gestión documental básica
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Artículo de composicióm básica que refire una introducción a diferentes elementos de la gestión documentalTRANSCRIPT
Gestión documental Universidad del Quindío
Aldrin Stiven Diaz Castillo
Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y archivística
Universidad del Quindío
Armenia
2013
Gestión documental
Gestión documental Universidad del Quindío
¿Cómo se origina la gestión documental?
La gestión documental no es un oficio moderno y en su historia se origina
desde el momento en el cual el ser humano decide acumular y preservar
los registros que de alguna manera pueden serle útiles tanto cultural como
informativamente.
Aun que en los diferentes niveles de la historia podemos determinar
aspectos de la conservación y los procedimientos de utilización, es solo
hasta mediados del siglo XX con las nuevas tecnologías y la importancia
de la información que el rumbo de la gestión documental toma una
normalización en el pro del servicio eficaz de la recuperación y
almacenamiento de documentos.
Estos estándares desarrollados por las técnicas y procedimientos buscan la
producción, recepción, distribución, tramite, organización, conservación y
consulta de los documentos como hilo conductor entre su origen y su
disposición final, en un programa que beneficie tanto a la institución como
a los usuarios del sistema de información.
La gestión documental es:
El desarrollo de políticas, criterios, técnicas y procedimientos por los cuales
se hace la administración eficaz de un conjuntos de documentos teniendo
en cuenta la economía, seguridad y disposición de la información en su
ciclo vital, para el beneficio de la institución y los usuarios.
Documento
Es la materialización de la información o registro en un contenedor que
permite su recuperación y extracción.
Documento de archivo
Es el contenedor de un registro, dato o información referente a una
institución en los criterios y políticas de sus funciones.
El Archivo General de la Nación
Este establecimiento público, del orden nacional y adscrito al ministerio de
cultura (actualmente, no cuando fue creado donde pertenecía al
ministerio de gobierno), con personería jurídica, patrimonio, con autonomía
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propia y domicilio en Bogotá, D.C. Fue creado por decreto y oficializado el
día 22 de diciembre de 1989 por la Ley 80 de 1989.
El fin de esta institución es organizar, dirigir y establecer el sistema de
archivos nacional, planeando y coordinando el patrimonio documental
del país.
El Sistema Nacional de Archivos - SNA
Es la articulación del Archivo general de la Nación es la instancia que
aporta a la construcción de la política archivísticas, administración y
operatividad para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos,
brindando orientación sobre organización, manejo, prevención,
conservación, servicio y control de los archivos, en otras palabras la
normalización de los sistemas de archivo.
El sistema Nacional de archivos es constituido
legalmente el 14 de junio de 2000 con la ley 594 en el
título II. Sistema nacional de archivos, órganos asesores,
coordinadores y ejecutores. A la cual se le dictan otras
disposiciones el 10 de diciembre de 2004 con el decreto
4124 en el cual se reglamenta y se dictan otras
disposiciones relativas a los archivos privados.
Título V. de la ley 594 de 2000. Gestión de documentos.
ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
“Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.”
Objetivos de un programa de gestión documental:
Un programa de gestión documental se define como el conjunto de
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos. Como objetivos tiene:
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Resaltar la importancia de los documentos de archivo en el
funcionamiento de la entidad y la participación de los usuarios, tanto
para las entidades privadas y aún más para las entidades públicas.
Procurar la racionalización y control en la producción documental,
la normalización de modelos y formatos para la producción
documental.
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad
y que a la vez preserven el medio ambiental.
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el
recibo de documentos y archivos a partir de la noción de archivo
total y los enunciados de finalidad, responsabilidad
confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
Facilitar la recuperación de la información de forma rápida y
oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de
información, útiles para la administración e importantes para la
cultura.
Las tres consideraciones para elaborar un programa de gestión
documental
Administrativos: la planificación y ejecución de la gestión de documentos
en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y
eficiencia de la administración.
Económicos: manejo monetario, reducción de costos y la racionalización
de los recursos de la gestión documental.
Archivísticos: los registrados por la ley 594 de 2000; conceptos de archivo
total, ciclo vital, principios de procedencia y orden original.
Pasos de un programa de gestión documental
Estos se definen en el proceso técnico de consolidación de archivo como:
Fases de formación de archivo
Control sobre la entrada y salida de los documentos
Acceso a los documentos
Ordenación y descripción de los fondos archivísticos
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Conservación de documentos, adopción de las normas técnicas
colombianas que se hayan establecido en material de archivos y
documentos
Coordinación de la función archivística dentro de la estructura
administrativa de la entidad acuerdo con lo establecido en la ley de
archivo
Participación de la dependencia en los comités internos
relacionados con la definición de proceso y procedimientos, gestión
de calidad, y Comités de información, entre otros.
Tablas de retención
Este elemento indispensable para la retención y gestión documental
permite racionalizar la producción documental y procesar el ciclo vital
de los documentos en los archivos siguiendo las etapas contemplados
en el acuerdo AGN 039 de 2002:
Primera etapa: Investigación preliminar
Compilación de la información institucional contenida en
disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la
estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o
actos administrativos de creación de grupos de trabajo,
funciones y manuales de procedimientos.
Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos
con el fin de identificar las unidades documentales que producen
y/o tramitan.
Segunda etapa: Análisis e interpretación. En todos los casos el comité de
archivo se encarga de decidir el muestreo, criterios a aplicar y
porcentaje a conservar segú el cualitativo de los documentos.
Análisis de la producción y trámite documental teniendo en
cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales
de procedimientos.
Identificación de los valores primarios de la documentación:
administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos
documentales.
Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las
series y subseries documentales en cada fase del archivo: gestión,
central e histórico con el fin de racionalizar la producción y
garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad,
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desde el momento en que se produce el documento hasta su
disposición final.
Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia
en la consulta y las normas internas y externas que regulan su
producción.
Determinación del destino final de la documentación ya sea para
su conservación total, selección o eliminación. La selección puede
aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a
series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra
registrado en otras series; a series documentales cuyo valor
informativo no exige su conservación total.
Tercera etapa: Elaboración y presentación de la tabla de retención.
El jefe de archivo prepara la tabla de retención, la serie y la
subseries.
La producción del acta avalando la propuesta.
Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes
hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de
quienes dependan los archivos. remitirán a la instancia
correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental
para su evaluación y aprobación.
Cuarta etapa: Aplicación
Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por
la instancia competente, el representante legal expedirá el acto
administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores
públicos de la Entidad.
La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos
de la Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará
los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los
documentos y archivos de gestión y la preparación de las
transferencias documentales.
La organización del archivo en sus diferentes fases.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se
adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la
correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los
procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del
material metálico, identificación de material afectado por
biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo
de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención
Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita
por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la
dependencia respectiva.
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Quinta etapa: seguimiento y actualización de la tabla de retención.
Según el establecimiento de verificación de la tabla de retención
y en plan de mejoramiento.
Las modificaciones correspondientes a la tabla de retención,
evaluadas y aprobadas por los distintos niveles administrativos.
Las ventajas de un programa de gestión documental
En sus diferentes niveles de importancia y entre sus distintas ventajas se
quiere resaltar que los documentos de la institución estén centralizados y
controlados, reducción del tiempo de consulta de los documentos,
reducción de los costos de archivo, rápida recuperación de un archivo,
fácil acceso a los documentos, mejor atención a los usuarios, reducción de
costos legales, cumplimiento de las normas, posibilidades de integrarse
con subsistemas de gestión documental específicos.
Algunas conceptualizaciones del marco legal de un programa
de gestión documental
Artículo 74. “Todas las personas
tienen derecho a acceder a los
documentos públicos salvo los
casos que establezca la ley”.
Es un derecho fundamental poder
tener acceso a la educación y a la
información, también para ser
veedores de las distintas entidades.
Artículo 27. “El Estado garantiza las
libertades de enseñanza,
aprendizaje, investigación y
cátedra”.
Esto aplica para todos los usuarios
que por distintas razones se remiten
a un archivo con fines investigativos,
en ejemplo los historiadores.
Artículo 8. “Es obligación del Estado
y de las personas proteger las
riquezas culturales y naturales de la
Nación”.
Uno de los fines más importantes es
la recuperación y la preservación
de la memoria de un pueblo, país o
institución.
Artículo 94. “La enunciación de los
derechos y garantías contenidos en
la Constitución y en los convenios
internacionales vigentes, no debe
entenderse como negación de
otros que, siendo inherentes a la
persona humana, no figuren
expresamente en ellos”.
Este decreto está especialmente
redactado para evitar las
contradicciones tanto
internacionales, sino también a las
pertinentes a los límites de los
derechos individuales y colectivos.
Ley 951 de 2005. “por la cual se
crea el Acta de Informe de
Gestión”.
Entre todas resalto la importancia
de definir desde un principio y por
escrito, junto con el comité, el
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procedimiento a realizar y sus
distintas estancias.
Acceso ciudadano a los documentos
La Corte ha reconocido que las reglas para el acceso de documentos y el
régimen de restricciones contenidas en la Ley 57 de 1985 constituye una
regulación constitucionalmente admisible del contenido del derecho
previsto en el art. 74 Superior. Entre tales reglas la jurisprudencia hace
énfasis en:
La facultad de consulta y obtención de copias de los documentos
que reposen en oficinas públicas, a excepción de aquellos
sometidos a reserva por mandato legal o que estén relacionados
con la defensa y seguridad nacional (art. 12) 35;
Caducidad de la reserva, que es de 30 años desde la expedición del
documento (art. 13);
La obligación del peticionario de pagar a favor del tesoro público el
valor de las copias que solicite, suma que no podrá exceder el costo
de reproducción (art. 17);
La inoponibilidad de la reserva del documento cuando su acceso
fuere solicitado por una autoridad en ejercicio de sus funciones (art.
20);
La necesidad de motivar la decisión que niegue el acceso y la
posibilidad del control judicial de tal determinación ante el
contencioso administrativo (art. 21);
La obligación de las autoridades de resolver la solicitud de acceso
en el término de 10 días, entendiéndose que vencido ese lapso
procede el silencio administrativo positivo y deberá suministrarse el
documento en los 3 días siguientes (art. 25);
En caso de desacuerdo, corresponderá al Tribunal de lo Contencioso
Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se
encuentren los documentos decidir en única instancia si se acepta o
no la petición formulada o si se debe atender parcialmente.