guÍa de funcionalidades sgf-quipu
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GUÍA DE FUNCIONALIDADES
SGF-QUIPU
BRINDAR SOPORTE FUNCIONAL AL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA (SGF - QUIPU)
Teléfono: (1)3165000 Ext. 18034, 18078, 18012, 18436.
Email: [email protected]
CONTABILIDAD PRESUPUESTO TESORERÍA
PROYECTOS CUENTAS X
PAGAR
RECAUDOS
INVERSIONES
FACTURACIÓN CARTERA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
•Permite acceder a las tablas que se deben alimentar inicialmente para que el sistema pueda funcionar correctamente, mientras estas tablas no sean alimentadas de la manera los resultados posiblemente no serán los esperados.
SOPORTE
•Este menú encierra la parte diaria u operativa que se debe realizar en los módulos y los procesos en general que se desarrollan con vías a que realmente se pueda tener un control de la información financiero y administrativo.
OPERATIVO
•Se encuentran todas las opciones que permiten revisar las operaciones, movimientos y procesos propios de cada módulo día a día. CONSULTAS
•Permite generar documentos propios a cada módulo modificando los parámetros tanto como se requiera que deben ser impresos como soporte a las transiciones y ejecuciones registradas.
REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
EMPRESA
La creación de empresas en el sistema se realiza a través de esta
funcionalidad, este es el punto de arranque de toda la información
financiera. Es importante aclarar que el sistema financiero es un
sistema multiempresas, lo cual permite manejar en forma
independiente. cualquier cantidad de empresas, un ejemplo de una
empresa en el sistema puede ser una facultad, a cada empresa se le
asigna un código de cuatro dígitos dependiente de cada sede.
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CUENTAS
Dentro de esta opción se encuentra la definición de los planes de
las Cuentas Contables (Mayores) y los Auxiliares (NIT, Cédulas,
Cuentas de Banco, y Auxiliares Específicos), para identificar a
empleados, cuentas bancarias, proveedores, clientes, entre otros.
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
COMPROBANTES
Esta opción permite paramétrizar los comprobantes contables para
que se pueda realizar el registro detallado de cada una de las
transacciones (con efecto contable) que lleve a cabo la empresa.
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CENTRO DE COSTO
Esta opción permite crear los centros de costo, estos se crean para
poder agrupar (de acuerdo a la infraestructura de la empresa), la
información contable, (de ahí el amarre directo con los códigos
contables), permiten el análisis, seguimiento y control para la
toma de decisiones por parte de la empresa.
REPORTEADOR
INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo es la
opción que permite al usuario de Contabilidad, maniobrar y
reagrupar la información contable procesada en un sinnúmero de
reportes definidos de acuerdo a las exigencias externas, es decir,
informes y reportes, solicitados por los organismos de control y
vigilancia que tengan cabida dentro de la empresa; como también
la información y reportes de uso interno.
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PARAMETROS
INTERFASE
Esta opción permite crear la parametrización de las nóminas que
serán posteriormente cargadas en el sistema , estas nóminas se crean por empresa y se identifican con un código de interfaz.
LUGARES
GEOGRAFICOS
En esta opción se puede crear todos los países, departamentos y
ciudades que intervienen en el registro de la información
financiera de la empresa. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CRUCES/VALIDACIONES Este opción permite realizar cruces entre información y validaciones de la misma.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONCILIACIONES
Esta opción me permite crear la parametrización de las
conciliaciones bancarias, esto es un aspecto importante en la
contabilidad de toda empresa, en este módulo se controla la
relación que se mantiene con las distintas instituciones bancarias,
para que la universidad tenga la supervisión y control de los saldos
que indican los estados de cuenta de los bancos, generados por los
movimientos contables realizados por la empresa. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
PARAMETRIZACION
DIAN
Con base a la normatividad dada por la D.I.A.N , la cual señala los
formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria
para su debida presentación, se procede a la parametrización de
dichos archivos en este módulo.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
GRUPOS DE ARCHIVOS
DIAN
En esta opción se parametrizan los grupo de archivos planos y las equivalencia según las indicaciones de la resolución de la DIAN
CONSOLIDA ARCH
PLANO
En esta opción se realiza la parametrización de las empresas que
tienen como función ser empresas consolidadoras para realizar
informes.
CLASIFICACION DE
CUENTAS
En esta opción se realiza la clasificación de las cuenta contables
según su naturaleza.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
EMPRESAS
• ESTRUCTURAS: Por medio de esta opción se crean todas aquellas
estructuras con que se identificarán los planes de cuentas para
contabilidad, plan presupuestal, recursos o fuentes de financiación,
Planes de Proyectos, Centros de Costos, Áreas de Responsabilidad,
Flujos de Efectivo, Operaciones Efectivas de Caja, y los Conceptos de
Recaudo.
•CREAR EMPRESAS: En esta opción se parametrizan las empresas y se
crean las principales características a definir y por las cuales se va a
regir el manejo de cada una de las empresas dentro del Sistema
Financiero.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CUENTAS
• AUXILIARES: En esta opción se crea la totalidad del grupo de
proveedores, empleados, cuentas de banco, acreedores, clientes,
contratistas, deudores, entre otros; y todos aquellos auxiliares
específicos que por necesidad de información, seguimiento y control
por parte del módulo de contabilidad, se deba identificar con un
número de NIT, cédula, cuenta u otro.
• CUENTAS MAYORES: En esta opción se crean todos aquellos códigos
contables con los cuales se hacen los respectivos registros de todas las
operaciones, (siempre y cuando tengan efecto contable) que de
acuerdo a la estructura definida de niveles permitirán la desagregación
y análisis de la información contable.
• MODIFICA AUXILIAR: La modificación de auxiliares en el sistema
funciona para corregir la información de un auxiliar ya creado .
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
COMPROBANTES
• DEFINIR COMPROBATES: En esta opción se crean todos los
comprobantes definidos por parte de Contabilidad, para la captura y
registro de las operaciones llevadas a cabo por la empresa.
• COMPBTES VS CUENTAS: Aquí se parametrizan las cuentas o rangos
que pueden ser utilizadas en cada comprobante específico.
• AUTOMATICOS: Esta opción permite parametrizar los comprobantes
automáticos que el área de contabilidad implemente o diseñe
dependiendo de la necesidad de la misma, estos comprobantes deberán
correrse periódicamente, para completar el proceso de registro
contable del respectivo mes o período.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
REPORTEADOR
• DEFINIR REPORTES: INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD,
sin embargo es una de las primeras opciones en la cual el usuario
correlaciona los diferentes rangos de cuentas, para obtener del sistema
reportes de estados financieros de prueba, o relación de diferentes
formas de listados que permitan el seguimiento y análisis de las
cuentas.
• GENERAR REPORTES: INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD,
sin embargo por medio de esta forma se genera o consulta los reportes
parametrizados por la anterior opción.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
LUGARES GEOGRFICOS
• PAISES: Esta forma permite alimentar el sistema con todos los países
e idiomas en los cuales la Empresa pueda tener algún tipo de incidencia
comercial o financiera.
• CUIDADES: La información de esta opción establece la relación
existente entre cada una de las ciudades con el departamento y país
relacionado.
• DEPARTAMENTOS: En esta pantalla se detallan todos los
departamentos de cada país donde la empresa tenga sucursales o algún
manejo administrativo.
•ZONAS: Esta forma se utiliza cuando la Empresa decide dividir zonas o
territorios en cada ciudad.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONCILIACIONES
• PARAMETROS CONCILIAC: Por medio de esta opción se relaciona a
cada banco el código de transacción que utiliza para el registro de los
movimientos en la cuenta; al igual que se asocian los movimientos
creados en el módulo de tesorería que se asemejan a la transacción del
banco.
• SALDOS EXTRACTOS: El proceso de conciliación se inicia insertando
el saldo registrado por las entidades financieras a una fecha
determinada. En esta opción es posible crear este dicho saldo.
• HISTORIA LIBROS: En esta pantalla se debe registrar el movimiento
de tesorería de meses anteriores que corresponda a partidas contables
pendientes de conciliar
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONCILIACIONES
• HISTORIA EXTRATO: En esta pantalla se registran todos aquellos
movimientos de bancos que no han sido tenidos en cuenta en los libros
de contabilidad.
• IMPORTA EXTRACTO: Mediante este proceso el sistema transfiere de
forma automática a la base de datos, los estados de cuenta de las
Instituciones bancarias que se encuentren en dispositivos magnéticos.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
DIARIOS
Esta opción permite agrupar los procesos cuya periodicidad está
determinada como diaria, o que se pueden ejecutar en cualquier
momento. En este menú se encuentra la opción de grabación de
comprobantes que es una de las formas de contabilidad que más se
deberá trabajar por parte de los usuarios pues es la que permite
grabar la información contable en el sistema ESTA OPCIÓN HABILITA
UN SUBMENÚ
AUTOMATICOS
Permite la generación de todos los comprobantes que el sistema
puede generar en forma automática. ESTA OPCIÓN HABILITA UN
SUBMENÚ
CIERRE PERIODO
Mediante este proceso el sistema actualiza los saldos hallados en el
proceso de actualización y los lleva como saldos iniciales del periodo
siguiente al cual se está realizando el cierre, además de generar
automáticamente una actualización en la empresas para indicarle al
sistema que se encuentra ya en el siguiente periodo por lo cual este
colocará sus restricciones respecto de inclusión y actualización de
información con base en este parámetro.
CIERRE ANUAL
Proceso que se debe realizar una sola vez al año con el fin de poder
generar un comprobante de cierre llamado en el sistema periodo 13;
mediante este se identifica el saldo de las cuentas de resultado y
luego dichas cuentas dejarlas en cero, y así comenzar a acumular
para el siguiente año los ingresos, gastos y costos en forma
independiente del año anterior.
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
DIARIOS
• GRABA COMPROBANTES: Esta Pantalla permite grabar información en el sistema en
forma directa desde contabilidad, siendo básica en el proceso de actualización y
corrección de errores, además de permitir que se pueda incluir en el sistema todo
aquello que es netamente contable y que no podrá por consiguiente ser alimentado
desde los demás módulos del sistema.
•VALIDACION: Se refiere al primer proceso previo al cierre del periodo contable donde
se le indica al sistema que valide la información que se haya digitado durante
determinado lapso de tiempo, verificando entre otras cosas que no existan
comprobantes descuadrados (solo en el caso de que se parametrice algún comprobante
con la posibilidad de salir descuadrado), referencias que falten, centros de costos
incompletos etc . Además cambia el estado del comprobante en Validado.
•ACTUALIZACION: Este proceso deberá realizarse después de la validación y se encarga
de generar los nuevos saldos y los acumulados de débitos y créditos del periodo en
mención.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
DIARIOS
• ANULACION DE LEG AV: Por esta opción el sistema me permite anular las
legalizaciones realizadas en la empresa que se esta trabajando.
•ANULACION DE COMPROBANTES : Una de las opciones que posee el Sistema, es poder
anular en Contabilidad aquellos comprobantes grabados directamente en este modulo,
ejemplo de ellos son los Comprobantes de Ajuste Contable.
•REPORTES CGNS: El objetivo de ésta funcionalidad es poder clasificar los saldos
contables de un determinado período, de una empresa (podrá ser una empresa
consolidadora), en parte corriente y no corriente, para soportar los reportes de la
Contaduría Nacional.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
AUTOMATICOS
• GENERAR AUTOMATICOS: Permite la generar todos los comprobantes que el sistema
puede generar en forma automática.
•INTERFASES: Esta opción me permite traer al sistema el archivo ó los archivos con la
información de las interfaces para ser procesadas. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
•CONSOLIDACION: Es el proceso mediante el cual se agrega, suma y elimina información
(contable y presupuestal) de varias empresas en una sola, para ser presentada como un
todo.
Para esta consolidación se necesita que exista una empresa consolidadora, esto se asigna
en el parámetro de control de empresas en el módulo de contabilidad.
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
•ARCHIVOS DIAN: Este proceso genera los archivos planos. Estos archivos se pueden
bajar en Excel para poder incluir cierta información. En la parametrización de estos
archivos existen unos topes que la D.I.A.N da para aquellos conceptos que se deben
reportar, El sistema permite la opción de tener o no en cuenta estos montos.
•MEDIOS DISTRITALES: este proceso genera los archivos planos de medios distritales
para poder reportar a las organismos de control.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
INTERFASES
• CARGA ARCHIVO INTERF: Permite cargar los archivos planos con la información de
otros sistemas, según las definiciones de las interfaces, numerando los datos que sean
traídos al sistema para ser procesados.
•GENERA INTERFASES: Permite luego de numerada y cargada una interface en el
sistema poder validar y procesar.
•CONSULTAR ARCHIVO: Permite consultar el archivo de los datos de las interfaces
creadas según la numeración asignada por el sistema, cuando se carga los archivos
planos .
•CONFIRMAR INTERFASES: Al correr el proceso de interface los documentos generados
en Presupuesto, Cuentas por Pagar, Contabilidad y Tesoreria, quedan en unos
comprobantes Temporales, al momento de confirmar dicha información pasan a unos
comprobantes definitivos.
La idea de utilizar comprobantes temporales es para que el usuario haga una revisión de
la Información generada , ya que después de confirmada no se pueden hacer
correcciones.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONSOLIDACION
• CARGA ARCH PARA CONS: Esta opción sirve para cargar los archivos para la
consolidación y estos queden registrados en el sistema.
• GENERA CONSOLIDACION: Es el proceso mediante el cual se agrega, suma y elimina
información (contable y presupuestal) de varias empresas en una sola, para ser
presentada como un todo.
Para esta consolidación se necesita que exista una empresa consolidadora, esto se asigna
en el parámetro de control de empresas en el módulo de contabilidad.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CIERRE ANUAL • COMPROB. DE CIERRE: Mediante esta opción se tiene acceso al proceso
de generación, modificación y copia del proceso de generación del
comprobante de cierre anual.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
SALDOS
Contiene la consulta detallada de los saldos de las cuentas contables
registradas en el sistema, en esta opción se podrá encontrar diferentes
consultas, como por ejemplo, por periodos, por auxiliares, por cuenta , por
área y demás. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
MOVIMIENTOS
Contiene la consulta exacta de los movimientos contables
registrados en el sistema, en esta opción encontraremos diferentes
consultas importantes como por ejemplo la consulta generar de los
comprobantes contables, legalización de avances, comprobantes
anulados, seguimiento por valor y demás. ESTA OPCIÓN HABILITA
UN SUBMENÚ
RETENCIONES
En esta consulta podemos encontrar los acumulados de las retenciones
aplicadas a un tercero, también podemos encontrar que tipo retención se le
aplico y el valor de esta.
CONSECUTIVOS
COMPROB
Contiene la consulta detallada de los consecutivos de los comprobantes
generados en el sistema .
INTEGRACION
En esta opción se puede consultar los comprobantes identificando en que
modulo se generó este, esta opción integra los módulos y muestra la
información en una sola consulta.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
REPORTES CGN
Contiene la consulta de los saldos para los informes de la contraloría general
de la nación, dependiendo de los formatos esta consulta genera la
información.
DEVOLUCION DE IVA
Contiene la consulta exacta de los terceros que se le debe aplicar la
devolución del IVA , esta consulta nos muestra información
importante como por ejemplo el numero de la orden de pago, el
numero de la factura y el valor del IVA registrado en el sistema
PAGOS A TERCEROS
GEN
En esta consulta podemos encontrar los pagos que se realizaron a terceros ,
esta consulta muestra que retenciones se realizaron en este pago, los valores
de estas retenciones, y el valor del pago.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
SALDOS
• POR PERIODO: Esta consulta genera los saldos de las cuentas contables por periodo
registrado relacionando la información por cuenta y auxiliar.
• POR MAYORES: En esta opción podemos generar la consulta de las cuentas con
movimientos en cero y sin movimiento en cero ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
• POR CUENTA: En esta consulta podemos generar los saldos por cuentas contables.
• SALGO RANGO EMPRESA: Esta consulta genera los saldos de las cuentas por rango de
empresas .
•MAYOR – AUXILIAR: Esta consulta genera los saldos de las cuentas por mayor y auxiliar
generando por tercero y periodo.
•POR AUXILIAR: Esta consulta genera los saldos de las cuentas por auxiliar generando
por tercero y periodo.
•CHIP: Esta opción genera la información consolidada de los saldos de las cuentas para
generar un archivo plano y poder subirlo al sistema CHIP.
•POR AREA: Esta consulta genera los saldos de las cuentas contables por área.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
POR MAYORES
• CON MVTOS EN CERO: En esta consulta se puede obtener la información de las
cuentas con movimiento mayores o iguales a cero.
• SIN MVTOS EN CERO:: En esta consulta se puede obtener la información de las cuentas
sin movimiento en cero.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOVIMIENTOS
• COMPROBANTES GEN: Esta es la consulta general de los comprobantes de contabilidad, en
esta pantalla podemos encontrar los movimientos que se generaron en el comprobante e
identificar si los movimientos son créditos o débito con sus valores respectivos.
• POR CUENTA: En esta pantalla podemos generar los movimientos por cuenta contable que
se registraron en el sistema, en esta consulta podemos generar la información con un rango
de periodo.
• POR AUXILIAR: En esta opción se puede generar los movimientos contables por tipo de
auxiliar, esta consulta nos muestra el numero de comprobante su valor y la fecha del
comprobante.
• CUENTA-AUXILIAR : Esta consulta genera la información de los movimientos contables por
cuenta y auxiliar .
• CENTRO DE COSTO: Esta consulta muestra los movimientos de las cuentas por centro de
costo.
•LEGALIZACION AVANCES: En esta opción se puede consultar los comprobantes de
legalización de avances, en esta consulta se debe digitar la empresa y un rango del periodo
que se desee consultar.
•COMPBTES. ANULADOS: Con esta opción se puede generar la consulta de los comprobantes
anulados RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOVIMIENTOS
• COMPR. X USAURIO: En esta opción se puede consultar los comprobantes por usuario, esta
consulta genera todos los comprobantes que realizó el usuario del sistema financiero.
• SEGUIMIENTO POR VALOR: En esta pantalla se puede realizar la consulta por un rango de
valor en los comprobantes contables.
• POR COM ESP.MAYOR: En esta opción se puede generar los movimientos contables por tipo
de comprobante especifico y por cuenta.
• RANGOS EMPRESAS : Esta consulta genera la información de los comprobantes contables
por un rango de empresa ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ.
• COMPARA TESORERIA: En esta consulta se puede obtener las diferencias que tiene el
modulo de contabilidad con el modulo de tesorería.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
RANGOS EMPRESAS
• POR CUENTA: en esta opción se puede consultar los comprobantes contables por rango de
empresas y por cuenta contable.
• POR AUXILIAR: en esta opción se puede consultar los comprobantes contables por rango de
empresas y por auxiliar.
• MAYOR -AUXILIAR: en esta opción se puede consultar los comprobantes contables por
rango de empresas, por cuenta contable y por auxiliar.
• SALDOS Y MOVIMIENTOS : Esta consulta genera los saldos y los movimientos por un rango
de empresas.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PARAMETRIZACION
En esta opción se puede generar los reportes de las
parametrizaciones que posee el modulo de contabilidad . ESTA
OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
DIARIOS
En esta opción se generan los reportes de los movimientos que se realizan a
diario en el modulo de contabilidad, en esta funcionalidad se puede
encuentra la opción para generar el formato de los comprobantes contables.
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
MOV.POR AUXILIAR
En esta opción se generan los reportes por movimiento de contabilidad y
por auxiliares. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CIERRE
En esta opción se generan todos los reportes de cierre de periodo de
contabilidad . ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
TRIBUTARIOS
En esta opción se pueden generar los reportes de todas las retenciones y
descuentos que se realizan en el sistema.
CONSOLIDADOS
En esta opción se pueden generar los reportes de consolidados de modulo
de contabilidad. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
DEVOLUCION DE IVA
En esta opción se pueden generar los reportes de las devoluciones de
IVA generadas en el sistema.
IMPUESTO DE TIMBRE
En esta opción se pueden generar los reportes de los impuestos de
timbre realizados en el sistema .
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PARAMETRIZACION
• AUXILIARES: en esta opción se puede consultar la parametrizacion de los auxiliares
creados en el sistema, esta información se puede generar desde un rango de tipo de auxiliar
y un rango de auxiliares.
• PLAN CONTABLE: en esta opción se generar el listado de la parametrizacion del plan
contable por un rango de cuentas, este reporte tiene la opción de generar las cuentas que
están con estado activo o todas las cuentas creadas en el sistema.
• CENTRO DE COSTO: en esta opción se puede generar el listado de la parametrizacion de
los centros de costos , este reporte se puede generar entre un rango de centros de costo.
•MAYORES POR CPBTE: En este reporte genera el listado de los comprobantes
parametrizados desde un rango de un comprobante especifico.
•COMPROBANTES : En esta opción del sistema se puede generar el reporte de los
comprobantes que se encuentran creados en el sistema, desde un rango de comprobante
genérico hasta un rango de comprobante especifico .
•TIPOS DE COMPROBANTES : En este reporte se genera el listado de los tipos de
comprobantes que se encuentran creados en el sistema.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PARAMETRIZACION
• EMPRESA: En este reporte se genera el listado de la empresas que se encuentran creadas
en el sistema.
• PARAM. TIPOS COMP: En este reporte se genera el listado de los tipos de comprobantes y
su respectiva parametrizacion .
• PARAM. COMP. AUTO: en esta opción se puede generar el listado de parametrizaciones de
los comprobantes automáticos que genera el sistema.
•INTERCAMBIO DE INFO.: En esta opción se genera el reporte de la parametrizacion de las
interfaces creadas en el sistema.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
DIARIOS
• LISTADO DE COMPROBANTES: En esta opción se puede generar el informe generar de los
comprobantes contables, desde un periodo establecido con un rango de empresas y fechas.
• LIST COMP CECO/AREA: En esta opción se puede generar el listado generar de los
comprobantes contables, de una empresa con la opción de generarlo con centros de costo o
áreas,.
• COMPBTE EN FORMATO: En esta opción se puede generar el reporte de los comprobantes
contables con el formato establecido por la universidad nacional de Colombia.
•PLANILLA MENSUAL: En esta opción se puede generar la planilla mensual de movimientos en
cuentas mayores, este reporte genera el listado de comprobantes y sus cuentas afectadas,
en un rango de fechas y en una empresa especifica.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
DIARIOS
• OPER. RECIPROCA: En este reporte podemos generar el listado de todas las cuentas que
manejaron operaciones recíprocas en una empresa determina y en un periodo de mes
determinado .
• PAGOS TERCEROS: En este reporte se genera todos los pagos a terceros que se realizaron
en un rango de fechas y en un rango de empresas, también se puede generar en con un
rango de terceros.
• PAGOS TERCEROS NIT:: En este reporte se generan todos los pagos a terceros que se
realizaron en un rango de fechas y en un rango de empresas, también se puede generar en
con un rango de terceros, este reporte ordena la información por NIT.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOV. POR AUXILIAR
• GENERAL: En este reporte se genera el libro auxiliar contable, se genera por una empresa
específica y un rango de cuentas, terceros y periodo.
• POR AREAS SALD: Este reporte genera un listado del libro auxiliar contable por áreas. Este
reporte tiene una columna donde se muestra el saldo de la cuenta contable y los totales de
la misma.
•POR C. COSTO SALD: Este reporte genera un listado del libro auxiliar contable por centro de
costo. Este reporte tiene una columna donde se muestra el saldo de la cuenta contable y los
totales de la misma.
• ACUM X CTA SALD: Este reporte genera el acumulado de los saldos por cuenta contable.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CIERRE
• BALANCE POR TERCERO: Este reporte genera el balance general por tercero, este
información se presenta por periodo y una empresa especifica, mostrando el saldo de las
cuentas contables.
• LIBROS OFICIALES: Esta opción permite generar los informes de los libros oficiales,
dependiendo de la opción que se escoja se pueden generar el informe de mayor y balance, el
libro diario y el libro de inventarios.
• MOV Y SALDO POR EMPR: Este reporte genera la información de los movimientos por
empresa mostrando los saldos de las cuentas contables.
• BALANCE GENERAL: En esta opción se puede generar el balance generar contable, este se
genera por empresa y un periodo especifico.
•ESTADOO RESULTADOS: en este reporte se genera el estado de actividad, financiera
económica y social, este reporte tienen la opción de generarse con los resultados mensual o
acumulados.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CIERRE
•BALANCE X NATURA UNAL: En esta opción se puede generar el balance generar contable,
este se genera por empresa y un periodo específico.
•E. RESULTADOS C.C.: en este reporte se genera el estado de actividad, financiera
económica y social, este reporte tienen la opción de generarse con los resultados mensual o
acumulados, este reporte muestra los centros de costos donde se genero la información.
• BCE. PRUEBA COMPARAT: En esta opción se puede generar el balance de prueba
comparativo mostrando la variación absoluta o relativa, este reporte tiene la opción de
mostrar las cuentas de ajuste por inflación.
• E. RESULTADOS AREAS en este reporte se genera el estado de actividad, financiera
económica y social, este reporte tienen la opción de generarse con los resultados mensual o
acumulados, este reporte muestra las áreas donde se genero la información.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONSOLIDADO BALANCE CONSOLIDADO: En esta opción se puede generar el balance generar contable de
las empresas consolidadoras, la información de este reporte se genera cuando se corre el
proceso de consolidación en el modulo de contabilidad.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CAMBIO DE NITS Esta opción permite modificar los auxiliar ya creados en el sistema
ACTUALIZA ACRE/ORPA
Esta opción permite modificar las retenciones que se han ingresado en el
sistema , para esto se debe tener los datos de la empresa, la orden de pago y
la vigencia.
ACTUALIZA ACRE/CPTE
Esta opción permite modificar las retenciones que se han ingresado en el
sistema, para esto se debe tener los datos de la empresa, el numero de
comprobante y el valor de la retención
BORRA LEGALIZACIONES
Esta opción permite borrar los comprobantes de legalización, se debe tener
en cuenta la empresa, el periodo y el numero de comprobante que se debe
borrar.
HOMOLOGACION V2
Esta opción permite realizar la homologación de cuentas contables en el
sistema, esto se realiza cuando existen cambios en el plan contable ya
creado.
AJUSTES TRIBUTARIOS Esta opción permite realizar ajustes en los descuentos tributarios esta opción
se usa para corregir error en la liquidación de la información tributaria.
ADICION DE FACTURAS Esta opción permite realizar ajustes en las facturas ya liquidadas.
MODIFIC
COMPROBANTES
Esta opción permite realizar ajustes en los comprobantes ya ingresados en el
sistema
RUTA DE ACCESO
REPORTES
UTILITARIOS
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
•Permite acceder a las tablas que se deben alimentar inicialmente para que el sistema pueda funcionar correctamente, mientras estas tablas no sean alimentadas de la manera los resultados posiblemente no serán los esperados.
SOPORTE
•Este menú encierra la parte diaria u operativa que se debe realizar en los módulos y los procesos en general que se desarrollan con vías a que realmente se pueda tener un control de la información financiero y administrativo.
OPERATIVO
•Se encuentran todas las opciones que permiten revisar las operaciones, movimientos y procesos propios de cada módulo día a día. CONSULTAS
•Permite generar documentos propios a cada módulo modificando los parámetros tanto como se requiera que deben ser impresos como soporte a las transiciones y ejecuciones registradas.
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONTROL EMPRESA
Por medio de esta forma se crean las empresas que tendrán
ejecución presupuestal en el módulo presupuesto, a esta
parametrizacion se le identifica la estructura de presupuesto y
áreas de responsabilidad con las cuales se asociarán los
movimientos de presupuesto desde cualquier módulo del Sistema
que cause un efecto presupuestal. También se define la
periodicidad con que se efectuarán los cortes de presupuesto.
MOVIMIENTOS
La parametrización de este submenú permite relacionar una a
una todas las posibles transacciones o movimientos que deberán
ser validados y controlados para garantizar el desarrollo normal
del proceso de asignación, registro y giro presupuestal
(Ingresos/Egresos). Las formas asociadas a la opción de
movimientos son: tipos de movimiento, grupos de movimiento, y acumulado y saldos. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
PLANES
El sistema permite definir de acuerdo a la información básica de
existencia legal y las necesidades internas de control creadas por
la empresa los siguientes planes que le facilitan el manejo de su
información: Plan de Imputaciones Presupuestales, Plan de
Recursos y
Plan de áreas de Responsabilidad. Todos los planes creados
deben cumplir la estructura definida en el módulo de
Contabilidad siguiendo los submenús
Soporte/Empresas/Estructura. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
RUTA DE ACCESO
SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
DOCUMENTOS
En esta pantalla se define mediante un código carácter (de tres
letras, asignadas por el usuario), todos los documentos que sean
necesarios para registrar y procesar la totalidad de las
transacciones y movimientos que conlleva el proceso de
apropiación, registro y giro presupuestal, (Ingresos/Egresos),
definiéndoles por cada uno de ellos unas validaciones de tipo
administrativo que permitan cierto control sobre los registros que en ellos se procesen. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
TRASLADOS
La opción general de traslados está compuesta por tres formas
independientes (Empresa, Áreas de Responsabilidad e
Imputaciones), cuyo objetivo específico, es el permitir realizar
diversas validaciones y combinaciones, útiles para establecer los
controles y permisos necesarios, en la realización de las
transacciones o movimientos de presupuesto, relacionados con el
gran grupo de traslados o modificaciones. Los traslados se podrán
realizar entre empresas, áreas o dependencias, y entre imputaciones. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
EQUIVAL CONTA/PPTO
El objetivo específico de esta forma de parametrización está
dado por la relación directa existente entre la cuenta contable
registrada en un comprobante contable con el efecto
presupuestal que debe generar la transacción; especialmente
para aquellas operaciones que no están encadenadas en todo el
proceso del sistema, como la ejecución activa del presupuesto,
(Ingresos) y ciertas transacciones de egresos, (ejecución pasiva,
respecto a los reintegros), que tal como se anota, están sueltas,
pero que de alguna forma deberán tener su efecto presupuestal.
RUTA DE ACCESO
SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
REPORTEADOR
INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo es
la opción que permite al usuario de Contabilidad o Presupuesto
maniobrar y reagrupar la información contable o presupuestal
procesada en un sinnúmero de reportes definidos de acuerdo a
las exigencias externas, es decir, informes y reportes, solicitados
por los organismos de control y vigilancia que tengan cabida
dentro de la empresa; como también la información y reportes de uso interno. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CIERRE DE VIGENCIA
En esta forma se registran los grupos que se gestionan en el
cierre de vigencia, con el fin de dejar en el documento el
registro de si quedo con reserva presupuestal o de caja vigencia,
pero se cancelarán en la próxima.
RUTA DE ACCESO
SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOVIMIENTOS
TIPOS DE MOVIMIENTO: En esta pantalla se parametrizan todos
los posibles movimientos que se pueden presentar durante la
ejecución presupuestal para las diferentes vigencias (pasad,
actual o futura)
GRUPOS DE MOVIMIENTO: En esta parametrización se
identifican los grupos de movimiento que se gestionan en al
ejecución presupuestal de acuerdo a la norma y el seguimiento
que requiere la entidad, en
ACUMULADO Y SALDOS: En eesta parametrización se agrupan
los tipos movimiento en un grupo de movimiento con el que se
espera controlar el valor acumulado y saldo de un documento
presupuestal en la vigencia
RUTA DE ACCESO
SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PLANES
PRESUPUESTAL: Aquí se lleva a cabo la parametrización del
Plan Presupuestal de acuerdo con la estructura de Hacienda,
con estructura de cuenta título/movimiento o de árbol
conservando su jerarquía.
RECURSOS: Identifica los recursos ó las fuentes financieras que
aplican en la Universidad
AREAS RESPONSABILIDA: En esta pantalla se definen las áreas
de responsabilidad que se van a manejar por empresa, de igual
forma se puede asociar un responsable por cada área de
responsabilidad.
RUTA DE ACCESO
SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
DOCUMENTOS
TIPOS DE DOCUMENTOS: En esta pantalla se define los tipo de
documentos que se gestionarán en la ejecución presupuestal,
mediante un código carácter (de tres letras, asignadas por el
usuario), todos los documentos que sean necesarios para
registrar y procesar la totalidad de las transacciones y
movimientos que conlleva el proceso de apropiación, registro y
giro presupuestal, (Ingresos/Egresos), definiéndoles por cada
uno de ellos unas validaciones de tipo administrativo que
permitan cierto control sobre los registros que en ellos se
procesen.
AREAS POR DOCUMENTO: Mediante esta opción se determina
para cada áreas de responsabilidad o unidades ejecutoras
existentes en el sistema qué documentos se les autorizará para
que puedan hacer movimientos o transacciones de presupuesto.
MVTOS POR DOCUMENTO: Por medio de esta forma se
establece una relación entre los documentos definidos y los
tipos de movimientos que puede gestionar el documento,
asociando las imputaciones presupuestales, establecen niveles
de validación de saldos necesarios para el correcto desarrollo
que enmarca el proceso de apropiación, registro y ejecución
presupuestal, tanto en ingresos como en egresos.
RUTA DE ACCESO
SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
TRASLADOS
EMPRESA: En esta pantalla se determina a cada tipo de
documento el rango de empresas con la que se podrán realizar
traslados.
AREAS O DEPENDENCIAS: En esta forma se establecen para cada
estructura de áreas de responsabilidad los rangos de áreas de
responsabilidad fuente y los rangos de áreas de responsabilidad
destino, en las cuales se podrán realizar los traslados
presupuestales independientes que no se lleve un manejo de
presupuesto por áreas.
IMPUTACIONES: En esta opción se establece para cada tipo de
documentos los rangos de rubros presupuestales por tipo de
movimiento de traslado autorizado.
RUTA DE ACCESO
SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
REPORTEADOR
DEFINIR REPORTE: INACTIVA ACTUALMENTE EN LA
UNIVERSIDAD, sin embargo es una de las opciones en la cual el
usuario puede proyectar un reporte personalizado desde alguna
estructura de un plan
REPORTEADOR
GENERAR REPORTE: INACTIVA ACTUALMENTE EN LA
UNIVERSIDAD, sin embargo por medio de esta forma se genera
o consulta el reporte parametrizado por la anterior opción.
RUTA DE ACCESO
SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
REGISTRO
OPERACIONES
Mediante esta forma se ingresa la información diaria referente a la
ejecución presupuesto; se ingresan las apropiaciones iniciales de
ingresos y gastos, disponibilidades, registros, ejecuciones, adiciones,
reducciones etc.
AUTORIZACIONES Dado que en su gran mayoría documentos presupuestales quedan en
estado GRABADO; es en esta opción donde el sistema solicita la
empresa, vigencia y tipo de documento a ser AUTORIZADO
TRASLADO
Por esta forma se registran los Créditos y Contra créditos internos que
se generan dentro de una empresa determinada, es importante tener
en cuenta que los registros que se generen en la forma “Traslados
Presupuestales” debe incluirse con Equilibrio Presupuestal,
manteniéndose un Origen (Rubro a Contracreditar) y un Destino (Rubro a Acreditar).
ANULAR DOCUMENTOS Por esta forma se pueden anular los diferentes documentos de
presupuesto, siempre y cuando estos no tengan más documentos asociados..
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CANCELACION PARCIAL
Por medio de esta forma se realiza de manera automática la
cancelación de saldos, para ello se ingresa la información
correspondiente a la empresa, la vigencia del documento, el tipo de
documento, y se le indica el rango de números de documentos
donde se encuentra la información.
CIERRE MES
Por medio de la siguiente forma se efectúa el cierre presupuestal,
creando las cuentas cero, cuentas de orden generando
automáticamente el cierre del mes vigente y la apertura del
siguiente mes.
CONST.RES PPTO/CAJA Este proceso se ejecuta al final de cada vigencia fiscal con el fin de
generar las Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar, no canceladas a 31 de Diciembre de la respectiva vigencia.
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
SITUACIÓN Esta funcionalidad permite realizar consultas de la ejecución
presupuestal y el saldo por empresa, área, acumulados de saldos y
acumulación por grupos. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
DOCUMENTOS
Mediante esta forma se puede consultar el documento
presupuestales registrados con toda la información, que se requirió
para este proceso, mostrando además los documentos asociados a
este y saldos por imputación.
TRASLADOS
Relaciona los registros de traslado realizados en una vigencia y tipo
de documento, la consulta de traslados presupuestales muestra el
área, rubro presupuestal, recurso, mes, saldo inicial, valor del
traslado y saldo final de la empresa origen y destino. El valor del
traslado para la empresa origen siempre se presentará con signo
negativo, por lo que representa una salida.
SEGUIMIENTO A DOCU
Mediante esta forma, es posible consultar los documentos fuentes
en un en un proceso con sus documentos siguientes, por ejemplo al
validar una disponibilidad presupuestal se puede evidenciar los
compromisos que la afectaron
SEGUIMIENTO A IMPUTA Esta consulta se relaciona de manera detallada y masiva los
movimientos presupuestales realizados a una empresa, periodo,
tercero y proyecto.
SEG IMPUTA RANGO
EMP
Esta consulta se relaciona de manera detallada y masiva los
movimientos presupuestales realizados en un rango de empresas,
periodo y tercero.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONSOLIDACION
A través de esta funcionalidad, es posible consultar la información
presupuestal consolidada de las empresas consolidadoras, bien sea
acumulados mensuales o por grupos.
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
REPORTES
CONTRALORIA
Mediante esta opción, es posible generar la información
presupuestal de las empresas consolidadas con la equivalencia para
los reportes que se emiten a la Contraloría.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
SITUACION
EJECUCIÓN GENERAL: Por este tipo de consulta se pueden observar
las ejecuciones presupuestales de todos los rubros presupuestales
con todos los acumuladas por grupos , para una empresa, rangos de
áreas, recurso y vigencia .
POR EMPRESA: Por este tipo de consulta se pueden observar las
ejecuciones presupuestales acumulados y saldos por grupos, que
tienen una empresa imputación, recurso y vigencia .
POR ÁREA: : Por este tipo de consulta se pueden observar las
ejecuciones presupuestales acumulados y saldos por grupos, que
tienen una empresa area, recurso y vigencia .
POR GRUPOS: Por este tipo de consulta se pueden observar las
ejecuciones de los rubros presupuestales afectador por un grupo,
que tienen una empresa area, recurso y vigencia .
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONSOLIDACIÓN
ACUMULADO MENSUAL: Esta consulta permite visualizar para una
empresa de movimiento la ejecución presupuestal de un mes por
cada rubros, recursos y áreas, reflejando en una sola consulta los
principales movimientos presupuestales: apropiación inicial,
disponibilidades, compromisos, obligaciones y pagos, realizados en la
vigencia, separando mes a mes.
CONSOLIDACIÓN
ACUMULADO POR GRUPO: Esta consulta permite visualizar para una
consolidadora la ejecución presupuestal de un periodo por cada
rubros, recursos y áreas, reflejando en una sola consulta los
principales movimientos presupuestales: apropiación inicial,
disponibilidades, compromisos, obligaciones y pagos, realizados en la
vigencia, separando mes a mes.
.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PARAMETRIZACIÓN Aquí se encuentran todos los reportes que permiten listar
tablas propias del Sistema Financiero pero de propiedad del módulo presupuestal. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CERTIFICADOS
En esta opción se generan las impresiones de los certificados
de disponibilidad y registro. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
OPERATIVOS
En esta opción se clasifican los reportes que tienen que ver
con la relación detallada de los reportes de ejecución de
presupuestos y que pueden ser impresos como soporte a las
transacciones registradas, además de los reportes
acumulados de Ejecuciones presupuestales clasificados según
requerimientos de la empresa y comparativos de ejecución entre otros. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CONSOLIDADOS Relaciona las ejecuciones presupuestales pero a nivel de consolidados. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CIERRE DE VIGENCIA Muestran las reservas constituidas en la vigencia actual. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PARAMETRIZACIÓN
AREAS DE RESPONSABILIDAD: Por medio de este reporte se
obtienen las áreas creadas para cada empresa con su
correspondiente descripción, además de la asignación del
responsable para determinadas áreas, dependiendo de su parametrización.
PLAN DE RECURSOS: Permite listar la tabla de planes de recursos Presupuestales, creado para cada empresa.
IMPUTACIONES: Permite listar la tabla de imputaciones
presupuestales y/o el rango de imputaciones que se desee con su correspondiente tipo y naturaleza. TIPOS DE DOCUMENTO: Genera todos los tipos de
documentos creados para el registro de las operaciones de la empresa. TIPOS DE MOVIMIENTO: Trae todos los tipos de movimientos
o transacciones necesarias de la empresa para su buen funcionamiento y control. ACUM. Y SALDOS X GRMV: Permite listar los movimientos
asociados a cada grupo de movimiento, con su respectivo
signo, para así hallar el acumulado de cada uno de los grupos.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PARAMETRIZACIÓN
GRUPOS DE MOVIMIENTO: Trae a pantalla los grupos de movimientos representativos para la empresa.
TPMV X TIPOS DE DOCU: Lista todos las posibles
transacciones representativas de cada uno de los documentos creados. PARAM. TIPOS DE DOC.: Este reporte muestra los tipos de
movimiento asociados a cada documento filtrandolos por requerimientos. PARAM. TIPOS DE MOV: Este reporte muestra el total de
movimientos presupuestales que se encuentran parametrizados en el sistema. PARAM. CONV CON. PTO: Este reporte muestra la
parametrización diferentes equivalencias que existen entre las cuentas contables y los documentos presupuestales.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CERTIFICADOS
DISPONIBILIDAD PPTAL: Mediante esta opción se genera e
imprime el formato del certificado de disponibilidad presupuestal para una empresa y vigencia.
REGISTRO PPTAL: A través de esta opción se genera imprime
el formato de registro presupuestal realizado para una empresa y vigencia.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
OPERATIVOS
APROPIACIONES: Se encuentran los reportes que permiten
listar las apropiaciones del mes, acumulado por área, por
empresa, permitiendo establecer un control sobre las
apropiaciones acumuladas en el transcurso de una vigencia fiscal determinada. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ EJECUCIONES: Agrupa los reportes de ejecución presupuestal
con los que se establecer el control sobre el manejo
presupuestal tanto por áreas como por empresas y puede
generarse de acuerdo con los requerimientos de cada
solicitud. Es decir si se requiere sólo ciertos rubros
presupuestales, o de un periodo determinado. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ CONTROL DOCUMENTOS: En estos reportes generan la relación de documentos de disponibilidades, compromisos, gestionados en una empresa. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ RESOLUCION 036: Mediante esta opción se generan los
reportes exigidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público que permiten informar, en los formatos establecidos
por la resolución, la situación de la ejecución presupuestal
de la vigencia, el estado de ejecución de las reservas
presupuestales constituidas a 31 de Diciembre de la vigencia
anterior, la cancelación de las Cuentas por Pagar y el pago de las respectivas Vigencias Futuras.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
APROPIACIONES
El reporte de Apropiación Inicial se podrá generar la
apropiación inicial y final de una empresa acumulado por
empresa o áreas de responsabilidad. Los reportes que se
pueden generar por esta forma son los siguientes:
- APROP INIC X EMPRESA
- APROP INIC X AREA
- EJEC .AP.ANUAL AREA
- APROP EJEC.ANUAL
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
EJECUCIONES
Estos reportes permiten saber de manera acumulada el
valor apropiado, cuanto hay en disponibilidades, los
compromisos adquiridos, las obligaciones registradas y los
pagos realizados a la empresa y periodo, así como los
ingresos ejecutados en la empresa .
Estos tipos de reportes agrupan la información por rubros,
recursos, áreas y es importante tener en cuenta los datos
que están solicitando el reporte (Código de la empresa,
vigencia, recurso, imputaciones, áreas, periodo). Los
reportes por defecto traen parametrizados los grupos de
ejecución que requiere el reporte. Los reportes que se
pueden generar por esta forma son los siguientes:
-ACUM/AREA VS APRO. A
- ACUMULADA/EMPRESA
- ACUM/EMPR SIN RECURS
- ACUM/AREA SIN RECURS
-ACUMULADA/AREAS
- MENSUAL POR EMPRESA
-MENSUAL POR AREAS
- COMPARATIVO/EMPRESA
- COMPARATIVO/AREAS
- GASTOS PPTO GRAL UN
- SALDOS GRUPOS UTIL
- INGRESOS POR EMPRESA
- INGRESOS POR AREA
- SEGUIM EJEC AREAS
- COMPARATIVO MESES
- EJECUC MENSUAL VS AP
- MENSUAL VS APROP MEN.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONTROL
DOCUMENTOS
DISPONIBILIDADES: En este reporte se relacionan los
documentos de disponibilidades en la vigencia actual. De
cada una de ellas disponibilidades muestra el estado del
documento, las imputaciones y áreas presupuestales
afectadas, además del tipo de movimiento realizado; se
muestra también los registros presupuestales referenciados.
COMPROMISOS: Este reporte totaliza por cada tipo de
documento y muestra el estado del registro presupuestal, el
beneficiario del contrato, las observaciones del documento,
su valor ejecutado y si el documento ya ha sido obligado
relaciona el número de la orden de pago, vigencia y valor.
CONTROL DOC. EMPRESA: En este reporte se detallan por
empresa y tipos de documentos todos los movimientos
presupuestales realizados en un periodo determinado de
tiempo, agrupando la información por tipo de documento.
MOV DOCUMENTOS: Este reporte detalla la ejecución de los
documentos presupuestales.
RESUMEN POR RUBRO: En este reporte se detallan por
empresa todos los movimientos presupuestales realizados en
un periodo determinado de tiempo, agrupando la
información por imputación. Al final de la información de
cada imputación, se muestra un resumen de las
apropiaciones y compromisos de cada una.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONSOLIDADOS
AGRUPADOS: Mediante esta opción se genera la información
presupuestal acumulada por vigencia o mensual según la
necesidad del usuario. Los reportes que se pueden generar
aquí son:
-ACUMULADO CON RECURS
- ACUMULADO SIN RECURS
- MENSUAL CON RECURSO
-EJECUCION INGRESOS
Adicionalmente permite generar un reporte comparativo
entre empresas según la necesidad llamado COMPARATIVOS
DETALLADOS: Mediante esta opción se genera la información
presupuestal detallada según la necesidad del usuario. Los
reportes a generar aquí son:
-APROPIACION INICIAL
- ACUMULADO CON RECURS
- ACUMULADO CON RECU 2
- ACUMULADO SIN RECURS
- MENSUAL POR RECURSO
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONSOLIDADOS
Res 036: Mediante esta opción se genera la información
presupuestal que debe reportarse al Ministerio de Hacienda
y Crédito Público según los criterios requeridos por el usuario
. Los reportes a generar aquí son:
-INGRESOS MES
- APROPIACION VIGENCIA
- RESERVAS PPTALES
- CUENTAS POR PAGAR.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CIERRE DE VIGENCIA
Mediante esta opción es posible obtener la información todos
los grupos donde quedan disponibilidades pendientes por
comprometer (registro presupuestal), compromisos
pendientes por causar (ordenes de pago), y causaciones
pendientes por pagar, que tienen afectación presupuestal en
la presente vigencia, pero se cancelarán en la próxima. El
reporte a generar en esta forma es CONST RESERVAS Y
CXP.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
•Permite acceder a las tablas que se deben alimentar inicialmente para que el sistema pueda funcionar correctamente, mientras estas tablas no sean alimentadas de la manera los resultados posiblemente no serán los esperados.
SOPORTE
•Este menú encierra la parte diaria u operativa que se debe realizar en los módulos y los procesos en general que se desarrollan con vías a que realmente se pueda tener un control de la información financiero y administrativo.
OPERATIVO
•Se encuentran todas las opciones que permiten revisar las operaciones, movimientos y procesos propios de cada módulo día a día. CONSULTAS
•Permite generar documentos propios a cada módulo modificando los parámetros tanto como se requiera que deben ser impresos como soporte a las transiciones y ejecuciones registradas.
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE
MENU APLICACIÓN
CONTROL
En esta pantalla se parametriza la información requerida por cada empresas para la
ejecución de este módulo. Indicando parámetros tan importantes como: la fecha
control de registro contable y el número de decimales a utilizar en cada liquidación,
para la generación de sus respectivas retenciones.
TIPOS DE ACTAS Esta tabla de parámetros permite clasificar las posibles actas a utilizar en la
liquidación de una cuenta y así poder tener un mejor control sobre las adiciones,
anticipos, actas parciales, reajustes, mayor valor de obra etc.
TIPOS
MOVIMIENTOS
En esta opción se parametrizan todos los movimientos necesarios en el módulo de
cuentas por pagar, el cual indica al momento de la liquidación de una orden que
módulos que debe afectar y garanticen la efectividad en las transacciones realizadas.
Para que esto se cumpla se deben relacionar ciertas validaciones.
CONCEPTO
LIQUIDACION
Esta pantalla permite parametrizar todos y cada uno de los diferentes descuentos
tributarios y no tributarios, que de acuerdo a la naturaleza del tercero se deben
generar en la liquidación de la orden de pago, relacionando aquí el porcentaje de
descuento y las cuentas mayores a las cuales se debe generar el movimiento
contable de acuerdo al gasto, costo o activo causado.
ACTIVIDADES ICA
En esta tabla se parametrizan a cada ciudades los códigos de la actividades ICA con su
respectivos porcentajes y montos mínimos a controlar, estos códigos son los
asignados por cada administración municipal, indicándose el tipo de actividad a la que
se pertenezca, siendo comercial, industrial, de servicios o financieros.
CONCEPTOS DIAN
En esta forma se relacionan todos los conceptos tributarios que hacen referencia a los
descuentos que deben ser asociados en la forma soporte/conceptos de liquidación de
cuentas en el campo DIAN. La correcta clasificación de estos conceptos permitirá el
registro adecuado en los reportes de descuentos tributarios generados por el módulo
de contabilidad.
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
LIQ.ORDEN DE PAGO
Mediante esta opción se liquida una cuenta teniendo presente todos los
criterios necesarios para esto tales como retención en la fuente, del IVA, ICA,
y demás descuentos y reintegros tributarios ó no tributarios, etc. Esto permite
que el sistema sea automático al liquidar evitando así errores al aplicar
porcentajes y criterios relacionados con dicha liquidación.
ANULA ORDEN DE PAGO Por medio de esta forma se anulan todas las órdenes de pago mal liquidadas,
o generadas en períodos no correspondientes.
RADICACIONES
Por medio de esta forma se registran todas las facturas pertenecientes a cada
proveedor, teniendo en cuenta que correspondan al mismo documento
presupuestal, con el mismo número de acta.
AUTORIZA ORD PAGO
Por medio de esta forma se autorizan las órdenes de pago, indicando la fecha
en la que se debe realizar el egreso, asignando el flujo de caja, señalando los
descuentos si existen y parcializando las órdenes de pago que se girarán a
diferentes beneficiarios.
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
ORDENES DE PAGO Grupo de consulta que permiten hacer seguimiento a órdenes de forma
general ó específica. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
FACTURAS
Relaciona las facturas liquidadas en una orden de pago, asociadas a un
tercero, en la cual se pueden ver el trámite surtido por la misma en el
módulo de cuentas por pagar, presupuesto y almacén, llegando al detalle del
documento en estos módulos por medio de botones. Para generar esta
consulta es indispensable conocer la empresa, vigencia y estado a la que
pertenece la factura.
ANTICIPOS Y
AMORTIZACIONES
Por esta opción se pueden consultar todos los anticipos y las
amortizaciones generados en un período determinado, indicando el
nit, auxiliar.
RADICACIONES
Relaciona la información de los documentos radicados y pueden ver el
trámite surtido por la misma en el módulo de cuentas por pagar, y
presupuesto. Para esta consulta debe conocer la empresa, vigencia y
rango de fechas en la que se realizaron las radicaciones
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCION DE MENU APLICACIÓN
ORDENES DE PAGO
GRAL ORDEN DE PAGO:Esta consulta lista el formato de orden de
pago , donde relaciona el estado (tramite, pagada o anulada), los
conceptos de liquidación relacionados a ella, y la efecto generado
en los módulos de presupuesto y contabilidad. Para accesar a esta
consulta basta con digitar el código que identifica la empresa, la vigencia, el
número alterno si se maneja o el secuencial correspondiente al proveedor o
tercero.
ANUL ORDEN DE PAGO: Por medio de esta pantalla, podemos conocer las
órdenes de pago anuladas en un período determinado, solo digitando el
código que identifica a la empresa, la vigencia y el período que queremos
consultar, para la digitación del período se sigue el formato AAAA-MM.
ACUMULADO ORPA X AUX: Por medio de esta forma se puede consultar la
cantidad de órdenes de pago causadas, autorizadas, en trámite, canceladas
y anuladas, en un determinado período; mostrando para cada estado el
acumulado en valor neto y bruto. Para acceder a esta consulta, digite el
código de identificación de la empresa e indique el período, que se desee
consultar.
CONS PUB ORPA X AUX: Esta consulta está concebida para ser
utilizada directamente por los proveedores o beneficiarios de las
cuentas por pagar para efectos de consultar el estado de sus
cuentas de cobro en un equipo ubicado en un sitio de acceso al
público. Para acceder a esta consulta digite el número de
identificación del proveedor y año de vigencia de consulta
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCION DE MENU APLICACIÓN
ORDENES DE PAGO
ORDENES NO PAGADAS: En esta forma se relacionan las órdenes de pago
pendientes por cancelar, ordenadas de acuerdo al número de orden de
pago generado por el sistema, señalando para cada una de ellas el valor
bruto, valor neto, fecha de pago y estado en el que se encuentre la orden
de pago. Para generar la información digite el código de identificación de la
empresa, vigencia e indique la fecha desde/hasta cuando se requiera
consultar.
ORDEN AUTO NO PAGADA: Permite tener una relación de todas las
cuentas que han sido autorizadas pero NO han sido pagadas lo cual es
interesante de analizar para conocer la razón por la cual no se ha efectuado
su correspondiente egreso, si nos ofrecen descuentos, si es por fechas de
vencimiento lejanas, amplios créditos ofrecidos etc.
NUMERACION ALTERNA: Por esta opción se pueden consultar todos
las órdenes de pago su fecha tercero entre otros y su numeración
alterna con un valor y usuario que realiza.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PARAMETRIZACIÓN
Por esta opción se podrá imprimir todos los reportes que relacionan las
tablas de parametrización propias del Módulo de Cuentas por Pagar. ESTA
OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
OPERATIVO
Por esta opción se imprimen todos los reportes, que se relacionan con los
documentos propios de este módulo y que quedan como soporte de las
transacciones realizadas, además de otros reportes que ayudan en la revisión
diaria de este módulo. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PARAMETRIZACION
• CONCEPTOS DE LIQUIDA: Este reporte permite de acuerdo al plan de
cuentas de la UN , listar todos los conceptos de liquidación creados en
orden su descripción, su porcentaje a descontar y si es para régimen
simplificado, la base a tener en cuenta para la retención y las cuentas
contables del pasivo. Para generar, este reporte basta con digitar el
código que corresponde a la estructura del plan contable asociado a la
empresa.
• PARAM.CTRL.CXP: Este reporte permite verificar el control de la
empresa, el tipo de comprobante de causación , la cuenta mayor con la
que contabiliza los descuentos en la causación , donde produce la
causación (tesorería-Cuentas por pagar) y el comprobante por defecto
para pago.
• TIPOS DE MOVIMIENTO: Este reporte permite ver todos los movimientos
parametrizados en el módulo de cuentas por pagar, con su descripción ,
indicador de que el tipo de movimientos es o no es utilizado en contratos
, amortiza o es anticipo, entre otros , el cual indica al momento de la
liquidación de una orden que módulos debe afectar y así garantizar la
efectividad en las transacciones realizadas. .
• PORC RET ICA X CIUDA: En esta reporte se listan las actividades por
concepto retención ICA por ciudad.
• CONCEPTOS DIAN:En este reporte se relacionan todos los conceptos
tributarios que hacen referencia a los descuentos que deben ser
asociados en el campo DIAN.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
OPERATIVO
•FORMATO ORD DE PAGO: Imprime el formato de órdenes de pago liquidadas en el sistema. Para
la impresión de este reporte digite el código de la empresa, la vigencia y el número de orden de
pago que se desee imprimir.
•HOJA RUTA ORD PGO: Este reporte presenta para cada proveedor, el número de orden de pago,
documento presupuestal asociado, valor bruto, descuentos y valor neto, además de identificar si
la orden de pago se encuentra pagada (P), anulada(X) ó en trámite (T). El reporte ordena de
acuerdo al nit del proveedor.
•LISTAD RESUMIDO O.P: Este reporte nos da a conocer el valor total de órdenes pagadas y no
pagadas; totalizándolas independientemente y relacionando una a una, siguiendo el consecutivo
por número de orden de pago, en un rango de fechas determinado Permite identificar el número
de la orden de pago, el recurso afectado, fecha en la cual se realizó la causación, beneficiario y
valor neto..
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
OPERATIVO
•ORD. DE PGO X TP. MO: El reporte realiza la clasificación de acuerdo al tipo de movimiento de la
liquidación de la orden, relaciona el proveedor, el número de orden de pago, documento presupuestal
asociado; tipo, número y periodo del comprobante contable; valor bruto, descuentos y valor neto.
•ORDENES NO PAGADAS: Relaciona las órdenes de pago liquidadas, que aún no se han cancelado.
Para cada una de ellas nos presenta el concepto de liquidación utilizado, y los descuentos tributarios
asociados.
•ORDENES PAGADAS: Este reporte presenta el proveedor, orden de pago asociada, tipo y número de
documento presupuestal afectado, valor bruto, valor neto, descuentos tributarios, señalando el valor
por cada uno de estos como retención en la fuente, IVA, Rete IVA, ICA y otros, para aquellas órdenes
que se encuentran en estado pagado en un rango de tiempo determinado.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
OPERATIVO
•RELACION PPTAL OP: Relaciona todas las órdenes de pago indicando para cada una de ellas, el
beneficiario; tipo, número y recurso presupuestal afectado; Valor bruto; descuentos tributarios
(Rete Fuente, Rete IVA, Rete ICA, etc.); Valor Neto y fecha en la que se realizó el egreso. Además
de presentar la información anterior, específica el valor causado por cada área y rubro
presupuestal, para una vigencia y periodo determinado.
•RADICACION DE C X P: Este reporte presenta el número de radicación, estado de radicación,
fecha en la cual se realizó la radicación, proveedor ó tercero, valor radicado; además relaciona el
documento presupuestal afectado en cada radicación, y las facturas relacionadas con sus
respectivos valores.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
0
RUTA DE ACCESO REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
•Permite acceder a las tablas que se deben alimentar inicialmente para que el sistema pueda funcionar correctamente, mientras estas tablas no sean alimentadas de la manera los resultados posiblemente no serán los esperados.
SOPORTE
•Este menú encierra la parte diaria u operativa que se debe realizar en los módulos y los procesos en general que se desarrollan con vías a que realmente se pueda tener un control de la información financiero y administrativo.
OPERATIVO
•Se encuentran todas las opciones que permiten revisar las operaciones, movimientos y procesos propios de cada módulo día a día. CONSULTAS
•Permite generar documentos propios a cada módulo modificando los parámetros tanto como se requiera que deben ser impresos como soporte a las transiciones y ejecuciones registradas.
REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONTROL
Esta pantalla permite alimentar la información de la empresa con
algunos de los parámetros necesarios para lograr el control de la
información procesada en un día normal de transacciones.
TIPOS DE
MOVIMIENTO
En esta opción es donde se crean todas las posibles tipos de
movimientos o transacciones diarias que se desarrollan en Tesorería,
asignándoles a cada una de ellas, las validaciones y controles
necesarios.
COBTE VS MVTOS
TESOR
Esta pantalla permite relacionar los movimientos de tesorería con los
tipos de comprobantes de contabilidad y con los códigos de las
cuentas contables, en los cuáles se registrarán las transacciones
realizadas, día a día; al igual que las validaciones y controles
administrativos a que serán sometidas las transacciones de tesorería,
dependiendo del tipo de comprobante contable al cual están
asociados.
CPBTESVSFORMA
CAPTUR
Esta forma busca correlacionar los tipos de comprobantes de
contabilidad que podrá tener acceso a tesorería para cada una de las
formas que existan en la captura de egresos e ingresos.
BANCOS Esta opción agrupa las opciones relacionadas con el manejo de bancos
y entidades financieras. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
FLUJO DE CAJA
INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo esta
parametrización permite controlar el manejo de los dineros
efectivamente ingresados ó egresados de la empresa a través de sus
cuentas bancarias y/o sus cajas, esto con el fin de poder trazar
proyecciones de gastos basados en los ingresos reales y así no
contraer obligaciones más allá de la capacidad de pago de la
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
ESTRATOS REPORTES Esta opción permite parametrizar los rangos de los estratos para los
informes de la contraloría.
TIPOS DE
ANULACIONES
En esta forma se crean todos los posibles tipos de anulación, que
surgen de las transacciones diarias de el módulo de Tesoreria
OPERACIÓN
EFECTIVA DE CAJA
INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo en esta
forma se registran todas las transacciones de ingresos y gastos, que se
encuentren en su última etapa, es decir, lo efectivamente recaudado
o percibido y los pagos realizados en dinero o su equivalencia, en un
período de tiempo determinado, independientemente de las vigencias
presupuestales que se afecten.
CARTAS DE GIROS
INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo en esta
forma se establecen los formatos de cartas que se enviarán a las
entidades financieras para realizar operaciones como: la transferencia
de valores a otras cuentas.
TESORERIA
INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo esta
opción permite la creación de la tesorería indicando quien es el
responsable de esta.
CONCEPTOS
ACREEDORES
Por esta forma se crean los parámetros necesarios para el manejo de acreedores.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CARGOS Y CLASES
INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo en esta
opción se parametriza los cargos de la entidad y las clases de los
mismos.
JUZGADOS INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo en esta
forma se crean los juzgados que ordenan los embargos en el sistema.
NUEVO FORMATO
En esta opción se parametriza los formatos para la generación de los archivos
planos, esto para posteriormente subirlos al portal del banco y realizar los
giros electrónicos.
COD.EQUIVA.ARCH.
PLANO
En esta opción se parametriza los códigos de equivalencia de los bancos,
estos códigos se generan en los archivos planos, cuando los archivos planos
se suben al portal del banco este identifica los códigos y dirige la transacción
al banco correspondiente.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
BANCOS
• TIPOS ENTIDADES: En esta forma se relacionan todos los posibles tipos de entidades
financieras como son: Bancos, Corporaciones, Cooperativas, Fondos, Cajas y otras,
con los cuales se hacen las operaciones en Tesorería, indicando el orden en que se
verán reflejadas en los reportes de este módulo.
• BANCOS: Esta opción almacena todos los bancos o entidades bancarias con los
cuales se efectúa operaciones la Empresa, relacionándolos con el código de
identificación asignado para cada banco.
•CUENTAS ENTIDADES: El objetivo principal de esta pantalla se centra en la relación
que existe entre el número de cuenta bancaria (cuenta corriente o de ahorros), y el
código de cuenta contable, en la cual se registrarán las transacciones o movimientos
de la entidad financiera.
•FORMAS DE PAGOS: En esta opción se parametriza las formas de pago que se debe
utilizar en el sistema ejemplo: efectivo, en cheque, tarjeta.
PARAMETROS CONCILIA: Por medio de esta pantalla se relaciona a cada banco el
código de transacción que utiliza para el registro de los movimientos en la cuenta; al
igual que se asocian los movimientos creados en el módulo de tesorería que se
asemejan a la transacción del banco.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOVIMIENTO TESORERIA Se refiere a las operaciones diarias que se realizan en el módulo de tesorería.
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CIERRE DIARIO TESOR. Esta opción permite realizar el cierre diario del modulo de tesorería.
CONCILIACIONES
Permite agrupar todas los procesos necesarios para que el sistema pueda
realizar la conciliación bancaria en forma automática frente a los extractos
bancarios enviados por los bancos. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
ANUL. DE TESORERIA
Por medio de esta pantalla se realizan las anulaciones de todas las
transacciones generadas por el sistema desde el módulo de Tesorería, a
excepción de la anulación de legalizaciones.
LEGALIZACIONES Esta opción permite ingresar los comprobantes de legalización al sistema .
ANULA LEGALIZACIONES Esta opción nos permite anular las legalizaciones ingresadas en el sistema.
TRSLADO FONDOS
Esta opción permite realizar traslados entre cuentas bancarias (cuenta
corriente y cuenta de ahorro), pertenecientes a la misma entidad financiera y
a la misma empresa.
CTAS BANCARIAS AUXIL Esta opción permite crear las cuentas bancarias de los auxiliares creado en el modulo de
contabilidad para que se le realicen g los giros electrónicos al auxiliar correspondiente.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOVIMIENTO
TESORERIA
•INGRESOS: En esta pantalla se registran la información referente a ingresos: Estos
ingresos corresponden a ingresos corrientes, ingresos de capital e ingresos de
terceros; es decir todas aquellos ingresos que perciba la entidad (afecten su caja o
banco), así no hagan parte de su presupuesto.
•EGRESOS: En esta pantalla se registran todos los egresos necesarios para desarrollar
en forma eficiente las actividades comerciales de una empresa; estos egresos
pueden ser con ordenes de pago (vienen de cuentas por pagar) ó egresos sin orden de
pago, lo que corresponden a giros directos.
•GIROS ELECTRONICOS: Esta opción permite agrupar los procesos necesarios para
trabajar con las corporaciones Bancarias bajo la modalidad de Giros electrónicos de
pagos a cuentas de los terceros en forma directa , además de permitir también el
manejo de los pagos Masivos y el registro de las transacciones realizadas
efectivamente en los módulos que corresponda cuando se reciba la notificación del
banco de haber hecho efectivo el abono en cuenta del tercero ESTA OPCIÓN
HABILITA UN SUBMENÚ
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOVIMIENTO
TESORERIA
•REINTEGRO ACREEDORES : En esta forma se describen los movimientos de
reintegro para los acreedores.
•MANTENIM ACREEDORES: Por medio de esta pantalla se constituyen los acreedores
bien sea realizando la constitución en caja o bancos, según corresponda. Para la
constitución de acreedores se realiza desde esta forma cuando el comprobante
inicial que genera la constitución del acreedor, no se ha realizado por el sistema; de
lo contrario la constitución en acreedor banco se hace mediante una anulación
especial denominada Anulación de Acreedor
• ENTREGA DE CHEQUES: Pantalla que permite ver la relación de todos los cheques
entregados y actualizar su estado a cobrados utilizando como base el extracto
bancario y/o la comunicación diaria con el banco.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOVIMIENTO
TESORERIA
•CHEQUES COBRADOS : Pantalla que me permite ver la relación de todos los cheques
entregados y actualizar su estado a cobrados utilizando como base el extracto
bancario y/o la comunicación diaria con el banco.
•IMPRIMIR CHEQUES: Esta forma tiene como funcionalidad permitir la impresión de
cheques, con un formato previamente parametrizado.
• MATENIMIENTO DE CHEQUERAS: Por medio de esta pantalla se deben registrar
todas las chequeras asignadas por el banco, teniendo en cuenta la empresa, banco,
sucursal y número de cuenta.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONCILIACIONES
•SALDOS EXTRACTOS: Mediante esta opción se graban los saldos iniciales de los
bancos a una fecha previa a la grabación de movimientos y al proceso de cierre y
generación de saldos finales; el cual el sistema hallará cruzando el saldo inicial con
los movimientos.
•GRABAR EXTRACTO: Con esta opción se graba la información referente al extracto
bancario y su información inicial y previa a la conciliación bancaria.
•IMPORTA EXTRACTO: Esta opción permite traer en forma automática mediante una
interfase la información de un extracto que venga directamente en medio magnético
de la corporación ó banco a procesar.
•CONCILIAR BANCOS: Permite realizar el proceso propiamente dicho de conciliación
bancaria.
•CIERRE CONCILIACION: Esta opción permite realizar el cierre de las conciliaciones
este cierre se realiza mensual.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
GIROS ELECTRONICOS
•REGISTRO DE PAGOS: esta opción nos permite cancelar varias órdenes de pago
giradas a un mismo beneficiario, utilizando un solo cheque, también nos permite
cancelar una misma orden de pago, que se haya parcializado a diferentes
proveedores o beneficiarios, como es el caso de la nómina, se realiza una sola orden
de pago, y en el momento de autorizarla desde Tesorería, se le da la opción de
parcializarla, ingresando la identificación de cada uno de los beneficiarios (nits o
cédula).También se cancelarán órdenes de pago con diferentes beneficiarios con el
fin de agilizar el proceso.
•APROBACION DE PAGOS: Por medio de esta forma se genera el comprobante
contable que contabiliza los egresos realizados por pagos masivos. En el bloque
Marcar Todo se debe señalar una de las tres opciones disponibles No, Aprobado,
Rechazado, para los pagos a proveedores que halla debitado el banco, esto con el fin
que se contabilicen los egresos a los proveedores a los cuales se les halla realizado el
pago.
•ABONO A CUENTA: Esta opción permite escoger la cuenta bancaria de un tercero
para realizar el giro electrónico.
• GENERA PLANOS PAGOS: Permite generar el archivo plano asociado aun grupo de
movimiento el cual será cargado en el portal bancario . Para la generación del
Archivo Plano se debe realizar los egresos por la forma de pagos masivos con un tipo
de movimiento cuya característica principal es que no procesa en línea. Al confirmar
los proveedores cuyo pago se realizara por archivo plano, se genera un número de
Grupo de Pago,.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
SALDOS CTA BANCARIAS
Mediante esta opción puedo conocer los saldos de las cuentas
bancarias y cajas uno a uno a la fecha indicada por el usuario; y
podrá exportar este archivo a Excel mediante el icono Generar
Archivo.
SALDOS INIC. BANCOS
Esta forma de manera resumida muestra los saldos iniciales de cada
cuenta, que se encuentra grabada en el sistema
LIBRO DE CHEQUES
Se puede hacer seguimiento de los números de cheques girados a
través de esta opción; con el solo número del cheque y digitando la
entidad bancaria y la empresa a la cual pertenece puedo conocer el
beneficiario del cheque y la orden de pago cancelada.
MOV. DE TESORERIA
Aquí se agrupan todas las opciones de consultas referentes a
movimientos propios de tesorería. ESTA OPCIÓN HABILITA UN
SUBMENÚ
CONSULTA GIROS ELECT Esta forma brinda la posibilidad de conocer los datos, de los giros
realizados por medio del proceso de pagos masivos.
LISTADO ACREEDORES En esta opción genera una lista con los beneficiarios constituidos como
acreedores.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOV. DE TESORERIA
• MOV. POR ENTIDAD: En esta consulta se puede observar todos los movimientos realizados
por la entidad bancaria en una fecha determinada.
• MOV. POR TIPO COMPBTE: Esta opción permite consultar información de tesorería teniendo
en cuenta el tipo de comprobante contable generado por el sistema, en una fecha
determinada
• MOV. POR TIPO MOV: Esta opción permite consultar todas las transacciones realizadas por
un tipo de movimiento y en una fecha determinada.
•PAGOS POR BANCO : Esta forma describe los pagos realizados, por medio de cuentas
bancarias asociadas a la empresa y permite ver el estado de cada uno de ellos, resumiendo el
comportamiento general y especifico de cada transacción.
• PGOS. ACUM X PERIODO: Esta forma muestra el resumen de pagos, realizados durante un
periodo de tiempo, por una empresa a sus acreedores.
•MOV. PAGOS POR AUX: Esta forma describe los diferentes pagos, que se han realizado por
Auxiliar para determinada empresa. Contienen:
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOV. DE TESORERIA
• MOV. GRAL TESORERIA: Esta forma describe los movimientos realizados por la tesorería de
la empresa, dentro de un tiempo establecido y con unas acciones determinadas.
• CHEQ ANUL. SIN MOVI: Esta opción permite consultar la información de los cheques
anulados sin movimiento en el sistema.
•COMPROB ANULADOS: esta opción permite consultar los comprobantes contable que se
encuentran anulados en el sistema
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PARAMETRIZACION
En esta opción se puede generar los reportes de las
parametrizaciones que posee el modulo de tesorería . ESTA OPCIÓN
HABILITA UN SUBMENÚ
FORMATOS
Permite listar toda la información de tesorería respecto de los
movimientos grabados, clasificados según las necesidades propias de
los usuarios
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
MOVIMIENTOS
En esta opción se generan los reportes por movimiento de tesorería
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CHEQUES
En esta opción se genera los reportes de las información de los cheques
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CONCILIACIONES
En este reporte se puede generar la información de las conciliaciones
bancarias por empresa, y del ultimo periodo generado en el sistema.
HISTORIA CONCILIA
En este reporte se puede generar la información de las conciliaciones de
meses cerrados .
INFORMES FLUJO DE
CAJA
INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo en esta
opción se pueden generar los informes del flujo de caja
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PARAMETRIZACION
• TIPOS DE MOVIMIENTO: Este reporte genera un listado de la parametrizacion de los
movimientos de tesorería que se encuentra creados en el sistema.
• PLARAM CTAS BANCARIAS: Este reporte genera un listado con la parametrizacion de las
cuentas bancarias creadas en el sistema.
• BANCOS: Este reporte genera un listado de las cuentas bancarias y los bancos que se
encuentran creados en el sistema.
•TP CPTE CBLE VS MOV: Este reporte genera un listado de los comprobantes contables Vs
movimientos de tesorería.
•PARAM CONC DE ANUAL : En este reporte se genera un listado con la parametrizacion de los
movimientos de anulación de tesorería.
PARAM CTRL X EMPRES: Este reporte genera la parametrizacion de las empresas creadas en
el modulo de tesorería.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
FORMATOS
• RECIBO DE TESORERIA: Este reporte genera el formato del recibo de tesorería establecido.
• INGRESOS TESORERIA: Este reporte genera el formato de ingresos de tesorería.
• EGRESO TESORERIA: Este reporte genera el formato de egreso de tesorería.
•TRASLADO DE FONDOS: Este reporte genera el formato de traslados de fondos.
• CARTA TRASLADO FDOS: INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo este
reporte genera el formato de carta de traslado de fondos
•ACREEDORES: Esta opción genera el listado de los acreedores que se ingresaron en el
sistema
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
•OPR.EFEC.DE CAJA: INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo en este
reporte genera el formato de la operación efectiva de caja
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
ACREEDORES
• LIST X EST ACREEDOR: Este reporte genera un listado de todos los acreedores indicado el
estado de cada uno, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresa, un
rango de documento y un rango de fechas, este reporte exige que se diligencie una cuenta
contable, esta cuenta contable debe ser la cuenta con la que se constituyo el acreedor
dependiendo el año que se creo.
• LIST. DE ACREEEDORES: Este reporte genera un listado de los acreedores que se ingresaron
al sistema, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresa, una cuenta
contable dicha cuenta es con la que se constituyo el acreedor y un rango de fechas .
• LIST X FEC PROCE ACRE: Este reporte genera un listado de los acreedores por fecha y
proceso, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas, una cuenta
contable, dicha cuenta es con la que se constituyo el acreedor, un rango de terceros y un
rango de fechas.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOVIMIENTOS
• MOV TESO DETALLADO: Este reporte genera la información de los movimientos de
tesorería detallado por empresa y banco, para generar este reporte se debe diligenciar un
rango de empresas, un rango de fechas, un rango de bancos, este reporte muestra los
movimientos que se generaron en las cuentas bancarias mostrando los movimientos débitos y
creaditos, los acumulados, también muestra con que tipo de comprobante se genero el
movimiento .
• MOV TESOR RESUMIDO: Este reporte genera la información de los movimiento de tesorería
resumido, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas, un rango de
bancos, un rango de cuentas bancarias y un rango de fechas, este reporte muestra los saldos
inicial de la cuenta y el saldo fina, también muestra los ingresos reales y los egresos reales.
Indicado si tuvo traslados en cada uno de estos.
• EST DIAR FON Y VRES: Este reporte genera la información del estado mensual de fondos y
valores.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOVIMIENTOS
•MOV TESOR X AUX: Este reporte genera la información de los movimientos de tesorería por
auxiliar, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas, un rango de cuentas
bancarias y un rango de fechas, este reporte muestra los movimientos ingreso y los movimientos de
egreso que se realizaron por cada auxiliar y su respectivo saldo .
• SALDO PROM DIAR BCOS: Este reporte muestra la información de los saldo diarios de los bancos,
para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas, un rango de cuentas bancarias, y
un rango del periodo donde se afecto el movimiento.
•IMPUESTOS POR BANCOS: Este reporte genera la información de los impuestos por bancos que se
tienen registrados en el sistema, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas,
un rango de las ciudades donde fue afectado el impuesto y un rango de fechas, este reporte tiene
la opción de escoger que clase de impuesto se desea generar y muestra la información de los
conceptos utilizados en las retenciones o impuestos afectados, esta información debe ser acorde
con la información que se reporta en los archivos DIAN.
RELACIÓN DE INGRESOS: Este reporte muestra la relación de los ingresos que se crearon en el
sistema, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas, un rango de proyectos, la
vigencia y un rango de imputaciones, este reporte muestra la información de lo ingresos generados
para cada proyecto, también muestra el valor con su respectiva imputación, y que documento
presupuestal se creo.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CHEQUES
• LIBRO CHEQUES: Este reporte genera la información del libro de cheques por empresa,
para generar este reporte se debe indicar un rango de empresa, un rango de fechas, un rango
de cuentas bancarias, este reporte tiene la opción de mostrar los cheques anulados o todos,
también tiene la opción de generar el reporte si los cheques esta por entregar, anulados,
cobrados, o entregados.
• CHEQUES POR COBRAR: Este reporte muestra un listado de los cheques pendientes de
cobro según conciliación, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas,
un rango de fechas, un rango de cuentas bancarias.
• CHEQUES ANUL SIN MOV: Este reporte genera un listado de los cheque que fueron anulados
sin movimiento, para generar esta información se debe indicar la empresa, un rango de
cuentas, y un rango de cheques, esta opción permite generar un archivo plano con la
información .
• MOV Y SAL EFEC TESOR: Este reporte muestra la información del movimiento y saldo
efectivo de tesorería, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas y el
periodo, este reporte muestra el saldo inicial según tesorería de la caja y los bancos,
también muestra los ingresos y los egresos realizados y los saldos de los libros según tesorería
y contabilidad.
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
•Permite acceder a las tablas que se deben alimentar inicialmente para que el sistema pueda funcionar correctamente, mientras estas tablas no sean alimentadas de la manera los resultados posiblemente no serán los esperados.
SOPORTE
•Este menú encierra la parte diaria u operativa que se debe realizar en los módulos y los procesos en general que se desarrollan con vías a que realmente se pueda tener un control de la información financiero y administrativo.
OPERATIVO
•Se encuentran todas las opciones que permiten revisar las operaciones, movimientos y procesos propios de cada módulo día a día. CONSULTAS
•Permite generar documentos propios a cada módulo modificando los parámetros tanto como se requiera que deben ser impresos como soporte a las transiciones y ejecuciones registradas.
REPORTES
OPCION DE
MENU APLICACIÓN
CAJAS
RECAUDADORAS
Por medio de esta forma se crean todas las posibles cajas de recaudo que requiera
una empresa.
USUARIOS DE
RECAUDOS
Por medio de esta forma se asignan los usuarios con el rol de cajero y supervisores.
USUARIOS POR
CAJA
Por medio de esta forma se asignan los usuarios a las cajas creadas para cada una
de las empresas. Solo se podrán asignar los usuarios creados en la forma anterior
(Usuarios de Recaudos), indicando el rol anteriormente asignado; es decir si el
usuario es cajero o supervisor.
CONTROL POR
EMPRESA
Se parametriza el comportamiento de una empresa en el módulo de recaudo, la
forma registra los movimientos de tesorería a generar para registrar el recaudo y el
cierre de caja, el cajero que debe llevar a contabilidad y los comprobantes y
cuentas contables a generar en el momento del cierre.
EMPRESAS POR
CAJA
En esta forma se asocian las cajas recaudadoras a las empresas que tendrán
autorización para emitir recaudos a nombre de ella o por cuenta de otra empresa.
CONCEPTOS DE
RECAUDO
El objetivo de esta pantalla es relacionar en forma detallada todos los posibles
conceptos de recaudo que se puedan generar en la empresa, identificando la
cuenta bancaria, rango de tipología de proyectos y centros de costo.
PARÁM.
CONCEPTOS
Por medio de esta forma se adiciona a los conceptos de recaudo creados para la
empresa la información presupuestal, contable y valor de concepto de recaudo, de
los concepto creados a cada empresa..
FORMAS DE
RECAUDOS
El objetivo de esta pantalla se centra en la descripción pormenorizada de todas las
posibles formas de pago que se autorizan recaudar en la empresa.
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOVIMIENTOS En esta forma se registran los recaudos de efectivos y sólo la podrá accesar el
cajero o usuario autorizado al momento de realizar la apertura de la caja.
APERTURA DE CAJA
En esta opción se realiza la apertura diaria de las cajas. Para ello el usuario
creado como tipo supervisor de cada una de las cajas debe realizar diariamente
la apertura de la misma para iniciar las operaciones de la empresa.
CIERRE DE CAJA
Forma mediante la cual se efectúan los cierres diarios de la caja. El cierre es una
actividad asignada al supervisor de cajas y la podrá generar varias veces para
una misma fecha de recaudo.
CONSIGNACIONES Forma mediante la cual se generan las consignaciones de los bancos y
afectaciones contables
ANULA RECAUDO Forma por medio de la cual se realizan las anulaciones de los recibos de caja,
sobre los cuales no se ha corrido el proceso de cierre de caja.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CIERRE DE CAJA
En esta consulta se relacionan el detalle de los cierres realizados por cada caja
diariamente, donde es necesario conocer el código de la caja recaudadora y la
fecha de recaudo , adicionalmente se puede observar el detalle del efecto
presupuestal y contable
CONSIGNACIONES
En esta consulta se relacionan el detalle de las consignaciones
realizados a cada caja diariamente, donde es necesario conocer el
código de la caja recaudadora y la fecha de recaudo, adicionalmente se
puede observar el detalle del efecto presupuestal y contable
RECIBOS DE CAJA
Por esta opción se pueden consultar todos los recibos de caja generados en un
período determinado, indicando el código de la empresa, el código de la caja
recaudadora.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCION DE MENU APLICACIÓN
RECIBOS DE CAJA
Por esta opción se pueden imprimir el formato de recibo caja generados en un
período determinado, indicando el código de la empresa, el código de la caja
recaudadora, el(los) número(s) de documento(s) y el período (siguiendo el
formato AAAA-MM).
RELA RECAUDO CAJA
Este reporte establece el valor total recaudado por caja, discriminado
por concepto de recaudo y especificando la empresa y el periodo en
que se realizaron las actividades..
PLANILLA RECAUDOS
En esta planilla se presenta la relación de recibos de caja generados
en un día normal de operaciones, indicando el número de recibo de
caja, el nombre del pagador con su respectiva cédula de ciudadanía y
valor recaudado.
PLANIL RECAUDOS
ANUL
En este reporte se presenta por día los comprobantes anulados, especificando
el número de recibo de caja, beneficiario y valor; y se totaliza el valor de las
anulaciones diarias. Para generar este reporte indique el código que identifica
a la empresa, el número de la caja y el rango de fecha en la que desea
consultar.
PLANILLA CIERRE CAJA
Este reporte detalla los cierres realizados durante el día, especificando el
número de recibos procesados, la forma en la que se realizó el recaudo, valor
recaudado, valor consignado, saldo por consignar, sobrante o faltante. Para
generar este reporte indique el código que identifica a la empresa, el número
de la caja, rango de fecha (siguiendo formato DD-MM-AAAA), y rango de
números de cierres.
RELACION CONCEP C.C
Este reporte establece el valor total recaudado por caja, discriminado
por concepto de recaudo y especificando la empresa y el periodo en
que se realizaron las actividades..
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PLANILLA DE CONSIG
En este reporte se muestra las consignaciones realizadas en un periodo
determinado, resumiendo por número de comprobante de ingreso, periodo,
empresa recaudadora, caja, empresa beneficiara, banco, sucursal y número de
cuenta.
RELACION CONCEP A.R
En este reporte se indica el movimiento diario de forma detallada y por áreas de
responsabilidad, de los recibos de caja realizados especificando el pagador,
número de recibo de caja y valor. Para generar este reporte indique el código
que identifica a la empresa, el número de caja y la fecha (siguiendo el formato
DD-MM-AAAA).
REL ACUM CENTRO COST
En este reporte separa y totaliza por períodos, resumiendo por concepto y
centro de costo. Para generar este reporte indique código que identifica a la
empresa, período (formato AAAA-MM), y número de caja.
REL ACUM AREA RESPON
En este reporte separa y totaliza por períodos, resumiendo por concepto y área
de responsabilidad. Para generar este reporte indique código que identifica a la
empresa, período (formato AAAA-MM), y número de caja.
RELACION POR
CONCEPTO
Por esta opción se pueden consultar todos los recibos de caja generados en un
en un período determinado (día, mes, etc.) indicando la fecha, el tercero,
número de recibo, valor y concepto de recaudo utilizado..
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO
REPORTES
•Permite acceder a las tablas que se deben alimentar inicialmente para que el sistema pueda funcionar correctamente, mientras estas tablas no sean alimentadas de la manera los resultados posiblemente no serán los esperados.
SOPORTE
•Este menú encierra la parte diaria u operativa que se debe realizar en los módulos y los procesos en general que se desarrollan con vías a que realmente se pueda tener un control de la información financiero y administrativo.
OPERATIVO
•Se encuentran todas las opciones que permiten revisar las operaciones, movimientos y procesos propios de cada módulo día a día. CONSULTAS
•Permite generar documentos propios a cada módulo modificando los parámetros tanto como se requiera que deben ser impresos como soporte a las transiciones y ejecuciones registradas.
REPORTES
•Mediante estas funcionalidades, el usuario podrá realizar correcciones o ajustes sobre la información ingresada previamente desde los módulos operativos.
UTILITARIOS
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONTROL
Por medio de esta opción se listan las empresas que han sido creadas en el
módulo de presupuesto>>soporte>>control empresa, allí se encuentra dos
botones: El primero denominado “CONTROL PPTO” desde el cual se puede
consultar los parámetros correspondientes al código de requerimiento, a la
estructura de las áreas de responsabilidad, al grupo de movimiento para
equilibrio presupuestal, al último cierre ejecutado y finalmente se puede
consultar los datos de la contabilidad generada y el comprobante contable de
cada cierre. Por otra parte el segundo botón denominado: “PARÁMETROS
PROYECTOS” permite ingresar o modificar los parámetros correspondientes a la
estructura del proyecto, a la Distribución de Rubros en la ficha Financiera, al
manejo de cupo, los grupos de ejecución tanto los movimientos de ingresos y
egresos por área, y finalmente los datos correspondientes a las áreas
recaudadoras.
CODIGO DE PROYECTO
Por medio de esta funcionalidad es posible crear o modificar la tipología de los
proyectos, asociada a un código y descripción de la tipología y plan de
proyectos. Para cada código de tipología de proyecto se asigna: El tipo
(Movimiento/titulo), la descripción del código y permite ingresar (SI/NO) para
solicitar área temática, plan global y Programa o subprograma al momento de la
creación del proyecto dependiendo de la parametrización establecida. Así
mismo permite identificar si el tipo de cuenta contable en los procesos de
depreciación/amortización/o agotamiento pertenecen a un Gasto o un Costo.
ÁREAS TEMÁTICAS
Por medio de esta funcionalidad es posible crear o modificar las áreas temáticas (ó codificación de la UNESCO) que se pueden asociar a un proyecto. Cuando se está realizando la creación de un área temática, es necesario asignar un código diferente a los existentes, la tipología de área (Título/Movimiento) y la descripción por medio de la cual se brinda una información más objetiva sobre la ejecución del proyecto. De
igual forma se puede modificar cualquiera de estos parámetros.
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PLAN GLOBAL
Esta funcionalidad permite crear o modificar los planes globales de desarrollo que serán asociados a la creación de un proyecto de tipo “movimiento”. En esta opción se puede asignar o modificar el código, el tipo (Título/Movimiento) y la descripción del plan global.
PGMAS Y SUBPGMAS
Detalla las áreas temáticas de extensión que pueden ser asociadas a un proyecto cuando la parametrización del mismo lo requiere. Por medio de esta funcionalidad es posible modificar la codificación, tipología y descripción del programa o subprograma.
CARGA PROYECTO ARCH INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo permite cargar archivos planos de proyectos
TIPOS DE MOVIMIENTO
Relaciona los tipos de movimiento que se gestionan durante la ejecución del proyecto tales como los procesos de creación de fichas financieras, cupo, transferencia, préstamo, devolución, asociación ingresos y cierre. Dentro de esta funcionalidad es posible crear tipos de movimiento, parametrizarlo o modificar la parametrización de un tipo de movimiento ya creado.
RUTA DE ACCESO SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
OPCION DE MENU APLICACIÓN
GESTION FICHA PROYEC
En esta opción se agrupa las funciones principales del modulo de proyectos,
en este submudulo encontraremos la creación de las fichas administrativa y
financiera.
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
TRASLADO
Esta opción permite realizar los traslados de valores de apropiación en el
sistema, dichos traslados pueden realizarse entre empresas, rubros
presupuestales, aéreas y entre proyectos, estos traslados puede ser de
rubros de ingresos y también pueden ser utilizado en los rubros de gastos.
CANCELACION DE PROY Esta opción permite realizar la cancelación de los proyecto cuando no van a ser
ejecutados y no tienen autorizadas las fichas administrativas.
MODIFICA FICH ADMIN
Esta opción permite realizar la modificación de la ficha administrativa, Esta
opción se utiliza cuando la ficha administrativa ya esta creada en el
sistema y esta en ejecución el proyecto, para que la ficha se pueda
modificar por esta opción el proyecto debe tener un estado activo.
ASOC DOC A PROYECTOS
Esta opción permite asociar el código de proyecto a los documentos presupuestales
que no lo tienen, esta opción se utilizar cuando existen en el sistema documentos
presupuestales creados pero que cuando se generaron no se les indico el proyecto.
CIERRE DE VIGENCIA
Esta opción nos permite realizar el cierre de vigencia de los proyectos, la cual se
ejecuta una ves en el año al final de la vigencia financiera y permite pasar los saldo
del proyecto a la nueva vigencia y controlar los recursos de balance , este proceso
genera automáticamente una ficha de cierre de proyectos .
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
GESTION FICHA
PROYEC
•FICHA ADMINISTRATIVA: Esta opción permite la creación de la ficha administrativa
en el sistema, en esta opción se ingresa toda la información administrativa del
proyecto, indicando datos importantS como lo es el director del proyecto, la fecha
de inicio y finalización, los valores de apropiación de las vigencias y quienes son las
empresa que intervienen en el proyecto, también en esta pantalla el sistema le
asigna el código al proyecto según su tipología.
•AUTORIZA FICHA ADMVA: Esta opción permite realizar la autorización de la ficha
administrativa .
•FICHA FINANCIERA: Esta opción nos permite la creación de las fichas financieras ,
en esta opción se realiza la distribución presupuestal de los proyectos, donde se
indica ha que rubros presupuestales, que recursos y a que aéreas se distribuirá los
valores de apropiación.
•AUTORIZA FICHA FCRA: En esta opción se autoriza la ficha financiera, cuando este
proceso se ejecuta el sistema realiza la distribución según como se creo la ficha,
este proceso es importante dado que en este paso el sistema validad si la empresa
tiene saldo en dichos rubros para realizar la distribución de los valores.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
RUTA DE ACCESO OPERATIVO
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
MOVIMIENTOS POR PROY
Permite visualizar detalladamente todas las operaciones asociadas al proyecto; desde la
creación del mismo (ficha administrativa), las asignaciones iniciales (ficha financiera y
cupo asignado), las ejecuciones de ingresos y egresos, activando los documentos de
detalle (disponibilidades, registros, orden de pago, egresos, ingresos, comprobantes
contables), por cada proyecto seleccionado.
CLASIFICACION PROYEC
La consulta permite accesar la información de los proyectos por cada uno de los planes
de cuenta (Códigos de Proyectos, Áreas Temáticas, Plan Global de Desarrollo y
Programas y Subprogramas), a los que está asociado, de acuerdo a los grupos
presupuestales seleccionados.
TRASLADOS
Es la forma que permite visualizar detalladamente los traslados asociados a cada uno de
los proyectos, de acuerdo al tipo de movimiento de traslado seleccionado.
SALDOS DOCUMENTOS
Nos permite identificar si para el proyecto y empresa relacionada en los parámetros de
entrada existe o hay un saldo pendiente, donde identifica los documentos con los que se
han ejecutado recursos del proyecto. Permitiendo una vista del documento presupuestal
y la orden de pago, con un botón imprimir.
SALDO POR GRUPO
Es una consulta que contiene como parámetros de entrada, Empresa, Periodo y grupo,
este último con un filtro que nos indica el Tipo de Movimiento, mostrando en la pantalla
una vez digitados el saldo negativo que existiese por proyecto, recurso e imputación.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
TIPOLOGIA /SEDE CONSO
El objetivo de la consulta, es poder ver desde una sola pantalla, todo el proceso de
ejecución de la cuenta del proyecto (A cualquier nivel de la estructura), los
proyectos y por ende los rubros, áreas y recursos presupuestales, asociados a cada
uno de los proyectos, que correspondan al rango de cuentas seleccionadas
VALORES X VIG. X PRY
Muestra una consulta filtrada por empresa con un rango de proyecto
(desde/hasta) y un grupo de movimiento, activando la información de la
apropiación del proyecto por vigencia.
FICHA FINANCIERA
Permite visualizar las fichas financieras de un proyecto en una vigencia, como son
la de distribución, las modificaciones , adiciones, disminuciones, traslados.
CONSULTA DE PARAM
En esta opción se agrupa las funciones principales del modulo de
proyectos, en este Submódulo encontraremos la creación de las
fichas administrativa y financiera. ESTA OPCIÓN HABILITA UN
SUBMENÚ
COMPARACION DE
GRUPO
Esta forma comprara los valores acumulados de dos grupos seleccionados
para los rubros presupuestal gestionados en la empresa y periodo. La
información se relaciona por rubro, imputación y la diferencia entre los
grupos comparados. Para generar esta consulta es necesario registrar la
empresa y el periodo.
EGRESOS VS INGRESOS
Esta forma compara el ingresos Vs el gasto de para los grupos
seleccionados, mostrando la diferencia por recursos y área de
responsabilidad de los proyectos , sin detallar los rubros presupuestal
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
PLANES
En esta opción nos muestra los planes de cuentas, Áreas, Plan Global y Programas –
Subprogramas, que se relacionará a cada uno de los proyectos.
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
TIPOS DE MOVIMIENTO
Es la forma nos muestra los tipos de movimientos creados con los que se registran
cada una de las operaciones (Ficha financiera, cupo, modificaciones, traslados,
transferencias, préstamos, devoluciones, cierres) por los diferentes procesos a los
que es sometido el proyecto.
CONTROL DE EMPRESAS
Es la forma que permite visualizar cada una de las empresas (validadas del módulo
de contabilidad) a ser tenidas en cuenta para el registro de las operaciones
asociadas a proyectos.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CODIGO DE PROYECTOS
Corresponde al plan de cuentas general de cada proyecto, filtrado por la estructura y tipos de
niveles, donde se relaciona la parametrización del código, tipo, descripción , área temática, plan
global, entre otros.
AREAS TEMATICAS Corresponde al plan de áreas temáticas, que se relacionarán en la creación de la ficha
administrativa a cada uno de los proyectos.
PLANES GLOBALES Corresponde al plan de cuentas de los planes globales de desarrollo, que se relacionarán (en la
creación de la ficha administrativa) a cada uno de los proyectos.
PROGRAMAS Y SUBPROG
Corresponde al plan de cuentas de los programas y subprogramas, que se relacionarán en la
creación de la ficha administrativa a cada uno de los proyectos.
RUTA DE ACCESO CONSULTA
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
FICHA ADMINISTRATIVA
Este reporte presenta el formato de la ficha académico administrativa,
con la clasificación, acto administrativo de aprobación, fechas y valor de
ejecución y los costos asociados al proyecto así como las modificaciones
realizadas a la ficha administrativa en cuanto a fechas y antecedentes.
Para generar este reporte es necesario conocer la empresa, el código del
proyecto y la vigencia o año gravable del mismo.
FICHA FINANCIERA
Presenta el formato de la ficha financiera del proyecto, con el detalle de
la distribución del plan de gastos del proyecto, allí aparece la empresa,
área de responsabilidad, recurso, imputación y valor de ingresos o de
gastos, totalizando estas dos últimas columnas.
EJECU GASTO PROYECTO
Este reporte contiene el reporte de ejecución de gasto por proyecto, este
reporte genera la apropiación definitiva, el cupo, la disponibilidad, el
registro, las obligaciones, el pago, el saldo que falta por comprometer y
el % de ejecución de proyecto de acuerdo a los movimientos generados
por la empresa, por cada código de imputación. Para generar este reporte
es necesario ingresar los datos correspondientes a la empresa
(desde/hasta), vigencia, Mes (desde/hasta), imputación (desde/hasta),
área de responsabilidad (desde/hasta), grupo de : Disponibilidad,
apropiación, compromiso, causación, pago, Cuentas
(Titulo/mayores/todas), nivel de imputaciones, código del proyecto
(desde/hasta) y cupo.
EJEC GTOS PROY/RECUR
Este reporte nos permite ver la información de la ejecución presupuestal
por proyecto y recurso. Donde relaciona la imputación, la descripción de
esta, la apropiación definitiva, su disponibilidad, registro, obligaciones,
pago, saldo por comprometer y porcentaje de la ejecución.
RUTA DE ACCESO REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
EJEC GASTO PROY AREA
Este reporte nos permite ver la información de la ejecución del gasto por
proyecto y área. Donde relaciona la imputación, la descripción de esta, la
apropiación definitiva, su disponibilidad, registro, obligaciones, pago,
saldo por comprometer y porcentaje de la ejecución.
EJEC INGRE PROYECTO
Este reporte permite mostrar la información de los ingresos por proyecto,
este reporte genera la los movimientos por imputación, apropiación
definitiva, ejecución, también tiene una columna donde indica el
Porcentaje de la ejecución y el saldo por ejecutar.
EJE INGRESO POR AREA
Este reporte permite mostrar la información de los ingresos por proyecto y
área, este reporte se debe generar hasta una fecha determinada,
relacionando la imputación, apropiación definitiva, ejecución, también
paseé una columna donde indica el Porcentaje de la ejecución y el saldo
por ejecutar.
EJEC INGR X DOCUMENT
Este reporte muestra la diferencia entre la apropiación inicial y los
recursos utilizados por cada proyecto, mostrando el total por imputación.
Para generar este reporte es necesario ingresar los datos correspondientes
a la empresa (desde/hasta), fecha (desde/hasta) formato (dd/mm/yyyy),
imputación (desde/hasta), entre otros.
MOV X PROY X IMPU
Detalla la información del a ejecución del proyecto indicando que
documentos presupuestales se afectaron, mostrando las imputaciones,
recursos y aéreas que se utilizaron en los movimientos.
LISTADO DE PROYECTOS
Relaciona el código, nombre y valor de los proyectos gestionado en una
empresa y vigencia
RUTA DE ACCESO REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
LIST. FINANC. PROY
Presenta el listado de financiaciones de proyectos por Nit y por empresa con los datos del código y la descripción del proyecto, el valor del proyecto, el valor financiado y el % de financiación. Para generar este reporte es necesario conocer la empresa, y el Nit (desde/hasta).
LISTADO PROY X CUENTA
Este reporte presenta la ejecución presupuestal de los proyectos por
área y recurso. Allí se especifica la empresa, código y descripción del
proyecto, valor total y valor de la vigencia parametrizada al generar el
reporte, director del proyecto, fechas de inicio y terminación, área
temática, número de horas dedicadas al proyecto y docente a cargo del
proyecto. Para generar este reporte es necesario conocer la empresa,
vigencia, modalidad, submodalidad y clase del proyecto.
SALDO DCTO X PROYECT
Presenta para un intervalo de proyectos el listado de las imputaciones y frente a cada una los valores por grupo de apropiación, disponibilidad, compromiso, causación y grupo de pago, así como el valor total entre el grupo de apropiación, de disponibilidad y de compromisos y el % de ejecución . Para generar este reporte es indispensable conocer la empresa (desde/hasta), vigencia, hasta mes, vigencia (desde/hasta), cuentas (Título, mayores o todas), proyecto
(desde/Hasta) y cupo.
RESERV DETALL X PROY
Este reporte genera el listado de las reservas presupuestales por cada proyecto presentando para cada imputación el tipo y número de documento, número de acta, código de recurso, Nit y descripción del tercero, el valor del documento, el valor del saldo, la vigencia y totaliza el valor del saldo por cada imputación. Para generar este reporte es importante identificar la empresa, la vigencia , fecha (hasta), imputación (desde/hasta), nivel de cuentas, grupo de movimiento de reservas y cuentas por pagar.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
RUTA DE ACCESO REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
RESERV ACUMUL X PROY
Presenta por cada proyecto y recurso, el listado de las imputaciones, la descripción, las reservas constituidas, las obligaciones causadas por mes y acumuladas, los pagos por mes y acumulados. Es necesario ingresar la empresa, la vigencia, hasta mes, imputación (desde/hasta, cuenta (Título, mayores o todas) y nivel de imputaciones
COMP DE GRUPOS PROY
Presenta para cada proyecto el valor total de los ingresos y los egresos de
acuerdo al valor apropiado, valor ejecutado, % de ejecución y saldo por ejecutar. En indispensable conocer la empresa, hasta mes, la vigencia, imputación (desde/Hasta), recurso (desde/hasta), grupo de apropiación, nivel de imputación, grupo de movimiento presupuestal, tipo de cuenta y proyecto (desde/Hasta).
SALDOS POR PROYECTO
Registra los saldos que tiene un proyecto relacionando las ordenes de
pago que se encuentran en proceso de trámite asociadas al mismo. Para
cada proyecto se presenta la información correspondiente a la vigencia,
el tipo y número de documento y el Nit del tercero. En la parte inferior
de cada documento aparece la imputación, el área de responsabilidad,
el código y descripción del recurso, el valor total, el valor ejecutado, el
saldo del documento y finalmente totaliza estos valores. Para generar
este reporte es necesario identificar la empresa, la estructura del
proyecto y el código del proyecto.
CONSOLIDACIÓN Permite generar reportes con la consolidación de proyectos por empresa o tipología ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CIERRE Por medio de este submenú encontramos el reporte donde se registran
los cierres de proyectos que se realizaron dentro de una empresa y una
vigencia definida ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
RUTA DE ACCESO REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONSOLIDACIÓN
•RESERVAS POR PROY: Presenta el listado de las reservas presupuestales por tipología, consolidando por tipo de recurso según la empresa registrada en los parámetros de entrada, el valor de las reservas constituidas, las obligaciones causadas, los pagos mes , los pagos acumulados y el % de ejecución para cada proyecto. Para generar este reporte es indispensable identificar la empresa, vigencia, hasta mes, Imputación (Desde/Hasta), Recursos (desde/Hasta) , Nivel de cuentas, Cuenta de proyecto (Desde/Hasta) y parametrización de las firmas correspondientes. •MODIFICA. POR PROY: Esta funcionalidad lista las modificaciones (adiciones y/o reducciones) realizadas a un proyecto y a su vez las divide por tipo de recurso. Dentro del listado se encuentra el código del proyecto, la descripción, el valor de la apropiación inicial, los créditos y contra créditos, el valor de las adiciones o reducciones y el valor de la apropiación definitiva. Finalmente aparecen las firmas, las cuales pueden ser parametrizadas antes de generar el reporte. Para generar este reporte es necesario identificar la empresa, vigencia, Hasta mes, Nivel de cuentas, cuenta de proyecto (Desde/Hasta), proyecto (Desde/Hasta), Recurso (Desde/Hasta) y parametrización de firmas. • EJECUCIÓN PRESUPUES: En este reporte se presentan los proyectos que corresponden a la empresa registrada en el parámetro de entrada y se presenta frente a cada proyecto el valor apropiado, ejecutado y el porcentaje de ejecución de los ingresos así como el valor apropiado, ejecutado y el porcentaje de ejecución de los gastos por cada proyecto. Para generar este reporte es necesario identificar la empresa, la vigencia, Hasta mes, nivel de cuentas, la cuenta de proyecto (Desde/Hasta) y parametrización de las firmas. •FICHA ADMINISTRATIVA: Consolida los proyectos por empresa. Para cada proyecto se presenta: las fuentes de financiación interna (es decir el valor total del proyecto y la distribución en la vigencia registrada en los parámetros de entrada), Fuente de financiación externa (es decir el valor total Aportado, la descripción de la entidad aportante y el valor del contrato), la fecha inicial y final del proyecto y por último relaciona los costos asociados si los tiene (es decir horas docente). Los datos necesarios para generar este reporte son la empresa (Desde/Hasta), la vigencia, Hasta mes, nivel de cuentas, Cuenta de proyectos (Desde/Hasta) y parametrización de firmas correspondientes •CONSOL POR TIPOLOGIA: Genera el listado del consolidado de proyectos por tipología
y totaliza para la empresa parametrizada en los parámetros de entrada del reporte el
valor de la apropiación, ejecución y % de ejecución para los ingresos y gastos. Es
indispensable identificar la empresa, vigencia, hasta mes, nivel de cuenta, cuenta de
proyecto (Desde/Hasta) y firmas.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
0
RUTA DE ACCESO REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CIERRE
CIERRE: Por medio de esta funcionalidad se presenta el reporte del cierre de proyectos, donde se muestra la empresa, el código del proyecto, el nombre del proyecto, el valor de recurso de balance por cada proyecto y finalmente totaliza este valor por empresa. Para generar este reporte es necesario conocer la empresa, vigencia, imputación (desde/hasta), nivel de cuentas, grupo de movimiento de reservas, cuentas por pagar y código de proyectos (desde/hasta).
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
0
RUTA DE ACCESO REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
SEGUIMIENTO DE
PROYECTOS
Por medio de esta opción es posible generar un archivo plano con el valor
de los saldos presupuestales por proyecto y permite modificar los datos
correspondientes al área, la imputación, el recurso y el valor del saldo.
Para generar información en esta forma es necesario identificar la empresa,
la vigencia, el grupo de movimiento y permite seleccionar si la operación se
va a realizar de forma general o entre proyectos. Luego de ingresar los
parámetros de entrada se selecciona el botón procesar
ACTUALIZA TRASLADOS
Por medio de esta funcionalidad es posible modificar traslados de cupos
entre proyectos. En la parte inferior de esta funcionalidad se encuentra
una ventana en la cual se registrara la información correspondiente a la
empresa, el rubro presupuestal y el valor del cupo que se va a modificar.
Para generar información es necesario identificar la empresa y el periodo.
SALDOS DE GRUPOS Lista los saldos por cada proyecto con su respectivo grupo presupuestal a un
periodo determinado.
SALDOS GRUPO/ PROYECT Nos permite generar un reporte mostrando los saldos detallados por grupo
presupuestal, permitiendo generar un rango de proyectos, detallando cada
rubro presupuestal afectado
ASOCIA UN PROYECTO Esta funcionalidad permite asociar el proyecto a los documentos
presupuestales que no lo tienen. El filtro lo permite hacer por empresa y
tipo de documento.
RUTA DE ACCESO UTILITARIOS
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
•Permite acceder a las tablas que se deben alimentar inicialmente para que el sistema pueda funcionar correctamente, mientras estas tablas no sean alimentadas de la manera los resultados posiblemente no serán los esperados.
SOPORTE
•Este menú encierra la parte diaria u operativa que se debe realizar en los módulos y los procesos en general que se desarrollan con vías a que realmente se pueda tener un control de la información financiero y administrativo.
OPERATIVO
•Se encuentran todas las opciones que permiten revisar las operaciones, movimientos y procesos propios de cada módulo día a día. CONSULTAS
•Permite generar documentos propios a cada módulo modificando los parámetros tanto como se requiera que deben ser impresos como soporte a las transiciones y ejecuciones registradas.
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
OPCION DE MENU APLICACIÓN
TASAS Actualiza el valor de la tasa con la cual se valora el título. Para parametrizar esta información es necesario conocer el tipo de tasa, el número de plazos, la periodicidad y saber si tiene o no tasa de referencia.
TIPOS DE PAPEL
Se definen los tipos de papel utilizados por la entidad y se describe las condiciones generales para operación de este tipo de pape en el sistema. Es necesario conocer la clase y el tipo de la inversión, periodicidad de pagos, clase que identifica la tasa y el código de la moneda.
TIPOS DE OPERACIÓN Permite relacionar los parámetros generales para los tipo de operación que se gestionan en los procesos de una inversión (compras, ventas, entre otros), es indispensable conocer si genera efecto contable y ordenes de inversión.
TERCEROS Actualiza las terceros que intervienen en una inversión, los que compran, emiten venden, o administran títulos, para lo cual es necesario conocer las condiciones
generales del tercero tales como el Nit y el tipo de tercero.
TRADER
Permite identificar los usuarios que pueden gestionar títulos valor, los cuales serán autorizados para en un título determinado, es necesario conocer el nombre del usuario en el sistema, los días en que puede realizar operaciones y saber si controla horas de entrada y de salida.
PORTAFOLIO
Permite crear los portafolios de cada empresa, donde se relacionar los parámetros de empresa y centro de costos, tipo de renta, % de comisión, el método de la valoración, la frecuencia con la que se valora, tasa de referencia, periodo promedio móvil y los márgenes utilizados. Se deben incluir los Emisores del Tipo de papel, los autorizadores y las retenciones del Portafolio si se requieren.
PARÁMETROS CONTAB
Detalla el efecto contable que debe generar el tipo de operación por tipo de papel en una empresa, con la cual se parametriza en cada requerimiento el código de la estructura del plan contable y del centro de costos. Es necesario conocer el código del requerimiento.
RUTA DE ACCESO
SOPORTE
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
OPCION DE MENU APLICACIÓN
COMPRA TÍTULOS
Permite ingresar los datos generales de la compra de inversiones y detallar las
condiciones del título, con las cuales se identifica la rentabilidad que se genera con la
operación; es necesario conocer el código de identificación del portafolio, tipo de
operación de compra, tipo papel, clase de inversión, el nombre del portafolio y los
valores pertinentes al titulo
ORDEN DE INVERSIÓN
Permite generar y autorizar las ordenes de inversión que se van a gestionar en
tesorería. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
REDENCIONES En esta opción se redimen o reembolsar los títulos valores, controlando las
condiciones con la que se compró. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
VALORACIÓN
Determina los rendimientos, utilidad o perdida diaria, por efecto de
actualización de precios de mercado, de las inversiones contenidas en el
portafolio de la empresa
ANULACIONES Permite anular títulos que registran un tipo de operación definido y que se encuentren
un estado específico. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ.
VENTA TÍTULOS
Define los datos generales de la venta de títulos registrados en el portafolio y las
condiciones generales aceptadas por el comprador. Es indispensable conocer código del
portafolio, Número de referencia/Identificación del título a vender, tipo de papel y Tasa,
código de la moneda y los valores pertinentes al título.
VARIOS Conformado por opciones de menú que no hacen parte de la operación y si de
la generalidad del módulo. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
RUTA DE ACCESO
OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
ORDEN DE INVERSIÓN
•GENERA ORDEN: En esta funcionalidad, se despliegan dos ventanas la primera
denominada “OPERACIONES” donde se genera un consecutivo de orden de inversión a
nivel de portafolio/año, y la segunda carpeta denominada “ORDENES DE INVERSIÓN”
en la cual se detalla el número de orden de inversión, fecha y valor y los datos
generales de los títulos asociados. Es necesario conocer el código de portafolio y el
tipo de operación para los cuales se desea realizar la operación de generar orden.
•AUTORIZA ORDEN: Permite autorizar las ordenes de inversión generadas para la compra o
venta de títulos.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
RUTA DE ACCESO
OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
REDENCIONES
•REDENCIÓN: Esta forma permite registrar las ordenes de redención para los flujos
que vencen a la fecha de un portafolio. Esta forma genera un consecutivo de
redenciones, que requieren de una autorización con el fin de terminar con el
recaudo en el módulo de tesorería.
•AUTORIZA REDENCIÓN: Esta opción registra las ordenes de redención pendientes de
ser autorizadas. Terminando este proceso es posible seguir con los movimientos de
ingreso o egreso en el módulo de tesorería.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
RUTA DE
ACCESO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
ANULACIONES
•COMPRAS: En esta opción se relacionan los títulos registrados con tipo de operación
compra, que tenga estado Activo (ACT) y que no estén asociados a una orden de inversión o
en su defecto haya sido anulada. Actualizando el título en estado Anulado (ANU). Es
necesario conocer el código de portafolio y el código del título.
•VENTAS: En esta opción se relacionan los títulos registrados con tipo de operación venta,
que tengan estado Vendido (VEN) y no estén asociados a una orden de inversión o en su
defecto haya sido anulada. Actualizando el título e estado Anulado (ANU). Es necesario
conocer el código de portafolio y el código del título.
•ORDEN DE INVERSIÓN: Permite anular órdenes de inversión con estado Grabada o
autorizado. La forma de Anulación de ordenes de inversión, borra los tipos de operación de
ordenes de inversión que no tengan un tramite posterior, como es el egreso o ingreso en el
módulo de tesorería. Es necesario conocer el código de portafolio y el código del título.
•REDENCIONES: Permite reversar el proceso de redención registrado a un títulos tengan
estado Grabada o autorizado. La forma de Anulación redenciones, borra los tipos de
redenciones de inversión que no tengan un tramite posterior, como es el egreso o ingreso en
el módulo de tesorería. Es necesario conocer el código de portafolio y el código del título.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
RUTA DE ACCESO
OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
VARIOS
•CAMBIO ADMINISTRADOR: Permite modificar o actualizar el administrador de un
tipo de papel asociado a un portafolio dentro de una fecha limite de redención. Es
necesario conocer el código del portafolio, el tipo de papel y el número del
secuencial.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
RUTA DE ACCESO
OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
VALORACIÓN PORTAFOLIO Contiene la consulta detallada de la valoración de las inversiones registradas en cada portafolio. Es indispensable tener conocimiento del código del portafolio. Esta consulta presenta los datos nominales de los títulos y los rendimientos por valoración.
RENDICIONES Registra el detalle de las redenciones grabadas durante un tiempo determinado, es preciso tener conocimiento del código de portafolio y el intervalo de tiempo sobre el cual se quiere consultar las redenciones de inversión.
OPERACIÓN POR FECHA
Esta opción permite consultar los movimientos, datos generales y los detalles
de las operaciones efectuadas, definiendo un rango de fechas y un estado,
por cada portafolio. Es necesario conocer el código del portafolio y el tipo de
operación.
FLUJOS TITULOS
Con esta consulta es posible identificar los flujos pendientes por ejecutar
para cada título, a partir de la fecha en que se consulte. Estos flujos están
determinados por la periodicidad , modalidad de pago y el valor de las
inversiones.
RENDS . X DIA. MES.
Esta consulta registra el promedio de los rendimientos diarios y mensuales de
los títulos registrados a la fecha en el portafolio de la empresa. Indicando la
TIR (Tasa Interna de Retorno) con la que se valora diaria y mensualmente. Se
debe conocer el portafolio y la fecha hasta la que se quiere conocer.
ORDENES DE INVERSIÓN
Corresponde a la consulta de las ordenes de inversión generadas en un rango
de fecha definido dentro de un portafolio. Detalla los tipos de operación
generados por la compra/venta de títulos y registra los estado de cada orden
de inversión. Para generar la consulta es necesario conocer el código del
portafolio y las fechas desde/hasta.
TITULOS Permite consultar los datos generales de los títulos que posee un portafolio.
ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
OPERACIONES POR TRAD
Relaciona las operaciones gestionadas por un Trader en un portafolio o un grupo de portafolios, detallando el tipo de papel, el número de la operación el Nit de la contraparte y el valor de dicha operación, es necesario conocer el intervalo de fechas de las operaciones que se quieren consultar.
CALIFICACIÓN POR
PORTAFOLIO
Esta opción permite consultar la calificación y el valor en el mercado de un tipo de papel en un rango de fechas dentro de un portafolio. Así mismo totaliza la calificación por portafolio.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
RUTA DE ACCESO
CONSULTA
OPCION DE MENU APLICACIÓN
TITULOS
POR EMISOR: Permite ver los datos generales de los títulos que posee la empresa por
determinado emisor. Esta consulta no filtra portafolio en primera instancia. Este se puede
determinar con opción de busque el bloque registra la información general de cada emisor.
POR TIPO DE PAPEL: Esta opción permite consultar los títulos valores de la empresa
filtrando los datos por tipo de papel, allí se detalla el código del emisor, del vendedor las
fechas correspondientes a cada operación, el tipo y valor de la tasa, periodicidad, valores
y estado del titulo.
POR ESTADO: Permite ver los títulos de cada estado. Los estados se actualizan a medida
que se registran los procesos de las inversiones en las formas del menú operativo del
modulo de Inversiones
GRAL. DE TITULOS: Por esta opción se pueden consultar los títulos agrupados y ordenados
por empresas, portafolios, emisor, estado del titulo a una fecha de corte definida,
presentando el valor nominal del título, el estado, el número definitivo (materializado) del
titulo y el código auxiliar del emisor.
CONS. GRAL. TITULOS: Permite consolidar los títulos valor por empresas, portafolios,
emisor, estado del titulo a una fecha de corte definida,
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
RUTA DE ACCESO
CONSULTA
OPCION DE MENU APLICACIÓN
FORMATO ORD INVERSIÓN
Este reporte lista los datos generales registrados en la forma de órdenes de inversión para compra y venta de títulos presentando la identificación de la inversión, los datos nominales de la operación y las firmas correspondientes. Se deben tener en cuenta los siguientes parámetros: Código del portafolio, las fechas desde/hasta y el Número de la orden de inversión o inversiones.
INVERSIONES VIGENTES
En este reporte se listan los títulos vigentes en uno o más portafolios a la fecha de la última valoración, mostrando en columnas los datos nominales y de valoración de cada una de las inversiones. Es necesario conocer el código de los portafolios desde/hasta, la última fecha de valoración, el encabezado y los tipos de inversión.
INVENTARIO TITULOS
Este lista la totalidad de los títulos relacionados en un portafolio con los datos
nominales de los títulos contenidos a una fecha determinada. Los parámetros
para generar el reporte son: nombre del encabezado, rango de portafolio y de
fecha.
INVER. TPEN Y TPINVE
Registra los rendimientos a una fecha determinada, de las compras, ventas,
redenciones y los rendimientos de las inversiones contenidas en el portafolio.
Este reporte agrupa la información por tipo de papel y tipo de entidad. Es
necesario conocer: Rango de Portafolios, A fecha, Encabezado para el reporte,
seleccionar los tipos de papel y de entidad que es necesario filtrar
VALORES POR RECAUDAR Este reporte lista los flujos por recaudar de un título. Indicando las fechas y
valores del recaudo. Para generar el reporte es necesario conocer: Descripción
de la empresa para el encabezado del reporte, rango de portafolio y de fecha.
VENCIMIENTOS FUTUROS Este reporte contiene los títulos próximos a vencerse, identificando el número del título, la fecha de vencimiento, el tipo de moneda, el interés , el capital del titulo dentro del portafolio y la empresa a la que pertenece.
CONSOLIDACIÓN PORTAF Relaciona los títulos contenidos en un portafolio, permitiendo identificar el emisor, tipos de tasa, inversión, moneda, los valores del título y presenta los valores totales por portafolio, empresa a la que pertenece el portafolio y total del reporte.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
SGF-QUIPU
•Agrupa las opciones de menú donde se registran los parámetros requeridos por el sistema para organizar y estandarizar la ejecución de la operación en el módulo, durante el procesamiento de la transacción.
SOPORTE
•Esta conformado por las opciones de menú que permiten acceder a registrar las transacciones diarias asociado a los procesos del módulo, garantizando el control de los registros y la seguridad de los datos, para el posterior seguimiento y validación de la información financiero y administrativa.
OPERATIVO
•Se encuentran las opciones de menú que permiten hacer seguimiento detallado a las operaciones, movimientos y procesos propios registrados en el módulo.
CONSULTAS
•Permite generar los documentos propios del módulo enmarcados en la norma y seguimiento interno, por medio de parámetros definidos para la impresión particular de las transiciones y ejecuciones registradas en el área financiera.
REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONCEPTOS DE FACT.
Se relacionan o actualizan los conceptos de facturación requeridos por cada empresa. Se debe especificar si el concepto se causa en el momento de la facturación ó al momento del cierre, la forma en la que afecta el documento (suma, resta o N/A), la naturaleza de la parametrización y el estado del concepto (A o I).
TIPOS DE
DOCUMENTOS
Esta opción define los tipos de documentos que se pueden generar o si se pueden
registrar como un soporte, una nota crédito o nota débito, adicionalmente presenta
los parámetros de la numeración de documentos, el nivel de la numeración,
periodicidad del consecutivo, el indicador de presentación del total de la
transacción en el documento el estado del tipo de documento.
TIPOS DE
MOVIMIENTOS
Detalla los movimientos que se registran al momento de elaborar un documento, el
cual debe lleva asociado los conceptos de facturación y tipos de documentos que se
registran en el documento. A cada tipo de movimiento se le parametriza si maneja
proyectos, recaudo automático, capacidad de endeudamiento, cupo de
endeudamiento, codeudor y estado del movimiento (ACTIVO/INACTIVO)
CONTROL DE
EMPRESAS
Por medio de esta opción se registra la información que debe controla cada empresa,
como los comprobantes contables a generar en cada operación, fechas de cierre,
requerimientos o estructura de la empresa y el estado.
PROVISIÓN DE
CARTERA Identifica los tipos de provisiones de cartera que se va a generar en la entidad, su
estado y presenta la edad final de la cartera con su respectivo % de provisión.
TERCEROS Actualiza el estado (ACTIVO/INACTIVO) de los terceros que se ven afectados en un documento.
PARAMETROS FINAN. Permite crear con esta parametrización el efecto contable y presupuestal que debe
generar el documento al momento de ser confirmado, asociado a un tipo de
movimiento , documento y gestionado por un concepto de recaudo
CARGUE INI EMPRESAS Esta opción permite cargar una empresa nueva y asignar el representante legal.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
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SOPORTE
OPCION DE MENU APLICACIÓN
GRABAR FACTURA Y CXC
Esta opción permite identificar los datos generales, el proyecto, el crédito y
otros datos básicos para la creación de la factura, de contado ó a crédito
según la necesidad de cada cliente. Es necesario registrar los conceptos que
corresponden al tipo de movimiento, luego los conceptos adicionales y
finalmente se deben registrar los conceptos de intereses. En la parte inferior
se debe incluir la garantía, los documentos de soporte, los descuentos
condicionados, las cuotas y se activan las opciones para confirmar e imprimir
el documento.
ANULAR FACTURA Y CXC
Permite anular o reversar el documentos de facturación que se encuentran en
estado grabado y confirmado. El consecutivo queda registrado en la tabla de
numeración de documentos. Esta opción deja los documentos de facturación
en un estado anulado.
CANCELAR FACTURA Y CXC
Con esta opción es posible cancelar los saldos de un documentos en estado
confirmado o amortizado, para lo cual es necesario incluir las observaciones
pertinentes a la cancelación del crédito. Es necesario conocer la empresa,
vigencia y la fecha.
CIERRE DE CARTERA
Con esta opción al ejecutar el cierre de cada periodo, controla que no se
registren facturas en periodos anteriores y genera la provisión a los
documentos que por su condiciones lo requieran, permite deshacer esta
operación, se puede consultar los comprobantes y generar el documento
presupuestal. Es necesario conocer el rango de empresas y automáticamente
se puede identificar l fecha del último cierre que se había ejecutado.
CASTIGO CARTERA
Permite castigar las factura que esta totalmente provisionada según lo
estipulado en la norma o castigar facturas aquellas que no han sido
totalmente provisionadas por una por decisión administrativa, para lo cual es
necesario identificar la empresa, el concepto y el tipo de movimiento y la
fecha de castigo, adicionalmente se ingresa la información del crédito y se
activan las opciones para procesar la información y generar la factura
pertinente.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
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RUTA DE ACCESO
OPERATIVO
OPCION DE MENU APLICACIÓN
DOCUMENTOS
Permite consultar los formatos de las facturas o cuentas por cobrar con el detalle del documento, el número de secuencia, los conceptos principales, adicionales y de intereses, las cuotas y los documentos de causación asociados, para realizar la consulta es necesario ingresar los parámetros generales como la empresa el movimiento, el estado o la identificación del tercero que permitan una búsqueda eficiente del documento.
DOCUMENTOS
CONTADO
Corresponde a la consulta las facturas o cuentas por cobrar registradas con tipo de movimiento de contado. Aplicando la función de búsqueda es posible filtrar la información por tres
datos básicos, empresa, secuencia y número documento, de esta forma podemos abrir
el documento de facturación con los datos generales y los conceptos.
CRÉDITOS
Permite consultar las facturas o cuentas por cobrar con tipo de movimiento a crédito,
relacionando los documentos financieros de causación: contables y presupuéstales
generados automáticamente con la grabación de la factura. Es necesario conocer la
empresa, la vigencia y la secuencia del documento que genera el crédito.
CRÉDITOS POR TERCERO Esta opción permite ver los créditos filtrados por terceros, para lo cual es necesario conocer el nit del mismo y en la ventana inferior se mostrará la información pertinente al valor, el saldo, el tipo de movimiento, la vigencia, el valor de la cuota y el estado del crédito.
CUOTAS POR VENCER Con esta consulta es posible identificar las cuotas que en fechas próximas a la parametrizada se vencerán , allí se puede ver el número del crédito, el número del documento, nombre y nit del tercero, el valor de la cuota, la fecha de vencimiento y el estado de la cuota.
PROVISIÓN DE CARTERA Esta opción permite consultar las provisiones generadas a una empresa, relacionando el detalle de cada la provisión generada a cada documento. Para realizar la consulta es necesario conocer la empresa, la secuencia, el periodo y/o la fecha del proceso de cierre.
PROCESOS DE CIERRE Registra la secuencia de los procesos de cierre, sus generalidades y el estado en el que se encuentra el proceso.
CONSULTA DE PARAM. Permite consultar la parametrización correspondiente a los tipos de documento y movimiento, los conceptos de facturación, provisión de cartera y parámetros financieros. ESTA OPCIÓN
HABILITA UN SUBMENÚ
SIMULACIÓN CUOTAS
Por medio de esta opción es posible calcular las fechas de vencimiento, la cantidad y el valor de las cuotas que debe cancelar un tercero al adquirir un crédito de acuerdo a los parámetros de valor de crédito, la cantidad y el tipo de cuotas, periodicidad, interés, modalidad y el % de gasto de admón.
OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO
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CONSULTA
OPCION DE MENU APLICACIÓN
CONSULTA DE PARAM.
CONCEPTOS DE FACTUR.: Permite consultar la parametrización registrada a cada concepto de facturación,
tales como el si los conceptos se causan o no en el momento de la facturación, la forma en el que afecta el
total del documento, la naturaleza de la parametrización, la clase y el estado del concepto (Activo/Inactivo).
TIPOS DE DOCUMENTOS: Esta opción relaciona la parametrización relacionada con los tipos de documento a
gestionar en la facturación, permitiendo identificar los tipos de documentos que se pueden generar o si se
pueden registrar como un soporte, una nota crédito o nota débito, adicionalmente presenta los parámetros bajo
los cuales se registra la información en el documento.
TIPOS DE MOVIMIENTOS: Presenta la relación de tipos de movimiento utilizados en la gestión de la factura y los
mínimos parámetros requeridos en el momento de su ejecución.
PROVISIÓN DE CARTERA: identifica los tipos de provisiones de cartera y presenta la edad final de la cartera con
su respectivo % de provisión.
CONTROL DE EMPRESAS: Presenta el control de la información registrada para cada empresa a las cuales se
puede asignar un documento.
TERCEROS DE FACTURAC: Indica si el tercero pertenece a unisalud y Permite consultar el estado actual
(Activo/Inactivo)
PARAMETROS FINANC: Permite consultar los parámetros financieros, requerimientos, conceptos de recaudos
por movimiento y concepto de facturación, para realizar la consulta es necesario conocer el código del
requerimiento.
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CONSULTA
OPCION DE MENU APLICACIÓN
DOCUMENTOS Permite listar los formatos de la factura de venta con los datos correspondientes al crédito o el reporte de cuenta de cobro con los datos de correspondientes a las facturas. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
CRÉDITOS Detalla y genera el reporte para los saldos de créditos por empresa. ESTA OPCIÓN HABILITA UN
SUBMENÚ
LISTADOS Lista la relación de conceptos facturados, los saldos de las ventas y documentos de facturación. ESTA
OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ
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REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
DOCUMENTOS
•FACTURAS DE VENTAS UN: Genera formato de la facturas de venta con el número del crédito, estado del documento, los datos de tercero, valor del documento, observaciones en el cual se relaciona el código que se debe referenciar al momento de consignar, las firmas de los responsable y de la aceptación de las condiciones de pago de esta factura. •CUENTA DE COBRO: Con esta opción es posible generar el formato de cuenta de cobro dirigidas al tercero, donde se da a conocer el concepto del documento, el código del proyecto al que aplica, el valor, el número del secuencial de facturación y los datos correspondientes a la cuenta en la cual debe realizarse la consignación del pago, las observaciones importantes y la firma del tesorero de la empresa.
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REPORTES
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CRÉDITOS
CRÉDITOS POR EMPRESA: Presenta los saldos de los créditos registrados en un rango de fecha determinado, discriminándolo por código de proyecto. En este reporte se presenta la información correspondiente al número y fecha del crédito, identificación y nombre del tercero, número y valor de cuotas, valor pagado y el estado del crédito.
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RUTA DE ACCESO
REPORTES
OPCION DE MENU APLICACIÓN
LISTADOS
•VENTAS POR CONCEPTO: Relaciona las facturas o cuentas de cobro agrupadas por tipo de concepto (vigilancia, servicio públicos, entre otros ) y transacción (crédito, contado) para una empresa determinada, los parámetros básicos para generar este reporte son: la(s) empresa(s), rango de fechas, proyectos, número(s) de documento(s), tipo de transacción y concepto de facturación. •VENTAS POR FECHA: Relaciona las facturas o cuentas de cobro agrupadas por tipo de movimiento
(anticipos, venta entre empresas UN, entre otros) y tipo de documento (factura o cuenta de cobro),
donde relaciona los saldos sin conceptos de intereses de las ventas registradas en un rango de fecha
definido, filtrándolas por tipo de movimiento y tipo de documento. Para generar este reporte es
necesario conocer el rango de: Empresa, fecha, proyecto, auxiliar, tipo de documento, tipo
movimiento y Nit. •DOCUMENTOS DE FACT.: Relaciona las facturas y reporta los datos correspondientes a cada transacción con el numero de documento - proyecto, el estado y el valor de cada documento y totaliza los valores por tipo de transacción.
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