabras en otro idioma:

Esto no significa que sea un idioma diferente al nuestro, si no que en un texto que este en determinado idioma la palabra que este en otro idioma será la extraña si tengo un texto en francés y dos palabras en español, estas últimas serán las que aparecerán subrayadas en dos

Corrección para estos casos

1. clic con botón derecho sobre la palabra subrayada 2. del menú emergente vamos al palabras al idioma y luego clic en el idioma

en que esta la palabra

Aclaración: la corrección de idiomas en algunos casos no funciona bien, la palabra se vuelve a subraya en tal caso simplemente omitimos

Corrección en gramática:

En este caso, Word nos subraya en verde cuando nos faltan signos de (exclamación o interrogación o porque están mal colocados los puntos, comas, paréntesis, o simplemente erróneas en la redacción) la corrección de dramática a veces suele demorar en aparecer, no es tan evidente como la corrección de ortografía

Se corrige de igual manera

1. clic derecho sobre el texto subrayado 2. del menú emergente damos clic en la opción correcta

Diseño de página:

Es cuando estamos trabajando en una página, hoja, y queremos configurarla .Y la configuramos con ayuda de las pestañas que estas pestaña nos ofrece. En la que encontramos partes interesantes como: Temas, Configurar página, Fondo de página, Párrafo, Organizar.

Insertar pagina

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet.

Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos.

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.

Creación de tablas

Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar, seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando números para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres.

Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres opciones.

1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.

3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el mouse

Insertar estilos

Como en versiones anteriores, Microsoft Office Word 2007 le permite crear sus propios estilos. Office Word 2007 también incluye la característica Estilos rápidos, que facilita la creación de documentos profesionales y bien diseñados en cuestión de minutos.

Aplicar formato a los estilos

Puede que esté acostumbrado a aplicar todo el formato directamente. Por ejemplo, para dar formato a un encabezado, podría usar el botón Negrita y los cuadros Fuente y Tamaño de fuente. O bien, podría utilizar los cuadros de diálogo Fuente y Párrafo, que incluyen más opciones para ayudarle a aplicar diseño al texto y a ajustar la alineación y el espaciado.

Todo ello se podría hacer de esta manera, pero es demasiado trabajo. ¿Y si deseara utilizar el mismo formato para otro título o incluso para otro documento?

Aquí es donde entran en juego los estilos. Los estilos son conjuntos especialmente empaquetados de características de formato que pueden aplicar muchos formatos en un solo paso. El estilo permanece disponible para usarlo tantas veces como sea necesario.

Utilizar los Estilos rápidos

En Microsoft Office Word 2007 no sólo puede aplicar un estilo específico rápida y fácilmente en la ficha Escribir del grupo Estilos, sino que también puede elegir un conjunto de estilos que se combinan para crear un documento coherente y atractivo diseñado para un fin específico.

Por ejemplo, un conjunto de Estilos rápidos puede incluir estilos para distintos niveles de título, texto normal, una cita y un título. Todos los colores y formatos de un solo conjunto de estilo están diseñados para ser usados en combinación con otros y crear un documento atractivo y fácil de leer.

Lo único que debe hacer es elegir el conjunto de Estilos rápidos adecuado para el tipo de documento que va a crear y, a continuación, aplicar los estilos desde la cómoda galería Estilos rápidos mientras va creando el documento.

Aunque es probable que un conjunto de Estilos rápidos contenga todos los estilos necesarios para crear un documento, puede que desee agregar un estilo completamente nuevo.

Insertar plantillas

Una plantilla es un tipo de documento que crea una copia de sí mismo cuando se abre. En Microsoft Office Word 2007, una plantilla puede tener la extensión .dotx o .dotm (el tipo de archivo .dotm le permite habilitar las macros en el archivo).

Por ejemplo, un plan de negocios es un documento que se suele escribir en Word. En lugar de crear la estructura de dicho plan desde cero, puede utilizar una plantilla con diseño de página, fuentes, márgenes y estilos predefinidos. Todo lo que tiene que hacer es abrir una plantilla y rellenar el texto y la información específica del documento. Al guardar éste como un archivo .docx o .docm, se almacenará por separado de la plantilla en la que está basado.

Las plantillas se parecen a los documentos en que pueden incluir secciones recomendadas o texto de uso obligatorio, así como controles de contenido; por ejemplo, una lista desplegable predefinida o un logotipo especial. Es posible proteger una sección de una plantilla, o aplicar una contraseña a ésta para impedir la modificación de su contenido.

Puede encontrar plantillas de Word para la mayoría de los tipos de documentos en Microsoft Office Online. Si dispone de una conexión a Internet, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en la categoría de plantillas que desee. También puede crear sus propias plantillas.

Imágenes y gráficos introducción

Hoy en día un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, gráficos o imágenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet.

Un excelente procesador de textos como es Word no podía dejar de tener en cuenta que la imagen cada vez está más integrada con el texto. Cada nueva versión del programa incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo.

En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a qué nos referimos con cada término a lo largo del resto de este tema. Podríamos clasificar los elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y gráficos:

Imágenes vectoriales o prediseñadas

Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podríamos considerar estas imágenes como un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las herramientas de Word para dibujar también son imágenes vectoriales.

Tipo de archivo grafico

Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.

Impresiones

Antes de imprimir un documento se recomienda obtener una vista previa de éste para asegurarse de que tenga la apariencia que desea. Cuando se ve una vista previa de un documento en Word Starter, se abre en la Vista de Microsoft Office Backstage. En esta vista, puede cambiar algunas opciones de configuración de la página antes de imprimir.

Imprima todo el documento o una parte del mismo. En Configuración, seleccione una opción para imprimir solamente la página que está actualmente en vista previa, todo el documento o un intervalo de páginas específico, como 2-5.

Sugerencia Office.com se actualiza continuamente con nuevo contenido, que incluye artículos sobre procedimientos, vídeos y cursos de entrenamiento. Si la parte inferior del visor de la Ayuda dice Sin conexión y está conectado a Internet, haga clic en Sin conexión y, a continuación, haga clic en Mostrar contenido de Office.com. O bien, visite la página de ayuda y de procedimientos de Office Starter en Office.com.

Páginas web con word2007

1. Abrir Word y posteriormente abrir un archivo nuevo.

2. Guardar el documento como: guardar como página web, con el nombre de "index" y guardarlo en una carpeta que este dentro de la carpeta de "mis documentos" (procura crear una carpeta única, para guardar ahí todos los documentos de la página, incluyendo fotos, imágenes, videos, textos, etcétera).

3. Ir a menú formato, fondo, y seleccionar un color o un efecto de color.

4. Crear una tabla con dos columnas y dos líneas, la primera línea (que contiene dos columnas) seleccionarla y convertirla en una sola.

5. De la segunda línea (que contiene dos columnas), poner el puntero del ratón sobre la línea inferior de la tabla, mantener presionado el botón izquierdo del mismo, y arrastra hacia abajo, de tal forma que la segunda línea ocupe el espacio restante de la hoja.

6. Posterior al trabajo de la tabla, escribe el nombre de tu página web en la primera línea de la tabla, este nombre deberá ir en letras mayúsculas, letras negrillas, y con algún color que combine con el fondo (puedes poner algún logotipo que vaya de acuerdo con tu página.

Combinar correspondencia

La combinación de correspondencia es una poderosa herramienta para escribir y enviar una carta o un correo electrónico personalizado a varias personas diferentes al mismo tiempo. También puedes usarla para crear sobres o etiquetas con la información de cada destinatario. La combinación de correspondencia importa datos desde otra fuente, como por ejemplo Excel y luego usa esos datos para reemplazar marcadores de posición a través del mensaje con la información correspondiente de cada individuo al cual vas a escribirle. Puedes usarla para crear rápidamente mensajes personalizados para cientos de personas de una sola vez.

Esquemas

Para comenzar vamos a explicar que se entiende por esquema, un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar un esquema el documento debe estar organizado en niveles, es decir que el documento se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos puntos existan puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y sencillo es este curso; el curso está dividido en unidades, cada unidad se va dividiendo en puntos secundarios y algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel.

Cuanto más extenso sea un documento más interesante es utilizar los esquemas. En un documento corto no es necesario crear un esquema pero un documento largo sin un esquema puede resultar difícil de manejar.

Y con respecto a si sabe Word trabajar con esquemas de forma eficaz lo iremos viendo a lo largo de la unidad y podréis comprobar que con un pequeño esfuerzo adicional nuestros documentos quedarán perfectamente estructurados.

Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.

Y este es el mismo documento en vista de esquema, más adelante veremos cómo crearlo

Nivel de esquema. El nivel de esquema es una característica de formato que se puede asignar a un párrafo. De forma similar a cómo asignamos una alineación a un párrafo, también podemos asignarle un nivel de esquema. Hay nueve niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creación de esquemas se basa en los niveles de esquema, es decir, para crear un esquema previamente debemos asignar los niveles de esquema es las partes adecuadas del documento los niveles de esquema se pueden asignar directamente o por medio de los Estilos de Título.

Estilo de título. Un estilo de título es un formato predefinido que se aplica normalmente a un título. Word tiene nueve estilos de título diferentes: Título 1, Título 2,..., Título 9. Cada estilo tiene sus propias características de formato (fuente, tamaño de letra, etc.) y también tiene un nivel de esquema definido. El estilo Título 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Título 2 tiene el nivel de esquema 2, y así sucesivamente. De esta forma, al aplicar un estilo de título también estamos asignando el nivel de esquema correspondiente.

Tabla de contenidos. Una tabla de contenido también puede tener ciertas similitudes con un esquema. Una tabla de contenidos es lo que en España solemos llamar un índice. Una tabla de contenidos es una lista de los puntos de un documento con el número de página donde se encuentra dicho punto. Además tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en cuestión presionando la tecla CTRL y haciendo clic sobre el punto. También tiene la capacidad de actualizarse de forma automática. La tabla de contenido se explicará con profundidad en la Unidad

Documentos maestros

Según el Soporte de Microsoft, un documento maestro es un contenedor de enlaces para documentos individuales llamados sub-documentos. Deberías crear una carpeta para el documento maestro y los sub-documentos antes de crear un documento maestro. Este tipo de documento te ayuda a administrar y organizar varios documentos a la vez, crear índices y tablas de contenido de manera más fácil y también imprimir muchos documentos a la vez. Puedes crear un documento maestro utilizando la vista Esquema de Word, expandiendo y contrayendo los encabezados y también agregando y borrando sub-documentos adicionales

Instrucciones

1) Ejecuta Microsoft Word y crea una carpeta para tus documentos y sub-documentos. Para crear una carpeta en Word, elige la pestaña "Archivo" y luego la pestaña "Abrir".

2) Presiona en el botón "Crear nueva carpeta" en el cuadro de diálogo "Abrir" y agrega un nombre para esa carpeta en el cuadro desplegable que aparecerá. Luego presiona en "Aceptar". Serás redirigido a la carpeta que acabas de crear.

3) Elige el botón "Subir un nivel" en el cuadro de diálogo "Abrir" y busca los sub-documentos que desees utilizar en el documento maestro. Elige y arrastra los archivos hasta la nueva carpeta. Por último, presiona "Cancelar".

4) Abre una página en blanco en Word, presiona en "Ver" y luego en "Contorno" desde la barra de herramientas.

5) Escribe el título principal que desees utilizar para el documento maestro. La barra de herramientas "Esquema" dirá "Nivel 1". Presiona la tecla "Entrar", luego "Tab".

6) Escribe los encabezados para cada sub-documento presionando la tecla "Enter" en cada uno de ellos. La barra de herramientas "Esquema" dirá "Nivel 2" en esos sub-documentos.

7) Inserta el archivo que está debajo del primer sub-documento colocando el cursor al final del título. Presiona en "Barra de herramientas de esquema" y elige el botón "Insertar sub-documento", esto abrirá un cuadro de diálogo. Haz doble clic en el sub-documento que deseas insertar para que quede dentro del documento maestro.

8) Repite el paso anterior para insertar sub-documentos adicionales en el archivo.

9) Guarda el documento maestro eligiendo "Archivo" y luego "Guardar como". Coloca el documento en la carpeta que hayas creado, dale un nombre y luego en haz clic en "Guardar".

Concejos y advertencia

Cualquier cambio que realices en tus documentos se debe hacer en el archivo maestro. Según el Soporte de Microsoft, primero debes eliminar los sub-documentos dentro del documento maestro antes de eliminarlos fuera del archivo principal.

Crear tablas de contenido, tablas de ilustración, índices

Introducción

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en España conocemos simplemente como índice y Word llama índice a lo que nosotros llamamos índice alfabético. En el punto siguiente aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de contenido.

Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún punto importante del documento.

Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.

En esta unidad también veremos cómo crear tablas de ilustraciones, gráficos y tablas, que nos permitirán organizar estos elementos en tablas que facilitarán su búsqueda y consulta por parte de los lectores.

Insertar marcas de índice.

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.

Existen 2 formas de marcar las entradas del índice:

Externa imagen orangeball.gif De forma automática:

Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crearnos un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de índice.

El nuevo documento debe tener las siguientes características:

- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.

- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el documento es "Capítulo 2. Tipos de vehículos" en la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos “capítulo 2. Tipos de vehículos" no sería correcto ya que la "c" está en minúscula y la "i" no está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.

- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice.

- También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Capítulo 2 una subintrada llamada "Vehículos de motor" entonces en la segunda columna pondremos "Capítulo 2. Tipos de vehículos: Vehículos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subíndice de Capítulo 2.

- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.

- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos utilizar la opción de la pestaña Vista - Ver en paralelo.

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento automáticamente.

- Abrimos el documento a marcar.

- Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice

- Hacemos clic en el botón Auto marcar...

Aparece un diálogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.

- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word a incluido unas marcas en nuestro texto.

Una vez tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice como veremos en el siguiente apartado.

Insertar índice.

Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automáticamente podemos crear el índice.

Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.

Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice, aparecerá un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la imagen.

Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

Tablas de contenido.

Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que está formada por los títulos de los apartados que aparecen en el documento.

Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:

1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos.

2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos.

1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.

Vimos en la unidad 15 (Esquemas) que Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos (recuerda que hay desde Titulo 1 a Titulo 9) al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de ellos.

2. Crear el documento en vista esquema.

Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los títulos del documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título apropiado.

Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista - Esquema.

3. Crear estilos de títulos personalizados.

Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC.

Opciones TDC

Opciones TDC

Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado títulos personalizados una vez estemos en la pestaña de Tabla de contenido en el diálogo Tabla de contenido (que veremos a continuación) debemos pulsar sobre el botón Opciones...

Nos aparece el diálogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado los estilos Título 1, Título 2 , etc. lo lógico es que le asignemos a Título 1 el Nivel de TDC 1, a Título 2 el Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.

Generar la tabla de contenidos.

Cuando tengamos preparado el documento en niveles según hemos visto anteriormente y por lo tanto ya estén definidos los elementos que formarán la tabla de contenido sólo nos queda generar dicha tabla.

Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaña Referencias, desplegar el menú Tabla de contenido.

Externa imagen boton_tdc.gif

Word dispone de dos modelos de Tablas automáticas. Eligiendo uno de ellos se generará una tabla de contenidos de forma instantánea, con el estilo que tiene predefinido.

Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece.

Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opción Insertar tabla de contenido..., donde aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Generar la tabla de ilustraciones.

Cuando hayamos insertado todos los títulos a las ilustraciones debemos acceder a la pestaña Referencias y hacer clic en el botón Insertar tabla de ilustraciones. Se abrirá el diálogo de Tabla de ilustraciones.

INSERTAR REFERENCIAS CRUZADAS

Referencia cruzada

Lo primero se parte de que se tiene definidos una serie de marcadores.

Seguidamente escribir el texto que enlaza con los marcadores creados.

Insertar la referencia cruzada desde estaña Insertar o pestaña Referencia y hacer clic en el botón Referencia cruzada Referencia cruzada.

En el cuadro de diálogo Referencia cruzada, escoger el Tipo elegir Marcador y en la parte inferior del diálogo aparecerían los marcadores seleccionar un marcador aplicar.

Clic en el botón Insertar y cerrar

Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestión "preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo hace falta que haya una tabla en el documento, sino que además hayamos creado un título tipo Tabla. A continuación vamos a ver cómo hay que hacer esta "preparación" para cada tipo.

TIPOS DE REFERENCIAS CRUZADAS

Para hacer referencia a títulos debemos crearlos utilizando los Estilos de título predefinidos (Título 1, Título 2,... Título 9) .Para crear un título basta seleccionar el texto, acceder a la barra de formato y en estilo escoger el título que corresponda.

Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Título son:

Texto del título. Texto actual de título.

Número de página. Número de página donde se encuentra el marcador del título.

Número de título. Muestra el número relativo al título.

Número de título (sin contexto). Muestra el número del subtítulo.

Número de título (en contexto). Muestra el número del título de cabecera.

Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de dónde hayamos situado la referencia nos mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posición es que estamos o nos mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el documento.

CREAR NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL

Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.

Accedemos a la pestaña Referencias.

Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y no tendremos que realizar más acciones.

Automáticamente se inserta un número para escribir la nota.

Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratón encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al superíndice.

NOTA: Si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la pequeña flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas al pie.

Compartir documentos

Los documentos y las carpetas que almacene en OneDrive para la Empresa son privados hasta que decida compartirlos. De la misma manera, en una biblioteca de un sitio de grupo, puede que desee compartir documentos o carpetas específicos con gente que, de otra forma, no tendría acceso al sitio. Al compartir documentos y carpetas, puede decidir si desea que los usuarios puedan editarlos o simplemente verlos.

También puede compartir documentos con usuarios externos (personas que no forman parte de su red) invitándolos como "Invitados" o creando y publicando vínculos de invitado. Para obtener más información, vea Compartir sitios o documentos con usuarios externos a la organización.

Compartir un documento o carpeta

1) Vaya a OneDrive para la Empresa o a la biblioteca de sitio que tenga el documento o la carpeta que desea compartir.

2) Seleccione el archivo que desee compartir y, a continuación, seleccione Compartir

.

3) En el cuadro de diálogo Compartir de la pestaña Invitar a personas, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quiere compartir el documento o carpeta.

4) Seleccione una configuración de permisos.

5) Si así lo desea, escriba un mensaje para incluirlo en un correo electrónico que se enviará a todos los invitados. El correo electrónico incluye un vínculo al documento compartido.

6) Si no desea enviar un correo electrónico, haga clic en Mostrar opciones y después desactive Enviar una invitación por correo electrónico.

¿Cómo puedo compartir un documento con todos?

En OneDrive para la Empresa, hay dos formas de compartir un documento con todos los usuarios:

Coloque los documentos en la carpeta Compartido con todos los usuarios.

Utilice el cuadro de diálogo Compartir. Siga el mismo procedimiento descrito anteriormente para compartir un documento o carpeta, pero escriba Todos en el cuadro Invitar a personas.

Si está compartiendo un documento en una biblioteca de sitio de grupo, esta es la única opción para compartir con todos los usuarios.

¿Cuál es la diferencia? Utilizar la carpeta "Compartido con todos los usuarios" es rápido y sencillo. Solo debe arrastrar un documento a la carpeta "Compartido con todos los usuarios" o crear nuevos documentos en esta carpeta.

¿Cómo pueden los usuarios encontrar documentos que compartí con todos?

Los documentos que comparta con todos los usuarios no aparecen en su vista Compartido conmigo en OneDrive para la Empresa. ¿Por qué no? Tenga en cuenta que, en función del tamaño de su organización, puede haber cientos, si no miles, de documentos compartidos con todos los usuarios. Además, puede que no desee enviar un correo electrónico a todas las personas de su organización con la invitación.

En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo siguiente:

Haciendo clic en el vínculo que les envió en un correo electrónico.

Puede encontrar la dirección URL de cualquier documento en el globo contextual del mismo.

Una dirección URL web de un documento Copie y pegue la dirección URL en un correo electrónico dirigido a las personas que desea notificar.

Usando el cuadro de búsqueda de OneDrive para la Empresa.

En este ejemplo, Jorge Díaz busca según la palabra clave "Casos judiciales" para encontrar todos los documentos pertinentes compartidos con él en su organización.

¿Cómo puedo ver que con quién estoy compartiendo un documento?

Seleccione el menú Más (...) junto al documento que le interesa para abrir su tarjeta contextual.

Los nombres de las personas con las que comparte el documento aparecen en la tarjeta contextual.

Si está compartiendo con más personas de las que caben en la tarjeta, seleccione el vínculo más al final de la lista de nombre. Puede desplazarse por la lista para ver todos los nombres.

Si la biblioteca en la que está trabajando tiene una columna Uso compartido, puede seleccionar el icono de personas para abrir el cuadro de diálogo Compartir.

¿Cómo puedo dejar de compartir un documento o una carpeta?

Para hacer que un documento o carpeta sean privados de nuevo, puede dejar de compartirlos.

Seleccione el icono de personas del documento o la carpeta para abrir el cuadro d diálogo Compartir.

Icono Compartir de un documento compartido con dos o más personas

En el cuadro de diálogo Compartido con, seleccione las opciones Puede ver o Puede editar situadas junto a la persona con la que desee dejar de compartir y seleccione Dejar de compartir.

Crear un organigrama

Puede insertar un organigrama en un documento para ilustrar la estructura de una organización o representar otras relaciones jerárquicas, como las familias, géneros y especies de organismos biológicos. Para agregar un organigrama, siga estos pasos:

En el menú Insertar, elija Imagen y haga clic en Organigrama.

Office insertará a continuación un organigrama con un único cuadro de nivel superior y tres cuadros subordinados, y aparecerá la barra de herramientas Organigrama. (Esta barra de herramientas aparece automáticamente siempre que se selecciona un organigrama.)

Para agregar texto a un cuadro, haga clic en él y escriba el texto que desee.

Para agregar un nuevo cuadro, haga clic en un cuadro existente para seleccionarlo, haga clic en la flecha abajo del botón Insertar forma de la barra de herramientas Organigrama y, a continuación, haga clic en la relación que desee que tenga el nuevo cuadro con el cuadro seleccionado, como se muestra a continuación:

O bien, para insertar un nuevo cuadro con la relación Subordinado, simplemente haga clic en el botón Insertar forma (pero no en la flecha abajo).

Para eliminar un cuadro, haga clic en uno de los bordes del cuadro para seleccionarlo (de modo que los ochos controladores de movimiento aparezcan alrededor del cuadro) y, a continuación, presione SUPR.

Para modificar la estructura general del diagrama, haga clic en la flecha abajo del botón Diseño de la barra de herramientas Organigrama y elija la estructura que desee.

Puede mover un determinado cuadro dentro del diagrama arrastrando uno de sus bordes y colocando el cuadro en otro cuadro.

Sugerencia el comando Auto diseño del menú desplegable Diseño (que está activado de forma predeterminada) permite que Office mantenga automáticamente las posiciones y el tamaño de los distintos objetos de autoforma que componen un organigrama (o alguno de los otros tipos de diagramas que se describen a continuación). Esta opción restringe el modo en que se pueden modificar las autoformas, como impedir que se arrastren a una determinada posición cuando esta opción está activada. Si va a personalizar un diagrama y no puede modificar una autoforma del modo que desea, pruebe a desactivar esta opción. En caso contrario, debe dejarla activada.

Para modificar el estilo general del organigrama, haga clic en el botón Autoformato de la barra de herramientas Organigrama y elija un estilo en el cuadro de diálogo Galería de estilos del organigrama. Para ver el nombre de un botón de la barra de herramientas en una Información en pantalla, coloque puntero del mouse (ratón) sobre el botón.

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Crear otros tipos de diagramas

Para insertar un diagrama de ciclo, radial, piramidal, de Ven o de círculos concéntricos, siga estos pasos:

En el menú Insertar, haga clic en Diagrama.

En el cuadro de diálogo Galería de diagramas, haga clic en el tipo de diagrama específico que desea crear y luego en el botón Aceptar. O bien, simplemente haga doble clic en el tipo de diagrama.

Seleccionar el tipo de diagrama Organigrama es similar a seleccionar el menú Insertar, elegir Imagen y, después, hacer clic en Organigrama. El procedimiento para crear un organigrama es diferente del utilizado para crear otros tipos de diagramas. Si desea crear un organigrama, siga las instrucciones arriba indicadas.

Office insertará el diagrama básico y mostrará la barra de herramientas Diagrama. (Esta barra de herramientas aparece automáticamente siempre que se selecciona un diagrama distinto de un organigrama.) El diagrama constará de un conjunto de autoformas, todas ellas incluidas en un área de dibujo rectangular (véase a continuación).

Para agregar texto al diagrama, haga clic en alguna de las autoformas con la etiqueta "Haga clic para agregar texto" y escriba el texto.

Para agregar una nueva forma al diagrama (por ejemplo, un nuevo sector en un diagrama de ciclo o un nuevo nivel en un diagrama piramidal), haga clic en el botón Insertar forma en la barra de herramientas Diagrama.

Para eliminar una forma, haga clic en uno de los bordes de la autoforma y presione SUPR.

Para reorganizar las etiquetas de texto en el diagrama, seleccione la autoforma que contiene la etiqueta que desea mover y, a continuación, en la barra de herramientas Diagrama, haga clic en el botón Mover forma hacia atrás para mover la etiqueta dentro del diagrama en una dirección, o el botón Mover forma hacia adelante para moverla en la otra dirección.

Para ver el nombre de un botón de la barra de herramientas en una Información en pantalla, coloque el puntero del mouse sobre el botón.

Para invertir el orden de las etiquetas en el diagrama, haga clic en el botón Invertir diagrama en la barra de herramientas Diagrama.

Para ajustar el tamaño del área de dibujo que contiene el diagrama, haga clic en el botón Diseño en la barra de herramientas Diagrama y, después, elija una opción.

Los comandos Ajustar diagrama al contenido y Expandir diagrama cambian el tamaño global del área de dibujo que contiene el diagrama sin ajustar el tamaño del propio diagrama.

NOTA los comandos Cambiar el tamaño del diagrama y Auto diseño del menú desplegable Diseño funcionan de igual forma que los comandos Cambiar el tamaño del organigrama y Auto diseño del menú Diseño para un organigrama, descritos anteriormente.

Para modificar el estilo global del diagrama, haga clic en el botón Autoformato y haga clic en un estilo en el cuadro de diálogo Galería de estilos de diagrama.

Para convertir el diagrama en otro tipo (por ejemplo, para cambiar un diagrama de ciclo en un diagrama de Ven) sin perder las etiquetas de texto, haga clic en el botón Cambiar a de la barra de herramientas Diagrama y elija el tipo de dibujo que desee, como se muestra a continuación:

Opciones de formato

No se trata solo de dar formato a los números, monedas, fechas, y horas. Se trata de aplicar distintos tipos de letra, estilos, tamaños, colores, fondos, bordes y alineaciones. La mayoría de estas propiedades son aplicables desde la barra de herramientas Formato, y todos, desde el menú Formato. También podremos acceder a las opciones de formato desde el menú contextual de la celda, fila, columna o rango de celdas seleccionadas, y por supuesto, desde la barra de herramientas lateral.

Pero, como siempre, OpenOffice Calc va más allá. Podemos crear formatos de números, fechas y monedas personalizados. Permite crear formateos personalizados y guardarlos como estilos para ser posteriormente reutilizados. Permite definir y almacenar fácilmente formatos de tablas para aplicarlos con facilidad a todas nuestras tablas actuales y futuras. Y permite aplicar formatos condicionales, que decoran o resaltan la celda en función de si su contenido cumple o no determinadas condiciones.

¿Qué es una macro?

Una macro es un conjunto de comandos o instrucciones enviados al programa, que se ejecutan secuencialmente una tras otra.De hecho macro es la abreviatura de macroinstrucción.Se usan para agrupar acciones repetitivas y rutinarias.Una macro funciona de forma similar a las herramientas que incluye Word o Excel en cada menú.Después de crearla la tendremos guardada en nuestra plantilla para usarla en cualquiera ocasión.Podemos ejecutarla cuando sea necesario usando un botón o una combinación de teclas.Las macros son creadas en el lenguaje de programación Microsoft VBA (Visual Basic para Aplicaciones) incluido en Word, Excel, Access, PowerPoint y otros programas de Office, pero no te asustes que estos programas incluyen una aplicación que hace sumamente fácil la creación de una de ellas.¿Qué son las Macros en Excel?

En nuestra página encontrarás muy diversos ejemplos que te permitirán aprender a trabajar con las Macros en Excel, descubrirás ¿Qué son las Macros en Excel?, ¿Cómo crear Macros en Excel?, ¿Cómo habilitar las Macros en Excel?, todo nuestro contenido puede ser considerado como un manual de Macros en Excel, o un tutorial de Macros en Excel.

¿Qué son las Macros en Excel?

Las Macros en Excel son un conjunto de instrucciones que se ejecutan de manera secuencial por medio de una orden de ejecución, claro está que una Macro puede invocar a otras, logrando de esta forma obtener operaciones cada vez más complejas.

En el caso de Excel el lenguaje empleado para el uso de Macros es VBA (Visual Basic para Aplicaciones), Excel cuenta con un “Editor de Visual Basic” o también conocido como “Editor de VBA” que permite la creación, y/o mantenimiento de las Macros que se tengan disponibles.

¿Para qué sirve una Macro en Excel?

Las Macros en Excel son útiles entre otras cosas porque permiten la automatización de tareas repetitivas, por ejemplo si se da cuenta que todos los días se encuentra creando la misma tabla dinámica (pero con distintos datos), o colocando el mismo formato a una hoja, entonces es el momento de automatizar dicha labor por medio de Macros.

El punto fuerte a favor del uso de Macros, es que es sencillo de aprender a crearlas y ejecutarlas, crear Macros es simple, y se puede llegar a ahorrar mucho tiempo remplazando aquellas tareas repetitivas por Macros que usted mismo haya

creado, uno de los primeros pasos para acercarse al uso de Macros puede ser el comenzar a utilizar el grabador de Macros.

¿Cómo aprender macros en Excel?

En este blog creemos que una forma sencilla de aprender a crear Macros en Excel, es aprender los conceptos mediante ejemplos por procuramos que todos lo descrito en el blog cuente con ejemplos que pueda emplear, una de las primeras cosas que podríamos consultarnos es donde empezar, lo aconsejable sería revisar algunos conceptos sencillos que nos den los fundamentos para abordar temas más complejos, puede comenzar revisando el siguiente enlace Introducción a las Macros a fin de ir revisando los temas iniciales.

Si lo que desea es contar con un curso que lo pueda guiar paso a paso en el aprendizaje visite nuestra página: http://www.excel-avanzado.com/curso-virtual-excel

Si bien la mayoría de ejemplos del blog son macros de Excel 2010 (han sido probadas en Excel 2010), la mayoría también han sido probadas en Excel 2007 y en Excel 2013, las macros en Excel 20013 no difieren muchos de las versiones previas.

¿Cómo crear los macros en Word?

Hay dos formas de crear las macros en Word:

Utilizar la Grabadora de macros

La Grabadora de macros es una aplicación incluida en los programas de Microsoft Office que permite crear una macro paso por paso, ejecutando y grabando las acciones que se quieren guardar. Es el método más sencillo.

Usar el editor de Visual Basic

Consiste en escribir o pegar el código en lenguaje Visual Basic en un editor incluido.

Para escribirlo se requieren conocimientos de este lenguaje que no poseen los que leen este artículo, pero también se puede pegar código de funciones creadas por los más expertos y de esa forma poder disponer de macros muy útiles.

En este artículo se incluyen varios códigos de ejemplo.

Para crear una macro es necesario en las versiones recientes de Office mostrar la ficha "Programador" oculta.

• En Office 2007 abre las Opciones de Word y en la pestaña Popular marca la casilla: "Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones".

• En Office 2010 abre las Opciones de Word y en la pestaña Personalizar la cinta de opciones, marca la casilla: "Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones".

• En Office 2000-2003 simplemente selecciona: Herramientas -> Macro

Lo que se indica a continuación se aplica a Word, Excel y otros programas de Office de forma algo similar.

1- Crea un nuevo documento en Word.

2- En la pestaña Programador da un clic en "Grabar macro".

3- Escoge en la ventana que se abre si vas a asignar a dicho macro un botón o una combinación de teclas.

4- Da un clic en "Aceptar" para comenzar la grabación.

A partir de este momento todas las acciones que se realicen quedarán guardadas.

Durante la grabación de una macro se puede usar el ratón, para activar herramientas y comandos pero no para seleccionar texto.

Para hacerlo usa las teclas de dirección (flechas) con la tecla Mayus (Shift) presionada.

5- Para terminar da un clic en el botón "Detener grabación".

Macros en Access

Una macro es una especie de rutina que puede ser ejecutada en respuesta a algún evento que ocurre en el sistema. Por ejemplo, podemos accionar una rutina cuando una exclusión de registro estuviera para ser efectiva y esta rutina puede exigir confirmación por el usuario. El Access provee una serie de aciones que serán ejemplificadas en este texto.

Cómo usar macros en PowerPoint

Una macro es descrita como una acción o una serie de acciones que pueden automatizar tareas. Las macros pueden ser usadas para mejorar presentaciones de PowerPoint a través de su creación y edición con Visual Basic e insertándolas dentro de la presentación.

Instrucciones

Ejecuta PowerPoint y abre cualquier presentación, si tienes una preparada. Para comenzar a crear una macro, dirígete a "Herramientas > Macro > Editor de Visual Basic".

Haz clic en "Insertar > Módulo". Aparecerá una ventana para que ingreses tu código.

Ingresa el código en el campo de texto, o si tienes una macro existente que deseas agregar o modificar, agrégala en el campo de texto. Para intentar ejecutarla desde la ventana presiona "F5".

Completa cualquier edición final en la macro, luego dirígete a "Archivo > Cerrar y volver a Microsoft PowerPoint".

Selecciona el texto o el objeto (u objetos) que desees que ejecute tu macro, después de volver a PowerPoint. Dirígete a "Diapositiva > Configuración de la acción".

Decide cómo se ejecutará la macro durante la presentación. Usa la pestaña "Clic del ratón" para activar la macro haciendo clic sobre ella y usa la pestaña "Pasar el ratón por encima" para usar la macro posicionando el cursor sobre el objeto.

Selecciona la macro que quieres usar haciendo clic sobre "Ejecutar macro" y escogiéndola desde la lista.

1. SEGURIDAD EN MICROSOFT WORD

Seguridad en Microsoft Word 2007 y Word 2010

2010 es idéntico a 2007 salvo en que para llegar a la ventana de opciones de confianza hay

Que ir al menú Archivo, ítem opciones.)

En el caso concreto de Microsoft Word 2007, existe una restricción de seguridad que, por

Defecto, impide que se pueda adjuntar un fichero como proyecto de Visual Basic. Para permitir

Esto, hay que ir al menú del Botón de Office y pulsar en el botón Opciones de Word, abajo a la

Derecha de esta pantalla

Se abre la ventana de Opciones de Word 2007 ó de Word 2010.