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GuadalinexEDU

Introducción al uso de las TIC en el aula.

Rafael Bracho Paco España Carlos Luque

Diciembre, 2005

Indice

2 OpenOffice 1362.0 Introducción............................................................................................................................... 1372.1 Procesador de Textos Writer..................................................................................................... 140

2.1.1 Introducción................................................................................................................... 1402.1.2 ¿Cómo entrar en Writer?............................................................................................... 1412.1.3 Nuestro primer documento........................................................................................... 1422.1.4 Uso de la Ayuda............................................................................................................. 1472.1.5 Dando formato a un documento.................................................................................... 1502.1.6 Secciones y columnas.................................................................................................... 1552.1.7 Uso de tablas................................................................................................................. 1562.1.8 Órdenes de edición........................................................................................................ 1592.1.9 Inserción de otros elementos......................................................................................... 1612.1.10 Ortografía.................................................................................................................... 1672.1.11 Imprimir...................................................................................................................... 1682.1.12 Posibles aplicaciones didácticas.................................................................................. 169

2.2 Hoja de cálculo Calc.................................................................................................................. 1712.2.1 Introducción................................................................................................................... 1712.2.2 ¿Cómo entrar en Calc?.................................................................................................. 1722.2.3 Terminología habitual.................................................................................................. 1742.2.4 Acciones similares a las de Writer............................................................................... 1752.2.5 Acciones básicas de edición e inserción....................................................................... 1772.2.6 Trabajar con hojas........................................................................................................ 1802.2.7 Protección..................................................................................................................... 1812.2.8 Formato de celda.......................................................................................................... 1832.2.9 Formato de página....................................................................................................... 1872.2.10 Ordenar datos y aplicar filtros................................................................................... 1872.2.11 Uso de funciones......................................................................................................... 1912.2.12 Escenarios................................................................................................................... 1942.2.13 Gráficos....................................................................................................................... 1972.2.14 Presentación de un documento realizado en Calc..................................................... 2102.2.15 Dónde encontrar información.................................................................................... 212

2.3 Programa de presentaciones Impress..................................................................................... 2142.3.1 Introducción.................................................................................................................. 2142.3.2 “Consejos Paternales”................................................................................................... 2152.3.3 Crear una presentación nueva con el Autopiloto........................................................ 215

2.3.4 Modos de trabajo.......................................................................................................... 2192.3.5 Elementos del entorno de trabajo................................................................................ 2212.3.6 Primer paso: eligiendo el fondo de nuestra diapositiva.............................................. 2232.3.7 Segundo paso: insertar elementos............................................................................... 2242.3.8 Agregar o eliminar diapositivas................................................................................... 2262.3.9 Transición de diapositivas........................................................................................... 2272.3.10 Configurar y ejecutar la presentación....................................................................... 2292.3.11 Efectos en los objetos de nuestra diapositiva............................................................ 2302.3.12 Interacciones............................................................................................................... 235

Capítulo 2

OpenOffice

Cursos Thales-CICA. 2006 GuadalinexEDU. Introducción al uso de las TIC en el aula

2.0 Introducción.

El objetivo principal de este bloque es introducir, de una forma breve, el manejo del paquete OpenOffice y algunas de sus posibles aplicaciones educativas. Cuando hayamos terminado, podremos crear archivos sencillos en OpenOffice (y en otros formatos, entre ellos MS Office) como textos, hojas de cálculo o pequeñas presentaciones.

Otra de las pretensiones es convencernos de que el OpenOffice no es un paquete muy distinto al que podemos tener en nuestra casa si somos usuarios informáticos habituales. Tiene aproximadamente las mismas prestaciones, pero un pequeño dato lo diferencia de otros: ¡¡ES

GRATIS!!.

En el mercado existen distintos modelos de programas similares, el más conocido es el paquete MsOffice de Microsoft (en sus distintas versiones). La mayoría de este software es propietario, es decir, lo comercializa una cierta empresa. Si una persona se plantea usar, por ejemplo, el paquete MsOffice debe prepararse para soltar entre 175 y 700 o incurrir en la€ ilegalidad de piratearlo. Esto a nivel de usuario pero, ¿qué ocurre en la Administración? ¿Y en nuestros Centros de Enseñanza? ¿Debemos vivir y enseñar en la ilegalidad o gastar ingentes cantidades de dinero en comprar estos programas?

A todo esto hay que añadir la frecuencia en la aparición de versiones de los programas comerciales, que en cualquier otro ámbito sería algo escandaloso. Por ejemplo, entre los años 1994 y 2002 han aparecido, sin detallar mucho, los siguientes sistemas operativos de Microsoft Windows 3.11, Windows 95, Windows 95OSR, Windows 98, Windows 98 SE, Windows Millenium, Windows 2000, Windows XP home, y Windows XP Profesional: al menos 9 sistemas operativos para el usuario, sin entrar en las versiones empresariales. Muchas de estas versiones del sistema operativo vienen acompañadas de una nueva versión del paquete ofimático. ¿Por qué tantas versiones?. No podemos olvidar que las compañías informáticas viven de vender productos informáticos y no pueden subsistir vendiendo un programa y se acabó, cada cierto tiempo hay que hacerle un nuevo lavado de cara y a pasar por caja.

Frente a esta situación nos encontramos con alternativas como OpenOffice.org, que son de licencia libre. Este paquete es la consecuencia de la liberación del código de otro paquete ofimático (StarOffice) por parte de la empresa Sun Microsystems. A partir de entonces OpenOffice no ha dejado de mejorar y es posible descargarlo gratuitamente bajo licencia GPL para varios sistemas operativos. Se da la paradoja de que Sun sigue comercializando StarOffice con algunos extras y garantía de soporte y mantenimiento con respecto a OpenOffice; no obstante y aunque se vende, el precio de StarOffice es bastante razonable (unos 75 ).€

Podemos definir OpenOffice como un conjunto de herramientas para la oficina (suite ofimática) que consta de 5 aplicaciones:

● OpenOffice.org Writer. Herramienta para la edición de textos

● OpenOffice.org Calc. Realización de hojas de cálculo

● OpenOffice.org Impress. Presentaciones y diapositivas

● OpenOffice.org Base. Bases de datos.

Rafa Bracho, Paco España y Carlos Luque Página 137


● OpenOffice.org Draw. Diagramas, dibujos y gráficos

● OpenOffice.org Math. Edición de expresiones matemáticas

Realizaremos un recorrido por la mayoría de ellos.

Como hemos dicho, estamos ante una suite ofimática con licencia GPL, es decir, que podemos libremente bajarla de Internet, copiarla de un amigo, ver el código fuente con que está hecha, modificar dicho código (si somos capaces); y además no sólo está disponible para Linux, también para las distintas versiones de Windows 95/98/Me/2000/XP; y lo que es mejor, en todos estos sistemas operativos presenta exactamente el mismo aspecto y los archivos generados se pueden utilizar indistintamente en unos y otros (lo cual no es moco de pavo).

Y antes de comenzar, un par de cuestiones más:

● Nuestras pretensiones no son excesivas, y tratamos de proporcionar a cualquier usuario una serie de herramientas mínimas que pueden ser de utilidad para comenzar a manejar este paquete. Esto es una información importante si quien comienza esta unidad espera encontrar “todo sobre el OpenOffice”, puesto que se sentirá defraudado. Si éste es tu caso, es posible encontrar muchos manuales en la red a la altura de tus expectativas. Por supuesto, también la Ayuda del paquete (aparece en el menú o presionando F1) puede convertirse en una buena amiga y os invitamos a usarla siempre que algo no salga como queréis; hablaremos de ella muy pronto.

● Es muy conveniente instalar en nuestros hogares el OpenOffice, sea cual sea el sistema operativo de nuestros ordenadores (Guadalinex, otras distribuciones de Linux, Windows,...). Nosotros diríamos que por muchos motivos, pero sobre todo para practicar con este paquete ofimático. Tienes a tu disposición la última versión de OpenOffice en www.openoffice.es y puedes acceder a un pequeño esquema para hacerte más cómoda la instalación en esa misma página, pinchando sobre el enlace es.openoffice.org

● Por si no es suficiente lo dicho hasta ahora sobre las bondades de este software, la compatibilidad que existe entre OpenOffice y MS Office es bastante alta, aunque desgraciadamente sólo se debe al trabajo desarrollado por los programadores de OpenOffice. Desde este paquete se puede abrir cualquier archivo de Word, Excel y Powerpoint utilizando respectivamente el Writer, Calc o Impress. De la misma forma, cuando creamos un archivo con OpenOffice podemos guardarlo con el formato de los programas equivalentes en MS Office.

● Con respecto a las funciones que vamos a explicar, intentaremos usar con bastante frecuencia opciones del menú, aunque también botones de las barras (sobre todo los “archiconocidos”). Es innecesario por lo general comentar qué botón activa una función o qué combinación de teclas; y es innecesario, entre otras cosas, porque al acceder al menú observaremos en la función que deseamos utilizar si tiene un botón o una combinación de teclas asociados, ya que éstos aparecerán junto a ella.

● La versión del OpenOffice con la que trabajamos es la 2.0., que es la que aparece ya en la última versión de Guadalinex. Si en el ordenador donde seguís el curso tenéis la



versión 1.0. podéis optar por trabajar con ella (no vais a encontrar muchos problemas y siempre se puede consultar una opción que no encontréis), instalar la última versión de Guadalinex o instalar la última versión de OpenOffice en vuestro sistema Operativo.

● En general supondremos que el entorno de trabajo es Guadalinex.

EN EL MENÚ PUEDES OBSERVAR LOS BOTONES Y COMBINACIONES DE TECLAS DE LAS ÓRDENES



2.1 Procesador de textos Writer.

● Introducción

● ¿Cómo entrar en Writer?

● Nuestro primer documento

● Uso de la Ayuda

● Dando formato a un documento

● Secciones y columnas

● Uso de tablas

● Órdenes de edición

● Inserción de otros elementos

● Ortografía

● Imprimir

● Posibles aplicaciones didácticas

2.1.1 Introducción.

Lo que vamos a encontrar dentro de un instante es un entorno que, aunque sea la primera vez que se visite, se nos hará bastante familiar si hemos manejado un procesador de textos en alguna ocasión; nos recordará mucho a otros programas similares (dígase MS Word, en cualquiera de sus versiones).

Y como dice parte del proverbio, “haz y aprende”, así que a lo largo de este paseo por Writer, a la vez que explicamos algunas de sus funciones más importantes, te invitaremos a practicar un poco para comprenderlas mejor. Lo de invitar es por decirlo fino, porque más bien será “forzar”. Para aclararnos: la primera actividad que deberíais hacer es elaborar progresivamente un documento de manera que a lo largo de este punto vayáis incorporando en él diversos elementos (columnas, encabezados, imágenes,...)

Para avisarte de cuándo comienza una nueva fase de la Actividad, te lo indicaremos entre dos párrafos marcados así:

AVISO: tarea correspondiente a la Actividad 6.

Aquí te detallaremos lo que hay que hacer.

AVISO: por el momento ha terminado la tarea referida a la Actividad 6.

Es evidente que para hacer esta actividad no hace falta leerse el capítulo del tirón, porque podréis cerrar el documento en cuestión cuando ya os salga el Writer por las orejas y continuar posteriormente donde lo dejasteis.



2.1.2 ¿Cómo entrar en Writer?

Desde nuestro escritorio, tal y como marca la figura siguiente, accedemos a Aplicaciones

Oficina Procesador de Textos. El programa tardará un poco en aparecer... hay que tener algo de paciencia. Es un paquete extenso y carga bastantes elementos en memoria al ejecutarse por primera vez.

CÓMO ENTRAR EN WRITER

¿Ya estamos dentro?. No ha sido difícil, ¿verdad?. Como adelantábamos, estamos claramente ante un procesador de textos, y no parece muy distinto a cualquier otro. Enseguida comprobaréis que así es en realidad.



2.1.3 Nuestro primer documento.

Si os parece, antes de empezar a meternos en faena podemos realizar un pequeño análisis de los componentes que aparecen en la pantalla: la barra de menús, las distintas barras de herramientas, la zona de trabajo, la barra de estado, la barra de tareas de Guadalinex... Para nuestra comodidad cerraremos la ventana Estilos y formato porque no la vamos a necesitar por el momento.

DISTINTOS ELEMENTOS DE LA VENTANA PRINCIPAL DE WRITER


Barra de títulos

Barra de menús

Barras de herramientas

Zona de trabajo

Estilista

Barra de estado


Nosotros en este manual realizaremos la mayor parte de las acciones a través del menú principal; no obstante, la mayoría de estas funciones se encuentran como accesos directos en las distintas barras y/o tienen una combinación de teclas que las activa; en cualquier caso, todo lo que estamos diciendo se puede configurar. Para tranquilizar un poco a nuestros espectadores, debemos decir que muchas de las opciones del menú no las utilizaremos prácticamente nunca, y no son tantas las que debemos recordar para manejarnos con cierta destreza y hasta dar algunas clases a nuestros compañeros/as.

Un pequeño consejo, que ahora que empezamos puede venirnos bien: se da la circunstancia de que el programa en el que nos encontramos no muestra las opciones del menú principal que no pueden aplicarse en ese momento. Esto es lógico porque si no las puedes utilizar, ¿para qué mostrarlas?. Sin embargo, para alguien que está usando Writer por primera vez resultará un poco desconcertarte acceder en un momento dado a la opción Guardar en el menú y una décimas de segundo más tarde no encontrarla. Para evitar esto hay que acceder a Herramientas Opciones

OpenOffice.org Ver y después asegurarnos de que el campo Entradas Inactivas de Menú

está marcado. De esta forma las opciones no accesibles se mostrarán en gris.

También es muy aconsejable usar las barras de herramientas que incorpora la aplicación. Con frecuencia desearemos una barra con botones para manejar tablas, o fórmulas, o imágenes,... Siempre podemos abrirlas con la opción Ver Barra de Herramientas y la que nos interese en ese momento.

El menú Ver tiene otras órdenes útiles. Por ejemplo, Ver Límites de Texto activa o desactiva las líneas grises que delimitan el texto. Eliminando las distintas barras, los límites de texto y personalizando los menús, podemos crear una apariencia particular al abrir el documento; este ambiente puede servir, por ejemplo, para no distraer la atención en una práctica en la clase.

Otra opción es Ver Escala, con la que podremos ajustar a nuestro gusto el tamaño con el que queremos ver nuestro documento.

Pero basta de cháchara y a lo que íbamos: nuestro propósito es crear un archivo y guardarlo. Nada más sencillo. Aprovechando que al abrir el programa, por defecto entramos en un documento nuevo, podemos escribir directamente (en caso contrario, bastaría con acceder a Archivo Nuevo

Documento de texto).

AVISO: la siguiente tarea forma parte de la Actividad 6 (que consiste en generar un documento con las indicaciones que se vayan dando a lo largo de este manual)

Transcribamos, por ejemplo, el texto que aparece aquí, sin preocuparnos por el momento de su formato. Si nuestro número de pulsaciones por minuto es inferior a 10 podemos copiar sólo algunas líneas en párrafos distintos, no es necesario transcribir todo:

Consejos para escribir textos con un procesador de textos.Para comenzar una obviedad: no podemos confundir el contenido con su formato. Cuando hablamos de formato nos estamos refiriendo a la apariencia del texto escrito, su color, su forma, su tamaño... A las reglas ortográficas propias de cada lengua debemos añadir unas pocas que son propias del medio electrónico en el que estamos escribiendo. A la vez que vas tecleando este texto puedes ir observando algunas de estas reglas: no se pulsa intro al llegar al final de



una línea: sólo cuando acaba un párrafo, los signos de puntuación (puntos, comas, punto y coma) no dejan espacio en blanco con el carácter que les precede pero sí con el siguiente, los paréntesis se comportan al revés (dejan el espacio con el carácter anterior). Sólo debe ponerse un espacio entre dos caracteres, si por alguna razón necesitamos más debemos buscar herramientas de formato que lo hagan: tabuladores, sangrías, etc.Si ya hemos utilizado previamente un procesador de textos estas reglas (y algunas otras), ya las tendremos asimiladas pero si no lo hemos hecho nunca conviene empezar a habituarse a ellas.

Una vez que hemos escrito nuestro primer documento con OpenOffice.org Writer guardaremos este maravilloso trabajo. Para ello, vamos a acceder a la opción del menú Archivo

Guardar y nos aparecerá una ventana donde rellenar algunos datos. Quizá lo más prudente es desmenuzar un poco esta información ya que se trata de algo importante.

OBSERVA EN LA IMAGEN EL BOTÓN Y LA COMBINACIÓN DE TECLAS QUE ACTIVAN ESTA ORDEN



VENTANA GUARDAR

Habéis estudiado ya el sistema de carpetas en Guadalinex, y como es normal la carpeta destinada por defecto a guardar el archivo es la nuestra (usuario aparece en la imagen porque este es el nombre con el que hemos entrado en el sistema), pero podemos indicar otra subcarpeta de ésta haciendo doble clic sobre ella, crear una nueva con el botón Crear carpeta o intentar alojar el fichero en otra cualquiera (siempre que tengamos permiso de escritura sobre ella, porque Linux, como ya sabéis, es intransigente con esto de los permisos). Estas opciones se aprecian en la figura o podemos pasear el ratón por la ventana para que los cuadros de ayuda que se abren nos informen. Luego hemos de poner nombre a nuestro fichero, así que rellenamos el campo Nombre de Archivo

(cuidado con minúsculas y mayúsculas), que podría ser, por ejemplo, Documento1. El menú desplegable Tipo de Archivo es importante porque aquí podemos indicar al programa el formato que deseamos para nuestro documento; algunas posibilidades para que comprendas su potencial:

● Nosotros vamos a guardar este fichero como un archivo de OpenOffice 2.0 (extensión .odt), es evidente el porqué.

● Podríamos guardarlo como un archivo de texto de OpenOffice 1.0 (extensión .sxw). Este será el formato con el que guardaréis el documento si estáis siguiendo este capítulo con OpenOffice 1.0

● O, por qué no, podemos también guardarlo como un archivo MS Word, con extensión .doc; si trabajamos con este procesador de textos esta opción nos será de ayuda para leerlo sin problemas desde él.

● Imaginemos ahora que nuestro documento es una Webquest (en el próximo capítulo tendréis la oportunidad de elaborar algunas) y deseamos que nuestros alumnos/as la



vean como si de una página web se tratara. No hay problema, porque tenemos también la opción de guardarlo como Documento HTML.

Observemos que también el programa nos permite guardar el archivo con una contraseña, aunque ahora eso será lo que menos nos preocupa. Para finalizar el proceso de guardado, hacemos clic en la opción Guardar.


Algunas puntualizaciones con respecto al guardado:

● Si quisiéramos guardar el fichero en un disquete, habrá que montarlo antes (ya se ha visto cómo en el primer capítulo) y a la hora de especificar una carpeta donde guardar el fichero está será: /floppy

● Es conveniente, para evitar males mayores, guardar de vez en cuando el documento; es decir, cuando hayamos mejorado un poco el texto y tengamos una versión más actualizada de lo que queremos, debemos acudir al menú y seleccionar Archivo

Guardar

● Y si somos algo olvidadizos y no recordaremos que hay que guardar periódicamente el documento, podemos automatizar este proceso de varias formas. Todo se encuentra en Herramientas Opciones Cargar/Guardar General. Aquí tenemos dos casillas muy interesantes:

✗ Una es Crear siempre copia de seguridad: de esta forma se guardará una copia de seguridad del archivo cada vez que guardemos la versión actual.

✗ La otra es Guardar información de recuperación automática cada... y la posibilidad de seleccionar el intervalo de tiempo. De esta forma nos desentendemos de la operación de guardado periódico, puesto que lo hace el programa para disponer de una copia más o menos actualizada en caso de bloqueo.

✗ Y de todas formas, aunque no tengamos ninguna de las dos casillas activadas, si el ordenador se bloquea OpenOffice intentará guardar la información necesaria para recuperar (normalmente con éxito) todos los documentos que tengamos abiertos.

Casi con toda seguridad hemos acabado sanos y salvos nuestra primera misión en Writer. Pero como habrá ánimo suficiente para ir un poco más lejos, explicaremos algo sobre la opción Archivo Guardar Como:

Suponemos que a lo largo de nuestra carrera profesional, y en no pocas ocasiones, hemos querido realizar un documento (llamémosle Documento B) "muy parecido" a otro (Documento A), ya elaborado anteriormente. La opción Guardar Como es entonces la que debemos elegir. Esta función permite hacer una copia del archivo Documento A con un nombre, una ubicación y/o un formato distintos (el Documento B); de esta forma conservaremos el Documento A y el recién creado Documento B. La diferencia es que la opción Guardar sustituye la última copia que habíamos hecho del archivo por la actual, por lo que la guarda con el mismo nombre y en el mismo lugar. Hay que manejar con cuidado las dos acciones, y aun así estamos convencidos de que más de un disgusto



nos costarán (y la experiencia es la que habla). Todo lo dicho no sirve de mucho en este caso porque, como el documento es nuevo, las dos opciones Guardar y Guardar Como simplemente crean el documento, que es lo que nosotros necesitamos.

Bueno, sigamos con nuestro documento. En algún momento habrá que cerrarlo, ¿no?. Eso se hace en el menú con la función Archivo Cerrar, con ella cerraremos el documento que en ese momento está activo.

Experimentemos un poco: volvamos a abrir el documento. La opción es Archivo Abrir, con la que nos aparece una ventana como la que aquí tenemos. Con un poco de suerte estará a la vista nuestro fichero de texto, pero en otro caso deberemos buscar en la carpeta donde lo guardamos (recuerda que el archivo se llama Documento1.odt), lo seleccionamos para que aparezca en el campo Nombre de archivo y después hacemos clic en Abrir.

VENTANA ABRIR DOCUMENTO

2.1.4 Uso de la Ayuda.

OpenOffice incorpora una ayuda a la que se le puede sacar bastante partido. Como estamos empezando, es ahora precisamente cuando la necesitamos, así que dedicaremos este punto a su manejo.

La opción del menú Ayuda Ayuda de OpenOffice.org nos da acceso a esta ventana, y en ella podemos encontrar para cada una de las aplicaciones de OpenOffice, un itinerario bastante completo de las opciones más importantes.



USO DE LA AYUDA DE OPENOFFICE

Este es uno de los lugares (junto con manuales, foros y los sufridos profesores/as de informática) donde podremos resolver todas esas dudas que te surgen, con la opción de guardarlas para volver a ellas en caso de necesidad.

Comencemos describiendo con detalle las opciones disponibles:

● Tenemos en la ventana de ayuda una barra de herramientas y en ella varios botones interesantes:

✗ Los botones de página anterior y página siguiente, que permitirán una navegación cómoda dentro de la Ayuda, similar a la de cualquier otro navegador.

✗ El botón Página de Inicio, que nos devuelve a la página inicial del tema de Ayuda en el que nos encontremos.

✗ El botón Imprimir, cuya finalidad es obvia.

✗ El botón Añadir marcador: nos permite memorizar con el nombre que deseemos el tema de la Ayuda que se muestra en la ventana en ese momento, de forma que podamos visualizarlo posteriormente en la pestaña “Marcadores”.



BOTONES DE LA VENTANA DE AYUDA DE OPENOFFICE

● El menú desplegable de la izquierda sirve para acceder a cada aplicación y en la ventana derecha nos aparecen múltiples vínculos relacionados con esa aplicación. Entre ellos, los de todos los menús, o una Ayuda sobre el manejo de la propia Ayuda.

● No hay que pensar que es fácil resolver las dudas que tengamos, a pesar de contar con la ayuda. Con más frecuencia de la que desearíamos habrá que buscar a través de distintos medios y para eso disponemos de varias solapas:

✗ Contenidos permite el acceso a la información de cada uno de los programas del paquete OpenOffice a través de un sistema de carpetas y subcarpetas bastante cómodo, que recuerda a cualquier manual en formato impreso. Es muy útil si tenemos claro lo que buscamos y en qué tema lo buscaríamos.

✗ Pero no siempre es tan sencillo, y la solapa Índice permite una búsqueda por palabras clave, con subapartados. Por ejemplo, si quisiéramos añadir un botón a nuestra barra de herramientas, podríamos buscar la palabra clave “botones” y posteriormente veríamos el apartado “barras de herramientas”; pero también podríamos teclear “barras de herramientas” y posteriormente hacer doble clic en “agregar botones”.

✗ Por último, la solapa Buscar hace posible una búsqueda más exhaustiva, puesto que nos encontraría una serie de palabras clave dentro de todos los documentos de Ayuda de OpenOffice. Entre los criterios de búsqueda nos será útil muchas veces señalar la casilla “sólo palabras completas”, porque en otro caso el programa buscaría coincidencias también en partes de palabras que aparezcan en los textos de ayuda.

✗ La solapa Marcadores constituye una lista de nuestros textos de ayuda “favoritos”, que hemos decidido guardar por pensar que podemos necesitarlos nuevamente. Ya hemos hablado del botón “Añadir marcador”.

SOLAPAS DE LA AYUDA



2.1.5 Dando formato a un documento.

Ya tenemos un archivo creado, llamado Documento1.odt y por el momento no es gran cosa. Sin embargo, cuando hayamos modificado su aspecto nos sentiremos más o menos como el cirujano plástico de una gran estrella (mejor no decir nombres).

¿Qué podemos hacer con un documento para mejorar su presentación?. La respuesta puede ser larga y soporífera porque son muchas las opciones de formato; por no alargarnos nos dedicaremos a las más usuales. Es evidente, por otro lado, que esta labor es de la máxima importancia a la hora de preparar un texto: cuenta lo que se dice, pero también cuentan los adornos que se usan para decirlo.

Si queremos jugar con el formato de una letra, palabra, párrafo o documento completo, lo primero que hay que saber es cómo seleccionar partes concretas del texto para luego realizar distintas funciones sobre ellas; hay varias formas, y la que vamos a explicar creemos que es la más cómoda. Se trata únicamente de localizar con la vista el inicio de la parte a seleccionar, con el ratón hacemos clic en punto (botón izquierdo) y, sin soltar, arrastramos hasta llegar al final de la parte que queremos seleccionar, donde ya soltaremos. Cuidado con volver a hacer clic en algún lugar de la zona de trabajo, porque desaparecerá la selección del texto que hemos hecho y hay que empezar otra vez.

En esta sección de formato también usaremos bastante los botones Deshacer y Rehacer la última acción, porque esto nos proporcionará una forma rápida de deshacer pruebas. Los botones mencionados están en la barra de herramientas estándar.

BOTONES DESHACER Y REHACER

AVISO: la siguiente tarea forma parte de la Actividad 6.

Objetivo: preparar nuestro texto para presentarlo a un público. Veamos qué se puede hacer:

2.1.5.1 Fuentes

Quizá queramos cambiar el tipo de letra que la máquina ha empleado. Para ello seleccionemos en Documento1 una parte cualquiera del texto de la primera línea y vayamos a Formato Carácter; se abre una pantalla con múltiples opciones: el tipo de fuente, el tamaño, estilo, fondo ... Marquemos la letra Arial y un tamaño 11. Las distintas solapas de la ventana nos permiten subrayar, tachar, cambiar el color de la fuente, cambiar el color de fondo del texto, proporcionar al texto algún tipo de animación (intermitencia), rotarlo, etc. Nosotros os pedimos tan solo que le pongáis un fondo rojo claro. Luego podéis hacer vuestras propias pruebas si queréis.



FORMATO CARÁCTER

2.1.5.2 Párrafo

En Formato Párrafo, encontraréis opciones para poder configurar el párrafo activo. Hagamos un pequeño recorrido por algunas solapas:

● Sangrías y espacios: aquí podemos configurar las sangrías (a izquierda, derecha o de primera línea) y los espacios entre párrafo, así como el interlineado (la opción fijo es para indicar un ancho constante).

● Alineación: en ella seleccionaremos qué tipo de alineación deseamos (a derecha, izquierda, justificada, centrada).

● Tabuladores: mejoran considerablemente algunos textos (los contables, por ejemplo). Hablaremos de ellos después.

● Iniciales: si quieres destacar la inicial de un párrafo (o la primera palabra) es aquí donde debes hacerlo. Los estilos del carácter nos permitirán darle un toque personal. Las órdenes que contiene esta ventana son fáciles de interpretar (se muestra una ayuda visual que permite observar los cambios que se realicen).

● Bordes: esta ventana la usaremos para insertar y configurar un borde para nuestro párrafo. Su uso también es trivial.

● Fondo: para proporcionarle un color de fondo al párrafo o una imagen.



Y, visto lo visto, vais a seleccionar el segundo párrafo de ese maravilloso Documento1.odt al que estáis dando formato y le pondréis un borde de 1pt. alrededor, un fondo turquesa claro y alineación centrada.


2.1.5.3 Tabuladores.

Proporcionan mucha exactitud a la hora de ordenar datos en tipos muy concretos de columnas que no merece la pena o no es posible realizar con las herramientas de tablas o columnas. Existen varios tipos de tabuladores y colocarlos en un párrafo es sencillo: posicionamos el cursor sobre el párrafo, seleccionamos el tabulador que deseamos (los distintos tipos aparecen haciendo sucesivamente clic en el botón correspondiente, junto a la regla horizontal) y después, hacemos clic sobre la regla en el lugar que deseamos tener el tabulador; quitarlo es igual de sencillo, basta con arrastrar el tabulador fuera de la regla. Además podemos configurar algunas opciones interesantes de los tabuladores: en Formato Párrafo Tabuladores podremos seleccionar cualquiera de los tabuladores que afectan a un párrafo y, por ejemplo, aplicar un carácter de relleno o modificar su tipo. También en esta pestaña podemos crear un tabulador nuevo de una manera más precisa, indicando la posición exacta del mismo y su tipo.

BOTÓN PARA ELEGIR TABULADOR

Hemos colgado en la plataforma un documento llamado tabuladores.odt que te puede ilustrar el uso de esta herramienta.

Observemos otra vez que muchas de las órdenes que hemos estudiado se pueden realizar desde las barras de herramientas. Por ejemplo, en la Barra de Formato tenemos habitualmente los distintos botones de alineación, los estilos Negrita, Cursiva y Subrayado, los de Color de

carácter y Fondo de carácter. De la misma manera, en la barra de herramientas estándar encontraremos por un lado las órdenes Cortar (que elimina y guarda en el portapapeles un objeto), Copiar (copia en el portapapeles) o Pegar (pega el último objeto guardado en el portapapeles). En estas imágenes tenéis la información:

ESTILOS COLORESCARÁCTER

Si estos botones no se encuentran en las barras, siempre se pueden colocar. La forma de hacerlo es accediendo a los botones que aparecen al final de las barras y seleccionar Botones

visibles para configurar las barras de herramientas a nuestro gusto.



VENTANA PARA MODIFICAR LA CONFIGURACIÓN DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS

También podemos aprender la combinación de teclas que realiza cada una de estas funciones: por ejemplo, CTRL + C sirve para copiar, CTRL + X para cortar, CTRL + V para pegar, etc.

2.1.5.4 Estilo y Formato

Los estilos nos permiten grabar formatos habituales de un texto, un párrafo, una página,... Esto viene a decir que si determinadas características de la opción Formato Carácter se van a repetir a lo largo de un documento, lo mejor es definir un estilo para ellas y posteriormente usarlo cada vez que lo necesitemos. De la misma forma definiremos o usaremos un estilo ya existente de párrafo o de página. Veamos cómo hacerlo.



AVISO: la siguiente tarea forma parte de la Actividad 6.

Queremos que crees un estilo de párrafo, que supuestamente usaremos reiteradamente. Seleccionamos el tercer párrafo del archivo Documento1.odt y le proporcionamos el siguiente formato: que tenga inicial, con un borde de 1 pt. alrededor, con fondo amarillo, con alineación a derecha y una sangría de 1ª línea de 2 cm. Una vez hecho ésto, vamos al menú Formato Estilo

y formato. Observarás que se abre el estilista, que nos acompañará en el uso de los estilos; pues bien, en el botón Nuevo estilo a partir de selección tendremos la opción de dar un nombre a nuestro estilo, y a la vista de su apariencia vamos a llamarlo “horterada”. Ya hemos terminado, cuando deseemos que un párrafo tenga esta apariencia, es decir, sea del estilo “horterada”, marcamos el párrafo, abrimos el estilista, seleccionamos el botón estilos de párrafo en él y hacemos doble clic en el estilo horterada que acabamos de definir.


De la misma manera se puede trabajar con estilos de carácter, página, etc.

ESTILISTA DEFINIR NUEVO ESTILO A PARTIR DEL ANTERIOR

2.1.5.5 Página.

Determinadas opciones no van a ser específicas de un párrafo o una palabra, sino que se refieren a todo el documento o a una serie de páginas, como el tamaño de éstas o los márgenes que se van a emplear. Estas características se pueden configurar en Formato Página, donde las opciones más usadas están en la pestaña Página y son el Formato (A4, por ejemplo), la Orientación (horizontal o vertical) y los Márgenes superior, inferior y laterales. Podremos también configurar el encabezado y el pie de página (de los que hablaremos pronto), así como añadir un fondo (ya sea un color o una imagen) o poner un borde a la página. Por defecto, el estilo de página es “Predeterminado”, pero podemos cambiar esto con el estilista. Quizá deseemos elaborar



unos apuntes para nuestros alumnos/as y que las páginas impares y las pares sean distintas en lo que se refiere a márgenes y encabezados. Para eso debemos acceder al estilista, presionar el botón “Estilos de página” y hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el estilo página derecha (se refiere al estilo de las páginas impares), seleccionamos la opción Modificar y hacemos los cambios oportunos asegurándonos de que en la solapa Administrar tomamos como Estilo siguiente el de la página izquierda (páginas pares). Haremos lo mismo con el estilo página izquierda, y en ella el Estilo siguiente será página derecha. Con lo que hemos hecho conseguimos que todas las páginas impares vayan seguidas de páginas pares y viceversa. Por lo tanto, sólo tendremos ya que ir a la primera página y aplicarle el estilo página derecha. ¡Vaya lío, ¿no?!.

2.1.6 Secciones y columnas.

Las secciones o áreas son bloques independientes dentro de un documento, en los que se puede incluir texto y objetos. Sirven para proteger una parte del documento de forma que no se pueda editar sin una contraseña (esto puede venirnos bien para las preguntas de un examen a realizar en el ordenador), para insertar columnas, incorporar imágenes, proporcionar un formato especial a una parte del documento, etc... Constituyen una herramienta bastante útil y vamos a experimentar un poco con ella usando, por ejemplo, columnas. Quizá deseamos que una parte del documento que estamos editando esté dispuesto en dos columnas, pero no es ni una página entera ni el documento completo. Lo mejor es que insertemos una sección con Insertar Área; aparecerá la ventana que os mostramos y en la solapa Área aparece el nombre que Writer ha asignado por defecto a nuestra sección (podemos modificarlo si queremos) y la posibilidad de proteger y asignar una contraseña al área. Si lo hacemos, impediremos que se edite la sección, lo que tiene bastantes posibilidades didácticas. La solapa Columnas nos permite establecer cuántas columnas tendrá la sección y su configuración (no entramos en detalles); también podemos establecer un fondo y sangrías a la sección que vamos a crear. Pulsando en Insertar ya tenemos nuestra sección creada con las columnas que hayamos indicado. Para pasar por primera vez de una columna a la siguiente, tenéis que acceder a Insertar Salto manual y pinchar en Salto de columna.




Crea en Documento1.odt una sección con tres columnas, protégela con una clave y escribe en cada una de las columnas dicha clave.


Posteriormente será fácil editar secciones, eliminarlas o cambiar su configuración. Todo ello lo podemos hacer en la opción del menú Formato Secciones, donde nos aparecerán todas las secciones creadas y, seleccionando la que nos interesa, accederemos a su configuración con el botón Opciones o la eliminaremos con el botón Quitar.

2.1.7 Uso de tablas.

Las tablas constituyen un elemento muy recurrido en la educación: distribuciones de las aulas, estadísticas, horarios, informes por asignaturas,... En este apartado explicaremos algunas funciones relacionadas con el uso de las tablas.

2.1.7.1 Crear una tabla.

Entra en el menú Tabla Insertar Tabla y se abrirá la ventana que te mostramos. Podemos especificar allí un nombre de la tabla o el programa asignará uno por defecto, el número de columnas y el de filas.

Las opciones de la ventana anterior son interesantes y algunas merecen ser comentadas:

● Encabezado: la marcaremos si queremos que nuestra tabla tenga una fila (o varias) destinadas al título de las columnas.

● Repetir encabezado: si está marcada y la tabla ocupa más de una página, el encabezado aparecerá al inicio de cada página.

● Borde: si queremos que las celdas de la tabla tengan bordes.



2.1.7.2 Eliminar una tabla.

Existen varias posibilidades; la más cómoda es posicionarnos con el ratón en una de las celdas, seleccionar Tabla Borrar Tabla.

2.1.7.3 Eliminar filas o columnas: nos situamos en una celda que pertenezca a esa fila o columna y accedemos a Tabla Borrar para después seleccionar la opción correspondiente.

2.1.7.4 Insertar filas o columnas.

Nos posicionamos en una celda que se encuentre junto a la fila o columna que queremos crear y pinchamos en Tabla Insertar y la opción que deseemos. El cuadro de diálogo que se abre permite especificaciones de la inserción.



2.1.7.5 Unir y dividir celdas.

Es una herramienta muy útil para dar formato a las tablas y se consigue en el mismo menú Tabla Dividir celdas o Tabla Unir celdas. Previamente hemos de seleccionar la o las celdas implicadas en la acción que queremos realizar.

2.1.7.6 Tabla Propiedades de la tabla

Nos permite modificar, entre otras, las opciones de borde, fondo, nº de columnas, alineación, etc. Os hará falta saber que para regular cómodamente y con exactitud el ancho de las columnas, será preciso especificar un tipo de alineación que NO sea “Automática”.

2.1.7.7 Tamaño de las filas y columnas: posicionándonos sobre una celda y presionando el botón derecho del ratón se despliega un menú que nos permitirá modificar el tamaño de las filas o columnas (Fila Altura y Columna Ancho respectivamente).

2.1.7.8 Límites de tabla.

Podemos especificar que los límites de la tabla se vean o no activando o desactivando la opción Tabla Límites de la tabla.

2.1.7.9 Fórmulas.

Aunque no es la aplicación más apropiada (la hoja de cálculo facilitará infinitamente estas tareas), también se pueden utilizar fórmulas en las tablas. Para ello tenemos que situarnos en la celda que reflejará los cálculos y presionar F2, con lo que se abre la barra de fórmulas. Allí disponemos del botón Fórmula, que sirve para elegir la fórmula que deseamos, si es necesario. La referencia a una celda es mediante su fila (A, B, C, ...) seguida de su columna (1, 2, 3, ...), y cuando mencionemos una celda aislada lo haremos encajando su referencia entre los símbolos de menor y mayor, por ejemplo <A4>. Si usamos una fórmula predefinida podemos buscarla en el botón Fórmula y después seleccionar con el ratón las celdas a las que se aplica, de esta forma se incorporarán directamente a los parámetros de la fórmula. Con respecto a esto, la selección que



hagamos de las celdas debe tener una disposición rectangular. Por ejemplo, “=SUM<B2:C4>” representa la suma de las celdas del rectángulo con vértices B2 y C4.

A1 B1 C1

A2 B2 C2

A3 B3 C3

A4 B4 C4

A5 B5 C5

Para que podáis comprobar el funcionamiento de las fórmulas en las tablas, hemos incluido un archivo en los recursos del bloque, llamado formulas.odt.


Inserta en Documento1.odt una tabla con tres columnas, 7 filas, encabezado y con columnas de 3 cm de anchura cada una. Coloca un fondo azul claro en las celdas que componen la última columna.


2.1.8 Órdenes de edición.

En la preparación de documentos se suele tener la necesidad de editar determinados objetos, o localizar partes del documento. Veamos algunas órdenes importantes para este propósito:

2.1.8.1 Órdenes comunes: Copiar, Pegar, Cortar son muy habituales y ya hemos hablado de ellas. Quizá la única novedad que podemos añadir es la opción Editar Pegado Especial, que permite realizar un pegado de objetos alternativo, especificando un formato más adecuado que el que se insertaría con la opción Pegar. Suele ocurrir con datos HTML (tablas, por ejemplo), algunas imágenes,... Lo mejor, si no ha funcionado correctamente la opción Pegar, es que vayamos haciendo pruebas con Pegado Especial hasta encontrar la opción que mejor se ajuste a lo que deseamos.

2.1.8.2 Localizar y/o reemplazar texto: con Editar Buscar y reemplazar podemos buscar la palabra o frase que le indiquemos. Las opciones de esta ventana son:

● Buscar todo: busca todas las ocurrencias que hay en el documento del texto especificado, mostrándolas de forma simultánea.

● Reemplazar por si queremos reemplazar el texto buscado por otro de forma sucesiva, con posibilidad de reemplazar todo de una vez si activamos la casilla Reemplazar todo.

● Coincidencia exacta: distingue entre mayúsculas y minúsculas.

● Sólo palabras completas: no tomará partes de palabras como localizaciones.



2.1.8.3 Editar elementos.

Si queremos editar imágenes, hiperenlaces, etc. tenemos las órdenes en el menú Editar.

2.1.8.4 Navegador.

Es una pequeña aplicación que nos permite localizar rápidamente elementos del documento como tablas, secciones, hiperenlaces, imágenes, etc. Al acceder a Editar Navegador se nos abre una ventana donde aparecen, en forma de directorios, todos los objetos con sus nombres. Haciendo doble clic sobre alguno de esos elementos accedemos a él inmediatamente en el documento.

NAVEGADOR



2.1.8.5 Caracteres no imprimibles.

Writer asigna muchas marcas en cada documento que no se muestran en el modo de trabajo habitual. Son marcas de párrafo, de tabulaciones, de saltos de página, ... Normalmente es un rollo tener en la pantalla todo esto, pero a veces es necesario saber qué hay exactamente en lo que para nosotros es, por ejemplo, una simple línea de texto. Si queremos ver estas marcas iremos a Ver

Caracteres no imprimibles.

APARIENCIA DE UN DOCUMENTO CON LA OPCIÓN “CARACTERES NO IMPRIMIBLES” HABILITADA

2.1.9 Inserción de otros elementos.

El menú Insertar dispone de diversas acciones interesantes. Ya hemos hablado de la inserción de áreas o secciones, y cómo insertar tablas (que también se puede hacer desde este menú). Ahora nos ocuparemos de otros objetos.

2.1.9.1 Encabezado y Pie de página.

Si no disponemos de encabezado o pie de página en nuestro archivo, podemos crearlo accediendo a Insertar Encabezado y después seleccionando el estilo de la página actual (aparece en la barra de herramientas de formato). Cada estilo de página lleva asignado su propio encabezado, así que habrá que dar formato a los encabezados de cada estilo que estemos usando. La misma operación hay que hacer en la inserción del Pie de página.

2.1.9.2 Inserción de campos.

Los campos son elementos que cambian en un documento. Uno de los que más se utiliza es el campo “número de página”, especialmente en los encabezados o pies de página. Si queremos insertar un campo nos situaremos en el lugar donde queremos colocarlo e iremos a Insertar

Campo para elegir el que queremos. A veces también necesitaremos configurar dicho campo; veamos esto con un ejemplo ilustrativo: para que nuestro documento comience con el número de página 5, seleccionamos el campo número de página insertado y accedemos al menú Editar

Campos, se nos mostrará una ventana para configurar el campo en cuestión y el apartado “corrección” marcaremos 4, y así la primera página del documento aparecerá como la número 5. También se pueden especificar correcciones negativas.

2.1.9.3 Imágenes.

Podemos insertar una imagen que hayamos copiado al portapapeles previamente, una que se encuentre en un archivo o una que vayamos a escanear. Veamos cada uno de estos procesos.



● Si tenemos una imagen en el portapapeles, nos situaremos en el lugar donde queremos insertar la imagen y pulsamos el botón Pegar.

● Una imagen que se encuentre en un archivo se insertará con la opción del menú Insertar Imagen A partir de archivo, de manera que se nos abrirá una ventana para buscar el archivo en cuestión y seleccionarlo.

● Por último, con la opción Insertar Imagen Escanear podremos especificar si deseamos seleccionar el escáner que queremos usar (Seleccionar fuente) o escanear directamente la imagen para después insertarla (Solicitar).

Posteriormente, podemos modificar el formato de esta imagen en Formato Imagen. Las opciones de la ventana que se abre nos permitirán, por ejemplo, modificar el tamaño de la imagen (normalmente conviene respetar la proporción marcando la opción Mantener proporciones de la solapa Tipo). No entramos en muchos más detalles, pero sí decir que es posible modificar el tamaño de la imagen usando el ratón (como en muchos otros objetos); al seleccionar el objeto, aparecen unas agarraderas y arrastrándolas podemos cambiar las dimensiones de la imagen (sin mucha precisión en las medidas, claro).

2.1.9.4 Hiperenlaces.

Si el destino de nuestro documento no es sacarlo por impresora, sino que se trabaje con él en el ordenador, quizá necesitemos el uso de hiperenlaces. Éstos nos permitirán saltar de un lugar a otro en nuestro documento, así como saltar a otros documentos o incluso a una página web. Analicemos cada una de estas situaciones porque requieren procedimientos algo distintos.

● Cuando el hiperenlace es a una página web, la forma más sencilla es escribir directamente la dirección URL completa, como por ejemplo http://www.guadalinex.org; la aplicación reconocerá directamente el texto como una dirección URL y se acabó. Para que esto ocurra hemos de tener seleccionada la casilla “Reconocer URL” de la ventana Herramientas Corrección Automática (pestaña Opciones). Otra manera de realizar esta orden es con el menú Insertar Hiperenlace, que abrirá la ventana que



mostramos. En ella señalaremos el botón Internet de la ventana, marcaremos Web y rellenaremos el campo Destino (para seguir con nuestro ejemplo http://www.guadalinex.org) y el campo Texto con el texto que deseemos que aparezca en el documento (por ejemplo, GUADALINEX). Sólo queda presionar el botón Aceptar y el botón Cerrar.

INSERTAR HIPERENLACE A PÁGINA WEB

● Para desplazarnos a través de un vínculo dentro del propio documento, tendremos que asegurarnos de que Writer puede encontrar perfectamente el destino al que acudiremos cuando pulsemos sobre el enlace. Ese destino puede ser, por ejemplo, un texto concreto, una imagen, una tabla o un marco.

✗ Si nos encontramos en el primer caso, es decir, el destino será un texto específico, antes de configurar el hiperenlace debemos “darle un nombre” a ese texto que usaremos como destino; esto lo haremos seleccionando el texto destino y accediendo al menú Insertar Marca de texto. Se abre una ventana donde podremos dar nombre a ese texto. A partir de ahora, esta marca de texto aparecerá en el Navegador.



✗ Después, y se trate o no de un destino en formato texto, haremos algo similar a la inserción de vínculos a una página web, es decir, menú Insertar Hiperenlace, pero en este caso seleccionaremos el botón Documento de la ventana, luego presionaremos el botón Destino en documento (la diana) y señalaremos de entre una lista el nombre del objeto al que nos dirigiremos si pulsamos en el hiperenlace. No olvidemos teclear en el campo Texto los caracteres que queremos que aparezcan en el documento como hiperenlace.

● Finalmente, cuando nuestro propósito es abrir otro documento, el proceso es similar al anterior: menú Insertar Hiperenlace, presionamos el botón Documento de esa ventana, después buscamos el documento en cuestión usando el botón Abrir archivo y, si queremos quedar todavía mejor, podemos usar el botón Destino en documento para especificar el lugar exacto al que accederemos en el documento destino (por ejemplo, una imagen en una página concreta).

INSERTAR HIPERENLACE A DOCUMENTO (SEA O NO EL ACTUAL)


Inserta en Documento1.odt un hiperenlace a una página web (la que quieras).

Ahora inserta una página en el documento (Insertar Salto Manual Salto de

página), escribe algo en ella y añade una marca de texto a lo que hayas escrito. Después inserta un hiperenlace en la primera página que al pulsarlo nos sitúe en esa marca de texto que has creado.

Por último, inserta una imagen en el documento que hayas buscado en internet.




2.1.9.5 Numeración y viñetas.

Si queremos que algunas líneas aparezcan con una numeración o con viñetas, podemos escribirlas, luego seleccionarlas y acudir al menú Formato Numeración y viñetas, donde encontramos esta ventana, con una amplia gama de posibilidades de numeración y viñetas (en las solapas respectivas). Posteriormente podemos configurar la opción elegida en la solapa Posición.

2.1.9.6 Elementos de dibujo.

Si accionamos la barra de herramientas Dibujo nos aparecerán múltiples opciones de dibujo como rectángulos, bocadillos, símbolos especiales, texto, etc. Sólo tenemos que seleccionar la opción y presionar el botón izquierdo del ratón arrastrando hasta proporcionar al dibujo el tamaño que necesitemos. Para el mejor manejo de esta barra comentamos algunos trucos:

● Muchas de los elementos que aparecen en la barra adquieren una forma regular (cuadrados en el caso de la herramienta rectángulos, o círculos en el caso de la opción elipses) si al dibujarlos mantenemos presionada la tecla mayúsculas (cuidado, hemos dicho mayúsculas, NO bloqueo de mayúsculas).

● Cuando terminemos, es normal que queramos que varios de estos dibujos, que aparecen juntos o superpuestos, constituyan uno solo (como si fuera un bloque); si pulsamos el botón Selección de la barra de Dibujo podremos seleccionarlos conjuntamente. Después, con el botón derecho del ratón accedemos a la opción Agrupar del menú que se despliega y habremos conseguido nuestro propósito.



2.1.9.7 Botón Galería de Fontwork.

Permite introducir en el documento texto gráfico, mejorando la presentación. Experimenta con ella presionando el botón Galería de Fontwork de la barra de herramientas Dibujo. Una vez hayas elegido el modelo que más te guste se insertará en el documento; haciendo doble clic sobre él podrás editar el texto y con el botón derecho del ratón (una vez seleccionado el objeto) podrás configurarlo a tu gusto. Las agarraderas y los puntos de rotación de los elementos insertados te permitirán también modificar su apariencia.

BOTÓN SELECCIÓN Y BOTÓN GALERÍA DE FONTWORK

2.1.9.8 Ecuaciones.

Writer dispone de una aplicación llamada Math a la que accederemos con la orden del menú Insertar Objeto Fórmula. Se nos abre entonces la ventana de comandos de Math. Por lo tanto, la edición de ecuaciones en Math se hace a través de comandos que debemos conocer si trabajamos directamente en esta ventana. Pero contamos con una herramienta intermedia: la ventana Selección. Si no se muestra directamente, abrimos el menú Ver Selección y aparecerá; que nos permite elegir el tipo de fórmula que queremos construir (una fracción, una potenciación, o simplemente comenzar una nueva línea). Cuando hayamos hecho una elección en la ventana Selección se mostrarán en la ventana de comandos los elementos que intervienen y los datos variables aparecerán como interrogaciones; debemos entonces sustituir esas interrogaciones por los valores verdaderos. Por ejemplo, la fracción ½ sería en línea de comandos “1 over 2”, pero podemos seleccionar la opción adecuada en la ventana selección y nos aparecería la expresión “<?> over <?>”, donde sólo tendríamos que sustituir las interrogaciones por 1 y 2 respectivamente. Cuidado con otra cosa: el hecho de que en la ventana de comandos saltemos a otra línea o creemos un espacio no significa que nuestra ecuación lo haga; hay que indicarlo con el comando adecuado y ese tipo de órdenes se encuentran en el botón Formatos de la ventana Selección.

VENTANA DE COMANDOS DE MATH Y VENTANA SELECCIÓN



2.1.10 Ortografía.

Siempre es conveniente revisar la ortografía del documento una vez lo terminamos. Con respecto a este punto analizamos algunas órdenes:

2.1.10.1 Sinónimos.

Writer incorpora un diccionario de sinónimos que podemos usar seleccionando la palabra en cuestión para después ir a Herramientas Idioma Sinónimos. Una ventana nos proporcionará algunos sinónimos de la palabra y la posibilidad de sustituir la que se encuentra en el documento por cualquiera de ellos. La potencia de esta herramienta es bastante limitada hasta lo que nuestro conocimiento alcanza, pero puede sernos útil a veces.

2.1.10.2 Autocorrección.

En Herramientas Corrección Automática se nos abre una ventana y en la solapa Reemplazar podemos indicar a la aplicación que corrija automáticamente determinadas faltas que solemos cometer al escribir rápido (por ejemplo, escribir “proque” en vez de “porque”). Su manejo es sencillo, pero lo interesante es que también puede servirnos para abreviar algunas expresiones o para insertar símbolos especiales; por ejemplo, podríamos escribir (c) y que en el documento aparezca ©. Si el programa realiza una acción de autocorrección y precisamente en ese momento no la deseamos, presionando el botón Deshacer todo volverá a la forma en que fue escrita.

2.1.10.3 Ortografía.

El menú Herramientas Revisión Ortográfica pone en funcionamiento la corrección ortográfica para que podamos Cambiar determinadas palabras por las sugerencias que Writer nos hace, Agregar la palabra en cuestión al diccionario de la aplicación o Ignorar la sugerencia que nos hace de esa palabra (en esta ocasión o en todas las demás que se presente). Interesa conocer que, presionando el botón Opciones de la ventana de revisión ortográfica, o en Herramientas

Opciones Configuración de Idioma Lingüística, encontramos algunas órdenes interesantes:

● Habremos notado que Writer marca las palabras que no se encuentran en su diccionario subrayándolas en rojo, esto es porque tenemos activada la casilla Revisar ortografía

mientras se escribe. Si la desactivamos desaparecerán estas marcas que, llegado el caso, pueden molestar o simplemente ocupan recursos del ordenador que quizá no nos sobren.

● También tenemos la casilla Revisar palabras en mayúscula, que conviene tener activada, pues se encargará de revisar la ortografía de las palabras escritas en mayúscula.



2.1.11 Imprimir.

Ya sabemos que la copia impresa no tiene por qué ser siempre la forma de presentar un documento, pero es una de las principales. Veamos no sólo cómo imprimir, sino algunas cuestiones relacionadas con esta acción.

2.1.11.1 Vista preliminar.

Antes de imprimir un documento conviene pasar por la vista preliminar, porque lo que veamos en ella es un reflejo bastante fiel de lo que será nuestro documento ya impreso. En Archivo

Vista preliminar o con el botón al efecto, entraremos en el modo Vista preliminar. Hay diversas acciones que podemos realizar, como la presentación en varias páginas, o cambiar la escala de la presentación, imprimir directamente desde allí, hacer un recorrido por las páginas con los botones que aparecen en la barra, etc. Cuando estemos ya conformes con el formato de nuestro documento podemos Cerrar la vista preliminar con el botón de la barra.

VISTA PRELIMINAR



2.1.11.2 Exportar a PDF.

Aunque parezca que no tiene nada que ver con la impresión, el PDF es un formato que, además de su fácil portabilidad a otros sistemas operativos, representa la copia impresa “virtual” de un documento, y algo que es importante: respeta la maquetación del mismo que hemos hecho. Se trata también de un formato comprimido, con lo cual es bastante útil a la hora de trabajar con él en internet (para descargarlo, enviarlo por correo electrónico, etc.). Para exportar un documento podemos pulsar el botón de la barra de herramientas Exportar directamente como PDF o en Archivo Exportar en formato PDF. De esta última forma la aplicación nos permite configurar esa exportación matizando, entre otras cosas, el grado de compresión y el intervalo de páginas que queremos exportar.

2.1.11.3 Imprimir.

Con Archivo Imprimir se abre la ventana siguiente y en ella marcaremos las opciones principales, que son: una impresora (si hay varias conectadas en la red elegimos una), el área de impresión (todo el documento, unas páginas concretas o una zona previamente seleccionada) y el número de copias que queremos. Después pinchamos en Aceptar y ya está. Eso sí, hemos de especificar antes las características de la impresión (calidad, si queremos escala de grises, etc.) en Archivo Configuración de la Impresora.

2.1.12 Posibles aplicaciones didácticas.

Hemos hablado ya a lo largo de este apartado dedicado a Writer sobre algunas de las aplicaciones que determinadas herramientas nos pueden proporcionar en el terreno educativo. No somos los más indicados para dar lecciones sobre cómo aplicar conocimientos en vuestra labor didáctica, habida cuenta de la gran cantidad de profesores y profesoras que asisten a este curso y de su asegurada experiencia y profesionalidad. Tan solo pretendemos proporcionaros ideas concretas, que de seguro mejoraréis, ampliaréis y adaptaréis a vuestra práctica personal.



2.1.12.1 Lo evidente.

Cuestiones de obligada mención, pero que no os proporcionarán muchas ideas originales. Es patente que en la preparación de pruebas escritas y apuntes, el procesador de textos juega un papel fundamental. Serán de gran utilidad los encabezados (la inserción de campos en ellos), los diferentes estilos que podemos manejar en el estilista, el uso de imágenes, ecuaciones si son necesarias, tablas, etc.; prácticamente todo lo que hemos estudiado en este apartado puede ser usado. Además, en lo referente a apuntes, el formato PDF proporciona no sólo las ventajas que ya mencionamos en su momento, sino que también hereda los hiperenlaces que insertemos en Writer; de esta forma unos apuntes extensos se pueden manejar desde un índice con vínculos de una manera muy cómoda.

2.1.12.2 Realización de cuestionarios.

La posibilidad de proteger secciones hace posible que los alumnos puedan rellenar determinados cuestionarios directamente en el ordenador (pruebas escritas, actividades que requieren el uso de internet). Este tipo de actividades se puede realizar en pequeños grupos con la opción de que posteriormente intercambien los trabajos entre ellos para una segunda tarea: evaluar el trabajo de sus compañeros/as, ampliar o modificar las respuestas,etc. El formato virtual y el uso de una red permitiría una buena gestión de este tipo de actividades.

2.1.12.3 Formato HTML.

Con la opción Guardar como podemos transformar un documento Writer en una modesta página web, que a su vez puede constituir una actividad on line muy fácil de construir, y que además nos permite disponer de los dos formatos (texto y HTML). Encontraremos muchas ideas en el bloque siguiente (webquest, caza del tesoro, etc.).

2.1.12.4 El Periódico de la clase.

El uso de las columnas, encabezados y las múltiples posibilidades de inserción de elementos que tiene Writer lo constituye como una herramienta suficiente como para que los propios alumnos/as elaboren un periódico.



2.2 Hoja de cálculo Calc.● Introducción.● ¿Cómo entrar en Calc?● Terminología habitual.● Acciones similares a las de Writer.● Acciones básicas de edición e inserción.● Trabajar con hojas.● Protección.● Formato de celda.● Formato de página.● Ordenar datos y aplicar filtros.● Uso de funciones.● Escenarios.● Gráficos.● Presentación de un documento realizado en Calc.● Dónde encontrar información.


Una vez que se ha trabajado con el procesador de textos Writer será más sencilla la adaptación al resto de los componentes de OpenOffice. Muchas herramientas son las mismas y se encuentran en el mismo lugar dentro del menú principal o en las barras.

Para introducir el programa Calc deberíamos comenzar por definir lo que es una hoja de cálculo; se puede decir que se trata de un programa que intenta aprovechar las ventajas informáticas y matemáticas para manejar y realizar cálculos sobre datos con bastante eficacia, siempre que éstos estén bien organizados. Una hoja de cálculo no utiliza exclusivamente fórmulas matemáticas; también posee muchas funciones de texto y las posibilidades que tiene para un docente son múltiples: calcular calificaciones de manera casi inmediata (pudiendo variar los parámetros según nuestro criterio), imprimir etiquetas para sobres, realizar cálculos de los informes de asistencia a clase, estadísticas sobre las calificaciones de nuestro grupo, gráficos, ...

Esta será también una pequeña introducción al manejo de Calc, la hoja de cálculo que incorpora OpenOffice; como decíamos al principio, lo que se va a presentar es una muestra de lo que podemos hacer realmente. Si os interesa el tema y queréis profundizar más, os recomendamos la Ayuda de Calc o algún manual específico de Calc u OpenOffice de los que circulan por la red (muchos gratuitos, pero cuidado porque los hay buenos y muy malos también).

Dado que el título de este bloque deja claro que pretendemos reflejar las posibilidades de OpenOffice en el ámbito educativo, haremos bastantes referencias a aspectos didácticos sobre el uso de Calc. La inmensa mayoría de los participantes de este curso son o desean ser profesores/as, por lo que no creemos que ejemplificar de esta forma constituya un problema. Obviamente, si esos ejemplos propuestos en el terreno educativo necesitan de alguna aclaración por desconocimiento de la profesión, consultadla inmediatamente.



Y con respecto a la tarea: igual que hicimos en el apartado anterior, la Actividad 10 consistirá en crear un documento con formato .sxc (OpenOffice.org 1.x Calc), con diversos elementos que deberéis insertar. Se mostrará una señal de Aviso cuando comience algo relacionado con la tarea, de esta forma:




2.2.2 ¿Cómo entrar en Calc?

Entrar en Calc es igual de fácil que entrar en Writer. En el escritorio de GuadaLinex hay que acceder a Aplicaciones Oficina Hoja de cálculo

Cuando se abra el programa, observaremos un entorno distinto al del procesador de textos. Está preparado para realizar cálculos, pero también es posible sacarle partido si queremos presentaciones “estéticamente correctas”. Y, a pesar de que los dos programas están diseñados para cumplir funciones muy distintas, observaréis que muchas de las opciones del menú son las mismas.



Disponemos además de una barra de fórmulas muy útil para: introducir funciones, ver el contenido de las celdas, los rangos seleccionados, etc.

Aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal, con los títulos de las filas y columnas respectivamente.

Tenemos barras de desplazamiento horizontal y vertical.



Por defecto (aunque eso lo podremos cambiar) contamos con tres pestañas llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

2.2.3 Terminología habitual.

Cuando se trabaja con hojas de cálculo, es frecuente escuchar algunos términos. Estos son los más importantes:

● Libro: es el archivo que creamos, es decir, el conjunto de todos los datos y fórmulas. Por ejemplo, un libro podría ser el archivo que contiene todos los datos de nuestra tutoría.

● Hoja de cálculo: el libro se compone de varios “entornos” que deben de estar separados para trabajar con mayor comodidad; por ejemplo, los datos de cada evaluación de un grupo. Estas son las hojas (son como carpetas donde separamos información), y accederemos a ellas presionando las solapas que muestran sus nombres. Por defecto aparecen tres como ya hemos dicho, pero podemos borrar e insertar las que deseemos. Si queremos reflejar los datos de un curso, podríamos tener en el mismo libro diferentes hojas: una para los datos personales, tres para los datos de las evaluaciones, otra para los datos de asistencia, ...

● Celda: es la intersección entre una fila y una columna.

● Celda activa: es aquella en la que está posicionado el cursor.

● Rango: es el conjunto de celdas que se usan para una acción común (formato, funciones, gráficos, ...). Habitualmente trabajaremos con rangos continuos, es decir, los que se localizan en una zona rectangular.



2.2.4 Acciones similares a las de Writer.

Ya hemos comentado que muchas funciones de Writer las encontramos también en Calc. Siempre es bueno comenzar una sección nueva recordando la inmensa cantidad de cosas que hemos aprendido en la anterior, así que aquí tenéis:

● Abrir un archivo: iremos a Archivo Abrir, después señalaremos el nombre del archivo que nos interesa y pincharemos en Abrir (recordad cómo es el sistema de carpetas y archivos en GuadaLinex).

● Cerrar archivo: Archivo Cerrar.

● Guardar: no olvidemos cada cierto tiempo guardar el documento en el que trabajamos. Esto se hace con la opción Archivo Guardar. Lo que dijimos sobre Guardar como

en el apartado de Writer se mantiene aquí. Los tipos de formatos con los que se puede guardar son: extensión .ods (Hoja de cálculo de OpenOffice 2.0), extensión .sxc (hoja de cálculo OpenOffice 1.0), extensión .xls (Excel), página web, dbase,... y muchos otros. Nos permite guardar el archivo con una contraseña para que al abrirlo nos la solicite.

● Nuevo documento: con Archivo Nuevo podremos elegir un documento nuevo del tipo que corresponda (texto, hoja de cálculo, etc.).

● Botones y menús: podemos configurar los botones de las barras y los menús igual que hacíamos en Writer.

● Ayuda: el entorno de ayuda es común para todas las aplicaciones de OpenOffice y su funcionamiento, por lo tanto, idéntico.

● Las opciones de Cortar, Copiar, Pegar son las mismas y realizan las mismas acciones.

● Revisión ortográfica: accediendo a Herramientas Revisión ortográfica (o tecla F7). También comparte con Writer la herramienta de Corrección automática.

● Buscar y reemplazar texto: se sigue haciendo con la opción Editar Buscar y

reemplazar. En el botón Opciones aparecen varias nuevas, y entre ellas una interesante: Buscar en todas las Hojas, que nos permite realizar una búsqueda global en el libro.



● Imprimir: Archivo Imprimir.

● Barras de herramientas: con la opción Ver Barras de herramientas podremos elegir las barras necesarias para las acciones que vayamos a realizar.

● Cambio de la escala: en Ver Escala podremos elegir la visualización más adecuada en una ventana como la que se abría en Writer.

● Navegador y estilista: son herramientas que aparecen en Calc y aprendimos a manejar en el apartado dedicado a Writer. Además en Calc toma especial relevancia el estilista debido al uso de formatos condicionados, como ya veremos.

● Inserción de imágenes a partir de un archivo: igual a como la hacíamos en Writer.

● Inserción de hiperenlaces: el mismo procedimiento que en Writer.

● Barra de dibujo: si mostramos la barra de dibujo observaremos que no ha cambiado y sus funciones y aplicaciones tampoco. Igualmente podemos hacer uso de la galería Fontwork para darle un toque especial a un texto. El botón se muestra, como sabéis, en la barra de dibujo.

● Podemos seguir usando en Calc la aplicación Math para insertar ecuaciones en nuestro documento. El método es el mismo: Insertar Objeto Fórmula.

● Formato PDF: podemos exportar nuestro libro a formato PDF como hacíamos en Writer.

Como observáis, no partimos de cero en esta sección, sino más bien al contrario.



2.2.5 Acciones básicas de edición e inserción.

Vamos a estar continuamente repitiendo algunas de estas acciones y, aunque son sencillas, hay que conocerlas antes de ponerse a trabajar:

2.2.5.1 Edición de una celda

Podemos posicionarnos en una celda concreta con el ratón para dos cosas:

● Teclear todo el contenido de la celda, bien porque estuviera vacía, bien porque deseamos sustituir lo que en ella aparezca. Sólo tendremos que seleccionar la celda con el ratón y empezar a escribir.

● Editar una celda para modificar su contenido: lo mejor es seleccionarla y, en la barra de fórmulas (concretamente en la línea de entrada) hacer clic sobre el lugar desde el que queramos modificar.

2.2.5.2 Referencia a las celdas.

● Para referirnos a una celda mencionaremos su columna seguida de su número de fila; por ejemplo: A1.

● Cuando queramos referirnos a un rango de celdas rectangular, la notación será una celda de uno de los vértices, seguida de un carácter “:” y la celda del vértice diagonalmente opuesto. Por ejemplo, el rango B3:D5 es el que aparece seleccionado en la imagen (observad que se muestra en la barra de funciones, en el campo “cuadro de nombre”).

● También podemos referirnos a una celda que se encuentra en una hoja distinta de la que actualmente está activa. Por ejemplo, si se trata de la casilla B2 de la Hoja 3, tendremos que nombrarla así: Hoja3.B2

Posteriormente hablaremos pormenorizadamente de estas referencias, y de la posibilidad de trabajar con ellas de forma absoluta y relativa.

● Por último, se puede trabajar con referencias a una celda, de una hoja, de un documento distinto del que estamos editando... (¿alguien se ha enterado?). Supongamos que deseamos referirnos a la celda D5, de la Hoja2, de un documento que se encuentra en el directorio /home/usuario/ llamado Documento_Calc.ods; la referencia se construye con la ubicación y nombre del archivo entre comillas simples, seguido de “#”, y una referencia a la hoja y la celda, es decir: '/home/usuario/Documento_Calc.ods'#Hoja2.D5



2.2.5.3 Selección de un rango de celdas.

Para seleccionar un rango de celdas rectangular sólo hay que pinchar en uno de los vértices con el ratón y arrastrar hasta el vértice diagonalmente opuesto para formar el rectángulo. Si lo que queremos es seleccionar un rango discontinuo, mantendremos pulsada la tecla CTRL e iremos seleccionando con un clic de ratón todas las celdas que nos interesen. Advertimos que el uso de rangos discontinuos no es muy interesante y el programa nos pondrá inconvenientes en muchas de las funciones que manejamos perfectamente con rangos continuos.

2.2.5.4 Selección de una columna.

Sólo hay que hacer clic en el título de la columna que necesitemos seleccionar. Si no vemos los títulos de filas y columnas, conseguiremos que se muestren con la opción del menú Ver

Títulos de filas/columnas. En ocasiones es mejor que no se muestren, sobre todo cuando queremos que una hoja de cálculo tenga una visualización especial.

2.2.5.5 Selección de una fila.

El procedimiento es el mismo, pero haciendo clic en el título de fila.

2.2.5.6 Selección de toda una hoja.

Disponemos de un botón, en la intersección de los títulos de filas y columnas, pulsándolo seleccionaremos toda la hoja.

2.2.5.7 Borrar un rango de celdas.

Podemos eliminar el contenido de las celdas con la tecla suprimir (Supr), con lo que se muestra un menú donde indicar qué tipo de contenidos queremos eliminar (fórmulas, valores, todo, etc.); en caso de que los contenidos de la celda no correspondan con las opciones de borrado que



hemos dado, la celda no se borrará. Pero otras veces no deseamos borrar el contenido de un rango de celdas, sino eliminarlas físicamente; para ello seleccionaremos el rango de celdas y haremos clic con el botón derecho del ratón sobre la selección, después elegimos Eliminar celdas y tendremos la opción de decir qué celdas ocuparán el lugar de las que van a eliminarse.

2.2.5.8 Borrar filas o columnas.

Procedemos de la misma forma seleccionando la fila/columna que vamos a eliminar, botón derecho del ratón y seleccionamos Eliminar filas/columnas.

2.2.5.9 Insertar un rango de celdas.

Si seleccionamos un rango de celdas, presionamos el botón derecho del ratón y elegimos Insertar celdas, insertaremos en esa posición un rango igual, con las celdas vacías y tendremos la opción de decir cómo desplazaremos el rango antiguo.

2.2.5.10 Insertar filas o columnas.

Primero seleccionamos la fila/columna que ocupará el lugar inmediatamente posterior a la que deseamos insertar (para ello hacemos clic en el botón con el título de la fila/columna) y luego, desde ese mismo lugar, pulsamos el botón derecho del ratón para seleccionar Insertar

filas/columnas.

2.2.5.11 Dividir ventana.

Al trabajar con muchos datos, incluso con una hoja de cálculo podemos perdernos un poco o quizá no veamos toda la hoja en una misma ventana, de manera que a veces nos interesa observar dos partes que no son adyacentes y que posiblemente estén lejos la una de la otra. Esto lo podemos conseguir con la opción Ventana Dividir, que parte la hoja (sólo afecta a la visualización) en cuatro trozos por la esquina superior izquierda de la celda activa, de manera que tenemos dos zonas de movilidad independientes. El efecto es interesante, porque nos permitiría, por ejemplo, observar el encabezado de la hoja y, por otro lado, las filas más alejadas de la hoja de cálculo.

2.2.5.12 Combinar celdas.

Cuando necesitemos combinar un rango de celdas, seleccionamos ese rango y vamos al menú Formato Combinar Celdas. En realidad, lo que hace esta opción es mostrar, con mayor espacio, la celda superior izquierda del rango seleccionado y ocultar las demás; por eso, si existe algún contenido en las celdas que se ocultarán, el programa nos da la opción de pasar la información de esas celdas a la que quedará activa, o de ocultarlas junto con su información. Pero CUIDADO: el hecho de que estén ocultas no significa que no estén... así que la información seguirá allí y podríamos, sin querer, hacer alguna referencia a la misma. Se puede deshacer la combinación de celdas posicionándonos sobre las celdas combinadas y accediendo otra vez a Formato

Combinar Celdas.



2.2.5.13 Cambiar la altura/ancho de una fila/columna.

Sobre el título de la fila/columna hacemos clic en el botón derecho del ratón y seleccionamos Altura/Ancho de la fila/columna; después especificamos el que deseemos.

2.2.5.14 Altura/ancho óptimos.

Si seleccionamos Optimizar Altura/ancho de fila/columna, las dimensiones se adaptarán a los datos que tengamos.

2.2.5.15 Ocultar o mostrar filas y columnas.

Podemos ocultar varias filas o columnas. Seleccionamos las filas/columnas y hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la barra de títulos; después seleccionamos Ocultar. Si deseamos volver a mostrar las filas/columnas, seleccionamos las filas/columnas alrededor de la o las ocultas y hacemos clic con el botón derecho del ratón en la barra de títulos, después seleccionamos Mostrar.

2.2.6 Trabajar con hojas.

En un archivo las hojas no son absolutamente necesarias y podríamos tener todos los datos en la misma, pero sería el desorden total. Por ejemplo, si quisiéramos analizar los datos de un grupo de clase en Calc, posiblemente tendríamos una hoja para la 1ª Evaluación, otra para la segunda, otra para la tercera, una cuarta hoja para el seguimiento de los pendientes... Añadir, seleccionar, cambiar el nombre o lugar y eliminar hojas de un libro es una tarea bastante fácil. Se puede hacer de varias formas, pero vamos a explicar la que consideramos más cómoda, y es utilizando el botón derecho del ratón. Vayamos por partes:

2.2.6.1 Seleccionar una hoja.

Se realiza pinchando en ella (en su pestaña) con el ratón. Con ello veremos el contenido de la hoja seleccionada. Sabremos que una hoja está seleccionada si el fondo de su pestaña es blanco; si no lo está será gris.

2.2.6.2 Insertar una hoja.

Seleccionamos una hoja contigua a la que vamos a crear y hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre su nombre. Después elegimos Insertar y en la ventana que aparece indicamos si insertaremos Delante de la hoja actual o Detrás de la hoja actual; podemos poner un Nombre

a la nueva hoja y pinchamos en Aceptar.

2.2.6.3 Cambiar el nombre de una hoja.

Se realiza seleccionando la hoja cuyo nombre queremos cambiar y marcando Cambiar

nombre para después, en la ventana que se abre, rellenar el campo Nombre.



2.2.6.4 Eliminar una hoja.

Se hace como antes, pero eligiendo Eliminar y contestando Si a la pregunta de ¿Desea

eliminar las hojas seleccionadas?.

2.2.6.5 Cambiar de lugar una hoja.

Se realiza seleccionando la hoja en cuestión y arrastrándola con el ratón hasta el lugar que hayamos elegido.

2.2.6.6 Seleccionar varias hojas.

Se pueden seleccionar varias hojas manteniendo pulsada la tecla CTRL y haciendo clic sobre las hojas que queremos seleccionar. La ventaja de tener varias hojas seleccionadas es que si copiamos cualquier valor o fórmula en una celda de una de ellas, se copia simultáneamente en todas las hojas en la misma celda. Para deseleccionar las hojas repetimos la operación: mantenemos pulsada la tecla CTRL y pinchamos en las hojas que queramos deseleccionar.


Crea un archivo en Calc llamado Documento_2.sxc, y coloca en él 6 hojas que se llamen: Datos, 1ª Evaluación, 2ª Evaluación, 3ª Evaluación, Pendientes y Ausencias, respectivamente.


2.2.7 Protección.

En nuestro paseo por Writer ya observamos las ventajas de poder proteger parte de un documento para que no pueda ser editado (por nuestro alumnado, por ejemplo). Calc también nos ofrece algunas posibilidades de protección con bastante interés didáctico. Veamos:

2.2.7.1 Protección de una celda o de un rango de celdas

Antes de proteger una hoja de cálculo completa, hay que pensar en qué tipo de protección o “desprotección” queremos para ciertas celdas de la misma. Por otro lado, hasta que no protejamos la hoja activa, los distintos grados de protección que especifiquemos para las celdas no tendrán efecto. En primer lugar seleccionemos un rango de celdas y vayamos a la opción del menú Formato

Celda y a la pestaña Protección de celda. En la ventana encontramos varias opciones interesantes que vamos a analizar:



● Protegido: como vemos, esta casilla está activada, lo que significa que cuando protejamos la hoja de cálculo, esta celda no se podrá editar. Por lo tanto hay que desmarcarla si queremos que se pueda modificar.

● Ocultar fórmulas: cuando seleccionamos una celda, aunque esté protegida, se muestra en la barra de fórmulas el contenido de la celda (su valor o fórmula); en definitiva, muestra la “intención” que hemos tenido al darle ese formato. Para evitar que esta intención se conozca marcaremos esta casilla.

● Ocultar todo: no sólo protege las celdas seleccionadas, sino que oculta el contenido de las mismas y las fórmulas que en ellas intervienen.

● Ocultar para la impresión: por si no deseamos que el contenido de la celda se imprima.

2.2.7.1 Protección de un hoja.

Si lo que deseamos es proteger la hoja activa, y ya hemos configurado la protección de sus celdas, iremos al menú Herramientas Proteger documento Hoja de cálculo y accederemos a una ventana donde nos pide una contraseña que hay que confirmar (cuidado porque se distinguen mayúsculas y minúsculas). Para desproteger la hoja deberemos repetir la orden del menú Herramientas Proteger documento Hoja de cálculo, nos pedirá la contraseña y al facilitársela desprotegeremos la hoja.

2.2.7.2 Protección de un documento.

Si queremos proteger todo el libro, la operación es similar: Herramientas Proteger

documento Documento y tendremos que introducir una contraseña y confirmarla. Esta protección impide que se inserten, borren, cambien de lugar o nombre las hojas; sin embargo, podremos editar las celdas. Puede ser útil combinar la protección de hojas con la del documento. La acción de desproteger es igual que con las hojas.



2.2.7.3 Guardar con contraseña.

No olvidemos que al Guardar como, podemos también especificar una contraseña que impedirá abrir el archivo a quien no la conozca. Para desactivar esta contraseña deberemos volver a Guardar como el documento y desactivar la casilla Guardar con contraseña.


Introduce algunos datos en algunas de las celdas del documento que has creado, después asegúrate de que todas las celdas de la hoja Datos, salvo la columna C, están protegidas de forma que no se puedan editar ni ver las fórmulas que contengan. Deja sin protección la columna C y protege finalmente la hoja Datos con la palabra “pichurri”.


2.2.8 Formato de celda.

Si seleccionamos un rango de celdas y accedemos a Formato Celdas podremos trabajar en la ventana que se muestra. En ella encontraremos distintas pestañas.

2.2.8.1 Números.

Calc reconoce formatos especiales de forma automática; por ejemplo, si editamos una celda y tecleamos “13/10/05” el programa interpreta que se trata de una fecha y asignará un formato de fecha a la celda. Pero a veces no disponemos del formato que nos interesa, por lo que tendremos que crearlo. Veamos cómo hacerlo:



● Categoría: podremos elegir entre varios elementos, como moneda, fecha, número, etc.

● Formato: al elegir categoría, nos aparecerán varios tipos de formato de entre los cuales puede encontrarse el que nos interesa.

● Opciones: es posible que no encontremos el formato exacto que nos interesa, y en las categorías número, porcentaje y moneda tenemos varias opciones que podremos configurar, como el número de decimales que deseamos (después el programa redondeará si es necesario), el número de ceros mínimo que aparecerá en la parte entera del dato de la celda, si queremos separador de miles y si queremos que los números negativos aparezcan en rojo.

● Código del formato: una vez especificadas las opciones, si el formato efectivamente no existía, Calc lo creará por defecto al pulsar Aceptar y le asigna el nombre: “Definido por el usuario”. Pero nosotros podemos crearlo de forma consciente con el botón Añadir, al igual que podemos con el botón Cambiar comentario modificar el nombre del formato, o eliminar un formato creado por nosotros con el botón Eliminar.

2.2.8.2 Fuente.

En esta pestaña podremos especificar el tipo de letra que tendrán las celdas seleccionadas, así como el tamaño y estilo.

2.2.8.3 Efectos de fuente.

Entre las opciones de esta pestaña están el color de fuente, tachado, relieve,...



2.2.8.4 Alineación.

No sólo podremos configurar la alineación del texto, sino su orientación en un ángulo concreto.

2.2.8.5 Borde y Fondo.

En estas pestañas las opciones son bastante evidentes.

No olvidemos finalmente, que la mayoría de estas funciones se encuentran en la barra de herramientas Formato.

2.2.8.6 Formato condicional.

Para que una celda o conjunto de celdas tengan un estilo especial según ciertas condiciones (por ejemplo, que aparezcan en fondo rojo y texto en blanco si se trata de una calificación inferior a 5), tendremos que realizar algunos pasos previos:

● Lo primero será crear el estilo de celda que nos interesa: tendremos que trabajar con el estilista de la misma forma a como se hacía en Writer, es decir, si no existe el estilo en cuestión daremos formato a una celda concreta, abriremos el estilista (F11) y después de seleccionar Estilos de celda iremos al botón Nuevo estilo a partir de selección para crearlo.

● Posteriormente, seleccionaremos las celdas a las que deseamos aplicar ese estilo de forma condicional y accederemos al menú Formato Formato condicional. La ventana que se abre nos permite especificar una o más condiciones (la primera de ellas que cumpla la celda es la que se aplicará). Por ejemplo, podemos indicar que si la calificación es menor de 5 el fondo sea rojo (antes creamos un estilo “no apto”), que si está entre 5 y 6 el fondo sea amarillo (estilo “apto”) y si es superior a 6 el fondo sea verde (estilo “destaca”).




Crea los estilos “no apto”, “apto” y “destaca” tal y como se ha comentado hace un momento; pero además de los fondos (rojo, amarillo y verde), configura los estilos para que tengan distintos colores de fuente y distintos tipos de fuentes. Coloca un formato condicional como el que se ha explicado en todas las celdas de la columna D de la hoja 1ª Evaluación de Documento_2.sxc.


2.2.8.7 Validez.

Si nuestro libro va a servir, por ejemplo, para gestionar las calificaciones de nuestros alumnos/as, muchas de las celdas tendrán que contener valores entre 0 y 10. Con la opción del menú Datos Validez, evitaremos introducir expresiones no válidas. Analicemos la ventana que se abre:

● Criterios: para especificar si el dato debe ser un entero, un decimal, una cadena de texto de determinada longitud,... Una vez seleccionado el criterio, haremos las especificaciones oportunas (por ejemplo, un decimal que se encuentre entre 0 y 10).

● Ayuda de entrada: nos permite configurar una ventana de ayuda cuando vayamos a editar la celda en cuestión. En ella podremos informar sobre qué tipo de valor debemos introducir.

● Mensaje de error: debemos activar la casilla Mostrar mensaje de error... porque en otro caso nos permitirá introducir un valor que no cumpla las condiciones, aunque el programa reconozca que es incorrecto (si tenéis interés en este tema os aconsejamos un recorrido por la Ayuda y las opciones relacionadas con el Detective). Después elegiremos la acción stop, así el programa no nos permitirá introducir el dato no válido. Advertencia e Información nos mostraría una ventana al meter un dato erróneo, con la opción de presionar Aceptar (con lo que el dato finalmente se introduciría, aunque no sea válido) o Cancelar (el dato se rechazaría).


Inserta una hoja nueva en Documento_2.sxc llamada Válidos, crea en ella una validez para las columnas C, D, E, F y G con las siguientes condiciones: que sólo admita valores numéricos entre 0 y 10. Configura dicha validez para que el programa impida introducir un valor que no esté en ese intervalo y, en caso de intentarlo, muestre un mensaje del tipo: “Este dato no es un número entre 0 y 10. Por favor, inserte un número válido.”




2.2.9 Formato de página.

Se trata de una opción muy similar a la de Writer. En las distintas solapas podremos configurar nuestra página:

2.2.9.1 Página.

Para especificar márgenes, orientación y tamaño principalmente.

2.2.9.2 Borde y Fondo.

Tienen una función evidente.

2.2.9.3 Encabezamiento y Pie de página.

Que nos permitirán activar el Encabezado o Pie de página y configurar sus márgenes. Dentro de sus respectivas ventanas tenemos el botón Editar, para insertar el texto que deseemos en estos elementos.

2.2.9.4 Hoja.

Aquí nos detendremos un momento porque algunas de las casillas son interesantes:

● Orden de páginas: si nuestra hoja ocupa más de una página, aquí podremos especificar en qué orden queremos que se impriman.

● Primer número de página: si no queremos que nuestra hoja comience con la página 1, podemos aquí proponer otro número.

● Imprimir: proporciona toda una colección de elementos que decidiremos si se imprimen o no. La opción cuadrícula significa que imprimirá las líneas grises que separan las celdas.

Para asegurarnos antes del aspecto que tendrá nuestro documento al imprimirse, conviene ir previamente a la Vista preliminar (con el botón de la barra de herramientas estándar o en el menú Archivo Vista preliminar) tal y como dijimos en el módulo de Writer.


Inserta un encabezado en la hoja 2ª Evaluación con el texto: “Datos de los alumnos/as”.


2.2.10 Ordenar datos y aplicar filtros.

Sólo nos hemos preocupado por el momento de las opciones de edición y formato de nuestro libro. Ahora hablaremos de las posibilidades de cálculo y reordenación de los datos, que son las ventajas más importantes de una hoja de cálculo (y cuanto mayor sea el número de datos que tengamos que procesar más apreciaremos estas posibilidades).



Aprovechemos este punto para ampliar un poco la Actividad 10:


Introduce en la hoja 2ª Evaluación de Documento_2.sxc los siguientes datos en el rango A1:F10:

NOMBRE APELLIDOS AÑO NOTA 1 NOTA 2 NOTA 3

Raúl Hernández Santiago 2004 5,6 6,3 9

Ana Ortega Blasco 2005 9,5 7,5 10

Sara Blanco Sanjuán 2003 1,45 3,68 4,68

Miguel Fernández Lara 2005 3 7,5 9,5

Consuelo Jiménez del Rosal 2004 6 6,3 7,5

Francisco Ortiz Bermúdez 2004 3,35 5,43 5,5

Pilar Lasala Dorado 2003 2,1 3,4 4

Juan Moreno Valverde 2004 5,35 9,45 9

Rocío Serrano Hernández 2005 6,45 8,26 8,5


Los datos que has creado se encuentran sin orden alguno, y podrían corresponder a alumnos/as de distintos cursos y tres calificaciones obtenidas de cada uno. Observad que hemos utilizado la primera fila como un encabezado.

2.2.10.1 Ordenar datos.

Para ordenar estos datos tenemos que seleccionar el rango de celdas (es decir, A1:F10) y acceder a Datos Ordenar, con lo que se abrirá la ventana que aparece a continuación. En la pestaña Criterios, en el menú desplegable Ordenar según marcaremos APELLIDOS y Ascendente.



Por otro lado, en la pestaña Opciones marcaremos El intervalo contiene etiquetas de

columnas puesto que la primera fila no debe tenerse en cuenta en la ordenación por ser los títulos de los datos. Es mejor activar la casilla Incluir formatos porque así respetamos los formatos de las celdas. Para finalizar pulsamos Aceptar y ya tendremos el orden que pretendíamos.

El mismo resultado obtendríamos seleccionando únicamente el rango A2:F10, indicar en el menú desplegable Ordenar según Columna B y después dejar sin marcar la opción El intervalo

contiene etiquetas de columnas de la pestaña Opciones.

Podríamos haber ordenado las columnas y no las filas (las etiquetas, en ese caso serían de filas).



ATENCIÓN: para realizar la operación anterior hemos de asegurarnos primero de que seleccionamos el rango y las opciones correctamente. Si el rango seleccionado no es el adecuado corremos el riesgo de ordenar sólo una parte de nuestros datos, permaneciendo inmóviles el resto de los valores. Por ejemplo, si la ordenación anterior la hacemos habiendo seleccionado el rango A2:E10, la columna F (que contiene la Nota 3) hubiera quedado igual que al principio y ya no reflejaría la nota del alumno que la obtuvo, sino del que ha tocado en esa fila por su apellido.


Copia el rango A1:F10 de la hoja 2ª Evaluación (que contiene los datos que acabas de introducir) en cuatro lugares distintos de la misma hoja 2ª Evaluación. Ordena la 1ª copia de los datos por el campo APELLIDOS con orden descendente, la 2ª copia por el campo AÑO con orden descendente, la 3ª copia por el campo NOTA 1 con orden ascendente y la 4ª copia por el campo NOMBRE con orden descendente.


2.2.10.2 Aplicar Filtros.

Como su nombre indica, los filtros se utilizan en Calc para seleccionar información que se encuentra perfectamente ordenada. Imaginemos que disponemos de una lista de direcciones de toda España con todos los datos y deseamos estudiar sólo las direcciones cordobesas. Entonces los filtros son una buena herramienta. La orden se encuentra en el menú Datos Filtro y se despliega un menú con varios tipos de filtros. Destacamos sólo los dos primeros:

● Filtro automático: seleccionad una o varias columnas y la opción Datos Filtro

Filtro automático. Aparecerá un desplegable en el encabezado de cada columna seleccionada donde podréis elegir los registros en función del valor que tengan en la columna. Para volver a mostrar todos los registros debes seleccionar las mismas columnas y volver a pinchar en Datos Filtro Filtro automático. El desplegable te permite elegir todo (se muestran todos los registros), los 10 primeros (los más altos), un valor concreto o Predeterminado que abre el cuadro de diálogo de Filtro predeterminado (lo veremos ahora).



● Filtro predeterminado: puedes aplicar a una o varias columnas un filtro más exigente en la opción Datos Filtro Filtro Predeterminado. En él podemos especificar hasta 3 condiciones que deben cumplir los datos que deseamos filtrar, relacionadas entre ellas con operadores lógicos Y u O. Es importante, en las Opciones de la ventana tener presente la casilla El intervalo contiene etiquetas de columnas.

● Observaciones: si aplicamos un filtro y seleccionamos un rango de celdas para después borrarlas o aplicarles un formato, estos cambios sólo tendrán efecto en las celdas que han pasado el filtro, no en las demás. Esto, aunque pueda parecer obvio, es importante, pues no ocurre lo mismo cuando lo hacemos con un rango entre el que se encuentran filas ocultas (esas filas ocultas también se borrarán o cambiarán su formato).

2.2.11 Uso de funciones.

Otro aspecto fundamental en las hojas de cálculo es la utilización de fórmulas. Veamos algunos detalles de la potente calculadora que es Calc.

2.2.11.1 Funciones.

Volvamos otra vez al libro donde aparecen nuestros alumnos/as con tres notas. Supongamos que deseamos calcular la media aritmética de éstas para cada uno de ellos. La fórmula adecuada es la función PROMEDIO(rangp) y las funciones se insertan siempre precedidas del signo =. Escribamos por tanto en la celda G2 la expresión “=PROMEDIO(D2:F2)”; al pulsar INTRO observaremos que tenemos ya lo que buscábamos, aunque sólo para el primer alumno. El mismo efecto obtendremos si después de teclear “=PROMEDIO(“ seleccionamos con el ratón el rango D2:F2.

Podemos jugar también con rangos discontinuos usando el carácter “;”. Por ejemplo, PROMEDIO(D2:F2;F4) calcularía la media aritmética de las casillas seleccionadas en la imagen.



Pero si tuviéramos que repetir esto con todos los alumnos/as no sería muy distinto de calcular a mano las medias. La ventaja de una hoja de cálculo es que sólo hemos de introducir la función una vez y después rellenar celdas de una manera casi instantánea.

Para conocer las funciones que Calc incorpora, podéis acceder al Asistente funciones de la barra de herramientas funciones. Allí encontraréis todas las funciones de Calc, organizadas por categorías.

Con respecto a la utilización de operadores matemáticos, podemos hacer uso de la operación + (suma), – (diferencia), * (producto), / (división) y ^ (potencia).

2.2.11.2 Rellenar celdas.

La acción de relleno automático se hace de la siguiente forma: acercamos el ratón a la parte inferior derecha de la celda G2 donde se muestra una agarradera de relleno, pinchamos con el botón izquierdo del ratón y arrastramos hasta el final de la fila (celda G10). Observaremos que todos los alumnos/as tienen ya su nota media. El mismo resultado se obtiene cuando se copia la celda donde aparece una fórmula y después se pega en otro lugar (hablamos de pegar y no de pegado especial).

2.2.11.3 Referencias relativas.

Observad la interpretación que hace el programa en las celdas que se han rellenado; en cada una de ellas se ha calculado la media de “los tres datos que tenían a su izquierda”; y esa es precisamente la orden que nos interesaba: una orden “relativa” a la posición que ocupan las celdas. El rango D2:F2 es, por lo tanto, "relativo"



2.2.11.4 Referencias absolutas.

Pero no siempre es útil una referencia relativa. Si queremos utilizar para toda una fila o columna un mismo dato, lo que debemos hacer es usar siempre una celda concreta. Esto se consigue con los símbolos de $; por ejemplo, la expresión $A$2 es una referencia absoluta, por lo que si rellenamos celdas utilizándola, siempre haremos uso de la celda A2. Comprobemos el funcionamiento de las referencias absolutas: si en la celda G2 introducimos la función “=PROMEDIO($D$2:$F$2)” no observaremos cambios en G2 pues se sigue calculando la media de las 3 notas del primer alumno, pero cuando rellenamos hasta la celda G10, comprobaréis que en todas sale el mismo resultado porque en todas se ha calculado la media de las tres notas del primer alumno.

Claro que esto es “lo que no funciona”, porque las referencias absolutas tienen muchas utilidades. Supongamos que no nos conformamos con una media aritmética en las notas de esos alumnos/as que hemos inventado. Quizá deseemos aplicar una media ponderada: que la primera nota suponga el 20% de la calificación, la segunda sea el 30% y la tercera sea el 50%. Podemos poner estos datos en las celdas A12, A13 y A14 respectivamente (como en la figura) y después modificaremos nuevamente la celda G2, que dejaremos con esta orden: “=D2*$A$12+E2*$A$13+F2*$A$14”; de esta manera haremos una referencia relativa a cada nota del alumno y a la vez una referencia absoluta a lo que no cambia, es decir, al porcentaje que supone cada nota. Observad el resultado rellenando las celdas; además, modificando tan solo los porcentajes, se actualizarán instantáneamente las calificaciones.


Copia los datos de los alumnos/as, que ya has ordenado por el campo APELLIDOS en la Hoja 3ª Evaluación de Documento_2.sxc. Calcula después, utilizando referencias relativas y absolutas, medias ponderadas para los alumnos/as con el siguiente criterio: la Nota 1 representará el 30%, la Nota 2 el 60% y la Nota 3 el 10% restante.


2.2.11.5 Referencias mixtas.

Se pueden utilizar expresiones del tipo $A2 ó A$2. Por ejemplo, si usamos $A2 y rellenamos celdas, nos seguiremos refiriendo siempre a la columna A, aunque la fila cambie.



2.2.11.6 Referencias a hojas.

Podemos referirnos a celdas que se encuentran en otra hoja con las referencias ya estudiadas, del tipo Hoja2.A3:B7. Al rellenar, se interpretará la referencia absoluta o relativa, siempre de la Hoja2 en este caso.

2.2.11.7 Referencias a otros documentos.

Ya sabemos construirlas; también con ellas podemos rellenar celdas, y se interpretará que hacemos referencia a celdas de la misma hoja y del mismo documento.

2.2.12 Escenarios.

Pensemos en una situación en la que debemos repetir un mismo entorno varias veces; por ejemplo, la contabilidad de cada uno de los departamentos didácticos de un centro educativo. Tenemos la opción de poner todos los datos apelotonados en la misma hoja (algo no muy aconsejable por motivos evidentes), construir una hoja para cada departamento (son muchos y localizar las hojas con la barra de desplazamiento cuando se esconden es tedioso y lento), o utilizar escenarios. El uso de estos escenarios no es complicado; veámoslo:

2.2.12.1 Preparar el escenario.

Antes de crear un escenario es necesario preparar su entorno. Si nos interesa llevar la contabilidad de cada departamento (¡un hurra por los pobres secretarios...!), necesitaremos incluir al menos la fecha, el concepto del gasto, el importe y el saldo. En las columnas importe y saldo deberemos especificar un formato de moneda (en euros), con dos posiciones decimales y podemos dejar el primer apunte para anotar el presupuesto del que se irán descontando los gastos. Para que los saldos se calculen automáticamente, insertaremos en la celda E3 la expresión “=D3”, y en la celda E4 la expresión “=E3-D4”, que rellenaremos hasta la celda E62 (con ese espacio para hacer apuntes será suficiente). También podemos especificar un formato de fecha para la primera columna.



ATENCIÓN: lo cierto es que podríamos mejorar la fórmula usando la función condicional “SI(CONDICIÓN;FUNCIÓN 1;FUNCIÓN 2)” en la columna SALDO. Esta función aplica la FUNCIÓN 1 a la celda si la CONDICIÓN es cierta, y en caso de que sea falsa aplica la FUNCIÓN 2. Para evitar que aparezcan todas las celdas con valor 0, podríamos usar esta función insertando “=SI(D4=0;” “;E3-D4)”; de esta forma, si D4 no tiene ningún dato (el programa interpreta que es 0), la celda tomará un valor “ “ (una cadena con un blanco, es decir, no se verá nada), pero en caso de que haya algún valor en D4 la celda tomará el valor que habíamos asignado ya: E3-D4. Algo similar haremos con la celda E3.

2.2.12.2 Crear escenario.

Una vez tenemos todo listo seleccionamos el rango que constituirá el escenario; con B2:E62 bastará. Accedemos a la opción del menú Herramientas Escenarios y encontraremos la ventana que mostramos. Las opciones principales son:

● Nombre de escenario: pondremos un nombre genérico a este escenario, por ejemplo, Presupuesto departamentos. Esta será como nuestra plantilla de escenario y a partir de ellas crearemos las demás.

● Comentario: un texto que aparecerá después en el navegador.

● Mostrar borde: conviene tenerla activada porque mejora bastante la comprensión del concepto de escenario y su uso. Podremos también especificar un color para el borde, que si lo deseamos, puede cambiar para cada departamento.

Con esto basta, dejemos las demás opciones como se muestran en la imagen.

Repetiremos el proceso (seleccionaremos el rango si lo hemos deseleccionado y Herramientas Escenarios) para crear todos los escenarios que deseemos: departamentos de música, matemáticas, educación plástica, física y química, etc.

Cuando queramos usar un escenario concreto, buscaremos en el menú desplegable el que nos interesa y lo seleccionaremos. Después podremos introducir los datos.



2.2.12.3 Editar y eliminar escenarios.

Se hace desde el navegador, así que tendremos que activarlo (tecla F5) y presionamos sobre el botón Escenarios. Si nos posicionamos sobre uno de los escenarios y pulsamos el botón derecho del ratón podremos editarlo (cambiar alguna de las opciones que antes hemos elegido) o eliminarlo.


Crea los mismos escenarios que acabamos de explicar en la hoja Pendientes de Documento_2.sxc, para los departamentos de Música, Matemáticas, Educación Plástica y Física y Química (además de la plantilla). Introduce algunos datos en cada departamento.

Tarea voluntaria: si te apetece comprobar el resultado, utiliza en uno de los escenarios la función “=SI(CONDICIÓN;FUNCIÓN 1;FUNCIÓN 2)” para que no aparezcan los valores que sean cero en la columna SALDO.


2.2.13 Gráficos

El uso de gráficos puede ilustrar de una forma contundente muchas de las tablas de datos que frecuentemente se utilizan. Las posibilidades de esta aplicación son muy variadas y un estudio detallado sería demasiado extenso, así que intentaremos realizar una exposición breve, pero que pueda resultar útil.

Consideramos más interesante desarrollar el estudio de gráficos en Calc, aunque también es posible hacer diagramas en Writer; sólo hemos de crear primero una tabla con los datos a representar, pero por lo demás todo será igual.



2.2.13.1 Tipos de gráficos.

Citemos algunos ejemplos de los muchos que podríamos nombrar:

● Diagramas de dispersión, es decir, la típica variable estadística bidimensional representada en una nube de puntos.

● Diagramas de sectores como este, en el que se representa la población andaluza según las provincias.

● Diagramas de barras e histogramas. En concreto, aquí representamos los mismos datos del diagrama de dispersión, pero agrupados en intervalos.



● Diagramas en tres dimensiones de muy diversos tipos. Aquí representamos, por ejemplo, una comparativa de los datos de trasplantes en Sevilla y Córdoba.

2.2.13.2 Diagrama de barras (datos sin agrupar).

Antes de entrar en la aplicación de elección y configuración del gráfico que deseamos hacer, debemos tener preparada la tabla que servirá de referencia para el diagrama. También es importante pensar de antemano en cuál nos parece el gráfico que mejor refleja la situación que queremos presentar.

Supongamos que la tabla es la siguiente, que muestra los trasplantes de corazón realizados en Córdoba durante el periodo 1996 a 2004. Son datos extraídos del IEA (Instituto de Estadística de Andalucía).



1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 200418 25 33 24 22 26 24 19 20

Para comenzar, seleccionaremos los datos de la tabla y accederemos al menú Insertar

Diagrama. Aparecerá entonces un asistente, que nos guiará a través de la configuración del gráfico (el menú de autoformato de diagrama). La primera ventana nos marca directamente el área que habíamos seleccionado y en ella se encuentran dos casillas muy importantes: Primera fila como

etiqueta y Primera columna como etiqueta; en muchas ocasiones OpenOffice sabe cuál va a ser nuestra respuesta y marca directamente las opciones correctas, pero en otras ocasiones se equivoca (como en esta). En definitiva, cuando hay texto el asistente interpreta que hay etiquetas, y cuando hay valores numéricos piensa que no las hay.

Se supone que deseamos un diagrama de barras que muestre cada año en el eje OX y que la altura de las barras sea el número de trasplantes en ese año. Entonces, la primera fila (el periodo 1996 a 2004) debemos marcarla como etiqueta para que aparezca en el eje OX ó como una etiqueta en la leyenda. Marcamos, por lo tanto, Primera fila como etiqueta y presionamos el botón Siguiente.

En la siguiente ventana disponemos de una previsualización del gráfico y de una casilla que marcaremos (al menos en estos primeros pasos) porque nos proporciona más información que la simple previsualización: se trata de Representación de texto en previsualización. En esta segunda ventana elegiremos el tipo de diagrama (señalaremos Columnas) y debemos marcar la casilla Datos en filas porque los datos de la misma “categoría” están en las filas (años, trasplantes). Si pulsáis Datos en columnas identificará como independientes el año 1996 con 18 trasplantes, con otro color 1997 con 25 trasplantes, y así sucesivamente.



Pulsamos el botón Avanzar y llegamos a la siguiente ventana, donde elegiremos la modalidad de gráfico. Seleccionamos Normal y pensamos el resto de las opciones (si queremos líneas en las filas o columnas y podemos volver a pensar en datos en filas o columnas). Deja la ventana con las opciones que están marcadas en la figura y seguimos...

La última ventana es para nombrar determinados elementos del gráfico: poner un Título, la opción de que aparezca la leyenda (nosotros no la mostraremos porque será suficiente con la información de los ejes), y también podemos nombrar los ejes. Añadid los nombres que aparecen en la imagen y pulsad Crear.



Ya tenemos nuestro gráfico creado. Podemos cambiar su tamaño seleccionándolo y arrastrando desde las agarraderas. Juguemos un poco con él... si nos permitís esta metáfora tan fogosa.

Haciendo clic una vez sobre el gráfico, queda seleccionado y con el botón derecho del ratón podemos observar un menú que nos permitiría, por ejemplo, modificar el área de datos (en otras palabras, ampliar o reducir la tabla).

Si hacemos doble clic sobre el gráfico, éste mostrará el aspecto que ves en la figura, con bordes grises; y la cosa se pone más interesante, porque podremos editarlo y cambiar buena parte de su configuración: color de las barras, distancia entre ellas, líneas de los ejes, un fondo de color o con una imagen, etc.



Para empezar a modificar el formato del diagrama podemos acceder al menú Formato, donde encontraremos funciones útiles: título, leyenda, pared del diagrama, superficie del diagrama, etc., las opciones que se nos presentan en cada una de estas ventanas son bastante diversas: color de fondo o área, bordes, transparencias, posición,...

Pasemos, por ejemplo, a configurar las barras: hacemos clic sobre la pared del diagrama y veremos que se selecciona (aparecen las agarraderas habituales), después colocamos el cursor sobre una de las barras y hacemos clic, con lo que aparecerán puntos centrales en todas las barras, como muestra la figura. Si hacemos clic en el botón derecho del ratón o accedemos a Formato

Propiedades del objeto, podremos cambiar el color de las barras, poner una etiqueta, modificar el espacio que queda entre ellas, etc.



Haciendo nuevamente clic sobre una de las barras podremos configurar el formato de esa barra en particular. Quizá deseemos resaltarla sobre las demás con un color más llamativo (por ser el año en el que más trasplantes hubo, por ejemplo).

De la misma manera podemos seleccionar otro elemento. El procedimiento es el mismo: teniendo el gráfico seleccionado con el marco gris (para eso hay que hacer doble clic sobre él), hacemos clic sobre la pared del diagrama para seleccionarla y después clic sobre el elemento que deseemos. En Formato Propiedades del objeto o con el botón derecho del ratón podremos modificar el formato de ese elemento: líneas de los ejes, por ejemplo.

2.2.13.3 Histograma (datos agrupados).

Si deseamos representar un histograma, con datos agrupados por intervalos, podríamos “engañar” al programa de la forma que os proponemos.

Para ejemplificar los histogramas, buscamos otra perspectiva de la tabla anterior, y nos preocupamos del nº de años en que se ha tenido cierto intervalo de trasplantes, es decir:

Nº trasplantes [18,21) [21,24) [24,27) [27,30) [30,33]Frecuencia en años 3 1 4 0 1



Notad que hemos incluido el intervalo con frecuencia 0, y este detalle es importante para conseguir el efecto que necesitamos (proporcionar una apariencia de continuidad a nuestro gráfico).

Seleccionamos el área de datos y pasamos a Insertar Diagrama. y en la primera ventana dejaremos las casillas que se marcan por defecto, porque tanto la primera fila son títulos como también la primera columna.

En la siguiente ventana elegiremos el mismo diagrama que en el apartado anterior, es decir, Columnas y también marcaremos Datos en filas; veremos que en la previsualización se mostrará un diagrama con buena apariencia, aunque están las barras separadas, y no tenemos la continuidad que nosotros vamos buscando.

En la tercera ventana del asistente marcamos la variante Normal y lo demás por defecto, tal y como podéis ver en la imagen.



Ponemos nuestros títulos y veamos el gráfico que se ha representado.

Ahora tenemos que dar al gráfico una apariencia de continuidad y lo lograríamos si las barras estuvieran juntas. Para ello seleccionamos el gráfico con un doble clic (recuerda que aparecerá el gráfico en una ventana con borde gris), después seleccionamos la pared del diagrama con un clic y por último con otro clic sobre una de las barras seleccionaremos todas ellas.



Accedemos a Formato Propiedades del objeto y a la pestaña Opciones, donde marcaremos 0% en el apartado Espacio. Aceptamos y tendremos el efecto deseado.

2.2.13.4 Diagrama de sectores.

Otro ejemplo sencillo lo constituyen los diagramas de sectores. Utilizaremos la tabla siguiente, que muestra la población de las provincias andaluzas en el año 2004 (fuente: Instituto Nacional de Estadística):

Provincia Almería Cádiz Córdoba Granada Huelva Jaén Málaga Sevilla

Población 580077 1164374 779870 841687 476707 654458 1397925 1792420

Comenzamos con el gráfico tal y como hemos hecho con los demás: seleccionamos el rango, accedemos a Insertar Gráfico y en la primera ventana observaremos que, tal y como queremos, se encuentran seleccionadas las casillas Primera fila como etiqueta y Primera columna como

etiqueta. En la segunda ventana seleccionaremos el gráfico Círculos y Datos en: filas; la previsualización nos demostrará que las opciones son las correctas. Elegimos en la tercera ventana del asistente de gráficos el tipo normal y en la cuarta ventana ponemos nombre a los elementos como muestra la figura. Ya tenemos nuestro gráfico:



Si no quedamos conformes con la distribución de colores o con los tamaños podemos configurarlos tal y como hacíamos en el gráfico anterior. Una opción que puede resultar interesante es la posibilidad de marcar los porcentajes en cada sector y también podemos seleccionarlos y separarlos del diagrama si necesitamos resaltar alguno. Observemos que hay dos variantes del tipo Círculos, Offset 1 y Offset 2, que muestran algunas porciones del diagrama separadas.

2.2.13.5 Diagrama de dispersión.

Su construcción es muy similar a las demás y lo hemos incluido en este pequeño estudio porque este tipo de gráfico presenta algunas opciones curiosas.

La tabla corresponde a los mismos datos que estudiamos para nuestro diagrama de barras, es decir, el número de trasplantes de corazón en Córdoba en distintos años.

1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 200418 25 33 24 22 26 24 19 20

Para construir el diagrama, seleccionamos la tabla de datos, accedemos a Insertar

Diagrama; no marcamos ni primera fila ni primera columna como etiqueta, elegimos el tipo de diagrama Diagrama XY, Datos en: filas, y la variante Sólo símbolos. Configuramos los nombres de Título y ejes a nuestro gusto y desmarcamos la casilla Leyenda para no mostrarla.

Para configurarlo, podemos cambiar el área de la pared del diagrama, el color y tamaño de los puntos, así como la configuración de los ejes (en la pestaña escala mejoraremos su apariencia). Podría quedar aproximadamente así:



Y, por último, cuando configuremos las propiedades de los puntos de la nube, en la pestaña Estadística podemos representar una curva de regresión (en este caso parece que lo más indicado es una regresión lineal).

Podemos comprobar que ha mejorado bastante la estética del diagrama y aún se podrían hacer más cosas: cambiar los colores de la curva de regresión, o añadir en la hoja de cálculo los valores del coeficiente de correlación y determinación (son funciones que incorpora Calc de la categoría Estadística).




Inserta una tabla de datos en la hoja Ausencias y construye un diagrama. Dejamos a tu elección el tipo y la configuración del mismo.


2.2.14 Presentación de un documento realizado en Calc.

Se podría pensar que el hecho de trabajar con una hoja de cálculo significa que la presentación de la misma, bien sea en formato impreso, bien en el propio ordenador, debe ser mediocre y sin ningún sentido estético. Esto es falso, y se puede conseguir una más que aceptable vistosidad con un programa como Calc. Veamos algunas de las acciones básicas para ello:

2.2.14.1 Encabezado y pie de página.

En Formato Página tenemos las solapas Encabezamiento y Pie de página que nos permiten configurar estos elementos. Accediendo por ejemplo a Encabezamiento, activamos el mismo y podemos pinchar en el botón Editar para introducir el encabezado que deseemos. Tenemos a nuestra disposición campos como el número de hoja, el nombre de la hoja actual, podemos elegir la fuente, etc.



2.2.14.2 Combinar celdas.

Se ha explicado cómo realizar esta acción y puede proporcionarnos el espacio necesario para frases largas que no queremos que alteren el ancho de ciertas columnas.

2.2.14.3 Inserción de elementos.

La inserción de imágenes (logotipos, fotos, grabados, etc.), diagramas, ecuaciones de Math, objetos de Fontwork, ... dotan al documento de personalidad, y pueden hacer que dudemos de si es el resultado de un procesador de textos o de una hoja de cálculo.

2.2.14.4 Presentación en el ordenador.

Si nuestro documento va a servir para trabajar con él en el ordenador, podemos modificar considerablemente su apariencia con algunas opciones:

● Ver Títulos de filas/columnas oculta o muestra los nombres de las filas y columnas.

● Con Ver Barras de Herramientas podemos, por ejemplo, ocultar todas las barras; es una buena forma de favorecer que se concentre la atención en el documento.

● También podemos ocultar las líneas que delimitan las celdas. En el menú Herramientas Opciones OpenOffice.org Calc Ver desmarcamos la casilla Líneas de cuadrícula. Como vemos, el aspecto cambia considerablemente, y siempre podemos resaltar las celdas que necesitemos mediante bordes.

● Con Ver Destacar valores (o CTRL + F8) obtenemos un efecto interesante, porque se resaltan los distintos tipos de valores que estamos usando (texto, numéricos, fórmulas, etc.) asignando colores a cada uno.



2.2.14.5 Presentación en formato impreso.

Si nuestra hoja de cálculo va a ser impresa, conviene conocer algunas opciones para mejorar su apariencia.

● Áreas de impresión: podemos especificar qué intervalos de celdas se imprimirán definiéndolos como rangos de impresión. Esto se hace en el menú Formato

Imprimir rangos y la opción correspondiente (definir rango de impresión, eliminar rangos de impresión, agregar un nuevo rango de impresión o editar los existentes).

● Elementos a imprimir: en el menú Formato Página, en la pestaña Hoja

seleccionaremos los elementos a imprimir. Por ejemplo, quizá interese imprimir toda la cuadrícula, o no imprimir imágenes, o imprimir los títulos de filas y columnas,...

● Previsualización salto de página: en el menú Ver Previsualización del salto de

página podemos observar los saltos de página del documento, así como los rangos de impresión definidos. Además esta vista permite diversas opciones de edición. Podemos volver a la visualización habitual con Ver Normal.

● Vista preliminar: antes de imprimir un documento conviene realizar una vista preliminar del mismo con Ver Vista preliminar, es una aproximación muy fiable de lo que se imprimirá.

2.2.15 Dónde encontrar información.

Si tenemos intención de realizar alguna práctica con los alumnos/as sobre análisis de datos relacionados con nuestra materia, siempre podemos buscar información fiable y veraz. Datos sobre educación, medio ambiente, demografía, ciencia, agricultura, etc. son de carácter público y podemos analizarlos en clase sin problemas, obteniendo así conclusiones totalmente basadas en la realidad.

Estas son las direcciones de los institutos de estadística españoles, extraída del Instituto Nacional de Estadística:

Instituto Nacional de Estadística: www.ine.es

Instituto de Estadística de Andalucía: www.juntadeandalucia.es/institutodeestadistica

Instituto Estadística Aragón: http://portal.aragob.es/pls/portal30/url/folder/IAEST/IAEST_00

Institut Balear d'Estadística: http://ibae.caib.es

Instituto Canario de Estadística: www.gobiernodecanarias.org/istac.es/

Instituto Cántabro de Estadística: www.icane.es

Instituto de Estadística de Castilla-La Mancha: www.ies.jccm.es

Consejería de Hacienda de Castilla y León: www.jcyl.es/estadistica

Institut d'Estadística de Catalunya: www.idescat.net

Instituto de Estadística de la Comunidad de Madrid: www.madrid.org/iestadis

Instituto Valenciano de Estadística: http://ive.infocentre.gva.es


http://ive.infocentre.gva.es/

http://www.madrid.org/iestadis

http://www.idescat.net/

http://www.jcyl.es/estadistica

http://www.ies.jccm.es/

http://www.icane.es/

http://www.gobiernodecanarias.org/istac.es/

http://ibae.caib.es/

http://portal.aragob.es/pls/portal30/url/folder/IAEST/IAEST_00

http://www.juntadeandalucia.es/institutodeestadistica

http://www.ine.es/


Extremadura: www.juntaex.es/consejerias/eic/

Instituto Galego de Estadística: www.ige.xunta.es

Centro Regional de Estadística de Murcia: www.carm.es/econet/

Instituto de Estadística de Navarra: www.cfnavarra.es/estadistica/

Instituto Vasco de Estadística: www.eustat.es/

Principado de Asturias: www.sadei.es/

La Rioja: www.larioja.org/web/centrales/economia/economia.htm


http://www.larioja.org/web/centrales/economia/economia.htm

http://www.sadei.es/

http://www.eustat.es/

http://www.cfnavarra.es/estadistica/

http://www.carm.es/econet/

http://www.ige.xunta.es/

http://www.juntaex.es/consejerias/eic/


2.3 Programa de presentaciones Impress.

● Introducción.● “Consejos Paternales”.● Crear una presentación nueva con el autopiloto.● Modos de trabajo.● Elementos del entorno de trabajo.● Primer paso: eligiendo el fondo de nuestra diapositiva.● Segundo paso: insertando elementos.● Agregar o eliminar diapositivas.● Transición de diapositivas.● Configurar y ejecutar la presentación.● Efectos en los objetos de nuestra diapositiva.● Interacciones.


El objetivo principal de esta unidad es el de introducir de una forma breve, pero intentando que sea a la vez completa y útil, el manejo del programa Impress. Una vez se haya terminado la misma podremos crear nuestras propias presentaciones para, por ejemplo, exponer una unidad nueva a nuestros alumnos/as; esto nos permitirá incluir fotos, gráficos, animaciones,...

El programa impress de presentaciones es sin lugar a dudas el que más ha cambiado en la versión 2.0 de OpenOffice, lo que nos obligará a hacer continuas referencias a las versiones 1.x para que quienes trabajan con Guadalinex 2004 no tengan problemas a la hora de seguir las explicaciones. Cuando en un momento dado se necesite realizar una explicación sobre cualquier versión 1.x de OpenOffice, se avisará de ello con dos párrafos marcados de esta forma:

Cómo hacerlo en OpenOffice 1.x

Aquí se explicarán los procedimientos en OpenOffice 1.x

Volveremos a realizar a través de este punto una actividad que se irá ampliando poco a poco. Se mostrará la señal de Aviso habitual cuando comience algo relacionado con la tarea, de esta forma:






2.3.2 "Consejos Paternales".

Cuando accedamos al programa Impress, nos resultará muy similar a otros programas de presentaciones que existen, como el PowerPoint. No obstante, si es la primera vez que entramos en una aplicación de estas características no hay que empezar a agobiarse todavía, porque es de fácil manejo. Queremos indicar algunas sugerencias que quizá nos sean útiles:

● Como siempre, es aconsejable hacer uso de la Ayuda que el programa posee. Ya hemos aprendido a manejarla.

● Si "metemos la pata", no importa. Son muy útiles los botones Deshacer y Rehacer la última o últimas acciones.

● Muchas funciones en Impress son las mismas que en el resto del paquete ofimático OpenOffice, como ha ocurrido con Calc. No vamos a detallarlas otra vez, pero veréis como esto os generará mucha confianza a la hora de moveros por el menú o las barras de herramientas. Sin embargo, de entre todas hablemos un poco de la exportación: ya hemos trabajado con la exportación a pdf, que tiene su opción del menú propia, pero quizá conviene remarcar que Impress permite la exportación a película de Flash (formato swf), que se consigue con la opción del menú Archivo Exportar y después elegir el formato Macromedia Flash (SWF).

● Como de costumbre, haremos referencia casi siempre al acceso a las funciones a través del menú, pero muchas tienen combinaciones de teclas o botones en las barras. En el propio menú lo observaréis.

● Es necesario habituarse a un principio básico en Impress: se trabaja con una secuencia de diapositivas, en cada una de las cuales se van incorporando elementos (que se pueden animar con determinados efectos). Al observar una presentación se van mostrando las diapositivas en el orden en que las hemos colocado, salvo que queramos intervenir en ese orden con “saltos estratégicos”; antes de pasar a la siguiente diapositiva, se suelen ver casi todos los efectos que hemos diseñado para la diapositiva actual (salvo presentaciones muy trabajadas y con mucha opcionalidad).

2.3.3 Crear una presentación nueva con el Autopiloto.

El menú de entrada en el programa Impress es algo distinto a los de Writer y Calc que ya conocéis. Lo primero es encontrar el programa en el menú, y esto es en Aplicaciones Oficina Presentaciones (OpenOffice.org2 Impress).



Con ello, nos aparecerá el "piloto automático" para crear una presentación nueva. Es un conjunto de ventanas totalmente guiadas, con el propósito de que especifiquemos las características principales que tendrá la que va a ser nuestra primera presentación en Impress. En cada uno de los pasos siempre tendremos la posibilidad de presionar en el botón Crear, con lo que se creará una presentación con las opciones que hayamos indicado hasta ese momento. Disponemos también de la opción Cancelar, que cancelará el proceso de creación de una presentación y el botón de Ayuda, que nos proporciona información sobre el autopiloto de presentaciones. Los botones Siguiente y Regresar sirven para avanzar o retroceder en el Autopiloto.

Pero detallemos paso a paso las ventanas que encontramos:● La ventana nº 1 nos permite elegir el tipo de presentación que queremos abrir: una nueva,

una plantilla o una existente. La primera de ellas (Presentación vacía) indica la posibilidad de crear una presentación partiendo de cero, siendo totalmente diseñada por nosotros. La segunda opción (De plantilla) puede ser usada como referencia las primeras veces; nos ofrece la posibilidad de elegir un formato de presentación de entre un amplio menú de diseños. Finalmente, si deseamos abrir una publicación ya creada y guardada en algún soporte, deberemos pinchar en la 3ª opción (Abrir una presentación existente). Nosotros seleccionamos la primera (Presentación vacía) para aprender a usar el programa desde cero. Después presionaremos en Siguiente.



● El paso nº 2 es para indicar el diseño general de nuestra presentación. No marcaremos nada, pero veamos que se muestran varios medios en los que se puede realizar la presentación, para elegir el más adecuado. A nosotros nos va a interesar casi siempre el que aparece por defecto: Pantalla. Presionamos Siguiente.

● El paso nº 3 es interesante. Seleccionaremos cómo será la transición en nuestra presentación y su velocidad. Si la opción Previsualización está marcada podremos ver el efecto que tienen la transición y velocidad elegidas. Lo que se refiere a visualización automática y las duraciones de la página y de la pausa se tratará en el transcurso de la unidad. Por el momento no cambiaremos nada más de lo que aparece en esta ventana. Sólo nos queda presionar en Crear y habremos "casi" terminado.

● Nos aparecerá ya el entorno de trabajo de Impress, con varias ventanas. Una de ellas es el Panel de tareas, donde podemos elegir el tipo de diapositiva que queremos (lo más cómodo, al menos para nosotros, es diapositiva vacía). Al principio, quizá lo más conveniente sea cerrar estas ventanas (demasiada información cuando se comienza no es buena). Por lo tanto, desactivamos el Panel de tareas con la opción del menú Ver Panel de tareas y el Panel de diapositivas con Ver Panel de diapositivas.




Cambia un poco este último paso, y hay que elegir el diseño automático que queremos para nuestra diapositiva. Los hay muy diversos y buscaremos el que mejor se adapte a lo que pretendemos hacer. Como hemos dicho, nosotros elegiremos de momento "Diapositiva vacía".

La vista que aparecerá entonces será aproximadamente esta que se muestra. Es algo distinta a la del resto de los programas del paquete OpenOffice (lógico en un programa de presentaciones), pero igual de amistosa.




Comienza por crear una presentación con el autopiloto de forma que tenga las siguientes características:

• Una presentación vacía• Con un efecto de barrido hacia la derecha, de velocidad alta.• Diapositiva vacía será el diseño que escojas.

Guarda el archivo con el nombre Documento_3.odp ó Documento_3.sxi


2.3.4 Modos de trabajo.

Sobre la diapositiva encontramos una serie de pestañas para poder cambiar los modos de trabajo.

Comentamos los dos más útiles:● Modo Normal: es con el que se abre por defecto Impress. En él podréis trabajar con una

diapositiva, ocupando toda la pantalla. Se puede cambiar de diapositiva con las teclas de



Avance Página o Retroceso Página, o también abriendo el navegador (botón correspondiente o Editar Navegador) y haciendo doble clic en la página en cuestión.

● Modo Clasificador de diapositivas: este es muy interesante y se complementa totalmente con el modo normal. Si en un momento dado queréis tener una vista general de todas las diapositivas incluidas en vuestra presentación, deberíais pasar al modo Clasificador de diapositivas. Además, os da la opción de seleccionar todas las diapositivas (haciendo clic sobre ellas manteniendo pulsada la tecla CTRL) y realizar cambios que afecten a todas las diapositivas seleccionadas.




Para trabajar con los distintos modos debéis acceder a Ver Área de trabajo Modo… y elegir el que necesitéis. También hay botones sobre la barra de desplazamiento. La analogía entre los modos de trabajo estudiados sería ésta:

● Modo Dibujo: es el equivalente a Modo normal y con él se abre por defecto Impress. En él podréis trabajar con una diapositiva, ocupando toda la pantalla y en las pestañas de la parte inferior tenéis la posibilidad de moveros por las distintas diapositivas.

● Modo Diapositivas: vendría a ser el modo Clasificador de diapositivas expuesto. La selección de varias diapositivas se hace aquí con la tecla mayúsculas.

2.3.5 Elementos del entorno de trabajo.

Como podéis observar, los elementos de la pantalla principal y las opciones accesibles del menú son muy distintas según el modo y los objetos con los que estemos trabajando. Como en cualquier otro programa del paquete ofimático OpenOffice, podemos distinguir:

● El menú principal, donde aparecerán absolutamente todas las funciones. Tiene este aspecto, y muchas de sus funciones son conocidas por el resto de las aplicaciones de OpenOffice que ya se han estudiado.

● Las barras de herramientas, se configuran como en Calc y Writer. Con la opción Ver Barras de herramientas podremos seleccionar las que nos interesen.




Los usuarios de OpenOffice 1.x ya sabéis por los demás programas que el funcionamiento de las barras de herramientas es algo distinto al de la versión 2.0. A vosotros os cambiarán automáticamente las barras del entorno de trabajo según nos encontremos en un modo u otro, o según el tipo de objeto que tengamos seleccionado.

● La barra de herramientas, con opciones de selección, de inserción, de visualización,... Iremos mencionando sus principales funciones. Se encuentra en la parte izquierda de la pantalla y cambiará según nos encontremos en el modo dibujo o diapositivas. Observamos también que muchos de los botones tienen un triángulo verde en su parte superior: quiere decir que en ellos hay varias opciones, que podremos conocer si mantenemos presionado el botón durante un momento.

● La barra de funciones proporciona un acceso rápido a muchas de las opciones de edición más importantes del menú principal; las que se utilizan con mayor frecuencia están ahí y es posible configurarla con el botón derecho del ratón sobre la barra y eligiendo Configurar.



● La barra de objetos cambia completamente en función del modo de trabajo y del objeto que tengamos seleccionado en ese momento: una imagen, un texto, una forma geométrica...

2.3.6 Primer paso: eligiendo el fondo de nuestra diapositiva.

Está claro lo que pretendemos: diseñar una presentación que haga más "agradable" la exposición de un tema concreto, o un ejercicio,... Podemos comenzar por dar color al fondo de la diapositiva. Se realiza mediante la acción Formato Página.

En la ventana que se nos abre, en la pestaña Página, tenemos la posibilidad de elegir entre distintos formatos de papel, márgenes, orientación de la página; y en la pestaña Fondo (la que nos interesa especialmente ahora) podemos elegir la opción Color y al hacer esto se nos abre un menú de colores de fondo disponibles (una diapositiva con fondo blanco es un poco sosa, aunque no sabemos lo que diría Pocholo de esta afirmación; por cierto, ¿qué habrá sido de él?). Particularmente siento especial predilección por el turquesa, así que podemos elegir ese color. Al seleccionarlo y pinchar en Aceptar se nos abre una ventana que nos pregunta si el color elegido va a ser el de todas las diapositivas, a lo que podemos responder Si o No. Nosotros diremos que no.

La cosa cambia un poco con el colorido y, aunque no tengamos realmente nada hecho todavía, ya empieza a parecer una presentación, ¿no es cierto?.


Coloca un fondo turquesa a la primera diapositiva de nuestra presentación.




2.3.7 Segundo paso: insertar elementos.

Una vez que hemos realizado estos pasos previos podemos comenzar a insertar los objetos que queramos en nuestra diapositiva. Normalmente se usa la combinación de imágenes, objetos de dibujo y textos.

2.3.7.1 Texto

● Insertar texto: Para crear un cuadro de texto basta con que seleccionemos en la barra de herramientas de Dibujo la opción Texto; automáticamente la flecha del ratón cambiará por un cursor que podremos colocar en el lugar que queramos de nuestra dispositiva y crear, de esta manera, un cuadro de texto a nuestro gusto. No olvidemos que disponemos de la herramienta FontWork también.

● Dar formato a un texto: la apariencia del texto que hemos insertado quizá no sea la que nosotros pretendíamos. Dejarlo tal y como queremos es relativamente sencillo. Las opciones son varias y se muestran en la barra de herramientas de formato de texto: cambiar el tipo de fuente, el tamaño, la alineación, el estilo (negrita, cursiva, subrayado,…). Estas opciones están disponibles en el menú Formato Carácter y Formato Párrafo. Son opciones demasiado conocidas ya a estas alturas como para dedicarles mucho tiempo.

● Mover texto: como un cuadro de texto que es, podríamos moverlo haciendo clic sobre el texto en cuestión, después nos acercamos al marco y el cursor se transformará en "cursor de desplazamiento", mostrando cuatro flechas. No hay más que pinchar ahí y arrastrar con el ratón sin soltar hasta el lugar elegido como definitivo para nuestro texto.


Ya estamos en condiciones de insertar en la única diapositiva de Documento_3.odp un texto cualquiera y modificar sus características: tamaño (20), fuente (Bookman), color (azul) y subrayamos el texto.

Observa el botón rodar de la barra de herramientas dibujo y gira el texto un cierto ángulo (el que tu quieras).


2.3.7.2 Imágenes.

Las presentaciones se usan cuando tenemos necesidad de que algo entre por los ojos y se preste a una navegación cómoda. Toman pues especial relevancia en este punto las imágenes, sonido, vídeo, etc. Sabemos ya que en el menú Insertar Imagen A partir de archivo podemos insertar las imágenes que hayamos guardado previamente en cualquier unidad de memoria.

Una vez hemos insertado la imagen, tenemos que colocarla en el lugar elegido, con el tamaño apropiado y con el formato que mejor se ajuste a lo que pretendemos. Ya sabemos algunas



de las cosas más importantes sobre este tema, pero dada la importancia de estos elementos en impress, repetiremos algunas cosas:

● Mover la imagen: si hacemos clic sobre ella, el cursor tomará forma de cursor de desplazamiento. No hay ya más que moverla como hacíamos con un texto.

● Cambiar el tamaño de la imagen: al hacer clic sobre una imagen, queda seleccionada y aparecen en su contorno varios puntos de control en color verde. Si acercamos el cursor a cualquiera de esos puntos de control, éste se convertirá en una doble flecha y al pinchar y arrastrar podremos cambiar el tamaño de la imagen. Hay que aclarar que si hacemos esto, lo lógico es que la imagen se deforme. Si lo que queremos es cambiar el tamaño, pero respetando la proporción, hay que ser algo más "sutil".

● En la opción Formato Posición y tamaño podemos realizar también cambios en el tamaño de la imagen, pero nos permite que se respeten las proporciones. Hay dos pestañas importantes: Posición y tamaño es la que aparece aquí, y si hacemos cambios con la pestaña Proporcional seleccionada, el aspecto de la imagen se conserva. La pestaña Rotación permite hacer giros con mucha exactitud alrededor de un punto, que podemos elegir. Os invito a que hagáis algunas pruebas con ella.

● La barra de herramientas de Dibujo: nos proporciona, como ya sabéis, elementos muy útiles: rectángulos, elipses, líneas rectas (con la tecla mayúsculas presionada serán cuadrados, círculos y líneas con inclinación en múltiplos de 45º respectivamente), polígonos, curvas... El tratamiento posterior de estos objetos es similar al de cualquier otra imagen.


Inserta una imagen (la que quieras) en la primera y única diapositiva que tenemos en Documento_3.odp

Gira la imagen un ángulo de –20º




2.3.7.3 Hiperenlaces

Ya sabemos que los hiperenlaces pueden ser de varios tipos y su función es la de vincular un elemento a una página web concreta, a otro lugar del documento, a una dirección de correo electrónico,... Con el uso de las interacciones, que veremos después, pierde mucho interés el uso de hiperenlaces que nos lleven a un lugar concreto de un documento, o incluso a otro documento. Sin embargo en Impress puede ser especialmente útil el trabajo con hiperenlaces a una web o para enviar un correo electrónico.

Sabéis ya que si escribimos en un cuadro de texto una dirección web, OpenOffice la interpretará automáticamente (si tenemos activada la casilla Herramientas Corrección automática Opciones Reconocer URL).

Por introducir entonces alguna novedad a lo que ya sabemos, podemos insertar un hiperenlace que nos envíe un correo electrónico. Para ello accedemos a Insertar Hiperenalce.

En la ventana marcamos Correo y noticias y después indicamos el destinatario, un asunto para el correo y el texto que deseamos que se muestre en la presentación.

AVISO: tarea correspondiente a la Actividad 14.Inserta un texto en tu presentación para acceder a la página web de Guadalinex, es decir, la

que hemos puesto antes como ejemplo.Inserta otro hiperenlace que te envíe a ti mismo un correo electrónico con el asunto

“ENVÍO” y que se muestre en la presentación el texto: “E-mail”.


2.3.7.4 Sonido y vídeo.

Con la opción Insertar Objeto Vídeo o Insertar Objeto Sonido podréis insertar estos elementos. También existe en algunas versiones de OpenOffice la opción Insertar Vídeo y sonido.

2.3.8 Agregar o eliminar diapositivas

Cuando una diapositiva está completamente diseñada y lo que deseamos es iniciar una nueva secuencia de efectos, debemos insertar otra (dependiendo de la versión de OpenOffice que tengamos, es posible que Impress llame páginas a las diapositivas). Esto se puede hacer de varias formas, y una de ellas puede ser la opción Insertar Diapositiva. Otra posibilidad distinta y



muy adecuada para las partes de nuestra presentación que requieren una continuidad en la exposición, es la que proporciona el menú Insertar Duplicar página: su función es crear detrás de la diapositiva actual otra con los mismos elementos y la misma configuración.

Para eliminar una página existente hay que ir a Editar Eliminar diapositiva y dar nuestro consentimiento cuando nos pida confirmación.

2.3.9 Transición de diapositivas.

La transición entre diapositivas es siempre posible pulsando la tecla ENTER o la barra espaciadora, pero podemos hacerla más interesante con las opciones del menú. Para ello entran en juego dos funciones: la transición de diapositivas y la configuración de la presentación. Nos ocupamos ahora de la primera de ellas:

Se accede con Presentación Transición de Diapositiva; nos aparecerá el Panel de tareas con la ventana de Transición de diapositiva activa. En ella podremos configurar la transición de la diapositiva: el tipo de transición, la velocidad, el avance (al hacer clic con el ratón o después de un tiempo que especificamos) o asignar un sonido. Nos permite realizar los cambios en todas las diapositivas si así lo queremos.


Con la opción Presentación Transición de Diapositiva nos aparece una ventana como la que se muestra, donde encontramos el botón Opciones (o Extras en algunas versiones de OpenOffice) que tenéis señalado en la imagen.



En esta misma ventana puedes elegir el efecto que te apetezca para esta diapositiva, así como la velocidad . No olvides Asignar cada vez que hagas cambios. Después, con el botón Opciones pasas a otra ventana para configurar otros aspectos de la transición:

● Transición automática: La presentación avanza automáticamente a la diapositiva siguiente después del tiempo indicado. Los efectos aplicados a los objetos de la diapositiva se reproducen automáticamente.

● Transición semiautomática: La presentación avanza a la diapositiva siguiente cuando se pulsa la tecla ENTER, la barra de espacio o el ratón (esto último siempre que esté configurada la opción en el menú Configuración de la Presentación). Los efectos aplicados a los objetos de la diapositiva se reproducen automáticamente.

● Transición manual: La presentación avanza a la diapositiva siguiente o reproduce los efectos del objeto cuando se pulsa el ratón (según la configuración), ENTER o la barra de espacio.

● Asignar sonido: habremos visto que también podemos asignar un sonido a la transición de diapositivas.

Observación: los efectos de transición que asignemos se refieren a la diapositiva seleccionada en ese momento. Por lo tanto, si queremos aplicarlos a más de una diapositiva conviene realizar estas operaciones seleccionando varias diapositivas en el Modo Clasificador de diapositivas.


Inserta en Documento_3.odp tres diapositivas (por lo tanto tendremos un total de cuatro). Configúralas para que tengan una transición automática después de 5 segundos cada una. El efecto que debes elegir para la transición de todas es “Barrido hacia la derecha”.




2.3.10 Configurar y ejecutar la presentación.

2.3.10.1 Configuración de la presentación.

Hay varias opciones sobre la configuración de la presentación que pueden interesarnos. La ventana Presentación Configuración de la presentación es la que aparece aquí, y dentro de sus parámetros podríamos destacamos varios.

● Cantidad: el número de diapositivas que se mostrarán (todas o a partir de una determinada).

● Tipo: ✗ Predeterminado significa que se mostrará en una ventana completa. ✗ Ventana que la presentación aparecerá en la ventana del programa OpenOffice

(con lo que podremos disponer de los paneles de Guadalinex y algunas de las opciones del menú de Impress, por ejemplo).

✗ Automático reinicia la presentación cada vez que termine tras la pausa que se especifique. Podemos parar la presentación pulsando ESC y también se puede "mostrar el logotipo" de OpenOffice durante la pausa. Esta opción se debe usar si queremos que la presentación se muestre constantemente (una presentación corta, como la del esquema para resolver un problema, quizá sea más fácil de asimilar si se reinicia automáticamente).

● Opciones:✗ Puntero del ratón visible: muestra el puntero del ratón a lo largo de

toda la presentación.✗ Puntero de ratón como pluma: puede que necesitemos marcar cosas en

la propia presentación. Esta opción nos permite tener una "pluma" con la que escribir. Nada de lo que escribamos se guardará en la presentación y el color de la pluma no se puede cambiar, así que hay que pensar en ello al elegir un color de fondo, para que no se maten los tonos.

✗ Transición pulsando sobre el fondo: permite avanzar a la diapositiva siguiente si pulsamos sobre el fondo de la presentación con el ratón. Esto puede ser una ventaja, pero en determinadas ocasiones puede constituir más bien un inconveniente. A esta opción nos referíamos al estudiar la transición de diapositiva semiautomática y manual de OpenOffice 1.x. Si los clics del ratón no permiten la



transición entre diapositivas, no se podrá hacer aunque tengamos señalada en la transición “Avance de la diapositiva al hacer clic con el mouse”, pero siguen quedando otras posibilidades (ENTER o barra espaciadora).

2.3.10.2 Ejecutar nuestra presentación.

Cuando queramos ver nuestra presentación hemos de ir a Presentación Presentación, o pulsar el botón al efecto que hay en la barra de herramientas Presentación.

2.3.11 Efectos en los objetos de nuestra diapositiva.

Podemos animar cada uno de los objetos que incluyamos en las diapositivas de manera que aparezcan realizando determinados efectos por la pantalla. Lo único que hay que hacer en el modo Normal es acceder a Presentación Animación personalizada. Se vuelve a abrir el Panel de tareas, en la ventana Animación personalizada. Seleccionamos en la diapositiva el objeto en cuestión (por ejemplo cualquier figura como un cuadro, una elipse,…) y configuramos las opciones de animación. Detallemos éstas un poco.

● Lista de animaciones: en la parte inferior hay una ventana con una lista de todos los elementos que tienen alguna animación.

● Botón Agregar: sirve para agregar un efecto al elemento seleccionado (puede tener varios). Veamos más sobre este botón, porque si lo pulsamos se abrirá la ventana Animación personalizada donde se muestran varias pestañas y hemos de recalcar que



existen diferencias importantes en este asunto con respecto a la versión 1.x de OpenOffice:

✗ Entrada: es para seleccionar un efecto de entrada en la diapositiva del elemento en cuestión.

✗ Énfasis: como su nombre indica, sirve para insertar efectos que llamen la atención en un elemento.

✗ Salir: proporciona tipos de efectos de salida de un elemento de la diapositiva.✗ Trayectorias de desplazamiento: proporciona distintos movimientos de los

elementos.✗ Velocidad: elegimos la velocidad del efecto.

● Botón Cambiar: Vuelve a abrir la ventana Animación personalizada para modificar el efecto que hayamos elegido previamente.

● Botón Quitar: elimina el efecto que tenga el elemento seleccionado.● Menú desplegable Inicio: indicamos con él cuándo se inicia el efecto de nuestro elemento:

✗ Al hacer clic: el efecto comienza cuando hacemos clic con el ratón.✗ Con anterior: el efecto comienza en el mismo momento que se inicia el efecto del

elemento anterior de la lista de animaciones.✗ Después de Anterior: el efecto comienza después de terminar el efecto del elemento

anterior de la lista de animaciones.● Menú desplegable Propiedad y botón Opciones de efectos: presionando el botón

Opciones de efectos, podréis acceder a distintas fichas a través de sus pestañas (el número de pestañas depende del tipo de elemento que tengamos que animar):

✗ Efecto: si se trata de un texto, podemos especificar el tipo de animación que queremos para él; en esta pestaña disponemos de efectos de sonido y se pueden configurar algunas acciones posteriores a la animación del elemento (ocultarlo, cambiarlo de color, etc.)



✗ Control de tiempo: se puede cambiar aquí el momento en el que comenzará el efecto del elemento, al que se le puede especificar un retraso; también podemos hacer que el efecto se repita un número determinado de veces, o hasta que hagamos clic, o hasta que cambiemos de diapositiva. El rebobinado puede ser útil si queremos que la forma vuelva a su posición inicial tras la animación. La opción desencadenador es para decidir cómo empezará la animación: con un clic o al pulsar sobre un elemento de la diapositiva.

✗ Animación de texto: si el elemento que se va a animar es un cuadro de texto, podemos especificar aquí algunas opciones del efecto.


Hay muchas diferencias en la configuración de efectos con OpenOffice 2.0. Para incluir una animación de un elemento, hemos de seleccionar el objeto en cuestión e ir a Presentación Efecto. Aparecerá la ventana Efectos de animación, similar a la de Transición de Diapositivas; con ella podemos asignar al objeto todos los efectos que nos ofrecen, así como una velocidad. Vamos a estudiar las opciones de la ventana:

Botón efectos de texto: se activará cuando queramos dar un efecto a un cuadro de texto. Nos permite decidir la forma de aparecer del texto. Quizá la más interesante sea todo el conjunto de efectos del tipo láser. Es bueno realizar pruebas con estas opciones para ver sus posibilidades.



Botón opciones: sirve para activar sonidos en los efectos de los objetos y para ocultar o cambiar el color de un objeto una vez ha realizado el efecto que tenga asignado.

Botón secuencia: cuando lo pulsamos accedemos a una ventana que nos permite indicar el orden de aparición de los objetos que hemos animado. Es de manejo muy sencillo: tan solo hay que seleccionar el nombre de un objeto en la ventana (veremos que se selecciona también el objeto en la diapositiva) y arrastrarlo hasta el lugar decidido.



Botón Asignar: hay que presionarlo cada vez que modificamos el efecto de un objeto, para guardar los cambios realizados.

Botón Vista Preliminar: al presionarlo se abre una pantalla donde podemos ver cómo queda nuestra diapositiva.

En la parte inferior de la ventana de efectos también aparece un menú desplegable donde seleccionar la velocidad del efecto (lenta, media o rápida).Si queremos asignar efectos a varios objetos, resulta más cómodo ir seleccionando los objetos en la diapositiva con la ventana efectos abierta.

Un efecto especial de la opción Efectos es "siguiendo la curva", que nos proporciona un amplio abanico de posibilidades. Para aplicarlo tenemos que seguir estos pasos:

1. Dibujamos el objeto que seguirá un trayecto a través de una curva.2. Dibujamos la curva que va a seguir con las herramientas que Impress nos proporciona.3. Seleccionamos el objeto y la curva a la vez.

Y en la ventana efectos aplicamos el efecto: siguiendo una curva.


Saquemos partido a lo que acabamos de aprender. Vamos a crear varios objetos (un rectángulo y una elipse, en ese orden) y asignarles un efecto. El rectángulo podría aparecer disolviéndose lentamente (en la pestaña Entrada selecciona “Disolver”) y la elipse desde la izquierda rápido (selecciona “Volar hacia adentro” en la pestaña Entrada y después en Dirección selecciona “Desde la izquierda”).




2.3.12 Interacciones.

Con bastante frecuencia, y sobre todo si nuestra diapositiva tiene cierta envergadura, necesitaremos el uso de "botones" para saltar de unos lugares a otros, o para abrir otros programas o documentos. Esto puede conseguirse con la opción Interacción.

Aclaremos antes que cualquier objeto puede ser un botón: una imagen o cualquier de las figuras dibujadas con las herramientas de Impress. También podemos utilizar botones ya diseñados: para seleccionarlos podemos ir a Herramientas Gallery y acceder a la carpeta Página principal, donde tenemos una amplia colección de botones.

Resumiremos los pasos que hay que seguir para establecer una interacción:- Comenzaremos por seleccionar el objeto que va a ser el botón.- Después accedemos a la opción Presentación Interacción - Se nos abrirá la ventana que se muestra aquí, con distintas opciones (algunas muy

interesantes). Pasamos a describirlas.

● Ir a la diapositiva anterior, siguiente, primera, última: al hacer clic en la presentación sobre el objeto, nos enviará directamente a la diapositiva que le hayamos especificado.

● Ir a página u objeto: nos envía a una diapositiva concreta de la presentación o a un objeto. Si queremos que vaya a un objeto, antes habría que nombrarlo (se hace así: se selecciona y se hace clic con el botón derecho del ratón para elegir Nombrar objeto).

● Ir al documento: nos permite abrir un documento cualquiera, que podemos buscar haciendo clic en el botón Buscar y seleccionándolo en la carpeta donde se encuentre. Si se trata de otra presentación en Impress, nos da la posibilidad de indicar la diapositiva donde se abriría; también podríamos abrir, por ejemplo, un documento de texto, o una hoja de cálculo,...

● Reproducir sonido: hace lo propio cada vez que se pulsa el objeto en la presentación.● Ejecutar programa o macro: inicia el programa o la macro que deseemos y

previamente hayamos indicado. Supongamos, por ejemplo, que estamos introduciendo un tema sobre las estrellas y deseamos colocar un botón que abra un programa sobre la posición de las estrellas en cada época del año para realizar prácticas. Lo podemos hacer con esta opción.

● Finalizar presentación: termina la presentación y volvemos a la ventana de edición de Impress.



Antes de pasar al siguiente y último punto, una receta sencilla para el uso de los botones. En determinadas opciones de interacción, el objeto que hemos utilizado como botón queda "enlazado" siempre al vínculo que le hemos indicado, apareciendo una mano cada vez que nos acercamos al objeto en el modo Normal; esto nos impide realizar una tarea básica como es seleccionarlo. Para ello, hay que presionar la tecla ALT y hacer clic sobre el objeto; de esta forma quedará seleccionado.


En una de las diapositivas vamos a crear un botón para finalizar la presentación. También vamos a crear en la primera un botón que nos lleve a la última.



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