guia de operación básica

SISTEMA DE CONTABILIDAD FINANICERA –SCF–

Guía de Operación Básica

PROAVANT, S.A. Guatemala, Enero de 2008

PROMOTORES DE AVANCES TECNOLÓGICOS, S.A. Sistema De Contabilidad Financiera –SCF–

Guía De Operación Básica

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Contenido del documento Contenido del documento............................................................................................................ 2 Sistema de Contabilidad Financiera............................................................................................. 3

Ingreso al sistema .................................................................................................................... 3 Generalidades del sistema........................................................................................................ 5

Componentes del sistema..................................................................................................... 5 Menú principal .................................................................................................................... 5 v Menú Archivo .......................................................................................................... 5 v Menú Catálogos ....................................................................................................... 7 v Menú Procesos......................................................................................................... 8 v Menú Reportes......................................................................................................... 8 v Menú Herramientas.................................................................................................. 9 v Menú Ventana........................................................................................................ 11 v Menú Ayuda .......................................................................................................... 14 v Menú Editar ........................................................................................................... 15 v Menú Datos ........................................................................................................... 18

Observaciones adicionales ................................................................................................. 23 Emisión de reportes ........................................................................................................... 24 v Barra de herramientas ............................................................................................ 24 v Información general del reporte.............................................................................. 29 v Barra de desplazamiento ........................................................................................ 30



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Sistema de Contabilidad Financiera Ingreso al sistema v Ejecutar el módulo deseado presionando doble clic sobre el icono del acceso directo que

se encuentra dentro de la carpeta Sistema de Contabilidad Financiera, la cual se encuentra instalada en el escritorio de su computadora personal o bajo la carpeta Proavant\SCF del menú inicio.



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v Ingrese el nombre de usuario y la clave de acceso que le fue asignado por el administrador del sistema para su acceso personal; luego presione el botón aceptar.1

v Una vez establecida la conexión a la base de datos del sistema, se mostrará la pantalla

principal del sistema.

1 NOTA PARA TODO EL SISTEMA: para desplazarse de un campo de información a otro debe utilizar la tecla TAB (para el siguiente campo) o SHIFT+TAB (para el campo anterior), ya que la tecla ENTER esta destinada para ejecución de acciones de botones.



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Generalidades del sistema

Componentes del sistema Existen cuatro áreas básicas dentro de la pantalla principal del sistema:

1. Identificación del sistema: muestra el nombre del sistema seguido del nombre de la empresa actual de trabajo.

2. Menú principal: contiene el menú de opciones del sistema. 3. Barra de herramientas: son accesos directos a las funciones más comúnmente utilizadas. 4. Área de trabajo: es el área donde se cargan las pantallas de registro de información y

emisión de reportes del sistema.

Menú principal Contiene el menú de opciones del sistema. v Menú Archivo

Contiene opciones generales del sistema.

2. 1.

3.

4.



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o Preferencias: permite la selección de la empresa actual de trabajo; todas las operaciones registradas posteriormente quedarán asignadas en la empresa seleccionada.

o Cambio de clave: permite el cambio de la clave de acceso del usuario actual; se debe ingresar la clave original del usuario, seguido de la nueva clave y su confirmación. En caso que alguno de los datos se ingrese incorrectamente se emitirá el mensaje de error correspondiente y el botón “Aceptar” permanecerá deshabilitado.

o Salir: realiza la salida definitiva del sistema; sí hay pantallas de registro de información abiertas y existen cambios pendientes de aplicar en ellas, se preguntará al usuario sí desea guardar los cambios, previo a abandonar el sistema.



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v Menú Catálogos Contiene las opciones necesarias para la configuración del sistema.

v Menú Transacciones

Contiene las opciones para el registro de los documentos relacionados con la operación del sistema.



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v Menú Procesos Contiene las opciones para realizar procesos de actualización de la información registrada en los documentos del menú transacciones.

v Menú Reportes

Contiene las opciones para emisión de reportes del sistema.



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v Menú Herramientas Contiene las opciones para configuración de la barra de herramientas del sistema (ver sección de Componentes del Sistema) y consultas de información frecuentemente utilizadas en el registro de transacciones y ejecución de procesos y reportes del sistema.

o Barra de herramientas: en esta pantalla se puede personalizar la barra de herramientas con las siguientes opciones: § Visualizar u ocultar la barra de herramientas; para ello se marca o

desmarca la caja de chequeo “FrameBar”. § Seleccionar la posición de la barra de herramientas: arriba (top), abajo

(bottom), izquierda (left), derecha (right) o como ventana flotante (floating)

§ Tamaño de los botones: se marca o desmarca la caja de chequeo “Large Buttons” para mostrar los botones grandes o pequeños según se desee.

§ Mostrar textos de ayuda: al pasar el puntero del ratón sobre los botones de la barra de herramientas se muestra un texto corto de ayuda sobre la función que se realiza al presionar el botón. Dichos textos de ayuda pueden ocultarse o mostrarse marcando o desmarcando la caja de chequeo “Show Tooltips”

La barra de herramientas por defecto aparece en la parte superior de la pantalla principal del sistema, los botones de acceso son pequeños y se muestra texto de ayuda al pasar el puntero del ratón sobre ellos.



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v Menú Ventana Contiene las opciones para manipulación de las ventanas actualmente abiertas en el área de trabajo (ver sección de Componentes del Sistema). Si no existen ventanas abiertas las opciones de este menú permanecerán deshabilitadas.

o Cascada: ordena las ventanas actualmente abiertas de forma que la ventana activa se muestra completamente mientras que de las restantes solamente se ve el área de título.



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o Mosaico Horizontal: ordena las ventanas actualmente abiertas de forma que todas se pueden ver simultáneamente ocupando la totalidad del espacio horizontal de la pantalla principal del sistema.

o Mosaico Vertical: ordena las ventanas actualmente abiertas de forma que todas se pueden ver simultáneamente ocupando la totalidad del espacio vertical de la pantalla principal del sistema.



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o Capas: ordena las ventanas actualmente abiertas de forma que la ventana activa se muestra completamente mientras que las restantes se colocan tras ella, pudiéndose observar únicamente las partes que exceden el tamaño de la ventana activa.

o Minimizar todas las ventanas: minimiza todas las ventanas actualmente abiertas.

o Listado de ventanas abiertas: muestra la lista de las ventanas actualmente abiertas, numeradas conforme al orden en que fueron ejecutadas.



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v Menú Ayuda Contiene las opciones de ayuda del sistema.

o Guía de operación básica: carga éste documento en el visor de archivos PDF, Adobe Reader (conocido anteriormente como Acrobat Reader) La primera vez que se utilice esta guía de operación, es necesario que se configure la carpeta en la cual se encuentra instalado el archivo ejecutable del visor Adobe Reader; regularmente se encuentra en: C:\Program Files\Adobe\Acrobat 6.0\Reader\AcroRd32.exe o C:\Archivos de Programa\Adobe\Acrobat 6.0\Reader\AcroRd32.exe, pero eso dependerá básicamente de la versión del programa y del idioma del sistema operativo sobre el cual se haya instalado.

o Acerca de: muestra información general del sistema y datos de contacto de

PROAVANT, S.A.



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v Menú Editar Contiene las opciones para manipulación del texto que se encuentra en los campos de información de la ventana activa. Si no existen ventanas abiertas este menú no esta disponible para su uso. Este menú siempre va a acompañado de una barra de herramientas que contiene accesos directos a las mismas funciones que se realizan desde el menú. Las funciones contenidas en este menú también se pueden realizar presionando combinaciones de teclas que facilitan su uso sin necesidad de utilizar el ratón ni de ingresar directamente al menú; las combinaciones de teclas se muestran en la siguiente gráfica.

o Deshacer (Ctrl+Z): revierte la última operación de manipulación de texto. o Cortar (Ctrl+X): copia en memoria y elimina el texto seleccionado. o Copiar (Ctrl+C): copia en memoria el texto seleccionado. o Pegar (Ctrl+V): descarga en la posición actual del cursor el texto copiado en

memoria. o Limpiar (Del): borra el texto seleccionado. o Seleccionar (Ctrl+A): marca el texto contenido en el campo de información sobre

el cual se encuentra el cursor. o Buscar (Ctrl+F): busca el texto deseado dentro de los registros de información de

la pantalla actualmente activa. Procedimiento para realizar búsquedas: § Seleccione el campo sobre el cual se desea realizar la búsqueda (“Find

where”). Los campos de información disponibles serán los relacionados con la pantalla actualmente activa.

§ Ingrese el texto que desea buscar (“Find what”) § Seleccione la dirección de la búsqueda (“Search”): hacia adelante utilice la

opción “Down” y hacia atrás utilice la opción “Up”; en ambos casos la búsqueda se realizará en forma relativa a la posición del registro actual.

§ Indique sí la búsqueda debe ser indistinta a combinación de mayúsculas y minúsculas o sí debe coincidir exactamente con el texto buscado. Para ello marque o desmarque la caja de chequeo “Match Case”.

§ Presione el botón “Find Next” para realizar la búsqueda; con cada coincidencia encontrada se mostrará el registro de información que

Barra de herramientas del menú Editar



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contiene el texto buscado. Se debe presionar el botón hasta que no se encuentren más coincidencias, en cuyo caso se mostrará un mensaje de finalización de búsqueda.

o Reemplazar (Ctrl+H): busca el texto deseado dentro de los registros de información de la pantalla actualmente activa y las coincidencias las reemplaza por el nuevo texto especificado. Procedimiento para realizar reemplazos: § Seleccione el campo sobre el cual se desea realizar la búsqueda (“Find

where”). Los campos de información disponibles serán los relacionados con la pantalla actualmente activa.

§ Ingrese el texto que desea buscar (“Find what”) § Ingrese el texto que reemplazará al texto buscado (“Replace with”) § Seleccione la dirección del reemplazo (“Search”): hacia adelante utilice la

opción “Down” y hacia atrás utilice la opción “Up”; en ambos casos la búsqueda se realizará en forma relativa a la posición del registro actual.

§ Indique sí el reemplazo debe ser indistinto a combinación de mayúsculas y minúsculas o sí debe coincidir exactamente con el texto buscado. Para ello marque o desmarque la caja de chequeo “Match Case”.

§ Presione el botón “Find Next” para realizar la búsqueda; con cada coincidencia encontrada se mostrará el registro de información que contiene el texto buscado, con el cual puede hacer dos cosas: 1) reemplazar el texto encontrado presionando el botón “Replace” o 2) omitir el reemplazo y buscar la siguiente coincidencia presionando el botón “Find next”. Se debe presionar ese botón hasta que no se encuentren más coincidencias, en cuyo caso se mostrará un mensaje de finalización de búsqueda.

§ Para reemplazar todas las coincidencias sin necesidad de hacerlo individualmente se puede presionar el botón “Replace All”, el cual al finalizar indica el número de coincidencias reemplazadas.



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v Menú Datos Contiene las opciones para registro y manipulación de la información de la ventana activa. Si no existen ventanas abiertas este menú no esta disponible para su uso. Este menú siempre va a acompañado de una barra de herramientas que contiene accesos directos a las mismas funciones que se realizan desde el menú. Las funciones contenidas en este menú también se pueden realizar presionando combinaciones de teclas que facilitan su uso sin necesidad de utilizar el ratón ni de ingresar directamente al menú; las combinaciones de teclas se muestran en la siguiente gráfica.

o Nuevo (Ins): crea un registro en blanco para que sea llenado con la información correspondiente.

o Guardar (Ctrl+G): almacena en la base de datos los cambios realizados, es decir que estos NO se aplican automáticamente, sino hasta que se ejecuta esta función; los cambios pueden ser: registros nuevos, registros modificados o registros eliminados.

Barra de herramientas del menú Datos

Ejemplo de un registro nuevo



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o Borrar (Ctrl+B): elimina el registro actual; previo a la eliminación se emite un mensaje para que el usuario confirme sí esta seguro de querer eliminar el registro.

o Restaurar (Ctrl+E): recupera uno o más registros previamente eliminados pero que aún no se han guardado los cambios a la base de datos; sí la condición anterior no se cumple, los registros ya no podrán ser restaurados. Para seleccionar los registros a restaurar se puede utilizar cualquiera de los siguientes procedimientos: § Para seleccionar un solo registro haga Clic sobre el registro deseado. § Para seleccionar varios registros que están ubicados en forma continua,

haga clic sobre el primero de ellos y luego Shift+Clic sobre el último. § Para seleccionar varios registros que no están ubicados en forma continua

haga Ctrl+Clic sobre cada uno de los registros deseados. § Para seleccionar todos los registros presione el botón “Select All” § Para invertir la selección actual de registros presione el botón “Invert

Selection” (marca los registros no seleccionados y desmarca los registros seleccionados)

Una vez que se ha seleccionado al menos un registro se habilita el botón “Aceptar”, el cual ejecuta la restauración de la información correspondiente. Se debe tomar en cuenta que la parte izquierda de la pantalla de restauración de información será diferente cada vez ya que toma la forma de la pantalla desde la cual se eliminaron los registros que se van a restaurar. Una vez finalizado el proceso, los registros restaurados aparecerán nuevamente en la pantalla desde la cual fueron eliminados originalmente.

o Recuperar (Ctrl+R): recupera la información actualmente almacenada en la base de datos. Se debe tomar en cuenta que las modificaciones efectuadas que estén pendientes de guardar en la base de datos se perderán.



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o Primero (Ctrl+Home): desplazamiento hasta el primer registro. o Previo (↑ o Page-Up): desplazamiento hasta el registro o bloque de registros

previo. En pantallas donde se visualiza un solo registro a la vez el desplazamiento es al registro previo mientras que en pantallas donde se visualizan varios registros simultáneamente (tipo cuadrícula) el desplazamiento es al bloque de registros previo. Cada bloque está constituido por el número de registros que se puede visualizar simultáneamente en la pantalla activa.

o Siguiente (↓ o Page-Down): desplazamiento hasta el siguiente registro o bloque de registros. En pantallas donde se visualiza un solo registro a la vez el desplazamiento es al siguiente registro mientras que en pantallas donde se visualizan varios registros simultáneamente (tipo cuadrícula) el desplazamiento es al siguiente bloque de registros. Cada bloque está constituido por el número de registros que se puede visualizar simultáneamente en la pantalla activa.

Ejemplo de pantalla donde se visualiza un registro a la vez.

Ejemplo de pantalla donde se visualizan varios registros simultáneamente (por bloques)



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o Ultimo (Ctrl+End): desplazamiento hasta el último registro. o Ordenar (Ctrl+O): permite realizar un ordenamiento de información diferente al

que se ha asignado por defecto en la ventana activa. Procedimiento para ordenar información: § Arrastre el nombre de los campos sobre los cuales desea aplicar

ordenamiento desde la ventana “Columns Available for Sorting” hacia la ventana “Sort Columns”.

§ Indique el tipo de ordenamiento a utilizar por cada campo seleccionado; para ello haga clic sobre la caja de chequeo “Ascending”; para marcar o desmarcar el tipo de ordenamiento ascendente o descendente, respectivamente.

§ Se pueden seleccionar varios campos de ordenamiento. § El ordenamiento seleccionado permanecerá activo hasta que cierre la

ventana y se abra de nuevo o cuando aplique un nuevo ordenamiento. Se debe tomar en cuenta que la parte izquierda de la pantalla de ordenamiento de información será diferente cada vez ya que se muestran los campos de información sobre los cuales se puede aplicar ordenamiento en la pantalla desde la cual se seleccionó está opción.

o Filtrar (Ctrl+E): está opción permite aplicar un filtro que reduce la cantidad de registros de información recuperados en la ventana activa, ya que únicamente se muestran aquellos que cumplen con las condiciones aplicadas al filtro, mientras que los restantes permanecen temporalmente ocultos. Procedimiento para filtrar información: § El filtro aplicado a la ventana actual se muestra en el área “Original Filter

Criteria”; sí dicha área se encuentra vacía es porque no existe ningún filtro aplicado a la ventana actual.

§ Las condiciones del filtro se ingresan en el área “New Filter Criteria”. § Seleccione el nombre de la columna sobre la cual se aplicará las

condiciones del filtro desde la lista “Column”. Es importante tomar en consideración que el “nombre de la columna” se refiere al nombre en la base de datos, el cual no es necesariamente igual al nombre con el que se identifica a dicha columna en la pantalla activa. En el ejemplo mostrado a



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continuación el nombre de la primera columna es “Ubicación” y en la pantalla activa puede denominarse “Código”.

§ Seleccione el operador de comparación que desea utilizar para las condiciones desde la lista “Operator”. Operadores disponibles:

Operador Significado Equals Igual Greater than Mayor que Less than Menor que > Than or Equal Mayor o igual que < Than or Equal Menor o igual que Doesn’t Equal Diferente que

§ Ingrese el valor de comparación en el campo “Value”. § Cada filtro puede contener una o más condiciones unidas por operadores

lógicos Y (And) y O (Or). En caso de requerir más de una condición para el filtro seleccione el operador lógico desde la lista “Logical”.

§ Para agregar condiciones al filtro presione el botón “Add”. § Para eliminar condiciones previamente ingresadas seleccione la condición

deseada y luego presione el botón “Delete”. La condición seleccionada se eliminará de inmediato sin previa confirmación.

§ Una vez construido el filtro presione el botón “OK” y al regresar a la ventana activa únicamente se mostrarán los registros que cumplen con todas las condiciones del filtro aplicado.

§ Para eliminar el filtro actualmente aplicado, ingrese de nuevo a la opción de filtros y sin crear condiciones presione el botón “OK”.



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Observaciones adicionales 1. Las opciones de los menús “Editar” y “Datos” y sus correspondientes íconos en la barra de

herramientas aplican sobre la ventana actualmente activa; esto implica que aunque varias ventanas de registro de información se encuentren abiertas, únicamente la ventana activa será objetos de las funciones de los menús e iconos mencionados. Para aplicar las funciones a otra ventana abierta, primero deberá seleccionarla para convertirla en la ventana activa.

2. En el caso de ventanas que contienen más de un área de registro de información

(generalmente conocidas como ventanas maestro/detalle) primero debe hacer clic sobre el área que será objeto de las funciones de los menús e iconos mencionados. En la gráfica mostrada a continuación se puede apreciar que la ventana contiene dos áreas de información: “Ejercicios Fiscales” (maestro) y “Meses Fiscales” (detalle); si por ejemplo se desea aplicar un ordenamiento sobre el detalle, primero debe hacer clic sobre cualquier parte del área correspondiente para que al presionar el botón de “Ordenamiento” dicha función se aplique sobre el detalle.

3. Algunas funciones comunes de los menús “Editar” y “Datos” y sus correspondientes íconos

en la barra de herramientas, también pueden ejecutarse al presionar clic derecho sobre el área deseada; esta acción muestra un menú de contexto aplicable al área seleccionada, teniendo la posibilidad de seleccionar las siguientes opciones: “Cut” (cortar texto), “Copy” (copiar texto), “Paste” (pegar texto), “Select All” (seleccionar texto), “Insert” (insertar un registro en la posición actual), “Add” (agregar un registro al final), “Delete” (borrar el registro actual) y “Restore…” (restaurar registros eliminados)

Ejemplo de una ventana tipo Maestro/Detalle.



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Emisión de reportes Los reportes emitidos desde el sistema se generan en una ventana que permite visualizarlos en pantalla previo a ser impresos, guardados en un archivo o enviados por correo electrónico. La ventana de emisión de reportes tiene los siguientes componentes:

1. Nombre del reporte. 2. Barra de herramientas. 3. Contenido del reporte. 4. Información general del reporte. 5. Barra de desplazamiento.

v Barra de herramientas

Contiene las opciones para manipulación del reporte. o Primera página: desplazamiento hasta la primera página. o Página previa: desplazamiento hasta la página previa. o Siguiente página: desplazamiento hasta la siguiente página. o Última página: desplazamiento hasta la última página. o Formato: intercambia la presentación del reporte en pantalla mostrando u

ocultando alternativamente un marco azul que representa el tamaño y orientación

1. 2.

4.

3.

5.



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del papel que será utilizado para la impresión del reporte. Al ocultar el formato del reporte cada página tendrá como tamaño el espacio disponible de la pantalla.

o Configuración: permite realizar cambios en la configuración del papel que se utilizará para la impresión del reporte. Se puede modificar las siguientes configuraciones: § Tamaño del papel: seleccione el tamaño deseado de la lista de tipos de

papel disponibles (Size); por defecto se utiliza el tamaño de papel definido en la impresora seleccionada (default)

§ Alimentación del papel: seleccione la fuente de alimentación de papel de la impresora (Source); por defecto se utiliza la fuente de alimentación de papel definida en la impresora seleccionada (default)

§ Orientación del papel: en el recuadro “Orientation” puede seleccionar la opción de orientación vertical (Portrait) u horizontal (Landscape); por defecto se utiliza la orientación de papel definida en la impresora seleccionada (default)

§ Márgenes: no se puede modificar los márgenes establecidos para los reportes, únicamente se puede consultar los valores asignados en el recuadro “Margins”: izquierdo (left), derecho (right), superior (top) e inferior (bottom)



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Al finalizar la configuración de tamaño u orientación de papel se podrá apreciar el cambio sobre el formato del reporte (marco azul)

o Guardar en archivo: almacena la información del reporte en el tipo de archivo seleccionado. Existen diferentes tipos de archivo que se pueden utilizar, pero la mayoría de ellos guardan los datos contenidos en el reporte, no así el formato del mismo. Procedimiento para guardar un reporte en archivo: § Seleccione la carpeta donde se almacenará el archivo (“Save in”) § Asigne el nombre del archivo (“File name”) § Seleccione el tipo de archivo (“Save as type”) § Presione el botón “Guardar” (“Save”) § El archivo resultante podrá ser editado desde la aplicación correspondiente

al tipo de archivo generado. En el ejemplo que se muestra a continuación se puede apreciar el archivo resultante de guardar un reporte en formato CSV (comma separeted values); se observa que únicamente fueron trasladados los datos del reporte no así su formato.



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o Enviar por correo electrónico: el reporte puede ser enviado vía correo electrónico, siempre que se encuentre instalado el generador de archivos PDF y un cliente de correo electrónico, por ejemplo Microsoft Outlook o Outlook Express. Al presionar el botón de envío automáticamente se crea una ventana de “Mensaje Nuevo”, al cual se le adjunta el reporte en formato PDF y con nombre “untitled.pdf”

o Tipo de letra: se puede seleccionar el tipo de letra que desea aplicar al reporte actual; el tipo de letra por defecto es Arial; en caso se modifique el tipo de letra para un reporte, al cerrarlo se preguntará al usuario sí desea asignar el tipo de letra actual como el tipo de letra por defecto para todos los reportes. Los tipos de letra disponibles serán los que estén instalados en su computadora personal, por lo que la lista puede variar de un equipo a otro.



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v Contenido del reporte

Incluye la información relacionada con el reporte emitido. v Información general del reporte

Incluye la siguiente información al pié de cada página del reporte: o Nombre del sistema y módulo (sí hubiera) desde donde se emitió el reporte. o Número de página y total de páginas del reporte. o Fecha y hora de emisión.



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v Barra de desplazamiento Permite el desplazamiento de páginas del reporte sin necesidad de utilizar los botones de la barra de herramientas. Al hacer clic sobre el indicador de desplazamiento sin soltarlo, se mostrará un texto de ayuda flotante que indica el número de la página actual.

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