gestión documental para pymes

Gestión documental para pymes

Nuria San Servando Hernández


Herramientas y recomendaciones


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Para Julia, Juanjo, Claudia, Beatriz, Mario y Fernando.

Especial agradecimiento a Eliseo Sastre-Estevéz.

“Los documentos en su origen tienen mucho que ver con la memoria, una forma de constatar el momento, de ayudar al olvido, de hacer Historia; hoy no permanecen.”

Prólogo

en 1814, José María blanco White, un español enciclopédico de vida intensa, respondía a la pregunta “¿cómo crecen las artes y la civilización en los pueblos?” diciendo que “el reino de las leyes

y del orden civil debe prevalecer. De las leyes nace la seguridad; de la seguridad, la curiosidad, y de la curiosidad, el saber”.

La gestión documental que Nuria aborda en esta agradable pu-blicación, lejos de ser una herramienta al uso, clave por otra parte para la innovación en la gestión de cualquier organización, se adentra de lleno en un mundo que guarda íntima relación con lo que nos está tocando vivir en este nuevo milenio: la pérdida de nuestra propia identidad, la ausencia de memoria, la carencia de referentes, la agonía de una forma de vivir en sociedad que toca a su fin.

Ya lo decía el maestro sevillano; la seguridad jurídica proporciona certidumbre y estabilidad al ciudadano para que pueda hacerse pre-guntas y, así, ir conformando su criterio. Una dinámica imparable que enriquece al ser humano en la misma medida que pone en cuestión el orden establecido.

términos tan en boga como la gestión del conocimiento, el capital intelectual, la inteligencia competitiva, la seguridad de la información, open data, big data…, no hacen sino referencia a un mismo concepto: la búsqueda permanente del ser humano de su propia identidad y el debate permanente entre nuestro individualismo y nuestra necesidad de vivir en sociedad en un mundo globalizado.

sin duda la autora nos irá dando nuevas muestras de su profundo conocimiento de este singular universo en futuras obras, pero todas ellas irán presididas por el mismo espíritu: la pasión. Haciendo mío a uno de los más grandes, a Leonardo Da vinci, “todo nuestro conoci-miento tiene su principio en los sentimientos”.

este libro sobre la gestión documental en las pymes es una herra-mienta útil para cualquier empresa u organización que quiera comenzar a poner en orden su pasado para competir con éxito en el presente y, lo que es más importante, afrontar el futuro con los elementos de juicio suficientes como para minimizar el margen de error en la toma de decisiones. Algo esencial siempre, pero más si cabe en nuestra época.

eliseo sastre-estévez del Gallego CEO Club de Consultores

coedición Fundación riojana para la innovación-netbiblo

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con

teni

do Introducción .......................................................... 13

1_ La gestión del conocimiento ..................... 17

1_1 La gestión del conocimiento ............................. 181_2 Normativa ........................................................ 21

2_ El archivo ........................................................ 27

2_1 el ciclo vital de los documentos ........................ 282_2 el archivo en la empresa ................................... 302_3 organización de los fondos de un archivo ........ 32

3_ Sistemas de Gestión Documental (S.G.D.) y gestión de archivos de empresa .............. 35

3_1 Introducción a los s.G.D. .................................. 363_2 Descripción de los sistemas de gestión documental .................................... 383_3 situación de la gestión documental en la empresa .................................................. 413_4 Implantación de un s.G.D. ............................... 43

4_ Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (G.E.D.) .................................... 51

4_1 Nuevo entorno de trabajo ................................ 524_2 Problemas de los documentos electrónicos en los archivos ................................................. 55


_

5_ Sistemas de gestión de la correspondencia electrónica ...................... 63

5_1 sistemas de comunicación................................ 645_2 el correo electrónico......................................... 655_3 Incorporación del e-mail al sistema de gestión o sistemas de gestión (convencional y/o electrónico) .......................... 705_4 Políticas corporativas y directivas sobre e-mail .... 865_5 ¿Qué son los metadatos? ¿Para qué se utilizan?....................................... 875_6 selección de metadatos.................................... 92

6_ Formación de la plantilla e implementación del sistema de gestión del correo electrónico ................... 97

6_1 Documentación ............................................... 986_2 evaluación del sistema de gestión de correo electrónico ............................................ 1036_3 Responsabilidades sobre la gestión de e-mails .... 1056_4 Responsabilidades o necesidades legislativas ...... 107

7_ Conclusiones .................................................. 109

8_ Bibliografía ..................................................... 111

Introducción

14 Gestión documental para pymes


en el marco global, donde la situación financiera está definiendo el devenir de muchas empresas, se habla de la innovación como la vía para garantizar

la perdurabilidad de las empresas en un entorno cada vez más competitivo.

Por innovación se entiende el proceso de introducir nuevos conocimientos en la realización de nuevos pro-ductos, mejorar los existentes e implementar cambios en los procesos productivos y de gestión.

Por este motivo, la implantación de un sistema de Gestión Documental (en adelante, s.G.D) se considera una innovación en procesos porque permite hacer más con menos: optimización de los flujos de trabajo, mejora de la cuenta de resultados, aumento de la productividad de los trabajadores, incremento de la calidad del servicio y del producto, etc. Una verdadera apuesta por la inno-vación, por la optimización de procesos y por la gestión de la información como un valor clave, primordial para lograr empresas competitivas en un mercado global.

este libro tiene como principal objetivo acercar los s.G.D. a todas las organizaciones, fundamentalmente a las pequeñas y medianas empresas, convirtiéndose en una primera aproximación para resolver problemas concretos que permitan valorar el alcance y posibili-dades de la gestión documental. se exponen técnicas de tratamiento de los documentos y de los archivos con el objetivo de aportar soluciones de verdadero valor para los clientes y, sobre todo, que permitan el éxito de la empresa.

se hace hincapié en errores comunes que se dan de forma sistemática en las diferentes organizaciones, por

Introducción 15


lo que se proponen algunas medidas simples y sencillas que pueden servir para su detección y rectificación, de manera que supongan una mejora significativa en el trabajo diario y una oportunidad para toda la entidad.

Por último, señalar que la obra se encuentra estruc-turada básicamente en dos bloques: por un lado, una somera aproximación a la gestión del conocimiento, los s.G.D y los archivos y, por otro lado, un ejemplo práctico de técnicas y herramientas de gestión documental apli-cadas al sistema de correo electrónico.

“La información es un valor clave para las em-presas; protegerla y gestionarla correctamente es imprescindible.”

Gonzalo Rivas Director comercial de Iron Moutain

1_La gestión del conocimiento



1_1 La gestión del conocimientoLas tecnologías de la información y la comunicación, la globalización e Internet son algunos de los elementos que han puesto la gestión del conocimiento en un lugar destacado, convirtiéndose en un concepto que está generalizándose cada vez más y comienza a ser usado en el entorno empresarial.

Gestión del conocimiento (del inglés, Knowledge Management) es un término aplicado en entidades pú-blicas y privadas, que consiste en aprovechar y obtener el mayor redimiendo del conocimiento disponible en las personas, los procesos y los recursos de la empresas, de modo que pueda ser utilizado como un instrumento disponible para otros en la organización.

Para ello es necesario aplicar técnicas que capturen, organicen y almacenen el conocimiento de los trabaja-dores, para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir.

Figura 1.1. La gestión del conocimiento aplicada a una empresa: Pirámide del conocimiento.

Fuente: sAs Institute.

EIS

BASES DE DATOS

SISTEMAS OPERACIONALES

DSS

Datos

Información

Conocimiento

Acción

Dirección

Cuadros Medios

Especialistas

Operarios

Analistas delNegocio


La gestión del conocimiento 19

La gestión del conocimiento aporta calidad a los da-tos, en tanto que les añade valor a través de organizarlos, evaluarlos, filtrarlos, interpretarlos, resumirlos, sintetizar-los, compararlos, etc., de forma que se convierten en información de calidad, veraz, significativa, oportuna y útil siendo accesible y localizable en el momento oportu-no y por las personas adecuadas.

Para la realización de estas tareas existen múltiples herramientas informáticas, con más o menos funcio-nalidades, con nombres más o menos complejos pero que si no vienen acompañadas del estudio previo de la organización en la que van a ser implementadas y de-bidamente adaptadas, difícilmente podrá obtenerse un rendimiento óptimo de las mismas. Por este motivo, a la hora seleccionar una herramienta el coste no debe ser la guía para considerarla mejor o peor sino su adaptabili-dad y las necesidades de la organización en la que se va a implementar.

Gestionar el conocimiento que hay en las empresas se ha convertido en una tarea difícil por diversos motivos como, por ejemplo, que cada vez se genera y recibe más información, que legislación obliga a conservar cada vez más documentos por más tiempo, por la falta de recursos para gestionar el valor añadido o por el aumento de actividad en la empresa entre otros. Además, la diversidad de soportes en los que se consigna la información provoca que el control y acceso rápido a la misma sea una asignatura pendiente en muchas organizaciones.

en un momento en el que constantemente aparecen nuevas amenazas en los sistemas de información de las empresas e instituciones, el poder asegurar la continuidad del negocio es fundamental, para lo cual las empresas deben desarrollar unos planes de con-tingencia ante desastres que les permitan continuar con su actividad cotidiana, pese a cualquier incidente que pudiera suceder.



Previamente, antes de lanzarse a la gestión del cono-cimiento es necesario que la entidad haya establecido una serie de rutinas y controles sobre la información que genera y recibe, por lo tanto la implementación de un s.G.D. es un paso previo a la gestión del conocimiento.

Un s.G.D. consiste en realizar todas aquellas tareas que sean necesarias para que la documentación en su empresa esté disponible en el menor tiempo y con el coste más bajo posible. Debe permitir que los procesos de creación y gestión de documentos, así como su acce-sibilidad, fiabilidad, autenticidad, usabilidad e integridad, sean mantenidos a lo largo del tiempo.

La implementación de un s.G.D. lleva aparejados una serie de beneficios para la empresa como las siguientes: controlar documentos de forma sistemática y verificable; prestar servicios eficientemente; cumplir con los requisi-tos de carácter legislativo, reglamentario y de rendición de cuentas; optimizar la toma de decisiones, la consis-tencia operativa y la continuidad del negocio; facilitar el funcionamiento efectivo de una organización en caso de desastre; proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de los riesgos asociados con la existencia o no de pruebas de una actividad organizativa; proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas

empresas ubicadas en las torres Gemelas de Nueva York desaparecieron tras los atentados del 11 de sep-tiembre porque no disponían de copias de seguridad fuera de dichos edificios. el apagón de Nueva York y canadá también supuso un gran impacto económico. en febrero de 2005 el incendio de la torre Winsor, en pleno centro financiero de Madrid, provocó un parón de la actividad que afectó a miles de trabajadores y se requirió hasta 96 horas para recuperar la actividad normal de algunas de las empresas afectadas.



actuales y futuras; dar apoyo a las actividades de investi-gación y desarrollo; apoyar las actividades promocionales de la organización; mantener la memoria corporativa o colectiva y apoyar la responsabilidad social 1.

1_2 NormativaLa legislación recoge una serie de normas de obligado cumplimiento en materia documental para todas las empresas, así por ejemplo:

La Ley tributaria obliga a las empresas a la conserva-ción de determinados documentos (facturas, recibos, copias y matrices de las facturas, recibos justificativos del reintegro de las compensaciones especiales, docu-mentos acreditativos del pago del impuesto, etc.). el artículo 30 del código de comercio vigente estable-ce una obligación para los empresarios de conservar “libros, correspondencia, documentación y justifican-tes concernientes a su negocio (…) durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros”. La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terroris-mo, establece que la conservación de los documentos debe ser de 10 años, en el caso de:

Documentos relativos a la aplicación de la diligen-cia debida: desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación.Documentos relativos a las operaciones y registros: desde la ejecución de la operación o la terminación de la relación de negocios.Documentos relativos a la identificación formal, en todos los casos.Documentos relativos a la identificación del titular real, en los casos en los que sea necesario.Documentos relativos a la averiguación del pro-pósito e índole de la relación de negocios, en los casos en los que sea necesario.Documentos relativos al seguimiento continuo de la relación de negocios, en los casos en los que sea necesario.

–

–

–

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–1 Iso 30300. sección 2.3.1.



Documentos relativos a las operaciones y registros: en original o copia con fuerza probatoria.

Las autoridades que pueden exigirnos esta documenta-ción son el servicio ejecutivo de la comisión (sePbLAc) y autoridades competentes en toda investigación o análisis en materia de posibles casos de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo.Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Pro-tección de Datos de carácter personal que obliga a la protección de los datos de carácter personal regis-trados en soporte físico, que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado. Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la so-ciedad de la Información y de comercio electrónico que obliga a los prestadores de servicios a proteger los derechos a la intimidad personal y familiar, a la protección de los datos personales, a la libertad de expresión o a la libertad de información, a informar a sus clientes sobre los diferentes medios de carácter técnico que aumenten los niveles de la seguridad de la información, a la realización de una copia temporal de los datos solicitados por los usuarios, al alojamien-to o almacenamiento de datos y a facilitar enlaces a contenidos o instrumentos de búsqueda.

en relación con las normas Iso, cabe destacar:Iso 9001, requisitos para un sistema de Gestión de calidad.Iso 27001, sistema de Gestión de seguridad de la Información.Iso 15489, de gestión de documentos.Iso 16175, principios y requisitos funcionales para el software empleado para la creación y gestión de los documentos de archivo en ambientes de oficina electrónica.Iso 23081, metadatos.

–

LOPD: 60.000 € por perder un pen drive en un taxi.



Iso 13028, directrices para la implantación de la digi-talización de documentos.Iso 15801, información almacenada electrónicamente, recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.Iso 18492, conservación a largo plazo de la informa-ción basada en documentos.Iso 19005, gestión de documentos.Iso 16175, principios y requisitos funcionales de docu-mentos en entornos electrónicos de oficinas, entre otras. Iso 18492, conservación a largo plazo de la informa-ción basada en documentos.Iso 26122, análisis de procesos de trabajo para la gestión de documentos.Iso 13008, proceso de migración y conversión de documentos.MoReq 2010, Modular Requirements for Records system.es tan importante la gestión documental en las empre-

sas que en la publicación de las normas Iso 30300 e Iso 30301, en diciembre de 2011, se establece que cualquier sistema integrado de gestión debería ser la suma de: ca-lidad + medioambiente + seguridad de la información + prevención de riesgos laborales + gestión documental.

La familia de normas Iso 30300 proporcionan un marco general para el correcto tratamiento de la infor-mación y de los documentos, su aplicación garantizará el buen funcionamiento de la entidad. estas normas están dirigidas a la dirección de la empresa porque contribuyen a la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos y la continuidad del negocio. Permiten capitalizar el valor de los recursos de información convirtiéndolos en activos comerciales y de conocimiento, contribuyendo a la pre-servación de la memoria colectiva, en respuesta a los desafíos del entorno global y digital.

La aplicación de estas últimas normas es la garantía de éxito para cualquier empresa.

Una mala gestión de la información puede derivar en multas de hasta 600.000 euros.



1_2_1 Norma ISO 30300 2

A partir de la publicación de la Iso 30300 cualquier sistema integrado de gestión debería ser la suma de: calidad + medioambiente + seguridad de la información + prevención de riesgos laborales + gestión documental.

se trata de la culminación de una tradición normativa en el ámbito de la gestión documental y derivada del in-cremento de la producción de documentos electrónicos, el desarrollo de la legislación entorno a la administración electrónica y la generalización del comercio electrónico, factores que han generado la necesidad de sistematizar las prácticas para gestionar los documentos de una ma-nera eficiente y eficaz.

con esta serie de normas, las actividades de gestión de documentos traspasan el nivel operativo, para situar-se en el nivel estratégico de la organización y se alinean con los objetivos e intereses de la organización.

Hasta ahora ya existían normas Iso en el ámbito de la gestión documental, como la norma Iso 15489 de gestión de documentos, pero la gran diferencia radica en el hecho de que la norma Iso 30300 tiene carácter estratégico, es decir, está dirigida a definir los funda-mentos y la terminología de los sistemas de gestión para los documentos, mientras que la norma Iso 15489 tiene carácter operativo, esto es, define cómo deben imple-mentarse procesos de gestión documental.

La familia de norma Iso 30300 comprende además:Iso 303001: requisitos de los sistemas de gestión para los documentos.Iso 303002: guía para la implementación de los siste-mas de gestión para los documentos.

La mala gestión documental cuesta 20 mil euros anuales. solo el 3 % de las pymes conocen el coste de esta tarea 3.

2 Lloveras, M. R.; Alonso, J. A. www.

iso30300.es

3 véase Diari de Terrasa, miércoles

23 de junio de 2004.



Iso 303003: requisitos para los organismos que realizan la auditoría y certificación de los sistemas de gestión para los documentos.Iso 303004: guía de evaluación de los sistemas de gestión para los documentos.

entre las ventajas que aporta un sistema de calidad a un archivo pueden mencionarse las siguientes:

servicios eficaces en términos de calidad: seguimiento y control de los procesos de tratamiento documental y aplicación de acciones de mejora cuando no se alcanzan los resultados planificados.servicios eficientes en términos de utilización de recur-sos (humanos, físicos, de información y económicos).toma de decisiones basada en documentación fiable y actualizada sobre actuaciones anteriores.

Figura 1.2. Procesos de gestión documental.

Fuente: Norma Iso 30300.

Clientesy partesinteresadas

Requisitos yexpectativasde la gestiónde documentos

Entrada Contexto de la organización

Liderazgo

Planificación

Soporte

Operación

Evaluación

Mejora

Salida

Documentos decalidad



Asignación de responsabilidades a los diversos miembros de la organización y sistematización de los procesos y flujos de trabajo.Procedimientos organizativos que definen claramente las actividades y tareas a realizar.estas normas permiten certificar el s.G.D. por una

tercera parte independiente, garantizando con su imple-mentación el uso de un modelo internacional reconocido. son aplicables a cualquier tipo de organización, sea cual sea su tamaño, ya que están diseñadas para atender a cualquier proceso contemplando los requisitos necesarios para las distintas áreas, garantizando su funcionamiento y orientándose a la mejora continua.

La implementación de la serie normativa Iso 30300 ayudará a las organizaciones a ajustar su gestión docu-mental a los objetivos de otros sistemas de gestión como el de calidad, medio ambiente, riesgos y seguridad. Adicionalmente, permitirá a los organismos acreditados auditar el cumplimiento de las buenas prácticas en ma-teria de gestión documental.

claves

eliminar redundancias.Mejorar la toma de decisiones.establecer coherencia.Apoyar el cumplimiento de requisitos.optimizar procesos y recursos.

2_el archivo



2_1 El ciclo vital de los documentosLos documentos son el vehículo más importante para la transmisión de la información entre las organizaciones, las instituciones y las personas. Los documentos son los activos de un negocio, sin ellos las empresas e institucio-nes no existirían tal y como las conocemos ahora.

Para entender un s.G.D. es necesario tener algunas nociones básicas sobre el ciclo de vida de los documen-tos y sobre la función de los archivos.

el ciclo de vida de un documento se refiere a la vida útil del mismo desde su creación hasta su disposición o destrucción y consta de una serie de fases:

creación o recibo.Distribución.Archivo.Protección. Localización y uso.transferencia.conservación o destrucción.La creación de un archivo está determinada por la ne-

cesidad de organizar la ingente cantidad documental que se produce en la actualidad. esta tarea está estrechamen-te relacionada con el ciclo vital de los documentos, determinando la fase en la que se encuentran:

prearchivista: fase de creación del documento.activa: el documento cumple el objetivo por el que fue creado, en tanto es reflejo de las actividades orgá-nicas de la institución, fase administrativa.semiactiva: el documento no es usado, sin embargo conserva los valores legales por los que fue creado.inactiva: deja de tener valor desde el punto de vista administrativo, pero tiene valor histórico, informativo o testimonial acerca de la organización que lo generó. en función del estado en el que se encuentre el docu-

mento deberá permanecer en:Archivo de oficina: custodia la documentación mien-tras todavía está en trámite o es de uso muy frecuente y tiene que prestar servicio a la entidad productora y a los ciudadanos. etapa inicial o activa del ciclo de


el archivo 29

vida de los documentos, mientras dura el proceso de tramitación o su nivel de utilización por parte de las personas que los gestionan es elevado. Los documen-tos suelen permanecer de 2 a 3 años en esta fase.Archivo intermedio: recoge y custodia la documen-tación administrativa procedente de los archivos de gestión o de oficina una vez transcurrido el período de permanencia en los mismos. Una vez que los ex-pedientes han sido tramitados, su uso y consulta es menos frecuente, por lo tanto pasarán a esta fase de archivo con el fin de no acumular documentación en las oficinas, por lo general, carentes de espacio.Archivo histórico: la documentación seleccionada es conservada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las ge-neraciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.

en tu empresa

¿existe un proceso consistente utilizado por todos los miembros del personal para la denominación de los documentos electrónicos? ¿es posible determinar qué contiene un documento con solo ver el nombre?¿existe un sistema para el almacenamiento de docu-mentos electrónicos?¿es fácil para los miembros del personal determinar dónde debe ser almacenado un documento?¿es fácil encontrar un documento guardado? ¿existen problemas comunes?¿Qué documentos físicos deben seguir siendo alma-cenados? ¿el sistema de trabajo actual lo consigue o necesita modificación?¿cómo se archivan y almacenan los e-mails actual-mente? ¿existe un sistema para guardar los mensajes importantes y sus archivos adjuntos?



Los archivos se conciben como instrumentos de gestión de la actividad de las instituciones, se conservan con fines administrativos, por su valor probatorio de derechos y deberes y para el cumplimiento de las tareas de gestión y apoyo a la dirección.

estas funciones que venían aplicándose a los docu-mentos en papel, deben de la misma manera aplicarse a los documentos en otros soportes. De ahí la importancia de un s.G.D. que aglutine en un único sistema toda la información recibida y generada por la empresa indepen-dientemente del soporte en el que venga consignada.

2_2 El archivo en la empresaLa singularidad del archivo de empresa es una ca-racterística que ha contribuido a que los trabajos de normalización en este ámbito sean mucho más escasos que en el caso de las instituciones públicas que cuentan con modos operativos similares. en las administraciones públicas los archivos se conciben como un instrumento para conservar la memoria de la colectividad mientras que en las empresas este aspecto no tiene peso, sin em-bargo la información es un recurso estratégico y tácito para ellas.

no es calidad

cuando el archivo no está considerado como fuente de información estratégica.La inexistencia de sistemas de gestión de la infor-mación.La ausencia de planificación de la evaluación y selección documental.La acumulación de documentos.La ausencia de normalización en la organización de los documentos.Las necesidades informativas sin resolver.el desconocimiento de la importancia de la infor-mación en la toma de decisiones.


el archivo 31

Los factores globales llevan a las organizaciones, grandes o pequeñas, a reducir sus costes e incrementar su capacidad de respuesta en entornos externos.

estos factores incluyen:La creciente competencia comercial.Los cambios tecnológicos que impulsan el comercio electrónico y las prácticas de la administración elec-trónica.La rapidez en las comunicaciones y la difusión de la información a través de Internet.La creciente complejidad del entorno legislativo y regulatorio a nivel local, nacional e internacional.Las crecientes expectativas de los ciudadanos para que las organizaciones actúen de una forma responsable, transparente y socialmente comprometida.el aumento del riesgo en entornos externos, inclu-yendo las amenazas a la seguridad y los desastres naturales.si las empresas tienen que ofrecer servicios y produc-

tos de calidad para ser competitivas, todas las no con-formidades en esta materia repercutirán directamente en el servicio o producto, de forma que si una empresa quiere satisfacer a sus clientes tendrá que implantar un s.G.D. que le permita ser más eficaz y eficiente así como implementar la acciones correctoras pertinentes para alcanzar la calidad en la gestión de la empresa.

Asimismo la satisfacción del cliente está directa-mente relacionada con la toma de decisiones, proceso para el cual es necesario contar con la información adecuada para la verificación de hechos, la compilación de informes, la recopilación de datos, la planificación y elaboración de políticas, el desarrollo de litigios judicia-les, la evaluación de proyectos, asuntos administrativos, etc., que permita a la persona o personas responsables decidir teniendo en cuenta el máximo número de varia-bles. este proceso está determinado por el acceso a la información y a cómo se ha organizado, pero no solo es fundamental en la toma de decisiones sino que lo es también para el trabajo diario.

La creación y el control de documentos deben estar integrados en las actividades, procesos y sistemas de una



organización. La gestión eficaz de documentos permite a la organización gestionar los riesgos y responder a los desafíos de un entorno global abierto 4.

el archivo en la empresa proporcionará un control sobre la documentación que permitirá el acceso, la consulta y la valoración de toda la información que se genera y se recibe, de manera que solo se conservará aquello que realmente tiene valor para la empresa por lo que toda la documentación superflua (borradores, duplicados, etc.) será eliminada ahorrando en costes de almacenamiento y espacio.

Además, también permitirá difundir y comunicar a través de instrumentos informativos, servir a los usuarios internos y externos de manera rápida y eficaz aumenta-do su satisfacción y la productividad de los empleados y conservar de forma adecuada aquellos documentos que se han considerado importantes para la empresa, optimizando recursos materiales y humanos.

2_3 Organización de los fondos de un archivo

A pesar de que inicialmente puede parecer que el de-sarrollo, creación y puesta en marcha de un s.G.D. es una tarea ardua y dificultosa, la realidad confirma que el proceso, en función de las características concretas de la empresa, puede reflejar cambios significativos en la gestión con pequeños cambios en la forma de trabajo.

Las principales tareas a desarrollar son: estudio de la organización: estructura y funciones.

4 Norma Iso 15489 Declaración para

directivos.

Los recursos informativos son un valor intangible, su-ponen una ventaja competitiva para aquellas empresas que saben gestionarlos y usarlos, no pueden comprarse y su acumulación conlleva tiempo. Permiten disponer de datos, valoraciones, etc., información necesaria para la toma de decisiones.


el archivo 33

Recopilación de la legislación aplicable al sector al que se dedica la institución.Identificación de la series documentales y creación de un cuadro de clasificación.creación de una base de datos acorde a las necesida-des de la organización. clasificación de acuerdo a la estructura orgánico- funcional de organización.ordenación de las series (establecidas anteriormente en el cuadro de clasificación) de acuerdo al orden lógico de las mismas.creación de un formato único y global. valoración y selección, de forma que se establezcan qué series son las que deben conservarse y cuáles deben ser expurgadas. elaboración de un calendario de conservación, con sus correspondientes reglas de conservación, donde se establecen los plazos de vigencia administrativa, legales y su conservación o no permanente.Instalación.A partir de la realización de la clasificación y orga-

nización de la documentación, podemos elaborar dos instrumentos de consulta que nos faciliten las búsquedas y localización:

Inventario, listado de series, de clientes, por fechas, etc.Manual de procedimientos.

“Los recursos patrimoniales suponen un análisis del pasa-do para hacer frente al presente y construir el futuro.”

Josep Fontana

3_ sistemas de Gestión Documental (s.G.D.) y gestión

de archivos de empresa



3_1 Introducción a los S.G.D.Una vez que tenemos definidas las funciones del archivo es necesario, para avanzar un paso más hacia delante, implantar un s.G.D. que permita a la empresa tener controlada toda la documentación independientemente del soporte en el que la cree o reciba.

Las organizaciones necesitan considerar 5:1. Los documentos como bienes, como activos.2. La adecuación de los documentos al propósito para el

cual son creados y conservados.3. La gestión de sus documentos tanto tiempo como

sea preciso.Los documentos son creados al tiempo que la or-

ganización desarrolla su negocio con el fin de facilitar sus actuaciones y mantener un registro de qué, quién, cuándo, cómo y a qué coste lleva a cabo el trabajo. Los documentos creados son conservados como evidencia de las actividades:

como un conjunto de información sobre la actividad que da soporte a la gestión, el análisis y la planificación.como pistas de auditoría a efectos de rendición de cuentas.como herramienta para su uso en conflictos, litigios y como apoyo legal.como instrumento para posibilitar a la organización el cumplimiento de sus obligaciones reglamentarias.Un proyecto de consultoría documental debe basarse

en la realización de una serie de tareas fundamentales que es necesario conocer para evaluar el alcance del proyecto:

estudio y análisis de estado actual: recogida de información sobre la situación real de la organización que permita realizar una valoración sobre el estado en el que se encuentra.análisis de las actividades de la organización: realización de un estudio de las funciones, órganos, actividades, operaciones y procesos que se llevan a cabo en la organización, con el fin de aunar criterios en la organización y en la denominación de los expe-dientes y documentos aplicando normas de archivo.propuesta de mejora: una vez conocidas la debi-lidades y fortalezas, se presentan varias propuestas

5 Iso/tc 46/sc 11 Archives/Records

management: breve declaración para

directivos.


sistemas de Gestión Documental (s.G.D.)… 37

de mejora cuantificadas que permitan a la empresa tomar decisiones acerca de cuáles son las medidas que se deben adoptar a corto, medio y largo plazo.plan de implementación: descripción detallada de las actividades, tiempo y coste de cada una de las acciones que deben llevarse a cabo para alcanzar los objetivos planteados:

Diseñar un mapa documental: clasificación y agru-pación de los documentos, indicación de cuál es su soporte, especificación del valor para la organiza-ción y definición de las políticas de conservación y transferencia documental.Diseñar procedimientos: establecimiento de nor-mas y procedimientos, respaldados por la dirección, para la gestión y mantenimiento del sistema.Diseño funcional para el desarrollo de la herramienta informática: requisitos y operativa de funcionamiento. elección del gestor documental: atendiendo a crite-rios de eficacia, eficiencia, accesibilidad y usabilidad.Implementación del gestor documental: es necesa-rio realizar continuas pruebas de calidad y auditorías conforme se incorporan usuarios y documentos.Formación de usuarios: es fundamental explicar e implicar a todos los usuarios para el éxito del proyecto.

evaluación y seguimiento: se definirán las herra-mientas que permiten evaluar el sistema junto con un plan de seguimiento que recogerá deficiencias y propuestas de mejora.en este sentido es muy importante destacar que es-

tamos entendiendo un s.G.D. como un servicio que no solo abarca la implementación de un programa informá-tico, sino que va mucho más allá, en tanto que el estudio previo de la organización y la detección de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades permitirán definir el plan de trabajo y las áreas prioritarias en las que actuar.

el s.G.D. debe contemplar la gestión de todos los documentos de los que disponga la organización inde-pendientemente de su soporte (papel, cd, electrónico). entendiendo documento electrónico de archivo, tal y

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como lo define el consejo Internacional de Archivos, como: “información en soporte informático registrada, producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular, y que consta del contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio”.

3_2 Descripción de los sistemas de gestión documental

como hemos comentado anteriormente, la descripción es una tarea fundamental que debe realizarse de manera constante.

en los sistemas de archivo de los documentos en soporte papel, para localizar un documento dentro de un expediente lo primero que se ha de saber es qué expediente contiene el documento y cuál es la localiza-ción física de ese expediente. Además, será necesario llevar un control sobre la circulación de expedientes (cuándo salió, a quién se le ha dejado en préstamo y cuándo se devolverá).

en los sistemas electrónicos, los usuarios pueden hacer búsquedas por texto libre o por atributos para poder loca-lizar el documento que buscan, lo hacen desde el propio puesto de trabajo y no es necesario realizar un control so-bre el préstamo, ya que diversos usuarios pueden acceder al expediente incluso de forma simultáneamente.

Pero, al igual que en los sistemas basados en papel, los documentos electrónicos no tienen sentido ni valor si

La acumulación de documentos electrónicos en los ordenadores de las empresas aparece como un nuevo problema que hasta ahora no existía. el es-pacio en este caso no preocupa demasiado, pues la memoria de almacenamiento es cada vez más barata; pero la dificultad para encontrar lo que se busca y la generación de copias de seguridad empiezan a ser considerados problemas importantes de gestión.



no se encuentran relacionados con los otros documentos que se han creado o recibido durante la gestión del mismo procedimiento o actividad. Igualmente, es imprescindible describir el contexto administrativo y tecnológico del documento. esta información servirá para relacionar los documentos electrónicos y los documentos en otros soportes.

Las empresas deben ser conscientes de los procesos necesarios para el mantenimiento de un s.G.D., cual-quier empresa que limite la gestión documental a la instalación de un programa informático está condenada a la insatisfacción.

Una de las tareas a realizar es la descripción de los documentos, siendo dos los objetivos fundamentales que persigue:

Mostrar el contexto administrativo y tecnológico de los documentos y del expediente al que pertenecen.Mantener las relaciones entre los documentos en diversos soportes que están archivados en depósitos diferentes.en la descripción de los documentos electrónicos se

aplican los mismos principios y estándares que en la descripción de los documentos físicos, incluyendo tanto la información específica del documento como la propia de los sistemas en los que se ha generado.

Los s.G.D. han de incluir diferentes niveles de des-cripción:

el primer nivel incluye la información que proporciona el mismo sistema y que ha de capturarse de forma automática.el segundo nivel es la información complementaria que puede ser recogida manualmente por la persona que crea o archiva el documento.el tercer nivel de la descripción archivística es aquél que describe el contexto administrativo, la serie a la que pertenece y el fondo.Finalmente, el cuarto nivel es la documentación del sistema, tanto funcional como técnica.Atendiendo al principio de procedencia, la descripción

se ha de hacer lo antes posible dentro de ciclo de vida de los documentos y del mismo sistema. Los sistemas de



Gestión de los Documentos electrónicos han de planifi-car los datos que necesitan capturar de cada uno de los niveles (documento, expediente, serie, función, unidad, autores, procedimientos y proyectos) y también han de documentar el mismo sistema de gestión, tanto en el aspecto funcional como en el técnico.

consejos prácticos

en cada puesto de trabajo estarán los expedientes que se encuentren en fase de tramitación, cada uno de ellos con los datos necesarios para su iden-tificación. Por ejemplo:

serie documental: expedientes personales del personal del mantenimiento.expediente (Asunto): Fernández Martínez, María.

Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de una gestión. Abra un expediente para cada asunto (por ejemplo, un expediente para cada persona, cada obra, cada acta, cada petición de traslado, cada convocatoria de oposiciones).No use como títulos de series denominaciones como oficios, expedientes generales, varios, etc.Debe evitarse la desmembración y dispersión de los expedientes.evite la duplicidad de expedientes.No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él (por ejemplo, fotocopias del boe, catálogos comer-ciales, fotocopias de otros expedientes, disposicio-nes normativas, etc.). La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia.

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3_3 Situación de la gestión documental en la empresa

en la actualidad las empresas tienen ante sí un nuevo reto en lo que se refiere a la gestión documental: la información está aislada. La documentación en papel, los correos electrónicos, los archivos almacenados en carpetas en el Pc y los datos de registro del eRP no están relacionados entre sí, la información no se comparte y la pérdida y falta de control de información generan ineficacia y descontrol en las organizaciones.

Un estudio realizado por la compañía de gestión de la información Iron Mountain afirma que las empresas europeas desconocen cómo sacar el máximo partido de su información. Las cifras nos muestran que solo el 34 % de las empresas españolas reconoce que aprovechar la información es fundamental para el éxito del negocio. Ignacio chico, Director General de Iron Mountain en españa (2011), afirma que “Las empresas se están ahogando en montones de información, en todo tipo de formatos. como resultado, su correcta gestión ha de convertirse en un asunto absolutamente prioritario. tanto si se trata de información que entra o sale de la empresa, como si es creada internamente, el valor que tienen los datos financieros, los datos de clientes o los relativos a cualquier aspecto del negocio son vitales en el éxito de la compañía. Las empresas han de ser cons-cientes de que la información es el activo más valioso que tienen. Nuestra encuesta indica no solo que muchas empresas no son conscientes de ello, sino que aquellas que sí lo son han de luchar para utilizar todo el potencial de su información”.

Las empresas no consideran su información como un activo, como un valor, sin embargo, en muchas ocasiones están dispuestas a pagar importantes sumas de dinero por información externa. obtener el máximo rendimien-to de los recursos de la empresa es fundamental tanto si hablamos de personas como de información.

Hay estadísticas que confirman que más de un 70 % de las empresas dicen encontrar más fácilmente informa-ción que no poseen que la información que sí tienen. La falta de criterio a la hora de conservar la documentación



implica que de media, más del 15 % del espacio de una oficina se ocupa por armarios y/o lugares para almace-nar contenidos. Diversos estudios han demostrado que la implantación de un s.G.D. puede llevar a reducir este espacio en más de un 35 %.

el tiempo medio diario gastado en buscar documen-tos en papel, ficheros, correo o contenido en intranets o Internet es de 51 minutos, mientras que en empresas que cuentan con un sistema de gestión y archivo este tiempo se ve reducido en más del 200 %.

Además, hay estudios que indican que las compañías invierten hasta 90 euros en recuperar cada documento no encontrado.

Por otra parte, un modelo y una práctica normalizada en la gestión documental permite la reducción de copias y fotocopias. ya que de media se generan tres copias dentro de una misma organización para los documentos críticos de negocio (facturas, contratos, etc.).

Pero además la Gestión Documental permite regular el acceso y uso a la información que se hace dentro de la empresa. competencia desleal, fraude informático, fuga de datos, contraespionaje industrial o uso indebido de los sistemas informáticos son algunos de los nuevos tipos de delitos que están surgiendo con el uso de las nuevas tecnologías. el robo de información confidencial es el delito informático que más ha aumentado en las empresas españolas, en concreto en un 60 %, algo que seguramente está relacionado con el aumento de los despidos debido al actual marco de crisis económica.

Un s.G.D. permite una visión clara del proceso de negocio (independientemente de su fuente y formato), y de las personas que actúan en dicho proceso (dentro y fuera de la organización), asegura el trabajo sobre un contenido único, aporta seguridad y da cumplimiento a la normativa de accesibilidad y conservación, siendo accesible, sencillo y transparente para el usuario, obte-niendo ventajas que redundan en la competitividad de la empresa.

es importante destacar que un s.G.D. no está orienta-do necesariamente a grandes empresas, sino que puede ser adoptado por cualquier tipo de organización inde-pendientemente de su sector de actividad o tamaño.



3_4 Implantación de un S.G.D.es fundamental para poder ofrecer una solución de Gestión Documental en una organización realizar un estudio previo que permita conocer perfectamente la organización de manera que la solución que se plantee sea fiel a la entidad a la que se presenta. Las soluciones varían de forma significativa en cada organización, desde propuestas de valoración documental, digitali-zación, expurgo, organización de la documentación, externalización de la custodia, implantación de herra-mientas informáticas, etc.

La dirección de la empresa tiene que definir el trabajo, decidir si quiere abordar el proceso íntegro en toda la organización o comenzar por un departamento, por las áreas más problemáticas, etc. Así, en función de los resultados que quiera conseguir, del valor que quiere obtener de la información, de lo que quiere aportar al negocio, determinará los pasos a seguir en el proceso de implementación del s.G.D.

algunos datos

La aplicación de herramientas y normas de archivo pueden ser cuantificadas en datos y en ahorro de costes ya que gracias a la gestión documental pode-mos obtener ventajas como las que a continuación se detallan:

Reducción en un 25 % de las actividades de co-piado y archivado de contenidos. Reducción del número de facturas perdidas en un 66 %.Reducción del tiempo de recuperación y tratamien-to de los documentos entre un 10 y un 20 %.Reducción de espacio destinado a la conservación de documentos en un 60 %. 100 % control de la confidencialidad.100 % seguridad en la conservación.



Figura 3.1. organización de un s.G.D.

Fuente: elaboración propia.

Sistema deGestión Documental

Producción de documentos

Elaboración y gestiónde formularios

Gestión de registrode entrada y salida

Gestión dedirectrices

Definiciónde procesos

Identificación ydescripción

Clasificación

Calendariode conservación

Conservación/eliminación

Sistema de archivo y recuperación

Gestión de documentos electrónicos y papel

Utilización de documentos

Eliminación y disposiciónde los documentos

La implicación por parte de los cargos directivos de la empresa es fundamental para asegurar el éxito. se debe considerar este cambio como una línea estratégica para la compañía, de manera que todas las personas de la organización se sientan implicadas y participen de manera activa.

Más concretamente, es necesario: Definir unas pautas corporativas de organización de la documentación digital y en papel.concretar criterios de gestión de los contenidos de los correos electrónicos.establecer criterios asociados a las distintas tipologías de documentos: qué debe eliminarse y cuándo, qué debe conservarse y durante cuánto tiempo, etc.concretar directrices de acceso a la documentación: quién debe acceder a qué.



3_4_1 Requisitos necesarios para la implantación del S.G.D.6

todas las organizaciones que decidan apostar por la gestión documental debe tener en cuenta todas las cuestiones relativas al marco legal y el entorno, requisi-tos que se detallan a continuación:

6 As 4390-3 Requisitos

Figura 3.2. Requerimientos de un s.G.D.

Fuente: As 4390.

Creación, evidencia, preservación, custodia, control,accesibilidad, etc.

Requisitos queresponden a la normativa

Entorno normativogeneral

Consideracioneslegales generales

Entorno

Regulaciones específicasindustriales

Políticas,procedimientos

Impuestos fiscales, jubilaciones impuestos, salud y sanidad,relaciones industriales, libertad de información, privacidad,legislación sobre sociedades.

Agricultura, comunicación, industria, sanidad,minas, transportes, etc.

Naturaleza de actividades en términos de necesidades paraproducir documentos. Ej. entorno medioambiental.

Debe asegurar la organización, el cumplimiento del cuerponormativo y de las responsabilidades, documentando las mismas.

Códigos o prácticas de autorregulación, códigos de trabajo,reglas, normas técnicas, nacionales, internacionales, específicas.

De acuerdo con la normativa Iso 30301 los requisi-tos derivados de la norma son los que aparecen en la siguiente tabla:



Tabla 3.1. Requisitos para establecer un s.G.D.

Requisito Acción Documentación

La organización debe tener en cuenta los factores externos o internos pertinentes (4.1)

Análisis del contexto de la organización.

Resultado del análisis con lista de factores externos e internos.

Para establecer objetivos la organización debe tener en cuenta los requisitos del negocio, legales, reglamentarios y de otra índole en la creación y control de documentos (4.2)

Análisis de la legislación, de los procesos de la organización y de los compromisos adquiridos que afectan a la creación y control de documentos.

Lista de requerimientos básicos de negocio, legislación aplicable y otros compromisos.

La organización debe definir y documentar el alcance de su s.G.D. (4.3)

Decisión de la alta dirección sobre dónde aplicar el s.G.D.

Documento escrito que defina el alcance del s.G.D. (podría ser parte de la política)

Fuente: bustelo, carlota. serie Iso 30300. sistema de gestión para documentos. seDIc.

3_4_2 Alcance del proyectotodo proyecto debe recoger una serie de propósitos ge-nerales y específicos definidos por la organización y que deberán ser medidos y evaluados de manera continua, algunos de estos propósitos deberían ser:1. Proporcionar a la organización un sistema integrado

de información para apoyar su gestión. el s.G.D. trata de proporcionar las herramientas necesarias para la captación, tratamiento y recuperación de la infor-mación. es un elemento básico para la gestión de la sociedad, ya que facilita a los distintos responsables de la organización la información sobre la evolución de los factores claves para la gestión, y debe ser el medio del que disponga la dirección para la toma de decisiones.

2. Dar soporte a la funciones de planificación estratégica y control de la gestión.

3. Facilitar la operatividad diaria y mejorar la rentabilidad. Los s.G.D. proporcionan un soporte imprescindible para las operaciones de la organización, puesto



que son herramientas que facilitan la disponibilidad, fiabilidad e integridad en la información necesaria para la gestión, reduciendo el riesgo en las decisiones tomadas para conducir a la empresa al cumplimiento de sus objetivos y conseguir la rentabilidad deseada.

4. Mejorar el uso de los recursos, analizando las ne-cesidades de información en el contexto de toda la organización, simplificando operaciones y evitando redundancias y esfuerzos duplicados.

3_4_3 Objetivos del S.G.D.Una vez definidos los aspectos globales del proyecto, debe avanzarse en su diseño concretando objetivos específicos de carácter general derivados de las funcio-nalidades del s.G.D. así como objetivos concretos que la organización persiga, como por ejemplo:

Detectar todas las necesidades de información a cu-brir por el sistema.

Figura 3.3. contexto de creación de los documentos.


Procesosadministrativos

Documentos

Soportefísico

Contenedorde información

Elemento de prueba

Coste de proceso

Calidad de servicio

Medio de intercambiode información

Informaciónno estructurada

Requiereconservación

Problema Documental



Identificar factores clave del sistema, tales como la na-turaleza operativa, el coste de operación, el coste de instalación, los beneficios que produce, los recursos de hardware y personal que se precisan, el calendario de implantación.Asegurar que todos los usuarios de la organización estén satisfechos con el sistema.establecer los requisitos organizativos y de gestión para asegurar el éxito de instalación del sistema.

Asimismo la realización de un diseño preliminar permitirá conocer el alcance del proyecto, para lo cual será necesario recabar información sobre los siguientes aspectos:

organización: establecimiento del equipo y del per-sonal de trabajo que debe asegurar el soporte de la Dirección del proyecto.especificaciones técnicas y funcionales:

Análisis de las funciones realizadas por el usuario, necesidades de información, consideraciones del diseño.Diseño lógico del sistema, estructura de datos, de entrada, de salida y procesos a realizar.

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Figura 3.4. Modelo de estructura organizativa de un s.G.D.


RegistroE/S

Gestión deexpedientes

Gestión dearchivo

Presenciaen Internet

Sistema de gestión documental(ECM)

Aplicaciones y herramientasdepartamentales y corporativas

Archivodigital(RDC)



Beneficios

Asegura la captura y el control de documentos. Garantiza la eficiencia en la gestión documental al eliminar duplicados y facilitar el acceso a la información.Permite obtener información de manera rápida para dar soporte a la toma de decisiones.Facilita la rendición de cuentas ante los accionistas, agentes sociales o ciudadanía.Demuestra el cumplimiento de su responsabilidad social y de la legalidad vigente que le afecta a la organización.orienta sobre cómo gestionar riesgos que puedan llevar a la inactividad en el caso de perder acceso a los documentos.Facilita la recuperación de la continuidad del negocio en el caso de catástrofes naturales, errores técnicos o humanos.Permite colaborar.Facilita crear contenidos, crear documentos dentro de la herramienta y distribuirlos de manera sencilla.Realiza workflows con control. Disminuye los tiempos de búsqueda de información.Gestiona de forma eficiente el exceso de e-mails.controla las versiones de los documentos. Permite conocer en cada momento quién y cómo accede o modifica un documento.Gestiona permisos de acceso.trata los documentos de forma inteligente.

Análisis coste-beneficio: beneficios y costes estima-dos de la instalación y puesta en marcha del sistema, tanto tangibles (hardware, software, comunicaciones, personal) como intangibles.Revisión y aprobación por la dirección de la puesta en marcha del s.G.D.es muy importante además intentar reflejar de manera

gráfica cómo se organiza la información de la empresa, de una manera similar a la Figura 3.4.

4_ sistemas de Gestión electrónica de

Documentos (G.e.D.)



4_1 Nuevo entorno de trabajoLos tiempos han cambiado, las tecnologías de la informa-ción y la comunicación están completamente introducidas en el ámbito laboral y personal. La información en soporte papel y en soporte informático deben convivir en la em-presa de manera natural.

A lo largo de este libro se ha venido reiterando la importancia de los documentos en formato electrónico. Muchas organizaciones mantienen un sistema mixto entre el papel y el soporte informático, otras se plantean que exista un solo medio optando en estos casos por el electrónico. es fundamental conocer cuáles son las consecuencias del nuevo entorno tecnológico y analizar qué medidas deben tomarse en cada caso.

La tendencia es que cada vez haya más documentos que nunca han sido ni serán papel, así el correo electró-nico se ha convertido en el medio más frecuente para el intercambio de información.

el entorno de trabajo muestra significativas diferencias respeto a décadas anteriores, entre las cuáles podemos destacar:

Proliferación de sistemas de reprografía, que permiten la multiplicación de documentos.Implantación de ordenadores y los correspondientes programas que agilizan el trabajo, facilitan el acceso rápido a la información y, al menos en teoría, sus-tituyen el soporte en papel por otros documentos informáticos que ocupan menos espacio.Mejora notable en los sistemas de archivo en cuanto al mobiliario y material empleado.

7 Moro cabero, M. (2004).

“saber hacer, saber gestionar la información interna de las organizaciones conforman un capital intelec-tual y de conocimiento en el que se exige el dominio de las nuevas directrices y habilidades para el correcto desempeño del trabajo archivístico.” 7


sistemas de Gestión electrónica de Documentos (G.e.D.) 53

sin embargo, la rapidez con la que avanza la técnica en el área informática hace que el hardware y el software de cualquier institución queden obsoletos en un corto periodo de tiempo; los equipos y programas se renuevan constantemente con las siguientes consecuencias:

La existencia de documentos en soporte electrónico o magnético que no se pueden leer porque hay problemas de compatibilidad entre unos equipos y otros, o porque las máquinas y programas que los han producido han desaparecido.Los documentos grabados en estos soportes tienen un periodo de vida muy corto, las grabaciones mag-néticas comienzan a deteriorarse a partir de cinco años por lo que en muchos archivos de oficina y archivos generales se están guardando documentos que pueden estar borrados.La reconversión o paso de información de un soporte que ha quedado en desuso a uno moderno resulta muy costoso económicamente. Incluso, en ocasiones, al no existir la máquina o programa que creó esos documen-tos esta reconversión no puede llevarse a cabo.La elaboración de documentos en ciertos tipos de papel (papel de fax, papel reciclado y papel de fo-tocopiadora), hace que acumulemos en los archivos expedientes cuya información está parcialmente bo-rrada o puede perderse en pocos años.La evolución de las organizaciones y las deficiencias

enumeradas, al producirse de forma muy rápida y no ir acompañadas de unos criterios claros de racionalización y control de los documentos, han provocado que actual-mente en las oficinas existan los siguientes problemas:

Las fotocopias crean una falsa apariencia de control de la información, contribuyen a aumentar el tamaño de los archivos y su efectividad queda invalidada por la ausencia de unos criterios de organización, que permitan la eliminación de los documentos duplicados cuando hayan cumplido su vigencia administrativa y carezcan de valor secundario.La utilización de ordenadores da lugar a la multiplicación de los documentos ya que el mismo texto se conserva en soporte papel y en soporte informático. La enorme



ventaja que supone la utilización del ordenador, en cuanto a rapidez de acceso a la información y ahorro de espacio, no suele aprovecharse en las oficinas. La multiplicación de oficinas y la existencia de pro-cedimientos no formalizados o nuevos expedientes sin tradición administrativa provocan la eliminación del expediente, convirtiendo la plasmación del trá-mite en una disparidad de documentos que rara vez permitirán reconstruir las actuaciones. La falta de centralización de la información obliga a la duplicidad de documentos. A pesar de la mejora en el mobiliario y material que se emplea para el trabajo administrativo, se observa que por una mala utilización muchas veces se convierte en otra fuente de problemas.

problemas relacionados con el acceso y control de la documentación

saber dónde encontrar un determinado docu-mento.saber cuál es la última versión de un informe.encontrar documentos duplicados en la red y en otros soportes.tener que ir ampliando la capacidad de la red con frecuencia debido a la acumulación de documentos.Asegurar que, de manera sistemática, se eliminan los documentos obsoletos.Mantener los documentos con valor legal o que forman parte de la memoria de la empresa.conservar la documentación en papel en un único sitio físico.

La implantación de la informática en la gestión admi-nistrativa hace que debamos replantearnos el concepto de documento público y cuestionar la validez y auten-ticidad de los documentos producidos en “soportes informáticos”. Por consiguiente, tendremos que recon-siderar el contenido, acceso, descripción y conservación de los mismos.



Las características que debe reunir un documento para ser considerado documento de archivo, no varían al cambiar de formato o de soporte; ha de haber sido creado como resultado de la actividad de la institución que lo genera o recibe. Al igual que sucede con los documentos en papel, el primer criterio a emplear será distinguir entre:

Documentos electrónicos de archivo: se deben identi-ficar, guardar, conservar y transferir. Documentos electrónicos que no forman parte del archivo y, por lo tanto, pueden ser eliminados.

4_2 Problemas de los documentos electrónicos en los archivos

en apartados anteriores hemos comentado algunos de los problemas derivados de la falta de un s.G.D., ya se trate de documentación en soporte papel o electrónico.

en este apartado vamos a analizar en profundidad los que atañen a los documentos en soporte electrónico:

a. identificación, localización y control: problemática derivada de:

el elevado volumen de los documentos produci-dos. Aparición constante de nuevas versiones de plataformas, sistemas operativos y programas de cambio de soportes.Generación de nuevas formas de documentos electrónicos tales como los documentos compues-tos, hipertexto y multimedia.Desarrollo de sistemas de información orientados a la gestión de datos pero no tanto a la gestión de documentos.Acumulación incontrolada de documentos, ma-nipulación no autorizada de los mismos (acceso, alteración, destrucción), destrucciones accidenta-les, etc.Duplicidad de la información en diferentes soportes (disquetes, discos duros, soportes ópticos, bases de datos, etc.).

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B. control de la fiabilidad y autenticidad: la facilidad de copia y modificación de los documentos informá-ticos hace necesario el establecimiento de medidas y controles para asegurar su fiabilidad y autenticidad. Por ello se debe:

controlar el contexto de creación del documento y la legitimidad de la autoría para asegurar su fiabilidad.controlar la integridad del documento a lo largo de los usos y transacciones posteriores a su creación original para controlar su autenticidad.estos dos controles solo se pueden llevar a cabo si cualquier copia o modificación de un documento puede ser detectada a partir del mismo documento.

c. complejidad de los documentos informáticos: La informática distribuida y la propia evolución del software están conduciendo a una progresiva comple-jidad de los documentos informáticos, en la medida

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consejos

Identificar desde su origen los documentos que han de formar el archivo.Recoger la información técnica necesaria para fa-cilitar el acceso a la información contenida: nombre y versión del sistema operativo, fechas de creación, de uso, etc.Agrupar los documentos (correspondencia, expe-dientes y registros) que describen una actividad en un solo fichero o unidad de información, adop-tando un criterio coherente de clasificación.conservar las bases de datos copiando los datos a un formato de bajo nivel (texto plano o en modo de acceso secuencial indexado) o, si son bases de datos propietarias, debe considerarse la posibilidad de exportarlas a una base de datos de software libre, de forma automática o semiautomática.



en que se multiplican los documentos compuestos (lo que a la vista del usuario es un solo documento, se descompone en una serie de documentos de menor tamaño, generados por distintas aplicaciones y que se une solo en el momento de su visualización), documentos distribuidos (los distintos ficheros que forman un mismo documento pueden residir en una misma unidad o memoria o en distintas unidades, de un mismo ordenador o de distintos ordenadores, en una misma red o en distintas redes) y documentos dinámicos (los diversos ficheros que componen un documento pueden cambiar periódicamente, por ejemplo: bases de datos, hojas de cálculo, etc.).

d. conservación de los soportes y contenidos:se deben conservar los documentos registrados, generados o recibidos, cuyo contenido y estructu-ra sea evidencia o prueba de valor legal de una actividad.se debe conservar el contenido de los documentos, en soporte electrónico, informático o telemático, en un formato compatible con los medios técnicos de que se disponen en las organizaciones, asegu-rando la independencia necesaria para garantizar su pervivencia así como la igualdad de oportuni-dades respecto a la accesibilidad de los usuarios a la misma.se deben hacer grabaciones periódicas de los archi-vos electrónicos, teniendo en cuenta la duración de los soportes y la evolución de su tecnología, ya sea reutilizando los mismos soportes o, preferiblemen-te, migrado hacia otros más modernos, teniendo en cuenta los plazos recomendados para los distintos soportes.

La conservación presenta una doble problemática. Por un lado la conservación física de los soportes. La gestión de dispositivos, soportes electrónicos y formatos debe ponerse en práctica aplicando procedimientos orientados a la salvaguarda frente al deterioro, daño, acceso no auto-rizado, eliminación o destrucción de soportes.

Las estimaciones sobre la vida media de los soportes ópticos oscilan entre los 5 y los 40 años, siempre que

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se mantengan en condiciones óptimas de conservación, manipulación y almacenamiento, tales como:

control de la temperatura y humedad: 18º c y 40 % humedad relativa, siendo especialmente sensibles a la degradación por falta de control de la humedad.cuidado en la manipulación y utilización:

evitar tocar directamente el soporte óptico (cara en la que se graba la información).separarlos de posibles campos magnéticos (imanes, motores, móviles, etc.).No situarlos cerca de focos de calor.Aislarlos del polvo y suciedad.

Almacenamiento de los soportes:conservación de cintas: posición vertical para que la cinta se desplace lateralmente, rebobinar las cintas antes de ser guardadas y rebobinarlas periódica-mente para evitar que la información magnética se traspase de una capa a otra de la cinta.conservación de discos, tanto magnéticos como ópticos: conviene evitar que se doblen o curven por cualquier causa de carácter físico o ambiental. Almacenamiento en posición vertical y superficie de lectura limpia y seca en caso de sistemas de almace-namiento óptico.

Aislamiento de campos magnéticos.Por otro lado, el mayor problema no es la conservación

de los soportes, sino la conservación de los contenidos a medio y largo plazo, ya que la obsolescencia de los programas y equipos informáticos presenta plazos más cortos que la propia durabilidad de los soportes, si se mantienen las condiciones de conservación menciona-das más arriba.

existen múltiples iniciativas en ámbitos internacionales para hacer frente a este grave problema que amenaza con hacer desaparecer la memoria de la historia más reciente de la humanidad, si bien es todavía un campo abierto a la investigación, pudiendo aportar en la actua-lidad solo algunas recomendaciones generales o buenas prácticas aconsejadas:

Intervención a priori: tiene por objeto normalizar y fijar los formatos electrónicos utilizados en una

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organización, con el fin de decidir cuáles de ellos son los más adecuados para la creación de documentos informáticos, de acuerdo con las características de uni-versalidad, compatibilidad y facilidad de transferencia y conversión.Intervención a posteriori: existen diversos métodos y estrategias de conservación de los documentos elec-trónicos en los archivos, si bien el más comúnmente aceptado en la actualidad se basa en la migración y conversión de los documentos electrónicos de archivo a formatos estándar (sGML o XML) para su conservación definitiva. esta solución implica un importante coste económico en recursos informáticos y humanos.evaluación documental: el elevado coste y com-plejidad de la conservación de los documentos electrónicos a medio o largo plazo hace necesario realizar previamente una evaluación que determine el valor de los documentos con vistas a su elimina-ción o conservación temporal o permanente. si esta función de evaluación ya es necesaria para las series documentales en papel, en el caso de los docu-mentos electrónicos es un elemento absolutamente imprescindible.Los mensajes y su contexto residen dentro del sistema

de mensajería, pero dicho sistema no puede garantizar su conservación ni funcionar a modo de archivo digital; los mensajes deben transferirse al s.G.D. corporativo, una vez seleccionados aquellos que tengan valor evidencial.

La capacidad de conservar los documentos electróni-cos sigue un razonamiento que se desarrolla en sentido inverso al ciclo de vida de los documentos:

Para poder conservar a largo plazo los documentos con un valor probatorio, estos documentos deben tener unas características técnicas y un nivel de descripción que les convierta en objetos conserva-bles. esto significa que los esfuerzos tecnológicos, económicos y humanos que se hagan para poder conservarlos a largo plazo deben estar al alcance de la entidad que tiene la obligación de hacerlo.


60 Gestión documental para pymesTabla 4.1. tipos de soporte con sus características.

1. soportes magnéticos capacidad

condiciones ambientales

Plazo Almacén consideraciones

Disquete 3 ½ 1, 44 a 120 Mb5º s 32º20 % a 60 % HR

2 a 5 añosRegrabable + 1.000 vecesNorma Iso/Iec 9529

2. soportes magnéticos capacidad



cD- RoM, cD-R y cD-RW

0,65 Gb –5º a 30 º c5 % a 60 % HR

10 a 20 años

Regrabable ( RW) +1.000 vecesRescribir cada 10 años. Normas Iso/ Iec 9660 y 1014

DvD-RoMDvD-RAMDvD-RDvD_RW

4,7 a 18 Gb4,7 a 9,4 Gb4,7 Gb

–10º a 50º c3 % a 85 % HR

10 a 20 años

Regrabable ( RW) + 1.000 vecesRescribir cada 10 años. Normas Iso/ Iec 9660 y 1014

3. soporte microfilm capacidad



Microfilm: poliéster y halógeno de plata

17º c20 % a 30 % HR

100 años

Más estable que el papel e independiente de la obsolescencia tecnológica de sistemas y aplicaciones Iso 6199, 10602

4. composiciones ambientales de conservación

soporte temperatura Humedad relativa

Papel 17 º c +/– 1º c 52 % +/– 3 %

Microfilm

- Película nitrato–20º hasta 2º c +/– 1º c

30 % +/– 3 %

- Película poliéster–20º hasta 17º c +/– 1º c

20 % hasta 30 % +/– 3 %

electromagnético+2º hasta 18º c +/– 1º c

40 % +/– 2 %

Óptico+2º hasta 18º c +/– 1º c

40 % hasta 55 % +/– 2 %



Para cumplir con estos requisitos mínimos, los docu-mentos han de estar creados y o capturados de una forma controlada y predeterminada, junto con los metadatos tecnológicos, descriptivos y archivísticos suficientes.Para poder capturar los documentos y los metadatos de acorde con estos requerimientos es necesario saber previamente qué parte del sistema informático contiene la información relativa al documento y cuál a los metadatos. es decir, hace falta identificar el docu-mento y haberlo añadido al sistema que lo genera.

consejos

trabajar en equipo entre el personal informático, la persona encargada del archivo y el personal de las propias oficinas de gestión.Aplicar criterios archivísticos a la hora de gestionar los documentos electrónicos, activar la participa-ción del personal en la creación del archivo digital de la institución.establecer de políticas de evaluación y selección de los documentos a aplicar desde el momento de concepción y creación de los mismos.

5_ sistemas de gestión de la correspondencia

electrónica



5_1 Sistemas de comunicaciónentendemos por sistema de comunicación aquel que nos permite enviar información desde un emisor hasta un receptor. si la comunicación se realiza únicamente dentro de la organización, se conoce por un sistema de comunicación interno, si por el contrario se permite el intercambio de información con otras organizaciones o personas ajenas a la organización se trata de un sistema de comunicación externo.

en el entorno de la teleinformática muchos asimilan los sistemas de comunicación internos a redes Intranet, es decir a redes de área local (LAN), y los externos a redes de área extendida (WAN) cuyo máximo exponente es Internet.

Gracias a estos sistemas teleinformáticos han surgido nuevas formas de comunicación cuyo máximo exponen-te es el correo electrónico. este medio tiene importantes ventajas como la rapidez y la economía, pero también conlleva inconvenientes, especialmente para los gestores de la información.

La implantación y el uso del correo electrónico en las organizaciones se ha producido de una manera acelerada, de forma que la gestión se ha visto afectada en tanto que no se ha mantenido un control sobre este canal de comunicación dejando fuera de la empresa in-formación de gran valor, incluso a veces se ha difundido información confidencial sin contar con las medidas de seguridad suficientes.

Debido a las ventajas que tiene como sistema de comunicación, el correo electrónico se convierte rápi-damente en vehículo de comunicación de decisiones de trabajo, negociaciones con los clientes o encargos de colaboración, que en otro contexto se hubieran realizado con documentos en papel.

en muchas empresas, las personas son conscientes de esta importancia y se recurre al medio habitual para preservar la información que contienen: se imprimen y se guardan, incluso a veces se pasan por los registros de entrada y salida una vez que se han impreso, pero de esta forma no queda garantizada la validez del documento puesto que su contenido ha podido ser modificado.


sistemas de gestión de la correspondencia… 65

si a esto le unimos el importante volumen de información que se recibe a través del correo electrónico, es funda-mental que las empresas tomen las medidas adecuadas para gestionar esta nueva forma de comunicación.

tal y como se comentaba al inicio de este libro, esta parte estará dedicada a describir de manera práctica cuáles deberían ser las tareas que una empresa debe abordar para la gestión del correo electrónico. Un ejem-plo práctico de una parte muy concreta de la gestión documental que afecta a todas las empresas.

Asimismo se enumeran las ventajas y beneficios de manera que se vea de forma clara y sencilla qué puede aportar a nuestra organización un s.G.D.

5_2 El correo electrónicoLos sistemas de mensajería, más comúnmente deno-minados correo electrónico o e-mail, son “el proceso o resultado de enviar y recibir mensajes, vía telecomunica-ciones, entre terminales de ordenadores enlazadas”. 8

el correo electrónico e Internet son las herramientas más utilizadas por la sociedad de la Información. A tra-vés del e-mail se puede enviar y recibir información entre diferentes usuarios, como si de una carta por correos postal se tratara, aunque de forma más barata, rápida y eficaz. Más aún, también permite trasmitir archivos de cualquier tipo, como imágenes, sonidos, vídeo, progra-mas, etc., gracias a diversos métodos de codificación.

el correo electrónico consiste en el envío de mensajes entre ordenadores conectados a una red. Para ello se necesita un programa cliente que permita el envío y la recuperación de los mensajes y un servidor al que se envíen o desde el que se recuperen los mensajes.

el protocolo que controla el servicio de correo elec-trónico bajo tcP/IP es el Simple Mail Transfer Protocol. Actualmente existe una gran variedad de paquetes soft-ware para el uso de correo electrónico, las diferencias entre unos y otros son las formas de funcionamiento, ya que los interfaces de usuario son distintos.

Los programas de correo electrónico permiten un gran número de opciones en el envío de mensajes,

8 california Departament of General servicies. www.pd.dgs.ca.gov/material/hbelec.asp



entre las cuales las más frecuentes e importantes son las siguientes:

envío de mensajes a más de un usuario simultáneamente.envío de informaciones en cualquier soporte.Reenvío de un mensaje recibido a otra dirección de correo.contestación de un mensaje recibido directamente.Inclusión de una forma de manera automática al final de cada mensaje enviado.Por lo general, se utiliza la misma máquina para el en-

vío y la recepción, pero en el caso de que sean distintas, en la configuración del programa de correo electrónico se pondrá una dirección en el sMtP, o servidor de envío de correos electrónicos, y otra en el PoP3, que equivale al servidor con el que se conectará para recibir los mensajes. Aunque lo habitual es que el sMPt y PoP3 coincidan.9

Los mensajes electrónicos son documentos creados o recibidos en un mail, que pueden o no llevar documen-tos anexos al mismo. estos documentos pueden estar escritos de manera formal o informal.10

como características de los sistemas de mensajería electrónica destacan:

tiempo de entrega: acotado (entrega directa, se mide normalmente en minutos.)calidad de recepción: alta (documento original en formato electrónico).Fiabilidad: alta en los sistemas conformes con la nor-ma X. 4000 de la UIt, notificación de entrega y acuse de recibo.Integración con otras aplicaciones: alta, edición, envío y almacenamiento.económico.cuando las comunicaciones se realizan vía e-mail

normalmente el lenguaje que se utiliza es coloquial, que puede ser apropiado para conversaciones internas pero no lo es para documentos o escritos formales. Un aspec-to fundamental a tener en cuenta es el uso que hace el personal del e-mail, ya que puede ser considerado como una herramienta de uso privado cuando en realidad muchas veces es utilizado como comunicación de docu-mentos de función y, por lo tanto, son documentos que

9 Merlo vega, J. A. (1995).

10 NARA/electronis mail regulatons.



forman parte de la actividad de la organización a la que pertenezcan. Los e-mail raramente presentan la posición “oficial” del organismo, suelen caracterizarse por:

ser pensamientos o ideas preliminares.No han sido revisados por el organismo.Normalmente solo reflejan la opinión personal de las partes implicadas.el sistema de correo electrónico presenta una serie

de ventajas respecto al sistema de correo tradicional en tanto que:

Facilita la edición compartida de documentos.Ahorra en consumo de material de oficina.Distribuye los mensajes de manera rápida, económica e igualitaria independientemente del número de des-tinatarios y de la localización de los mismos.Facilita el tratamiento automatizado de la información, dando la posibilidad de que los usuarios del servicio puedan ser aplicaciones y no solo individuos.Facilita las relaciones entre entidades y la participación en foros internacionales.Abre nuevos canales de comunicación, es una herra-mienta efectiva de productividad personal que estima las relaciones entre unidades dispersas y el trabajo en grupo a todos los niveles, ofreciendo una alternativa al modelo jerárquico de flujos de información.La introducción correcta de la mensajería electrónica en una organización trae consigo una mejora de productividad. Un mensaje puede ser enviado de la misma forma a un individuo, a un grupo o a un gran colectivo, facilitando el intercambio de ideas, la realización de consultas y la aportación de docu-mentos desde el propio puesto de trabajo, sin tener que realizar desplazamientos.Al eliminarse los pasos intermedios, los mensajes se entregan de forma rápida en los buzones de los destinatarios, pudiendo éstos responder de forma inmediata, si la urgencia del caso lo requiere, o bien dejar la contestación para otro momento más adecuado, no teniendo que interrumpir la tarea que pudieran estar realizando, tal y como ocurre cuando se atiende una llamada telefónica.



La implantación de un sistema de estas características solo será eficaz si los usuarios conocen sus posibilidades, si la organización favorece su uso y el servicio se presta con el adecuado nivel de calidad.

también presenta desventajas:cuando su uso no se generaliza entre el colectivo al que va dirigido, la propia organización se resiente por cuanto se duplican los procesos al tener que seguir manteniendo el flujo tradicional de documentos en papel o soporte magnético en paralelo con los medios telemáticos.en cuanto a la fiabilidad, depende de la calidad con la que se preste el servicio en todos los pasos de la comunicación, origen, destino y medios intermedios. cuando se hace uso de Internet hay que tener presente que la red en su conjunto no cuenta con mecanismos de control y supervisión, dependiendo, por tanto, de la calidad proporcionada por los proveedores del servicio. Por último, también existen barreras de tipo adminis-trativo: cuestiones relacionadas con su validez jurídica y una nueva regulación de los flujos de la información administrativa tienen que ser resueltas. en la legisla-ción española no hay ningún impedimento jurídico para que el soporte electrónico no goce de la misma validez que el soporte papel. el problema surge por la duda y el desconocimiento que su uso plantea, en la práctica su eficacia jurídica dependerá del tipo de correo electrónico que se aporte.

el interés de los e-mail para una organización depen-derá del contenido de los mimos, así los que deberán ser capturados por el sistema serán aquellos documentos de función que sean necesarios para el desarrollo de la actividad de la organización a la que pertenecen, así los mensajes de carácter privado o mensajes que se reciban de una lista de distribución, noticias u otros servicios disponibles en la red, que no afecten al funcionamiento de la organización, no formarán parte del sistema.

otra posibilidad es mantener el uso del e-mail como herramienta de trabajo y no permitir el uso personal del



mismo dentro del sistema de la organización, de esta forma todos los e-mail recibidos deberán estar relacio-nados con asuntos relativos a la organización.

algunas recomendaciones prácticas para la gestión del correo electrónico

separar los mensajes que constituyen documentos de archivo de los mensajes informales que no pro-porcionan evidencia de políticas oficiales o transac-ciones de la organización. Los tipos de mensajes que habitualmente constituyen documentos de ar-chivo son: políticas y directrices, correspondencia o memorandos relacionados con actividades propias de la organización, planes de trabajo, agendas, actas, borradores de documentos que se envían para ser comentados o aprobados, cualquier docu-mento que inicia, autoriza o completa una transac-ción dentro de la organización, informes finales o recomendaciones.

Los mensajes enviados o recibidos han de ser guardados y clasificados en carpetas de mensajes en el mismo momento en el que se recibe o envía un mensaje, previa configuración de las carpetas de las series documentales correspondientes en el mismo programa de correo. cuando se trate de documentos de conservación permanente, será necesario establecer otras formas de archivado.

en tanto no se disponga de un sistema de Gestión de Documentos electrónicos que permita una almacenamiento de estos documentos con sus metadatos correspondientes en una aplicación corporativa, se aconseja utilizar los siguientes métodos:

Imprimir el mensaje y sus documentos anejos y guardarlos en su expediente en papel.Realizar una copia periódica del disco óptico de las carpetas con sus mensajes y documentos anexos.

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5_3 Incorporación del e-mail al sistema de gestión o sistemas de gestión (convencional y/o electrónico)

5_3_1 Consideraciones previasLas fases para el desarrollo de un programa de gestión de documentos están estrechamente relacionadas con la metodología de trabajo defendida en el marco de la calidad. Así, la norma UNe en Iso 9000 señala las siguientes etapas para elaborar un sistema de gestión de calidad o para analizar uno ya existente:

Determinar las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas.establecer políticas y objetivos de calidad.Determinar procesos y responsabilidades para el logro de los objetivos.Determinar recursos necesarios.establecer métodos para medir eficacia y eficiencia de cada proceso.Determinar medios para prevenir no conformidades (fallos, despilfarros, gastos por errores y pérdidas) y eliminar causas.establecer y aplicar un proceso de mejora continuada.La norma Iso concede mucha importancia a la es-

tructuración del trabajo en procesos con la finalidad de controlar mejor los resultados deseados cuando se coordinan recursos y requisitos.

A la hora de seleccionar una aplicación u otra para la gestión del correo electrónico es aconsejable tener en cuenta los siguientes requisitos básicos 11:

ser fácil de usar directamente y en combinación con otras aplicaciones.Formar parte de un sistema integrado de gestión de intercambio de información.estar accesible en los puestos de trabajo informatizados.Proporcionar un servicio fiable y seguro a nivel local y con interlocutores externos.

11 Ministerio de

Administraciones Públicas (1998).



A estos requisitos es necesario añadirle otros elemen-tos fundamentales:

el diseño del sistema de mensajería debe realizarse con una visión amplia. Deben adoptarse soluciones estándares.Dedicar los recursos informáticos y de comunicaciones necesarios con la calidad que demandan los usuarios. Incorporar nuevas versiones y más prestaciones para corregir las deficiencias detectadas.Adoptar directrices y recomendaciones que se elaboren.Realizar acciones de sensibilización y formación de personal con especial atención a la alta dirección y su personal de apoyo.Promover cambios en los procedimientos del trabajo para aprovechar los beneficios de las tecnologías de la información y las comunicaciones.Facilitar la coexistencia con otros sistemas de mensajería.Apoyar la creación y mantenimiento de listas de distribución que faciliten el envío de mensajes co-lectivos identificados: grupos de trabajo, miembros, comisiones, etc.Fomentar el uso de sistemas avanzados de teledo-cumentación, identificando nuevas aplicaciones de trabajo en grupo y estableciendo métodos de uso (formatos de los mensajes, integración con procesa-dores de texto) de interés general.Difundir las direcciones electrónicas de los usuarios, incluyendo sus datos identificativos, en directorios y tarjetas de visita, figurar en las cartas y documentos junto al número de teléfono y fax.Impulsar la creación de directorios electrónicos.crear un equipo de proyecto que supervise el funcio-namiento del sistema y pueda ejercitar mecanismos de control.La incorporación de los e-mail dentro del sistema de

Gestión de Documentos electrónicos deberá realizarse teniendo en cuenta los siguientes principios teóricos que atañen al sistema:

Debe basarse en la filosofía del Records Continuum, la cual se caracteriza por considerar que el documento



presenta distintas características en la gestión, como reflejo de su ciclo de vida: 12

1. Diseño del documento.2. creación del documento como evidencia de las

actividades para las cuales ha sido creado.3. valoración del mismo para determinar su elimina-

ción o conservación.4. conservación del documento por su valor como

memoria colectiva tanto de la organización como de la sociedad a la que pertenecen.

Debe reflejar la estructura y organización de la entidad.Debe cumplir con la normativa y legislación vigente en lo relativo a conservación y preservación de la información.Debe facilitar la búsqueda y recuperación de la infor-mación.el modelo del Continuum tiene una amplia cobertura

y riqueza; el concepto de continuum sirve de herramien-ta para poder entender la visión de acción-estructura, los tres principios mínimos para la especialización del s.G.D. son 13:

Contemporary record keeping: s.G.D. actual, acciones y estructuras que tiene lugar en este momento.Regulatory record keeping: los procesos de regula-ción que permiten y controlan las estructuras para las acciones así como las políticas, normas, códigos, legislación y promulgación de las mejores prácticas.Historical record keeping: exploración de la proceden-cia en la cual las acciones y la estructura es examinada como parte de los datos que deberían tener los docu-mentos para ser históricos, recuperados y difundidos.el sistema de gestión de documentos, o Records

Management 14, abarca las siguientes operaciones: planificación, dirección, organización, entrenamiento y otras actividades de gestión junto con la creación de documentos, el mantenimiento y uso de las disposiciones y normas para lograr la gestión efectiva y económica de las operaciones y transacciones de la organización a la que pertenece el sistema.

Dentro del Records Management, hay que diseñar el s.G.D. (organización y almacenamiento de documentos

12 Upward, F. (1997).

13 Upward, F. (1998).

14 NARA, Ibídem.



para facilitar la conservación, recuperación, manteni-miento y uso del sistema en consonancia con las normas y políticas que se hayan adoptado).

5_3_2 Incorporación del e-mail al sistema de gestión

Para que exista un sistema de Gestión de Documentos electrónicos es necesario que exista un control por parte de la persona encargada de la gestión de la información y de la documentación que se genera en las oficinas, de su clasificación, ubicación y fecha de transferencia.

el primer paso será identificar cuáles son los proce-sos, así como los tipos documentales que generan esos procesos. el segundo paso es controlar cada uno de los documentos que se generan o se reciben en las oficinas vía informática en el momento de la gestión de cada tarea o actividad.

De esta forma podremos saber qué documentos son enviados por correo electrónico y si deben ser o no incorporados al sistema. Los profesionales deben colaborar e informar a los creadores de documentos de las prácticas adecuadas de forma que se posibilite una gestión documental eficaz y eficiente. De esta forma se establecerán acuerdos entre las partes implicadas en la creación, mantenimiento y custodia de los documentos asignando la responsabilidad adecuada a cada nivel dentro de la organización.

Los mensajes que se incorporen al sistema requieren algunos formalismos como la asignación de la serie documental a la que pertenecen o la información sobre el periodo de conservación u otros metadatos que se hayan establecido como necesarios 15.

Una vez creados, enviados y recibidos, los mensajes electrónicos permanecerán en el sistema de mensajería durante un breve periodo de tiempo, sin embargo aque-llos que sean evidencia de las actividades de la organiza-ción serán integrados en el s.G.D. de la organización.

es decir, aquellos que:contengan información desarrollada durante la pre-paración de documentos, informes y estudios.

15 california Departa-ment of General services, Ibídem.



Reflejen acciones oficiales recogidas en el curso de las actividades de la organización.contengan información sobre programas, políticas, decisiones o acciones oficiales.Reflejen cambios en la documentación oral, como entrevistas o conversaciones telefónicas durante las cuales se discute la política, es formulada o planeada, o aquellos donde se discute o se llegue a acuerdos o intercambios. el correo electrónico se utiliza tanto para enviar men-

sajes simples como documentos (anexos), dentro de una misma organización o entre distintas organizaciones. Las características del correo electrónico pueden dificultar su seguimiento y registro.

Las organizaciones han de ser capaces de realizar controles de gestión que les permitan capturar todos los mensajes recibidos y enviados así como sus anexos; y/o dotar a los usuarios de la posibilidad de la capturar ciertos mensajes de correo electrónico y sus anexos. esto último exige que los usuarios evalúen la pertinencia y la importancia de los elementos, así como los riesgos que supone su no captura.

como requisito, el sistema de Gestión de Documen-tos electrónicos de Archivo debe permitir la elección de uno de los siguientes modos de funcionamiento en el momento de la configuración 16:

Que los usuarios puedan capturar mensajes de correo electrónico (esto es, después de decidir si desean gra-barlos) o bien que el s.G.D. de Documentos electró-nicos cuente con un proceso automático de captura de todos los mensajes de correo electrónico recibidos y enviados.Que permita a los usuarios individuales tratar de capturar los mensajes de correo electrónico que re-ciban desde dentro del sistema de mensaje de correo electrónico. es aconsejable que el usuario pudiera procesar cada mensaje en el buzón de entrada, desde el interior de su sistema de correo, ayudado por:

La visualización de cada mensaje de correo y de un indicador de sus anexos (si los hay).La visualización del contenido de los anexos con un visor de documentos que permita diversos formatos.

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–16 MoReq (2001).



La grabación del mensaje de correo y de sus anexos como un nuevo documento de archivo en el s.G.D. de Documentos electrónicos.La vinculación del mensaje de correo y de sus anexos a un documento de archivo ya existente en el s.G.D. de Documentos electrónicos.

es recomendable que el s.G.D. de Documentos electrónicos garantice la captura de una versión de la dirección asociada al mensaje de correo electrónico que resulte inteligible para las personas.

Un documento de archivo incluye, además del conte-nido de sus documentos, información sobre el contexto y la estructura de estos documentos. La presentación depende tanto de los contenidos de los documentos de archivo como de su estructura y, cuando se trata de documentos electrónicos de archivo, del software em-pleado para presentarlo.

Así, los documentos electrónicos de archivo están formados por uno o más documentos electrónicos, que pueden ser documentos elaborados con un procesador de textos, mensajes de correo electrónico, hojas de cál-culo, imágenes fijas, animaciones, ficheros de audio o cualquier otro tipo de objeto digital.

Los documentos se convierten en documentos de archivo cuando se “capturan” en el sistema de Gestión de Documentos electrónicos, una vez capturados, se clasifican, lo que quiere decir que se le asignan códigos que se corresponden con la clase, dentro del cuadro de clasificación, a la que pertenecen.

el establecimiento de un servicio de mensajería elec-trónica no significa que se pueda eliminar de forma in-mediata el sistema anterior, sino que el proceso debe ser gradual. Los usuarios deben familiarizarse con el sistema y verlo como una herramienta más de trabajo, se deben satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios. Para ello es fundamental la elaboración de manuales de uso y guías que describan las prestaciones del sistema de manera que de forma progresiva permitan hacer un uso más eficaz del mismo.

La visión que ha de tener el personal no debe estar limitada únicamente al ámbito concreto de la propia unidad, sino previendo también las necesidades de

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comunicación con el resto de las unidades, otras admi-nistraciones con los ciudadanos y empresas.

en el caso de que el sistema de gestión no esté auto-matizado, los e-mail que formen parte de un expediente deberán ser impresos y adjuntados en su lugar corres-pondiente. si la gestión de documentos se realiza en entornos automatizados deberán identificarse, con un número, para que haya un control sobre los documentos que forman parte del sistema.

en tanto no se disponga de un sistema de Gestión de Documentos electrónicos corporativo, para evitar la pér-dida irremediable de documentos de valor permanente, asegurando su organización y conservación a corto y medio plazo, se aconseja:

No guardar los documentos en el mismo directorio que los diferentes ficheros del sistema o de las apli-caciones.No guardar los documentos de archivo mezclados con otros documentos personales.Una vez cerrado el expediente eliminar los borradores, notas, etc. que no se quieran guardar.eliminar todos aquellos documentos electrónicos que hayan sido impresos e integrados en su expediente en formato papel, excepto cuando se trate de do-cumentos reutilizables o actualizables. Por ejemplo documentos que se actualizan periódicamente, docu-mentos que se puedan aprovechar como modelos o patrones (actas de reuniones, oficios, circulares) y las versiones definitivas.

5_3_3 Clasificación documental dentro del sistema de gestión

clasificar en el entorno electrónico es el “proceso de concepción y aplicación de esquemas basados en las acti-vidades de la organización que generan los documentos, por el cual los documentos son categorizados de forma concisa y sistemática, para facilitar su captura, recupe-ración, mantenimiento y disposición. La clasificación incluye la determinación documental o nombre conven-cional del fichero, permisos de usuarios y restricciones de seguridad sobre los documentos electrónicos” 17.

17 National Archives of Australia (2001).



La clasificación se ha revalorizado en el entorno electrónico asumiendo más responsabilidades ya que, además de facilitar la recuperación de los documentos, permitirá enlazar con documentos relacionados y gracias a ella se podrán asignar también códigos de seguridad que restrinjan el acceso a la documentación que lo requiera. Las organizaciones necesitan tener la documen-tación —en papel y digital— estructurada, a partir de un cuadro de clasificación y unas pautas corporativas.

Los beneficios son evidentes ya que permite:Recuperar con facilidad la información y documentación.compartir el conocimiento.Reutilizar contenidos.Preservar la memoria corporativa.

Para asegurar los resultados debe haber:Implicación y compromiso de la dirección.Un trabajo de campo con distintas personas de la organización.Una estrecha colaboración con la dirección y las per-sonas que ésta indique. Una valoración continuada de las conclusiones.Un buen sistema de clasificación debe basarse en las

funciones de la organización y los niveles del sistema de clasificación dependerán de la complejidad de las funcio-nes desarrolladas por la empresa. Las funciones deben ser excluyentes, es decir, un documento clasificado dentro de una función no debe poder clasificarse dentro de otra. si el sistema de clasificación que desarrollemos cumple estas exigencias el código de clasificación será inequívoco y, por lo tanto, conseguiremos obtener todos los beneficios anteriormente citados.

el código de clasificación es uno de los requisitos obli-gatorios dentro de los metadatos porque, como hemos dicho, ambos contribuyen a una efectiva recuperación de los documentos y a tener el control intelectual sobre ellos.

si comparamos con el sistema de archivo de los docu-mentos en papel, para la localización de un documento dentro de un expediente es necesario conocer cuál es el expediente que cuenta con ese documento, la localiza-ción física del documento y la información de control de



la circulación del expediente (cuándo va a salir el expe-diente, a qué unidad se le presta y cuándo volverá). sin embargo, dentro de un sistema electrónico, los usuarios pueden acceder al texto o a los atributos, pueden buscar los documentos dentro de la propia estación de trabajo y no es necesario controlar el préstamo, ya que diversos usuarios pueden acceder al mismo expediente incluso al mismo tiempo, se pueden hacer copias simultáneas de los documentos y enviarlas por correo electrónico en este contexto.

Los cuadros de clasificación e instrumentos de descripción son imprescindibles para los sistemas de gestión de los documentos electrónicos. Los documentos electrónicos aislados no tienen ni sentido ni valor, cada documento está relacionado con otros documentos que han sido creados o recibidos durante la gestión del proce-dimiento o de la actividad. Igualmente, es imprescindible describir el contexto del documento o del expediente del que forma parte: quién lo crea, cuándo, a quién lo va a enviar, cuál es el contexto administrativo y tecnológico del documento. esta información servirá posteriormente para relacionar los documentos electrónicos y los docu-mentos de otros soportes, validar la autenticidad y ayudar a entender la función.

en un sistema de gestión de documentos electrónicos, los cuadros de clasificación mantienen la misma función que en la gestión de los documentos administrativos clásicos, donde estructuran la disposición de documen-tos, normalizan los títulos de los expedientes, permiten aplicar las tablas de evaluación a grupos de documentos, y además tienen una función muy importante porque permiten crear una estructura lógica entre los documen-tos en soporte electrónico y los documentos en soporte físico. en las técnicas de la gestión de los documentos administrativos el cuadro de clasificación es norma de la organización y es independiente de los cambios en la estructura organizativa.

Los cuadros de clasificación funcionales permiten mantener la continuidad de las series, las actividades y las funciones a través de los años, y recuperar la informa-ción antigua sin tener que preocuparse de la evolución de la estructura orgánica. Las funciones del cuadro de clasificación no cambian cuando se pasa a un entorno



electrónico, el único cambio es la introducción de un nuevo escenario donde los archiveros deben reflexionar sobre cómo utilizar los cuadros en este contexto.

el rol de la secretaria que se encarga de producir la versión final de los documentos y archivarlos está desapareciendo de las administraciones. en el entorno electrónico, cada cual debe responsabilizarse de la selección de los documentos que deben archivar y decidir en qué expediente archivarlos.

el sistema de clasificación, atendiendo a las especifi-caciones técnicas Moreq, debe contar con las siguientes características:

Debe soportar el cuadro de clasificación de la organi-zación y debe ser compatible con él.Debe permitir la utilización de un cuadro de clasificación en el que los expedientes se puedan representar dis-puestos en una jerarquía con un mínimo de tres niveles.el s.G.D. de Documentos electrónicos no debe res-tringir el número de niveles de la jerarquía del cuadro de clasificación.Debe permitir que en el momento de la configuración se definan mecanismos de denominación.Debe permitir la construcción de un cuadro de clasificación ya en el momento de la configuración, de forma que sea posible proceder a la captura o la importación de documentos electrónicos de archivo.Debe permitir a los administradores añadir nuevas clases en cualquier posición, cuando no existan expe-dientes almacenados en ese punto.otro aspecto a tener en cuenta es que el s.G.D. debe

prever que los documentos que mantiene no sean alte-rados o manipulados 18. Al igual que en otros soportes, los documentos electrónicos están sujetos a la valoración y deberán realizarse los estudios necesarios para llevar a cabo la valoración de los mismos. Además, deben crearse calendarios de conservación para este tipo documental en los que se establecerán los plazos de transferencia y conservación. Las políticas que se deben adoptar están dirigidas a la:

selección: de forma que permita que los mensajes que se consideren documentos evidenciales sean




transferidos a un sistema seguro de conservación jun-to con su contexto de transmisión (registro de fechas, ficheros adjuntos, etc.). 19

Gestión: debe tomarse una postura acerca de cómo se va integrar el correo electrónico dentro del sistema. Para una gestión adecuada los gestores documenta-les, técnico y empleados, deben:

establecer los elementos del programa necesarios para la gestión documental en un entorno electrónico. Usar inventarios para “documentar” los documentos en sistemas de gestión en un entorno electrónico.tomar las decisiones necesarias para el desarrollo de las reglas de conservación. organizar ficheros electrónicos para maximizar su uso.Implantar medidas de seguridad para proteger la información electrónica.trabajar en el desarrollo de medidas de control y acceso.Aplicar las reglas de conservación.

5_3_4 Establecimiento del sistema de clasificación y su aplicación en el correo electrónico

Los mensajes de correo electrónico, al igual que cual-quier otro documento generado por la organización, llevarán desde el momento de su creación un código de clasificación que nos permitirá conocer por quién y para qué fue creado.

el sistema de clasificación será totalmente funcional u orgánico-funcional, ya que las funciones son mucho más estables que los órganos, y su codificación será nu-mérica. serán diseñados también códigos que indiquen cuáles documentos no son de libre acceso y el tipo de restricción que hay sobre ellos.

Al diseñar el sistema de clasificación podemos desarrollar un tesauro Funcional, al igual que para los metadatos, para que el s.G.D. esté totalmente normali-zado y el vocabulario controlado. es un paso importante que redundará en beneficio de la recuperación de los documentos del sistema.

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19 serra serra, J. (2001).



Asimismo, y para que a los empleados les resulte más fácil la clasificación de los documentos, se considera útil que para cada función se especifique un listado de las actividades que las componen.

toda la información necesaria para identificar de forma unívoca al documento deberá asignarse en el mo-mento de creación, contribuyendo de esta manera a que el control intelectual sobre la documentación sea total y, por lo tanto, nos aprovecharemos inmediatamente de las ventajas de una buena gestión documental.

5_3_5 Valoración y selecciónel proceso de valoración que se lleva a cabo en la mayo-ría de las organizaciones está marcado por la ausencia de criterios normalizados ya que se realizan procesos de expurgo que no crean precedente y se ejecutan cuando existen necesidades espaciales. Normalmente, el expur-go se lleva a cabo de aquellas series que consideran que no son importantes, pero no se ha realizado un histórico de valoración ni se ha creado un calendario de conser-vación que permita una continuidad. Por este motivo, es necesario que la actuación en los e-mail sirva para establecer una metodología de trabajo que sea ampliada a todo el sistema documental.

La valoración es una operación de especial importan-cia dentro de la gestión de documentos, si no realizára-mos esta función sería imposible tener el control sobre la documentación. Requiere una gran responsabilidad por parte del personal encargado ya que estamos hablando de selección y eliminación de documentos.

Podemos definir la valoración, en el entorno electró-nico como “el proceso de evaluación de las actividades de una organización para determinar cuáles son los documentos necesarios que hay que capturar y cuánto tiempo hay que mantenerlos para cubrir las necesidades administrativas, las exigencias de los responsables de la organización y las expectativas de la comunidad” 20.

esta función archivística ha evolucionado pasando de ser una microvaloración, en la que se tenía en cuenta úni-camente el contenido del documento, hasta llegar a ser una macrovaloración. La tendencia que se ha impuesto en los últimos años, y que se ha visto reforzada con el




entorno electrónico, consiste en el análisis de las fun-ciones sociales del creador, programas, actividades y la relación de los usuarios con el productor, para posterior-mente, y teniendo en cuenta dicho análisis, seleccionar los documentos más representativos y conservarlos como reflejo de dichas funciones 21. es decir, se empieza desde la macrovaloración y se desciende hasta llegar al nivel de la microvaloración, esta propuesta es defendida por destacados expertos como c. couture o M. Roberge.

en la actualidad, la valoración se realiza antes de la creación del documento, aunque no siempre ha sido así. en el caso de la valoración de los documentos electró-nicos, hay que tener en cuenta, además, la capacidad y características del sistema. Así, si tenemos un sistema eficiente no hará falta migrar los documentos a otros so-portes y la eliminación de los mismos será realizada por el propio sistema cumpliendo los plazos preestablecidos. sin embargo, no todos los sistemas son capaces de man-tener tanta documentación y se congestionan, por lo tanto hay que considerar traspasar los documentos que deban ser conservados a papel o soporte electrónico. Para conocer a fondo la capacidad y características del sistema debemos contar con la ayuda de los responsa-bles del área informática.

esta función de valoración se tiene que apoyar en una labor de investigación y comprobación de los posibles valores de la documentación. Para desarrollar esta labor, las personas encargadas de la gestión y mantenimiento del sistema de documental de la organización deben for-mar una comisión de valoración que esté integrada por especialistas en diferentes materias y puedan ayudar en la evaluación de la documentación. el trabajo de dicha comisión se verá reflejado en las reglas de conservación y, estas a su vez, en el calendario de conservación, este último debe contar con la aprobación de la dirección de la empresa para poder ser aplicado.

el proceso de valoración dentro de una institución puede ser entendido como una secuencia de entrantes (input) que, tras un proceso de transformación, se con-vierten en salientes (output) o resultados útiles para el entorno en el que este sistema está enmarcado y que es la organización.

21cook, t. (2001).



5_3_6 El proceso de valoración: Características y beneficios

Aplicando una política de valoración y eliminación efec-tiva obtendremos las siguientes ventajas:

Reducción del volumen documental. eliminación de los documentos cuando dejen de tener valor, preservando solo la documentación esencial. Accesibilidad en mucho menos tiempo. Los documentos generados por el uso del correo

electrónico son documentos electrónicos y, como hemos repetido reiteradamente, la mayoría serán eliminados y, los que no lo sean, pasarán a integrarse al s.G.D. con el resto de documentos activos de la organización así que, al igual que estos, deberán ser valorados y se cumplirán los plazos de conservación previamente establecidos.

Además, la valoración de este tipo de documentación es muy importante, y no tanto por lo que se vaya a con-servar, sino por el gran volumen de correo electrónico que se eliminarán, facilitando enormemente la labor de gestión del sistema documental.

si seguimos el modelo australiano, también plas-mado en la norma Iso/cD 15489 Gestión de archivos administrativos, que aboga por una concepción de la valoración que tenga en cuenta el entorno en el que se ha producido el documento y el valor del mismo como testimonio de una actividad, está en la línea propuesta por c. couture y M. Roberge. Al seguir las propuestas de la norma Iso estaremos dando un paso más hacia la consecución de la calidad.

según este modelo hay que tener en cuenta los si-guientes aspectos 22:

Análisis de la organización en su contexto de ac-tuación (identificación de la organización, contexto social, funciones y servicios que presta, legislación y normativa por la que se rige…).Documentos con valor evidencial que deban ser cap-turados en el sistema de gestión, o incorporados al mismo para proteger su autenticidad e integridad.Plazos de conservación de los documentos, para ello hay que tener en cuenta el contexto de producción y

22 Normas As 4390-5, valoración y selección de documentos. 1996.



el valor de los documentos en sí (macro y microeva-luación).creación del calendario de conservación.

5_3_7 Mantenimiento en el sistemaLa gestión de archivos y documentos electrónicos y su preservación está dirigida a 23:

La conservación preventiva de los soportes: creación de depósitos adecuados, tanto físico-lógicos (disque-tes, cd, videodiscos digitales, etc.), como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, como nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.La perdurabilidad de la información con valor jurídico: ya que cada vez se produce antes la obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, que debido a los avances tecnológicos se convierten en inútiles aún antes de que se deterioren, como los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado.Debe asegurarse el mantenimiento de los docu-

mentos electrónicos dentro del sistema, por ello cada sistema de almacenamiento debe reunir las siguientes características 24:

Permitir una rápida y fácil recuperación.Posibilitar la distinción entre documento y no documento.Guardar los documentos en un formato hasta su fecha de autorización de uso.Permitir la transferencia de documentos permanentes a la administración correspondiente.Para el almacenamiento de e-mails en un entorno elec-

trónico, deberá tenerse en cuenta el volumen documental que soporta el sistema y, en caso de que fuera necesario, transferir aquellos que sean de conservación permanente a un sistema específico con el consecuente coste econó-mico y recursos que genera este tipo de solución.

Hay que seleccionar el soporte en el que se conser-varán y los riesgos de obsolescencia de este tipo de soportes, la necesidad de máquinas específicas para su lectura y de la conservación de los mismos. La migra-ción es una opción, pero es necesario disponer de los

–––

–

23 esteban Navarro (2001).

24 NARA, ibídem.



recursos económicos necesarios para llevarla a cabo. Por otro lado, las organizaciones que no dispongan de la tecnología necesaria, podrán imprimir los e-mails de conservación permanente en soporte papel.

existen varias estrategias que pueden utilizarse para combatir la posible pérdida de información:

Refrescar: el refresco de información consiste en la copia del objeto digital implicado en un nuevo medio o sistema. si el formato en el que está la información puede quedar obsoleto, entonces será necesario combinar esta técnica con la de migración.Migración: es la transferencia de datos a nuevos entornos. en el proceso puede resultar necesario la conversión de un formato a otro para garantizar la preservación del objeto digital. cuando se migra, siempre existe el riesgo de perder información en el proceso, ya que la migración a un nuevo formato puede producir que todas las funcionalidades origina-les no tengan cabida.Replicación: es la creación de varias copias de los datos en uno o varios sistemas adicionales con el fin de evitar que una sola copia de los objetos digitales pueda sufrir daños y se pierda la información.emulación: supone la replicación en el sistema actual de una funcionalidad ya obsoleta o que forma parte de un sistema obsoleto.existen varias opiniones al respecto de qué combinación

de estas estrategias es la adecuada. todas ellas intentan evitar la obsolescencia de los contenidos digitales.

La obsolescencia digital viene marcada por la rápida proliferación de nuevos formatos o codificaciones que hacen que la recuperación y procesamiento de estos contenidos en el futuro sea muy complicado o incluso imposible. es por ello que el punto clave de la preserva-ción digital pasa por una correcta definición del formato en que los objetos digitales deben ser expresados, alma-cenados, representados o incluso intercambiados.

La migración se ha impuesto como la solución más aceptada para la creación y mantenimiento de archivos digitales. Parte de la idea de que los documentos de-ben ser accesibles a partir de los sistemas informáticos existentes en cada momento, lo que exige su migración



periódica a formatos inteligibles por los sistemas actuales. existen diversas estrategias de migración 25:

cambio de medio: recopiado periódico de los do-cumentos digitales a soportes más estables, intenta superar la obsolescencia física.compatibilidad retroactiva: migrar los documentos a versiones posteriores de un programa comercial, esta migración está sujeta a los cambios de estrategia co-mercial de la empresa productora del software. este tipo de migración, además, puede crear problemas al alterar la estructura interna de los documentos digita-les no deseables desde el punto de vista legal, o que atañen a la autenticidad del documento original.Interoperatividad: programas de diferentes empresas que pueden compartir formatos, permite visualizar documentos en un formato propietario (formatos que pertenecen a una empresa) en otro formato propietario, tienen los mismos problemas que la compatibilidad retroactiva.conversión a formatos estándar (frente a formatos propietarios, su comercialización es gratuita): que puede considerarse como una versión extendida de la interoperatividad.

5_4 Políticas corporativas y directivas sobre e-mail

Para llevar a cabo la implantación del proyecto se deben redactar unas directrices sobre políticas de gestión de documentos electrónicos. el contenido que ofrecen las directrices es una explicación de por qué los mensajes electrónicos necesitan ser gestionados como documentos y ofrecen consejos para desarrollar una gestión adecuada.

Los mensajes electrónicos deben ser gestionados como parte de la información corporativa sin importar el soporte, lo que implica también que se le debe aplicar la normativa a la que se encuentran sujetos. Así las políticas y directrices corporativas deben cubrir:

el desarrollo legislativo y normativo.La información de la corporación y las políticas y estrategias de gestión documental.

25 serra serra, J.,

ibídem.



La propiedad de la corporación del sistema de mensa-jes incluyendo el uso privado.Quiénes son los responsables sobre la captura de los mensajes dentro del sistema de record keeping y uso de directrices para el soporte de procesos.Quiénes son los responsables de determinar qué valor tienen los mensajes y cuándo deben ser legalmente conservados.seguridad, fácil acceso y aportación de otra informa-ción general.Los objetivos serán la captura efectiva y gestión de

e-mail, cumplir con las normas o leyes existentes y de-sarrollar una práctica de gestión eficaz y eficiente.

Para la implantación de las políticas de gestión de men-sajes electrónicos es necesario comprender la diferencia entre la función de los documentos y otra información. Los documentos se distinguen de la información porque son la evidencia de una actividad. Los documentos que dan soporte a una actividad son necesarios para conser-var la memoria de la corporación y es preciso además asegurar su accesibilidad. Los organismos requieren para el mantenimiento de los documentos de función unos requisitos diferentes que para otro tipo de documentos.

La implementación detallada de las políticas depende de cada una de las organizaciones y de los requisitos individuales de cada actividad, cultura organizacional y arquitectura tecnológica. Las políticas de gestión elec-trónica del e-mail ofrecen un sistema general y una serie de directrices recomendables a seguir para el desarrollo apropiado del sistema, asegurando la fiabilidad, autenti-cidad e integridad de los documentos.

5_5 ¿Qué son los metadatos? ¿Para qué se utilizan?

el término metadato frecuentemente es definido como “dato sobre dato,” este razonamiento es correcto pero realmente es muy poco aclaratorio debido a su simplicidad.

Hasta hace poco tiempo el concepto metadato esta-ba claramente ligado y relacionado con profesiones del campo de la informática y de las telecomunicaciones.



sin embargo, debido a su utilidad han sido adoptados y modificados por otros profesionales con el fin de que les sirvan para diferentes propósitos. entre estos profe-sionales encontramos a los archiveros y gestores de la información que han visto en los metadatos la solución a los problemas de descripción de documentos electró-nicos y, consecuentemente, ayudan notablemente a la recuperación de los documentos.

Desde que los metadatos han sido adoptados por la archivística y por otros profesionales implicados en alguna de las fases de gestión de la información, se han desa-rrollado definiciones mucho más completas y acordes a nuestro campo de conocimiento. Una de las definiciones más completas se la debemos a Anne Gilliland-swetland quien dice que “Los metadatos informan sobre cual-quier objeto de información, físico o virtual, dirigible y manipulable tanto por personas como por sistemas auto-matizados reflejando sus elementos esenciales” 26. estos elementos a los que se refiere la autora son:

contenido: es intrínseco al objeto de información y se refiere al asunto sobre el que trata el documento.contexto: al contrario del contenido, es extrínseco al objeto de información. Informa sobre todos los aspectos relacionados con la creación del documento (quién, por qué, donde, como…).estructura: puede ser intrínseca y extrínseca, refleja las relaciones formales en o entre los objetos de in-formación.Una definición más sencilla, pero también muy completa,

es dada por los Archivos Nacionales de Australia que definen metadato como “información estructurada que describe y/o nos permite encontrar, gestionar, controlar, entender o conservar otra información a lo largo del tiempo” 27.

el primer proyecto de investigación diseñado para identificar los principales metadatos de gestión de docu-mentos electrónicos fue llevado a cabo de 1993 a 1996 por la Universidad de Pittsburgh. Uno de los productos de este proyecto fue un conjunto de especificaciones de metadatos diseñadas para garantizar que el objeto infor-mativo fuese útil con el paso del tiempo, accesible por sus creadores y que tuviese las propiedades necesarias

26 Gilliland-swetland, A.J. (2000).




para ser completamente fiable como evidencia y/o con el propósito de ejecutar negocios.

Fueron identificados 67 metadatos organizados en seis categorías o niveles.1. Registro.2. términos y condiciones de acceso.3. estructura.4. contexto.5. contenido.6. Historial de uso.

Desde la aparición de las especificaciones de metada-tos de Pittsburgh, multitud de proyectos han desarrollado su propio listado de metadatos. entre los más destacados están los propuestos por:

Los Archivos Nacionales de Australia y canadá.Los Archivos estatales de victoria (Australia) y de Nueva Gales del sur.el Departamento de Defensa de los estados Unidos.La escuela de biblioteconomía y ciencias de la Infor-mación de la Universidad de british, columbia. Los Archivos de la Universidad de Indiana.Los modelos propuestos por los proyectos sPIRt e InterPARes.Muchas de estas listas de metadatos para la gestión

de documentos electrónicos difieren notablemente en:La forma en que se organizan. el volumen de información descriptiva que proporcionan. Los elementos concretos que recogen como esencia-les u obligatorios.Los metadatos son elementos complejos que pueden

ser clasificados de distintas maneras según la función que desempeñen dentro del sistema. Dependiendo de los autores encontraremos diferentes clasificaciones, to-das ellas tienen una base común solo que unas han sido desarrolladas más exhaustivamente que otras. entre ellas destacamos la siguiente por su validez y simplicidad 28:

Metadatos de creación y comunicación: informan sobre el origen o destino, tiempo, lugar, fiabilidad y autenticidad de los documentos.

28 san segundo, R. (1998).



Metadatos de uso: proporcionan información sobre el contenido, contexto y estructura de los documentos, facilitándonos el acceso.Metadatos de gestión y mantenimiento: hacen accesibles los documentos con procesos de control intelectual, administrativo, técnico.Anne Gilliland-swetland profundiza aún más en el

estudio de los metadatos y presenta un nuevo modo de clasificarlos atendiendo a diversos atributos como su naturaleza, estructura, momento y método de creación, estatus, semántica y nivel de profundidad 29. todos estos atributos deberán ser definidos en cada s.G.D. de acuer-do a las necesidades de cada organización.

Además de todo lo expuesto hasta ahora también debemos elegir el momento en el que queremos que los metadatos sean aplicados. Las iniciativas existentes actualmente sobre metadatos aplicados a la gestión de sistemas de gestión documental y a la archivística se agrupan en torno a dos grandes bloques 30:

esquemas diseñados para aplicarse a priori: los metadatos se aplicarían en la fase de diseño de los sistemas. esquemas diseñados para ser aplicados a posteriori: se aplicarían una vez que los documentos estuvieran en el archivo.Además se están desarrollando diferentes modelos

de trabajo que permiten una organización más eficaz de las colecciones así como mayor efectividad en la recuperación de la información, bien usando están-dares ampliamente reconocidos y valorados por los profesionales de la información (como puede ser la norma Z39.50), bien empleando nuevos protocolos para la extracción normalizada de metadatos (como oAI-PMH), junto a los propios sistemas de metadatos, especialmente Dublin core.

La Iniciativa de Metadatos Dublin core (DcMI) es el esquema de metainformación más utilizado a nivel mundial. Algunas de las fortalezas de este esquema de metadatos son:

su simplicidad. La independencia sintáctica (que ha permitido que se integre en la estructuración de datos en XML/RDF).

29 Gilliland-swetland, A.J., op. cit.

30 Foris (2002).



Alto nivel de normalización formal: ANsI/NIsoZ39.85-2001, Iso 15836-2003.crecimiento y evolución del estándar a través de una institución formal consorciada: la DcMI. el conjunto de elementos Dc se ha convertido en una infraestructura operacional del desarrollo de la Web semántica.La norma Iso 15836 define el conjunto de elementos

Dublin core, o lo que se conoce habitualmente como “Dc simple”. esos 15 elementos básicos para describir cualquier objeto de información se presentan habitual-mente divididos en tres grupos (contenido, propiedad intelectual, ejemplos) que indican la clase o alcance de la información incluida en ellos.

A la hora de seleccionar un esquema de metadatos para implementar en un sistema, existen fundamental-mente tres opciones:

Utilizar un esquema o vocabulario existente. crear nuestro propio esquema de información. seleccionar un estándar y adaptarlo a nuestras nece-sidades.

cada vez existe más software para la creación, imple-mentación y gestión de metadatos. estas herramientas, de índole, objetivos y procedencias diversas, podemos

objetivos de los metadatos

Agilizar la gestión de los recursos de información: descripción, categorización y búsqueda.Facilitar la organización de los contenidos del portal.Facilitar un acceso más eficiente a los diferentes recursos por parte de los ciudadanos.La personalización del portal: definir perfiles de in-terés para ofrecer un servicio de “difusión selectiva de la información”.contribuir al intercambio de recursos dentro de la propia administración. “La administración abierta”.



tipificarlas genéricamente como plantillas que funcionan en modo servidor y aplicaciones cliente, además de dis-tinguir, por supuesto, software libre, de fuente abierta o comercial.

5_6 Selección de metadatos ﹖La utilización de metadatos para la descripción de los documentos electrónicos es necesaria si se quiere man-tener la integridad del documento que se describe. se deben establecer una serie de pautas para la redacción de los mismos.

Actualmente, parte de la correspondencia se recibe y envía por correo electrónico. sin embargo, a través de este sistema, además de documentos con valor secunda-rio, se encuentra otro tipo de documentación calificada de “informal” y extraoficial pero que debe ser gestiona-da ya que en caso contrario podremos saturar el sistema con información que no suele ser importante, pero que en caso de problemas legales podrá ser malinterpretada y causar importantes contrariedades 32.

Al tratarse de gestión de documentación activa es aconsejable utilizar un esquema de metadatos diseñado a priori ya que a posteriori supondrá mucho más trabajo y no tendrá mucho sentido, porque la mayoría de la información de los e-mails será destruida.

existen diferentes propuestas acerca de cuáles son los metadatos necesarios para identificar y localizar los documentos, de manera que se proponen al menos la utilización de los siguientes: título, creador, organismo, asunto, breve descripción, fecha, tipo de información, identificadores, lenguaje, territorio, versión y formato. Los metadatos seleccionados deben garantizar la identi-ficación, autenticidad, localización de los documentos, la gestión de los recursos y satisfacción de la organización, su responsabilidad social y los requisitos archivísticos.

Determinar si es necesario crear una estructura de metadatos específica o utilizar una existente, se decidirá mediante la valoración del alcance del sistema:

cómo se asocia el esquema a otras iniciativas de integración o interoperabilidad en la organización o en el sector.

32 state and

consumer services Agency Department

of General (2002).



Qué objetos de información o procesos se van a des-cribir, por ejemplo, documentos de texto, imágenes, bases de datos.cómo se usuran los metadatos de forma que sean capturados los metadatos de utilidad.Aplicación del sistema, en este caso si solo se aplicará al correo electrónico o será de utilidad para toda la organización en fases posteriores.La aplicación de este proyecto de metadatos para

gestionar los documentos electrónicos y, especialmen-te, el gran volumen de e-mail conllevará los siguientes beneficios:

Aumento de la accesibilidad, ya que aumentan los pun-tos de acceso por los que pueden ser recuperados.Disminución del tiempo de recuperación de los docu-mentos.Mejora del sistema debido al espacio que se deja libre con las eliminaciones de documentos, sobre todo de e-mails.Ahorro económico.Aumento de la seguridad del sistema y, por lo tanto, de la documentación, debido a un mayor control de todos los aspectos.Mejora de los aspectos legales relativos a dicha documentación.Asegurar la autenticidad e integridad de la documen-tación.Identificar la función y uso de los documentos dentro de la organización.Asegurar la preservación de la documentación a largo plazo ya que gracias a ellos y a pesar de las migracio-nes se mantendrán accesibles e inteligibles.Una vez seleccionado el esquema de metadatos a

utilizar se deberá realizar un programa de formación al personal que permita capacitarles en su correcto uso.

Asimismo deberá preverse un plan de actualización y ampliación progresiva del modelo de metadatos que cubra los nuevos requerimientos de la organización. este programa incluirá trabajos de valoración evaluación y controles de calidad que serán dirigidos por una comi-sión de seguimiento creada con este fin.



5_6_1 Fechas de transmisión y recepciónUna parte muy importante de la gestión de documentos electrónicos son los plazos de transferencia y recepción por los que decidiremos cuándo un e-mail será un docu-mento con valor evidencial para la organización.

Una vez implantado el sistema de gestión, los e-mails que se incorporen a este sistema deberán ser gestiona-dos de la misma forma que el resto de los documentos con las consecuentes especificaciones propias de cada tipo de documento. Aquellos que pasen a la segunda fase serán transferidos a otro servidor, que se encontrará a cargo del personal apropiado.

estos sistemas y los consumibles utilizados serán con-servados bajo las condiciones ambientales apropiadas.

Los plazos de transferencia establecidos para los do-cumentos electrónicos conservables serán los que siguen a continuación:

Los mensajes de e-mail se borrarán automáticamente del sistema después de un corto periodo de tiempo que pueden ser 15 ó 30 días, siempre que no sea necesario conservarlos, en este último caso serán integrados en el sistema de Gestión de la organización.Para ello el sistema de mensajería se encarga de que se destruyan los mensajes en ese periodo de tiempo, pero permitirá a los trabajadores seleccionar una op-ción para conservar los mensajes que tengan que ser conservados durante un periodo adicional. si se considera que son documentos que contienen la evidencia de la actividad de la organización, serán migrados al sistema de gestión de la organización, de manera que será valorado si son o no de conservación permanente.estos e-mails se convertirán en documentos oficiales

de nuestra empresa, introduciéndolos en un área especial de almacenamiento en la memoria de un ordenador cen-tral creada para conservar los documentos electrónicos. esta tendrá las medidas de seguridad adecuadas y una clasificación propia para identificar las series documenta-les y poder así recuperar los documentos.

esta actividad quedará reflejada en el Manual de Procedimientos de la organización.



categoría de metadato Metadatos principales obligatoriedad

registro 14. Código de identificación obligatorio

10. Fecha obligatorio

18. Localización física y lógica opcional

términos y condiciones

2. Normativa de uso y acceso obligatorio

19. valoración obligatorio

estructura 11. tipología documental opcional

12. organización obligatorio

13. Formato opcional

17. conservación opcional

contexto 1. Productor obligatorio

7. Unidades relacionadas opcional

9. Función opcional

20. Reglas o normas del RK. opcional

contenido 3.título obligatorio

4. Asunto opcional

5. Descripción opcional

6. Idioma opcional

8. Amplitud opcional

Historia de uso

15. Historia de la gestión obligatorio

16. Historia del uso opcional

Fuente: california Department of General services.

Tabla 5.1. Propuesta sobre metadatos archivísticos.



5_6_2 Medidas de seguridadel sistema de correo electrónico debe cumplir unas re-glas básicas de seguridad para garantizar la integridad del mismo.

Las medidas de seguridad obligatorias son las siguien-tes 33:

el sistema de correo electrónico no debe usarse para transmitir información clasificada o material confiden-cial (ya sea sobre el personal o comercial), excepto cuando en estos sistemas se hayan incorporado, para este propósito, controles apropiados.se debe asegurar un acceso controlado mediante la utilización de contraseñas que sean utilizadas en todo el sistema. La firma registrada no debe ser usada en ninguna circunstancia (puede ser cortada y pegada para dar la apariencia de que el documento fue regis-trado oficialmente).La comunicación a través del correo electrónico no debe ser privada, los administradores del sistema y demás personal autorizado pueden acceder a los mensajes. se debe asegurar que los sistemas de correo elec-trónico, como todos los sistemas electrónicos, serán gestionados de acuerdo a las normas de gestión de sistemas.simplemente con cumplir estas sencillas reglas

estaremos colaborando con la seguridad global de la organización y garantizando el correcto uso del correo electrónico tanto a nivel interno como externo.


6_Formación de la plantilla e implementación del sistema de gestión del

correo electrónico



La formación del personal y la implementación del sistema están plenamente relacionadas porque el correcto funcionamiento del sistema depende en

gran medida del uso que la plantilla haga de él.el proceso de implementación implica varios aspectos

como seleccionar las estrategias más adecuadas, planificar, gestionar la implementación y el desarrollar los mecanis-mos que aseguren el mantenimiento del sistema.

como paso previo, debemos redactar un plan deta-llado, un análisis de los puntos fuertes y débiles que nos indicará cuáles son las estrategias o cursos de acción más adecuados y que, con un mínimo riesgo, nos llevarán a conseguir una exitosa implementación.

Para llevar a cabo el proceso de implementación e instalación del sistema de correo electrónico 34 tenemos que realizar informes en los que se expongan clara-mente las características del sistema y las herramientas necesarias, también debemos elegir un momento que suponga la mínima interrupción de las actividades de la organización y, al mismo tiempo, debemos contribuir a la consecución del certificado de calidad, cumpliendo con las exigencias de las normas Iso 35.

Para la implementación del sistema de Gestión del correo electrónico tenemos que contar con la estrecha colaboración de informáticos y especialistas en informá-tica y telecomunicaciones que nos asesorarán sobre el equipamiento, herramientas y cuestiones técnicas.

Las estrategias o cursos de acción que hay que desarrollar están orientadas al logro de cinco aspectos distintos.

6_1 Documentaciónen la implementación del sistema de correo electrónico, la estrategia sobre documentación debe ayudarnos a describir los usos adecuados del correo electrónico y a especificar las responsabilidades de la plantilla. todo ello se plasmará en políticas de gestión documental, en manuales de gestión de documentos electrónicos y en procedimientos para la plantilla relativos a las responsa-bilidades que deben asumir.

34 el punto referido a la implantación del sistema esta

basado en DIRKS: A Strategic to

Managing Business Information, Step G desarrollado por los Archivos Nacionales

de Australia.

35 Las normas Iso a tener en cuenta

para la consecución de la calidad en una

empresa son: Iso 9000, Iso 9001 e

Iso 9004.


Formación de la plantilla e implementación… 99

6_1_1 Manual de usose debe crear un manual de consulta para toda la or-ganización donde se especifique cómo debe tratarse la información recibida a través de correo electrónico. explicándose de forma detallada los tipos documentales que se reciben a través del correo electrónico y cuál debe ser su tratamiento.

Para la elaboración de este manual es necesario que el proceso de gestión de la información esté perfectamente definido. La información recibida a través del correo electrónico debe seguir un tratamiento homónimo que su correspondiente en papel, siendo incorporados al sis-tema de gestión aquellos documentos electrónicos que sean considerados documentos de archivo.

La incorporación de un documento digital al sistema exige archivar los metadatos de contenido, estructura y contexto.

el calendario de conservación deberá recoger los plazos de conservación, eliminación y responsables del proceso.

6_1_2 Integraciónel sistema de mensajería electrónica debe ser com-patible con otras aplicaciones, por lo que debe estar integrado de forma total en los procesos de gestión de información. será necesario implantar un programa de gestión dentro del cual deberán integrarse tanto los documentos electrónicos generados en la organización como aquellos recibidos o enviados a través del correo electrónico.

Los principios que han de ser respetados para la im-plantación de un programa de gestión de documentos, según la Norma Iso 15489 36, son los siguientes:

ser identificable desde todos los programas corporati-vos.estar incorporado a las políticas generales de la orga-nización.ser planificado y organizado según las necesidades y estructura de la oficina, la naturaleza de la empresa, los requisitos tecnológicos y el entorno normativo.




estar asignada la responsabilidad formal para todos los aspectos del programa de gestión de documentos, distribuida y comunicada.ser un programa localizado, apropiado a la estructura de la organización.estar gestionado por personal con habilidades.Implementarse en la organización.Auditarse regularmente.es necesario desarrollar un programa de gestión de

documentos, que podríamos definir como una actuación sobre los documentos destinada a asegurar la economía y la eficiencia de su gestión, y que permita su identifi-cación, su conservación y la utilización de los archivos de forma sistemática 37. se deben identificar los tipos documentales que se reciben a través de este medio de forma que sean tratados de la misma forma que su homónimo en papel.

Los usuarios emplean el correo electrónico de forma intermitente por lo que es necesario que exista una política de trabajo, de forma que determinados proce-sos sean realizados siempre de la misma forma. cada usuario debe asumir tareas de archivo, en la medida en que se debe concienciar de que los documentos en for-mato electrónico forman parte del conjunto documental que genera. Para poder integrar el correo electrónico hay que marcar pautas que permitan al personal dar un tratamiento adecuado a los documentos recibidos y enviados por este sistema.

6_1_3 Comunicaciónes fundamental difundir información sobre el nuevo sistema antes y durante el proceso de implementación. se deben tratar los siguientes aspectos:

existencia, estructura y propósitos del sistema.Requisitos sobre los que se basa el sistema de gestión de correo electrónico.Políticas y procedimientos que rigen y soportan el sistema.tiempo estimado para desarrollar la fase de imple-mentación.Papel que juega el personal durante la implementación.

37 Fernández Gil, P. (1997).



estas explicaciones pueden hacerse de varias formas, pero las más adecuadas son: comunicaciones internas, distribuyendo hojas informativas, plasmándolas en po-líticas y procedimientos, realizando cursos y efectuando reuniones informales.

6_1_4 FormaciónDe estas estrategias depende en gran medida el éxito del sistema de gestión de documentos y, por supuesto, la correcta implementación del sistema de Gestión del correo electrónico de la organización.

el paso previo a la formación del personal se ha dado mediante las estrategias de comunicación que, como hemos visto, informan sobre la implementación del sistema, sobre sus funciones y a través de ellas se da el primer paso en informar y motivar al personal.

Debemos asegurarnos de que el personal afectado por la implementación del nuevo sistema y por las nue-vas prácticas sobre gestión sea informado, apoyado por personal especializado y equipado con los instrumentos necesarios. De ello depende enteramente que la imple-mentación resulte exitosa.

Antes de formar al personal hay que establecer los diferentes niveles de instrucción que dependerán tanto de las necesidades de la organización como del papel que jueguen dentro de la implementación y gestión del sistema de correo electrónico. Así, para cada nivel establecido, se dará la formación que consideremos adecuada para desempeñar las funciones que les corresponden, a más responsabilidad mayor grado de formación. también habrá un curso de formación para los usuarios del sistema que no tengan ninguna respon-sabilidad asignada.

también variará el número de personas a las que va-yan destinadas las actividades de formación. La mayoría de las actividades se plantearán para grupos de trabajos, pero también habrá actos de formación individual para aquellas personas que desempeñen tareas de más res-ponsabilidad.

Los actos de formación que sean presenciales se realizarán en la fecha y hora que los responsables del área estimen oportuna, con la finalidad de interrumpir



lo menos posible el trabajo diario de los integrantes de la plantilla.

el programa de formación tratará no solo del sistema de correo electrónico, sino también del s.G.D.

Algunas de las actividades de formación que se pueden desarrollar son:

cursos impartidos en la organización por personal de la empresa.cursos impartidos y preparados por consultores externos.Presentaciones de software por gestores documen-tales.seminarios y cursos de formación continuada ofrecidos desde diferentes ámbitos institucionales y profesionales. estos cursos servirán una vez im-plantado el sistema para estar al tanto de posibles actualizaciones que se deban realizar, así como para personal nuevo o que ascienda de puesto.La formación desarrollada dentro de la organización

puede realizarse de distintas maneras, dependiendo de la que consideremos más adecuada en ese momento. Algunos ejemplos son: reuniones, ofrecer ayuda on-line, guías de usuario, manuales, difundir información a través de la Intranet…

Durante este periodo de formación debemos escuchar la opinión de los integrantes de la plantilla y estar abiertos a sugerencias y posibles mejoras. otra de las finalidades de estas actividades es conseguir la motivación y el apoyo del personal, no podemos permitir que se cierren a los cambios porque cualquier empresa que quiera ser com-petitiva tiene que estar en constante evolución.

6_1_5 Conversiónentendemos por conversión el proceso de cambiar el sis-tema existente por el nuevo. existen distintos métodos de conversión como son el cambio directo, las operaciones paralelas, el método piloto y la conversión por fases.

este último método es el que utilizaremos para im-plementar el sistema de correo electrónico. consiste en ir reformando por fases el sistema existente, el periodo de implementación es más largo que con otros métodos



pero esto es compensado porque la plantilla se adapta más rápidamente que usando cualquier otra manera de conversión. supone también un ahorro para la orga-nización ya que algunas partes del sistema antiguo se mantendrán.

6_1_6 Regulación y revisiónDurante toda la fase de implementación debemos llevar a cabo una evaluación constante del plan. Un sencillo programa de auditoría nos puede ayudar a saber si las cosas se están realizando conforme a lo planeado o si necesitamos introducir reformas.

Los aspectos que debe cubrir esta evaluación o audi-toría son:

Aspectos que cubre el sistema (personas, procesos, herramientas, tecnología).Indicadores de eficacia y eficiencia.criterios de calidad.Métodos específicos de recogida de informaciónFrecuencia de revisión del sistema.Realización de informes.

6_2 Evaluación del sistema de gestión de correo electrónico

“Evaluar consiste en comparar lo que es con lo que debería ser.”

Moro cabero, M. (2004)

el sistema de Gestión del correo electrónico debe some-terse a un proceso de evaluación cada cierto tiempo, de esta forma detectaremos las deficiencias del funciona-miento y las corregiremos. también sirve para demostrar a los responsables de la empresa que se está llevando a cabo una gestión eficaz y eficiente del sistema y si este resulta beneficioso.

existen distintos tipos de evaluaciones que dependen de la fase en que se lleven a cabo, de quién la realice y de qué se evalúe.



La evaluación será realizada por una comisión de eva-luación integrada por un auditor experto en evaluación ajeno a la organización y por miembros de la empresa que estén en contacto con el sistema. en concreto, se evaluarán los siguientes aspectos 38:

el rendimiento:Adecuación de la solución comparada con las necesidades de la organización.cumplimiento de los objetivos en comparación con los recursos disponibles.comparación de las necesidades actuales con las originales.

La efectividad: comparación de los objetivos originales con los resultados.comparación de los resultados con las necesida-des.comparación de los resultados con la normativa.comparación de los resultados presentes con los resultados pasados.comparación entre las distintas metas de la orga-nización.

La eficiencia:comparación de los costes corrientes con los costes pasados.comparación de los costes del sistema con los costes de sistemas similares.comparación del grado de consecución con las metas establecidas.

el proceso de evaluación consta de distintas fases que se desarrollan secuencialmente:1. Recogida de datos: el equipo de evaluación tiene que

recoger datos relativos al funcionamiento del sistema de gestión del correo electrónico, también sobre el personal que mantiene y gestiona dicho sistema, sobre el equipamiento y sobre los usuarios. existen distintas técnicas para obtener estos datos: entrevistas, estadísti-cas, informes realizados anteriormente…

2. establecimiento de indicadores de rendimiento: para poder realizar una comparación entre la situación real y la ideal se tienen que establecer indicadores de

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rendimiento, de esta forma podemos ver el camino que nos falta por recorrer.

3. Redacción de informes: al finalizar el proceso de eva-luación se realizará un informe en el que figuren los resultados y conclusiones de la evaluación.

4. establecimiento de acciones correctivas: una vez de-tectadas las deficiencias y las causas concretas de las mismas se establecerán las acciones correctivas nece-sarias para volver a conseguir un rendimiento óptimo del sistema de Gestión de Documentos electrónicos.el proceso de evaluación se debe realizar con cierta

regularidad y no solo se evaluará el sistema de Gestión del correo electrónico sino todo el s.G.D.

6_3 Responsabilidades sobre la gestión de e-mails

Al igual que en soporte papel es fundamental identi-ficar y definir las responsabilidades, lo es en gestión y creación de documentos electrónicos. es decir, inde-pendientemente del medio en el que sean creados, el almacenamiento y conservación debe ser asignado a una o varias personas concretas.

Hay que dar un tratamiento adecuado a todos los documentos, tanto a los objetos conservables como a aquellos que serán expurgados.

Las responsabilidades sobre la gestión de e-mails están repartidas aunque la responsabilidad principal recae en el personal del archivo que será el encargado de coordinar todo el proceso.

siguiendo una jerarquía en cuanto a las responsa-bilidades, el personal del archivo será el encargado de elegir la normativa a seguir en cuanto a la gestión de documentos electrónicos, optando por aquella que le parezca más adecuada, podrá ser tanto nacional como internacional y una vez elegida tendrá que hacerla llegar a todos los empleados de la empresa para que la cumplan.

Por otro lado, se realizarán directivas propias y una guía a seguir por los usuarios del sistema para una recu-peración de los documentos rápida y eficaz.



otra de las tareas importantes será la de establecer los procedimientos a seguir en la gestión de documentos:

Directrices para identificar los e-mails que serán docu-mentos y los que no se considerarán documentos.sistema de almacenamiento de los documentos elec-trónicos.Formato en que se van a conservar los documentos.creación del sistema de metadatos.Plazos de conservación de los documentos.elementos del programa necesarios para la gestión de documentos electrónicos.elaboración de inventarios para recuperar los docu-mentos dentro del sistema.organización de ficheros electrónicos. Implantación de medidas de seguridad para proteger la información electrónica. Aplicación de las reglas de conservación aprobadas y procedimientos para deshacerse de los documentos electrónicos obsoletos y liberar recursos electrónicos. Formación de toda la plantilla para la gestión de co-rreo electrónico. creación de una serie de normas estándar para toda la organización en cuanto a la gestión de documentos electrónicos.el personal encargado del archivo tendrá que ayudar

al gestor en la implantación de todas estas medidas y además sus responsabilidades serán las siguientes:

Determinar qué es y qué no es documento en un medio electrónico.capturar esos documentos electrónicos, que pueden ser creados usando una variedad de aplicaciones de autoridad. Designar sistemas electrónicos o híbridos para la crea-ción, captura y control de documentos.Por otra parte, todos los trabajadores de la empresa

que estén en contacto con los documentos electrónicos serán responsables de seguir las pautas y directrices aprobadas por la dirección de la empresa.



6_4 Responsabilidades o necesidades legislativas

La parte legislativa y de normalización es la que menos desarrollada está dentro de la gestión de documentos electrónicos, ya que existe poca normalización en este campo tal y como se señaló anteriormente.

Por eso, las responsabilidades principales recaen en el gobierno que debería crear una legislación completa y actual sobre el tema que nos ocupa ya que no hay una normalización general, que sirva como referente para iniciativas individuales que están en consonancia con las nacionales o internacionales en aras de la normalización. A nivel nacional, en españa no hay una normativa que nos marque líneas de actuación en este el tema, por lo que tenemos que recurrir a la normativa extranjera como la del NARA, el sistema de archivos de california o los archivos nacionales de Australia.

Además, los gestores de archivos administrativos tie-nen la responsabilidad de presionar para que se cree esa normativa y dar ideas para ello. De este modo, todos los archivos administrativos emplearán las mismas normas para la gestión de los documentos electrónicos y todo será más sencillo.

Por otra parte, dentro de la empresa, el gestor de la documentación tiene que crear una normativa específi-ca para el archivo y las características específicas de su documentación. esta normativa se empleará por todos los miembros de la empresa para la correcta gestión de los e-mails.

Para la implantación de un sistema de Gestión de Documentos electrónicos necesitamos normas para los siguientes procesos 39:

Normas relacionadas con la creación o captura de documentos electrónicos.Normas relacionadas con la creación o captura de me-tadatos asociados directamente en formatos estándar.Normas relacionadas con la conversión de documen-tos electrónicos en formatos estándar.Normas sobre almacenamiento de documentos elec-trónicos en soportes estables y duraderos.Normas para intercambio de datos con otras bases de datos, etc.


7_conclusiones



el avance tecnológico e Internet han permitido el desarrollo y la rápida implantación de herramien-tas informáticas, como el correo electrónico, que

han modificado las formas de trabajo, multiplicando la capacidad de comunicación y permitiendo la gestión de importantes volúmenes de información, capacidades que pueden ser optimizadas y rentabilizadas mediante técnicas archivísticas y documentales.

se trata de la aplicación de sistemas de gestión de documentos en cualquier entidad, incluyendo a las pequeñas y medianas empresas, sin duda, una apuesta por la innovación y por el ahorro de costes, además de una garantía de la eficacia y la eficiencia, requisitos ineludibles para quienes quieren lograr organizaciones competitivas. Porque la gestión documental permite a la dirección de la empresa disponer de la información, en el tiempo y la forma, para la correcta toma de decisiones, tanto físicamente como en soporte electrónico, disponer o no de todos los datos en el momento oportuno puede suponer importantes beneficios o pérdidas.

todas las organizaciones que apuesten por la calidad, por la mejora de los procesos y por su pervivencia en el mercado deberán adoptar una serie de normas y medi-das relacionadas con el tratamiento de la información y de los archivos que le permitan crear, gestionar, almace-nar y conservar documentos, de manera que puedan ser recuperados y consultados.

La implementación de un sistema de Gestión de Do-cumentos será la llave que garantice la puesta en valor de los intangibles de toda la organización.

8_bibliografía



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¿Qué es la Fundación Riojana para la Innovación?Una Fundación privada, que busca difundir la cultura de la innovación en La Rioja, desarrollando un ecosistema que genere, propicie y fomente procesos innovadores en la región, y que busca difundir la cultura científica, el avance tecnológico y el espíritu innovador entre toda la sociedad haciendo de las personas las protagonistas del cambio social y económico en la región.como institución privada e independiente está abierta a la participación de empresas e instituciones que quieran apostar por la innovación como elemento calve del cambio de modelo social y económico.

¿Por qué la Fundación Riojana para la Innovación?cuando innovamos buscamos de forma permanente nuevas oportuni-dades, nuevas formas de hacer y nuevas respuestas ante los retos del futuro. es ese espíritu basado en la novedad el que debe presidir todas las actuaciones que, dentro de un ecosistema innovador, se desarrollen. ser capaces de enfrentarse a la evolución lógica de cualquier sociedad desde la confianza, la ilusión y la seguridad es el primer paso para lograr resultados que mejoren la vida de todos y cada uno de nosotros. La Fundación Riojana para la Innovación nace con ese objetivo: que cualquier riojano encuentre esa oportunidad para innovar, que cuente con los recursos necesarios para hacerlo y que ese proceso se desarrolle dentro de un ambiente que valore el esfuerzo, el compromiso y la capacidad de adelantarse al destino.

¿Sobre qué ejes desarrolla su actividad la Fundación Riojana para la Innovación?

PeRsoNAsLas personas siempre han sido la base de cualquier avance que se ha producido en nuestra sociedad a lo largo del tiempo. Y es nuestra obligación crear, fomentar, retener y atraer talento para que esos avances se produzcan de forma ordenada, segura y acorde al tiempo en el que vivimos. Porque, además, pensamos que La Rioja reúne unas condiciones excepcionales para que empresas y profesionales desarrollen sus proyectos innovadores en un entorno que estimula la creatividad, favorece la convivencia, ayuda a la integración y permite desarrollar en plenitud nuestras vidas.

socIeDAD cuando hablamos de la necesaria gestión del cambio nos estamos

refiriendo a la adecuada combinación de aquellas fuerzas que deben de coincidir en la misma dirección para que se genere un ecosistema innovador. Por ello, en la Fundación Riojana para la Innovación pueden participar todos los actores protagonistas de esta transformación. Financiación, redes de relación, estructuras, infraestructuras, for-mación, información, concienciación, apoyo público, respaldo social, todo ello hace posible que la aptitud individual, la actitud colectiva y el compromiso global produzcan resultados sostenibles en el tiempo.

eMPResAs Las empresas son las destinatarias de una parte importante de

nuestras acciones. No en vano son las encargadas de transformar el caudal de conocimientos y esfuerzos innovadores en productos y servicios al alcance de los ciudadanos. en el contexto actual no se pueden contemplar procesos innovadores sostenibles, si no están soportados por una base tecnológica igual de avanzada. Desde la Fundación queremos que la creación de pensamiento sea igual de importante que el desarrollo tecnológico, porque queremos que se nos juzgue tanto por nuestros propósitos como por nuestros logros.

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