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Anlisis de Sistemas

Gua de Estudio II Etapas del desarrollo de software: Reconocimiento - Relevamiento

Etapas del desarrollo de software:Reconocimiento - Relevamiento

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Reconocimiento preliminar

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Su funcin principal es establecer el primer acercamiento entre la empresa que solicita

la implementacin de un sistema informtico y la empresa desarrolladora que puede

proveer el servicio. Se basa en reuniones o entrevistas informales entre los

representantes de ambas empresas. Normalmente no se

dispone de documentacin y el informe que resulta de esta

etapa surge de esas conversaciones y de las impresiones

que tuvieron los representantes y que servirn para la

decisin de involucrarse o no en el proyecto (inters

econmico o estratgico). La tcnica mas comn es la

Observacin durante las entrevistas informales

mencionadas.

No hay un formato estandarizado de informe de reconocimiento pero hay una serie de

lineamientos que a manera de lista recordatoria debe seguirse:

Informacin relativa a la organizacin

Razn social.

Ubicacin y situacin geogrfica.

Objetivos. (a que se dedica).

Volmenes con los que opera. (en unidades o en facturacin).

Posicin en el mercado.

Organigrama.

Propuesta de la empresa o requerimiento

Que es lo que la empresa entiende que los salvar.

Cuales son los alcances previstos.

Cuales son las reas involucradas.

Las restricciones. (tiempo y presupuesto).

Quienes son los contactos.

Detalle del reconocimiento realizado y apreciacin o visin del consultor

Desde el punto de vista del consultor cual es la visin que obtuvo, o

problemas que encontr, (como distribucin de espacio, horas pico de

trabajo, etc.), ya que distintos problema afecta directamente a la

consultora en el momento que lleva a cabo el trabajo.

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Observaciones

Determinacin de los requerimientos: relevamiento

La recoleccin o relevamiento de informacin ha sido a nuestro criterio una de las fases

ms importantes de cualquier ciclo de vida de desarrollo o metodologa, ya que slo a

partir de informacin fidedigna del problema puede alcanzarse una solucin aceptable

para el mismo.

Suele discutirse si se relevan datos o informacin. El relevamiento de informacin

supone la bsqueda de respuestas a un conjunto de preguntas dirigidas a determinar

las causas que obligan a plantear una mejora a un procedimiento organizacional o a

una situacin que pueda poner en riesgo los objetivos de esa organizacin (sentido

estratgico).

Tales preguntas se realizan con procedimiento sistmico, es decir se intenta encontrar

respuesta en los estamentos ms altos de la organizacin (en lo posible el nivel

gerencial) y de all encontrar mini-respuestas en cada uno de los planos inferiores, con

la idea de respetar la caracterstica de lo general a lo particular. Existen criterios que

sealan que:

no corresponde, por lo general, relevarse informacin de los empleados,

aunque s datos (recordemos su diferencia);

la lnea ptima de obtencin de informacin es la de jefatura y/o

supervisin,

nunca debe omitirse la opinin de la gerencia, por ser sta la que apoya el

estudio que se realiza, y

deben tratar de contrastarse los datos y la informacin obtenida en mismos

y diferentes niveles.

Las preguntas que deben tener respuesta son las siguientes:

Qu documentacin elabora y a quin se la entrega,

Qu informacin recibe y de quin para llevar adelante su tarea,

Quin, o con quines las realiza,

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Cundo lo hace, en qu oportunidad,

Cmo lo hace, cul es su procedimiento, y

Dnde lo hace.

Responder a este QQCCD (qu, quin, cundo, cmo, dnde) es el ABC del

relevamiento de datos y de informacin. No todos los relevados pueden contestar la

pregunta del milln: Para qu lo hace?

Los mtodos que a continuacin se proponen (en ese mismo orden se recomiendan),

conforman las denominadas tcnicas de relevamiento.

Entrevista La entrevista es el principal mtodo que se utiliza para obtener

informacin sobre los orgenes de un problema organizacional,

ya que promueve el intercambio de opiniones e ideas y facilita

dilucidar los esquemas informales que suelen existir en una

organizacin.

Es una tcnica utilizada mayormente en los niveles superiores

de la organizacin, por lo que es LA tcnica utilizada para la

determinacin de los requerimientos de los gerentes para el diseo de sistemas de

informacin gerencial. En este caso no encontraremos documentacin que relevar sino

sus necesidades de informacin que le ayuden a reducir la incertidumbre en el

momento de la toma de decisiones y muchas veces puede ocurrir que ese gerente no

tenga muy en claro qu necesita, por lo que esta tcnica deber complementarse con

la tcnica de prototipado, como veremos ms adelante.

El mtodo puede ser variado, pero es claro que las entrevistas se preparan, se

ejecutan, se finalizan, se documentan y, eventualmente, se reciclan.

La informacin que es posible obtener mediante entrevistas abarca opiniones,

deteccin de procesos informales, requerimientos de informacin estratgica,

condiciones de desarrollo del proyecto, fuentes de datos operativos etc.

Pueden identificarse etapas en la realizacin de entrevistas:

Preparacin

Ejecucin

o Presentacin e inicio

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o Desarrollo

o Conclusin

Transcripcin

La preparacin de las entrevistas comprende:

Definicin de la objetivos de la entrevista

Seleccin de los entrevistados

Recabar informacin general a modo de antecedentes del tema a tratar en

la entrevista, el entrevistado y su contexto

Concertacin de la entrevista

Seleccin del esquema de la entrevista y tipo de preguntas

Respecto a este ltimo punto podemos decir que las entrevistas pueden adoptar dos

formas:

No estructuradas: el entrevistador deja fluir el tema de conversacin. Esta modalidad requiere ms tiempo y experiencia por parte del entrevistador. Es tarea muy difcil

mantener el control de la entrevista, para que no se vaya por las ramas y no se obtenga

nada en limpio, y es muy laborioso el posterior estudio y anlisis del material obtenido.

Como contrapartida, pueden aparecer sesgos no pensados del problema.

Estructuradas: el entrevistador sigue un plan prefijado de desarrollo de la misma.

Puede adoptar tres modalidades: pirmide inductiva, tringulo invertido deductivo o

rombo.

En la primera se parte de una cuestin especfica, para llegar a una cuestin general.

Es til cuando se desea llegar a una opinin concluyente y abarcativa del tema, por

ejemplo:

Cul es el problema con el presupuesto mensual del sector?

Ha considerado otra forma de control de gastos sectoriales?

Qu opina respecto a la efectividad de los presupuestos organizacionales?

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La modalidad tringulo invertido o embudo funciona a la inversa. Es una forma

cmoda de llegar a opiniones sobre un tema conflictivo que de haberse planteado al

inicio de la entrevista hubiera generado un clima duro. Por ejemplo:

Como ve la implementacin del nuevo sistema de reportes gerenciales?

Considera ms til el uso de Generadores de Reportes en lugar de reportes

predefinidos?

Como definira su dominio en el manejo de estos sistemas?

En la modalidad rombo o diamante se parte de una cuestin especfica a modo de

inicio del rapport para llegar a una cuestin general y de all nuevamente a una

cuestin especfica de otro tenor distinto que la inicial. Se denomina rapport a la

empata o buen ambiente que el entrevistador debe crear con el entrevistado para

eliminar barreras o tensiones (romper el hielo, de acuerdo a la expresin cotidiana)

Cmo realiza la toma de decisiones y las estimaciones en su sector?

Tiene algn tipo de asistencia o soporte?

Considera que son tiles las computadoras en el proceso de toma de decisin?

Conoce algn software que sirva como ayuda en la toma de decisiones?

Ha tenido experiencias en el manejo de software de soporte a la toma de

decisiones?

Independiente del esquema que se adopte para una entrevista, las dos modalidades

deben recurrir a uno de los siguientes tipos de preguntas:

Abiertas, por ejemplo: cul es su opinin de...?, podra describirme el proceso....?. La ventaja de este tipo de pregunta es que podra mostrar alternativas no consideradas e

incluso valoraciones personales del entrevistado, pero podra correrse el riesgo de

recoger solo informacin irrelevante o incluso, si el entrevistador no es muy

experimentado, llegar a perder el rumbo de la entrevista.

Cerradas, que limitan las alternativas de respuesta a respuestas concretas, por ejemplo: cuntos informes se emiten? Quin los recibe? En general ahorran tiempo y

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se obtienen datos relevantes y comparables (con otras entrevistas), pero al plantear un

marco bien definido se pierden alternativas y riqueza de detalles. Muchos

entrevistadores no adhieren demasiado a este tipo porque consideran que se crea un

clima tenso al parecerse la entrevista mucho ms a un interrogatorio que a una

conversacin.

Ejemplificadotas o sondeo, tal como su nombre lo indica son aclaratorias de una respuesta dada. Podra dar un ejemplo de lo que me cuenta? Me gustara conocer

ms detalles al respecto, son ejemplos vlidos.

Con respecto a la ejecucin, deber tenerse en cuenta que la duracin no sea

excesiva, que no hayan demasiadas interrupciones, y que la toma de notas no sea un

impedimento a una conversacin fluida.

Finalizada cada entrevista, y lo ms rpidamente posible cada entrevistador debe

proceder a la trascripcin de las notas, enriqueciendo el informe con sus apreciaciones

personales. Luego debe procederse a la integracin de la informacin obtenida por

todos los entrevistadores pues relatos que escuchados individualmente de un

entrevistado pareceran ser coherentes, al ser contrastados con relatos de otros

entrevistados podrian presentar inconsistencias, indeterminaciones o inclusive

contradicciones que deben ser resueltas antes de iniciar el anlisis funcional.

Problemas tpicos o inconvenientes habituales en las entrevistas

Toneladas de informacin relevante, lo cual se corrige mediante una entrevista

con preguntas cerradas llegando a la informacin deseada nicamente.

El entrevistado intenta acelerar la entrevista o hay interrupciones, suspensin de

la entrevista para otro momento, pero esto se corrige controlando en todo

momento la entrevista.

El entrevistado se muestra hostil, no colabora, se muestra agresivo, para eso

hay que tratar de llevar la entrevista a un tema distendido.

El personal transmite problemas personales o de sus pares, y es ah cuando

nosotros no debemos involucrarnos, seguir el rumbo de la entrevista y a lo sumo

comentarle que no podemos hacer nada para solucionarle su problema.

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Observacin

Las entrevistas suelen complementarse con la tcnica de observacin.

Implica la presencia de un observador, que forme parte del equipo del proyecto, en la

empresa u organizacin y especficamente en los sectores involucrados en el

problema. La informacin que puede obtenerse mediante esta tcnica se refieren a:

actividades desarrolladas, situaciones, y relaciones e influencias no formalizadas, sobre

todo, centros de poder informales.

La presencia del observador podra determinarse por cualquiera de los siguientes

criterios:

En perodos aleatorios, de modo que podran observarse situaciones que se dan en determinados momentos, como picos de actividad, procedimientos informales que se

formalizan luego, etc.

Siguiendo la realizacin de determinado evento, de modo de poder conocer todo el proceso desde que se inicia hasta que termina, aunque abarquen varios das. La

creacin y aprobacin del presupuesto anual, la recepcin de un producto terminado

desde un fabricante tercerizado hasta su entrega al cliente son ejemplos de procesos

a seguir.

A intervalos prefijados, es decir, en determinados das a determinada hora. Es el menos conveniente de los tres, pues se estara presenciando una misma rutina.

Investigacin o Recopilacin documental

Se centra en la recoleccin de datos concretos que se encuentran formalizados de

alguna manera en la organizacin. Estos datos pueden encontrarse en los

organigramas y manuales de funciones de los integrantes de la organizacin, en los

manuales de procedimientos, en los manuales de documentacin de sistemas, en

copias de formularios, en estructuras de bases de datos existentes y en cualquier tipo

de registracin que se realice. El punto ms importante a tener en cuenta, ya que la

obtencin de esta documentacin puede ser relativamente fcil, es la verificacin de la

validez de la misma en cuanto a su actualizacin y vigencia. Todo el material ser

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analizado y comparado con los datos obtenidos mediante las otras tcnicas para

determinar su atinencia, confiabilidad y congruencia.

Cuestionario

El uso de cuestionarios busca captar informacin similar de muchas

personas permitiendo su comparacin y cuantificacin. Uno de los

factores ms importantes a tener en cuenta en la preparacin de

cuestionarios es la muestra a ser encuestada. No es econmica ni

temporalmente conveniente encuestar a todas las personas, sino a

una seleccin de ellos. Esto implica delimitar el tipo de poblacin y

luego aplicar alguna modalidad de seleccin. Estas pueden ser:

Seleccin sistemtica: de la lista de la poblacin, seleccionar una persona de cada diez, todos los pares etc.

Seleccin estratificada: se trata de incluir representantes de cada nivel, por ejemplo, empleados de ms de 20 aos en la empresa, de 10 a 20 aos de permanencia, con

menos de 10 aos, y recin ingresados.

Seleccin de prototipos: es decir aquellos elementos de la poblacin que representan a todos los de su clase.

Los cuestionarios pueden ser abiertos, es decir las preguntas no tienen opciones sino que el encuestado puede explayarse en la respuesta. Estos cuestionarios son fciles

de preparar pero difciles de analizar. En cambio los cuestionarios cerrados, donde las respuestas estn predeterminadas de antemano y el encuestado debe elegir entre ellas

tienen el efecto inverso, es difcil de preparar pero fcil de analizar pues es posible

tabular y comparar la cantidad de respuestas.

Se pueden utilizar variables de tipo:

nominal ( Maneja 1-Word 2-Excel )

ordinal (Le resulta: 1-Muy til, 2-Moderadamente til, 3-Poco til, 4-Nada til, 5-Me complica la tarea)

intervalo o escala (como calificara el soporte recibido: 0- 1-2-3-4-5)

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Para la redaccin del cuestionario se debe tener en cuenta lo siguiente:

Aspectos estticos: Tamao de la hoja, espacio para que contesten, su distribucin, orden de las preguntas, tipografa, etc.

Contenido: Tipos de preguntas, bien redactadas, claras, no ambiguas, con un vocabulario acorde a los que tendrn que contestar, annima (no se entregan ni

devuelven en mano sino que se establecen los tiempos de entrega.

Los problemas ms comunes en el momento del anlisis de las respuestas a los

cuestionarios son:

Indulgencia en las respuestas: el encuestado siempre elige la opcin muy

bueno.

Efecto halo: una respuesta, generalmente la primera, acarrea las siguientes, por

ejemplo:

La atencin de la recepcionista es cordial?

Lo atiende rpidamente?

Sabe derivar su problema?.

Si la primer respuesta fue negativa (o positiva) no pensar detenidamente las

siguientes preguntas, contestar todas de la misma forma.

Tendencia a centralizar, calificando de esta forma con valores promedios y

nunca con valores extremos; todo estar mas o menos.

Para que las preguntas sean contestadas con la mxima veracidad, se deber recurrir

al anonimato del encuestado, evitando recoger en mano las respuestas o realizar

cualquier tipo de marca que pueda identificar el formulario.

Las etapas para la realizacin de una captura de datos por cuestionario son:

Determinar los datos a recopilar

Delimitar la poblacin a encuestar

Determinar el tipo de seleccin de muestra, y el tamao (que definirn el nivel de

confianza y error tolerado)

Ejecucin (distribucin y recoleccin)

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Anlisis de datos e interpretacin

Informe de relevamiento

Una vez que se ha obtenido la informacin necesaria para determinar lo que el cliente o

los usuarios esperan del sistema a desarrollar, mediante las tcnicas descriptas, y se

ha validado, debe ser integrada en un nico documento, denominado informe de

relavamiento.

Una copia de este informe suele ser presentada al entrevistado para ratifique o

rectifique lo entendido por el entrevistador. El material de relevamiento as aprobado

pasa a los analistas de sistemas para que procedan a su estudio e identificacin del

problema y de las soluciones posibles. A partir de este informe se especificarn los

requisitos del sistema a desarrollar.

Bibliografa Bibliografa

Piattini & Daryanani, Elementos y Herramientas en el Desarrollo de la

Informacin, 1995, de. Addison Wesley

Kendall K. y J., Anlisis y Diseo de Sistemas, 2005, ed.Prentice Hall

Yourdon E. y Constantine L., Structure Design: Fundamentals and Applications

in Software Engineering, 1988, Yourdon Press

Casanovas I. y Tomassino C. (2001) El proyecto Informtico. Ed. Iara. Bs.As.

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