guÍa de supervisiÓn · financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos. 2....
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GUÍA DE SUPERVISIÓN
BOGOTÁ D.C JUNIO DE 2019
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CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3
2. ALCANCE .............................................................................................................................. 3
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................................ 3
4. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL: ................................................................ 5
4.1 Supervisión .................................................................................................................... 5
4.2 Interventoría .................................................................................................................. 6
4.3 Diferencias entre Supervisor e Interventor .................................................................... 6
5. ¿QUIENES PUEDEN SER SUPERVISORES EN EL DAPRE? ........................................................ 7
6. CAMBIO DE SUPERVISIÓN .................................................................................................... 8
7. FORMAS DE SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL ............................................ 8
7.1 Actividades Generales .................................................................................................... 9
7.2 Seguimiento Administrativo ......................................................................................... 10
7.3 Seguimiento Técnico .................................................................................................... 10
7.4 Seguimiento FInanciero y Contable .............................................................................. 11
7.5. Seguimiento Jurídico ................................................................................................... 11
8. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES .......................................... 11
8.1 Responsabilidad Civil .................................................................................................... 12
8.2 Responsabilidad Fiscal .................................................................................................. 13
8.3 Responsabilidad Penal ................................................................................................. 13
8.4 Responsabilidad Disciplinaria ....................................................................................... 14
9. RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN O
INTERVENTORÍA .................................................................................................................... 14
10. RESPECTO A LA PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN SE DEBEN TENER EN
CUENTA LAS SIGUIENTES PAUTAS: ........................................................................................ 15
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10.1 Contratos suscritos antes del 7 de agosto de 2018 y publicados por la Entidad en
SECOP I: ............................................................................................................................. 16
10.2 Contratos suscritos con posterioridad al 7 de agosto de 2018 y publicados por la
Entidad en SECOP I: ........................................................................................................... 16
10.3 Contratos suscritos con posterioridad al 7 de agosto de 2018 y en general los
realizados por la Entidad transaccionalmente a través del SECOP II:.................................. 16
11. ROL DEL SUPERVISOR EN LA ETAPA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: ........................... 16
12. MARCO LEGAL ................................................................................................................. 16
13. DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................................................................. 17
14. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO .................................................................................... 17
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1. OBJETIVO
El objetivo de la presente guía es brindar una herramienta que ayude y oriente a los
supervisores de contratos y convenios suscritos por el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República - DAPRE en el ejercicio de coordinación, seguimiento,
organización, control y vigilancia que deben ejercer de carácter técnico, administrativo,
financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los mismos.
2. ALCANCE
El contenido del presente documento aplica para el ejercicio de las funciones de
supervisión de contratos y convenios del DAPRE, las cuáles serán ejercidas por los
supervisores de las áreas que solicitan la adquisición de bienes, obras o servicios, según
corresponda, en consonancia con los procedimientos, deberes y responsabilidades
establecidos en el Manual de Contratación vigente.
Por consiguiente, lo dispuesto en el presente manual aplica para el ejercicio pleno de la
supervisión, la cual inicia desde el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato,
hasta el cierre del expediente del Proceso de Contratación conforme a lo establecido en el
artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en el cual se estipula la fecha de inicio para la ejecución del contrato. A partir de dicha fecha se contabiliza el inicio de su plazo de ejecución.
ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento mediante el cual la Entidad y el contratista
acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, que impiden la ejecución del mismo. Este documento será firmado por el supervisor y/o interventor, el contratista y el ordenador del gasto.
ACTA DE REINICIO: Es el documento mediante el cual se da por terminada la
suspensión del contrato por haberse superado las situaciones que le dieron origen y
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se ordena la reiniciación de las actividades. Este documento será firmado por el supervisor y/o interventor, el contratista y el ordenador del gasto.
ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN: Es el documento que contiene la
verificación de las condiciones de cumplimiento de los bienes, obras y servicios contratados y la manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción.
ACTA DE TERMINACIÓN ANTICIPADA: Documento mediante el cual las partes, con
visto bueno del supervisor del contrato, terminan la ejecución del mismo antes del vencimiento del plazo pactado.
ACTA DE LIQUIDACION: Documento proyectado por el supervisor del contrato
(Resolución 093 de 2019) mediante el cual una vez concluida la ejecución del contrato, las partes declaran si se encuentran a paz y salvo mutuo o si existen obligaciones por cumplir y la forma en que deben ser cumplidas para ponerle fin al contrato. Incluye un balance final del contrato.
ACTA DE RECIBO FINAL: Documento en el cual el supervisor del contrato deja
constancia que el contratista, durante la ejecución del mismo, hace entrega al DAPRE de los bienes, obras, o servicios objeto del contrato.
CLÁUSULA PENAL: Estipulación contractual consagrada en el ordenamiento
normativo colombiano, que busca asegurar el cumplimiento del contrato, por lo tanto, este se sujeta a una pena la cual consiste en dar o hacer algo en caso de que el contratista no ejecute o retarde las obligaciones del contrato.
CONTRATO DE TRACTO SUCESIVO: Aquellos cuyas obligaciones consisten en
prestaciones periódicas o continuas. Ejemplo: Suministro, Obra, Prestación de Servicios, entre otros. (Requieren liquidación de manera obligatoria)
CONTRATO DE EJECUCIÓN INSTANTÁNEA: Aquellos cuya obligación principal se cumple en un solo momento. Ejemplo: Compraventa.
GARANTÍAS CONTRACTUALES: Mecanismo de cobertura de un riesgo, por medio de
la cual se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas de un contrato o su liquidación a favor de la entidad pública; así como de los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad pública contratante derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. Pueden consistir en una póliza de cumplimiento, un patrimonio autónomo o una garantía bancaria.
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GESTIÓN CONTRACTUAL: Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación de una Entidad Estatal.
REQUISITOS DE PERFECCIONAMEINTO Y EJECUCIÓN: El contrato se perfecciona con
la firma de las partes o con la aceptación de la oferta que realiza la Entidad; y se puede ejecutar con la aprobación de garantías o el acta de inicio, previa expedición del registro presupuestal y afiliación a la ARL, según el caso.
MULTA: Sanción pecuniaria de la cual puede hacer uso la administración en ejercicio de su función primordial de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato, con el objeto de constreñir o apremiar al contratista al cumplimiento de sus obligaciones, una que vez se verifique el acaecimiento de incumplimientos parciales en vigencia del plazo contractual.1
PLAZO DE EJECUCIÓN: Período comprendido entre la fecha de iniciación y el
vencimiento del término para la ejecución del contrato.
4. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL:
De conformidad con lo establecido en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011: “Con el fin de
proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de
tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a
vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un
supervisor o un interventor, según corresponda.”.
4.1 Supervisión
Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el
cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal
cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la
Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de
prestación de servicios que sean requeridos2.
1 Sentencia de la Sección tercera del Consejo de Estado radicada con el número 68001-23-15-000-1994-09826-01(28875) 2 Artículo 83 Ley 1474 de 2011.
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4.2 Interventoría
Seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona
natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el
seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o
cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo
anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del
contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico,
financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría3.
El DAPRE, para los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad,
determinará, con independencia de la modalidad de selección, en los
documentos previos, de acuerdo a su complejidad si requieren o no interventor,
no obstante, todos los contratos de obra que se adelanten por Licitación Pública
requerirán de interventoría.
La selección de un Interventor se adelantará por parte del DAPRE a través de un
proceso de Concurso de Méritos o de Mínima Cuantía, según corresponda.
Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se
haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá
ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que
resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de
1993. Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la
constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo
término de la garantía de estabilidad del contrato principal4.
Por regla general, la supervisión y la interventoría no serán concurrentes en relación con un
mismo contrato. En caso de concurrir, la Entidad en el texto del contrato deberá dividir las
funciones de supervisor y de interventor.
4.3 Diferencias entre Supervisor e Interventor
3 Artículo 83 Ley 1474 de 2011. 4 Artículo 85 de la Ley 1474 de 2011
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“La supervisión es ejercida por la Entidad Estatal, mientras que la interventoría es
realizada por persona natural o jurídica contratada para ese fin.
La supervisión siempre involucra el seguimiento administrativo, financiero, contable
y jurídico. La interventoría siempre involucra el seguimiento técnico y solo si la
Entidad Estatal lo considera necesario, puede corresponder a temas financieros,
contables administrativos y jurídicos.
La supervisión no requiere conocimientos especializados y la interventoría sí.
La supervisión siempre debe ser ejercida por un funcionario mientras que la
interventoría siempre es ejercida por un contratista.”5
5. ¿QUIENES PUEDEN SER SUPERVISORES EN EL DAPRE?
El solicitante del bien, servicio u obra indicará en los insumos técnicos o estudios previos
(cuando haya lugar), quien deberá ejercer la supervisión, teniendo en cuenta lo siguiente:
Debe ser un funcionario vinculado a la planta de la Entidad.
Tener experiencia en la materia contratada, o que haya supervisado eficientemente
esa clase de contratos, o que cuente con idoneidad es decir estudios académicos
afines al objeto del contrato que se va a supervisar.
Preferiblemente deberá pertenecer al área responsable de la ejecución del
contrato.
El competente contractual o el Jefe del Área de Contratos, según corresponda, también
podrá designar supervisores conforme a las funciones atribuidas al cargo del funcionario.
Se aclara que el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 permite que las Entidades Estatales
celebren contratos de prestación de servicios para apoyar las actividades de supervisión de
los contratos que suscriben, sin embargo, los contratistas por prestación de servicios no
asumen la supervisión de los contratos ni remplazan la función de la Entidad.
5 Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales de Colombia Compra Eficiente.
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Las designaciones de supervisor se realizarán:
En el contenido del documento contractual respectivo (contrato, convenio,
aceptación de oferta, memorando, etc).
Por memorando interno suscrito por el Ordenador del Gasto cuando se haya
estipulado en el contrato que el cambio lo realizará directamente el ordenador.
Por memorando interno suscrito por el Jefe del Área de Contratos de conformidad
con el artículo 18 de la Resolución 093 de 2019, cuando no sean designados en el
contrato o cuando se solicite el cambio de los designados.
Independientemente de lo anterior, siempre se remitirá memorando interno por parte del Área de Contratos, comunicando la supervisión del contrato una vez se cumplan los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo. 6. CAMBIO DE SUPERVISIÓN
El supervisor actual del contrato o el Jefe de la dependencia a la cual pertenezca el mismo,
solicitará al Ordenador del Gasto o al Jefe del Área de Contratos, según el caso, el cambio
de supervisión argumentando las razones que lo motivan e indicará el nombre y el cargo de
quien asumirá la supervisión, así como como la fecha en que deberá asumirla.
Junto con la solicitud deberá anexarse el informe de cambio de supervisión, teniendo en
cuenta el formato señalado en el SIGEPRE denominado “Informe por cambio de supervisor
(F-BS-47)”, o el formato vigente en el Sistema.
Hasta que se realicen la nueva designación, el actual supervisor deberá continuar
ejerciendo sus funciones.
7. FORMAS DE SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
Teniendo en cuenta que conforme el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 la supervisión
consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre
el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la entidad estatal; a continuación, y
conforme la GUÍA PARA EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DE SUPERVISIÓN E
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INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR LAS ENTIDADES ESTATALES6 se indica
de manera general en que consiste cada uno de estos seguimientos:
7.1 Actividades Generales:
Las siguientes son las actividades generales a cargo de los supervisores y contratistas:
Conocer y entender los términos y condiciones del contrato.
Advertir oportunamente los Riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y
tomar las medidas necesarias para mitigarlos de acuerdo con el ejercicio de la etapa
de planeación de identificación de Riesgos y el manejo dado a ellos en los
Documentos del Proceso.
Hacer seguimiento del cumplimiento del plazo del contrato y de los cronogramas
previstos en el contrato.
Identificar las necesidades de cambio o ajuste.
Manejar la relación con el proveedor o contratista.
Administrar e intentar solucionar las controversias entre las partes.
Organizar y administrar el recibo de bienes, obras o servicios, su cantidad, calidad,
especificaciones y demás atributos establecidos en los Documentos del Proceso.
Revisar si la ejecución del contrato cumple con los términos del mismo y las
necesidades de la Entidad Estatal y actuar en consecuencia de acuerdo con lo
establecido en el contrato.
Aprobar o rechazar oportuna y de forma justificada el recibo de bienes y servicio de
acuerdo con lo establecido en los Documentos del Proceso.
Informar a la Entidad Estatal de posibles incumplimientos del proveedor o
contratista, elaborar y presentar los soportes correspondientes.
Solicitar los informes necesarios y convocar a las reuniones requeridas para cumplir
con su función.
Informar y denunciar a las autoridades competentes cualquier acto u omisión que
afecte la moralidad pública con los soportes correspondientes.
Suscribir las actas generadas durante la ejecución del contrato para documentar las
reuniones, acuerdos y controversias entre las partes, así como las actas parciales de
avance, actas parciales de recibo y actas de recibo final.
6 https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_guia_supervision_interventoria.pdf
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7.2 Seguimiento Administrativo
Las siguientes actividades son una pauta para el seguimiento administrativo, fiscal,
tributario y de manejo de recurso humano de un contrato7:
Revisar que el expediente electrónico o físico del contrato esté completo, sea
actualizado constantemente y cumpla con la normativa aplicable.
Coordinar con el responsable en la Entidad Estatal la revisión y aprobación de
garantías, la revisión de los soportes de cumplimiento de las obligaciones laborales,
la revisión de las garantías.
Preparar y entregar los informes previstos y los que soliciten los organismos de
control.
Revisar que la Entidad Estatal cumpla con los principios de publicidad de los
Procesos de Contratación y de los Documentos del Proceso.
Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de
seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, y
cualquier otra norma aplicable de acuerdo con la naturaleza del contrato.
7.3 Seguimiento Técnico
El seguimiento técnico está dirigido a revisar el cumplimiento de las normas técnicas
aplicables y previstas en el contrato8 para lo cual las siguientes actividades sirven de pauta:
Verificar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables.
Revisar que las personas que conforman el equipo del contratista cumpla las
condiciones ofrecidas de acuerdo con lo previsto en el contrato y exigir su
reemplazo en condiciones equivalentes cuando fuere necesario.
Identificar las necesidades de cambio o ajuste y revisar el curso de acción con las
partes.
Estudiar las solicitudes y requerimientos técnicos del contratista y dar
recomendaciones a la Entidad Estatal sobre el particular.
Elaborar la documentación y el soporte necesario frente a la necesidad de hacer
efectivas las garantías del contrato.
7 Circular No. 21 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación. 8 Ibid.
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7.4 Seguimiento Financiero y Contable
En este ámbito, el supervisor o interventor tiene a su cargo un seguimiento a las
actuaciones del contratista en términos presupuestales, financieros y contables, para lo
cual es recomendable tener en cuenta lo siguiente:
Hacer seguimiento de la gestión financiera del contrato por parte de la Entidad
Estatal, incluyendo el registro presupuestal, la planeación de los pagos previstos y la
disponibilidad de caja.
Revisar los documentos necesarios para efectuar los pagos al contratista,
incluyendo el recibo a satisfacción de los bienes o servicios objeto del contrato.
Documentar los pagos y ajustes que se hagan al contrato y controlar el balance
presupuestal del contrato para efecto de pagos y de liquidación del mismo.
Verificar la entrega de los anticipos pactados al contratista, y la adecuada
amortización del mismo, en los términos de la ley y del contrato.
Verificar que las actividades adicionales que impliquen aumento del valor o
modificación del objeto del contrato cuenten con autorización y se encuentren
justificados técnica, presupuestal y jurídicamente.
Coordinar las instancias necesarias para adelantar los trámites para la liquidación
del contrato y entregar los documentos soporte que le correspondan para
efectuarla.
7.5. Seguimiento Jurídico
El seguimiento jurídico del contrato busca la conformidad de la ejecución del contrato con
el texto del contrato y la normativa aplicable.9
8. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES
De conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación de la Entidad, los
Interventores y Supervisores pueden incurrir en responsabilidad civil, penal, fiscal o
disciplinaria por razones relacionadas con:
9 Circular No. 21 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación.
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El incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría
(cuando sea contratado), así como al funcionario por el incumplimiento de las
obligaciones asignadas en relación con la supervisión.
Por los hechos u omisiones que causen daño o perjuicio a las entidades, en relación
con la celebración y ejecución de los contratos que supervisan.
La responsabilidad fiscal de los Interventores se fundamenta en la disposición contenida en
el artículo 1 de la Ley 610 de 2000, por la cual se establece el trámite de los procesos de
responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. Así los particulares son
responsables “cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por
acción o por omisión y en forma dolosa o culposa un daño patrimonial al Estado”. El texto
subrayado fue declarado exequible por la Corte Constitucional mediante sentencia C-840
de agosto 8 de 2001.
En virtud de lo anterior se da un alcance al contenido de estas responsabilidades, teniendo
en cuenta los conceptos definidos para el efecto en la GUÍA PARA EL EJERCICIO DE LAS
FUNCIONES DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR LAS
ENTIDADES ESTATALES10 :
8.1 Responsabilidad Civil
Las personas son responsables de reparar el daño que han causado a otro. Esta
responsabilidad trae consigo la obligación de pagar una indemnización de perjuicios a
quien ha sufrido el daño.
Los supervisores e interventores deben responder a través de la acción de repetición o el
llamamiento en garantía11 cuando con ocasión de sus actos u omisiones hayan causado
daño12.
El interventor o supervisor que no informe oportunamente a la Entidad Estatal del posible
incumplimiento parcial o total de obligaciones a cargo del contratista que vigila, puede ser
10 https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_guia_supervision_interventoria.pdf 11 Artículo 2 de la Ley 678 de 2001 12 Numeral 2 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993
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considerado solidariamente responsable de los perjuicios que se ocasionen con el
incumplimiento13.
Para que exista responsabilidad civil y pueda ejercerse cualquiera de las acciones antes
mencionadas, es necesario que la actuación del supervisor o interventor haya sido dolosa o
gravemente culposa.
8.2 Responsabilidad Fiscal
La responsabilidad fiscal es imputable a los servidores públicos y a los particulares, cuando
en el ejercicio de la gestión fiscal causan de forma dolosa o culposa un daño al patrimonio
del Estado14.
La responsabilidad fiscal busca proteger los recursos públicos y garantizar la reparación de
los daños causados por el gasto público irregular15. Los administradores de recursos
públicos son responsables fiscalmente y responden con su patrimonio.
Los supervisores o interventores pueden ser responsables fiscales cuando el
incumplimiento de sus funciones de control y vigilancia ocasiona un detrimento patrimonial
para la Entidad Estatal.
La responsabilidad fiscal de los supervisores o interventores se presume cuando: (i) hayan
sido condenados penalmente o sancionados disciplinariamente por los mismos hechos a
título de dolo y (ii) omitan el cumplimiento de las obligaciones propias de los contratos de
interventoría o de las funciones de supervisión, de manera que no se establezca la correcta
ejecución del objeto contractual o el cumplimiento de las condiciones de calidad y
oportunidad ofrecidas por los contratistas.
8.3 Responsabilidad Penal
La responsabilidad penal es aquella derivada de actuaciones que transgreden, sin
justificación legítima, los bienes jurídicos tutelados por el ordenamiento penal16.
13 Parágrafo 3 del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 14 Artículo 1 de la Ley 610 de 2000 15 Sentencia C-619/02 M.P Jaime Córdoba Triviño y Rodrigo Escobar Gil. 16 Sentencia T-440/1992. Corte Constitucional
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En el caso particular de los supervisores e interventores la responsabilidad penal se
configura cuando cualquiera de ellos incurre en alguna de las conductas tipificadas como
delitos contra la administración pública, es decir, peculado, concusión, cohecho,
celebración indebida de contratos, tráfico de influencias, enriquecimiento ilícito y
prevaricato17.
Dentro del proceso que se adelante por responsabilidad penal en las condiciones descritas,
también puede hacerse exigible la responsabilidad civil o patrimonial.
8.4 Responsabilidad Disciplinaria
La responsabilidad disciplinaria se configura cuando un servidor público o particular que
ejerce funciones públicas incurre en alguna de las faltas estipuladas en el Código
Disciplinario Único, que implique el incumplimiento de sus deberes funcionales, la
extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones, o la violación del
régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin
estar amparado por una causal de exclusión de responsabilidad .
Para el caso específico de los supervisores e interventores, la responsabilidad disciplinaria se configura cuando: (i) no se exigen la calidad de los bienes y servicios contratados acordada en el contrato vigilado o exigida por las normas técnicas obligatorias; (ii) se certifica como recibida a satisfacción una obra que no ha sido ejecutada a cabalidad; y (iii) se omite el deber de informar a la Entidad Estatal contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente un posible incumplimiento. 9. RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA18
17 Artículos 397 a 415 del Código Penal 18 https://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/SEGUIMIENTO%20Y%20CONTROL%20DE%20LOS%20CONTRATOS%20ESTATALES.pdf
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Para ejercer con oportunidad y eficiencia la supervisión o interventoría de los contratos
tome nota de las siguientes recomendaciones: (cuando aplique dependiendo del contrato a
supervisar)
9.1 Tenga en cuenta la fecha a partir de la cual fue designado como supervisor o
contratado como interventor (acta de inicio si a ello hay lugar), pues esta
determinará el inicio de su responsabilidad civil, penal, disciplinaria y fiscal.
9.2 Verifique los documentos del proceso (estudios previos, pliegos, invitaciones, ofertas,
etc). Lo anterior con el fin de definir claramente las obligaciones que podrá exigirle al
contratista
9.3 Verifique los documentos dispuestos por la Entidad mediante los cuales se establecen
reglas para el ejercicio de la supervisión o interventoría.
9.4 Permita el inicio de la ejecución contractual o suscriba los documentos contractuales
correspondientes (actas de inicio, etc), una vez se haya aprobado la garantía única
que lo ampara, se haya efectuado el registro presupuestal y cuente con todos los
requisitos previos al inicio de actividades: licencias, permisos, diseños, aprobaciones,
cronogramas, etc.
9.5 Todas las instrucciones que imparta al contratista deben constar por escrito.
9.6 Organice una carpeta de supervisión o interventoría en la que lleve un registro de sus
gestiones y de las comunicaciones y actos administrativos que hayan afectado la
ejecución del contrato.
9.7 Remita copia al Área de Contratos de todas las comunicaciones dirigidas al contratista
con cada informe de supervisión, inspección o interventoría con el fin de que repose
en la carpeta principal de contrato (archivo).
9.8 Recuerde que toda modificación, adición, prórroga, otrosi o cesión del contrato, solo
puede ser autorizada por el ordenador del gasto, a través del documento idóneo para
el efecto.
9.9 Publique en el SECOP los informes que den cuenta de su supervisión de manera oportuna.
10. RESPECTO A LA PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN SE DEBEN TENER EN CUENTA LAS SIGUIENTES PAUTAS:
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10.1 Contratos suscritos antes del 7 de agosto de 2018 y publicados por la Entidad en SECOP I: La publicación de los informes de supervisión se deberá continuar realizando por el
supervisor del contrato en la página Web de la Entidad.
10.2 Contratos suscritos con posterioridad al 7 de agosto de 2018 y publicados por la Entidad
en SECOP I:
La publicación de los informes de supervisión se realizará por el Área de Contratos en el
SECOP I.
10.3 Contratos suscritos con posterioridad al 7 de agosto de 2018 y en general los realizados
por la Entidad transaccionalmente a través del SECOP II:
La publicación de los informes de supervisión se realizará por el supervisor del contrato en la sección de Ejecución del Contrato en el SECOP II.
11. ROL DEL SUPERVISOR EN LA ETAPA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El supervisor, como responsable de la liquidación del contrato, deberá revisar para firma
del competente contractual y del contratista, el proyecto de acta de liquidación que como
insumo le será enviado por el Área de Contratos, una vez recibida la solicitud
correspondiente junto con el informe final de supervisión.
En consecuencia, una vez recibido el insumo correspondiente, el supervisor deberá
revisarlo, realizar los ajustes a que haya lugar y remitirlo debidamente firmado al Área de
Contratos para que se continúe con el trámite correspondiente a la etapa de liquidación del
contrato, la cual finalizará con la publicación en el SECOP de la misma.
12. MARCO LEGAL
Ley 80 de 1993.
Ley 1474 de 2011.
Ley 610 de 2000.
GUÍA DE SUPERVISIÓN
Proceso
asociado
Código
Versión
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
G-BS-02
01
17
Decreto 1082 de 2015.
Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los
contratos suscritos por las entidades estatales de Colombia Compra Eficiente.
Circular No. 21 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación.
13. DOCUMENTOS ASOCIADOS Se pueden consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Adquisición de Bienes y Servicios - Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.
14. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Área de Contratos.