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Guía de Usuario de ENCUESTAFACIL (v1.0)

1. INICIAR SESION....................................................................................................................2 2. CREAR UNA ENCUESTA .....................................................................................................3 3. EDITAR ENCUESTA..............................................................................................................4

Ejemplo ........................................................................................................................................4 4. PERSONALIZA LAS OPCIONES DE TU ENCUESTA .......................................................8 5. CONFECCION DE LISTAS DE CORREO ............................................................................9

5.1 Nueva Lista.............................................................................................................................9

5.2 Importar direcciones a una lista............................................................................................10

5.3 Exportar direcciones de una lista..........................................................................................13

5.4 Mensajes Enviados ...............................................................................................................14

5.5 Enviar ...................................................................................................................................14 6. LANZAR LA ENCUESTA Y RECOPILAR LAS RESPUESTAS ......................................15

6.1 Métodos de recopilación de respuestas ................................................................................15 7. ANALIZAR LOS RESULTADOS EN TIEMPO REAL ......................................................16

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1. INICIAR SESION Acceder a http://www.encuestafacil.com e introducir el usuario y la contraseña facilitados por las TIC (el usuario es del tipo usuario@ehu.es ).

Una vez dentro de encuestafacil disponemos de un menú principal que nos facilita la creación y gestión de las encuestas:

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2. CREAR UNA ENCUESTA

Una vez en "mis encuestas", seleccionar "nueva encuesta".

y selecciona una de las siguientes opciones:

• Desde 0 • Utilizando cualquiera de las 50 plantillas existentes • Reutilizando una existente.

En nuestro ejemplo de creación de encuesta, vamos a seleccionar una plantilla. Seleccionamos <De Plantillas>, <Instituciones Académicas>, <Evaluación de Profesor> y pulsamos en <Siguiente>

A continuación se nos muestra el apartado ‘Edición de la encuesta’, puede seguir este ejemplo en el punto 3 Editar encuesta.

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3. EDITAR ENCUESTA

Selecciona la encuesta que quieres editar, para su modificación y haz click en "editar encuesta".

Para la encuesta seleccionada podrás:

• Añadir o quitar preguntas y páginas a la encuesta • Elegir entre más de 18 tipos de preguntas • Añadir imágenes asociadas a preguntas o respuestas • Aplicar filtros.

Ejemplo El ejemplo se realiza sobre la plantilla seleccionada, <Evaluación de Profesor>, que nos facilitará la construcción de nuestra encuesta. Iremos seleccionando las opciones que más nos interesen.

NUMERACIÓN DE PÁGINAS Y PREGUNTAS

Usar numeración de páginas

Usar numeración de preguntas

Numerar las preguntas para cada página

Numerar las preguntas para toda la e ncuesta

Guardar

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Título: Evaluación de Profesor Este es el momento de elegir el Título para nuestra encuesta, podremos cambiarlo pulsando el botón <Cambiar>.

Cambiar Página (+)

Pagina 1 Normalmente en la primera página de la encuesta se le indica al usuario en qué consiste y el tiempo que le llevará responderla. Si necesitamos más páginas para mostrarle nuestro objetivo, etc. pulsaremos el botón <Página (+)>

Página 1: Tu opinión cuenta

Por favor, dedica unos minutos a completar este pequeño cuestionario, la información que nos

proporciones será utilizada para evaluar a tu profesor.

Tus respuestas serán tratadas de forma confidencial.

Este cuestionario dura aproximadamente [5] minutos.

Cambiar

Copiar/Mover

Borrar

Podemos cambiar la información que nos ofrece la plantilla pulsando el botón <Cambiar>

Configuración de las preguntas de la encuesta

En el ejemplo la 1ª. Pregunta solicita el nombre del profesor.

Podemos decidir añadir una pregunta u otra página de preguntas por delante de esta pulsando los botones que se muestran a continuación

Pregunta (+)

Página (+)

1.

Nombre del profesor a evaluar:

Cambiar

Imagenes

Filtrar (+)

Copiar/Mover

Borrar

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LOOO

Explicación de las opciones para cada una de las preguntas <Cambiar>: Permite cambiar el texto, tipo de pregunta. La parte izquierda del siguiente pantallazo nos muestra los diferentes tipos de preguntas que podemos utilizar en la encuesta.

<Imágenes>: Añadir imágenes. <Filtrar>: Los filtros de preguntas permiten alterar la secuencia en la que se muestran las preguntas al encuestado saltando parte de la encuesta en función de las respuestas que haya dado a una pregunta concreta. <Copiar/Mover>: Trasladarla a otro lugar en la encuesta <Borrar>: Eliminar esa pregunta de la encuesta.

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En el ejemplo, la 2ª pregunta es de selección múltiple

Pregunta (+)

Página (+)

2. ¿Cuál es tu grado de acuerdo con las siguientes afirmaciones sobre tu profesor? El profesor...

Totalmente de acuerdo

Más o menos de acuerdo

En desacuerdo No aplicable

Muestra entusiasmo por su asignatura

Promueve la participación de los alumnos

Respeta a todos sus alumnos

Está al día de los avances en la asignatura que imparte

Demuestra sensibilidad ante las diferencias culturales

Utiliza ejemplos útiles para explicar su asignatura

Es receptivo y está abierto a nuevas ideas

Cambiar

Imagenes

Filtrar (+)

Copiar/Mover

Borrar

Pregunta (+)

Página (+)

En el ejemplo, la 3ª pregunta es del tipo “una respuesta horizontal”

3. ¿Te gustaría volver a dar una asignatura con este profesor?

Sí No

Cambiar

Imagenes

Filtrar (+)

Copiar/Mover

Borrar

Pregunta (+)

Página (+)

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La encuesta ha concluido. Muchas gracias por tu colaboración.

Cambiar

Imagenes

Filtrar (+)

Copiar/Mover

Borrar

Pregunta (+)

Página (+)

A continuación hacer click en el botón <Vista final> para ver cómo nos ha quedado la encuesta.

4. PERSONALIZA LAS OPCIONES DE TU ENCUESTA Selecciona la encuesta y haz click en "opciones".

Desde aquí podrás:

• Personalizar los parámetros operativos de tu encuesta • Elegir la opción de respuesta que necesites • Determinar si quieres poner una clave de acceso a tu encuesta • Compartir los resultados de la encuesta mediante un link • Personalizar el diseño o aspecto de tu encuesta • Insertar el logotipo que quieras tanto en encabezado como pie de página • Personalizar los colores • Personalizar los mensajes del sistema (idiomas, contenido, ...)

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5. CONFECCION DE LISTAS DE CORREO En el Menú principal elegimos la opción ‘Mis listas’.

5.1 Nueva Lista

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5.2 Importar direcciones a una lista

a) Introducción manual de las direcciones de correo a importar

Cada dirección de correo ocupa una línea distinta. En cada línea y separados por el carácter ‘coma’, además de la dirección e-mail, se incorporan

otros datos opcionales y en el siguiente orden: Email, Nombre, Apellido 1, Apellido 2, Libre, Clave.

El último dato se corresponde con una clave que se puede asignar para el acceso a los cuestionarios. Una vez introducidas las direcciones en la caja de texto según el formato, se le da al botón de importar, creándose así la lista de direcciones. Podemos ver un ejemplo en el siguiente pantallazo.

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b) Importación de datos a “Mis Listas” desde un archivo Outlook

1. Abrir Outlook

2. Ir a Menú: Archivo.

3. Importar y exportar

4. Exportar a un archivo.

5. Elegir el formato del archivo al que quiero exportar los contactos de Outlook.

6. En este caso, lo recomendable es exportarlo a un archivo de tipo Excel.

7. Elegir la carpeta contactos para exportar

8. Seleccionar el destino del archivo Excel.

9. Finalizar el proceso de exportación.

10. El archivo Excel tendrá tantos campos (columnas) como los predefinidos por las tarjetas de contacto de Outlook, por lo tanto será necesario ajustar la base para poder realizar una importación a Mis Listas desde el archivo Excel. Los campos en Mis Listas son los siguientes: (email, nombre, apellido1, apellido2, y campo libre)

11. Elige la carpeta de Contactos para a exportar.

Más información en http://www.encuestafacil.com/documentos/ef/OutlookMisListas.pdf

c) Importación de datos a “Mis Listas” desde un archivo Excel.

1. Abrir la Base de Datos en Excel

2. Guardar el archivo como CSV (delimitado por comas)

3. Abrir el archivo CSV como archivo de texto (por ejemplo con aplicación es como WordPad, Bloc de notas, etc.)

4. Puede que alguna versión de Excel guarde el formato CSV delimitado por puntos y comas (;) En este caso habrá que sustituir los puntos y comas (;) por comas (,). Para ello es necesario ir a: Edición >> Reemplazar.

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5. Copia los datos del archivo de texto.

6. En www.encuestafacil.com, dentro de Mis Listas, crear una nueva lista de distribución o seleccionar una de las ya existentes.

7. Importar:

• Pegar los datos del archivo de texto

• Importar

8. A continuación se podrá visualizar el estado de la lista.

Más información en http://www.encuestafacil.com/documentos/ef/ImportMisListas.pdf

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5.3 Exportar direcciones de una lista

a) Exportar los datos a Excel

1. Seleccionar una encuesta o ir a Resultados dentro de Mis Encuestas.

2. Seleccionar Exportar:

• Detallado ó

• Resumen

3. Abrir una hoja de cálculo nueva desde Excel.

4. Ir a Datos:

• Obtener datos externos

• Importar archivo de texto

5. Seleccionar el archivo que queremos visualizar en Excel.

6. Elegir Delimitados para formatos delimitados por comas y tabuladores.

7. Elegir como separador coma.

8. Definir el formato de los Datos (por defecto general).

9. Importar datos en la hoja de Cálculo.

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5.4 Mensajes Enviados Te permite consultar el estado de envíos de los correos electrónicos.

No enviado: No se ha enviado la encuesta a ese email o ha habido algún fallo en el envío o el

envío se ha programado para más adelante.

Sin respuesta: El envío se ha realizado, y aún no se ha hecho click en el link de la encuesta.

Contestando: En este momento se está contestando a la encuesta o se ha hecho click en el botón

"Continuaré más tarde" o se ha cerrado la ventana del navegador (El encuestado no ha llegado a

pulsar "Fin" en la última página).

Cuestionario abandonado: No se ha concluido con éxito la encuesta, se ha pulsado el botón

"Abandonar".

Cuestionario finalizado: Se ha concluido con éxito la encuesta. (Ha llegado a la última página y

ha pulsado "Fin").

5.5 Enviar En esta opción se elige el destinatario, o lista destinataria, y el cuerpo del mensaje a enviar. Se

debe personalizar y adecuar el mensaje a enviar a los destinatarios de la encuesta.

La personalización o cuerpo del mensaje se diseña e introduce en una caja de texto, exponiendo

motivos, objetivos o toda aquella información que se desee hacer publica.

Se recomienda hacer un test de envío, para recibir en tu cuenta una copia exacta del mensaje.

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6. LANZAR LA ENCUESTA Y RECOPILAR LAS RESPUESTAS

Tras el diseño de la encuesta hay que escoger el método para recoger respuestas:

a. Abre la encuesta al público, haz click en "Cerrada al público" y se pondrá en estado ‘Abierta al público’.

b. Selecciona la encuesta y haz click en "Links a Encuestas" c. Elige el método de recogida de respuestas que necesites:

6.1 Métodos de recopilación de respuestas Tras diseñar la encuesta, debes decidir cómo hacerla llegar a los participantes. Existen 8 métodos posibles clasificados en 3 grupos:

a) Invitaciones por Email: Envía un link a tu encuesta dentro de un Email. Al pulsar el link, los encuestados son llevados a la primera página de la encuesta.

• Desde tu propio correo: copia y pega el link a tu encuesta dentro del Email. • Desde EncuestaFacil.com: Envía el link a tu lista de distribución en un Email generado

por EncuestaFacil.com. Este método permite hacer un seguimiento de las personas que responden, ya que es el único entre los cuatro métodos que registra la identidad de los encuestados.

b) Desde una página Web propia, también puedes recopilar respuestas,...

• Link o botón web: Enlace integrado en tu web que dirige a los visitantes a la encuesta. • iframe: Incluye la encuesta dentro de tu página web habilitando un iframe. • Pop-up: La encuesta aparece en un pop-up cuando alguien visita una determinada página

de tu web. La encuesta aparecerá una sola una vez por visitante único salvo que indiques lo contrario en el apartado 'opciones' en 'Mis Encuestas'.

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c) Otros métodos de recogida:

• Dispositivo móvil: PDA, kiosco de Internet, PC Público..., copia y pega este link en tu barra del navegador.

• Call Center: Copia y pega este link en la barra del navegador de los ordenadores que se usarán en el call center.

• Imprimir encuesta: (Funcionalidad exclusiva para los clientes de bono oro). En algunas ocasiones, necesitarás realizar encuestas a través del método tradicional. Ahora, podrás descargar el cuestionario en formato RTF (puedes abrirlo con WORD o cualquier otro editor que soporte este formato). Posteriormente, podrás introducir las respuestas recopiladas poniendo la encuesta en el modo “Entrada de datos / Call center” (desde “Mis encuestas” - “Parámetros operativos” - “Opciones de respuesta”). Utiliza el link que te damos en el apartado “Call center” de esta misma página para la introducción.

7. ANALIZAR LOS RESULTADOS EN TIEMPO REAL Una vez recopilados los datos de tu encuesta, puedes ver los resultados desde "Mis encuestas". Selecciona la encuesta y haz click en "resultados":

a. Consulta el informe de resultados en tiempo real con barras de frecuencia y porcentajes

b. Aplica filtros en el informe c. Consulta lo que han contestado cuestionario a cuestionario d. Descarga resultados en formato CSV, utilizable por Excel, SPSS y programas

similares.

En http://www.encuestafacil.com/documentos/ef/GraficosInterac.pdf se dispone de las instrucciones de uso de los gráficos interactivos.