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Gestión del cambio
Indice
Gestión del cambio
Análisis de impacto
Capacitación
Comunicaciones
Evolución cultural
2
Gestión del cambio
3
Cambio Transformación Evolución
Una manera distinta de hacer
las cosas.
Una manera distinta de ser.
Implica cambios a un nivel más profundo; el de los valores, las
creencias y los supuestos. Posibilita un cambio fundamental en la
conducta personal y empresarial y en los sistemas y las estructuras
organizacionales.
Un estado de continuo cambio y transformación.
Implica ajustes constantes en valores, creencias y
comportamientos, basados en lo aprendido por medio de la retroalimentación interna y
externa.
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Contenido: se refiere a lo que debe cambiar en la organización formal (estructura, procesos denegocios, sistemas de gestión, tecnología, etc.).
Personas: se refiere a las dinámicas humanas que influyen o causan el cambio o que son producto deeste cambio ( manejo de las reacciones emocionales de las personas, aprendizaje de nuevoscomportamientos, cambio en los modelos mentales, cambio en la cultura)
Procesos: se refiere a cómo la organización va a transformarse. El proceso denota el flujo de actividadque producirán los cambios en el contenido mientras simultáneamente se transforman las personas y lacultura como es requerido para operar la nueva organización en forma exitosa
La estrategia del cambio es el enfoque de alto nivel del líder de cambio para una transformación agran escala e integrada.
Una estrategia de cambio está compuesta por tres elementos clave:
Contenido
Personas
Procesos
Gestión del cambio
3
Gestión del cambio
Definición de Proceso
Los Procesos son conjuntos de actividades relacionadas en
secuencia lógica que juntas generan valor
Trabajo organizado y coordinado que produce un resultado.
Transformando insumos en valor para sus clientes internos y externos.
Atravesando la estructura organizacional
Especialización
División del trabajo
División de las responsabilidades
Sistemas de Control y de Medición funcionales
Gestión Funcional
El Negocio
Unidad Organizacional A
Unidad Organizacional B
Unidad Organizacional C
Gestión del cambio
4
El Negocio
Unidad Organizacional A
Unidad Organizacional B
Unidad Organizacional C
Pedido Producto
Cliente
Gestión del cambio
Gestión del cambio
Los Procesos son conjuntos de actividades relacionadas en secuencia lógica que juntas generan valor.
Es el trabajo organizado y coordinado que produce un resultado.
Transformando insumos en valor para sus clientes internos y externos.
Atraviesan la estructura organizacional.
Definición de Proceso
Los procesos son una red de conversaciones y compromisos.
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Gestión del cambio
Analisis de
Impacto
Comunica-
ciones
Capacita-
cion
Evolucion
Cultural
Gestion
Del
Cambio
La definición de una Estrategia de Gestion del Cambio propone avanzar sobre cuatro frentes principales.
Modelo conceptual
Gestión del cambio
El Proyecto XX es:
un Programa de Procesos de Integración Internacional, multicultural
un Modelo Único de Gestión que abarca a toda la Organización
un desafío para crear una cultura de gestión por procesos a través del desarrollo de
nuevas competencias y habilidades tanto personales como grupales.
Caso Práctico - Objetivo del Proyecto
El Programa se implementa a través de un proyecto con un alcance inicial y el
establecimiento de un Modelo de Gobierno de Procesos a nivel de toda la
Organización que garantiza la sustentabilidad y evolución, basada en la mejora continua.
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Gestión del cambio
Caso Práctico - Gestión del Cambio
Nuestro Enfoque de Gestión de Cambio
Entendemos la Gestión de Cambio como un programa de intervención diseñado y planificado para gestionar
las mejores condiciones humanas y organizacionales que faciliten la instalación de un modelo de gestión de
procesos
El marco cultural sobre el que se sostiene el programa reconoce los siguientes valores:
Multiculturalidad
Cooperación e integración
Atención a la diversidad
Orientación proactiva a resultados
Enfocados hacia una visión global de compañía
“Nuestro Objetivo es Asegurar y Sustentar la efectiva asimilación de los Cambios introducidos en la Organización a partir de los nuevos procesos, métodos y tecnologías de operación y
gestión”
Indice
Gestión del cambio
Análisis de impacto
Capacitación
Comunicaciones
Evolución cultural
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Objetivo del Track
Identificar y sintetizar las brechas entre el modelo de operación y gestión actual y
futuro a los efectos de facilitar el proceso de adaptación organizacional (necesidades de
capacitación, cambio organizacional, etc.)
Elaborar el Mapa de Usuarios (roles , nombres y apellidos).
Realizar el Analisis de Impacto Organizacional El objetivo es la identificación y medición sistemática de las diferencias existentes por la definición de una Situación Futura, producto de las decisiones tomadas en el Proyecto, y la Situación Actual de la Organización. El foco estará en los impactos Organizacionales (Impacto funcional/tecnológico desde el punto de vista de la organización, Cultura, Habilidades/Destrezas/Conocimientos/Competencias).
Elaborar un Plan de Resolución de Impactos Organizacionales El mismo incluye acciones orientadas a mitigar los impactos en función de los temas clave (Comportamiento, Conocimientos y Habilidades, Desempeño, Organización y Roles).
Análisis de impacto
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Marco conceptual
Es la identificación y medición sistemática de las diferencias en los procesos, roles y puestos de
trabajo por la definición de una Situación Futura, producto de las decisiones tomadas por el
Proyecto, y la Situación Actual de la Organización.
Análisis de Impacto es una forma de MEDIR.
Plan de Acción / Mitigación
Análisis de impacto
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Marco conceptual
El análisis de impacto ofrece dos visiones asociadas con el nivel de detalle alcanzado en la definición
de procesos:
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Identificación de Impactos Preliminares:
• Impactos Alto Nivel en:
• El “Negocio” que desarrolla del área o departamento
• Aspectos funcionales/ tecnológicos
• Distribución del trabajo
• Principales Causas del Impacto (Cambio)
Descripción de Impactos:
• Impactos con un punto de vista desde la organización – Rol:
• Funcional/ Tecnológico
• Cultural.
• Competencias.
• Distribución del Trabajo Operativo
Estratégico
Niv
el d
e D
eta
lle
Análisis de impacto
Metodología
La información de los cambios sobre los procesos depende del punto de vista del observador. Por lo
cual, para lograr una completa descripción del impacto es necesario relevar los diferentes puntos de
vista de la población asociada con dicho Impacto.
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De la misma manera es necesario definir el o los puntos de vista desde los cuales se reflejarán
y documentarán dichos Impactos una vez identificado. Por ejemplo: Impactos por Puesto de
Trabajo, por Negocio o bien por Geografía.
ImpactoNegocio Geografía
Procesos
Otros Factores
Análisis de impacto
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Priorización de Mapas de Actividades según criticidad del potencial impacto.
Detectar y Documentar Cambios que ocasiones Impactos Preliminares (Alto Nivel).
Obtener información detallada de los cambios propuestos por el Proyecto que generan o motivan el Impacto detectado.
Obtener información preeliminar de la Situación actual asociada con los Impactos por Proceso detectados.
Identificación de Impactos
Preliminares
Identificar Actividades en Mapas asociados con los Impactos Preliminares.
Identificar y Documentar Impacto
Describir en detalle del cambio propuesto por el Modelo asociada a la Actividad.
Describir en detalle la situación actual asociada a la Actividad.
Identificar el Rol asociado con la Actividad impactada.
Enunciar en detalle el/los impactos generados por el cambio propuesto.
Incorporar información específica por Locación geográfica.
Descripción de Impactos por Rol
Realizar la devolución con Referentes de Ciclos y Negocios.
Validar impactos encontrados con la Gerencia de Proyecto.
Devolución y Validación de
Impactos
Accionesde Mitigación
Identificación y documentación de acciones de mitigación o ajustes organizacionales.
Canalización y Comunicación de las acciones con:
Capacitación/ Comunicación.
Recursos Humanos -
Asistencia puntual sobre necesidades de información detalla sobre impactos.
Seguimiento sobre el desarrollo de las acciones de mitigación y ajustes organizacionales.
Análisis de impacto
Metodología
El Análisis de Impacto atraviesa cuatro etapas metodológicas hasta llegar al entregable final y a la
canalización de las acciones de mitigación.
Indice
Gestión del cambio
Análisis de impacto
Capacitación
Comunicaciones
Evolución cultural
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Enfoques y Estrategias
Objetivo del Track
Formación para la Gestión y el Liderazgo
Desarrollar las habilidades y competencias necesarias en el equipo de trabajo del proyecto que contribuirán a la gestión del cambio e implantación del modelo de procesos definido.
Entrenamiento Técnico-Funcional
Definición y planificación de la actividades tendientes a desarrollar las capacidades técnicofuncionales que faciliten una exitosa implantación del modelo de operación y gestión definido.
Para el Equipo de Proyecto : conceptual en procesos y aplicaciones
Para el Usuario Final: conceptual de procesos, proceso en el que participa, herramientas
Capacitación
Planificación de la Capacitación Ejecución de la Capacitación
Alta de Currícula de
Cursos
Alta de Mapa de Usuarios-
Determina-ción de
audiencia y estimación de
sesiones
Relevamientode restriccio-
nes de Negocio
Preparación del
Cronograma
Convocato-ria
Gestión de Cambios
Coordinación Logística de Participantes
Preparación de Recursos
EjecuciónControl de Asistencias
Preaparaciónde
Información de gestión
Coordinación logística de Multiplicadores
Capacitación
Planeamiento y Logística
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Capacitación
Desarrollo de Contenidos y
Logísica de Capacitación
Desarrolladores de
Contenido
Mapeo de Usuarios
Análisis de Impacto
Capacitadores
Generación de
Conocimiento
Ciclos
Capacitación UF en cabeceras
Usuarios
Finales
Multiplicador del
negocio/línea
Capacitación Capacitadores
Instructor del Ciclo
(RF/OPN)
FUTURO
MultiplicadorMultiplicador del
negocio/línea
Esquema de Transferencia de Conocimientos
Aula Abierta
ABC SAP
Niv
elde e
ntr
enam
iento
Espec
ífic
oG
enera
l
Biblioteca Virtual
Soporte Pos Implementación
ProcesosInduccional proyectol
Presencial
A Distancia
Go Live
Nivel 0
Nivel 1
Workshops presenciales de Induccion
E-learning
Presentaci ón por Ciclo
• Presentaci ón
• Presentaci ón Procesos
• Rescates
• Macroporocesos
• Nivel básico de la herramienta
Contenidos espec íficos por ciclos(manuales)
Demostraciones e Instrucciones de trabajo (simulaci ónde transacciones con Infopak )
Ejercicios y Caso Integrador
Mandante de Capacitaci ón para el Multiplicador
Intranet con las simulaciones y presentaciones ordenadas por ciclo ypor curso
Soporte On Site
Service Desk
• Usuarios Clave
• Multiplicadores
Procesos
RecicloRecicloNivel 2
Nivel 3
War room
Espec íficoEspec ífico
ProcesosProcesos
& PPT& PPT
: iPAK
Ambiente de Práctica Usuarios Finales - MandanteAmbiente de Práctica Usuarios Finales - Mandante
Esquema de aprendizaje Usuarios Finales
Capacitación
Especifico
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Capacitación
PGSM
Puesto Hernández
Medanito
CTA
Río Gallegos
Zárate
San Lorenzo
Sede Central
Bahía Blanca
HPPL Genelba
Logística Enfoque descentralizado
Avance Real Avance Previsto
Ejecución de Capacitación a Usuarios Finales
85% 90%
Alcance Previsto a Julio 2007
Porcentaje de Asistencia 74%
Cantidad de asistentes 3.557
Capacitación
Avance de la Ejecución de la Capacitación
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Avance dictado de
capacitaciones
Total de sesiones dictadas/
Total sesiones a dictar
Dictado de Sesiones
Negocio / Función Centralizada
Porcentaje de
Asistencia
Asistencia a
capacitaciones
Ciclo
C&
I
PR
Y
PR
D
MA
N
RR
HH
AG
F
Inf.
Gc
ial
CO
M
Real
Pre
vis
to
Real
Pre
vis
to
Real
Pre
vis
to
Real
Pre
vis
to
Real
Pre
vis
to
Real
Pre
vis
to
Real
Pre
vis
to
Real
Pre
vis
to
Asistencia
95% 95% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
41/43 78/78 22/22 28/28 57/57 61/61 53/53
E&P A&FG&EC.DWN R&P PCGRRHH Servicios
100% 100%
11/11
Otros
81% 84%66%69% 72% 71%65% 77% 82%
548/680 475/56493/141365/531 1307/1820 151/213202/309 338/440 78/95
Alcance Previsto
Capacitación
Avance de la Ejecución de la Capacitación
C. DWN
E&P
Sem 18-
May
Sem 24-
May
Sem 01-
Jun
Sem 15-
Jun
Sem 22-
Jun
Sem 29-
Jun Sem 6-Jul
Asistentes 9 16 44 144 21 127 0
Invitados 15 28 77 195 40 164 0
% Asistencia 60% 57% 57% 74% 53% 77% 0%
C.Down 60% 57% 57%
74%
53%
77%
0
50
100
150
200
Sem 18-M aySem 24-M ay Sem 01-Jun Sem 15-Jun Sem 22-Jun Sem 29-Jun
C.Down
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Asistentes Invitados % Asistencia
Sem 18-
May
Sem 24-
May
Sem 01-
Jun
Sem 15-
Jun
Sem 22-
Jun
Sem 29-
Jun Sem 6-Jul
Asistentes 14 14 37 461 5 15 4
Invitados 17 15 58 539 7 28 8
% Asistencia 82% 93% 64% 86% 71% 54% 50%
82%93%
64%
86%
71%
54%
0%050
100150200250300350400450500550
Sem 18-
M ay
Sem 24-
M ay
Sem 01-JunSem 15-Jun Sem 22-
Jun
Sem 29-
Jun
Sem 6-Jul
E&P
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Asistentes Invitados % Asistencia
Capacitación
Avance de la Ejecución de la Capacitación
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Indice
Gestión del cambio
Análisis de impacto
Capacitación
Comunicaciones
Evolución cultural
Enfoques y Estrategias
Objetivo del Track
Implementar procesos y acciones de comunicación que faciliten la adhesión, internalización y compromisos de la Organización con el Proceso de Cambio.
Realizar mediciones de información y expectativas del proyecto en toda la Organización.
Elaborar medios de comunicación y difusión para el proyecto (Newsletter , intranet, site del proyecto)
Comunicaciones
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Brindar soporte a la gestión del cambio, tanto en lo que refiere a impacto como a
capacitación.
Promover el compromiso del rol de liderazgo para encabezar una implementación efectiva
de los cambios.
Informar a la organización para lograr una implantación efectiva, minimizando los impactos
y reduciendo la incertidumbre y los temores.
Difundir información oportuna en cada una de las instancias del proyecto y de la
implementación del programa.
Atender emergentes que requieran apoyo de Comunicaciones, en el marco de la coherencia
del plan definido.
COMPROMETER
ALISTAR
DIFUNDIR
Comunicaciones
Objetivos
1. Dar visibilidad al proyecto y posicionar la marca.
2. Generar compromiso e involucramiento en las personas.
3. Seducir a los que se suman en distintas instancias dell proyecto.
Público: Gerente País/Gerentes y Jefes/Gente convocada para el proyecto
1. Mantener a la organización informada sobre los avances del proyecto.
2. Dar sentido de comunidad y pertenencia a los involucrados en el proyecto.
3. Sostener el compromiso de los líderes que implementarán los cambios.
Público: Gerente País/Gerentes y Jefes/Miembros del proyecto + nuevos/ toda la organización
1. Comprometer a los líderes en la implementación de los cambios organizacionales y en la consecución de los nuevos procesos.
2. Disponer la información necesaria para la implementación de los cambios.
3. Difundir los avances y resultados obtenidos de la implementación del proyecto.
Público: Líderes (Directores, gerentes, jefes)/ Coordinadores de implementación, líderes de ciclo y de práctica. Toda la organización.
Fase I
COMPROMISO
Fase II
COMUNIDAD
Y
CULTURA
Fase III
CAMBIO
Comunicaciones
Planeamiento - Fases de la Comunicacion
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Construcción de un modelo
único de gestión por procesos.
Beneficios.
Mejoras y desafíos en sector.
Nuevas oportunidades. Mayor
empleabilidad.
Integración y cadena de valor.
Mejoras, oportunidades
y desafíos en la tarea.
Aporte individual a la cadena
de valor.
Necesidad de pensar
solidariamente.
Impactos.
Sobre la organización Sobre el sector Sobre la función
No es un proyecto de
Tecnología.
Visión por procesos.
Integración/ estandarización.
Oportunidad de crecimiento.
Comunicaciones
Los Pilares de la Comunicación
... Los rumores, los preconceptos y los prejuicios de la implementación:
Que no sea percibido como una implementación solo de tecnología
Que nadie se sienta afuera
Que suprimirá la autonomía y la creatividad en el trabajo
Que el proyecto atenta con la estabilidad de los puestos de trabajo
Que aumentará la burocracia
Comunicaciones
Lo que queremos evitar...
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Contar con información precisa de áreas impactadas, cambio de funciones, de roles y tareas; acciones de mitigación previstas.
Rol activo y fuerte protagonismo de los líderes de la organización en propulsar el nuevo modelo de negocios.
Hacer foco en la comunicación cara a cara.
Asegurar una comunicación transparente, confiable y certera en cada etapa del proyecto.
Dar lugar a las emociones, dejando que la gente pueda expresar lo que siente en relación a los cambios venideros.
Acompañar la estrategia de comunicación con acciones de RH que promuevan un clima favorable, minimice el impacto de la carga de trabajo, donde la organización muestre el interés en las personas.
Velar para asegurar que la información de impactos sea difundida en tiempo y forma.
Comunicaciones
Factores de éxito
Indice
Gestión del cambio
Análisis de impacto
Capacitación
Comunicaciones
Evolución cultural
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Desde esta perspectiva la cultura organizacional reconoce en su creación y reproducción 3 niveles de expresión en un niveles de creciente profundidad
1 El nivel más visible: Comportamientos, costumbres, artefactos de uso (herramientas técnicas, Lay out, edificios, etc.)
2 El nivel de la conciencia de valores: es la dimensión donde se explicitan los valores de referencia , así aparecen en la misión de la Empresa y las declaraciones de principios del modelo de procesos como herramienta de la empresa.
3 El nivel de las presunciones básicas: a menudo inconscientes pero que definen el sustrato de los valores en acción. Es el ámbito más difícil de alcanzar y corresponde a la cultura heredada y aprendida socialmente.
El verdadero desafío de cambio cultural es alcanzar el nivel de 3 de las presunciones básicas
Consideraciones
¿Que es la cultura de gestión?
La programación mental colectiva que emplean los integrantes de una organización para interpretar las situaciones que se presentan en los entornos operativos de la empresa
Evolución Cultural
Gestión del cambio - Objetivo
Instalar y promover una cultura de gestión por procesos
Instalar
Ajustar/Cambiar
Mantener
Evolucionar
Cambio Transformación Evolución
Una manera distinta de hacerlas cosas.
Una manera distinta de ser. Implica cambios a un nivel más profundo; el de los valores, las creencias y los supuestos. Posibilita un cambio fundamental en la conducta personal y empresarial y en los sistemas y las estructuras organizacionales.
Un estado de continuo cambio y transformación. Implica ajustes constantes en valores, creencias y comportamientos, basados en lo aprendido por medio de la retroalimentación interna y externa.
Evolución Cultural
BORRADOR
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Enfoques y Estrategias
Objetivo del Track
Asegurar la efectividad, cohesión y consolidación de los equipos del proyecto, a través de un proceso de construcción de equipos (teambuilding) en un ámbito de integración y diversidad cultural.
Movilizar a la organización alistandola para el cambio y dando soporte en la implementación de los nuevos procesos
Generar una red de agentes multiplicadores dentro y fuera del programa que contribuyan a la exitosa implantación del modelo de gestión esperado
Mantener los canales de comunicación y relacionamiento vivos entre el proyecto y las Unidades, monitoreando el estado de situación y contribuyendo a una efectiva movilización del cambio
Realizar y mantener vivo un Mapa de Relacionamiento para cada una de las UN identificando agentes de cambio, lideres de opinion y personas clave
Dar soporte en la implantación de equipos extendidos de gestión del cambio para la evolución
Evolución Cultural
Crear un “ADN” de la cultura corporativa
que “contagie y se reproduzca”
en los diferentes niveles y comunidades de trabajo