guía general del sistema...viii. el sistema deberá garantizar la debida entrega y recepción de...
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Guía general del sistema
Notificaciones Electrónicas
Versión 1.0
Sistema Integral de Fiscalización
Unidad Técnica de Fiscalización
Índice
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Contenido
Índice ...................................................................................................................................... 2
Marco Legal................................................................................................................................ 3
Objetivos.................................................................................................................................. 6
¿Cómo ingreso al sistema? ........................................................................................................ 7
Módulos del sistema................................................................................................................. 8
Nueva notificación.................................................................................................................... 9
Sección de Bandejas…….......................................................................................................... 13
Validar notificación.................................................................................................................. 19
Firmar y enviar notificación...................................................................................................... 25
Marco legal
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El proceso de notificación que se realiza actualmente, resulta complicado por el corto
plazo con el que se dispone para el proceso de fiscalización y la limitante de recursos
humanos para hacer llegar los diversos comunicados, avisos, solicitudes de información,
entre otros documentos que requieren ser entregados a diversos actores políticos en
todo el país.
Ante esta situación, se creó el subsistema de Notificaciones Electrónicas con el propósito
de mejorar la comunicación y el envío de información entre la Unidad Técnica de
Fiscalización, los Sujetos Obligados y demás personas relacionadas con el proceso de
fiscalización.
Beneficios:
Mejorar la interacción entre los actores políticos e incrementar la eficacia, calidad y
oportunidad en los procesos de fiscalización durante las campañas.
Disminuir tiempos de entrega.
Reducir de gastos administrativos para realizar las notificaciones (papelería y
recursos humanos).
Contar con la información en línea para su consulta y poder resguardarla en medios electrónicos.
Marco legal
La implementación del sistema cumple con las siguientes disposiciones:
Reglamento de Fiscalización.
Artículo 9. Tipos de notificaciones
1. Las notificaciones podrán hacerse de las formas siguientes:
f) Por vía electrónica. La notificación de los documentos emitidos por la Unidad Técnica
de Fiscalización se realizará mediante el Sistema de Contabilidad en Línea a los sujetos
que se refieren en los incisos a), fracción V y c), fracciones II y III del presente artículo,
así como a los responsables de finanzas y para conocimiento en el caso de
representantes de los partidos políticos ante el Consejo General del Instituto,
atendiendo a las reglas siguientes y a los Lineamientos emitidos por la Comisión:
I. Las notificaciones por vía electrónica se harán a más tardar dentro de 24 horas
siguientes a la emisión del acuerdo, requerimiento, resolución o documento a notificar, y
surtirán sus efectos a partir de la fecha y hora visible en la constancia de envío o, en su
caso, se cuente con el acuse de recibo. Cuando la Unidad así lo solicite, los usuarios
podrán dar respuesta a los requerimientos por esta misma vía.
Marco legal
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II. El módulo de notificaciones generará automáticamente la cédula de notificación, la
constancia de envío y los acuses de recepción y lectura. Asimismo, el sistema enviará
un aviso al correo electrónico registrado por el destinatario como medio de contacto. La
cédula de notificación contendrá los requisitos previstos en el párrafo 4 del artículo 11
de este Reglamento.
III. Para el cómputo de plazos se estará a lo señalado en el artículo 10 del presente
Reglamento.
IV. El acceso será con la clave de usuario y contraseña proporcionados por la Unidad
Técnica a los sujetos obligados. Para esos efectos, los representantes de los partidos
políticos ante el Consejo General del INE y ante los Consejos Generales de los
Organismos Públicos Locales podrán solicitar el acceso al Sistema de Contabilidad en
Línea.
V. Las notificaciones electrónicas serán autorizadas con la e.firma, la cual servirá como
mecanismo de seguridad y validez de las mismas.
VI. Ante posibles contingencias del SIF o el módulo de notificaciones, la Unidad Técnica
llevará a cabo las notificaciones conforme a los mecanismos descritos en los incisos
anteriores
Reglamento de Procedimientos Sancionadores en Materia de Fiscalización
Artículo 8. Tipo de Notificaciones.
1. Las notificaciones se harán:
I. Por vía electrónica, mediante el sistema o mecanismo que implemente el
Instituto, atendiendo a las reglas siguientes:
II. Deberá ser a solicitud de parte y el solicitante deberá contar con un nombre
de usuario y contraseña que proporcionará el Instituto;
III. El usuario solo podrá recibir las notificaciones, sin contar con mayor
posibilidad de respuesta, envío o reenvío;
IV. Se generará automáticamente una constancia de envío y acuse de recibo
de la notificación, la cual deberá ser agregada al expediente
V. Las notificaciones permanecerán solo treinta días naturales a partir de su
fecha de envío, después será eliminada, siendo responsabilidad del usuario
el respaldo de la misma;
VI. Las notificaciones por vía electrónica surtirán efectos a partir de que se
genere el acuse de recibo de la comunicación procesal;
VII. Para el cómputo de plazos se estará a lo señalado en el artículo 10 del
presente Reglamento; y
Marco legal
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VIII. El sistema deberá garantizar la debida entrega y recepción de las
notificaciones a los usuarios.
El acuerdo CF/001/2017, aprobado en la primera sesión extraordinaria de la Comisión
de Fiscalización celebrada el dieciséis de enero de 2017, relativo a los lineamientos
para la operación del módulo de notificaciones del Sistema Integral de Fiscalización,
para los oficios de errores y omisiones, observaciones y aclaraciones que resulten,
derivados de la fiscalización a los procesos electorales y ejercicio ordinario.
Objetivos
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Esta guía te permitirá:
Conocer los requerimientos técnicos necesario para el funcionamiento adecuado del
sistema, para eso se deberá usar como navegador Google Chrome.
Distinguir las funciones de los perfiles de usuario en el proceso de notificación.
Identificar las principales funciones del sistema y los módulos de trabajo que lo
conforman.
¿Cómo ingreso al sistema
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Ingresa a través de https://sif.ine.mx/loginUTF/
Captura los datos que te solicitan para iniciar sesión.
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Figura 1.0 Acceso
1) Ingresa tu usuario, contraseña y replica el código que se muestra en la imagen izquierda.
2) Presiona Entrar.
3) Si deseas cambiar tu contraseña, elige el perfil que te corresponde.
Usuario Interno (personal INE).
Usuario externo (Sujetos obligados: Precandidatos, Aspirantes, Candidatos,
Partidos Políticos, candidatos independientes).
Del menú de subsistemas, elige Notificaciones Electrónicas.
Módulos del sistema
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El sistema de Notificaciones Electrónicas está compuesto por los siguientes
módulos:
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Nueva
Notificación
Nueva notificación
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En el menú izquierdo, localiza el módulo Notificaciones y elige Nueva notificación.
Figura 3.0 Menú: Notificaciones
Captura los siguientes datos para crear el documento de notificación.
Destinatarios
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Figura 4.0 Agregar Destinatarios
1) Escribe el nombre del destinario y presiona la tecla Enter. Selecciona uno de los
nombres.
2) Si desconoces el nombre del destinatario, utiliza la búsqueda avanzada por grupo de
destinatario:
Aspirante, Precandidato y Candidato
Responsable de Finanzas de Partido Político
Responsable de Finanzas de Aspirante
3) En la tabla se mostrarán los datos de los destinatarios que agregaste, así como la acción
eliminar en cada uno de ellos.
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Nota
* Los usuarios que pueden crear notificaciones son: el Tramitador, el Validador SD, el Validador y el Administrador OC.
Información del documento
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Figura 5.0 Información del documento
1) Asunto. Coloca el tema del que trata la notificación; dispones de 250 caracteres,
incluyendo espacios en blanco.
2) Tipo de documento. Elige el documento que corresponde a la notificación.
3) Según el tipo de documento seleccionado, se mostrarán las plantillas que puedes utilizar
en la redacción de éste.
4) Presiona el botón Editar para abrir la plantilla en el programa Word.
5) Síntesis del Documento, se realiza una síntesis del oficio a notificar.
6) Número de oficio, el cual corresponde al oficio de errores y omisiones que se obtiene
del sistema de gestión.
Edición de la plantilla
Al presionar la opción Editar, se abrirá la plantilla en el programa Word, en ésta podrás incluir nueva
Información y aplicar distintos estilos en el texto (cursivas, color en el texto, tablas, etc.).
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Cuando finalices la edición de la plantilla, presiona Guardar para actualizar el documento en el
sistema.
Figura 6.0 Plantilla
Para concluir, presiona solicitar validación o bien, guardar borrador.
Te permite almacenar la
información y completar el
procedimiento o adjuntar
documentos en otro momento.
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Sección de Bandejas.
Consulta de Notificaciones
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Todas las notificaciones guardadas como borradores, para revisión, para corrección, notificación con Oficio firmado y notificación firmada, se encuentran en la Bandeja de Entrada.
En el menú izquierdo, selecciona el módulo Sección de Bandejas. Posteriormente elige Bandeja
de Entrada.
Figura 8.0 Menú: Sección de Bandejas
Oprime Modificar para actualizar la información de las notificaciones.
Figura 9.0 Bandeja de Entrada
El sistema te permitirá eliminar o añadir destinatarios; modificar la información del documento; editar
la plantilla y adjuntar o eliminar anexos.
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Figura 10. Editar notificación
Adjuntar anexos
Incluye los documentos que se requieren en la notificación.
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Figura 11. Adjuntar Anexos
1) Presiona el botón Adjuntar archivos* para localizar el documento en tu equipo de cómputo.
2) Se mostrarán los anexos que adjuntes y el icono eliminar en cada uno de ellos.
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Importante
*No hay un límite para subir anexos, la capacidad máxima de los anexos para cada notificación es de
500 MB.
*En Firma de Oficio es necesario contar con la E.Firma vigente, así mismo en Firma de Notificación,
la cual, solo puede realizarla el administrador OC
*El tamaño máximo por archivo no debe de superar los 50 MB
Bandeja de Salida
Para poder visualizar las notificaciones oprime en el menú Bandeja de Salida.
El sistema mostrará las notificaciones enviadas a corrección, enviadas a validación o notificación, en
la bandeja de salida donde podrás visualizar el folio como el estatus de la notificación.
Para poder descargar el documento, oprime las letras azules para poder visualizar el documento.
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1.- Cédula de notificaciones. Vista previa del documento que concentra los datos relevantes de la
notificación y contiene la firma del Administrador OC.
2.- Oficio de errores y omisiones. Se genera la descarga del oficio de la notificación, el documento
ha sido generado mediante el sistema de notificaciones.
3.- Detalle de la notificación: Consulta de los datos de notificación, se pueden visualizar los
siguientes datos:
Destinatarios
Folio interno
Número de oficio
Asunto
Síntesis del documento
Tipo de documento
Vista previa del oficio
Anexos
4.- Constancia de envíos: Vista previa del documento .pdf que contiene el folio de la notificación,
datos del remitente, asunto de la notificación, fecha y hora en la que se realizó, certifica el envío de la
notificación así como el usuario que realizó la descarga/vista previa del documento.
5.- Acuse recepción lectura: Documento que certifica la recepción y la lectura de la notificación. Cabe
mencionar que si la notificación no ha sido leída, en el documento aparecerá la siguiente leyenda: “El
documento no ha sido abierto por el destinatario”, una vez que el destinatario ha leído la notificación,
esta leyenda se modifica por la fecha y hora en que se realizó la lectura. Al final del documento se
muestra fecha y hora de descarga, así como el usuario que realizo la descarga /vista previa del
documento.
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El sistema nos enviara a Consultar Documento, donde podremos ver observaciones.
Información de Documento
Los detalles del documento los encontraremos aquí, para poder visualizar como quedara, oprime Vista
previa.
Importante
* Podrás descargar los anexos desde esta pantalla.
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Validar
Notificación
Validar notificación
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Una vez que la notificación se envía a validación, los Validadores o Administradores verifican que
la notificación y los documentos sean correctos.
A continuación se describe el procedimiento de validación que realizan los distintos perfiles del sistema.
Figura 11. Procedimiento de validación
El Tramitador genera la notificación y la envía al Validador SD, quien realiza la primera revisión. Si la notificación es correcta, pasa al Validador OC, éste perfil vuelve a examinarla y si no hay observaciones, la manda con el Administrador OC. Él hace la última revisión, si todo está en orden, procede a firmar el oficio y posteriormente a firmar la notificación y la envía a los destinatarios involucrados.
Cabe aclarar que al enviar una notificación a corrección esta se envía al inmediato inferior de quien realiza las observaciones y al enviar una notificación a validación esta se envía al inmediato superior de quien captura o revisa la misma.
Cuando el Validador SD o el Validador generan la notificación, ésta es revisada por el nivel de
jerarquía superior.
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En tu Bandeja de entrada, presiona modificar, estas solo podrán estar disponibles para validar, si se
encuentran en estatus ‘’En revisión’’
Figura 11.0 Bandeja de entrada
Revisa el contenido de la notificación.
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5 6 Figura 12. Revisión de notificación
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1) Puedes agregar o eliminar destinatarios.
2) Información del Documento, sí deseas editar oprime Editar, dicho botón despliega el oficio
para su visualización, el cual puede ser editado si así fuera necesario, así mismo, se pueden
editar los campos dentro de esta sección, al aparecer de color verde indica que el oficio se
encuentra firmado.
3) Examina el documento. Dicho botón te permite adjuntar anexos.
4) Verifica los anexos adjuntos, puedes subir nuevos.
5) Para eliminar un Anexo oprime el icono
6) Para poder descargar el anexo oprime el icono
7) Para poder visualizar el anexo oprime el icono
8) En caso de no haber concluido la revisión, presiona Guardar Borrador.
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9) Si realizaste observaciones, oprime Solicitar correcciones este botón no está disponible
para los tramitadores, así como, en el caso de que un validador SD, validador OC o
administrador OC haya creado dicha notificación, de igual manera no estará disponible. La
cual se envía al inmediato inferior, quién realice las correcciones no necesariamente será
el autor del documento quién las aplique.
10) Si la notificación ya no necesita cambios, oprime Solicitar Validación.
Importante
* El Tramitador, no cuenta con la opción de “Solicitar correcciones” ya que en la jerarquía de roles es
el más bajo, así como el Administrador por ser el superior en la jerarquía no cuenta con la opción
“Solicitar validación”.
Al solicitar la corrección se tiene seleccionado por default al usuario que envió la notificación a validación, sin embargo se puede seleccionar a otro usuario que tenga el mismo rol que el usuario, mencionado anteriormente. El sistema te mostrará a quien se le manda dicha acción.
Al terminar oprime Aceptar, este botón se habilita una vez que se ingresan las observaciones.
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Al solicitar la validación el sistema mostrará un listado de usuarios la cual corresponde a usuarios
que tienen un rol superior a quién envía a validación
Al terminar oprime aceptar este botón se habilita una vez que se selecciona un usuario.
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Firmar y enviar
Notificación
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Firmar una a una
En la Bandeja de entrada, ingresa a la notificación a través del icono modificar.
Figura 13. Bandeja de Entrada
Revisa el contenido de la notificación.
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5 6 Figura 14. Adjuntar notificación
1) Puedes agregar o eliminar destinatarios.
2) Oprime editar, dicho botón permite la visualización del oficio para su revisión y permite ser
editado en caso de ser necesario.
3) Examina el documento, este permite adjuntar más anexos.
4) Verifica los anexos adjuntos, puedes subir nuevos.
5) Para eliminar un Anexo oprime el icono
6) Para poder descargar el anexo oprime el icono
7) Para poder visualizar el anexo oprime el icono
8) En caso de no haber concluido la revisión, presiona Guardar Borrador.
9) Si realizaste observaciones, oprime el botón Solicitar correcciones para que el autor del
documento las aplique.
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Se muestra la opción de Firmar Oficio y Firmar Notificación, para esto necesitas tu Certificado
(*.cer), Clave privada (*.key) y contraseña privada al terminar oprime Firmar oficio.
De no ser así oprime Guardar borrador.
Figura 15. Firma de Oficio
En cuento se realiza la firma del oficio se habilita la pestaña de “Firma notificaciones” y en cuanto se
da elige la opción “Firmar notificación” el sistema te remite a la pantalla de envío, mostrada en la
página anterior.
1) Certificado (*.cer)
2) Clave Privada (*.key)
3) Captura la contraseña de la clave privada.
4) Presiona Firmar Oficio.
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Figura 16. Firma de notificaciones
Importante:
*El Firmado de Oficio y el Firmado de notificación son necesarios para enviar la notificación, el Firmado de
notificación únicamente se puede realizar cuando se haya firmado el oficio.
*El Administrador OC puede realizar estas firmas.
Después de haber firmado el oficio y la notificación, el sistema te mostrará la confirmación de envío
podrás visualizar la cédula de notificación electrónica.
Figura 17. Confirmación de la Notificación.
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Al enviar la notificación, se crean tres archivos PDF:
a) Cédula de notificación:
Vista previa del documento PDF que concentra los datos más importantes de la notificación y
contiene la firma del Administrador OC. Dicho documento certifica la información dentro de la
notificación
Figura 18. Cédula de la Notificación Electrónica.
b) Constancia de envío:
Vista previa del documento PDF que contiene el folio de la notificación, datos del remitente, asunto
de la notificación y fecha y hora en la que se realizó el envío. Este documento certifica el envío de
la notificación. Al final del documento se muestra fecha y hora de descarga, así como el usuario
que realizo la descarga/vista previa del documento.
Figura 19. Constancia de envío
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c) Acuse de recepción y lectura:
Documento certifica la recepción y lectura de la notificación. Cabe mencionar que si la notificación
no ha sido leída, en el documento aparecerá la siguiente leyenda: “El documento no ha sido abierto
por el destinatario”, una vez que el destinatario ha leído la notificación, esta leyenda se modifica
por la fecha y hora en que se realizó la lectura. Al final del documento se muestra fecha y hora de
descarga, así como el usuario que realizo la descarga/vista previa del documento.
Figura 20. Acuse de recepción y lectura
Los cuales se pueden descargar desde la Bandeja de Salida.