Gestión de Talento Humano

Ing. Mayrita Valle Avendaño

Abril 2016

Modelo de Gestión Estrátegica de TTHH para las instituciones del Sector

Público

Ejemplo - MDT

Unidad 2: Análisis y descripción de

Puestos Explicar en qué consiste el diseño de puestos

Analizar los modelos de diseño de puestos identificados

Explicar métodos y pasos de la descripción y análisis de puestos

Explicar en qué consiste el modelo de gestión por competencias.

Realizar descripciones de cargos

Definiciones

Tarea: Es toda actividad individualizada y realizada por el ocupante

de un puesto. Por lo general es la labor que se atribuye a los

puestos simples y repetitivos (por horas o empleados).

Obligación: Es toda actividad individualizada y realizada por el

ocupante de un puesto (asalariado o empleado). Una obligación es

una tarea un poco más compleja, más mental y menos física.

Función: Es un conjunto de tareas o de obligaciones ejercidas de

manera sistemática o reiterada por el ocupante de un puesto. Para

que un conjunto de obligaciones constituya una función es

necesario que haya reiteración en su desempeño.

Puesto: Es un conjunto de funciones con una posición definida en

la estructura organizacional. La posición define las relaciones entre

un puesto y los demás.

Familia de puestos: Grupo de puestos individuales con

características similares.

Definiciones El diseño de puestos es la especificación del contenido, de los métodos y

de las relaciones del puesto, en el sentido de cumplir requisitos

tecnológicos, empresariales, sociales y personales del ocupante del

cargo/puesto.

Diseñar un puesto implica:

1. Establecer el conjunto de tareas que el ocupante del cargo/puesto

deberá desempeñar (contenido del puesto)

2. Determinar cómo debe ser desempeñado ese conjunto de tareas

(métodos y procesos de trabajo)

3. Definir a quién deberá informar el ocupante del cargo (responsabilidad)

4. Precisar a quién deberá supervisar o dirigir el ocupante del cargo

(autoridad)

El diseño de puestos es la manera como los administradores proyectan los

puestos individuales y los combinan en unidades, departamentos y

organizaciones.

El diseño de puestos lo realizan generalmente a la unidad de ingeniería

industrial, organización y métodos y por gerentes de unidades respectivas.

Modelos de Diseño de Puestos Clásico

Énfasis en la tarea y en la tecnología.

Concepto de Homo economicus.

Recompensas salariales y materiales.

Mayor eficiencia gracias al método de trabajo.

Preocupación por el contenido del puesto.

Supervisión directa

Órdenes e imposiciones.

Obediencia estricta.

Humanista

Énfasis en la persona y en el grupo social

Concepto de Homo social

Recompensas sociales y simbólicas.

Mayor eficiencia gracias a la satisfacción de las personas.

Liderazgo.

Comunicación e información.

Participación en las decisiones.

Situacional

Énfasis en la estructura de la organización, el trabajo y la persona que la desempeña.

Adaptación al cambio

Satisfacción intrínseca en el puesto:

• Percepción del significado

• Percepción de la responsabilidad

• Conocimiento de los resultados

Dimensiones esenciales:

• Variedad

• Autonomía

• Significado del trabajo

• Identificación con la tarea

• Realimentación

Enriquecimiento del puesto

• Lateral

• Vertical

Calidad de vida en el trabajo

Enriquecimiento del puesto

Reordenar sus elementos

Abrir responsabilidades

más elevadas

Incluir el trabajo posterior

Asignar a otros o automatizar las

tareas

Incluir el pre-trabajo

Carga Vertical:

Aumenta la profundidad del puesto

Carga Horizontal:

Aumenta la amplitud del puesto

Aplicación de las dimensiones

esenciales

• Tareas combinadas

• Formación de unidades

naturales de trabajo

• Relación directa con el cliente

o usuario

• Carga vertical

• Apertura de canales de

realimentación

• Creación de grupos

autónomos

Equipos de alto desempeño

• Participación: todos los miembros están

comprometidos con la delegación de autoridad

(empowerment) y la autoayuda.

• Responsabilidad: todos los miembros se sienten

responsables del resultado del desempeño.

• Claridad: todos los miembros comprenden y

apoyan los objetivos del equipo.

• Interacción: todos los miembros se comunican

dentro de un ambiente abierto y confiable.

• Flexibilidad: todos los miembros quieren

modificar y mejorar el desempeño.

• Concentración: todos los miembros están

dedicados a cumplir con las expectativas del

trabajo.

• Creatividad: todos los talentos e ideas se utilizan

en beneficio del equipo.

• Rapidez: todos los miembros actúan rápidamente

ante los problemas y oportunidades.

Definiciones Descripción de Puestos:

Describe las actividades y responsabilidades inherentes al puesto y las

características importantes del mismo como condiciones de trabajo y

riesgos de seguridad laboral. Permite diferenciar a cada cargo que existe

en la organización; es la enumeración de detallada de las atribuciones o

tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ocupación

(cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las

atribuciones o tareas (por qué lo hace).

Análisis de Puestos:

Es el procedimiento para obtener la información acerca de los puestos,

centrándose en el contenido, funciones, requisitos, aptitudes, capacidades

y experiencia requeridas para el desempeño adecuado del cargo, cuáles

son las responsabilidades que el cargo impone y en que condiciones debe

desempeñarse el cargo.

Perfil del puesto / Especificación del puesto :

Resume las cualidades personales, características y antecedentes para

realizar el trabajo.

Descripción y Análisis de Puestos

Título del puesto

Ubicación del puesto en el organigrama:

• Nivel del puesto

• Subordinación

• Supervisión

• Comunicaciones colaterales

Contenido del puesto: Tareas o Atribuciones semanales,

mensuales, anuales, esporádicas

Requisitos intelectuales:

• Escolaridad indispensable

• Experiencia indispensable

• Adaptabilidad al puesto

• Iniciativa requerida

• Aptitudes requeridas

Requisitos físicos:

• Esfuerzo físico necesario.

• Capacidad visual.

• Destreza o habilidades.

• Complexión física necesaria.

Responsabilidades implícitas:

• Supervisión de personal.

• Material, herramientas o equipos.

• Dinero, títulos o documentos.

• Contactos internos o externos.

• Información confidencial.

Condiciones de trabajo

• Ambiente de trabajo.

• Riesgos.

Descripción de puestos

Análisis de puestos

Métodos de Descripción y Análisis de Puestos

La descripción y análisis de cargos son responsabilidad de

línea y función de staff.

El analista de cargos puede ser un funcionario especializado

de staff, como el jefe de departamento en que está

localizado el cargo, como también puede ser el propio

ocupante del cargo.

Los métodos que más se utilizan en la descripción y análisis

de cargos son:

1. Observación directa.

2. Cuestionario.

3. Entrevista directa.

4. Métodos mixtos.

Métodos de Descripción y Análisis de Puestos

Observación directa

• Observación directa dinámica del ocupante del cargo, en pleno ejercicio de sus funciones.

• El analista de cargos anota los puntos clave de su observación.

• Va acompañada de entrevista y discusión con el ocupante o con su supervisor.

• La participación del analista de cargos en la recolección de información es activa, la del ocupante es pasiva

Cuestionario

• Solicitud al personal que llene un cuestionario de análisis de cargos, o que responda preguntas relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus características.

• La participación del analista de cargos en la recolección de datos es pasiva, la del ocupante es activa.

Entrevista

• Es el enfoque más flexible.

• Si está bien estructurada puede obtenerse información acerca de todos los aspectos del cargo, de la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo, y de los porque y cuando.

• Permite comparar la información obtenida por medio de los ocupantes de otros cargos similares y verificar las incoherencias de la información.

• Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el empelado mitigando dudas y desconfianzas.

• La participación del analista y del ocupante es activa.

Métodos Mixtos

• Combinaciones de dos o más métodos de análisis. Por ejemplo:

• Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del cargo

• Cuestionario con el ocupante y entrevista con el supervisor

• Cuestionario y entrevista, ambos con el supervisor

• Observación directa con el ocupante y entrevista con el supervisor etc.

Etapas del Análisis de Puestos

Planeación Preparación Ejecución

Etapas del Análisis de Puestos - Planeación

Dependiendo de la situación en que se encuentra la definición de puestos

de la organización, considera los siguientes pasos:

1. Determinación de los cargos que van a describirse

2. Elaboración del organigrama de cargos

3. Elaboración del cronograma de trabajo

4. Elección del (de los) método (s) de análisis que va(n) a aplicarse.

5. Selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en el

análisis, sobre la base de dos criterios:

a) Criterio de universalidad: los factores de especificaciones deben

estar presentes en la totalidad de los cargos que se analizarán o, al

menos, en el 75% de ellos, para que puedan cotejarse las

características ideales de los ocupantes.

b) Criterio de discriminación: los factores de especificación deben

variar según el cargo.

6. Dimensionamiento de los factores de especificaciones: determinar su

límite de variación dentro del conjunto de cargos que se pretende

analizar.

7. Gradación de los factores de especificaciones: consiste en

transformarlos de variables continuas a variables discontinuas. Por lo

general, el número de grados de un factor de especificaciones se sitúa

entre 4,5, o 6.

Etapas del Análisis de Puestos - Preparación

Considera:

1. Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de

cargos.

2. Preparación del material de trabajo.

3. Disposición del ambiente.

4. Recolección previa de datos.

La etapa de preparación puede ser simultánea a la de planeación.

Etapas del Análisis de Puestos - Ejecución

Considera:

1. Recolección de los datos sobre los cargos mediante el (los)

método (s) de análisis elegido(s).

2. Selección de los datos obtenidos.

3. Redacción provisional del análisis.

4. Presentación de la redacción provisional al supervisor

inmediato, para que la ratifique o la rectifique.

5. Presentación de la redacción definitiva del análisis de cargo

para la aprobación.

Qué responde la Descripción y Análisis de Puestos?

• Acciones que debe desarrollar el empleado para desempeñas las funciones asignadas y los métodos de trabajo empleados.

Cómo se hace

• Elementos. Materiales, máquinas, instrumentos y equipos utilizados para el desarrollo de las tareas.

Con qué se hace

• Relaciones interpersonales que se pueden presentar, trabajo en equipo o individual, flujos de relaciones de comunicación en el desempeño de las tareas

Con quién se hace

• Ubicación, condiciones de trabajo, de seguridad e higiene, ambientales donde se desarrolla la tarea.

Dónde se hace

• Departamento, sección o área de quién depende y a quien tiene que reportar su actividad.

Para quién se hace

• Razón por la que se hace un determinado trabajo, el objetivo que se persigue con el mismo.

Por qué se hace

• Se refiere al ciclo, tipo y horario de trabajo Cuándo se hace

• Dificultades, exigencias que impla el desarrollo de las tareas del puesto, requisitos físicos, de aptitudes y actitudes, de habilidades y capacidades de conocimientos y experiencia y de esfuerzo y responsabilidad.

Que requiere la tarea

Objetivos de Descripción y de Análisis de Puestos

La aplicación de los resultados del análisis de puestos es muy amplia.

Entre los principales objetivos del análisis y descripción de cargos están:

• Guiar la elaboración de las convocatorias como base para el

reclutamiento del personal.

• Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo, como base para la

selección de personal

• Suministrar el material necesario según el contenido de los programas

de capacitación, como base para la capacitación de personal

• Determinar las franjas salariales, como base para la administración de

salarios

• Estimular la motivación del personal, para facilitar la evaluación de

desempeño y verificar el mérito funcional

• Servir de guía del supervisor en el trabajo con sus subordinados, y guía

del empleado para el desempeño de sus funciones

• Suministrar datos relacionados con higiene y seguridad industrial.

Cuándo hacer Descripción y Análisis de Puestos?

• Cuando se crea e inicia su funcionamiento la organización

• Cuando se crea nuevos puestos

• Cuando se modifican de manera significativa los puestos como

resultados de nuevas tecnologías o procedimientos.

• Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de

salarios de una organización.

• Los empleados se quejan de que no saben qué tareas

específicas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen

conflictos y malentendidos.

• La competencia y la autoridad de los supervisores se

superponen, lo que provoca duplicación de esfuerzos y

conflictos ocasionales.

• La contratación y selección son ineficaces, se asigna a

empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones

necesarias.

• La mano de obra no está adecuadamente capacitada.

• La productividad general de la organización no resulta aceptable

para la administración

• La productividad es decreciente.

Modelo de Gestión por competencias

• Competencia:

• Conjunto de conocimientos, habilidades, actitudes e

intereses que distinguen a personas y organizaciones.

• “Característica subyacente en una persona, que está

causalmente relacionada con una actuación exitosa en un

puesto de trabajo” (Boyatzis, 1982)

• “Conjunto de comportamientos que denotan que una

persona es capaz de llevar a cabo, en la práctica y con

éxito una actividad, integrando sus conocimientos,

habilidades y actitudes personales en un contexto

corporativo determinado” OPS, 2000)

Tipos de competencias

• En función de la estrategia de cada organización de clasifican

en:

• Competencias Cardinales: Aquellas que deberían poseer

todos los integrantes de la organización.

• Competencias Específicas: Para ciertos colectivos de

personas.

• Por forma de adquisición:

• Conocimientos: Adquisición de la competencia según la

aplicación una técnica específica

• Habilidades: Se adquieren normalmente por formación y

experiencia.

• Capacidades: Relacionadas con rasgos o características

personales; tienen mayor dificultad de obtener o modificar

en el corto plazo.

• Por similitudes temáticas:

• Técnicas: Relacionadas al trabajo a realizar.

• Conductuales: Relacionadas con comportamientos,

valores, conductas.

Modelo de Gestión por competencias

• La gestión por competencias permite alinear a las personas que

conforman una organización a la estrategia organizacional.

• Un modelo de gestión por competencias se basa en la información

estratégica de la organización.

• El modelo de competencias deberá involucrar a los directivos de la

organización.

• Para implantar un sistema de gestión por competencias se recomienda:

1. Definir o revisar la misión y visión de la organización.

2. Definir las competencias por la máxima dirección de la compañía, tanto

cardinales como específicas.

3. Elaborar los documentos necesarios: diccionario de competencias.

4. Asignar competencias y grados de los diferentes puestos de la

organización.

5. Determinar las brechas entre las competencias definidas por el modelo

y las que poseen los integrantes de la organización.

6. Diseñar los procesos o subsistemas de Recursos Humanos por

competencias.

• Elaborar el diseño de puestos requeridos

para la empresa Caso de estudio,

estableciendo familias de puestos.

• Elaborar el diccionario de competencias de

la organización.

• Establecer el formato de Descripción de

puestos para el Caso de Estudio y realizar la

descripción y análisis basado en

competencias de 4 puestos.

Caso de Estudio

Selección de empresa

Plan estratégico

Definición de competencias esenciales

Definición de políticas de Talento Humano

Diseño, descripción y análisis de puesto