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GESTION DE CONTENIDO ELECTRONICO
Definición de Formulario. Partes de un formularioConsideraciones sobre formulariosFormularios ElectrónicosPara qué sirve InfopathControles para contenedoresTablas de diseño
Msc. Manuel Ramírez Pírez
¿Qué es un Formulario ?
Es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opcionesCada campo tiene el objetivo de recolectar determinada información.Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo y son útiles para llenar bases de datos
Los formularios por internet son llamados formularios web y generalmente son hechos a través de etiquetas HTML, Flash, Java etc .
Lo que se Diseña : La plantilla de formulario
Las plantillas de formularios de crean en modo de diseño. En el entorno de Diseño de Infopath 2010 .
Lo que se Diseña : La plantilla de formulario
Una plantilla de formulario es un archivo con extensión .xsn. Este archivo .xsn define la estructura de datos, la apariencia y el comportamiento de los formularios terminados (archivos .xml).
Que es un formularioQue es un formulario
Partes de un formulario en InfopathPartes de un formulario en Infopath
Partes de un formulario en Infopath
Cabecera del titulo
Cuerpo delformulario
Lo que se Diseña : La plantilla de formulario
• Las Plantillas definen…• Los controles, las etiquetas y el texto de las
instrucciones que aparecen en el formulario.
• La forma de comportarse de los controles cuando los usuarios interactuan con ellos .
Indique si posee cargas familiares
SiNo
Lo que se Diseña : La plantilla de formulario
• Si el formulario tiene vistas adicionales. Por ejemplo, si está diseñando un formulario de solicitud de permisos, puede tener una vista para el contratista de sistemas eléctricos, otra vista para el agente receptor y una tercera vista para el investigador que aprueba o rechaza la solicitud.
Lo que se Diseña : La plantilla de formulario
• Cómo y dónde se almacenan los datos del formulario.
Por ejemplo, la plantilla de formulario puede estar diseñada para permitir a los usuarios enviar los datos a una base de datos, bien directamente o bien a través de un servicio Web. O bien se puede obligar a que el usuario guarde el formulario en una carpeta compartida.
Lo que se Diseña : La plantilla de formulario
• Las fuentes, los colores y otros elementos de diseño utilizados en el formulario.
• Si los usuarios podrán personalizar el formulario. Por ejemplo, puede permitir que agreguen filas adicionales a una tabla o sección extensible, o a una sección opcional.
• Si se avisará a los usuarios cuando cometan un error en el formulario o cuando olviden rellenar un campo obligatorio.
Lo que rellenan los usuarios: el formulario
• Es un lenguaje de marcas desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C).A diferencia de otros lenguajes XML da soporte a bases de datos, siendo útil cuando varias aplicaciones se deben comunicar entre sí o integrar información.
• XML no ha nacido sólo para su aplicación en Internet, sino que se propone como un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas. Se puede usar en bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo y casi cualquier cosa imaginable.
Componentes de una plantilla de formulario
• Una plantilla de formulario es un archivo único que contiene varios archivos de formulario o archivos fuente compatibles.– Modo en que deben aparecer
los controles en la plantilla de formulario
– Archivos para gráficos– Archivos de programación que
permiten comportamientos personalizados
Componentes de una plantilla de formulario
Para que sirve Infopath ?• Microsoft InfoPath 2010 es una herramienta para crear
formularios y recopilar datos que ayuda a las organizaciones a simplificar los procesos empresariales de una forma rapida y sencillas gracias a su interfaz grafica.
• La principal potencia de InfoPath es que al mismo tiempo que el usuario va definiendo de manera visual el formulario, por detrás se está generando una estructura xml que define la misma, incluyendo sus restricciones.– Formularios web– Plantillas para facturas,– Formularios de registro de datos.
Consideraciones Consideraciones sobre formulariossobre formularios..
Diseñe formularios rápidamente con herramientas fáciles de usar:
Diseñe más rápido con la interfaz de la cinta.
Personalice formularios fácilmente con lógica y diseño declarativos
Disfrute de formularios más limpios con InfoPath Filler. InfoPath Filler proporciona una interfaz de usuario más limpia para los usuarios que rellenan formularios.
Cree formularios sofisticados sin escribir código.
Realice sus tareas con más rapidez mediante la vista Microsoft Office Backstage
La cinta muestra los comandos como una estructura de fichas organizada según las tareas relacionadas con una cierta actividad
Diseñe más rápido con la interfaz de la Diseñe más rápido con la interfaz de la cintacinta
Personalice formularios fácilmente con lógica y Personalice formularios fácilmente con lógica y diseño declarativos diseño declarativos
• Característica para ayudar a crear rápidamente formularios son :– secciones de diseño predefinidas, – las reglas integradas, – a administración de reglas mejorada y – los diversos estilos.
• Incluye una serie de diferentes plantillas de formulario, por lo que no es necesario definir todas las partes del formulario desde cero.
Caso practico:Caso practico:
• Está creando un formulario para que sus compañeros designen clientes o asociados para un caso práctico, hay varias reglas rápidas que pueden resultarle útiles. – Hacer aparecer una advertencia si un compañero de trabajo elige una
fecha de comienzo demasiado próxima y poco factible para el estudio.– Desee mostrar solo algunos campos de detalle si, por ejemplo, el
compañero designa a un asociado en lugar de a un cliente para el estudio.
– En este caso, puede mostrar y ocultar una sección completa del formulario.
Cree formularios sofisticados sin Cree formularios sofisticados sin escribir código.escribir código.
• Las características de lógica y diseño declarativas, incluyen:– reglas estandarizadas– administración mejorada de reglas, – diferentes estilos y– secciones de diseño predefinidasPodrá agregar validación, formato o acciones a
un formulario simplemente con un par de clics.
Realice sus tareas con más rapidez mediante la Realice sus tareas con más rapidez mediante la vista Microsoft Office Backstage vista Microsoft Office Backstage
La nueva vista Backstage reemplaza el menú Archivo tradicional para proporcionar una única ubicación para las tareas de administración de formularios. Por ejemplo:
Elegir una plantilla de formulario para crear rápidamente un formulario.
Comprobar el diseño de un formulario para detectar errores. Configurar el envío y otras opciones de formularios avanzadas. Encontrar las opciones de publicación para publicar el formulario en
una biblioteca de SharePoint, una lista de destinatarios de correo electrónico, etc.
Realice sus tareas con más rapidez Realice sus tareas con más rapidez mediante la vista Microsoft Office mediante la vista Microsoft Office
Backstage Backstage
Cree soluciones de flujo de trabajo de Cree soluciones de flujo de trabajo de colaboración con SharePoint:colaboración con SharePoint:
Cree soluciones de flujo de trabajo de Cree soluciones de flujo de trabajo de colaboración con SharePointcolaboración con SharePoint
4. Formularios electrónicos:4. Formularios electrónicos:
Que es un formulario electrónico?Que es un formulario electrónico?Es un documento de texto que se guarda con
una función de campos de entrada para que los usuarios puedan llenar fácilmente.
Los campos garantizan que el formato de los formularios permanezca intacto a medida que los usuarios agregan contenido.
Los usuarios no pueden añadir líneas ni espacios extra, ya que los campos están prediseñados.
FormularioFormularioElectrónicoElectrónicoEjemplo:Ejemplo:
Ventaja de los formularios electrónicos
• Datos precisos y coherentes • Actualizaciones sencillas • Opciones de flujo de trabajo • Integración con otros sistemas• Mayor seguridad
Datos precisos y coherentesDatos precisos y coherentes Con formularios en papel : usuarios escriban información en el lugar
equivocado o entiendan mal las instrucciones para rellenar el formulario Puede producirse errores cuando un trabajador vuelve a introducir los
datos manualmente en una base de datos o en otro programa. Buscar y corregir este tipo de errores de introducción de datos puede
resultar costoso y laborioso. InfoPath cuenta con varios métodos automatizados Por ejemplo:
Puede usar fórmulas para calcular automáticamente valores matemáticos, en lugar de que lo hagan los usuarios.
Puede usar formato condicional para que el usuario se fije en ciertos datos, o habilitar el corrector ortográfico para que los usuarios puedan corregir la ortografía antes de enviar los formularios.
Puede rellenar automáticamente los campos utilizando datos existentes de una base de datos u otro tipo de sistema de almacenamiento.
Por ejemploPor ejemplo, puede diseñar un formulario de ventas en el que se rellenen automáticamente los campos de información de los empleados una vez que los usuarios introduzcan su número de identificación en un cuadro de identificación del empleado.
Actualizaciones sencillasActualizaciones sencillasSi necesita actualizar una plantilla de formulario
existente, puede cambiarla, volverla a publicar y redistribuirla a los usuarios.
La actualización tendrá lugar automáticamente la próxima vez que los usuarios abran un formulario basado en la plantilla.
Si los usuarios trabajan sin conexión cuando se publica una plantilla de formulario actualizada, la actualización tendrá lugar la próxima vez que se conecten a la red.
Normalmente, los usuarios no advertirán que se está produciendo una actualización, aunque puede diseñar la plantilla de formulario de manera que alerte a los usuarios al respecto.
Opciones de flujo de trabajo Opciones de flujo de trabajo • Utilizando características de flujo de trabajo de InfoPath, puede aumentar
la eficacia global de los procesos empresariales comunes en los que los datos se dirigen de una persona a otra.
• Los flujos de trabajo pueden reducir el costo y el tiempo necesarios para coordinar los procesos empresariales, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos, mediante la administración y el seguimiento de las tareas humanas implicadas en esos procesos.
• Si usa InfoPath junto con Microsoft Office SharePoint Server 2010, puede automatizar este tipo de flujo de trabajo y ahorrarse una cantidad considerable de tiempo y dinero.
Caso de estudio de ejemplo:Caso de estudio de ejemplo:Caso de estudio de ejemplo:Caso de estudio de ejemplo:Imaginemos un proceso de creación de informes de
gastos basado en papel en el que un empleado rellena un formulario de gastos, le adjunta una lista de distribución en papel y, a continuación, lo envía por el correo interno de la empresa a su superior.
Tras aprobar el informe, el superior marca la casilla situada junto a su nombre en la lista de distribución y, a continuación, lo envía al departamento de contabilidad a través del correo entre oficinas.
Si el jefe de contabilidad aprueba el informe, se emiten los cheques de reembolso.
Podrían pasar semanas entre el momento en que se envió el informe inicial y cuando el empleado recibe su cheque de reembolso.
Integración con otros sistemasIntegración con otros sistemasPuede integrar datos de formularios de InfoPath con otros
productos o tecnologías. Por ejemplo, puede almacenar los datos de los formularios en
una base de datos de Microsoft SQL Server, o basar el diseño de una plantilla de formulario en un servicio Web para poder enviar datos a una base de datos que no es directamente compatible con InfoPath.
InfoPath funciona con muchos otros programas y servidores del sistema Microsoft Office, como Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel y Microsoft Office Access.
Entre otras cosas, puede diseñar y rellenar formularios de InfoPath en mensajes de correo electrónico de Outlook, exportar datos de InfoPath a libros de Excel, enviar datos de InfoPath a una base de datos de Access o realizar consultas en datos de una lista de SharePoint.
Mayor seguridadMayor seguridadLos formularios de papel no son siempre seguros. Pueden perderse o enviarse al lugar equivocado, lo que
puede dar lugar a que se dé a conocer información confidencial.
El modelo de seguridad de InfoPath está relacionado con la zona de seguridad y la configuración de nivel de Windows Internet Explorer.
Estas características de seguridad se han diseñado para ayudar a proteger los formularios y equipos de los usuarios contra operaciones no seguras, como el acceso a datos o el envío de datos a un origen que no es de confianza.
InfoPath proporciona otras medidas de seguridad, como la protección del diseño de una plantilla, el uso de firmas digitales, la administración de ciertas operaciones de formularios como la combinación y el envío, y formularios de confianza instalados en los equipos de los usuarios.
Introducción:Aplicación usada para
desarrollar formularios de entrada de datos basados en XML.
1era publicación, InfoPath 2003, fue como parte de Microsoft Office 2003, después en julio del 2004 se publicó InfoPath 2003 Service Pack 1.
La última publicación, Infopath 2010, fue lanzada dentro del conjunto de programas Microsoft Office 2010.
CARACTERISTICAS
CARACTERISTICAS
CARACTERISTICAS
Las 10 razones principales para probar InfoPath:
Las 10 razones principales para probar InfoPath:
Controles para contenedoresControles para contenedores
• Los controles de contenedores ayudan a organizar el diseño del formulario al permitir colocar otros controles dentro de ellos.
• También ofrecen una forma de permitir varias copias de un conjunto de controles (extensibles) o que los controles sean opcionales.
Controles para contenedoresControles para contenedores
Controles para Controles para contenedorescontenedores
TABLAS DE DISEÑO EN TABLAS DE DISEÑO EN INFOPATHINFOPATH
Prácticas recomendadas para la Prácticas recomendadas para la conversión de formulariosconversión de formularios
Vamos a describir algunos de los aspectos que se deben tener en cuenta al convertir formularios de papel en plantillas de formularios de InfoPathUse tablas de diseño para organizar las secciones del
formularioAnalice las soluciones existentes para la información
adicionalUse tablas extensibles en lugar de tablas normalesDetermine qué datos se necesitan Determine cuántas vistas necesita Determine qué tipo de controles necesitaConsidere la posibilidad de usar elementos de plantilla
para conjuntos de controles habituales
Use tablas de diseño para organizar las Use tablas de diseño para organizar las secciones del formulario secciones del formulario
• Lo mismo que en un formulario de papel, debe organizar un formulario electrónico de manera que los usuarios que lo rellenen puedan desplazarse por él de forma lógica.
• Se puede usar tablas de diseño para organizar los controles, separar una sección de otra y ubicar logotipos y otros tipos de gráficos.
• El uso de tablas de diseño le permite alinear sin dificultad los cuadros de texto, casillas de verificación y otros elementos para que el formulario tenga un aspecto profesional y correcto.
En el siguiente ejemplo, se usa una tabla de diseño para En el siguiente ejemplo, se usa una tabla de diseño para organizar los cuadro de texto dentro de una sección de una organizar los cuadro de texto dentro de una sección de una
plantilla de formulario.plantilla de formulario.
1. Esta tabla de diseño tiene dos filas.2. Hay tres columnas en la segunda fila. La columna central
se usa sólo por motivos de espaciado.
Analice las soluciones existentes para la Analice las soluciones existentes para la información adicional información adicional
Con frecuencia, los formularios de papel contienen secciones reservadas para categorías determinadas de usuarios.
Ejemplo, en un hospital, un formulario de información sobre los pacientes puede contener una sección "Sólo para uso administrativo",
En InfoPath, existen varios métodos para introducir este tipo de información.
Una de las mejores maneras consiste en usar una sección opcional, que es un control que contiene otros controles pero no aparece en el formulario salvo que el usuario decida agregarlo.
Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de estado puede incluir la sección opcional Notas. Los usuarios que deseen agregar notas adicionales pueden
insertar esta sección opcional y rellenarla. Todos los demás usuarios pueden dejar la sección oculta.
Analice las soluciones existentes para la Analice las soluciones existentes para la información adicional información adicional
• También puede usar formato condicional para ocultar ciertos campos salvo en el caso de que se cumpla una condición determinada en el formulario
• Ejemplo, en una plantilla de formulario de solicitud se puede ocultar un grupo de campos hasta que el usuario active la casilla de verificación 18 años o más.
Use tablas extensibles en lugar de tablas Use tablas extensibles en lugar de tablas normalesnormales
• Para ganar espacio y ofrecer a los usuarios un mayor grado e flexibilidad al rellenar el formulario.
• Si se utiliza tablas extensibles, en la plantilla de formulario no hace falta mostrar gran número de filas en blanco la primera vez que la abre el usuario.
• En lugar de ello, los usuarios ven una única fila y sólo agregan más si las necesitan.
Use tablas extensibles en lugar de Use tablas extensibles en lugar de tablas normalestablas normales
Determine qué datos se necesitan
Antes de convertir el formulario de papel = decidir qué tendrá que suceder en última instancia con los datos que los usuarios introduzcan en el formulario electrónico.
Antes de convertir el formulario de papel, puede determinar si dispone de la infraestructura necesaria para crear la plantilla de formulario.
Por ejemplo, si los usuarios deben tener la posibilidad de enviar y reenviar el formulario con rapidez, y usted no va a volver a usar los datos, podría interesarle publicar la plantilla de formulario como mensaje de correo electrónico.
Determine qué datos se necesitan A continuación, puede almacenar los formularios de los
usuarios en una carpeta de formularios de InfoPath en la Bandeja de entrada.
Si otros usuarios necesitan tener acceso a los datos del formulario y compartirlos, podría interesarle guardar colecciones de formularios de InfoPath relacionados en bibliotecas en un servidor en el que se ejecute Microsoft Windows SharePoint Services.
Si los usuarios necesitan tener acceso a los datos de los formularios en otras aplicaciones o sistemas empresariales, por ejemplo una aplicación de creación de informes de gastos o de contabilidad, podría interesarle guardar los datos en bases de datos corporativas
Determine cuántas vistas necesita
• En InfoPath, puede crear distintas vistas de la misma plantilla.
• Una vista es otra forma de presentar los datos de una plantilla de formulario.
• Ejemplo, si va a diseñar una plantilla de formulario de solicitud de permiso, puede usar una vista para el subcontratista del sistema eléctrico, otra para el agente que la recibe y una tercera vista para el inspector que aprueba o rechaza la solicitud.
Determine qué tipo de controles necesita Determine qué tipo de controles necesita
• InfoPath proporciona más de 30 controles distintos que puede agregar a la plantilla de formulario.
• InfoPath cuenta con varios controles nuevos, como tablas extensibles, grupos de opciones y secciones opcionales. – Estos tipos de control le permiten diseñar
una plantilla de formulario flexible que se adapte a los usuarios.
Considere la posibilidad de usar elementos de plantilla Considere la posibilidad de usar elementos de plantilla para conjuntos de controles habitualespara conjuntos de controles habituales
• Un elemento de plantilla es una parte de una plantilla de formulario que se puede guardar para volverla a utilizar en muchas plantillas.
• Un elemento de plantilla típico consta de controles y un origen de datos, y puede tener también características como conexiones de datos, validación de datos y reglas.
• Por ejemplo, en un departamento de recursos humanos se puede usar un único elemento de plantilla Información de contacto en todas las plantillas de formulario.
Video de muestra:
• http://www.video2brain.com/mx/tutorial/que-es-infopath