gua tcnica actualizada enero-13-2010

SAN LUIS POTOSI, S.L.P., ENERO DE 2010

DIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE

Manuales de OrganizaciónManuales de Organizacióny Procedimientos

Tercera Versión

Dirección de Organización y Métodos

I n d i c e

página

I. Presentación 1

II. Objetivo de la Guía 2

III. Políticas Generales 3

IV. Concepto del Manual de Organización 6

V. Contenido del Manual de Organización 7

VI. Elaboración del Manual de Organización 8

VII. Concepto del Manual de Procedimientos 24

VIII. Contenido del Manual de Procedimientos 25

IX. Elaboración del Manual de Procedimientos 26

X. Vocabulario Organizacional 53

XI. Instrumentación 59

XII. Respaldo Informático 61

XIII. Autorización 62

Diagrama de flujo para la elaboración del Manual de Procedimientos 63

I. Presentación

1Dirección de Organización y Métodos

La Ley Orgánica de la Administración Publica del Estado de San Luis Potosí, en su artículo 41, fracción III, señala que le corresponde a la Oficialía Mayor coadyuvar con las diversa dependencias del Ejecutivo en la elaboración de manuales de Organización y Métodos, emitiéndose para la observancia de las dependencias y entidades la presente Guía en la que se establece el contenido básico que debe llevar la elaboración o actualización en su caso, de los manuales de organización y procedimientos.

La Oficialía Mayor del Poder Ejecutivo encomendó a la Dirección de Organización y Métodos el diseño de la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización y Procedimientos, con el propósito de establecer un criterio uniforme para la realización por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, de los Manuales de Organización y Procedimientos.

La mejor forma de dar a conocer la estructura y funcionamiento de una Dependencia o Entidad, es a través de su Manual de Organización y Procedimientos, ya que proporciona de manera ordenada y sistemática, las bases para recopilar información referente al marco jurídico, estructura orgánica, misión, objetivos, funciones y demás datos, permitiendo alcanzar una mayor congruencia entre las estructuras organizativas y los procedimientos técnicos y administrativos que se desarrollan en cada área de las instituciones públicas.

Esta Guía Técnica también establece las políticas generales para la realización de los Manuales de Organización y Procedimientos, el contenido de los mismos y la formulación de cada uno de los puntos que lo integran, con ejemplos prácticos que serán de utilidad para el usuario.

Es importante para las Dependencias y Entidades que elaboren sus manuales de la manera establecida en la Guía Técnica, con el propósito de documentar, uniformar y controlar las actividades que se realizan en la administración pública.

La Dirección de Organización y Métodos dará el Vo.Bo. a los manuales, una vez que cumplan con la metodología establecida, además de ser aplicables en su operatividad. Informando al titular de la dependencia o entidad mediante oficio, que los mencionados manuales cumplen con los lineamientos establecidos para que los remitan y proceder a registrarlos.

Construir un marco de referencia que norme de manera uniforme la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, para reflejar en forma clara y fidedigna de la organización vigente.

II. Objetivo de la Guía


III. Políticas Generales


Los Manuales de Organización y Procedimientos serán elaborados sobre la base de lo establecido en esta Guía, la estructura y funciones autorizadas por la Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal y el Reglamento Interior de cada dependencia o entidad.

De conformidad al decreto que faculta al Oficial Mayor para autorizar, conjuntamente con los secretarios del Despacho y titulares de las diversas Dependencias y Entidades descentralizadas del Poder Ejecutivo, sus respectivos manuales de organización y procedimientos, publicado en el Diario Oficial del Estado, con fecha del 18 de Junio del 2001.

Para lo cual los titulares de las dependencias y entidades y los encargados de cada dirección o unidad a su cargo, son responsables de la elaboración de sus Manuales de acuerdo a la metodología y fechas establecidas por la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor.

Es indispensable elaborar en primer lugar el Manual de Organización pues constituye el marco de referencia del Manual de Procedimientos.

La Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, brindará la asesoría requerida durante la elaboración de los Manuales respecto a forma, diseño y contenido, vigilando la aplicación correcta de la metodología establecida en esta Guía, con la finalidad de mantener una uniformidad institucional.

Los Manuales se documentarán en las diferentes aplicaciones de windows (word, excel. power point) de acuerdo a los formatos establecidos por la Dirección de Organización y Métodos, mismos que les proporcionarán para su formulación.

Se recomienda utilizar un vocabulario sencillo y de uso cotidiano en la Administración Pública Estatal, para facilitar el entendimiento del Manual, ya que su uso no es exclusivo de la dependencia o entidad, sino también por personal externo que acude a realizar trámites oficiales o de su interés.

Concluidos los manuales y antes de su impresión definitiva, deberán presentarlos a la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, donde serán sujetos a una ultima revisión.

Al obtener el Vo.Bo. de la Dirección de Organización y Métodos, se procederá a su impresión en tres tantos.


Los Manuales de Organización y Procedimientos, deberán contar con la validación de los titulares de las áreas, revisados por la Dirección de Organización y Métodos y autorizados en forma conjunta por el Oficial Mayor y el titular de la dependencia o entidad.

El área designada por el titular deberá de coordinar y asesorar a cada una de las unidades administrativas que conforman la dependencia o entidad, cumpla con la elaboración y actualización de los manuales de organización y procedimientos en los tiempos y con la metodología establecida.

La Contraloría Interna podrá auditar la operación sobre los manuales de organización y procedimientos de las unidades administrativas, verificando que las funciones y procedimientos correspondan a la actividad que le compete a cada unidad de acuerdo a lo establecido en los mismos y en el reglamento interior de la dependencia o entidad correspondiente

Integración de los ManualesIntegración de los Manuales

La integración física de los Manuales será mediante hojas sustituibles y se integrarán en carpetas color blanco, tamaño carta de tres argollas y la medida del grosor será en proporción al volumen de la documentación a integrar.

Al inicio de cada sección se incluirá un separador con el numero que corresponda a la misma.

Las hojas que integran los manuales deberán de cubrirse con protectores de hojas para conservar el buen estado de las mismas.

Es importante que se integre en carpeta de tres argollas a efecto de incorporar ajustes o actualizaciones parciales, a fin de que las hojas que resulten afectadas por cambios o modificaciones sean sustituidas por las nuevas hojas editadas.

Las direcciones o unidades de las dependencias o entidades reportarán y presentarán las modificaciones o actualizaciones que se realicen en los manuales autorizados y registrados, a la Dirección de Organización y Métodosde acuerdo al procedimiento que determine esta misma dirección.




Presentación de los Manuales para su autorización y registro.

Las dependencias o entidades una vez que se le soliciten los manuales para su autorización y registro, deberán emitir tres ejemplares en original e integrados a carpetas tamaño carta de tres argollas color blanco, al inicio de cada sección se incluirá un separador con el numero que corresponda a la misma y un respaldo en CD de la información y remitirlos a la Dirección de Organización y Métodos, con oficio en el que se hará referencia al numero de oficio de autorización por parte de Oficialía Mayor.

Distribución de Manuales Autorizados.

Los manuales una vez autorizados y registrados se distribuirán de la forma siguiente:

- Dirección General , Dirección de Área (según corresponda)- Area Administrativa de la Dependencia, Entidad o Unidad que señalen estas. - Dirección de Organización y Métodos.

A partir de la autorización y registro del manual de procedimientos, seráresponsabilidad de cada unidad la difusión, implantación y la actualización permanente de dicho instrumento.

Custodia de Respaldos de Manuales.

Cada Dirección será responsable de la custodia los Manuales de Organización y Procedimientos, autorizados y registrados así como también de las actualizaciones y modificaciones que se vayan generando en la operación.

La Dirección de Organización y Métodos será la encargada de custodiar los respaldos físicos y magnéticos de los manuales de organización y procedimientos autorizados y registrados.

GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DEL

Manual de OrganizaciónManual de Organización

Enero de 2010

IV. Concepto del Manual de Organización

CONCEPTOCONCEPTO

El manual de organización es un medio valioso para la comunicación, y sirven para

registrar y transmitir la información, respecto a la organización, y funcionamiento de

la dependencia o entidad; es decir, entenderemos por manual de organización en

general el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información

y/o las instrucciones sobre historia, organización, política de una institución, que se

consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

Es un documento oficial que describe claramente la estructura orgánica y las

funciones asignadas a cada puesto de una organización, así como las tareas

específicas y la autoridad asignada.

Se define como una herramienta o instrumento de trabajo, y consulta en el que se

registra y actualiza la información detallada, el marco jurídico-administrativo, objetivo,

estructura orgánica, organigrama que representa en forma esquemática la estructura

de la organización, las funciones de los órganos que integran una unidad

administrativa, los niveles jerárquicos, responsabilidad, así como las líneas de

coordinación existentes, que esquematiza y resume la organización de una unidad

responsable.

Es por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones

orgánicas que se dan entre las unidades administrativas de una dependencia o

entidad, enunciando sus objetivos y funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo

al funcionamiento administrativo.

Dirección de Organización y Métodos 6

V. Contenido del Manual de Organización


La estructura del Manual de Organización se integrará con las siguientes secciones:

Contenido del manual.

1. Introducción.

2. Directorio.

3. Legislación o base legal.

4. Misión.

5. Estructura orgánica.

6. Organigrama.

7. Descripción de funciones

8. Autorización.

9. Control de actualizaciones.

Para la elaboración de sus Manuales de Organización, las dependencias y entidades se apoyarán en las especificaciones, orientaciones y ejemplos que se detallan más adelante, diseñados en forma práctica para que el responsable de preparar el anteproyecto del área correspondiente no tenga problema alguno.

Sin embargo, en el caso de que existiera alguna duda, se recomienda solicitar cita a la Dirección de Organización y Métodos, para hacer las aclaraciones pertinentes.

VI. Elaboración del Manual de Organización

PORTADA DEL MANUALPORTADA DEL MANUAL

La portada del manual contendrá los siguientes datos, la cual deberá de insertarse al frente de la carpeta de tres argollas color blanco.

a) Logotipo Oficial de la Dependencia o Entidad correspondiente.b) Nombre de la unidad administrativa para la que fue elaborado el manual. c) Nombre de la unidad para la que fue elaborado el manual.d) Título: Manual de Organización.e) Aplicado a: (nombre de la unidad o departamento para la que fue elaborado).f ) Lugar y fecha de culminación. (mes y año)

Nota:Nota:

Nombre de la Unidad Orgánica responsable de la elaboración del Manual. Cuando sea la misma Unidad que elabore el manual, se omitirá este punto, porque ya se menciona en el inciso e).

8

DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

DIRECCION DE ADMINISTRACIONDE RECURSOS HUMANOS

MANUALde Organización

APLICADO A:SUBDIRECCION DE REMUNERACIONES


Fuente Arial (14) negrita mayúscula centrada


Fuente Arial (40) negrita mayúscula izquierda

Fuente Arial (40) negrita mayúscula y minúscula



Colocar el logotipo institucional de Gobierno del Estado con el nombre de la dependencia o entidad correspondiente

Documento elaborado en Power Point

a)

b)

c)

d)

e)

f)


Nombre de laDependencia o entidad

Franja con efectos de relleno color negro y gris 40%


CONTENIDOCONTENIDO

Contendrá la relación de las siguientes secciones que forman parte del documento. A

la derecha del nombre de cada enunciado se anotará el numero de la sección de

cada apartado, como se ilustra a continuación.

9

Fuente Arial (20) mayúscula negrita, cursiva

Fuente Arial (12) negrita mayúscula y minúscula



Sección

C O N T E N I D O

Franja color gris 40%

Introducción 1

Directorio 2

Legislación o Base Legal 3

Misión. 4

Estructura Orgánica 5

Organigrama 6

Descripción de funciones 7

Autorización. 8

Control de Actualizaciones 9


I. INTRODUCCIONI. INTRODUCCION

En esta sección se describirán en forma breve, los propósitos básicos que se

pretenden alcanzar con el Manual; incluirá información sobre su ámbito de aplicación,

a quién va dirigido, cómo se utilizará y cómo y cuándo se harán actualizaciones del

mismo.

Con el fin de estandarizar el contenido de este punto se elaboró el siguiente modelo:

10

I N T R O D U C C I O N Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva

Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula normal


El presente manual se elaboro con el objeto de que los servidores públicos del Gobierno del Estado cuenten con una fuente de información que les permita conocer la organización de la Dirección de Administración de Recursos Humanos, adscrita a la Dirección General de Recursos Humanos, así como las funciones a su cargo.

Este documento presenta la Estructura Orgánica actualizada y autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y funcionamiento, los objetivos que tienen encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos.

Además el manual de organización facilita a los trabajadores y servidores públicos el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos.

La aplicación del presente manual es únicamente para el personal que integra la Dirección de Administración de Recursos Humanos, será la misma la responsable de actualizar o modificar su contenido.

Dada la naturaleza dinámica de Gobierno del Estado, es necesario que cualquier cambio que se presente en la organización de las áreas, se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener actualizada la Estructura Orgánica de la Administración Pública Estatal.

Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula negrita, cursiva

Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula negrita, Cursiva



11

D I R E C T O R I O

SECRETARIO DE…………..

DIRECTOR GENERAL DE….

DIRECTOR DE AREA DE…Nombre del Director.

SUBDIRECTOR DE…Nombre del Subdirector.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE…Nombre del Jefe de Departamento.

Fuente Arial (20) negrita cursiva, mayúscula

Fuente Arial (12) negrita mayúscula



Fuente Arial (12) negrita mayúscula Fuente Arial (12) normal mayúscula y minúscula

2. DIRECTORIO2. DIRECTORIO

Contendrá la relación de los Servidores Públicos de nivel Titular hasta Jefe de

Departamento o su equivalente tabular que se encuentren en función en la unidad de

que se trate, señalando en orden jerárquico los cargos que ocupen.

En el caso del titular de la dependencia o entidad anotar únicamente el cargo, de

igual forma el Director General para los manuales de Direcciones o Subdirecciones

de Área.


3. LEGISLACION O BASE LEGAL3. LEGISLACION O BASE LEGAL

Contendrá una relación cronológica de los principales ordenamientos jurídicos de los que se derivan las atribuciones de la Unidad Administrativa, así como de las disposiciones administrativas que regulan su operación y funcionamiento, separando aquellas que se refieran al marco normativo externo de los que constituyen el marco interno.

La relación de los ordenamientos jurídico-administrativo habrá de seguir un orden jerárquico descendente, según se muestra.

a) Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanosb) Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosíc) Ley Orgánica de la Administración Pública Estatald) Decretose) Reglamentosf) Acuerdosg) Circulares u oficiosh) Documentos normativos administrativos.

12

LEGISLACION O BASE LEGAL

Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación de la Dirección de Administración de Recursos Humanos son los siguientes:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí.

Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal.

Decreto Número…

Reglamento Interior de Oficialía Mayor.

Acuerdo Administrativo de fecha…

Circular Número… etc.




Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula negrita



13

M I S I O N

Establecer y operar las políticas de funcionamiento de las dependencias de la Administración Pública Estatal, gestionando la adquisición y provisión oportuna de los Recursos Humanos y Materiales para el adecuado desempeño de sus atribuciones, así como vigilar el desempeño de las relaciones laborales y las condiciones de trabajo de sus trabajadores.





4. MISION4. MISION

Representa la naturaleza, propósito y razón de ser de una Dependencia o Entidad. Responde al cuestionamiento del “por qué” de la Dependencia o Unidad Administrativa, siendo de orden filosófico, mientras que el Objetivo responde al “qué”realiza y “para qué”. Los procesos, políticas y funciones responden al “cómo” se desarrolla el órgano y son de orden práctico.

Lineamientos para establecer la Misión:Lineamientos para establecer la Misión:

La Misión debe ser expresada en términos de producto o servicio.Sienta las bases necesarias para la definición de los objetivos.Responde al “por qué” existe la Dependencia, Entidad o Unidad Administrativa, nolo que está realizando en este momento.Proporciona orientación para la planeación de estrategias.Clarifica el verdadero ámbito de competencia de la Dependencia o Entidad.


14

ESTRUCTURA ORGANICA

1.0 Oficialía Mayor.

1.1. Dirección General de Recursos Humanos.

1.1.1 Dirección de Administración de Recursos Humanos.

1.1.1.1 Subdirección de Movimientos de Personal.

1.1.1.2 Subdirección de Remuneraciones.





5. ESTRUCTURA ORGANICA5. ESTRUCTURA ORGANICA

Contendrá una relación de las principales Unidades Administrativas que conforman la dirección, ordenadas conforme a la siguiente secuencia:

a) Secretaría.b) Dirección General.c) Dirección del Área.d) Subdirecciones.e) Jefaturas de Departamento.

La descripción de la estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al titulo o nominación de las unidades administrativas.

Hasta nivel Jefatura de Departamento



Director Administrativo

Pedro Gonzalez MartínezDirector de Área (15)

Secretaria del Director

Mercedes López DuránJefe de Sección (10)

Almacén

Contabilidad

Margarita Trejo MoralesPolicía A (08)

Honorarios Asimilables a Sueldos, Línea guión punto punto color rojo

Personal de Seguridad línea tipo guión, punto color gris 50%

Personal de Base sindicalizable 01-13 Línea tipo sólido de color negro

Personal de Confianza, línea tipo guión de color verde.

6. ORGANIGRAMA6. ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica que corresponde a la descripción de la estructura orgánica, en lo referente al nombre del puesto y de quien lo ocupa.

TIPO TIPO VERTICALVERTICAL

Para los Manuales de Organización de las áreas de la Administración Pública Estatal, se utilizarán organigramas de tipo Vertical.

Serán utilizados rectángulos de iguales dimensiones con sombra, para representar cada una de las casillas de los puestos que conforman las Unidades Administrativas.

Marcar los rectángulos con el tipo de línea y color asignado que especifique el tipo de relación laboral.

Nombre del puesto de acuerdo a la función que se desempeña.

Nombre de la persona que desempeña la función y nombramiento que ostenta.

Se deberán de elaborar cada rectángulo con las líneas establecidas según corresponda a la categoría, así como el color asignado a cada una.



El C._________________________, titular administrativo de ______________________________, Certifica que el presente organigrama refleja el personal, así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente al mes de ________ del año _____.

Firma:________________________

Nombre completo del Titular Administrativo

Nombre de la Dependencia o Entidad

Firma de Certificación del Titular Administrativo

CERTIFICACION DEL ORGANIGRAMACERTIFICACION DEL ORGANIGRAMA

El organigrama deberá contener un recuadro en la parte inferior derecha, en el que se registrar el nombre y firma del titular administrativo de la Dependencia o Entidad, quien certifica que el organigrama refleja el personal, así como los puestos y nombramientos que integran la estructura.

Es importante que los titulares administrativos verifiquen la información antes de proceder a su autorización, ya que cualquier omisión o variación en los organigramas que repercuta en la operación de la dependencia o entidad correspondiente, será bajo su responsabilidad.

Ejemplo:


6. ORGANIGRAMA6. ORGANIGRAMA


Director Administrativo

Pedro Gonzalez MartínezDirector de Área (15)

Secretaria(05)

Secretaria del Director

Mercedes López DuránJefe de Sección (10)

Subdirector de Recursos Humanos y Materiales

Carlos Contreras OrtizSubdirector (14)

Conmutador

Teresa Rangel LópezSecretaria de Secretario (10)

Oficial Mayor

Subdirector de Recursos Financieros

José Robles MendozaSubdirector (14)

Recursos FinancierosDaniela Hdez. Coronado Auxiliar en Contabilidad

(07)Com. SEDESORE

ConmutadorAngeles Nava Hernández

Dibujante (05)

Almacén

José Guzmán Oropeza Policía A (08)

Recursos Humanos

Raúl Monjaras Guerra Jefe de Oficina (12)

Manuel Bravo AdamsAuxiliar Administrativo (05)

MensajeroAngel Díaz Compean Mozo de Oficina (02 )

IntendenciaIsaías Moreno PérezJefe de Grupo (08)

Contabilidad

Dirección Administrativa

Auxiliar de Recursos Humanos

Nombre de la función que desempeña, Fuente Arial negrita mayúsculas y minúsculasNombre completo del trabajador, Fuente Arial normal mayúsculas y minúsculas

Nombramiento (categoría y nivel anotar entre paréntesis el nivel que le corresponde al nombramiento) Fuente Arial normal mayúsculas y minúsculas

Se solicita que la información la elaboren de acuerdo a la forma y al tipo el cual se está ejemplificando.

Cuando se trate de personal comisionado de otra dependencia indicarlo de acuerdo a este ejemplo.

ORGANIGRAMA

Titulo de la Unidad Administrativa Fuente Arial 12 Mayúscula y Minúscula, negrita cursiva.

Únicamente anotar el cargo del titular de la dependencia o entidad


El C._________________________, titular administrativo de ______________________________, Certifica que el presente organigrama refleja el personal, así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente al mes de ________ del año _____.

Firma:________________________Total :17

11 Personal de Base

03 Personal de Confianza

01 Honorarios Asimilable a Sueldos

01 Personal de Seguridad

En el caso de personal por honorarios asimilables a sueldos, únicamente se anotara el nombre de la función o posición.



7. DESCRIPCION DE 7. DESCRIPCION DE FUNCIONESFUNCIONES

Deberá de tomarse en cuenta los siguientes aspectos.

a) Describir las funciones del puesto independientemente del nombramiento que ostente el ocupante.

b) Las descripciones deberán de ordenarse de izquierda a derecha de acuerdo a como aparecen en el organigrama.

c) En este punto del Manual se describirán los objetivos y funciones de cada uno de los puestos o posición dentro de las áreas representadas en losorganigramas, considerando lo siguiente:

LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER LOS OBJETIVOS.LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER LOS OBJETIVOS.

Con el fin de proporcionar orientaciones concretas que permitan simplificar la definición de los objetivos, hay que considerar que éstos corresponden a la unidad impersonal (Secretaría, Dirección, etc.) de que se trate y no al titular de la misma, y efectuar su redacción con homogeneidad dotándolos de información necesaria, de acuerdo a las siguientes recomendaciones:

Procurar contar con opiniones diversas, sobre todo si existen puntos de vista que representan ángulos distintos o complementarios.

Procurar la integración de un objetivo para cada una de las áreas de actividades relacionadas con el cumplimiento de la Misión.

Analizar y verificar que todos los objetivos definidos aporten una contribución sólida y asuman un papel clave por constituir la guía fundamental de las actividades que se desarrollan en la Dependencia o Entidad.

Iniciar la definición del objetivo con un verbo en infinitivo (ejemplo: planear, coordinar, evaluar, etc.) para uniformar su redacción y evitar alusiones personales respecto al logro del mismo.

Especificar con claridad la finalidad que pretende el área, es decir, establecer el “qué” y el “para qué”, teniendo cuidado de no aludir al “cómo” ni a los medios necesarios para llevarlo a cabo, pues esta cuestión será contemplada en la descripción de las funciones.

Cuidar que en la redacción del objetivo se haga referencia al estado futuro deseado, no expresándolo como una acción, ya que ésta última suele asociarse al medio y no al fin, además de corresponder a una función.

Definirlos en tal forma que resulten prácticos y razonablemente factibles.



Verbo Sujeto PredicadoAsesorar

19

a funcionarios públicos

en el desarrollo de proyectos de mejoramiento administrativo e instrumentos de organización del trabajo que permitan fortalecer el funcionamiento de dependencias y entidades

LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER LAS FUNCIONES.LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER LAS FUNCIONES.

Una función es definida como el conjunto de actividades afines y relacionadas entre sí, necesarias para lograr los objetivos establecidos y de cuya ejecución es responsable el titular de cada una de las direcciones o unidades que integran la dependencia o entidad correspondiente.

Con el fin de facilitar la correcta redacción y presentación de las funciones, a continuación se detalla una serie de puntos como base para encauzar y simplificar la realización de esta tarea:

Describir las funciones de tal manera que se planteen como un proceso para alcanzar el objetivo (sin mencionarlo). La redacción de los verbos se iniciará en infinitivo (ejemplo: apoyar, archivar, distribuir, elaborar, etc.).

La estructura de una función se realizará de conformidad con la regla “verbo, sujeto y predicado”.

Ejemplo:“Asesorar a funcionarios públicos en el desarrollo de proyectos de mejoramiento administrativo e instrumentos de organización del trabajo, que permitan fortalecer el funcionamiento de dependencias y entidades”.

Evitar la tendencia a la descripción excesiva de las funciones, proporcionando con ello su automatización y llegar a un grado en el que la descripción abarque actividades u operaciones asociadas a los puestos de trabajo existentes en otros niveles.

Redactar las funciones genéricamente de tal modo que una de ellas pueda contener dos o más funciones específicas de la misma Unidad Administrativa.

Representar las funciones específicas de cada puesto en lista, jerarquizándolas y ordenándolas de acuerdo con el proceso general de trabajo, o con la importancia que revistan, a la secuencia de las etapas del macroproceso que describen el quehacer de la Dependencia o Entidad.

Evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, óptimo, etc., ya que estos requisitos deben estar implícitos en el desarrollo de la función y resultan ser una obligación del titular del área que se trate.

Procurar que las funciones no sean repetitivas en la misma área, o que se incluyan unas dentro de otras, de modo total o parcial; o bien, que las funciones de una Dirección General sean incluidas literalmente a las que corresponden a las Direcciones de Área, y de éstas a las Subdirecciones, etc.

Al termino de cada descripción de funciones anotar la frase. Estas funciones son enunciativas más no limitativas.


20

SECRETARIA- RECEPCIONISTA

OBJETIVO

Atender a funcionarios, servidores públicos y personas en general que soliciten audiencia con el Oficial Mayor.

FUNCIONES

Recibir a las personas que soliciten audiencias con el Oficial Mayor, registrando su visita en el control de audiencias.

Revisar y recibir la documentación remitida al Despacho.

Registrar y asignar un número de control a la correspondencia recibida.

Elaborar formatos de correspondencia.

Turnar la correspondencia a las áreas correspondientes .

Archivar los controles de correspondencia turnada para futuras aclaraciones.

Archivar y controlar la correspondencia recibida en el Despacho.

Atender y canalizar llamadas telefónicas a los interesados.

Estas funciones son enunciativas más no limitativas.


Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula normalCada función deberá contener la viñeta que semuestra en el ejemplo.

Fuente Arial (12) mayúscula, negrita cursiva


Fuente Arial (12) negrita mayúscula cursiva


Directivo Fuente Arial (12) may. y min. negrita centrado

Fuente Arial (12) may. y min. normal centrado

En cada hoja de la descripción de funciones, deberá contener alcalce el recuadro de firmas.

a) Nombre completo y firma del Servidor Público que desempeña el puesto.

b) Nombre completo y firma del directivo responsable de la unidad a la cual se encuentra adscrito el puesto o posición.

Fuente Arial (12) negrita mayúscula cursiva, posición central, deberá ser el nombre igual al asentado en el organigrama

Ejemplo : Director Administrativo

a) b)

(CONTINUA)

DESCRIPCION DE DESCRIPCION DE FUNCIONESFUNCIONES

Describir el objetivo del puesto así como las funciones operativas que están bajo la responsabilidad del mismo, de acuerdo como se muestra en el siguiente modelo. Describir 8 funciones operativas como mínimo por cada puesto.

DESCRIPCION DE FUNCIONES

Responsable


8.8. AUTORIZACIONAUTORIZACION

Para la debida formalización de los Manuales de Organización es necesario que cuenten con la validación de los titulares de la dirección o unidad de la dependencia o entidad a que correspondan, la revisión por parte de la Dirección de Organización y Métodos y la autorización del Oficial Mayor en coordinación con el titular de la dependencia o entidad.

21

AUTORIZACION

RESPONSABLE DE LA FORMULACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION

Nombre completo y firmaNombramiento del Director

General del Área

Cargo del titular de la dependencia o entidad

Nombre completo y firma delTitular de la dependencia o entidad

Nombre completo y firma Nombramiento del Director

del Área

Oficial Mayor

Nombre completo y firma del Oficial Mayor


Nombre completo del servidor publico y nombramiento, Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula negrita



Nombre completo del servidor publico y nombramiento, Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula negrita


AUTORIZAN

Nombre completo y firma Director de Organización y Métodos

REVISO

Nombre completo del servidor publico, Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula y negrita





22

ACTUALIZACION

______________________FECHA

___________________________________________________a) Parte del Manual que se Actualiza

___________________________________________________

___________________________________________________b) Hoja (s) que se modifica (n):

___________________________________________________

(Responsable de la Unidad de

la Dependencia)

(Dirección de Organización y

Métodos)

(Oficial Mayor)

Fuente Arial (12) mayúscula negrita





Nombre completo de cada servidor publico, FuenteArial (12) mayúscula y minúscula negrita

REVISO



(Titular de la Dependencia)

CONTROL DE ACTUALIZACIONES

AUTORIZANFORMULO

9. CONTROL DE ACTUALIZACIONES9. CONTROL DE ACTUALIZACIONES

En este apartado se llevará un control por orden cronológico de las actualizaciones que se hagan al Manual, anotando los nombres y firmas de los funcionarios que las aprueben y autoricen.

El Manual de Organización deberá actualizarse cuando se presenten modificaciones en la estructura orgánica, las atribuciones, funciones; o cuando cambien de personal.

Los manuales que por su contenido sean muy extensos y que por su naturaleza sufran modificaciones frecuentemente, solo se presentaran la hoja de actualización así como las que sufrieron cambios, las impresiones deberán ser en tres tantos.

Si las modificaciones o acumulación de estas representan mas del 25% del contenido del manual, este deberá será impreso en su totalidad.


INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA HOJA DE CONTROL DE ACTUALIZACIONESINSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA HOJA DE CONTROL DE ACTUALIZACIONES


Nombre y firma del Director de Organización y Métodos

Fecha para registro de la actualización

Especificar que sección del manual es la que se actualiza

Numero de hojas que se modifican

Nombre y firma del responsable del área que corresponde el manual actualizado

Nombre y firma tanto del titular de la Oficialía Mayor y el Titular de la Dependencia o entidad responsable del manual


ACTUALIZACION

FECHA

PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA

HOJA (S) QUE SE MODIFICA(N)

FORMULO REVISO AUTORIZAN

GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DEL

Manual de ProcedimientosManual de Procedimientos

Enero de 2010

VII. Concepto del Manual de Procedimientos


CONCEPTOCONCEPTOEl manual de procedimientos es un instrumento que establece los mecanismos esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo.

En él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar las unidades, su intervención en las diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de participación; finalmente, proporciona información básica para orientar al personal respecto a la dinámica funcional de la organización.

Es por ello, que se considera también como un instrumento imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el usuario, con relación a los servicios que se le proporcionan.

En este sentido, se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo, así como los medios utilizados para la consecución de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecución, seguimiento y evaluación del desempeño organizacional.

Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización y mejora, mediante la simplificación de los procedimientos que permitan el desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas.

Procedimiento:Es la narración escrita en orden cronológica y secuencial de cada una de las actividades que se ejecutan para concretar un resultado determinado, en respuesta al cumplimiento del objetivo del procedimiento y con apego en sus propias normas o políticas de operación.

Esta definición esta apoyada en la metodología y conjunto de técnicas, para que sea lo más explícita posible, comprensible, asimilable y, en su caso transmisible con fines de formación, capacitación o actualización del personal y, en su caso, de los clientes o usuarios.

VIII. Contenido del Manual de Procedimientos


CONTENIDOCONTENIDO

El Manual de Procedimientos contendrá los siguientes apartados:

Portada de presentación.

1. Objetivo del manual

2. Consideraciones

3. Carátula de identificación del manual

4. Políticas generales.

Procedimientos:

Nombre de cada procedimiento de los cuales deberán de integrarse con los siguientes apartados asignándole un número consecutivo a partir del número cinco.

a) Carátula de presentación del procedimiento.b) Política y norma de operación por procedimiento.c) Descripción del procedimiento.d) Diagrama de flujo.e) Anexos. (en los casos que se utilicen)

5. Catálogo de formas.

6. Glosario.(términos organizacionales o de aspecto técnico)

7. Inventario de procedimientos.

8. Autorización.

9. Control de actualizaciones.

IX. Elaboración del Manual de Procedimientos

Antes de elaborar el Manual de Procedimientos, es importante realizar una revisión de los procesos que se llevan a cabo en las Unidades, para determinar deficiencias, errores, retrasos y duplicación en las funciones que se desarrollan, documentando formalmente, de esta manera, los procedimientos que deben ejecutarse para la realización de las actividades.

La planeación de las actividades se llevará a cabo de la siguienLa planeación de las actividades se llevará a cabo de la siguiente manera: te manera:

Seleccionar el procedimiento que se va a estudiar.

Integrar un grupo constituido por un responsable de la dependencia o entidad y personal del área involucrada en el procedimiento a analizar.

Establecer un calendario de seguimiento (Gráfica de Gantt) definiendo fechas de las reuniones, plan de entrega, posibles modificaciones de los objetivos marcados por el plan, revisión, autorización e implantación.

Desarrollar las siguientes actividades:

1. Recopilar información (leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, circulares, informes sobre estudios anteriores de organización y métodos, esquemas de organización, lista de puestos o posiciones, reglamento interior).

2. Analizar los procesos que ejecuta cada Unidad Administrativa que conforma el área en estudio, qué otras áreas de la dependencia o entidad se encuentran implicadas en el proceso y cuál es su intervención.

3. Aplicar la técnica Diagrama de Flujo. Esta técnica es empleada para identificar y estudiar detalladamente los pasos de un proceso a fin de determinar cuál de ellos puede eliminarse, cambiar de secuencia, combinar, simplificar, o subdividir, y así aumentar la eficiencia de dicho proceso. También este diagrama muestra de manera simple y concisa todos los elementos de un trabajo y los clasifica según su naturaleza.

4. Recopilar la información escrita y proporcionada oralmente a través de entrevistas por el personal involucrado.

5. Integrar la totalidad de formatos utilizados en el procedimiento y describir sus características y objetivos.

6. Recabar la descripción de puestos de cada persona que labora en la Unidad, apoyándose en el mismo personal que las elabore, para posteriormente validarlas de acuerdo a los procesos y responsabilidades asignados.

7. Analizar críticamente la información recopilada, identificar cuáles son los principales problemas que rodean al procedimiento para su ejecución, mediante el análisis y depuración de la misma, con el propósito de facilitar el manejo de lo que debe incluirse en el contenido del manual.

8. Concluida la revisión realizar un informe en el que se propongan alternativas de solución de las deficiencias encontradas. Este informe deberá presentarse al titular de la unidad administrativa y al titular de la dependencia para obtener su autorización y posteriormente instrumentar el Manual de Procedimientos.

Para mejor comprensión se incluye Diagrama de flujo para la Elaboración de Manuales de Procedimientos. Ver anexo 1, pagina 63.



POLITICAS GENERALES PARA LA ELABORACION DE LOS MANUALES DE POLITICAS GENERALES PARA LA ELABORACION DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

1. En la elaboración, revisión e implantación de los procedimientos, deberá tomarse en consideración la participación del personal que resulte involucrado, los elementos materiales, el tipo de trabajo y los objetivos a alcanzar.

2. Los procedimientos se difundirán a todo el personal que resulte involucrado.

3. Todo procedimiento será fijado por escrito y con el diagrama de flujo correspondiente, acompañado con las formas impresas de papelería que se utilizan y el instructivo de llenado de los formatos respectivos.

4. Los procedimientos deben incurrir en el cómo, el quién y la forma de hacer las operaciones desde el punto de vista tiempo, esfuerzo y costo.

5. Los procedimientos estarán basados en hechos, no en opiniones, investigar las causas, no los efectos; atender razones, omitir excusas, no confiar en la memoria, preguntar constantemente y anotar.

6. Los procedimientos deben ser revisados cada vez que se realicen modificaciones.


28

PORTADA DEL MANUALPORTADA DEL MANUAL

La portada del manual contendrá los siguientes datos, la cual deberá de insertarse al frente de la carpeta de tres argollas color blanco.

a) Logotipo Oficial de la Dependencia o Entidad correspondiente.b) Nombre de la Unidad Administrativa para la que fue elaborado c) Nombre de la unidad para la que fue elaborado el manual.d) Título: Manual de Procedimientos.e) Aplicado a: (nombre de la unidad o departamento para la que fue elaborado).f ) Lugar y fecha de culminación. (mes y año)



MANUALde Procedimientos



Fuente Arial (14) mayúscula centrada negrita


Fuente Arial (40) mayúscula izquierda negrita

Fuente Arial (40) may. y min. Derecha negrita




a)

b)

c)

d)

e)

f)

Colocar el logotipo oficial de Gobierno del Estado con el nombre de la dependencia o entidad correspondiente



Franja con efectos de relleno color negro y gris 40%

29

CONTENIDOCONTENIDO

Relación por orden de importancia de los capítulos que conforman el Manual de

Procedimientos los cuales se deben de seccionar con separadores numéricos de

acuerdo al numero asignado, para una mejor localización y consulta del mismo.

C O N T E N I D O


Fuente Arial (20) mayúscula negrita cursiva






Franja color gris 40%

1. Objetivo del Manual.

2. Consideraciones.

3. Carátula de identificación del Manual.

4. Políticas Generales.

ProcedimientosIndicar el nombre de cada procedimiento el cual deberá contener la siguiente información y numerarlo en formaprogresivo otorgándole el numero consecutivo despuésde políticas generales y subsecuentemente darle continuidad con lo demás apartados.

a) Carátula de presentación del procedimiento.b) Políticas de operación del procedimiento.c) Procedimiento.

(Descripción de operaciones)d) Diagrama de flujo. e) Anexos.

5. Catálogo de formas.

6. Glosario.

7. Inventario de procedimientos.

8. Autorización.

9. Control de Actualizaciones.

30

O B J E T I V O

Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.

Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.

Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad de esfuerzos.

Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y las fugas de responsabilidad.

Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe de hacer y como se debe de hacer.

Es una fuente de información y adiestramiento para el personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades administrativas.

Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.






11. OBJETIVO DEL MANUAL. OBJETIVO DEL MANUAL

Determinar el objetivo que se pretende alcanzar, de tal manera que su definición deje clara y explícitamente el para qué se desarrolla.

Con el fin de estandarizar el contenido de este punto se elaboró el siguiente modelo, que será de uso general pues determina el objetivo que se busca al elaborar y aplicar el manual.

31

22. . CONSIDERACIONESCONSIDERACIONES

Se enuncia la razón de la elaboración del manual de procedimientos, así como el respaldo jurídico que lo sustenta y responsabilidad en cuanto su conservación, difusión, consulta y actualización del mismo.

CONSIDERACIONES Fuente Arial (20) mayúscula negrita, cursiva


Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula negritaLo que se indica con subrayado cursiva y subrayado





De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a la Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos de las dependencias del Ejecutivo.

El presente Manual es un instrumento que servirá para tomar decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta la Subdirección de Remuneraciones, dependiente de la Dirección de Administración de Recursos Humanos, adscrita a la Dirección General de Recursos Humanos. La que será responsable de su aplicación y actualización, así como de dar a conocer a sus colaboradores el contenido del mismo.

Los titulares administrativos de la dependencia o entidad serán los encargados de la custodia de los manuales así como del respaldo informático de los mismos.

La información contenida en este documento será complementada y enriquecida conforme las circunstancias lo requieran.

A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensable que su información se mantenga actualizada y que ésta reúna requisitos de viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es importante su enriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan en su aplicación.

32

CONSIDERACIONES

Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula negrita,cursiva y subrayado



La Dirección de Organización y Métodos será responsable de controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se llevan a cabo en el contenido del Manual.

La Subdirección de Remuneraciones tiene la responsabilidad de proporcionar la asesoría necesaria a las dependencias que lo requieran, respecto a su interpretación y aplicación.

El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto de incorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.

La Subdirección de Remuneraciones coordinará la impresión del Manual y será la responsable de su distribución.

El Manual debe interpretarse como un documento de consulta y observancia normativa.

Agradecemos a los funcionarios públicos su valiosa colaboración para el buen uso aplicación del Manual de Procedimientos.



Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula negrita,cursiva y subrayado


22. . CONSIDERACIONES (continua)CONSIDERACIONES (continua)


33

Fuente Garamond (18) may., negrita

Fuente Arial (22), estilo encabezado, Mayúscula negrita

Fuente Garamond (16) may. negrita

Fuente Arial (16), estilo encabezado, mayúscula . y minúscula negrita

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


Documento elaborado en Word

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:

Oficialía Mayor

UNIDAD:

Dirección de Administración de Recursos Humanos

FECHA DE ELABORACIÓN:

Febrero de 2010

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN:

Subdirección de Remuneraciones

Fuente Arial, (16), estilo encabezado, mayúscula y minúscula normal

Tipo de línea 4 1/2 punto

33. . CARATULA DE IDENTIFICACION DEL MANUALCARATULA DE IDENTIFICACION DEL MANUAL

Contendrá los siguientes datos:

a) Logotipo institucional de Gobierno del Estado con el nombre de la dependencia o entidad correspondiente.

b) Nombre de la unidad administrativa.

c) Nombre de la dependencia o entidad.

d) Nombre de la unidad la cual depende la unidad orgánica para la que fue elaborado.

e) Mes y año de culminación del manual.

f) Nombre de la unidad orgánica para la que fue elaborado.

a)

c)

d)

e)

f)


b)


MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

POLITICAS GENERALES DE OPERACION


1. DE LA SUBDIRECCION DE REMUNERACIONES

La Subdirección de remuneraciones es una unidad adscrita a la Dirección de Administración de Recursos Humanos encargada de recibir, verificar, autorizar y tramitar en forma centralizada las siguientes operaciones:- Incidencias;- Estímulos por puntualidad;- Anticipos de sueldo;- Contratos por servicios profesionales;- SAR;- FONACOT

2. DE LA RECEPCION DE DOCUMENTACIONEl personal de la subdirección y en caso de ausencia el subdirector serán los encargados de recibir la documentación para cualquier trámite en forma personal y en su caso aceptarla o rechazarla conforme a los lineamientos establecidos.

Si la documentación cumple con los requisitos de tiempo y forma, el personal no se podránegar por ningún motivo a recibir la documentación y llevar a cabo el trámite solicitado.

La recepción de la documentación por parte del personal de la subdirección no implica la autorización de los movimientos solicitados.

El personal de la subdirección, no recibirá por ningún motivo documentación o reclamaciones de personal ajeno al área administrativa de la Dependencia de que se trate.

Para la recepción de documentación, la Dirección de Administración de Recursos Humanos, expedirá anualmente el calendario de trámite el cual será entregado durante los primeros quince días del mes de diciembre a cada uno de los titulares administrativos de las dependencias del Poder Ejecutivo.

Revisó AutorizoFormuló

Fuente Garamond (18) mayúscula negrita



Fuente Arial (10) may. y min. normal


Títulos Fuente Arial (10) may. y min. negrita

Fuente Arial (10) may. y min. negrita

44.. POLITICAS GENERALESPOLITICAS GENERALES

Son lineamientos generales que guían a la unidad administrativa en el cumplimiento de su objetivo.

Es importante establecer las políticas generales ya que determinan los lineamientos principales que permean las decisiones de la unidad administrativa hacia las subunidades a su cargo.

34

Para uso exclusivo dela Dirección de Organización y Métodos

Información fuente Arial (10) may. y min. normal


Nombres, Fuente Arial (10) may. y min. normal

Dirección:Administración de Recursos Humanos Fecha de elaboración: Febrero 2010

Subdirección: Remuneraciones Hoja: 1


35

CARATULA DE PRESENTACION DEL PROCEDIMIENTOCARATULA DE PRESENTACION DEL PROCEDIMIENTO

a) Anotar el nombre completo del procedimiento.

b) Objetivo del procedimiento: Establecer el objetivo del procedimiento para que la dependencia tenga conocimiento del propósito a lograr. La redacción será clara, concisa y directa; comenzando con un verbo en infinitivo y evitando al máximo el uso de adjetivos calificativos.

c) Unidades de aplicación: Relacionar las unidades internas o externas que intervienen en el procedimiento por secuencia de aparición.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Fuente Garamond (18) mayúscula, negrita centrado

Fuente Arial (14) mayúscula, negrita Izquierda


Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula, Normal derecha

Fuente Garamond (16) mayúscula, negrita centrado

Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula, negrita centrado

Estilo de línea 4 1/2 punto


Fuente Arial (12) mayúscula y minúscula, normal derecha


a)



Contratación de Prestadores de Servicios

Autorizar y controlar la contratación de prestadores de servicios profesionales que ingresan a laborar bajo el régimen de Honorarios Profesionales (Contrato por tiempo determinado).

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

b)

Que intervienen en el proceso de contratos por honorarios:

c)

Subdirección de Administración de Recursos Humanos.

Dirección de Administración de Recursos Humanos.

Dirección General de Recursos Humanos.

Dependencias de la Administración Pública Centralizada.

UNIDADES DE APLICACION



a)

b)

c)

d)


POLITICAS DE OPERACION


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ANEXOOFICIO DE SOLICITUD DE TRAMITE A LA SECRETARIA DE FINANZAS

DEPENDENCIA: Oficialía MayorAREA: Subdirección de Remuneraciones

No. DE OFICIO: DARH/03/01FECHA: 18 de Febrero del 2010.

ASUNTO: Anticipo de Sueldo

Proceso

Solicita elaboraci ón de cursos para el Programa Anual de Capacitaci ó n (PAC)

Solicita elaboraci ón de cursos para el Programa Anual de Capacitaci ó n (PAC)

Director de Desarrollo Humano


Agenda cursos por instructor

33

Secretaria de la U. de Capacitaci ó n

Secretaria de la U. de Capacitaci ó n

Elabora oficio para la dependencia o entidad

Elabora oficio para la dependencia o entidad

Director deDesarrollo Humano

1


22Inicio

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

a)


Contratación de Prestadores de Servicios

Autorizar y controlar la contratación de prestadores de servicios profesionales que ingresan a laborar bajo el régimen de Honorarios Profesionales (Contrato por tiempo determinado).

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

b)

Que intervienen en el proceso de contratos por honorarios:c)

Subdirección de Administración de Recursos Humanos.

Dirección de Administración de Recursos Humanos.

Dirección General de Recursos Humanos.

Dependencias de la Administración Pública Centralizada.

UNIDADES DE APLICACION

e)


En este apartado, se integraran por procedimientos en el orden que a continuación

se presentan:

37

a) a) POLITICAS DE OPERACIONPOLITICAS DE OPERACION

Corresponden a los criterios, lineamientos o normas que dirigen el desarrollo de los procedimientos, así como las decisiones que deban tomarse para cumplir con los objetivos que se establecen para cada uno de ellos.

Las políticas son imprescindibles:Las políticas son imprescindibles:

1. Facilitan la delegación de autoridad.2. Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas

innecesarias que pueden hacer sus subordinados.3. Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas

actividades4. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.5. Indican al personal cómo deben actuar en sus operaciones.6. Facilitan la inducción del nuevo personal.

Su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista de tal forma que su interpretación sea uniforme.

Las polLas polííticas deberticas deberáán estar completas y bien definidas. n estar completas y bien definidas.

Desglosar todos los aspectos relacionados al tema elegido, no debe quedar ninguna duda acerca de “que”, “como” “quien” “cuando” “donde” y en que casos se pueden hacer las cosas. Para hacer clara una descripción de una política se requiere redactar un conjunto de ideas en párrafos.

Cada párrafo redactado contiene criterios y normas específicos de actuación por ejemplo, el personal de nuevo ingreso, todos los martes.

1. Las políticas dicen que hacer, y los procedimientos dicen en detalle y paso a paso como hacerlo.

2. Las políticas muestran lo que la Dirección ha decidido hacer en una situación determinada , los procedimientos formalizan la implantación de las políticas.

3. A través de las políticas se pueden desarrollar los procedimientos, a partir del desarrollo de procedimientos, se descubren y se proponen las políticas.

4. Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriban el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.

5. Deberán contemplarse todas las normas de operación que precisen las situaciones alternativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos.

6. Las políticas se determinarán en forma clara y concisa, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos con el procedimiento mismo.

7. Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.





Títulos Fuente Arial (10) may. y min. negrita






Nombres, Fuente Arial (10) may. y min. normal

Concepto Fuente Arial (10) may. y min. normal

Dirección: Administración de Recursos Humanos Fecha de elaboración: Febrero 2010

Subdirección: Remuneraciones

Procedimiento: Contratación de prestadores de servicios

1. Los Directores Administrativos reportarán a la Subdirección de Remuneraciones las solicitudes de contratación de prestadores de servicios. Para efectos de autorización y trámite.

2. Únicamente se procederá a contratar a prestadores de servicios con el régimen de honorarios:

3. Para programas oficiales de Gobierno del Estado específicamente.

4. Trabajos muy especializados que se requiera de personal externo, como Asesorías profesionales en el aspecto legal, administrativo y técnico.

5. Las confirmaciones de autorización en cuanto si proceden ó no la solicitud de contratación, se informará al Director Administrativo de la Dependencia, a través de oficio autorizado por el Director General de Recursos Humanos.

6. Por ningún motivo deberán de contratar y realizar modificación de honorarios, sin que previamente haya sido revisado y autorizado por la Dirección General de Recursos Humanos.

Revisó


POLITICAS DE OPERACION

AutorizoFormuló

Hoja: 1 de 1


Dar numeración



Dirección: Administración de Recursos Humanos Fecha de elaboración: Febrero, 2010

Subdirección: Remuneraciones

Procedimiento: Contratación de prestadores de servicios

Revisó


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


AutorizoFormuló

Hoja: 1 de 1

Responsable de Contratos

Solicitan a la Subdirección de Remuneraciones a través de Oficio - Reporte Autorización de Prestador de servicios (DARH-APS-01)

Recibe documento mencionado en el punto anterior verificando que se presenten en las fechas de recepción establecidas.

a. Si el Oficio - Reporte se presenta posterior a las fechas establecidas, estampa sello de EXTEMPORANEO en original y copia.

b. Entrega original de Oficio - Reporte a la Dependencia correspondiente y conserva copia para expediente.

Dependencias 01

02

Puesto o posiciónresponsable

OperaciónNo. Descripción de la Actividad







Fuente Arial (10) May. y Min. negrita

bb) PROCEDIMIENTOS (descripción de las operaciones).) PROCEDIMIENTOS (descripción de las operaciones).

En este apartado se describe la presentación secuencial de los pasos que deben realizarse dentro de un procedimiento, al precisar las unidades responsables de su ejecución. El procedimiento se escribirá utilizando el verbo en tercera persona del singular, en tiempo presente del modo indicativo ejemplo: (indica, comunica, revisa, edita, corrige, etc.)

La presentación se hará describiendo en el lado izquierdo el nombre del puesto o posición; después de unos espacios señalar la operación con números arábigos consecutivos, que servirán como referencia, y al final describir las acciones a seguir en la rutina de la operación de trabajo, ejemplo:

El formato del procedimiento se estructurará de la forma siguiente:

39

La narración deberá ser especifica.

Es importante no repetir dos verbos en una actividad o acción a seguir.

Fuente Arial (10) normal



Nombres Fuente Arial (10) may. y min. normal


40

cc) DIAGRAMAS DE FLUJO) DIAGRAMAS DE FLUJO

La técnica del diagrama del flujo es una representación gráfica que permite analizar entradas, procedimientos y salidas de información en la organización bajo estudio, permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la finalidad de optimizarlos.

Cada procedimiento establecido debe contener su respectivo diagrama de flujo con el propósito de comprender mejor el procedimiento que se describe, y se tiene un mejor entendimiento en forma general del conjunto de operaciones y de las unidades orgánicas, puesto o posición que intervienen.

Símbolos básicos para elaborar el Diagrama de Flujo.

SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCION

Representa una ejecución de una actividad relativa a un procedimiento.

Indica un punto en el proceso en el que hay que tomar varias alternativas.

Se anota dentro del símbolo la palabra INICIO para designar el punto de partida o FIN para designar el final del flujo del proceso.

Relación de una parte del diagrama con otra en la misma página.

Representa un documento generado por el proceso.

Es la conexión entre los símbolos, la punta de la flecha indica la dirección del flujo del proceso.

Operación

Decisión

Inicio o término

Línea de Flujo

Conector

Documento

Responsable dela operación

Se anota dentro del símbolo el nombre del puesto o posición que ejecuta la operación de acuerdo como lo especifica el procedimiento.



Expediente

Representa una serie de documentos integrados en expedientes destinados a la consulta, o archivo

41

RECOMENDACIONES EN USO Y APLICACIÓN DE LOS SIMBOLOSRECOMENDACIONES EN USO Y APLICACIÓN DE LOS SIMBOLOS

En cuanto dibujo:En cuanto dibujo:

No deben mezclarse en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida.

No debe existir más de una línea de unión entre dos símbolos.

El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.

Las líneas de unión se representarán mediante líneas rectas y en caso necesario utilizar ángulos rectos.

Para efectos de presentación, los símbolos serán del mismo tamaño, salvo en caso de ser necesario destacar alguna situación especial.

En cuanto su contenido:En cuanto su contenido:

La redacción del contenido del símbolo-operación será mediante frases breves y sencillas con verbos en presente. Ejemplo revisa, verifica, recibe.

El símbolo-documento contendrá el nombre original del formato o reporte de referencia.

Cuando se presenten varios tantos de un documento, el original se identificará con la letra “O” y las copias mediante dígitos “1”, “2”, “3”, anotados en el extremo derecho del símbolo.

El contenido del conector de página de preferencia que sea numérico, en el entendido de que el símbolo que indica el destino debe contener el número de la página donde continúa el diagrama, y el símbolo que indica la procedencia debe contener el número de la página de donde proviene el diagrama.



Proceso

Solicita elaboración de cursos para el Programa Anual de Capacitación (PAC)

Integran PAC con base en necesidades reales de las dependencias

Formulo Reviso Autorizo

DirecciDireccióón General de Recursos Humanosn General de Recursos Humanos

PlaneaciPlaneacióón de Cursos de Capacitacin de Cursos de Capacitacióónn

Unidad de Capacitación


3

1

1

2

Inicio

Fin

Entrega listado de cursos de capacitación al Director de Desarrollo Humano

OM-DGRH-DDH-UCA-01

Emite lineamientos para la elaboración de cursos

Revisa el estados de cursos y elabora PAC


Presenta PAC al Director General de Recursos Humanos para autorización.

Director General de Recursos Humanos

Envía propuesta de cursos a las dependencias o entidades

¿Se autoriza?

SI

NO



Canaliza a la Dirección de Desarrollo Humano solicitudes.

Solicitudes de Capacitación

Turna a la Unidad de Capacitación los oficios de requerimientos de capacitación



Unidad deCapacitación

2

OM-DGRH-DDH-UCA-03

Entrega tarjeta de programación especifica

OM-DGRH-DDH-UCA-02

Requisita tarjeta especifica por Dependencia


OM-DGRH-DDH-UCA-02

Entrega a la unidad de Capacitación para aplicación y seguimiento.

Solicita a la secretaria de la unidad oficio de respuesta.


3

Elabora oficio para la Dependencia o Entidad

Secretaria de la u. de Capacitación

Rubrica oficio para envío a las Dependencias de que se trate.


Envía oficio a la Dependencia o Entidad de que se trate.


OM-DGRH-DDH-UCA-02

Recaba acuse de recibo del oficio por parte de la dependecia.

Proceso

Solicita elaboración de cursos para el Programa Anual de Capacitación (PAC)

Integran PAC con base en necesidades reales de las dependencias

Formulo Reviso Autorizo

DirecciDireccióón General de Recursos Humanosn General de Recursos Humanos

PlaneaciPlaneacióón de Cursos de Capacitacin de Cursos de Capacitacióónn

Unidad de Capacitación


3

1

1

2

Inicio

Fin

Entrega listado de cursos de capacitación al Director de Desarrollo Humano

OM-DGRH-DDH-UCA-01

Emite lineamientos para la elaboración de cursos

Revisa el estados de cursos y elabora PAC


Presenta PAC al Director General de Recursos Humanos para autorización.


Envía propuesta de cursos a las dependencias o entidades

¿Se autoriza?

SI

NO



Canaliza a la Dirección de Desarrollo Humano solicitudes.

Solicitudes de Capacitación

Turna a la Unidad de Capacitación los oficios de requerimientos de capacitación




2

OM-DGRH-DDH-UCA-03

Entrega tarjeta de programación especifica

OM-DGRH-DDH-UCA-02

Requisita tarjeta especifica por Dependencia


OM-DGRH-DDH-UCA-02

Entrega a la unidad de Capacitación para aplicación y seguimiento.

Solicita a la secretaria de la unidad oficio de respuesta.


3

Elabora oficio para la Dependencia o Entidad

Secretaria de la u. de Capacitación

Rubrica oficio para envío a las Dependencias de que se trate.


Envía oficio a la Dependencia o Entidad de que se trate.


OM-DGRH-DDH-UCA-02

Recaba acuse de recibo del oficio por parte de la dependecia.

42

Fuente Arial (14) negrita may. y min.



Logotipo de la Dependencia



IX. Elaboración del Manual de ProcedimientosEJEMPLO DIAGRAMA DE FLUJO


Fuente Arial (7) negrita



Fuente Arial (7)may. y min.negrita

43

dd) ANEXOS) ANEXOS

Son fuentes de información que se consideran vitales y necesarios para cumplir adecuadamente con una política, procedimiento o formato, son formulados o requisitados fuera de la unidad responsable del procedimiento. Los anexos pueden ser formatos, escritos o documentos y deben adjuntarse físicamente posterior al diagrama de flujo de cada procedimiento.

Nota:Nota:El nombre del anexo va ligado con el nombre del procedimiento.

ANEXO AS-01

OFICIO DE SOLICITUD DE TRAMITE A LA SECRETARIA DE FINANZAS

DEPENDENCIA: Oficialía Mayor AREA: Subdirección de Remuneraciones

No. DE OFICIO: DARH/03/01 FECHA: 18 de Febrero del 2010.

ASUNTO: Anticipo de Sueldo ___________________________ SECRETARIO DE FINANZAS P R E S E N T E.-

AT’N: _____________________________ TESORERO GENERAL DEL ESTADO

Por medio de la presente, envío a Usted recibo-pagaré por concepto de Anticipo de Sueldo, con el importe que se especifica para ser descontado en el primer pago de nómina del trabajador. Por lo anterior, solicito gire instrucciones a quien corresponda para que proceda a la emisión del cheque a nombre del interesado con cargo presupuestal a Secretaría General de Gobierno, tal como se encuentra en la copia de movimiento de personal que se anexa. Sin otro particular por el momento, me es grato reiterarle a Usted las seguridades de mi atenta y distinguida consideración.

A T E N TA M E N T E SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCION.

_____________________________________ OFICIAL MAYOR

anexo AS-01

Solicitar el pago del anticipo de sueldo a favor del interesado.

Oficio de Solicitud de Trámite a la Secretaría deFinanzas de Anticipo de Sueldo

objetivo

ElaboraOficialía Mayor.

Distribución

Original:Tesorería Generaldel Estado.

Copia:Archivo.

PeriodicidadCuando lo solicite el trabajador.

Clave del anexoAS-01

Fuente Arial (24) minúscula negrita

Fuente Arial (17) mayúscula negrita únicamente los números.Numero consecutivo del anexo

Fuente Arial (14) may. y min. Negritacentrado

Fuente Arial (20) min. negrita cursiva


Fuente Arial (12) may y min. negrita,cursiva

Fuente Arial (10) mayúscula normal

Fuente Arial (12) may. y min. NegritaCursiva.


Iniciales del procedimiento

Fuente Arial (14) may. normal, negrita



Fuente Arial (12) may. y min. negrita,cursiva



44

RECUADRO FORMULO:RECUADRO FORMULO:Nombre completo y firma del personal responsable que elaboro el Manual de

Procedimientos de su respectiva unidad administrativa.

RECUADRO REVISO:RECUADRO REVISO:Nombre completo y firma del Director General o Director de Área que reporta

directamente al Secretario de la Dependencia.

En los casos de las dependencias o entidades cuyo titular sea nivel de Coordinador o

Director General, se registrará el nombre y la firma del Director de Área responsable

de su respectivo Manual de Procedimientos.

RECUADRO AUTORIZORECUADRO AUTORIZO::Se estampará sello de registrado por parte de la Dirección de Organización y

Métodos de Oficialía Mayor.

De conformidad al decreto que faculta al Oficial Mayor para autorizar, conjuntamente

con los secretarios del Despacho y titulares de las diversas Dependencias y

Entidades descentralizadas del Poder Ejecutivo, sus respectivos manuales de

organización y procedimientos, publicado en el Diario Oficial del Estado, con fecha

del 18 de Junio del 2001.

Formuló Reviso Autorizo

AUTORIZACIÓN EN LAS HOJAS DEL MANUALAUTORIZACIÓN EN LAS HOJAS DEL MANUAL

En los apartados mencionados al calce de las hojas de políticas, procedimientos y diagramas de flujo, deberán firmarse por los funcionarios facultados de la forma siguiente:

AutorizoPara uso exclusivo de la Dirección de

Organización y Métodos



45

55. CATALOGO DE FORMAS. CATALOGO DE FORMAS

El catálogo de formas estará integrado por formatos diseñados bajo criterios que respondan a las necesidades de reportar, controlar y proporcionar información de manera oportuna, clara y objetiva.

Los formatos estarán ordenados conforme aparezcan dentro del procedimiento, acompañados por el instructivo de llenado correspondiente. Su uso es periódico, y la finalidad es registrar información relacionada con el desarrollo del procedimiento.

Recomendaciones para el diseño de formas.Recomendaciones para el diseño de formas.

Establecer el nombre y clave del formato que tenga relación con la operación a registrar.

Definir claramente el nombre o propósito del formato.

La información a requisitar en el formato será presentada secuencialmente, para facilitar el llenado del mismo.

Los espacios del formato deben estar calculados de acuerdo a los datos de registro que se solicitan.

Determinar los requisitos de todas las áreas involucradas, para asegurarse que a todos les sea útil.

Asignar una clave a cada forma para su fácil identificación.

Ejemplo:Ejemplo:

Oficialía Mayor OMDirección General de Recursos Humanos DGRHDirección de Administración de Recursos Humanos DARHSubdirección de Remuneraciones SR

Unidades dependientes de la Subdirección:

•Incidencias OM-DGRH-DARH- SR - I - 01•Honorarios OM-DGRH-DARH- SR - H - 01•Estímulos por puntualidad OM-DGRH-DARH- SR - E - 01

•Iniciales de la Dependencia•Iniciales de la Dirección General•Iniciales de la Dirección•Iniciales de la Subdirección•Inicial del departamento ó unidad donde se genera el formato•Numero consecutivo del formato dentro de la unidadLos formatos van colocados dentro del catalogo de formas por el orden en que aparecen en los procedimientos.

Un buen formato es aquél que recaba la información necesaria para facilitar la comunicación entre personas y áreas.

Los formatos deberán contener la información de acuerdo a los ejemplos que a continuación se presentan:



46

PORTADA DEL CATALOGO DE FORMASPORTADA DEL CATALOGO DE FORMAS

Este apartado deberá contener su portada con los siguientes datos:

a) Logotipo Oficial de la Dependencia o Entidad correspondiente.

b) Nombre de la unidad administrativa para la que fue elaborado el manual.

c) Nombre de la unidad para la que fue elaborado el manual.

d) Título: Catálogo de Formas.

e) Aplicado a: (nombre de la unidad o departamento para la que fue elaborado).

f) Lugar y fecha de culminación (mes y año).



CATALOGOde Formas


SAN LUIS POTOSI, S.L.P., ENERO 2010

Fuente Arial (14) mayúscula negrita centrada


Fuente Arial (44) mayúscula negrita izquierda

Fuente Arial (46) may. y min. negrita derecha



Colocar el logotipo Oficial de Gobierno del Estado de la dependencia o entidad correspondiente


a)

b)

c)

d)

e)

f)



47


Fuente Arial (14) may. y min. Negritacentrado

Fuente Arial (14) may. y min. negrita cursiva


Documento elaborado en Excel yexportado a Power Point

FORMATOFORMATO

Deberán presentarse un ejemplar de cada uno de los formatos que se utilicen en las distintas operaciones del procedimiento, así como también determinar el objetivo del mismo, además las instrucciones con las indicaciones especificas, a las que debe sujetarse el llenado de los formatos de acuerdo a los modelos siguientes:


Relacionar al personal por dependencia y área que es acreedor al pago de Estímulo por Puntualidad, mensual y/o semestral, para la aplicación del mismo.

OM – DGRH - DARH – SR - E - 01

Reporte de Estímulos por Puntualidad

objetivo


1

3

2

4 7 8

9 10 11 12 13

14 15NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR O ADMINISTRATIVONOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL AREA

5 6MENSUAL SEM.

CLAVE

CLAVE MES AÑO

NUM. DE EMPLEADO

NOMBRE DEL EMPLEADO ACREEDOR AL ESTIMULO POR

NIVEL Y CATEGORIA PUESTO OBSERVACIONES

OFICIALIA MAYOR

UNIDAD

DEPENDENCIA PERIODO QUE SE REPORTA

DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOSDIRECCION DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

REPORTE DE ESTIMULOSPOR PUNTUALIDAD

OM – DGRH - DARH – SR - E - 01

Clave del formato


48

i n s t r u c t i v o

ElaboraDependencias

Distribución

Original:Subdir. de Remuneraciones

Copia:Archivo.

Periodicidad

Mensual

Medio para obtenerla formaPrograma Excell, Office ‘97.

Nombre del archivoCatálogo de Formas DARHDocumento OM-DGRH-DARH-SR-E-01

OM – DGRH - DARH – SR - E - 01Fuente Arial (15) mayúsculanegrita

Fuente Arial (12) minúscula negrita cursiva

Fuente Arial Narrow (12) mayúscula y minúscula normal


1 Nombre de la Dependencia que reporta.

2 Clave de la Dependencia conforme al Catálogo de Dependencias

para el ejercicio vigente.

3 Nombre del Área que reporta.

4 Clave del Área conforme al Catálogo.

5 Señale con una cruz (x) si el reporte es mensual.

6 Señale con una cruz (x) si el reporte es semestral.

7 Mes que se reporta.

8 Año de expedición del reporte.

9 Número de empleado asignado por el departamento de Nóminas

de la Secretaría de Finanzas.

10 Nombre completo del empleado (apellido paterno apellido

materno y nombre).

11 Nivel y categoría que corresponde al empleado conforme al

Tabulador de Sueldos.

12 Nombre del puesto que ocupa el empleado conforme al Tabulador del

Sueldos.

13 Espacio de uso exclusivo de Oficialía Mayor, para la anotación de

observaciones respecto al trámite.

14 Nombre completo y firma del Titular del área que elaboró el reporte.

15 Nombre completo y firma del Titular Administrativo que autoriza el

reporte.


Fuente Arial (12) mayúscula Negrita normal


Fuente Arial (21) negrita cursiva minúscula

INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO

Es importante señalar en todos los impresos y/o formatos con que cuenta el procedimiento se deben incluir de acuerdo a su orden de aparición y deben contener las respectivas instrucciones para su llenado.



49

66. GLOSARIO. GLOSARIO

Se incluirá un compendio alfabético que contenga los conceptos referidos a acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el cuerpo del Manual. Por ejemplo:

Manual.Documento administrativo de fácil manejo que brinda ordenada y sistemáticamente, información de diversa índole para la operación de una organización: atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, normas, puestos, sistemas, procedimientos, funciones y tareas, así como instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de las labores.

Procedimiento.Es una serie de labores concatenadas que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado.

Guía Técnica.Documento que contiene la metodología, las instrucciones y la información esencial para dirigir u orientar la elaboración de diversas etapas del documento técnico-administrativos.

Diseño de formas.Planeación de una forma impresa basada en la información recopilada: su objeto, fuente de información, necesidades que la originan, método de llenado, cantidad de copias, procedimientos en que intervendrá y resultados finales.

Documento.Información escrita con datos que sirven para transmitir y recibir información escrita, de caracteres gráficos o de símbolos.

Función. Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de una institución de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurídico - administrativas.

Norma. Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación.

Proceso. Es la narración escrita en orden cronológica y secuencial de cada una de las actividades que se ejecutan para concretar un resultado determinado, en respuesta al cumplimiento del objetivo del procedimiento y con apego en sus propias normas o políticas de operación.



Dependencia: Oficialía Mayor Fecha: Junio del 2001Dirección: General de Recursos HumanosArea: Dirección de Administración de Recursos HumanosUnidad administrativa: Subdirección de Remuneraciones

Clave Nombre Clave Nombre

Incidencias

Controlar y tramitar las incidencias en las que incurrieron lostrabajadores de Gobierno del Estado, así como la aplicación dedescuentos en los casos previstos por la Ley de Trabajadores. X

I-01 Oficio de solicitud de trámite a la Secretaría de Finanzas deIncidencias

Estimulo por puntualidad

Verificar, autorizar y tramitar el pago del estimulo por puntualidad alpersonal de Gobierno del Estado. X

E-01 Oficio de solicitud de trámite a la Secretaría de Finanzas deestímulos por puntualidad

Anticipo de sueldoAutorizar y tramitar el pago de anticipo de sueldo a los trabajadores de Gobierno del Estado. X

AS-01 Oficio de solicitud de trámite a la Secretaría de Finanzas deanticipo de sueldo

DARH-RP-01

Contratación de Prestadores de Servicios.

Autorizar y controlar la contratación de prestadores de serviciosprofesionales que ingresen a laborar bajo el régimen de honorarios.

X

Recepción de documentación autorizada aprestadores de servicios

Verificar y tramitar la documentación solicitada a los prestadores deservicios vigentes y de nueva contratación o recontratación,vigilando que cubran los requisitos de aspecto legal y fiscal. X

Nombre del procedimiento

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

Objetivo Anexos FormatosFlujo

PS-01PS-02PS-03

Contrato de prestación de servicios profesionalesRecibo de honorarios profesionalesConstancia de percepciones y retenciones

DARH-I-01DARH-I-02DARH-I-03

Reporte de descuento quincenalReporte de descuento mensualReporte de incidencias

DARH-E-01DARH-OFS-01

Reporte de estímulos por puntualidadOficio solicitud de trámite a la direccióngeneral de Recursos Humanos

Recibo - Pagaré

DARH-APS-01

DARH-JCPS-02

Oficio- Reporte autorización de prestadorde servicios. Justificación de contratación de prestadorde servicios

DARH-LRPS-03 Oficio- Reporte liberación de recursos deprestadores de recursos

50

7.7. INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOSINVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

Una vez autorizados los procedimientos se deberán de registrar en el siguiente formato con el propósito de llevar un control de los mismos y facilitar la consulta del contenido del manual en relación con la información que cuenta cada procedimiento que integra el documento.

Dependencia: Nombre completo de la dependencia.

Dirección; Anotar el nombre completo de la dirección general.

Área: Nombre completo de la dirección de área.

Unidad administrativa: Subdirección de remuneraciones.

Fecha; Anotar mes y año del llenado del formato.

Nombre del procedimiento; Anotar el titulo del procedimiento, en el entendido que deberá ser congruente con la descripción o las tareas fundamentales del procedimiento.

Objetivo; Indicar brevemente el fin que se persigue con el procedimiento.

Flujo; Anotar con una X la existencia del diagrama de flujo sobre el procedimiento.

Anexo; Anotar la clave y el nombre del o los anexo(s) propio(s) del procedimiento.

Formatos; Anotar la clave y el nombre del o los formato(s) propio(s) del procedimiento.

Nota:Los recuadros que no se utilicen se sombrearan.


Fuente Arial (10) may. y min. títulos en negrita y el contenido sin negrita

Fuente Arial (10) may. y min. títulos en negrita

Fuente Arial (8) may. y min. títulos en negrita y contenido sin negrita


Fecha: 15 de Enero de 2010

Documento elaborado en Excel


51

88.. AUTORIZACIONAUTORIZACION

Para la debida formalización e implementación de los Manuales de Procedimientos es necesario que los mismos cuenten con la validación de los titulares de la Dirección o Unidad a que correspondan, la revisión de la Dirección de Organización y Métodos y la autorización del Titular de la Dependencia o Entidad y del Oficial Mayor.

AUTORIZACION

RESPONSABLE DE LA FORMULACION DELMANUAL DE PROCEDIMIENTOS

REVISO

DIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

NOMBRE COMPLETO Y FIRMA DEL TITULAR DE LA DIRECCION









NOMBRE COMPLETO,DIRECTOR GENERAL O DIRECTOR DE AREA

AUTORIZAN

TITULARDE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD OFICIAL MAYOR

NOMBRE COMPLETODEL TITULAR EN TURNO

NOMBRE COMPLETODEL OFICIAL MAYOR



FIRMAFIRMA

FIRMA

FIRMA





(Responsable de la Unidad de

la Dependencia)

(Dirección de Organización y

Métodos)

(Oficial Mayor)



Nombre completo de cada servidor publico, FuenteArial (12) mayúscula y minúscula negrita

REVISO


(Titular de la Dependencia)

FORMULO AUTORIZAN

99.. CONTROL DE ACTUALIZACIONESCONTROL DE ACTUALIZACIONES

En este apartado se llevará un control por orden cronológico de las distintas actualizaciones que se hagan al Manual, anotando los nombres y firmas de los titulares que las aprueben y autoricen.


ACTUALIZACION

FECHA

PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA

HOJA (S) QUE SE MODIFICA(N)

Fecha para registro de la actualización

Especificar que sección del manual es la que se actualiza

Numero de hojas que se modifican

X. Vocabulario Organizacional

Acuerdo.Es la resolución o disposición tomada sobre algún asunto por un tribunal, órgano de la administración o persona facultada, a fin de que se ejecuten uno o más actos administrativos.

Actividad.Una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o por una unidad administrativa. Transcurso de tiempo durante el cual se realiza una operación dada.

Administración.Conjunto ordenado de principio, técnicas y prácticas que tienen como finalidad apoyar la consecución de los medios necesarios para que se obtengan resultados con la mayor eficiencia, congruencia, óptima coordinación y aprovechamiento de los recursos.

Administración Pública.Subsistema del sistema público a través del cual se generan las normas, los servicios, los bienes y la información que demanda la comunidad, en cumplimiento de las decisiones del sistema político.

Adscripción.Acto o hecho de asignar a una persona al servicio de un puesto, o ubicar a una unidad administrativa dentro de otra de mayor jerarquía.

Carga de Trabajo.Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se desarrollan en el desempeño de su cargo específico y conforme a los requerimientos exigidos para su ocupación.

Circular.Es un documento de carácter interno y general dirigido por órganos superiores, hacia los inferiores, para dar a conocer instrucciones, recomendaciones o para especificar la interpretación de normas, acuerdos, decisiones o procedimientos, con el objeto de que se conozcan o acaten.

Coordinación.Proceso de integración de los objetivos y actividades de las diversas unidades (departamentos o áreas funcionales) a fin de alcanzar eficientemente las metas organizacionales.

Departamentalización.Agrupación de las actividades de trabajo de modo que las que están lógicamente relacionadas entre sí ocurran juntas.

Diagnóstico.Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un hecho o problema administrativo que permite destacar los elementos más significativos de una alteración del desarrollo de las actividades de una institución.


54

Diagrama de flujo.Este técnica, es una representación gráfica que permite al analista definir entradas, procedimientos y salidas de la información en la organización bajo estudio, permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la finalidad de optimizarlos.

Diseño de formas.Planeación de una forma impresa, basada en la información recopilada, su objeto, fuente de información, necesidad que la origina, métodos de llenado, cantidad de copias, procedimientos en que intervendrá y resultados finales.

División del Trabajo.Es la separación y la delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización.

Documento.Información escrita con datos que sirve para transmitir y recibir información, de caracteres gráficos o de símbolos.

Eficiencia.Es el uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo premeditado.

Eficacia.Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos.

Forma o formato. Objeto o documento impreso con espacios en blanco para asentar o registrar información variable y periódica, así como evidencias sobre un tema o materia del sistema de funcionamiento de una organización.

Función. Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los objetivos de la Dependencia o Entidad.

Guía Técnica.Documento que contiene la metodología, las instrucciones y la información esencial para dirigir u orientar la elaboración de diversas etapas del documento técnico-administrativo.

Jerarquía.Orden de procedencia establecida legalmente en autoridades y funcionarios de una organización administrativa, jurídica o judicial.



55

Ley Orgánica.Define y norma la estructura, operación y distribución de facultades dentro de una organización, así como la determinación de las reglas generales para las acciones interactúales entre las partes en que aquélla se ha dividido.

Líneas de Mando.Relación formal y de enlace entre las unidades de diferente nivel jerárquico; canal de responsabilidad, a lo largo del cual se emiten las instrucciones.

ManualDocumento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar en forma ordenada y sistemática, información de diversa índole para la operación de una organización: atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, normas, puestos, sistemas, procedimientos, actividades y tareas, así como instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de las labores.

Norma.Regla u ordenamiento imperativo y específico que persigue un fin determinado, con la característica de ser regido en su aplicación y seguimiento.

Normatividad.Es el conjunto de disposiciones que regulan los distintos aspectos relativos al desarrollo de las actividades.

Organización.Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.Fundamentos básicos que demuestran la importancia de una organización:

•Es de carácter continuo: jamás se puede decir que ha terminado, dado que la institución y sus recursos están sujetos a cambios constantes.

•Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

•Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

•Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

•Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Organigrama.Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existente dentro de ellas.El organigrama ilustra cinco aspectos principales de la estructura de una organización.



56

La División del Trabajo.Cada casilla representa un individuo o una subunidad responsable por una determinada parte de la carga de trabajo de la institución.Funcionarios y Subalternos. Las líneas sólidas indican la cadena de mando o

escala jerárquica (quién depende de quién).El Tipo de Trabajo que se Realiza. Los letreros o descripciones de las casillas

indican las diversas labores o áreas de responsabilidad de la organización.La Agrupación de Segmento de Trabajo. Todo el diagrama indica sobre qué

bases se han dividido las actividades de la institución; por ejemplo: sobre una base funcional o regional.Los niveles de Administración. Un organigrama indica no sólo los gerentes

individuales y los subalternos sino también toda la jerarquía administrativa, todas las personas que dependen de un mismo individuo.

Objetivo.Propósito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qué y para qué del proyecto y si debe realizarse una determinada acción.

Política. Es el conjunto de lineamientos escritos de aplicación obligatoria, que instituye una organización con base en su marco normativo para la conducir y atender cada uno delos asuntos que son delegados a las unidades administrativas, puestos o personas que lo integran. La política es un recurso útil para tomar decisiones congruentes y sistemáticas.

Productividad.Es una relación entre los productos obtenidos (bienes o servicios) y los factores o recursos utilizados en la producción, como son: los trabajadores, las maquinarias, equipó, tecnología e insumos.

ProgramasEsquema donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes, así como aquellos eventos involucrados en su consecusión.La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento.Identificar y determinar las actividades comprendidas.Ordenar cronológicamente la relación de actividades.Interrelacionar las actividades, es decir, determinar qué actividad debe realizarse

antes de la otra, qué actividades se dan simultáneamente y por último, qué actividades deben efectuarse posteriormente.Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos

necesarios.El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y, a su ejecución en cuanto a la falta de iniciación y terminación de cada actividad.



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Proceso.Es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Procedimiento.Permite establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas.

Establecer el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

Determina el orden de realización de un conjunto de actividades sin indicar la manera en que debe realizarse, pues de eso se encargan los métodos, que van implícitos en el procedimiento.

Tanto los procedimiento como los métodos están íntimamente relacionados, ya que los primeros determinan el orden lógico que se debe seguir en una serie de actividades y los segundos indican cómo realizar las actividades, por tanto los métodos son parte de los procedimientos.

Recursos.Para que una institución pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de recursos, que conjugados armónicamente, contribuyan a su funcionamiento adecuado.

Recursos MaterialesSon aquellos bienes tangibles propiedad de la empresa. Ejemplo: edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipo, instrumentos, herramientas, etc.

Materias Primas. Materias auxiliares que forman parte de la producción, productos en proceso, productos terminados, etc.

Recursos TécnicosAquellos que sirven como herramienta e instrumentos auxiliares en la coordinación de otros recursos. Ejemplo: Sistema de producción, sistemas de ventas, sistemas de finanzas, sistemas administrativos, fórmulas, patentes, etc.

Recursos HumanosSon trascendentales para la existencia de cualquier grupo social; de ellos depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos. Los recursos humanos poseen características tales como: posibilidad de desarrollo, creatividad, ideas, imaginación, sentimientos, experiencia, habilidades, etc.

Reglamento.Disposición legislativa expedida por el orden ejecutivo en uso de sus facultades para hacer cumplir los objetivos de la administración pública.

Titular.Es el servidor público que acepta el más alto cargo en una institución. En el caso de la administración pública federal se denomina titular del Poder Ejecutivo Federal al Presidente de la República.



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Toma de decisiones.Proceso de selección de la mejor opción entre las establecidas o disponibles para logro de objetivos.

Tramo de Control.Es el número de subalternos que dependen directamente de un funcionario, titular o jefe.

Trámite.Camino, medio o paso de un lugar a otro por cada una de las diligencias que exige la realización de un asunto, hasta su conclusión. Proceso que sigue un documento desde su recibo, o un asunto desde su inicio, hasta lograr las resoluciones procedentes.

Unidad Administrativa.Es una Dirección General o equivalente a que se le confiere atribuciones específicas en el reglamento interior. También se denomina unidad administrativa al órgano que tiene funciones propias que lo distinguen y diferencian de las demás instituciones.

Unidad de Mando.Principio que postula el hecho de la existencia de sólo una autoridad formal en cada unidad administrativa, de suerte que solamente de ésta se reciban instrucciones.

Unidad Responsable.Es la dirección general o su equivalente, que dentro de la estructura de una institución, se le encomienda la ejecución de un programa, subprograma o proyecto.

Unidades Normativas.Son el conjunto de unidades administrativas centrales que tienen como función principal el establecimiento de políticas, normas y directrices por seguir, relativos a la actividad sustantiva del ámbito de su competencia.



INSTRUMENTACION DE MANUALESINSTRUMENTACION DE MANUALES

Culminado los manuales tanto de organización como de procedimientos, se deberán de colocar la documentación de acuerdo al orden establecido como lo menciona la guía, en carpeta de tres argollas tamaño carta color blanco.

Al frente de la carpeta se deberá de colocar la portada del manual

El contenido del manual se deberá de seccionar con separadores numéricos y deberán coincidir con el tema de acuerdo a lo documentado en el contenido .

XI. Instrumentación de Manuales




MANUALde Organización



MANUAL DE ORGANIZACION

APLICADO A:

DIRECCIONDE ADMINISTRACION

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

TOMO 1 de 2

LOMO DE CARPETALOMO DE CARPETA

Cada carpeta deberá de contener su respectivo lomo de acuerdo al modelo que se presenta a continuación, a fin de clasificar los documentos y facilitar la localización del mismo cuando se requiere de su consulta.

Fuente arial (20) mayúscula negrita, centrado

Nombre del tipo del manual de organización o procedimientos


Nombre de la Unidad administrativa

Nombre del Departamento que corresponde el documento.

Logotipo oficial con el nombre de la dependencia o entidadCorrespondiente.


Numero de tomo en caso de que el manual este constituido por dos o mas tomos y en caso que no se constituya mas de un tomo se nombrara tomo único.


XI. Instrumentación de Manuales

El ancho del lomo será en proporción del grosor de la carpeta

Fuente arial (28) mayúscula negrita y cursiva, centrado, negrita enunciando el tipo de manual (organización o procedimientos)

Logotipo oficial con el nombre de la dependencia o entidad correspondiente.


XII. Respaldo Informático

Dependencia o Entidad, Fuente arial (16) mayúscula negrita y cursiva, centrado

Tipo de Manual, Fuente arial (12) negrita y cursiva, centrado

Fuente arial (10) negrita nombre de la unidad a que corresponde el manual.

Fuente arial (10) negrita fecha de autorización.

Fuente arial (08) negrita señalando la fecha de autorización.

Fuente arial (12) negrita Unidad a la que corresponde el manual.

PORTADA RESPALDO INFORMATICOPORTADA RESPALDO INFORMATICO

El Manual deberá ser entregado con su respectivo respaldo informático rotulado de acuerdo al modelo que se presenta a continuación, a fin de clasificarlos y facilitar la localización del mismo cuando se requiere de su consulta.

Nota:Las dimensiones corresponderán a la medida estándar de un disco CD-R comercial

ROTULACIÓN DEL DISCO COMPACTO (CDROTULACIÓN DEL DISCO COMPACTO (CD--R)R)

En el caso de contar con etiquetas adheribles para disco compacto deberán de presentarlo conforme a la ilustración y de no ser así rotular en forma manual con la información que se enuncia en la misma

Manual de OrganizaciónAPLICADO A:

SUBDIRECCION DE REMUNERACIONES

CD-R

ENERO DE 2010

Oficialía Mayor

XIII. Autorización


A u t o r i z a

C.P. José Francisco Carrera MartellOficial Mayor

F o r m u l a

Lic. Gonzalo Ortuño CastroDirector de Organización y Métodos

San Luis Potosí, S.L.P. Enero de 2010

Anexo 1


Elaboración del inventario de

procedimientos

Determinación de procedimientos

Determinación de tiempos y recursos

a través de programa de

trabajo (Gráfica de Gantt)

Formalización y autorización del

Programa de trabajo (Gráfica

de Gantt)

Inicio de trabajo de campo

Recopilaciónde la

información

Descripción de la

situación actual

Análisis y formulación de

diagnóstico

Formulación de

propuestasAutorizaciónAjustes

Instrumentación del Manual de Procedimientos de acuerdo a la Metodología Establecida.

Autorización del Manual de

Procedimientos por los

funcionarios facultados.

Implantación Seguimiento actualización

Diagrama de flujo para la elaboración de Manuales de Procedimientos

gua tcnica actualizada enero-13-2010

Documents