guÍa organizaciÓn de archivos de gestiÓn

GUÍA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL BOGOTÁ, OCTUBRE 2020

de 33 ASIF04- Versión 1 Una vez impreso o descargado este documento se considera copia no controlada

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código GDOG01

GUÍA Organización de archivos de gestión Versión 04

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................ 3 2. ALCANCE ............................................................................................................................................................. 3 3. AMBITO DE APLICACIÓN.................................................................................................................................... 3 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUIA ……………………………………………………………………………. 3 5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS ........................................................................................ 3 6. DEFINICIONES ..................................................................................................................................................... 4 7. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN ................................................. 7




1. OBJETIVO

Esta guía pretende orientar a todos los funcionarios y contratistas del Ministerio de Salud y Protección Social, en el buen manejo, uso, organización y conservación de los archivos de gestión y de toda la información producida y recibida en el desarrollo de sus funciones. Esto con el fin de dar cumplimiento a la normatividad interna y externa que se encuentra asociada a los procesos de organización de archivos.

2. ALCANCE

El alcance de esta guía de organización de archivos de gestión es a nivel general, aplica a todas las dependencias pertenecientes al Ministerio de Salud y Protección Social, reflejando las acciones orientadas al buen manejo, uso, organización y conservación de los archivos de gestión.

3. AMBITO DE APLICACIÓN

GDOP03 Administración de Archivos

GDOP04 Consulta y Préstamo de Documentos

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUIA

GDOP03 Administración de Archivos GDOP04 GDOP04 Consulta y Préstamo de Documentos GDOF01 Formato Único de Inventario Documental GDOF02 Formato Tabla de Retención Documental GDOF03 Formato Rótulo Carpeta Archivo GDOF04 Formato Rótulo Caja Archivo GDOF09 Testigo Documental. GDOF11 Hoja de Control GDOF12 Formato Consulta y Préstamo Archivo Gestión GDOF13 Hoja de Control para Actos Administrativos

5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

• Ley 594 de 2000 • Acuerdo 42 de 2002 • Acuerdo 05 de 2013 • Acuerdo 049 de 2000 • Decretos 2578 y 2609 de 2012 • Ley 80 de 1989 • Decreto 1080 de 2015




6. DEFINICIONES

Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia.

Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No Generan trámites para las instituciones.

Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión.

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones

Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.

Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe del Área cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia.

Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.




Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.

Expediente Electrónico: Es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.

Expediente Híbrido: Expediente conformado por documentos de archivo análogos y electrónicos, que corresponden a un mismo asunto, conservados en sus soportes nativos, manteniendo su vínculo archivístico.

Folio: Cada una de las hojas que contiene el expediente.

Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.

Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.

Hoja de Control: Formato que se diligencia durante la etapa activa del expediente, en la cual se lleva el registro individual de los documentos que lo conforman. Facilita la consulta y evite la pérdida de la documentación. Este documento fortalece el procedimiento para la identificación, indización, acceso, clasificación, almacenamiento, conservación y disposición de la documentación. Este documento debe ir al principio de cada carpeta.

Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación

Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Serie Documental: La serie documental está integrada por documentos resultados de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información seriada.




Series Compuestas: La serie documental compuesta, es la que se conforma de distintos tipos de documentos, o sea documentos que han sido generados de distintos actos administrativos pero que son necesarios para llevar a cabo un mismo procedimiento administrativo, ejemplo de ello son los Planes, Programas y Proyectos.

Series Simples: La serie documental simple es aquella que está compuesta por un solo tipo de documentos o sea documentos que tiene una misma función, son generados por un mismo acto que se lleva a cabo repetidas veces, por ejemplo, las Actas de Subcomité Integrado de Gestión o los Conceptos Técnicos.

Soporte: Es el medio en el cual se contiene la información:

• Físico: Hace referencia al documento tangible, papel, cd, usb.

• Electrónico: Hace referencia al documento que nace en medio electrónico y durante su ciclo de vida se mantiene en su formato original. (xls, doc, ppt, etc,)

• Digital. Hace referencia al documento que nació en soporte físico o electrónico y que se ha modificado para ser visualizado o consultado a través de una herramienta ofimática (escaneado, microfilmado, etc.).

Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de Cada asunto.

Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Testigo Documental: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira del expediente en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.




7. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

✓ La organización de archivos deberá ser una actividad conjunta de todos los miembros de las dependencias; no deje esta responsabilidad en un solo servidor público.

https://bit.ly/2GTUaOq

✓ Organice jornadas de trabajo Colectivo, de tres o cuatro horas, en las cuales participen todos los servidores públicos, incluido el jefe de área.

https://bit.ly/2TueOeg

PRIMER PASO

https://bit.ly/2GTUaOq

https://bit.ly/2TueOeg




✓ Cada funcionario de la oficina deberá realizar un proceso de revisión y selección de toda la información que se produce en el quehacer de sus funciones y/o actividades, para esto, se deberá tener en cuenta el “principio de procedencia”, el cual nos indica que los documentos deben estar guardados y organizados en la dependencia u oficina que los produce o consolida los documentos finales.

https://bit. ly/2BZoAel

✓ La información que cada funcionario disponga para conservar, deberá revisarse nuevamente, extrayendo de ella los documentos que NO SON RELEVANTES para mantener en los expedientes tales como: documentos en blanco, duplicados, tarjetas, felicitaciones, manuscritos (borradores), revistas, libros, periódicos, directorios telefónicos, folletos, agendas, afiches, documentos personales, fotocopias, entre otros.

https://bit.ly/2Erfkjm

TERCER PASO

DEPENDENCIA: EJEMPLO: GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

1.INFORMES A CONGRESO NO APLICA

2.CONCEPTOS TECNICOS NO APLICA

3.CONTRATOS NO APLICA

4.INVENTARIOS DOCUMENTALES APLICA

5.TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL APLICA

6. PLAN ANUAL DE PRESUPUESTO NO APLICA

SEGUNDO PASO

https://bit.ly/2BZoAel






https://bit.ly/2Erfkjm




✓ Revise la documentación generada por otras dependencias y que es de consulta frecuente en la suya, ya que ésta se considera como DOCUMENTACIÓN DE APOYO y no se transfiere al archivo central (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, informes producidos por otras áreas etc.), ubíquela donde pueda consultarla si la necesita, separándola de la documentación a transferir.

EJEMPLO: OFICINA DE PROMOCION DE SOCIAL

SUPERVISION DE CONTRATACION

N/A MATERIAL DE

APOYO

INFORMES PARCIALES DE SUPERVISION

N/A

MATERIAL DE APOYO

CDPS N/A MATERIAL DE

APOYO

CUENTAS DE COBRO

N/A MATERIAL DE

APOYO

https://bit.ly/2UeGlgT

✓ Dentro de las Tablas de Retención Documental, publicadas en la página oficial del Ministerio de Salud y Protección Social, y disponibles en el siguiente link: https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Institucional/Paginas/gestion-documental.aspx, identifique su dependencia y a su vez las series, subseries y tipologías documentales que corresponden.

✓ Por ejemplo:

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

CÓDIGOS SERIES DOCUMENTALES

SERIE SUBSERIE Subseries - * Tipos Documentales

ACTAS

Actas de Subcomité Integrado de Gestión

Citación

Acta de reunión (ASIF-08)

Listado de asistencia a reuniones (ASIF-06)

Anexos

CUARTO PASO

QUINTO PASO

https://bit.ly/2UeGlgT

https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Institucional/Paginas/gestion-documental.aspx

https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Institucional/Paginas/gestion-documental.aspx




INFORMES

Informes de Gestión y Desempeño

Solicitud

Informe

Anexos

✓ Tenga en cuenta que...

✓ El siguiente es el Formato actual de las Tablas de Retención Documental, disponible en el Proceso de Gestión Documental en el siguiente link: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de- procesos/Paginas/GDO.aspx

https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Paginas/GDO.aspx






✓ **Para la documentación que corresponda a períodos anteriores al 2 DE NOVIEMBRE DE 2011, fecha de creación del Ministerio de Salud y Protección Social, se debe aplicar las Tablas de Retención Documental que se aprobaron formalmente en los períodos anteriores, así:

- Año 2000 al 2001: “Ministerio de Salud”, TRD aprobadas por parte del Archivo General de la Nación.

- Año 2002 al 2011: “Ministerio de Protección Social”, TRD aprobadas por parte del Archivo General de la Nación.

- 2 de noviembre de 2011 a la actualidad, las TRD PUBLICADAS en la página oficial del MSPS.

✓ **Recuerde que las Tablas de Retención Documental son un instrumento DINÁMICO, por lo tanto, se deberá solicitar una actualización al Grupo de Administración Documental cada vez que exista un cambio que afecte de manera importante los procedimientos asociados al grupo, o un cambio orgánico/funcional definido bajo acto administrativo.

Una vez se haya realizado la identificación de las series y subseries documentales de su dependencia, inicie con el proceso de clasificación, separando los temas (series) que se encuentren dentro de sus documentos de archivo: (CONCEPTOS, ASISTENCIAS TÉCNICAS, PLANES, PROGRAMAS ETC…), una vez separados los temas, para conformar los expedientes documentales, debe identificar las subseries con sus tipologías documentales correspondientes, de acuerdo al siguiente ejemplo:

✓ Expediente documental: “Actas de Comisión Asesora de Beneficios, Costos, Tarifas y Condiciones de Operación del Aseguramiento en Salud”; serie que corresponde a la Subdirección de Regulación de Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud, en este caso, la clasificación se hace de la siguiente manera teniendo en cuenta la TRD:

SEXTO PASO




La serie corresponde al nombre del documento principal del trámite, es decir: ACTAS.

La subserie, corresponde al documento o trámite principal que le da el nombre al expediente, en este caso: ACTAS DE COMISIÓN ASESORA DE BENEFICIOS, COSTOS, TARIFAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN DEL ASEGURAMIENTO EN SALUD.

Las tipologías, corresponden a cada uno de los documentos que contiene este expediente, es decir: CITACIÓN, ACTAS, LISTADOS DE ASISTENCIA Y ANEXOS, o según lo que esté descrito en la Tabla de Retención Documental de cada dependencia.

Códigos: Números asignados a las series y subseries documentales, según el Cuadro de Clasificación Documental, disponible en el siguiente link: https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/SG/SAB/cuadro-clasificacion- documental.pdf

CÓDIGOS SERIES DOCUMENTALES

01

Anexos

Listado asistencia reuniones (ASIF06)

TIPOS DOCUMENTALES Acta de reunión (ASIF08)

Citación

SUBSERIE Actas de Comisión Asesora de Beneficios, Costos, Tarifas y Condiciones de Operación del Aseguramiento en Salud

CODIGOS

12

SERIE ACTAS

Serie - Subseries - * Tipos Documentales

SERIE SUBSERIE

Dependencia Productora

DIRECCION DE REGULACIÓN DE BENEFICIOS, COSTOS Y TARIFAS DEL ASEGURAMIENTO EN SALUD

https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/SG/SAB/cuadro-clasificacion-documental.pdf

https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/SG/SAB/cuadro-clasificacion-documental.pdf




✓ De esta manera, empiece a clasificar y a agrupar cada uno de los demás documentos (tipologías documentales) que pertenecen a un mismo asunto (subserie documental), por ejemplo, Procesos Disciplinarios, Conceptos Técnicos, entre otros etc.

** En caso de que la información se encuentre contenida en un dispositivo magnético (CD, USB), el dispositivo se deberá colocar en un sobre de manila tamaño carta o sobre para cd de papel, NO PLÁSTICO, y sellado con colbón o pegante, NO GANCHOS NI ELEMENTOS METÁLICOS, para ser incluido dentro del expediente en el orden cronológico que le corresponda, NO SE DEBEN INCLUIR TODOS LOS DISPOSITIVOS DE ESTE TIPO AL PRINCIPIO O AL FINAL DE LA CARPETA Y NO SE DEBEN FOLIAR, estos deben ir relacionados correctamente en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) y en el Formato “GDOF11 Hoja de Control”.

** Adicionalmente, la información contenida en otros soportes y formatos (planos, fotografías, muestras, USB, entre otros), se deben conservar y organizar tipo embalaje en sobres de manila (si aplica) y a su vez, en cajas irregulares, identificándolos con su respectivo Testigo Documental (GDOF09 Testigo Documental), adicionalmente, se deben relacionar en el formato “GDOF11 y/o GDOF13 Hoja de Control y Hoja de Control de Actos Administrativos de cada expediente, según corresponda, estos formatos se encuentran disponible en el proceso de Gestión Documental, en el siguiente link: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Paginas/GDO.aspx.

HOJA DE CONTROL:

Con el propósito de llevar el índice de las carpetas y el control de los documentos que conforman cada unidad documental, facilitar la consulta y recuperación de la información, se debe diligenciar el formato “Hoja de Control”. Sólo deben ir dentro de la unidad documental, los documentos que correspondan.





1. DEPENDENCIA: Registrar el nombre de la dependencia u oficina productora de los documentos.

2. NOMBRE DEL EXPEDIENTE (serie y/o subserie documental): Registrar el nombre del expediente relacionado

con la serie y subserie documental a la cual pertenece el expediente, conforme a la Tabla de Retención Documental (TRD). Ejemplo: Informe de Gestión de 2018.

3. DESCRIPCION TIPO DOCUMENTAL: Registrar el nombre del documento de acuerdo con la estructura y

contenido del mismo. Para diligenciar el campo de descripción documental, se debe colocar el tipo documental, seguido del Número de Radicado de Entrada o Radicado de Salida del Ministerio de Salud y Protección Social según corresponda, luego el nombre del asunto de la comunicación o documento.

• Los soportes documentales en otros formatos (planos, mapas, dibujos, fotografías, ilustraciones, entre otros.) se relacionan mencionando la información contenida y sus características. Si se opta por separar este material se debe diligenciar el formato GDOF09 Testigo Documental para el cruce de referencia correspondiente.

• Los Soportes distintos al papel como los electrónicos (Cd, USB vídeos, microfilme, casetes de audio, pendones, muestras de cajas, entre otros), se deben relacionar especificando la información contenida. A partir de lo mencionado, se describe como anexo y NO SE DEBE FOLIAR. Si se opta por separar este material se debe diligenciar el formato GDOF09 Testigo Documental para el cruce de referencia correspondiente.

Nota: En el momento de realizar la transferencia se debe hacer la observación del soporte en el Formato Único de Inventario Documental (FUID).




4. , 5., 6. FÍSICO – ELECTRÓNICO - DIGITAL: Registre el soporte de cada uno de los tipos documentales que contienen su expediente en cada una de las casillas, según lo descrito en el ejemplo. Cabe recordar que los documentos que sean electrónicos o digitales, NO se deberán imprimir, pero se deberán anexar en un CD al final de la carpeta juntos con los documentos que sean producidos físicos en el momento de la transferencia primaria.

7. FECHA: Registrar la fecha en orden de día, mes, año, tomando como fecha la de entrada o salida del

documento, la de producción, o en caso de no existir fecha registrar “SF”, que significa Sin Fecha.

8. FOLIOS: Se registra el número total de folios contenidos en cada tipo documental. Al registrar un documento con varios folios, se especifica, por ejemplo, folios 12 – 16, esto indica que el documento tiene los folios 12, 13, 14, 15, 16 y que el siguiente documento inicia con el folio 17, es decir que esta relación documental tiene que coincidir con la foliación.

9. NOMBRE RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE Y FIRMA: Nombre completo y firma de responsable del

expediente, o de quien esté a cargo el Archivo de Gestión o quien designe el Jefe de la dependencia.

10. FECHA DE ELABORACIÓN: Fecha en la que se finalizó y realizó la actividad por parte del responsable del archivo.

Nota: Aquellas dependencias que manejen Listas de Chequeo u Hojas de Control aprobadas por la Oficina de Planeación y publicadas en el Sistema Integrado de Gestión en el mapa de procesos, no tendrán que diligenciar este formato, toda vez que cumplirían con los requerimientos solicitados por el proceso de Gestión Documental.

HOJA DE CONTROL PARA ACTOS ADMINISTRATIVOS

Con el propósito de llevar un control de los Actos Administrativos en original y los Proyectos de Norma de las áreas técnicas que los producen, se hace necesaria la incorporación de este formato dentro de las carpetas de los Actos Administrativos originales, con el fin de facilitar la consulta y recuperación de la información, ya que estos documentos, aunque son producto de un mismo procedimiento se conservan en diferentes áreas debido a la funcionalidad de las mismas, encontramos entonces que todo el Proyecto de Norma con sus antecedentes se encuentran en el área técnica que las produce, mientras que el Acto Administrativo se encuentra custodiado por la Secretaría General quien lleva los consecutivos de estos documentos originales.

De igual manera aplica para las dependencias que producen Actos Administrativos y que no requieren la firma del Secretario General, o del Señor Ministro y que custodian estos documentos originales.

Este formato, debe ir en las carpetas de los consecutivos de los Actos Administrativos como documento inicial, y no se debe foliar ya que no hacen parte integral del expediente, pues como se menciona con anterioridad servirá para control y fácil recuperación de la información.

A continuación, se presenta el formato y su ficha de diligenciamiento:




Ficha de Diligenciamiento:

1. DEPENDENCIA: Se debe diligenciar el nombre de la dependencia que custodia los Actos Administrativos

originales firmados.

2. NOMBRE DEL EXPEDIENTE: Esta casilla es predeterminada, sólo aplica para los Actos Administrativos en su soporte original.

3. NÚMERO Y AÑO DE EMISIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO: Se debe diligenciar el número con el que es

emitido el Acto Administrativo y el año de emisión. 4. DEPENDENCIA QUE PRODUCE EL PROYECTO DE NORMA DEL ACTO ADMINISTRATIVO: Se debe

diligenciar el nombre de la dependencia que produce el Acto Administrativo, es decir aquella donde se conservan todos los antecedentes y la memoria justificativa del proyecto.




Ejemplo: Testigo Documental

1. FONDO: Se refiere al nombre de la entidad (Ministerio de Salud y Protección Social) 2. SECCION: Se refiera a la dependencia de primer orden jerárquico de la que dependa la oficina productora 3. SUBSECCION: Se refiere a la oficina que sigue en el orden de jerarquía a la dependencia productora 4. OFICINA PRODUCTORA: Se refiere a la oficina productora del expediente documental. 5. SERIE: Se refiere al nombre que se identifica en la TRD para la serie documental con su respectivo asunto. 6. SUBSERIE: Se refiere al nombre que se identifica en la TRD para subserie documental la carpeta con su

respectivo asunto. 7. TIPOLOGIA DOCUMENTAL: Se refiere al nombre del documento o tema que se va a relacionar. 8. TIPO DE SOPORTE: Se refiere al soporte en el que se encuentra contenida la información10. 9. TIPOLOGIA DOCUMENTAL: Se refiere al nombre del documento o tema que se va a relacionar. 10. ARCHIVO GESTION SI/NO: Se refiere a si la información se encuentra ubicada en la oficina productora 11. ARCHIVO CENTRAL SI/NO: Se refiere a si la información se encuentra en el Archivo Central.

12. NOMBRE DEL EXPEDIENTE: Corresponde al nombre de la serie y/o subserie documental que se asigne según las TRD y el asunto particular que le asigna la oficina.

13. UBICACIÓN FÍSICA: Donde se va a encontrar el documento específicamente.

14. CARPETA: El número correspondiente.




15. CAJA: El número correspondiente.

16. URL (SI APLICA): Dirección o ruta electrónica donde se encuentra ubicado el documento o donde se pueda consultar.

17. OBSERVACIONES: Comentario o precisión que se deba realizar.

✓ Una vez tenga organizados todos los documentos a su cargo, discriminados por series, subseries y tipologías documentales correspondientes, tendrá que organizar los folios por carpetas (MAXIMO DE 200 FOLIOS), esta ordenación se debe realizar del documento más antiguo al más reciente, según lo indica este ejemplo expuesto en la parte superior.

Este proceso se realiza en cumplimiento del “principio de orden original”, que nos indica que la disposición física de la documentación debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo, y debe ser un lineamiento prioritario en la organización de series, subseries y unidades documentales.

Para tener en cuenta…

✓ Una vez se tengan los folios organizados según lo descrito con anterioridad, se procederá a encarpetarlos teniendo en cuenta lo siguiente:

SEPTIMO PASO

OCTAVO PASO




• Organice los archivos de gestión y/o expedientes por la serie, subserie, prepárelos en orden cronológico y construya la carpeta.

• Cada carpeta debe contener 200 folios, si el asunto supera esta cantidad, se podrán tener hasta 250 folios como máximo.

• Los documentos deberán ser organizados de manera vertical sin importar la orientación del texto.

• Alinear siempre sobre la margen izquierda y el borde superior, de manera que queden uniformes en esos 2 bordes (sin interesar que por el tamaño del papel sobresalgan en la parte inferior y/o al lado derecho) y perfórelos una sola vez con la perforadora ajustada al tamaño oficio, asegúrelos con gancho legajador de material plástico.

• Para cada carpeta se debe elaborar la Hoja de Control respectivo en el Formato GDOF11 o GDOF13 (si son Actos Administrativos)

• La documentación deberá estar libre de material metálico como: ganchos de cosedora, clips, folders AZ, post-it, entre otros.

El gancho va dentro de la carpeta desde la base con su extensión de largo de las patas hacia abajo que atraviesa los documentos para el agarre al final.

Características:

• Los ganchos plásticos deben ser 100% polipropileno, resistente a la flexión, de dos piezas, una de base y otra de amarre o sujeción, estos pueden ser por sistema de ajuste o de enganche.

• Las carpetas que se manejarán en la entidad para la organización de archivo de gestión y central serán de tapas independientes.




Foliación:

La foliación se deberá realizar PARCIALMENTE, NO se deberá dejar la totalidad de esta actividad para el momento en que se realice la transferencia documental, pues se puede acumular demasiada documentación y existe el riesgo de no poder completar con todas las actividades de organización en las fechas estimadas por las dependencias.

La foliación deberá ser en forma consecutiva y continua, y se podrá hacer de DOS maneras, según las características del expediente:

1. Si su expediente es de una serie simple: ‘’La serie documental simple es aquella que está compuesta por un solo

tipo de documentos, es decir, documentos que tienen una misma función, son generados por un mismo acto que se lleva acabo repetidas veces, por ejemplo, las Actas de Subcomité Integrado de Gestión, o los Conceptos Técnicos etc..’’.

En este caso la foliación también debe hacerse de manera simple, es decir, si se tienen 2 carpetas de esta misma serie, CADA UNA se debe foliar de 1 a 200.

NOVENO PASO




2. Si su expediente es de una serie compuesta ‘’La serie documental compuesta, es la que se conforma diferentes

tipos de documentos, o sea documentos que han sido generados de distintas acciones administrativas pero que son necesarios para llevar a cabo un mismo procedimiento administrativo, ejemplo de ello son los Planes, Programas, Proyectos, entre otros’’.

En este caso, la foliación debe hacerse de manera consecutiva, es decir que, si se tienen 2 carpetas de esta misma serie, debe foliarse la primera carpeta del 1 a 200 y la segunda del 201 a la 400.

3. La foliación deberá hacerse en la parte superior derecha del documento, en el sentido de la lectura, según se indica.




**Recuerde que la documentación que está debidamente identificada como “APOYO” para la dependencia, NO SE DEBE FOLIAR.

Elaboración del Rotulo de Carpeta:

Cada carpeta o expediente deberá identificarse individualmente de acuerdo con el asunto definido (Serie y/o subserie), para ello se deberá descargar el formato ‘RÓTULO DE CARPETA’, disponible en el proceso de Gestión Documental en el siguiente link: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Paginas/GDO.aspx y se deberán diligenciar sus casillas antes de pegarlo en la carpeta, según las siguientes indicaciones.

Adherirlo en el costado frontal superior derecho a un (1) centímetro por ambos lados, como se indica:

✓ **Tenga en cuenta, que para el proceso de rotulación de carpetas y cajas de vigencias anteriores, se deben utilizar los formatos ACTUALES disponibles en SaludNet, en el proceso de Gestión Documental en el siguiente enlace: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de- procesos/Paginas/GDO.aspx

DECIMO PASO








Rótulo:

Fecha de Versión: 17 de abril de 2018

1. OFICINA PRODUCTORA: Oficina de donde se están originando los documentos.

2. CÓDIGO SERIE O SUBSERIE: Número que se identifica en la TRD para la serie y/o subserie documental.

3. NOMBRE: Corresponde al nombre de la serie y/o subserie documental que se asigne según las TRD junto con el asunto que asigne la oficina productora.

4. No. DE FOLIOS: Corresponde a la cantidad de folios que están en la carpeta.

5. TOMO: Se refiere al número de carpetas en que se encuentra separado un expediente.

6. FECHA INICIAL: Fecha del PRIMER documento que se encuentra en la carpeta.

7. FECHA FINAL: Fecha del ÚLTIMO documento que se encuentra en la carpeta.

8. No DE CARPETA: Número que le corresponde a esa carpeta dentro de la caja, según su procedencia y cronología.

9. CAJA No: Número de la caja en la que se va a guardar dicha carpeta.

Elaboración del Rotulo de Caja:

Cada carpeta o expediente deberá identificarse individualmente de acuerdo al asunto definido, para ello se deberá descargar el formato ‘RÓTULO DE CAJA’, disponible en el proceso de Gestión Documental en el siguiente link: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Paginas/GDO.aspx y se deberán diligenciar todas sus casillas antes de pegarlo en la carpeta, según las siguientes indicaciones.

* Adherirlo en el costado frontal de la caja (X200, NO SE ACEPTARÁN CAJAS DE OTROS TAMAÑOS), de manera vertical, cuidando que las carpetas contenidas tengan la base en la parte inferior de la caja, como se muestra en la imagen.

OFICINA PRODUCTORA:

CÓDIGO SERIE / SUBSERIE:

NOMBRE:

Fecha Inicial: Fecha Final:

No. Folios: Tomo de

No. Carpeta: Caja No.

PROCESO GESTIÓN

DOCUMENTAL Código GDOF03

Formato Rótulo carpeta de

archivo Versión 4





* En una misma caja se pueden relacionar varias series documentales, siempre y cuando estas pertenezcan a las series establecidas en la TRD para su dependencia y se deben organizar alfabéticamente. Deben corresponder a una misma Vigencia, no se pueden transferir en una caja serie o subseries de varias vigencias.




1. SECCIÓN: Se refiera a la dependencia de primer orden jerárquico de la que dependa la oficina productora, con su código.

2. SUBSECCIÓN: Oficina que sigue en el orden de jerarquía a la dependencia productora, con su código.

3. OFICINA PRODUCTORA: Dependencia productora de los documentos, con su código.

4. NÚMERO DE ORDEN: Orden de las carpetas que contiene la caja.

5. CODIGO SERIE/SUBSERIE: Número que se identifica en la TRD para la serie y/o subserie documental.

6. NOMBRE: Nombre de la serie y/o subserie documental que se asigne según las TRD junto con el asunto que asigne la oficina productora.

7. FECHA INICIAL: Fecha del PRIMER documento que se encuentra en el expediente.

8. FECHA FINAL: Fecha del ÚLTIMO documento que se encuentre en el expediente

Nota: Los rótulos de carpeta y caja, se deben diligenciar en su totalidad y se pueden presentar de manera física, imprimiendo cada rótulo y pegándolo en la tapa de la carpeta y caja según corresponda, también se permitirá en sello, siempre y cuando este cumpla con todas las casillas y requerimientos descritos en esta guía y se encuentre diligenciado en su totalidad, esto permitirá la optimización y racionalización de recursos físicos (papel y tinta) dentro de la entidad.

Organizados los expedientes por SERIES Y SUBSERIES en sus respectivas carpetas identificadas con sus rótulos y con la CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN, DEPURACIÓN y FOLIACIÓN correspondiente, el siguiente paso será ingresar esta información al Formato Único de Inventario Documental, esta actividad se deberá hacer de manera REGULAR.

El Formato Único de Inventario Documental - FUID consta de la descripción de cada carpeta que corresponden a cada caja por serie y subserie y forma de soportes con las fechas extremas y además con el visto bueno de los responsables que lo realizan, adicionalmente permitirá a la dependencia tener el control sobre la documentación que se produce y será el instrumento esencial para realizar la transferencia al archivo central, una vez se hayan cumplido los tiempos de retención de las series documentales según las TRD; puede encontrar el formato en el proceso de gestión documental en el siguiente link: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Paginas/GDO.aspx si se desea realizar en forma manual.

UNDECIMO PASO





Formato Único de Inventario Documental

Instrucciones para diligenciar el formato:

1. Nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir. 2. Nombre o razón social de la entidad que produce u oficina productora de los documentos. 3. Dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la que depende la oficina productora del documento.

4. Nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación. 5. Consignar la finalidad del inventario que puede ser: Transferencias primarias, secundarias, valoración de Fondos

Acumulados, fusión o supresión de entidades. 6. Se enumera cada hoja del inventario consecutivamente, se registrará el total de hojas del inventario. 7. Se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias, consignar fecha de entrada, año/mes/día en la

casilla NT se registrará el número de la transferencia. 8. Consignar en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos. 9. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series y

subseries. 10. Nombre del expediente, el cual corresponde a la serie o subserie documental junto con el nombre del plan,






programa, proyecto o proceso a través del cual se cumple en un periodo y/o en un área determinada, la función institucional que dio origen a la serie o subserie.

11. Consignar la fecha inicial y final de cada unidad correspondiente al año/mes/día. 12. Se anotará el medio de la unidad documental conservada, y su número, en otro se anotará las unidades de

conservación diferentes. 13. Se anotará el número total de folios contenidos en cada en cada unidad de conservación. 14. Es el medio, diferente al papel, en el cual están contenidos los documentos, las copias de éstos o los anexos, los

cuales pueden ser, como aparecen en las convenciones del formato: SE = soportes electrónicos (CD/DVD). 15. Se consignará si la consulta de la documentación registra un índice Alto, Medio, Bajo o ninguno, se tendrán en

cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable, esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de los fondos acumulados.

16. Se registrarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en columnas anteriores, para los expedientes registrar anexos como facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hace parte del documento. Así mismo el estado de conservación de la unidad especificando el deterioro si es el caso.

17. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza

Instrucciones generales

1. Este formato se debe imprimir en tamaño carta, con letra Arial Narrow, tamaño 12, sin negrilla, ni mayúsculas fijas.

2. El código numérico y el nombre de la sección o subsección documental, así como de la serie o subserie se encuentran en la correspondiente TRD.

3. El nombre del expediente, o sea del plan, programa, proyecto o proceso a través del cual se cumple en un periodo y/o en un área determinada, la función institucional que dio origen a la serie o subserie documental, lo conoce la dependencia propietaria del archivo de gestión.

4. Las fechas se escriben en el orden día/mes/año, en números arábigos, con dos dígitos para cada variable.

5. Las cajas de archivo se numeran consecutivamente de izquierda a derecha y de arriba abajo dentro de las bandejas y estantes.

Una vez rotuladas las cajas, éstas se deben organizar en las estanterías correspondientes para cada oficina, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:

✓ Se debe separar la documentación de ‘apoyo’, estas cajas deben estar debidamente identificadas como

‘Documentos de Apoyo’ y puestas en otro entrepaño diferente.

✓ Separe las cajas correspondientes a una misma serie documental y organícelas en la estantería en orden

DÉCIMOTERCER PASO




alfabético, empezando por el primer entrepaño superior y hacia abajo, de manera que sea fácil su ubicación y consulta.

✓ De esta manera continúe con las demás series documentales.

https://www.sotic.com.ar/productos/estanterias-moviles

Para posteriores consultas por parte de los funcionarios de su dependencia o de otras dependencias del Ministerio de Salud y Protección Social a documentos o carpetas de su archivo de gestión, se debe diligenciar el GDOF12 Formato Consulta y Préstamo Archivo Gestión, disponible en el siguiente link: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de- procesos/Paginas/GDO.aspx en el cual se hará un registro detallado de cada préstamo interno de la documentación, esto ayudará a que se tenga un control de los documentos que se encuentran fuera del archivo y poder hacer seguimiento a su entrega oportuna.

DÉCIMOCUARTO PASO

https://www.sotic.com.ar/productos/estanterias-moviles






Ejemplo de diligenciamiento:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código GDOF12

Formato Consulta y préstamo archivo de gestión Versión 1

PRÉSTAMO DEVOLUCIÓN PRÉSTAMO

No.

ORDEN

DOCUMENTO O EXPEDIENTE SOLICITADO

FECHA INICIAL

DD-MM-AA

FECHA FINAL

DD-MM-AA

No. DE

CARPETAS

O

SOPORTE

No. DE

FOLIOS

SOLICITANTE Y DEPENDENCIA

FECHA

PRÉSTAMO

DD-MM-AA

FIRMA SOLICITANTE

RESPONSABLE ARCHIVO QUE ENTREGA

FECHA DE

DEVOLUCIÓN

DD-MM-AA

NOMBRE QUIÉN RECIBE

1

2

3

Instrucciones para diligenciar el formato:

1. No. de Orden: Corresponde al número de préstamo

2. Documento o Expediente Solicitado: Corresponde a la serie, subserie o asunto solicitado para consultar

3. Fecha Inicial: Fecha del primer documento del expediente

4. Fecha Final: Fecha del último documento del expediente

5. No. de Carpetas o Soporte: Cantidad de carpetas a solicitar o si es un cd, o usb, o documento en otro soporte.

6. No. de Folios: Cantidad de folios que contiene el expediente

7. Solicitante o Dependencia: Nombre del servidor que solicita el préstamo

8. Fecha del préstamo

9. Firma del Solicitante: Firma del servidor que solicita el préstamo

10. Responsable Archivo que Entrega: Persona responsable en el préstamo del expediente

11. Fecha de devolución del expediente que se solicitó en préstamo

12. Nombre de Quién Recibe: Nombre de funcionario que recibe el expediente en préstamo

El último paso será la TRANSFERENCIA PRIMARIA, que son las que realizan las dependencias de la Entidad, de la documentación que ha cumplido su tiempo de permanencia en el archivo de gestión al archivo central.

DÉCIMOQUINTO PASO




“Para la organización de la transferencia el Gestor Documental ORFEO, cuenta con el módulo “Transferencias Primarias”, cuya guía se encuentra publicada en https://intranet.minsalud.gov.co/Orfeo/Documents/Manuales/Guia-transferencias-primarias.pdf. El objetivo del módulo es sistematizar las transferencias primarias, el cual permite realizar el registro final del Formato Único de Inventario Documental – FUID, generando rótulos de caja y rótulos de carpeta definitivos, disminuyendo tareas operativas al usuario y agilizar el trámite de los documentos”.

En cumplimiento de las Transferencias Primarias se debe seguir los siguientes lineamientos:

- El Grupo de Archivo, elaborará y publicará el Cronograma de Transferencias, el cual se deberá cumplir. - El Grupo de Administración documental asesora y verifica la cantidad y calidad de la transferencia. - Las dependencias deberán transferir al Archivo Central aquellas series o subseries documentales que hayan

cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD respectiva. - Transferir la documentación debidamente organizada según los lineamientos establecidos en esta Guía. - Finalmente, verificadas las series y subseries documentales a transferir, el personal del Grupo de Archivo,

dará el visto bueno y recibido a satisfacción para que los servidores de la dependencia, trasladen la documentación al Archivo Central del Ministerio de Salud y Protección Social.

En caso de que las dependencias no puedan cumplir con el Cronograma de Transferencias establecido, deberán informar por escrito el motivo del incumplimiento y proponer una fecha para realizar la transferencia. En caso de omisión total, el Coordinador del Grupo de Archivo, informará al Jefe del Área Administrativa y éste a las oficinas de Control Interno y Control Interno Disciplinario.

¡¡¡FELICITACIONES!!!

HEMOS REALIZADO LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL al ARCHIVO CENTRAL- AC, siguiendo los pasos

anteriores, así mismo estamos en capacidad de identificar los documentos que cumplieron su ciclo según la TRD, en el ARCHIVO DE GESTIÓN AG, se realizó el inventario documental logrando pasar la documentación de un archivo a otro y estableciendo los responsables en cada uno de los archivos en que estos se encuentran.

La Norma nos obliga a la Integralidad, Autenticidad, Veracidad y Fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables los funcionarios de la Organización, conservación y custodia, así como la prestación de los servicios Archivísticos.

https://intranet.minsalud.gov.co/Orfeo/Documents/Manuales/Guia-transferencias-primarias.pdf




RECUERDE ANTES DE EMPEZAR ESTA ACTIVIDAD

TIPS PARA TENER EN

CUENTA




Higiene y Seguridad:

Se define como, el conjunto de normas y procedimientos que protegen la integridad física y mental del personal, preservando los riesgos de salud inherentes a las tareas del puesto y ambiente físico donde son ejecutados.

MEDIDAS DE SEGURIDAD EN ARCHIVOS DE GESTIÓN Y ARCHIVOS CENTRAL

Entre los aspectos que cabe recalcar, están las medidas de protección personal que deben seguir los funcionarios que trabajan en los archivos y más aún si emprenden acciones de Transferencia. Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotación concreta de elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y máscaras desechables, entre otros y el implementar acciones y prácticas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón desinfectante líquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o consumir algún alimento en las horas de descanso.

Cada institución deberá asegurar la dotación de los siguientes implementos para los funcionarios que custodian, manejan y administran los archivos de su entidad:

Dotación para Funcionarios y Rutinas en el Trabajo Documental:

Tapabocas desechables

Guantes desechables (de látex o de nitrilo)

Jabón desinfectante y/o Gel Antibacterial

https://bit.ly/2GSq9P5 https://bit.ly/2VrNw5m https://bit.ly/2BZhwhw

Cabe aclarar que esta dotación se debe suministrar a los funcionarios que van a emprender cualquier tipo de trabajo con el material documental. Además, cada funcionario deberá tener en cuenta y practicar las siguientes medidas de auto cuidado:

Extremar las medidas si se trata de material con alta concentración de polvo o material contaminado con microorganismos (hongos y bacterias).

https://bit.ly/2GSq9P5

https://bit.ly/2VrNw5m

https://bit.ly/2BZhwhw




Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo deberán renovarse ya que no es material reutilizable cuando se trata de guantes de látex.

Si la documentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas transparentes protectoras. Se recomienda llevar recogido el cabello largo. Si la documentación presenta gran concentración de polvo o contaminantes biológicos se debe limpiar y desinfectar antes de emprender trabajos de organización archivística.

Tener en cuenta que mientras trabaja deberá evitar el contacto directo de los dedos o de las manos con el resto del cuerpo.

Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiológico. Las actividades deberán hacerse intercalando periodos de trabajo de máximo hora y media seguidos de diez o quince minutos de descanso.

En los períodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algún alimento o cuando se vayan a realizar otras actividades, los funcionarios se deberán lavar las manos y la cara también con jabón o gel antibacterial.

MANIPULACIÓN DE CAJAS RECUERDE:

• Observe e inspeccione la carga antes de manipularla.

• Levante las cargas utilizando la musculatura de las piernas y no con la espalda.

“Aquí la seguridad no es una opción, es un hábito”

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre y Cargo: Alejandra Gutiérrez Castro - Contratista, Flor Verónica Yate – Contratista, Yeimmy Vargas - Contratista, Dubys Urazán-Forero – Profesional Especializado Fecha: 20 de octubre de 2020

Nombre y Cargo: Luz Ivette Rozo - Coordinadora Grupo Administración Documental. Fecha: 22 de octubre de 2020

Nombre y Cargo: Luz Ivette Rozo - Coordinadora Grupo Administración Documental. Fecha 22 de octubre de 2020