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gobierno kional de Ica PROYECTO ESPECIAL TAMBO - CCARACOCHA

(PETACC)

DI E WIVA:

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PETACC

P9taBoc CCARACOCHA

ICA, SET 2008

DIRECTIVA N° 001 - 2008-GORE-ICA-PETACC/OPP

NORMAS PARA FORMULAR LAS COMUNICACIONES ESCRITAS Y MENSAJES ELECTRÓNICOS EN EL PROYECTO ESPECIAL TAMBO CCARACOCHA

FORMULADA: Oficina de Presupuesto y Planificación

FECHA Ica, 22 de setiembre de 2008

I.- OBJETIVOS

Establecer los procedimientos que permita la adecuada y oportuna elaboración de las comunicaciones escritas internas y externas, y mensajes electrónicos, entro de las unidades orgánicas del Proyecto Especial Tambo Ccaracocha y aquellas que sean remitidas en el entorno inmediato y mediato d el< Entidad. .

- Lograr que cada trabajador sea partícipe de la responsabilidad y confidencialidad de las comunicaciones escritas.

II.- FINALIDAD

Uniformizar la formulación y el flujo de las comunicaciones escritas en el PETACC.

Contar con un instrumento que sirva de orientación a los trabajadores del PETACC para la correcta elaboración de los documentos administrativos.

BASE LEGAL

a) Ley N° 11323 que reglamenta el uso obligatorio del Escudo Nacional en documentos oficiales — reparticiones del Estado.

b) Ley N° 27783, Ley de Bases de la Descentralización, c) Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales d) Decreto Supremo N° 021-90-MIPRE y Decreto Legislativo N° 556-90 que crea

el Proyecto Especial Tambo Ccaracocha como un órgano descentralizado del Instituto Nacional de Desarrollo.

e) Decreto Supremo N° 021-2003-VIVIENDA, que transfiere el Proyecto Especial Tambo Ccaracocha del Instituto Nacional de Desarrollo al Gobierno Regional de Ica. Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución Ejecutiva Regional N° 0594-2004-GORE-ICA/PR, que aprueba el Reglamento de organización y Funciones del PETACC. Decreto Supremo N° 003-2008-PCM, que prohibe el uso de la denominación de los Ministerios y Organismos Públicos Descentralizado, así como de las siglas y logos institucionales sin la autorización respectiva. Directiva Regional N° 008-2006-GORE-ICA/PR-GRPPAT-SGDS "Normas para la Utilización de Siglas que Identifiquen a los Órganos y Dependencias del Gobierno Regional de loa".

j) Directiva Regional N° 0003-2008-GORE-ICA/PR-GRPPAT-SGDS "Normas para Formular las Comunicaciones Escritas en el Gobierno Regional de Ica"...

IV.- ALCANCE

Están comprendidos y obligadas al cumplimiento de la presente Directiva, todas la Unidades Orgánicas que conforman el Proyecto Especial Tambo Ccaracocha del Gobierno Regional de Ica.

V.- NORMAS GENERALES

5.1 El Proyecto Especial Tambo Ccaracocha es un órgano descentralizado del Gobierno Regional de Ica que posee autonomía técnica, económica, financiera y administrativa, y depende de la Presidencia Regional.

5.2 Las Comunicaciones Escritas son documentos administrativos que permiten el enlace interno de las Unidades Orgánicas que conforman el Proyecto Especial Tambo Ccaracocha, y externo con las Entidades Públicas y Privadas.

5.3 Las Comunicaciones Escritas son de carácter formal que se utilizan en la Administración Pública, que nos permite cumplir obligaciones y gozar derechos reconocidos.

5.4 La redacción de las Comunicaciones Escritas deben ser breves, directas, precisas y claras; de fácil lectura y comprensión.

5.5 Las Comunicaciones Escritas de carácter externo serán suscritas por el Gerente General, como: Resoluciones Gerenciales, Directivas Generales; Informes a la Presidencia del Gobierno regional Ica y Convenios, Contratos y Addendas con la Cooperación Técnica Internacional y con otras Entidades Públicas y Privadas; así como con Oficios, Oficios Múltiples, Cartas y otros documentos que por su naturaleza requieran la firma del mismo; funciones que están de acuerdo con el reglamento de Organización y Funciones (ROF).

Las Comunicaciones Escritas de carácter interno serán suscritas por los siguientes funcionarios:

5.6.1 El Presidente del Consejo Directivo rubricara: Acuerdos y otros documentos que por su naturaleza requiera la firma del mismo.

5.6.2 El Gerente General rubricará: Resoluciones Gerenciales, Directivas e Informes al Consejo Directivo; y a las Direcciones y Oficinas del PETACC se comunicará mediante Memorandos, Memorandos Múltiples y otros documentos que por su naturaleza requiera la firma del mismo.

5.6.3 Los Directores y Jefes de Oficina del PETACC rubricarán: Resoluciones Gerenciales, Directivas de Órgano, Informes, Oficios, Oficios Múltiples, Memorandos, Memorandos Múltiples y otros documentos que por su naturaleza requieran la firma del mismo.

5.6.4 Los Jefes de Unidades Orgánicas del PETACc rubricarán informes, Memorandos y Memorandos Múltiples.

2

5.7 Cuando se trate de Comunicaciones Escritas tanto internas como externas, en caso de ausencia del titular por más de 10 días, firmará por delegación el Director y/o Servidor encargado vía acto resolutivo.

5.8 Las Comunicaciones Escritas externas originadas por la Unidad Orgánica del PETACC, para la firma del Gerente General, llevará el visto bueno (firma corta) en las copias en señal de conformidad de dicha comunicación.

Ejemplo: Un oficio elaborado por la Dirección de Estudios para la firma del Gerente General deberá ser visado en las copias por el Director de dicha dirección.

5.9 Las comunicaciones escritas internas deben ser rápidas y sucintas al tema específico.

Ejemplo: Informes para hacer conocer las acciones realizadas. Oficios para comunicar y coordinar acciones Memorandos para ordenar una disposición.

En las Comunicaciones Escritas, en caso que se justifiquen, podrán utilizarse los rótulos de "URGENTE" o "MUY URGENTE"

Ningún documento de gestión institucional (Plan Operativo Institucional, Reglamento de organización y Funciones, Manual de Organización de Funciones, Memorias, Planes, Programas, Proyectos, Expedientes Técnicos, Estudios, etc) podrán ser divulgados antes de su aprobación bajo responsabilidad de la jefatura correspondiente.

5.12 En aplicación del Numeral 4.2, del Artículo 4, del Capítulo I, del título I de la Ley 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, los documentos de gestión deben ser visados por el responsable de la unidad orgánica que los enunció.

5.13 En virtud e la Ley N° 27806, toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información que posee o produzca la Entidad, la misma que será dirigida y entregada por el funcionario designado para realizar dicha labor y de acuerdo al procedimiento aprobado.

14 Toda información oficial considerada como confidencial, se ampara a lo estipulado en las Leyes N° 27806 y 27927 no será de acceso público.

5.15 Las comunicaciones escritas externas e internas deberán mantener su privacidad en relación al asunto que los han originado.

5.16 La emisión de las Comunicaciones Escritas deben cumplir con los principios de simplicidad, celeridad y eficacia, y aquellas personas que demoren, obstaculice o se abstuviesen en el procedimiento de las mismas, sin la debida justificación, incurren en responsabilidad.

5.17 En todos las Comunicaciones Escritas de carácter externo se debe considerar el Logo del Gobierno Regional de Ica.

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VI. MECÁNICA OPERATIVA

6.1 Partes de las Comunicaciones Escritas

Toda Comunicación Escrita tiene las siguientes partes: Encabezamiento, Texto y Término.

a) Encabezamiento: Es la parte externa superior del documento y comprende las siguientes partes: Membrete, denominación del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y referencia.

i) Membrete: Es la inscripción que identifica al Proyecto Especial Tambo Ccaracocha del Gobierno Regional lea, institución que remite el documento. Toda comunicación escrita de carácter externa debe llevar el membrete de la forma siguiente:

Gobie. rno Regional - Ica Pro>ecto Especial Tambo Ccaracocha

ii) Denominación del Año: Se ubica en la parte céntrica superior de la hoja, se escribe con mayúscula y entre comillas, se utiliza para las comunicaciones escritas oficiales y oficios internos. Sólo para el presente año se incluirá el párrafo: "Año de la reconstrucción y Desarrollo Social de la Región"

iii) Lugar y Fecha: Todas las comunicaciones escritas deben llevar el nombre de la ciudad donde se origina el documento y fecha de su formulación

iv) Código: Es la parte que individualiza el documento e identifica el tipo de institución u unidad orgánica remitente. Al identificar el tipo de comunicación escrita se anotará con letras mayúsculas, seguido del número correlativo que le corresponde integrado por tres dígitos, y el año calendario en que se curse, así mismo las Siglas de la institución cuando la documentación sea de carácter externo, seguido de la unidad orgánica que lo genera

Ejemplo: Para la Gerencia General

OFICIO N° - 2008- GORE-ICA-PETACC/GG

Ejemplo: Para las Direcciones y Oficinas (Dirección de Estudios)

OFICIO N° - 2008- GORE-ICA-PETACC/DE

Ejemplo: Para las Unidades (Unidad de Contabilidad, Tesorería y Control Presupuestal)

4

OFICIO N° - 2008- GORE-ICA-PETACC/DA-UCTyCP

y) Destinatario: Es la parte que identifica a la persona, entidad o unidad orgánica a quien dirigimos el documento.

Ejemplo:

SEÑOR: ING. JORGE MEDINA ROSELL Director de Estudios - PETACC

vi) Asunto: Es el resumen o síntesis del contenido de la comunicación escrita.

Ejemplo:

ASUNTO: Remito Informe Ejecución Presupuestal I Trimestre 2008

vii) Referencia: es la identificación del documento que contiene los antecedentes del documento que se elabora.

Ejemplo:

REFERENCIA: Oficio N° 020-2008-GORE-ICA-PETACC/GG.

b) Texto: Es la parte central y principal de todo documento, y se dividen en secciones cuya cantidad y denominación depende de la clase o tipo de documento. Cuando se redactan documentos de relativa complejidad como informes o directivas se debe emplear el sistema de identificación de divisiones, pudiendo ser el numérico o numérico literal

c) Término: Es la parte final de las comunicaciones escritas, esta integrado por las siguientes partes:

- Antefirma: Es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha concluido la redacción del texto de un documento administrativo.

Ejemplo:

Atentamente.

Firma: Comprende el nombre, apellido y la rúbrica de la persona que autoriza la comunicación escrita; la cual va sobre la posfirma.

Posfirma: es la que identifica al responsable de la comunicación escrita. Los servidores que no tienen cargo, la posfirma comprende solamente sus nombres y apellidos.

Ejemplo:

5

Proyecto Especial Tambo Ccaracocha PETACC

Dirección de Administración

Ing. Helmuth Mujica Catacora Director

Sello: Es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se envía; refrenda la firma del responsable de la comunicación. Es usado el sello de posfirma oficial para evitar el mecanografiado de los datos de la persona que autoriza el documento

Anexo o Adjunto: Es la parte opcional que se emplea únicamente cuando el documento que remitimos tiene necesidad de acompañar objetos u otros documentos, como recibos, facturas, testimonios, etc., para sustentar la información que se proporciona.

Ejemplo:

Anexo: Documento anillado que contiene el Informe Sustentatorio

Con Copia: Es la parte que identifica a las autoridades, dependencias, unidades orgánicas o servidores a quienes se envían copias del documento que se redacta.

Ejemplo: Copia para la Dirección de Asesoría Jurídica.

C.c. DAJ

Pie de Página: Es la parte que identifica a las direcciones geográfica y electrónica del PETACC.

Ejemplo:

Conde de Nieva N° 393 — Urb. Luren — Ica Telef. (056) 23 3040 www.petacc.gob.pe

Las partes de las comunicaciones escritas se presentan en el Anexo N° 1.

6.2 Presentación Formal de la Comunicación Escrita

Toda comunicación escrita debe conservar una adecuada presentación; para ello, se debe tener en cuenta el papel y los márgenes a utilizar:

6.2.1. Tipo de Papel

El Papel que se utilizaran para la elaboración de los documentos Administrativos en el ámbito del Proyecto Especial Tambo Ccaracocha será de tipo bond blanco sin rayas con un peso de 80 y/o 75 grs. y tamaño A-4

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COMUNICACIONES ESCRITAS DE MAYOR USO

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La comunicación escrita puede abarcar la cara reversa de la hoja utilizada.

6.2.2. Márgenes

Son los espacios en blanco que se dejan alrededor de los escritos Las dimensiones de los márgenes se establecen teniendo en cuenta el papel:

Papel A-4

Recibe la denominación de papel oficial y mide 297 mm x 210 mm, se utiliza para Oficios, Informes, Cartas, Directivas, Resoluciones, Memorandos, Citaciones u otros documentos breves; los márgenes que se utilizan son:

SUPERIOR :10 espacios o 4.50 cm. IZQUIERO :20 espacios horizontales o 4.50 cm. DERECHO :12 espacios horizontales o 2.50 cm. INFERIOR :5 espacios verticales o 2.00 cm.

6.2.3. Estilo de Redacción:

En la redacción de las comunicaciones escritas se utilizará el estilo de bloque extremo, el cual empieza en el margen izquierdo, a excepción del nombre del año que mantiene su ubicación céntrica superior. Asimismo deberá de emplearse la letra ARIAL 11.

6.2.4. Numeración de la segunda página y de las siguientes:

En el caso de emplear dos o más páginas en la redacción de un documento administrativo su numeración debe realizarse a partir de la segunda página, dando por sobreentendida la numeración de la primera página y de aquellas que indician capitulo.

La numeración de las páginas debe ser simple es decir con números arábigos entre guiones, siendo su ubicación en la parte céntrica de la hoja. (Inferior o Superior)

Las comunicaciones escritas de mayor uso en el Gobierno Regional de Ica son:

a) Oficio

El oficio es un documento de carácter oficial que son utilizados en las Instituciones Publicas y Privadas con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, consultar, responder, remitir documentos, pedir información agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.

El oficio se difunde en dos niveles:

7

A nivel externo, es decir fuera de la institución y A nivel interno dentro de ella (Anexo 02)

b) Oficio Múltiple

Son documentos con contenidos idénticos al oficio, que se remiten en forma simultánea a varios destinatarios para comunicar acciones o cualquier otra información. (Anexo 03)

c) Informe

Es una comunicación destinada a presentar de manera clara y pormenorizada el resumen de los hechos o actividades pasadas o presentes de hechos previsibles partiendo de datos ya comprobados.

Aunque esencialmente se componga de datos el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor así como sus condiciones y recomendaciones en tomo al problema que los motiva que va de nivel inferior al superior.

Según los casos:

Puede ser breve y pormenorizado, puede ser elaborado y firmado por más de una persona e ir acompañado de cuadros, fotografías, videos, testimonio, etc.

Los Informes pueden ser clasificados:

Ordinarios Extraordinarios Técnicos

i) Informe Ordinario: Lo usan los que desempeñan cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas. Este va de menor a mayor jerarquía.

ii) Informe Extraordinario: Lo usan los que desempeñan cargos, los responsables o miembros de comisiones o cualquier otro servidor para comunicar a su superior asuntos diversos de trabajo.

iii) Informe Técnico: Lo usan los especialistas para informar sobre las acciones que han ejecutado en el cumplimiento de la misión encomendada. (Anexo 04)

iv) Memorando

Es un documento simplificado de carácter interno, es flexible y practico breve y directo se utiliza para impartir ordenes, comunicar, disposiciones, remitir, pedir o transcribir un documento que van del nivel superior a nivel inferior.

Deberá evitarse:

8

o Expresarse en primera persona del singular o Incluir algo que no venga al caso o Utilizar la construcción negativa o Emplear circunloquios o rodeos de palabras o Acumular oraciones difusas o Escribir oraciones largas. (Anexo 05)

v) Memorando Múltiple

Es aquel documento que se emplea con escrituras idénticas para comunicaciones internas que se envía en forma simultánea a varios destinatarios. (Anexo 06)

vi) Resolución

Es un documento de carácter oficial que contiene la decisión constrictiva (imperativa) de la autoridad con facultad legal para emitir el cumplimiento de sus atribuciones o funciones.

vii) Directiva

Son documentos normativos mediante los cuales se determinan procedimiento para aplicar actos de administración, orientados a la eficiencia de los servicios.

viii) Proveído

Es una disposición de una acción sobre un documento oficial.

Los sobres que se emplean en la correspondencia oficial que se despache por vía terrestre, son de las siguientes dimensiones 219mm x 110mm. Y será de papel bond blanco sin transparencia.

También se utilizan sobres de Manila tamaño Oficial de 340mm x 240mm, sobre de Manila tamaño Oficio de 380mm. X 255mm. , Doble Oficio para enviar documentos de tamaño o volúmenes diferentes.

6.5 Las comunicaciones escritas remitidas a Instituciones Publicas y Privadas se remiten por Secretaria General del Proyecto Especial Tambo Ccaracocha.

6.6 Toda documentación escrita que llega dirigida a las distintas Oficinas del Proyecto Especial Tambo Ccaracocha, la Secretaria General es la encargada de su clasificación y distribución inmediata a las Direcciones respectivas.

6.7 Los responsables de la generación de documentos realizarán controles de calidad del documento emitido; debiendo revisar detallada y minuciosamente los siguientes puntos:

a) Corrección ortográfica b) Concordancia y vigencia de la información incorporada en el

documento. c) Eliminación de información caduca.

9

6.8 La comunicación escrita es remitida por mensajería o en forma rápida a través de medios, tales como fax y correo electrónico.

En los dos últimos casos no es necesario remitir los originales. Sin embargo, en caso de ser remitido por fax, debe llenarse la Constancia de Envío; el cual debe ser adjuntado al documento remitido, anotando el número de fax y la hoja de remisión en la columna de observaciones de Registro de Documentos Remitidos. En caso de ser remitido por correo electrónico, se imprime el mismo, se archiva y se anota en el Registro de Documentos Emitidos el nombre del archivo, la fecha y la hoja de envío.

VII.- COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA Y COMUNICACIÓN POR INTRANET

7.1 Correo Electrónico: Es un documento electrónico con dominio del Proyecto Especial Tambo Ccaracocha que sirve para establecer comunicación entre las unidades orgánicas del PETACC. Se dirige a uno o varios destinatarios de mayor, similar o menor jerarquía. La estructura del correo electrónico es el siguiente:

- Dirección de e-mail del destinatario - Con Copia (Cc.)

Asunto. - Adjuntar archivo

Contenido Firma

Objetivo del Correo Electrónico:

Facilitar la emisión y difusión de la información en línea entre las unidades orgánicas del PETACC.

Promover el uso del correo electrónico y los recursos Web como canales de comunicación.

- Dinamizar la utilización de la página Web del PETACC

Uso de Intranet: La lntranet del PETACC tiene por finalidad facilitar información interna para todas las unidades orgánicas. Además, de poder actualizar en línea los sistemas informatizados.

VIII.- RESPONSABILIDAD

8.1 Todos los Funcionarios y Servidores del Proyecto Especial Tambo Ccaracocha serán los responsables del cumplimiento de la presente Directiva.

8.2 La Unidad de Abastecimiento y Servicios Auxiliares es la responsable de entregar la correspondencia al término de la distancia cuando se trata de destinatarios de la localidad y por la vía más rápida cuando se trata de destinatarios que domicilian en otras ciudades. Sin embargo, el responsable de la emisión del documento escrito hará el seguimiento del estado de la comunicación.

100

o

o

Oficina Control Institución o la que haga sus veces en el Proyecto Especial Tambo Ccaracocha velará por el estricto cumplimento de la presente Directiva.

lea, 22 de setiembre del 2008 AWICOS1'

ESNIN 04'

11

ANEXO 01

PARTES DE LAS COMUNICACIONES ESCRITAS

a) Nombre del Año

b) Membrete

c) Lugar y Fecha

d) Código

e) Destinatario

o Asunto

g) Referencia

h) Texto

i) Antefirma

j) Firma

k) Posfirma

I) "Con copia"

m) Pie de pagina

• • • • • • • • • ............ • • • • ....... • • • • • • • • •

12

o P.E G/04:N.,„ 01 lambo 4! C9.

cO . O ct■

ANEXO 02

MODELO DE OFICIO

"DENOMINACION DEL AÑO"

lea, de Agosto del 2008

OFICIO -2008-GORE-ICA-PETACC/GG-DA

Señor

Asunto : (Exponer con claridad la idea principal del documento)

Referencia : (Exponer los antecedentes del documento que se elabora)

Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Para saludarlo cordialmente y a la vez

Al respecto,

En t. entido

EtEGlO n'51) gamDQ

4? • Sin o icular, es propicia la oportunidad para 8

Atentamente,

Firma Posfirma

C. c. D.E, D.0, Arch.

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1• cc,

1

...... •

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Y'?

4 PlbleN5 Atentamente,

lambo .

Go-o e

st. iC

Firma Posfirma

rticular, es propicia la oportunidad para

C.c: C. GG, Arch.

ANEXO 03

MODELO DE OFICIO MULTIPLE

loa, Agosto del 2008

OFICIO MULTIPLE -2008-GORE-ICA-PETACC/D.O

Señores



Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Para saludarlo cordialmente y a la vez

Al respecto,

En tal sentido

14

Es todo cuán!,9-,

o e

que informar a usted, para su conocimiento y demás fines.

Atentamente,

Firma Posfirma

15

Lq

C. c.:

KEG 1011.10 e

ANEXO 04

MODELO DE INFORME

Ica, Agosto del 2008

INFORME -2008-GORE-ICA-PETACC/OPP

Señor

De : (Persona que entrega en informe Cargo)



Por intermedio del presente me dirijo a Usted, para informarle

1. ANTECENDENTES

1 .1 ......... ...... ..... ........ ................... ........................ ...... ......

1.2

2. ANALISIS

2.1

2.2

3. CONCLUSIONES

• • • • ..... • • • ............... • • • • • • • • • • • ....... • • • • • • • • • ............... • • • • • • ...... • • • • ...... • • • • • • • • •

4. RECOMEDACIONES Y/0 SUGERENCIAS

ANEXO 05

MODELO DE MEMORANDO


MEMORANDO N° -2008-GORE-ICA-PETACC/DA

Señor



Fecha : Ica, de Agosto del 2008

Me dirijo a usted para comunicarle que

Atentamente,

Firma Posfirma

,; •-4 lidroso 49.d•

% st■ cl

o B.

- 0 reasl>,co A rf I 9‘q:Itly

" Millooe;f=

C.c.: G.G, Arch.

16

ANEXO 06

MODELO DE MEMORANDO MULTIPLE


MEMORANDO MULTIPLE N° -2008-GORE-ICAPETACC/GG

Señores



Fecha : Ica, de Agosto del 2008

Por el presente me dirijo a usted para comunicarle que ............ ...... ....... ...... ..............

Atentamente,

Firma RE ó Posfirma

,"-ka :04; t=

C.C: C. Directivo

17

o ftEGIoN

411,-9 '1 Rir O o p.

ANEXO 07

MODELO DE PROVEÍDO

Ica ...............de . de

PASE A:

PARA ..... .•• ••• ••• ••• ••• • .......... ••• ...... ••• ••• •.• ....... •• ••••••

FIRMA .................... ............ .......

o

gobierno kional de ica - petacc.gob.pe · 5.13 en virtud e la ley n° 27806, toda persona tiene...

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