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GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS DE SISTEMAS DE SEGURIDAD ALIMENTARIA EN LAS EMPRESAS DE TRANSFORMADOS VEGETALES
NOVIEMBRE 2010
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Edita:Consebro. Asociación de Industrias AgroalimentariasC/ Santa Gema, 5631570 San Adrián. NavarraTfno. 948 672 [email protected]
Diseño y maquetación:Avance [email protected]
Financiada por:Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino
Queda prohibida la reproducción total o parcial de esta publicación, por cualquier medio o procedimiento, sin para ello contar con la autorización previa, expresa y por escrito del editor.
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Desde hace años, la Asociación de Industrias Agroalimentarias de Navarra, Rio-ja y Aragón - CONSEBRO, dedica recursos, esfuerzo, conocimiento y mucha dedicación para solventar las necesidades de las empresas en lo que a gestión de la seguridad alimentaria se refiere. A lo largo de este tiempo, se han aunado esfuerzos con entidades, empresas, centros tecnológicos y administraciones públicas para consensuar criterios y poder adaptar los requerimientos legales a la realidad de las empresas, velando siempre por la competitividad del sector agroalimentario.Son muchísimos los factores a tener en cuenta en la gestión de una empresa, que afectan a la seguridad alimentaria. En este sentido, CONSEBRO mantiene una línea de trabajo enfocada a ayudar a los técnicos y directivos del sector a implantar y actualizar metodologías enfocadas a la optimización de la segu-ridad alimentaria y la calidad de los procesos y productos. A través de la pu-blicación y divulgación de guías, manuales y folletos, CONSEBRO ofrece a las empresas herramientas actualizadas y útiles que les ayudan a mantener al día sus sistemas de gestión de la seguridad alimentaria. Son varias las publicaciones que durante estos últimos años CONSEBRO ha llevado a cabo:
• Guía de buenas prácticas de fabricación en el sector de transformados vegetales. • Guía sobre buenas prácticas de fabricación para empresas fabricantes de materiales y objetos destinados al contacto directo con alimentos. • Guía sobre requisitos de instalaciones en industrias agroalimentarias, basadas en el Reglamento 852/ 2004 del paquete de higiene. • Guía sobre requisitos de instalaciones en industrias agroalimentarias que fabrican alimentos de origen animal, basadas en el Reglamento 853/ 2004 del paquete de higiene. • Nueve guías subsectoriales básicas para la gestión de la trazabilidad, donde se contemplaban nueve subsectores principales del sector ali-mentario;
- Industria cárnica- Elaboración y conservación de pescados y productos a base de pescado- Preparación y conservación de frutas y hortalizas- Fabricación de grasas y aceites- Industrias lácteas- Fabricación de productos de molinería- Fabricación de productos para la alimentación animal- Fabricación de otros productos alimenticios- Elaboración de bebidas.
La idea de elaborar una “Guía de auditorías de sistemas de seguridad alimenta-ria en las empresas de transformados vegetales” nace, como el paso siguiente a desarrollar y tener en cuenta, en los sistemas de autocontrol de las empre-sas. Una vez más se pone de manifiesto el compromiso, la dedicación y la profe-sionalidad que CONSEBRO ofrece al sector, en todos los temas relevantes que afectan a la gestión de la seguridad alimentaria.
José Ignacio Calleja LafuenteSecretario General
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BLOQUE 0. INTRODUCCIÓN
IntroducciónDefinicionesPlanes de prerrequisitos
BLOQUE I. AUDITORÍA
Definición y tipos de auditorías ¿Por qué realizar auditorías?
BLOQUE II. ¿CÓMO REALIZAR LA AUDITORÍA?
Actividades de Pre-auditoría• Equipo auditor• Preparación de la auditoría• Plan de auditoría
Actividades de auditoría “in situ”• Actitud deseable durante la auditoría• Reunión de apertura• Reunir y verificar la información• Identificación de hallazgos• No conformidad• Comunicación durante la auditoría• Reunión de cierre
Informe de auditoría• Preparar el informe• Aprobar y distribuir el informe
Actividades de Post-auditoría• Seguimiento de las acciones propuestas y ejecutadas • Revisión y cierre de las no conformidades.
BLOQUE III. LA AUDITORÍA DE LOS PRERREQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD ALIMENTARIA.
¿Como auditamos los prerrequisitos?Los pasos a seguir en la auditoría de prerrequisitos
• 1º paso.- Antes de la auditoría “in situ” • 2º paso.- Durante la auditoría “in situ”• 3º paso.- Después de la auditoría “in situ”
Auditando los prerrequisitos. Consejos prácticos: • Auditando las condiciones de instalaciones• Auditando el plan de control del agua potable• Auditando el plan de control de proveedores• Auditando el plan de control de trazabilidad• Auditando el plan de mantenimiento • Auditando el plan de limpieza y desinfección• Auditando el plan de control de plagas• Auditando el plan de control y eliminación de residuos• Auditando el plan de control del manipulador• Auditando el plan de control del transporte
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BLOQUE 0 INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓNDEFINICIONESPLANES DE PRERREQUISITOS
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Es responsabilidad de todas y cada una de las partes que forman la cadena alimentaria asegurar la puesta en el mercado de alimentos inocuos. La tendencia actual, basada en la legislación vigente, el Codex Alimentarius y el libro blanco de la seguridad ali-mentaria, es crear sistemas integrales, que sean eficaces en su objetivo; “garantizar la inocuidad alimentaria”. Para ello es necesario el compromiso y la participación de todas las partes implicadas en cada etapa de la cadena alimentaria, “del campo a la mesa”, además de la interde-pendencia de todos los interesados; consumidores, industrias alimentarias y la admi-nistración competente.
Cada parte interesada tiene establecidas ciertas funciones y responsabilidades, en refe-rencia a la consecución de alimentos inocuos.
Por ejemplo, el consumidor, es responsable de exigir su derecho a consumir alimentos seguros, además de asegurar la inocuidad del alimento desde que lo adquiere hasta que lo consume.
La empresa alimentaria debe ofrecer alimentos seguros, es decir, aptos e inocuos, para ello, es necesario que implante un sistema de autocontrol eficaz basado en la previa implementación de los prerrequisitos o requisitos previos, tal y como establece el Co-dex Alimentarius. A tal fin, una vez implantado el sistema de prerrequisitos, es nece-saria su verificación para comprobar si resulta eficaz. Un método adecuado para rea-lizar esta verificación, es la realización de una auditoría del sistema de prerrequisitos, previamente a la implantación del Sistema de Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos (en adelante APPCC).
Por último, la Administración Competente es la responsable del control oficial a las industrias alimentarias a través de los servicios de inspección. El Reglamento 882/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo de 29 de abril de 2004, sobre controles oficiales efectuados para garantizar el cumplimiento de la legislación y piensos y alimentos, reconoce la auditoría como una técnica de control oficial.
La auditoría de los prerrequisitos, tal y cómo se ha indicado anteriormente, debe rea-lizarse una vez implantados estos, y justo antes de aplicar el APPCC completo, ya que este último, se basa y debe tener en cuenta, los programas básicos previos o prerrequi-sitos, de no ser así, un sistema basado en el riesgo como el APPCC, no tendrá éxito, o se complicará en exceso, dado que muchos riesgos que son controlados por estos prerrequisitos previamente implantados, estarían fuera de control.
En la auditoría de los prerrequisitos, el auditor debe preguntarse si estos son suficientes para la empresa en cuestión, ya que no existe una obligación legal que regule qué pre-rrequisitos debe implantar cada empresa. Las recomendaciones a este respecto, están orientadas a flexibilizar los sistemas para que cada entidad los implante en función de sus características y riesgo.
La presente guía tiene dos objetivos fundamentales; en primer lugar, explica cómo preparar y realizar una auditoría, además de cómo verificar la eficacia de cada uno de los citados planes de prerrequisitos. En segundo lugar, sirve como documento de apoyo para evaluar, en su caso, el trabajo desempeñado por un auditor subcontratado a este respecto.Si bien es cierto, que la parte general de la metodología explicada es aplicable a cual-quier tipo de auditoría, en esta guía nos hemos centrado en las auditorías de los pre-rrequisitos implantados en las industrias de transformados vegetales.
A continuación, en la Figura. 1, se desarrolla un diagrama de flujo genérico para este tipo de industrias, en el que a partir de las diferentes materias primas y a través de una serie de procesos, se obtienen los diversos transformados vegetales.
LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
MANTENIMIENTO
INTRODUCCIÓN
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En la Figura. 1 se puede observar, que existen una serie de aspectos (indicados en co-lor azul), que junto con las materias primas, a priori son importantes para poder llevar a cabo el proceso, ya que constituyen entradas y/o salidas de este. Los aspectos resaltados son los que hay que controlar a través de los prerrequisitos o buenas prácticas higiénicas, para conseguir que los transformados vegetales obtenidos durante el proceso resulten inocuos. En color rojo, se destacan los diferentes planes de prerrequisitos a desarrollar para asegurar el control de cada uno de los aspectos citados.
FIGURA 1. SÍNTESIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO DE ELABORACIÓN DE TRANSFORMADOS VEGE-TALES Y ASPECTOS A CONSIDERAR EN LOS PLANES DE PRERREQUISITOS.
MATERIA PRIMA VEGETAL
ENVASADO
ENVASADO ENVASADO
ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO TEMPERATURA REGULADA
EXPEDICIÓN
RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS
ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS
LIMPIEZA Y SELECCIÓN
ADITIVOS / AUXILIARES TECNOLÓGICOS
ENVASADO EN ATMÓSFERA PROTECTORA
ENVASES
TRATAMIENTO TÉRMI-CO (CONGELACIÓN /ULTRACONGELACIÓN
TRATAMIENTO TÉRMICO (PASTEURIZACIÓN/ESTERILIZACIÓN)
INGREDIENTES
ADICIÓN DE LÍQUIDO DE GOBIERNO Y CIE-
RRE HERMÉTICO
CONTROL DE PROVEEDORES
TRAZABILIDAD
TRAZABILIDAD
TRANSPORTE MATERIAS PRIMAS
TRANSFORMADO Y ACONDICIONADO PELADO, TROCEADO, ASADO Y PELADO, COCCIÓN, SEGÚN PROCEDA
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AGUA
VEGETALES FRESCOS
ENVASADOS
VEGETALES IV GAMA
VEGETALES EN CONSERVA
VEGETALES CONGELADOS
TRANSPORTE PRODUCTO ELABORADO
CONTROL RESIDUOS
CONDICIONES DE LAS INSTALACIONES
CONTROL DE PLAGAS
NORMAS DE HIGIENE
MANIPULADORES
RESIDUOS ORGÁ-NICOS, AGUA RESIDUAL, OTROS
LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
MANTENIMIENTO
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AGUA POTABLE
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AUDITORÍA. Proceso sistemático, independiente y documentado para determinar si las actividades y sus resultados se corresponden con los planes previstos, y si estos se aplican eficaz-mente y son adecuados para alcanzar los objetivos.
AUDITOR.Persona cualificada y con experiencia demostrada designada para realizar la auditoría, en el caso de auditoría de prerrequisitos del APPCC sus funciones son; revisar, exa-minar y evaluar los resultados de la aplicación de los prerrequisitos del APPCC en la empresa.
EQUIPO AUDITOR. Uno o varios auditores que llevan a cabo una auditoría. En ocasiones, con el apoyo de expertos técnicos. Uno de los auditores será nombrado como líder del equipo.
EXPERTO TÉCNICO. Persona que puede formar parte del equipo auditor, el cual aporta experiencia o co-nocimientos específicos relacionados con la empresa auditada o con el proceso de auditoría en general. Este no actúa como un auditor, sino que responde o aclara las dudas que el auditor tenga y solicite.
AUDITADO. Empresa u organización que se somete a una auditoría.
CLIENTE. Organización, empresa o persona externa que solicita una auditoría en la empresa.
CRITERIOS DE AUDITORÍA. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría, es decir, la norma frente a la cual se evalúan las actividades auditadas. En el caso de auditorías de prerrequisitos del APPCC, se incluyen los planes implantados en la empresa.
PROGRAMA DE AUDITORÍA. Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determina-do.
PLAN DE AUDITORÍA. Descripción de las actividades y detalles acordados para una auditoría concreta.
ALCANCE DE AUDITORÍA. Extensión y límites de una auditoría. El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, actividades y procesos a auditar, así como el pe-riodo de tiempo concreto.
EVIDENCIAS DE AUDITORÍA. Registros, declaraciones de hechos, acciones o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y son verificables.
HALLAZGOS DE AUDITORÍA. Resultados de la evaluación de las evidencias recopiladas durante la auditoría frente a los criterios de auditoría.
NO CONFORMIDAD.Incumplimiento de un requisito o prerrequisito del sistema. Es necesario que exista un requisito y una evidencia de su incumplimiento para que exista una no conformidad.
DEFINICIONES
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MEDIDAS CORRECTIVAS. Acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
MEDIDAS PREVENTIVAS. Acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situa-ción potencialmente indeseable.
VERIFICACIÓN. Aplicación de métodos, procedimientos, ensayos y otras evaluaciones, además de la vigilancia para constatar el cumplimiento del plan o programa de prerrequisitos.
VALIDACIÓN. Constatación de que los elementos del plan o programa de prerrequisitos son efecti-vos.
INFORME DE AUDITORÍA. Documento en el que el auditor deja constancia del trabajo realizado en función del alcance, el plan de auditoría y los resultados obtenidos.
DOCUMENTO. Cualquier objeto que sirve para aportar información y comprobar o acreditar algo.
REGISTRO. Conjunto de datos almacenados, pueden almacenarse en soporte papel o electróni-co.
PRERREQUISITOS. Son una serie aspectos relacionados con infraestructuras, ambiente de trabajo y prácti-cas de manipulación, necesarios para asegurar la inocuidad alimentaria.
PLANES DE PRERREQUISITOS. Procedimientos definidos, desarrollados, implantados y verificados previamente a la implantación del APPCC, que tienen como objetivo controlar las condiciones que en una empresa alimentaria contribuyen a asegurar la seguridad alimentaria.
SISTEMA DE VIGILANCIA. Llevar a cabo una secuencia planificada de observaciones o mediciones de los paráme-tros de control para evaluar si los prerrequisitos están controlados.
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El sistema de APPCC o Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos, se concibió como un método para asegurar la inocuidad de los alimentos para los astronautas de la NASA. Fue creado en colaboración con Pillsbury Company y el ejército de los EE.UU. En 1971 la Conferencia sobre Protección Alimentaria estudió su aplicación en la indus-tria alimentaria. Posteriormente se aplicó en una industria conservera de los EE.UU y al resultar exitoso se aceptó e implementó en mayor número de industrias alimentarias estadounidenses.
Más tarde lo reconocería y aceptaría el Comité Asesor Nacional (EE.UU) de Criterios Mi-crobiológicos de los Alimentos (NACM-CF, 1992) y la Comisión del Codex Alimentarius (1993). Hoy es el método de aseguramiento de la higiene alimentaria más aceptado universalmente.Cada vez más, los organismos de reglamentación han reconocido la utilidad de este instrumento, incluso sus “principios” se han incorporado en las prescripciones legisla-tivas tanto de la UE y los Estados Unidos.
Como se ha indicado en la introducción, para implementar con éxito el sistema APPCC, previamente deben ser implantados y verificados los planes de prerrequisitos o buenas prácticas o principios generales de higiene. En caso contrario, sino se implementan y controlan eficazmente, se identificarán posteriormente puntos de control crítico adi-cionales, por lo que será necesario un mayor esfuerzo para asegurar la inocuidad ali-mentaria.
¿QUÉ ASPECTOS SERÁN TRATADOS EN LOS PLANES DE PRERREQUISITOS? ¿CUÁLES SON LOS PRERREQUISITOS A IMPLEMENTAR?Existen organismos que a modo de recomendación establecen una serie de programas de prerrequisitos y directrices para su puesta en práctica, estos son; el Codex Alimen-tarius, el Comité Asesor Nacional sobre Criterios Microbiológicos para los Alimentos (NACMCF) de los Estados Unidos y el Reglamento 852/2004, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 29 de abril de 2004, relativo a la higiene de los productos alimenti-cios.
La última versión del Código Internacional de Prácticas Recomendado-Principios Ge-nerales de Higiene de los Alimentos, de la comisión del Codex Alimentarius CAC/RCP 1-1969, Rev 4 (2003), reconoce internacionalmente que los controles descritos en él de Principios Generales, son fundamentales para asegurar que los alimentos sean inocuos y aptos para el consumo.
Los Principios Generales del Codex de Higiene de los alimentos, identifican los siguien-tes principios esenciales de higiene de los alimentos aplicables a lo largo de toda la cadena alimentaria a fin de lograr el objetivo de que los alimentos sean inocuos y aptos para el consumo humano:
1. Producción primaria 1.1. Higiene del medio 1.2. Producción higiénica de materias primas de los alimentos 1.3. Manipulación, almacenamiento y transporte 1.4. Limpieza, mantenimiento e higiene del personal en la producción primaria2. Proyecto y construcción de las instalaciones 2.1. Emplazamiento 2.2. Edificios y salas 2.3. Equipo 2.4. Servicios3. Control de las operaciones 3.1. Control de los riesgos alimentarios 3.2. Aspectos fundamentales de los sistemas de control de la higiene 3.3. Requisitos relativos a las materias primas
PLANES DE PRERREQUISITOS
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3.4. Envasado 3.5. Agua 3.6. Dirección y supervisión 3.7. Documentación y registros 3.8. Procedimientos para retirar alimentos4. Instalaciones, mantenimiento y saneamiento 4.1. Mantenimiento y limpieza 4.2. Programas de limpieza 4.3. Sistema de lucha contra plagas 4.4. Tratamiento de los desechos 4.5. Eficacia de la vigilancia5. Instalaciones: higiene personal 5.1. Estado de salud 5.2. Enfermedades y lesiones 5.3. Aseo personal 5.4. Comportamiento personal 5.5. Visitantes6. Transporte 6.1. Consideraciones generales 6.2. Requisitos 6.3. Utilización y mantenimiento7. Información sobre los productos y sensibilización de los consumidores 7.1. Identificación de lotes 7.2. Información sobre los productos 7.3. Etiquetado 7.4. Información a los consumidores8. Capacitación.
El Comité Asesor Nacional sobre Criterios Microbiológicos para los Alimentos (NACMCF) de los Estados Unidos proporcionó en 1992 directrices sobre APPCC, en las que se incluían planes genéricos y árboles de decisiones y, posteriormente, en 1997, pro-porciona una Guía de Aplicación del APPCC, en la cual establece que el sistema debe implementarse a partir de una serie de programas de prerrequisitos implementados previamente, los cuales deben verificarse antes y durante de la implementación del APPCC. Establece, como los más comunes, los siguientes programas de prerrequisi-tos:
1. Requisitos de las instalaciones2. Control de proveedores3. Especificaciones4. Equipo de producción5. Limpieza y desinfección6. Higiene personal7. Formación8. Productos químicos9. Recepción, almacenamiento y distribución10. Trazabilidad y retirada de productos11. Control de plagas
Estos se podrían completar con otros programas de prerrequisitos, que en función de la empresa y/o sistema pueden ser necesarios; programas de aseguramiento de la cali-dad, procedimientos estandarizados de limpieza, formulación y recetas de productos, control del vidrio, procedimientos para la recepción, almacenamiento y distribución, etiquetado, buenas prácticas para la manipulación del alimento y los ingrediente.
La UE en su legislación vigente, también establece los requisitos higiénicos generales de obligatoria aplicación en todas las empresas alimentarias apropiados para conse-guir la inocuidad y aptitud de los alimentos para el consumo. A tal fin el Reglamento
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852/2004, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 29 de abril de 2004, relativo a la higiene de los productos alimenticios , establece:
1. Requisitos de los locales 2. Requisitos del transporte3. Requisitos del equipo4. Desperdicios de los productos alimenticios5. Suministro del agua6. Higiene del personal7. Disposiciones aplicables a los productos alimenticios, destinadas a la pro-tección de materias primas e ingredientes, productos semielaborados, pro-ductos elaborados. Incluye como requisitos de protección la aplicación de procedimientos adecuados de lucha contra plagas, procedimientos de con-trol de las temperaturas, procedimientos de control de sustancias peligrosas o no comestibles, etc.8. Requisitos del envasado y embalaje de los productos alimenticios9. Tratamiento térmico10. Formación
Como se puede observar, no existen unos criterios unificados sobre los prerrequisitos o requisitos previos que la empresa debe considerar para implementar los procedi-mientos adecuados para controlar los riesgos alimentarios, sino que, cada empresa en función de sus características, debe determinar cuales son necesarios en su caso para conseguir la inocuidad alimentaria.
En la elaboración de esta guía, se podrían haber tenido en cuenta otras normas de seguridad alimentaria como International Food Standard (IFS), British Retail Consortium (BRC) y la norma ISO 22000:2005 Sistemas de gestión de la inocuidad de los alimentos, pero se ha decidido obviar su inclusión dado que son normas de aplicación voluntaria en las empresas.
* Puede obtenerse mayor información de los prerrequisitos en la Guía de Buenas Prác-ticas de Fabricación en el Sector Transformados Vegetales. Editada por Consebro y financiada por el Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino en Noviembre de 2009.
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BLOQUE I AUDITORÍAS
DEFINICIÓN Y TIPOS DE AUDITORÍA¿POR QUÉ REALIZAR AUDITORÍAS?
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La FAO (Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y Alimentación) y la OMS (Organización Mundial de la Salud) definen las auditorías como exámenes siste-máticos e independientes que comprenden actividades “in situ”, entrevistas y revisio-nes de registros, para determinar si los procedimientos y actividades estipuladas en el plan APPCC se están aplicando.
Una auditoría requiere de una preparación previa (por ejemplo, establecer un progra-ma anual de auditorías a realizar), una planificación (por ejemplo, establecer y concre-tar aspectos de la auditoría a realizar en coordinación con el auditado), la realización de la auditoría “in situ” y un seguimiento posterior.
En la Figura 2, se muestra esquematizado el procedimiento de auditoría incluyendo las fases anteriormente detalladas.
FIGURA 2. ESQUEMA RESUMEN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA.
DEFINICIÓN Y TIPOS DE AUDITORÍA
PREPARACIÓN
REUNIÓN INICIAL
DESARROLLO
REUNIÓN FINAL
EMPRESA
AUDITOR
• Plan de auditoría• Revisión Documental (solicitud y revisión de acciones)
• Presentación • Alcance• Programa de auditoría• Sistema de comunicación de incumplimientos• Confidencialidad
• Realización de encuestas• Investigación conjunta e independiente
• Resultados• Aclaración de dudas• Trámites a raíz de la presentación del informe
• Presentación acciones correctivas• Ejecución de acciones propuestas• Aporte de evidencias y registros
• Aceptación acciones prosupuestarias• Verificación documental o “in situ”
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Este esquema a seguir en la auditoría, así como los criterios a aplicar durante su desa-rrollo, están regulados en la norma internacional UNE – EN ISO 19011:2002 “Directri-ces para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental”, la cual ha servido como referencia para la elaboración de esta guía.
En esta norma se establecen los principios básicos para la realización de auditorías de sistemas de gestión de calidad y medio ambiente, y estos principios son comunes y extrapolables a cualquier proceso de auditoría.
A fin de cumplir con el objetivo de esta guía, se incluyen detalles o matizaciones en algunos apartados, sobre el proceso de auditoría a realizar para verificar los prerrequi-sitos de una industria de transformado vegetal.
PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA:El auditor debe tener:
• Conducta ética, el auditor debe tener las siguientes cualidades; integridad, con-fidencialidad, confianza y discreción, además es muy importante que únicamente valore sobre evidencias, es decir, debe ser objetivo.• Presentación objetiva, de los hallazgos de auditoría, sus conclusiones, los infor-mes que elabore, etc. Deben reflejar la veracidad y precisión de las actividades de la auditoría. • Profesionalidad, debe conocer y poner en práctica la importancia de su tarea y de la confidencialidad de sus actuaciones.
En el proceso de auditoría es fundamental:• Independencia, los miembros del equipo auditor deben estar libres de cualquier conflicto de intereses, o sea, deben ser objetivos e independientes.• Evidencias, deben ser verificables. Deben estar fundamentadas en muestras de la información, disponibles y confiables, obtenidas durante la auditoría.
TIPOS DE AUDITORÍAS:Hay tres tipos de auditorías:
1. Auditorías de primera parte (auditoría interna)Es la auditoría realizada por la empresa a sus propios sistemas o procedimientos de prerrequisitos. Su objetivo es asegurar el mantenimiento y desarrollo del sistema de prerrequisitos. Puede ser realizada por personal interno (asegurando su indepen-dencia con el área a auditar) o personal externo o subcontratado.
2. Auditorías de segunda parte (auditoría externa)Es la auditoría realizada por la empresa a sus proveedores o subcontratas. Su ob-jetivo es determinar la adecuación de los sistemas de prerrequisitos o de seguridad alimentaria de sus proveedores y evaluar la inocuidad de los alimentos de proveedo-res/subcontratas. Puede ser realizada por personal de la empresa o personal externo o subcontratado. En algunos casos es un requisito contractual entre proveedor-cliente.
3. Auditorías de tercera parte (auditoría externa) Auditoría realizada por un organismo independiente a la empresa, proveedores y clientes. Generalmente, una evaluación realizada por un organismo de certificación de acuerdo a una norma determinada, en este caso, de seguridad alimentaria. El objetivo es determinar si el sistema de seguridad alimentaria o una parte de él, por ejemplo los prerrequisitos, y en función del alcance de la auditoría, han sido documentados e implantados de acuerdo con una norma determinada. Las empre-sas recibirán este tipo de auditorías únicamente de la administración competente (organismo independiente), como un método más de control oficial, ya que a día de hoy los prerrequisitos como tal, no son un sistema certificable, por lo tanto, no tiene sentido la auditoría de tercera parte de un sistema de prerrequisitos, por una empresa independiente o certificadora.
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FIGURA 3. OTROS CRITERIOS A TENER EN CUENTA EN LOS DIFERENTES TIPOS DE AUDITORÍA
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SPON
SABI
LIDAD
CRITE
RIOS
ALCA
NCE
DURA
CIÓN
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Depende de diversas variables, tamaño de la empresa, actividades, personal, etc.
Procedimiento (prerre-quisito) o grupo de pro-cedimientos (grupo de prerrequisitos)
Procedimientos internos, manual de prerrequisitos de la empresa, normativa y legislación vigente.
Auditor cualificado (au-ditorías y seguridad alimentaria) e indepen-diente. Personal interno o subcontratado.
Verificación, cuando se finaliza la implementa-ción. Mantenimiento, mínimo anualmente. Si hay cambios en procedi-mientos, productos, ins-talaciones, maquinaria, personal, etc.
Según se requiera/ al comenzar a trabajar con un proveedor, si existen problemas con él, etc.
Certificación: acuerdo certificadora-cliente. Administración compe-tente: a requerimiento de la inspección como parte del Control Ofi-cial.
Auditor cualificado (au-ditorías y seguridad alimentaria) e indepen-diente. Personal interno o subcontratado.
Certificación: Auditor registrado. Adminis-tración Competente: Inspector o personal designado por la Admi-nistración.
Contrato o condiciones de compra, especifica-ciones técnicas, pro-cedimientos, manual de prerrequisitos de la empresa, normativa y legislación vigente
Procedimientos internos, manual de prerrequisi-tos de la empresa, nor-mativa y legislación vi-gente. Para certificación, además norma.
Actividades que afectan directamente a la cali-dad e inocuidad de los productos.
Procedimiento (prerre-quisito) o grupo de pro-cedimientos (grupo de prerrequisitos)
Depende de diversas variables, tamaño de la empresa, actividades, personal, etc.
Depende de diversas variables, tamaño de la empresa, actividades, personal, etc.
1. AUDITORÍA DE PRIMERA PARTE- AUDITORÍA INTERNA
2. AUDITORÍA DE SEGUNDA PARTE- AUDITORÍA DE PROVEEDOR
3. AUDITORÍA DE TERCERA PARTE-DE CERTIFICACIÓN ó AUDITORÍA REALIZADA POR LA ADMINISTRACIÓN COMPETENTE
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El principio 6 del Codex Alimentarius, incluye la verificación, para confirmar que el sistema funciona correctamente. Por ello, una vez implementado el sistema de pre-rrequisitos y antes de comenzar el análisis de peligros, es necesario verificar su imple-mentación.
El Codex Alimentarius describe las auditorías, como una de las actividades de verifi-cación, para constatar que las prácticas y procedimientos que se aplican, son los que están definidos en los planes descritos, así como si se llevan a cabo de forma continua y correcta, y si tanto la definición de los planes como su implementación garantizan la producción de alimentos seguros para el consumidor.
La Administración Competente ejerce controles sobre las actividades desempeñadas por la empresa para garantizar la seguridad alimentaria, y que para su realización, reconocen el proceso de auditoría como un método de control suficiente y adecuado, por lo que una de las actividades de control que efectúan es la auditoría de los prerre-quisitos.
Además la auditoría, es una herramienta de mejora continua, pues al realizarla, se de-tectan áreas potenciales de mejora, que ayudan a mejorar el sistema y a dinamizarlo. Por el contrario, sino se realizan el sistema se convierte en algo estático e ineficaz y puede ponerse en juego la inocuidad de los alimentos. Como mínimo es necesario realizar una auditoría interna anualmente, y siempre se hará un ejercicio de verificación o auditoría una vez implantado el sistema de prerrequisitos y antes de comenzar con el análisis de peligros.
Igualmente es beneficioso realizar auditorías periódicas a los proveedores, como una de las herramientas para su homologación y control, con la finalidad de asegurar que se garantiza y que es continua, la inocuidad de las materias primas e ingredientes que el proveedor suministra a la empresa.
¿POR QUÉ REALIZAR AUDITORÍAS?
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BLOQUE II ¿CÓMO REALIZAR LA AUDITORÍA?ACTIVIDADES DE PRE-AUDITORÍAACTIVIDADES DE AUDITORÍA “IN SITU”INFORME DE AUDITORÍAACTIVIDADES DE POST-AUDITORÍA
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Las actividades de pre-auditoría, sirven para seguir el programa de auditoría y planificar la auditoría “in situ” de forma lógica, evitando la improvisación.
Son varias las actuaciones a realizar y se detallan a continuación:
EQUIPO AUDITOR / AUDITORPara seleccionar el equipo auditor hay que tener en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoría. La auditoría puede realizarse por un auditor o un equipo compuesto de varios.Generalmente, en las auditorías internas de verificación de los prerrequisitos, no es necesario más de un auditor con conocimientos sobre las normas detalladas en el apar-tado 3 del Bloque I, pero en algunos casos y para asegurar la independencia auditor-actividades a auditar, es necesario un equipo auditor.En el caso de que hubiese un equipo auditor, uno de los auditores será nombrado como auditor jefe o líder. Para determinar la composición y tamaño del equipo auditor, hay que considerar; los objetivos, alcance, criterios y duración estimada de la auditoría, el tamaño de la em-presa, la actividad a auditar y la competencia del auditor o auditores, así como la necesidad de asegurar independencia del auditor o equipo auditor con respecto a las actividades a auditar, requisitos legales, reglamentarios, etc., y otras consideraciones como el idioma de la auditoría, comprensión de las características sociales y culturales del auditado, etc.
FUNCIONES Y RESPONSABLIDADES DEL EQUIPO AUDITOR:
AUDITOR LÍDER • Preparar el plan de auditoría.• Revisar la documentación para comprobar su adecuación.• Asignar las funciones y responsabilidades al equipo auditor.• Dirigir la auditoría, coordinar, informar y representar al equipo.• Reportar las no conformidades al auditado.• Firmar el informe de la auditoría.
EQUIPO AUDITOR• Revisar la documentación e información relevante relacionada con las tareas asig-nadas.• Preparar documentos de trabajo necesarios para realizar sus tareas.• Cumplir con los requisitos de la auditoría.• Realizar las tareas asignadas con eficacia y eficiencia.• Reportar al líder las deficiencias y hallazgos durante la auditoría.• Cooperar y dar soporte al auditor líder.
CUALQUIER MIEMBRO DEL EQUIPO DE AUDITORÍA, DURANTE LA AUDITORÍA DE-BERÍA:• Permanecer y actuar dentro del alcance de la auditoría.• Comunicar los requisitos de la auditoría al auditado.• Reunir evidencias objetivas.• Reportar los hallazgos de la auditoría al auditado.• Conservar y proteger los documentos pertenecientes al auditado.
EJEMPLO PERFIL DEL PUESTO DE TRABAJO DEL AUDITOR DE SEGURIDAD ALIMEN-TARIA
ATRIBUTOS PERSONALES:• Conducta ética, imparcial, sincero, honesto, discreto.
ACTIVIDADES PRE-AUDITORÍA
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• Mentalidad abierta, dispuesto a considerar puntos de vista alternativos.• Diplomático.• Observador, activamente consciente del entorno físico y las actividades.• Perceptivo, instintivamente consciente.• Versátil.• Tenaz, orientado al logro de los objetivos.• Decidido, capaz de alcanzar conclusiones basadas en el análisis y razonamientos lógicos.• Seguro de sí mismo.
HABILIDADES:• Debe ser capaz de aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoría.• Planificar y organizar el trabajo eficazmente.• Llevar a cabo la auditoría en el horario acordado.• Dar prioridad y centrarse en lo realmente importante.• Ser capaz de recopilar la información necesaria, a través de entrevistas, observa-ción, revisión de documentación, etc.• Ser capaz de verificar la exactitud de la información recopilada.• Confirmar que la evidencia de auditoría es suficiente, apropiada y reproducible.• Preparar informes de auditoría.• Mantener la confidencialidad y seguridad de la información.• Comunicarse eficazmente.• Mentalidad abierta, dispuesto a considerar puntos de vista alternativos.
CONOCIMIENTOS DESEABLES:• Métodos y técnicas de auditorías.• Métodos y técnicas relativas a la seguridad alimentaria, que permitan al auditor evaluar los sistemas de prerrequisitos y generar hallazgos y conclusiones de audito-ría.• Procesos y productos que permitan al auditor comprender el contexto en el que se está llevando a cabo la auditoría.• Aspectos normativos, legales y reglamentarios, que permitan al auditor conocer los requisitos aplicables a la empresa.
FORMACIÓN DESEABLE:• En materia de auditorías.• En materia de seguridad alimentaria.• En materia higiénico sanitaria.• En materia de legislación alimentaria aplicable.
EXPERIENCIA LABORAL DESEABLE:• En auditorías, (de cualquier tipo de sistema; calidad, medioambiente, seguridad alimentaria, prevención de riesgos laborales, etc.).• En seguridad alimentaria.
PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA
TOMA DE CONTACTO CON EL AUDITADOEl auditor líder, en el caso de que haya más de un auditor, contactará con el cliente o auditado. La toma de contacto con el auditado sirve para:
• Comunicar o concretar la fecha y hora de auditoría (las auditorías se realizan previo aviso para asegurar la presencia de los responsables implicados), la posi-bilidad de auditar determinados procesos, etc.• Solicitar la documentación relacionada con el ámbito de la auditoría, para rea-lizar la revisión previa a la auditoría “in situ”.• Aclarar cualquier duda que surja.
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REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y DETERMINAR SU IDONEIDADUna parte importante de la preparación de la auditoría del sistema a auditar o en este caso del plan de prerrequisitos de la empresa, es el estudio detallado del mismo ya que permite al equipo auditor conocer en profundidad los procedimientos que se llevan a cabo y poder preparar el método y documentos de trabajo necesarios.Si existen auditorías anteriores, será de gran utilidad el estudio detallado de sus informes, dónde se puede observar la evolución de la empresa y obtener informa-ción acerca de su situación. En caso contrario, la información de la situación de la empresa puede obtenerse mediante actas de inspección o comunicaciones de la autoridad competente, comunicaciones con clientes (por ejemplo, quejas y suge-rencias) o registros de la implementación de los prerrequisitos en la empresa. Se podrá obtener información sobre cuales han sido o son los problemas importantes que ha tenido o tiene la empresa, que soluciones se les han dado y su eficacia.
La revisión de la documentación puede hacerse previamente a la auditoría “in situ”, solicitando la documentación a la empresa y revisándola en el despacho del audi-tor, o en las instalaciones de la empresa auditada durante la auditoría “in situ”. Lo más adecuado es realizarlo previamente a la auditoría in situ, además de obtener información previa de la empresa, el equipo auditor puede preparar mejor la docu-mentación de trabajo y la propia auditoría “in situ”.
La revisión de la documentación dará al auditor una idea del grado de implantación de los prerrequisitos en la empresa, comprobar que se cumplen los principios del Codex Alimentarius y la legislación alimentaria vigente. Si se detectasen carencias en la documentación, los auditores, el cliente de la auditoría y el auditado deben ser informados. Se solicitará resolver las carencias antes de continuar con la auditoría.
PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE TRABAJOLa norma ISO 19011:2002, directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, hace referencia a “Preparación de los documentos de trabajo” en la cláusula 6.4.3: “Los miembros del equipo auditor deberían revisar la información pertinente a las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoría. Tales documentos de trabajo pueden incluir:
•Listas de verificación y planes de muestreo de auditoría, y •Formularios para registrar información, tal como evidencias de apoyo, hallaz-gos de auditoría y registros de las reuniones.
El uso de listas de verificación y formularios no debería restringir la extensión de las actividades de auditoría, que pueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la auditoría.”
La documentación del auditado y la legislación competente, sirven de guía para preparar los documentos de trabajo de forma concreta a fin de que aseguren el cumplimiento de los objetivos, el alcance de la auditoría y que esta última, se con-cluye en su totalidad. Para preparar correctamente el checklist, cualquier requisito establecido en la documentación del auditado o en la legislación, se transformará en una pregunta. De modo que durante la auditoría, el checklist servirá para tener una relación de aquellos requisitos cuyo cumplimiento debe comprobarse, sirviendo como guión y registro de la misma.
LOS CHECKLIST O LISTA DE VERIFICACIÓN O CHEQUEOLas ventajas de utilizar documentos de trabajo como checklist son:
• Ayudan a organizar el trabajo del auditor durante la auditoría, a controlar el tiempo de auditoría y a asegurar que los aspectos planificados se realizan.• Sirven para ordenar la información necesaria para documentar las no confor-midades y realizar posteriormente el informe de auditoría.
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•Sirven de registro o archivo de las “notas de campo”. Una lista de verificación completa proporciona evidencia objetiva de que la auditoría se desarrolló.
Las desventajas son:• Limitar la iniciativa del auditor y el análisis de procesos si se limita a realizar úni-camente las preguntas detalladas, pueden provocar que el auditor no investigue incidentes significativos, si estos no están en las preguntas del checklist.• No pueden realizarse directamente las preguntas del checklist porque son pre-guntas cerradas, no se conseguiria la información necesaria para obtener con-clusiones de auditoría, y por tanto, no reflejarían adecuadamente la situación.
En resumen, existen ventajas y desventajas en el uso de las listas de verificación para auditorías. Depende de muchos factores, incluyendo las necesidades de los clientes o auditados, las restricciones de tiempo y costos, la experiencia del auditor, etc.. Los auditores deben evaluar el valor de la lista de verificación como una ayuda en el proceso de auditoría y considerar su uso como una herramienta funcional.
PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA IN SITU Y ASIGNACIÓN DE TAREAS AL EQUIPO AUDITORLas actividades de planificación de la auditoría “in situ” se llevan a cabo en el plan de auditoría, que se detalla a continuación.
El grupo de auditores que llevará a cabo la auditoría debe estar coordinado, tener claros los objetivos, alcance y sus responsabilidades.
Debe tener claro que durante la auditoría debe:• Actuar bajo las pautas del auditor líder.• Dejar constancia escrita de lo observado, conservando la documentación.• Encontrar evidencias reproducibles.• Estar siempre acompañado del auditado.
El plan de auditoría será elaborado por el auditor líder, en el caso de que exista un equipo de auditores, además de describir las actividades de la auditoría, y tiempos y tareas designados al equipo auditor, detallará:
• Datos de la empresa.• El objetivo de la auditoría. Define que es lo que se pretende lograr al realizar la auditoría. Deben ser definidos por el cliente de la auditoría. Por ejemplo, un objetivo puede ser la identificación de áreas de mejora otro, la verificación del sistema.• Alcance de la auditoría. Informa de la amplitud o extensión de dicha audito-ría. Se definirán entre el cliente y el líder del equipo auditor. Por ejemplo, todos los prerrequisitos o solo determinados prerrequisitos.• Criterios de la auditoría. Son utilizados como referencia para determinar la conformidad en la auditoría. Están relacionados con el alcance de la auditoría. Se definirán entre el cliente y el líder del equipo auditor. Por ejemplo, la le-gislación vigente, procedimientos, planes, normas, requisitos contractuales con proveedores, etc.
EJEMPLOS DE DEFINICIÓN DE OBJETIVOS, ALCANCE Y CRITERIOS DE AUDITORÍA
AUDITORÍA PARA LA VERIFICACIÓN DEL SISTEMA DE PRERREQUISITOS.Objetivos: Mejorar el sistema de prerrequisitos, comprobar el grado de imple-mentación del sistema de prerrequisitos, comenzar el APPCC una vez implemen-tados los prerrequisitos, comprobar el impacto sobre los prerrequisitos de una obra realizada en la empresa, etc.Alcance: Todos los prerrequisitos o solo determinados prerrequisitos.
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Criterios: Legislación vigente y planes o procedimientos de prerrequisitos, en función del alcance.
AUDITORÍAS REALIZADAS A LOS PROVEEDORES A LO LARGO DE UN AÑOObjetivos: Comprobar si un determinado proveedor es capaz de proveer a la empresa alimentos o materiales en contacto con alimentos inocuos a lo largo del tiempo.Alcance: Todos los prerrequisitos o solo determinados prerrequisitos.Criterios: Legislación vigente, contrato con el proveedor, planes o procedi-mientos de prerrequisitos del proveedor, en función del alcance.
EJEMPLO DE LA RELACIÓN ENTRE EL ALCANCE Y LOS CRITERIOS DE LA AU-DITORÍASe va a auditar el plan de limpieza y desinfección para conocer su idoneidad después de un cambio realizado en él.• ¿Cuál es el alcance de la auditoría? El prerrequisito de limpieza y desinfec-ción.• ¿Cuáles son los criterios de la auditoría? La legislación y normas que aplican a la limpieza y desinfección y el procedimiento que desarrolla el plan de limpieza y desinfección.
Una vez elaborado, se comunicará al auditado y/o cliente de la auditoría, con antelación suficiente para que realice las observaciones oportunas.
EJEMPLO DE PLAN DE AUDITORÍA
EMPRESA: Denominación de la empresaUBICACIÓN: Dirección de la empresaFECHA: Día/Mes/Año de la auditoríaCONTACTO O REPRESENTANTE DE LA EMPRESA: Nombre, apellidos y cargo
EQUIPO AUDITOR: Nombre y apellidos auditor líderNombre y apellidos otros auditoresNombre y apellidos otros (auditores en prácticas, traductores, expertos técnicos, etc.)
OBJETIVOS, ALCANCE Y CRITERIOS DE AUDITORÍA (ver ejemplos anteriores)
IDIOMA DE LA AUDITORÍA.
PRERREQUISITO/
UBICACIÓN AUDITOR FECHA Y TIEMPO CONTACTO
Control del Agua Po-table / Pol. Industrial Ebro, Nave 10
A.P.L. 01/12/2010 8:30-9:30
J.A.S.
* Ejemplo de registro
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ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA “IN SITU”
ACTITUD DESEABLE DURANTE LA AUDITORÍA:El auditor debe ser positivo, profesional y tener una actitud constructiva, además de:
• Cumplir itinerarios y horarios de auditoría indicados en el plan.• Reunirse primero con el responsable de área e inmediatamente después, hablar con las personas que realizan las tareas, no quedándose sólo con la información que le da el responsable. Además, insistirá en que respondan a sus preguntas las personas a las que les ha preguntado.• Presentarse explicando el por qué de su visita.• Ser tranquilo, empático, educado, paciente y transmitir confianza al auditado.• Hablar de forma clara y cuidadosa, de modo que cualquier persona con la que se esté entrevistando le comprenda. • Felicitar por aquello que esté bien hecho. Y comunicará al auditado las deficien-cias encontradas.• Obtener hallazgos a partir de evidencias, en ningún caso debe presuponer. Debe examinar las evidencias objetivas y hacer preguntas abiertas. Se remitirá a su chec-klist y documentos de trabajo, que supondrán registros de la auditoría. • Evitar que el auditado le engañe o le desvíe del tema tratado o lleve el liderazgo de la auditoría.
REUNIÓN DE APERTURA:En auditorías internas, la reunión de apertura es un acto más informal que en las au-ditorías externas.La reunión de apertura, debe realizarse con personal perteneciente a la dirección del auditado y/o los responsables de las funciones o procedimientos a auditar. Será dirigida por el auditor líder y su objetivo es confirmar el plan de auditoría, explicar como van a llevarse a cabo las actividades de auditoría, confirmar como se realizará la comuni-cación entre el equipo de auditores y el auditado y resolver cualquier duda que pueda tener el auditado. Es importante dejar claro que la auditoría es un proceso muestral y finito.
REUNIR Y VERIFICAR LA INFORMACIÓN:
FUENTES DE INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
EVIDENCIA DE AUDITORÍA
HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
SELECCIÓN. La información se obtiene a tra-vés de entrevistas, observación de procesos, revisión de la documentación...
VERIFICACIÓN. Es necesario verificar o comprobar la información para obtener la evidencia de auditoría.
Las conclusiones de la auditoría se documen-tan en el informe de auditoría.
EVALUACIÓN. Si evaluamos la evidencia contra el criterio de la auditoría obtenemos el hallazgo. Si no hay criterio, no hay hallazgo.
REVISIÓN. Para obtener las conclusiones de la auditoría es necesario revisar los hallazgos, de un solo auditor y del equipo auditor.
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Durante la auditoría, los auditores recopilan información mediante un muestreo apro-piado y la verifican para comprobar que es adecuada al alcance y criterios estableci-dos.
¿De dónde obtener la información? El auditor tiene que tener habilidad para obtener la información de:
• Las personas, mediante entrevistas y/u observación de la realización de su trabajo.• Los procesos, mediante observación.• Los equipos, herramientas o materiales, mediante observación.• La documentación disponible; procedimientos o registros.
¿Cómo se obtiene la información?El auditor:
• Realiza entrevistas al personal implicado en los procesos.• Observa las actividades, el ambiente y las condiciones de trabajo.• Revisa documentos, procedimientos, planes, especificaciones técnicas, etc.• Revisa registros de inspección, comunicaciones con proveedores y/o clientes, in-formes de auditorías anteriores, no conformidades detectadas, registros de los con-troles realizados, analíticas, etc.
El auditor debe tomar una muestra, no puede entrevistar a todo el personal, ni revisar todos los documentos y registros, debido a que la auditoría se lleva a cabo en un tiem-po determinado.
¿Cómo se obtienen las evidencias? ¿Qué evidencias son válidas?La evidencia se obtiene por el auditor a través de la verificación de la información dis-ponible. El auditor debe reunir y registrar evidencias:
• Suficientes: A priori, una evidencia será suficiente cuando sea objetiva y convin-cente, y sustente los hallazgos, conclusiones y/o recomendaciones que se expresa-rán en el informe de auditoría.
• Competentes: válidas y confiables. Para considerarla válida, el auditor deberá considerar si existen razones para dudar de su validez o integridad, si es así, deberá obtener evidencias adicionales. Una evidencia puede considerarse competente;
-Si se obtiene de fuentes independientes es más confiable que si se obtiene de la propia organización auditada,-Si la organización tiene un sistema de control interno adecuado,-Los documentos originales son más confiables que las copias,-La evidencia testimonial cuando los auditados se expresan libremente, sin estar bajo la presión del proceso de auditoría, normalmente es más confiable,-La muestra de documentos y/o registros que el auditor selecciona libremente es más confiable que la que puede mostrar el auditado y-Las evidencias obtenidas de documentos y registros son más confiables que las evidencias testimoniales.
• Relevantes: Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. Si la información puede demostrar un hecho de forma lógica, será relevante. Si no, será irrelevante, por lo tanto no podrá ser utilizada como una evidencia.
• Útiles: Proporciona bases sólidas para los hallazgos y recomendaciones que ayu-dan a la organización a lograr sus metas.
¿Qué tipos de evidencia podemos encontrar? • Evidencia Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de activi-dades, instalaciones o sucesos. Si este es el único tipo de evidencia, al menos el au-ditor y el guía o acompañante de la empresa o dos auditores, deben examinarla.
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• Evidencia Documental: Información contenida en registros, documentos, car-tas, etc., relacionados con el desempeño de las actividades.
• Evidencia Testimonial: Se obtiene de las personas auditadas en forma de decla-raciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoría deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencias adicionales, a ser posible, documentales. Será necesario evaluarla para cerciorarse que los informantes no hayan estado in-fluidos por prejuicios o tuvieran sólo un conocimiento parcial del área auditada.
EVIDENCIA TESTIMONIAL.- REALIZACIÓN DE ENTREVISTASPara obtener buenos resultados en la auditoría y agregar valor al auditado, los audito-res deben ser muy diestros en la formulación de preguntas.El auditor puede apoyarse en el checklist, pero corre el riesgo de no ser capaz de obte-ner toda la información necesaria.El auditor debe “preparar” las preguntas a partir del checklist, las primeras preguntas que realice serán preguntas abiertas, introducidas por:
• Cómo.• Cuándo.• Dónde.• Qué.• Por qué.• Quién.
Las preguntas abiertas permiten al auditor obtener mayor información, deben permitir al auditado dar la máxima información posible.
Hay que evitar preguntas que tengan por contestación Si/No, porque cerrarían la entrevista.
PREGUNTA ABIERTA PREGUNTA CERRADA
¿Cómo planifica? ¿Planifica las auditorías anualmente?
¿Quién es el Responsable. ..? ¿El responsable de tener al día los re-gistros es el responsable de seguridad alimentaria?
Por favor, ¿me puede describir el proceso?
Su proceso consiste en... ¿verdad?
¿Cuáles son los indicadores del pro-ceso?
¿Ha definido indicadores para el pro-ceso?
EJEMPLOS DE PREGUNTAS ABIERTAS
PLANIFICAR ¿CÓMO PLANIFICA? - Por favor, describa el proceso...- ¿Cómo ha establecido los controles para…- ¿Cómo ha establecido los requisitos para…
HACER ¿CÓMO IMPLEMEN-TA?
- ¿Qué actividades lleva a cabo?- ¿Quién es el responsable...?- ¿Cómo realiza la actividad…?
CHEQUEAR ¿CÓMO MIDE? ¿CÓMO COMPRUE-BA?
- Por favor, muéstreme el resultado.- ¿Cuáles son los indicadores...?- ¿Cómo realiza el seguimiento...?
ACTUAR ¿QUÉ ACCIONES? - ¿Qué acciones preventivas, correcti-vas...?- ¿Cómo se llevan a cabo...?- ¿Quién es el responsable...?
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Después de realizar una pregunta abierta, y para acotar la respuesta y obtener conclusiones, es necesario realizar preguntas directas, por ejemplo;
PREGUNTA 1. ABIERTA. ¿Cómo planifica la realización de auditorías?RESPUESTA 1. Realizamos una auditoría interna anualmente, además una audi-toría de trazabilidad y cada diez meses tenemos la auditoría de certificación.
PREGUNTA 2. ABIERTA. ¿Quién realiza las auditorías?RESPUESTA 2. La auditoría interna, personal interno, la auditoría de trazabilidad personal interno, y la auditoría de certificación, la certificadora X.
PREGUNTA 3. DIRECTA. Entonces, la auditoría interna y la de trazabilidad es realizada por personal interno, ¿verdad?RESPUESTA 3. Si.
PREGUNTA 4. DIRECTA. ¿Las realiza la misma persona?RESPUESTA 4. Si.
Las preguntas:• Deben formularse de manera cordial y natural.• Se varía el ritmo haciendo pausas. No serán largas o complejas, de modo que el auditado comprenda lo que le estamos preguntando.• Serán formuladas de forma clara, concisa y audible.• Incluirán una idea principal en cada pregunta.• No deben formularse buscando avergonzar, engañar o interrogar al auditado.
IDENTIFICACIÓN DE HALLAZGOSUna vez recopiladas las evidencias de auditoría, estas deben evaluarse frente a los cri-terios de la auditoría para generar los hallazgos. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de au-ditoría. Los hallazgos y las evidencias que indican no conformidad con los criterios de auditoría deben registrarse como no conformidades.
El equipo auditor debe reunirse para revisar los hallazgos de la auditoría, cuando sea necesario durante la auditoría, y siempre antes de la reunión de cierre.
NO CONFORMIDADEl enfoque de la auditoría consiste en determinar si el sistema de prerrequisitos ha sido desarrollado, es eficazmente implementado y se mantiene. Por lo tanto el énfasis debe estar en verificar la conformidad, no en documentar no conformidades.
Los auditores deben mantener un enfoque positivo y ver los hechos y no las faltas.
Sin embargo, cuando la evidencia de auditoría determina que existe una no conformi-
*UNA PREGUNTA EFICAZ• Es sencilla y directa• Es clara y está bien ex-presada con una frase completa• Contiene sólo una idea principal• Requiere más que una respuesta con un «sí» o un «no»
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dad, entonces es muy importante documentarla bien, ya que se revisan con el auditado en la reunión de cierre, para que sean comprendidas y obtener su reconocimiento.
Una no conformidad se compone de:• La evidencia de auditoría que soporta los hallazgos del auditor. Esta debe ser documentada con suficiente detalle para que la organización auditada pueda encontrar y confirmar exactamente lo que el auditor ha observado.• El requisito contra el cual la no conformidad se detecta. Una no conformidad es un incumplimiento de un requisito, por lo que si el auditor no puede identificar el requisito, entonces el auditor no puede levantar una no conformidad.• El enunciado de la no conformidad. No debe ser una repetición de la evidencia de la auditoría o usado en lugar de la evidencia de auditoría. El enunciado de la no conformidad debe llevar a la organización al análisis de la causa, la corrección y la acción correctiva, por eso necesita ser breve y preciso.
Categorización de la No Conformidad
No conformidad muy grave: Aquellas mediante la cual se vulnera la inocuidad alimentaria. Debe informarse a la Di-rección y/o cliente de la auditoría inmediatamente y tomarse una solución inminente.EjemploDurante la auditoría se observa que una máquina crítica, como puede ser un autoclave, tiene problemas con la indicación de temperatura.Cae un tornillo o la grasa de una maquinaria está goteando sobre el producto que está elaborándose.
No conformidad grave: Aquellas que pueden afectar a la inocuidad alimentaria, o reiteración de no conformi-dades leves a las que no se les ha puesto solución o esta no ha sido eficaz.Deben solucionarse inmediatamente.EjemploAusencia de instrucciones documentadas necesarias o incumplimiento sistemático de estas si existen.No se rectifican deficiencias del sistema encontradas en auditorías anteriores.
*SI NO HAY EVIDENCIA/ NO HAY NO CONFOR-MIDAD.Si hay evidencia, esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación (por ejemplo, “observaciones”, “oportu-nidades de mejora”, “reco-mendaciones”, etc.). En ocasiones, el auditor observará alguna situación que “siente” que es una no conformidad, aunque no tiene evidencias sufi-cientes para estar seguro al 100%, lo que debe hacer es documentarlo en sus no-tas de auditoría como una no conformidad potencial y seguir investigando para confirmar si es o no una no conformidad.
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Se modifican instrucciones de trabajo sin ser autorizadas, o el personal que debe reali-zarlas no conoce los cambios.Incumplimientos legales.
No conformidad leve:Son fallos detectados aislados, no sistemáticos, que no afectan directamente a la ino-cuidad alimentaria.Han de solucionarse, pero no es necesario que sea inmediatamente.EjemploAlgunas acciones correctoras acordadas resultantes de una auditoría interna, perma-necen pendientes.La calibración de un instrumento de medida que no influye en la inocuidad del produc-to no ha sido realizada en la fecha programada.
Observaciones:Corresponden a situaciones de mala práctica evidente pero realmente no están some-tidas a ningún requerimiento del sistema, legal o normativo. O bien, situaciones sin evidencia objetiva de fallo, pero implican un alto riesgo de fallo futuro.
Modelo de Reporte de No Conformidad:
REPORTE DE NO CONFORMIDAD
Área/Proceso: Lugar:
Prerrequisito:
Detalle de la no conformidad:
Descripción:
Detectada por:
Fecha:
Responsable:
Categoría: Leve / Grave / Muy grave / Observación
Plan de acción propuesta por el responsable:
Análisis de la causa raíz (Cómo / por qué pasó?):
Corrección (arreglarlo ahora) con fecha de finalización:
Acción Correctiva (previene la recurrencia) con fecha de finalización:
“Responsable” (revisa y acepta el plan de acciones correctiva):
Representante de la Dirección: Fecha:
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COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍAEl equipo auditor debe reunirse periódicamente durante la auditoría para intercam-biar información, evaluar el proceso de auditoría y si fuese necesario reasignar tareas para completar eficazmente el plan de auditoría.
Igualmente, el auditor líder comunicará periódicamente al auditado los progresos de la auditoría y resolverá cualquier inquietud que este tenga.
El equipo auditor se reunirá antes de la reunión de cierre para revisar los hallazgos de la auditoría, acordar las conclusiones y preparar la reunión de cierre.
REUNIÓN DE CIERREEn la reunión de cierre se presentarán formalmente los hallazgos y conclusiones de la auditoría, estos deben ser comprendidos y reconocidos por el auditado, además se acordará el tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y/o preventivas, así como, el tiempo en el que se remitirá el informe de auditoría.
Los asistentes a esta reunión serán; el equipo auditor, el auditor líder, una representa-ción del auditado y del cliente de la auditoría.
En las auditorías internas, la reunión de cierre puede consistir sólo en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría de manera más informal.
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INFORME DE AUDITORÍA
PREPARAR EL INFORMEEl informe de auditoría será el registro de la auditoría, en él se detallarán de manera clara y concisa:
• Los objetivos de la auditoría.• El alcance de la auditoría.• Cliente de la auditoría.• Auditado y/o representantes.• Equipo auditor.• Fechas y lugares donde se realizó la auditoría “in situ”.• Criterios de auditoría.• Hallazgos de auditoría.• Conclusiones de auditoría.• Descripción de cualquier problema encontrado durante la auditoría.
El auditor líder preparará el informe de auditoría y será el encargado de su gestión; distribución, aprobación, seguimiento, etc.
APROBAR Y DISTRIBUIR EL INFORMEEl auditor líder emitirá al cliente de la auditoría el informe de auditoría en el tiempo acordado. El informe debe ser aprobado por el cliente, una vez aprobado se distribuirá a quien el cliente de la auditoría estime oportuno, por ejemplo, auditado (si cliente y auditado son dos personas diferentes).
El informe de auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y es confidencial.
EJEMPLO MODELO INFORME:
INFORME AUDITORÍA DE PRERREQUISITOS •RAZONSOCIAL: •DIRECCIÓN: •PROPIETARIO: •NºRSI: •FECHAAUDITORÍA: •ÁMBITO: •AUDITORES:
El dia 21/09/2010 se llevó a cabo la auditoría in situ de prerrequisitos de la empresa estando presentes :- Nombre y Apellidos cargo: .- Nombre y Apellidos cargo: .- Nombre y Apellidos cargo: .
Antes de la auditoría in situ se realizó la revión de la documentación del sistema de PRERREQUISITOS y se consideró satisfactora.
La documentación revisada fué: (Identificación: denominaciónyfechasdeediciones,nºdeedición,etc.)
La empresa desempeña la actividad de elaboración de conservas ve-getales.
Las instalaciones se encuentran en un perfecto estado de orden y lim-pieza, así como se encuentran perfectamente adecuadas para la activi-dad a realizar.
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Se describen correctamente las actividades realizadas en completos y documentados diagramas de flujo. Se mantienen fichas técnicas tanto de materias primas como de productos elaborados.
El personal está formado e implicado en la elaboración de alimentos inocuos. Sus prácticas higiénicas son correctas. Si bien se detecta una no conformidad leve en las instalaciones del personal. (NC 210910- 1).Todos los PRERREQUISITOS estan implementados correctamente, pero se estableción una no conformidad grave en la limpieza y desinfección de las instalaciones. (NC210910- 2).
Todo lo comentado en el informe fué tratado en la reunión de cierre y acordado por los presentes.
DESCRIPCIÓN DE NO CONFORMIDADES:N.C. 210910- 1:No se mantiene en orden el vestuario de los empleados del almacén, in-cumplimiento detectado en anteriores auditorías realizadas, en concreto el 20/08/2009, no habiéndose llevado a cabo las medidas propuestas para el cierre de las no conformidades detectadas en la citada auditoría. Se observan 4 taquillas abiertas y ropa y calzado tanto de calle como de trabajo, extendi-da fuera de las taquillas.Categorización: Grave
N.C. 210910- 2:No existen evidencias de la verificación de la limpieza y desinfección de su-perficies en los últimos dos años, indicando en el procedimiento que la fre-cuencia de verificación será anual. Se solicitan analíticas realizadas para la verificación de la limpieza y desinfección de las superficies de trabajo y las últimas realizadas son de 21/06/07, realizadas por el Laboratorio X.Categorización: Leve
CONCLUSIONES: El sistema de PRERREQUISITOS se encuentra correctamen-te implementado, si bien se solicitan acciones para las no conformidades encontradas. Dichas acciones serán verificadas por el auditor jefe en el plazo de 1 mes para la no conformidad grave y en la próxima auditoría para la no conformidad leve.
Firmado: Firmado:AAAAA Auditor Jefe BBBBBB Director GeneralFecha: 22/09/2010 Fecha: 25/09/2010
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ACTIVIDADESPOST-AUDITORIA
Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de medidas correctivas o preventivas. Éstas, generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado y no se consideran parte de la auditoría.
SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES PROPUESTAS Y EJECUTADAS. REVISIÓN Y CIERRE DE LAS NO CONFORMIDADESEl auditor puede proporcionar a la organización valor mediante la revisión de la res-puesta de la organización a una no conformidad, así como en el proceso de “cierre” que sea aplicado.
Un auditor agregará valor asegurándose de que la organización ha cubierto satisfacto-riamente la corrección, el análisis de causas y la acción correctiva, ya que esto propicia-rá la mejora continua del sistema de prerrequisitos.
Revisión de acciones en respuesta a una no conformidadEl auditor, es el responsable de revisar la respuesta a las no conformidades y verificar la eficacia de las acciones tomadas. La respuesta a una no conformidad debe tener 3 partes:
• Análisis de causa• Corrección• Acción correctiva
Aunque, en algunos casos, por ejemplo, en los que se puede demostrar que la no con-formidad fue absolutamente accidental, y la probabilidad de ocurrencia es muy baja, puede ser suficiente la corrección o la acción correctiva por si solas.
La corrección es una acción para eliminar una no conformidad detectada, por ejem-plo, la corrección pudiera involucrar el reemplazo de un procedimiento obsoleto por el de la versión vigente.
La definición de acción correctiva es la acción para eliminar la causa de la no confor-midad detectada. Por ejemplo, crear un procedimiento para asegurarse de que los pro-cedimientos disponibles son los de la versión vigente. La acción correctiva no puede ser tomada sin primero hacer una determinación de la causa de la no conformidad y su exten-sión y eficacia dependerá de la identificación de la causa. La acción correctiva eficaz debe prevenir que la no conformidad vuelva a ocurrir eliminando la causa. Sin embargo, la acción correctiva no debe confundirse con la acción preventiva. La acción preventiva por la naturaleza de su definición no es aplicable a no conformidades ya detectadas. Sin embargo un análisis de sus causas puede identificar no conformidades potenciales en una escala más amplia en otras áreas de la organización y proporcionar una entrada para una acción preventiva.
Cierre de no conformidades Ya que cada no conformidad, es diferente, puede ser necesario utilizar una amplia variedad de métodos o actividades para cerrarlas. Por ejemplo, algunas requerirán un examen “in situ” (lo que pudiera requerir la necesidad de visitas adicionales al lugar), por ejemplo, si la acción correctiva consistía en la realización de una obra, mientras otras pueden cerrarse de manera remota (por la revisión de documentación relevante que se envíe como evidencia), por ejemplo, si la corrección consistía en la realización de cambios en un documento. Antes de decidir el acuerdo para cerrar una no confor-midad, el auditor líder debe revisar lo que la organización hizo con respecto a la correc-ción / análisis de causa y los resultados logrados a través de la acción correctiva.
El auditor líder necesita asegurarse de que existe evidencia objetiva (incluyendo docu-mentación de soporte) para demostrar que la acción correctiva descrita ha sido com-pletamente implementada y es eficaz para prevenir que la no conformidad vuelva a ocu-rrir. Solamente cuando la situación sea satisfactoria debería cerrarse la no conformidad.
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BLOQUE III. LA AUDITORÍA DE LOS PRERREQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD ALIMEN-TARIA¿COMO AUDITAMOS LOS PRERRE-QUISITOS?AUDITANDO LOS PRERREQUISITOS. CONSEJOS PRÁCTICOS
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Los programas a implantar pueden diferir de unas empresas a otras, pero deben tener en cuenta los diferentes aspectos que propicien la producción de alimentos inocuos, sobre todo relacionado con el ambiente de trabajo y las prácticas de manipulación. Todos los prerrequisitos o programas previos al análisis de peligros, deben estar docu-mentados detalladamente y completos. Cada uno de ellos debe contener:
1. Responsable del Plan.
2. Procedimiento de ejecución:Quién lo lleva a cabo. Cuándo ( frecuencia ).Cómo se ejecuta ( con qué productos y medios ). Dónde se registran las actuaciones.
3. Procedimiento de vigilancia y Acciones correctoras:Quién vigila la correcta ejecución del Plan.Cuándo, Cómo, Dónde se registran las actuaciones de vigilancia. Qué acciones correctoras se adoptan, Cuándo y Dónde se registran.
4. Procedimiento de verificación:Quién, Cuándo y Cómo se verifica la eficacia del Plan; Dónde se registran las actuaciones de verificación.
Además se deben mantener registros de la implementación de dichos planes.
Llegado el momento de realizar la auditoría de los prerrequisitos, a continuación se muestra un esquema de los pasos a seguir para preparar y realizar la auditoría, que resume los capítulos anteriores y se recuerdan los pasos necesarios, antes, durante, y después de la auditoría “in situ” de prerrequisitos.
¿CÓMO AUDITAMOS LOS PRERREQUISITOS?
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Antes de la auditoría “in situ”:
LOS PASOS A SEGUIR EN LA AUDITORÍA DE PRERREQUISITOS.
1.
3.2.
4.
ELABORAR EL PROGRAMA DE AUDITORIA
CONFIRMAR FECHA Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
CONTACTO AUDITOR-AUDITADO PARA CONCRETAR FECHA DE AUDITORÍA Y SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
ESTUDIO DE LA DOCUMENTACIÓN Y ELABORACIÓN CHECKLIST O LISTA DE CHEQUEO
5. ELABORAR EL PLAN DE AUDITORÍA
6.
7.
RECEPCIÓN Y REVISIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA
CONFIRMACIÓN DEL PLAN
OK
AUDITOR
DOCUMENTACIÓN
AUDITADO
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS
CHECKLIST O LISTA DE CHEQUEO
PLAN DE AUDITORÍA
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Durante de la auditoría “in situ”:
1.
2.
3.
4.
REUNIÓN DE APERTURA
REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN, si procede
VERIFICACIÓN “IN SITU” DE LAS CONDICIONES DE LAS INSTALACIONES Y CONFIRMACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO Y PROCESOS DE PRODUCCIÓN
REUNIONES DE ENLACE (EQUIPO AUDITOR)
5. VERIFICACIÓN “IN SITU” DE LA IMPLEMENTACIÓN DE PREREQUISITOS Y PRÁCTICAS DE MANIPULACIÓN
6.
7.
REUNIÓN PARA SACAR CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
REUNIÓN FINAL
AUDITOR AUDITADOPLAN DE AUDITORÍA
PUNTOS TRATADOS Y ASISTENTES
CHECKLIST O LISTA DE CHEQUEO
CHECKLIST O LISTA DE CHEQUEO
NO CONFORMIDADES
PUNTOS TRATADOS, ASISTENTES, CONCLUSIONES
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Después de la auditoría “in situ”:
1.
3.
2.
4.
ELABORACIÓN DEL INFORME REVISIÓN Y ACEPTACIÓN
REALIZACIÓN DE PROPUESTA DE ACCIONES CORRECTIVAS
EVALUACIÓN PROPUESTA DE ACCIONES
5. LLEVAR A CABO ACCIONES CORRECTIVAS
6.
7.
VERIFICAR ACCIONES CORRECTIVAS
CIERRE DE NO CONFORMIDADES
AUDITOR AUDITADO
INFORME DE AUDITORÍA
PROPUESTA DE ACCIONES CORREC-TIVAS
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AUDITANDO LOS PRERREQUISITOS
Tal y como se ha comentado a lo largo de esta publicación, los prerrequisitos a implan-tar, pueden diferir de unas empresas a otras, incluso, varían las recomendaciones de unas organizaciones u otras, aunque lo que si es común, es que todas las organiza-ciones deben tener en cuenta los diferentes aspectos que propicien la producción de alimentos inocuos, sobre todo relacionados con el ambiente de trabajo y las prácticas de manipulación. A continuación, se describe cómo realizar la auditoría de una serie de prerrequisitos con-siderados importantes, por la diferente normativa que regula la seguridad alimentaria, para asegurar la inocuidad de los alimentos.Cada apartado descrito a continuación, se denomina “Auditando (el nombre del prerrequisito)” y tiene la siguiente estructura:
¿QUÉREQUISITOSHAYQUECOMPROBARDURANTELAAUDITORÍA“IN SITU”?Son requisitos legales o reglamentarios en su mayoría. Es necesario verificar su cumplimiento durante la auditoría, generalmente, pueden verificarse vi-sualmente.
¿QUÉDOCUMENTOSOREGISTROSDEBEMOSVERIFICARDURANTELAAUDITORÍA “IN SITU”?Debe verificarse que se mantienen determinados documentos o registros, ya que son la evidencia de un cumplimiento legal o de la aplicación de los planes de prerequisitos
LISTA DE VERIFICACIÓN O LISTA DE CHEQUEO O CHECKLIST. Se prepara a partir de la revisión de la legislación aplicable y la documen-tación del auditado (prerrequisitos). Sirve como guía a la hora de realizar la auditoría in situ, ayuda a organizar la auditoría y sirve para registrar las notas durante la auditoría in situ. Si bien, son preguntas que no se pueden realizar directamente al auditado, al poder contestarse con un sí o un no, no obte-niendo la información necesaria para recoger evidencias en la auditoría.
¿QUÉ PREGUNTAS REALIZAR, A QUIÉN REALIZÁRSELAS Y A QUÉ PRES-TARATENCIÓNPARAOBTENEREVIDENCIASAPARTIRDELCHECKLIST? Como hemos dicho, para conseguir la información necesaria para obtener evidencias de auditoría, debemos:
• Realizar las preguntas adecuadas, no directamente las del checklist por-que son preguntas cerradas, debemos comenzar realizando preguntas abiertas, para obtener mayor información de la entrevista, a las personas adecuadas. En algunos casos, no es necesario realizar preguntas para obtener evidencias de auditoría, simplemente observar.• Observar el ambiente de trabajo, las instalaciones, y en definitiva, todo aquello que nos rodea cuando se está auditando, ya que es otra fuente de obtención de información.
Por lo tanto, esta tabla, pretende servir de ayuda para que, a partir de las preguntas del checklist, el auditor realice otras cuestiones, observe o preste atención durante la auditoría a determinados aspectos que pueden ser im-portantes y proveerle de información complementaria.
PRERREQUISITOS A AUDITAR• Condiciones de instalaciones• Plan de control del agua potable• Plan de control de proveedores• Plan de control de trazabilidad• Plan de mantenimiento • Plan de limpieza y desinfección• Plan de control de plagas• Plan de control y eliminación de residuos• Plan de control del manipulador• Plan de control del transporte
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AUDITANDO LAS CONDICIONES DE INSTALACIONES:
¿A qué PERSONA/AS DE LA EMPRESA realizaríamos la entrevista?• Responsable de Calidad/ Seguridad Alimentaria /Gerente / Mantenimiento / Pro-ducción.
COMPROBAR que:
LA EMPRESA TIENE DOCUMENTADO UN PLANO DETALLADO DE LAS INSTALACIONES
(Que detalle; diagrama de flujo de procesos, flujos de materias primas, personal, producto
semielaborado, productos terminados, residuos o subproductos y delimite las zonas de
mayor riesgo, de modo que facilite detectar posibles cruces o causas de contaminación
cruzada).
MATERIALES: Son de fácil limpieza y desinfección.
EMPLAZAMIENTO del establecimiento: no presenta amenaza para la inocuidad de los
alimentos. Del equipo: No sea una causa de contaminación cruzada.
EDIFICIO: Permitirá el mantenimiento, limpieza y desinfección y operaciones higiénicas
(altura de techos, disposición y apertura de puertas y ventanas, etc.).
EQUIPO: Serán de fácil limpieza, desinfección y mantenimiento (se pueden desmontar,
etc.). Fabricados con material no tóxico y duradero.
Los utilizados para el CONTROL Y VIGILANCIA DE LA INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS
como cámaras frigoríficas y congeladoras, ultracongeladores, autoclaves, etc. Deben per-
mitir alcanzar las temperaturas y tiempos necesarios que requieran los alimentos para
proteger su inocuidad. Deben permitir comprobar y vigilar las temperaturas con la perio-
dicidad necesaria. Deben calibrarse con la periodicidad adecuada para asegurar la validez
de la medida.
CONTROL DE LA TEMPERATURA: En función de las operaciones que se lleven a cabo en
la empresa; congelación, ultracongelación, etc. Debe haber instalaciones adecuadas para
controlar y mantener la temperatura ambiente para asegurar la inocuidad alimentaria.
CALIDAD DEL AIRE Y VENTILACIÓN: se dispondrá de medios adecuados y suficientes de
ventilación mecánica o manual, evitar corrientes de aire de zonas contaminadas a limpias.
Evitar olores, controlar humedad, evitar condensación y controlar temperatura ambiente,
para asegurar inocuidad de los alimentos.
ILUMINACIÓN: luz suficiente natural o artificial que permita trabajar de forma higiénica,
protección de lámparas.
ALMACENAMIENTO: Instalaciones adecuadas e independientes para alimentos; materias
primas, productos intermedios , productos elaborados y productos químicos no alimen-
tarios. Las instalaciones de almacenamiento deben permitir un mantenimiento y limpieza
adecuado, evitar plagas, proteger los alimentos de contaminación, evitar el deterioro de
alimentos. REGISTROS A MANTENERPLANO DE LAS INSTALACIONES
LICENCIAS DE APERTURA Y DE ACTIVIDAD
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¿Cuál sería el CHECKLIST o LISTA DE CHEQUEO?
Nº PREGUNTA REQUISITOCONFORMIDAD
SI/NOOBSERVACIONES
1
¿Se mantiene un plano de las instalaciones completo? ¿Se ha evaluado la posibilidad de contaminaciones cruzadas? ¿Se han puesto medidas para evitarlas?
2¿Se mantienen documentos tales como proyecto, licencias, etc.?
3
¿Se han estudiado las actividades locales que puedan tener un impacto adverso po-tencial y se han tomado las medidas opor-tunas?
4
¿Están definidos los límites del recinto? ¿El perímetro del edificio evita la contamina-ción? ¿El recinto se encuentra cerrado? ¿Hay almacenes en el exterior? ¿Se en-cuentran protegidos de la contaminación y deterioro?
5¿Las instalaciones están diseñadas, cons-truidas y mantenidas para controlar el ries-go de contaminación del producto?
6¿Los materiales son de fácil limpieza y des-infección, no tóxicos?
7¿Las zonas de fabricación permiten una adecuada limpieza y desinfección?
8
¿Las instalaciones tienen suficiente tama-ño para permitir el trabajo y almacena-miento previniendo la contaminación y en condiciones seguras.?
9
¿Las paredes suelos y techos de zonas de fabricación están diseñados, construidos acabados y mantenidos para evitar la acu-mulación de suciedad y reducir condensa-ciones y permitir fácil limpieza y desinfec-ción? ¿Son resistentes?
10
¿El diseño, disposición, estado y material de construcción de puertas y ventanas su-ponen potencialmente un peligro para la inocuidad alimentaria?
11¿El alumbrado es adecuado en todas las zonas de trabajo? ¿La luminaria está pro-tegida?
12¿Hay una adecuada ventilación y al venti-lar se impide la contaminación?
13
¿La disposición de equipos permite una correcta limpieza y desinfección y evita contaminación cruzada? ¿Material y dise-ño de fácil limpieza y desinfección?
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¿Qué debemos OBSERVAR? ¿A qué debemos prestar atención durante la auditoría para obtener evidencias a partir del checklist?
Nº PREGUNTACHECKLIST
OBSERVACIONES
1
¿Se ha evaluado la posibilidad de contaminación cruzada por el flujo del producto, materias primas, personal, etc.?Verificar que el plano de las instalaciones determina los flujos de pro-ducción y las zonas de más o menos riesgo. Y otros flujos como los de personal, materias primas, residuos, etc., de modo que podamos evaluar la posibilidad de contaminaciones cruzadas
2 y 3Verificar la existencia de proyecto, licencias y documentación pertinente. Verificar que el proyecto valoró y tomó las medidas oportunas para evitar la contaminación causada por el ambiente
4
Verificar durante la visita si el recinto de la empresa está en buen estado (ausente de tierra, malas hierbas, etc.) y no es un foco de contaminación y plagas. Comprobar que valla de la empresa está integra y las puertas cerradas.Verificar si hay materias primas almacenadas en zonas exteriores, si es así, evaluar las condiciones de almacenamiento. Se encuentran protegidos de la contaminación y deterioro.
5, 6, 7, 9 y 13
Verificar que las instalaciones están diseñadas y mantenidas para contro-lar el riesgo de contaminación (techos accesibles, zonas de unión de sue-los, paredes y techos redondeados), los materiales son de fácil limpieza, desinfección y adecuado mantenimiento. La disposición de maquinaria dispone una adecuada limpieza y desinfección.El suelo tiene una pendiente adecuada para facilitar el drenaje y no pre-senta zonas desgastadas o grietas.
8
Comprobar que las zonas de almacenamiento son adecuadas a la canti-dad y tipo de materia prima y/o producto en ellas almacenadas. Verificar que no existen materias primas y/o alimentos fuera de sus zonas de al-macenamiento.
10
Comprobar que las ventanas disponen de mosquitera, su diseño permite limpiarlas correctamente igualmente, son accesibles para poder limpiarlas con la frecuencia necesaria. Puertas y ventanas no son de cristal, que po-dría contaminar el alimento si este se rompiese. Las puertas se mantienen cerradas y en perfecto estado de mantenimiento. Preferiblemente con muelle y apertura no manual. Las puertas que conducen al exterior evitan la entrada de plagas, por ejemplo de apertura y cierre automático, doble puerta, muelle, etc.
11
Comprobar que el alumbrado es adecuado y la luminaria no dispuesta directamente encima de la zona de manipulación o próximas al alimento y protegida por una carcasa plástica que no permite que, en caso de rotura de bombilla fragmentos de esta caigan sobre el alimento.
12 Comprobar que hay una adecuada ventilación (natural o mecánica) y no provoca contaminaciones.
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AUDITANDO EL PLAN DE CONTROL DEL AGUA POTABLE:
¿A qué PERSONA/AS DE LA EMPRESA realizaríamos la entrevista?• La persona de la empresa que se responsabilice de asegurar que el agua utilizada en la empresa es potable, normalmente, responsable de calidad/seguridad alimen-taria/mantenimiento.
• Si durante la auditoría observamos que alguien toma muestras de un grifo para su posterior análisis, además, podríamos entrevistarnos con él.
• Para la comprobación de contratos, facturas, etc., es posible que tengamos que entrevistar a alguien del área de administración.
COMPROBAR:
USOS DEL AGUA, incluida la utilizada para au-
toclaves y generación de vapor.
FUENTE O TIPO DE SUMINISTRO
RED DE DISTRIBUCIÓN Y/O ALMACENAJE, si
lo hubiese, con plano de la red
TRATAMIENTO DEL AGUA, si lo hubiese
SISTEMA DE MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA
PLAN DOCUMENTADO (responsabilidades,
procedimiento de ejecución, vigilancia y accio-
nes correctoras y verificación)
CONTRATO DOCUMENTADO Y DETALLES
DEL CONTRATO CON EL PROVEEDOR DEL
AGUA POTABLE
REGISTROS A MANTENER:DATOS DE LA CALIDAD HIGIÉNICO-SANITARIA DEL AGUA UTILIZADA. Boletines analíticos, registros de con-troles internos, etc.
FACTURAS
COMPROBACIONES O CONTROLES REALIZADOS
INCEDENCIAS Y ACCIONES CO-RRECTIVAS
COMUNICACIONES CON EL PRO-VEEDOR
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¿Cuál sería el CHECKLIST o LISTA DE CHEQUEO?
Nº PREGUNTA REQUISITOCONFORMIDAD
SI/NOOBSERVACIONES
1
¿Se ha documentado un plan para el control del agua potable que describa: responsables, métodos de ejecución, vigi-lancia y acciones correctivas y verificación? ¿El plan es accesible?
2¿Se mantienen registros de la implemen-tación del plan?
3¿Se mantienen documentos tales como contrato con el proveedor, facturas, ana-líticas periódicas?
4¿Se ha definido en el plan cuáles son los usos del agua?
5¿Se ha definido en el plan cuáles son las fuentes del agua?
6¿El agua utilizada en la empresa es pota-ble?
Nº PREGUNTACHECKLIST
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PREGUNTAPREGUNTAS A FORMULAR OBSERVACIONES
1
Ej. Responsable de seguridad alimentaria
Persona que vemos cogien-do agua de un grifo para reali-zar el análisis
Ej. Responsable Administración
Después de presentarse y expli-car qué estamos haciendo.¿Cómo garantiza que el agua utilizada en la empresa es pota-ble? ¿Para qué se utiliza el agua en la empresa? ¿De dónde viene el agua utilizada en la empresa? ¿Quién es el proveedor? ¿Cómo verifican la calidad higiénico sa-nitaria del agua que utilizan? ¿Si tienen un problema con el sumi-nistro del agua, qué hacen?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y expli-car qué estamos haciendo. ¿Me puede explicar en qué consiste el trabajo que está realizando? ¿Por qué/Para qué lo hace? Des-pués de realizarlo, ¿Toma alguna nota, algún registro? ¿Cuáles son las tareas que realiza en la empresa?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y expli-car qué estamos haciendo.¿Quién es el proveedor del agua potable? ¿Podría mostrarme do-cumentación que lo acredite?Al terminar, ¡Dar las gracias!
Verificar el plan o pro-cedimiento; las respon-sabilidades, frecuencias indicadas, usos (incluidos generación de vapor y de frío y actividades de lim-pieza) y fuentes indicadas, incidencias, comunicacio-nes con el proveedor, me-didas correctoras, etc.
Verificar quién es el que lo está realizando ¿Coin-cide con el plan?
Verificar, ¿Quién es el proveedor del agua po-table?
¿Qué preguntas realizar, a quién realizarlas y a qué prestar atención, para obte-ner evidencias a partir del checklist?
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Nº PREGUNTACHECKLIST
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PREGUNTAPREGUNTAS A FORMULAR OBSERVACIONES
2 y 6
Ej. Responsable de seguridad alimentaria
Después de presentarse y explicar qué estamos haciendo.¿Cómo aseguran la calidad higiénico sanitaria del agua? ¿Podría mos-trarme registros que acrediten el control realizado?Al terminar, ¡dar las gracias!
Verificar que se mantie-nen las analíticas que obliga el RD 140/203Verificar los resultados de analíticas.
3
Ej. Responsable de seguridad alimentaria
Ej. Responsable Administración
Después de presentarse y expli-car qué estamos haciendo..¿Reciben analíticas periódicas de su proveedor de agua potable? ¿Podría verlas?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y expli-car qué estamos haciendo.Durante la auditoría, he verifica-do las analíticas periódicas recibi-das del proveedor “X”, ¿Podría mostrarme documentación que acredite que es su proveedor?Al terminar, ¡Dar las gracias!
Verificar resultados de analíticas y frecuencias
Verificar contratos y fac-turas
4 Y 5
Ej. Responsable de seguridad alimentaria
Después de presentarse y explicar qué estamos haciendo. ¿Podría mostrarme el plan documentado de control (o el procedimiento de control del agua potable)?Al terminar, ¡dar las gracias!
Verificar las fuentes de agua potable y los usos. Si hay fuentes diferentes a la red municipal, verifi-carlos, y verificar su pota-bilización y verificación de esta. Verificar si están de-finidos los usos del agua y fuentes del agua potable.Verificar que se han in-cluido todos los usos (au-toclaves, generación de vapor, etc.)
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AUDITANDO EL PLAN DE CONTROL DE PROVEEDORES:
¿A qué PERSONA/AS DE LA EMPRESA realizaríamos la entrevista?• La persona de la empresa que se responsabilice de asegurar que las materias primas son seguras y de controlar a los proveedores, normalmente, responsable de calidad/seguridad alimentaria/compras.
• Operario de la empresa que durante la auditoría que esté realizando una recep-ción de materia prima.
• Responsable de recepción.
• Para la comprobación de contratos, facturas, etc., es posible que tengamos que entrevistar a alguien del área de administración.
COMPROBAR que está documentado:
PLAN (responsabilidades, procedimiento de
ejecución, vigilancia y acciones correctoras y
verificación)
LISTADO DE PROVEEDORES ACTUALIZADO
(Persona y datos de contacto, registro sanitario)
CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES EN FUNCIÓN
DEL RIESGO
FICHAS TÉCNICAS DE MATERIAS PRIMAS Y ES-
PECIFICACIONES DE COMPRA
PROCEDIMIENTOS O INSTRUCCIONES EN
RECEPCIÓN, ACREDITACIÓN, HOMOLOGA-
CIÓN, AUDITORÍAS DE PROVEEDORES
REGISTROS A MANTENER:LISTADO PROVEEDORES ACTUALIZADOREGISTROS DEL CONTROL EN RECEPCIÓNREGISTROS DE LA HOMOLOGACIÓN Y
CONTROL DE PROVEEDORESREGISTROS DE AUDITORÍAS A PROVEE-
DORES
REGISTROS DE INCIDENCIAS Y MEDIDAS
CORRECTIVAS
COMUNICACIONES CON PROVEEDORES
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¿Cuál sería el CHECKLIST o LISTA DE CHEQUEO?
Nº PREGUNTA REQUISITOCONFORMIDAD
SI/NOOBSERVACIONES
1
¿Se ha documentado un plan para la ho-mologación y control de los proveedores que describa: responsables, métodos de ejecución, vigilancia y acciones correctivas y verificación? ¿El plan es accesible?
2¿Se mantienen registros de la implemen-tación del plan?
3¿Se mantienen documentos tales como contratos con el proveedor, facturas, etc.?
4 ¿Se han homologado a los proveedores?
5Los proveedores, ¿tienen el registro sani-tario en vigor?
6Los proveedores, ¿tienen el registro sani-tario en vigor?
7¿La recepción y el almacenamiento se rea-lizan correctamente ¿Se realizan controles en recepción?
8¿Las materias primas recibidas están co-rrectamente identificadas a su recepción y en su almacenamiento?
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¿Qué preguntas realizar, a quién realizarlas y a qué prestar atención, para obte-ner evidencias a partir del checklist?
Nº PREGUNTACHECKLIST
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PREGUNTAPREGUNTAS A FORMULAR OBSERVACIONES
1,2, 3, 4 y 5
Ej. Responsable de seguridad alimentaria o de ventas
Operario en re-cepción
Ej. Responsable A d m i n i s t r a -ción, compras
Después de presentarse y explicar qué es-tamos haciendo.¿Cómo garantiza que los proveedores o materias primas no implican ningún riesgo en la seguridad del producto que elabora? ¿Cómo procede cuándo tiene un provee-dor nuevo? ¿Proceden de igual modo con todos sus proveedores? ¿Cómo garantiza que su proveedor mantiene la inocuidad de los alimentos en el tiempo? ¿Si tienen un problema con una materia prima, qué hacen? ¿Podría mostrarme el procedimien-to o plan documentado??Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y explicar qué es-tamos haciendo. ¿Me puede explicar en qué consiste su trabajo? ¿Por qué/Para qué lo hace? Después de realizarlo, ¿Toma al-guna nota, algún registro? ¿Cuáles son las tareas que realiza en la empresa? ¿Cómo aprendió a realizarlas? ¿Ha realizado algún curso? ¿Quién se lo ha impartido?¿Si tienen un problema con una materia prima, qué hacen?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y explicar qué es-tamos haciendo.¿Podría indicarme quién o quienes son sus proveedores de materia prima vegetal ac-tualmente?¿Podría mostrarme documentación que lo acredite?
Verificar las incidencias, si están o no docu-mentadas, medidas correctivas, comunica-ciones con proveedor, etc.Del procedimiento o plan, verificar las res-ponsabilidades, frecuencias de homologa-ción, procedimiento de recepción y homo-logación, incidencias, comunicaciones con el proveedor, medidas correctoras, etc.
Verificar si el procedimiento está accesible en recepción y verificar que el personal lo conoce. ¿Quién es el que lo está realizando (¿Coin-cide con el plan?, ¿Lo realiza según el plan? ¿Está cualificado?)Se asegura la inocuidad de los alimentos (materias primas no directamente sobre el suelo, si procede mantenimiento cadena de frío, etc.)Verificar registros Verificar información e identificación de las materias primas, integridad de envases y embalajes
Verificar que los proveedores que indican están en el listado. Verificar que el listado está completo. Verificar facturas, contra-tos, listado de proveedores. A partir de una factura, ¿Existe contrato? ¿Está en el listado? Verificar las condiciones contractuales
6Verificar los envases y otras materias pri-mas, tanto sus fichas técnicas como su identificación.
7 y 8
Verificar como se realiza la recepción y al-macenamiento de las materias primas, ¿Se dejan directamente sobre el suelo? ¿Se procede según el procedimiento? ¿Se ve-rifican las materias primas en recepción? ¿Se controlan condiciones de higiene de transporte y envase? ¿Se verifica que están correctamente envasadas e identificadas? ¿Los operarios proceden de forma higiéni-ca? ¿La operación de descarga se realiza de forma inocua, tiempo, condiciones, etc.?
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AUDITANDO EL PLAN DE CONTROL DE TRAZABILIDAD:
¿A qué PERSONA/AS DE LA EMPRESA realizaríamos la entrevista?• La persona de la empresa que se responsabilice de asegurar la trazabilidad, nor-malmente, responsable de calidad / seguridad alimentaria /compras / ventas / pro-ducción, recepción, expedición.• Cualquier operario que durante la auditoría encontremos trabajando en la em-presa.• Para la comprobación de contratos, facturas, etc., es posible que tengamos que entrevistar a alguien del área de administración.
COMPROBAR que está documentado:
PLAN (responsabilidades, procedimiento de
ejecución, vigilancia y acciones correctoras y
verificación)
LISTADO DE PROVEEDORES ACTUALIZADO
LISTADO DE CLIENTES (Persona y datos de con-
tacto, registro sanitario)
PROCEDIMIENTO E INSTRUCCIÓN QUE INDI-
QUE COMO COMUNICARSE CON PROVEE-
DORES, CLIENTES Y ADMINISTRACIÓN COM-
PETENTE EN CASO DE POTENCIALES CRISIS, Y
COMO BLOQUEAR O RETIRAR EL PRODUCTO
DEL MERCADO.
REGISTROS A MANTENER:LISTADO PROVEEDORES ACTUALIZADOLISTADO DE CLIENTES ACTUALIZADOREGISTROS DEL CONTROL DE TRAZABILI-
DAD EN RECEPCIÓN, INTERNA Y EN EX-
PEDICIÓN
REGISTROS DE LA REALIZACIÓN DE AUDI-
TORÍAS DE TRAZABILIDADFACTURAS O ALBARANES IDENTIFICADAS
CON LOTE
REGISTROS DE INCIDENCIAS Y MEDIDAS
CORRECTIVAS
COMUNICACIÓNES CON PROVEEDORES,
CLIENTES Y ADMINISTRACIÓN COMPE-
TEN
¿Cuál sería el CHECKLIST o LISTA DE CHEQUEO?
PRE-GUNTA
REQUISITO SI/NOOBSERVA-
CIONES
1¿Se ha documentado un plan para el control de trazabilidad que describa: responsables, métodos de ejecución, vigilancia y acciones correctivas y verificación? ¿El plan es accesible?
2 ¿Se mantienen registros de la implementación del plan?
3¿Se mantienen documentos tales como contratos con el provee-dor, clientes, facturas, albaranes, etc.?
4¿Se mantienen listados actualizados de proveedores y clientes con datos de contacto?
5Las materias primas, productos intermedios, productos termi-nados ¿Están identificados con un lote?
6¿ Es posible trazar un producto a través de su número de lote? ¿Cuánto tiempo cuesta obtener todos los datos relacionados con el lote de un producto?
7¿Se realizan auditorías de trazabilidad y simulacros de localiza-ción y retirada de productos?
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¿Qué preguntas realizar, a quién realizarlas y a qué prestar atención, para obte-ner evidencias a partir del checklist?
PREGUNTACHECKLIST
A QUIÉN FORMULA-RÍAS LA PREGUNTA
PREGUNTAS A FORMULAR OBSERVACIONES
1,2, 3, 4 y 5
Ej. Responsable de seguridad alimenta-ria o de ventas
Ej. Responsable Ad-ministración, ventas
Después de presentarse y explicar qué estamos haciendo.¿Cómo garantiza puede retirar un producto del mercado en caso de un problema relacionado con la seguridad alimentaria? ¿Cómo procede contactar con todos sus clientes? ¿Cómo puede contac-tar con todos sus proveedores? ¿Cómo puede contactar con la Autoridad Competente? ¿Si tie-nen un problema con un produc-to elaborado o materia prima, qué hacen?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y explicar qué estamos haciendo.¿Podría indicarme quién o quienes son sus proveedores de materia prima vegetal actualmente?¿Podría mostrarme documenta-ción que lo acredite?Al terminar, ¡dar las gracias!
Verificar el procedimiento o plan, comprobar las responsabilidades, fre-cuencias indicadas, codificación utili-zada para el lote, incidencias, comu-nicaciones con el proveedor, medidas correctoras, etc.Verificar si está actualizado el listado de clientes, proveedores con datos de contacto.Verificar los registrosVerificar albaranes y facturas.Verificar la identificación de materias primas, productos semielaborados y productos elaborados.
Verificar que los proveedores y clien-tes que indican están en el listado de proveedores y clientes.Comprobar las condiciones contrac-tuales y facturas. Comprobar que se indican lotes en albaranes y facturas.Verificar como se resuelven incidencias y comunicaciones con clientes, provee-dores, administración.
6
Ej. Responsable calidad/seguridad alimentaria/ admi-nistración/ ventas/ compras/ produc-ción, etc.
Después de presentarse y ex-plicar qué estamos haciendo.¿Es posible seguir el rastro de un producto elaborado hasta el origen?¿Sería tan amable de indicar-me a partir de este lote “L12” de producto elaborado, el pro-veedor de la materia prima e ingredientes que lo componen y sus lotes?Al terminar, ¡dar las gracias!
Realizar un ejercicio de rastreo. A par-tir de un lote indicado en un albarán o factura a cliente, verificar si es po-sible seguir el rastro hasta el origen. A su vez, controlar el tiempo que cuesta realizarlo.
7
Ej. Responsable calidad/seguridad alimentaria/ admi-nistración
Después de presentarse y ex-plicar qué estamos haciendo.¿Qué ejercicios realiza para verificar la implementación del plan de control de trazabili-dad? ¿Podría mostrarme los informes de auditorías o simu-lacros realizados?Al terminar, ¡dar las gracias!
Revisar el informe de auditoría o si-mulacro, comprobar las no conformi-dades detectadas, ¿se han propuesto medidas correctoras? ¿Se han llevado a cabo? ¿Se ha evaluado la eficacia? Verificarlo.
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AUDITANDOEL PLAN DE MANTENIMIENTO:
¿A qué PERSONA/AS DE LA EMPRESA realizaríamos la entrevista?• La persona de la empresa que se responsabilice de asegurar el mantenimiento de instalaciones, equipos y útiles, normalmente, responsable de producción, manteni-miento.
• Operario de la empresa o mecánico que durante la auditoría esté en el taller o realizando operaciones de mantenimiento.
• Para la comprobación de contratos, facturas, etc., es posible que tengamos que entrevistar a alguien del área de administración.
COMPROBAR que está documentado:
PLAN (responsabilidades, procedimiento de eje-
cución, vigilancia y acciones correctoras y verifica-
ción)
LISTADO DE PROVEEDORES DE MANTENIMIENTO
ACTUALIZADO (Persona y datos de contacto)
FICHAS TÉCNICAS Y MODO DE EMPLEO DE PRO-
DUCTOS UTILIZADOS
LISTADO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS A REALIZAR
MANTENIMIENTO (Indicando operación a realizar,
fecha y responsable)
INSTRUCCIONES TÉCNICAS DE MAQUINARIA Y
EQUIPOS
INSTRUCCIONES DE MANTENIMIENTO, en caso de
ser necesarias
CONTRATOS Y CONDICIONES en caso de subcon-
tratación
REGISTROS A MANTENER:LISTADO PROVEEDORES DE MANTENIMIENTO ACTUALIZADO
LISTADO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS ACTUA-LIZADO
FICHAS TÉCNICAS DE MAQUINARIA Y EQUI-POS
FICHAS TECNICAS Y MODO DE EMPLEO DE PRODUCTOS UTILIZADOS
REGISTROS DE LA COMPETENCIA DEL PERSO-NAL QUE REALIZA EL MANTENIMIENTO
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¿Cuál sería el CHECKLIST o LISTA DE CHEQUEO?
PREGUNTA REQUISITO SI/NO OBSERVACIONES
1
¿Se ha documentado un plan para la realización del mantenimiento preventivo y correctivo que describa: responsables, métodos de ejecución, vigilancia y ac-ciones correctivas y verificación? ¿El plan es accesi-ble?
2¿Se mantienen registros de la implementación del plan?
3¿Se mantienen documentos tales como fichas técnicas de maquinaria y equipos y productos químicos?
4¿Se han homologado a los proveedores, en caso de subcontratación?
5El personal que realiza el mantenimiento, ¿está cua-lificado? ¿Conoce los riesgos de su actividad? ¿Cum-ple las normas de higiene?
6Los productos que se utilizan, ¿son de uso alimenta-rio? ¿Están almacenados correctamente?
7Las operaciones de mantenimiento, ¿se realizan ade-cuadamente y de forma inocua?
8¿Las instalaciones y equipos están en perfecto estado de mantenimiento?
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PREGUNTACHECKLIST
A QUIÉN FORMULARÍAS LA PREGUNTA
PREGUNTAS A FORMULAR OBSERVACIONES
1, 2, 3, 4, 5, 6
y 7
Ej. Responsa-ble de mante-nimiento o de producción.
Ej.:Mecánico en el taller
Ej. Responsa-ble Adminis-tración, com-pras
Después de presentarse y explicar qué estamos haciendo.¿Cómo garantiza que la maquinaria, equipos e instalaciones no implican ningún riesgo desde el punto de vista de la inocuidad del alimento? ¿Cómo procede cuándo adquiere una máquina nueva? ¿Cómo conoce que la maqui-na o equipos necesitan operaciones de mantenimiento? ¿Si tienen un pro-blema con una maquinaria en plena campaña, qué hacen? ¿Quién realiza las operaciones de mantenimiento? Si hay que hacer una operación de man-tenimiento externo urgente, ¿Es senci-llo saber quién lo tiene que hacer? ¿Y contactar con él?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y explicar qué estamos haciendo. Me puede explicar ¿en qué consis-te su trabajo? ¿Por qué/Para qué lo hace? Después de realizarlo, ¿toma alguna nota, algún registro? ¿Cuáles son las tareas que realiza en la empre-sa? ¿Cómo aprendió a realizarlas? ¿Ha realizado algún curso? ¿Quién se lo ha impartido?¿Si tienen un problema con una maqui-naria, que hace?. Si un equipo no puede arreglarlo usted, ¿qué hace?. Aquello que tiene mantenimiento ex-terno, ¿siempre es realizado por la mis-ma empresa? ¿Cómo sabe cuándo hay que realizar una operación de mante-nimiento? ¿Conoce si su trabajo impli-ca algún riesgo en la inocuidad de los alimentos? ¿Toma alguna medida para evitarlos?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y explicar qué estamos haciendo.¿Podría indicarme quiénes son los pro-veedores de mantenimiento de maqui-naria y/o equipos?¿Podría mostrarme documentación que lo acredite?
Verificar el procedimiento o plan, las responsabilida-des, frecuencias indicadas, productos utilizados, dosis, mantenimiento interno o subcontratado, incidencias, comunicaciones con el pro-veedor, medidas correcto-ras, etc.
Quién es el que lo está rea-lizando (¿Coincide con el plan?, ¿Lo realiza según el plan? ¿Está cualificado?)Se asegura la inocuidad de los alimentos (piezas no di-rectamente sobre el suelo, si procede mantenimiento cadena de frío, productos uso alimentario, etc.) Com-probar si cumple las normas de higiene.Verificar registros
Comprobar productos quí-micos en el taller, ¿Correcto almacenaje? ¿Correcto eti-quetado? ¿Uso alimentario? Verificar sus fichas técnicas.Comprobar que los provee-dores que indican están en el listado de proveedores.Verificar contratos
8
Verificar listado de equipos y fechas de mantenimiento. Verificar que las fechas no hayan pasado.Verificar las condiciones de las instalaciones.
¿Qué preguntas realizar, a quién realizarlas y a qué prestar atención, para obte-ner evidencias a partir del checklist?
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AUDITANDO EL PLAN DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN:
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¿A qué PERSONA/AS DE LA EMPRESA realizaríamos la entrevista?• La persona de la empresa que se responsabilice de la limpieza y desinfección de instalaciones, equipos y útiles, normalmente, responsable de producción, responsa-ble de calidad/seguridad alimentaria.
• Operario de la empresa o mecánico que durante la auditoría esté en el taller o realizando operaciones de mantenimiento.
• Para la comprobación de contratos, facturas, etc., es posible que tengamos que entrevistar a alguien del área de administración.
COMPROBAR que está documentado:
PLAN (responsabilidades, procedimiento de ejecu-
ción, vigilancia y acciones correctoras y verifica-
ción)
FICHAS TÉCNICAS DE PRODUCTOS UTILIZADOS Y
MODO DE EMPLEO
PROCEDIMIENTOS O INSTRUCCIONES DE LIMPIE-
ZA Si se subcontrata, contratos y condiciones
REGISTROS A MANTENER:LISTADO DE PRODUCTOS UTILIZADOS
REGISTROS DE LA REALIZACIÓN Y VERIFICA-CIÓN DE LA LIMPIEZA
RESULTADOS ANALÍTICOS DE SUPERFICIES
REGISTROS DE INCIDENCIAS Y MEDIDAS CO-RRECTIVAS
REGISTROS DE LA CUALIFICACIÓN DEL PERSO-NAL
CONTRATOS, FACTURAS, PARTES DE TRABAJO
PREGUNTA REQUISITO SI/NO OBSERVACIONES
1
¿Se ha documentado un plan para la realización de la limpieza y desinfección que describa: responsables, métodos de ejecución, vigilancia y acciones correcti-vas y verificación? ¿El plan es accesible?
2¿Se mantienen registros de la implementación del plan?
3¿Se mantienen documentos tales como fichas técni-cas de productos químicos?
4¿Se han homologado a los proveedores, en caso de subcontratación?
5El personal que realiza la limpieza ¿está cualificado? ¿Conoce los riesgos de su actividad? ¿Cumple las normas de higiene?
6Los productos que se utilizan ¿son de uso alimenta-rio? ¿Están almacenados correctamente?
7Las operaciones de limpieza y desinfección ¿Se reali-zan adecuadamente y de forma inocua?
8¿Las instalaciones y equipos están en perfecto estado de higiénico?
¿Cuál sería el CHECKLIST o LISTA DE CHEQUEO?
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¿Qué preguntas realizar, a quién realizarlas y a qué prestar atención, para obte-ner evidencias a partir del checklist?
PREGUNTACHECKLIST
A QUIÉN FORMULARÍAS LA PREGUNTA
PREGUNTAS A FORMULAR OBSERVACIONES
1, 2, 3, 4, 5, 6
y 7
Ej. Respon-sable de se-guridad ali-mentaria o de producción.
E j . : P e r s o n a que esté rea-lizando una operación de limpieza
Ej. Responsa-ble Adminis-tración, com-pras
Después de presentarse y explicar qué estamos haciendo.¿Cómo garantiza que la limpieza y desinfección de maquinaria, equipos e instalaciones no implican ningún riesgo desde el punto de vista de la inocuidad del alimento? ¿Cómo procede cuándo adquiere una pro-ducto de limpieza nuevo? ¿Si tienen un problema al realizar la limpieza y desinfección, qué hacen? ¿Quién realiza las operaciones de limpieza y desinfección? ¿Qué productos se utilizan? ¿Qué métodos? ¿Mantiene fichas técnicas de los productos em-pleados? ¿Puede explicarme como verifican la limpieza y desinfección?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y explicar qué estamos haciendo. ¿Me puede explicar ¿en qué consiste su trabajo? ¿Por qué/Para qué lo hace? Después de realizarlo, ¿Toma alguna nota, al-gún registro? ¿Cuáles son las tareas que realiza en la empresa? ¿Cómo aprendió a realizarlas? ¿Ha realizado algún curso? ¿Quién se lo ha impar-tido?¿Si tienen un problema al realizar la operación de limpieza y desinfección, que hace?¿Conoce si su trabajo implica algún riesgo en la inocuidad de los alimen-tos? ¿Toma alguna medida para evi-tarlos?Si se realiza externamente, ¿Siempre es realizado por la misma empresa? Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y explicar qué estamos haciendo.Si se realiza externamente (subcon-tratada) ¿Podría indicarme quién es el proveedor de la limpieza y desin-fección de instalaciones, maquinaria y/o equipos?¿Podría mostrarme do-cumentación que lo acredite?
El procedimiento entregado, compro-bar las responsabilidades, frecuencias indicadas, productos utilizados, dosis, control y verificación de operaciones de limpieza y desinfección interno o subcontratado, incidencias, comuni-caciones con el proveedor, medidas correctoras, etc.Fichas técnicas y recomendaciones del fabricante, verificar si estas se cumplen. Comprobación de analíticas de su-perficies, como método de verifica-ción de limpieza y desinfección.
Quién es el que lo está realizando (¿Coincide con el plan?, ¿Lo realiza según el plan? ¿Está cualificado?)Se asegura la inocuidad de los ali-mentos (piezas no directamente so-bre el suelo, si procede a la limpieza de cámaras mantiene la cadena de frío, productos uso alimentario, etc.). Comprobar si el operario cumple las normas de higiene.Verificar que medidas higiénicas se toman al comenzar a trabajar y ter-minar de trabajar. ¿Se realiza alguna operación de verificación y/o limpie-za? ¿Coincide con lo establecido en el plan?.Verificar registros de realización y control de la limpieza y desinfecciónComprobar productos químicos en el almacén ¿Correcto almacenaje? ¿Correcto etiquetado? ¿Uso alimen-tario? (almacenamiento indepen-diente y cerrado, productos químicos en su envase original, manteniendo su etiqueta e identificación)Verificar sus fichas técnicas. ¿Están actualizadas?
Comprobar que los proveedores que indican están en el listado de provee-dores.Comprobar las condiciones contrac-tuales
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A QUIÉN FORMULARÍAS LA PREGUNTA
PREGUNTAS A FORMULAR OBSERVACIONES
8
Verificar las condiciones higiénicas de instalaciones, maquinaria, equipos. Revisar los análisis de superficies. Evaluar si es adecuada la frecuencia/zonas/maquinaria/equipos, estableci-da para la toma de muestras y reali-zación de analíticas.
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AUDITANDO EL PLAN DE CONTROL DE PLAGAS:
¿A qué PERSONA/AS DE LA EMPRESA realizaríamos la entrevista?• La persona de la empresa que se responsabilice del control de plagas, normalmen-te, responsable de producción, responsable de calidad/seguridad alimentaria.
• Para la comprobación de contratos, facturas, etc., es posible que tengamos que entrevistar a alguien del área de administración.
COMPROBAR que está docuemntado:
ESTUDIO O DIAGNÓSTICO PREVIO
PLAN (responsabilidades, procedimiento de ejecu-
ción, vigilancia y acciones correctoras y verifica-
ción)
FICHAS TÉCNICAS DE PRODUCTOS UTILIZADOS Y
MODO DE EMPLEO
PLANO DE LA EMPRESA CON LA UBICACIÓN DE
TRAMPAS
PROCEDIMIENTOS O INSTRUCCIONES, si se sub-
contrata, contratos y condiciones
REGISTROS A MANTENER:
LISTADO DE PRODUCTOS UTILIZADOS
REGISTROS DE LA REALIZACIÓN Y VERIFICA-
CIÓN DEL PLAN
REGISTROS DE INCIDENCIAS Y MEDIDAS CO-
RRECTIVAS
REGISTROS DE LA CUALIFICACIÓN DEL PERSO-
NAL
CONTRATO, FACTURAS, PARTES DE TRABAJO,
CARNETS DE APLICADOR, ETC.
PREGUNTA REQUISITO SI/NO OBSERVACIONES
1
¿Se ha documentado un plan para el control de pla-gas que describa: responsables, métodos de ejecu-ción, vigilancia y acciones correctivas y verificación? ¿El plan es accesible?
2¿Se mantienen registros de la implementación del plan?
3¿Se mantienen documentos tales como fichas técni-cas de productos químicos?
4¿Se han homologado a los proveedores, en caso de subcontratación?
5El personal que realiza el control de plagas, ¿está cualificado? ¿Conoce los riesgos de su actividad? ¿Cumple las normas de higiene?
6Los productos que se utilizan, ¿son de uso alimenta-rio? ¿Están almacenados correctamente?
7Las operaciones, ¿se realizan adecuadamente y de forma inocua?
8¿La empresa ha tomado medidas de barrera para el control de plagas?
9 ¿Se detecta la presencia de plagas en la empresa?S
¿Cuál sería el CHECKLIST o LISTA DE CHEQUEO?
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¿Qué preguntas realizar, a quién realizarlas y a qué prestar atención, para obte-ner evidencias a partir del checklist?
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A QUIÉN FORMULARÍAS LA PREGUNTA
PREGUNTAS A FORMULAR OBSERVACIONES
1, 2, 3, 4, 5, 6
y 7
Ej. Respon-sable de se-guridad ali-mentaria o de producción.
Ej. Responsa-ble Adminis-tración, com-pras
Después de presentarse y expli-car qué estamos haciendo.¿Cómo garantiza que las pla-gas no implican ningún riesgo desde el punto de vista de la inocuidad del alimento?¿Quién realiza el control de plagas? ¿Qué productos se utilizan? ¿Qué métodos? ¿Mantiene fi-chas técnicas de los productos empleados? ¿El personal que lo realiza, ¿Está cualificado? ¿Pue-de explicarme como verifican el control de plagas?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y expli-car qué estamos haciendo.Si se realiza externamente (sub-contratada) ¿Podría indicarme quién es el proveedor del con-trol de plagas? ¿Podría mos-trarme documentación que lo acredite?
Comprobar en el procedimiento las responsabilidades; ¿Quién lleva a cabo el plan? ¿El personal está cualificado? (carnet de aplicador de fitosanitarios), el método y la frecuencia; ¿Existe un estudio pre-vio? ¿Quién lleva a cabo el plan? ¿El plan es coherente con el estu-dio previo? El control de plagas, ¿se realiza según el plan? ¿Se asegura la ino-cuidad de los alimentos, por ejem-plo, aplicación cuándo no hay ali-mentos presentes? ¿Frecuencias indicadas? ¿Se realiza alguna ope-ración de verificación? ¿Coincide con lo establecido en el plan?Verificar registros de realización (por ejemplo, partes de trabajo de aplicaciones de la empresa sub-contratada) y control del plan, los productos utilizados y dosis; com-probar fichas técnicas y recomen-daciones del fabricante, ¿Son de uso alimentario? ¿Las fichas téc-nicas están actualizadas?Además, verificar incidencias, me-didas correctivas, comunicaciones con el proveedor, etc.
Comprobar que los proveedores que indican están en el listado de proveedores.Comprobar las condiciones con-tractuales
8
Verificar la existencia de mosqui-teras en ventanas, presencia de insectocutores, la (también su ubicación y mantenimiento), el correcto cierre de puertas y ven-tanas y huecos impracticables (por ejemplo, en paredes y techos), verificar la doble puerta o puerta automática al exterior, etc.
9
Comprobar que no existen pla-gas en la empresa. (por ejem-plo, verificar zona de vertido de residuos y zona de almace-namiento de materia prima ve-getal, en las que pueden haber plagas de insectos, cajas de electricidad en las que pueden anidar roedores)
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AUDITANDO EL PLAN DE CONTROL Y ELIMINACIÓN DE RESIDUOS
¿A qué PERSONA/AS DE LA EMPRESA realizaríamos la entrevista?• La persona de la empresa que se responsabilice del control de residuos, normalmente, responsable de calidad/seguridad alimentaria/medioambiente, producción.
• Operario de la empresa que durante la auditoría esté eliminando cualquier tipo de resíduo.
• Para la comprobación de contratos, facturas, etc., es posible que tengamos que entre-vistar a alguien del área de administración.
COMPROBAR que está documentado: PLAN (responsabilidades, procedimiento de ejecu-
ción, vigilancia y acciones correctoras y verificación)PLANO QUE DESCRIBA LAS RUTAS DE ELIMINACIÓN
DE RESIDUOS Y ZONAS DE ALMACENAJELISTADO DE GESTORES DE RESÍDUOS UTILIZADOS
(Persona y datos de contacto)LISTADO DE RESÍDUOS, GESTOR CORRESPONDIEN-
TE, FRECUENCIA Y VIAS DE ELIMINACIÓN, INCLU-
YENDO LUGARES Y TIEMPOS DE ALMACENAMIEN-
TO EN LA EMPRESAPROCEDIMIENTOS O INSTRUCCIONES PARA LA CO-
RRECTA ELIMINACIÓN DE CADA TIPO DE RESÍDUO
CONTRATOS Y CONDICIONES
REGISTROS A MANTENER:
LISTADO GESTORES ACTUALIZADO
REGISTROS DE LA ELIMINACIÓN DE RESÍDUOS
REGISTROS DE INCIDENCIAS Y MEDIDAS CO-
RRECTIVAS
CONTRATOS, FACTURAS, ALBARANES, ETC.
REGISTROS DE TAREAS DE LIMPIEZA DE DES-
AGÜES, CONTENEDORES, ETC.
PLANO ACTUALIZADO
PREGUNTA REQUISITO SI/NO OBSERVACIONES
1
¿Se ha documentado un plan para el control y elimina-ción de los residuos que describa: responsables, métodos de ejecución, vigilancia y acciones correctivas y verifica-ción? ¿Está disponible?
2 ¿Se mantienen registros de la implementación del plan?
3¿Se mantienen documentos tales como contratos con el proveedor, facturas, albaranes etc.?
4 ¿Se han homologado a los proveedores?
5 Los proveedores, ¿tienen las correspondientes licencias?
6El personal que realiza la eliminación de residuos, ¿Está cualificado? ¿Conoce los riesgos de su actividad? ¿Cum-ple las normas de higiene?
7Las operaciones, ¿se realizan adecuadamente y de forma inocua?
8 ¿Se detectan posibles focos de contaminación?
9¿El almacenamiento se realiza correctamente? ¿Están correctamente identificados y segregados cada tipo de residuo?
¿Cuál sería el CHECKLIST o LISTA DE CHEQUEO?
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¿Qué preguntas realizar, a quién realizarlas y a qué prestar atención, para obte-ner evidencias a partir del checklist?
PREGUNTACHECKLIST
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PREGUNTAPREGUNTAS A FORMULAR OBSERVACIONES
1, 2, 3, 4, 5, 6
y 7
Ej. Responsable de seguridad alimentaria o de producción.
Ej.: Persona que esté realizando una operación de retirada de residuos de la zona de fabri-cación u ope-rario de la zona de fabricación.
Ej. Responsable Administración, compras
Después de presentarse y expli-car qué estamos haciendo.¿Cómo garantiza que la elimi-nación y gestión de residuos no implican ningún riesgo desde el punto de vista de la inocui-dad del alimento? ¿Cómo pro-cede al tratamiento y gestión de cada uno de los residuos? ¿Quién gestiona cada tipo de residuos? ¿Cuál es la meto-dología de actuación? ¿Qué documentación mantienen de los proveedores (por ejemplo, licencias)? ¿Cómo gestionan el almacenamiento de residuos en la empresa? ¿Qué hacen para evitar contaminación cru-zada en el alimento al gestio-nar y almacenar los diferentes residuos en la empresa? Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y ex-plicar qué estamos haciendo. ¿Me puede explicar con qué frecuencia retiran los residuos de la línea de fabricación?¿Conoce si esta operación im-plica algún riesgo en la inocui-dad de los alimentos? ¿Toma alguna medida para evitarlos?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y expli-car qué estamos haciendo.Si se realiza externamente (subcontratada) ¿Podría indi-carme quiénes son los gestores de residuos que tienen subcon-tratados?¿Podría mostrarme documen-tación que lo acredite? ¿La/las empresas están autorizadas?
Comprobar en el plan o pro-cedimiento, las responsabili-dades, frecuencias indicadas, gestores de resíduos, control y verificación de la gestión de resíduos, incidencias, comu-nicaciones con el proveedor, medidas correctoras, etc. Verificar: La documentación del proveedor (contrato con la empresa subcontratada y autorización de la empresa). ¿Se mantienen registros del control y gestión? ¿Diagrama de flujo de la eliminación de desperdicios?¿Cómo son las rutas de elimi-nación (cortas y directas y sin pasar por zonas donde hay alimentos o materiales des-tinados a entrar en contacto con alimentos)?
Observar, ¿quién es el que lo está realizando? ¿Coincide con el plan?, ¿Lo realiza se-gún el plan?¿Se asegura la inocuidad de los alimentos evitando conta-minaciones cruzadas? Com-probar si el operario cumple las normas de higiene.Verificar que medidas higié-nicas se toman después de eliminar los residuos.
Comprobar que los provee-dores que indican están en el listado de proveedores.Verificar las condiciones con-tractuales y las autorizaciones de cada empresa para la ges-tión de cada uno de los tipos de residuos.
8
Comprobar el estado de resi-duos vegetales, ¿se detectan fermentaciones?En el caso de papeles y carto-nes, ¿existen excrementos o alguna huella de la presencia de roedores?
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Verificar si el almacenamiento está alejado de zonas de pro-ducción, está protegido del sol y condiciones meteoroló-gicas adversas. Los residuos, ¿se retiran frecuentemente Comprobar el estado de resi-duos vegetales, ¿se detectan fermentaciones?Comprobar que los contene-dores son suficientes, para cada tipo de residuo y para la cantidad generada, y ade-cuados (se limpian fácilmen-te, por ejemplo de plástico, evitan escorrentía), se man-tienen higiénicos, están iden-tificados y situados en zonas adecuadas para evitar la con-taminación. Verificar si la separación de residuos se realiza correc-tamente por tipos en cada contenedor.¿Los desagües están limpios, desatascados y cerrados?
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AUDITANDO EL PLAN DE CONTROL DEL MANIPULADOR:
¿A qué PERSONA/AS DE LA EMPRESA realizaríamos la entrevista?• La persona de la empresa que se responsabilice de asegurar el control de los manipuladores de alimentos, normalmente, responsable de calidad/seguridad ali-mentaria, recursos humanos, gerencia.• Operario de la empresa que durante la auditoría esté realizando cualquier opera-ción de manipulación de alimentos o se encuentre en la zona de fabricación.• Para la comprobación de documentos de vehículos, es posible que tengamos que entrevistar a alguien del área de administración.
COMPROBAR:
MANIPULACIÓN HIGIÉNICA DE ALIMEN-
TOS, HIGIENE DEL MANIPULADOR, MA-
NIPULADORES RECIBEN FORMACIÓN, SE
DISPONE DE UNIFORMES ADECUADOS Y
LIMPIOS, BOTIQUÍN O PUESTO DE PRIME-
ROS AUXILIOS (vendajes, tiritas apropia-
das e impermeables), ACCESO A INSTA-
LACIONES CONTROLADO
SERVICIOS DE HIGIENE PERSONAL ADE-
CUADOS Y SUFICIENTES. ADECUACIÓN
DE VESTUARIOS
REGISTROS A MANTENER:FORMACIÓN DE MANIPULA-DORES
REGISTROS DE INCIDENCIAS Y MEDIDAS CORRECTIVAS
CONTROL DE ACCESOS DE PERSONAL Y VISITAS
COMPROBAR que está documentado:PLAN DE FORMACIÓN (respon-sabilidades, procedimiento de ejecución, vigilancia y acciones correctoras y verificación)
NORMAS DE HIGIENE
PREGUNTA REQUISITO SI/NO OBSERVACIONES
1
¿Se ha documentado un plan para la formación y la hi-giene de los manipuladores que describa: responsables, métodos de ejecución, vigilancia y acciones correctivas y verificación?
2Los manipuladores, ¿están cualificados para el puesto que desempeñan? ¿Reciben algún tipo de formación?
3 ¿Se mantienen registros de la implementación del plan?
4¿Existen unas normas de higiene documentadas y ex-puestas? ¿Los manipuladores las conocen? ¿Las cum-plen?
5 ¿Se dispone de material de primeros auxilios?
6¿Los servicios de higiene del personal son adecuados y suficientes?
7 ¿Se controla el acceso a la empresa a personal y visitas?
¿Cuál sería el CHECKLIST o LISTA DE CHEQUEO?
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¿Qué preguntas realizar, a quién realizarlas y a qué prestar atención, para obte-ner evidencias a partir del checklist?
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PREGUNTAS A FORMULAR OBSERVACIONES
1, 2, 3 y 4
Ej. Respon-sable de se-guridad ali-mentaria o de producción.
E j . : P e r s o n a que esté r e a l i z a n d o c u a l q u i e r operación de manipulación de alimentos
Después de presentarse y expli-car qué estamos haciendo.¿Cómo garantiza que el perso-nal, manipulador o visitas, no implican ningún riesgo desde el punto de vista de la inocuidad del alimento? ¿Cómo procede cuando contratan un nuevo tra-bajador? ¿Qué actividades de formación realizan? ¿Quién rea-liza las actividades de formación (personal interno o subcontrata-do? ¿Con qué frecuencia? ¿Qué métodos se utilizan? ¿Mantie-ne registros de la realización de dichas actividades? ¿Puede explicarme como verifican que el personal está cualificado y cumplimiento de las prácticas de higiene de los manipulado-res de alimentos? ¿Mantienen registros?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y ex-plicar qué estamos haciendo. ¿Cuáles son las tareas que rea-liza en la empresa? ¿Tiene que tomar alguna nota o registro para dejar constancia de algu-na información durante la rea-lización de su trabajo? ¿Cómo aprendió a realizarlas? ¿Ha rea-lizado algún curso? ¿Quién se lo ha impartido?¿Si tienen un problema al rea-lizar la operación de limpieza y desinfección, que hace?.¿Conoce si su trabajo implica al-gún riesgo en la inocuidad de los alimentos? ¿Toma alguna medi-da para evitarlos?Al terminar, ¡dar las gracias!
Comprobar el procedimiento o plan de formación; las res-ponsabilidades, frecuencias indicadas, proveedores de for-mación (internos o externos) y verificar si los manipuladores están cualificados y si cum-plen las normas de higiene. Enfermedades de manipula-dores, procedimiento de con-trol de manipulación y visitas, etc. Y verificar su cumplimien-to.Comprobar registros de for-mación (de la realización de acciones y verificación de es-tas) y comprobar que el per-sonal que lo imparte está cua-lificado.
Verificar si , ¿realiza el trabajo higiénicamente? ¿Está cuali-ficado?Se asegura la inocuidad de los alimentos. Comprobar si el operario cumple las normas de higiene.Verificar que medidas higié-nicas se toman al comenzar a trabajar y terminar de tra-bajar. ¿Se realiza alguna operación de verificación de las prác-ticas de manipulación, por encargados o responsable de producción? ¿Coincide con lo establecido en el plan?.Verificar registros de realiza-ción y control del plan.Verificar si las normas de hi-giene están disponibles, por ejemplo, a través de carteles.
5
Comprobar si existe material de primeros auxilios (gasas, productos desinfectantes, tiri-tas, vendajes, etc.). ¿Tienen la fecha de uso en vigor? ¿Son adecuados (impermeables, detectables, en su caso)? ¿Es-tán a disposición de los mani-puladores?
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PREGUNTAS A FORMULAR OBSERVACIONES
6
Verificar los servicios de higie-ne del personal. Aseos, ¿hay un número suficiente? ¿Las condiciones son higiénicas? ¿Están separados de la zona de elaboración? ¿Se mantie-nen las puertas cerradas?Vestuarios, ¿se mantienen en orden y están higiénicos? ¿Hay un número suficiente de taquillas? ¿Permiten man-tener separada y ordenada la ropa de trabajo y de la calle? ¿Se mantienen cerradas? ¿Es-tán separadas de la zona de elaboración?Lavamanos ¿Existen suficien-tes? ¿Están en zonas accesi-bles y adecuadas? ¿Hay uno al menos en cada acceso a la zona de fabricación? ¿Son de acondicionamiento no ma-nual? ¿Tienen jabón, papel para secar las manos, papele-ra, agua caliente, etc.?
7
Observar si se controla el ac-ceso de personal y visitas a la empresa durante la auditoría. Al entrar a la empresa ¿al-guien me ha pedido mi iden-tificación? ¿Lo ha registrado? ¿Me ha proporcionado mate-rial necesario, protector y des-de el punto de vista higiénico sanitario (bata, cubrecabello, etc.)? ¿Se me ha informado de las normas de higiene? ¿ Se me ha solicitado su cumpli-miento?
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AUDITANDO EL PLAN DE CONTROL DEL TRANSPORTE:
¿A qué PERSONA/AS DE LA EMPRESA realizaríamos la entrevista?• La persona de la empresa que se responsabilice de asegurar el control de los alimentos durante el transporte, normalmente, responsable de calidad/seguridad alimentaria, compras o ventas.• Operario de la empresa que durante la auditoría esté realizando cualquier opera-ción de carga o descarga.• Para la comprobación de documentos de vehículos, es posible que tengamos que entrevistar a alguien del área de administración.
COMPROBAR que:
EL MEDIO DE TRANSPORTE: No contamine los
alimentos o envases de estos. Sean de material
de fácil limpieza y desinfección y se mantengan
higiénicos. Puedan mantener eficazmente la
temperatura, humedad, etc., y estos parámetros
puedan controlarse. Evitará la contaminación.
LOS ALIMENTOS: No se transporten directamen-
te sobre el suelo y en contacto con las paredes.
No se transporten con cualquier otro producto
que no sea alimenticio, o con alimentos no ap-
tos para el consumo, o con personas o animales.
Deben ser transportados en las condiciones de
humedad y temperatura óptimas según tipos de
producto.
LAS OPERACIONES DE CARGA Y DESCARGA, se
realizan adecuada y rápidamente, de modo que
se evite la contaminación de los alimentos. Los
alimentos no se dejarán directamente sobre el
suelo.
REGISTROS A MANTENER:
LISTADO ACTUALIZADO
REGISTROS DE TRANSPORTE (alba-
ranes, hojas de ruta, etc.)
REGISTROS DE TEMPERATURA Y
HUMEDAD
REGISTROS DE LIMPIEZA Y DESIN-
FECCIÓN DE VEHÍCULOS
DOCUMENTOS DEL VEHÍCULO
(ITV, seguro, etc.)
COMPROBAR: que está documentado:
PLAN (responsabilidades, proce-
dimiento de ejecución, vigilancia
y acciones correctoras y verifica-
ción)
LISTADO DE EMPRESAS DE
TRANSPORTE/TRANSPORTISTAS,
(Persona y datos de contacto) Y
VEHICULOS ACTUALIZADO
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PREGUNTA REQUISITO SI/NO OBSERVACIONES
1¿Se ha documentado un plan para el control del trans-porte que describa: responsables, métodos de ejecución, vigilancia y acciones correctivas y verificación?
2 ¿Se mantienen registros de la implementación del plan?
3¿Se mantienen documentos tales como contratos con el proveedor, facturas o albaranes, ITV, seguros de vehícu-los, etc.?
4 ¿Se han homologado a los proveedores?
5El personal que realiza el transporte ¿está cualificado? ¿conoce los riesgos de su actividad? ¿cumple las normas de higiene?
6Las operaciones de transporte ¿se realizan adecuada-mente y de forma inocua?
7¿Las operaciones de transporte o carga y descarga, se realizan adecuadamente (de modo que no afecten nega-tivamente a la inocuidad de los alimentos) ?
8¿El vehículo presenta riesgos sobre el alimento (sus características o por sus condiciones higiénicas o de disposición de los alimentos en su interior)
¿Cuál sería el CHECKLIST o LISTA DE CHEQUEO?
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¿Qué preguntas realizar, a quién realizarlas y a qué prestar atención, para obte-ner evidencias a partir del checklist?
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A QUIÉN FORMULARÍAS LA PREGUNTA
PREGUNTAS A FORMULAR OBSERVACIONES
1, 2,3, 4, 5, 6, 7, y 8
Ej. Responsa-ble de seguri-dad alimenta-ria o compras o ventas
E j . : Pe r sona que esté rea-lizando una operación de carga o des-carga
Ej. Responsa-ble Adminis-tración, com-pras
Después de presentarse y explicar qué esta-mos haciendo.¿De quién depende el transporte de ma-terias primas y/o productos elaborados? ¿Tienen camiones propios? El personal, ¿es propio o subcontratado?¿Cómo garantiza que el transporte no implica ningún riesgo desde el punto de vista de la inocuidad del alimento? ¿Cómo procede cuándo trabaja con un proveedor (transportista) nuevo? ¿Si tienen un proble-ma al realizar el transporte, qué hacen?¿Qué métodos? ¿Podría verificar los si-guientes documentos: contratos con el proveedor y facturas, en caso de subcon-tratarlo, albaranes, ITV, seguros de vehícu-los, etc.? ¿Mantiene registros del control y verificación de las operaciones de trans-porte?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y explicar qué es-tamos haciendo. ¿Me puede explicar ¿en qué consiste su trabajo? Durante su reali-zación, ¿toma alguna nota, algún regis-tro? ¿Cuáles son las tareas que realiza en la empresa? ¿Cómo aprendió a realizarlas? ¿Ha realizado algún curso? ¿Quién se lo ha impartido?Si tienen un problema al realizar la opera-ción de carga o descarga, ¿que hace?¿Conoce si su trabajo implica algún riesgo en la inocuidad de los alimentos? ¿Toma alguna medida para evitarlos?Al terminar, ¡dar las gracias!
Después de presentarse y explicar qué esta-mos haciendo.Si se realiza externamente (subcontratada) ¿Podría indicarme quiénes son los gestores de residuos que tienen subcontratados?¿Podría mostrarme documentación que lo acredite? ¿La/las empresas están autoriza-das?
Comprobar el procedimiento; las res-ponsabilidades, frecuencias, planifica-ción y rutas, métodos de control y ve-rificación de operaciones de transporte, tanto si es interno o subcontratado, incidencias, comunicaciones con el pro-veedor, medidas correctoras, etc.Registros de temperaturas y humedad de transporte.Registros de higiene.
Verificar ¿quién es el que lo está reali-zando? ¿Coincide con el plan? ¿Lo rea-liza según el plan? ¿Está cualificado?Se asegura la inocuidad de los alimen-tos (alimentos no directamente sobre el suelo, si son productos congelados o refrigerados, ¿mantiene la cadena de frío?). Comprobar si el operario cumple las normas de higiene.Verificar que medidas higiénicas se toman al comenzar la carga/descarga, y al terminarla. ¿Se realiza alguna ope-ración de verificación (por ejemplo, en una descarga verificar las condiciones higiénicas del vehiculo así como tempe-ratura y/o humedad)? ¿Coincide con lo establecido en el plan?Verificar registros del control y verifica-ción del transporte.Verificar las condiciones higiénicas del transporte, condiciones de temperatura y humedad, colocación de los alimen-tos, proveedor, prácticas de transpor-tista y operario de carga/descarga, etc.
Comprobar que los proveedores que indican están en el listado de provee-dores.Verificar las condiciones contractuales y la documentación de vehículos, ITV y seguro en vigor.
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Codigo internacional de prácticas recomendado.Principios generales de higiene de los alimentos CAC/RCP 1-1969-Rev 4 (2003).
Hazard Analysus and Critical Control Point Principles and Application Guideli-nes. 1997 National Advisory Committee on microbiological criteria for foods.
Norma UNE-EN ISO 19011:2002. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental.
Norma UNE-ISO TS 22004.Sistemas de gestión de la inocuidad alimentaria. Orientación para la aplicación de la Norma ISO 22000:2005.
Norma ISO 22000:2005. Sistemas de gestión de la inocuidad de los alimentos. Requisitos para cualquier organi-zación en la cadena alimentaria.
Norma UNE:EN ISO 9000:2005. Sistemas de gestión de calidad. Fundamentos y vocabulario.
Guía de Buenas Prácticas de Fabricación en el Sector Transformados Vegetales. Consebro. 2009.
Reglamento (CE) 852/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 29 de Abril de 2004, relativo a la higiene de los productos alimentarios.
Reglamento (CE) 178/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 28 de ene-ro de 2002, por el que se establecen los principios y los requisitos generales de la le-gislación alimentaria, se crea la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria y se fijan procedimientos relativos a la seguridad alimentaria.
Reglamento (CE) 882/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo, del 29 de abril de 2004 sobre los controles oficiales efectuados para garantizar la verificación del cumplimiento de la legislación en materia de piensos y alimentos y la normativa sobre salud animal y bienestar animal.
Decisión 2006/677/CE de la Comisión, de 29 de septiembre de 2006, por la que se establecen las directrices que fijan criterios para la realización de auditorías con arreglo al Reglamento (CE) nº 882/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo sobre los controles oficiales efectuados para garantizar la verificación del cumplimiento de la legislación en materia de piensos y alimentos y la normativa sobre salud animal y bienestar de los animales
Guía de Buenas Prácticas de Fabricación en el Sector Transformados Vegetales. Editada por Consebro y financiada por el Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino en Noviembre de 2009.
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