Taller ARPEL “Gestión de Grandes Proyectos en

Refino e Instalaciones de Superficie”

GESTIONANDO LA COMPLEJIDAD DE GESTIONANDO LA COMPLEJIDAD DE GESTIONANDO LA COMPLEJIDAD DE GESTIONANDO LA COMPLEJIDAD DE LOS PROYECTOS :LOS PROYECTOS :LOS PROYECTOS :LOS PROYECTOS :

LIDERAZGO, MANEJO DE RIESGOS Y LIDERAZGO, MANEJO DE RIESGOS Y LIDERAZGO, MANEJO DE RIESGOS Y LIDERAZGO, MANEJO DE RIESGOS Y COMUNICACIÓN ENTRE STAKEHOLDERS COMUNICACIÓN ENTRE STAKEHOLDERS COMUNICACIÓN ENTRE STAKEHOLDERS COMUNICACIÓN ENTRE STAKEHOLDERS

COMO FACTORES DE EXITO. COMO FACTORES DE EXITO. COMO FACTORES DE EXITO. COMO FACTORES DE EXITO.

Cartagena (España), Octubre 2014

J. RICARDO PENACHO A. ME, MSc. PMP®

OBJETIVO

Compartir información que confirma que la gestión de los proyectos,

con demasiada frecuencia,

no está cumpliendo las expectativas en términos de coste y plazos

con que dichos proyectos son formulados,

y se plantean tres componentes fundamentales para incrementar las

probabilidades de éxito:

- Liderazgo,

- Gestión de Riesgos,

- y Comunicación y Gestión de los Stakeholders.

AGENDA

1. SACYR

2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas

3. Expectativas de Owners y Contractors .… y resultados

4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad e los

proyectos

5. El éxito está en el Liderazgo, el manejo de los Riesgos,

y la gestión de los Stakeholders

Grupo de empresas con referencias a nivelinternacional, diversificado en las áreas deConstrucción, Concesiones, Patrimonio y Servicios.

1. SACYR

Source: Annual ranking of Engineering News Record ENR. Data from 2013

Sacyr is included in the Top100 list

of International Contractors

Magnitudes principales1. SACYR

Divisiones de Negocio

� Cifra de negocio 1.891 M€� Cartera 4.588M€

� Proyectos emblemáticos:

� Actividad Internacional en más de 10 países:

España, Chile, Costa Rica, Irlanda, Panamá, Argelia, Israel, Somague en Portugal, Angola, Brasil y Cabo Verdey SIS en Italia.

CONSTRUCCIÓN INFRAESTRUCTURAS SERVICIOS

�Cifra de negocio 252 M€�Valoración de Activos: 3.878 M€.

� Focalizado en oficinas, centros comerciales y hoteles.

� Presencia en los mercados de España, Miami y París.

• Tasa de ocupación de la superficie de alquiler •del 97%.

PATRIMONIO

� Gestión del ciclo integral, potabilización, desalación, depuración y reutilización

� Cifra de negocio 291 M€� Cartera 20.031 M€.

� 34 concesiones encartera, distribuidas en 6países, de las cuales 26 seencuentran en explotación

� Adjudicataria de más de 50 proyectos PPP en distintos mercados, principalmente Carreteras, Hospitales, Metro, Aeropuerto, Intercambiador de Transportes, desde 1996.

� Política de rotación deactivos estratégicos, condesinversiones exitosasllevadas a cabo desde2008.

� Cifra de negocio 1.123 M€� Cartera: 11.558 M€

Ampliación del Canal de Panamá 3.200 M$.

Autopista Pedemontana-Veneta

(Italia) 2.100 M$.

� Servicios municipales, gestión de residuos, restauración paisajística y obra ambiental

� Mantenimiento integral de edificios, de autopistas y autovías, áreas de servicio en autovías y autopistas, servicios socio-sanitarios y gestión integral de hospitales

• Plantas de valorización energética de residuos por 114 MW.

• Ingeniería y Construcción de más de 40 plantas en todas las tecnologías

• Más de 100 MW en valorización energética de residuos

• Referencias por más de 900 MW en generación convencional y renovable, incluyendo ciclos combinados, biomasa y energía solar termoeléctrica.

� Explotación y O&M de más de 200 MW en plantas de generación de energía.

� Más de 500 MW de energías renovables en desarrollo.

� Líneas y subestaciones

� Oil & Gas

� Plantas industriales

1. SACYR

&

GAS

1. SACYR

� Proyecto: MARGARITA II. GTS

� Cliente: Repsol - YPF Bolivia

� Proyecto: ADAPTATION TO NEW FUEL

SPECIFICATIONS. MEDIUM DISTILLATES

BLOCK

� Cliente: RELAPASAA (Refinery La Pampilla –

REPSOL)

� Proyecto: TURBO-GENERATOR

PLANT IN GUILLERMO ELDER BELL

REFINERY

� Cliente: YPF BOLIVIA

� Proyecto: TURBO-GENERATOR

PLANT IN GUALBERTO VILLARROEL

REFINERY

� Client: YPF BOLIVIA

� Proyecto: LNG Terminal

� Cliente: SPEC - Colombia

En Latinoamérica

2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas

2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas

365 Mega Proyectos que representan 2.6 trillones de USD están en ejecución o planificados en un horizonte de 10-1 5 años

2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas

2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas

Estamos hablando de proyectos donde tenemos ……..

a. Gran cantidad de participantes : empresas petroleras, licenciantes de procesos, contratistas, gobiernos, financieras, aseguradoras, comunidades, sindicatos, entes reguladores, vendedores de equipos y materiales, transportistas, …., …. , etc., etc., etc., etc.……

2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas

Estamos hablando de proyectos donde tenemos ……..

b. Condiciones cambiantes del entorno, de los objetivos, de los intereses, con largos y cambiantes procesos de decisión…..

…en resumen, con una falta de visibilidad o claridad en lo que puede haber enfrente.

2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas

Estamos hablando de proyectos donde tenemos ……..

c. Básicamente …… GENTE

y organizaciones formadas por GENTE (con sus particularidades, intereses, temores, conocimientos, aptitudes, actitudes, tendencias, creencias, etc., etc., etc.,….)

2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas

Por lo tanto estamos hablando de entornos COMPLEJOS donde es necesario…

Por que hablamos de Proyectos Complejos……..

� Porque existe de manera persistente una ambigüedad sobre los objetivos del proyecto.

� Porque hay contradicciones y entendimientos en conf licto sobre el éxito del proyecto.

� Porque existen, como algo inherente a los proyectos , eventos futuros que son impredecibles.

� Porque hay multiplicidad de interfaces, interaccion es sociales, y procesos relacionados.

2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas

3. Expectativas de Owners y Contractors

………. y resultados

3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados

Que queremos todos los involucrados?

…. una instalación construida a tiempo, dentro del

coste estimado y segura para operar.

3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados

Owners…

Quieren que el proyecto se complete en la fecha fijada, dentro del presupuesto establecido (de manera que no se requieran fondos adicionales de los originalmente planteados para el caso de negocio que origina esta inversión), con el nivel de calidad exigido (de manera que se asegure una operación confiable) y cumpliendo los requerimientos de seguridad y protección del ambiente requeridos por la normativa…. de manera que pueda iniciarse la explotación comercial de la unidad construida según se había planificado

Project Target

3 4

2

1

Coste

Tiempo

Calidad

3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados

Contractors…

Quieren que el proyecto se complete en la fecha fijada, dentro del coste estimado (de manera que se materialice el beneficio originalmente planteado), con el nivel de calidad exigido (no mayor que pueda implicar costes adicionales ni menor que pueda implicar fallas) y cumpliendo los requerimientos de seguridad y protección del ambiente requeridos por la normativa…. de manera que pueda materializar el beneficio que su caso de negocio estableció cuando se decidió acometer el proyecto y pueda continuar con otro negocio

Project Target

3 4

2

1

Coste

Tiempo

Calidad

3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados

La realidad es que…..

3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados

Si bien la inmensa mayoría de los proyectos desarrollados en la industria petrolera entregan unidades que arrancan razonablemente bien, con unos niveles de calidad que aseguran la operación segura y confiable de las mismas, y con unos índices aceptables de seguridad durante su construcción

…. en términos generales, 2 de cada 3 proyectos no cumplen las expectativas inicialmente planteadas en términos de coste y plazo.

Algunas estadísticas hablan que el 73% de los proyectos reportan retrasos en su schedule y el 59% termina con costes superiores a la estimación original.

3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados

Modelo típicamente usado para costes

3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados

… y el tiempo

“Fuera de control”

Desviación de presupuesto vs Desviación de schedule

10

5

0

1 100241110 2322212019189876 170 1615141312

55

400

40

35

30

25

20

15

50

45

5432

Desviación de schedule %

10Rosebank

29 Wheatstone

10Kashagan

Queensland Curtis LNG

37Gorgon

16

GLNG

15

Ichthys

23 Australia Pacific LNG

8

Desviación de presupuesto %

Kearl

34

Bubble size –Initial budget [USD bn]

Canada oil sand

Australia off shore / LNG projects

Australia off shore / LNG projects

Off shore – North sea

Kazakhstan –off shore

“Manteniendo la fecha de terminación pero con desviación de presupuesto”

Manteniendo budget pero sufriendo retrasos mayores

• Public availabe sources like company homepages & annual reports (Presentation: Standard Project Management vs. Forwa rd Looking Project Excellence / Josef Stoppacher / MOL Group Investment)

3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados

4. Por que pasa esto?

…..manejando la complejidad de los proyectos

ELEMENTOS VISIBLES

CAUSAS RAICES

> MALA EJEUCION DEL CAPEX

> PROBLEMAS DE PERMISOS

> MALA EJECUSION DE CONTRATISTAS

> RIESGOS NO IDENTIFICADOS

> DISCUSIONES SOBRE ALCANCE Y LIMITES DE BATERIA

> REPORTE DESESTRUCTURA Y POCO CONFIABLE

> TEMAS DE NIVELES DE AUTORIDAD SIN RESOLVER

> RESPUESTA LENTA PARA RESOLVER TEMAS NUEVOS

> FALTA DE PLANES DE PROYECTO

> SOBRECOSTES> RETRASOS SIGNIFICATIVOS

> GERENCIA DE PROYECTO NO EDUCADA

> LICITACIONES FUERA DEL TIEMPO PLANIFICADO

> PROBLEMAS CON LA CALIDAD DE LA PLANIFICACION

> FALTA DE UNA CLARA DEFINICION DEL TARGET DEL PROYECTO, SU ALCANCE Y SUS LIMITES DE BATERIA

> ORGANIZACIÓN INADECUADA

> ROLES Y LINEAS DE RESPONSABILIDAD NO CLARAS

> PROBLEMAS DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

> PROBLEMAS ESTRUCTURALES

> PROBLEMATICAS RELACIONADOS CON AUTORIDADES Y PERMISOS

> INADECUADA GERENCIA DE CONTRATOS

> PROBLEMAS DE CALIDAD

> PROBLEMAS CON COMISIONADO

> FALTA CONOCIMIENTO GENRENCIAL

> FALTA DE LIDERAZGO

4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos

> PROBLEMAS DE SEGURIDAD

4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos

� A veces hay algunas dosis de estupidez…..

� o también de improvisación, cambios, indecisión, et c..

4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos

4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos

4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos

4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos

QUE NO HAY SOLUCIÓN MAGICA NI UNICA.

. hay que entender que tratamos con sistemas complejos,

. que seguimos queriendo planificar y ejecutar como si se tratase de una suma de eventos deterministicos,

. y para los cuales se han desarrollados muchas técnicas y herramientas (FEL, WorkPackages, PMI, etc.)

. pero que tenemos que tratarlos como sistemas con múltiples variables, que se enfrentan a eventos previsibles y no previsibles, pero de cualquier manera variables, y que son dirigidos en mayor o menor medida por personas.

4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos

El Plan

La Realidad

.. y que la realidad que enfrentamos es esta

4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos

El Plan

La Realidad

.. y que la realidad que enfrentamos es esta

5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la gestión de los Stakeholders

Tenemos que buscar es llegar a la meta establecida

… haciendo uso de conocimiento, herramientas y una habilidad especial para generar respuestas (capacidad de reacción) que funcione en las diferentes etapas por las que discurre el Proyecto.

I. Lideres de Proyecto en lugar de Gerentes de Proyecto

II. Identificación, análisis y gestión de los Riesgos

III. Gestión y efectiva comunicación, con una mayor de confianza y alineamiento entre los Stakeholders

Factores claves para incrementar probabilidades de éxito:

5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la gestión de los Stakeholders

5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la gestión de los Stakeholders

Gerencia ....-Gestiona la planificación, la dirección y el control.-Organiza y provee las estructuras para facilitar la ejecución de los planes.

-Maneja las herramientas de gestión de proyectos

Liderazgo ....-Promueve cambios.-Visualiza nuevas direcciones y motiva a otros para moverse en esas nuevas direcciones.-Inspira el compromiso, la lealtad y el involucramiento para alcanzar la misión.

5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la gestión de los Stakeholders

Hay que desarrollar la próxima generación de Gerentes Lideres de Proyecto exitosos

a través de:- Entrenamiento- Experiencia

5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la gestión de los Stakeholders

Los Lideres de Proyecto

….. tienen la habilidad para construir, inspirar y unir equipos exitosos

Project

Target 3 4

2 7

65

8

91011

12

13

1

Coste

Calidad

TiempoPlanificación

y preparación

Aprovisionamiento

Identificación y

mitigación de

riesgos

Permisos y

autoridadesAlcance y

limites de

bateria

Personas y

habilidades

Herraientas

de Generacia

de Proyectos

Desempeño

de

Contractistas

y Socios

HSE

5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la gestión de los Stakeholders

… y son capaces de manejar y lograr que se gestionen la multiplicidad de eventos que forman el octaedro del los proyectos

5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la gestión de los Stakeholders

UNA ORGANIZACIÓN SOLO PUEDE EJECUTAR CON

ÉXITO SI SUS LIDERES CONOCEN Y ESTÁN

COMPROMETIDOS CON EL NEGOCIO.

5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la gestión de los Stakeholders

IDENTIFICACIIDENTIFICACIIDENTIFICACIIDENTIFICACIÓNÓNÓNÓN EVALUACIEVALUACIEVALUACIEVALUACIÓNÓNÓNÓN RESPUESTARESPUESTARESPUESTARESPUESTA

II. Identificación, análisis y gestión de los Riesgos

Realizando análisis de riesgo como un ejercicio rutinario

5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la gestión de los Stakeholders

II. Identificación, análisis y gestión de los Riesgos

Usando de manera más extensiva la planificación probabilística

0

50

100

150

200

250

0%

20%

40%

60%

80%

100%

5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la gestión de los Stakeholders

III. Gestión y efectiva comunicación, con una mayor de confianza y alineamiento entre los Stakeholders

5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la gestión de los Stakeholders

Hay que gestionar los Stakeholders para evitar…

La confrontación no es igual a éxito

5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la gestión de los Stakeholders

Propuesta:

Trabajar de manera prioritario sobre estos

tres elementos para lograr incrementar las

probabilidades de ejecutar proyectos

exitosos.

MUCHAS GRACIAS !MUCHAS GRACIAS !MUCHAS GRACIAS !MUCHAS GRACIAS !

J. RICARDO PENACHO A. / jrpenacho@sacyr.com