guía del cuestionario de autoevaluación (saq) de sedex · 2020-03-25 · dónde encontrar el saq...
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Empoderamiento de las cadenas de suministro responsables
Guía del Cuestionario
de Autoevaluación (SAQ)
de Sedex
Versión 1.2, febrero de 2020
Sedex es uno de los principales proveedores de servicios de comercio ético del mundo, que
trabaja para mejorar las condiciones de trabajo en las cadenas de suministro a nivel global.
Proporcionamos herramientas prácticas, servicios y una red comunitaria para ayudar a las
empresas a mejorar sus prácticas comerciales responsables y sostenibles, y a abastecerse de
manera responsable.
¿Cuál es el objetivo de este documento?
• ¿Cómo encontrar el SAQ en Sedex Advance?
• Consejos útiles para ayudarle a completar
el cuestionario
• ¿Qué información se necesita para cada sección?
• ¿Cuánto tiempo debería tomar para completarlo?
• ¿Cómo presentar el SAQ?
• ¿Qué pasará después de presentarlo?
Guía del SAQ sedexglobal.com
Como alternativa, para instrucciones paso a paso
de la plataforma, haga lo siguiente: Inicie sesión en e-Learning de Sedex y haga clic en la pestaña “Capacitación y Recursos”, luego, busque cualquiera
de los siguientes títulos:
• Completar el SAQ;
• Crear un sitio, o
• Ver/editar los detalles del sitio
Contenido
1. Descripción general del SAQ
2. Beneficios para los miembros de Sedex
3. ¿Qué contiene el SAQ?
4. ¿Dónde encontrar el SAQ en Sedex Advance?
5. Estado del SAQ
6. ¿Cómo completar el SAQ ?
7. Opciones de respuesta dentro del SAQ
8. ¿Qué información se necesita?
9. ¿Cuánto tiempo debería tomar para completarlo?
1. ¿Cómo terminar y presentar el SAQ?
9. ¿Cuál es el siguiente paso?
10. Actualización del SAQ
11. Consejos útiles para completar el SAQ
12. El SAQ como parte de un proceso
de abastecimiento responsable
13. Recursos adicionales
Guía del SAQ sedexglobal.com
Descripción general del SAQ
• Conjunto de preguntas con información
sobre el perfil del personal y los sistemas de
gestión en vigencia
• Oportunidad para que los sitios realicen un
análisis de las deficiencias y hagan mejoras
• Ayuda a los sitios a prepararse para una
auditoría ética, como SMETA
Beneficios para los miembros de Sedex
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Recopilación y divulgación de datos
sobre la cadena de suministro
Almacenamiento de toda la
información en un lugar
Reducción de la duplicación y
ahorro de tiempo y recursos
Toma de decisiones
comerciales mejor informadas
Incentiva mejoras de abastecimiento
responsable a nivel global
Implementación de medidas
para proteger a las personas, el medio ambiente y las empresas
¿Qué contiene el SAQ?
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Números de preguntas
del SAQ
Proveedor
de bienes
Proveedor
de servicios
Agente Proveedor de
mano de obra
Máximo 329 318 68 184
Mínimo 84 78 16 48
Estructura del SAQ
1. Acerca de su empresa
2. Políticas y recursosRecursos de personal que se aplican y políticas relevantes en vigencia
3. Procesos Políticas de recursos humanos, estructura empresarial,
certificaciones y normas
4. Monitoreo y seguimientoRecolección de datos y progresión a través del tiempo
5. Capacitación y desarrollo
6. Gestión de proveedores y subcontratistas
• La cantidad de preguntas contestadas
depende de su tipo de negocio
• Más preguntas podrán desplegarse en
función de sus respuestas
• El SAQ está estructurado según un enfoque
de sistemas de gestión.
• Las preguntas se clasifican para reflejar una
progresión lógica, desde la información general
de los trabajadores, hasta el seguimiento de los
datos y programas de capacitación y mejora.
• Información sobre herramientas de ayuda se
incluyen en todo el SAQ.
Estas incluyen guías de ayuda y definiciones.
Dónde encontrar el SAQ en Sedex Advance
Paso 1: Inicio de sesión
Una vez que haya iniciado sesión en Sedex, haga clic en el
icono de Sedex Advance > Empresa > Mi empresa
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Paso 2: Creación o actualización del Perfil del sitio
Primero necesitará tener un sitio. Si no sabe cómo crear
un sitio, visite e-Learning de Sedex o comuníquese con
Los usuarios actuales tendrán que actualizar el Perfil del
sitio antes de completar el nuevo SAQ.
Dónde encontrar el SAQ en Sedex Advance
Paso 4: Completar el cuestionario
Haga clic en el botón “Completar el cuestionario de
autoevaluación” para empezar a trabajar en las secciones
del SAQ. Una vez que haya comenzado, verá la opción de
Enviar sus respuestas cuando el SAQ esté completo.
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Paso 3: Encontrar el cuestionario
Una vez que haya creado el sitio, en la lista desplegable
“Información del sitio” seleccione Cuestionario del
sitio en la columna ACCIÓN.
Estado del SAQ
Estado 1: No iniciado
• El SAQ está completo al 0%
Estado 2: En progreso
• El proveedor está editando el SAQ. Es posible que esté completo al 100% pero el proveedor no ha confirmado que esas sean las respuestas “finales”. El proveedor debe guardar las respuestas cada vez que haga cambios en el cuestionario.
sedexglobal.comGuía del SAQ 10
Estado 3: Enviado • El proveedor envió un conjunto de respuestas, y confirmó al cliente que terminó el cuestionario. Cada vez que se
envíen, este conjunto de respuestas se guardará para permitir que Sedex haga un seguimiento y demuestre los
cambios a lo largo del tiempo.
Ahora, en la página principal del SAQ, hay un botón de “Estado”. Esto indica al comprador, si el proveedor que responde
las preguntas aún no ha comenzado el SAQ, está trabajando en él o lo completó lo mejor que pudo.
Cómo completar el SAQ
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Hay seis tipos de respuesta diferentes en el SAQ:
Una sola opción = Seleccione una de las opciones disponibles.
Varias opciones = Seleccione todas las opciones que apliquen.
Texto libre = Escriba una descripción de la situación en el sitio.
Seleccionar “Otro” siempre requerirá una descripción de texto libre.
Entrada de números = Introduzca valores numéricos para preguntas como salarios, horas de trabajo y porcentajes.
Carga de documentos = Suba archivos para proporcionar evidencia que respalde su respuesta.
Tablas = Complete la información en formato de tabla.
¿Cuántas preguntas hay en el SAQ?
La cantidad de preguntas depende del tipo de negocio. Se harán preguntas adicionales según la información que
proporcione. Por ejemplo, si brinda alojamiento a los trabajadores, se le harán preguntas adicionales sobre lo que
proporciona y a qué trabajadores.
¿Quién debe completar el SAQ?
Es posible que necesite ayuda de diferentes departamentos de la empresa para responder el SAQ. Necesitará el aporte
de las personas que gestionan Recursos Humanos, salud y seguridad, finanzas, sostenibilidad y departamento de
compra. Siempre puede guardar su progreso mientras obtiene respuestas de sus colegas.
Opciones de respuesta dentro del SAQ
Respuesta “No lo sé”
• Esta opción se incluye para evitar que las preguntas queden en blanco. Responder “No lo sé” indicará a cualquier cliente vinculado que puede ser necesario un mayor apoyo o seguimiento en esta área.
• Si está respondiendo a una pregunta que no tiene la opción no lo sé, le aconsejamos que intente responder lo mejor posible. Si no encuentra una respuesta apropiada, puede dejar esta pregunta en blanco.
• Recomendamos que sólo seleccione esta opción cuando sea imposible proporcionar cualquier otra respuesta.
Respuesta “Otro”
• La opción “Otro” se muestra para permitirle proporcionar detalles a sus clientes en caso de que las opciones de respuesta no apliquen.
Respuesta “0”
• Cuando se introduce el número de trabajadores (por ejemplo, ¿cuántos trabajadores fueron capacitados en salud y seguridad?), debe introducir “0” si no hay trabajadores capacitados. No deje la respuesta en blanco.
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¿Qué información se necesita para completar el SAQ?
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Registros de Recursos humanos
¿Cuál es el objetivo de esta pregunta? Comprender cómo se paga a los trabajadores, si reciben un salario justo, desde dónde emigran los trabajadores, si se utilizan trabajadores de agencias para apoyar la producción y si algún trabajador pagó honorarios de
contratación para trabajar en el lugar. ¿Qué se incluye? Salarios, horas de trabajo, uso de proveedores de mano de obra, nacionalidades de los trabajadores, recursos de
personal, contratos, honorarios de contrataciónPreparación: Tendrá que trabajar en estrecha colaboración con el departamento de Recursos Humanos en esta sección para tener acceso a los registros de nómina, hojas de horas de trabajo, registros de contratos y nacionalidades, así como al proceso de
contratación.
Comprensión de los detalles del sitio
¿Cuál es el objetivo de esta pregunta? Comprender cómo está organizado el sitio, cómo se utiliza el edificio,
qué instalaciones están disponibles y qué tipo de alojamiento se proporciona a los trabajadores. ¿Qué se incluye? Información sobre el edificio, instalaciones, alojamiento, políticas, certificacionesPreparación: Es posible que necesite hablar con el administrador del edificio e instalaciones y Recursos Humanos (RR. HH.).
Necesitará acceso a las políticas y certificaciones y tener copias para subirlas como evidencia de respaldo, información sobre qué alojamiento se proporciona a los trabajadores y saber cómo se usa el edificio.
Procesos
¿Cuál es el objetivo de esta pregunta? Revisar los diferentes procesos puestos en
marcha por el sitio para gestionar el impacto que esto tiene en los trabajadores y su entorno.
¿Qué se incluye? Evaluación de riesgos, comités de trabajadores/sindicatos, impacto ambiental, gestión de la cadena de suministro y certificacionesPreparación: Copias de todas las certificaciones obtenidas, comprensión de los procesos
de evaluación de riesgos para los trabajadores y proveedores, conocimiento del proceso de quejas y del impacto ambiental de los sitios y cómo se gestionan los proveedores.
Información sobre mejoras
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¿Cuál es el objetivo de esta pregunta? Una oportunidad para demostrar a los clientes el trabajo que hizo en relación con la mejora
de las condiciones de los trabajadores. Complete con la mayor cantidad de información posible.¿Qué se incluye? Incluye capacitación, puesta en marcha de proyectos para lograr la mejora, datos de indicadores claves del rendimiento
Preparación: Identificar el número de trabajadores que recibieron capacitación en todos los programas vigentes, información detallada
sobre los proyectos de mejora llevados a cabo y reunir todos los datos recopilados que permitan hacer un seguimiento del rendimiento del sitio o de la empresa
¿Qué información se necesita para completar el SAQ?
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Datos sobre género
¿Cuál es el objetivo de esta pregunta? La capacidad de las
empresas para identificar y abordar las cuestiones de género se velimitada por la falta de información sobre el personal desagregadapor género.
Reconocemos que las empresas se enfrentan a una presión cada
vez mayor por parte de sus clientes y de las partes interesadasexternas para comprender las circunstancias de las trabajadoras y
los desafíos que podrían enfrentar.
Haga clic aquí para saber más acerca de cómo, qué y por qué
ciertos registros del personal deben ser divididos por género.
¿Cómo organizo la recopilación de datos divididos por género?1. Identifique las preguntas que no puede responder en el SAQ.
2. Modifique los sistemas de datos de recursos humanos actuales para
poder contabilizar a hombres y mujeres por separado.
3. Capacite al personal sobre los sistemas nuevos y cuestiones delicadas.
La recopilación de datos sobre el personal, desagregados por género, le informará sobre las diferentes situaciones de hombres y mujeres
dentro del personal. Esto permite una mayor comprensión de las necesidades empresariales y una planificación más eficaz para el futuro.La recopilación, el análisis y la toma de decisiones fundamentadas en función de datos de género demuestra a sus clientes su capacidadpara informar, analizar y abordar los problemas.
¿Qué se incluye? La rotación de trabajadores, la ausencia, los salarios, permisos de paternidad, la capacitación, el puesto de trabajo, laspromociones, las quejas y los accidentes.
Preparación: Recopilar datos divididos por hombres y mujeres en las áreas mencionadas. Si aún no tiene esta información, complete solola columna “Total”.
¿Qué información se necesita para completar el SAQ?
¿Cuánto tiempo debería tomar completar el SAQ?
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Porcentaje de ejecución
• A medida que complete el cuestionario, verá como aumenta el porcentaje de la barra de ejecución.
• Sedex no establece requisitos específicos para completar el SAQ, pero muchos miembros de Sedex
exigen la ejecución a quienes responden las preguntas. Usted debe ponerse en contacto con su cliente para ver si tiene algún requisito alternativo.
• Cuando las respuestas se dejan en blanco, esto afectará al porcentaje de avance.
El SAQ requiere que rellene
los datos aplicables a su
sitio/empresa. La cantidad de datos
introducidos y el tiempo que tomará el SAQ varía según
la actividad de su sitio.
Si es la primera vez que intenta
completar el SAQ, le llevará más tiempo
responder a cada sección y obtener todos los datos requeridos.
Cuando se actualiza el SAQ, el tiempo de ejecución será mucho
más rápido a medida que se familiarice con las preguntas y la
información requerida.
¿Cómo terminar y presentar el SAQ?
Envíe las respuestas
Una vez que termine el SAQ, haga clic
en el botón “Enviar respuestas” para
confirmar que el cuestionario fue completado o actualizado. Se hará un
registro de las respuestas. Puede editar
y volver a enviar las respuestas cuando
se produzca algún cambio.
Recuerde Guardar
Haga clic en “Guardar” con frecuencia para
guardar su progreso. Esto almacenará sus
respuestas si necesita salir y volver al cuestionario en otro momento.
Nota: Al hacer clic en “Siguiente” las
respuestas se guardan automáticamente.
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¿Cuál es el paso siguiente?
Evaluación de los riesgos
• Muchas organizaciones usarán la información del SAQ como parte de los mecanismos necesarios para sus
cadenas de suministro. Esto incluye el uso de información del SAQ en el Risk Assessment Tool de Sedex,
Radar, que identifica dónde las características de un sitio pueden presentar mayores riesgos sociales y
ambientales. Los compradores también podrán ver su puntuación en la sección de Controles de Gestión con
Radar.
• El Risk Assessment Tool sólo está disponible para los miembros de Sedex A y A/B que recibieron
entrenamiento sobre cómo interpretar la información entregada por la herramienta.
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Informe de los Controles de gestión
• 1 día después de completar el SAQ, verá un informe de Controles de gestión en Sedex Analytics.
El informe resaltará las áreas de enfoque claves basadas en sus respuestas a cada sección del SAQ.
• El informe tomará cada pilar SMETA (Normas Laborales/Salud y Seguridad/Ética Empresarial/Medio Ambiente)
y la Gestión de la cadena de suministros y los comparará con cada componente del sistema de gestión
(Política y Recursos/Procesos/Monitoreo y Seguimiento/Capacitación y Mejora), y proporcionará una
puntuación para cada uno de ellos.
• Este informe también lo vinculará con los capítulos relevantes del Sedex Supplier Workbook En él se ofrece
una guía práctica sobre normas, salud y seguridad, ética empresarial y medio ambiente, y consejos sobre
cómo introducir mejoras mediante un enfoque de sistemas de gestión.
Actualización del SAQ
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Cada vez que se actualice el SAQ, se
guardarán las respuestas anteriores y Sedex
almacenará estos datos. Esto ayudará a
generar informes que muestren los cambios a través del tiempo
Recomendamos actualizar el SAQ siempre que haya
cambios en su sitio, por ejemplo, un cambio en la
cantidad de trabajadores, políticas nuevas,
un programa de formación nuevo.
Sedex aconseja que el SAQ se revise cada 6 meses para asegurar que toda la información esté actualizada.
Consejos útiles para completar el SAQ
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• Las compañías con múltiples sitios pueden completar el “SAQ de la compañía”. Este contiene varias preguntas que
también se encuentran en el SAQ general, y las respuestas que seleccione serán aplicadas a todos sus sitios.
Puede encontrar esta funcionalidad disponible en la página “Mi empresa”.
• Cada vez que actualice el SAQ, recuerde revisar el Perfil del sitio y actualizar la información, por ejemplo, la cantidad
de trabajadores, el uso de proveedores de mano de obra
• Si desea volver a una determinada pregunta o sección, haga clic en guardar y podrá pasar a otra sección en cualquier
momento.
• Asegúrese de mirar los puntos de guía e información que lo ayudarán a responder las preguntas.
• El SAQ está disponible en 12 idiomas diferentes.
• Asegúrese de iniciar sesión en Sedex Analytics después de completar el SAQ para ver su Informe de Controles de
Gestión. (Disponible un mes después del lanzamiento del SAQ)
El SAQ es una parte de su programa de negocio responsable
Los proveedores
completan el SAQ sobre sus prácticas comerciales a través de la plataforma
Sedex
Los compradores evalúan
la información con Radar, el RiskAssessment Tool de
Sedex
La información del SAQ se
utiliza para ayudar a los proveedores a prepararse para la auditoría SMETA
Los proveedores pueden utilizar
el informe de resultados del SAQ para identificar áreas de mejora
Gracias al uso del Supplier
Workbook y el e-learning de Sedex, los miembros trabajan
juntos para resolver los
problemas identificados
Mejora continuamente las
prácticas comerciales sociales, éticas y
ambientales
El SAQ se actualiza
cada 6 meses
Tome medidas
y contribuya a
su propia
mejora
Recopilación
de datos
Evaluación de
datos y riesgo
Análisis y
comunicación
de datos
Recursos adicionales
1. Guía del usuario paso a paso
2. Nota informativa del SAQ
3. Preguntas frecuentes del SAQ (FAQs)4. Guía para la recolección y supervisión de
información sobre género
5. Glosario de términos clave
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