ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES (OIM)

Calle Miguel Seminario N° 320, piso 14, San Isidro, Lima, Perú Teléfonos: 633. 0000. Fax: 440.9106

www.oimperu.org

GUIA DE PROCEDIMIENTOS

DE PROYECTOS

OIM

(REVISION V)

2

I NDI CE

INTRODUCCION 4 PRIMERA PARTE: CAPITULO I CONTENIDO DE LA GUIA DE PROCEDIMIENTOS OIM 6 CAPITULO II PROYECTOS DE COOPERACIÓN EN LA OIM 7 CAPITULO III PLANIFICACIÓN, DISEÑO Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS 10 CAPITULO IV RESULTADOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR 17 CAPITULO V MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS 18

SEGUNDA PARTE: CAPITULO VI MANEJO FINANCIERO 22 CAPITULO VII PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS 23 CAPITULO VIII ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 28 CAPITULO IX CONTRATACIÓN DE SERVICIO DE EJECUCIÓN DE OBRAS, ESTUDIOS Y CONSULTORIAS 31 CAPITULO X LOS PAGOS, ANTICIPOS Y REEMBOLSOS CON ORGANISMOS FINANCIEROS MULTILATERALES 37 CAPITULO XI AUDITORIA DE PROYECTOS 41

3

ANEXOS: 43 ANEXO 1: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL DEL PROYECTO ANEXO 2: MODELO DE CONTRATO DE ESPERTO O CONSULTOR ANEXO 3: TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE

PERSONAL DEL PROYECTO ANEXO 4: MODELO DE REQUERIMIENTO DE ADQUISICION ANEXO 5: ORDENES DE COMPRA ANEXO 6: ORDENES DE SERVICIO ANEXO 7: MODELO DE CARTA DE ADSCRIPCION DE PERSONAL

EXTRANJEROS ANEXO 8: FORMATO PARA LA MODIFICACION DE CONTRATOS DE

PERSONAL DEL PROYECTO ANEXO 9: CONTRATO DE COMPRA / VENTA ANEXO 10: TERMINOS DE REFERENCIA PARA LAS AUDITORIAS DE LOS

PROYECTOS DE LA OIM ANEXO 11: TERMINOS DE REFERENCIA PARA SOLICITAR EL PAGO

DE PASAJES Y VIATICOS ANEXO 12: ESQUEMA DE PRESUPUESTO DE PROYECTO ANEXO 13: REGLAMENTO DE CONCILIACION DE OIM ANEXO 14: REGLAMENTO DE ARBITRAJE DE OIM ANEXO 15: REQUISITOS PARA LA PRECALIFICACIÓN DE POSTORES ANEXO 16: CUADRO DE PRECALIFICACIÓN DE POSTORES ANEXO 17: FLUJOGRAMA DE ADQUISICIÓN SEGÚN GUÍA DE PROCEDIMIENTOS ANEXO 18: FLUJOGRAMA DE PAGOS SEGÚN GUÍA DE PROCEDIMIENTOS ANEXO 19: DESCRIPCION DE PROCESOS ANEXO 20: OFICIOS OSCE (CONSUCODE) Y APCI

4

INTRODUCCION

La Misión en el Perú, presenta un documento de carácter referencial y esquematiza el procedimiento más utilizado en los proyectos que ejecuta. La Guía de Procedimientos Administrativos de la OIM, tiene como propósito facilitar la elaboración, seguimiento, ejecución y evaluación de los Proyectos que se implementan dentro de la región. Los Proyectos gestionados por el Gobierno del Perú son trasladados a la Sede Central de la Organización Internacional para las Migraciones (OIM) en Ginebra – Suiza, para su confirmación y asignación del Código de Proyecto, con el cual se le identifica durante su vigencia de Ejecución. La Misión en el Perú, tiene las siguientes referencias:

Calle Miguel Seminario N° 320, piso 14, San Isidro, Lima, Perú. Teléfonos: 633. 0000. Fax: 440.9106 Web: www.oimperu.org Horario de atención: De Lunes a Viernes: 08:30 a 12:30 y 14:30 a l7:00

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PRIMERA PARTE

GUIA DE PROCEDIMIENTOS DE LA OIM

6

CAPITULO I

CONTENIDO DE LA GUIA DE PROCEDIMIENTOS OIM

La Guía de Procedimientos de la OIM se orienta fundamentalmente a brindar los lineamientos básicos que faciliten y dinamicen el trabajo tanto a la OIM como a la Unidad Ejecutora del Proyecto. La Guía de Procedimientos contiene en su primera parte instrucciones de carácter práctico en la concepción, planificación, y diseño de un proyecto, y en una segunda parte los aspectos operativos relacionados con la ejecución del presupuesto del proyecto, a partir de una identificación de los requerimientos y necesidades gubernamentales con los objetivos fundamentales de la Organización. Los proyectos abarcan principalmente los campos de:

1) Asesoramiento; 2) Capacitación; 3) Servicio de voluntarios; 4) Equipamiento; 5) Cooperación Técnica entre Países en Desarrollo (CTPD) En la Guía de Procedimientos se explica, dentro de un contexto de política general, el por qué realizamos nuestros proyectos, en qué centramos nuestro interés, cuál es la mejor forma de ejecutarlos (y con quién), y cuál es el papel de la OIM respecto de la migración mundial y a las necesidades de desarrollo y prioridades de los Gobiernos Miembros.

En esta Guía de Procedimientos se muestra que con relación a los Proyectos la planificación, el diseño y la ejecución de los mismos es un proceso cíclico que comienza con las directivas de política y termina con la retroinformación sobre esa política. En el manual también se precisan las responsabilidades organizativas dentro de este ciclo: la circulación de los esquemas y propuestas de proyectos y la delegación de la responsabilidad de la gestión de los proyectos.

La Guía de Procedimientos en su segunda parte presenta los aspectos operativos que se deben cumplir para alcanzar las metas establecidas en los Programas de Cooperación; está conformada por actividades prácticas en los campos financiero, logístico, contable y abarca también los procesos de Auditoría.

La Guía de Procedimientos presenta los pasos que se siguen para la formulación y elaboración del Presupuesto Operativo, las acciones de Logística relacionada con la Adquisición de Bienes y Equipos en el Mercado Local e Internacional, la contratación de servicios de ejecución de obras, estudios y consultorías, los criterios para implementar y desarrollar el sistema de contabilidad, las regulaciones respecto a la preparación de los informes financieros y contables, la preparación y ejecución de los trabajos de Auditoría.

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CAPITULO I I

PROYECTOS DE COOPERACION EN LA OIM

Un proyecto es el modo más corriente en el que una organización internacional como la OIM traduce sus objetivos de política general en las operaciones adecuadas y consigue así el logro de esos objetivos. El proyecto permite a la OIM ofrecer y proporcionar de manera sistemática servicios, apoyo y cooperación a los gobiernos y a otros beneficiarios en los campos especializados que corresponden a su mandato.

Técnicamente un proyecto está constituido por un conjunto de actividades (o a veces por una sola actividad) diseñadas para conseguir objetivos precisos dentro de un calendario y un presupuesto específicos. Se trata en general de contribuir a una meta más amplia en materia de desarrollo nacional, regional, o internacional (a menos que no se trate de ofrecer directamente un servicio de migración o una ayuda humanitaria).

La necesidad de un proyecto y el tipo de proyecto que se necesita deben siempre determinarse consultando con todos los interesados (gobiernos, migrantes, donantes y otros organismos comprometidos). La forma en que se identifica y diseña un proyecto y con qué efectividad se consiguen los objetivos fijados, son preguntas que conciernen por igual a la OIM, a los gobiernos interesados y unidades ejecutoras o entidades donantes que financian total o parcialmente el proyecto.

La OIM trabaja en estrecha asociación con los beneficiarios del proyecto desde las fases preliminares de la concepción y tiene en cuenta, al concebir las actividades del proyecto, las necesidades de los grupos destinatarios, que permitan cubrir las expectativas generadas a partir de la intervención de la Organización.

Un documento de proyecto estructurado con criterios lógicos es la mejor manera de indicar a todas las partes concernidas, en especial a los Organismos comprometidos, la viabilidad y pertinencia potenciales del proyecto y el hecho de que vale la pena financiarlo. Por ello, la mayoría de los organismos internacionales siguen un esquema lógico genérico para planificar y diseñar proyectos. Este esquema, se utiliza para los proyectos de la OIM.

Un programa comprende un grupo de proyectos comunes. Puede constituir un amplio marco funcional en el que se reagrupan los proyectos cuyos objetivos de política general u operativos son similares, como la cooperación técnica o la transferencia de recursos humanos calificados, o puede tratarse también de una estrategia referente a un proceso de reorganización y modernización, de fortalecimiento de la Asistencia Técnica en los campos educativo, industrial. En general un Programa está destinado a fortalecer la base institucional, ampliando la base de recursos humanos especializados que es necesaria para el desarrollo nacional.

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EL MANDATO DE LA OIM Y LOS PROGRAMAS QUE DESARROLLA

Tras medio siglo de experiencia operativa mundial, la OIM se ha convertido en la principal organización internacional que trabaja con migrantes y gobiernos para proveer respuestas humanas a los desafíos que plantea la migración. La Constitución de la Organización Internacional para las Migraciones del 5 de diciembre de 1951 reconoce la importancia de los movimientos migratorios internacionales y nacionales, siendo necesario promover la cooperación de los Estados y de las Organizaciones Internacionales en la dinámica de los procesos migratorios favoreciendo los procesos de emigración y de retorno, y en ese sentido, considera que la migración puede estimular la creación de nuevas actividades económicas en los países de acogida y que existe una relación entre la migración y las condiciones económicas, sociales y culturales de los países en desarrollo. Desde su creación, los movimientos migratorios se han intensificado, modificándose el comportamiento migratorio desde Europa hacia los países de menor desarrollo por un movimiento contrario de emigración desde los países de menor desarrollo relativo hacia los países más desarrollados, siendo la causa las condiciones de pobreza existentes y las expectativas de mejorar las condiciones y la calidad de vida. Asimismo, cobran relevancia los procesos migratorios de desplazamiento interno, en un movimiento migratorio circular que va desde las comunidades rurales hacia los centros urbanos inmediatos, capitales provinciales y finalmente hacia las grandes ciudades, siendo movimientos de naturaleza campo ciudad en un primer momento, transformándose luego en movimientos de migración forzada, sea por razones naturales, por violencia o por abandono debido a condiciones de pobreza extrema. Los resultados son procesos de formación de grandes cordones de población ubicados en zonas marginales que carecen de condiciones básicas tanto de infraestructura como de servicios básicos. En ese sentido es que la participación de OIM se orienta tanto en programas de transferencia de recursos humanos, como en programas de naturaleza humanitaria, en los que se combinan las necesidades de desarrollo de infraestructura y servicios básicos destinados a cubrir una población mayoritariamente migrante. Entre los programas en que interviene OIM se encuentran la ejecución de servicios de obras de construcción de carreteras, intercambios viales, corredores viales, obras de ingeniería civil, suministro e instalación de obras de mediana envergadura, asimismo participa en contratos llave en mano y proyectos de diseño y construcción; es más en los diversos servicios que presta OIM por encargo de las instituciones del Estado, se desarrollan actividades de administración de recursos financieros, tanto de servicios como de ejecución y supervisión de obras, en las que la orientación básica es la mejora de condiciones de vida de población de menores ingresos.

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LOS PROGRAMAS DE LA OIM

Todas las actividades deben formar parte de un proyecto. El proyecto es por tanto la unidad básica para la planificación y el mantenimiento del presupuesto de operaciones de la OIM.

No todas las iniciativas de la OIM corresponden exactamente a la definición de “proyecto”. Algunas son elementos o “actividades” de programas multilaterales o bilaterales más amplios cuyos objetivos están fijados por otros organismos, que llevan la iniciativa (por ejemplo, las Naciones Unidas o los gobiernos que contratan a la OIM para que se ocupe de la tramitación y transporte de migrantes en el marco de sus programas regulares). La OIM actualmente atiende programas que van desde la migración o la asistencia humanitaria directa a migrantes, refugiados y personas desplazadas, pasando por la cooperación técnica con los gobiernos y otros organismos, hasta diversas actividades de investigación e información.

Programa 1: Cooperación Técnica La cooperación técnica es un modo de trabajar en colaboración con los gobiernos y otros organismos para fortalecer las capacidades institucionales en el campo de la gestión. La cooperación técnica comprende actualmente lo siguiente: servicios de asesoría sobre política, legislación y administración en materia migratoria; información e investigación sobre la migración; Administración de fondos y fortalecimiento institucional/formación de funcionarios gubernamentales.

Programa 2: Migración Humanitaria y Migración de Nacionales Comprende las actividades en favor de refugiados que se encuentran en un país de primer asilo y que otro país está dispuesto a aceptar para su reasentamiento, de familiares que van a reunirse con la cabeza de familia en el extranjero, de personas que emigran directamente de su país de origen y de personas que están en situaciones difíciles, en particular de personas desplazadas en el interior del país, que necesitan asistencia internacional de migración para volver a su casa o para pasar a otro país.

Programa 3: Transferencia de los Recursos Humanos Calificados Comprende las actividades encaminadas a asegurar la transferencia de conocimientos técnico-prácticos, o el retorno de personas que los posean, mediante el traslado de personal especializado, con lo cual se pretende fortalecer las capacidades científicas, productivas y de formación profesional de los países en desarrollo y asegurar la sostenibilidad de los procesos de desarrollo.

Programa 4: Otras Actividades Incluye seminarios, programas de información sobre las migraciones, campañas de difusión de información destinada a los migrantes, y actividades de enseñanza de idiomas/orientación cultural y de investigación no vinculadas específicamente con los programas de reasentamiento.

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CAPITULO I I I

PLANIFICACION, DISEÑO Y EJECUCION DE

PROYECTOS

Lo más frecuente es que las ideas para un proyecto procedan de las observaciones y análisis de la realidad y del conocimiento que sobre ella se tenga, a partir de la cual se realizan las coordinaciones con los gobiernos, entidades donantes y otras entidades.

Normalmente responderán a problemas planteados sobre el terreno y en el contexto de políticas y estrategias nacionales. El enfoque orientado al “problema” de la planificación de los proyectos es sencillamente un modo de diagnosticar una situación que requiere una solución o un mejoramiento. La estrategia concebida para abordar el problema debe encaminarse a cambiar una situación mediante actividades que puede consistir en asistencia directa, fortalecimiento institucional, investigación, administración de recursos, difusión de información, u otros.

El marco estratégico de política general de la OIM permite una amplia diversidad de proyectos. Estos abarcan desde situaciones humanitarias a situaciones de desarrollo; y pueden ser específicos para países o regiones, en función de la naturaleza del problema y de las preferencias de los beneficiarios y donantes.

SIN EMBARGO UNA CONDICION PREVIA INDISPENSABLE PARA LA PLANIFICACION Y DISEÑO DE

UN PROYECTO ES SU PERTINENCIA EN RELACION CON EL MANDATO DE LA OIM EN MATERIA

DE MIGRACION Y DESARROLLO, TAL COMO SE DEFINE EN LA CONSTITUCION DE LA OIM.

Todos los proyectos destinados a recaudar fondos han de tener en cuenta los requisitos exigidos por los donantes en cuanto a la presentación de documentos y la gestión del proyecto. Por consiguiente es crucial la aportación del donante en las primeras fases de la planificación y el diseño del proyecto. Cuando no haya requisitos específicos para el diseño del proyecto, se utilizará el diseño genérico de la OIM.

PARA DETERMINAR CUANDO SE NECESITA UN PROYECTO DE LA OIM, Y QUE CLASE DE

PROYECTO DEBE SER, HAN DE EQUILIBRARSE LAS POLITICAS Y PRIORIDADES ACTUALES DE

LA OIM CON LAS DE LOS GOBIERNOS, MIGRANTES Y DONANTES. DEBEN TENERSE TAMBIEN

EN CUENTA LAS CAPACIDADES DE LA OIM, Y SI EL PRODUCTO DE LA OIM ES EL MAS

ADECUADO.

11

EL CICLO DEL PROYECTO

Hay varios pasos lógicos y secuenciales que dan cohesión a todo el proceso de desarrollo del proyecto y contribuyen a obtener un producto de calidad normalizada. Estos pasos son la planificación, el diseño, la ejecución, el monitoreo y la evaluación.

Este proceso sufre la influencia de la política general que se haya adoptado e influye a su vez en esta política.

CON ESTE ENFOQUE INTEGRADO DE LA GESTION DEL CICLO DEL PROYECTO SE GARANTIZA

QUE PARA CADA FASE DEL CICLO SE APLICARAN LOS MISMOS CRITERIOS DE COHERENCIA Y

SOSTENIBILIDAD.

ESTRATEGIAS Y PRIORIDADES GLOBALES Y

REGIONALES DE LA OIM

PRIORIDADES DE LOS DONANTES Y CICLO

PRESUPUESTARIO

MONITOREO Y

EVALUACION

PLANIFICACION DEL

PROYECTO

EJECUCION DEL

PROYECTO DISEÑO DEL PROYECTO

ESQUEMA RESUMIDO DE

PROYECTO (SPROUT)

PRESENTAR LA IDEA

DEL PROYECTO

COMPROBAR EL

INTERES DEL DONANTE

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PLANIFICACION DE UN PROYECTO

1. La planificación de un proyecto es una manera sistemática de desarrollar la idea de un proyecto para conseguir que la solución o enfoque propuesto del problema identificado se adecuen a la situación, así como a las capacidades y el mandato de todos los asociados en el proyecto, especialmente a los de la organización que lo propone.

2. Una planificación errónea, apresurada o negligente puede ser causa posteriormente de una grave pérdida de tiempo y de dinero, en consecuencia, de una pérdida de credibilidad de la organización.

3. El método de planificación sugerido en el presente capítulo sigue el enfoque del marco lógico1 que es generalmente el más utilizado por numerosos organismos y entidades internacionales de desarrollo. “El marco lógico” es sencillamente un sistema para el análisis de los problemas y soluciones y la presentación en forma lógica de los resultados de este análisis. La lógica debe mostrar los vínculos directos entre las actividades y los objetivos, y proporcionar los indicadores que permitan determinar al final del proyecto si se han alcanzado los objetivos.

La eficaz planificación de los proyectos ayudará a pasar de un problema a una solución (o a un principio de solución) mediante las preguntas “cuál es el problema, por qué debe intervenir la OIM, qué puede hacerse para resolverlo, cuándo y por quién y cuánto cuesta. Las respuestas más lógicas y prácticas a estas cuestiones constituyen la base de un proyecto sólido.

En el presente capítulo se recomienda que la planificación comience con un análisis de la situación causante del problema para cerciorarse de que existen las condiciones previas necesarias para una planificación eficaz. Se comprueban las soluciones posibles para ver su viabilidad y pertinencia. A continuación la planificación sigue un proceso lógico tendiente a garantizar que “los medios” propuestos pueden a la vez justificar y conseguir los “fines” de la estrategia operativa elegida para el proyecto.

Los pasos de la planificación que se esbozan son los siguientes: Análisis del problema/examen de las soluciones Desarrollo de la lógica del proyecto Preparación de una matriz del proyecto Análisis de viabilidad

LA FORMA EN QUE SE PLANIFIQUE EL PROYECTO DETERMINARA SU ESTRUCTURA LOGICA. CUANTO MAS

LOGICA SEA ESTA, MAYORES SERAN LAS PROBABILIDADES DE EXITO EN SU EJECUCION Y DE OBTENCION

DEL APOYO DE DONANTES.

NO SE OLVIDE LA CONVENIENCIA DE HACER PARTICIPAR LO MAS POSIBLE A LOS BENEFICIARIOS DEL

PROYECTO EN TODAS LAS ETAPAS DE SU PLANIFICACION Y DISEÑO.

1 El “Marco lógico” es un instrumento de planificación/diseño de un proyecto adoptado por diversos organismos de

cooperación para el desarrollo y organizaciones internacionales, tales como la OIT, el PNUD, la UE, el GTZ, el OSDI, la UNESCO y la USAID.

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CONSTRUCCION DE LA MATRIZ DE UN PROYECTO

El enfoque vertical-horizontal es en realidad un enfoque de “matriz” que se puede expresar mediante un diagrama apropiado que muestre la totalidad de la estructura y la lógica del proyecto.

La Matriz del Proyecto2 es una forma estándar de exponer el propósito, estrategia y

costo del proyecto y de comprobar que está debidamente diseñado y puede facilitar el monitoreo y la evaluación. El equipo encargado del proyecto puede utilizar la matriz para la preparación y gestión del documento completo del proyecto, y también como marco, durante el proceso de monitoreo y evaluación, para analizar los resultados y el impacto de la operación. Constituye un útil informe resumido para los gobiernos y los donantes.

La Matriz del Proyecto debe indicar en un diagrama de una página los vínculos lógicos existentes entre cada nivel y elemento del proyecto. Comprende unos elementos de indicadores de logro y unas suposiciones con objeto de facilitar en su caso el monitoreo y la evaluación.

Forma de construir la matriz del proyecto

La Matriz debe conducir el diseño del proyecto siguiendo una lógica vertical que lleva de un nivel al nivel superior siguiente, con la condición de que se ensayen debidamente las Suposiciones pertinentes.

Todo el movimiento va en sentido ascendente hacia el Objetivo General que se encuentra en el ángulo superior izquierdo. Ello orienta el resto del plan, y a medida que la lógica va avanzando hacia ese punto, se formulan en cada nivel las mismas preguntas.

Las Actividades conducirán a los Resultados, del mismo modo que los Resultados deben conducir a los Propósitos del Proyecto, y los Propósitos del Proyecto contribuir al Objetivo General.

Indicadores

Trátase de los medios cuantitativos y cualitativos que permiten medir si se ha conseguido cada una de las fases. Desde el comienzo de la planificación del proyecto debe planificarse el acopio de datos sobre los indicadores y esos datos deben ser fiables y accesibles o “comprobables objetivamente”. En el Departamento de Planificación, Investigación y Evaluación se está creando un banco de indicadores para su uso por los diseñadores de proyectos/programas. Los indicadores pueden resultar útiles para una mayor especificación de los resultados, pero son especialmente importantes en cuanto a dar mayor precisión a los propósitos del proyecto y al objetivo general, que con frecuencia son más difíciles de cuantificar. En ese nivel, los indicadores permiten medir el progreso realizado hacia la consecución

de los objetivos del proyecto.

2 La Matriz del Proyecto utilizada en el presente Manual se basa en un enfoque utilizado por la

Comisión de las Comunidades Europeas en la publicación Manual Gestión del Ciclo de un Proyecto Enfoque integrado y marco Lógico, División de Evaluación de la CE, Bruselas, Bélgica, febrero de 1993.

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Insumos y Presupuesto

Se trata de los medios (Insumos) y los costos (Presupuesto) necesarios para la realización del proyecto. Se calculan al mismo tiempo en que se efectúa la planificación de las Actividades en términos de medios humanos, materiales y financieros y del costo financiero total de esos medios.

En los costos totales deben estar comprendidos los referentes a las actividades de gestión y apoyo y los ajustes por gastos generales, que se calculan teniendo en cuenta todos los gastos de personal y oficina. Consúltese con el servicio de contabilidad del Departamento de Administración y Finanzas para conocer el procedimiento aplicado actualmente por la OIM.

COMO DISEÑAR UN PROYECTO

Una vez terminada la planificación, debe prepararse un documento de proyecto y presentarlo a la Sede para evaluación final (PRE), coordinación presupuestaria (BUD/DMF) aprobación (Oficinas Regionales, Dirección), las necesarias medidas de recaudación de fondos (REL), la firma del acuerdo de financiación (PCO/Oficinas Regionales), y la coordinación de la ejecución (Oficinas Regionales).

En el documento de proyecto debe explicarse todo el proceso de la resolución de problemas, desde la exposición del problema hasta el plan de puesta en práctica de la solución. Sirve básicamente para los tres elementos que se indican a continuación:

1. Una guía de ejecución para el equipo del proyecto.

2. Forma la base de un acuerdo de compromiso mutuo de todas las partes interesadas en el proyecto (en general la OIM, el gobierno beneficiario y la entidad donante).

3. La obtención del compromiso de financiamiento como situación ideal, antes de haberse elaborado totalmente el documento del proyecto.

Este último debe ser sucinto y al mismo tiempo informativo. El documento principal sin contar los Anexos, no debe tener más de 10-12 páginas.

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ELEMENTOS BASICOS DE UN DOCUMENTO DE PROYECTO

EL DOCUMENTO DE PROYECTO DEBE COMPRENDER LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:

1. RESUMEN

1.1. TITULO DEL PROYECTO 1.2. SECTOR 1.3. UNIDAD EJECUTORA 1.4. DURACION 1.5. LOCALIZACIÓN 1.6. FUENTES COOPERANTES 1.7. COSTO GLOBAL DEL PROYECTO 1.7.1. APORTE INTERNO 1.7.2. APORTE EXTERNO

2. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION

3. OBJETIVO GENERAL

4. PROPOSITOS DEL PROYECTO

5. RESULTADOS

6. ACTIVIDADES

7. INSUMOS

8. SUPOSICIONES

9. MONITOREO Y EVALUACION

10. PROYECTO DE PRESUPUESTO

EJECUCION DEL PROYECTO

Una vez el proyecto ha sido aprobado por la Dirección, pasa a las fases de ejecución y monitoreo del ciclo del proyecto, fases que forman parte del proceso de gestión del proyecto. El instrumento más útil de monitoreo es la Matriz del Proyecto.

La Ejecución es el proceso de traducir el diseño del proyecto en acción, de modo que las actividades puedan dar lugar a los resultados planificados y permitan conseguir los propósitos del proyecto. La ejecución puede comenzar una vez que el donante ha dado una indicación firme, sea formal o informal, de su Acuerdo con el proyecto y de su Compromiso de Financiamiento. El compromiso puede consistir en un documento escrito y formal del donador y/o la transferencia o la promesa de fondos, en espera de un aviso por escrito.

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PLAN OPERATIVO

El Plan Operativo es un instrumento necesario para la gestión del proyecto, que forma parte integrante de ella, y debe ser elaborado antes de la iniciación del proyecto o poco después. Generalmente lo traza el Encargado de la Gestión del Proyecto, ateniéndose a la propuesta/acuerdo de financiación. El plan sirve para asegurarse de que el proyecto está bien planificado mediante la formulación de estrategias, actividades y calendarios. A los principales participantes en el proyecto les sirve para diferentes funciones, por ejemplo:

1. Como instrumento para la gestión del proyecto.

2. Como instrumento para el monitoreo, el apoyo y la evaluación del proyecto.

3. Como requisito previo para satisfacer las condiciones propuestas por el donante.

Normalmente se prepara el Plan Operativo (o se perfila, si ya existe en el documento de proyecto) en consulta con el gobierno interesado y el donante, antes de presentarlo a este último. Generalmente comprende los siguientes elementos:

1. Resumen Ejecutivo del Proyecto.

2. Convenio de Ejecución del Proyecto: con indicación de la Estructura Organizativa, Calendario de los exámenes, evaluaciones y plazos fijados para la presentación de los informes.

3. Matriz del Proyecto.

4. Plan de Trabajo.

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CAPITULO IV

RESULTADOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR

Se espera que en cualquier Proyecto se logren alcanzar las metas y resultados trazados, de acuerdo a lo propuesto en los Objetivos establecidos. Para garantizar la buena marcha es conveniente tener en cuenta algunos aspectos esenciales relacionados con el manejo orgánico e integral del proyecto, la relación entre las contrapartes y el entorno social en que se ejecuta el proyecto.

Con respecto a las metas establecidas y los resultados que se desean lograr, el punto de partida es la definición de actividades concretas y prácticas sobre las que los Representantes de las Instituciones deben ponerse de acuerdo previamente, y plasmarlo en el documento correspondiente. El documento previo a la ejecución de un Programa o Proyecto específico es un Acuerdo o Acta de Entendimiento, o Convenio de Ejecución, dependiendo de las condiciones establecidas.

Por otro lado, es conveniente que para la ejecución del Programa o Proyecto se seleccionen las estrategias más apropiadas para conformar un Equipo de Trabajo que conjugue un manejo orgánico e integral del Programa o Proyecto, estableciendo una fluida relación y una estrecha colaboración.

Asimismo, las metas en su proceso de ejecución, en las actividades específicas deben ser materia de cuantificación, y por tanto deben estar enlazadas a un Plan de Ejecución del Proyecto, en donde se especifique claramente, de acuerdo al cronograma, los plazos establecidos para el cumplimiento de las metas.

Por ello es muy importante dejar establecidas las acciones para el Monitoreo del Programa o Proyecto, en donde se identifican las dificultades existentes o el ajuste de los procedimientos, que con arreglo a lo planificado permitan efectuar los ajustes correspondientes o en una mejor situación o entorno permitan acortar los plazos o mejorar la calidad de los insumos, sin afectar los costos o recursos del Programa.

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CAPITULO V

MONITOREO Y EVALUACION DE LOS PROYECTOS

EL MONITOREO es la supervisión continua de la ejecución de una actividad. Con él se asegura que los suministros de insumos, los programas de trabajo, la obtención de los resultados previstos y demás elementos se van realizando con arreglo a lo planificado.

El propósito del monitoreo es por consiguiente identificar y favorecer las medidas necesarias para mejorar la ejecución del proyecto; tiene que ver principalmente con la transformación de los insumos en resultados.

Como el monitoreo es una acción que está pendiente en forma continua, respecto de la marcha de las actividades cotidianas del proyecto, no se puede realizar tan sólo de vez en cuando. En un proyecto de pequeña escala o de corto plazo el monitoreo es tan necesario como en un proyecto de escala mediana o grande.

Las actividades y calendario del monitoreo suelen determinarse coordinadamente con la entidad donante o Unidad Ejecutora. Debe establecerse, de mutuo acuerdo, un marco que permita al personal operativo de la OIM planear y estructurar su enfoque por adelantado.

Generalmente el monitoreo abarca todos los elementos del diseño del proyecto (y brevemente en el caso de los proyectos de pequeña escala, a corto plazo). Los informes correspondientes se envían normalmente a la Sede de la OIM (Oficinas Regionales), al organismo donante y al gobierno.

Las evaluaciones deben apoyar los esfuerzos desplegados por los encargados de la gestión, para cumplir sus obligaciones y dar debida cuenta a los Organos Rectores sobre todas las fases y aspectos de la ejecución de los proyectos y programas. La evaluación debe hacerse con dos objetivos fundamentales:

Valorar la pertinencia, eficiencia, eficacia e impacto de los proyectos y programas con miras a mejorar las operaciones en curso en todos los niveles: en el de proyectos, el de sectores, el de actividades, el de procesos y el de programas.

Proporcionar a los gobiernos y a los donantes un análisis coherente de los resultados y de las conclusiones que sirva de guía para la selección, diseño y gestión de futuros programas, proyectos y formas de asistencia.

Todos los programas y proyectos de la OIM deben ser objeto de evaluación. Deben ser monitoreados sistemáticamente y evaluados durante su ejecución o después de ella, presentándose los debidos informes sobre los resultados de cada etapa de conformidad con las normas admitidas.

Definición de Evaluación

Evaluación es el proceso encaminado a determinar, del modo más sistemático y objetivo posible, la pertinencia, eficacia e impacto de las actividades, habida cuenta de sus objetivos.

Versa más con los resultados del proyecto o programa que con los insumos o con aspectos administrativos y financieros. En el caso de un programa/proyecto de la OIM, ello supone determinar si se consiguen los propósitos del proyecto y permitan por

19

tanto, medir el impacto del programa/proyecto. La evaluación versa también sobre la eficiencia con que se ponen en práctica los programas y proyectos, y con su eficacia y pertinencia. La evaluación debe ser un instrumento de aprendizaje y de gestión orientada a la acción y un proceso para mejorar la ejecución en curso y la futura planificación y toma de decisiones. Ese proceso debe depender de mecanismos eficaces de retroinformación.

Tipos de Evaluación

La evaluación comprende actividades internas y externas. Pueden distinguirse dos clases de evaluación:

La evaluación del resultado de las operaciones en curso es una actividad interna. La realizan los que se ocupan directamente del diseño, apreciación, aportación, ejecución o supervisión del proyecto o programa.

La evaluación a fondo, como operación selectiva realizada por personas que no participan directamente en el diseño, aprobación, ejecución, supervisión o gestión cotidiana del proyecto o programa. Para ella se puede hacer uso de recursos totalmente externos a la organización encargada de la ejecución.

Las evaluaciones pueden efectuarse mientras se realiza el proyecto, al término del mismo o algún tiempo después de haber este finalizado.

En la evaluación, durante la ejecución del proyecto, se efectúa el análisis para determinar si sigue siendo pertinente y cuáles son las perspectivas de resultados, eficacia, eficiencia e impacto previsible. Esta evaluación proporciona a los responsables de tomar decisiones la información necesaria para todo reajuste de los objetivos del proyecto, estrategias de ejecución o de otros elementos, así como para la planificación de la política futura.

La evaluación final es el análisis, efectuado al término del proyecto o poco antes, con objeto de determinar su eficacia e impacto. Las conclusiones de esa evaluación pueden quedar reflejadas en el informe final del proyecto. Durante ese proceso puede generarse información para la planificación futura. No debe confundirse con el diseño y apreciación de una nueva fase de un proyecto.

La evaluación a posteriori es el análisis de la pertinencia, eficacia e impacto de una actividad una vez terminada. Esa apreciación se realiza después de que haya pasado tiempo suficiente para poder medir el impacto real del proyecto. Su objeto es deducir enseñanzas y contribuir así a la identificación, diseño y ejecución de programas y proyectos en el futuro.

20

Proyecto de presupuesto

En el presupuesto deben indicarse los costos previstos de todos los recursos materiales y no materiales, o Insumos, necesarios para la realización de las actividades planificadas y la gestión del proyecto. En el presupuesto se precisan los Insumos, de modo que las actividades deben estar suficientemente detalladas para que puedan hacerse previsiones sobre los medios materiales y no materiales necesarios para su realización.

Lo mejor es que el proceso de formulación de las previsiones presupuestarias se efectúe durante el diseño del proyecto y guarde la relación más estrecha posible con las actividades propuestas; por ejemplo, si un proyecto de cooperación técnica comprende actividades de formación, talleres y servicios de asesoría, cada uno de estos elementos deberá figurar separadamente en el proyecto de presupuesto.

RECUÉRDESE QUE CON ARREGLO AL SISTEMA LLAMADO DE “PROYECTIZACION” TODOS LOS

COSTOS DE PERSONAL Y OFICINA RELACIONADOS CON UN PROYECTO Y QUE NO ESTEN YA

CUBIERTOS EN LA PARTE DE ADMINISTRACION DEL PRESUPUESTO, DEBEN ADEUDARSE AL

PROYECTO.

Estos costos pueden referirse al personal administrativo, por ejemplo al contador de la Misión, que trabajará para un proyecto siguiendo los gastos, haciendo informes, facturas, etc. o al personal encargado de viajes de los consultores participantes en el proyecto y que efectúa el pago de los correspondientes gastos de viaje.

Los costos estimados de las actividades deberán desglosarse lo más posible en costos unitarios, por ejemplo, si se prevé efectuar seis sesiones de formación habrá que desglosar el costo conjunto de éstas para obtener el costo medio de cada una (teniendo en cuenta el alquiler del local, el número medio de participantes y el costo del material, por ejemplo de papelería; el costo de la contratación de consultores/profesores, sus gastos de viaje y los materiales de formación y estudio pueden apuntarse separadamente pero dentro del mismo capítulo, es decir, formación).

En el proyecto de presupuesto se indicará, según corresponda, la contribución de cada asociado en el proyecto (la OIM, el gobierno y el donante). En el caso de que un proyecto dure varios años, deberá indicarse no sólo el total sino también el desglose anual.

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SEGUNDA PARTE

GUIA DE PROCEDIMIENTOS DE LA OIM

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CAPITULO VI

MANEJO FINANCIERO

ELABORACION DE UN PRESUPUESTO El presupuesto del proyecto refleja las aportaciones de las partes y la distribución anual de los recursos con los que cuenta un proyecto para la ejecución de sus actividades. El diseño del proyecto con la elaboración de un presupuesto de proyecto está a cargo de la Entidad y se realiza teniendo en cuenta las proyecciones de las necesidades inmediatas y futuras del proyecto. La parte financiera tiene que guardar estrecha relación con los objetivos y las actividades previstas en el proyecto. Un presupuesto bien administrado y actualizado se convierte en un instrumento gerencial para el Equipo Técnico de Contraparte y la OIM. Contra este documento se constatarán los gastos, los niveles de ejecución, los reportes financieros y auditorias anuales. El presupuesto se elabora sobre la base de la duración prevista del proyecto y a las actividades que se espera realizar. El manejo es flexible, y reflejará una proyección de gastos que se modificará oportunamente según los requerimientos del proyecto y de las instituciones involucradas.

REVISIONES DE PRESUPUESTOS Todos los proyectos tienen que realizar revisiones presupuestales para reflejar los gastos reales en los que se ha incurrido y ajustar las proyecciones futuras de gastos. Las Revisiones Ad-Hoc se preparan sobre la base de las necesidades puntuales del proyecto cada vez que se necesita reflejar aumento o disminución del gasto total del proyecto, apertura de nuevas líneas presupuestales, transferencia de recursos de una línea presupuestal a otra, etc. Cada año, se elaboran los Estados Financieros del ejercicio al 31 de diciembre que permiten medir el grado de cumplimiento de los objetivos, desembolsos y montos disponibles por ejecutar. En principio, todo presupuesto es un instrumento de gestión, el cual debe reflejar al máximo las actividades de los programas. Un manejo presupuestal ordenado permite dar flexibilidad al manejo financiero de los proyectos sin que se tenga que realizar constantemente revisiones del proyecto. El buen nivel de coordinación y de comunicación entre la dirección de los proyectos y la OIM permite que se puedan realizar ajustes temporales en los presupuestos, permitiendo así al proyecto seguir funcionando normalmente. Esto implica que los proyectos mantengan informados en dicho constantemente al Oficial de Proyecto y/o su asistente de cualquier cambio presupuestal.

LINEAS PRESUPUESTALES

Los presupuestos de los Proyectos se desglosan según la naturaleza de los gastos previstos sobre la base de un sistema de componentes, líneas y sub-líneas presupuestales de acuerdo al modelo detallado en anexo. (ANEXO 1)

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CAPITULO VII

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

Los procedimientos que involucran los distintos procesos deben de coordinarse estrechamente entre la Unidad Ejecutora y la OIM. Estos serán de pleno conocimiento de las personas involucradas a fin de evitar errores, demoras y situaciones que afecten el normal desenvolvimiento de los proyectos a fin de obtener los resultados esperados. En ese sentido, la Dirección Nacional de Proyecto de la Entidad funcionará como oficina de enlace con la OIM, siendo deseable que, dependiendo de la magnitud de la tarea, se cuente con un Equipo Técnico de la Unidad Ejecutora encargado de realizar las labores operativas y funciones de coordinación que corresponden a la contraparte nacional. En virtud a los Convenios que celebran las Entidades del Estado Peruano con la Organización Internacional para las Migraciones (OIM), la OIM lleva adelante los Procesos de Selección que le son encargados y luego suscribe los correspondientes Contratos con las Empresas que obtuvieron la Buena Pro, las que se encargarán de suministrar bienes, servicios, obras. OIM ejerce la administración de dichos contratos, desde el inicio hasta la culminación con la recepción y posterior liquidación de los mismos. OIM solicita a la Entidad la No Objeción a los procedimientos seguidos por el Comité de Adquisiciones en los procesos de selección, y a los actos administrativos desarrollados por OIM como Administrador de los recursos financieros de la Entidad, los que deben estar ajustados a la presente Guía de Procedimientos. Concluido el Proceso de Selección, y suscrito el correspondiente contrato, la Entidad transfiere a OIM los recursos económicos necesarios que aseguren el normal cumplimiento de todos los términos del Contrato. A OIM, como Organismo Internacional con competencia para la administración y gestión de los proyectos, le corresponde la custodia y archivo de la documentación original.

CONTRATACION DE EXPERTOS Y CONSULTORES Sobre la base de las necesidades de Asesoría y Consultoría, el proyecto deberá invitar a un grupo de postulantes (a quienes previamente les enviará los Términos de Referencia y las condiciones del contrato), para que preparen una propuesta técnica y económica sobre el trabajo a realizar. Las propuestas serán evaluadas por la dirección del proyecto, la que tomará una decisión final sobre la base de una lista corta o terna.

DOCUMENTACION REQUERIDA Son contratos de asesoría o consultoría aquellos suscritos con una persona natural a fin de ejecutar acciones predeterminadas para cada caso. Los documentos de contrato de los Asesores o Consultores, así como del personal administrativo de los proyectos serán preparados por la Oficina de la OIM en coordinación y bajo la autorización del Director Nacional (Anexo 2). En tal sentido, para la contratación de personal nacional y/o internacional, el proyecto remitirá a la OIM la siguiente documentación, llenada en forma correcta y dentro de los plazos establecidos. Solicitud de contratación de personal del Proyecto (Anexo 1) Términos de referencia para la contratación de personal del Proyecto (Anexo 3)

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Curriculum Vitae actualizado Documento de No Objeción (*) Adscripción oficial del Experto o Consultor extranjero (*) En caso de fondos de otras fuentes cooperantes que así lo requieran será necesario adjuntar el

“Documento de No Objeción”.

1. Solicitud de Contratación: La solicitud de contratación, de acuerdo al formato distribuido por la OIM a todos los proyectos, registrará la siguiente información:

Denominación del Proyecto, código del Proyecto y línea presupuestaria para cargar la contratación.

Datos personales completos del contratado, incluyendo información sobre la cuenta bancaria que se utilizará para el abono de remuneraciones.

Datos completos del contrato y/o prórroga.

Datos completos en el Calendario del Pagos cuando se trate de pagos por resultados.

Adicionalmente es importante señalar las siguientes consideraciones en la preparación de una Solicitud de Contratación:

El proyecto reconfirmará con la persona contratada el nombre del banco y número de su cuenta bancaria (debiendo necesariamente figurar su nombre en una cuenta personal o mancomunada, y bajo ningún motivo de persona jurídica).

Informar los datos exactos sobre la cuenta bancaria en la moneda que se va a recibir el pago ya que ésta demandará la operación Para abonos en cuentas en dólares, la OIM trabaja con el Banco Continental.

Los depósitos en cuenta bancaria son la forma usual de pago de honorarios para el personal de proyecto de la OIM. Salvo justificadas excepciones el pago se efectuara a través de cheques.

Si hubiera otra cuenta registrada en la base de datos de la OIM, ésta será eliminada al actualizarla con los datos que aparecen en la última solicitud de contratación y/o de prórroga.

2. Términos de Referencia

Son un conjunto de lineamientos específicos que proporcionan los elementos de juicio necesario para el desempeño de una función o responsabilidad dentro de las actividades de un proyecto. Se deberá indicar claramente el objetivo de la tarea a realizar y las actividades y condiciones consideradas para la obtención de resultados. Los Términos de Referencia deben ser siempre compatibles con las normas y objetivos del proyecto.

El proyecto deberá de presentarlos en hoja separada, en la forma más clara y concreta posible, indicando el nombre del consultor y el nombre y código de proyecto. En el caso de los Expertos y Consultores, expresar el objetivo de la consultoría y los resultados a que se compromete obtener el experto o consultor.

3. Curriculum Vitae

Es la hoja de vida resumida del contratado. Este documento debe de incluir los siguientes rubros de información: Datos personales, Estudios Realizados y Experiencia Profesional. Se debe incluir sólo fotocopia del grado o certificado profesional y no otros documentos personales y/o académicos.

4. Documento de No Objeción Es un documento mediante el cual las instituciones financieras multilarales y otras fuentes cooperantes que participen en el financiamiento parcial o tal del proyecto expresan por escrito su conformidad en la utilización de sus fondos para ejecutar

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una actividad del proyecto. (Contratación de personal, adquisición de bienes y servicios etc.)

5. Adscripción oficial del Experto o Consultor En cumplimiento a las normas de cooperación internacional del Perú en todos los casos de expertos o Consultores extranjeros se procederá a tramitar la oficialización de la permanencia del contratado por el tiempo que dure la Asesoría o Consultoría.

CONTRATOS Y MODIFICACIONES Las contrataciones de personal se hacen estrictamente dentro del marco de las líneas presupuestales previstas. En ocasiones especiales (previa coordinación entre la Unidad Ejecutora y la OIM) se puede utilizar para contratación de personal la línea “Costo de Misiones – Viáticos” o la línea de “Capacitación”.

Contratos Nuevos Son aquellos solicitados por primera vez dentro de un proyecto. El funcionario que termina dentro de un proyecto e inicia funciones en otro requiere de un nuevo contrato. También es considerado un contrato nuevo si se modifica la línea presupuestaria en la que una persona esta contratada, así sea dentro del mismo proyecto. Igualmente se considera contrato nuevo cuando se vuelve a contratar a una persona, dentro de un mismo proyecto, pero entre la última contratación y la nueva existe un día o más en blanco y/o cuando se modifica el tipo de moneda a emplear y/o la forma de pago. Un experto o consultor contratado a tiempo completo por un proyecto, no podrá efectuar ningún otro tipo de contrato (tiempo completo o parcial) bajo el mismo u otro proyecto. Aquel experto o consultor que se le contrate a tiempo parcial, puede tener otro contrato adicional a tiempo parcial.

Prórrogas Son las solicitudes de ampliación del periodo del contrato. Puede haber una prórroga o varias, dependiendo de las necesidades y del presupuesto del proyecto. Las prórrogas son únicamente en contratos dentro del mismo proyecto y bajo la misma línea presupuestaria. No es necesario adjuntar un nuevo curriculum, pero si será necesario actualizar los términos de referencia, siempre y cuando los mismos no hayan cambiado. De no encontrarse adjunto a la solicitud, se entenderá que éste es el caso.

Además de los datos del proyecto debe consignarse en la Solicitud de Contratación el nombre y apellido de la persona cuyo contrato va a ser prorrogado. Si los datos personales no han variado, no es necesario que se llene nuevamente esa información.

Son muy importantes los datos sobre las nuevas fechas de duración del contrato, monto mensual a pagarse y condiciones del último pago. Las variaciones en los honorarios deben contar con previa aprobación del Director Nacional.

Modificación de contratos

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En todos los casos será necesario la suscripción de un nuevo contrato, indicando en forma clara las nuevas condiciones contractuales acordadas.

Obligaciones Tributarias El contratado de un Proyecto será enteramente responsable de las obligaciones tributarias que deriven de su contrato en un proyecto con la OIM. En ese sentido, el contratado no será considerado funcionario de la OIM. Quedan excluidos los expertos extranjeros que son acreditados con visa oficial y que cuentan con oficialización del gobierno peruano al amparo de la Ley de cooperación técnica internacional.

FORMAS DE PAGO Moneda: Los pagos se llevan a cabo, según lo señalado por el proyecto, en:

Soles Fijados en soles Fijados en dólares pero pagados en soles al tipo de cambio operacional de la OIM del mes vigente

Dólares Fijados en dólares y pagados en dólares

Se sugiere que los contratos se realicen del 01 al 30 de cada mes. En los ocasionales casos que se trate de contratos de un mes ubicado entre dos meses consecutivos, (eje. 9 de abril al 9 de mayo) se efectuarán dos pagos: uno al final del mes y el otro al mes siguiente por el balance de los días correspondientes. Todas las Solicitudes de Contratación que se presenten antes del día 20, tendrían sus pagos el 26 o el último día útil del mes. En ese sentido se solicita la mayor puntualidad y coordinación de los proyectos para que se ciñan a esta norma. Aquellas solicitudes extemporáneas que por causas de fuerza mayor se presenten entre los días 21 al 5, su pago se efectuará el día 26 o el último día útil de mes. Existen dos formas de pago bajo los procedimientos de contratación de expertos y consultores nacionales e internacionales:

Pago de Honorarios Mensuales Son aquellos que se establecen mensualmente y el pago correspondiente se realiza el 26 o el último día útil del mes. Para efectos de este tipo de pagos, todos los meses del año se consideran como de 30 días. Los pagos de honorarios mensuales se realizan el 26 o el último día útil de cada mes. En los meses de Julio y Diciembre, y para facilidad del personal de los proyectos el pago de los honorarios es adelantado, para ser pagado antes del 23 del mes correspondiente.

Pago por Resultados Son aquellos pagos que están sujetos a logros de objetivos determinados y previamente especificados en los términos de referencia, pueden realizarse en cualquier momento del mes. Los montos y fechas de cada pago deberán de ser especificados por el proyecto en la solicitud de contratación. Cabe señalar que estas dos formas de pago, tienen la posibilidad de condicionamiento de los pagos. Según lo determinen las necesidades del proyecto, estos pagos pueden estar sujetos a la presentación de informes finales, informes

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parciales, avances, etc. En ese sentido, la Dirección Administrativa del proyecto deberá especificar, al levantar un condicionamiento, los detalles sobre el pago (número de pago, fecha u otro) a fin de evitar errores o demoras. Como se ha señalado anteriormente, la Solicitud de Contratación debe llevar la firma del Director Nacional o del Director Nacional Alterno, y se utilizará tanto para solicitar un contrato nuevo, como para prorrogar uno vigente. El calendario de Pagos se llenará únicamente en aquellos casos en que los pagos sean por resultados.

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CAPITULO VIII

ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS OIM ha elaborado un conjunto de normas explicativas que guiarán al usuario a actuar con la debida transparencia y celeridad operativa de acuerdo a diversos requerimientos. El proceso se inicia con una necesidad en el proyecto para obtener un bien o servicio. El Director Nacional decidirá sobre los equipos a adquirir y/o las firmas a sub-contratar, contando siempre con el apoyo de la OIM, a fin de facilitar el proceso y asegurar su transparencia. En el proceso de adquisición intervienen los siguientes factores:

AGENTE DE ADQUISICION Las adquisiciones las puede efectuar directamente el Proyecto o encomendárselas a la OIM. En ambos casos se deberá cumplir con las regulaciones de la OIM, y con las exigidas de la agencia financiera, en caso estas agencias financieras estén involucradas. Cuando el Proyecto solicita a la OIM que realice la compra, se deberá de remitir la siguiente documentación debidamente llenada (se adjunta modelo):

Requerimiento de Adquisición

Solicitud de Pago Directo

No Objeción de la Agencia Financiera si el caso lo amerita (al inicio y/o durante el proceso de adquisición).

MONTOS INVOLUCRADOS Se consideran tres rangos de operación de acuerdo al monto involucrado calculado en Dólares americanos o su equivalente en moneda nacional. Cotizaciones:

De $ 1 a $ 1,000: No se requiere presentar cotizaciones, y la operación se efectúa directamente con el proveedor de preferencia.

De $ 1,001 a $ 30,000: Se requiere de la presentación de tres cotizaciones para adquisiciones hasta por $ 10,000; y de cinco, de ser posible, cuando el monto es superior, a fin de evaluar al proveedor más adecuado; se exceptúan los casos de proveedor único.

De $ 30,000 a más: En la mayoría de los casos las adquisiciones realizadas bajo estos montos son importaciones y las hace la OIM. Sin embargo en caso de optarse por una compra local el Proyecto o la OIM, según sea el caso, se preparará un cuadro comparativo, evaluando como mínimo tres cotizaciones que serán examinadas también por el Comité de Adquisiciones de la OIM, el cual se reúne periódicamente para evaluar la idoneidad del proceso y emitir su recomendación.

Sugerimos que la adquisición sea efectuada por el proyecto en el primero de los casos (de $ 1 a $ 1,000). En los otros casos ($ 1,001 a $ 30,000; y de $ 30,000 a más), recomendamos le sean encargadas a la OIM debido a que los montos involucrados

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justificarían la organización de un proceso ordenado y sistemático, que se caracterice por su transparencia, salvo que el proyecto cuente con la infraestructura para ello. Tanto el proyecto, como la OIM pueden utilizar como referencia, en un proceso de adquisiciones, las ofertas de carácter público. A) Cuando el Proyecto efectúa la Adquisición: el Proyecto deberá colocar la Orden

de Compra (Anexo 5) ó la Orden de Servicio (Anexo 6). Una vez finalizado el proceso, se deberá adjuntar la siguiente información a la OIM para el proceso de pago:

Informe de evaluación

Cotizaciones originales o copias

Cuadro comparativo con el resultado de la evaluación de los proveedores invitados a cotizar;

Solicitud de Pago Directo firmada por el Director Nacional más la factura cancelada emitida por el Proveedor (si es depósito en cuenta) y sin cancelar si se tratase de un cheque; y

No Objeción de la entidad que financia para iniciar el proceso y la compra.

B) Cuando la OIM efectúa la Adquisición: el Proyecto deberá adjuntar la siguiente información a la OIM para proceder con el proceso:

Requerimiento de adquisición;

No Objeción de la entidad que financia para iniciar el proceso.

Luego que la OIM presente al proyecto los cuadros comparativos, el proyecto los evaluará y cursará su decisión final con la siguiente información:

Contrato de Compra/Venta entre el Proyecto y el proveedor, debidamente firmado por los titulares y sellado por ambas partes;

Solicitud de pago directo por el 100% dividido en las armadas correspondientes, de acuerdo al contrato;

No Objeción de la entidad que financia para realizar la compra.

MODALIDADES DE ADQUISICION Estas pueden ser Compras Locales o Importaciones. A continuación daremos explicación a los procedimientos involucrados en cada una de ellas. Compras Locales: Son adquisiciones efectuadas directamente a proveedores locales que cuentan en sus almacenes con los bienes requeridos. El pago se efectuará luego que el proyecto confirme la entrega del bien, a su entera satisfacción, a los cinco días útiles desde la recepción en la OIM de la Solicitud de Pago Directo. En el caso de adquisiciones que deban efectuarse estrictamente al contado, el proyecto manifestará su conformidad previa, a la Orden de Compra.

Importaciones: Debido a la complejidad, documentación, costo y tiempo que demanda este tipo de operaciones, se recomienda que el Proyecto le encargue a la OIM esta responsabilidad desde un inicio. Asimismo, es importante mencionar que al efectuarse la operación a través de la OIM se incurre en un significativo ahorro ya que los bienes adquiridos estarán exentos del pago de impuestos y aranceles.

El plazo promedio de entrega es de 60 días, aunque si está de por medio una licitación pública, ello puede tomar entre 45 a 60 días adicionales.

Sugerimos pagar 50% con la emisión de la orden de compra; 30% una vez recepcionados los documentos de embarque originales; y el 20% restante luego de

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la instalación y certificación del buen estado/funcionamiento de los bienes adquiridos.

GARANTIAS La OIM solicita como garantía durante el proceso de adquisición tres tipos de carta fianza bancaria. Estos documentos serán emitidos únicamente por entidades bancarias reconocidas y que operan bajo el control de la Superintendencia de Banca y Seguros. a) Por seriedad de Oferta: garantía equivalente al 5%, cuando el monto de la oferta

es mayor a $ 20,000. b) Por Fiel Cumplimiento de Contrato: garantía en el rango del 10 al 20%, cuando

el monto total adjudicado es mayor a $ 20,000. c) Por Adelantos de Pago: equivalente al 100%

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CAPITULO IX

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE EJECUCIÓN DE OBRAS, ESTUDIOS Y CONSULTORIAS

Los servicios de ejecución de obras, estudios y consultorías, son aquellos servicios que el proyecto solicita a personas jurídicas, ya sean empresas nacionales o extranjeras, las que realizarán obras relacionadas con el proyecto. El objetivo de los mismos será especificado en los términos de referencia que serán parte del contrato, o de los documentos de licitación. Los contratos serán redactados por el proyecto y firmados por las partes involucradas en señal de aprobación. El proyecto puede, a su elección, llevar a cabo un concurso o licitación (o en su defecto encargárselo a la OIM) en el cual participarán los interesados formulando sus propuestas técnico-económicas. Luego de este proceso, el proyecto seleccionará la oferta que cumpla a mayor cabalidad, con los requisitos solicitados a los postores, en concordancia con los documentos de licitación. La Organización Internacional para las Migraciones OIM, de acuerdo con la experiencia y con los criterios que rigen los procesos de contratación en los países donde opera, aplica las normas uniformes en el ámbito internacional, las cuales se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, economía, trato justo e igualitario que contemplan las leyes nacionales e internacionales. Los pasos que se siguen en el proceso de ejecución de servicios de obras son los siguientes:

- Precalificación de postores. - Entrega de bases - Calificación de los postores

Precalificación de postores Definición. Consiste en evaluar a las empresas para determinar si las firmas que han expresado interés en emprender un contrato de obras tienen el nivel adecuado de experiencia y capacidad, antes de invitarles a presentar ofertas. Para ello se solicitan documentos que garanticen la normal ejecución de la obra: naturaleza de la empresa, experiencia, situación financiera y otros relacionados con el comportamiento contractual respecto de obras anteriormente ejecutadas.

Procedimiento de precalificación. El procedimiento que sigue OIM en la precalificación es el siguiente:

1. Publicación de la convocatoria. 2. Entrega de requisitos a interesados en la precalificación. 3. Recepción de documentos solicitados a las empresas para la

precalificación. 4. Comunicación a las empresas de los resultados de la precalificación.

Requisitos. Los requisitos que OIM solicita a las empresas para la precalificación son lo siguientes:

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SOBRE LA EMPRESA.

Los postores deben ser empresas jurídicas constituidas en el Perú bajo las leyes del Estado peruano. Copia de la Constitución Social de la empresa inscrita en los Registros Públicos, poderes del Representante Legal y carta que incluya el domicilio actual de la Empresa, y copia del documento de identidad del Representante Legal. Copia del Registro Único de Contribuyentes, emitido por la SUNAT. Copia simple del Certificado de Inscripción vigente en el Registro Nacional de Contratistas. Este es un certificado expedido por la entidad nacional de contrataciones (en el caso peruano por CONSUCODE). Declaración Jurada de que la empresa no se encuentra impedida legalmente de suscribir contratos con el Estado, ni con la Entidad que solicita la ejecución del servicio. Declaración Jurada de encontrarse en capacidad de libre contratación para desarrollar el servicio por el monto que se solicita.

EXPERIENCIA DE LA EMPRESA

Informe de la experiencia específica como constructor. Se refiere a su participación en calidad de contratista, administrador de contratos, o subcontratista. Informe de la facturación media de construcción Se refiere al total de pagos anuales certificados recibidos por contratos u obras terminadas en los últimos cinco años. Experiencia en la ejecución de servicios similares. Esta información deberá ser acreditada mediante los certificados siguientes: Contrato de servicio de obra, estudio o consultaría. Actas de recepción. Certificados de conformidad de obra emitidos por la entidad contratante. Los documentos presentados deben contener obligatoriamente monto de los contratos, fechas de inicio y término, constancia de haber ejecutado y concluido las obras satisfactoriamente.

CALIFICACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA.

Copia del último balance de gestión entregado a la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT). Reporte de la calificadora de riesgos (Infocorp) que muestre la clasificación de la deuda bancaria de la Empresa por parte de la Superintendencia de Banca y Seguros (SBS) Presentar copia de los estados financieros auditados correspondientes a los últimos tres años. Presentar un resumen de los principales indicadores financieros de la empresa. Copia de la constancia del último pago efectuado por el impuesto anual a la renta y comprobante de pago de la última obligación exigible.

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Declaración Jurada de no encontrase en proceso de quiebra ni liquidación, ni reestructuración, de acuerdo a las normas legales específicas del organismo regulador (en el caso peruano el INDECOPI)

OTROS REQUISITOS.

Declaración Jurada de no haber incurrido en rescisiones ni interrupciones de obras por causas imputables al contratista durante los últimos diez años Declaración Jurada de no tener sentencia en última instancia por obras mal ejecutadas, Todos los documentos solicitados tienen carácter de Declaración Jurada y la alteración u omisión de alguna de ellas descalifica al postor, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan. Deben ser presentados en tres ejemplares debidamente foliados y en el orden que se indica.

BASES DEL CONCURSO

Son los documentos elaborados por el Proyecto y que contienen las condiciones generales para la contratación de la obra, estudio y consultorías, en donde se incluyen asimismo los mecanismos de evaluación técnica y económica de las propuestas, así como los términos de referencia.

Calificación de postores Definición. Consiste en evaluar a las empresas para determinar si las firmas que han expresado interés en emprender un contrato de obras tienen el nivel adecuado de experiencia y capacidad, antes de invitarles a presentar ofertas. Para ello se solicitan documentos que garanticen la normal ejecución de la obra: naturaleza de la empresa, experiencia, situación financiera y otros relacionados con el comportamiento contractual respecto de obras anteriormente ejecutadas.

Procedimiento de calificación. El procedimiento que sigue OIM en la calificación son los siguientes:

1. Entrega de bases a las empresas precalificadas.

2. Consultas a las bases.

3. Absolución de consultas

4. Entrega de propuestas técnico económicas por parte de las empresas

5. Adjudicación de la Buena Pro.

Todas la etapas del proceso de calificación deberán contar con la No Objeción de la Unidad Ejecutora.

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SUB-CONTRATOS Los sub-contratos son documentos a través de los cuales el Proyecto solicita los servicios de terceros a personas jurídicas, ya sean empresas nacionales o extranjeras quienes realizarán trabajos o prestarán servicios relacionados con el proyecto. El objetivo de los mismos será especificado en los términos de referencia que serán parte del contrato, o aparecerán en un anexo. Los sub-contratos serán redactados por el proyecto y firmados por las partes involucradas en señal de aprobación. El proyecto puede, a su elección, llevar a cabo un concurso o licitación (o en su defecto encargárselo a la OIM) en el cual participarán los interesados haciendo ofertas de honorarios. Luego de este proceso, el proyecto seleccionará la oferta que cumpla a mayor cabalidad, con los requisitos solicitados. Antes de enviar a la OIM las órdenes de pago correspondientes a algún sub-contrato, el proyecto deberá llenar un formato de solicitud de sub-contratación, en el que llenarán todos los datos solicitados. Este formato deberá estar firmado por el Director Nacional en señal de conformidad. La primera orden de pago vendrá acompañada del referido formato y de un ejemplar original del sub-contrato. El documento de sub-contratación deberá contener la siguiente información:

Nombre y número del Proyecto y su representante legal y/o Director Nacional y la dirección.

Nombre de la persona natural o razón social de la Empresa, su representante legal y dirección, especificando claramente al contratante y al contratado, los términos de referencia y cláusulas que indiquen la moneda en que se realizará el pago, los honorarios y la forma de pago, con la respectiva carta fianza, de considerarse necesario.

Deberá hacerse mención a los impuestos correspondientes si se trata de servicios brindados en el país, indicando el plazo en que se llevará a cabo el servicio y el procedimiento a seguir en caso de incumplimiento.

Se podrá incluir cualquier otra cláusula que las partes consideren necesarias.

Ambas partes firmarán cada hoja y al final del contrato en señal de conformidad, indicando, asimismo, la fecha y lugar en que se firme el contrato.

La OIM recepcionará y dará trámite a las órdenes de pago de los sub-contratos, revisando detenidamente la documentación. De estar ésta conforme, iniciará el proceso de pago, comprometiendo el monto total del sub-contrato en la línea presupuestal correspondiente, descontando de este monto la suma indicada en la solicitud de pago según el calendario de pagos especificado en el sub-contrato. En el caso que ambas partes consideraran necesario modificar los honorarios (por un monto no mayor al 20%), la forma de pago, el contenido de los términos de referencia, o alguna otra cláusula de un determinado sub-contrato, deberá de suscribirse una addenda al mismo, cuyo procedimiento será tal como se ha indicado anteriormente para el caso del contrato inicial. Un ejemplar original de la misma se hará llegar a la OIM para su inclusión en el formato del sub-contrato y su modificación en el compromiso de pagos de ser necesario. Este requisito es indispensable para llevar a cabo el pago. Cuando el monto de la operación es superior a US$ 30,000, deberá ser analizada por el Comité Local de Contratos de la OIM.

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SOLUCION DE CONTROVERSIAS

OIM procurará la solución de todas las controversias existentes en la ejecución de los contratos, asumiendo el compromiso que con la contraparte se llegue a soluciones amigables para cualquier litigio, controversia o reclamación resultante de los contratos suscritos. Todas las controversias resultantes serán resueltas a través de conciliaciones mediante el Reglamento de Conciliación de la OIM (ANEXO 13). Si en la conciliación se llegara a un acuerdo parcial o no se llegara a ningún acuerdo, la controversia será solucionada mediante arbitraje, de conformidad con el Reglamento de Arbitraje de la OIM (ANEXO 14). En este caso La Entidad y el Proveedor convienen en acatar el laudo arbitral como fallo definitivo respecto de cualquier discrepancia. Nada de lo contenido en los contratos ni relativo a los mismos será considerado como una renuncia de los privilegios e inmunidades de la Organización Internacional para las Migraciones (OIM)

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OFICINAS DE ENLACE DE LA OIM

La OIM cuenta con oficinas de enlaces en el exterior, las cuales facilitan los procesos de adquisición que tengan un alto grado de especialización técnica y/o monto presupuestal elevado. Al respecto existen dos modalidades de operación y todas tienen un costo que debe asumir la entidad solicitante. PROYECTOS DE EJECUCIÓN NACIONAL La OIM brinda asistencia técnica de acuerdo al requerimiento de cada proyecto, en la formulación y puesta en marcha del mismo, en su seguimiento y en su evaluación. En lo operativo, colabora brindando el apoyo administrativo para la contratación de los bienes y servicios necesarios para el logro de los objetivos del proyecto. A solicitud expresa del proyecto, la OIM participa a lo largo de las etapas del proceso de selección incluyendo la presentación del informe final y recomendaciones. A continuación, el proyecto y/o la OIM se encargarán de efectuar las operaciones de compra, firma de contratos, emisión de órdenes, gestión de la exoneración de pago de impuestos (ad-valorem e IGV), internamiento de bienes y seguimiento de los contratos hasta su culminación.

SISTEMA DE INFORMACION Y ESTADISTICA DE LA OIM (SIMICA) El SIMICA es un proyecto de la OIM que brinda servicios integrales en estadísticas, informática y redes de comunicación a los Gobiernos en su proceso de reforma y modernización. En el marco de esta área de especialización, el SIMICA, a solicitud expresa de los proyectos, ofrece asesoramiento técnico en:

Asistencia Organizacional: Fortalecimiento de la producción estadística.

Diagnóstico organizacional: análisis funcional y organizacional; reingeniería de procesos; gerencia de proyectos informáticos.

Equipamiento: especificaciones técnicas y evaluación para licitaciones de equipos/redes de cómputo, sistemas de información y equipos de comunicaciones.

Diseño y configuración de Comunicaciones: redes LAN y WAN, Internet, Intranet.

Sistema de Información Geográfica (SIG): diseño, análisis, desarrollo, operación administración de bases de datos geo-referenciales.

La asistencia profesional ofrecida por el SIMICA está a disposición de todos los Gobiernos, así como de los programas y proyectos de la OIM, siendo la Dirección Nacional de cada uno de los Proyectos quien determinará la conveniencia de su utilización o de otra consultoría externa. Esta asistencia tiene un costo que estará en función de los servicios requeridos.

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CAPITULO X

PAGOS

PROCEDIMIENTO DE PAGO DIRECTO La OIM, previa solicitud expresa del proyecto, puede pagar directamente por cuenta de éste, a los proveedores de bienes y servicios. A fin de cerciorarse que la OIM haga el pago total solicitado, el proyecto deberá proporcionar las instrucciones escritas para el pago junto con el original de la documentación correspondiente. El pago se gestiona con la Solicitud de Pago Directo original, la Factura Original, más la copia SUNAT.

SOLICITUD DE PAGO DIRECTO Este documento debe expresar, en forma clara y precisa, la siguiente información:

Número de identificación: Cada Solicitud de Pago Directo deberá ser identificada por el proyecto con un único código que empiece con el año en curso más cuatro dígitos. Ejemplo. C37-CPE No. 2001/0001, de forma tal que pueda ser fácilmente identificable tanto por el proyecto como por la OIM, así como también por los auditores, cuando éstos revisen la documentación.

Fecha de emisión de la solicitud

Número y Nombre del Proyecto

Registro Unico de Contribuyente (RUC)

Nombre de la persona natural o razón social del proveedor: De tratarse de una persona natural, consignar los nombres y apellidos completos para evitar confusiones con homónimos.

Dirección del Proveedor

Número (s) de Factura (s): Las facturas deben de ser emitidas a nombre del proyecto. Cuando una solicitud de pago cubra más de una factura, es importante señalar el número de las facturas en el cuerpo de la solicitud a fin de poder ubicar los pagos cuando los proveedores o el proyecto lo requieran.

Concepto del Pago

Forma de Pago: Cheque o transferencia bancaria; de utilizarse ésta última, debe además de indicarse claramente el nombre del proveedor; nombre, dirección y ciudad del banco; el tipo y el número de la cuenta.

De solicitar transferencia bancaria (no aplicable para pago de honorarios locales), la factura/recibo que se adjunte debe estar cancelada (esto incluye la copia de la SUNAT, para la recuperación del IGV tratado más adelante).

Monto a pagar En las Solicitudes de Pago Directo deberá diferenciarse la cantidad que corresponde al costo del bien o servicio en sí y la que corresponde al impuesto así como la suma

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de ambos. En aquellos casos en que la orden cubra más de una factura, deberán sumarse estas e igualmente separarse los totales de los bienes y de los impuestos. Es responsabilidad de los proyectos exigir de sus proveedores ésta diferenciación en las facturas. Debe especificarse la moneda a pagarse. Los montos pueden ser facturados en dólares, pero el proyecto puede efectuar los pagos en soles. En este sentido, en caso de presentarse esta figura, se deberá indicar que el pago es equivalente en soles al tipo de cambio operacional de la OIM.

Sub-línea presupuestaria Donde cargar el gasto (asegurándose que esta línea exista en el presupuesto o coordinando con la OIM su incorporación). Ello se hace con la finalidad de mantener el control del gasto, tanto en el presupuesto de la OIM como en las categorías del Convenio. Para recursos de Contrapartida Nacional deberá indicarse igualmente la correspondiente Partida Presupuestal a cargarse.

Cláusula garantía Establecida la Sede de la OIM y exigida por los auditores.

Firma del Director Nacional o persona delegada, con el nombre y cargo del firmante.

SOLICITUDES DE PAGO PARA ADQUISICIONES A parte de las instrucciones antes mencionadas y a las contenidas en el formato de Requerimiento de Adquisiciones (Anexo 4), es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. Utilizar las líneas presupuestales, el proyecto dentro de su seguimiento

administrativo puede considerar necesario llevar un registro o un inventario de lo comprado. Sin embargo estos bienes no constituyen activo del proyecto.

2. Para el caso de una compra que se pague en partes, el costo total de la compra

deberá estar cubierto, por una única solicitud de pago directo desde el inicio del proceso, debidamente desagregada en los diversos pagos a realizarse (p.e. 50%, 30% y 20%) explicando el concepto de cada pago parcial, así como toda otra información que se estime pertinente respecto a cada uno de los pagos.

3. El Director Nacional mantiene la potestad de solicitar la retención del último pago

hasta dar su conformidad con el bien recibido. De no estipularse este requisito en la solicitud de pago directo, la OIM procederá con el pago final a la recepción de la mercadería.

4. En el caso que corresponda, en la misma solicitud de Pago Directo en la cual se

autoriza el pago de la compra, se indicará el cargo de los gastos de desaduanaje a la sub-líneas del presupuesto del proyecto o sino al valor del bien o equipo adquirido.

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SOLICITUD DE PAGO DE VIATICOS Los viáticos de las personas que viajan por cuenta de los proyectos, deben ser gestionados con la debida anticipación, tomando en consideración lo siguiente: 1. La OIM considera el pago de viáticos teniendo en cuenta las noches que el viajero

pasa fuera de la ciudad de origen, desde la primera hasta la última. Por ejemplo: si sale de Lima el 12 de febrero y regresa a Lima el 16 del mismo mes, se pagan viáticos por el 12, 13, 14 y 15 (siendo ésta la última noche que se pasa fuera). Aunque la hora de partida sea las 6.00 p.m. de 16 no se toma en cuenta ese último día. La OIM tiene una escala de viáticos determinada que se actualiza con regularidad, y se aplicarán a los pagos de las personas autorizadas a viajar por el proyecto. Los viáticos para viajes al interior del país se pagan en moneda nacional; y en dólares si es que se trata de viajes al extranjero.

2. El documento para tramitar los viáticos es la Solicitud de Pago Directo en ella se

debe establecer claramente la ciudad donde se viaja, además del país, puesto que el viático varía por ciudad de destino. Igualmente se debe estipular la fecha de salida de Lima y la fecha de regreso a Lima, además del propósito del viaje.

3. Se debe proceder a solicitar los viáticos tan pronto se conozcan las fechas de viaje

teniendo en cuenta los días necesarios para su trámite (cinco días útiles desde su llegada a la OIM).

4. En aquellas excepciones en las cuales las fechas de viaje no se conocen hasta

pocos días antes de éste, existen dos alternativas: a) Solicitarlos en la forma usual aclarando la urgencia del pago. b) Usar la alternativa de Cheques de Viajero, pero solamente como medida

extraordinaria y no como procedimiento usual para el pago de viáticos. Los costos bancarios de esta operación (1% del mondo + US$ 1) serán cargados al proyecto. En todos los casos se aplicara el formato de solicitud de pasajes y viáticos de la OIM.

RETIRO DE CHEQUES Será atendido por la Administración de la OIM. Sin embargo, cabe recalcar que por razones administrativas, sólo atender las siguientes operaciones:

Transferencia bancaria a la cuenta del interesado siempre que posea uno en el Banco Continental.

Pago con cheques. El horario de atención, todo el año, es el siguiente:

Por las mañanas: lunes a viernes de 08.30 a 12.30 horas Por las tardes: lunes a viernes de 14.30 a 15.00 horas.

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REGIMEN DE DEVOLUCION DEL IMPUESTO GENERAL A LAS VENTAS En el marco de las disposiciones legales dictadas al respecto y del mecanismo para su implementación aprobado por el Gobierno, esta oficina (que no es un agente de retención de impuestos) realiza el trámite ante la SUNAT para la devolución del IGV pagado por las adquisiciones locales de bienes y servicios de los proyectos. A fin de contar con la documentación apropiada para solicitar esta devolución se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Los proyectos deberán solicitar a sus proveedores que extiendan facturas, y no

boletas de venta. El Registro Unico de Contribuyente que debe proporcionarse es el …………… Es necesario que se señale que la OIM hasta diciembre del 2000 vino utilizando un Número de Identificación Tributaria (NIT). A partir de enero del año 2001 la OIM viene utilizando un número de Registro Unico de Contribuyente (RUC). Igualmente, tanto el costo del bien o servicio como el impuesto, deberán estar separados y claramente definidos.

2. La factura deberá venir acompañada por la copia correspondiente a la SUNAT, que

los proveedores están en obligación de proporcionar a sus clientes. 3. Las facturas deberán emitirse a nombre del Proyecto de la siguiente forma:

Ejemplo: OIM Proyecto C37-CPE. 4. En el caso del servicio telefónico, la SUNAT reintegrará el IGV en los recibos en

los cuales figure impreso el número del proyecto. En este sentido el servicio tendrá que estar registrado a nombre del proyecto y no a persona natural o jurídica.

5. En el caso de los boletos aéreos, las agencias de viajes deberán adjuntar a su

documento de cobranza además de la fotocopia del boleto, uno de los originales desglosables, donde figuren todos los datos tanto del viajero como del costo del pasaje y de los impuestos. Igualmente, las agencias de viaje deben asegurarse que al emitir el boleto estén separados el costo neto del pasaje y el IGV.

6. Las facturas deben expresar el monto total de la misma en letras además de

números.

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CAPITULO XI

AUDITORIAS DE PROYECTO Las normas de la OIM estipulan que todo proyecto debe ser auditado al menos una vez durante su vida útil. Según la naturaleza del proyecto, éste podrá ser auditado sobre una base bianual, lo cuál será determinado de común acuerdo entre el organismo de ejecución y la OIM. Es importante que el proyecto cuente con un adecuado sistema de registro en el que se controle todos los requerimientos operacionales efectuados a través de la Oficina de Enlace y su Director Nacional, tanto en Solicitud de Contratación, Ordenes de Pago de Adquisiciones, Subcontratos, Ordenes de Pago Directo y demás sustento de autorización de desembolso, pues éstos son elementos a auditar como parte de la gestión del proyecto. La documentación contable que la administración de la OIM exhibirá a la empresa auditora son: 1) Conciliación mensual, firmada por la OIM y la contraparte oficial del Proyecto; 2) Detalles de tipo de cambio mensual correspondiente al ejercicio; 3) Cuadro de desembolsos mensuales por línea presupuestal, que contiene el monto

del Presupuesto del proyecto, estados de gastos mensuales y saldo al 31 de diciembre del año en curso;

4) Archivo cronológico de vouchers de ingresos y egresos del Proyecto.

Adquisición de Bienes y Equipo: El proyecto es responsable de llevar un inventario actualizado de los bienes y equipos adquiridos con los fondos del presupuesto. Con este fin, los bienes materia de inventario deben estar debidamente diferenciados, es decir etiquetados y codificados, y aparecer de acuerdo a la fecha de adquisición en un control de inventarios. Es preciso señalar que las adquisiciones hechas por la OIM por encargo del proyecto, pertenecen a la OIM hasta que se realiza la transferencia de las mismas al proyecto o a la institución indicada por el organismo ejecutor. En este sentido, si la transferencia no se ha realizado aún o ha sido hecha al proyecto, este tiene la obligación de mantener el inventario de los mismos, señalando el lugar en el que se encuentra y la persona o personas que lo utilizan. Si el bien ha sido transferido a una institución en particular, debe contarse con la documentación que indique la recepción del mismo. Este inventario deberá enviarse a la OIM durante la primera semana de enero de cada año y forma parte integral de la auditoría.

Contribución de Organismos Multilaterales de Financiamiento: Cuando el proyecto cuenta con el financiamiento del Banco Mundial o del Banco Interamericano de Desarrollo, el proceso de auditoria es un ejercicio anual. Estos organismos cuentan con normas propias de auditoria, las cuales conjuntamente con la de la OIM, se satisfacen en un solo informe de auditoría.

Selección de Firmas Auditoras: El proceso de selección de la firma que tendrá a cargo el ejercicio de auditoría se inicia hacia setiembre del año correspondiente. Una vez determinados los proyectos materia de auditoría la OIM procede a invitar al menos 3 firmas auditoras de conocido prestigio

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internacional con experiencia en auditorías de organismos internacionales y/o proyectos administrados por éstos. Estas firmas deben contar, cuando proceda, con la no objeción del BM y del BID o Unidad Ejecutora. Para fines de evaluación de la magnitud del trabajo que tendrán a su cargo las firmas auditoras invitadas, se les proporciona información sobre el número de proyectos a auditarse, las normas a utilizarse (OIM, BM, BID), el nivel de gasto alcanzado a la fecha, el presupuesto del año, el número de transacciones registradas por proyecto. Se coordina con cada una de las firmas que hayan presentado propuesta, una reunión en la que se detallen y/o aclaren ciertos temas del proceso en sí. Se adjunta un modelo básico de términos de referencia para auditorías (Anexo 10).

Costo de las Auditorias El costo es asumido por el proyecto. Es preciso que el proyecto cuente en su respectivo presupuesto con recursos reservados para el o los ejercicios de auditorías programados. El BID no reconoce fondos para auditoría, en este sentido deben existir fondos de contrapartida para poder solventarlos.

Pago a las Firmas Auditoras El pago a los auditores se realiza en tres partes, la primera de ellas, al inicio del ejercicio, la segunda a la presentación de los informes preliminares y la tercera a la presentación de los informes finales.

Cronograma Las actividades propias de la auditoría se inician el primer día útil del mes de Marzo. Dependiendo del monto por auditar deberá concretarse en un periodo aproximado de un mes, los auditores y sus adjuntos se dedican a levantar, conciliar y verificar información, tanto en las oficinas de la OIM como en las de los organismos de ejecución. Conforme se van elaborando los borradores de los informes se van enviando al Oficial de Proyecto y a las contrapartidas de los mismos para sus comentarios y posterior envío a la OIM para sus comentarios finales. La fecha límite para la presentación del informe final de la auditoria no debe exceder el 30 de Mayo.

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ANEXOS:

44

TITULO DEL PROYECTO:

CÓDIGO DEL PROYECTO OIM:

LÍNEA PRESUPUESTARIA:

Conforme a las normas contenidas en el Proyecto de la Referencia así como en sus anexos y en mi calidad de Directora Nacional

de dicho Proyecto, agradeceré proceder con la emisión de un contrato de servicios y realizar los pagos que se solicitan, basado en la

siguiente información. Se adjunta los términos de referencia, el curriculum vitae, fotocopia del grado o certificado profesional.

Contrato Nuevo Prórroga : (Marcar el que corresponda)

Apellido Paterno

Apellido Materno

Nombres

Dirección

Distrito, Ciudad, País

Teléfono

Nacionalidad

Lib. Elect. O Pasaporte o Carnet Extranjería

Profesión u Ocupación

Especialización

De ser el caso, indique a continuación la Cuenta Bancaria donde se efectuarán los pagos al Consultor:

Cuenta Bancaria Nuevos Soles (1) Ahorros (3) Cta.Cte. Nombre del Banco

Número de Cuenta (Incluir código de Provincia)

Cta. Bancaria Dólares

Número de Cuenta 2 (2) Ahorros (4) Cta.Cte. Nombre del Banco (Incluir código de Provincia)

Tipo de Servicios Tiempo (C)ompleto o (P)arcial

Forma de Pago (M) mensual ® Resultado (Sólo para "Resultados" llenar Calendario de Pagos de la Página Siguiente)

Fecha de inicio (d/m/año)

Fecha de término (d/m/año)

Monto Mensual (Para pagos mensuales)

Monto Total (Para pagos por resultados

Números de Pagos

Moneda de Pago (D) Dólares o (S) Nuevos soles

Ultimo Pago Condicionado (N) o (S) Se retiene último pago hasta recibir conformidad del Director Nacional

Observaciones

DIRECCIÓN NACIONAL DEL PROYECTO

Otros datos para transferencia bancaria al

extranjero (sólo en el caso de Consultor

DATOS DEL CONTRATO (Marque lo que corresponda):

ANEXO 1

SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE PROYECTO

(Favor llenar a máquina o con letra de imprenta)

DATOS PERSONALES

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ANEXO 2

MODELO DE CONTRATO DE EXPERTO O CONSULTOR

Contrato No.: Entre el Proyecto denominado XXX; que se ejecuta en el marco de la cooperación de la Organización Internacional para las Migraciones (OIM), en adelante denominada "El Proyecto", representada en este acto por el …………………………, Director Nacional del Proyecto y el Sr. .............................. , en adelante denominado "El Experto", se conviene en celebrar el siguiente contrato de servicios: 1º : El Experto realizará, por cuenta de la OIM, un trabajo de asesoría cuyas tareas se especifican en los términos de referencia que figuran como Anexo I del presente contrato. 2º : El presente contrato tendrá una duración de ..... años, .... meses y ..... días, contados a partir del ....de ................ de 200..... Dentro de este plazo, El experto deberá dar cumplimiento a las tareas mencionadas en los términos de referencia. 3º : El lugar de trabajo de El Experto será en las oficinas que para estos fines designará la Unidad Ejecutora. 4º : Los honorarios que El Proyecto abonará al Experto serán de US$................. dólares americanos, que se efectuará en forma mensual y una vez cumplido el mes trabajado. La cancelación del último mes procede previa presentación del informe final. 5º : En el caso El Proyecto y/o las autoridades competentes requieran de El Experto, después de la fecha de terminación del contrato indicado en la Cláusula 2, ampliaciones y/o modificaciones a los trabajos que éste realice en función del presente contrato, ello no dará derecho a honorarios adicionales. 6º : El Proyecto se reserva el derecho de efectuar las modificaciones que estime necesarias al trabajo y/o documentación realizados por el Experto. 7º : Las tareas especificadas en los términos de referencia que se adjuntan al presente contrato deberán ser realizados por El Experto bajo la supervisión de la OIM de Lima, del Supervisor designado y de las autoridades competentes. 8º : El Experto es responsable del pago de tasas o impuestos sobre los honorarios que perciba en virtud de este contrato. 9º : Dado el carácter de los servicios prestados por El Experto, el período de trabajo con El Proyecto no generará derecho a vacaciones, aportes jubilitarios, ni seguro alguno. 10º : Los derechos y obligaciones de El Experto están limitados a los términos y condiciones del presente contrato. Por lo tanto, El Proyecto no asumirá ninguna otra responsabilidad hacia el Experto respecto del mismo, ni el Experto tendrá derecho a otros beneficios, pagos, subsidios y compensaciones, excepto aquellos expresamente previstos en este contrato. 11º : El Proyecto se reserva los derechos de autor, de propiedad literaria y otros derechos de cualquier naturaleza sobre cualquier documentación que se produzca bajo las disposiciones de este contrato.

46

12º : El Experto no comunicará a persona o entidad alguna, aún después del vencimiento de este contrato, la información que le hubiera sido proporcionada y/o a la que hubiera tenido acceso durante el desempeño de sus funciones bajo los términos de este contrato, excepto con autorización previa de El Proyecto. 13º : El Experto no podrá hacer propaganda o publicidad respecto a su asociación con El Proyecto bajo este contrato sin previo consentimiento por escrito de la Organización, ni podrá usar el nombre, emblema o sello oficial de la misma para ser utilizado en su profesión, negocio u otros. Esta disposición será efectiva aún después de la expiración de este contrato. 14º : El Experto se compromete a realizar las tareas que El Proyecto le encomiende en virtud de este contrato con toda lealtad, discreción, conciencia y responsabilidad. 15º : Toda diferencia relativa a la interpretación o aplicación del presente contrato será zanjada de mutuo acuerdo o sometida a arbitraje, de conformidad con el Reglamento de Arbitraje de OIM. 16º : Ambas partes podrán poner fin a este contrato, en cualquier momento, notificando por escrito a la otra parte su intención de hacerlo, con una semana de anticipación. Este preaviso podrá ser omitido por El Proyecto cuando la terminación fuera debida a negligencia o falta grave por parte de El Experto. De conformidad por ambas partes, se firman tres ejemplares de un mismo tenor y efecto, en la ciudad de Lima, el ....... de ................... del 200.... .............................................. ............................................... Nombre y Apellidos completos Consultor ó Experto Director Nacional del Proyecto DNI No. .............. Certificado por: ......................................................... Jefe de Operaciones Organización Internacional para las Migraciones (OIM)

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ANEXO 3

TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACION DE

PERSONAL DEL PROYECTO

NOMBRE DEL EXPERTO O CONSULTOR: DENOMINACION DEL CARGO O TRABAJO A DESARROLLAR: LINEA PRESUPUESTAL: TITULO DEL PROYECTO: UNIDAD EJECUTORA DEL GOBIERNO: 1. ANTECEDENTES: 2. OBJETIVO: 3. ALCANCES DEL TRABAJO: 4. CALIFICACION Y EXPERIENCIA: 5. SEDE DE TRABAJO: 6. TIEMPO ESTIMADO DEL TRABAJO: 7. PRESUPUESTO: 8. FORMA DE PAGO: FECHA FIRMA Y SELLO DIRECTOR NACIONAL

Se anexa a los términos de referencia:

Curriculum vitae del Contratado;

Solicitud de Contratación de Personal del Proyecto (incluye datos personales y

Datos del Contratado)

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ANEXO 4: FORMATO DE REQUERIMIENTO DE ADQUISICIÓN

REQUERIMIENTO DE ADQUISICION

Fecha: Numero:

Nombre del proyecto:

Numero del Proyecto: Modalidad de compra: Local ( )

Línea Presupuestaria: Importación ( )

Por definir ( )

Conforme a las normas contenidas en la Guía de Procedimiento del Programa de la

referencia así como sus anexos y en nuestra calidad de Organismo Nacional de

Ejecución de dicho Proyecto, agradeceremos iniciar el proceso de adquisición basado

en la siguiente información. Se adjuntan las características técnicas de los bienes a

ser adquiridos.

Propósito de la Adquisición:

Ítem Cantidad Descripción General (Para detalles ver Tabla de Especificaciones Técnicas en la siguiente hoja)

Observaciones:

Acuerdo No.

DIRECTOR NACIONAL

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ANEXO 4A: FORMATO DE REQUERIMIENTO (CONSULTORIA Y/O EJECUCION

DE OBRA)

REQUERIMIENTO N° (designado por la unidad ejecutora)

Fecha:

Nombre del proyecto: (designado por la unidad ejecutora)

Numero del Proyecto: (designado por la unidad ejecutora)

Línea Presupuestaria:

Conforme a las normas contenidas en la Guía de Procedimiento del Programa de la

referencia así como sus anexos y en nuestra calidad de Organismo Nacional de

Ejecución de dicho Proyecto, agradeceremos iniciar el proceso de adquisición basado

en la siguiente información. Se adjuntan las características técnicas del servicio.

Propósito del servicio:

Ítem Cantidad Descripción General (Para detalles ver Tabla de Especificaciones Técnicas en la siguiente hoja)

Observaciones:

Acuerdo No.

DIRECTOR NACIONAL

(Firma y sello)

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ANEXO 5: ORDENES DE COMPRA

ORDEN DE COMPRA C37-CPE N° 001/02

Señores : Fecha :

Teléfono : Entregar en :

Atención :

Nota :

Cobrar en :

Solicitado por :

Documento Autorización :

PRECIO $

UNIT. TOTAL

SUBTOTAL

IGV

Son :

TOTAL $

Miguel Seminario 320, piso 14 – San Isidro – Lima – Perú

Tel: +51.1. 2217698/2217209 • Fax: +51.1.4409106 • E-mail: iomlima@iom.int

Internet: http://www.iom.int

CANT.ITEM DESCRIPCION

Oficina Regional para los Países de la Comunidad Andina

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ANEXO 6: ORDENES DE SERVICIO

ORDEN DE SERVICIO Nº001-01

Señores : Dirección : Telefax : Fecha : . Solicitado por : Documentos de Autorización : _________________________________________________________________________________

Por medio de la presente, solicitamos a ustedes efectuar el servicio de ................................................., según las siguientes especificaciones técnicas siguientes:

Propuesta.-

COSTO TOTAL:

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ANEXO 7

MODELO DE CARTA DE ADSCRIPCION DE EXPERTO O CONSULTORES EXTRANJEROS

UNIDAD EJECUTORA Lima, ..... de ................... del 200..... Señores Secretaria Ejecutiva Secretaría Ejecutiva de Cooperación Técnica Internacional Ministerio de la Presidencia Presente.- Asunto: Solicita Adscripción del Experto Sr. ............................, de nacionalidad …………….. Tengo el agrado de dirigirme a Usted, con referencia al Proyecto denominado “..........................................................................” para comunicarle nuestra aceptación del Experto propuesto por la OIM. Al mismo tiempo, solicito procesar la adscripción del citado cooperante cuya referencia proporciono a continuación: 1. Nombre del Experto ................................................... 2. Nacionalidad ................................................... 3. Especialidad .…............................................... 4. Proyecto/Financiamiento ..….............................................. 6. Unidad Ejecutora en el país ....…............................................ 7. Fecha de inicio del trabajo ......….......................................... 8. Lugar de trabajo ................................................... Mucho agradeceré tenga la gentileza de proceder a las formalidades de oficialización del experto y adscripción, a tal efecto anexo el correspondiente curriculum vitae. Sin otro particular, hago propicia la ocasión para renovarle las muestras de mi especial consideración y estima personal, Atentamente, Directora Nacional Unidad Ejecutora Firma y Nombre completo

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ANEXO 8

FORMATO DE MODIFICACION DE CONTRATOS DE PERSONAL DEL PROYECTO

No. de Proyecto:

Nombre de Proyecto:

Línea Presupuestal:

No. de Contrato que se está modificado:

Nombre y apellidos:

(LLENAR LO QUE CORRESPONDA)

TIPO DE MODIFICACION:

(rescisión, aumento honorarios, variación de término de referencia, cambio tipo de contrato)

RESCISION

Fecha de término actual

(d/m/a);

Nueva fecha de término

(d/m/a):

AUMENTO

Monto honorarios actual: Monto honorario modificado: A partir de (d/m/a);

CAMBIO TIPO DE CONTRATO

(Si se modifica el honorario señalarlo en el punto anterior)

De completo a parcial: A partir de (d/m/a);

De parcial a completo: A partir de (d/m/a):

CAMBIO DE TERMINOS DE REFERENCIA

(adjuntar nuevos) A partir de (d/m/a):

OBSERVACIONES:

Director Nacional

Director Nacional

(nombre y firma)

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ANEXO 9

CONTRATO DE COMPRA/VENTA No.

Conste por el presente documento el contrato de Compra-Venta que celebran, de una

parte el Proyecto OIM/Gobierno, con domicilio legal en

, debidamente representando por su Director Nacional

………………………, con DNI No. “EL PROYECTO” y de la otra parte la empresa

………………………………., RUC No. ……………. a quien en adelante se denominará

…………………….., con domicilio legal en ………………………. , inscrito en el Asiento

………, Fojas …….., Tomo …….., del Registro Mercantil de Lima, debidamente

representado por ………………, con DNI No. ………, según poder inscrito en el

Asiento No. ……, Folio ……….., Tomo del Registro de Poderes, a quien en adelante

se denominara “EL PROVEEDOR”, en los términos y condiciones siguientes:

CLAUSULA PRIMERA: EL PROVEEDOR se compromete a vender bajo los términos y

condiciones de la cotización que se adjunta y forma parte íntegramente de este

contrato.

CLAUSULA SEGUNDA: EL PROYECTO encarga y autoriza a la ORGANIZACION

INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES (OIM) con sede en Lima, Perú, para

que realice en su nombre y representación todas las gestiones necesarias para la

adquisición de los bienes y/o servicios que se detallan en la Cláusula Primera, bajo los

procedimientos de la OIM.

Estando ambas partes de acuerdo y en fe de conformidad con todas y cada una de

las estipulaciones establecidas en la Cláusula del presente Contrato, se firma por

duplicado en la ciudad de Lima a días del mes de mil novecientos.

POR EL PROYECTO POR EL PROVEEDOR

Director Nacional

(Nombre y Apellidos)

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ANEXO 10

TERMINOS DE REFERENCIA PARA LAS AUDITORIAS DE LOS

PROYECTOS DE LA OIM 1. Las firmas auditoras deberán revisar la información que se presenta en la relación

adjunta de proyectos a auditarse en el presente ejercicio con la finalidad de evaluar la dimensión del trabajo a realizar. La relación mencionada contiene la siguiente información: Presupuesto vigente; Nivel de gasto a la fecha; Número de transacciones generadas por el proyecto; Auditorias anteriores; Organismo de Ejecución; Procedimiento a usarse por fuente de financiamiento.

2. El ejercicio de auditoria se llevará a cabo bajo las normas de la OIM. En los proyectos que participa el Banco Mundial o el Banco Interamericano de Desarrollo como financiador, se utilizaran adicionalmente las normas de estos organismos, según corresponda. En este sentido se adjuntan las normas de cada uno de los organismos mencionados.

3. La OIM, el Banco Mundial y el BID pueden solicitar una ampliación y/o aclaración adicional al contenido del informe de auditoría final, si consideraran que es justificable dentro de sus normas de auditoría.

4. Excepción a las normas de la OIM son los Reportes Combinados de Ejecución, que deben incluirse con los informes finales de auditoría debidamente firmados por los directores nacionales de los proyectos.

5. El ejercicio de auditoría se llevará a cabo tanto en las oficinas de la OIM como en la de los organismos ejecutores de los proyectos, conforme se requiera para el cumplimiento de las normas de auditoría adjuntas.

6. En todos los casos la auditoría incluirá la totalidad de los fondos, y el informe los presentará por fuente de financiamiento, ya sean estos por donaciones, prestamos de instituciones financieras internacionales, fondos del Gobierno Peruano o de la OIM. Asimismo incluirá, en los casos que corresponda, la totalidad de la contrapartida nacional en los convenios de préstamo o donación con los organismos internacionales.

7. La firma auditora deberá contar para este ejercicio con un equipo de trabajo que le permita absorber en forma eficiente el volumen de las transacciones y la cantidad de proyectos a auditarse así como también contar con la debida experiencia en este tipo de auditorias.

8. Los informes preliminares presentados a consideración de la OIM deberán incorporar los comentarios realizados por los organismos ejecutores.

9. Calendario de presentación de los informes de Auditoría: Informes Preliminares 10 de Abril; Informes Finales 25 de abril. Los informes finales de los proyectos que tengan financiamiento del BID deberán ser presentados de acuerdo a la fecha estipulada en el Convenio con el BID.

10. Se emitirán informes de auditoría individuales para cada uno de los proyectos. Los reportes específicos requeridos por los diferentes organismos estarán claramente identificados por secciones en el informe final auditado.

11. Se requieren seis ejemplares de cada uno de los informes finales así como un volumen consolidado que incluya todos los informes finales.

12. Para ser consideradas, las proformas deberán llegar a la oficina de la OIM el 29 de Enero a más tardar, e incluir todos los gastos previstos. No se aceptarán cobros adicionales por viáticos, fotocopias u otros similares (salvo en el caso que se considerara necesario viajar para auditar alguno de nuestros proyectos cuyo organismo de ejecución esté fuera de Lima).

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ANEXO 11

TERMINOS DE REFERENCIA

(PARA SOLICITAR EL PAGO DE PASAJES Y VIATICOS)

1. NOMBRE DEL PAIS SOLICITANTE

2. INSTITUCION SOLICITANTE

3. OBJETIVO DE LA COOPERACION: 4. EXPERTO QUE VIAJARA:

5. DIRECCION DEL EXPERTO:

6. FECHA APROXIMADA DEL VIAJE: 7. TIPO DE ASISTENCIA SOLICITADA: Pasaje para la ruta: Viaticos por …. días 8. TAREAS A REALIZAR:

_________________________ _______________________ NOMBRE DEL EXPERTO DIRECTOR NACIONAL AUTORIZACION

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ANEXO 12 :

MODELO DE PRESUPUESTO DE PROYECTO

DENOMINACIÓN

Linea Presupuestal 1

Linea Presupuestal 2

Linea Presupuestal 3

Linea Presupuestal 3

TOTAL

Nro. LÍNEA

PRESUPUESTAL

ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES

Denominación del ProyectoCódigo del Proyecto

EJECUCION PRESUPUESTAL PERIODO ________ A ___________(En US Dólares)

PRESUPUESTO

Año inicio - Año

final

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ANEXO 13 :

REGLAMENTO DE CONCILIACIÓN ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES (OIM)

DEFINICIONES Artículo 1.- Para la aplicación de este Reglamento, los términos que a continuación se indican tendrán los siguientes significados: “Conciliación” : La Conciliación es un mecanismo alternativo para la solución de conflictos, en tal sentido los acuerdos adoptados obedecen única y exclusivamente a la voluntad de las partes.

ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL REGLAMENTO Artículo 2.- 1. Este Reglamento se aplicará a la Conciliación de controversias que deriven de una relación contractual u otro tipo de relación jurídica, o se vinculen con ella, cuando las partes que procuren llegar a una solución amistosa de su controversia hayan acordado el sometimiento previo a la Conciliación. 2. En caso las partes decidan someter o estén sujetas a las normas de arbitraje establecidas en el Reglamento de Arbitraje de la OIM, será requisito previo el cumplimiento del procedimiento conciliatorio establecido en este Reglamento de Conciliación. LUGAR DE LA CONCILIACIÓN

Artículo 3.- Las partes podrán determinar libremente el lugar de la conciliación. A falta de acuerdo entre las partes respecto del lugar en que hayan de reunirse, la OIM determinara el lugar, previa consulta con las partes, teniendo en consideración las circunstancias del procedimiento conciliatorio. IDIOMA

Artículo 4.- El procedimiento de conciliación se realizará en el idioma que las partes acuerden. En caso ello no fuera acordado el procedimiento se efectuará en español.

CÓMPUTO DE LOS PLAZOS Artículo 5.- 1. Los plazos se computan por días hábiles, salvo que expresamente las partes acuerden que el cómputo se haga en días calendario. Son inhábiles los días domingo, sábado y feriados no laborables, así como los días de duelo nacional no laborable, del país donde se celebre la conciliación.

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2. Para los fines del cómputo de un plazo establecido en el presente Reglamento, tal plazo comenzará a correr desde el día siguiente a aquel en que se reciba una notificación, nota, comunicación o propuesta. Si el último día de ese plazo es feriado oficial o día no laborable, del país donde se celebre la conciliación, el plazo se prorrogará hasta el primer día laborable siguiente. Los demás feriados oficiales o días no laborables que ocurran durante el transcurso del plazo se incluirán en el cómputo del plazo.

INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN Artículo 6.- 1. La parte que tome la iniciativa de la Conciliación enviará, por escrito, a la otra parte una invitación a la Conciliación de conformidad con el presente Reglamento, mencionando brevemente el asunto objeto de controversia. 2. El procedimiento conciliatorio se iniciará cuando la otra parte acepte la invitación a la Conciliación. Si la aceptación se hiciere oralmente, dicho acuerdo deberá ser plasmado por escrito. 3. En caso la parte que inicie la Conciliación no reciba respuesta dentro de los cinco (5) días siguientes al envío de la invitación, o dentro de otro período de tiempo especificado en ella, tendrá la opción de cursar una segunda invitación.

Artículo 7.- Las invitaciones deberán redactarse en forma clara y contendrán: 1. El nombre, denominación o razón social de la persona o personas a invitar y el

domicilio.

2. El nombre, denominación o razón social del solicitante de la Conciliación. 3. El asunto sobre el cual se pretender conciliar. 4. Información relacionada con la Conciliación en general. 5. Día y hora para la Audiencia de Conciliación. 6. Fecha de la Invitación.

PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 8.- Cada parte enviará a la otra un informe con una sucinta exposición por escrito describiendo la naturaleza general de la controversia y los puntos en litigio, tres días antes de la audiencia de conciliación.

REPRESENTACIÓN Y ASESORAMIENTO Artículo 9.- Las partes podrán comparecer en forma personal o a través de representante debidamente acreditado y podrán ser asesoradas por las personas de su elección. Los datos de identificación de dichos representantes y asesores, incluyendo sus nombres, domicilios y teléfonos deberán comunicarse a la otra parte. La comunicación deberá precisar si la designación se hace a efectos de representación o de asesoramiento. ACTITUD DE LAS PARTES HACIA LA CONCILIACIÓN Artículo 10.-

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1. Las partes harán sus mejores esfuerzos por lograr un arreglo amistoso de la controversia. 2. Las partes se atendrán a principios de objetividad, equidad y justicia, teniendo en cuenta, entre otros factores, los derechos y las obligaciones de las partes, los usos del tráfico mercantil de que se trate y las circunstancias de la controversia. ASISTENCIA ADMINISTRATIVA Artículo 11.- Con el fin de facilitar el desarrollo del procedimiento conciliatorio, las partes, con la conformidad de éstas, podrán disponer la prestación de asistencia administrativa por una institución o persona idónea. COMUNICACIONES ENTRE LAS PARTES Artículo 12.- Las comunicaciones entre las partes serán por escrito dirigidas a sus domicilios. COLABORACIÓN DE LAS PARTES Artículo 13.- Las partes harán sus mejores esfuerzos por cumplir con la presentación de documentos escritos, aporte de pruebas y asistencia a reuniones.

AUDIENCIA DE CONCILIACION Artículo 14.- 1. La Audiencia de Conciliación se realizara dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, de aceptada la invitación a la conciliación por la otra parte, la misma que se celebrará como mínimo en una sesión y como máximo en tres sesiones. El número de sesiones así como la oportunidad de realización de las mismas dependerá de las circunstancias de cada caso. En dichas audiencias las partes procurarán poner fin a su controversia. SUGERENCIAS DE LAS PARTES PARA LA TRANSACCIÓN DE LA CONTROVERSIA Artículo 15.- Cada una de las partes, por iniciativa propia, podrá presentar sugerencias para la transacción de la controversia. ACUERDO DE TRANSACCIÓN

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Artículo 16.- 1. La parte que propone la transacción, preparará un proyecto de transacción y lo presentará el día de la audiencia a la otra parte para que ésta exprese sus observaciones o presente su propuesta. 2. Si las partes llegan a un acuerdo de transacción de la controversia redactarán y firmarán un acuerdo escrito que se plasmara en un Acta. 3. Las partes, al firmar el acuerdo de transacción, ponen fin a la controversia y quedan obligadas al cumplimiento de tal acuerdo. CONFIDENCIALIDAD Artículo 17.- Las partes mantendrán el carácter confidencial de todas las cuestiones relativas al procedimiento conciliatorio. La confidencialidad se hará también extensiva a los acuerdos de transacción, salvo en los casos en que su revelación sea necesaria con fines de ejecución y cumplimiento. CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO Artículo 18.- El procedimiento conciliatorio concluirá: a) Por la firma de un acuerdo total o parcial de las partes, b) Por falta de acuerdo entre las partes. c) Cuando no se realice la Audiencia de Conciliación por inasistencia de una parte o de ambas partes. ACTA

Artículo 19 .- El Acta es el documento que expresa la manifestación de voluntad de las partes en la Conciliación. El Acta de conciliación debe contener lo siguiente:

1. Lugar y fecha en la que se suscribe el Acta. 2. Nombres, identificación y domicilio de las partes. 3. Descripción de las controversias. 4. El Acuerdo Conciliatorio, sea total o parcial, estableciendo de manera precisa

los derechos, deberes u obligaciones ciertas, expresas y exigibles; o en su caso la falta de acuerdo o la inasistencia de las partes a la audiencia.

5. Firma de las partes o sus representantes legales.

PROCEDIMIENTOS ARBITRALES O JUDICIALES Artículo 20 .-

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Las partes se comprometen a no iniciar, durante el procedimiento conciliatorio, ningún procedimiento arbitral o judicial respecto de una controversia que sea objeto del procedimiento conciliatorio. ADMISIBILIDAD DE PRUEBAS EN OTROS PROCEDIMIENTOS Artículo 21 .- Las partes se comprometen a no invocar ni proponer como pruebas en un procedimiento arbitral o judicial, se relacionen éstos o no con la controversia objeto del procedimiento conciliatorio: a) Opiniones expresadas o sugerencias formuladas por la otra parte respecto de una posible solución a la controversia en el procedimiento conciliatorio; b) Hechos que haya reconocido la otra parte en el curso del procedimiento conciliatorio; c) El hecho de que la otra parte haya indicado estar dispuesta a aceptar una propuesta de solución.

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ANEXO 14

REGLAMENTO DE ARBITRAJE ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LAS MIGRACIONES (OIM)

SECCIÓN I. DISPOSICIONES GENERALES DEFINICIONES Artículo 1.- Para la aplicación de este Reglamento, los términos que a continuación se indican tendrán los siguientes significados:

“Demandado” : Parte contra la cual se formula una petición de arbitraje.

“Demandante” : Parte que realiza la petición de arbitraje.

“Ley” : Ley General de Arbitraje, Ley No. 26572 o la que la sustituya.

“Tribunal Arbitral” : Tribunal arbitral colegiado o a un árbitro único designado para

resolver la controversia.

ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL REGLAMENTO Artículo 2.- 1. Cuando las partes en un contrato expresamente hayan acordado por escrito que los litigios relacionados con ese contrato se sometan a arbitraje de acuerdo con el Reglamento de Arbitraje de la Organización Internacional para las Migraciones (OIM), tales litigios se resolverán de conformidad con el presente Reglamento, con sujeción a las modificaciones que las partes pudieran acordar por escrito. El acuerdo entre las partes puede realizarse mediante una cláusula compromisoria o mediante un acuerdo independiente de arbitraje. 2. El Reglamento de Arbitraje de la OIM ha sido preparado tomando en consideración el

Decreto Ley No. 17559 de fecha 1 de abril de 1969, que acepta la Constitución del Comité

Intergubernamental para las Migraciones Europeas (CIME), el Decreto Ley No. 23018 de fecha

30 de abril de 1980, que aprueba el Convenio de Cooperación entre el Gobierno del Perú y el

CIME, la Resolución Legislativa No. 24510 de fecha 30 de mayo de 1986 que aprueba el

Acuerdo entre el Gobierno de la República del Perú y el CIME sobre Privilegios e Inmunidades

de esta Organización en el Perú, la Resolución Legislativa No. 24928 de fecha 25 de Octubre

de 1988 que aprueba las Enmiendas a la Constitución del CIME, reconociéndosele en adelante

como “Organización Internacional para las Migraciones (OIM)”, la Guía de Procedimientos de

OIM y el Reglamento de Arbitraje de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho

Mercantil Internacional (CNUDMI).

CONCLUSIÓN DE LA CONCILIACIÓN Artículo 3.- 1. En caso las partes hayan pactado el sometimiento previo a la conciliación, ésta deberá efectuarse con antelación al inicio del arbitraje, de acuerdo con el Reglamento de Conciliación de la OIM.

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2. Si en la Conciliación se llegara a un acuerdo parcial o no se arribara a un acuerdo, se dará por concluida la Conciliación y la controversia será solucionada mediante arbitraje de conformidad con el presente Reglamento de Arbitraje de la OIM. TIPO DE ARBITRAJE Artículo 4.- El arbitraje puede ser de derecho o de conciencia. Es de derecho cuando los árbitros resuelven la cuestión controvertida con arreglo al derecho aplicable. Es de conciencia cuando resuelven conforme a sus conocimientos y leal saber y entender. Salvo que las partes hayan pactado expresamente que el arbitraje será de conciencia, el arbitraje se entenderá de derecho. LEY APLICABLE Artículo 5.- 1. En los arbitrajes de derecho el tribunal arbitral aplicará la ley que las partes hayan indicado

como aplicable al fondo del litigio. Si las partes no indican la ley aplicable, el tribunal arbitral

aplicará la ley que determinen las normas de conflicto de leyes que estime aplicables.

2. En los arbitrajes de conciencia el tribunal arbitral resolverá según lo indicado en el Artículo 4.

3. En todos los casos, el tribunal arbitral decidirá con arreglo a las estipulaciones del contrato y tendrá en cuenta lo previsto en la Guía de Procedimientos de OIM, y los usos mercantiles no previstos en ella, en lo que fuere aplicable al caso.

NOTIFICACIONES Artículo 6.- 1. Para los fines del presente Reglamento, se considerará que toda notificación, incluso una nota, comunicación o propuesta se ha recibido si se entrega personalmente al destinatario, o si se entrega en el domicilio señalado en el contrato. En caso que dicho lugar no esté determinado, la notificación deberá efectuarse en su domicilio real o residencia habitual. En el supuesto que no pudiera establecerse ninguno de estos lugares, y luego de una indagación razonable, se considerará recibida toda notificación que haya sido enviada al último domicilio real o residencia habitual conocido del destinatario por carta certificada o cualquier otro medio que deje constancia fehaciente de la entrega. 2. Sin perjuicio de lo indicado en el numeral anterior, las partes podrán señalar sus domicilios procesales según lo expresado en el literal b) del numeral 3 del artículo 10, en el literal a) del numeral 1 del artículo 12, en el literal a) del numeral 5 del artículo 27 y en el artículo 28. 3. La notificación se considerará recibida el día en que haya sido así entregada. CÓMPUTO DE LOS PLAZOS Artículo 7.- 1. Los plazos se computan por días hábiles, salvo que expresamente las partes acuerden que el cómputo se hagan en días calendario. Son inhábiles los días

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domingo, sábado y feriados no laborables, así como los días de duelo nacional no laborable declarados por el Poder Ejecutivo del Perú. 2. Para los fines del cómputo de un plazo establecido en el presente Reglamento, tal plazo comenzará a correr desde el día siguiente a aquel en que se reciba una notificación, nota, comunicación o propuesta. Si el último día de ese plazo es feriado oficial o día no laborable en el Perú, el plazo se prorrogará hasta el primer día laborable siguiente. Los demás feriados oficiales o días no laborables que ocurran durante el transcurso del plazo se incluirán en el cómputo del plazo. RENUNCIA AL DERECHO DE OBJETAR Artículo 8.- Se considerará que la parte que siga adelante con el arbitraje a pesar de saber que se ha incumplido alguna disposición de la cláusula compromisoria, del acuerdo independiente de arbitraje o del presente Reglamento, sin expresar su objeción dentro del plazo de cinco (5) días contados a partir de la fecha en que ocurra tal incumplimiento, salvo que hubiera mediado notificación en cuyo caso el plazo se computará a partir del día siguiente de efectuada, renuncia a su derecho de objetar. SECCIÓN II. COMPARECENCIA AL PROCEDIMIENTO ARBITRAL COMPARECENCIA Artículo 9.- Las partes podrán comparecer en forma personal o a través de representante debidamente acreditado y podrán ser asesoradas por las personas de su elección. Los datos de identificación de dichos representantes y asesores, incluyendo sus nombres, direcciones y teléfonos deberán comunicarse al tribunal arbitral. La comunicación deberá precisar si la designación se hace a efectos de representación o de asesoramiento. El tribunal arbitral comunicará esta información a la otra parte. PETICIÓN DE ARBITRAJE Artículo 10.- 1. El demandante deberá notificar su intención de someter una controversia al demandado. 2. Se considerará que el procedimiento arbitral se inicia en la fecha en que la notificación de la petición de arbitraje es recibida por el demandado. 3. La petición de arbitraje contendrá la información siguiente:

a) Una petición a efectos que la controversia se someta a arbitraje. b) La identificación del demandante, indicando su nombre, documento de identidad y domicilio procesal en la ciudad de Lima, así como su número de teléfono, facsímil, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación con el que se desee se le notifique. En el caso de personas jurídicas se indicará la razón o denominación social, los datos de su inscripción en el registro correspondiente, nombre del representante y número del documento de identidad, acompañando copia de los respectivos poderes con indicación de los datos de su inscripción.

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c) Los datos de identificación del demandado, incluyendo los necesarios para su adecuada notificación. d) Copia de la cláusula compromisoria o del acuerdo independiente de arbitraje que se invoca; e) Una referencia al contrato del que resulte el litigio o con el cual el litigio esté relacionado. f) La naturaleza general de la demanda y, si procede, la indicación del monto involucrado. g) La materia u objeto que se demanda. h) Una propuesta sobre el número de árbitros (es decir, uno o tres), cuando las partes no hayan convenido antes en ello. i) La propuesta acerca de sí el arbitraje será de derecho o de conciencia.

4. La petición del arbitraje podrá contener asimismo:

a) Las propuestas relativas al nombramiento del árbitro único y de la autoridad nominadora mencionada en el numeral 1 del Artículo 14. b) La notificación relativa al nombramiento del árbitro correspondiente al demandante, en caso se utilice el mecanismo de tribunal arbitral, según lo indicado por el Artículo 15. c) El escrito de demanda mencionado en el Artículo 27.

OPOSICIÓN A LA PETICIÓN DE ARBITRAJE Artículo 11.- 1. En caso el demandado conteste oponiéndose a la petición de arbitraje, argumentando que no existe una cláusula compromisoria o un acuerdo independiente de arbitraje, el demandante notificará dicha oposición a OIM, para que dentro del plazo de cinco (5) días de notificada, se pronuncie al respecto. 2. En caso OIM decida que la oposición es infundada y procede el arbitraje, las partes se obligan a dar inicio al procedimiento arbitral según lo establecido en este Reglamento. RESPUESTA DE DEMANDADO Artículo 12.- 1. Dentro del plazo de cinco (5) días de notificada la petición de arbitraje o de notificada la resolución que se pronuncia sobre la oposición a la petición de arbitraje, de ser aplicable, el demandado responderá al demandante, señalando:

a) Su identificación, indicando su nombre, documento de identidad y domicilio procesal en la ciudad de Lima, así como su número de teléfono, facsímil, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación con el que se desee se le notifique. En el caso de personas jurídicas se indicará la razón o denominación social, los datos de su inscripción en el registro correspondiente, nombre del representante y número del documento de identidad, acompañando copia de los respectivos poderes con indicación de los datos de su inscripción.

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b) Una propuesta sobre el número de árbitros (es decir, uno o tres), cuando las partes no hayan convenido antes en ello. c) La propuesta acerca de si el arbitraje será de derecho o de conciencia. d) La aceptación expresa de someterse a este Reglamento.

2. La respuesta del demandado podrá contener asimismo:

a) Las propuestas relativas al nombramiento del árbitro único y de la autoridad nominadora mencionada en el numeral 1 del Artículo 14. b) La notificación relativa al nombramiento del árbitro correspondiente al demandado en caso se utilice el mecanismo de tribunal arbitral, según lo indicado por el Artículo 15. c) El escrito de contestación de demanda mencionado en el Artículo 28, en caso el demandante haya adjuntado ésta a su petición de arbitraje.

3. De no responder el demandado en el plazo establecido en el numeral 1, se continuará con el procedimiento. SECCIÓN III. COMPOSICIÓN DEL TRIBUNAL ARBITRAL NÚMERO DE ÁRBITROS Artículo 13.- Si las partes no han convenido previamente el número de árbitros (es decir, uno o tres) y si dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de recepción por el demandado de la petición de arbitraje las partes no han convenido en que habrá un árbitro único, se nombrarán tres árbitros. NOMBRAMIENTO DE ÁRBITROS (ARTÍCULOS 14 A 16) Artículo 14.- 1. En el arbitraje con árbitro único, o cuando las partes hayan acordado que el nombramiento de los árbitros se efectuará de común acuerdo, si las partes no consiguen ponerse de acuerdo sobre su designación, transcurrido el plazo de diez (10) días de la primera propuesta, el nombramiento lo efectuará OIM.

2. OIM, a solicitud de una de las partes, nombrará al árbitro único tan pronto como sea posible. 3. Al hacer el nombramiento, OIM tomará las medidas necesarias para garantizar el nombramiento de un árbitro independiente e imparcial. Artículo 15.- 1. En caso se utilice el mecanismo de tribunal arbitral, compuesto por tres árbitros, cada una de las partes nombrará a uno de los árbitros. Los dos árbitros así nombrados escogerán el tercer árbitro que ejercerá las funciones de presidente del tribunal. 2. Si dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción de la notificación de la parte demandante en que se nombra a un árbitro, la parte demandada no hubiera

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notificado a la parte demandante el árbitro por ella nombrado, la parte demandante podrá solicitar a OIM que nombre al segundo árbitro.

3. Si dentro de los diez (10) días siguientes al nombramiento del segundo árbitro, los dos árbitros no hubieran llegado a acuerdo sobre la elección del árbitro presidente, este será nombrado por OIM. Artículo 16.- Cuando se solicite a OIM que nombre a un árbitro con arreglo a los Artículos 14 o 15, la parte que formule la solicitud deberá enviar a OIM una copia de la petición de arbitraje, una copia del contrato del que resulte la controversia o con el cual la controversia esté relacionada y una copia del acuerdo de arbitraje si éste no figura en el contrato. OIM podrá requerir de cualquiera de las partes la información que considere necesaria para el desempeño de sus funciones. RECUSACIÓN DE ÁRBITROS (ARTÍCULOS 17 A 20) Artículo 17.- La persona propuesta como árbitro deberá revelar a las partes y/o a OIM, todas las circunstancias que puedan dar lugar a dudas justificadas acerca de su imparcialidad o independencia. Una vez nombrado o elegido, el árbitro revelará tales circunstancias a las partes, a menos que ya les haya informado de ellas. Artículo 18.- 1. Un árbitro podrá ser recusado si existen circunstancias de tal naturaleza que den lugar a dudas justificadas respecto de su imparcialidad o independencia. 2. Una parte no podrá recusar al árbitro nombrado por ella sino por causas de las que haya tenido conocimiento después de la designación, salvo que dichas circunstancias no hayan podido ser conocidas con anticipación. Artículo 19.- 1. La parte que recuse a un árbitro podrá hacerlo dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del nombramiento de dicho árbitro, o dentro de los quince (15) días siguientes a la toma de conocimiento por esa parte respecto de las circunstancias mencionadas en los Artículos 17 y 18. 2. La recusación se hará por escrito y deberá ser motivada. 3. La recusación se notificará a la otra parte, al árbitro recusado y a los demás miembros del tribunal arbitral. 4. Cuando un árbitro haya sido recusado por una parte, la otra parte podrá aceptar la recusación. El árbitro también podrá, después de la recusación, renunciar al cargo. En ninguno de ambos casos se entenderá que esto implica aceptación de la validez de las razones en que se funda la recusación. En ambos casos, se aplicará íntegramente el procedimiento previsto en los Artículos 14 o 15 para el nombramiento del árbitro sustituto, incluso si, durante el proceso de nombramiento del árbitro recusado, una de las partes no ha ejercido su derecho al nombramiento o a participar en el nombramiento. Artículo 20.- 1. Si la otra parte no acepta la recusación o si el árbitro recusado no renuncia, la decisión respecto de la recusación será tomada por OIM.

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2. Si OIM acepta la recusación, se nombrará o escogerá un árbitro sustituto de conformidad con el procedimiento aplicable al nombramiento o elección de un árbitro, previsto en los Artículos 14 a 17. 3. La recusación pendiente de resolución no interrumpe el desarrollo del proceso arbitral, salvo que el tribunal arbitral considere que existen razones suficientes para ello, en cuyo caso se suspenderán los plazos. SUSTITUCIÓN DE UN ÁRBITRO Artículo 21.- En caso de fallecimiento o renuncia de un árbitro durante el procedimiento arbitral, se nombrará o elegirá un árbitro sustituto de conformidad con el procedimiento aplicable al nombramiento o a la elección del árbitro sustituto y previsto en los Artículos 14 a 17. REPETICIÓN DE LAS AUDIENCIAS EN CASO DE REVOCACIÓN O SUSTITUCIÓN DE UN ÁRBITRO Artículo 22.- En caso de sustitución o revocación del árbitro único o del árbitro presidente con arreglo a los Artículos 19 a 21 se repetirán todas las audiencias celebradas con anterioridad; en caso se revoque o sustituya cualquier otro árbitro, quedará a la apreciación del tribunal la decisión acerca de si procede repetir tales audiencias. SECCIÓN IV. PROCEDIMIENTO ARBITRAL DISPOSICIONES GENERALES Artículo 23.- 1. Con sujeción a lo dispuesto en el presente Reglamento, el tribunal arbitral podrá dirigir el arbitraje del modo que considere apropiado, siempre que se trate a las partes con igualdad y que, en cada etapa del procedimiento, se dé a cada una de las partes plena oportunidad de hacer valer sus derechos. 2. Todos los documentos o informaciones que una parte suministre al tribunal arbitral serán notificados por éste a la otra parte. LUGAR DEL ARBITRAJE Artículo 24.- 1. Las partes podrán determinar libremente el lugar del arbitraje. A falta de acuerdo entre las partes sobre el lugar en que haya de celebrarse el arbitraje, dicho lugar será determinado por el tribunal arbitral atendiendo a las circunstancias del caso y conveniencias de las partes. 2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo precedente, el tribunal arbitral podrá, salvo acuerdo en contrario de las partes, reunirse en cualquier lugar que estime apropiado para celebrar deliberaciones entre sus miembros, para oír a los testigos, a los peritos o a las partes, o para examinar mercancías u otros bienes o documentos.

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En caso de considerarlo adecuado, el tribunal arbitral notificará a las partes con suficiente antelación para permitirles asistir a esas inspecciones. 3. El laudo se dictará en el lugar del arbitraje. IDIOMA Artículo 25.- 1. Los procesos arbítrales se desarrollarán en el idioma que las partes hayan establecido. A falta de acuerdo entre las partes se utilizará el idioma español. 2. El tribunal arbitral podrá ordenar que los documentos anexos al escrito de demanda o a la contestación, y cualesquiera documentos o instrumentos complementarios que se presenten durante las actuaciones en el idioma original, vayan acompañados de una traducción al español o, en su caso, al idioma que rige el proceso. INSTALACIÓN DEL TRIBUNAL ARBITRAL Artículo 26.- 1. El tribunal arbitral procederá a su instalación con citación de las partes, para cuyo efecto se elaborará un Acta de Instalación, bastando para ello la presencia de los árbitros. 2. En caso la instalación se lleve a cabo sin la asistencia de las partes, el tribunal arbitral procederá a notificarlas, estableciéndose que los plazos contenidos en ella se empezarán a computar desde el día siguiente de su notificación. 3. En el Acta, el tribunal arbitral podrá incluir las disposiciones complementarias aplicables al proceso. ESCRITO DE DEMANDA Artículo 27.- 1. A menos que el escrito de demanda se haya incluido con la notificación de la petición de arbitraje, en el Acta de Instalación el tribunal arbitral otorgará al demandante un plazo de diez (10) días para que presente su escrito de demanda. 2 Una vez admitida a trámite la demanda, el tribunal arbitral correrá traslado de la misma al demandado para que la conteste y de considerarlo conveniente formule reconvención dentro de los diez (10) días de notificada. 3. En caso se haya planteado reconvención, el tribunal arbitral correrá traslado de la misma al demandante para que la conteste dentro de los diez (10) días de notificada. 4. La demanda deberá ir acompañada de una copia del contrato y del acuerdo de arbitraje, en caso éste no esté contenido en el contrato. 5. La demanda deberá contener los siguientes datos:

a) El nombre y el domicilio procesal de las partes y de sus representantes; b) De ser el caso, copia del poder de los representantes.

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c) Determinación de la cuestión sometida a arbitraje, con indicación de su cuantía y las pretensiones respectivas. d) La relación de los hechos en que se base la demanda o la defensa. e) Los fundamentos de derecho, de ser el caso. f) Los medios probatorios que considere pertinentes, o referirse a los documentos u otras pruebas que vaya a presentar posteriormente.

CONTESTACIÓN Artículo 28.- La contestación de la demanda deberá contener los literales a) y b) referidos en el numeral 5 del Artículo 27 y responder a los literales c), d), e) y f) del numeral 5 del Artículo 27. El demandado podrá acompañar su escrito con los medios probatorios en que base su contestación o referirse a los documentos u otras pruebas que vaya a presentar posteriormente. AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN Artículo 29.- 1. Vencidos los plazos indicados en el Artículo 27, el tribunal arbitral citará a las partes a una audiencia de conciliación dentro de los diez (10) días siguientes. El objetivo de la audiencia será propiciar un arreglo entre las partes. 2. De no lograrse dicho acuerdo conciliatorio total, la audiencia tendrá como objetivo esclarecer, entre otros aspectos, las pretensiones de las partes, la existencia de hechos controvertidos y toda otra cuestión que sea necesario precisar para un mejor desarrollo del arbitraje. Lo actuado constará en un acta. MODIFICACIONES DE LA DEMANDA O DE LA CONTESTACIÓN Artículo 30.- En el curso de las actuaciones, cualquiera de las partes podrá modificar o complementar su demanda o contestación hasta antes de la Audiencia de Conciliación a la que se refiere la cláusula 29 de este Reglamento. Sin embargo, una demanda no podrá modificarse de manera tal que la demanda modificada quede excluida del campo de aplicación de la cláusula compromisoria o del acuerdo de arbitraje separado. DEFENSAS PREVIAS Y CUESTIONES PROBATORIAS Artículo 31.- 1. Las partes podrán deducir excepciones y defensas previas dentro de los cinco (5) días de notificadas con los actos postulatorios a los que se refiere el Artículo 27, las que serán puestas en conocimiento de la otra parte para que proceda a su absolución, dentro del plazo de cinco (5) días de notificada. 2. Dentro del mismo plazo, las partes podrán formular tachas u oposiciones respecto de los medios probatorios ofrecidos. Dichas tachas u oposiciones serán puestas en

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conocimiento de la otra parte para que proceda a su absolución, dentro del plazo de cinco (5) días de notificada. DECLINATORIA DE LA COMPETENCIA DEL TRIBUNAL ARBITRAL Artículo 32.- 1. El tribunal arbitral será el único facultado para decidir acerca de las objeciones a su competencia, y las relacionadas a la existencia, eficacia o validez de la cláusula compromisoria o del acuerdo de arbitraje separado. Dichas objeciones deberán formularse dentro del plazo de cinco (5) días de notificada la parte objetante con la demanda, debiendo absolverse en el mismo plazo. La decisión al respecto podrá también ser considerada por el tribunal arbitral de oficio. 2. El tribunal arbitral estará facultado para determinar la existencia o la validez del contrato del que forma parte una cláusula compromisoria. Una cláusula compromisoria que forme parte de un contrato y que disponga la celebración del arbitraje con arreglo al presente Reglamento se considerará como un acuerdo independiente de las demás estipulaciones del contrato. En este sentido, la decisión del tribunal arbitral acerca que el contrato es nulo no entrañará ipso jure la invalidez de la cláusula compromisoria. 3. La excepción de incompetencia del tribunal arbitral deberá ser opuesta a más tardar en la contestación de la demanda o, con respecto a una reconvención, en la réplica a esa reconvención. 4. En general, el tribunal arbitral deberá decidir, como cuestión previa, las objeciones relativas a su competencia. Sin embargo, el tribunal arbitral podrá seguir adelante en las actuaciones y decidir acerca de tales objeciones en el laudo final. OTROS ESCRITOS Artículo 33.- El tribunal arbitral decidirá si se requiere que las partes presenten otros escritos, además de los de demanda y contestación. Asimismo decidirá si la presentación de tales escritos es procedente. El tribunal arbitral fijará los plazos para la comunicación de tales escritos. PRUEBAS Y AUDIENCIAS (ARTÍCULOS 34 Y 35)

Artículo 34.- 1. Cada parte deberá asumir la carga de la prueba de los hechos en que se base para fundar sus acciones o defensas. 2. En cualquier momento de las actuaciones, el tribunal arbitral podrá exigir, dentro del plazo que determine, que las partes presenten documentos u otras pruebas. 3. El tribunal arbitral está facultado para citar a las partes a cuantas audiencias considere necesarias, en cualquier estado del proceso y hasta antes de expedirse el laudo correspondiente. La decisión acerca de la realización de las audiencias la tomará el tribunal arbitral de oficio o a petición de cualquiera de las partes. El objeto de tales audiencias será la presentación de pruebas escritas, testigos, peritos, o para presentar alegatos orales.

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4. El desarrollo de las audiencias constará en un acta que será suscrita por los árbitros y por las partes asistentes. En caso alguna de las partes se negara a suscribir el acta respectiva, se dejará constancia de ese hecho en el acta. 5. El tribunal arbitral podrá llevar a cabo una audiencia a pesar que una o ambas partes no concurran a la misma. 6. Las partes asistentes a la audiencia se consideran notificadas en el mismo acto de las decisiones dictadas en ella. Artículo 35.- 1. El tribunal arbitral notificará las partes, con por lo menos cinco (5) días de antelación, la realización de audiencias, indicando la fecha, hora y lugar de la misma. 2. El tribunal arbitral hará arreglos respecto de la traducción de las declaraciones orales hechas en la audiencia o de las pruebas documentarias presentadas, en caso éstas estén en otro idioma distinto al castellano o al idioma en el que se desarrolla el procedimiento arbitral y siempre que los considere conveniente o si las partes así lo hayan acordado y comunicado al tribunal. 3. Las audiencias se celebrarán en privado, a menos que las partes acuerden lo contrario. Sin perjuicio de la documentación presentada por escrito por las partes, podrá utilizarse registros magnéticos y grabaciones, dejándose constancia en el acta respectiva. 4. El tribunal arbitral determinará la admisibilidad, la pertinencia, y la importancia de las pruebas presentadas. LOS TESTIGOS Artículo 36.- 1. Las partes deberán señalar en la demanda, contestación, o de ser el caso en la reconvención, la identidad de los testigos, sus domicilios, el objeto y la importancia de su testimonio. 2. El tribunal arbitral podrá limitar o rechazar la comparecencia de cualquier testigo, si lo considera superfluo, innecesario o impertinente. 3. El tribunal arbitral podrá interrogar a los testigos durante sus exposiciones. Las partes tendrán también oportunidad de interrogar al testigo, bajo la dirección del tribunal arbitral. 4. Los testigos podrán también presentar sus testimonios por escrito mediante declaraciones firmadas, declaraciones juradas firmadas o en las formas que el tribunal arbitral considere adecuado. 5. El tribunal arbitral podrá exigir el retiro de cualquier testigo o testigos durante la declaración de otros testigos. El tribunal arbitral es libre de decidir la forma en que ha de interrogarse a los testigos.

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PERITOS Artículo 37.- 1. El tribunal arbitral podrá nombrar uno a más peritos para que le informen, por escrito, sobre materias concretas que determinará el tribunal. Se comunicará a las partes acerca de las atribuciones del perito, fijadas por el tribunal. 2. Las partes suministrarán al perito toda la información pertinente o presentarán para su inspección todos los documentos o todos los instrumentos pertinentes que aquél pueda solicitarles. Cualquier diferencia entre una parte y el perito acerca de la pertinencia de la información o presentación requeridas se remitirá a la decisión del tribunal arbitral. 3. Una vez recibido el dictamen del perito, el tribunal notificará una copia del mismo a las partes, a quienes se ofrecerá la oportunidad de expresar por escrito su opinión sobre el dictamen. Las partes tendrán derecho a examinar cualquier documento que el perito haya invocado en su dictamen. 4. Después de la entrega del dictamen y a solicitud de cualquiera de las partes, el tribunal podrá citar al perito a sustentar el mismo en una audiencia en la que las partes tendrán oportunidad de estar presentes y de interrogar al perito. En esta audiencia, cualquiera de las partes podrá presentar testigos peritos para que presenten declaración sobre los puntos controvertidos. Serán aplicables a dicho procedimiento las disposiciones del Artículo 36. MEDIDAS PROVISIONALES DE PROTECCIÓN Artículo 38.- 1. A petición de cualquiera de las partes, el tribunal arbitral podrá tomar todas las medidas provisionales que considere necesarias respecto del objeto en litigio. Inclusive podrá tomar medidas destinadas a la conservación de los bienes que constituyen el objeto en litigio, como ordenar que los bienes se depositen en manos de un tercero o que se vendan los bienes perecederos. 2. El tribunal arbitral podrá exigir contracautela a quien solicita la medida para asegurar el pago del costo de esa medida y de la indemnización por daños y perjuicios a la parte contraria, si su pretensión fuera declarada infundada en el laudo. REBELDÍA Artículo 39.- 1. Si, dentro del plazo fijado por el tribunal arbitral, el demandante no ha presentado su demanda sin invocar causa justificada, el tribunal arbitral ordenará la conclusión del procedimiento. Si, dentro del plazo fijado por el tribunal arbitral, el demandado no ha presentado su contestación sin invocar causa suficiente, el tribunal arbitral ordenará que continúe el procedimiento. 2. Si una de las partes, debidamente convocada con arreglo al presente Reglamento, no comparece a la audiencia sin invocar causa justificada, el tribunal arbitral estará facultado para proseguir el arbitraje. 3. Si una de las partes, debidamente requerida para presentar documentos, no lo hace en los plazos fijados sin invocar causa justificada, el tribunal arbitral podrá dictar el laudo basándose en las pruebas de que disponga.

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CONCLUSIÓN DE LAS AUDIENCIAS Artículo 40.- 1. El tribunal arbitral podrá consultar a las partes si tienen más pruebas que ofrecer o testigos que presentar o exposiciones que hacer y, si no los hubiera, podrá declarar concluidas las audiencias. 2. El tribunal arbitral podrá, si lo considera necesario en razón de circunstancias excepcionales, decidir, por propia iniciativa o a petición de parte, que se reinicien las audiencias en cualquier momento antes de dictar el laudo. SECCIÓN V. LAUDO DECISIONES Artículo 41.- 1. Cuando haya tres árbitros, todo laudo u otra decisión del tribunal arbitral se tomará por mayoría de votos de los árbitros. 2. En caso de empate, el presidente del tribunal arbitral tendrá voto dirimente. FORMA Y EFECTOS DEL LAUDO Artículo 42.- 1. El laudo se dictará por escrito en un plazo de treinta (30) días luego de concluidas las audiencias según lo mencionado en la cláusula 40 de este Reglamento, y será notificado a las partes dentro de los ocho (8) días siguientes. El laudo será definitivo, inapelable, eficaz y obligatorio para las partes desde que les sea notificado a las mismas. Las partes se comprometen a cumplir el laudo sin demora. En los arbitrajes regulados por este Reglamento, no cabe recurso de apelación. 2. (DEROGADO)

3. El laudo será firmado por los árbitros y contendrá:

a) Lugar y fecha de expedición. b) Nombre de las partes y de los árbitros. c)La cuestión sometida a arbitraje y una sumaria referencia de las alegaciones y conclusiones de las partes. d) Valoración de las pruebas en que se sustente la decisión. e) Fundamentos de hecho y de derecho para admitir o rechazar las respectivas pretensiones y defensas; y f) La decisión.

4. El laudo de conciencia necesariamente debe cumplir con lo dispuesto en los literales a), b), c) y f) del numeral anterior. Requiere además de una motivación razonada.

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5. Cuando haya tres árbitros y uno de ellos no firme, se indicará en el laudo el motivo de la ausencia de la firma. 6. Podrá hacerse público el laudo sólo con el consentimiento de ambas partes. 7. El tribunal arbitral notificará a las partes copias del laudo firmadas por los árbitros. EJECUCIÓN PRIVADA DEL LAUDO Artículo 43.-

En caso las partes hayan otorgado al tribunal arbitral facultades especiales para la ejecución privada del laudo, éste podrá disponer la adopción de las medidas que estuvieren a su alcance para ello.

RECURSO DE REPOSICIÓN

Artículo 44.-

Contra las resoluciones distintas al laudo procede sólo la interposición del recurso de

reposición dentro de los tres (3) días siguientes de notificada la resolución. El tribunal arbitral

decidirá dentro de un plazo razonable.

CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO ARBITRAL MEDIANTE CONCILIACIÓN,

TRANSACCIÓN Y DESISTIMIENTO

Artículo 45.- 1. Si antes que se dicte el laudo, las partes concilian o transigen sus pretensiones, el tribunal arbitral dictará una orden de conclusión del procedimiento o, si lo piden ambas partes y el tribunal lo acepta, registrará la conciliación o transacción en forma de laudo arbitral en los términos convenidos por las partes. Este laudo no ha de ser necesariamente motivado. 2. Si antes de que se dicte el laudo, se hace innecesaria o imposible la continuación del procedimiento arbitral por cualquier razón no mencionada en el numeral 1 de este Artículo, el tribunal arbitral comunicará a las partes su intención de dictar una orden de conclusión del procedimiento y las razones de dicha decisión. El tribunal arbitral estará facultado para dictar dicha orden, a menos que una parte haga valer razones fundadas para oponerse a esa orden. 3. El tribunal arbitral notificará a las partes copias de la orden de conclusión del procedimiento o del laudo arbitral en los términos convenidos por las partes, debidamente firmadas por los árbitros. Cuando se pronuncie un laudo arbitral en los términos convenidos por las partes, se aplicará lo dispuesto en los numerales 1, 3, 5 y 6 del Artículo 42. 4. En cualquier momento antes de la notificación del laudo, de común acuerdo y

comunicándolo al tribunal arbitral, las partes pueden desistirse del arbitraje. En caso de

desistimiento, todos los gastos del arbitraje y las retribuciones a los árbitros son asumidos por

las partes en iguales proporciones, salvo pacto en contrario de las partes.

INTERPRETACIÓN DEL LAUDO Artículo 46.-

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1. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación del laudo, cualquiera de las partes podrá solicitar al tribunal arbitral, notificando a la otra parte, una interpretación del laudo. 2. La interpretación se hará por escrito dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del requerimiento. La interpretación formará parte del laudo y se aplicará lo dispuesto en los numerales 1, 3, 4, 5, 6 y 7 del Artículo 42. RECTIFICACIÓN DEL LAUDO Artículo 47.- 1. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación del laudo, cualquiera de las partes podrá solicitar al tribunal arbitral, notificando a la otra parte, que se rectifique en el laudo cualquier error material, numérico, de cálculo, de copia, tipográfico o cualquier otro error de naturaleza similar. 2. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del requerimiento, el tribunal arbitral procederá a efectuar la rectificación de ser procedente o resolverá indicando la improcedencia de lo solicitado. La rectificación podrá hacerla el tribunal arbitral de oficio. 3. La rectificación se harán por escrito y se aplicará lo dispuesto en los numerales 1, 3, 4, 5, 6 y 7 del Artículo 42. LAUDO ADICIONAL Artículo 48.- 1. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación del laudo, cualquiera de las partes podrá solicitar al tribunal arbitral, notificando a la otra parte, que dicte un laudo adicional respecto de reclamaciones formuladas en el procedimiento arbitral pero omitidas en el laudo. 2. Si el tribunal arbitral estima justificado el requerimiento de un laudo adicional y considera que la omisión puede rectificarse sin necesidad de ulteriores audiencias o pruebas, completará su laudo dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción de la solicitud. En caso el tribunal arbitral considere que dichas audiencias o pruebas son necesarias notificará a las partes para que acudan a audiencias o presenten las pruebas solicitadas, luego de lo cual emitirá el laudo adicional. 3. Cuando se dicte un laudo adicional, se aplicará lo dispuesto en los numerales 1, 3, 4, 5, 6 y 7 del Artículo 42. SECCIÓN VI. ARBITRAJE INTERNACIONAL ARBITRAJE INTERNACIONAL (ARTÍCULOS 49 A 55) Artículo 49.- Un arbitraje es internacional sí:

a) Las partes de una cláusula compromisoria o de un acuerdo independiente de arbitraje tienen, al momento de la celebración del mismo, sus domicilios en Estados diferentes; o

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b) Uno de los lugares siguientes está situado fuera del Estado en el que las partes tienen sus domicilios:

i) El lugar del arbitraje, si éste se ha determinado en la cláusula compromisoria o en el acuerdo independiente de arbitraje, o con arreglo al mismo; ii)El lugar del cumplimiento de una parte sustancial de las obligaciones de la relación jurídica o el lugar con el cual el objeto del litigio tenga una relación más estrecha.

A los efectos de este artículo, si alguna de las partes tiene más de un domicilio éste será el que guarde una relación más estrecha con la cláusula compromisoria o con el acuerdo independiente de arbitraje. Si una parte no tiene domicilio alguno, se tomará en cuenta su residencia habitual.

REGLAS APLICABLES Artículo 50.- Serán aplicables a los arbitrajes internacionales todas las disposiciones de este Reglamento referidas al arbitraje nacional, en todo lo que no se opongan a la Ley, a las reglas específicas contenidas en esta Sección y a lo pactado entre las partes.

COMPARECENCIA Artículo 51.- Las partes podrán comparecer en forma personal o a través de representante debidamente acreditado y podrán ser asesoradas por las personas de su elección, pudiendo estos ser nacionales o extranjeros. Los datos de identificación de dichos representantes y asesores, incluyendo sus nombres, domicilios y teléfonos deberán comunicarse al tribunal arbitral. La comunicación deberá precisar si la designación se hace a efectos de representación o de asesoramiento. El tribunal arbitral comunicará esta información a la otra parte. NACIONALIDAD DE LOS ÁRBITROS Artículo 52.- Salvo pacto en contrario de las partes, en el arbitraje con árbitro único, el árbitro deberá ser de una nacionalidad distinta a la de las partes. Ello también será aplicable en el caso del tribunal arbitral compuesto por tres árbitros, con relación al presidente del tribunal arbitral. IDIOMA DEL ARBITRAJE Artículo 53.- 1. Los procesos arbitrales se desarrollarán en el idioma que las partes hayan establecido. 2. El tribunal arbitral podrá ordenar que los documentos anexos al escrito de demanda o a la contestación, y cualesquiera documentos o instrumentos complementarios que se presenten durante las actuaciones en el idioma original, vayan acompañados de una traducción al idioma que rige el proceso.

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MEDIDAS PROVISIONALES DE PROTECCIÓN Artículo 54.- El arbitraje internacional es compatible con la solicitud de medidas provisionales señalada en el Artículo 38, incluso en lo que se refiere a la solicitud de las mismas a una autoridad judicial.

RENUNCIA AL RECURSO DE ANULACIÓN

Artículo 55.- Cuando ninguna de las partes en el arbitraje sea de nacionalidad peruana o tenga su domicilio o residencia habitual en el Perú, las partes podrán acordar expresamente en el convenio arbitral o en un documento escrito posterior, la renuncia a interponer recurso de anulación o la limitación de dicho recurso a una o más de las causales dispuestas en la Ley.

SECCIÓN VII. COSTOS DEL ARBITRAJE COSTOS (ARTÍCULOS 56 A 58)

Artículo 56.- 1. El tribunal arbitral fijará en el laudo los costos del arbitraje. El término "costos" comprende únicamente lo siguiente:

a) Los honorarios del tribunal arbitral, que se indicarán por separado para cada árbitro y que se fijarán según lo dispuesto por el Artículo 57; b) Los gastos de viaje y las demás expensas realizadas por los árbitros; c) El costo del asesoramiento pericial o de cualquier otra asistencia requerida por el tribunal arbitral; d) Los gastos de viaje y otras expensas realizadas por los testigos, en la medida en que dichos gastos y expensas sean aprobados por el tribunal arbitral; e) El costo de representación y de asistencia de letrados de la parte vencedora si se hubiera reclamado dicho costo durante el procedimiento arbitral y sólo en la medida en que el tribunal arbitral decida que el monto de ese costo es razonable;

2. En caso alguna de las partes no esté conforme con el monto correspondiente a los costos, la determinación acerca del monto de los mismos será tomada por el tribunal arbitral junto con OIM.

Artículo 57.- 1. Los honorarios del tribunal arbitral se determinarán aplicando como referencia la Tabla de Honorarios vigente de CONSUCODE, dependiendo del monto de la controversia, de sí se trata de un arbitraje nacional o internacional, y de si es un arbitraje ante árbitro único o tribunal arbitral. En caso las pretensiones indicadas en la petición de arbitraje no sean cuantificables OIM decidirá acerca del monto correspondiente a los honorarios del tribunal arbitral.

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2. En los casos previstos en el Artículo 45 o de mediar cualquier otra forma de conclusión del proceso, corresponderá a OIM fijar el importe de los honorarios del tribunal arbitral, considerando el monto en disputa, el tiempo dedicado por el tribunal arbitral y cualesquiera circunstancias aplicables, salvo que dicho acuerdo, por solicitud de las partes, haya sido convertido en laudo arbitral, en cuyo caso corresponderá a los árbitros el ciento por ciento (100%) de sus honorarios.

3. OIM, atendiendo a las circunstancias de cada caso, resolverá acerca del monto correspondiente a los honorarios del tribunal arbitral en los casos de recusación de árbitros (Artículos 17 al 20), sustitución de árbitros (Artículo 21) y declinatoria de la competencia (Artículo 32). Artículo 58.- 1. Salvo lo dispuesto en el numeral 2 de este Artículo, y a menos que las partes hayan acordado algo distinto, los costos del arbitraje serán de cargo de la parte vencida. Sin embargo, el tribunal arbitral podrá prorratear cada uno de los elementos de estos costos entre las partes si decide que el prorrateo es razonable, teniendo en cuenta las circunstancias del caso. 2. Respecto del costo de representación y de asistencia de letrados a que se refiere el inciso e) del Artículo 56, el tribunal arbitral decidirá, teniendo en cuenta las circunstancias del caso, qué parte deberá pagar dicho costo o podrá prorratearlo entre las partes si decide que el prorrateo es razonable. 3. Cuando el tribunal arbitral dicte una orden de conclusión del procedimiento arbitral o un laudo en los términos convenidos por las partes, fijará los costos del arbitraje a que se refieren los Artículos 56 y 57 en el texto de ese laudo, procediéndose en caso de falta de conformidad con tales costos por alguna de las partes según lo establecido en los artículos antes indicados. 4. El tribunal arbitral no podrá cobrar honorarios adicionales por la interpretación y rectificación del laudo, ni por el laudo adicional con arreglo a los Artículos 46 a 48. DEPÓSITO DE LOS COSTOS Artículo 59.- 1. Una vez instalado el tribunal arbitral, las partes depositarán en OIM el íntegro de los honorarios del tribunal arbitral. OIM entregará al tribunal arbitral el treinta por ciento (30%) de la liquidación de honorarios inmediatamente después de instalado éste, un treinta por ciento (30%) adicional se entregará una vez concluidas las audiencias y el saldo será pagado luego de notificado el laudo arbitral a las partes. 2. El tribunal arbitral podrá requerir adicionalmente a cada una de las partes que depositen, como anticipo, una suma equivalente a los costos previstos en los incisos b) y c) del Artículo 56. 3. En el curso de las actuaciones, el tribunal arbitral podrá requerir depósitos adicionales de las partes. 4. A efectos de cumplir con lo señalado en los numerales 2 y 3 de este Artículo, cuando una parte lo solicite dichos montos serán revisados y determinados en base a un criterio de razonabilidad, por el tribunal arbitral conjuntamente con OIM. Luego de ello el tribunal arbitral notificará a las partes indicando el monto definitivo que las partes deben abonar.

81

5. Si transcurridos diez (10) días desde la comunicación del requerimiento del tribunal arbitral según lo indicado en los numerales anteriores de este Artículo, los depósitos requeridos no se han abonado en su totalidad, el tribunal arbitral informará de este hecho a las partes a fin de que cada una de ellas pueda hacer el pago requerido. Si este pago no se efectúa, el tribunal arbitral podrá ordenar la suspensión o la conclusión del procedimiento de arbitraje. Para ello el tribunal arbitral tomará en cuenta las circunstancias, a fin de no perjudicar a la parte que si cumple con lo solicitado. 6. Una vez dictado el laudo, el tribunal arbitral entregará a las partes un estado de cuentas de los depósitos recibidos y les reembolsará todo saldo no utilizado. DISPOSICIONES FINALES Primera.- La cláusula compromisoria modelo de arbitraje es la siguiente: “Las partes acuerdan que harán lo posible por llegar a una solución amigable de cualquier litigio, controversia o reclamación resultante de este contrato o relativo a este contrato, su interpretación, su incumplimiento, resolución o nulidad. En el curso de las negociaciones directas, las partes procurarán arribar a una composición amistosa de la controversia mediante conciliación, la misma que se celebrará según el Reglamento de Conciliación de la OIM. Si en la conciliación se llegara a un acuerdo parcial o no se arribara a un acuerdo, la controversia será solucionada mediante arbitraje, de conformidad con el Reglamento de Arbitraje de la OIM. Las partes convienen en acatar el laudo arbitral como fallo definitivo respecto de cualquier discrepancia. Nada de lo contenido en este contrato, ni relativo al mismo será considerado como una renuncia a los privilegios e inmunidades de la Organización Internacional para las Migraciones (OIM). Adicionalmente las partes acuerdan lo siguiente en relación al arbitraje al que hace mención el párrafo anterior:

1. La ley aplicable será _________ (leyes peruanas o _____ ) 2. El lugar de arbitraje será ________ (ciudad, país). 3. El idioma que se utilizará en el procedimiento arbitral será el español. 4. Renunciar al derecho de interponer recurso de anulación o limitar dicho recurso

a las causales (señalar qué causales del Artículo 123° de la Ley), dado que ninguna de las partes en el arbitraje tiene nacionalidad peruana o tiene su domicilio o residencia habitual en el Perú. (Incluir de ser aplicable).”

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ANEXO 15

REQUISITOS PARA LA PRECALIFICACIÓN DE POSTORES

( VALOR REFERENCIAL : S/. ............................. ) A. SOBRE LA EMPRESA

1. Los postores deben ser empresas jurídicas constituidas en el Perú bajo las leyes del Estado Peruano.

2. Copia de la Constitución Social de la empresa inscrita en los Registros

Públicos, poderes del Representante Legal y carta que incluya el domicilio actual de la Empresa, y copia del documento de identidad del Representante Legal.

3. Copia del Registro Único de Contribuyente, emitido por la SUNAT.

4. Copia simple del Certificado de Inscripción vigente en el Registro Nacional de

Contratistas. Este es un certificado expedido por CONSUCODE.

5. Declaración Jurada de que la empresa no se encuentra impedida legalmente de suscribir contratos con el Estado y con la Municipalidad Metropolitana de Lima en particular.

6. Declaración Jurada indicando el monto de su capacidad libre de contratación. Dicho monto deberá ser igual o mayor al Valor Referencial para la presente convocatoria.

7. Para la calificación sobre la Empresa en caso de Consorcio cada Asociado

deberá presentar la documentación solicitada B. EXPERIENCIA DE LA EMPRESA

1. Facturación media anual de construcción en los últimos 5 años. Este monto deberá ser mayor o igual al Valor Referencial de la presente convocatoria. Esta información será acreditada con las Declaraciones Juradas de los últimos 5 años presentadas a SUNAT.

2. Informe de la experiencia específica como constructor. Se refiere a su

participación en calidad de contratista, administrador de contratos, o subcontratista. Sólo se considerarán Obras ejecutadas en los últimos 10 años, debiendo la sumatoria de dichos montos ser igual o superior a 3 veces el Valor referencial

3. Experiencia en la ejecución de obras similares.

Se considera obras similares a Intercambio Viales, Pasos a Desnivel y Obras Viales Urbanas. No se tendrá en cuenta la antigüedad de la Obra. La sumatoria de dichos montos debe ser igual o superior a 0.50 veces el Valor referencial.

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4. Esta información deberá ser acreditada mediante los certificados siguientes:

Contrato de obra.

Actas de recepción

Certificados de conformidad de obras emitidos por la entidad contratante.

En caso de haber ejecutado la Obra en Consorcio indicar % de Participación mediante Testimonio Notarial.

La información referida a los montos contratados, fecha de inicio y término, así como la constancia de haber ejecutado y concluido las obras satisfactoriamente, deberá estar contenida entre los certificados presentados para acreditar la experiencia del postor.

5. En el caso de Consorcio se evaluará a cada Asociado, considerándose el

resultado final como la sumatoria de los montos de cada asociado.

6. Los Montos podrán ser expresados en Dólares Americanos ó en Nuevos Soles, en este último caso será necesario actualizar los Montos Contratados aplicando los factores de Actualización establecidos por el INEI.

C. CALIFICACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA.

1. Copia del último balance de gestión entregado a la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT).

2. Reporte de la calificación de riesgos (Infocorp) que muestre la clasificación de la

deuda bancaria de la Empresa por parte de la Superintendencia de Banca y Seguros (SBS). Dicho informe deberá ser de fecha posterior a la fecha de convocatoria de la presente Licitación. En el caso de Consorcio cada Asociado presentará su reporte debiendo cada uno obtener calificación normal.

3. Presentar copia de los estados financieros auditados correspondientes a los

últimos tres años. Presentar un resumen de los principales indicadores financieros, debiendo la empresa (ó cada Asociado de ser el caso ) cumplir con los siguientes valores mínimos: Índice de Liquidez : Igual o Mayor a 1.00 Índice de Acidez : Igual o Mayor a 0.90 Índice de Endeudamiento : Igual o Menor a 3.00 Índice Patrimonial : Igual o Mayor a 0.25

4. Copia de la constancia del último pago efectuado por el impuesto anual a la

renta y comprobante de pago de la última obligación exigible.

5. Declaración Jurada de no encontrarse en proceso de quiebra ni liquidación, ni reestructuración, de acuerdo a las normas legales específicas del INDECOPI.

6. Para la calificación financiera en caso de Consorcio cada Asociado deberá

presentar la documentación solicitada debiendo cada uno cumplir con los requisitos a satisfacción.

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D. OTROS REQUISITOS.

1. Declaración Jurada de no haber incurrido en rescisiones ni interrupciones de obras por causas imputables al contratista durante los últimos diez años. En el caso de Consorcio el documento deberá ser presentado por cada asociado.

2. Declaración Jurada de no tener sentencia en última instancia por obras mal

ejecutadas. 3. En el caso de Consorcio el documento deberá ser presentado por cada

asociado. Nota.- Todos los documentos solicitados tienen carácter de Declaración Jurada y la alteración u omisión de alguna de ellas descalifica al postor, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan. Deben ser presentados en tres ejemplares debidamente foliados y en el orden que se indica.

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ANEXO 16

CUADRO DE PRECALIFICACIÓN DE POSTORES

REQUERIMIENTOS POSTOR :

A. SOBRE LA EMPRESA

1.- Empresa Jurídicas Constituidas en el Perú

Empresas Nacionales Constituidas en el Perú bajo las Leyes del Estado Peruano. Asoc.: (Máximo 3 empresas) Cumplimiento

2.- Constitución Social de la Empresa

Adjuntarán: - Testimonio de Constitución inscritos en RR.PP - Testimonio Poderes del Represen. Legal, Inscrito en RR.PP - Documentos que señale domicilio actual - Documento de identidad del Represente Legal Asoc.: Documentos presentados por cada asociado Cumplimiento

3.-

Registro Único de Contribuyente -SUNAT-

Debe ser documento emitido por SUNAT. No es suficiente con mencionar el Nº del RUC Cumplimiento

4.- Certificado CONSUCODE Debe estar vigente y ser emitido por CONSUCODE. Cumplimiento

5.- DD.JJ. sobre Impedimentos Declarar que no esta impedido de contratar con el Estado . Declarar que no esta impedido de contratar con la MML. Asoc.: Cada Asociado debe presentar DD.JJ Cumplimiento

6.- DD.JJ.Capacidad de Libre Contratación

Igual o mayor al monto del Valor Referencial. Asoc.: cada Asociado debe contar con una capacidad

libre equivalente a la parte proporcional que le corresponde por su % de participación en la Asociación.

B. EXPERIENCIA DE LA EMPRESA Asociaciones : Se sumarán los montos de cada asociado.

1.- Facturación media anual de Construcción (DD.JJ Sunat: 5 años)

Del orden de 1 vez el Valor Referencial (S/. .............................)

2.- Experiencia Específica como Constructor (05 años)

Obras ejecutadas en los últimos 10 años por un monto del orden de 3 veces el Valor Referencial (S/. .......................) incluye proyecto y obra. - Los montos de obra serán actualizados : INEI

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3.-

Experiencia en la Ejecución de Obras Similares Sustentos: - Contrato de Obra - Acta Recepción -Certificado Conform. Obra

Obras Similares por un monto total del orden de 0.5 veces del Valor Referencial. (S/. ............................... incluye Proyecto y Obra ) No se tendrá en cuenta la antigüedad de la Obra. Obras en Consorcio : señalar el % de Participación mediante Testimonio Notarial. Actualizar los montos declarados : INEI

C. CALIFICACION FINANCIERA DE

LA EMPRESA Asociac.:Cada Asoc. debe presentar los documentos debiendo cumplir c/u con los requisitos a satisfacción

1.- Ultimo Balance de Gestión Cumplimiento : Balance Auditado (tres últimos años)

2.- Reporte INFOCORP

Cumplimiento de presentación del informe con fecha

posterior a la fecha de convocatoria. - Normal ...................................100% - Con Problema Potencial ............. 0% - Deficiente ................ 0% - Dudosa ................. 0% - Pérdida Total Asoc.: Se calificará a cada Asociado debiendo obtener

c/u de ellos la calificación normal

3.- Estados Financieros Auditados (Ultimos 3 años)

Cumplimiento de presentación de Balances suscritos por Auditor - Indice Liquidez : Igual o Mayor a : 1.00 - Indice Acidez : Igual o Mayor a : 0.90 - Indice Endeudamiento : Igual o Menor a : 3.00 - Indice Patrimonial : Igual o Mayor a : 0.25 Asoc.: Los mínimos serán cumplidos por cada Asociado

4.- - Copia último pago Imp Anual a a la Renta. - Copia comprob pago última obligac. Exigible

Cumplimiento. Asociación : cada Asociado deberá presentar los documentos correspondientes.

5.- DD.JJ.... INDECOPI

Cumplimiento. Cada Asociado deberá presentar el documento correspondiente.

D. OTROS REQUISITOS

1.- DD.JJ. de no haber incurrido en Rescisiones ni Interrupciones. (10 años)

Cumplimiento. Cada Asociado deberá presentar

el documento correspondiente.

2.- DD.JJ. de no tener sentencia. Cumplimiento. Cada Asociado deberá presentar el documento correspondiente.

EVALUCION FINAL :

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ANEXO 17

Inicio

Envia Requerimiento y especificaciones técnicas

Selecciona proveedores y solicita cotizaciones

Envía propuestas técnicas para calificación

Evalúa propuestas y elabora cuadro de calificación

Devuelve cuadro de calificación técnica

Realiza evaluación económica

Aplica los pesos respectivos a las propuestas técnicas y económicas. Selecciona la de mayor puntuación

Contrato

Envía contrato para la firma

Emite Orden de compra / servicio

Fin

Firma y devuelve contrato

UNIDAD EJECUTORA ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL

PARA LAS MIGRACIONES - OIM

FLUJOGRAMA DE ADQUISICION SEGÚN GUIA DE PROCEDIMIENTOS

Si No

88

ANEXO 18

FLUJOGRAMA DE PAGO SEGÚN GUIA DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Envía Factura, guía para pago

EMPRESA OIM UNIDAD EJECUTORA

Emite conformidad y Solicitud de Pago

Verifica disponibilidad de fondos

Envía fondos para el pago

Solicita transferencia

Elabora cheque

Procede al Pago

Si

No

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ANEXO 19

DESCRIPCION DE PROCESOS

AREA DE ASISTENCIA TECNICA PARA PROYECTOS DE DESARROLLO NACIONAL

OIM PERU

I. INTRODUCCIÓN

La Organización Internacional para las Migraciones – OIM es un organismo internacional con más de 60 años de presencia en el Perú, debidamente acreditado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y que viene brindando asistencia técnica y administrativa al Estado Peruano en la implementación de proyectos nacionales de desarrollo contemplados dentro del Sistema Nacional de Inversión Pública, en virtud al Convenio de Cooperación suscrito por la OIM con el Estado Peruano y normas nacionales del Estado Peruano afines y conexas.

En tal sentido, la OIM desde hace varios años a la fecha, mantiene vigente con diversas Entidades del Gobierno Central, Regional y Local, Convenios por Encargo para llevar adelante procesos de selección de postores para la ejecución de Proyectos de Inversión Pública en beneficio del Estado Peruano, así también Convenios por Administración de Recursos los cuales además del proceso de selección, la OIM también lleva adelante la administración de la ejecución de las obras hasta la liquidación de las mismas.

II. OBJETIVO

Describir los procedimientos generales de la participación de la OIM en procesos de selección bajo la modalidad de Convenio por Encargo o Convenio por Administración de Recursos.

III. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN Y SUS VENTAJAS

Convenio por Encargo

Bajo esta modalidad la participación del organismo internacional se limita únicamente a Ia primera etapa del proyecto: es decir a llevar adelante el proceso de convocatoria, desde la publicación hasta la confirmación de la Buena Pro.

PARTICIPACION

DE LA OIM

Todas las acciones con relación al presente Proceso de

Selección serán llevadas a cabo por La OIM, a través del Área

de Asistencia Técnica y Desarrollo de Proyectos (ATPDN)

hasta la adjudicación del Contrato. Una vez adjudicado el

Contrato, La OIM se hará cargo de todas las actividades

referentes a la administración del mismo, hasta la liquidación

de la obra a satisfacción de La Entidad y de La OIM.

90

BASE LEGAL

Las Bases de la OIM se rigen por:

El Convenio Marco de Cooperación.

El Convenio Específico

La Guía de Procedimientos de La OIM-PERÚ.

Manual Internacional de Adquisiciones de la OIM.

Supletoriamente el Reglamento de Contrataciones

del Estado vigente.

Normas Técnicas vigentes.

INMUNIDAD DE

LA OIM

El Postor o Contratista eximirá a la OIM y la ENTIDAD

de todos los juicios, pérdidas, reclamos, demandas y

acciones de cualquier acto u omisión imputable al

Postor, Contratista, Subcontratista o personal empleado

en la ejecución del proyecto o en la guardianía de la

misma. Nada de lo contenido en la presente, significa

una renuncia a los privilegios e inmunidades de la OIM.

SISTEMA Y

MODALIDAD DE

CONTRATACION

1.1 LICITACIÓN PÚBLICA, PARA EJCUCIÓN DE

OBRAS: LP Nº 00X-ENTIDAD/OIM-20…

Para cada proyecto de ejecución de obra cuyo valor

referencial es mayor a US$ 300,000.

Una (1) Licitación Pública con “n” ítems (“n” proyectos),

da como resultado “n” contratos de ejecución de obras.

Este proceso de selección incluye las siguientes etapas:

1. Etapa de Requisitos de Precalificación de

Postores.

2. Etapa de Bases del Proceso de Selección.

La numeración de cada licitación pública empieza en

001, así: LP Nº 001-ENTIDAD/OIM-20… Siendo la OIM

el responsable en designar y llevar el control de dicha

numeración.

1.2 CONCURSO PÚBLICO, PARA SUPERVISIÓN

DE OBRAS O SERVICIOS: CP Nº 00X-

ENTIDAD/OIM-201…

Para cada servicio de supervisión de obra o servicio de

91

suministro e instalación, cuyo valor referencial es mayor

a US$ 300,000.

Un (1) Concurso Público con “n” ítems (“n” servicios),

da como resultado “n” contratos de supervisión de

obras.

Este concurso incluye la etapa de Bases del Proceso de

Selección:

La numeración de cada concurso por invitación

empieza en 001, así: RQ Nº 001-ENTIDAD/OIM-20….

Siendo la OIM el responsable en designar y llevar el

control de dicha numeración.

1.3 CONCURSO POR INVITACIÓN, PARA

EJECUCIÓN DE OBRA: RQ Nº 00Z-ENTIDAD/OIM-

20…

Para cada proyecto de ejecución de obra cuyo valor

referencial es menor a US$ 300,000.

Un (1) Concurso por Invitación con dos “n” ítems (“n”

proyectos), da como resultado dos “n” contratos de

ejecución de obras.

Este concurso incluye la etapa de Bases del Proceso de

Selección:

La numeración de cada concurso por invitación

empieza en 001, así: RQ Nº 001-ENTIDAD/OIM-20….

Siendo la OIM el responsable en designar y llevar el

control de dicha numeración.

1.4 CONCURSO POR INVITACIÓN, PARA

SUPERVISIÓN DE OBRAS: RQ Nº 00Z-MML/OIM-

2015

Para cada servicio de supervisión de obra, cuyo valor

referencial es menor a US$ 300,000.

Un (1) Concurso por Invitación con “n” ítems (“n”

servicios), da como resultado “n” contratos de

supervisión de obras.

Este concurso incluye la etapa de Bases del Proceso de

Selección:

La numeración de cada concurso por invitación

empieza en 001, así: RQ Nº 001-ENTIDAD/OIM-20…. .

Siendo la OIM el responsable en designar y llevar el

control de dicha numeración.

92

CUADRO

RESUMEN DE

MONTOS DE

CONVOCATORIAS

CONCURSO POR

INVITACIÓN (RQ)

LICITACIÓN

PUBLICA (LP)

CONCURSO

PÚBLICO (CP)

valor referencial (VR) de la

ejecución de obra o

VR del servicio de supervisión

de obra:

hasta USD 300,000.

(No se publica en el diario)

Para Licitación Pública

Si el Valor Referencial

(VR) de la ejecución de

obra o

VR del servicio de

supervisión de obra o

VR del servicio de

suministro e instalación:

Mayor a US USD

300,000.

Se publica en el

Diario.

Se gestiona ante

GPSU (*) los

resultados de la

evaluación de

postores

Si el VR es

menor a

USD 100,000

No se

gestiona ante

GPSU los

resultados de

la evaluación

de postores

Si el VR es

mayor a

USD 100,000

Sí se gestiona

ante GPSU los

resultados de

la evaluación

de postores

93

PROCESOS DE CONVOCATORIA

El proceso de selección llevado a cabo por la OIM, para ejecución y supervisión de obras

consta de 02 etapas:

Primera Etapa: Precalificación de Postores (Solo para Ejecución de Obras).

Segunda Etapa: Evaluación Técnica y Económica de los Postores Precalificados.

PRIMERA ETAPA: PRECALIFICACIÓN

DE POSTORES

1. Precalificación de postores; Esta primera etapa,

que se desarrolla en un lapso de tiempo estimado de

15 días calendario, asegura la selección de

empresas constructoras más idóneas, con

solvencia técnica y económica que garantizan la

ejecución del proyecto con calidad y dentro de los

plazos establecidos.

2. Las actividades a desarrollarse son las siguientes:

Convocatoria (publicación en diario de circulación

nacional, página web de la OIM y en el SEACE por la

Entidad).

Entrega de Requisitos de Precalificación a los

Postores.

Recepción de Requisitos de Precalificación de los

Postores por parte de la OIM.

Comunicación de resultados de Precalificación.

3. Evaluación del cumplimiento de los Requisitos de

Precalificación, que incluyen requisitos de

cumplimiento obligatorio por parte de los postores

(no limitantes) :

Constitución y formalidad de la empresa.

En promesas de Consorcios se establecen topes de

porcentajes de participación.

Experiencia en formulación y ejecución proyectos en

general y en proyectos similares, sin penalidades.

Calificación financiera de la empresa.

Facturación media anual de los últimos tres (03) /

cinco (05) años.

Estado de Ganancias y Pérdidas presentado a la

SUNAT.

94

Reporte de la calificación de riesgo, debiendo obtener

una calificación normal al 100%

Estados Financieros auditados correspondientes a los

tres (3) / cinco (05) últimos años.

Exigencia de Índices financieros mínimos o máximos

requeridos; tales como Liquidez, Acidez,

Endeudamiento y Patrimonial.

Constancia del último pago efectuado por el Impuesto

a la Renta Anual.

4. Los postores que cumplen con dichos requisitos son

declarados Postores Precalificados y pasan a la

segunda etapa del Proceso de Selección.

SEGUNDA ETAPA: EVALUACIÓN DE

POSTORES PRECALIFICADOS

1. Segunda etapa, que se desarrolla en un lapso de

tiempo de 30 a 45 días calendario dependiendo de la

complejidad del proyecto, es que se evalúan a los

postores precalificados, quienes han cumplido con

requisitos previamente.

2. Esta etapa consta de las siguientes actividades:

Entrega de Bases (a Postores Precalificados).

Visita al lugar donde se ejecutará la Obra.

Presentación de consultas a las Bases.

Absolución de Consultas e Integración de Bases.

Presentación de Propuestas Técnica y Económica.

Otorgamiento de Buena Pro.

Factores de evaluación por parte de los postores

precalificados (dependiendo del tipo de

convocatoria): Propuesta de la solución planteada

por el postor.

Propuesta del Anteproyecto Arquitectónico o

equivalente (memoria descriptiva, planos, vistas 3D,

recorrido virtual).

Solución Técnica para la Ejecución de la Obra.

Análisis y Propuesta de Planteamiento de la Obra.

Los métodos constructivos propuestos orientados al

cumplimiento de las líneas base de plazo, costo y

95

calidad.

Soluciones de los problemas técnicos y logísticos a

adoptarse.

Carta Fianza Bancaria de Garantía de Seriedad de

Oferta.

Curriculum Vitae del Personal Profesional propuesto.

3. Solución de reclamos de postores: Los reclamos al

resultado de la evaluación de las ofertas son

presentados ante la OIM, dentro de los dos (02) días

hábiles contados a partir del día siguiente de otorgada

y comunicada la Buena Pro. El reclamo lo plantean

los postores mediante escrito firmado por el

Representante Legal del recurrente. Recibido el

reclamo por la OIM, éste es procesado por una

instancia imparcial, en un plazo máximo de (05) días

hábiles. Lo resuelto por La OIM es definitivo y no se

aceptan segundos reclamos o apelaciones.

4. Ventaja al implementación el Sistema de Gestión de

la Construcción FAST TRACK; a fin de cumplir con

las metas, para la ejecución del proyecto en su

conjunto se da la alternativa a las entidades el de

implementar el sistema de gestión de la construcción

denominado fast track, cuya definición a es la

siguiente: “sistema de gestión de construcción que

permite realizar la ejecución de la obra por etapas y

con aprobaciones previas de los expedientes

parciales, de tal forma que la obra se ejecuta de

manera continua.”

Cabe resaltar que este sistema la OIM lo podrá

implementar en los proyectos bajo la modalidad de

Convenio por Administración de Recursos.

COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE

EVALUACIÓN Y VEEDORES.

El Comité de Evaluación de la OIM o BEAC (Birds, Evaluation and Awards Committe) por sus siglas en inglés, normalmente está compuesto por tres miembros, designados por el Jefe de Misión de la OIM, dependiendo de la naturaleza y complejidad de la contratación, y cuando hayan otras instituciones que participan, los miembros del BEAC pueden ser mayor. La Unidad Ejecutora puede tener un lugar en el comité en calidad de observador, si lo considera necesario. Los miembros deben ser de número impar.

Se considera la participación de Veedores de la OIM y del Órgano de Control Interno Institucional (Contraloría) de la Entidad.

96

FISCALIZACIÓN INTERNA

La OIM periódicamente es auditada por auditores externos internacionales.

El resultado de la evaluación de los postores cuenta con la aprobación previa de la Unidad de Adquisiciones para las Oficinas Exteriores de control de la OIM en Manila – Filipinas, y la final No Objeción de la Entidad.

INTEGRACIÓN DE

LAS BASES

Una vez absueltas todas las consultas, o si las mismas no

se han presentado, las Bases quedarán integradas

automáticamente como reglas definitivas y no podrán ser

cuestionadas en ninguna otra vía, ni modificadas por

autoridad administrativa alguna.

Las Bases Integradas están conformadas por las bases

propiamente dichas más el pliego de absolución de

consultas, de existir consultas.

ACEPTACION DE

LAS CONDICIONES

POR PARTE DE

LOS POSTORES

La presentación de las propuestas implica el

reconocimiento, aceptación y sometimiento por el Postor

de todas las condiciones establecidas en las Bases, que

incluye formatos y anexos en los Documentos de

Licitación, y en los Términos de Referencia para la

elaboración del Anteproyecto, el Expediente Técnico a

nivel de ejecución de obra, y la ejecución de la obra.

Se rechazará toda propuesta que en un principio no se

ajuste a los requerimientos de las Bases. En caso de

existir desacuerdo de las presentes Bases de Licitación

en lo expresado en las diferentes secciones, se aplicará el

siguiente orden de prevalencia:

1. Bases de Licitación. (Criterios de evaluación; formatos

y anexos)

2. Términos de Referencia.

3. Proforma de Contrato.

4. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado

97

RESULTADOS DE

LA EVALUACIÓN

TÉCNICA Y

ECONÓMICA

Luego de culminada la evaluación técnica y económica EL

Comité de calificación de la OIM, procede a realizar la

calificación final sobre la base de la integración de los

resultados de la Propuesta Técnica y Económica.

El puntaje total de la propuesta será el promedio

ponderado de ambas evaluaciones, obtenido de la

aplicación de la siguiente fórmula:

PTPi = C1 PTi + C2 PEi

Donde:

TPi = Puntaje total del postor i.

PTi = Puntaje por evaluación técnica del

postor i

PEi = Puntaje por evaluación económica del

postor i

C1 = Coeficiente de ponderación para la

evaluación técnica (0. x0…).

C2 = Coeficiente de ponderación para la

evaluación económica (0.x0…).

Para los efectos se elabora el Cuadro Resumen de

Puntaje Total, donde la propuesta evaluada como la mejor

será aquella que obtenga el mayor puntaje total.

Finalmente, en base a esta última evaluación, el Comité

de Calificación de La OIM elabora un Acta de Resultados

de Evaluación Técnica y Económica.

Nota:

La OIM, para procesos complejos, solicitará a la Entidad la

No Objeción de la Evaluación Técnica.

INFORME DE

EVALUACION Y

OTORGAMIENTO

DE LA BUENA PRO

La OIM presentará a LA ENTIDAD la Evaluación en base

a los resultados del análisis de las ofertas, recomendando

la oferta evaluada como la más conveniente. Una vez la

ENTIDAD comunique a la OIM la No Objeción de dicha

recomendación, la OIM procede a comunicarlo

oficialmente, otorgando la Buena Pro a la propuesta

ganadora, previa confirmación de la Unidad de

Adquisiciones para las Oficinas Exteriores de la OIM en

Filipinas (GPSU /MAC), dando a conocer el resultado del

proceso de selección a todos los postores participantes a

través del citado cuadro comparativo en el que se

consigna el orden de prelación en que han quedado

calificados los postores, y que incluye el detalle de cómo

se obtuvieron los puntajes técnico, económico y total

obtenidos por cada uno de los postores, lo cual se

comunica oficialmente a todos los postores

Las Fianzas de Garantía de Seriedad de Oferta son

devueltas a los proponentes no favorecidos, una vez que

la empresa adjudicataria, o el Representante del

Consorcio, de ser el caso, hayan firmado el Contrato y

otorgado la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato.

98

Convenio por Administración de Recursos

Convenios por Administración de Recursos

Bajo esta modalidad el organismo internacional

participa en las tres etapas del proyecto: El antes:

proceso de convocatoria, el durante: gestión y

monitoreo del proyecto y el después: entrega y

liquidación del proyecto. La participación de la

OIM en estos casos es la de administrar los

recursos financieros del Estado Peruano a

nombre y en representación de la Unidad

Ejecutora.

GESTION Y

MONITOREO DEL

PROYECTO POR

PARTE DE LA OIM

INICIA - Acta de Inicio de Elaboración de

Expediente Técnico o Ejecución de Obra (según sea el

caso)

- Elaboración y /o revisión del Expediente Técnico

(De acuerdo a los plazos y entregables indicados

en los Términos de referencia y bases)

- Tramite y pago de las Valorizaciones mensuales

por avance del Expediente Técnico (Aprobación

previa No Objeción de la Unidad Ejecutora)

- Aprobación del Expediente Técnico de Obra (Con

Resolución de Aprobación de la OIM previa

aprobación técnica de la Supervisión y No

Objeción de la Unidad Ejecutora)

- Entrega de Terreno

- Tramite y pago de los Adelantos de Obra

(Aprobación previa No Objeción de la Unidad

Ejecutora)

- Tramite y pago de las Valorizaciones mensuales

(Aprobación previa No Objeción de la Unidad

Ejecutora)

99

- Trámite y presentación a la Unidad Ejecutora de

las conciliaciones mensuales.

- Tramite y pago de las Valorizaciones mensuales

del servicio de Supervisión (Aprobación previa No

Objeción de la Unidad Ejecutora)

- De ser el caso, tramite de los Adicionales y

Deductivos del presupuesto de Obra (Con

Resolución de Aprobación de la OIM previa No

Objeción de la Unidad Ejecutora)

- De ser el caso, tramite de las Ampliaciones del

plazo del contratista (Con Resolución de

Aprobación de la OIM previa No Objeción de la

Unidad Ejecutora)

- De ser el caso, tramite de las Ampliaciones del

plazo de la Supervisión (Con Resolución de

Aprobación de la OIM previa No Objeción de la

Unidad Ejecutora)

- Conformación del Comité de Recepción de Obra

(Integrado por la Unidad Ejecutora, Supervisión y

la OIM)

- Proceso de Recepción de Obra, observaciones y

levantamiento de observaciones.

- Suscripción del Acta Definitiva de Recepción de

Obra (Participan la Unidad Ejecutora, Supervisión,

el contratista y la OIM )

TERMINA - Liquidación Final del

Contrato (Con Resolución de Aprobación previa No

Objeción de la Unidad Ejecutora)

PARTICIPACION DE

LA OIM

Todas las acciones con relación al presente Proceso de

Selección serán llevadas a cabo por La OIM, a través del Área

de Asistencia Técnica y Desarrollo de Proyectos (ATPDN)

hasta la adjudicación del Contrato. Una vez adjudicado el

Contrato, La OIM se hará cargo de todas las actividades

referentes a la administración del mismo, hasta la liquidación

de la obra a satisfacción de La Entidad y de La OIM.

100

DEL CONTRATO DEL CONTRATISTA

BASE LEGAL

Las Bases de la OIM se rigen por:

El Convenio Marco de Cooperación.

El Convenio Específico por Administración de

recursos

La Guía de Procedimientos de La OIM-PERÚ.

Manual Internacional de Adquisiciones de la OIM.

Supletoriamente Reglamento de Contrataciones

del Estado vigente.

Normas Técnicas vigentes.

INCUMPLIMIENTO

DE CONTRATO

En caso de incumplimiento del contrato, La OIM

comunica a La ENTIDAD a fin de que ésta pueda

ejecutar la Fianza Bancaria de Garantía de Fiel

Cumplimiento de Contrato sin perjuicio de que pueda

exigir al Adjudicatario el resarcimiento de los daños y

perjuicios por medio de la acción que corresponda.

Asimismo, EL PROVEEDOR debe cumplir con tomar

por su cuenta todos los Seguros necesarios para

cautelar la integridad de la obra ante terceros y eventos

fortuitos o extraordinarios, los cuales se encuentran

previstos en los documentos del contrato y las leyes

correspondientes vigentes.

GARANTIA DE FIEL

CUMPLIMIENTO

El postor ganador debe entregar a La OIM la carta

fianza bancaria de garantía de Fiel Cumplimiento del

Contrato, a favor de la Organización Internacional para

las Migraciones y/o LA ENTIDAD, por un valor

equivalente al diez por ciento (10%) del monto del

Contrato válida por el plazo contractual y hasta 30 días

posteriores de consentida la Liquidación del Contrato

de Obra.

El postor ganador debe entregar a La OIM la carta

fianza bancaria de Garantía Técnica por

Responsabilidad de Defectos, a favor de la

101

GARANTÍA

TÉCNICA POR

RESPONSABILIDAD

DE DEFECTOS

Organización Internacional para las Migraciones y/o LA

ENTIDAD, por un valor equivalente al cinco por ciento

(5%) del monto del Contrato cuya vigencia será a partir

de la recepción de la obra, hasta doce (12) meses

posteriores.

La ENTIDAD podrá requerir la ejecución de la misma

en caso de incumplimiento.

REQUISITOS DE

LAS CARTAS

FIANZA BANCARÍA

DE GARANTÍAS

Las cartas fianza bancarias de garantías que se

presenten deben ser de carácter solidaria, irrevocable,

incondicionada sin beneficio de excusión y de

realización automática al sólo requerimiento de La OIM

y/o LA ENTIDAD. Asimismo, estas cartas fianza

deberán ser emitidas por una institución bancaria de

primer orden, legalmente establecido en la provincia de

Lima y bajo supervisión de la Superintendencia de

Banca y Seguros.

Para el caso de empresas extranjeras, esta Carta

Fianza, deberá ser emitida por un banco que se

encuentre en la lista de bancos extranjeros de primera

categoría que publica periódicamente el BANCO

CENTRAL DE RESERVA DEL PERÚ.

INICIO DEL PLAZO

La fecha de inicio del Plazo Contractual entra en

vigencia a partir del día siguiente de la entrega del

terreno al CONTRATISTA.

ADELANTOS

El monto y forma de pago de los Adelantos es de

acuerdo a lo indicado en los términos de Referencia.

SUPERVISION

Son facultades y responsabilidades del Supervisor de

Obra: velar directa y permanentemente por la correcta

Elaboración del Anteproyecto, Expediente Técnico a

nivel de ejecución de Obra, la ejecución de las obras

del cumplimiento del contrato; absolver las consultas

que le formule el contratista; de ser el caso, ordenar el

retiro de cualquier subcontratista o trabajador por

incapacidad o incorrecciones que , a su juicio,

perjudiquen la buena marcha del Estudio, de la obra;

suspender los trabajos, rechazar y ordenar el retiro de

materiales y equipos por mala calidad o por

incumplimiento de especificaciones técnicas; resolver

las interrogantes o disponer cualquier medida urgente

que pueda presentarse durante la ejecución del

Estudio, o de la obra. Asimismo su actuación deberá

ajustarse en todo lo señalado en el contrato

correspondiente que lo faculta a supervisar la

ejecución del Estudio y de la obra.

102

VALORIZACIONES

y PAGOS

La OIM paga la contraprestación al Contratista en

Nuevos Soles, en periodos de valorización mensual,

conforme a lo previsto en la sección específica de las

Bases, previa recepción de fondos por parte de LA

ENTIDAD. Asimismo, la OIM o el Contratista, según

corresponda, se obligan a pagar el monto

correspondiente al saldo de la liquidación del Contrato.

La valorización es la cuantificación económica del

avance físico en la ejecución de la obra en un periodo

determinado, tendrá el carácter de pago a cuenta y

deberá ser realizada el último día de cada periodo de

valorización según lo previsto en las Bases.

Las cantidades de Obra ejecutadas serán

determinadas conjuntamente por el Supervisor y el

Residente de Obra, el último día de cada mes y con

ellas el Supervisor formulará la Valorización

correspondiente. Se pagarán las partidas en forma

porcentual al avance. La fecha máxima de

presentación a la OIM de la Valorización aprobada por

la Supervisión y el Contratista, será dentro de los cinco

(5) días calendario contados a partir del primer día

hábil del mes siguiente al de la valorización. La

supervisión es responsable de elaborar los cálculos y

la aplicación de:

a) La amortización del Adelanto Directo.

b) La amortización del adelanto otorgado para la

Adquisición de Materiales.

c) Cualquier ajuste motivado por errores detectados en

Valorizaciones pagadas anteriormente, de conformidad

a su carácter de pago a cuenta.

d) Descuentos o retenciones por mandato judicial,

SUNAT (previamente comunicado al supervisor) o por

el Contrato.

Las Valorizaciones mensuales de avance de obra se

formularán conjuntamente con los Reajustes por alza

de costos, de acuerdo a la(s) Fórmula(s)

Polinómica(s), efectuando las deducciones por reajuste

que no corresponde por los adelantos entregados.

La OIM verificará la documentación administrativa y la

remitirá a LA ENTIDAD para su no objeción, la OIM

procederá al pago dentro de lo establecido en las

bases.

Las Valorizaciones por concepto del Contrato Principal,

reajuste por alzas, adicionales de obra, mayores gastos

103

generales y otros, serán canceladas siempre y cuando ésta

haya sido aprobada por el supervisor y LA ENTIDAD haya

emitido la no objeción al pago.

La OIM, previa no objeción de LA ENTIDAD cancelará la

valorización mensual dentro de los diez (10) días calendario

posterior a la No Objeción del mismo.

Si la demora en el pago de una valorización, sin razón

justificada, excediera de sesenta (60) días calendario de

presentada, el Contratista tendrá derecho al pago de

intereses; aplicándose la tasa de interés legal efectiva vigente

a la fecha. Para tal efecto, se formulará una valorización de

intereses y el pago se efectuará en las valorizaciones

siguientes.

De presentarse observaciones por LA ENTIDAD o la OIM, el

periodo de la subsanación de estas observaciones será

imputable al contratista o al supervisor según corresponda.

Las valorizaciones serán tramitadas para efecto de pago, aún

si hubiera reparos en su revisión. Cualquier ajuste será

posible hacerlo en la siguiente valorización o en la Liquidación

Final si el reparo hubiera sido en la última valorización.

Si surgieran discrepancias respecto a la formulación,

aprobación o valorización de los metrados, entre el Contratista

y el Supervisor o LA ENTIDAD o la OIM, según sea el caso,

éstas serán resueltas en la siguiente valorización sin perjuicio

de la parte no controvertida.

Sólo será posible iniciar un procedimiento de conciliación o

arbitraje de conformidad con los Reglamentos de Conciliación

y arbitraje de La OIM, después de ocurrida la controversia, si

la valorización de la parte en discusión representa un monto

superior al 5% del Contrato.

PLAZOS Y SUS

AMPLIACIONES

El Plazo de Ejecución de la Obra se expresa en días

calendario y su inicio se contará según lo establecido en las

Bases y Términos de Referencia.

El Contratista está obligado a cumplir durante la ejecución de

las Obras con los plazos parciales consignados en el

Calendario de Avance de Obra (CAO).

En caso que la obra se encuentre con retraso injustificado por

causa imputable al Contratista, que exceda al diez por ciento

(10%) del monto total del contrato, el Supervisor ordenará al

Contratista que presente, dentro de los cinco (05) días

calendario siguientes, un nuevo calendario que contemple la

aceleración de los trabajos (CAA) de modo que se garantice

el cumplimiento de la obra dentro del plazo previsto, anotando

tal hecho en el Cuaderno de Obra.

104

En caso de que el Contratista no presentara dentro del plazo

establecido el Calendario Acelerado de Avance de Obra, éste

será formulado y presentado por la Supervisión, dentro de los

05 días subsiguientes, estando el contratista obligado a

cumplir con los plazos parciales y totales así definidos por el

Supervisor.

La validez del Calendario Acelerado de Avance no exime al

Contratista de su responsabilidad por demoras injustificadas.

Cuando el monto de la valorización acumulada sea menor al

ochenta por ciento (80%) del monto acumulado programado

del calendario acelerado, el Supervisor anotará el hecho en el

Cuaderno de Obra, e informará a La OIM, pudiendo ser

causal de resolución del contrato.

El Contratista, sólo tendrá derecho a solicitar que se le

conceda prórroga en el Plazo de Ejecución de la Obra (en

concordancia a lo indicado en el art. 200 y 201 de la ley de

contrataciones del estado), siempre y cuando se afecte la

Ruta Crítica del Calendario de Avance de Obra y el plazo

adicional resulte necesario para la culminación de la obra.

Las causas de la ampliación de Plazo, que comprometan la

terminación de las partidas serán las siguientes:

1. Demora por desabastecimiento sostenido de

materiales y/o insumos, en el mercado nacional e

internacional debidamente comprobado y del cual se

haya dejado constancia en el Cuaderno de Obra.

2. Demora por paralizaciones ordenadas por La OIM y/o

La Entidad.

3. Demoras en la absolución de consultas, que afecten

el plazo de ejecución de la obra.

4. Por ejecución de obras adicionales o modificación de

parte de las obras, que afecten la Ruta Crítica del

Diagrama PERT o CPM de la obra, y el plazo

adicional resulte necesario para la culminación de la

obra.

5. Demoras por causas fortuitas o de fuerza mayor, no

imputables a las partes tales como terremotos,

aluviones, epidemias, incendios no provocados por el

contratista, huelgas generales, conflictos bélicos,

rebeliones, revoluciones.

Sólo será procedente otorgar prórroga cuando la causal

invocada modifique y afecte la Ruta Crítica del Calendario de

Avance de Obra y el plazo adicional resulte necesario para la

culminación de la obra de tal forma que comprometa la

terminación de las partidas afectadas y sea imposible su

ejecución programada contractualmente.

105

Para que proceda una ampliación de plazo, el Contratista

deberá anotar en el Cuaderno de Obra las circunstancias que,

a su criterio, ameriten ampliación de plazo y dentro de los diez

(10) días calendario siguientes al cese de la causal invocada,

el contratista solicitará la ampliación de plazo, cuantificando y

sustentando las razones que la fundamentan, para que sea

admitido al análisis del Supervisor.

El supervisor emitirá pronunciamiento dentro de los siete (07)

días siguientes de formulado el pedido y emitirá un informe

expresando opinión sobre la solicitud de ampliación de plazo y

lo remitirá a La OIM, ésta previa No Objeción de LA

ENTIDAD, resolverá sobre dicha ampliación en un máximo de

quince (15) días hábiles, contados desde la recepción del

indicado informe. De no emitirse pronunciamiento alguno

dentro de los plazos señalados, se considerará ampliado el

plazo.

La ejecución de obras adicionales será causal de ampliación

de plazo sólo si éstas conllevan la modificación del calendario

de avance de obra, afectan la Ruta Crítica del Calendario de

Avance de Obra y el plazo adicional resulte necesario para la

culminación de la obra.

La ampliación de plazo obligará al Contratista a presentar al

Supervisor un calendario de avance de obra actualizado, en

un plazo que no excederá de diez (10) días de aprobada

aquella, debiendo el Supervisor enviarlo a La OIM, junto con

un informe en el que exprese su opinión.

Las prórrogas concedidas de acuerdo a lo establecido en los

párrafos anteriores, darán derecho al reconocimiento de

Mayores Gastos Generales, supletoriamente conforme a lo

establecido en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del

Estado.

RECEPCION DE

OBRA

El Contratista, elaborará los planos post-construcción, de

acuerdo a los trabajos realmente ejecutados y los entregará a

la Supervisión, los que se tendrán en cuenta al momento de la

recepción de la obra, previa conformidad por parte del

supervisor.

El Contratista solicitará la Recepción de Obra Parcial y/o Total

según el siguiente procedimiento: El contratista solicitará a

través de su Residente en el Cuaderno de Obra la recepción

de la misma, indicando la fecha de culminación.

El Supervisor en un plazo no mayor de 05 días calendario,

comunicará este hecho a La OIM, la que en coordinación con

La Entidad en un plazo máximo de cinco (05) días calendarios

de recibida la comunicación procederá a designar un Comité

de Recepción de Obra, el que estará integrado como mínimo

106

por un representante de la OIM, dos representantes de La

Entidad más los especialistas que considere necesario La

Entidad debido a la complejidad del Proyecto, y por el

Supervisor.

En un plazo no mayor de 05 días calendarios de realizada su

designación, el Comité de Recepción junto con el Contratista

procederá a iniciar el proceso de verificación el fiel

cumplimiento de lo establecido en los Planos y

especificaciones técnicas, y efectuará las pruebas necesarias

para comprobar el funcionamiento de las instalaciones y

equipos. Las que estarán a cargo del Contratista. Culminada

la verificación se levantará un acta que será suscrita por los

miembros del Comité de Recepción, el Representante Legal

del Contratista y su Residente.

El Supervisor dará cuenta a La OIM de la solicitud de

recepción del contratista, así como de las observaciones que

tuviera, verificando si la obra está terminada e informando a

La OIM de sus conclusiones. Si el Supervisor considera que la

obra no está concluida se lo comunicará al Contratista.

De no existir observaciones, se procederá a la recepción de la

obra, teniéndose por concluida en la fecha indicada por el

Contratista.

El Contratista dispondrá de un décimo (1/10) del plazo de

ejecución de Obra (Fase 4) para subsanar las observaciones,

contado a partir del quinto día de la suscripción del acta. Este

plazo no dará derecho al pago de ningún concepto a favor del

Contratista, ni del Supervisor, ni a la aplicación de penalidad

alguna.

Subsanadas las observaciones, el contratista solicitará la

recepción de obra en el cuaderno de obra. La comprobación

que realizará el Comité de Recepción se limitará a verificar la

subsanación de las observaciones formuladas en el acta, no

pudiéndose formular nuevas observaciones.

En caso que el Contratista o su Ingeniero Residente no

estuvieran conforme con las observaciones, anotará su

discrepancia en el acta; el Comité de Recepción elevará a La

OIM y ésta a su vez a LA ENTIDAD todo lo actuado, con un

Informe sustentado sus observaciones en un plazo máximo de

cinco (05) días calendario. La OIM, previo pronunciamiento de

LA ENTIDAD, deberá pronunciarse sobre dichas

observaciones en el plazo de diez (10) días hábiles. De

persistir la discrepancia, se someterá a los mecanismos de

solución de controversias, establecidos en las Bases.

Si vencido el 50% del plazo establecido para la subsanación,

La Entidad comprueba que no se ha dado inicio a los trabajos

correspondientes, salvo circunstancias justificadas

debidamente acreditadas por el Contratista, dará por vencido

dicho plazo, siendo causal de resolución de contrato.

107

Todo retraso en la subsanación de observaciones que exceda

del plazo otorgado en las Bases, se considerará como demora

para efecto de las penalidades que correspondan y podrá dar

lugar a que La OIM resuelva el contrato por incumplimiento.

En ningún caso, se exonerará al Contratista de su

responsabilidad por los trabajos que hayan sido encontrados

defectuosos, bajo pretexto de haber sido aceptados por el

Supervisor.

Se debe garantizar a La Entidad, el cumplimiento del Contrato

y la buena ejecución de los trabajos según lo descrito de los

Términos de Referencia además de lo señalado en el

presente documento.

LIQUIDACION DE

OBRA

El contratista dentro de los sesenta (60) días calendario,

contados desde el día siguiente a la recepción de la obra,

presentará la Liquidación del Contrato a la Supervisión,

debidamente sustentada, con la documentación y cálculos

detallados, suscrita por el representante legal del Contratista;

la Supervisión hará llegar la liquidación del contrato a la OIM,

en el plazo máximo de 15 días calendario adjuntando su

informe de revisión y pronunciamiento del mismo, quien podrá

observarla de considerarlo pertinente o elaborará otra.

Con la liquidación, el Contratista entregará la Memoria

Descriptiva valorizada y Minuta de Declaratoria de Fábrica,

así como los pagos efectuados por este concepto, las actas

de recepción, instalación, y prueba operativa de los equipos

correspondientes.

La OIM, previa No Objeción de LA ENTIDAD, emitirá su

pronunciamiento dentro de los sesenta (60) días calendario de

presentada la Liquidación por el Contratista al Supervisor.

Si el Contratista no entrega la Liquidación del Contrato en el

plazo indicado, la Supervisión la elaborará y la presentará a la

OIM en el plazo máximo de quince (15) días calendario, y la

OIM la comunicará al Contratista dentro de los sesenta (60)

días calendario de recibida, previa No Objeción de LA

ENTIDAD, siendo de cargo del Contratista los gastos en que

se incurra para su elaboración, los cuales serán deducidos de

cualquier suma adeudada al Contratista o en su defecto de la

garantía de fiel Cumplimiento del Contrato.

La OIM remitirá la Liquidación al Contratista para que pueda

observarla dentro de los quince (15) días calendario de

recibida.

En el caso que una de las partes no acoja las observaciones

formuladas por la otra, aquélla deberá manifestarlo por escrito

dentro del plazo previsto de los quince días calendario de

108

haber recibido la observación. En tal supuesto, dentro de los

siete (07) días naturales siguientes, cualquiera de las partes

deberá solicitar el sometimiento de esta controversia a

conciliación y/o arbitraje según corresponda.

La liquidación quedará consentida cuando practicada por una

de las partes, no sea observada por la otra, dentro del plazo

establecido.

Una vez que la Liquidación haya quedado consentida, el

Contrato quedará concluido debiendo cerrarse el expediente

de la Liquidación Final de Obra.

Previo al pago del saldo de Liquidación Final, La ENTIDAD

descontará del importe del mismo, los siguientes conceptos:

1. Sumas anteriores ya pagadas en las planillas o

Valorizaciones de Avance de Obra, consignadas

como saldo en contra del CONTRATISTA.

2. Reposición por daños atribuidos al CONTRATISTA,

si hubiera.

3. El porcentaje correspondiente a la recuperación de

los anticipos, si hubiera saldos pendientes.

4. Las multas y penalidades, si hubieran.

En caso que los montos a deducir superasen los pagos a

efectuar de acuerdo con la Liquidación Final, La OIM

comunicará de inmediato al CONTRATISTA para que en un

plazo de diez (10) días calendario efectúe el pago del saldo

correspondiente, de no cumplir con ello LA ENTIDAD

procederá a la ejecución de la Fianza de Cumplimiento del

Contrato y retener los montos no percibidos.

Toda discrepancia respecto a la Liquidación, se resuelve

según las disposiciones previstas para la solución de

controversias en las presentes Bases según corresponda, sin

perjuicio del cobro de la parte no controvertida.

Una vez que la Liquidación haya quedado consentida, el

Contrato quedará concluido debiendo cerrarse el expediente

de la contratación.

Cualquiera de las partes puede resolver el contrato por

incumplimiento de alguna obligación, si previamente ha sido

requerido el cumplimiento de la misma.

La parte requerida deberá cumplir su obligación dentro de un

plazo de quince (15) días. Si vencido dicho plazo persiste el

incumplimiento la otra parte podrá resolver el contrato. La

resolución se formaliza con la recepción de la carta notarial

109

RESOLUCION DE

CONTRATO

respectiva.

En aplicación de la cláusula solución de controversias, una

vez recibida la carta notarial de resolución de contrato por una

de las partes, la otra parte podrá solicitar el inicio del proceso

de conciliación de conformidad con lo establecido en los

Reglamentos de Conciliación y Arbitraje de La OIM.

La parte que resuelve, deberá indicar en su carta de

resolución, la fecha y hora para efectuar la Constatación

Física e Inventario en el lugar de la obra.

En caso de incumplimiento del Contratista de alguna de sus

obligaciones que haya sido previamente observada por La

OIM, podrá originar la Resolución del Contrato, mediante

comunicación vía notarial en donde manifiesta tal decisión y el

motivo que la justifica. El contrato quedará resuelto de pleno

derecho a partir de la recepción de la Carta Notarial de

Resolución por el Contratista. El mismo derecho le asiste al

Contratista ante el incumplimiento de La OIM, de sus

obligaciones esenciales, siempre y cuando el Contratista lo

haya emplazado mediante carta notarial y La OIM no haya

subsanado el incumplimiento.

La Resolución del Contrato por causa del Contratista acarrea

por parte de LA ENTIDAD la ejecución inmediata de la fianza

de Adelanto Directo y de Adelanto de Materiales, y cuando la

resolución haya quedado consentida, acarrea por parte de LA

ENTIDAD la ejecución inmediata de la fianza de:

Fiel Cumplimiento

La resolución del Contrato, no impedirá la prosecución de los

trabajos por la modalidad que La OIM y/o La ENTIDAD

considere más conveniente.

PENALIDADES

El Contratista está obligado a cumplir las condiciones

establecidas en el Expediente Técnico aprobado, haciéndose

acreedor a las sanciones por incumplimiento, establecidas en

estas Bases y en el contrato.

En caso de retraso injustificado en el plazo de los trabajos, La

OIM le aplicará a EL CONTRATISTA una penalidad por cada

día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez

(10) % del monto contractual, incluido IGV, de la etapa

correspondiente (Obra o Expediente Técnico). Esta penalidad

será deducida de los pagos a cuenta, del pago final, o en la

liquidación final; o si fuese necesario, se cobrará del monto

resultante de la ejecución de las garantías en todos los casos,

la penalidad se aplicará y se calculará de acuerdo a la

siguiente fórmula:

110

0.10 x Monto Contractual (de la Fase)

Penalidad diaria = -----------------------------------------------------------

F x Plazo en días (de la Fase)

Donde:

F= 0.25 (Etapa del Expediente

Técnico: Fases 1)

F= 0.15 (Etapa de Obra: Fases 2, 3 y

4)

Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad,

La OIM podrá resolver el contrato por incumplimiento.

El Contratista deberá mantener vigentes las Pólizas de

Seguros, durante todo el plazo de ejecución de la obra. No se

pagará Valorizaciones por ningún concepto si no se cumple

con este requisito. El Supervisor controlará que se mantengan

vigentes las pólizas contratadas.

El contratista podrá reparar o reemplazar cualquier

maquinaria y equipo, por uno de igual o superiores

características técnicas. Este reemplazo debe ser comunicado

mediante anotación en el cuaderno de obra y deberá ser

aprobado o rechazado por el supervisor con otra anotación.

Los atrasos generados por estas causales no generarán

ampliaciones de plazo.

Para la prestación de los servicios del Contratista, el

contratista utilizará el personal calificado especificado en su

Propuesta Técnica, no estando permitido cambios, salvo por

razones de fuerza mayor debidamente justificada. Para este

efecto, el Contratista deberá proponer a La OIM con diez (10)

días hábiles de anticipación, el cambio de personal a fin de

obtener la aprobación correspondiente. Cada cambio

aprobado se castigará con una deducción de 1% del monto de

la valorización mensual subsiguiente al mes de aprobación del

cambio.

En caso que la Supervisión verifique y comunique a La OIM

y/o La Entidad la inasistencia del personal profesional

propuesto por el Contratista sin haber cumplido con la

solicitud del cambio respectivo, se empezará a aplicar la

deducción indicada en el párrafo anterior en forma mensual

hasta que se cumpla con solicitar el citado cambio de

personal.

Cualquier solicitud en este sentido será debidamente

justificada y los cambios que resultaren no irrogarán gastos

adicionales a La OIM y/o La Entidad.

111

Se entiende que todo el personal cuyo cambio se proponga,

reunirá iguales o mejores cualidades que las del personal

inicialmente propuesto.

INDEMNIZACIÓN

POR ATRASOS.

Obligaciones del Contratista de obra en caso de atraso en

la finalización de la obra:

En caso de atraso en la finalización de la obra por causas

imputables al Contratista, con respecto a la fecha consignada

en el calendario de avance de obra vigente, y considerando

que dicho atraso producirá una extensión de los servicios de

la supervisión, lo que genera un mayor costo, el Contratista

asumirá el pago del monto equivalente al de los servicios

indicados, lo que se hará efectivo deduciendo dicho monto de

las valorizaciones y liquidación de la obra.

SOLUCION DE

CONTROVERSIAS

LA ENTIDAD y EL PROVEEDOR acuerdan que harán lo posible por llegar a una solución amigable de cualquier litigio, controversia o reclamación resultante del Contrato o relativo al mismo su interpretación, su incumplimiento, resolución o nulidad. En el curso de las negociaciones directas, LA ENTIDAD y EL PROVEEDOR procuraran arribar a una composición amistosa de la controversia mediante conciliación, la misma que se celebrará según el Reglamento de Conciliación y Arbitraje de la OIM Perú (Anexo 14 de la Guía de Procedimientos). Si en la conciliación se llegara a un acuerdo parcial o no se arribara a un acuerdo, la controversia será solucionada por LA ENTIDAD y EL PROVEEDOR mediante arbitraje, de conformidad con el Reglamento de Conciliación y Arbitraje de la OIM Perú. LA ENTIDAD y EL PROVEEDOR convienen en acatar el laudo arbitral, como fallo definitivo respecto de cualquier discrepancia. Cualquier controversia que se plantee de parte del PROVEEDOR no implicará en ningún caso la paralización de los trabajos, sin perjuicio que pueda reclamar los costos incurridos que considere pertinentes. Nada de lo contenido en el Contrato ni relativo al mismo será considerado como una renuncia a los privilegios e inmunidades de la ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES (OIM).

112

DEL CONTRATO DE LA SUPERVISION

DE LA

SUSCRIPCION DE

CONTRATO

Consentido el otorgamiento de la Buena Pro, el postor ganador o su representante, debidamente autorizado, deberá cumplir con suscribir el contrato. Para ello la OIM, con cinco (05) días hábiles de anticipación, comunicará al postor seleccionado a la fecha para la firma del contrato, la que no podrá exceder a los diez (10) días siguientes de consentido el otorgamiento de la buena pro. El postor seleccionado deberá presentar dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la fecha de otorgada la Buena Pro, los siguientes documentos: a) Constancia o Certificado de no estar incluido en el

Registro de Inhabilitados para Contratar con el

Estado.

b) Bases integradas del concurso suscritas por el

postor.

c) Copia simple de la ficha de Mandato vigente

extendido por el Postor, a su Representante Legal.

En caso de consorcio, debe incluirse en la escritura

el nombre del representante legal del consorcio.

d) Copia de DNI del Representante Legal

e) Copia del Registro Único del Contribuyente del

postor, en caso de consorcio, será el RUC del

Consorcio

f) Garantía de fiel cumplimiento del Contrato,

mediante una Carta Fianza bancaria con carácter

de solidaria, irrevocable, incondicional, sin beneficio

de excusión y de realización automática al solo

requerimiento de Organización Internacional para

las Migraciones (OIM) y/o LA ENTIDAD; por un

monto del diez por ciento (10%) del monto del

Contrato, válida por el plazo contractual y hasta

sesenta (60) días posteriores de consentida la

Liquidación del Contrato.

Esta carta fianza deberá estar emitida a favor de la Organización Internacional para las Migraciones (OIM) y/o LA ENTIDAD. Emitida por una institución bancaria de primer orden, legalmente establecido en la provincia de Lima y bajo supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros.

g) En caso de consorcio, Escritura de Consorcio.

h) Código de cuenta interbancario (CCI).

i) Domicilio para efectos de la notificación durante la

113

ejecución del contrato.

j) Certificado de Habilidad de todos los profesionales

señalados en su propuesta técnica.

k) Traducción oficial efectuada por traductor público

juramentado de todos los documentos de la

propuesta presentados en idioma extranjero que

fueron presentados en idioma extranjero que fueron

acompañados de traducción certificada, de ser el

caso.

INCUMPLIMIENTO

CONDICIONES PREVIAS

A LA FIRMA DEL

CONTRATO

Antes de la firma del contrato y como condición previa e ineludible para su suscripción, el postor deberá presentar el RUC (Registro Único del Contribuyente) del Postor. En caso de consorcios, será el RUC del consorcio. Garantía de Fiel Cumplimiento

El postor ganador debe entregar a LA OIM la carta fianza bancaria de garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato a favor de la Organización Internacional para las Migraciones (OIM) y/o LA ENTIDAD, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del monto del Contrato cuya fecha de vigencia se extenderá hasta sesenta (60) días posteriores de consentida la Liquidación del Contrato de Obra. LA ENTIDAD podrá requerir la ejecución de las mismas en caso de incumplimiento. La carta fianza bancaria de garantía que se presente deberá ser de carácter solidaria, irrevocable, incondicionada sin beneficio de excusión y de realización automática al sólo requerimiento de LA ENTIDAD. Asimismo, esta carta fianza deberá ser emitida por una institución bancaria de primera orden, legalmente establecida en la provincia de Lima y bajo supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros.

8.2 En caso que el postor ganador no se presente en la

fecha prevista, la OIM lo citará a una nueva fecha, la cual no podrá exceder de los tres (03) días hábiles siguientes de la fecha originalmente señalada para la firma del contrato. Si el postor no se presentara en esa oportunidad, perderá la Buena Pro. En este supuesto, y sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable, La OIM llamará al Postor que ocupó el segundo lugar en el orden de prelación para que suscriba el contrato, el cual deberá cumplir con los demás requisitos establecidos para el postor ganador, incluyendo la obligación de mantener su oferta hasta la

114

suscripción del contrato. Si éste no firmara el contrato, y sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable, el proceso será declarado desierto.

8.3 Se adjunta la proforma de contrato a las presentes

Bases, a fin que los postores tengan conocimiento de las condiciones y obligaciones que asumirán en caso de obtener la Buena Pro. Por consiguiente, deberán incluir en sus propuestas económicas, todos los gastos que deriven del cumplimiento del mismo.

En caso de incumplimiento por parte del consultor de alguna de sus obligaciones previstas en el contrato y previamente observadas por La OIM se resolverá el contrato en forma parcial o total, siempre y cuando se cuente con la No Objeción de LA ENTIDAD.

8.5 Se podrá resolver el contrato de mutuo acuerdo por causas no atribuibles a las partes o por caso fortuito o fuerza mayor o cualquier otra causa no imputable, mediante la suscripción del documento, siempre y cuando se cuente con la No Objeción de LA ENTIDAD

8.6 La OIM podrá resolver el contrato, siempre y

cuando se cuente con la No Objeción de LA ENTIDAD, sin responsabilidad para las partes. En este caso el contrato queda resuelto de pleno derecho desde su comunicación al consultor, procediendo La OIM a pagar al consultor lo efectivamente ejecutado, con lo que el contrato se entiende liquidado.

REAJUSTES

La oferta se presentará en moneda nacional (Nuevos Soles) y los reajustes a ella se harán de la siguiente formula: Pr = [Po x (Ir/lo)] - [(A/C) x Po x (Ir - la)/(la)] - [(A/C) x Po]

Pr = Monto de la Valorización reajustada Po= Monto de la Valorización correspondiente al mes de servicio, a precios del mes de la fecha de presentación de propuestas Ir = Índice General de Precios al Consumidor (INEl) a la fecha de Valorización lo= Índice General de Precios al Consumidor (INEl) al

mes de la presentación de propuestas. [a la fecha del

valor referencial] la= Índice General de Precios al Consumidor (INEI) a la fecha de pago del adelanto

A= Adelanto en Efectivo entregado C = Monto del Contrato Principal

El primer monomio expresa el monto de la valorización

115

reajustada; el segundo monomio, la deducción del reajuste que no corresponde por el adelanto otorgado y el tercer monomio la amortización del adelanto otorgado. El segundo y tercer monomio son aplicables sólo hasta la amortización del adelanto.

ADELANTOS Y

GARANTIAS

La OIM, con la solicitud del supervisor, previa No Objeción de LA ENTIDAD y en calidad de anticipo abonará al supervisor un Adelanto en Efectivo de hasta el 20% del monto de cada etapa, en forma independiente según su Propuesta Económica incluido el IGV, previa solicitud y entrega de la correspondiente Garantía.

El supervisor presentará su factura por cada Adelanto en Efectivo actualizado, con el último índice de actualización de INEI.

Por cada monto del Adelanto en Efectivo al supervisor presentará previamente, una Carta Fianza solidaria, irrevocable, incondicional, sin beneficio de excusión y de realización automática extendida y ejecutable en la ciudad de Lima, otorgada por una entidad bancaria autorizada para operar en el país, por la Superintendencia de Banca y Seguros; a favor de Organización Internacional para las Migraciones (OIM) y/o LA ENTIDAD cuya ejecución será al solo requerimiento escrito de La ENTIDAD. Las renovaciones de las garantías hasta el final del contrato y hasta la amortización final del adelanto, se harán por un monto igual al saldo del adelanto pendiente de amortización.

El Adelanto será amortizado mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones mensuales; Asimismo, en cada una de dichas valorizaciones se hará la deducción del reajuste que no corresponde por el Adelanto en Efectivo otorgado.

Requisitos de las Garantías

Las garantías que se presenten deberán ser solidaria, irrevocable, incondicional, sin beneficio de excusión y de realización automática extendida y ejecutable en la ciudad de Lima al sólo requerimiento de LA ENTIDAD. Asimismo, deben ser emitidas por bancos que se encuentren bajo la supervisión de la Superintendencia de Banca, Seguros.

Ejecución de las Garantías

Las garantías se harán efectivas conforme a las estipulaciones contempladas en el artículo 164 del Reglamento.

116

De las Penalidades e Incumplimiento del Contrato

Las penalidades por retraso injustificado en la ejecución del servicio y las causales para la resolución del contrato, serán aplicadas de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Contrataciones del Estado.

De acuerdo con lo indicado en el Reglamento de Contrataciones del Estado, en las Bases o el contrato podrán establecerse penalidades distintas a la mencionada en el citado Reglamento, siempre y cuando sean objetivas, razonables y congruentes con el objeto de la convocatoria, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse. Estas penalidades se calcularán de forma independiente a la penalidad por mora.

PAGOS

Los pagos se realizarán de la siguiente manera:

De cada etapa indicada en los Términos de Referencia se pagará el 90% de los montos adjudicados en cada una de ellas, y los saldos de 10% de éstas se pagarán en la liquidación del contrato de supervisión.

PLAZOS El plazo para la prestación del servicio del consultor es

en días calendario incluye las etapas, según lo indicado

en las bases y Términos de Referencia.

LIQUIDACION DEL

CONTRATO

Se ceñirá de manera estricta al procedimiento indicado

en el orden de prelación siguiente: Contrato, Bases y

Términos de Referencia, y de manera supletoria a lo

indicado en el Reglamento de Contratación del Estado.

SOLUCION DE

CONTROVERSIAS

LA ENTIDAD y la Supervisión acuerdan que harán lo posible por llegar a una solución amigable de cualquier litigio, controversia o reclamación resultante de este Contrato o relativo al mismo su interpretación, su incumplimiento, resolución o nulidad. En el curso de las negociaciones directas, LA ENTIDAD y la Supervisión procuraran arribar a una composición amistosa de la controversia mediante conciliación, la misma que se celebrará según el Reglamento de Conciliación y Arbitraje de la OIM Perú (Anexo 14 de la Guía de Procedimientos) Si en la conciliación se llegara a un acuerdo parcial o no se arribara a un acuerdo, la controversia será solucionada por LA ENTIDAD y la Supervisión mediante arbitraje, de conformidad con el Reglamento de Arbitraje de la OIM Perú. LA ENTIDAD y la Supervisión convienen en acatar el laudo arbitral, como fallo definitivo respecto de cualquier discrepancia.

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Cualquier controversia que se plantee de parte de la Supervisión no implicará en ningún caso la paralización de sus servicios. Nada de lo contenido en este Contrato ni relativo al mismo será considerado como una renuncia a los privilegios e inmunidades de la ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES (OIM).

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ANEXO 20

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