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GESTION DEL ALMACENAMIENTO

“Las Bodegas deben ser proyectos de inversión orientados a apoyar la gestión de la empresa.”

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DEFINICION

La Gestión de Bodega se define como: “Proceso integrado a la función logística que trata de la

recepción, almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el punto de consumo por un cliente externo o interno. Comprende además, la elaboración y tratamiento de informes, de los datos manipulados.”

La Gestión indica: Dónde y cómo deben ser almacenados los productos. Qué técnicas deben usarse para optimizar el espacio y

mejorar los procesos internos.

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GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION DE ALMACENES

¿QUÉ?

¿CUÁNTO?

¿CUANDO?

¿DÓNDE?

¿CÓMO?

Gestión de Existencias

Gestión de Almacenes

DEBE SER ALMACENADO?

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OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENES

Aprovechamiento adecuado del espacio físico.

Mayor rapidez de operación en los procesos de entrega.

Control eficiente y expedito del manejo de materiales.

Reducción de costos de almacenamiento.

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PROCESOS EN LA GESTION DE ALMACENES

1) Planificación y Organización.

2) Recepción de materiales.

3) Almacenamiento.

4) Movimientos internos.

5) Despacho de materiales.

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PLANIFICACION Y ORGANIZACION

Planificar: Se refiere a generar un curso de acción anticipado para la ejecución de actividades y tareas que se esperan realizar en el futuro cercano. Implica cuantificar los recursos anticipadamente.

Organizar: Es asignar personas y recursos a las actividades planificadas. Implica también definir responsabilidades.

En nuestro caso implica planificar y organizar las actividades de recepción, almacenamiento y despacho.

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HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACIÓN

Con el objetivo de programar y controlar las actividades que se deben realizar, la planificación cuenta con dos herramientas fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert.

- Carta Gantt: Gráfico de actividades y tiempos que permite programar y controlar la secuencia de acciones programadas.

PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES

Semana 1Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6Actividad 1Actividad 2Actividad 3Actividad 4Actividad 5Actividad 6

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EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT

Detalle de Actividades y Tiempos Bodega QuilicuraDíasVerificar las recepciones de proveedores 1/2 díaPreparar los pedidos de las obras 1 díaAlmacenar los materiales 2 díasRealizar inventario de materiales 3 díasOrdenar zona de despacho 1/2 díaColocar ódenes de compra por faltantes 1/2 díaDespachar pedidos de obras 1 díaActualizar inventario con ingresos y salidas 1/2 día

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RESPUESTAPROGRAMACION DE ACTIVIDADES BODEGA QUILICURA

Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Día 5 Día 6Realizar inventario materialesColocar órdenes de compraOrdenar zona de despachoVerificar recepciones proveed.Almacenar los materialesPreparar pedidos de las obrasDespachar pedidos de obrasActualizar inventario

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PROCESO DE RECEPCION Es el registro de mercancías que ingresan a Bodega procedente

de zonas externas (proveedores) como internas (empresa). Es necesario: - Recepcionar y verificar mercancías. - Revisión técnica con el solicitante de la compra. - Generar los documentos pertinentes (guías internas). - Generar nuevos códigos cuando sea necesario. - Rechazar inconsistencias. - Informar del proceso. - Ajustarse al calendario de recepciones.

La calidad del producto final depende en gran medida del proceso de recepción.

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FACTORES CRITICOS EN LA RECEPCION

Tender hacia un proceso automatizado de recepción a fin de evitar errores y burocracia.

Reducir las inspecciones o verificaciones a las estrictamente necesarias. Las inspecciones no añaden valor al producto.

Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora) que indique además tipo de artículos y procedencia.

Distinguir entre mercancías internas y externas; las primeras deben contar con un procedimiento más sencillo.

Contar con la documentación de respaldo que permita verificar tipo de mercancía y cantidad a recepcionar.

Proceder al almacenamiento definitivo lo más rápidamente posible, después del proceso de recepción.

Registrar e informar del proceso.

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¿QUE HARÍA UD…….?Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material solicitado en cantidad y calidad, pero le advierte que es “muy similar” “casi igual” al especificado en la O.C. y que si existe una diferencia “inmediatamente lo solucionamos”. Ud. sabe que se trata de un proveedor frecuente que no ha presentado problemas y por tanto, recepciona OK el producto.

Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la O.C. indica 150 kg. El transportista le dice “es que Uds siempre solicitan 200 kg” lo que es verdad según sus registros. Para no devolverse con el sobrante, el transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en la siguiente orden, total “Uds siempre piden 200 kg”. Ud. deja constancia en la Guía de Recpción de la diferencia y procede a ingresar los 200 kg

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¿QUE HARÍA UD….(continuación)

Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen desde hace tiempo y han establecido una relación de confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el transportista le solicita que le guarde unos pallets hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la empresa. Ud. Los recepciona y los deja en una zona al aire libre. Por la noche, los guardias están autorizados a encender fogatas en los tambores, usando las maderas existentes en los patios, por lo tanto, los pallets fueron consumidos. El Lunes, el transportista indignado por lo ocurrido, solicitó hablar con la Gerencia. Esta le hizo ver que no existía documento alguno de recepción y por lo tanto no podía responsabilizarse de lo ocurrido y que lamentaba profundamente el hecho.

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ALMACENAMIENTO

Definición: Es el proceso operativo que corresponde a la guarda y conservación de los materiales con los mínimos riesgos para el producto, las personas y la empresa.

OJETIVOS: Aprovechamiento adecuado del espacio físico. Mayor rapidez de operación. Control más eficiente y expedito en el manejo de

materiales

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TIPOS DE ALMACENAMIENTO-1

Por Racking: Permite el uso eficiente del espacio vertical, almacenando en grandes racks. Sin embargo, la recogida requiere del uso de sistemas automatizados.

Por Zonas: Agrupa productos de características comunes juntos, en lugares de fácil acceso. Puede perderse espacio, pero se gana en tiempo y facilidad de acceso.

Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las características de los productos. Se utiliza eficientemente el espacio de la bodega, pero no ayuda a la recogida.

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TIPOS DE ALMACENAMIENTO-2

De Temporada o Promocionales: Los productos sujetos a estacionalidades son ubicados en áreas de fácil recogida y abastecimiento para minimizar los costos de manipulación.

Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor, tóxicas, sustancias químicas peligrosas, etc, requieren condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo acceso restringido. Mucho control y supervisión.

De Temperatura Controlada: Es necesario tener en cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse de los cambios bruscos de temperatura. La manipulación puede ser también más lenta debido al tiempo limitado que se puede pasar en estos ambientes.

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ZONAS DE ALMACENAMIENTO POR ROTACION

CLASE “A”

Fuerte Rotación

CLASE “B” Mediana RotaciónCLASE “C”

Baja Rotación

Mostrador a Público

Zona de Descarga Zona de Carga Rampa

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COSTOS DEL ALMACENAMIENTO

A pesar de ser una función importante, el almacenamiento no agrega valor al producto, solo costos; éstos son:

Depreciación de equipos, instalaciones y edificios.

Supervisión, mano de obra, manejo interno de materiales.

Consumo de energía, combustible, calefacción.

Seguros. Deterioros, pérdidas y obsolescencia. Intereses sobre el valor de los materiales

almacenados.

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FACTORES CRITICOS DEL ALMACENAMIENTO

Contar con referencias únicas entre productos y ubicaciones.

Contar con el Plano de Bodega actualizado. Controlar la regla de salida predefinida (FIFO –

LIFO). Mantener los registros de existencias actualizados. Contar con estantes y casilleros apropiados a cada

artículo. Vigilar la rotación de productos. Mantener en óptimas condiciones los implementos

de seguridad.