Grupo Cap Gemini

Septiembre 1999

A Cap Gemini Group Company

Gestión de Proyectos

– 2 –06.SEPT99.GestiónProyectos

Objetivos de la sesión

• Entender la necesidad de que los proyectos sean correctamente planeados.

• Reconocer que todo proyecto implica cambio.

• Identificar los factores clave de una “mejor práctica” de gestión de proyectos y los componentes de un buen proyecto.

– 3 –06.SEPT99.GestiónProyectos

Elementos de una buena gestión de proyectos

• Tienen objetivos y productos a entregar claros.

• Presentan una clara dotación de recursos: – Tiempo.

– Dinero.

– Personas.

• Acaban a tiempo y con las etapas críticas completadas.

– 4 –06.SEPT99.GestiónProyectos

Elementos de una buena gestión de proyectos

• Responsabilidades del dueño:

– Delegación de autoridad y “posesión” al nivel mas bajo posible.

– Seguridad de que las funciones, responsabilidades y productos a entregar son claramente entendidos y aceptados por los participantes.

– Comunica.

– Da dirección.

– Sigue los progresos.

– Proporciona soporte cuando y donde es apropiado.

– 5 –06.SEPT99.GestiónProyectos

Una buena gestión de proyectos implica una gestión del ciclo de vida del proyecto

• Entender y comunicar objetivos y productos a entregar.

• Establecer un plan de trabajo.

• Acordar unos recursos apropiados.

• Alinear al equipo y especificar funciones y responsabilidades.

• Establecer un proceso de seguimiento efectivo.

• Comunicar efectivamente entre el equipo y el “dueño” del proyecto.

• Resolver conflictos y traspasar barreras.

• Gestionar personas.

– 6 –06.SEPT99.GestiónProyectos

El cambio (y todos los proyectos implican cambio) tiene su propio ciclo

Pesimismo informado(Duda)

Optimismo desinformado(Certeza)

Realismo (Esperanza)

Determinación hacia la superacióno rendición

Optimismo informado(Confianza)

Rewarding Completion(Satisfacción)

Pes

imis

mo

Op

tim

ism

o

Tiempo

– 7 –06.SEPT99.GestiónProyectos

La mejor práctica en gestión de proyectos comporta 4 factores clave

OperacionalesOperacionales

• Planificación efectiva a través de herramientas

• Proceso de implantación enfocado en alcanzar etapas críticas

• Toma de decisiones efectiva - Disponiendo de la mejor información posible

• Revisiones efectivas

• Sistema de gestión de recursos flexible

• Comunicación adecuada

• Etapas de transición claras y bien definidas

• Planificación efectiva a través de herramientas

• Proceso de implantación enfocado en alcanzar etapas críticas

• Toma de decisiones efectiva - Disponiendo de la mejor información posible

• Revisiones efectivas

• Sistema de gestión de recursos flexible

• Comunicación adecuada

• Etapas de transición claras y bien definidas

Estratégico / FinancierosEstratégico / Financieros

• Un nexo claro con el proceso de gestión de cartera

• Claridad en la estrategia y objetivos de proyecto

• Cuantificación realista y consistente

• Recursos ligados a plan de trabajo

• Un nexo claro con el proceso de gestión de cartera

• Claridad en la estrategia y objetivos de proyecto

• Cuantificación realista y consistente

• Recursos ligados a plan de trabajo

Cliente/ MercadoCliente/ Mercado

• Interfases efectivas y bien definidas

• Cooperación efectiva y pro-activa

• Gestión eficiente de elementos externos

• Conocimientos de marketing disponible y eficazmente utilizados

• Interfases efectivas y bien definidas

• Cooperación efectiva y pro-activa

• Gestión eficiente de elementos externos

• Conocimientos de marketing disponible y eficazmente utilizados

Eficiencia del equipoEficiencia del equipo

• Gestión pro-activa de equipos

• Equipos con funciones claras y bien definidas

• Gestión pro-activa de equipos

• Equipos con funciones claras y bien definidas

Gestión de proyectos‘Mejor práctica’

Gestión de proyectos‘Mejor práctica’

– 8 –06.SEPT99.GestiónProyectos

Etapas y elementos clave

DefiniciónDefinición

PlanificaciónPlanificación

ImplantaciónImplantación

SeguimientoSeguimiento

Clara definición yalcance de proyecto

Clara definición yalcance de proyecto

Productos a entregar claramente definidos

Productos a entregar claramente definidos

Calendario de proyecto con seguimiento de etapas críticas

Calendario de proyecto con seguimiento de etapas críticas

Gestión de recursos de proyectoEntrenamiento adecuado

Gestión de recursos de proyectoEntrenamiento adecuado

Gestión de recursos Gestión de recursos FeedbackAcciones correctivas

FeedbackAcciones correctivas

Evaluación de proyectosRecomendaciones

Evaluación de proyectosRecomendaciones

Transferencia de lecciones aprendidas

Transferencia de lecciones aprendidas

In Scope

ADOBE PTM & Proj Mgt Sched

0 1 2 3 4 5 6 7

21 22 23 24 25 28 29 30 1 2 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30 2 3 4 5 6 9 10 11 12 13

M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F

Jun '93 Jul '93 Aug '93

Preplanning / Start Up

Analysis Team Orientation

H O L I D A Y

Product to Market Analysis

Schedule PTM Interviews

Conduct PTM Interviews

Create PTM Brown Paper

Engineering Change Audit

Engr Change DILO

Validate DILO and Audit

Tech Portfolio Study (Optional)

Develop Findings & Recco

Panels

Proj Mgt & Planning Analysis

Project Mgt Audit

Project Mgt Process Brown Pr

New Release Plan Brown Ppr

Develop Findings & Recco

Panels

BP Fair

Prepostions

Updates

Update 1 FI's

Update 2 Brwn Pprs

Update 3 PDI

Prog Mgt

Update 4 Proj Des Biz Case

Final Present

0

2

4

6

8

10

12

14

16

0 1 2 3 4 5 6

Staffing Profile

Month

Headcount

Item 1Item 2Item 3Item 4Item 5

Engr Mfg QA Fin

Proj A

Proj B

Pro

j C

– 9 –06.SEPT99.GestiónProyectos

Herramientas y técnicas de gestión de proyecto

DefiniciónDefinición

PlanificaciónPlanificación

ImplantaciónImplantación

SeguimientoSeguimiento

Clara definición de alcancedel proyecto

Clara definición de alcancedel proyecto

DICEGantt charts P-H-R

DICEGantt charts P-H-R

Gestión del cambioResolución de conflictosAnálisis de causasSeguimiento de beneficiosAnálisis de procesos

Gestión del cambioResolución de conflictosAnálisis de causasSeguimiento de beneficiosAnálisis de procesos

Seguimiento de beneficiosSeguimiento de beneficios

Planear*

Hacer*

Revisar*

* There are other modules in the Knowledge Management System

Ejemplo

Exercise briefing

– 11 –06.SEPT99.GestiónProyectos

Exercise: Principles of Project Management

In pairs:

• Assume you are moving your office to a new location some distance away.

• Discuss the activities which might occur from beginning to end of the process.

• Record your activities on a flip chart.