guÍa de supervisiÓn · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2....

18
GUÍA DE SUPERVISIÓN BOGOTÁ D.C JUNIO DE 2019

Upload: others

Post on 20-Apr-2020

5 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

BOGOTÁ D.C JUNIO DE 2019

Page 2: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

1

CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3

2. ALCANCE .............................................................................................................................. 3

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................................ 3

4. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL: ................................................................ 5

4.1 Supervisión .................................................................................................................... 5

4.2 Interventoría .................................................................................................................. 6

4.3 Diferencias entre Supervisor e Interventor .................................................................... 6

5. ¿QUIENES PUEDEN SER SUPERVISORES EN EL DAPRE? ........................................................ 7

6. CAMBIO DE SUPERVISIÓN .................................................................................................... 8

7. FORMAS DE SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL ............................................ 8

7.1 Actividades Generales .................................................................................................... 9

7.2 Seguimiento Administrativo ......................................................................................... 10

7.3 Seguimiento Técnico .................................................................................................... 10

7.4 Seguimiento FInanciero y Contable .............................................................................. 11

7.5. Seguimiento Jurídico ................................................................................................... 11

8. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES .......................................... 11

8.1 Responsabilidad Civil .................................................................................................... 12

8.2 Responsabilidad Fiscal .................................................................................................. 13

8.3 Responsabilidad Penal ................................................................................................. 13

8.4 Responsabilidad Disciplinaria ....................................................................................... 14

9. RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN O

INTERVENTORÍA .................................................................................................................... 14

10. RESPECTO A LA PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN SE DEBEN TENER EN

CUENTA LAS SIGUIENTES PAUTAS: ........................................................................................ 15

Page 3: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

2

10.1 Contratos suscritos antes del 7 de agosto de 2018 y publicados por la Entidad en

SECOP I: ............................................................................................................................. 16

10.2 Contratos suscritos con posterioridad al 7 de agosto de 2018 y publicados por la

Entidad en SECOP I: ........................................................................................................... 16

10.3 Contratos suscritos con posterioridad al 7 de agosto de 2018 y en general los

realizados por la Entidad transaccionalmente a través del SECOP II:.................................. 16

11. ROL DEL SUPERVISOR EN LA ETAPA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: ........................... 16

12. MARCO LEGAL ................................................................................................................. 16

13. DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................................................................. 17

14. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO .................................................................................... 17

Page 4: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

3

1. OBJETIVO

El objetivo de la presente guía es brindar una herramienta que ayude y oriente a los

supervisores de contratos y convenios suscritos por el Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República - DAPRE en el ejercicio de coordinación, seguimiento,

organización, control y vigilancia que deben ejercer de carácter técnico, administrativo,

financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos.

2. ALCANCE

El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones de

supervisión de contratos y convenios del DAPRE, las cuáles serán ejercidas por los

supervisores de las áreas que solicitan la adquisición de bienes, obras o servicios, según

corresponda, en consonancia con los procedimientos, deberes y responsabilidades

establecidos en el Manual de Contratación vigente.

Por consiguiente, lo dispuesto en el presente manual aplica para el ejercicio pleno de la

supervisión, la cual inicia desde el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato,

hasta el cierre del expediente del Proceso de Contratación conforme a lo establecido en el

artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en el cual se estipula la fecha de inicio para la ejecución del contrato. A partir de dicha fecha se contabiliza el inicio de su plazo de ejecución.

ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento mediante el cual la Entidad y el contratista

acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, que impiden la ejecución del mismo. Este documento será firmado por el supervisor y/o interventor, el contratista y el ordenador del gasto.

ACTA DE REINICIO: Es el documento mediante el cual se da por terminada la

suspensión del contrato por haberse superado las situaciones que le dieron origen y

Page 5: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

4

se ordena la reiniciación de las actividades. Este documento será firmado por el supervisor y/o interventor, el contratista y el ordenador del gasto.

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN: Es el documento que contiene la

verificación de las condiciones de cumplimiento de los bienes, obras y servicios contratados y la manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción.

ACTA DE TERMINACIÓN ANTICIPADA: Documento mediante el cual las partes, con

visto bueno del supervisor del contrato, terminan la ejecución del mismo antes del vencimiento del plazo pactado.

ACTA DE LIQUIDACION: Documento proyectado por el supervisor del contrato

(Resolución 093 de 2019) mediante el cual una vez concluida la ejecución del contrato, las partes declaran si se encuentran a paz y salvo mutuo o si existen obligaciones por cumplir y la forma en que deben ser cumplidas para ponerle fin al contrato. Incluye un balance final del contrato.

ACTA DE RECIBO FINAL: Documento en el cual el supervisor del contrato deja

constancia que el contratista, durante la ejecución del mismo, hace entrega al DAPRE de los bienes, obras, o servicios objeto del contrato.

CLÁUSULA PENAL: Estipulación contractual consagrada en el ordenamiento

normativo colombiano, que busca asegurar el cumplimiento del contrato, por lo tanto, este se sujeta a una pena la cual consiste en dar o hacer algo en caso de que el contratista no ejecute o retarde las obligaciones del contrato.

CONTRATO DE TRACTO SUCESIVO: Aquellos cuyas obligaciones consisten en

prestaciones periódicas o continuas. Ejemplo: Suministro, Obra, Prestación de Servicios, entre otros. (Requieren liquidación de manera obligatoria)

CONTRATO DE EJECUCIÓN INSTANTÁNEA: Aquellos cuya obligación principal se cumple en un solo momento. Ejemplo: Compraventa.

GARANTÍAS CONTRACTUALES: Mecanismo de cobertura de un riesgo, por medio de

la cual se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas de un contrato o su liquidación a favor de la entidad pública; así como de los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad pública contratante derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. Pueden consistir en una póliza de cumplimiento, un patrimonio autónomo o una garantía bancaria.

Page 6: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

5

GESTIÓN CONTRACTUAL: Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación de una Entidad Estatal.

REQUISITOS DE PERFECCIONAMEINTO Y EJECUCIÓN: El contrato se perfecciona con

la firma de las partes o con la aceptación de la oferta que realiza la Entidad; y se puede ejecutar con la aprobación de garantías o el acta de inicio, previa expedición del registro presupuestal y afiliación a la ARL, según el caso.

MULTA: Sanción pecuniaria de la cual puede hacer uso la administración en ejercicio de su función primordial de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato, con el objeto de constreñir o apremiar al contratista al cumplimiento de sus obligaciones, una que vez se verifique el acaecimiento de incumplimientos parciales en vigencia del plazo contractual.1

PLAZO DE EJECUCIÓN: Período comprendido entre la fecha de iniciación y el

vencimiento del término para la ejecución del contrato.

4. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL:

De conformidad con lo establecido en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011: “Con el fin de

proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de

tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a

vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un

supervisor o un interventor, según corresponda.”.

4.1 Supervisión

Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el

cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal

cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la

Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de

prestación de servicios que sean requeridos2.

1 Sentencia de la Sección tercera del Consejo de Estado radicada con el número 68001-23-15-000-1994-09826-01(28875) 2 Artículo 83 Ley 1474 de 2011.

Page 7: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

6

4.2 Interventoría

Seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona

natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el

seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o

cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo

anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del

contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico,

financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría3.

El DAPRE, para los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad,

determinará, con independencia de la modalidad de selección, en los

documentos previos, de acuerdo a su complejidad si requieren o no interventor,

no obstante, todos los contratos de obra que se adelanten por Licitación Pública

requerirán de interventoría.

La selección de un Interventor se adelantará por parte del DAPRE a través de un

proceso de Concurso de Méritos o de Mínima Cuantía, según corresponda.

Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se

haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá

ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que

resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de

1993. Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la

constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo

término de la garantía de estabilidad del contrato principal4.

Por regla general, la supervisión y la interventoría no serán concurrentes en relación con un

mismo contrato. En caso de concurrir, la Entidad en el texto del contrato deberá dividir las

funciones de supervisor y de interventor.

4.3 Diferencias entre Supervisor e Interventor

3 Artículo 83 Ley 1474 de 2011. 4 Artículo 85 de la Ley 1474 de 2011

Page 8: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

7

“La supervisión es ejercida por la Entidad Estatal, mientras que la interventoría es

realizada por persona natural o jurídica contratada para ese fin.

La supervisión siempre involucra el seguimiento administrativo, financiero, contable

y jurídico. La interventoría siempre involucra el seguimiento técnico y solo si la

Entidad Estatal lo considera necesario, puede corresponder a temas financieros,

contables administrativos y jurídicos.

La supervisión no requiere conocimientos especializados y la interventoría sí.

La supervisión siempre debe ser ejercida por un funcionario mientras que la

interventoría siempre es ejercida por un contratista.”5

5. ¿QUIENES PUEDEN SER SUPERVISORES EN EL DAPRE?

El solicitante del bien, servicio u obra indicará en los insumos técnicos o estudios previos

(cuando haya lugar), quien deberá ejercer la supervisión, teniendo en cuenta lo siguiente:

Debe ser un funcionario vinculado a la planta de la Entidad.

Tener experiencia en la materia contratada, o que haya supervisado eficientemente

esa clase de contratos, o que cuente con idoneidad es decir estudios académicos

afines al objeto del contrato que se va a supervisar.

Preferiblemente deberá pertenecer al área responsable de la ejecución del

contrato.

El competente contractual o el Jefe del Área de Contratos, según corresponda, también

podrá designar supervisores conforme a las funciones atribuidas al cargo del funcionario.

Se aclara que el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 permite que las Entidades Estatales

celebren contratos de prestación de servicios para apoyar las actividades de supervisión de

los contratos que suscriben, sin embargo, los contratistas por prestación de servicios no

asumen la supervisión de los contratos ni remplazan la función de la Entidad.

5 Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales de Colombia Compra Eficiente.

Page 9: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

8

Las designaciones de supervisor se realizarán:

En el contenido del documento contractual respectivo (contrato, convenio,

aceptación de oferta, memorando, etc).

Por memorando interno suscrito por el Ordenador del Gasto cuando se haya

estipulado en el contrato que el cambio lo realizará directamente el ordenador.

Por memorando interno suscrito por el Jefe del Área de Contratos de conformidad

con el artículo 18 de la Resolución 093 de 2019, cuando no sean designados en el

contrato o cuando se solicite el cambio de los designados.

Independientemente de lo anterior, siempre se remitirá memorando interno por parte del Área de Contratos, comunicando la supervisión del contrato una vez se cumplan los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo. 6. CAMBIO DE SUPERVISIÓN

El supervisor actual del contrato o el Jefe de la dependencia a la cual pertenezca el mismo,

solicitará al Ordenador del Gasto o al Jefe del Área de Contratos, según el caso, el cambio

de supervisión argumentando las razones que lo motivan e indicará el nombre y el cargo de

quien asumirá la supervisión, así como como la fecha en que deberá asumirla.

Junto con la solicitud deberá anexarse el informe de cambio de supervisión, teniendo en

cuenta el formato señalado en el SIGEPRE denominado “Informe por cambio de supervisor

(F-BS-47)”, o el formato vigente en el Sistema.

Hasta que se realicen la nueva designación, el actual supervisor deberá continuar

ejerciendo sus funciones.

7. FORMAS DE SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

Teniendo en cuenta que conforme el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 la supervisión

consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre

el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la entidad estatal; a continuación, y

conforme la GUÍA PARA EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DE SUPERVISIÓN E

Page 10: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

9

INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR LAS ENTIDADES ESTATALES6 se indica

de manera general en que consiste cada uno de estos seguimientos:

7.1 Actividades Generales:

Las siguientes son las actividades generales a cargo de los supervisores y contratistas:

Conocer y entender los términos y condiciones del contrato.

Advertir oportunamente los Riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y

tomar las medidas necesarias para mitigarlos de acuerdo con el ejercicio de la etapa

de planeación de identificación de Riesgos y el manejo dado a ellos en los

Documentos del Proceso.

Hacer seguimiento del cumplimiento del plazo del contrato y de los cronogramas

previstos en el contrato.

Identificar las necesidades de cambio o ajuste.

Manejar la relación con el proveedor o contratista.

Administrar e intentar solucionar las controversias entre las partes.

Organizar y administrar el recibo de bienes, obras o servicios, su cantidad, calidad,

especificaciones y demás atributos establecidos en los Documentos del Proceso.

Revisar si la ejecución del contrato cumple con los términos del mismo y las

necesidades de la Entidad Estatal y actuar en consecuencia de acuerdo con lo

establecido en el contrato.

Aprobar o rechazar oportuna y de forma justificada el recibo de bienes y servicio de

acuerdo con lo establecido en los Documentos del Proceso.

Informar a la Entidad Estatal de posibles incumplimientos del proveedor o

contratista, elaborar y presentar los soportes correspondientes.

Solicitar los informes necesarios y convocar a las reuniones requeridas para cumplir

con su función.

Informar y denunciar a las autoridades competentes cualquier acto u omisión que

afecte la moralidad pública con los soportes correspondientes.

Suscribir las actas generadas durante la ejecución del contrato para documentar las

reuniones, acuerdos y controversias entre las partes, así como las actas parciales de

avance, actas parciales de recibo y actas de recibo final.

6 https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_guia_supervision_interventoria.pdf

Page 11: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

10

7.2 Seguimiento Administrativo

Las siguientes actividades son una pauta para el seguimiento administrativo, fiscal,

tributario y de manejo de recurso humano de un contrato7:

Revisar que el expediente electrónico o físico del contrato esté completo, sea

actualizado constantemente y cumpla con la normativa aplicable.

Coordinar con el responsable en la Entidad Estatal la revisión y aprobación de

garantías, la revisión de los soportes de cumplimiento de las obligaciones laborales,

la revisión de las garantías.

Preparar y entregar los informes previstos y los que soliciten los organismos de

control.

Revisar que la Entidad Estatal cumpla con los principios de publicidad de los

Procesos de Contratación y de los Documentos del Proceso.

Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de

seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, y

cualquier otra norma aplicable de acuerdo con la naturaleza del contrato.

7.3 Seguimiento Técnico

El seguimiento técnico está dirigido a revisar el cumplimiento de las normas técnicas

aplicables y previstas en el contrato8 para lo cual las siguientes actividades sirven de pauta:

Verificar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables.

Revisar que las personas que conforman el equipo del contratista cumpla las

condiciones ofrecidas de acuerdo con lo previsto en el contrato y exigir su

reemplazo en condiciones equivalentes cuando fuere necesario.

Identificar las necesidades de cambio o ajuste y revisar el curso de acción con las

partes.

Estudiar las solicitudes y requerimientos técnicos del contratista y dar

recomendaciones a la Entidad Estatal sobre el particular.

Elaborar la documentación y el soporte necesario frente a la necesidad de hacer

efectivas las garantías del contrato.

7 Circular No. 21 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación. 8 Ibid.

Page 12: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

11

7.4 Seguimiento Financiero y Contable

En este ámbito, el supervisor o interventor tiene a su cargo un seguimiento a las

actuaciones del contratista en términos presupuestales, financieros y contables, para lo

cual es recomendable tener en cuenta lo siguiente:

Hacer seguimiento de la gestión financiera del contrato por parte de la Entidad

Estatal, incluyendo el registro presupuestal, la planeación de los pagos previstos y la

disponibilidad de caja.

Revisar los documentos necesarios para efectuar los pagos al contratista,

incluyendo el recibo a satisfacción de los bienes o servicios objeto del contrato.

Documentar los pagos y ajustes que se hagan al contrato y controlar el balance

presupuestal del contrato para efecto de pagos y de liquidación del mismo.

Verificar la entrega de los anticipos pactados al contratista, y la adecuada

amortización del mismo, en los términos de la ley y del contrato.

Verificar que las actividades adicionales que impliquen aumento del valor o

modificación del objeto del contrato cuenten con autorización y se encuentren

justificados técnica, presupuestal y jurídicamente.

Coordinar las instancias necesarias para adelantar los trámites para la liquidación

del contrato y entregar los documentos soporte que le correspondan para

efectuarla.

7.5. Seguimiento Jurídico

El seguimiento jurídico del contrato busca la conformidad de la ejecución del contrato con

el texto del contrato y la normativa aplicable.9

8. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES

De conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación de la Entidad, los

Interventores y Supervisores pueden incurrir en responsabilidad civil, penal, fiscal o

disciplinaria por razones relacionadas con:

9 Circular No. 21 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación.

Page 13: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

12

El incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría

(cuando sea contratado), así como al funcionario por el incumplimiento de las

obligaciones asignadas en relación con la supervisión.

Por los hechos u omisiones que causen daño o perjuicio a las entidades, en relación

con la celebración y ejecución de los contratos que supervisan.

La responsabilidad fiscal de los Interventores se fundamenta en la disposición contenida en

el artículo 1 de la Ley 610 de 2000, por la cual se establece el trámite de los procesos de

responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. Así los particulares son

responsables “cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por

acción o por omisión y en forma dolosa o culposa un daño patrimonial al Estado”. El texto

subrayado fue declarado exequible por la Corte Constitucional mediante sentencia C-840

de agosto 8 de 2001.

En virtud de lo anterior se da un alcance al contenido de estas responsabilidades, teniendo

en cuenta los conceptos definidos para el efecto en la GUÍA PARA EL EJERCICIO DE LAS

FUNCIONES DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR LAS

ENTIDADES ESTATALES10 :

8.1 Responsabilidad Civil

Las personas son responsables de reparar el daño que han causado a otro. Esta

responsabilidad trae consigo la obligación de pagar una indemnización de perjuicios a

quien ha sufrido el daño.

Los supervisores e interventores deben responder a través de la acción de repetición o el

llamamiento en garantía11 cuando con ocasión de sus actos u omisiones hayan causado

daño12.

El interventor o supervisor que no informe oportunamente a la Entidad Estatal del posible

incumplimiento parcial o total de obligaciones a cargo del contratista que vigila, puede ser

10 https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_guia_supervision_interventoria.pdf 11 Artículo 2 de la Ley 678 de 2001 12 Numeral 2 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993

Page 14: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

13

considerado solidariamente responsable de los perjuicios que se ocasionen con el

incumplimiento13.

Para que exista responsabilidad civil y pueda ejercerse cualquiera de las acciones antes

mencionadas, es necesario que la actuación del supervisor o interventor haya sido dolosa o

gravemente culposa.

8.2 Responsabilidad Fiscal

La responsabilidad fiscal es imputable a los servidores públicos y a los particulares, cuando

en el ejercicio de la gestión fiscal causan de forma dolosa o culposa un daño al patrimonio

del Estado14.

La responsabilidad fiscal busca proteger los recursos públicos y garantizar la reparación de

los daños causados por el gasto público irregular15. Los administradores de recursos

públicos son responsables fiscalmente y responden con su patrimonio.

Los supervisores o interventores pueden ser responsables fiscales cuando el

incumplimiento de sus funciones de control y vigilancia ocasiona un detrimento patrimonial

para la Entidad Estatal.

La responsabilidad fiscal de los supervisores o interventores se presume cuando: (i) hayan

sido condenados penalmente o sancionados disciplinariamente por los mismos hechos a

título de dolo y (ii) omitan el cumplimiento de las obligaciones propias de los contratos de

interventoría o de las funciones de supervisión, de manera que no se establezca la correcta

ejecución del objeto contractual o el cumplimiento de las condiciones de calidad y

oportunidad ofrecidas por los contratistas.

8.3 Responsabilidad Penal

La responsabilidad penal es aquella derivada de actuaciones que transgreden, sin

justificación legítima, los bienes jurídicos tutelados por el ordenamiento penal16.

13 Parágrafo 3 del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 14 Artículo 1 de la Ley 610 de 2000 15 Sentencia C-619/02 M.P Jaime Córdoba Triviño y Rodrigo Escobar Gil. 16 Sentencia T-440/1992. Corte Constitucional

Page 15: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

14

En el caso particular de los supervisores e interventores la responsabilidad penal se

configura cuando cualquiera de ellos incurre en alguna de las conductas tipificadas como

delitos contra la administración pública, es decir, peculado, concusión, cohecho,

celebración indebida de contratos, tráfico de influencias, enriquecimiento ilícito y

prevaricato17.

Dentro del proceso que se adelante por responsabilidad penal en las condiciones descritas,

también puede hacerse exigible la responsabilidad civil o patrimonial.

8.4 Responsabilidad Disciplinaria

La responsabilidad disciplinaria se configura cuando un servidor público o particular que

ejerce funciones públicas incurre en alguna de las faltas estipuladas en el Código

Disciplinario Único, que implique el incumplimiento de sus deberes funcionales, la

extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones, o la violación del

régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin

estar amparado por una causal de exclusión de responsabilidad .

Para el caso específico de los supervisores e interventores, la responsabilidad disciplinaria se configura cuando: (i) no se exigen la calidad de los bienes y servicios contratados acordada en el contrato vigilado o exigida por las normas técnicas obligatorias; (ii) se certifica como recibida a satisfacción una obra que no ha sido ejecutada a cabalidad; y (iii) se omite el deber de informar a la Entidad Estatal contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente un posible incumplimiento. 9. RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA18

17 Artículos 397 a 415 del Código Penal 18 https://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/SEGUIMIENTO%20Y%20CONTROL%20DE%20LOS%20CONTRATOS%20ESTATALES.pdf

Page 16: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

15

Para ejercer con oportunidad y eficiencia la supervisión o interventoría de los contratos

tome nota de las siguientes recomendaciones: (cuando aplique dependiendo del contrato a

supervisar)

9.1 Tenga en cuenta la fecha a partir de la cual fue designado como supervisor o

contratado como interventor (acta de inicio si a ello hay lugar), pues esta

determinará el inicio de su responsabilidad civil, penal, disciplinaria y fiscal.

9.2 Verifique los documentos del proceso (estudios previos, pliegos, invitaciones, ofertas,

etc). Lo anterior con el fin de definir claramente las obligaciones que podrá exigirle al

contratista

9.3 Verifique los documentos dispuestos por la Entidad mediante los cuales se establecen

reglas para el ejercicio de la supervisión o interventoría.

9.4 Permita el inicio de la ejecución contractual o suscriba los documentos contractuales

correspondientes (actas de inicio, etc), una vez se haya aprobado la garantía única

que lo ampara, se haya efectuado el registro presupuestal y cuente con todos los

requisitos previos al inicio de actividades: licencias, permisos, diseños, aprobaciones,

cronogramas, etc.

9.5 Todas las instrucciones que imparta al contratista deben constar por escrito.

9.6 Organice una carpeta de supervisión o interventoría en la que lleve un registro de sus

gestiones y de las comunicaciones y actos administrativos que hayan afectado la

ejecución del contrato.

9.7 Remita copia al Área de Contratos de todas las comunicaciones dirigidas al contratista

con cada informe de supervisión, inspección o interventoría con el fin de que repose

en la carpeta principal de contrato (archivo).

9.8 Recuerde que toda modificación, adición, prórroga, otrosi o cesión del contrato, solo

puede ser autorizada por el ordenador del gasto, a través del documento idóneo para

el efecto.

9.9 Publique en el SECOP los informes que den cuenta de su supervisión de manera oportuna.

10. RESPECTO A LA PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN SE DEBEN TENER EN CUENTA LAS SIGUIENTES PAUTAS:

Page 17: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

16

10.1 Contratos suscritos antes del 7 de agosto de 2018 y publicados por la Entidad en SECOP I: La publicación de los informes de supervisión se deberá continuar realizando por el

supervisor del contrato en la página Web de la Entidad.

10.2 Contratos suscritos con posterioridad al 7 de agosto de 2018 y publicados por la Entidad

en SECOP I:

La publicación de los informes de supervisión se realizará por el Área de Contratos en el

SECOP I.

10.3 Contratos suscritos con posterioridad al 7 de agosto de 2018 y en general los realizados

por la Entidad transaccionalmente a través del SECOP II:

La publicación de los informes de supervisión se realizará por el supervisor del contrato en la sección de Ejecución del Contrato en el SECOP II.

11. ROL DEL SUPERVISOR EN LA ETAPA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El supervisor, como responsable de la liquidación del contrato, deberá revisar para firma

del competente contractual y del contratista, el proyecto de acta de liquidación que como

insumo le será enviado por el Área de Contratos, una vez recibida la solicitud

correspondiente junto con el informe final de supervisión.

En consecuencia, una vez recibido el insumo correspondiente, el supervisor deberá

revisarlo, realizar los ajustes a que haya lugar y remitirlo debidamente firmado al Área de

Contratos para que se continúe con el trámite correspondiente a la etapa de liquidación del

contrato, la cual finalizará con la publicación en el SECOP de la misma.

12. MARCO LEGAL

Ley 80 de 1993.

Ley 1474 de 2011.

Ley 610 de 2000.

Page 18: GUÍA DE SUPERVISIÓN · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2. ALCANCE El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones

GUÍA DE SUPERVISIÓN

Proceso

asociado

Código

Versión

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

G-BS-02

01

17

Decreto 1082 de 2015.

Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los

contratos suscritos por las entidades estatales de Colombia Compra Eficiente.

Circular No. 21 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación.

13. DOCUMENTOS ASOCIADOS Se pueden consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Adquisición de Bienes y Servicios - Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

14. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Área de Contratos.