guía básica para la gestión de proyectos it de forma exitosa

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Guía básica para la gestión de proyectos IT de formaexitosa

Publicado el 15 de enero de 2013

• Artículos tecnológicos

Pocas cosas son tan relevantes para la productividad de unempresa como la gestión de sus proyectos.

En nuestro trabajo diario recibimos multitud de peticiones deasesoría relacionadas con esta temática. A tra!s de las consultasrecibidas "emos detectado #ue las empresas se preocupane$cesiamente por encontrar una aplicación so%t&are para la

gestión de proyectos buena' bonita y barata.(ste es un en%o#ue erróneo' ya #ue antes de elegir una"erramienta so%t&are para la gestión de proyectos es necesariode%inir e institucionali)ar el proceso de trabajo #ue permitaoptimi)ar el desarrollo de proyectos.

La mejor aplicación software no sirve de nada si no se disponede un procedimiento de trabajo bien definido. *in embargo' conuna aplicación ordinaria y una buena metodología de gestión de

proyectos se pueden conseguir grandes resultados en el desarrollode proyectos.

+eneralmente' cuando planteamos la necesidad de de%inir unproceso metodológico' las empresas se ec"an a temblar' pues lorelacionan con una tarea titánica y de escasa utilidad para suorgani)ación.

*in embargo' la realidad es bien distinta' las empresas y sustrabajadores ejecutan procesos diariamente' aun#ue no sonconscientes. ,o -nico #ue necesitan es pararse a pensar comorealizan las tareas diarias, unificar las mejores prácticas yplasmarlas en un documento de obligado cumplimiento paratodo el personal.

Las 5 fases esenciales para la gestión de proyectos

El proceso para la gestión de proyectos #ue "oy proponemos esválido para cualquier tipo de empresa y proyecto' aun#ue esespecialmente adecuado para los proyectos it o de ingeniería.

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Puedes pro%undi)ar en este proceso a tra!s de la media 32/1 E' guiaprocedimientogestionproyectos' guiaprocedimientogestionproyectos.pd%' 224 67+uía de recomendaciones para lade%inición de un proceso de gestión de proyectos8media7.

1. Análisis de iabilidad del proyecto

Es la %ase primigenia de cual#uier proyecto y su objetio es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dichoproyecto' pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener másproblemas #ue bene%icios a la "ora de reali)ar un proyecto.

El análisis de iabilidad debe incluir al menos las siguientesactiidades9

• :reación del registro de seguimiento en la "erramienta degestión de la empresa.

• Análisis preio del alcance del proyecto.

• Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.

• Análisis de iabilidad de acuerdo a pla)os' coste y calidad.

*i el análisis de iabilidad es positio' es decir' no e$isten motiosiniciales para no abordar el proyecto' podemos pasar a la 2; %asedel proceso.

!. "lani#cación detallada del traba$o a reali%ar

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El objetio de esta %ase es de%inir con el má$imo detalle posible lastareas a realizar y los recursos necesarios para llear a buent!rmino el proyecto. <n error de cálculo en esta %ase puede sermuy da=ino para la empresa.

,as actiidades clae en esta etapa son9

• Análisis del alcance del proyecto.

• >eali)ación de estimaciones de es%uer)o' costes y recursos.

• ?e%inición del plan de proyecto.

• @egociación del contrato.

*i %inalmente el proyecto es aprobado' debe plasmarse en uncontrato #ue recoja todos los t!rminos del acuerdo.

&. '$ecución del proyecto

,a tercera %ase de la gestión de proyectos es donde las empresasdespliegan todo su 5no& "o&  conocimientoB y donde menosproblemas suelen encontrar.

,as actiidades principales de esta etapa son9

• Establecimiento del entorno de trabajo.

• Asignación de las tareas plani%icadas a los recursosdisponibles.

• Ejecución de las tareas plani%icadas.

+estión de las peticiones de cambio.?e %orma paralela a esta %ase' es necesario reali)ar unseguimiento y control del proyecto #ue elará por elcumplimiento de la plani%icación y la calidad del trabajo reali)ado.?e manera #ue se detecten las desiaciones antes de #ue seconiertan en un problema para el !$ito del proyecto.

(. )eguimiento y control del traba$o

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Esta etapa' junto a la de plani%icación detallada' es una de las másimportantes para el !ito del proyecto' y por desgracia tambi!nuna de las más denostadas.

En esta %ase se reali)an esencialmente C tipo de actiidades9

• *eguimiento de tareas e "itos plani%icados.

• +estión de entregables incluido control de la calidadB.

• +estión de incidencias.

• +eneración de in%ormes de seguimiento.

 5. *ierre del proyecto

El objetio de esta %ase es institucionalizar una etapa de controlpara verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar porcerrado el proyecto. Esta %ase suele ejecutarse a tra!s de unc"ecDlist o lista de control.

,as tareas clásicas a reali)ar dentro de esta %ase son9

• :ierre %ormal del proyecto por parte de todos los actoresinolucrados en el proyecto staDe"oldersB.

• >eali)ación del bacDup del proyecto.

• Análisis de los resultados con respecto a las estimacionesiniciales.

• Actuali)ación de la base de conocimiento con todo loaprendido.

 

 + despu,s -u,/

<na e) #ue la empresa "a de%inido el procedimiento másadecuado para la administración de sus proyectos siempreeolucionando "acia la mejora continuaB' es cuando debepreocuparse por encontrar la "erramienta #ue mejor se ajuste a su

%orma de trabajar.

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"n software libre e!isten decenas de aplicaciones paraadministrar proyectos colaborativos# teambo$' redmine'dotproject' todoyou' opengoo' &ebcollab' collabtie' %engo%%ice' En pró$imos artículos abordaremos las mejores soluciones

so%t&are libre para la gestión de proyectos.*i estás interesado en implantar un proceso de mejora en tuorgani)ación o encontrar una "erramienta adecuada a tusnecesidades puedes ponerte en contacto con bilib  para recibir unaorientación totalmente gratuita. 

GESTIÓN DE PROYECTOS TECNOLÓGICOS

Se puede definir un proyecto tecnológico como una actividad

dirigida a conseguir un objetivo específico de Investigación,Desarrollo o Innovación en un intervalo de tiempo definido, con un

alcance estipulado y con un presupuesto acordado. Además de ello,

pero no menos importante, es la posibilidad de solicitar

financiamiento a agencias de promoción en innovación.

Teniendo en cuenta diferentes experiencias, el propósito de una

buena Gestión de Proyectos esreducir los riesgos del mismo y

asegurar, en la medida de lo posible, teniendo en cuenta las

inevitables incertidumbres, sobre todo en el caso de innovación, que

una organización obtenga los mejores resultados posibles, como

herramientas de financiamiento que le permitan compartir los

riesgos.

Existen otrosmuchos beneficios, más allá del económico, menos

tangibles pero igualmente importantes, tales como el aumento de lasatisfacción del personal, que influye en el incremento de la

motivación y mejora de la eficacia del equipo, el prestigio de la

Organización, la innovación social, la mejora en la estructura de

riesgos, potenciar una región, entre otros.

Es en este caso queGrupo Consultor Conciencia cuenta con una

alianza estratégica con la Unidad de Vinculación Tecnológica de

Fundación Santo Domingo, que se especializa en la Formulación deProyectos como así también en la Gestión de los mismos frente a

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los organismos que ofrecen financiamiento – ya sean estos

nacional, provinciales o internacionales.

Los objetivos de la Gestión de Proyecto son:

• Dar soporte y/o dirigir al equipo técnico desde el punto de vista de

los objetivos del Proyecto y asegurar que todos los implicados

mantengan sus compromisos con dichos objetivos.

• Gestionar los procesos y actividades que aplican recursos escasos

para conseguir los objetivos definidos, dentro de unos intervalos de

tiempo y costes acotados, colaborando con la Dirección General en

la Gestión Estratégica del mismo.

• Asegurar que se preparan los informes y documentos

correspondientes y se

comunica a todos los interesados la información adecuada, para

facilitar la toma de decisiones correcta durante la realización del

Proyecto

Agenda de Instrumentos de Financiación

Para un detalle exhaustivo de los instrumentos y líneas disponibles

de financiación de proyectos puede consultar nuestra agenda. Allí

encontrará las líneas vigentes, como así también los destinatarios,

los montos, como otra información de relevancia.

PLANEACION Y CONTROL DEL PROYECTO

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"LA0'A*I0

En esta etapa determinamos todas las actividades arealizar durante el proyecto, delimitamos los objetivos, las

metas a alcanzar para cuando este fnalizado el proceso, sedeterminan las responsabilidades y los responsables,defnimos las actividades y las estructuramos.

"23G2A4A*I0

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En esta ase nos concentramos a delimitar las actividadescon echas de inicio y fnalización teniendo en cuenta lostiempos de holgura de tal manera que ninguna actividad sesobreponga con otra y se pueda cumplir con la echa de

terminación del proyecto sin ningún inconveniente dereprogramación.

*30T23L 'L "23G2A4A

Etapa en la cual se verifca que se este cumpliendo acabalidad con las actividades planeadas, comprandoplaneación con realidad si es necesario en esta etapa serealizan cambios en la programación según se convengacon el cliente y se actualiza el proyecto para continuar ensu ejecución.

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*onsideraciones acerca de los 2ecursos

Fase en la que verifcamos el tipo de recursos, la cantidadcon los cuales contamos y programamos adecuadamentesu uso para que la programación del proyecto no se veaperjudicada, distribuirlos en tiempo, calidad y prioridadesde manera coordinada para todos los eventos.

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"laneación y esempe6o de los *ostos

iempre debemos estimar los costos del proyecto desde elinicio de la propuesta, defnirlos en orma global ydetallada, debe incluirse imprevistos y luego determinamosen la ejecución el costo real y podemos comprar loproyectado con lo ejecutado sacando un indicie dedesempe!o de costos si esta dentro del rango estimado ose sobrepaso lo planeado.