17/4/2013

GESTIÓN DOCUMENTAL 1 Gr 2 | Angela Andrea Plaza Villamuez

GUÍA

UNIDAD

1

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN

DOCUMENTAL

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

TRABAJO REALIZADO POR

ANGELA ANDREA PLAZA VILLAMUEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

CALI 2013

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

TUTORA

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

TRABAJO REALIZADO POR

ANGELA ANDREA PLAZA VILLAMUEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA CALI 2013

CONTENIDO

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar enhttp://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documetal?

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISSUU teniendo en cuenta la guía.

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo muestra una introducción de la gestión documental partiendo

desde su origen, conociendo un poco el motivo que la origino y teniendo claro su

definición, su importancia y sus ventajas en la administración de la información en

una empresa; se hace conocimiento del archivo general de la nación, las tablas de

retención, los derechos que todo tipo de persona tiene acerca de la privacidad de

los documentos públicos.

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como

base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL”

La gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados

Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país

y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión

Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando

hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no

se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las

diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o

institucionales.

Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un

explosión de información, esto debido a la

búsqueda de superioridad tecnológica por

parte de los países, principalmente

Estados Unidos y la extinta Unión

Soviética, esta eclosión llegó a punto tal

que surgen problemas relacionados con la

gran cantidad de documentos, de

papeles, que se estaban produciendo, es

a raíz de esto que la gestión documental.

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que

emite el Archivo General de la Nación.

La gestión documental consiste en un conjunto de técnicas que permite administrar la

información documentada, haciendo más fácil su planificación lo cual esto facilita la

recuperar, eliminar, determinar; con la documentación en el sistema se puede fluir la

información, tareas, de manera más rápida, eficaz y segura a todos los usuarios. Cada

vez las organizaciones están novedando y actualizando a medida que la tecnología

avanza, los programas de gestión documental cada vez ahorran más tiempo, son más

seguros y establecen mayor ordenamiento; recordemos que los documentos son la base

de una empresa su gestión documental ayudara a la toma de decisiones.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a

partir de la definición que da del mismo el AGN.

Documento: Información creada o recibida, conservada como información y

prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o

en virtud de sus obligaciones legales. Cualquiera sea su forma o el medio

utilizado.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor

administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y

debe ser objeto de conservación.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del

orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de

la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -

SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de

custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del

País y ponerlo al servicio de la comunidad y fue creado

mediante de la ley 80 de 1989 (Diciembre 22)

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

El sistema nacional de archivo es un modelo establecido con la finalidad de

integrar los archivos del Poder Público Nacional, concejos comunales y archivos

de las instituciones privadas, a fin de establecer políticas, lineamientos y normas

que contribuyan con sus recursos a un objetivo

común: organización, coordinación e inspección de

programas para la conservación, tratamiento y

difusión del patrimonio documental, induciendo así a

la integración operativa de las mismas dentro de un

marco general coherente y homogéneo.

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos?

Es la ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de

archivos y se dictan otras disposiciones.

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de

Documentos, Artículo 21?

TITULO V

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Articulo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán

de laborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de

nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberá observarse los

principios y procesos archivísticos.

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión

Documental.

Objetivos de un programa de gestión documental.

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:

Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los

documentos que se procesan.

Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se

requieren.

Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso

fácil de los documentos archivados

Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.

Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se

manejan.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un

Programa de Gestión Documental?

La norma considera, además, aspectos formales de conformidad y cambios en un

programa de gestión documental, para lo cual diseña una metodología que debe

responder a las necesidades del organismo que la acoge, e incluye los siguientes

aspectos:

- Investigación preliminar.

- Análisis de las actividades del negocio.

- Identificación de los requisitos para registros.

- Evaluación de sistemas existentes.

- Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos de los registros.

- Diseño e implantación del sistema de registros.

- Implementación de un sistema de registros.

- Revisión posterior a la implantación.

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión

Documental?

Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se

determinan los siguientes procesos que consta de 8 pasos, que estarán

interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y

durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo

Central y Archivo Histórico)

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental

(TRD) y cuáles etapas comprenden.

Importancia de las TRD

•Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

PRODUCCIÓN

•verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

RECEPCIÓN

•Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

DISTRIBUCCIÓN

•Curso del documento desde su producción o recepción hasta elcumplimiento de su función administrativa.

TRAMITE

•Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución.

ORGANIZACIÓN

• Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

CONSULTA

•Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CONSERVACIÓN

•Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración, proporciona un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de

retención estipulados.

Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen

carácter permanente.

Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

ETAPAS:

1. Investigación preliminar sobre la institución y las fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada.

3. Elaboración y presentación de las TRD para su aprobación.

4. Aplicación.

5. Seguimiento y actualización de las TRD.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la

implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

Las principales ventajas que aporta un sistema de gestión documental en una

empresa u organización son los ahorros que genera a diferentes niveles como

son, el ahorro físico en espacio para archivos tradicionales en papel, ahorro en

infraestructura y personal dedicado a las tareas de gestión de archivos y el

consiguiente ahorro en tiempo, así como la mejora de procesos en la empresa.

Una de las ventajas principales de la gestión documental es la disponibilidad de

los datos, que permite realizar búsquedas por diferentes conceptos, campos o

criterios facilitando la localización rápida de cualquier documento

independientemente del puesto de trabajo desde el que se realiza la consulta, o

las amplias posibilidades de clasificación automática de documentos.

Los procesos internos de una empresa u organización pueden mejorar u

optimizarse con las amplias posibilidades de control de gestión en circuitos de

aprobación de documentos y work-flow, facilitando todos aquellos procedimientos

internos en que un mismo documento debe pasar por diferentes personas o

departamentos que interactúan de una forma u otra, ya sea en visados,

aprobaciones o acciones a realizar sobre el mismo.

Las principales ventajas de la gestión documental podemos destacar:

Ahorro de Gastos Disponibilidad de los datos y documentos Control de gestión Mejora en la los procesos Seguridad de los documentos.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión

Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de

Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es

necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas

proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como

las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un

cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su

explicación.

NORMAS EXPLICACIÓN Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Se refiere que los documentos públicos pueden ser accesibles para toda tipo de persona sin restricciones teniendo en cuenta la ley que estos demanden.

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Por la siguiente ley se genera el ARN para todos los usuarios.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Por esta ley se evita antecedentes penales oprimiendo la alteración de la información o la corrupción de los documentos reflejando la moral y ética.

Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas

El estado y la sociedad tenemos la obligación de proteger nuestro

culturales y naturales de la Nación”. patrimonio cultural ya que es una historia que con cada uno se identifica.

Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”.

El estado nos da la libertad de escoger lo que queremos hacer y ser.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad d expresar y difundir su

pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y

la de fundar medios masivos de comunicación”.

Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar

y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las

autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta

resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones

privadas para garantizar los derechos fundamentales”.

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos

públicos salvo los casos que establezca la ley.

BIBLIOGRAFÍA

Archivo general de la nación

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264

Objetivos de la administración documental

http://www.buenastareas.com/ensayos/Objetivos-De-La-Administraci%C3%B3n-

Documental/227025.html

Procesos de un programa de gestión documental

http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf

Infobaloo – Gestión Documental

http://www.infobaloo.com/articles/article-7.html