TRABAJO DE EXCEL

1: Concepto de Excel: es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo

2.Reconocimiento del entorno de Excel:

3: Como se viaja por la planilla: Para ir de celda a celda, usamos el teclado: Sube una fila. Baja una fila Pasa a la siguiente columna Pasa a la columna anterior También podemos mover el puntero con el mouse y al hacer un clic en una celda, el cursor se ubica allí. Para moverse más rápidamente, la tecla AV PÁG mueve el cursor una pantalla hacia abajo. La tecla RE PÁG lo mueve una pantalla hacia

arriba. Si queremos ir al “principio” de la planilla, o sea la celda A1, lo haremos con la combinación CTRL. + INICIO, estemos donde estemos. ¿Cómo sabemos en qué celda ubicarnos? Lo dice un indicador arriba a la izquierda, llamado CUADRO DE NOMBRES. ¿Cómo sabemos el contenido de cada celda? Lo indica la BARRA DE FÓRMULAS.

4:como se escriben los datos: Escriba los datos.

1. Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda.2. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Sugerencia     Para escribir los datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando ALT+ENTRAR.

3. Para escribir una serie de datos, como por ejemplo días, meses o números progresivos, escriba el valor inicial en una celda y luego escriba un valor en la celda siguiente para establecer un patrón.

Por ejemplo, si desea usar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas.

Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales y luego arrastre el

controlador de relleno   por el intervalo que desea rellenar.

Sugerencia    Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

NOTA: Puede escribir números (con o sin separadores decimales fijos), texto, fechas y horas en una o en varias celdas de forma simultánea, o en varias hojas de cálculo

5: Grabar una planilla de Excel: Para ahorrar tiempo o fomentar la estandarización, puede guardar un libro como una plantilla que puede usar para crear otros libros. En Microsoft Office Excel 2007, un archivo de plantilla (.xltx) puede incluir datos y formato, y un archivo de plantilla habilitada para macros (.xltm) también puede incluir macro.

Puede usar una plantilla propia para crear un nuevo libro o puede usar una de las múltiples plantillas predefinidas que puede descargar en Microsoft Office Online.

6: Dialogo de Excel son los pequeños iconos que se muestran en la esquina inferior derecha de algunos grupos de comandos de la cinta de opciones. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar el indicador de cuadro de diálogo del grupo Número en la ficha Inicio.

Al colocar el puntero del ratón sobre el indicador de cuadro de diálogo (sin hacer clic) se mostrará una descripción de lo que sucederá al pulsar dicho indicador. Otro ejemplo de indicador de cuadro de diálogo lo encontramos en la ficha Insertar, dentro del grupo Gráficos.

Al pulsar en indicador de cuadro de diálogo anterior, se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico el cual muestra todas las opciones de gráficos de Excel que podemos utilizar.

Cada indicador de cuadro de diálogo mostrará un cuadro de diálogo que contendrá los comandos de Excel relacionados con su grupo. El nombre en inglés de los indicadores de cuadro de diálogo es Dialog Box Launchers.

7: Cerrar una planilla: Para cerrar Calc, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

 Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Calc.

 También puedes pulsar la combinación de teclas Ctrl+Q, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

 Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Terminar.

8: Recuperar una planilla ya grabada: Seguramente has pasado por la amarga experiencia de perder todo el trabajo que habías realizado por haber olvidado guardar el libro de Excel o porque tal vez hubo un corte de energía eléctrica y el trabajo que no se había guardado se perdió.

Cuando cerramos un libro sin guardar los cambios suceden dos cosas. Lo primero que sucede es que Excel verifica si existen versiones autoguardados del archivo. Si encuentra al menos una versión autoguardado entonces mostrará un cuadro de diálogo como el siguiente:

Este cuadro de diálogo nos informa que si hacemos clic sobre el botón No guardar el libro de Excel se cerrará pero tendremos una copia del archivo disponible temporalmente. Para recuperar la versión del archivo sin guardar, vuelve a abrir el archivo de Excel y ve a la ficha Inicio y elige la opción Información. Dentro de la sección Versiones observarás la versión disponible del archivo que tendrá la leyenda “(cuando se cerró sin guardar)”.

9: Modificar una planilla: i una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una modificación en su diseño:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.

Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de navegación, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual

Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior.

Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.

Para añadir un nuevo campo:

 Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo.

 O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el

botón   de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.

Para eliminar un campo:

 Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón   de la pestaña Diseño.

 O bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.

Por último, guardar la tabla.

10:Darle formato a una fila o columna: Para cambiar el ancho de una columna o el Alto de una fila pueden utilizarse varios métodos:

UTILIZAR EL MENÚ:

1. Seleccionar las columnas o filas a las que desea modificar el tamaño.2. Abrir el menú Formato y elegir la opción Columna o la opción Fila, según lo

necesite.3. Se abrirá un submenú. Elegir la opción Ancho (cuando se trate de una

columna) o Alto(para una Fila). Aparecerá un cuadro de diálogo

4. Escribir el ancho de columna o el alto de la fila deseada; a mayor cantidad más amplia se hará la selección.

5. Oprimir el botón Aceptar.

UTILIZAR EL RATÓN:

1. Colocar el puntero del ratón en la línea que es el borde derecho del encabezado de la columna. Y cuando se trate de una fila colocar el puntero en la línea que es el borde inferior del encabezado de la fila.

2. El puntero del ratón cambiará a la forma de una flecha de dos puntas. 

 3. Oprimir el botón izquierdo del ratón mientras arrastra el borde derecho de la

columna o el borde inferior de la Fila. Observar que conforme cambia el ancho de la columna aparece un cuadro indicando el ancho de la columna y el alto de la fila.

4. Soltar el botón del ratón.

AUTOAJUSTAR:

Este método es muy sencillo y rápido ya que modifica el ancho de la columna de acuerdo al dato más grande.

1. Colocar el puntero del ratón sobre la línea que es el borde derecho del encabezado en la columna. O colocar el puntero en el borde inferior del encabezado en la fila que desea modificar.

2. El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas, dar doble clic.

3. El ancho o el alto se ajustará automáticamente al elemento más grande.

11: uso del menú:

12: Operaciones aritméticas OPERADORES ARITMÉTICOS EN EXCEL

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Sirven para hacer operaciones matemáticas básicas en Excel. Los operadores son los enlaces entre varios argumentos. El resultado es un valor numérico. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto referencia.Operador Nombre Función+Plus Adición- Minus Substracción* Asterisco Multiplicación/ Barra División% Porciento Porcentaje^ Caret ExponenteLas fórmulas calculan los valores en un orden determinado. Las fórmulas de Excel siempre empiezan por un signo igual (=). El signo igual dice a Excel que los caracteres siguientes forman una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operados), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden determinado de cada operador de la fórmula.Operador aritmético

 Ejemplo + (sig. o más) Suma (3+3) - (signo menos) Resta (3-1) Negación (-1) * (Asterisco) Multiplicación (3*3) / (Barra oblicua) División (3/3) % (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)  ̂(Acento circunflejo)

 Exponenciación (3^2) Para modificar el orden de la evaluación, se escribe entre paréntesis la parte de la fórmula que requiere calcular en primer lugar.

13: Uso de fórmulas: es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra información.

 Para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

Si quisiéramos calcular "a mano" la existencia actual con los datos que aparecen en la Figura 1, tendríamos que hacer la siguiente cuenta:

450 (anterior) + 100 (entrada) - 275 (salida)

La fórmula que, escrita en la celda E2, hace esta operación es:

=B2+C2-D2

De modo que, donde la fórmula dice B2 más C2, Excel entiende que debe sumar el valor que hay en B2 más el valor que hay en C2. El signo = inicial es lo que indica al programa que debe hacer el cálculo. Cuando en una fórmula aparecen las coordenadas de otra celda, se dice que hay una referencia a esa celda. La fórmula anterior contiene, entonces, referencias a otras tres celdas.

14: Recalculo automático: Excel te permite utilizar el recalculo de sus celdas de forma automática o manual, pero de vez en cuando necesitarás que parte de la hoja de cálculo se recalcule y el resto no. Este informe te explicará cómo solucionar este problema. Los documentos de Excel normalmente se crean de forma que cada vez que se introduce un dato en la hoja, el sistema recalcula toda la hoja para enseñarte los resultados. Si no queremos que suceda así debemos ir a la pantalla de opciones de Excel (Herramientas\Opciones\Calcular) e indicarle que el cálculo se realizará manual (Pulsando la tecla F9). 

Hasta aquí todo perfecto, pero ¿qué pasa si queremos recalcular algunas celdas y otras no? 

Vamos a poner un ejemplo: Imaginemos que queremos montar una hoja de Excel donde deben aparecer un conjunto de sumas a realizar para que un niño practique. 

La solución consistiría en poner dos celdas con número aleatorios (=ALEATORIO

()), una tercera celda vacía para que el niño ponga el resultado, una cuarta celda (escondida) con el resultado real (=a1+a2) y una última celda indicando si el resultado es correcto (=si (a3=a4;"BIEN","MAL"). 

El problema que tenemos es que si tenemos el recalculo activo, cada vez que el niño pulse un resultado, el sistema recalculará la celda a5, pero también cambiará el a1 y a2 con los aleatorios. SOLUCIÓN: 1-. Crea una nueva hoja de cálculo (Libro2) con los números aleatorios. 2-. En las celdas a1 y a2 haz un link a la nueva hoja: = [Libro2] Hoja1!a1 3-. En Herramientas\Opciones\Calcular deshabilita el pincho de "Actualizar referencias remotas" 

Automáticamente, la celda E2 mostrará el nuevo saldo. Esto es lo que se llama "rectángulo automático" de la planilla: cuando se modifica algún dato, se actualizan todos los datos que dependan de é

15: Estirar formulas: es arrastrar la formula, pero coloca el cursor hasta que se ponga la + (el signo) más delgado y arrastra hasta donde necesites. En caso de cuando arrastres el cursor con la + más gruesa solo estas pasando la cantidad.

También en la primera celda puedes arrastrarlo y cuando aparezca un recuadro blanco con cuadros y un signo de Mas. Ahí solo copiar con formato..

16: Tipos de funciones

Excel cuenta con muchas funciones incorporadas que sirven para realizar operaciones matemáticas y lógicas con los datos encontrados en la hoja de cálculo. En Excel, las funciones son fórmulas sencillas que se insertan en una celda de la hoja de cálculo; ya sea escribiendo el nombre de la función o utilizando la ventana para insertar funciones. Los datos utilizados para trabajar con fórmulas pueden ser tipo numérico, texto, fecha/hora u otras fórmulas. Las funciones permiten realizar desde cálculos sencillos hasta cálculos complejos como ecuaciones científicas, estadísticas y financieras.Los tipos de funciones Excel se clasifican de la siguiente manera:

Funciones de Base de Datos Funciones de Búsqueda y Referencia Funciones de Complementos y Automatización Funciones de Cubo Funciones de Fecha y Hora Funciones de Información Funciones de Ingeniería Funciones de Texto Funciones Definidas por el usuario Funciones Estadísticas Funciones Financieras Funciones Lógicas

17: Copiar y mover los datos:

Puede usar los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Microsoft Office Excel para mover o copiar celdas completas o su contenido. También puede copiar contenido o atributos específicos de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la propia fórmula, o copiar sólo la fórmula.

En este artículo no se describe el procedimiento para mover o copiar una hoja de cálculo a otra ubicación dentro de un libro o a otro libro. Puede encontrar vínculos para obtener más información sobre cómo mover y copiar hojas de cálculo en la sección Vea también.

Nota    Excel muestra un borde móvil animado alrededor de las celdas que se han cortado o copiado. Para cancelar un borde móvil, presione ESC.

18: Menú contextual:

El menú contextual es la ventana que se abre cuando hacemos clic con el botón

secundario del ratón. Este menú es un elemento vivo del sistema operativo ya que

se va modificando añadiendo nuevos elemento al menú contextual a medida que

instalamos nuevos programas.

19: Mover o duplicar una hoja

Es fácil mover o copiar una hoja de cálculo (u hoja) completa a otra ubicación en un libro. Sin embargo, tenga en cuenta que los cálculos o gráficos basados en los datos de una hoja de cálculo podrían resultar incorrectos si mueve la hoja de

cálculo. De forma similar, si una hoja de cálculo movida o copiada se inserta entre hojas a las que se hace referencia por una referencia 3D, los datos en esa hoja de cálculo podrían incluirse en el cálculo de forma inesperada.

1. Seleccione las hojas de cálculo que desea mover o copiar.

Cómo seleccionar hojas de cálculo

Haga clic en la pestaña de hoja.

Una sola hoja

Si no ve la ficha que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las fichas para mostrar la que va a usar y, a continuación, haga clic en la pestaña correspondiente. Botones para desplazarse por las pestañas

20: Generar series: Un procedimiento muy útil y práctico para rellenar filas y columnas de celdas cuando el contenido tiene una lógica matemática determinada (serie de números consecutivos o días de la semana, por ejemplo

 Muy sencillo utilizando la funcionalidad de Autor rellenar. Con esta funcionalidad solamente necesitas ingresar uno o dos datos a partir de los cuales Excel rellenará el resto de las celdas.

El auto relleno funciona con los días de la semana, los meses y cualquier número. Veamos el primer ejemplo con los días de la semana. Observa cuidadosamente cómo después de ingresar el primer dato utilizo el controlador de relleno para continuar la serie de datos:

21: Estriar formatos: Para copiar el formato de una celda a otras adyacentes podemos usar la manija de llenado (puntero de estirar).

22: Opciones de formatos

Permite seleccionar el nivel de información que contendrán los registros de la bibliografía. Por omisión, aparece seleccionado el formato abreviado. Para cambiarlo es necesario colocar el cursor sobre la flecha desplegada en la parte derecha del campo y hacer clic.

23: Ajuste de texto

Microsoft Excel puede ajustar el texto para que aparezca en varias líneas dentro de una celda. Puede aplicar formato a la celda para que el texto se ajuste automáticamente, o insertar un salto de línea manual.

24: La tipografía: Puede cambiar la fuente o el tamaño de fuente de las celdas o los rangos seleccionados en una hoja de cálculo. También puede cambiar la fuente y el tamaño de fuente valor predeterminado utilizado en los libros nuevos.

25: bordes:

Excel permite agregar bordes a una celda de manera que se pueda dar un mayor énfasis a ciertas secciones de una hoja o a una tabla de datos. Se puede utilizar el botón Bordes para aplicar diferentes estilos de borde.

En primer lugar debes seleccionar las celdas a las que se aplicará el formato y hacer clic sobre el botón Bordes que se encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo Fuente. Se mostrará un menú con las diferentes opciones de bordes que se pueden aplicar a la selección.

26: Tramas: En el programa selecciona las celdas a las que vas a poner trama, una vez seleccionadas, presiona Ctrl+1 y abre la pestaña Relleno y en esta dice Color de trama y estilo, en estilo selecciona la trama que quieras y da en Aceptar.

27: Protección de celdas: El comando que nos ayudará a proteger celdas en Excel será el comando Proteger hoja que se encuentra dentro de la ficha Revisar.

28: Copiar formatos: Use Copiar formato para copiar rápidamente el formato de un elemento de un documento a otro. Seleccione aquello que le gusta, haga clic en Copiar formato y luego haga clic en lo que desea modificar para que se vea de la misma forma. Si desea copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic en lugar de un solo clic en Copiar formato. Para salir de Copiar formato, presione Esc.

Copiar formato toma el formato del primer elemento, ya sea una forma, una celda, el borde de una imagen o un texto, y lo aplica al segundo. De esta manera, puede dedicar su tiempo a hacer bien el primer elemento y aplicar el mismo formato donde sea que quiera en el documento con un par de clics. Elija su aplicación para conocer más:

29: Manejo de filas y columnas

Las hojas de Excel están formadas por columnas y filas las cuales dan forma a las celdas. De esta manera cada celda tiene una dirección única dentro de la hoja que está precisamente definida por la columna y la fila done está ubicada.

Columnas de una hoja de Excel

Las hojas de un libro de Excel 2010 tienen un máximo de 16,384 columnas y están identificadas por letras siendo la última columna la XFD. Este máximo de columnas está presente desde la versión 2007.

En versiones anteriores, como la versión de Excel 2003, el máximo de columnas de una hoja era de 256

Filas de una hoja de Excel

En Excel 2010 podemos tener hasta 1,048,576 filas lo cual nos da el espacio necesario para la mayoría de nuestras necesidades.

30: inserción de filas y columnas

Después de crear una tabla de Microsoft Office Excel en la hoja de cálculo, es muy sencillo agregar columnas y filas a la tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la tabla, o insertar filas y columnas en el lugar que desee.

Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla.

NOTA   Agregar y quitar filas y columnas en una tabla no es igual que agregar y quitar filas y columnas en una hoja de cálculo. Para agregar y quitar filas y columnas en una hoja de cálculo, vea Insertar o eliminar celdas, filas y columnas.31: Inserción de rango La manera más simple de introducir Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el símbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendrá una fórmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes métodos para ingresar nuestras fórmulas.

32: Suprimir filas y columnas

Después de crear una tabla de Microsoft Office Excel en la hoja de cálculo, es muy sencillo agregar columnas y filas a la tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la tabla, o insertar filas y columnas en el lugar que desee.

Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla.

NOTA   Agregar y quitar filas y columnas en una tabla no es igual que agregar y quitar filas y columnas en una hoja de cálculo. Para agregar y quitar filas y columnas en una hoja de cálculo, vea Insertar o eliminar celdas, filas y columnas.33: ocultar filas y columnas: Aunque las filas y las columnas se pueden ocultar mediante el comando Ocultar, también se ocultan cuando se cambia a 0 (cero) el alto de las filas o el ancho de las columnas. Para volver a mostrarlas, puede utilizar el comando Mostrar

34: Ancho de columnas. En Excel puedes cambiar el ancho de una columna o la altura de las filas de manera que puedas mejorar la visibilidad y apariencia de los datos. El ancho predeterminado de una columna es de 10.71 que significa un espacio para 10 caracteres.

Para cambiar el ancho de columna en Excel puedes seguir cualquiera de los siguientes métodos.

35: Altura de filas: Puede modificar la altura de una fila si la arrastra o si especifica la dimensión. Lo que se describe aquí sobre filas y altura de filas también es válido para columnas y ancho de columnas.

Para arrastrar la altura de fila o el ancho de columna:

1. Haga clic en el área de la cabecera de las filas en la línea divisoria bajo la fila actual, mantenga el botón del ratón presionado y arrastre hacia arriba o hacia abajo para modificar la altura de la fila.

2. Seleccione la altura óptima haciendo doble clic en el separador situado bajo la fila.

Especifique la altura de fila o el ancho de columna.

1. Haga clic en el número de fila para seleccionarla.2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el número de la fila para

mostrar el menú contextual. Haga clic en Formato > Fila > Altura o Altura óptima. La ventana Altura de fila le permite cambiar la altura de la fila actual o de las filas seleccionadas. La ventana Altura óptima permite agregar la altura a la altura actual.

36: Creación de diagramas y de gráficos:

Como crear un diagrama de Gantt en Excel

Como puedes observar en la imagen de la sección anterior, nuestra tabla de datos tiene información sobre cada una delas actividades del proyecto como: el nombre de la actividad, la fecha de inicio, su duración y la fecha final. No es necesario que captures manualmente la fecha de la columna Fin, ya que es posible calcularla haciendo una suma de la columna Inicio y la columna Duración.

Debes poner especial atención en la creación de esta tabla ya que será la fuente de datos para nuestro gráfico. Ingresa con mucho cuidado esta información y al terminar estaremos listos para insertar el gráfico.

Una vez que tenemos lista la tabla de datos, debemos hacer clic sobre una celda vacía de nuestra hoja y posteriormente ir a la ficha Insertar > Gráficos > Barra y posteriormente seleccionar la opción Barra apilada que es el segundo icono dentro del grupo Barra en 2-D tal como se observa en la siguiente imagen.

Notarás que esta acción insertará un gráfico en blanco, pero no habrá que preocuparse por eso en este momento ya que poco a poco agregaremos cada uno de los elementos de nuestro diagrama de Gantt.

Crear un gráfico en Excel

El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo Gráficos hacer clic en el tipo de gráfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido crear un gráfico de columnas por lo que haré clic sobre Columna y seleccionaré la primera de las opciones:

Justo después de haber seleccionado el gráfico que deseas Excel lo incrustará en la hoja: