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SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

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Elaborado: Analista de SST

Aprobado: Jefe Gestión Integral

Vigente desde: 2019/09/30

Versión: 07

“Este documento después de su impresión será considerado como Copia No Controlada, además se considera un documento de autoría de ENERGÍA

INTEGRAL ANDINA S.A., y se prohíbe la reproducción total o parcial de este escrito, en ninguna forma o por ningún medio, ya sea electrónico o

mecánico, incluido fotocopiado, sin previa autorización de la Gerencia o Gestión Integral”.

1. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo aplica para todas las sedes y los diferentes proyectos a nivel nacional donde la organización cuente con personal directo, personal en misión y contratistas. Para el desarrollo de las actividades necesarias para el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, se cuenta con el apoyo del Representante Legal, Directores de proyectos, Departamento de Gestión Integral, COPASST, Comité de Convivencia, Gestores y ARL. 2. OBJETIVOS Y METAS Los objetivos del SG-SST se determinan y definen a partir de la política integral con la que cuenta la empresa, y anualmente por parte de la Alta Gerencia en conjunto con el Jefe de Gestión Integral son revisados y actualizados de ser necesario. Los objetivos se pueden consultar en la Intranet - plataforma documental de la empresa y sus metas están definidas en el documento indicadores de gestión o de proyectos. La relación se puede evidenciar en el anexo A.

3. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

3.1 DATOS GENERALES

3.1.1 Sede Principal.

Razón Social : ENERGÍA INTEGRAL ANDINA S.A.

Nit :. 860.533.206-8

Ciudad: : Bogotá D.C.

Dirección : Carrera 19B No. 166-73

Teléfonos : 668 43 40 / 43

Actividad económica : Prestación del servicio de ingeniería eléctrica, electrónica, civil, planeación y ejecución de obras de redes de cableado estructurado, redes de telecomunicaciones en cobre, fibra óptica, o de diseño, mantenimiento sistemas de energía, proyectos de saneamiento básico, construcción,

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montaje, instalación, interventoría y mantenimiento, así como el suministro de materiales, equipos y mano de obra técnica y calificada.

En la tabla 1 se presenta la relación de nivel de riesgo, código y descripción de la actividad económica, según el Decreto 1607 de 2002.

Tabla 1. Actividad Económica, nivel y clase de riesgo Según Decreto 1607 de 2002

Nivel Código Personal Descripción de la actividad

1 749901 Administrativo Empresas dedicadas a otras actividades empresariales NCP. Incluye oficinas de negocios varios.

2 511301 Comerciales

Empresas dedicadas al comercio al por mayor a cambio de una retribución o por contrata de productos manufacturados incluye solamente la venta de mercancías en general con auto transporte

3 642101 Telecomunicación Servicios telefónicos incluye solamente empresas dedicadas a telecomunicaciones

4

314001 Producción Empresas dedicadas a la fabricación de acumuladores y de pilas eléctricas

3.1.1 Centros de Trabajo y Proyectos. Dado que ENERGÍA INTEGRAL ANDINA realiza proyectos a nivel nacional en empresas de diferentes sectores económicos, se hizo necesario establecer centros de trabajo. Esta información es actualizada por Talento Humano cada vez que se abra o cierre un contrato y se registra en el anexo B. En este formato igualmente se registra el total de trabajadores en cada proyecto y/o centro de trabajo y es responsabilidad del Analista de Talento Humano actualizarlo cada vez que se presenten cambios en los mismos (creación o cierre). 3.2 HORARIO LABORAL La empresa tiene establecido horarios de trabajo para proyectos y centros de trabajo.

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Bogotá, San Andrés (Oficinas y Operativo) De Lunes a Viernes De 07:30 – 17:20 Se tiene establecido además 10 minutos para pausas activas y una (1) hora de almuerzo

Planta Manizales Oficinas De Lunes a Viernes De 07:00 – 17:35 Se tiene establecido además 10 minutos para pausas activas y una (1) hora de almuerzo de 12:00 – 13:00.

Planta Manizales Personal Operativo. De Lunes a Viernes De 07:00 – 17:05 Se tiene establecido además 15 minutos para pausas activas y media (½) hora de almuerzo de 12:30 – 13:00.

4. ESTRUCTURA 4.1 ORGANIZACIÓN Para el diseño e implementación del SG-SST ENERGÍA INTEGRAL ANDINA S.A., cuenta con una persona que cumple el perfil estipulado en el art. 16 de la resolución 0312 de 2019. Adicionalmente, se tiene la siguiente estructura para apoyo de la ejecución del SG-SST:

Directora Control Interno y Gestión Integral

Jefe de Gestión Integral

Profesional SST

Analista de SST

Analista de Calidad

Analista Ambiental

Coordinador SST de Planta Manizales

Líder SST de Proyecto TIGO

Gestores SST en las ciudades donde tiene cobertura el Proyecto TIGO

Gestor Integral proyecto GENSA En el organigrama se evidencia que la División de Control Interno y Gestión Integral depende de la Gerencia de la empresa. Ver Organigrama en la plataforma documental.

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4.2 RESPONSABILIDADES, RENDICIÓN DE CUENTAS Y AUTORIDAD En los manuales de funciones con código GHD-04 se establecieron las responsabilidades, autoridad y rendición de cuentas para cada uno de los cargos de la empresa. La verificación del cumplimiento de las responsabilidades se realiza anualmente a través de la evaluación de competencias aplicando el formato GH-07. Talento Humano lidera la ejecución de la evaluación de desempeño, de tal manera que cada jefe es responsable por la evaluación de sus colaboradores. Corresponde igualmente a Talento Humano, presentar los resultados y definir las acciones a realizar para mejorar el desempeño integral de los colaboradores. 4.3 MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El Sistema de Gestión cuenta con su mapa de procesos, en donde se establecen los elementos de entrada, actividades y salidas, el cual puede ser consultado a través de la intranet por los colaboradores. Igualmente a través del formato GI-2O se realiza la caracterización de cada uno de los procesos que se desarrollan en la empresa. 4.4 POLÍTICAS La empresa cuenta con las siguientes políticas Política Integral de Calidad, Ambiente y SST. Política de prevención de consumo de tabaco, alcohol y sustancias psicoactivas. Política de Seguridad Vial. Política prevención Acoso Laboral. Estas políticas son firmadas por la Gerencia, publicadas en SIG (Intranet) y socializadas a todos los colaboradores (directos y contratistas) a través de los procesos de inducción, reinducción, correo electrónico y folletos. Adicionalmente la Política Integral de Calidad Ambiente y SST, es revisada por lo menos una vez al año durante el proceso de reunión gerencial o revisión por la dirección y socializada al COPASST al inicio de cada vigencia de este equipo o cuando se presenten cambios en la misma. 4.5 REGLAMENTOS

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Para dar cumplimiento a la normatividad legal vigente, la empresa cuenta con los reglamentos de ley:

Reglamento Interno de Trabajo. Publicado en cada sede, por lo general, en la sala de capacitación. Es actualizado por el Área Jurídica por requerimientos legales.

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. Ubicado en dos partes visibles, en cada una de las sedes de la empresa y socializado a los trabajadores durante la inducción y reinducción.

4.6 GRUPOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN SST 4.6.1 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST). Conformado por un número igual de representantes designados por la gerencia y representantes de los trabajadores elegidos democráticamente para un periodo de dos años. Se reúnen para solucionar temas relacionados con Seguridad y Salud en el Trabajo, mínimo una vez al mes y extraordinariamente cuando sucede un accidente de tipo grave o mortal. Apoyan la gestión en SST y emiten recomendaciones a la Gerencia para el mejoramiento de la gestión en dicho sistema. Cada vez que se hace la conformación del Comité, se realiza un ciclo de capacitación para garantizar que sus integrantes cuenten con las competencias y puedan ejecutar sus funciones. Adicionalmente se les socializa la Política Integral, revisan el plan de capacitación en SST así como en el plan de auditorías del sistema, se les dan a conocer los resultados de la Revisión por la Dirección y las mediciones de higiene realizadas durante su vigencia a fin de que puedan emitir recomendaciones sobre sus resultados de ser necesario. Para garantizar la participación de los trabajadores a nivel nacional, la empresa realiza la conformación de estos grupos, de acuerdo con la ubicación geográfica y número de trabajadores. 4.6.2 Comité de Convivencia. Conformado por cuatro representantes (principales y suplentes) designados por la Gerencia y cuatro representantes (principales y suplentes) elegidos democráticamente por los trabajadores para un periodo de dos (2) años. Se reúnen trimestralmente para solucionar temas relacionados con la convivencia organizacional y posibles casos de acoso laboral. Al igual que el COPASST, emiten recomendaciones para el mejoramiento de la convivencia en la empresa y la prevención del acoso laboral. Este comité de convivencia da cobertura nacional. 4.6.3 Comité de Seguridad Vial. Conformado de acuerdo con los lineamientos establecidos legalmente en Colombia y que apoyan la gestión interna y externa de la compañía relacionada con movilidad vial. Se reúnen una vez al

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mes para planear, diseñar, implementar y medir las acciones que permitan generar conciencia entre el personal y lograr objetivos a favor de la seguridad vial en la empresa y vida cotidiana de sus integrantes. Emiten recomendaciones relacionadas con el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV), a través del fortalecimiento de la gestión empresarial, comportamiento humano, vehículos seguros, infraestructura segura y atención a víctimas. Las responsabilidades de órgano, están establecidas en el documento GLP-02 Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV). 4.6.4 Brigada de Emergencias. Es la responsable de apoyar y lidera la atención de las emergencias que puedan presentarse y que alteren el normal funcionamiento de la empresa. Conformada por el Director de Brigada, Jefe de Brigadas y Brigadistas Integrales. 4.7 SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL La empresa garantiza la afiliación de todos sus trabajadores a la seguridad social integral: EPS, AFP y ARL, realizando los pagos en las fechas establecidas por ley, así como la afiliación a la Caja de Compensación Familiar. Igualmente realiza el seguimiento a la afiliación y pago de la seguridad social del personal contratista en todas sus sedes y proyectos. 4.8 RECURSOS 4.8.1 Recursos Humanos. El diseño, planeación, verificación y mejora del sistema integrado de gestión está a cargo del Jefe de Gestión Integral, quien cuenta con un equipo de trabajo, el cual fue descrito en el numeral 4.1 del presente documento. Adicionalmente la gestión integral es apoyada por los grupos descritos en el numeral 4.6 de este documento. 4.8.2 Recursos Financieros. Para el diseño, implementación, verificación y mejora del SIG se cuenta con un presupuesto central y cada proyecto a su vez lo determina. El presupuesto se determina en diciembre - enero de cada año y es firmado por la Gerencia en señal de aprobación. Semestralmente el Jefe de Gestión Integral realiza seguimiento al cumplimiento de lo presupuestado y se toman acciones de la revisión realizada.

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4.8.3 Recursos Técnicos. En las diferentes sedes se cuenta con los recursos técnicos necesarios para la gestión en seguridad y salud laboral, el cual se registra en el anexo C. Estos recursos son actualizados anualmente por cada sede. 4.9 COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA En el Anexo E del Manual de Gestión Integral se presenta la matriz de comunicaciones, en donde se establece el qué se comunica, el cómo se comunica, la vía de comunicación, quién lo comunica, cuándo y a quién se comunica. La participación de los trabajadores en la implementación y mejora del SIG, se realiza por varias vías: SO-19 Reporte de condiciones peligrosas, actos inseguros, incidentes de trabajo y reporte

condiciones de salud. Representantes de los trabajadores al COPASST y Comité de Convivencia. Correos electrónicos de los trabajadores a los integrantes del COPASST

([email protected]) y/o Comité de Convivencia ([email protected])

Buzón de sugerencia ubicado en la recepción. Representantes del comité de ética ([email protected]). Actividades de capacitación y sensibilización al personal de la organización. 4.10 FORMACIÓN, CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO ENERGÍA INTEGRAL ANDINA cuenta con el documento GHD-01 Procedimiento para la Inducción, reinducción y formación, el cual permite garantizar la capacitación de los trabajadores en los aspectos del SG-SST de acuerdo con las características de la empresa, la identificación de peligros, la evaluación y valoración de riesgos, que hacer en situaciones de emergencia, dirigidas a los trabajadores directos o de los contratistas. Igualmente se establece las competencias en gestión integral (SST, Ambiente y Calidad) que un trabajador debe tener para que pueda realizar su trabajo, las cuales se establecieron en los manuales de funciones GHD- 04. Con base en las competencias definidas para cada cargo y en las necesidades de formación detectadas, Talento Humano realiza el Programa anual de formación (Formato GH-05), el cual es revisado con el COPASST y ajustado según sus recomendaciones. Los registros de los procesos de inducción, reinducción, formación, capacitación y entrenamiento son controlados de acuerdo con lo establecido en el documento GID-02 Procedimiento Control de los Registros. Además Talento Humano genera indicadores para evaluar el cumplimiento y cobertura de la capacitación y entrenamiento de los trabajadores.

mailto:[email protected]

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4.11 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS El control de los documentos y registros del sistema integrado de gestión se encuentra establecido en los documentos GID-01 Procedimiento Control de Documentos y GID-02 Procedimiento Control de los Registros respectivamente. Estos procedimientos establecen los lineamientos para la elaboración, socialización, revisión, consulta y conservación de documentos y registros así como los responsables de su aprobación. En los registros GC-01 Listado Maestro de Documentos y GC-03 Listado de formatos y registros, se encuentra el inventario de los documentos y registros con los cuales cuenta el sistema integrado de gestión. Estos listados permiten establecer donde se archivan, el tiempo de retención y conservación en archivo muerto de los documentos y registros del sistema integrado de gestión de la empresa. 4.12 GESTION DEL CAMBIO Para evaluar el impacto que puedan generar los cambios internos (nuevos procesos, cambio en los métodos de trabajo, cambios en infraestructura, generación de nuevos contratos, etc.) o externos (cambios en la legislación, tecnológico, competitivo, de mercado, evolución del conocimiento en seguridad, salud, ambiente y calidad, etc.), sobre la gestión integral (SST, Calidad y Ambiente), ENERGÍA INTEGRAL ANDINA S.A., cuenta con el documento GID-11 Procedimiento Gestión del Cambio. Dependiendo dónde se genere el cambio, el responsable del mismo, debe realizar la evaluación respectiva y consignarla en el Formato GI-28.02 para su posterior autorización y puesta en marcha. El COPASST debe conocer los resultados de la gestión de los cambios evaluados para proponer medidas de prevención y control antes de su implementación. 5. PLANIFICACIÓN 5.1 MARCO LEGAL Con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación aplicable a la empresa, se estableció el procedimiento GID-07 Identificación de Requisitos Legales y Contractuales, en donde se definen los lineamientos para la consulta, actualización y verificación del cumplimiento legal. En las matrices SO-15 Matriz de Requisitos Legales SST y de Otra Índole, GA-07 Matriz de Requisitos Legales Ambientales y GI-32 Matriz de Requisitos Legales Contractuales y Otros, se encuentran relacionada la legislación aplicable a la empresa y su grado de cumplimiento se revisa anualmente por los encargados de SSTA y se da a conocer su grado de implementación en la Revisión por la Dirección. 5.2 IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y VALORACIÓN DE RIESGOS

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ENERGÍA INTEGRAL ANDINA S.A. cuenta con el GSD-03 Procedimiento identificación de Peligros, Evaluación y control de Riesgos en donde se establece la metodología, formatos y responsables de su elaboración, actualización y socialización. Este procedimiento nos permite garantizar la continua identificación de los peligros, valoración de los riesgos y la determinación de los controles, con alcance a todos los procesos, proyectos y áreas de la empresa, por cambios internos y externos, actividades rutinarias y no rutinarias, internas o externas, maquinaria y equipos, en donde intervienen trabajadores directos y/o contratistas, con la participación y compromiso de todos los niveles de la empresa. Establece que debe ser actualizada anualmente o cuando se presente un evento catastrófico o accidente laboral de tipo mortal. Define la jerarquización de los controles a realizar: Eliminación, Sustitución, Controles de ingeniería, controles administrativos y elementos de protección personal y colectiva. 5.3 MEDICIONES DE HIGIENE De acuerdo con los resultados de la matriz de identificación de peligros, se coordina la realización de mediciones de higiene que permitan la valoración cuantitativa de los peligros, para aquellos definidos como “No aceptable” o “Aceptable con control específico” Los resultados de las evaluaciones de higiene realizadas en los diferentes centros de trabajo, son socializados al COPASST que aplique a dicho centro de trabajo, con el fin de que este equipo genere inquietudes o soluciones a los hallazgos presentados. 5.4 DIAGNÓSTICO DE CONDICIONES DE SALUD El diagnóstico de condiciones de salud se realiza anualmente en cada centro de trabajo, con base en los resultados de los exámenes médicos de ingreso y/o periódicos. Este diagnóstico permite establecer las actividades y/o programas de promoción y prevención de la salud así como la actualización de los sistemas de vigilancia epidemiológica, aplicables a cada centro de trabajo, actividades que son incluidas en el formato GI-14 Planificación de actividades que se realiza anualmente. Los exámenes médicos ocupacionales se realizan con base en lo establecido en el documento GHD-03 Evaluaciones médicas ocupacionales y en el formato SO-09 Profesiograma. | 5.5 EVALUACIÓN INICIAL DE LA GESTIÓN EN SST Anualmente, durante el primer trimestre de cada año y a partir de 2019, se realizará la evaluación inicial del SIG en relación a SST, con base en las herramientas establecidas por el Ministerio de

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Trabajo para tal fin. Los resultados de esta evaluación también se tienen en cuenta para la planificación de actividades en SST a realizar por los diferentes centros de trabajo. 5.6 PLAN ANUAL DE TRABAJO El Plan anual de trabajo del SG-SST, se elabora en el primer mes del año con base en la revisión y/o actualización de los siguientes elementos del sistema de gestión: Política integral Actualización de la matriz de identificación de peligros. Resultados de la revisión de la matriz de requisitos legales y de otra índole. Resultados del diagnóstico de condiciones de salud Revisión Gerencial Revisión de indicadores de estructura, proceso y resultado. El plan anual de trabajo es firmado en señal de aprobación, por el responsable del SG-SST y Gerencia General, el profesional de SST hace seguimiento al cumplimiento del plan y lo ajusta cuando sea necesario, especialmente para cumplir nuevos requerimientos legales. 6. GESTIÓN DE LOS RIEGOS - CONTROL OPERACIONAL ENERGÍA INTEGRAL ANDINA S.A. realiza programas y actividades puntuales para el control de los riesgos establecidos como “No aceptable” o “Aceptable con control específico” en la matriz de identificación de peligros. Igualmente cuenta con programas que apoyan la gestión de SSTA en la empresa. A continuación se relacionan los programas que se desarrollan en la empresa y que cada centro de trabajo ajusta a sus prioridades. 6.1 PROGRAMA PARA LA PREVENCIÓN DE CAÍDAS POR TRABAJO EN ALTURAS Teniendo en cuenta las exigencias legales en Colombia sobre protección contra caídas y que este es uno de nuestros riesgos prioritarios, ENERGÍA INTEGRAL ANDINA cuenta con los siguientes documentos que nos garantizan el control de este riesgo. GSD-08 Procedimiento para trabajo en alturas. SO-20 Lista de verificación para trabajo en alturas SO-43 Permiso de trabajo para alturas UNE-01 Lista de chequeo para trabajo en alturas e inspección en terreno UNE-13 Inspección a equipo de trabajo en altura Inspección pre-operacional de equipos de protección contra caídas y sistemas de acceso. Evaluaciones medicas laborales con énfasis en altura, de ingreso y periódicas. Verificación del cumplimiento del programa, a través de la realización de las auditorías

internas integrales.

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6.2 PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL Todos nuestros colaboradores son actores de las vías públicas ya sean como peatones, ciclistas, pasajeros del transporte público y/o conductores de motos y vehículos, razón por la cual se implementó el Plan estratégico de seguridad vial a nivel nacional. Para el diseño, implementación y seguimiento de este plan, se conformó con el Comité de Seguridad Vial, y anualmente se definen diferentes estrategias para su implementación. Dentro de los documentos que soportan este plan, se encuentran: Política de seguridad vial. GLP-02 Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV). Inspección pre-operacional de motos y de vehículos livianos. UNE-56 Formato inspección tráiler UNE-57 Formato inspección casco de moto. Establecimiento de actividades anuales que soportan los cuatro (4) pilares del plan

estratégico: Comportamiento Humano, Infraestructura Segura, Vehículo Seguro y Atención de Víctimas.

6.3 PROGRAMA PARA LA PREVENCIÓN DEL RIESGO PÚBLICO Nuestros colaboradores a nivel nacional, deben realizar sus labores operacionales en barrios, ciudades o zonas consideradas de alto riesgo público o dentro de los contratos establecidos, deben suspender los servicios contratados, también si han sido atacados por los usuarios, razón por la cual la empresa ha diseñado e implementado para el control de riesgo público. El documento GSP-09 Protocolo de riesgo público, contiene los lineamientos para actuar en caso de: Robo, atraco, paseo millonario y taxis piratas, intoxicación por escopolamina, secuestro, robo de vehículos y terrorismo. 6.4 CONTROL DEL RIESGO ELÉCTRICO Se cuenta con un procedimiento GSD-05 para el trabajo seguro con energía eléctrica. Este documento contempla además de las acciones a realizar en caso de presentarse un incidente eléctrico, las normas y lineamientos para realizar un trabajo seguro en instalaciones eléctricas. Para lograr el compromiso con el autocuidado y prevención de lesiones por este riesgo, actualmente se está actualizando el procedimiento con visita a terreno por un especialista para validar la exposición al riesgo presente en los diferentes proyectos de la Organización. 6.5 PROGRAMA SEGURIDAD, ORDEN Y LIMPIEZA (SOL) En el programa SOL se contemplan actividades como inspección a los puestos de trabajo,

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campañas anuales, capacitaciones y registro de las actividades. Este programa contribuye a mantener los puestos de trabajo, ordenados y limpios, así como a la cultura de bienestar laboral. 6.6 ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Se cuenta con el documento GSD-06 Procedimiento entrega, reposición y disposición final de la dotación y EPP. Además se cuenta con los siguientes formatos SO-14 Entrega de EPP y dotación SO-35 Matriz de Necesidades de EPP SO-29 Inspección de EPP UNE-11 Inspección de EPP

6.6 INSPECCIONES DE SEGURIDAD Con el fin de prevenir los incidentes y accidentes laborales, en cada una de las sedes se realizan inspecciones de seguridad a instalaciones, maquinaria y equipos incluidos los relacionados con prevención y atención de emergencias, para lo cual se utilizan los siguientes documentos y formatos: UNE-03 Visita frente de trabajo. UNE-11 Inspección EPP. UNE-12 Inspección Escaleras terreno. UNE-13 Inspección a equipo de trabajo en alturas: Arnés. UNE 51 Inspección y evaluación de herramientas. SO-03 Programa de inspecciones gerenciales. GD-01 Formato de inspección gerencial. SO-12 Inspección de arnés. SO-13 Inspección de escaleras. SO-23 Inspección y control de extintores. SO-24 Inspección de elementos para primeros auxilios. SO-25 Inspección pre-operacional de equipos y herramientas manuales. SO-26 Inspección pre-operacional de equipos y herramientas críticas. SO-29 Inspección de EPP SO-31 Inspecciones de Seguridad y Salud en el Trabajo GL-25 Programa de mantenimiento GL-16 Inspección preoperacional vehículos GL-17 Inspección preoperacional motos GL-28 Revisión periódica vehículos GL-29 Revisión periódica motos GL-30 Lista de chequeo montacargas SO-46 Inspección montacargas y estibadora SO-58 Inspección trajes aislantes

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SO-59 Inspección preoperacional equipos y herramientas

En el GSP-10 Programa de inspecciones se definen las diferentes responsabilidades y funciones de los colaboradores de la compañía en relación a la ejecución, cumplimiento de las inspecciones de trabajo, además, se establecen las medidas a tomar y las acciones a seguir ante un hallazgo durante la aplicación de las mismas. Los reportes de condiciones peligrosas realizados por Don Prudencio son entradas para el programa de mantenimiento de instalaciones. 6.7 PLAN DE EMERGENCIAS A fin de disminuir las pérdidas humanas y materiales, así como de estar preparados para atender emergencias de tipo natural, tecnológico o humano, cada una de la sedes cuenta con su documento Plan de Emergencias con sus respectivos anexos como: información general del plan de emergencias, análisis de vulnerabilidad y planes operativos normalizados. Anualmente se incluyen dentro de la planificación de actividades de la brigada, las capacitaciones de las brigadas, así como las inspecciones de los equipos para atender una emergencia. Las brigadas cuentan con dotación básica para atender una emergencia: Linterna, cordino, pito, guantes quirúrgicos, tapabocas, gafas, guantes de agarre y el distintivo de identificación (chaleco, gorra o brazalete). En el anexo 1 del plan de emergencias, se encuentran el inventario de los equipos (extintores, camillas, botiquines, etc.) con los cuales cuenta la empresa para atender una emergencia. 6.8 SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA (S.V.E) PARA LA PREVENCIÓN DE ENFERMEDADES 6.8.1. S.V.E DE DESORDENES MUSCULO-ESQUELÉTICOS Con el fin de disminuir la probabilidad de aparición de desórdenes músculo – esqueléticos en nuestros colaboradores expuestos a riesgo biomecánico por carga física, Energía Integral Andina S.A. cuenta con el GSP-07 Programa de Vigilancia Epidemiológico en Prevención de Desórdenes Músculo Esqueléticos. El documento contiene el alcance del programa, las responsabilidades de implementación y las acciones que se implementan para prevenir este tipo de lesiones. Las actividades específicas que se deben realizar anualmente, se especifican en GI-14 Planificación de Actividades. 6.8.2. S.V.E RIESGO QUÍMICO

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En la planta de fabricación de baterías industriales ubicada en la ciudad de Manizales se manipulan diversas sustancias químicas empleadas en el proceso de fabricación de acumuladores industriales. Para prevenir la aparición de enfermedades laborales se desarrolla el S.V.E de riesgo químico GSP-15, el cual contempla las actividades tendientes a cumplir con los objetivos planteados. Entre las acciones realizadas dentro de este programa se cuenta con inventario de sustancias químicas, capacitaciones, entrega de EPP y mediciones higiénicas de plomo y ácido sulfúrico tomando acciones tendientes a la prevención de enfermedades laborales. Para el conocimiento y manipulación de sustancias químicas la empresa cuenta con las fichas de seguridad de las sustancias químicas que utiliza. 6.9 CONTROL DEL RIESGO PSICOSOCIAL Dando cumplimiento a la Resolución 2646/2008, anualmente la empresa establece y desarrolla diferentes actividades tendientes a la gestión del riesgo psicosocial, definidas con base en los resultados del análisis del perfil socio-demográfico y el diagnóstico de condiciones de salud. Estas actividades son lideradas conjuntamente entre Gestión Humana y SST, tales como: Semana de la salud. Cada sede define la fecha de su realización, gestionando el apoyo

de diferentes entidades como la EPS, Fondo de Pensiones, ARL, Cajas de Compensación Familiar, principalmente.

Celebración de fechas especiales. Permiten la integración de los trabajadores. Dentro de las fechas especiales que se celebran están: Día de la mujer, día de la madre, día del padre, cumpleaños de fundación de la empresa, amor y amistad, día de los niños (Halloween) y reunión de cierre de año.

Actividades específicas resultantes de la evaluación del riesgo psicosocial. Las cuales se determinan cuando se realice esta valoración a nivel nacional y se incluyen en el Plan de trabajo anual.

6.10 PROGRAMA DE SANEAMIENTO BÁSICO AMBIENTAL 6.11 ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DE LA SALUD Se tiene contemplado desarrollar actividades de promoción y prevención en conjunto con las diferentes EPS a las cuales se encuentra afiliado el personal de la empresa, cajas de compensación, ARL y entidades privadas, estas actividades se realizarán teniendo en cuenta el diagnóstico de condiciones de salud generado por las IPS donde se practican los exámenes médicos ocupacionales y principales causas de ausentismo por enfermedad general.

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Estas actividades comprenden: Prevención de riesgo cardiovascular: Cálculo índice masa corporal, charla nutrición Prevención enfermedades del sistema visual Charlas de prevención de estrés y relajación Prevención de consumo de drogas y cigarrillo Prevención lesiones osteomusculares Prevención enfermedades respiratorias Estilos de vida saludable Prevención enfermedades del sistema endocrino Prevención Sistema auditivo 6.12 MANEJO DE RESIDUOS Le organización realiza la correcta disposición de residuos resultantes de sus operaciones a nivel nacional cumpliendo con la legislación ambiental vigente, estableciendo mecanismos para controlar la generación de residuos e impactos ambientales. Los lineamientos para la disposición adecuada de residuos están contemplados en los documentos GAP-03 Programa Gestión Integral de Residuos Sólidos Convencionales y GAP- 04 Programa Gestión Integral de Residuos Peligrosos. 6.13 READAPTACIÓN DE FUNCIONES Y REUBICACIÓN LABORAL Se cuenta con el GSP-03 Programa de rehabilitación integral y reincorporación ocupacional y laboral con el fin de establecer los lineamientos para el reintegro laboral de aquellos trabajadores que presentan recomendaciones médicas por accidentes de trabajo, enfermedades laborales, enfermedades o accidentes de origen común y requiera el ajuste de sus actividades laborales. Para garantizar su implementación se cuenta con el formato SO-57 seguimiento a trabajadores con restricciones o recomendaciones médicas. 7. COMPRAS Y CONTRATACIÓN ENERGÍA INTEGRAL ANDINA S.A. tiene establecido criterios de calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas. Para garantizar el cumplimiento a todo lo relacionado con compras y contratación, se establecieron los siguientes documentos:

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GLD-01 Procedimiento de compras, selección, evaluación y revaluación de proveedores. GLP-04 Política de aprovisionamiento sostenible GL-01 Selección y evaluación de proveedores de productos y/o servicios GL-04 Selección y evaluación de contratistas GL-06 Reevaluación de contratistas. 8. VERIFICACIÓN 8.1 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES, ACCIDENTES Y/O ENFERMEDAD LABORAL Se cuenta con los siguientes documentos para dar cumplimiento a este requisito del sistema, los cuales establecen los responsables, tiempos y formatos para la elaboración de la investigación de los incidentes, accidentes, enfermedad de tipo laboral o ambiental. GSD-01 Procedimiento investigación de incidentes y accidentes de trabajo SO-05 Investigación de incidentes de trabajo GA-13 Reporte de incidentes ambientales. La investigación de los incidentes, accidentes y/o enfermedad laboral permite, entre otras las siguientes acciones: Identificar y documentar las deficiencias del Sistema Integrado de Gestión, para que sean

fuente en la implementación de las acciones preventivas, correctivas y de mejora necesarias. Informar de sus resultados a los trabajadores directamente relacionados con sus causas o

con sus controles, para que participen activamente en el desarrollo de las acciones preventivas, correctivas y de mejora;

Informar a la Gerencia sobre el ausentismo laboral por incidentes, accidentes de trabajo y

enfermedades laborales; Alimentar el proceso de Revisión que haga la Gerencia de la gestión en calidad, ambiente,

seguridad y salud laboral para que se consideren también en las acciones de mejora continua.

Los planes de acción resultantes de la investigación de eventos de tipo grave o mortal, seguirán el tratamiento establecido en los documentos GID-03 Procedimiento de acción correctiva y GID-04 Procedimiento de acción Preventiva y de Mejora. 8.2 AUDITORIAS ENERGÍA INTEGRAL ANDINA S.A. realiza anualmente auditoría a su sistema de gestión integrado, lo cual le permite verificar el cumplimiento de requisitos, la implementación y mejora del mismo.

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Anualmente se establece el calendario de auditorías (GI-08), en donde se relaciona a que sistema corresponde, el proceso a auditar, el auditor, las fechas, el control de ejecución y el número de No conformidades encontradas. Este calendario es realizado anualmente por el Jefe de Gestión Integral y avalado por el comité de Auditores y el COPASST. Adicionalmente se cuenta con los siguientes documentos: GID-05 Auditorías Internas. GI-07 Desempeño de auditores GI-08 Calendario control de auditorías GI-09 Plan de auditoría GI-10 Reporte de auditoría GI-16 Matriz competencia para auditores Dentro de este calendario se establece la realización de la auditoria anual al SG-SST por parte de un proveedor externo, los resultados son divulgados al COPASST. 8.3 ACCIÓN CORRECTIVA, PREVENTIVA Y DE MEJORA Para garantizar que se definan e implementen acciones correctivas, preventivas y de mejora, la empresa cuenta con los documentos: GID-03 Procedimiento de acción correctiva y GID-04 Procedimiento de acción Preventiva y de Mejora, generadas con base en los resultados de la supervisión y medición de la eficacia del Sistema de Gestión, de las auditorías y de la revisión por la Gerencia. Estas acciones entre otras, están orientadas a: Identificar y analizar la causa raíz de las No conformidades del sistema de gestión, La adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y documentación de las

medidas preventivas y correctivas. Los formatos que complementan el cumplimiento de este elemento son: GI-05 Reporte de acción correctiva, preventiva o de mejora. GI-06 Monitoreo a la implementación de las acciones correctivas y preventivas. 8.4 INDICADORES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Para evaluar la eficacia del sistema de gestión, ENERGÍA INTEGRAL ANDINA S.A., ha

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establecido indicadores de estructura, proceso y resultado. A cada indicador se le establecieron las siguientes variables: Definición del indicador; Interpretación del indicador; Límite para el indicador o valor a partir del cual se considera que cumple o no con el resultado

esperado (meta) Método de cálculo; Fuente de la información para el cálculo; Responsable del cálculo y de su análisis Periodicidad del reporte (frecuencia de medición) Personas que deben conocer el resultado.

Entre los registros de indicadores que anualmente se llevan se determinan: frecuencia de accidentalidad, severidad de la accidentalidad, proporción de accidentes mortales, prevalencia de la enfermedad laboral, incidencia de la enfermedad laboral y ausentismo por causa médica. 9. MEJORAMIENTO 9.1 REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN La revisión del sistema de gestión integrado por la Alta Dirección es realizada anualmente conforme a los lineamientos establecidos en la legislación colombiana relacionada con seguridad y salud laboral, así como en las normas de calidad y ambiente. Para garantizar el cumplimiento de este requerimiento, la empresa tiene establecido que esta revisión quede registrada en el Acta de reunión Revisión por la dirección. Los resultados de la revisión por la dirección son presentados al COPASST por parte de los responsables de SST. 9.2 MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA

Como fuentes de información para garantizar el mejoramiento del sistema integrado de gestión, se relacionan a continuación y son la base para la planeación del siguiente año: El cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión. Los resultados de la intervención en los peligros y los riesgos priorizados, aspectos e impactos

ambientales críticos e identificación de necesidades y expectativas del cliente. Los resultados de la auditoría y revisión del Sistema Integrado de Gestión, incluyendo la

investigación de los incidentes, accidentes y enfermedades laborales.

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La participación de los trabajadores en los temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestión.

Los resultados de los programas de promoción y prevención. El resultado de las inspecciones realizadas por Gerencia. Los cambios en legislación que apliquen a la organización.

JOSUÉ NEFTALÍ VALERO CAMARGO

REPRESENTANTE LEGAL

LEONARDO RAMÍREZ SÁNCHEZ

Responsable del SG-SST

LIC. No. 10836 Del 29 de Septiembre del 2014

16. REFERENCIA DE CAMBIOS REALIZADOS A ESTE DOCUMENTO

Versión Nº

Fecha de Aprobación

Sección(es)

Resumen(es) Año Mes Día

01 2011 Agosto 22 N/A Documento original.

02 2013 Enero 30 2.5 - 2.6

5.6 6

Se eliminaron dos objetivos y metas correspondientes al programa. Se incluyó el reglamento de trabajo. Inclusión del Decreto Ley 1295 de 1994.

03 2014 Abril 11 N/A Se modifica nombre de ARL COLPATRIA por ARL MAPFRE

04 2015 Mayo 15 4.1-6

Se modifica vigencia del COPASST. Se actualiza la generación de nuevo programa de riesgo prioritario. Se actualiza requisitos legales por revisión externa de matriz de requisitos legales.

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05 2018 Febrero 8 Todo el

documento

Se ajusta todo el documento para establecerlo como manual del SG-SST e incluir todos los elementos definidos en el Decreto 1072 de 2017.

06 2019 Julio 30 Todo el

documento

Se ajusta el documento con las modificaciones de programas, procedimientos y formatos.

07 2019 Septiembre 30 Todo el

documento

Se ajusta el documento con las modificaciones de programas, procedimientos y formatos. Se verifica cumplimiento de acuerdo a la Resolución 0312 de 2019.

INDICÉ DE ANEXOS

CÓDIGO DEL DOCUMENTO: GSP-01 FECHA: 2011/Agosto/22

TITULO DEL DOCUMENTO: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

MODIFICACIÓN VIGENTE: 2019/Septiembre/30

IDENTIFICACIÓN DEL ANEXO

FORMATO

DESCRIPCIÓN

ACTUALIZACIÓN PÁG. DE

año mes día

A Relación de objetivos y metas 2018 02 08 B Centros de trabajo 2019 09 30 C Recursos técnicos 2018 02 08

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Anexo A

Relación Política, Objetivos, Indicadores

OBJETIVOS GLOBALES PROCESOS OBJETIVOS DE PROCESOS INDICADORES

Cumplir los requisitos legales aplicables y otros

Gestión ambiental Planear y ejecutar actividades para mantenimiento y

Cumplimiento de requisitos legales ambientales

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suscritos por la organización

mejoramiento del Sistema de Gestión Ambiental

Gestión SST

Planear y ejecutar actividades para mantenimiento y

mejoramiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo

Cumplimiento de requisitos legales de SST

Contractuales y requisitos del negocio

Gestión Jurídica

Velar por el cumplimiento de la normatividad aplicable a la organización, brindando oportuna asesoría en aspectos jurídicos, administrativos y todos los procesos del SGI.

Demandas en curso

Demandas Falladas

Conciliaciones Presentadas

Conciliaciones Resueltas

Aumentar la satisfacción del cliente

Gestión Comercial

Gestionar actividades para la consecución de pedidos/ventas, cumpliendo con los requisitos establecidos por el cliente procurando el sostenimiento económico de la organización.

Promedio de satisfacción del cliente

Fortalecer la competencia del personal

Gestión humana

Gestionar el capital humano para EIASA, a través de los proceso de selección, capacitación, evaluación de desempeño y bienestar empresarial del personal directivo, profesional, administrativo y operativo requerido por los diferentes departamentos, contribuyendo de esta manera, en el proceso de adaptación al entorno laboral y el desarrollo integral del personal

Cobertura Capacitaciones

Cumplimiento de Capacitaciones

Evaluación de desempeño

Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles

Gestión de SST

Planear y ejecutar actividades para mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Cumplimiento del plan anual de trabajo

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Fomentar la Seguridad y Salud en el Trabajo al igual que las acciones ambientales

Gestión Ambiental

Planear y ejecutar actividades para mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión Ambiental

Reducción de consumo energía eléctrica

Reducción de consumo agua

Separación adecuada de residuos

Gestión de residuos peligrosos dispuestos

Incidentes ambientales

Gestión SST

Planear y ejecutar actividades para mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Índice de frecuencia

Índice de severidad

Índice de lesiones incapacitantes

Indicadores del SG-SST

Promover acciones de mejoramiento dentro del Sistema de Gestión Integral

Gestión servicios

Ofrecer al Cliente, calidad en los servicios de instalación de repuestos o re-cambios de piezas, mantenimientos preventivos y correctivos, reparación y asistencia técnica, Post-venta, garantía y demás servicios asociados al soporte técnico de los sistemas integrales de Energía Integral Andina S.A.

Tiempo de atención de solicitudes

Porcentaje de cumplimiento de mantenimiento

Garantías otorgadas

Gestión operaciones

Realizar la ejecución de los proyectos de acuerdo a la planificación. Programar las labores de gestión de los recursos para alcanzar las metas del proyecto con excelente calidad de servicio optimizando los recursos técnicos y financieros. Gestionar el proceso de liquidación y control de la

Efectividad en Implementación de proyectos

Eficiencia en la ejecución de presupuesto de proyectos

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información para cada orden de trabajo ejecutada.

Gestión compras y logística

Establecer e implementar disposiciones eficaces para garantizar que los productos y servicios adquiridos cumplen con las especificaciones exigidas por la organización.

Selección y evaluación de Proveedores Materiales

Servicios

Gestión Administrativa

Lograr la eficiencia en la administración de la organización a través de una eficaz coordinación; garantizando el control de la gestión integral en los procesos y proyectos, desarrollados e implementados por EIASA

Cumplimiento de ejecución inspecciones gerenciales

Gestión de Ingeniería

Generar ofertas, analizando y verificando la viabilidad técnica y operativa de las diferentes cotizaciones, licitaciones y ofertas por parte de los clientes.

Efectividad ofertas presentadas a tiempo

Efectividad ofertas Adjudicadas

Gestión de Calidad

Planear las actividades para mantenimiento y mejoramiento del S.G.C y determinar el grado de no conformidad del Sistema con los criterios establecidos en la NTC ISO 9001, evaluar su capacidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales, reglamentarios y evaluar su eficacia.

Eficiencia en la medición de los procesos

Eficiencia en planificación anual del sistema

Gestión Integral

Garantizar la implementación, el mantenimiento y la mejora continua a los procesos del sistema Gestión Integral

Porcentaje de cumplimiento del programa de auditorías

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(Calidad, Ambiental y SST) en la organización.

Gestión de Calidad

Planear las actividades para mantenimiento y mejoramiento del S.G.C y determinar el grado de no conformidad del Sistema con los criterios establecidos en la NTC ISO 9001, evaluar su capacidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales, reglamentarios y evaluar su eficacia.

Eficacia de acciones correctivas y preventivas tomadas

Toma de acción preventiva

Gestión Administrativa

Lograr la eficiencia en la administración de la organización a través de una eficaz coordinación; garantizando el control de la gestión integral en los procesos y proyectos, desarrollados e implementados por EIASA

Eficacia del SGI (Promedio de las eficacias de los procesos)

Gestión Financiera Lograr la efectividad en la administración de los recursos de la organización

Ejecución de presupuesto

Anexo B

CENTRO DE TRABAJO RIESGO No. TRABAJADORES

AGUACHICA 2,436 9

APARTADO 2,436 39

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CAUCASIA 2,436 10

MEDELLÍN 6,960 20

PLANTA MANIZALES 4,35 38

TELECOMUNICACIONES BARRANCABERMEJA 2,436 81

TELECOMUNICACIONES BOGOTA 2,436 248

TELECOMUNICACIONES BARRANQUILLA 2,436 202

TELECOMUNICACIONES BUCARAMANGA 2,436 173

TELECOMUNICACIONES CÚCUTA 2,436 38

TELECOMUNICACIONES DORADA 2,436 46

TELECOMUNICACIONES MEDELLÍN 2,436 756

TELECOMUNICACIONES MEDELLÍN 4,350 VARIABLE

TELECOMUNICACIONES MONTERÍA 2,436 205

TELECOMUNICACIONES SANTA MARTA 2,436 45

TELECOMUNICACIONES SINCELEJO 2,436 74

TELECOMUNICACIONES URABÁ 2,436 112

TELECOMUNICACIONES VALLEDUPAR 2,436 68

ADMINISTRATIVOS BOGOTÁ 0,522 41

SOPORTE TECNICO BOGOTÁ 1,044 12

Anexo C

RECURSOS TÉCNICOS PARA IMPLEMENTACIÓN SG-SST

RECURSO CANTIDAD UBICACIÓN

Responsables de la ejecución del SG-SST

4 Bogotá

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1 Medellín


1 Cartagena


1 Bucaramanga


1 Barranquilla

Responsables de la ejecución del SG-SST 1

1 Montería

Responsables de la ejecución del SG-SST 1

1 Manizales

Sala de Juntas y/o capacitaciones 8 En todas las sedes

TV 8 En todas las sedes

Internet En las diferentes sedes

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

8 En las diferentes sedes

Comité de Convivencia Laboral 1 Bogotá

Comité de Seguridad vial 1 Bogotá-Medellín

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