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Gobierno en línea: los procesos y las herramientas

IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias . De l 19 a l 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org

IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org

Índice de la ses ión

Contexto: documentación en las Universidades Administración sin papeles Marco legal y tecnológico en Colombia Implantación de un modelo de gestión de documentos electrónicos


Acervo documenta l de las Univers idades

La Gestión Documental es una disciplina crucial en el mundo universitario:

Obligación de preservación de la documentación académica

Producción documental de carácter científico

Custodios y difusores de conocimiento y cultura

Las Universidades como pioneras en innovación

Instituciones descentralizadas y vocación expansiva

Por todo ello, las Universidades gestionan grandes volúmenes dedocumentación, en formatos diversos, y requieren de una estrategia sólidaen este ámbito.


Adminis tración s in pape les : venta jas

La introducción del expediente electrónico como columna vertebral de lagestión de la Universidad puede comportar múltiples beneficios:

Eliminación del uso del papel: reducción de costes directos (producción,traslado y almacenamiento).

Eficiencia en la gestión y facilidad de acceso: Compartición dedocumentación en línea, acceso simultáneo, disponibilidad inmediata.

Aplicación de políticas de gestión sistemáticas: relacionadas con lageneración, clasificación, custodia y acceso de los documentos.

Potencial de Interoperabilidad y compartición de datos y documentos

Automatización de procesos.

Mayor seguridad tecnológica y jurídica.

Reducción de tareas sin valor añadido.

Mejor servicio, y mejora de la imagen institucional


Adminis tración s in pape les : venta jas

Concepto Coste / Ahorro estimado

Metro lineal de custodia 100 USD/año

Transferencia de expediente 40 USD/transf.

Préstamo/Consulta de documento 30 USD/prest.

Destrucción de documentos 30 USD/Expediente

Generación de documentos 0,20 USD/hoja

Servicio finalista 100% automatizado 200 USD/procedimiento

Estudios realizados por la Unión Europea y por la Administración Pública españolaponen de relieve los costes ocultos de la gestión en papel (pérdida de eficiencia,inversión de tiempo en tareas improductivas), así como los costes directos.

Acreditan que la inversión en un sistema de Gestión de Documentos Electrónicos seamortiza en entre 4 y 6 años gracias a estos ahorros.


Adminis tración s in pape les : advertencia

La consecución de estas ventajas requiere de una adecuada planificación y ladefinición de una estrategia corporativa.

La ejecución de proyectos aislados de digitalización o desmaterialización dedocumentos conduce a una situación de descontrol en relación con:

Multiplicidad de sistemas no integrados

Criterios de Gestión Documental no homogéneos

Crecimiento desmedido del volumen almacenado

Riesgos en relación con el valor jurídico de los documentos

Incapacidad para localizar la documentación cuando se requiere

Frustración para los usuarios


Marco lega l y tecnológico en Colombia

El contexto legal en Colombia es particularmente favorable a la implantaciónde sistemas de gestión basados en el uso extensivo de documentoselectrónicos.

Ley 1437 de 2011, de Procedimiento Administrativo, prevé la promociónde la Administración sin papeles y el uso de documentos y firmaselectrónicas. Prevé también su aplicación a las entidades privadas, cuandoejerzan funciones públicas.

Ley 1712 de 2014, de Transparencia y Acceso

Decreto 2609 de 2012, de Documentos Electrónicos

Decreto 2364 de 2012, de Firma Electrónica

Resolución 8934 de 2014, sobre Gestión Documental

Otras: Ley 1266 de 2008, de Hábeas data, Ley 594 de 2000 de Archivos…


Marco lega l y tecnológico en Colombia

La Red de Transparencia y Acceso a la Información ha publicado en 2015 suGuía de la Administración Electrónica, que desarrolla algunos de losaspectos que aquí se comentan.

Por otra parte, las empresas de tecnología, con OCU a la cabeza, están dandocada vez mayor peso a resolver las necesidades de Gestión Documental, quehistóricamente se habían considerado ajenas a lo tecnológico. En Colombia yen toda Iberoamérica hay en marcha diversos proyectos en relación con

Firma electrónica

Gestión de expedientes electrónicos

Gestión documental y archivo

Digitalización y desmaterialización de documentos


Implantación de la ges tión de documentos e lectrónicos

La implantación de la gestión de documentos electrónicos es un cambioorganizativo que abarca a toda la organización.

Es crucial evitar el error de circunscribirlo exclusivamente al ámbitotecnológico o archivístico.


Implantación de la ges tión de documentos e lectrónicos

La planificación de un proyecto de implantación corporativo permite preverel impacto del cambio organizativo en los distintos niveles:

Definición de Políticas de Gestión Documental y Archivo acordes al nuevocontexto: clasificación y descripción de documentos, criterios depreservación o eliminación, responsabilidades de archivo, etc.

Planificación de una arquitectura tecnológica que garantice la integraciónentre las aplicaciones de negocio y los sistemas de gestión de documentos

Implantación de sistemas de firma electrónica que aseguren la validezjurídica de los documentos y transacciones.

Adecuación de las metodologías de trabajo y procedimientos al nuevomodelo

Estrategias de difusión, formación y gestión del cambio


Implantación: Pasos a seguir

Los ejemplos de éxito en la implantación del documento electrónico suelencoincidir en una secuencia de pasos clave:

Creación de un comité pluridisciplinar que lidere el proyecto.

Definición de una estrategia a largo plazo que incluya los aspectosmencionados.

Establecimiento de una Hoja de Ruta o plan de actuaciones detallado.

Asignación de responsables individuales a cada acción, supervisiónconjunta del progreso y evaluación de indicadores de éxito.


Plan Director de l Documento Electrónico

Entre los aspectos que es necesario definir cuando se establece la estrategiade cambio, están todos aquellos relativos a la Gestión Documental:

Política de Gestión de documentos electrónicos.

Criterios de clasificación, descripción, almacenamiento, acceso a losdocumentos electrónicos.

Atribución de responsabilidades y identificación de agentes en materia deGestión Documental.

Política de firma electrónica

Política de digitalización, impresión y copia de documentos electrónicos

Estrategia de preservación a largo plazo de documentos electrónicos

Todos estos contenidos se pueden desarrollar conjuntamente mediante laconstrucción de un plan que les otorgue cohesión.


Piezas clave de una a rquitectura tecnológica

Los pilares de una arquitectura de sistemas que se encare al documentoelectrónico son:

Aplicaciones verticales de gestión: Gestionan los datos pero son capacesde generar documentos

Sistema transversal de tramitación de procedimientos (BPM): Permiten laejecución de tareas administrativas de forma ordenada

Sistema Gestor de Documentos Electrónicos (SGDE): Agrupa losdocumentos en expedientes y permite procesos archivísticos – descripción,clasificación, control de acceso.

Sistemas de generación y gestión de firmas electrónicas: Gestiona laseguridad y la criptografía

Soluciones de Archivo electrónico: Garantizan la custodia a largo plazo


Ejemplo de planificación Arquitectura Tecnológica


Ejemplo de Integración – Univers itas XXI

Otros ...

Modulo de Integración

APICREAR_EXP

ASOCIAR_DOC

…

…

…

Conector CMIS


Implantación de la Ges tión de Documentos Electrónicos : Casos de éxito

Ocho Universidades en Cataluña han trabajado conjuntamente durante los últimos 6años para definir una estrategia común de implantación del expediente electrónico,que ha incluido la definición de políticas y la compartición de herramientas.

La UPF ha sido la que más ha avanzado en el despliegue de este sistema de gestión dedocumentos electrónicos que abarca toda la gestión administrativa y académica de laUniversidad.

Actualmente, una parte importante de la documentación administrativa de laUniversidad se genera y almacena exclusivamente en soporte electrónico, en unmodelo que garantiza:

Disponibilidad: Quien está autorizado puede acceder fácilmente al documento Confidencialidad: Nadie puede acceder al documento sin autorización Integridad: No se producen alteraciones indebidas en estos documentos



La UA ha desplegado un sistema de gestión de documentos electrónicos que no sólopermite la gestión y almacenamiento de los mismos, sino que incorpora mecanismospara poder generar automáticamente certificados y otras documentos de consultafrecuente por parte de los alumnos:

Certificados de matriculación, notas y programas Certificados de docencia y otros documentos relevantes para el personal y el

profesorado.

Todos estos documentos se generan de manera automática, incorporan una firmaelectrónica, se pueden imprimir y validar contra el sistema mediante un Código Segurode Verificación y, por tanto, permiten el ahorro del trabajo burocrático que requería sugeneración en papel.



Durante los últimos 9 meses hemos trabajado con la Universidad de los Andes en ladefinición de su estrategia de gestión de documentos electrónicos, con el objeto decoordinar:

Incorporación de la tecnología apropiada Definición de Políticas de Gestión Documental y Archivo Actuación sobre los procedimientos de trabajo Acciones de formación y difusión

El proyecto se encuentra actualmente en fase de ejecución, pero ha gozado de unagran aceptación interna.


Implantación de un Modelo de Ges tión de Documentos Electrónicos


Gobierno en línea – procesos y herramientas

GRACIAS POR SU ATENCIÓNRaül Rabionet i Janssen

[email protected]

ESPAÑACOLOMBIACHILEECUADORNICARAGUAPERÚREPÚBLICA DOMINICANAURUGUAYVENEZUELA

Gracias por su a tención

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