Guía de Usuario

Ver. 2 .6.x 03/06/2014

Si quieres aprender, enseña. Marco Tulio Cicerón

El programa que va a utilizar es el resultado de un largo y complejo proceso de desarrollo. Se han he-cho todos los esfuerzos para ofrecer un producto fiable y sencillo de utilizar. En el caso de que se produzca alguna incidencia, le pedimos tenga la amabilidad de informarnos. Nos comprometemos a responderle y intentar solventarla rápidamente. Le agradecemos nos ayude a mejorar, informándonos de cualquier duda o sugerencia que tenga. Puede hacerlo a través de nuestra página web: http://www.innocan.com/contacto Nuestro correo electrónico: soporte@innocan.com Puede encontrar información adicional en: http://www.innocan.com/forum

AVISO DE COPYRIGTH INNOCAN SISTEMAS, SL ha desarrollado y publicado en soporte magnético y escrito, programas, materiales e información. Cada uno de estos elementos está protegido por un ® Copyrigth nacional e internacional. Cada uno de estos trabajos lleva asociado un código específico que constituye el identificador formal del elemento. La licencia de uso de los programas y materiales, no se puede transferir, subasignar o licenciar sin permiso previo y escrito de IN-NOCAN SISTEMAS, SL. El usuario tomará las acciones necesarias para que aquellas personas que tengan acceso a los materiales sujetos a esta licencia cumplan las especificaciones descritas anteriormente. El usuario mantendrá registro del número y situación de los sistemas objeto de licencia. GEXCAT® es una marca registrada por INNOCAN SISTEMAS, SL

GUÍA DE USUARIO 3

Contenido 1   ¿Qué es GEXCAT? ................................................................................................................................................................... 7  2   Requisitos del sistema ......................................................................................................................................................... 10  

2.1   Hardware ......................................................................................................................................................................... 10  2.2   Software ......................................................................................................................................................................... 10  2.3   Conexión a Internet ................................................................................................................................................... 10  2.4   Actualización del programa .................................................................................................................................... 10  2.5   Protección de datos ................................................................................................................................................... 10  2.6   Recomendaciones previas .......................................................................................................................................... 11  

3   Información sobre la base de datos (leer cuidadosamente) .................................................................................. 12  3.1   Problemas potenciales con la Base de Datos cuando es utilizada en mas de un ordenador ........... 14  

3.1.1   Utilización de dispositivo de almacenamiento externo .......................................................................... 14  3.1.2   Utilización en la “nube” (Dropbox, Google Drive, Box…) ........................................................................ 14  

4   Instalación del programa .................................................................................................................................................. 16  4.1   Descargue el programa ............................................................................................................................................. 16  

4.1.1   Instalación ............................................................................................................................................................... 16  4.1.2   Desinstalación del programa ............................................................................................................................. 17  4.1.3   Actualizaciones del programa .......................................................................................................................... 17  4.1.4   Instalación de ImageMagick y MiKTeX ......................................................................................................... 17  

4.2   Activación licencia de evaluación ......................................................................................................................... 18  4.3   Activación licencia operativa .................................................................................................................................. 19  4.4   Usuario y cambio de contraseña ........................................................................................................................... 19  4.5   Parámetros de conexión ........................................................................................................................................... 19  4.6   Copias de seguridad .................................................................................................................................................. 20  

4.6.1   Recuperación base de datos ........................................................................................................................... 20  Guía rápida ........................................................................................................................................................................................ 21  

4.7   Primera vez. Paso a paso ............................................................................................................................................ 21  4.8   Estructura general del formulario ......................................................................................................................... 21  

4.8.1   Oeste o lateral ..................................................................................................................................................... 21  4.8.2   Centro ..................................................................................................................................................................... 22  

4.9   Convenciones comunes ............................................................................................................................................ 22  4.10   Clasificación de tablas ........................................................................................................................................... 22  4.11   Atajos de teclado y uso del ratón .................................................................................................................... 22  4.12   Opciones de apariencia de textos ....................................................................................................................... 23  4.13   Utilización de fórmulas ........................................................................................................................................... 23  4.14   Opciones de imagen ................................................................................................................................................. 24  4.15   Escáner .......................................................................................................................................................................... 24  

5   Organización del programa ................................................................................................................................................ 26  5.1   Centros ............................................................................................................................................................................ 26  

Borrar un Centro ................................................................................................................................................................. 26  5.2   Asignaturas ..................................................................................................................................................................... 26  

Consultar y navegar entre Asignaturas ...................................................................................................................... 27  5.3   Alumnos .......................................................................................................................................................................... 27  

5.3.1   Datos básicos. ........................................................................................................................................................ 28  5.3.2   Notas ........................................................................................................................................................................ 29  5.3.3   Observaciones ....................................................................................................................................................... 29  

5.4   Preguntas ........................................................................................................................................................................ 29  5.4.1   Pregunta ................................................................................................................................................................... 29  5.4.2   Corrección (preguntas de desarrollo) ........................................................................................................... 31  5.4.3   Datos adicionales .................................................................................................................................................. 31  5.4.4   Imágenes ................................................................................................................................................................. 32  5.4.5   Importar/exportar preguntas .......................................................................................................................... 33  

5.5   Proceso GEXCAT .......................................................................................................................................................... 34  5.5.1   Generación inicial del examen .......................................................................................................................... 35  5.5.2   Hoja de respuestas .............................................................................................................................................. 39  5.5.3   Escanear ................................................................................................................................................................... 41  5.5.4   Corregir .................................................................................................................................................................... 41  5.5.5   Rectificar .................................................................................................................................................................. 45  5.5.6   Notas ........................................................................................................................................................................ 47  Sistema estándar GEXCAT ............................................................................................................................................... 49  Sistema basado en fórmula ............................................................................................................................................ 49  Sistema basado en parámetros (Penalización / pesos) ........................................................................................... 50  Sistema Avanzado (Javascript) ........................................................................................................................................ 52  Sistema externo de calificación / obtención de información ............................................................................. 52  5.5.7   Cerrar ........................................................................................................................................................................ 53  

5.6   Proceso Ged (Gestión exámenes desarrollo) .................................................................................................... 53  5.6.1   Generación del examen ..................................................................................................................................... 54  5.6.2   Corregir .................................................................................................................................................................... 54  5.6.3   Notas ........................................................................................................................................................................ 54  

5.7   Historial ........................................................................................................................................................................... 54  5.8   Utilidades ........................................................................................................................................................................ 54  

5.8.1   Encuestas ................................................................................................................................................................. 54  5.8.2   Listado de notas ................................................................................................................................................... 57  5.8.3   Mover alumnos ..................................................................................................................................................... 58  5.8.4   Borrar alumnos ..................................................................................................................................................... 58  5.8.5   Enviar correo .......................................................................................................................................................... 58  5.8.6   Borrar preguntas ................................................................................................................................................... 59  5.8.7   Escanear ................................................................................................................................................................... 59  

GUÍA DE USUARIO 5

5.8.8   Optimizar datos .................................................................................................................................................... 59  6   Herramientas .......................................................................................................................................................................... 61  

6.1   Ayuda ............................................................................................................................................................................... 61  6.2   Propiedades .................................................................................................................................................................... 61  

6.2.1   General .................................................................................................................................................................... 61  6.2.2   GEXCAT .................................................................................................................................................................. 61  6.2.3   Exámenes ................................................................................................................................................................ 62  6.2.4   CAT .......................................................................................................................................................................... 63  6.2.5   Correo ...................................................................................................................................................................... 63  

6.3   Noticias .......................................................................................................................................................................... 64  6.4   Cerrar la aplicación ................................................................................................................................................... 64  6.5   Reportar incidencias ................................................................................................................................................... 64  6.6   Foro ................................................................................................................................................................................. 64  6.7   Acerca de ...................................................................................................................................................................... 64  6.8   Volver al menú ........................................................................................................................................................... 64  

7   Pruebas masivas (Oposiciones, PAU, MIR, ..) ................................................................................................................ 65  7.1   Pruebas tipo test .......................................................................................................................................................... 65  7.2   Pruebas de desarrollo ................................................................................................................................................ 65  

8   APÉNDICE ................................................................................................................................................................................ 67  8.1   Convenciones y símbolos utilizados .................................................................................................................... 67  8.2   Soporte ........................................................................................................................................................................... 67  8.3   ¿Qué hacer en caso de producirse un error? ................................................................................................... 68  

9   Recomendaciones previas ................................................................................................................................................. 69  9.1   Preparación fichero para importar alumnos ...................................................................................................... 69  9.2   Importar Preguntas ...................................................................................................................................................... 71  

9.2.1   Formato GIFT .......................................................................................................................................................... 71  9.2.2   Formato CSV .......................................................................................................................................................... 71  9.2.3   Formato TXT .......................................................................................................................................................... 71  9.2.4   Formato DOCX .................................................................................................................................................... 73  9.2.5   Etiquetas (tags) y nivel de dificultad ............................................................................................................ 73  

9.3   Generación exámenes en papel con formato propio del usuario ............................................................. 74  10   Instrucciones para hacer exámenes tipo test ......................................................................................................... 75  

10.1   Instrucciones para el profesor ............................................................................................................................. 75  10.1.1   Preparación del examen ................................................................................................................................... 75  10.1.2   Instrucciones previas ........................................................................................................................................ 75  10.1.3   Hoja de respuestas ............................................................................................................................................ 76  10.1.4   Durante el examen ........................................................................................................................................... 77  10.1.5   Recogida del examen ........................................................................................................................................ 77  10.1.6   Proceso de corrección ..................................................................................................................................... 77  

10.2   Instrucciones para los alumnos ........................................................................................................................... 78  11   Ventajas e inconvenientes exámenes tipo test ...................................................................................................... 79  

11.1   Sitios para consultar .................................................................................................................................................. 79  11.2   Ventajas ........................................................................................................................................................................ 79  11.3   Inconvenientes ............................................................................................................................................................ 79  11.4   RESUMEN ..................................................................................................................................................................... 80  

ANEXO 1 .......................................................................................................................................................................................... 81  FÓRMULAS AVANZADAS PARA CÁLCULO DE NOTAS .......................................................................................... 81  

CALCULO DE NOTAS DE UN EXAMEN NO UNIFORME ....................................................................................... 81  GLOSARIO ....................................................................................................................................................................................... 83  

CSV .............................................................................................................................................................................................. 83  DIFICULTAD ............................................................................................................................................................................. 83  ETIQUETAS ................................................................................................................................................................................ 83  GIFT .............................................................................................................................................................................................. 83  HTML ........................................................................................................................................................................................... 83  LaTeX ........................................................................................................................................................................................... 83  MCQ ............................................................................................................................................................................................ 83  MODELO (DE EXAMEN) ....................................................................................................................................................... 84  NIVEL DE DIFICULTAD ........................................................................................................................................................ 84  

GUÍA DE USUARIO 7

1 ¿Qué es GEXCAT? GEXCAT es un programa destinado a profesores de enseñanzas medias y universitarias, que gestiona de forma integral la preparación y corrección de cualquier tipo de examen. Permite una mejora inmediata de la calidad y proporciona ahorros de tiempo de hasta un 99%. S impl if ica el proceso de preparac ión y corrección de exámenes t ipo test y desarrollo. Corr ige automáticamente los exámenes t ipo test en papel. Gestiona una base de datos alimentada por el profesor, que contiene todos las preguntas, problemas, prácticas, … que desee utilizar (o haya utilizado con anterioridad). Las preguntas y respuestas pueden lle-var asociadas imágenes y notación LaTeX1, lo que permite el empleo de cualquier fórmula ma-temática o c ientíf ica. Las preguntas se agrupan generalmente en formato asignatura / tema, aunque se puede usar cualquier otro criterio de agrupación. Dispone de potentes herramientas de importación que posibilitan la incorporación de preguntas almace-nadas en hoja de cálculo o procesador de textos, con un mínimo trabajo. Permite importar y exportar directamente en formato GIFT lo que le hace totalmente compatible con MOODLE. De hecho, mejora la utilización de esta plataforma al facilitar extraordinariamente el proceso de selección de preguntas y su exportación para hacer pruebas en Moodle. Utiliza bases de datos auxiliares para gestionar de forma independiente la realización de exámenes en cada curso académico:

• Centros • Asignaturas • Alumnos

Las preguntas pueden llevar asociadas et iquetas (tags) para facilitar la selección o agrupación en las consultas. P.ej. podremos ver todas las preguntas que compartan la etiqueta OCDE. Esta función es es-pecialmente útil en el momento de preparación de exámenes. El s istema permite generar exámenes t ipo test o desarrollo, en papel y/o formato electrónico. Si la salida es en papel, prepara automáticamente el examen (cabeceras, pies de página, preguntas elegidas). Si es tipo test, puede generar varios modelos de examen (hasta 9), en los cuales las preguntas y las respuestas están barajadas. Es decir, todos los exámenes tienen las mismas pre-guntas, y cada modelo tiene su propia ordenación aleatoria de preguntas y respuestas. Todo este pro-ceso es automático y los ficheros se pueden obtener en varios formatos (PDF, Word, ODT, Excel, PowerPoint…). La preparación de exámenes se realiza siempre de la misma forma (independientemente del tipo de exa-men a realizar).

• Se decide el/los tema(s) del examen • Se escoge la fecha y se le asigna un nombre (P.ej. FINAL, PARCIAL 2, …) • Se decide el número de preguntas

o Se puede hacer una preselección inicial

1 Ver Glosario

§ P.ej. Mostrar solo preguntas que no se hayan utilizado anteriormente § P.ej. 5 preguntas dificultad 1 a 3, 8 dificultad 4-7, …

• Se seleccionan las preguntas entre todas las disponibles en base a los temas del examen. El

usuario dispone de potentes herramientas que facilitan su selección ya que t iene permanen-temente a la v ista para cada pregunta :

o El enunciado o El n ivel de d if icultad (nota media obtenida por los alumnos) o El número de veces que se ha puesto en otros exámenes o El número de respuestas (tipo test) o El tema o temas a los que pertenece o Las et iquetas que le hayamos asociado

Así pues, el proceso de selección de preguntas se realiza en un entorno en el que se dispone de una completa información de todos los parámetros significativos.

• El examen se puede generar: o En papel

§ Con hasta 9 modelos diferentes de examen, todos con las mismas preguntas, pero con las preguntas y respuestas barajadas, para dificultar la copia por par-te de los alumnos. Una vez generados, se imprimen los diferentes modelos de examen a partir de los ficheros generados automáticamente (PDF, Word..)

o En fichero. § Para hacer exámenes en Moodle § Para hacer exámenes en cualquier plataforma de corrección de exámenes § Para hacer exámenes con clickers § Para cualquier otra necesidad

A partir de este momento se realiza el examen. Una vez finalizado, si el examen ha sido en papel, el programa facilita su corrección.

• Si el examen es tipo test, corr ige de forma automática la hoja de respuestas, asigna notas y proporciona estadísticas (a una velocidad de 30 exámenes por minuto).

• Si el examen es de desarrollo, no corrige el examen (estamos trabajando en elloJ), pero ofre-ce una serie de herramientas que facilitan el trabajo al profesor, al mostrarle unas pautas de corrección (que habrán sido introducidas previamente) y que se pueden utilizar curso tras cur-so y una matr iz de corrección (totalmente configurable) . Al utilizar estas herramientas, se consigue una mayor uniformidad en la calificaciones y se dispo-ne de microestadíst icas (a nivel de matriz de corrección y global) que nos dan una muy am-plia información sobre cada examen.

Al finalizar el proceso de corrección (ya sea para exámenes tipo test o desarrollo), los resultados se incorporan a las preguntas utilizadas, de forma que la próxima vez que se utilicen, para cada pregunta sabremos el número de veces que se ha puesto y la nota media obtenida. Después de cada examen, el profesor puede utilizar los siguientes servicios:

• Envío automático de notas por correo electrónico, personalizable, con una imagen de la hoja de resultados y la corrección automática realizada (tipo test). El alumno detecta si ha habido errores.

• L istados, con múltiples opciones (Lista con nombres, sin nombres, con nº de aciertos, sin nº de aciertos, …), en varios formatos (PDF, Word, Excel, ODF, Power Point)

GUÍA DE USUARIO 9

• Presentación Power Point con estadísticas para facilitar la revisión colectiva del examen. Con ello se disminuye significativamente las reclamaciones individualizadas.

• Con las revisiones colectivas, se permite detectar las pos ibles def ic iencias al realizar una pregunta (inconcreciones, ambigüedades, errores… ) y correg irlas inmediatamente. De esta forma se mejora la calidad de la base de datos de preguntas.

• Recal if icar exámenes tipo test, modificando los criterios de corrección (p.ej. anular una pre-gunta mal planteada)

• El sistema asigna automáticamente un n ivel de d if icultad2 a cada pregunta en función de la nota media que han obtenido los alumnos es esa pregunta.

De esta forma, las aportaciones /modificaciones que se hagan tras cada examen proporcionan un valor añadido, que se va incrementando curso tras curso. La base de datos es ind iv idual , encr iptada y protegida con clave. Los datos no pueden ser com-partidos, pero si intercambiados con otros profesores o plataformas de aprendizaje (p.ej. Moodle) de forma muy sencilla. Aprovechando sus características, ofrece en el apartado de utilidades la posibilidad de realizar encues-tas en papel, ofreciendo inmediatamente el resultado en forma de gráficas o en formato Excel. También posibilita pasar l istas de clase sin el tedioso trabajo de trascribir los datos manualmente. Simplemente se reparte una plantilla, los alumnos se apuntan en ella, se escanea y el programa lo tras-cribe a una hoja de cálculo Excel. Está especialmente ind icado para la preparac ión y corrección de pruebas mas ivas (PAU, oposic iones, …) (Ver Cap.7) ya que corr ige automáticamente los exámenes t ipo test y fac il ita la un iformidad y coherencia de los resultados de los exámenes de desarrollo, al permit ir establecer de forma prev ia las pautas de corrección y fac il itar que se ut il i -cen los mismos cr iter ios . Genera estadíst icas de forma automática sobre cada uno de los cr iter ios de cal if icac ión establecidos, permit iendo detectar desv iac iones s ign if icat ivas de cal if icac ión y/o co-rrección. Permite correg ir pruebas de forma anónima. En resumen, GEXCAT simplifica la preparación y corrección de exámenes a partir de preguntas o proble-mas integrados por el profesor, enriquece las preguntas con parámetros no disponibles en un sistema convencional (asignación objetiva de dificultad, número de veces que se ha utilizado una pregunta en otros exámenes, asociación de etiquetas, utilización de matrices de corrección y obtención de macro y micro estadísticas…).

2 Ver GLOSARIO

2 Requisitos del sistema

2.1 Hardware Requis itos mín imos Requis itos recomendados Procesador Intel Pentium II a 400 MHz

Procesador Intel Pentium III a 1GHz

Memoria Ram: 512 MB Memoria Ram: 1 GB Espacio libre en disco: 1 GB Pantalla: Resolución 1280x768

Espacio libre en disco: 2 GB Pantalla: Resolución 1280x1024

2.2 Software Los requisitos mínimos son:

• Windows XP, Windows 2003 Server, Vista, Windows 7 y Windows 8 • Equipos con sistema operativo Mac OS X. Utilizar emulador. Comprobado su funcionamiento

con Parallels v9 y VMware Fusion 6.

2.3 Conexión a Internet El programa precisa de una conexión a Internet para su funcionamiento normal. En caso de no poder te-nerla, el programa arranca en modalidad “desconectado”. Es un modo excepcional que permite al usuario trabajar normalmente durante un periodo limitado de tiempo. Pasado este periodo de emergencia, si no se dispone de conexión el programa quedará en modo evalua-ción (Ver 4.2). Cuando se vuelva a disponer de conexión a Internet, el programa volverá a trabajar en modo normal.

2.4 Actualización del programa La licencia de utilización del programa incluye todas las actualizaciones que se realicen del mismo. No se da soporte a versiones anteriores del programa, por lo que el usuario deberá tener instalada siempre la última. Por lo tanto, una vez publicada una actualización, se deberá instalar inmediatamente la nueva versión ya que se dejará de dar soporte a las anteriores. Cuando exista una actualización disponible, al arrancar el programa lo indicará y le pedirá permiso para descargarla. Esta se hace en segundo plano, por lo que si lo desea puede seguir trabajando con GEXCAT e instalarlo posteriormente, o bien salir de GEXCAT e instalar la actualización inmediatamente después de haber finalizado la descarga. Cuando un usuar io tenga instalado el programa en var ios equipos, deberá obl igator ia-mente tener instalados en TODOS ellos la misma vers ión del programa. S i no es así , se podrían producir errores inesperados al trabajar cada vers ión con estructuras de datos no compatibles.

2.5 Protección de datos Es responsabilidad del usuario la adecuación a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) de los da-tos personales que mantiene en el ordenador (alumnos). Normalmente los centros (Universidades, Insti-tutos, …) ya cubren estos requisitos, por lo que el profesor no tiene que realizar ninguna acción adicional si ha obtenido los datos de los alumnos de su centro.

GUÍA DE USUARIO 11

Se llama la atención sobre los datos que se puedan incorporar en los campos observaciones, ya que de-ben cumplir los requisitos impuestos por la LOPD. En cualquier caso se recomienda obtener asesoramiento profesional en caso de existir cualquier tipo de duda en esta materia.

2.6 Recomendaciones previas Ver Cap. 9, RECOMENDACIONES PREVIAS.

3 Información sobre la base de datos (leer cui-dadosamente)

ATENCIÓN

Debe real izar per iód icamente copias de segur idad. La base de datos es un act ivo muy val ioso que va incrementando su valor con el transcurso del t iempo. Además de las copias de segur idad que real ice en su equipo, rev ise otra forma adic ional de preservar sus datos en el apartado 4.6, copias de segur idad. El núcleo central del programa GEXCAT es su base de datos (BD). Es una BD monousuario, encriptada y protegida, por lo que sólo puede ser ut il izada por un usuar io concreto asociada a su licencia. Una de las opciones mas interesantes de GEXCAT es que la base de datos puede estar instalada en cual-quier dispositivo móvil (pen drive, disco duro externo, …) o en la “nube” (Dropbox, Google Drive, Box, … ) lo que facilita que se pueda utilizar en cualquier ordenador que tenga instalado GEXCAT. El programa no está protegido y se puede instalar libremente, pero lo que si está protegida es la base de datos y asocia-da a un usuario concreto (correo electrónico + licencia ), por lo que no es posible su uso por otro usuario (otra dirección de correo) La utilización de la base de datos está asociada a la licencia, por lo que hay que llevar un cuidado espe-cial sobre como se utiliza una misma base de datos por un mismo usuario desde varios ordenadores. Si la base de datos se utiliza en un solo ordenador con la configuración por defecto, lo que se detalla a continuación no es aplicable, ya que se trata de una base de datos “fija”, por lo que no hay peligro de desactualización de la misma. Si un usuario tiene instalada la base de datos en varios ordenadores, existen tres posibilidades de utiliza-ción de la BD:

1. Instalada en un dispositivo móvil (pen drive, disco externo, …) 2. Instalada en la “nube” (Dropbox, Google Drive, …) 3. Base de datos en cada uno de los ordenadores (posible, pero totalmente desaconsejable)

Antes de entrar a comentar las posibles opciones escoger, queremos recalcar que por la naturaleza de estos medios (pen drive, Dropbox, …), son más susceptibles de producir errores y por tanto se recomienda más encarecidamente la real izac ión de una copia de segur idad programada para ev itar s ituac iones desagradables y de d ifíc il resoluc ión. La opción 1 no representa ningún problema, ya que es una base de datos “que viaja” a cada ordenador. El único punto a tener en cuenta es que deberá estar direccionada adecuadamente en el momento de la

conexión ( , Ajustes, apartado 4.5). La opción 2 es muy cómoda ya que permite desentendernos del transporte de la base de datos al estar en la “nube”. No obstante, la forma de trabajar en estos entornos plantea ciertos problemas potenciales de los cua-les el usuario debe ser muy consciente para evitar problemas (ver apartado específico 3.1) La palabra clave es “s incronizac ión”. En estos entornos se trabaja con una copia del contenido del dis-co duro virtual (“nube”) en el disco local. De esta forma el funcionamiento para el usuario es transparen-

GUÍA DE USUARIO 13

te, ya que la velocidad es la del disco local y no se ve afectada por la velocidad de la conexión a Inter-net. Estos sistemas “sincronizan” periódicamente los datos locales con los datos de la nube y viceversa. Es decir, los datos modificados localmente son subidos o bajados dependiendo de la fecha y hora de modi-ficación de los mismos. Por lo tanto, antes de apagar el equipo, el usuario debe permitir que los datos locales que se hayan mo-dificado sean subidos a la nube. Y viceversa, cuando se conecte desde otro ordenador, debe permitir que todos los datos se actualicen antes de arrancar GEXCAT. ATENCIÓN ¡REVISAR CUIDADOSAMENTE!

• No arrancar GEXCAT mientras Dropbox se este s incronizando. (flechas moviéndose)

• No apagar el equipo mientras Dropbox se este s incronizando (flechas mo-v iéndose)

• Se puede arrancar GEXCAT o apagar el equipo cuando Dropbox esté s incron i-

zado (s igno OK) • Si está trabajando con un ordenador que no t iene acceso a Internet se puede

perder información, ya que al trabajar localmente los datos no se subirán a la nube. S i poster iormente se conecta desde otro equipo, la información de los d ist intos equipos, una vez s incronizada, ¡PUEDE SER INCOHERENTE O HABERSE PERDIDO!

Periódicamente (p.ej a final de cada curso), exporte las preguntas a uno de los formatos compatibles (GIFT, TXT, CSV), de forma que pueda tenerlos en un formato legible. Ver la forma de hacerlo en 5.4.5 La opción 3, Base de Datos en cada uno de los ordenadores es posible, pero totalmente desaconseja-ble, ya que el usuario debería copiar la BD del último equipo con el que hubiese trabajado y restaurarla sobre el equipo sobre el que quisiese trabajar. Todo esto para cada uno de los equipos con los que es-temos trabajando, por lo que además de ser una opción engorrosa, se pueden producir errores y copiar o restaurar BD equivocadas y generar problemas mayores. Una opción alternativa a esta y mucho mas sen-cilla es la opción 1. En caso de que la versión de la BD esté desactualizada, aparecerá el error “las versiones no coinciden”. Este aviso se da para evitar que tenga la base de datos con información diferente en cada uno de los ordenadores. La ubicación de la BD aparece mostrada en la pantalla inicial, al arrancar el programa. Puede modificar su

ubicación en Ajustes, Parámetros de Conexión (Ver. 4.5 ). ATENCIÓN

¡MUY IMPORTANTE! En caso de tener el programa instalado en var ios equipos, todos ellos deberán estar trabajando con la misma vers ión del programa, con objeto de ev itar errores inesperados s i trabajan con vers iones d iferentes de la BD.

3.1 Problemas potenciales con la Base de Datos cuando es utilizada en mas de un ordenador

La utilización de la Base de Datos de GEXCAT en mas de un ordenador conlleva unos riesgos adicionales que pueden ser importantes si se actúa sin tenerlos en cuenta. Es muy importante que el usuario haga uso de esta facilidad conociendo los posibles problemas que puede tener.

3.1.1 Utilización de dispositivo de almacenamiento externo La utilización de estos dispositivos externos (discos duros externos, pendrives, …) es segura, pero presen-tan unos riesgos específicos:

• Se pueden perder datos o dejar la BD inservible si se expulsa (desconecta) el dispositivo de for-ma no segura. El motivo es que las BD realizan la mayoría de su trabajo manejando tablas que utilizan la me-moria del ordenador, en aras de la rapidez. Periódicamente se sincronizan el contenido de la memoria del ordenador con el disco. Si se desconecta el disco externo de forma inadvertida lo mas probable es que no ocurra nada. En algunos casos se pierdan datos y en raros casos la BD quede inservible porque extraigamos el dispositivo en el momento preciso en que se esta trans-firiendo información y quede corrompida, lo que puede llevar en el peor de los casos a que la BD quede inservible.

• Problemas de pérdida, deterioro, caídas… Estos riesgos son mas altos en este tipo de dispositivos.

3.1.2 Utilización en la “nube” (Dropbox, Google Drive, Box…) La utilización de este sistema requiere que el usuario sea muy consciente de los riesgos potenciales exis-tentes. Estos problemas se pueden incrementar con una conexión lenta de Internet, ya que en esta si-tuación la sincronización de datos se puede ralentizar significativamente. Vamos a citar algunos posibles casos:

• Utilización de GEXCAT sin acceso a Internet. Es posible trabajar normalmente pero los datos no se sincronizan con la “nube”.

o Problema: § Si se trabaja con GEXCAT en otro equipo, no se tiene acceso a los cambios

realizados en el equipo anterior. Aparecerán ficheros con nombres “xxxx.Copia en conflicto..” ya que cuando el primer equipo tenga acceso a Internet, detec-tará que existen versiones posteriores generadas por otro equipo al sincronizar y renombrará los ficheros con el nombre ficheroxxCopia en conflicto

o Alternativa correcta: § No trabajar en ningún otro equipo hasta que no se haya sincronizado la infor-

mación del primer equipo

• Arranco el equipo y comienzo a trabajar inmediatamente con GEXCAT pero hay datos pendien-tes de sincronizar

o Problema:

§ Se comienza a trabajar con datos no sincronizados lo que provoca que pueda haber incongruencias. Pueden aparecer ficheros “ficheroxx-Copia en conflicto..”

o Alternativa correcta: § No arrancar GEXCAT hasta que no se haya comprobado fehacientemente que

se ha terminado de sincronizar los datos. En el caso de Dropbox el icono

GUÍA DE USUARIO 15

indica que se están sincronizando datos. Arrancar GEXCAT con el icono , datos sincronizados.

• Termino de utilizar GEXCAT y apago el equipo mientras se están sincronizado los datos

o Problema: § Al cerrar el equipo mientras se están actualizando los datos, la BD quedará

desincronizada. No pasará nada si la siguiente vez se utiliza GEXCAT en el mis-mo equipo y se permite que acabe la sincronización, pero aparecerán proble-mas si arrancamos GEXCAT en otro equipo.

o Alternativa correcta:

§ No apagar el equipo mientras el icono esté activo, lo que indica que se es-

tán sincronizando datos. Apagar cuando aparezca el icono , datos sincroni-zados.

Problema con bloqueo de ficheros. Un importante defecto que tienen tanto Dropbox como Google Drive es que cuando un fichero está siendo utilizado por mas de un usuario, este no queda bloqueado. Es decir, permite acceder y modificar el mismo fichero a mas de un usuario simultáneamente. El problema se resuelve creando versiones “fiche-roxx-Copia en conflicto..” lo que genera problemas al no quedar los datos agregados sino fragmentados. En el caso de GEXCAT este problema puede aparecer en las siguientes situaciones:

• Mas de una persona intenta acceder simultáneamente a la BD en la nube con el mismo usuario.

o Problema: § Potencialmente es la situación mas peligrosa y cuyos resultados pueden ser

impredecibles. o Alternativa correcta:

§ Esta situación no debería producirse nunca. GEXCAT es una BD monousuario.

• Dejamos un equipo encendido con GEXCAT trabajando (programa sin cerrar). Arrancamos GEX-CAT en otro equipo.

o Problema:

§ Es una situación conflictiva, porque el resultado es como si dos usuarios estu-viesen utilizando la misma base de datos. Los problemas que pueden aparecer dependerá de la utilización de datos que se haya producido en cada uno de los equipos.

o Alternativa correcta: § Si detectamos esta situación, salir inmediatamente de GEXCAT. Volver al pri-

mer equipo y cerrar el programa. Evaluar si los datos son correctos. A pesar de lo preocupante que puede resultar la enumeración de los problemas que pueden aparecer, la realidad es que un porcentaje significativo de usuarios están utilizando con toda normalidad GEXCAT en la nube y aunque pueden aparecer ficheros “ficheroxx-Copia en conflicto..”, el usuario puede seguir tra-bajando normalmente. Recomendamos seguir unas rutinas básicas:

• Ser conscientes de la forma en que trabaja el sistema que estemos utilizando (Dropbox, Google Drive, …) y de los potenciales problemas que pueden aparecer.

• Seguir estas recomendaciones básicas (válidas para cualquier programa que utilice datos en la nube)

o Estar pendientes del icono que indica la sincronización de los datos y o Antes de arrancar GEXCAT asegurarse de que los datos estén sincronizados o Después de utilizar GEXCAT asegurarse de que los datos se hayan sincronizado o No dejar nunca un equipo con GEXCAT abierto de forma permanente

Y s iempre, s iempre… hacer copias de segur idad

4 Instalación del programa El programa puede ser descargado desde la página de Innocan www.innocan.com o bien desde la de GEXCAT www.gexcat.com Las opciones disponibles son:

4.1 Descargue el programa La descarga se realiza de una forma muy sencilla, haciendo clic sobre el botón de descargas de la página de http://www.gexcat.com/download.html. El tamaño del programa es de 0,23GB. Adjuntamos nuestras propias librerías para asegurarnos de que no existan incompatibilidades. El tiempo de descarga es de unos 6 minutos en una línea DSL 6 MB.

4.1.1 Instalación Una vez bajado el programa y dependiendo del método de descarga utilizado, si pulsa el botón "Abrir" del paso 1, comenzará inmediatamente la instalación. Si lo ha guardado en una carpeta, pulse dos veces el fichero descargado para comenzar la instalación. El programa de instalación tendrá un nombre del tipo GEXCATSetup-a.b.c.exe, donde a.b.c es la versión que se está instalando. El proceso de instalación comenzará guiándole a través de una serie de formularios donde se le darán diversas opciones. (Idioma de instalación, acuerdo de licencia (deberá leerlo y si está conforme aceptar el acuerdo) y finalmente la carpeta donde se instalará el programa (por defecto C:\GEXCAT)3. Le pedirá si quiere que aparezca un icono en el escritorio y /o de inicio rápido, y si desea eliminar una serie de direc-torios (se recomienda utilizar la opción por defecto). Finalmente se le mostrará las opciones que haya elegido y se le pedirá permiso para instalar el programa. Si está conforme, pulse el botón instalar para comenzar inmediatamente el proceso de instalación. Una vez finalizado, le aparecerá un formulario final pidiéndole permiso para leer el fichero readme.txt (recomendado) y arrancar inmediatamente el progra-ma. Si por cualquier motivo está instalando el programa después de haberlo desinstalado, puede aparecerle el mensaje: “La carpeta C:\GexCat ya existe ¿Desea realizar la instalación en esa carpeta de todas for-mas?”. Conteste que Si en el caso de que no haya entrado datos en el programa. Conteste que No si tiene datos (al desinstalar el programa se mantiene la Base de Datos). En ese caso, eventualmente guar-de una copia de seguridad de la carpeta C:\GexCat y proceda posteriormente a la instalación.

3 Desaconsejamos la instalación en el directorio C:/Archivos de Programa/ debido a problemas de permi-sos, aun contando con privilegios de administrador. Tampoco en ningún directorio de Dropbox, ya que el funcionamiento puede ser impredecible.

GUÍA DE USUARIO 17

4.1.2 Desinstalación del programa Deberá utilizar el desinstalador disponible. Durante el proceso de desinstalación sólo se desinstala el programa y se mantiene la base de datos. Si el usuario desea borrar completamente la BD y la información asociada a GEXCAT, deberá borrar ma-nualmente los directorios C:\GEXCAT (o bien \GEXCAT del directorio donde el usuario haya decidido su instalación) que contiene la BD encriptada y también el directorio C:\Users\Usuario\.gexCat) que contie-ne ficheros auxiliares para el funcionamiento del programa. Si no borra el directorio C:\Users\Usuario\.gexCat, y vuelve a instalar de nuevo el programa, se tomaran los datos almacenados en este fichero (entre otras cosas el nombre de usuario), por lo que podría tener problemas para arrancar una vez instalado el programa.

4.1.3 Actualizaciones del programa Cuando exista una actualización del programa, le aparecerá un aviso invitándole a descargarla, que puede o no aceptar. Recomendamos aceptar, sal ir de programa e instalar la actualización. Una vez instalada, podrá seguir trabajando normalmente. Si instala la actualización sin haber salido del programa (con GEXCAT funcionando), durante el proceso de instalación, aparecerá una ventana advirtiendo de esta situación. Deberá escoger la opción de “cerrar automáticamente las aplicaciones”

De esta forma, se cerrará automáticamente el programa GEXCAT, con lo que el proceso de instalación podrá continuar normalmente. Si decide no cerrar las aplicaciones, el programa intentará la instalación a pesar de que el sistema opera-tivo no permitirá modificar muchos ficheros al estar abiertos. El resultado final es impredecible, ya que se encontrarán mezclados ficheros de diferentes versiones lo que puede provocar un comportamiento anómalo del programa. En este caso, recomendamos volver a instalar la actualización desde el principio y lógicamente, sin el programa GEXCAT funcionando.

4.1.4 Instalación de ImageMagick y MiKTeX La instalación de estos programas es opcional y sólo es conveniente hacerlo cuando se hace una utiliza-ción avanzada de imágenes y formulación científica usando LaTeX. ImageMagick puede trabajar independiente, pero si se instala MiKTeX se deberá haber instalado previa-mente las aplicaciones Ghostscript e ImageMagick. ImageMagick permite gestionar de forma automática una gran variedad de formatos de imágenes, permi-tiendo al usuario despreocuparse de su manejo. MiKTeX gestiona de forma avanzada los textos escritos en LaTeX. Aunque GEXCAT gestiona directamen-te la impresión de preguntas que utilicen LaTeX, hay ocasiones en que los resultados que proporciona no

son correctos. En este caso, se deberá instalar MiKTeX que hace una gestión muy avanzada de este tipo de formato. La utilización de estos programas se deberá indicar en Propiedades, GEXCAT (Ver apartado 6.2.2).

GEXCAT detecta la correcta instalación de MiKTeX e ImageMagick. En este caso, aparecerá la imagen entre el directorio y el botón azul de seleccionar directorio. En caso de que ImageMagick y/o MiKTex no

estén correctamente instalados, quedará indicado por el símbolo En el momento de redactar este manual las direcciones de descarga son: ¡Importante! En el caso de MiKTeX, Instalar la versión de 32 bytes en el caso de que el ordenador tenga un procesador de 64 bits, ya que hemos detectado un funcionamiento no adecuado de la versión de 64 bits.

• ImageMagick: http://www.imagemagick.org/script/binary-releases.php - windows • MiKTeX: http://miktex.org/download • Ghostscript: http://www.ghostscript.com/ (en caso de ser necesario)

4.2 Activación licencia de evaluación Se le presentará una primera pantalla inicial:

En la que el usuario deberá entrar su nombre y dirección de correo electrónico (que servirá como identi-ficador del usuario a partir de este momento) y que se utilizará posteriormente en el proceso de valida-ción y compra. En el proceso de validación, el usuario recibirá un correo al que deberá contestar pulsan-do un enlace incorporado, momento a partir del cual, podrá utilizar GEXCAT en modalidad de evaluación. Si intenta entrar la contraseña inicial (1234), antes de haber contestado al correo de validación, le apare-cerá un mensaje: “Ha habido un error en la validación del usuario” Si no recibe este correo de validación y el correo que ha entrado es correcto, no podrá utilizar el pro-grama normalmente. Envíe un correo a soporte@innocan.com indicando esta circunstancia. Si el correo entrado fuese incorrecto (y por lo tanto no es posible recibir el correo de validación), des-instale el programa, borre el directorio C:\GEXCAT y reinicie el proceso. En modalidad de evaluación el usuario tiene acceso a todas las funcionalidades del programa con algunas limitaciones:

• Máximo nº de preguntas de un examen: 9 • Resultados de corrección limitados • Formatos de salida de resultados • Algunas utilidades están desactivadas

GUÍA DE USUARIO 19

4.3 Activación licencia operativa Para activar la licencia operativa deberá realizar el proceso de compra a través de la página http://www.gexcat.com/comprar.html. Para poder activar la licencia DEBERÁ HABER ACTIVADO PREVIAMENTE LA LICENCIA DE PRUEBA (paso anterior). En ese paso ya habrá proporcionado la dirección de correo electrónico que ser-virá para identificar al usuario. Deberá rellenar los datos solicitados (correo electrónico) y se le mostrará el nombre y apellidos que ya había entrado en la activación de la licencia de prueba, teniendo en este momento la posibilidad de modificarlo. Si desea que se le envíe una factura, deberá rellenar TODOS los campos. Podrá también escoger el método de pago (tarjeta de crédito o PayPal), confirmar el pedido y pulsar el botón “Siguiente”. Aparecerá una nueva pantalla resumen, con los datos introducidos y la fecha de validez de la licencia, dándole la opción de seguir o modificar los datos. Pulsando el botón comprar, se pasa al entorno de la pasarela de pago (tarjeta de crédito o Paypal), por lo que la información que suministre a partir de ese momento (datos de la tarjeta y validación) tienen garantizado el anonimato y la seguridad dentro de un entorno totalmente seguro garantizado por la pasarela de pagos escogida. Durante este proceso el usuario debe suministrar los datos que se le pidan. Si por cualquier causa no se ha realizado la compra, la pasarela de pago devuelve esta información y se le informa al usuario con una pantalla con el mensaje: Compra no realizada. La licencia no se ha activado. Si la compra se ha realizado normalmente, aparecerá una pantalla con la siguiente información: Muchas gracias. Recibirá un correo con todos los datos de la compra realizada. A partir de este momento, el usuario estará registrado y podrá utilizar el programa con toda normalidad durante el periodo de validez de la licencia.

4.4 Usuario y cambio de contraseña Utilice el usuario (dirección de correo electrónico) en el campo correo y la primera vez que se conecte,

pulse el botón .ajustes, pestaña de cambio de contraseña. La contraseña inicial es 1234. Introduzca la contraseña nueva y repita la entrada para mas seguridad. ATENCIÓN

La contraseña que introduzca no queda reg istrada n i ex iste pos ib il idad de recuperarla , por lo que se puede hacer inacces ible la base de datos en caso de olv ido de la con-traseña.

Es responsabil idad del usuar io la gest ión de este apartado.

4.5 Parámetros de conexión La ubicación por defecto de la base de datos es C:\GEXCAT\GEXCAT.db. El usuario opcionalmente pue-de mover la base de datos a otra ubicación, y en esta casilla se indica la nueva ubicación de la BD. Se recomienda leer cuidadosamente la información ofrecida en el Cap. 3 (Información sobre la base de da-tos). Para hacerlo, simplemente seleccionar la ubicación de la base de datos entrándola directamente o utili-zando el botón de selección.

4.6 Copias de seguridad El usuario es responsable de la realización periódica de copias de seguridad. Esta opción permite guardar una copia de seguridad de la base de datos en el destino indicado por el usuario. La copia de seguridad se debe realizar ANTES del proceso de desencriptado, para preservar los datos entrados por el usuario. Para ello, en el formulario de arranque y antes de entrar la contraseña, pulse el

botón ajustes, pestaña Copia de Seguridad. En ella se indica el destino de la copia y pulsando el bo-

tón exportar, se realiza la copia. Recomendamos también que el usuario guarde al final de cada curso copia de las preguntas que utilice en ficheros “legibles”. Para ello se ha de utilizar la facilidad de exportación de las preguntas utilizando el

botón , para exportar en bloque el contenido de un tema, en formato GIFT, TXT o CSV.

4.6.1 Recuperación base de datos Para recuperar la base de datos, es necesario previamente borrar totalmente de forma manual el direc-torio de la base de datos anterior, C:\GEXCAT\GEXCAT.db\. Si se copiase directamente encima, nos po-demos encontrar que al posiblemente tener la copia de seguridad y la base de datos que queremos sus-tituir estructuras diferentes, coexistan ficheros incompatibles, con lo que el resultado podría ser impre-decible. Por lo tanto, una vez borrada la base de datos que queremos sustituir, copiamos desde la copia de segu-ridad en el directorio C:\GEXCAT\ el directorio \GEXCAT.db, para tener de nuevo la base de datos si-tuada y operativa en C:\GEXCAT\GEXCAT.db\. GEXCAT detectará esta situación y permitirá al usuario seguir trabajando, a pesar de utilizar una versión anterior de la BD. En caso de que no se le permita el acceso debe ponerse en contacto con: sopor-te@innocan.com

GUÍA DE USUARIO 21

Guía rápida

4.7 Primera vez. Paso a paso Le recomendamos leer cuidadosamente las instrucciones contenidas en el Cap 9 Recomendaciones pre-vias

• Una vez cargado el programa y como primer paso, pulse el botón (Ajustes) para poner la contraseña del usuario. La contraseña inicial (actual) es 1234. Entrar la nueva contraseña deseada y repetir la entrada para mayor seguridad. El proceso puede llevar un cierto tiempo ya que la Base de Datos se encripta de acuerdo a la nueva contraseña del usuario.

o Esta contraseña deberá ser recordada cu idadosamente, ya que no se guarda n ingún reg istro y no existe pos ib il idad de recuperac ión de la mis-ma

o La contraseña se puede modif icar en cualquier momento. • Introduzca el correo y la contraseña que acaba de modificar en el paso anterior para identificar-

se al sistema.. • Pulse el botón Centros para entrar los centros en donde imparta enseñanza

o Utilice las instrucciones indicadas en el apartado Centros para darlos de alta • Pulse el botón Asignaturas para entrar las asignaturas que imparta en los distintos centros

o Utilice las instrucciones indicadas en el apartado Asignaturas para darlas de alta • Pulse el botón Alumnos para entrar los alumnos de las distintas asignaturas

o Utilice las instrucciones indicadas en el apartado Alumnos. Le recomendamos, si es po-sible utilice la posibilidad de importación automática disponible

• Pulse el botón Preguntas para entrar las preguntas de las distintas asignaturas o Utilice las instrucciones indicadas en el apartado Preguntas. Le recomendamos utilice la

posibilidad de importación automática disponible A partir de este momento, ya tendrá todo lo necesario para poder generar y corregir exámenes de una forma mucho más sencilla y rápida de lo que hacía hasta ahora. A medida que vaya realizando exámenes y revisando la redacción de las preguntas, dispondrá de una base de datos con una información mucho mas depurada, con un grado de fiabilidad mucho más alto y con una información objetiva que le permitirá gestionar todo el proceso de enseñanza de una forma más objetiva, al disponer de mucha información para tomar decisiones.

4.8 Estructura general del formulario

4.8.1 Oeste o lateral Zona informativa, donde aparecen los distintos botones para acceder a las distintas partes del programa, o donde se muestra la organización general de los datos que aparecen en el formulario centro.

Modo acceso a distintas Modo organización partes del programa general de datos

En la parte superior de la pantalla aparecen un conjunto de botones , cuyas fun-ciones se explican en el apartado 6 Herramientas

4.8.2 Centro Es la zona del formulario donde se realiza la actividad principal y donde interactúa preferentemente el usuario, de acuerdo a la información que esté manejando. El formulario oeste o lateral 4.8.1 proporciona información complementaria y de apoyo a la que se esté manejando en ese momento .

4.9 Convenciones comunes En los formularios:

• Pueden aparecer pestañas con distintos apartados. Pulsando en ellas se accede directamente a cada uno de ellos.

• Aparecerán información sobre el tipo de acción que se está realizando sobre los datos (p.ej.

) • Pulsando:

o se vuelve al menú principal (barra herramientas)

o se vuelve a la pantalla anterior (formularios) De forma general:

• En todos los formularios se podrá añadir, modificar o dar de baja cualquier registro, utilizando los botones correspondientes. Si los botones no están iluminados (gris), no están activos y esa función no está disponible en ese momento.

• Si se desea saber la función de cualquier botón, basta dejar brevemente el cursor encima para que aparezca un recuadro con información.

Los botones en color están activados y los de color gris desactivados. (P.ej. el botón de baja está nor-malmente desactivado. Para dar de baja se ha de pulsar el botón de modificación y una vez en modo modificación, el botón de baja se activa). Ir a 8.1 Convenciones y símbolos utilizados para tener una vi-sión global de cómo trabaja el programa.

4.10 Clasificación de tablas Los datos que se muestran en forma de tablas (preguntas, notas, …) pueden ser clasificados en orden ascendente o descendente pulsando con el botón izquierdo del ratón el encabezamiento de la columna por la que queramos hacer la clasificación. Esta opción se puede utilizar p.ej. para detectar preguntas duplicadas. Cuando seleccionamos las pregun-tas de un tema, se nos presenta una tabla en el que aparece el tipo, dificultad, Centro, Asignatura, Tema y Pregunta. Pulsando el botón encima de la casilla “Pregunta”, se clasificaran las preguntas por su orden alfabético en orden ascendente o descendente (segundo click). De esta forma, se pueden localizar las preguntas que tengan el mismo enunciado (aunque pueden tener diferentes respuestas) y decidir o no eliminarlas.

4.11 Atajos de teclado y uso del ratón Dentro de GEXCAT están operativas todas las funcionalidades genéricas de copiar, pegar, arrastrar, …. existentes en Windows.

GUÍA DE USUARIO 23

Detallamos los principales atajos de teclado: CONTROL + X: Cortar CONTROL + C: Copiar CONTROL + V: Pegar CONTROL + A: Seleccionar todo. F7: Corrector ortográfico (si se ha activado en propiedades) Ratón: Seleccionar todo: Señalar con el cursor y pulsar una vez botón izquierdo Arrastrar y soltar : Marcar con el botón izquierdo del ratón el texto o la imagen a copiar y llevarla hasta el formulario de GEXCAT. Soltar el botón izquierdo y el documento o la imagen se copiarán. Pulsando el botón derecho del ratón nos aparece la ventana:

Nos permite realizar todas las funciones indicadas en la ventana.

4.12 Opciones de apariencia de textos Los textos que se utilizan tanto en las preguntas como en las respuestas utilizan el formato HTML (ver Cap.0) en modo nativo. Por lo tanto el usuario deberá estar mínimamente familiarizado con este forma-to para poder trabajar correctamente. Este formato utiliza texto plano y etiquetas (tags) que modifican la apariencia de los textos que se en-cuentran entre estas etiquetas. Por lo tanto se puede modificar la apariencia que presentara la salida impresa, utilizando algunos de los comandos básicos de HTML para obtener unas salida con apariencia específica. Los mas comunes son:

• <p></p> Párrafo. Se genera un salto de línea al final • <br> Salto de línea • <b></b> El texto aparecerá en negrita • <i></i> El texto aparecerá en cursiva • <u></u> El texto aparecerá subrayado

Ejemplo: <b><i><u>El texto limitado por los comandos aparecerá en negrita y cursiva</u></i></b> generará una salida impresa: El texto l imitado por los comandos aparecerá en negr ita , curs iva y sub-rayado

4.13 Utilización de fórmulas Cuando sea preciso utilizar fórmulas o notación científica, en lugar de notación HTML, se puede utilizar

notación LaTeX (ver. 0). Para utilizar esta opción, se deberá tener activado el botón situada en la parte derecha de la pregunta y las respuestas. Si está activada esta opción, se activa también automáti-

camente el botón Previsualizar fórmula , que permite mostrar el formato final de la pregunta en este formato.

4.14 Opciones de imagen Al pulsar el botón Opciones de la imagen, se despliega una ventana:

con las siguientes opciones de manejo de la imagen:

• Copiar : o Copia la imagen al portapapeles. Permite copiarla en cualquier otro campo de imagen

del programa o usarla fuera de él. Equivalente a pulsar la tecla Copia (Ctrl+C). • Pegar :

o Pega la imagen que previamente hemos copiado desde otra ubicación • Ver:

o Abre una ventana donde se puede ver la imagen en su formato y tamaño original. • Establecer :

o Permite seleccionar la ubicación desde donde se importará la imagen • Borrar :

o Borra la imagen • Redimens ionar :

o Permite seleccionar el tamaño que tendrá la imagen en la salida impresa. § Si se ha instalado ImageMagick, el tamaño de la imagen original se mantiene

pudiéndose aumentar o disminuir el tamaño de la imagen sin pérdida de calidad • Quitar trasparencia :

o Funciona únicamente si se ha instalado Image Magick. Algunas imágenes tienen una capa transparente que hace que al imprimirse aparezcan en negativo. Activando esta función, se elimina esta capa, por lo que las imágenes se imprimen normalmente.

4.15 Escáner Se deberá utilizar un escáner para digitalizar las hojas de respuestas. El proceso de escaneado se puede hacer tanto desde dentro del programa (Ver 5.5.3 y 5.8.1.3) como fuera de el. Se recomienda utilizar escáner con alimentación automática. Un escáner con alimentación manual tendrá utilidad en contadas ocasiones (p.ej. pasar listas de clase). El resultado del escaneo deben ser ficheros (tantos como hojas de respuestas) en formato JPG o BMP, que deben guardarse en una misma carpeta. Se puede utilizar cualquier nombre de fichero. Las hojas de respuestas deben estar todas correctamente orientadas, es decir, se deben poder leer en posición natural, siendo el eje x el lado corto de la hoja. Si no lo están, se rechazará en el proceso de

GUÍA DE USUARIO 25

corrección. Eventualmente se podrá reorientar sin necesidad de escanear de nuevo utilizando un progra-ma adecuado (p.ej Paint) o bien utilizar las facilidades de Windows, p.ej. seleccionar un bloque de fiche-ros con orientación errónea, pulsar el botón derecho del ratón y utilizar la opción girar a la derecha o izquierda, hasta colocarlos con la orientación correcta. La resolución recomendada para el escaneo es de 300ppp. En caso de ficheros JPG, la calidad de salida debe ser la máxima.. Respecto a los ficheros BMP, GEXCAT sólo admite los formatos de 1, 4, 8, 24 y 32 bits. Además, los ficheros BMP deben estar guardados sin compresión RLE Si no se cumplen estos requisitos el programa en muchos casos funcionará correctamente, pero en otros puede dar respuestas contradictorias (algunas hojas de respuestas estarán corregidas y otras no). Si no se han seguido estas instrucciones, pueden aparecer resultados inesperados, Por este motivo es importante seguirlas para no tener problemas.

5 Organización del programa

5.1 Centros En este formulario se gestionan los centros en donde se va a utilizar el programa. La información que se suministra (nombre y logo del centro), se utilizará posteriormente para confeccionar las cabeceras de los exámenes en papel. La información del centro es la raíz, ya que de él colgarán las asignaturas, de estas los alumnos (para cada curso) y las preguntas correspondientes a cada asignatura(s). El formulario de Centros consta de los campos:

• Siglas : siglas del Centro, en caso de Instituto y si es una Facultad, nombre de la Carrera: CAM-PO CLAVE y OBLIGATORIO.

• Nombre: nombre del Centro, en caso de Instituto y si es una Facultad, nombre de la Carrera: CAMPO DE TEXTO y OBLIGATORIO.

• Logo: logo del Centro. Esta imagen se puede copiar desde un fichero existente o arrastrar y pegar (ver Atajos de ratón y teclado 4.11). Es posible que la imagen se imprima con un formato inadecuado. Existe la opción para todas las imágenes de redimensionar el tamaño utilizando el

botón , Opciones de Imagen.

EJEMPLO La Carrera de Ingeniería Técnica de Informática de Gestión, siglas ITIG, se cursa en el Centro, Escuela Técnica Superior de Ingeniería Informática, siglas ETSII, ocurriendo lo mismo con la especialidad de Ingeniería Técnica de Informática de Sistemas, ITIS, por lo tanto, para diferenciar las dos carreras, se aconseja poner en Siglas: ITIG o ITIS, en vez de ETSII, ocurriendo lo mismo con el nombre, poniendo la especialidad de la carrera, no el nombre del Centro.

Borrar un Centro Para borrar un centro, se deberán haber dado de baja previamente todas las asignaturas dependientes. Si hay cualquier dependencia, aparecerá un aviso “El centro no puede ser borrado porque tiene asignaturas asociadas”

5.2 Asignaturas ATENCIÓN Si esta pestaña no aparece activa quiere decir que no se ha dado de alta ningún centro. Cada vez que se da de alta una asignatura hay que asociarla al centro donde se imparte. En este formulario se gestionan las asignaturas que se imparten cada uno de los centros. Para ello, en la parte izquierda del formulario, seleccionaremos el centro donde queremos añadir la asignatura. Si no se ha entrado un centro, no es posible dar de alta una asignatura, ya que esta debe estar asociada a un cen-tro.

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Antes de entrar en el detalle del mantenimiento de este campo, vamos a puntualizar la forma de codifi-car cada curso. La asignatura queda identificada por el campo SIGLAS + el campo curso-grupo. Todas las as ignaturas que compartan las mismas s iglas compart irán las mismas preguntas . De esta forma podemos tener la misma asignatura impartida en distintos cursos académicos, ya que al ser común a todas ellas el campo siglas, compartirán las mismas preguntas curso tras curso. Esto también es válido para un mismo curso académico en el que demos clase en distintos grupos. Será común a todos ellos el campo SIGLAS y tendremos identificadores específicos para todos los grupos. Se recomienda codificar el campo curso-grupo de forma nemotécnica, identificando el curso (p.ej. 2012-13, o bien si hay varios grupos, con una codificación tipo 2012-13-G1, 2012-13-G2, …) El formulario de Asignaturas consta de los campos:

• Centro: centro donde se imparte la Asignatura. Aparecen las siglas y el nombre: CAMPO DE CONSULTA. Escogido en la parte izquierda del formulario.

• Siglas : siglas de la Asignatura: CAMPO CLAVE. • Año académico: curso académico donde se imparte la Asignatura: CAMPO CLAVE.

o Es un valor nemotécnico y con significado para el profesor. P.ej. se puede utilizar cualquiera de los valores siguientes: 2011-12, 12/13, 2012-2013, … Se recomienda man-tener la misma nomenclatura identificativa. Si hay grupos se puede indicar de la forma 2012-13-G1, 2012-13-G2, …)

• Cuatr imestre : cuatrimestre donde se imparte la Asignatura, pudiendo seleccionar "Anual, Pri-mero o Segundo" según corresponda.

• Nombre: nombre de la Asignatura: CAMPO OBLIGATORIO. • Temas: temas que tiene la Asignatura, siendo una tabla formada por Capítulo y Título. Es obli-

gatorio haber dado de alta al menos un tema por asignatura. • Tareas : aparecen todas las actividades (exámenes) realizadas con esta asignatura a lo largo del

curso académico.

Consultar y navegar entre Asignaturas Para navegar entre asignaturas existen dos opciones.

• La mas rápida y sencilla es utilizar el formulario oeste o lateral, donde aparece el árbol de cen-

tros y asignaturas, pudiéndose expandir y contraer el árbol con los botones y , situados en la parte superior del formulario oeste o lateral.

• Otra opción es navegar con los botones de movimiento en la parte inferior del formula-rio centro. Veremos como se irá desplazando un señalizador en el formulario lateral mientras nos movemos por las distintas asignaturas.

5.3 Alumnos En esta ficha se introducirán los datos de los alumnos, tanto de forma manual, como a través de fiche-ros de importación. Los alumnos normalmente se importarán a partir de un fichero proporcionado por el centro. Para ello recomendamos revisar el apéndice 9.1 PREPARACIÓN FICHERO IMPORTAR ALUMNOS, donde se dan ins-trucciones de como realizar este proceso. ATENCIÓN Un alumno puede estar matr iculado en var ias as ignaturas, pero la pestaña de datos bás icos es común entre todas ellas , de forma lo que modif iquemos en esta pestaña,

en cualquier as ignatura, quedará modif icado en todas las as ignaturas donde esté ma-tr iculado el alumno. Las pestañas de notas y observaciones son específ icas de cada as ignatura

Si disponemos de un fichero de alumnos en formato CSV, se deberá pulsar el icono . Nos aparecerá un formulario donde deberemos indicar la ubicación del fichero a importar. Se deberá indicar el separador utilizado (normalmente ; , aunque también es posible otros valores, p.ej. | ). Si no se tiene claro estos con-ceptos, abrir el fichero con un editor de texto, p.ej. Bloc de Notas, con lo que se podrá visualizar clara-mente el formato del fichero. ATENCIÓN Al importar los alumnos se abre una ventana y se muestra la lista de alumnos reconocidos por el im-portador. Pueden aparecer alumnos con las líneas de fondo de color rosado, que presentan algún tipo de error y que no serán importados. La causa mas frecuente es que se tiene activada la casilla “Validar DNI” del botón, Propiedades, Pesta-ña GEXCAT (ver 6.2.2). Si no se quiere validar el DNI, esta opción debe estar desactivada. El campo NOMBRE tiene una longitud máxima de 30 caracteresy APELLIDOS de 60. En la parte inferior de la ventana aparece una tabla que muestra información acerca del error. Están incluidos errores de tamaños, de campos obligatorios, de identificadores duplicados, etc. El formulario de Alumnos consta de los siguientes campos comunes:

• Centro: centro donde se imparte la Asignatura. Está formado por dos campos: las Siglas del Centro y el Nombre del Centro: CAMPO DE CONSULTA.

• Asignatura : asignatura a la que pertenece el Alumno. Está formada por dos campos: las Siglas de la Asignatura: CAMPO CLAVE y CAMPO OBLIGATORIO y el Nombre de la Asignatura: CAM-PO DE CONSULTA.

• Curso: curso a la que pertenece la Asignatura: CAMPO CLAVE y CAMPO OBLIGATORIO. • Cuatr imestre : cuatrimestre a la que pertenece la Asignatura: CAMPO DE CONSULTA.

A su vez este formulario tiene tres pestañas:

5.3.1 Datos básicos.

• DNI: DNI del Alumno: CAMPO CLAVE y CAMPO OBLIGATORIO. • Ident if icador : Código obtenido por el programa a partir del DNI (elimina letras). Deberá ser el

que se refleje en la hoja de respuestas del examen. Aunque no se recomienda, puede ser modi-ficado en caso de aparecer un identificador duplicado.

• Código: código del Alumno en el correspondiente Centro: CAMPO DE TEXTO. EJEMPLO: alu en la ULL en Tenerife.

• NIU: NIU del Alumno en el correspondiente Centro: CAMPO DE TEXTO. • Nombre: nombre del Alumno: CAMPO DE TEXTO y CAMPO OBLIGATORIO. • Apell idos : apellidos del Alumno: CAMPO DE TEXTO y CAMPO OBLIGATORIO. • Correo: correo electrónico del Alumno. CAMPO DE TEXTO. • Sexo: sexo del Alumno, pudiendo seleccionar "Masculino o Femenino" • Móvil : móvil del Alumno: CAMPO DE TEXTO. • Foto: foto del Alumno. • Enviar correo: indica si se envía por correo las notas al alumno (activado por defecto)

GUÍA DE USUARIO 29

5.3.2 Notas

• Fecha: Fecha en la que se puso la Tarea. • Tarea: Descripción de la tarea o examen • Nota: Nota que se puso a la Tarea • Resultados: Imagen de la hoja de respuesta

5.3.3 Observaciones

• Profesor : cualquier dato que se quiera poner, que se crea relevante. Atención a la LOPD4 • Alumno: cualquier dato que se quiera poner, que se crea importante. Atención a la LOPD

o La diferencia entre un campo y el otro es que la observación del alumno aparecerá en todas las asignaturas que este matriculado el alumno (p.ej. Alumno de Intercambio). La observación del profesor aparecerá únicamente en el curso de la asignatura. (p.ej. Tiene buena participación en clase)

5.4 Preguntas ATENCIÓN Si esta pestaña no aparece activa quiere decir que no se ha dado de alta una asignatura con al menos un tema. Cada vez que se da de alta una pregunta hay que asociarla a un tema de una asignatura.

El formulario de Preguntas consta de 4 pestañas. Para poderlo utilizar se habrá debido dar de alta un centro, una asignatura y un tema, ya que una pregunta al menos estará asociada a un tema de una asigna-tura de un centro.

5.4.1 Pregunta

• Tipo: tipo de Examen al que corresponde la Pregunta, (Test, Desarrollo ). • Dif icultad: dificultad de la Pregunta según valoración del profesor, siendo por defecto "5". (Va-

lores posibles 1-10). Posteriormente este valor se recalcula automáticamente por el programa, salvo que se desactive en 6.2.2 (Propiedades, GEXCAT, Recalcular dificultad de las preguntas.)

• Barajar respuestas. Desmarcado, indica que las respuestas no serán barajadas en los modelos de examen con las respuestas barajadas. Por defecto: marcado, barajar.

• Et iquetas5: etiqueta[s] asociada[s] por el profesor a la Pregunta. Se pueden buscar todas aque-llas ya añadidas en el botón Buscar Etiquetas (Ctrl+F), mostrando una lista de las ya utiliza-das.

• Texto: texto de la pregunta. Se puede incorporar notación científica utilizando LaTeX (ver si-guiente apartado fórmulas).

• Respuesta[s ] : o Tipo Test: Se pueden poner de 1 a 10 respuestas por pregunta y marcar de 1 a 10 res-

puestas verdaderas (Opción de respuesta Múltiple). Cada respuesta puede llevar aso-ciadas imágenes (Ver pestaña Imágenes) e incorporar notación científica utilizando La-TeX (ver apartado fórmulas).

o Tipo desarrollo: respuesta de la pregunta (opcional). Se puede incorporar notación cien-tífica utilizando LaTeX).

4 LOPD: Ley Orgánica de Protección de Datos 5 Ver GLOSARIO

Tanto la pregunta como las respuestas pueden llevar asociadas imágenes, cuyas características se ges-

tionan con el botón opciones de imagen . En el caso de preguntas tipo test, al poder aparecer hasta 10 imágenes asociadas a las 10 respuestas, existe una pestaña específica (Imágenes) para gestionarlas. Una vez entrados los datos y para incorporar la pregunta al tema correspondiente, se ha de pulsar la

pestaña DATOS ADICIONALES (Si se olvida este paso y se intenta validar con o , da un aviso de error y saltando a el formulario de DATOS ADICIONALES).

Graba las pregunta. Previamente en la pestaña “Datos adicionales” se habrá escogido la asignatura(s) y tema(s) a los que estará asociada la pregunta.

Idem a la anterior. Graba las pregunta en la misma asignatura y tema que la anterior pregunta, sin tener que seleccionarla en la pestaña “Datos adicionales”

5.4.1.1 Respuesta extendida (tipo test)

A la derecha de cada una de las respuestas, aparece el botón , respuesta extendida. Al pulsarlo, se abre una ventana en la que se puede editar la respuesta en una ventana mucho mas amplia que la original (una sola línea). Es especialmente útil en el caso de respuestas muy largas, ya que permite tener siempre una visión de conjunto sobre el contenido de la respuesta.

5.4.1.2 Fórmulas Si se utiliza esta opción, se supone que el usuario está familiarizado con este sistema de composición de textos LaTeX6, por lo que remitimos al usuario a Internet si precisa obtener más información. Se pueden incrustar tanto en las preguntas como en las respuestas fórmulas matemáticas utilizando el formato LaTeX. El tamaño de los caracteres generados puede ser modificado con comandos de LaTeX. Si se ha introducido una fórmula (tanto en preguntas como en respuestas), se deberá indicar marcando el

botón , y se iluminará el botón indicando existe una fórmula válida. Pulsando el botón , apa-recerá una previsualización de la fórmula, como en el siguiente ejemplo:

GEXCAT ajusta el tamaño de la fórmula para que el texto quepa dentro de una línea de salida de tama-ño DIN A4, por lo que eventualmente el tamaño del texto podría ser excesivamente pequeño. En este caso, intercalar saltos de línea LaTeX (\\) para provocar que el texto se ajuste adecuadamente. ATENCIÓN

6 Ver Glosario

GUÍA DE USUARIO 31

Los exámenes se pueden generar a una columna o dos columnas. La salida producida por defecto se ajusta al tamaño de una columna, por lo que si se imprime a dos columnas, la salida se ajustaría al nuevo tamaño a costa de reducir el tamaño de la fuente. Si se desea una salida con el tamaño ade-cuado para dos columnas, habría que colocar saltos de líneas (\\) para conseguir un formato adecua-do. Para mas documentación sobre LaTeX, nos remitimos al Glosario, entrada Latex, donde se da una infor-mación básica y enlaces a herramientas de utilidad. También le remitimos al foro de la página web http://www.gexcat.com/forum, donde hay un apartado específico para LaTeX.

5.4.2 Corrección (preguntas de desarrollo) Aparece un pestaña que se utiliza para facilitar la futura corrección de la pregunta. Tiene dos apartados, criterios de corrección y matriz de corrección.

5.4.2.1 Criterios de corrección Permite definir opcionalmente los parámetros que se van a utilizar para corregir esta pregunta en un examen EJEMPLO DE UN POSIBLE CONTENIDO EN ESTE CAMPO (tecleado por el profesor) Se valorará positivamente: 1. El conocimiento concreto del contenido de cada pregunta y su desarrollo adecuado. 2. La claridad en la exposición de los diferentes conceptos así como la capacidad de síntesis. 3. El desarrollo de los esquemas pertinentes, siempre que puedan realizarse, con el objetivo de

completar la respuesta. 4. La utilización de forma correcta de un lenguaje científico y biológico. 5. En el caso de aquellas cuestiones relativas a contenidos procedimentales o que requieren el

desarrollo de un razonamiento, deberá valorarse fundamentalmente la capacidad para resolver el problema planteado, utilizando para ello los conocimientos biológicos necesarios.

6. Determinadas cuestiones son susceptibles de respuestas con distinto grado de exactitud; aunque inexactas deben valorarse en proporción al grado de exactitud que posean, a juicio del corrector

5.4.2.2 Matriz de corrección (Rúbricas) Se introducirán los criterios que se quieran utilizar y el peso (porcentaje) que tendrán en el momento de calificar la pregunta.

5.4.3 Datos adicionales Formulario utilizada para asignar una pregunta a uno o varios temas de una o varias asignaturas. Para ello, una vez entrada la pregunta y sus respuestas, se debe seleccionar la asignatura y posterior-mente el tema al que se quiere incorporar la pregunta. Pulsando dos veces con el botón izquierdo del ratón, aparece el recuadro inferior el tema al que se ha asociado esta pregunta. ¡ATENCION! S i queremos asociar esta pregunta a cualquier otro tema o as ignatura, sólo tenemos

que seleccionar la nueva as ignatura y el nuevo tema y pulsando dos veces con el botón izquierdo del ratón, veríamos que se ha incorporado esta as ignatura al otro tema. La información que aparece en este formulario es la siguiente:

• Asignatura : lista de la[s] Asignatura[s] que hay en la Base de Datos. Pudiendo ir al formulario de

Asignaturas en cualquier momento pulsando el botón (Ctrl+U). • L ista con los temas de la Asignatura seleccionada. Pudiendo añadir un tema[s] a la tabla con el

botón (Ctrl+A). Pudiendo seleccionarlos todos a la vez con Mayus+ • Tabla formada por tres columnas: Centro, Asignatura y Tema. Aquí se relaciona una Pregunta a

un Centro en concreto a la Asignatura donde se imparte al Tema que le corresponde. • Observaciones : cualquier dato que se quiera poner.

5.4.4 Imágenes

Contiene imágenes asociadas a cada una de las respuestas. En la parte superior hay diez recuadros aso-ciados a cada una de las respuestas posibles. Encima de cada recuadro aparece el contenido de la res-puesta o bien el nº de respuesta.

Utilizando los botones de editar o añadir , se pueden añadir o modificar las imágenes asociadas a cada una de las respuestas, así como editar o visualizar el contenido de las respuestas o las fórmulas asociadas a cada una de las respuestas. ATENCIÓN Las imágenes se guardarán en el formato y con el tamaño or ig inal . No obstante pul-

sando el botón , se presentará el menú de opciones de imagen, permit iendo redi-mens ionar el tamaño de impres ión de la imagen. La imagen nunca perderá cal idad, aunque se decida suces ivas ampl iac iones o reducciones de tamaño, ya que se conser-va la imagen or ig inal . S i se ut il izan imágenes, se recomienda instalar el programa ImageMagick. Ver aparta-dos 4.1 .4 y 6.2.2

GUÍA DE USUARIO 33

5.4.5 Importar/exportar preguntas

En cualquiera de los formularios de Preguntas, puede aparecer el botón , que permite importar y ex-portar preguntas en los formatos admitidos. Aparecerá una nueva formulario en la que se deberá escoger

• Formato del fichero de importación/exportación o CSV o DOCX o GIFT o TXT

A partir de aquí, los campos a entrar dependerán de los formatos de ficheros escogidos para la importa-ción o exportación.

• GIFT: No precisa informar ningún parámetro opcional

• CSV: Se ha de informar del separador utilizado. El utilizado con más frecuencia es ; (punto y coma), Otros valores frecuentes son , (coma) o | (barra vertical). Si no se conoce cuál es el sepa-rador, abrir el fichero con cualquier editor básico (p.ej. Bloc de notas) para verlo.

• TXT: Es el formato sobre el que hay que dar mas información al tener una estructura más varia-

ble. Se ha de informar del formato de numeración de las preguntas (1, 2, 3,4 …, a, b, c, d, …, •,•,•,•, …) indicando en preguntas, comienza por : Numérico, Alfabético, Carácter, segu ido de: por ejemplo ) .-, para numeraciones como 1.- o a). Para las respuestas se ha de informar de los mismos parámetros que en las preguntas (comienza por:, seguido de:) Si las preguntas o las respuestas son secuenciales (1,2,3,4, …, A,B,C,D,…) se deberá indicar en la casilla correspondiente. Si hay líneas en blanco entre las preguntas se deberá indicar igualmente.

Los valores que se introduzcan en estos campos servirán también para generar el fichero de sa-lida (p.ej. preguntas numéricas consecutivas, respuestas alfabéticas consecutivas, …)

• DOCX: Es un formato propio de GEXCAT para permitir importar imágenes. Mantiene un formato original DOCX de Word y está formado por una serie de tablas (una por página) y con un forma-to de n filas y tres columnas. La primera columna lleva información sobre las preguntas y res-puestas.7

Para las respuestas se ha de informar de los mismos parámetros que en las preguntas (comienza por: , seguido de:) Si las preguntas o las respuestas son secuenciales (1,2,3,4, …, A,B,C,D,…) se deberá indicar en la casilla correspondiente. A veces la detección de los formatos (numérico o alfabético de la secuencia existente en las preguntas o las respuestas puede fallar). En ese caso indicar que “Comienza por carácter” p.ej. 1 (en caso de preguntas) o a (en caso de respuestas).

Una vez introducidos todos los parámetros comenzará el proceso de importación o exportación. En importación aparece una nueva formulario en la que de forma previa se muestra el resultado del pro-ceso. Si todo es correcto, se deberá escoger la asignatura y el tema donde se van a incorporar las pre-guntas y en unos instantes, tendremos los datos incorporados.

5.5 Proceso GEXCAT Determina los sucesivos pasos que nos permitirán preparar un examen tipo test y posteriormente realizar la corrección automática del mismo, calificación y notificación a los alumnos. PREPARACIÓN DEL EXAMEN

1. Generación del examen. • Impresión de los n modelos de hojas de preguntas

2. Creación de la hoja de respuestas • Impresión de las hojas de respuestas

REALIZACIÓN DEL EXAMEN Y RECOGIDA DE LAS RESPUESTAS

3. Proceso de escaneado de las hojas de respuestas (dentro o preferentemente fuera de GEXCAT) 4. Corrección de las hojas de respuestas escaneadas 5. Rectificación (revisión de notas). En caso de haber preguntas mal planteadas 6. Notas. Presentación de notas

• Envío de las notas a los alumnos por correo electrónico • Obtención de listados de notas • Obtención de estadísticas

7. Cierre de examen. Una vez finalizado todo el proceso de revisión para asignar dificultad a las preguntas.

Todos estos pasos aparecen en la parte izquierda del formulario, permitiendo la realización sucesiva de estas actividades.

7 Este formato no permite la exportación de imágenes

GUÍA DE USUARIO 35

5.5.1 Generación inicial del examen Una vez seleccionada la asignatura de la que se quiere hacer el examen, aparecerán inmediatamente todos los temas de la asignatura. Pulsando simultáneamente la tecla <CTRL> y la tecla izquierda del ratón, se pueden seleccionar los temas sobre los que se quiere hacer el examen. En la imagen de ejem-plo se han seleccionado dos de ocho temas, pero se habría podido seleccionar todos, un solo tema o los temas 1, 3 y 5 p.ej. Para ello, se ha de mantener pulsada la tecla CTRL y pulsar con el botón iz-quierdo del ratón los temas que queremos poner o quitar. Los temas seleccionados aparecen resaltados en azul. Se deberá introducir en Tarea el nombre del examen, p.ej. SEGUNDO PARCIAL, la fecha del examen (aparece un calendario), los modelos8 que tendrá el examen, el número de preguntas y el número de respuestas. El número de respuestas indica el máximo número de respuestas que tendrán las preguntas del examen. Es decir, si tenemos pregunta con 3, 5 y 7 respuestas y se ponemos 5 en este campo, en el examen podrán aparecer preguntas de 3 respuestas y de 5 pero nunca de 7. Según el número de respuestas por pregunta que se utilice en la plantilla (un mínimo de 2 y un máximo de 10) habrá un número máximo de preguntas que se podrá introducir: GEXCAT puede generar dos modelos de plantilla, uno con un bloque identificador y nombre y otro úni-camente con identificador. En función del número de preguntas que tenga el examen, según la tabla que hay a continuación se escogerá uno u otro modelo de plantilla de respuestas.

El número de respuestas indica el número máximo de respuestas que va a tener el examen en base a la tabla anterior. Si se intenta colocar 5 respuestas y 200 preguntas aparece un mensaje informando la imposibilidad de generar este examen, y sugiriendo el nº de preguntas máximo, en este caso 135. En el caso de que en función de las preguntas y respuestas entradas se tenga que generar una plantilla sin el cuadro del nombre del alumno, aparecerá el siguiente mensaje:

Dando al usuario la opción de corregir las opciones de preguntas y respuestas introducidas o confirmarlas.

8 Ver Glosario

Nº respuestas por pregunta

Máximo nº preg. Con nombre

Max. nº preg Sin nombre

2 200 200 3 162 200 4 135 189 5 108 135 6 81 135 7 81 108 8 81 81 9 54 81 10 54 81

Si no hay suficientes preguntas con el número de respuestas seleccionado, aparecerá un mensaje infor-mando que no hay preguntas suficientes. Este campo es un filtro que limita las preguntas en función de las respuestas que tengan. De esta forma evitamos que si se quiere hacer un examen con 135 preguntas, se puedan incorporar preguntas con p.ej. 4 respuestas y que no se puedan generar las hojas de resulta-dos. Este campo no puede tener valor superior a 10 ni inferior a 2. Si no se desea poner en el examen preguntas que se hayan utilizado con anterioridad, se deberá marcar la casilla “Omitir preguntas ….” Aparecen dos casillas que indican si en los exámenes generados se van a barajar las preguntas y/o las respuestas. La opción por defecto es barajar, pero para ciertos casos (a criterio del profesor) es conve-niente no hacerlo. Por ejemplo, en exámenes de respuesta Verdadero / Falso, no conviene barajar las respuestas. En el caso de desear barajar las respuestas, existe la opción de no barajar las respuestas de una pregunta concreta, marcando la casilla correspondiente (a nivel de pregunta, casilla de barajar respuestas). La casilla, generar examen con formato LaTeX, se debe marcar en el caso de que deseemos generar un examen con una tipografía uniforme. Los exámenes generados por GEXCAT utilizan por defecto tipogra-fía Arial, mientras que LaTeX utiliza una tipografía Times New Roman, lo que provoca que en exámenes en los que se utilicen fórmulas se mezclen las dos tipografías. ATENCIÓN En el caso de utilizar esta opción, el tiempo de generación de los exámenes puede incrementarse sig-nificativamente, al tenerse que convertirse todos los textos a LaTeX. Aparece a continuación un apartado denominado “Rangos de dificultad” para que en el caso de que utili-cemos la opción de preguntas generadas al azar, escogerlas según los rangos indicados. Dado que la difi-cultad de las preguntas se calcula automáticamente una vez corregido el examen, esta opción tiene sentido después de haber hecho varios exámenes, ya que entonces si dispondremos de datos reales. También tiene sentido utilizarla cuando el profesor ha entrado el valor manualmente. IMPORTANTE Es obl igator io rellenar este apartado en caso de seleccionar las preguntas aleator ia-

mente (botón ) . Si no se desea utilizar esta opción, seleccionar la primera casilla, con un rango de dificultad de 1 a 10, y poner el mismo número de preguntas que las que tiene el examen. P.ej. si hemos puesto nº de preguntas: 30, en rango de dificultad 1-10: 30. Si se desea utilizar esta opción, el nº de preguntas deberá ser igual a la suma del número de preguntas que se haya especificado para cada rango de dificultad.Si la suma de preguntas por rango de dificultad es MAYOR que el nº de preguntas del examen, dará un aviso de error. Si la suma de preguntas por rango de dificultad es MENOR que el nº de preguntas del examen, no dará un error de forma inmediata, pero no se podrá generar el examen hasta que estas dos cifras sean igua-les. Aparece también un botón y un apartado denominado criterios de corrección, junto con el valor esta-

blecido por defecto ( , Propiedades del Programa, Exámenes. Ver 6.2.3). Para mas detalle de los valo-res que se pueden utilizar ver 5.5.6 Notas. Los valores se pueden modificar específicamente para un exa-men concreto en este apartado, pero también se puede hacer en el momento de corregir el examen e incluso posteriormente en el momento de rectificar las notas del examen.

GUÍA DE USUARIO 37

El paso siguiente es seleccionar las preguntas del examen. Para ello se dispone de los siguientes botones:

Seleccionar preguntas de forma aleatoria. Permite que el programa seleccione de forma aleatoria las preguntas en base a los criterios que hayamos establecido

Seleccionar preguntas de forma manual. Permite seleccionar/deseleccionar manualmente las preguntas

Ver preguntas seleccionadas para el examen. Se dan opciones para poder ordenar las pre-guntas en el orden deseado.

Copiar preguntas desde otro examen. Si se desea repetir un examen o hacer alguna modifi-cación, permite realizar este proceso de una forma sencilla e rápida.

Generar examen. Es el paso final. Una vez pulsado se genera el examen. No existe posibili-dad a partir de este momento de realizar ninguna modificación. (No obstante puede utilizar-

se el botón Copiar preguntas de examen, para modificar lo que deseemos y borrar el examen anterior)

Se puede realizar manualmente pulsando el botón o bien haciendo que el programa escoja las pre-guntas aleatoriamente en base a los parámetros que hayamos determinado (máximo nº de respuestas,

omitir preguntas ya utilizadas, rangos de dificultad…) utilizando el botón . Una vez pulsado este bo-

tón se deberá pulsar el botón , selección manual para ver las preguntas escogidas aleatoriamente. También existe la posibilidad de copiar las preguntas desde otro examen anterior, evitándonos tener que volver a seleccionar una a una las preguntas. IMPORTANTE. ORDEN DE LAS PREGUNTAS

Si tenemos marcadas la casilla de barajar preguntas y el botón , seleccionar preguntas aleatoria-mente, no podremos controlar el orden de las preguntas, incluso si estamos generando un solo mode-lo. Si quisiéramos generar un examen con las preguntas organizadas en un orden determinado, sólo se

puede hacer con un examen de un solo modelo y utilizando directamente el botón , selección manual. En este caso, las preguntas se organizarán según el orden en que vayamos marcando las casillas de selección. Nos podremos mover arriba y abajo por las preguntas disponibles. Según vayamos marcan-do, ese será el orden en que aparezcan las preguntas en el modelo de examen.

También es posible ordenar las preguntas pulsando el botón . En este momento tenemos el for-mato final del examen. Se pueden ordenar las preguntas de dos formas. La primera, apuntando con el cursor la pregunta que queremos mover y manteniendo el botón izquierdo pulsado, podemos moverla a la posición deseada (arrastrar y pegar). Para la segunda, existen en la parte superior derecha de la ficha unos botones que permiten pulsándo-los mover la pregunta seleccionada a la posición deseada.

5.5.1.1 Selección manual de preguntas Nos aparecerá un formulario con todas las preguntas pertenecientes a los temas que hayamos seleccio-nado para el examen del tipo:

Las preguntas que no puedan ser puestas en un examen (p.ej. que no tengan marcada ninguna respuesta correcta), aparecerán marcadas en rojo.

En la parte izquierda aparece información de los temas de la asignatura. Con los botones nos permite contraer o expandir la ventana izquierda. Una vez s ituados en esta formular io , podemos marcar y desmarcar las preguntas del examen pulsando con el ratón en los cuadros a la izquierda. Disponemos de varias herramien-tas para facilitar el trabajo de selección. Pulsando con el ratón en las cabeceras de la tabla (Dificultad, Etiquetas, Exámenes, Temas, Correctas) 9 y Preguntas, nos permitirá clasificar por orden ascendente o descendente el contenido de la columna pulsada.

A partir de este momento y clasificando por columnas, o utilizando las etiquetas y pulsando (nos aparecerán marcadas en verde las preguntas que contenga la etiqueta o etiquetas buscadas), se realiza el proceso de selección de las preguntas. Al disponer de toda la información anteriormente descrita (Dificultad, Etiquetas, Exámenes, Temas, Co-rrectas) el proceso de selección permite escoger las preguntas en base a una completa información. A medida que vamos marcando o desmarcando preguntas, aparece en la parte inferior del formulario el número de preguntas seleccionadas y el total de preguntas disponibles. En cualquier momento, pulsando dos veces el botón izquierdo del ratón encima de una pregunta, nos aparecerá una ventana con una previsualización de la misma. Una vez terminado el proceso de selección de preguntas pulsamos el botón de confirmación y volvemos a el formulario anterior.

5.5.1.2 Ver preguntas seleccionadas

Con el botón podemos ver todas las preguntas que hemos seleccionado (recomendado), apareciendo

una lista de las preguntas. Se dispone al pie del botón previsualizar examen, que permite ofrecer una vista similar a la que tendrá impresa. En esta opción (y si se ha seleccionado sólo un modelo de examen), tendremos la opción de ordenar ma-nualmente las preguntas en el orden que deseemos.

9 Ver Glosario

GUÍA DE USUARIO 39

Se pueden ordenar de dos formas. La primera, apuntando con el cursor la pregunta que queremos mover y manteniendo el botón izquierdo pulsado, podemos moverla a la posición deseada (arrastrar y pegar).

5.5.1.3 Generar examen

Finalmente, si está todo conforme, con el botón procedemos a generar el examen pasando al for-mulario siguiente.

También podremos modificar las opciones que hayamos establecido por defecto en Propiedades , Exámenes modificando para este examen:

• Instrucciones del examen: texto que se incluirá en el examen después de la cabecera y an-tes de las preguntas. Contendrá normalmente las instrucciones y normas del examen

• Formato: En este desplegable podremos escoger el formato de salida del examen (PDF por de-fecto, pero también Word, Open Office, RTF, Power Point, Excel, HTML, …)

• Id ioma: los exámenes generados se imprimirán en el idioma escogido en este apartado (no tra-duce el contenido de las preguntas ni respuestas)

• Resaltar texto de las preguntas : los enunciados de las preguntas aparecerán resaltados, en negrita (no disponible si la pregunta esta en formato LaTeX).

• Util izar formato a doble columna: los exámenes se generan a doble columna, permitien-do un sustancial ahorro de papel.

En el ejemplo mostrado se han generado cinco modelos, (numerados de 1 a 5). Pulsando el botón Guar-dar examen se grabará el modelo resaltado en el directorio escogido por el usuario. Esta opción hay que repetirla para cada uno de los modelos. También hay un botón para ver y otro para imprimir cada mode-lo.

Si se pulsa el botón se obtendrá un fichero en formato GIFT que se puede utilizar directamente para realizar exámenes electrónicos (p.ej. Moodle).

5.5.2 Hoja de respuestas Una vez seleccionada la asignatura y el examen, aparece formateada la plantilla en función del número de preguntas del examen y del máximo numero de respuestas, proponiendo el formato de la cabecera de la plantilla de acuerdos a los datos proporcionados al generar el examen. En función del número de preguntas y respuestas del examen se podrá generar la plantilla sin las casillas para introducir el nombre.

Si se está conforme con los datos propuestos, pulsamos el botón y generamos la hoja de respues-tas, un fichero en formato JPEG, en la ubicación deseada por el usuario. También se puede pre visualizar o imprimir directamente. Opcionalmente se puede obtener la plantilla en el idioma seleccionado por el usuario en el desplegable Idioma. También se puede modificar o dejar completamente en blanco la cabecera de la plantilla pulsando los

botones o . Se recomienda imprimir un 10% adicional al número de exámenes previstos y revisar las instrucciones 10.1.1, preparación del examen. ATENCION Para que los exámenes sean procesados sin problemas, es IMPRESCINDIBLE que las plantillas queden impresas correctamente, que la calidad de la impresión sea adecuada (atención a tóner o tintas con impresión no nítida) y que la plantilla quede encajada completamente en la página DIN A4. Recomendamos dedicar la primera vez un tiempo para familiarizarse con la forma de conseguir una impresión adecuada de la plantilla, y adquirir unas pautas que garanticen que las salidas impresas sean correctas. No podemos dar unas instrucciones exactas, ya que depende de la versión del sistema operativo y de las opciones que tenga configurado el usuario. También es importante asegurarse que si se fotocopian las plantillas a partir de un original, las hojas fotocopiadas cumplan los requisitos para ser procesadas, es decir, la calidad de la impresión sea ade-cuada (atención a tóner o tintas con impresión no nítida) y que la plantilla quede encajada completa-mente en la página DIN A4 (puede haber una ligera inclinación siempre que se cumplan el resto de requisitos). Para obtener una plantilla correctamente impresa, la opción que recomendamos es imprimir la plantilla a partir de un fichero generado en un fichero PDF, ya que con esta opción se ajusta automáticamente la impresión al tamaño de una hoja DIN A4, independientemente de la impresora que se disponga. A partir de este fichero generado en formato PDF, se puede imprimir las plantillas u obtener una hoja para ser fotocopiada. Otras opciones posibles son:

• Galería Fotográf ica de Windows: es la opción que utiliza por defecto a Windows (la plan-tilla es un fichero JPG) pero tiene el inconveniente que si se utilizan las opciones por defecto

GUÍA DE USUARIO 41

puede imprimir incorrectamente la plantilla ya que no imprime adecuadamente las líneas que enmarcan la plantilla. Se recomienda desactivar la casilla “Enmarcar imagen”, ya que recorta los márgenes y puede provocar que dependiendo de la impresora la plantilla se imprima incorrectamente, siendo inser-vible al no disponer de referencias para su reconocimiento. Es imprescindible que las líneas que enmarcan las casillas de DNI; nombre y respuestas estén claramente impresas.

• PAINT. Con este programa se consigue imprimir sin problemas la plantilla.

5.5.3 Escanear Si se dispone de un escáner en el equipo, se pueden escanear las hojas de respuestas utilizando esta op-ción a través del programa. Se deberá indicar el directorio donde se guardará el resultado de escanear las hojas de respuestas. Para

comenzar el proceso de escaneo pulsar el botón También se puede escanear utilizando cualquier otro programa o dispositivo. ATENCION

• Se recomienda ut il izar escáner con al imentación automática • Las hojas de respuestas deben estar todas correctamente or ientadas (lado

corto, eje x) • La sal ida deben ser f icheros (uno por cada hoja de respuestas) en formato

JPEG o BMP, que deben estar todos en una misma carpeta • La resolución mín ima para el escaneo es de 300ppp. En caso de f icheros JPG,

cal idad de sal ida : máxima • Respecto a los f icheros BMP, GEXCAT sólo admite los formatos de 1 , 4, 8 , 24

y 32 b its . Además, los f icheros BMP deben estar guardados s in compres ión RLE

5.5.4 Corregir Para corregir el examen se deberá disponer de una carpeta con los ficheros en formato BMP (BitMap) o JPG procedentes del escaneo de todas las hojas de respuestas correspondientes a un mismo examen (hecho en el paso anterior). GEXCAT analiza todos los ficheros con extensión BMP o JPG existentes en una carpeta o directorio y supone que TODOS corresponden al mismo examen, por lo que si se mezclan ficheros escaneados co-rrespondientes a exámenes diferentes, los resultados pueden ser impredecibles. En resumen, y previo al proceso de corrección, el usuario deberá haber creado un directorio vacío y es-caneado en el las hojas de respuestas del examen. También deberá haber creado otro directorio, con nombre diferente (p.ej. ERRORES), donde se colocarán los ficheros que una vez escaneados hayan gene-rado un error o incidencia. Previo al proceso de corrección, se deberá informar la ubicación del directorio donde se encuentran los exámenes a corregir y el directorio donde se colocarán los exámenes con algún problema. Ver imagen adjunta:

Aparecen dos casillas:

• Mantener copia de las correcciones fallidas en el directorio de escaneos

o Durante el proceso de corrección de los exámenes escaneados, a veces se producen errores y la imagen escaneada o los datos proporcionados no permiten corregir el exa-men (calidad defectuosa, orientación errónea, datos ID erróneos o mal marcado, no se-guir las instrucciones, …). En caso de error, el fichero se mueve SIEMPRE al directorio de correcciones fallidas10

o Con la casilla desmarcada, el fichero se mueve (se copia al directorio de co-rrecciones fallidas y se borra del fichero de escaneos).

o Con la casilla marcada, el fichero se copia (se copia al directorio de correccio-nes fallidas y se mantiene en el fichero de escaneos)

• Borrar corrección anterior

o Borra todas las notas puestas en correcciones anteriores. El proceso de corrección de notas es acumulativo, es decir, va poniendo las notas de las hojas existentes en el di-rectorio de escaneos. Imaginemos un curso muy numeroso, en el que se ha hecho el examen en varias aulas o centros y que en cada uno de ellos se realiza el proceso de escaneo de forma independiente. Se puede escoger en corregir el examen habiendo co-locado todos los ficheros escaneados en el mismo directorio, o corregir n veces sobre cada uno de los n directorios. El resultado es el mismo. Si en este proceso se comete un error (se corrige algo que no se debería haber hecho) quedarían notas incorporadas y el proceso de borrado manual puede ser complicado. Con esta opción se borran todas las notas y el proceso se inicia desde cero.

En esta ventana vuelven a aparecer los criterios de corrección (que se introdujeron en el momento de preparar el examen), por si se quieren modificar.

El botón permite visualizar la plantilla de corrección de los distintos modelos de examen, a título informativo. También permite imprimir o exportar en varios formatos la tabla de corrección, por lo que eventualmente se puede utilizar para exportar información a un sistema de corrección externo a GEXCAT.

Una vez pulsado el botón , comenzará el proceso de corrección a un ritmo de unos 30 exámenes por minuto. Una vez corregido el examen se incorporan las hojas de respuestas escaneadas de cada alumno, para dar opción a su consulta posterior en cualquier momento o a su envío por correo electrónico.

10 Salvo que el directorio de errores sea el mismo de escaneos

GUÍA DE USUARIO 43

5.5.4.1 Resultados del proceso Una vez finalizado el proceso de interpretación de las imágenes escaneadas, aparecerá una ventana con los resultados de la interpretación. Si no ha habido errores, simplemente se ha de cerrar la ventana y se pasa a la ficha de notas. Si se han producido errores, a partir de la versión 2.6 es posible visualizar los errores producidos y corre-girlos manualmente, con lo cual no es necesario acudir a la manipulación de las imágenes escaneadas con un editor gráfico (aunque si se desea, sigue siendo posible trabajar de esta forma). En caso de existir errores, se presentará una página con información sobre los errores encontrados

Aparecen tres botones:

: Abrir directorio de correcciones fallidas Da acceso a la carpeta de errores donde se han guardado las imágenes de las hojas de respuestas donde se han detectado errores.

: Guardar resultados del proceso

Genera un fichero (seleccionable con el botón ) donde se informa del tipo de error encontrado en cada uno de los ficheros con errores

: Corregir manualmente los errores detectados Pulsando este botón, se abre una nueva ventana

En el caso del ejemplo, no se han seguido las instrucciones de relleno, por lo que no se ha podido reco-nocer ni el modelo ni el identificador. En este caso se ha de rellenar el modelo y el identificador en la parte superior de la ficha y a continua-

ción se ha de pulsar el botón para que el sistema incorpore los datos entrados manualmente. En caso de producirse errores, (por ejemplo modelo o alumno inexistente), se dará el correspondiente aviso. Este proceso se ha de repetir tantas veces como errores se hayan producido. Finalizado, se sale de esta ventana y se accede a la ficha de notas.

5.5.4.2 Posibles problemas de corrección El sistema de corrección de exámenes es altamente fiable, pero puede haber circunstancias en que no se pueda realizar la corrección:

• Aviso “COMIENZO ERRONEO DEL FICHERO”, las causas mas frecuentes son: o El fichero escaneado no tiene la orientación adecuada y por lo tanto no se puede in-

terpretar. § Solución: reorientar el fichero con una utilidad del sistema. En Windows, se-

leccionar con mayúscula y botón izquierdo del ratón el grupo de ficheros a reorientar, pulsar botón derecho del ratón y seleccionar la opción (girar en el sentido …) para darle la orientación adecuada. Volver a corregir.

o Se ha escrito (p.ej. se ha firmado) dentro de la zona no permitida entre las líneas grue-sas, interfiriendo el proceso de reconocimiento.

§ Solución: Lo mas sencillo es utilizar un editor gráfico (p.ej. Paint) y eliminar la zona conflictiva. Volver a corregir

• Para el proceso de corrección es imprescindible que los alumnos que se examinen figuren en la Base de Datos de alumnos. A veces ocurre, cuando el alumno no sigue las instrucciones o cuando no se ha escaneado correctamente, que no se interpreta el documento escaneado y se malinterpreta una de las cifras, informando de un DNI erróneo y dando por lo tanto el mensaje de que no se encuentra al alumno.

GUÍA DE USUARIO 45

o SOLUCIÓN o ALTERNATIVA 1: Dar de alta al alumno (si realmente no esta incor-porado en el curso) y volver a corregir

o SOLUCIÓN o ALTERNATIVA 2: § Retocar con un editor gráfico (P.ej. Paint) los trazos de mala calidad o remo-

viendo manchas o trazos que fuerzan el error. Volver a corregir § Retocar con un lápiz y tipex los trazos erróneos. Volver a escanear y corregir

• Hoja de respuestas de mala calidad. La impresora no ha generado líneas claras y nítidas. Pueden

aparecer variaciones de tono u otros defectos de impresión

o SOLUCIÓN o ALTERNATIVA: No hay. Utilizar una impresora que produzca una impre-sión de calidad aceptable.

• Ficheros escaneados inadecuadamente y sin cumplir los requisitos. Nos remitimos al apartado de instrucciones previas 10.1.6 proceso de corrección

o Volver a escanear de acuerdo a las recomendaciones del apartado 10.1.6

• Hoja de respuestas cumplimentadas indebidamente (DNI, nombre, apellido, casillas de respuesta). Dependiendo del tipo de problema existente, el problema tendrá o no solución.

o Si el alumno ha olvidado rellenar el campo modelo, no se podrá corregir el examen. Hay dos opciones:

§ Utilizar un editor de imágenes y retocar la imagen adecuadamente o bien: § Se recomienda que el profesor marque con lápiz HB esta casilla (para eviden-

ciar que ha sido marcado por el profesor y que es corregible) y volver a esca-near la hoja de respuestas.

o Si el problema está relacionado con los datos de identificación (cabecera), en la mayo-

ría de los casos se producirán porque el alumno no haya seguido las instrucciones (utili-zar números romanos para indicar el DNI p.ej.). En este caso se recomienda guardar el examen con los datos erróneos y que el profesor trascriba correctamente los datos del examen en una hoja de respuestas en blanco utilizando un lápiz HB. Se escanea la nueva hoja de respuestas rellenada por el profesor y se vuelve a corregir el examen. En caso de reclamación se mostraría la hoja errónea y la nueva. También se podría ha-cer utilizando un editor de imágenes para retocar manualmente los trazos erróneos.

o Si el problema está originado por un marcaje incorrecto de las respuestas (marcajes te-nues, colores muy claros, … ), se recomienda repasar las respuestas de los alumnos con un lápiz HB (borrable) y volver a escanear la hoja de respuestas. En caso de reclama-ción se evidenciaría lo marcado por el profesor (en lápiz, reversible). También es posible mejorar la calidad utilizando herramientas de mejora de un editor de imágenes.

• El proceso ha finalizado correctamente, pero los resultados (notas) son incongruentes o erró-

neos. o Motivo 1: El alumno ha marcado o el sistema ha interpretado un valor del modelo de

examen que no corresponde con la hoja de preguntas y por lo tanto produce un resul-tado incongruente.

o Motivo 2: el formato de las plantillas escaneadas no coincide con el formato que de-bería tener (se corrigen hojas de otro examen)

5.5.5 Rectificar Esta opción se utiliza para posibilitar la recalificación de un examen que tenga preguntas con algún error (material, ambigüedades, definiciones erróneas, ...).

Este problema es relativamente frecuente la primera vez que se utiliza una pregunta. En el proceso de revisión de exámenes se detectan preguntas o respuestas mal planteadas y que deberían aceptar como válidas o erróneas algunas y/o modificar el enunciado. El primer paso a realizar es ir al formulario de preguntas y modificar la pregunta o respuesta problemáti-ca. Una vez corregida, aumentamos el valor de nuestra base de datos, ya que el error no volverá a repe-tirse. Esta modificación no afecta a la corrección del examen actual, puesto que los datos del examen corregidos se escogieron en un momento anterior y quedaron “atados” a ese momento. El segundo paso es seleccionar el examen a rectificar y nos aparecerá todas las preguntas del examen

Deberemos seleccionar la pregunta a rectificar y utilizar el icono de modificar, , pinchar encima de la pregunta y nos aparecerá un formulario muy similar al utilizado para entrar la pregunta. Los enunciados de las preguntas y respuestas no son modificables, pero en la parte derecha aparecen dos columnas de casillas con los valores AND – OR:

RECTIFICAR VALORES CORRECTOS DE LAS PREGUNTAS Para rectificar una pregunta se presentan dos columnas. La de la izquierda “AND” recoge la(s) respuesta(s) marcadas originalmente y la de la derecha “OR” tiene todas las casillas vacías inicialmente. Para señalar las respuestas correctas se pueden marcar casillas de ambas columnas, pero hay que tener en cuenta el orden en que se evaluarán los valores marcados. En primer lugar se evaluará la columna “OR”. Se considerarán como correctas todas las respuestas allí señaladas y si hay varias se utilizará el operador “O”. Es decir si estan marcadas 1,2 y 4, se considerará válida la respuesta si se ha marcado la casilla 1 o la 2 o la 4.

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En segundo lugar se evaluará la columna AND. El operador que se utiliza en esta columna es “Y”. Es decir, si se han marcado las casillas 3 y 4, la pregunta será correcta si se han marcado las casillas 3 y 4. Si una respuesta tiene marcadas ambas columnas sólo se tendrá en cuenta el valor de la columna “OR” Si se señalan casillas en las dos columnas, para que la respuesta se considere válida se deberán cumplir simultáneamente las condiciones marcadas en la columna “AND” y “OR” Vamos a poner varios ejemplos de aplicación de estas reglas: Se muestra a continuación una pregunta en la que la respuesta era ambigua. La pregunta original tenía como respuesta correcta la 1, pero después de la revisión, se considerá que la 4 también es válida.

En el caso anterior hemos anulado (considerado como válida) la respuesta 4. Deberemos modificar la pregunta para que la respuesta no sea ambigua (para próximos exámenes) en el formulario original. Vamos a poner un ejemplo de un error típico que se puede cometer. En el ejemplo anterior y SOLO PA-RA EL EXAMEN QUE SE ESTA RECTIFICANDO, el sistema obligará a haber marcado la respuesta 1. En ca-so contrario lo respuesta errónea. Para que diésemos como válidas las preguntas 1 o 4 , deberíamos ha-ber marcado también la casilla OR de la primera pregunta. De esta forma, el sistema dará como válidas tanto las respuestas 1 como la 4. ANULAR UNA PREGUNTA Esta opción permite anular la pregunta del examen, lo que repercutirá en la nota final del alumno. Recomendamos revisar en Criterios de Corrección 6.2.3 las opciones relacionadas con anular pregunta (eliminar el valor de la pregunta, pregunta válida para los que hayan contestado y pregunta válida para todos los alumnos).

Para anular se ha pulsar el icono , lo que provoca que la pregunta no se tenga en cuenta a la hora de corregir el examen. Otra forma de conseguir el mismo efecto es marcar todas las casillas de la columna “OR”.

Una vez realizadas las modificaciones, pulsando el botón , volver a corregir el examen. Se abrirá una ventana que mostrará los criterios de corrección (penalizaciones) por si se desean modificar. Una vez pul-sado el botón correcto, se corregirá el examen de acuerdo a las modificaciones realizadas.

5.5.6 Notas En este formulario aparecen los resultados de las correcciones de los exámenes realizados (y que no se hayan cerrado con la opción 5.5.7 Cerrar), pudiéndose obtener una visión global de los resultados del examen. Desde este formulario se puede enviar el resultado de las notas a los alumnos pulsando el bo-

tón , generar listados (con notas) para publicar y obtener un fichero PowerPoint con el resultado del examen …. Pulsando al comienzo de cada una de las columnas (DNI, Nombre, Aciertos …) se clasifica la tabla en orden ascendente o descendente según el valor de la columna pulsada.

Pulsando los botones , se puede marcar o desmarcar en bloque todas las casillas de selección de envío de correo electrónico. La casillas también se pueden marcar/desmarcar individualmente.

BOTÓN ACCIÓN

Modificar nota. Se puede modificar manualmente la nota proporcionada por el sistema. No es posible modificar el resultado de aciertos, fallos y en blanco. Se puede marcar la casilla Borrar. Se ha incorporado esta opción para permitir borrar excepcionalmente de forma individual a un alumno (p.ej. cuando por error se mezcla una plantilla de otro examen)

Con la casilla Borrar marcada, elimina al alumno y su nota

Refresca las notas

Confirma las modificaciones realizadas

Previsualiza en un formulario las notas de los alumnos de acuerdo a las casi-llas pulsadas (mostrar nombre y apellidos, mostrar aciertos, fallos y blancos)

Imprime las notas de los alumnos de acuerdo a las casillas pulsadas (mostrar nombre y apellidos, mostrar aciertos, fallos y blancos)

Graba un fichero con las notas de los alumnos de acuerdo a las casillas pulsa-das (mostrar nombre y apellidos, mostrar aciertos, fallos y blancos) en el di-

rectorio seleccionado con el botón y de acuerdo al formato selecciona-do.

Importa las notas desde un fichero Excel con el mismo formato que genera GEXCAT en el botón exportar. Las notas se incorporan a la tabla de notas del examen como si se hubiesen calculado internamente por el programa.

Exporta a un fichero Excel las notas de cada alumno, así como los resultados a nivel de pregunta para poder ser gestionados y tratados de forma externa. Ver punto específico al final de este apartado (Sistema de calificación propio / obtención de información) .

Pre visualizar correo. Permite ver el correo que se enviará a los alumnos. Sirve también para poder consultar en pantalla la interpretación que ha realizado el programa y detectar posibles errores de forma inmediata.

Envía las notas a los alumnos que tengan la casilla de correo marcada. Con-sultar apartado 6.2.5 Correo para ver como se configura el texto a enviar a los alumnos.

Con la casilla marcar las respuestas activada, se informará a los alumnos de las preguntas acertadas, falladas y en blanco con un código de colores. Sin activar, no se proporcionará esta información.

Marcar / Desmarcar todas las casillas de enviar correo En el apartado estadísticas del examen, se puede previsualizar, imprimir o grabar los resultados obteni-dos en las preguntas del examen. La estadística genera una presentación Power Point, con estadísticas de resultados pregunta a pregunta y un resumen final con un sumario y resumen de notas obtenidas por los alumnos. ATENCION La estadística de un examen (Presentación Power Point) se genera a partir de una calificación en base 10 (notas de 0 a 10). Si se califica con arreglo a otra base, podría no generarse la estadística. En ese caso recomendamos calificar con base 10, obtener los estadística y volver a obtener las notas con la base deseada (no hay que volver a corregir el examen, se puede hacer con el botón rectificar) Esta presentación se puede utilizar para revisar el examen en clase con todos los alumnos, evitando la corrección individual. En esta revisión frecuentemente el profesor obtiene sugerencias para mejorar o modificar las preguntas, lo que permite mejorar la calidad de la base de datos de preguntas y que los posibles errores no vuelvan a ocurrir.

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Si como consecuencia de estas revisiones se debe recorregir el examen, se puede hacer con toda senci-llez en el apartado 5.5.5 Rectificar. La información de notas que se proporciona puede ser exportada en varios formatos (Excel, PDF, Power Point Word, ….), pero solo afecta a los alumnos que se presenten al examen. Si se quiere disponer de una información en la que consten todos los alumnos (presentados y no presentados) se puede obtener en el apartado Utilidades, Listado de Notas (5.8.2)

5.5.6.1 Sistemas de calificación preguntas tipo test GEXCAT ofrece cuatro sistemas de calificación (obtención de notas) de forma que se pueda escoger el mas conveniente. Eventualmente se podrá utilizar un sistema de calificación alternativo, ya que el pro-grama puede generar un fichero Excel o CSV con los datos del alumno y las preguntas acertadas, falla-das y en blanco, de forma que se puede exportar y calcular fuera de GEXCAT las notas. GEXCAT permite:

1. Sistema estándar GEXCAT 2. Sistema basado en fórmula 3. Sistema basado en parámetros

o Penalización o Pesos

4. Avanzado Cada uno de estos sistemas utiliza una ventana propia. Todas estas ventanas tienen en común la parte inferior derecha que se utiliza para hacer simulaciones de las notas que obtendrían los alumnos en fun-ción del sistema o fórmula empleado y la parte superior derecha, que se utiliza cuando debamos invali-dar preguntas y especifica distintas alternativas a la hora de invalidar una pregunta.y por lo tanto rectifi-car notas (ver apartado 5.5.5 Rectificar). Vamos a describir detalladamente cada uno de ellos.

Sistema estándar GEXCAT

GEXCAT utiliza la fórmula 𝑁𝑜𝑡𝑎 =!"#$%&'(! !"##$%

!º!"#$%!º  !"#$%&'()

∗ 10, que es la mas habitual para calificar exámenes

tipo test. Es preciso que todas las preguntas sean uniformes, es decir, todas deberán tener el mismo número de respuestas y en todas habrá el mismo número de respuestas válidas. Por número de cebos se entiende el número de respuestas erróneas que hay en cada pregunta. Cal if icac ión mínima: Como existe la posibilidad de que se obtengan notas negativas, se indica la nota mínima que tendrá cualquier examen (normalmente un 0). El profesor no tiene que efectuar ninguna actuación adicional

Sistema basado en fórmula Es el método más flexible, ya que se puede escribir la fórmula que se desee, utilizando las siguientes variables:

• C = Nº de preguntas correctas • E = Nº de respuestas incorrectas

• B = Nº de respuestas en blanco • N = Nº de preguntas totales • R = Nº de respuestas totales

Ejemplo: La fórmula equivalente a la estándar GEXCAT sería: ((C-E/(R-1))*10)/N Existen tres casillas que se pueden utilizar opcionalmente y que permiten modular la nota obtenida. Es-tas variables sólo se tendrán en cuenta en el caso de que sean utilizadas en la fórmula:

• V Cal if icac ión máxima del examen: Es la nota máxima que se pondrá en el examen en el supuesto de contestar correctamente TODAS las preguntas

• P Factor de penal izac ión en respuestas incorrectas : Será la penalización que tendrá cada pregunta incorrecta

• F Factor de penal ización en respuestas en blanco: Será la penalización que tendrá cada pregunta en blanco

Ejemplo: Un criterio de corrección anterior a este equivaldría a la siguiente fórmula: C*V/N - E*P - B*F Donde la nota máxima (V) era 10 y las penalizaciones (P y F) eran definidas por el profesor. Cal if icac ión mínima: Como existe la posibilidad de que se obtengan notas negativas, se indica la nota mínima que tendrá cualquier examen.

Sistema basado en parámetros (Penalización / pesos) Permite calificar exámenes basados en porcentaje o número mínimo de respuestas correctas (P.ej. míni-mo de un 60% de respuestas acertadas para aprobar).

Ejemplo 1 Examen de 20 preguntas con un porcentaje mínimo para aprobar sea del 60%.. Los ejemplos se basan en el sistema de calificación español (notas de 0 a 10, aprobado 5) Marcar las casillas:

• Mínimo de respuestas correctas: 12 • Calificación mínima en caso de suspenso: 4,5

En este caso, la nota obtenida por un alumno con 12 preguntas correctas, sería de un 6 y la de los alumnos con 10 u 11 preguntas, 4,5 (Calificación mínima entrada en caso de suspenso, ya que su califica-ción estándar hubiese sido de 5 y 5,5). Si se desea que el alumno con 12 preguntas acertadas tenga una calificación de 5, se deben seleccionar bien parámetros PENALIZACIÓN o PESOS. En caso de marcar PENALIZACIÓN, se debería entrar un valor 0,125 en las casillas incorrectas, en blanco, es decir por cada pregunta fallada, dejada en blanco penalizaría 0,125 puntos, lo que representaría una nota final de 5 puntos. En caso de marcar PESOS, se debería entrar un valor 4 en las casillas incorrectas, en blanco, es decir por cada 4 preguntas fallada, dejadas en blanco penalizarían 1 punto, lo que representaría una nota final de 5 puntos.

Ejemplo 2 Examen de 100 preguntas con un porcentaje mínimo para aprobar sea del 70%.. Los ejemplos se basan en el sistema de calificación español (notas de 0 a 10, aprobado 5)

GUÍA DE USUARIO 51

Marcar las casillas:

• Mínimo de respuestas correctas: 70 • Calificación mínima en caso de suspenso: 4,8

En este caso, la nota obtenida por un alumno con 70 preguntas correctas, sería de un 7 y la de los alumnos con entre 50 y 69, 4,8 (Calificación mínima entrada en caso de suspenso, ya que su calificación estándar hubiese variado entre de 5 y 6,9). Si se desea que el alumno con 70 preguntas acertadas tenga una calificación de 5, se deben seleccionar bien parámetros PENALIZACIÓN o PESOS. En caso de marcar PENALIZACIÓN, se debería entrar un valor 0,10 en las casillas incorrectas, en blanco, es decir por cada pregunta fallada, dejada en blanco penalizaría 0,10 puntos, lo que representaría una nota final de 5 puntos. En caso de marcar PESOS, se debería entrar un valor 10 de en las casillas incorrectas, en blanco, es decir por cada 10 preguntas fallada, dejadas en blanco penalizarían 1 punto, lo que representaría una nota final de 5 puntos. Adicionalmente se pueden entrar datos en las siguientes casillas para modular las notas obtenidas:

• Calif icac ión máxima: Es la nota máxima que se pondrá en el examen en el supuesto de con-testar correctamente TODAS las preguntas

• Calif icac ión mínima: Como existe la posibilidad de que se obtengan notas negativas, se indica la nota mínima que tendrá cualquier examen

• Mínimo de respuestas incorrectas : es el número de preguntas correctas que serán necesa-rias para aprobar un examen

• Calif icac ión máxima en caso de suspenso: relacionada con el apartado anterior, es la no-ta máxima con la que se calificará en caso de suspenso

S istema basado en parámetros / penal izac ión Se penaliza por pregunta fallada y por pregunta en blanco (en ambos casos un valor11 que normalmente está comprendido entre 0 y 1, con hasta tres decimales). La penalización a aplicar dependerá del número de preguntas del examen. EJEMPLO Si tenemos un examen de 40 preguntas, el valor de cada pregunta correcta es !"

!"= 0,25 puntos, ya

que si se contestasen bien todas las preguntas, la nota final sería 40*0,25=10. Si tuviésemos un exa-men de 100 preguntas, el valor de cada pregunta correcta sería 0,1 (10/100), de 200 preguntas, 0,05 (10/200), de 20 preguntas, 0,5 (10/20) etc. A partir de estos valores se deberán aplicar las penalizaciones correspondientes para conseguir las notas que deseemos. Aparece una casuística compleja. Si queremos que cada respuesta errónea penalice p.ej. 1/3 de una respuesta correcta, el valor de la penalización a aplicar sería 0,25/3 para un examen de 40 preguntas, de 0,1/3 para 100 preguntas, de 0,5/3 para 20 …..

11 Es un valor absoluto, no un coeficiente

Sistema Avanzado (Javascript) Para cubrir situaciones especiales que requieran un cálculo de notas no contemplado en los casos ante-riores, se ofrece la posibilidad de programar en Javascript el cálculo de la nota. Para ello se introduce en la ventana un programa Javascript que utilice las variables descritas en la pan-talla de criterio avanzado (MATRIZ, ALUMNOS, PREGUNTAS, …). Por defecto se ofrece el cálculo de notas para exámenes no uniformes (exámenes que pueden tener preguntas con un número variable de respuestas)

Sistema externo de calificación / obtención de información Se ofrece al usuario la posibilidad de utilizar sus propios criterios de calificación de forma externa a GEXCAT.. Para ello se ha de generar un fichero EXCEL con los resultados de la corrección pulsando el

botón , Exportar notas. En este fichero se exporta toda la información sobre la interpretación y corrección realizada por GEX-CAT, normalizada al modelo 1 de examen, para obtener resultados coherentes.

Además de los datos básicos (Identificador, Nombre, Aciertos, Fallos, EnBlanco y Nota), este fichero contiene:

• Fila 1: Columna C, identificador del examen exportado. • Fila 2: Literales identificativos • Fila 3 a partir de la columna G: número de respuestas de cada pregunta • Fila 4 a partir de la columna G: número de respuestas válidas de cada pregunta • Fila 5 y siguientes a partir columna G: Columnas con los resultados de corregir las respuestas de

los alumnos. Valores: 1- Respuesta correcta, 0- Respuesta en blanco y -1-Respuesta errónea

A partir de estos datos, se puede realizar cualquier tipo de cálculo para obtener resultados de aprendiza-je, estadísticas o bien calificar notas con sistemas de calificación que no estén contemplados dentro del programa, utilizando desde macros hasta programas externos. En el caso de cálculo de notas, el botón importar notas permite incorporar las notas al examen utilizan-do un fichero Excel que tenga el mismo formato que el fichero de exportación de notas. Se comprueba que el identificador del examen es el correcto (Valor del campo C1), para evitar importar las notas sobre otro examen. En el caso de que exista un error, aparecerá el mensaje “El fichero de notas no pertenece al sistema actual”. Se puede consultar en la página Web, Noticias / FAQ, preguntas frecuentes (http://www.gexcat.com/ foronoticias) instrucciones desde cómo generar una macro Excel, hasta varias macros para calcular notas o estadísticas. PROBAR TIPO DE CRITERIO Aparecen seis filas, en las que podemos entrar una simulación de corrección de un examen. En la parte inferior aparece una casilla para entrar en número máximo de respuestas que tendrá la prueba y el bo-tón de cálculo. De esta forma podremos introducir distintas simulaciones de resultados de una corrección. Pulsando el

botón calcular, obtendremos las notas en función de los valores entrados. CRITERIOS PARA INVALIDAR PREGUNTAS Una vez corregido un examen se puede detectar que alguna pregunta tenga alguna anomalía y se tenga que modificar los criterios de corrección. Para ello, dentro del proceso GEXCAT, existe la opción de rec-tificar las notas del examen (Ver.5.5.5).

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Se dan tres opciones: • El imina el valor de la pregunta. Se considera la pregunta como no puesta y las notas se

calculan en función de las preguntas válidas. (P.ej. un examen con 30 preguntas pasaría a ser un examen de 29 preguntas). No es aplicable en el sistema de Parámetros/Penalización.

• Pregunta vál ida para aquellos que hayan contestado. En el caso de anular esta pre-gunta, se considerará válida para todos aquellos que hayan contestado.

• Pregunta vál ida para todos los alumnos. En el caso de anularla, se considerará que ha si-do contestada válidamente por todos los alumnos

5.5.7 Cerrar En este formulario aparece información con todos los exámenes realizados en un curso de una asignatura. Cada examen tiene asignado un estado:

Examen cerrado sin estadísticas

Examen cerrado con estadísticas

Examen corregido

Examen preparado, pendiente de corregir Cerrar un examen significa que el proceso de revisión y corrección del examen ha finalizado, por lo que se supone no va a haber necesidad de mas actividad sobre el. La única acción que se puede realizar es

pulsar el botón (abrir examen) que vuelve el examen al estado anterior, examen corregido. Una vez cerrado un examen, solo será visible desde 5.7 Historial. No será visible en el apartado 5.5.6, Notas ya que allí solo se muestran los exámenes abiertos.

Al pulsar el icono (cerrar examen) sobre un examen corregido se cierra el examen y se actualiza la dificultad de las preguntas que ha intervenido en el examen, haciendo un promedio global entre todos los exámenes anteriores en que se haya utilizado. (Salvo que en propiedades, exámenes, tengamos des-marcada la casilla “recalcular la dificultad de la pregunta”). Sobre el examen preparado no se puede realizar ninguna acción en esta formulario. Eventualmente, y si se ha puesto un examen por error o que no se quiere realizar, se puede eliminar en el apartado, 5.7 Histo-rial.

5.6 Proceso Ged (Gestión exámenes desarrollo) Determina los sucesivos pasos que nos permitirán preparar un examen tipo desarrollo. La corrección del examen se deberá realizar de forma manual, pero contando con el apoyo de las herramientas que pro-porciona el programa, lo que facilita una mayor coherencia de las correcciones. La calificación se obtiene automáticamente, pudiéndose disponer de forma inmediata de todo tipo de estadísticas. PREPARACIÓN DEL EXAMEN

1. Generación del examen. • Impresión del examen

REALIZACIÓN DEL EXAMEN Y RECOGIDA DE LAS RESPUESTAS

2. Proceso de corrección manual • Alumno a alumno • Pregunta a pregunta

3. Notas. Presentación de notas • Envío de las notas a los alumnos por correo electrónico

• Obtención de listados de notas • Obtención de estadísticas

4. Cierre de examen. Una vez finalizado todo el proceso de revisión para asignar dificultad a las preguntas.

Todos estos pasos aparecen en la parte izquierda del formulario, permitiendo la realización sucesiva de estas actividades.

5.6.1 Generación del examen El proceso es muy similar a la generación de un examen del Proceso GEXCAT 5.5.1. con la única salvedad que

• no se pueden escoger modelos (no se barajan preguntas ni respuestas) • no se piden nº de respuestas • no aparecen las casillas para dar opciones de barajar preguntas ni respuestas • no aparecen penalizaciones para preguntas falladas. La calificación se detallará mas adelante.

Nos remitimos al apartado 5.5.1 para detallar el proceso de generación del examen.

5.6.2 Corregir No disponible en este momento. Aparece una pantalla en la que se escoge la asignatura y el examen que se quiere corregir. Inmediatamente aparece el examen con cada pregunta acompañada por su respuesta y criterio de co-rrección. Aparecen cuatro flechas que permiten avanzar alumno a alumno o pregunta a pregunta.

5.6.3 Notas Completamente similar a notas de 5.5.6 Notas (no disponible en este momento)

5.7 Historial Formulario que permite tener una visión global a nivel de asignatura de todos los exámenes realizados y del estado en que se encuentra (preparado, corregido, cerrado). Existe la opción de borrar un examen. En este caso, se borra el examen y sus datos.

5.8 Utilidades

5.8.1 Encuestas Esta opción permite la creación y corrección de encuestas anónimas, basada en la capacidad de analizar plantillas que tiene el programa.

5.8.1.1 Hoja de encuesta Según el número de respuestas por pregunta que se utilice en la plantilla (un mínimo de 2 y un máximo de 10) habrá un número máximo de preguntas que se podrá introducir:

Nº respuestas por pregunta

Máximo nº preguntas

2 200 3 200 4 189

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5 135 6 135 7 108 8 81 9 81 10 81

Aparece un formulario en que se indica:

• número de preguntas de la encuesta (entre 3 y 200) • número de respuestas de la encuesta (entre 2 y 10) • Formato de salida de la plantilla de respuestas (por defecto JPEG) • Tipo de respuesta. Se selecciona entre alfabética (a,b,c,d,… ) o numérica (1,2,3,4,…) • Directorio y nombre de salida de la hoja de respuestas

Para modificar la cabecera aparece una ventana específica que se activa con el botón . También se

puede borrar totalmente con el botón (recomendamos dejar en blanco y ver apartado siguiente)

5.8.1.2 Generación de encuesta util izando un procesador de textos Es muy sencillo confeccionar una encuesta utilizando cualquier procesador de textos. Nos basamos en que la hoja de respuesta generada en el paso anterior es un fichero JPG que puede ser incorporada den-tro de cualquier texto por un procesador de textos (Word, Open Office, …) como una imagen. Para ello y después de ajustar los márgenes de la página según nuestras necesidades, incorporaremos la hoja de respuestas generada en el paso anterior como imagen y la ajustaremos para que ocupe toda la pantalla. En propiedades de la imagen se deberá indicar que es transparente o detrás del texto y podre-mos incorporar las imágenes y el texto que queramos para realizar las preguntas de la encuesta. Hay un vídeo disponible en http://www.gexcat.com/videos.html (Editar hoja de respuestas de una en-cuesta) en el que se describe paso a paso la forma de confeccionar una encuesta utilizando Word.

5.8.1.3 Escanear Permite escanear las hojas de respuestas en el directorio indicado. Similar a la opción 5.5.3 de Proceso GEXCAT. El proceso de escaneo también se puede realizar externamente. El único requisito es que todos los fiche-ros se encuentren en un mismo directorio. ATENCION

• Se recomienda ut il izar escáner con al imentación automática • Las hojas de respuestas deben estar todas correctamente or ientadas (lado

corto, eje x) • La sal ida deben ser f icheros (uno por cada hoja de respuestas) en

to .JPEG o BMP, que deben estar todos en una misma carpeta. • Respecto a los f icheros BMP, GEXCAT sólo admite los formatos de 1 , 4, 8 , 24

y 32 b its . Además, los f icheros BMP deben estar guardados s in compres ión RLE • La resolución mín ima para el escaneo es de 300ppp. En caso de f icheros JPG,

cal idad de sal ida : máxima

5.8.1.4 Interpretar Permite interpretar los resultados de una encuesta. Como no se guarda ninguna información en el mo-mento de generar la hoja de respuestas del apartado 5.8.1.1, se han de introducir de nuevo los datos uti-lizados al generar la plantilla (nº de preguntas y respuestas de la encuesta). Así pues para cada encuesta se deberá indicar:

• número de preguntas • número de respuestas • Indicación si se permite varias respuestas

o En este caso, se tomarán en cuenta todas las respuestas o En caso de no tener activada esta casilla y hay varias respuestas, sólo se tendrá en

cuenta la primera • Directorio donde se han guardado las respuestas escaneadas • Directorio donde se guardarán los resultados (ficheros con resultados) • Desplegable donde se escoge el formato de la salida generada • Desplegable con el tipo de gráfico de la estadística obtenida (circular, barra, área) • Formato matricial:

o Marcando esta casilla, los formatos CSV y XLS se presentan en el formato matricial tradicional filas-columnas.

o Con la casilla desmarcada, los formatos CSV y XLS se presentan en formato de una sola columna. Se ha montado especialmente para el caso en que se utilicen esta utili-dad para pasar lista de clase, ya que se puede copiar y pegar en un solo paso, sin nece-sidad de tener que hacer ninguna transformación.

ATENCION La casilla de formato matricial se debe tener marcada previamente al proceso de interpretación. Una vez obtenido los resultados, no se puede modificar el formato de los ficheros CSV o XLS

Una vez entrado estos datos y pulsado el botón , comienza el proceso de obtención de resultados, informando del avance del análisis.

Al pulsar este botón, solo se realiza la interpretación de los datos. Si no se pulsa el botón guardar, el fichero de resultados no es almacenado en ningún lugar Una vez acabado, se puede previsualizar, imprimir o guardar el resultado de la encuesta en formato Po-werPoint, CSV y XLS. El tipo de gráfica utilizado en Power Point se puede modificar interactivamente (circular, barras o áreas)

5.8.1.5 PASAR LISTA DE CLASE Se detalla un procedimiento muy sencillo para pasar listas de clase. Vamos a poner un ejemplo para pasar lista a una clase con 100 o menos alumnos. Si fuesen de mas alumnos, se utilizaría el nº de casillas adecuado

• Se debe tener un fichero Excel con la lista de alumnos en orden alfabético. • Se debe crear una hoja de encuesta de 10 preguntas x 10 respuestas (20 x 10 para 200 alum-

nos)

GUÍA DE USUARIO 57

Para poderlo hacer, asignaremos en la hoja Excel una coordenada correlativa a cada alumno. Esta coor-denada es la casilla que deberán rellenar cuando se pasa lista de clase y será del tipo 1A, 2A, 3A, ....1B, 2B, ...... 10A, 10B..... Se debe imprimir la lista de clase, como p.ej. la siguiente:

Se reparte la lista de clase y la plantilla. Los alumnos firman al lado de su nombre en la lista (ver imagen anterior) y rellenan la coordenada que tienen asignada en la plantilla. Se recoge la plantilla, se escanea, se interpreta (con la casilla de formato matricial desmarcada), se saca el resultado en formato XLS (Excel) y dispondremos de una hoja Excel en el que en la coordenada de cada alumno que haya asistido habrá un 1. Se copia y pega en la lista original y ¡lista de clase pasada!

El único trabajo es preparar al principio de curso el fichero Excel con la lista de clase y las coordenadas. Posteriormente sólo hay que imprimir la lista de alumnos y la hoja de respuesta cuando se necesite. La hoja de respuestas se puede personalizar o bien poner una cabecera genérica para poder utilizarla inde-pendientemente de la fecha.

5.8.2 Listado de notas Permite disponer de las notas obtenidas por los alumnos en los distintas pruebas realizadas en cualquiera de los formatos soportados por asignatura, curso-grupo. Si hay 6 o menos calificaciones aparece en for-mato vertical y si hay mas de 6 y hasta 12 aparece en horizontal. En el caso de haber mas de 12, se pue-de acotar entre fechas las notas que aparecerán.

5.8.3 Mover alumnos Permite mover a alumnos entre asignaturas (normalmente una asignatura que tiene varios grupos), arras-trando toda la información (exámenes, notas, ..) que hayan generado. Esta situación se produce normalmente cuando un alumno está matriculado inicialmente en una asignatu-ra (grupo) y posteriormente solicita y consigue el traslado a otro grupo. Para realizarlo se puede hacer individualmente o seleccionando a varios alumnos. Para ello mantener pul-sando la tecla CTRL + botón izquierdo del ratón, para seleccionar uno a uno, o bien pulsar la tecla SHIFT + botón izquierdo para seleccionar un grupo de alumnos. Después de seleccionar los alumnos, pulsar el botón correspondiente para mover los alumnos seleccio-nados en el sentido deseado.

5.8.4 Borrar alumnos Esta opción se debe utilizar siendo muy consciente que se eliminarán de forma permanente todos los alumnos de una asignatura. Si un alumno está en mas de una asignatura, se mantendrá su información en las otras. Se debe escoger la asignatura, pulsar el botón de alumnos (parte inferior) y aparecerán todos los alum-nos. Pulsando el botón de borrar y previa una confirmación se borrarán todos los alumnos de una asigna-tura.

5.8.5 Enviar correo Permite enviar correo a alumnos, grupos de alumnos o a la clase completa, de una forma muy sencilla. Se debe rellenar el asunto, si se desea acuse de recibo, el cuerpo del mensaje, y seleccionar por el pro-cedimiento habitual (teclas Shift o Ctrl + botón izquierdo, los alumnos a los que enviar el mensaje)

GUÍA DE USUARIO 59

Una vez preparado el correo y seleccionados los alumnos, pulsando el botón de envío de correo, se produce el envío de forma inmediata. Si hay cualquier tipo de error (direcciones de correo con errores) se informa del tipo de error y el correo que lo provoca.

5.8.6 Borrar preguntas Esta opción se debe utilizar siendo muy consciente que elimina de forma permanente todas las preguntas de una asignatura y bajo responsabilidad del usuario. Hay un botón disponible, que permite exportar todas las preguntas en el directorio y el fichero selec-cionados, previamente al borrado

5.8.7 Escanear Permite escanear directamente desde el programa GEXCAT, siempre que el escáner esté reconocido y configurado dentro de Windows. Se debe escoger el directorio de escaneo y pulsar el botón de escaneo para comenzar el mismo. Si se dispone de un escáner conectado directamente al equipo, se recomienda realizar los escaneos con el software proporcionado por el fabricante, ya que normalmente disponen de opciones que no se pue-den seleccionar desde esta utilidad.

5.8.8 Optimizar datos Con el trascurso del tiempo, la Base de Datos puede incorporar información que no va a ser utilizada, ocupando un espacio innecesario. Con esta opción se reorganiza la BD eliminando la información obsoleta (Aunque el proceso es seguro, es recomendable de forma previa obtener una copia de seguridad de la BD)

El sistema informa del tamaño original y del espacio final, después de compactar los datos.

GUÍA DE USUARIO 61

6 Herramientas En la parte superior de la parte Oeste del formulario, aparece un apartado con las siguientes opciones:

6.1 Ayuda

Dispone de una completa ayuda general que le permite acceder a la ayuda de cualquier parte del programa. Es el equivalente a este manual.

6.2 Propiedades

Le proporciona acceso a una ventana con distintas pestañas que permiten personalizar la forma en que trabaja GEXCAT.

6.2.1 General En este formulario se pueden configurar varias opciones seleccionables a través de menús desplegables:

• Impresora seleccionada por defecto. Se puede cambiar pulsando el icono • Corrector ortográf ico

o Se puede activar la facilidad de utilizar un corrector ortográfico en el idioma deseado. Se aplicará a todos los textos que se puedan editar (preguntas, respuestas, …). Utiliza un diccionario muy básico por lo que inicialmente pueden aparecer como erróneas pala-bras correctas. Para ello, pulsando la tecla F7 (o el botón derecho del ratón), existe la opción de realizar acciones sobre la palabra seleccionada (ignorar, cambiar, añadir al diccionario, …)

• Id ioma del d icc ionar io • Formato de la fecha. Por defecto dd/mm/aaaa. • Local izac ión. Selecciona el idioma que utilizará el programa a partir del utilizado por el siste-

ma operativo. En caso de no reconocerlo, se usa el inglés. • Pag inac ión. Indica la forma en que se presentarán los resultados (ilimitada o de 20 en 20). Por

defecto ilimitada. o Ilimitada. Si el tamaño a mostrar excede el del formulario, aparece una ventana con

barra lateral para ir visionando todos los registros. o En bloques. Enseña los resultados en bloques de 20.

6.2.2 GEXCAT Permite configurar una serie de parámetros del programa:

• Nombre del profesor. Se muestra en el formulario inicial, a continuación del usuario (correo electrónico). También aparece en los correos electrónicos con las notas enviados a los alumnos.

• Validar DNI. Opción desactivada por defecto. En caso de tener esta casilla activada, validará la letra del NIF de acuerdo a las especificaciones españolas. Si no está activada, no hace ninguna comprobación. No utilizable fuera de España

• Director io de escaneos: es el directorio que se propone cuando se va a escanear (cualquiera de los módulos) y en Interpretar (módulo de encuestas)

• Tamaño del papel : (para documentos escaneados). Por defecto DIN A4 • Autoal imentación : opción para el escáner • Configurac ión de ImageMagick : Directorio donde se encuentra instalado el programa Ima-

geMagick. Normalmente: C:\Program Files\ImageMagickxxxxxx

• Configurac ión de MiKTeX: Directorio donde se encuentra instalado el programa MiKTeX. Normalmente: C:\Program Files\MiKTeXxxxxxx. Para que esta opción este operativa, se deberá tener instalado el programa gratuito Ghostscript

e ImageMagick. Si la opción está activa aparecerá el icono . Si hay algún problema aparecerá

el icono . En este caso se debe revisar que estén disponibles Ghostscript e ImageMagick • Configurac ión de les exámenes escaneados: Tamaño de la imagen con la que se guarda-

rá en el sistema las imágenes escaneadas. Se recomienda no modificarlo, ya que el tamaño por defecto presenta un buen equilibrio entre espacio ocupado y resolución. Esta imagen, con el

tamaño seleccionado, será la que aparecerá en los correos de los alumnos. El botón resta-blece el tamaño propuesto por el sistema.

• Configurac ión de la hoja de respuestas : Permite escoger el idioma en el que se imprimirá la hoja de respuestas y que puede ser diferente del idioma en que se utilice GEXCAT. Se ha montado de esta forma para poder ser utilizado sin problemas en entornos bilingües.

6.2.3 Exámenes Permite configurar una serie de parámetros del programa:

• Tipo: Define el tipo de preguntas que se utilizan por defecto en el formulario de preguntas y en el de importación de preguntas. Por defecto: Test

• Ident if icador : Contiene el literal que aparecerá en la hoja de preguntas para identificar a los alumnos. Se puede modificar y personalizar completamente (DNI, RUT, Código escuela, …). Va-lor por defecto ID.

• Director io : Directorio que será propuesto cuando el usuario vaya a guardar un examen, esta-dísticas, listados, etc.

• Recalcular la d if icultad de las preguntas. Cada vez que se cierra un examen, se recalcu-la la dificultad de cada una de las preguntas que ha intervenido en el examen en función de la nota que han obtenido los alumnos en cada pregunta. Desactivar para el caso que el usuario quiera poner su propio nivel de dificultad y no desee que el sistema realice este trabajo auto-máticamente.

• Util izar formato LaTeX por defecto. (Esta opción sólo esta disponible si se tiene configu-rado MiKTeX). Cuando se utiliza LateX para generar fórmulas, les exámenes aparecen con dos tipografías, la utilizada por GEXCAT y la utilizada por LaTeX. Con esta opción se fuerza a que todo el examen se genere en formato LaTeX, consiguiendo un aspecto uniforme. Al generarse el examen en formato gráfico, el tiempo de generación se incrementa sustancialmente.

• Resaltar texto de las preguntas : los enunciados de las preguntas aparecerán resaltados, en negrita.

• Util izar formato a doble columna: los exámenes se generan a doble columna, permitien-do un sustancial ahorro de papel.

• Tipo de gráf ica : Tipo gráfica que aparecerá en las estadísticas de los exámenes (circular, barra, área)

• Número de decimales en notas : número de decimales con la que se mostrará y guardará la nota de los alumnos. Los cálculos se hacen con tres decimales y se redondea al valor indicado en este campo (de 0 a 3). Valor por defecto: 1

• Criter ios de corrección: accede a la pantalla donde quedarán registrados los criterios que se aplicarán por defecto para la calificación de los exámenes. Ver 5.5.6

• Instrucciones del examen: texto configurable que se incluirá en cada examen después de la cabecera y antes de las preguntas. Contendrá normalmente las instrucciones y normas del examen. Si se incluyen etiquetas HTML (negritas <b>…</b>, párrafos <p>… </p>, llevar cuidado de cerrar correctamente las expresiones para que los correos y pre visualizaciones puedan aparecer correctamente)

GUÍA DE USUARIO 63

6.2.4 CAT Permite configurar una serie de parámetros del programa CAT. Se recomienda no modificar, ya que el sistema de corrección de exámenes podría dejar de trabajar.

6.2.5 Correo Configura los parámetros de conexión al servidor a través del cual se enviarán los correos a los alumnos. Para informarlo hace falta unos ciertos conocimientos técnicos. Se recomienda utilizar las mismas opcio-nes que se utilicen en el sistema de correo del que disponga (Outlook, Thunderbird, Mail, …). Ver en la página web, http://www.gexcat.com/forum , en apartado configuraciones, las configuraciones para algunos centros

• Serv idor : Nombre del servidor de correo saliente, normalmente tendrá un formato smtp….. • Puerto: Puerto utilizado dependiendo de las opciones utilizadas por el servidor de correo sa-

liente. o Valores usuales:

§ 465 si conexión encriptada tipo SSL/TLS, SMPTS § 587 si conexión encriptada tipo TLS § 25 si conexión tipo STARTTLS

• Opción SMTPS: en función de las especificaciones del servidor de correo • Opción TLS: en función de las especificaciones del servidor de correo • Serv idor apoderado t ipo socks : solamente se ha de indicar en caso de utilizarse proxy. • Puerto apoderado: solamente se ha de , en caso de utilizarse proxy. • Usuar io y contraseña: el que se utilice para acceder al correo de la Universidad • Remitente: Tomada automáticamente del usuario de GEXCAT • Nombre: Nombre del usuario. Tomado automáticamente de la pestaña Propiedades / GEXCAT

Pulsando el botón se inicia el proceso de verificación de los parámetros de configuración del correo. Para ello, se envía un correo a si mismo, que recibirá en el caso de haberlo configurado adecuadamente. En la pág ina http://www.gexcat.com/forum, hay un foro de conf igurac iones, conf igura-c iones de correo, en el que se detallan específ icamente las conf igurac iones ut il izadas por algunas inst ituc iones. Los campos descritos a continuación se utilizan para enviar la nota a los alumnos.

• Asunto: el que se desee informar. Se recomienda poner p.ej. Notas de examen • Acuse de rec ibo: Si se desea acuse de recibo o no • Cuerpo del mensaje. Por defecto aparece el siguiente mensaje:

<p>Adjuntamos información sobre el examen modelo #modelo#, la imagen y la interpretación realizada del mismo.</p> <p>La nota obtenida ha sido: <strong>#nota#. (Aciertos: #aciertos#, fallos: #fallos#, en blanco: #enBlanco#)</strong></p> <p>Puede responder a este correo si desea realizar cualquier comentario</p> Este texto es completamente modificable por el usuario, para hacer llegar al alumno el mensa-je que se desee. Se pueden incorporar campos, con el resultados del examen y etiquetas (para modificar la apariencia, p.ej. salto de línea y negrita). Se detalla información a continuación.

o Los campos que se pueden incorporar (entre #) son:

§ #modelo# Modelo rellenado por el alumno

§ #nota# Nota obtenida en el examen § #aciertos# Aciertos § #fallos# Fallos § #enBlanco# Respuesta en blanco

o La salida se puede configurar con etiquetas HTML que se deseen. Algunas etiquetas bá-

sicas son:

§ <p>…</p> Párrafo. Al final hay salto de línea § <b>…</b> Caracteres en negritas o: § <strong>…</strong> Caracteres en negritas § <i>…</i> Cursiva § <br> Salto de línea

¡ATENCIÓN! Puede no previsualizarse si el texto guardado en correo / propiedades no esta escrito en formato HTML estricto. Aparecerá un mensaje indicando esta circunstancia.

6.3 Noticias

Pulsando el botón, le permite el acceso al servidor de noticias de Innocan, para tener acceso a las últimas noticias relacionadas con el programa.

6.4 Cerrar la aplicación

Pulsar el botón para salir del programa. También se pueden utilizar los botones proporcionados por el sistema operativo

6.5 Reportar incidencias

Permite enviar directamente un correo a Innocan informando de la incidencia. Para ello le apare-cerá un correo nuevo en el gestor de correo que esté utilizando (Outlook, Thunderbird, Mail, …) Si se ha producido un fallo en el programa, necesitamos consultar el fichero de LOG. Para ello, adjunte al correo el siguiente fichero: C:\GEXCAT\log\output.log

6.6 Foro Pulsando el botón permite acceder al foro de noticias existente en http://www.gexcat.com

6.7 Acerca de

Da información en varias pestañas (Créditos, Licencia, Entorno, Potenciado mediante) de información general sobre el programa y componentes utilizados.

6.8 Volver al menú

Vuelve al menú principal desde cualquier punto de la aplicación

GUÍA DE USUARIO 65

7 Pruebas masivas (Oposiciones, PAU, MIR, ..) El programa permite de forma muy sencilla la realización de pruebas masivas. En este caso, las preguntas y los participantes se importan directamente. En caso de querer mantener el anonimato, se puede asignar un código numérico a los participantes, de forma que los correctoras no puedan identificarlos.

7.1 Pruebas tipo test Se deberán importar las preguntas propuestas por el tribunal. Una vez importadas, se puede generar uno o varios modelos de prueba (con opción de barajar preguntas y respuestas). Este paso se ha de realizar siempre para obtener la plantilla de corrección. Posteriormente, si el formato proporcionado por GEX-CAT no es el adecuado para la prueba, se editan los ficheros generados por GEXCAT (al ser formatos editables como Word, ODT, …) y se adaptan al formato requerido. Recomendamos ver el apartado de instrucciones de conversión para adaptar fácilmente el formato gene-rado por GEXCAT al que desee el usuario (Apartado 9.3 ). El único requisito es mantener el orden de las preguntas y las respuestas para que coincidan con las plantillas de corrección generadas. También se importarán los datos de las personas que van a realizar la prueba. Los datos obligatorios son DNI, Nombre y Apellidos. Opcionalmente se le puede asociar hasta dos códigos propios de la oposición o prueba. Todos estos datos pueden ser capturados desde un fichero externo. El único requisito imprescin-dible es que el código que se va a utilizar para identificar a la persona sea numérico de hasta 8 posiciones. Una vez realizado el examen, se corrige a una velocidad de 30 exámenes por minuto. La corrección del examen se puede hacer centralizada o descentralizadamente y utilizando uno o varios ordenadores.

7.2 Pruebas de desarrollo Cada pregunta de desarrollo dispone de cuatro campos, pregunta, respuesta, criterios de corrección y matriz de corrección. Una vez importadas (o introducidas manualmente) las preguntas propuestas por el tribunal, se le añade a cada pregunta, en el campo respuesta lo que se desea sea tenido en cuenta por los correctores, en el campo criterios de corrección, los criterios que deben utilizar para corregir cada una de las preguntas y en la matriz de corrección la ponderación de cada uno de los elementos que se quieran calificar (p.ej. 5% presentación, 7% faltas de ortografía, 40% adecuación al criterio 1, 20% ade-cuación al criterio 2, ….). La suma de las ponderaciones debe ser 100. Se incorporarán también los alumnos sobre los que se va a corregir el examen, pudiéndose realizar una corrección anónima al identificarse al alumno por un código. Se preparan n bases de datos con las preguntas y los alumnos asignados a cada corrector. (La única dife-rencia en la base de datos serán los alumnos asignados a cada profesor, siendo las preguntas y sus crite-rios de corrección comunes para todos) El corrector corrige el examen y califica cada pregunta de 1 a 10, utilizando como referencia el campo de respuesta y el de criterios de corrección. Califica cada uno de los ítems incluidos en la matriz de co-rrección (entre 0 y 10) y obtiene automáticamente por cada alumno la calificación, aplicando las ponde-raciones establecidas previamente.

Una vez corregidas todas las pruebas, además de obtener las calificaciones de cada alumno, se obtienen micro estadísticas de notas medias obtenidas para cada uno de los elementos de la matriz de corrección, lo que nos ofrece una visión global de la prueba. Todos los valores obtenidos (notas , estadísticas) se pueden exportar y consolidar, permitiéndonos un análisis exhaustivo tanto de los alumnos como de los correctores.

GUÍA DE USUARIO 67

8 APÉNDICE

8.1 Convenciones y símbolos utilizados Todos los símbolos e botones utilizados en el programa tienen una descripción que se muestra dejando el cursor detenido un par de segundos encima del símbolo. Los principales símbolos utilizados son: SIMBOLO Atajo Descr ipc ión

Volver al menú

(Ctrl+Inicio) Posiciona en el primer registro de la base de datos

(Ctrl+Fin) Posiciona en el último registro de la base de datos

(Ctrl+RePág) Pasa al registro anterior

(Ctrl+AvPág) Pasa al registro siguiente

(Ctrl+N) Añade un registro

(Ctrl+M) Modifica un registro

(Ctrl+Supr) Borra el registro (se ha de estar en modo modificación)

Grabar (Ctrl+S) Graba los datos

Grabar Graba las pregunta en la misma asignatura y tema que la anterior pregunta.

Cerrar Ventana (Escape)

Sale del formulario y regresa al menú

Refrescar (Ctrl+F5) En modificación, desecha los cambios y muestra datos originales

(F1) Ayuda sobre el contenido del formulario

(Ctrl+ImprPant) Imprimir Formulario

(Ctrl+F) Pasa a un formulario para una búsqueda avanzada

Importar

Exportar

(Alt+F2) Propiedades de la aplicación

Formulario inicial. Ajustes

Imprimir Listado (Ctrl+P)

Imprime un listado de los datos

Imprimir Formulario (Ctrl+ImprPant)

Imprime el formulario

8.2 Soporte La siguiente tabla le proporciona información sobre donde dirigirse en caso de que tenga problemas o necesite información.  

Servicio y soporte GEXCAT, trucos, FAQ, Foros y descar-gas.

http://www.gexcat.com/forum

Se puede encontrar un foro y un blog

Última información sobre GEXCAT

http://www.gexcat.com/forum

También nos puede encontrar en

Garantía / Devoluciones

Ponerse en contacto con: info@gexcat.com

8.3 ¿Qué hacer en caso de producirse un error? A veces se producen errores que conviene informar para localizar la causa de los mismos. Para localizar el error producido, se debe enviar un correo electrónico a: soporte@innocan.com. En este correo se debe describir lo ocurrido y adjuntar una captura de la pantalla. También se deben enviar en este correo todos los ficheros contenidos en el directorio C:\GexCat\log\. Estos ficheros guardan información sobre las situaciones extraordinarias aparecidas en el funcionamiento del programa y sirven para localizar el problema.

GUÍA DE USUARIO 69

9 Recomendaciones previas Antes de comenzar a utilizar GEXCAT, se recomienda la realización de una serie de tareas previas de re-copilación y organización de los ficheros que se deben integrar en GEXCAT, facilitando su rápida incorpo-ración a la base de datos. Básicamente se trata de tener preparados los ficheros de alumnos y preguntas. Eventualmente, si se está dando de alta un centro, se debería tener preparado el fichero de imagen (escudo, logo, …), que poste-

riormente aparecerá en la cabecera de todos los exámenes generados. P.ej.

9.1 Preparación fichero para importar alumnos Además de poder entrar manualmente los datos de los alumnos, existe la opción de importarlos desde un fichero con formato CSV12. Generalmente el Centro donde se imparte enseñanza proporciona al profesor los datos de los alumnos en un fichero para gestionar el curso, la mayoría de las veces en formato Excel. Vamos a dar las instruc-ciones para convertir este fichero Excel a un fichero en formato CSV que puede ser importado directa-mente por GEXCAT. Para ello, GEXCAT precisa disponer obligatoriamente de una hoja de cálculo con columnas que lleven en las cabeceras de los campos los títulos: dn i , nombre y apell idos (o apell ido1, apell ido2) . Otras cabeceras opcionales con los que trabaja son correo (correo electrónico), codigo_alumno (código del alumno), n iu (número de identificación alternativo), movil (nº teléfono). En general, todos estos campos opcionales son proporcionados por el centro o bien pueden ser entrados por el profesor. GEXCAT importa ficheros en formato CSV que contengan columnas con los siguientes títulos de cabe-cera de columna (primera fila), Los señalados en negrita son obligatorios, el resto son opcionales: FORMATO 1

(Español) (Engl ish) • dni • identifier • nombre • first_name • apell idos • second_name • niu • id_card • correo • mail • tipo_sexo • sex • movil • mobile

y también con el formato: FORMATO 2

(Español) (Engl ish) • dni • identifier • nombre • first_name • apell ido1 • second_name • apell ido2 •

12 Ver GLOSARIO

• niu • id_card • correo • mail • tipo_sexo • sex • movil • mobile

La posición de estos campos en las columnas es indiferente. Lo importante es que la primera fila conten-ga exactamente esos nombres de columna para identificar los datos situados debajo, independientemen-te del orden en que aparezcan. Por lo tanto se deberá manipular la primera fila para darle a las columnas de Excel los nombres indicados arriba. Las columnas que no se pueden interpretar se omiten (se informa de esta situación). No obstante, para mas claridad en el proceso de importación, recomendamos eliminar las columnas sobrantes. Una situación muy habitual en España y algunos países americanos, es que se identifique a los alumnos por el nombre y los dos apellidos. Sin embargo GEXCAT identifica a los alumnos por el nombre y el campo apellidos. Caso de disponer un fichero con FORMATO1: no hay que hacer nada Caso de disponer un fichero con FORMATO2: No hay que hacer nada. GEXCAT se encarga internamente de concatenar los apellidos y convertirlos al formato interno APELLIDOS.

NOTA En el caso de que se disponga de un fichero con el nombre completo APELLIDOS,NOMBRE (p.ej. Ro-dr iguez Garc ia ,Juan) , se deberá utilizar las siguientes fórmulas de Excel para separar el nombre y los apellidos, ya que GEXCAT utiliza estos dos campos: Supongamos que la celda que utilizamos es la B2: Obtener apellidos: =IZQUIERDA(B2;HALLAR(" , " ;B2)-1 ) Obtener nombre: =DERECHA(B2;LARGO(B2)-HALLAR(" , " ;B2) ) En el caso de que exista alguna variante (espacios, delimitador,..), modificar la formula en consonancia

En resumen, se deberá eliminar del fichero Excel todas las cabeceras y elementos extraños que tenga la página, dejando únicamente unas columnas que deberán tener en la primera fila el nombre de la columna según FORMATO1 o FORMATO2. Se deberá guardar el fichero como “Valores separados por comas de Windows”, con lo que se generará un fichero con extensión .CSV. Posteriormente este fichero se importará directamente desde el formulario 5.3 Alumnos.

NOTA SI en el fichero importado existen campos cuyo identificador (primera columna) no tiene los nombres del formato1 o formato2, aparecerá un mensaje: Los siguientes campos no pueden ser interpretados: xxxx, yyy, …. Es un mensaje informativo. Los campos que contengas los nombre válidos aceptados en formato1 o formato2 se importarán y el resto (xxxx, yyyy, …) se ignorarán.

GUÍA DE USUARIO 71

9.2 Importar Preguntas GEXCAT puede importar preguntas en los siguientes formatos:

• GIFT13 • CSV14 • TXT • DOCX

ATENCIÓN Una característ ica común a todos los formatos es que las respuestas correctas co-mienzan por = En el caso del formato GIFT, las respuestas erróneas es obl igator io que comiencen con el carácter ~.

9.2.1 Formato GIFT Es el formato por defecto que utiliza Moodle. No se ha de hacer ninguna preparación especial, salvo que el usuario quiera incorporar etiquetas a las preguntas desde el origen (Ver 9.2.5 Etiquetas)

9.2.2 Formato CSV15 Los ficheros CSV se generan a partir de datos contenidos en una hoja de cálculo Excel. La primera fila lleva los nombres de los campos: pregunta; et iquetas; d if icultad; respuesta; respuesta; res-puesta; …. (hasta un máximo de diez columnas con el nombre respuesta). Las siguientes filas llevan el contenido correspondiente a cada campo de la cabecera. Para generar un fichero .CSV se debe grabar en disco la hoja de cálculo Excel utilizando la opción, Guar-dar como “Valores separados por comas de Windows”. Posteriormente este fichero se importará directamente desde el formulario 5.4 Preguntas.

9.2.3 Formato TXT El formato TXT, es utilizado para importar preguntas desde procesadores de texto (Word, Open Offi-ce…). Para ello se deberá realizar una sencilla preparación previa (para usuarios habituados a trabajar con los procesadores de texto.

• Se deberá comprobar que las respuestas correctas están indicadas por el valor = al comienzo de la respuesta: P.ej. d) =15 Enero 1987

• El texto de la pregunta deberá estar contenido EN UNA SOLA LÍNEA, ya que si se colocan textos separados con saltos de línea, este nuevo texto no se importara. GEXCAT utiliza para formatear la salida el formato HTML (ver 4.12). Previamente se deberá ha-ber convertido el texto existente en Word a este formato (con etiquetas HTML y dejar todo el texto de la pregunta en una sola línea).

13 Ver GLOSARIO 14 Ver GLOSARIO 15 Ver Glosario

• Se deberán eliminar las cabeceras, pies de página, elementos que no forman parte de las pregun-tas ni respuestas. Tanto las preguntas como las respuestas han de tener una mínima estructura, de forma que el importador pueda utilizar estos patrones para poder incorporar las preguntas.

• Las preguntas y las respuestas deberán mantener una pauta diferenciada a lo largo de todo el documento

• Entre la última respuesta y la siguiente pregunta debe haber al menos una separación de una lí-nea

• Entre la pregunta y la primera respuesta puede o no haber una línea en blanco (se admite que no la haya)

• En la conversión de ficheros PDF a Word, txt, … hay que llevar mucho cuidado con la conver-sión que se haga ya que pueden aparecer CR o LF16 en medio de las preguntas y las respuestas convertidas. El importador utiliza estos códigos como delimitador de fin de pregunta o de res-puesta, por lo que puede generar una importación con errores (respuestas partidas, faltan res-puestas, sobran respuestas, …).

o Si este es el caso, hay que eliminarlos y dejar una sola línea por pregunta o respuesta. • Entre las respuestas NO PUEDE HABER líneas en blanco • Entre las preguntas, puede o no haber líneas en blanco • Una vez realizados estos pasos, se debería guardar el fichero en formato texto s in formato

(.txt), y con salida UTF-8 En resumen:

• En caso de haber cabeceras, pies de página, … se han de eliminar • Se han de dejar exclusivamente las preguntas y respuestas, respetando el formato original • Se ha de colocar un = delante de cada respuesta correcta • Las preguntas deberán tener una numeración 1.-, 2.-, ….. o 1), 2), • El texto de las preguntas deberá ocupar una sola línea • Las respuestas deberán tener una organización a), b), ….o 1), 2), …. • Entre las respuestas NO PUEDE HABER líneas en blanco • Entre las preguntas, ES OBLIGATORIO que haya líneas en blanco. • Se ha de guardar en formato .txt, codificación UTF-8

o En Word, guardar como, texto sin formato (.txt), otra codificación UNICODE (UTF 8) El programa detecta automáticamente la codificación utilizada, aunque recomienda que los ficheros es-tén codificados en el formato estándar de intercambio, UTF-8. En el formulario de importación se deberá escoger el formato del fichero (GIFT, CSV o TXT), y en fun-ción del formato escogido dar opciones complementarias.

ATENCIÓN

Si se proporc iona información errónea aparecerá una ventana con el mensaje :

“El formato del f ichero no es vál ido o cont iene errores” Si durante la importación se están importando p.ej. 100 preguntas y el sistema informa que ha impor-tado p.ej. 98 preguntas, la causas mas probables son:

• La pauta de numeración de las preguntas tiene alguna alteración. P.ej. hemos informado que la pauta es .- y en alguna pregunta falta –

• No hay líneas en blanco entre las preguntas • …

16 CR / LF Retorno de carro/ Salto de línea

GUÍA DE USUARIO 73

9.2.4 Formato DOCX Docx es un formato propietario de Microsoft Para importar este formato, se deberá de un fichero DOCX que contenga una serie de tablas, cada una en una página. Cada tabla contendrá una pregunta. Cada tabla tiene un formato de de 3 columnas y un máximo de 12 filas. La primera fila (opcionalmente) contiene información sobre las etiquetas y la dificultad asignadas a la pregunta en el formato //#etiq1 etiq2 …. //*dificultad La segunda fila (o primera si no se pone dificultad o etiquetas) contiene la pregunta El resto de filas contiene las respuestas

• La primera columna (tanto en preguntas como en respuestas), contiene la secuencia. Normal-mente 1., 2. … en preguntas y a), b), … en respuestas.

• La segunda tiene el texto de la pregunta o la respuesta • La tercera contiene (opcionalmente) la imagen asociada a la pregunta o la respuesta.

Es importante que la plantilla sea una matriz de texto porque si no, GEXCAT no puede discernir los con-tenidos.

9.2.5 Etiquetas17 (tags) y nivel de dificultad Una de las características avanzadas de GEXCAT es la posibilidad de que las preguntas lleven asociadas etiquetas con objeto de que se pueda acceder a un conjunto de preguntas que incorporen la misma eti-queta, facilitando el trabajo de selección de preguntas. Las etiquetas son un conjunto de letras, al que se puede dar cualquier valor, p.ej. calor, k36, 2725, … Una etiqueta es un conjunto de caracteres delimi-tado por espacios. En el campo de etiquetas de una pregunta se pueden incorporar tantas etiquetas como se quiera, separa-das por espacios. Por ejemplo: temperatura parte_1 entropía, serían tres etiquetas asociadas a la pregun-ta. En el momento de importar preguntas, se puede asociar a cada pregunta o grupo de preguntas las etique-tas que deseemos. La forma en que se incorporan etiquetas en cada formato (GIFT, CSV y TXT) se indica en el apartado de importación correspondiente. Cuando aparece la indicación de etiqueta en todos los formatos, se aplica a todas las preguntas a partir de esta indicación, salvo que aparezca una nueva etiqueta, aplicándose a partir de este momento la últi-ma etiqueta. Si no se desea que se siga aplicando, se deberá especificar una etiqueta en blanco. También se puede asociar a las preguntas un nivel de dificultad. Este nivel con posterioridad y en función de los resultados de los exámenes se modificará automáticamente (aunque también se puede desactivar esta posibilidad). Los valores posibles son de 1 a 9. ATENCIÓN Las et iquetas se apl icarán a las preguntas poster iores, hasta que vuelva a aparecer otra et iqueta d iferente o en blanco.

17 Ver Glosario

9.2.5.1 Formato GIFT 18 Es la forma mas sencilla de importar preguntas, ya que lo hace sin precisar ningún tipo de manipulación ni indicación. Las etiquetas se incorporan justo delante de las preguntas con el siguiente formato: :etiq1 etiq2 …:Pregunta….. Es decir, las etiquetas se informan entre : al comienzo y otro : al final

9.2.5.2 Formato CSV19 Las etiquetas se incorporan en una columna que lleva la cabecera: etiquetas La dificultad se incorpora en una columna que lleva la cabecera: dificultad

9.2.5.3 Formato TXT y DOCX Las etiquetas se incorporan con el siguiente formato: //#etiq1 etiq2 …. delante de la pregunta (o grupo de preguntas). Las dificultad se incorpora con el siguiente formato: //*dificultad, delante de la pregunta (o grupo de preguntas).

9.3 Generación exámenes en papel con formato propio del usuario

GEXCAT genera su propio formato de salida de examen en papel, utilizando varios tipos de ficheros (PDF, Word, ODT, Power Point, ..). Si el usuario quiere obtener una salida personalizada, puede editar estos ficheros y conseguir el tipo de examen que quiera. No obstante, la estructura de los ficheros de salida en cualquiera de estos formatos es complicada de manipular, al utilizar tablas anidadas de difícil edición. Vamos a dar una sencilla solu-ción a este problema utilizando como base el formato DOCX. Se trata de convertir el fichero original en formato Word (u ODT), en un fichero de texto plano. Para ello, se ha de guardar como texto sin formato (.txt). Una vez obtenido este fichero .TXT, se deberá editar con Word (u Open Office). De esta forma se dispo-ne de un fichero completamente manejable para obtener el formato que desee. Eventualmente se habrán perdido las imágenes asociadas a las preguntas y/o respuestas. En este caso el usuario puede copiarlas y pegarlas desde el fichero generado por GEXCAT al fichero generado a partir de la salida .TXT. El único requisito que se debe de cumplir OBLIGATORIAMENTE es no modificar ni el orden de las pre-guntas ni de las respuestas, ya que si se hace la corrección automática sería incorrecta. (Al generar un examen, GEXCAT guarda la plantilla de corrección de cada modelo de examen).

18 Ver Glosario 19 Ver Glosario

GUÍA DE USUARIO 75

10 Instrucciones para hacer exámenes tipo test

10.1 Instrucciones para el profesor Se ofrecen a continuación unas instrucciones basadas en la experiencia obtenida a partir de la utilización del programa GEXCAT en múltiples entornos

10.1.1 Preparación del examen

• Prepare siempre un 10% mas de hojas de respuestas que de exámenes • Haga esto especialmente las primeras veces que utilice GEXCAT. Se cometen mas errores. Pos-

teriormente los alumnos estarán habituados y apenas habrá errores. • Si los alumnos no han hecho ningún examen con GEXCAT, recomendamos enviar a los alumnos

con suficiente antelación por correo electrónico, la hoja de respuestas que vaya a utilizar en el examen, de forma que los alumnos hayan tenido la ocasión de tenerla en sus manos y practicar.

10.1.2 Instrucciones previas Antes del examen, especialmente las primeras veces, en que los alumnos no están familiarizados con la mecánica de este tipo de exámenes, es conveniente que el profesor de una explicación verbal de cómo realizarlo. Es conveniente dar estas instrucciones antes de repart ir las hojas de respuestas y las preguntas, ya que los alumnos tienen tendencia a no escuchar las instrucciones cuando tienen el examen en sus manos. El proceso recomendado es:

• Explicar la mecánica del examen y la forma de contestar en la hoja de respuestas (Modelo, DNI, Nombre, respuesta correcta, respuesta anulada, …) Ver 10.1.3

• Indicar que NO se puede escribir, hacer anotaciones, rayas, ni firmar dentro del recuadro delimi-tado por las líneas gruesas. En caso de tener que firmar la hoja, se debería hacer en el espacio que hay en el pie.

• Recalcar a los alumnos con carnet de extranjería o pasaporte que en la cabecera ún ica-mente se pueden poner números. S i el ident if icador t iene menos de ocho pos i-c iones, deben rellenar comenzando por la pr imera cas illa y dejar en blanco al f inal .

• Reparto de la hoja de respuesta. Se ha de pedir a los alumnos que rellenen la cabecera de la hoja de respuesta, Identificador, nombre y apellido (si no lo hacen inmediatamente, alguno se olvidará).

• Se confirma que los alumnos han rellenado correctamente la cabecera (volver a explicar el primer apartado). Se pide a los alumnos que comprueben que lo han hecho correctamente y que si ha habido cualquier error, pidan una nueva hoja de respuestas.

• Se reparte la hoja de preguntas y comienza el examen. Se recuerda que han de rellenar el cam-po modelo de examen.

• A los 10 minutos de comenzado el examen se vuelve a recalcar que conf irmen han rellenado completamente la cabecera y específ icamente el modelo de examen.

• A pesar de todo, siempre habrá alguien que no siga las instrucciones (la primera vez). Posterior-mente los errores serán previsiblemente mucho menos frecuentes.

10.1.3 Hoja de respuestas Dependiendo del número de preguntas y de respuestas que tenga un examen se pueden generar dos mo-delos de hoja de respuestas, uno con espacio para el nombre del alumno y otro sin este espacio. En caso de que no haya el espacio para el nombre, hay un espacio a pie de página en el que se puede entrar la información que el profesor desee (nombre, firma, …)

Modelo con casillas para identificador y nombre del alumno. Si se desea firmar la hoja se deberá hacer en el recuadro inferior derecho

Modelo con solamente casilla de identificador. El nombre y eventualmente la firma se han de indicar en el recuadro inferior derecho

Rellene la cabecera con sus datos:

• DNI o Sólo se pueden poner números

§ No se ha de rellenar la letra del NIF. § Si tiene carnet de extranjería, no debe entrar ni la primera ni la última letra. § Si su identificador contiene letras y números (p.ej. un pasaporte) se deberá

prescindir de las letras e introducir únicamente los números, empezando por la casilla de la izquierda y dejando en blanco las casillas sobrantes del final.

o Ha de marcar los segmentos. No son válidos los números escritos de forma tradi-cional.

• Nombre y apellidos en mayúsculas (En el caso de modelo con esta opción) • Utilice un bolígrafo negro o azul obscuro. ¡NUNCA UTILIZAR TINTA CLARA! • Siga las instrucciones de marcado • Si se equivoca, pida una nueva hoja de respuestas y rompa la antigua.

GUÍA DE USUARIO 77

ATENCIÓN

Los alumnos que tengan un identificador con letras (residentes, Erasmus, pasaporte) deben consignar únicamente los números de su identificador, eliminando todas las letras. La primera casilla debe estar rellenada. Como la longitud numérica del identificador será menor que ocho, las casillas en blanco deberán quedar al final.20

10.1.4 Durante el examen Se recomienda contar el número de alumnos que hay en el aula, con objeto de contrastar con el núme-ro de hojas de preguntas entregadas y finalmente con el número de exámenes recogidos. Uno de los problemas existentes con los exámenes tipo test es que los alumnos confeccionen su propio banco de preguntas a partir por ejemplo, de las hojas de preguntas de los exámenes y estudien única-mente estas respuestas, por lo que hay que intentar complicar este tipo de actuaciones. La única incidencia posible sería que el alumno le pida una hoja de respuestas. Entréguele una nueva y rompa o inutilice la antigua. Otra pregunta frecuente es cómo volver a dar como válida una respuesta anulada (respuesta con las dos mitades marcadas). Hay dos opciones, la primera y mas formal es entregar una nueva hoja de respuestas y otra mas informal (y teóricamente prohibida), es marcar con un tipex líquido encima de la respuesta anulada, para convertir-la en una respuesta correcta. ¡Funciona!

10.1.5 Recogida del examen Al finalizar el examen se recomienda recoger conjuntamente, sin separar, la hoja de respuestas y la de preguntas. Se hace recuento para que coincida con el número de alumnos que han realizado el examen. Posteriormente, si hay alguna incidencia, siempre se puede consultar la hoja de preguntas y respuestas y detectar o corregir el problema presentado (p.ej. olvido de rellenar el modelo de examen).

10.1.6 Proceso de corrección El primer paso es el escaneo de los exámenes. Para ello, se han de agrupar las hojas de respuestas, sin ningún tipo de ordenación. Las instrucciones para el escaneo son:

• Salida en formato bitmap (BMP) o (JPG) Joint Photographic Experts Group. La opción mas precisa es BMP, a costa de un tamaño muy grande de fichero. La opción JPG aunque genera un fichero de menos tamaño ha de tener calidad máxima para funcionar adecuadamente.

• Resolución mínima 300 ppp (puntos por pulgada o dpi) o JPEG: Calidad: máxima o BMP: sólo admite los formatos de 1, 4, 8, 24 y 32 bits. Sin compresión RLE

• Imágenes correctamente alineadas (lado corto, eje x). En algunos modelos de escáneres de alta capacidad, las imágenes aparecen giradas 90º (puede configurarse para que aparezcan con la orientación adecuada). Se pueden enderezar todos los escaneos en una sola operación, utilizan-do una opción estándar de Windows o bien se ha de volver a escanear para conseguir la orienta-ción correcta.

• Todos los ficheros escaneados han de estar obligatoriamente en un mismo directorio en el que no debe haber ningún otro fichero.

20 En estos casos el profesor puede asignar unos códigos especiales a estos alumnos, comentándoles posteriormente cual será su código.

• Se recomienda dar a los directorios un nombre relacionado con el examen, así como a los fiche-ros de las hojas de respuestas escaneadas. En caso de cometer algún error, siempre se podrá identificar por el nombre del fichero.

Una vez escaneados, se ha de entrar en GEXCAT, ir a proceso GEXCAT, escoger el examen a corregir, in-dicar el directorio donde hemos escaneado los exámenes, otro directorio para los posibles errores, la

opción de mover o no los posibles ficheros con errores y pulsar el botón para que comience inme-diatamente el proceso de corrección, a una velocidad de unos 30 exámenes por minuto. Una vez finali-zado, aparecerá información sobre los posibles errores detectados (que se podrán corregir sobre la mar-cha) y se mostrará el formulario de notas.

10.2 Instrucciones para los alumnos Se indican a continuación unas instrucciones que se pueden entregar a los alumnos para ayudarles a pre-parar exámenes tipo test. Son especialmente adecuadas si no están acostumbrados a realizar este tipo de exámenes, al proporcionarles unas pautas útiles. Estrategias para hacer exámenes tipo test21

• Preste atención al tiempo con que cuente para hacer el examen; es recomendable llevar un re-loj.

• Compruebe si hay penalización por las respuestas incorrectas. • Hojee el examen: a medida que lo lea tome nota de aquellas preguntas que parecen más senci-

llos y aquellas que parecen más complicados • Comience con las preguntas que pueda responder fácilmente; no pierda tiempo al principio con

las más complicadas. Asegúrese los puntos de las preguntas que se sepa bien. • Vuelva a las preguntas que no pudo responder en el primer intento. Quizás pueda responder con

facilidad ahora por el sólo hecho de estar más relajado por haber respondido ya a otras pregun-tas; algunas veces la respuesta a una pregunta nos da pistas para responder a otra.

• Lea e intente comprender el enunciado antes de mirar las alternativas y de elegir una. Evite sa-car conclusiones apresuradas acerca de lo que crea que se pregunta.

• Subraye los términos clave y las palabras que aporten pistas. Cuando se encuentre con térmi-nos ambiguos tradúzcalos a sus propias palabras.

• Piense en la respuesta correcta y después búsquela entre las alternativas. • En caso de que las alternativas difieran sólo en una o dos palabras, o en el orden de uno o dos

términos, puede resultar útil leer el enunciado de la pregunta seguido de una alternativa (mien-tras no tiene en cuenta las otras).

o Con este método será más fácil discriminar las opciones y eliminar aquellas que no completan adecuadamente el enunciado.

• También puede responder a todas las preguntas de un mismo tema, y evitar la mezcla de temas. Esto requiere tener mucho cuidado en completar todos las preguntas sin saltarse ninguna.

• Preste especial atención a la terminología que conecta las alternativas o preguntas con áreas clave de la asignatura, las clases o capítulos; puede ayudarle a reducir las alternativas posibles y llegar a la mejor respuesta.

• Suelen ser incorrectas las opciones: o que tienen un estilo muy diferente de las demás opciones, o que no concuerdan gramaticalmente con el enunciado, o que no son del área o tema de la pregunta, pero tienen que ver con otras áreas de la

asignatura.

21 Gabinete Psicopedagógico Universidad de Granada. http://www.ugr.es/~ve/pdf/test.pdf

GUÍA DE USUARIO 79

11 Ventajas e inconvenientes exámenes tipo test

11.1 Sitios para consultar Creación de exámenes t ipo test de respuesta múlt iple http://www.uam.es/personal_pdi/.../cfya2/examenes%20tipo%20test.pdf Las pruebas objet ivas : normas, modal idades y cuest iones d iscut idas www.upcomillas.es/personal/peter/.../PruebasObjetivas.pdf How to Prepare Better Multiple-Choice Test Items: Guidel ines for . . . http://test ing.byu.edu/info/handbooks/betteritems.pdf http://wlv.academia.edu/BobFoster/Papers/1308267/Improve_the_output_from_a_MCQ_test_item_generator_using_Statistical_NLP http://masteringmultiplechoice.com/book/faqs/ http://www.fairtest.org/facts/mctfcat.html

11.2 Ventajas

• Corrección exacta, rápida y objetiva. o Recorrección sin esfuerzo con GEXCAT

• Mejora la calidad al permitir al profesor disponer de mas tiempo para lo realmente interesante: creación y análisis.

• Especialmente útil en cursos muy numerosos o en profesores con gran carga de trabajo. • Resultado objetivo e imparcial. • Corrección justa. Mismo criterio para todos los alumnos • Conceptos a evaluar idénticos para todos los alumnos. Contestan únicamente a lo preguntado,

sin salirse del tema. • Mejora la calidad

o De la enseñanza o De los exámenes

• Análisis estadístico en tiempo real sobre la marcha del curso. • Herramientas estadísticas y de análisis de los exámenes

o Permite mejorar la calidad de la base de datos de preguntas. • Permite la evaluación de aspectos muy concretos,

o Para detectar conceptos erróneos o equivocaciones habituales. • Permiten una evaluación continua sin esfuerzo • Habitúan a los alumnos a estudiar de forma constante

o Evaluaciones frecuentes • Resultados obtenidos y entregados de forma prácticamente instantánea

o Alumnos no están pendientes de notas o Permite al profesor corregir o reorientar enseñanza según resultados obtenidos

• Banco de preguntas cada vez mejor o Ampliable curso tras curso o Se puede compartir con otros profesores o Con calidad contrastada a partir de las estadísticas obtenidas en los exámenes

11.3 Inconvenientes

• Inconveniente principal: disponer de buenas preguntas o que no solo sirvan para evaluar la memoria.

• Se necesita mucho tiempo y experiencia para preparar buenas preguntas.

o Se tiende a hacer preguntas simples, ya que requieren menos esfuerzo. o La gran mayoría de este tipo de exámenes es un examen memorístico.

• No puede usarse, para evaluar conocimientos y competencias complejas o lingüísticas, creatividad, análisis, síntesis, …

• No se puede evaluar el proceso de pensamiento del alumno. • Posibilidad de contestar y acertar respuestas al azar

o Minimizado con suficiente nº de preguntas y de respuestas • Posibilidad de obtener mejores notas a alumnos “entrenados” • Posibilidad de que los alumnos tengan las preguntas de años anteriores.

o Los alumnos estudian solo las respuestas para aprobar o Minimizado con nº suficiente de preguntas y GEXCAT

11.4 RESUMEN Los exámenes tipo test no se debe utilizar como única herramienta de evaluación …Pero

• pueden ser una muy buena herramienta si se utilizan con otras complementarias • Permiten una evaluación continua • Habitúan a los estudiantes a seguir la marcha del curso, al poder realizarse evaluaciones con

menos esfuerzo • Mejoran la calidad de la enseñanza • Hacen mejor al profesor • Al ofrecerle herramientas de análisis

o Que le informan en tiempo real sobre la marcha del curso • Al permitirle hacer todos los exámenes que quiera

o Aumenta su experiencia • Al permitirle emplear otras herramientas

o Por disponer de mas tiempo

GUÍA DE USUARIO 81

ANEXO 1

FÓRMULAS AVANZADAS PARA CÁLCULO DE NOTAS Desde la versión 2.6.3 se ha incorporado en el formulario de notas la posibilidad de hacer un cálculo avanzado de notas utilizando Javascript. En Propiedades, Exámenes, pulsando el botón criterios de corrección, Avanzado, se presenta la siguiente pantalla:

Por defecto se ofrece el cálculo de notas para exámenes no uniformes utilizando como base la fórmula estándar. Si se quisiese utilizar otro tipo de cálculo, se ha de copiar y pegar en la ventana el nuevo programa escri-to en Javascript y que deberá utilizar las variables descritas a continuación (sensibles a mayúsculas y mi-núsculas) :

MATRIZ Matriz de corrección. Filas-alumnos, columnas-respuesta a las preguntas. Valores de las celdas: 1 respuesta correcta, -1 respuesta incorrecta, 0 en blanco

ALUMNOS: Número de alumnos

PREGUNTAS Número de preguntas

RESPUESTAS Respuestas por pregunta

CORRECTAS Respuestas correctas

NOTAS: Notas calculadas

CALCULO DE NOTAS DE UN EXAMEN NO UNIFORME Para calcular las notas de un examen no uniforme (que contiene preguntas con un número variable de respuestas), se ofrece en modo nativo la siguiente fórmula para calcular la nota.

El cálculo se hace como en la fórmula estándar, pero calculando la nota pregunta a pregunta de la si-guiente forma:

• Si la pregunta es acertada, suma 1 • Si la pregunta es fallada, resta 1/(Nº respuestas pregunta - 1) • Se va sumando el resultado de cada pregunta en la variable nota

Finalmente se calcula la nota final *10/Nº preguntas El código JAVASCRIPT utilizado es el siguiente: var i, j; for (i = 0; i < ALUMNOS; i++) { NOTAS[i] = 0; for (j = 0; j < PREGUNTAS; j++) { if (CORRECTAS[j] == 0) { NOTAS[i] += 10/PREGUNTAS; } else if (MATRIZ[i][j] == 1) { NOTAS[i] += 10/PREGUNTAS; } else if (MATRIZ[i][j] == -1 ) { NOTAS[i] -= 10/PREGUNTAS/(RESPUESTAS[j]-1); } } } ;

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GLOSARIO

CSV Los ficheros CSV (del inglés comma-separated values) son un tipo de documento en formato abierto sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas (o punto y coma en donde la coma es el separador decimal: España, Fran-cia, Italia...) y las filas por saltos de línea. Los campos que contengan una coma, un salto de línea o una comilla doble deben ser encerra-dos entre comillas dobles. El formato CSV es muy sencillo y no indica un juego de caracteres concreto, ni cómo van situados los bytes, ni el formato para el salto de línea. Estos puntos deben indicarse muchas veces al abrir el fichero, por ejemplo, con una hoja de cálculo. Cuando el mismo texto contiene comas es aconsejable usar un delimitador. De esta ma-nera se diferencian los separadores de columna de las comas del mismo texto. Habitualmente se usan comillas. En algunos casos el separador de columnas puede ser el punto y coma (";").

DIFICULTAD Valor objetivo asignado automáticamente a una pregunta como resultado de la corrección de un examen, con un valor de 0 a 10. En pre-guntas tipo test, es el porcentaje redondeado de alumnos que han fallado históricamente dicha respuesta (68% de fallos, dificultad 7, 23% fallos, dificultad 2). En preguntas de desa-rrollo es la nota media histórica redondeada con la que se ha calificado a los alumnos.

ETIQUETAS Identificador(es) que se asigna a cada pregunta, con objeto de obtener una información o cla-sificación mas precisa de la misma. Es un con-junto de caracteres o números consecutivos sin espacios intermedios (el espacio sirve para separar las etiquetas).

GIFT El formato GIFT permite escribir con un editor de texto cualquier tipo de preguntas en for-

mato múltiple respuesta, verdadero-falso, res-puesta corta, numéricas, … en un formato sen-cillo que pueda ser importado o exportado. El formato ha sido desarrollado por la comunidad Moodle, pero otro software puede utilizarlo con un mayor o menor grado de amplitud. Para obtener una información mas detallada, visitar: http://docs.moodle.org/all/es/GIFT

HTML HTML, siglas de HyperText Markup Lan-guage («lenguaje de marcado hipertextual»), hace referencia al lenguaje de marcado para la elaboración de páginas web. Es un estándar que, en sus diferentes versiones, define una estruc-tura básica y un código (denominado código HTML) para la definición de contenido de una página web, como texto, imágenes, etc. Es un estándar a cargo de la W3C, organización dedi-cada a la estandarización de casi todas las tec-nologías ligadas a la web, sobre todo en lo referente a su escritura e interpretación.

LaTeX

(escrito LaTeX en texto llano) es un sistema de composición de textos, orienta-do especialmente a la creación de libros, do-cumentos científicos y técnicos que conten-gan fórmulas matemáticas. LaTeX está formado por un gran conjunto de macros de TeX, escrito por Leslie Lamport en 1984, con la intención de facilitar el uso del

lenguaje de composición tipográfica, , creado por Donald Knuth. Es muy utilizado pa-ra la composición de artículos académicos, tesis y libros técnicos, dado que la calidad ti-pográfica de los documentos realizados con LaTeX es comparable a la de una editorial científica de primera línea. LaTeX es software libre bajo licencia LPPL. Enlace a abundante información sobre LaTeX: http://es.wikipedia.org/wiki/LaTeX

MCQ Acrónimo de Multiple Choice Question. Pre-gunta de respuesta múltiple. Utilizada habi-tualmente en los exámenes tipo test.

MODELO (DE EXAMEN) Una vez seleccionadas las preguntas de un examen, el modelo de examen indica el núme-ro de ficheros en formato imprimible que gene-rará GEXCAT. Todos los modelos de examen tendrán las mismas preguntas y respuestas, barajadas aleatoriamente, permitiendo que alumnos próximos tengan tipos de examen diferente, lo que dificulta la posibilidad de co-pia. El alumno tiene que consignar manualmente el modelo de examen que figura en la hoja de preguntas que le haya correspondido.

NIVEL DE DIFICULTAD Valor asignado por GEXCAT a cada una de las preguntas de su base de datos. En exámenes tipo test es el complemento a 10, redondeado a 1, del porcentaje de aciertos que ha tenido una pregunta. Es decir, una pregunta que ha sido acertada por el 33% de los alumnos ten-drá dificultad 7 y una que ha sido acertada por el 68%, dificultad 3. En el caso de las preguntas de desarrollo, es el complemento a 10, redondeado a 1, de la nota media obtenida por los alumnos.