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Procedimiento para la Gestión de Proyectos de la DNMCYTI

Manual especifico SENAE-ME-3-3-001-V1

Abril 2014

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¿POR QUÉ EXISTEN LOS PROYECTOS?

Un Proyecto es un conjunto de actividades temporales, que están estructuradas para satisfacer una necesidad en la forma de productos o servicios. Un proyecto tiene que dar como resultado un Producto o Servicio claramente, definido, indicando sus características lógicas y físicas, calidad, precio, cobertura geográfica y a quien va dirigido. La Evaluación de un Proyecto busca la mejor utilización de los recursos (escasos), con el fin de obtener él máximo beneficio.

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Dirección de Proyectos

La Dirección de Proyectos es el proceso de la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

La Dirección de Proyectos es un grupo interrelacionado de procesos que si son seguidos permite al equipo de proyecto lograr un proyecto exitoso

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Alcance

Organigrama

Asignar

Responsabilidades

Criterios Técnicos PLAN DEL

PROYECTO

Programación CUÁNDO

Objetivos

PORQUÉ

Misión

Objetivos

Metas

QUIÉN

QUÉ

CÓMO

CUÁNTO

PRESUPUESTO Personal Materiales

Equipamiento Subtareas

Planificación integral

Definir el

problema

Plan

Estratégico

PROYECTO Ampliación

2.- EJECUCION

AMPLIACION 1.- PLANEAMIENTO

AMPLIACION

2.2.- Control de

Efectividad 2.1.- Modificación

zona de carga

1.2.- Desarrollo

de Ingeniería

1.1. Control de

Ingeniería

GERENCIA

GENERAL

INGENIERÍA MARKETING PRODUCCION INGENIERÍA MARKETING PRODUCCION

PrProoyyectoect

o 11

PrProoyyectoect

o 22

PrProoyyectoect

o 33

PROYECTOS

PrProoyyectoect

o 11

PrProoyyectoect

o 22

PrProoyyectoect

o 33

PROYECTOS

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

PROYECTOS

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

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Áreas del conocimiento

CALIDAD

ALCANCE

RR.HH COMUNICACIONES

ADQUISI- CIONES RIESGO

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Proyectos exitosos

Definir el

problema

Plan Estratégico

Misión

Objetivos

Metas

¿Qué tienen en común los proyectos exitosos? Definieron una misión acorde a la visión

Fijaron OBJETIVOS (claros, medibles)

Implementaron una ESTRATEGIA

ADMINISTRACIÓN EFICIENTE => Plan

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*Fuente: Standish Group, USA.

17 %: proyectos exitosos.

50% : proyectos con cambios en los objetivos

33%: proyectos cancelados

USA => fracasos supera los USD 80.000 M

Fracaso Tecnológico

– Cohete Espacial Challenger

Fracaso Comercial

– Concorde

Fracaso de Proyectos

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Fracaso de Proyectos

Puentes más largos del mundo

• Golden Gate

• George Washington

• Tacoma Narrows Bridge

Año 1940

Plazo Ok

Presupuesto Ok

No cumplio la calidad

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1. Planificación Inadecuada 2. Problemas con Recursos Humanos 3. Controles Inapropiados 4. Factores Externos

Razones de fracaso

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“El riesgo no se puede eliminar pero si administrar”

Tiempo

Entregables (deliverables): bienes que se producen en c/ etapa

INICIO Concepción

EJECUCIÓN

Implementación

PLANIFICIÓN

Desarrollo

CIERRE

Ciclo de vida del proyecto

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CONTROL Y SEGUIMIENTO

Procesos gestión de proyectos

• Iniciación, define y autoriza el proyecto. • Planificación, define y refina los objetivos y planifica el curso de

acción. • Ejecución, integra personas y otros recursos para llevar a cabo el

plan de proyecto. • Control integrado de cambios.-revisar todas las solicitudes de

cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables del proyecto.

• Seguimiento y control, mide y observa de manera regular el progreso para identificar variaciones respecto del plan del proyecto de modo que puedan aplicarse acciones correctivas según sea necesario.

• Cierre, formaliza la aceptación del producto, servicio, o resultado y lleva al proyecto a un fin en forma ordenada.

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Inicio: Acta de Constitución • Autoriza formalmente el inicio del Proyecto y en ella debe quedar

asignado el Líder de Proyecto. Este documento le otorga la autoridad y los lineamientos a seguir ante el equipo de trabajo, interesados y demás participantes.

• El acta provee los objetivos y los requisitos de alto nivel para el proyecto. Debe ser lo bastante amplia realista y consensuada posible, para no necesitar cambios a media que avanza el proyecto.

• El jefe de Mejora Continua, el jefe de Desarrollo Informático, el director de Mejora Continua y Normativa y/o su delegado, el director de Tecnologías de la información y/o su delegado, serán responsables de autorizar el acta de constitución del proyecto. En caso de que el producto o servicio para el cual ha generado el proyecto, sea requerido por un Director Nacional o un Director Distrital, también formara parte de la autorización del Acta de Constitución del proyecto y será referenciado como patrocinador del mismo.

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Recursos y Roles

Los roles del equipo del proyecto, quedan establecidos y formalizados en el acta de constitución del proyecto.

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Roles y Responsabilidades Lider de Proyecto.- Es el encargado de definir el proyecto, su alcance, así como controlar y supervisar el avance a lo largo del ciclo de vida del mismo, asimismo de resolver incidentes que puedan aparecer en el tiempo.

Responsabilidades • Definir las actividades del proyecto y de asignar a los demás miembros del equipo que

las realizarán, en el cronograma de trabajo. • Definir el alcance real del proyecto en los entregables del proceso de planificación del

proyecto, así como los planes de gestión respectivos. • Asegurar que se cumplan los tiempos y costos de las actividades del proyecto. • Monitorear los avances del proyecto en el proceso de ejecución y presentar reportes

cuando sus superiores lo soliciten. • Planificar y asegurar la calidad del producto final del proyecto. • Administrar los riesgos del proyecto y ejecutar planes de contingencia. • Aceptar los entregables del proyecto previo a su implementación. • Realizar el seguimiento post-producción con el equipo del proyecto y los principales

usuarios identificados. • Coordinar capacitaciones relacionadas a los usuarios y a los servidores de las unidades

de análisis funcional y atención al usuario, previo a la implementación del proyecto. • Cerrar el proyecto.

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Roles y Responsabilidades

Jefes y Directores.- Proporcionar las funciones de respaldo para la dirección de proyectos bajo la forma de capacitación, software, políticas estandarizadas y procedimientos, hasta la dirección y responsabilidad directas en sí mismas para lograr los objetivos del proyecto. Analista de Mejora Continua.- Responsable del levantamiento de información, análisis, casos de uso de negocio, diseño de pruebas, definición de mejoras y solicitudes de cambio. Tester.- Encargado de elaborar escenarios de prueba, ejecutar el plan de pruebas e informar el resultado de las pruebas funcionales e integrales sobre de los módulos del sistema. Desarrollador.- Responsable del diseño, programación, pruebas unitarias, implementación y documentación técnica de los diversos submódulos del sistema.

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Planificación La Planificación define y refina objetivos y planifica el curso de acción. El plan incluye todas las actividades y tareas necesarias para lograr los objetivos. Este incluye: • Definir requerimientos y alcance • Identificar y Programar Actividades y Duraciones Asociados • Planificar Recursos • Estimar Costos y Presupuestos, • Identificar y Gestionar Riesgos, • Planificar las Comunicaciones, • Planificar la Calidad

El resultado global es un plan de proyecto integral. 21

Planificar

Alcance

Definir

Alcance

Definir

Actividad

Planificar

Recursos

Secuenciar

Actividades

Estimar

Duración

Estimar

Costos

Desarrollar

Cronograma

Presupuesto

Desarrollar

PLAN

Planificación

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Plan de Proyecto PLAN => Qué? Cómo? Quién?

Cuándo? Cuánto?

¡Participar en la elaboración del plan a los

responsables de implementar las tareas!

CONTENIDOS DEL PLAN:

Alcance (entregables) Estudio de factibilidad y trazabilidad de requisitos. Requerimiento funcional. Casos de Uso

Tiempo Cronograma

Calidad Plan de Pruebas

Comunicación Plan de comunicaciones

Riesgo Plan de Riesgos

Definición del Alcance

PLAN DETALLADO

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Planificación: Riesgos

Estimación y planificación de riesgos: – Identificación de riesgos: Genera una lista de riesgos

capaces de romper la planificación del proyecto.

– Análisis de riesgos: Mide la probabilidad y el impacto de cada riesgo, y los niveles de riesgo de los métodos alternativos.

– Priorización de riesgos: Genera una lista de riesgos ordenados por su impacto.

– Planificación de la gestión de riesgos: Genera un plan para tratar cada riesgo significativo. También asegura que los planes para la gestión de riesgos de cada uno de ellos son consistentes entre sí y con el plan del proyecto.

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27

28

Ejecución

• La Ejecución integra personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de proyecto.

• Se completa el trabajo que se definió en los planes de gestión de proyecto y en los alcances definidos con el fin de lograr los objetivos establecidos.

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Ejecución

• Dirección

• Seguir los planes

• Equipo de trabajo

• Forma de trabajo

• Entregables

• Solicitudes de Cambios

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Ejecución: Entregables Escenarios de Pruebas

Entregables de desarrollo. Documentos de Diseño (Diagrama de Clases, Diagrama de Base de datos, Diagrama de

Componentes).

Código Fuente versionado.

Sentencias y objetos de Base de datos.

Documentos de pases a ambiente de pruebas.

Estimado de almacenamiento en disco.

Documento de pases a producción.

Manuales técnicos o guías de Instalación.

Solicitudes de cambio

Manual General.

Manual Específico.

Instructivo de Trabajo.

Instructivo de Sistemas.

Manuales Técnicos.

Informes de desempeño. 31

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Ejecución: Desarrollo

• Solo versionar cuando estén conformes las pruebas funcionales y se tenga toda la documentación disponible. (Requerimiento, escenarios de pruebas, etc.)

• Si se detiene el pase a producción, reversar de manera inmediata los programas en el repositorio de archivos.

• Dar apoyo en el seguimiento post – producción.

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Seguimiento y control Seguimiento y control mide y observa de manera regular el progreso para identificar variaciones respecto del plan del proyecto de modo que puedan aplicarse acciones correctivas según sea necesario. Incluye Revisar, Analizar y Regular los procesos del proyecto.

El Seguimiento incluye:

• Recopilar

• Medir

• Distribuir información sobre el desempeño, así como el análisis de tendencias para efectuar mejoras al proceso.

El Control incluye:

• Identificar acciones correctivas o preventivas

• Solicitudes de cambio

• Revisar la ejecución de los planes de acción.

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Seguimiento y control

Cronograma El proceso de seguimiento del estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios a fin de cumplir con los planes.

• Revisiones de desempeño (Ruta critica)

• Compresión de cronograma

• Gestión del valor ganado (trabajo Ejecutado/trabajo planificado)

• Software de gestion de proyectos

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Seguimiento y control

Validación El alcance y la calidad del proyecto, se valida a través del proceso de pruebas.

Las pruebas muestran la presencia de errores y verifican el “nivel de concordancia” con:

Requerimientos funcionales.

Requerimientos de rendimiento.

Estándares

Los tipos de pruebas son los siguientes:

Pruebas de componentes (unitarias)

Pruebas funcionales

Pruebas de Integración

Pruebas de sistemas (rendimiento)

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Seguimiento y control

Plan de Pruebas (Planificación)

Resultados de ejecución de Plan de Pruebas

Revisiones Periódicas

Entendimiento de documentos.

El Proceso es formal, basado en reglas y listas de control, y utiliza criterios de entrada y salida.

Identificación e informe de los problemas revisados

Respuesta del autor de las acciones a tomar.

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39

40

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Control Integrado de Cambios

• Realizar el control Integrado de cambios.- Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar y gestionar los cambios a los entregables, a los procesos, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto.

• Quien autoriza los cambios?.- Un comité con autoridad (que debe designarse), revisa, da de baja o autoriza los cambios. Debe revisar el impacto de los cambios solicitados de acuerdo a las restricciones del proyecto. Una vez autorizado, se actualizan documentos (requerimientos, planes de pruebas), entregables, planes de gestión, y líneas bases (alcance, cronograma, costos).

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Control Integrado de Cambios

El Jefe de Mejora Continua, el jefe de Desarrollo de sistemas, el director de Mejora Continua y Normativa y/o su delegado, el director de Tecnologías de la Información y/o su delegado y el funcionario delegado del proceso de control de calidad de software, conformaran el denominado: “Comité de Control de Cambios”, que se encargara de revisar, autorizar o rechazar los cambios o ajustes solicitados a los entregables, durante los procesos de ejecución y seguimiento del proyecto, a través del formulario: “Solicitud de Cambios”.

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Control Integrado de Cambios

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Control Integrado de Cambios Restricciones • Costo • Tiempo • Alcance • Calidad • Riesgo • Recursos • Satisfacción del Cliente Se implementa la solicitud de cambios, a ser autorizada o rechazada por el comité de control de cambios, quién evalúa las restricciones y establece la estrategia para implementarlos.

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Cierre • Generar acta de cierre del proyecto

• Obtener aceptación del usuario y del patrocinador

• Transferencia del producto a los usuarios:

• Documentar lecciones aprendidas

• Comparar costes y beneficios finales para retroalimentar el proceso (históricos).

• Registrar lo logros técnicos del proyecto para realimentar el proceso de desarrollo.

• Revisar éxitos y fracasos del proyecto para el futuro.

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Procesos de Gestión de Proyectos

Inicio

• Acta de Constitución del Proyecto

Planificación

• Estudio de factibilidad y trazabilidad de requisitos

• Requerimiento Funcional (enunciado del alcance)

• Casos de Uso

• Cronograma

• Plan de Pruebas

• Plan de Comunicaciones

• Plan de Riesgos

Ejecución

•Elaboración de Entregables de desarrollo

•Documentos de Diseño

•Código Fuente

•Sentencias y objetos de Base de datos

•Documentos de pases a ambiente de pruebas

•Documentos de pases a producción

•Manuales Técnicos

•Elaboración Escenarios de Pruebas

•Manuales Generales y Específicos

•Instructivos de sistemas

•*Términos de referencia y selección de proveedor. (contratación)

• Informes de desempeño

•Ejecutar plan de riesgos

•Ejecutar plan de comunicaciones

•Solicitudes de cambios

Seguimiento y control

• Verificación del Alcance

• Pruebas Funcionales

• Pruebas Integrales

• Solicitudes de cambios

• Control de la calidad

• Revisión fuentes entregables contra estándares

• Revisión de alcance y Plan de Pruebas (Lo ejecutado contra lo definido)

• Inspecciones Periódicas

• Entregables Verificados

Cierre

• Acta de Cierre de Proyecto

• Registro de lecciones aprendidas.

51 * Depende del proyecto se podría planificar costos y adquisiciones. Los procesos de contratación son parte de la ejecución.

Plantillas Entregables

\\B028CAE01\Usuarios\JYIT\Analisis_funcional\Proyectos

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NORMATIVA

• Documento SENAE-ME-3-3-001-V1 Manual especifico para la Gestión de Proyectos para la DNMCYTI expedido en resolución SENAE-DGN-2014-0010-RE del 6 de enero del 2014

• http://www.aduana.gob.ec/files/pro/leg/res/2014/SENAE-DGN-2014-0010-RE.zip

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Gracias..!

Angel Fiallos Ordoñez

Dirección Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información

• E-mail: afiallos@aduana.gob.ec

• Web Site: www.aduana.gob.ec

Dir.: Av. 25 de Julio, Km. 4.5, vía Puerto Marítimo

• Pbx: 5934-248-0640 ext. 1432

• Guayaquil – Ecuador

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